Most Useful Business Meeting Phrases How-to Series Issue OCT • 2010
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Table of Content Introduction
Presentation Skills • Dialogue • Key phrases
Negotiation Skills • Dialogue • Key phrases General Discussion • Dialogue • Key phrases
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8 11 Most Useful Phrases
Don’t Stop Here!
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Introduction Introdução Congratulations!
Parabéns!
This quick guide to Business Meetings is an important
Este rápido guia de Reuniões de Negócios é
step towards mastering Business English!
um importante passo para se tornar um especialista em Inglês para Negócios!
In today’s fast paced global world, the future belongs
Nos dias corridos de hoje, o futuro pertence àqueles
to those who manage cross-cultural exchanges easily.
que sabem negociar além das barreiras culturais com facilidade.
We know that your success rests upon your ability to
Sabemos que seu sucesso depende da sua habilidade
convey your thoughts clearly in English. And that’s
de falar claramente em inglês. E é por isso que criamos
why we created this guide, to make communicating in
este guia, para que as reuniões de negócio em inglês
business meetings easier. And help you feel better
sejam fáceis para lhe ajudar a se sentir mais confiante
when presenting in front of your boss and international
enquanto está em reunião com seu chefe, colegas
business colleagues and partners.
de outros países e clientes.
Enjoy – and remember to practice before that
Aproveite - e lembre-se de praticar antes de todas as
all-important meeting!
reuniões importantes!
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How-to Series Most
Useful Business Meeting Phrases
NOTE : Each section of this guide consists of : LEMBRE-SE - Cada seção neste guia contém :
1. a transcript to help you catch new valuable idioms. 2. a translation into your own language. 3. a list of key phrases recommended for a perfect presentation.
1. uma transcrição para lhe ajudar a entender variações de pronúncia. 2. uma tradução em seu idioma. 3. uma lista de palavras-chave recomendadas para uma apresentação perfeita.
We selected key areas of meetings and listed key phrases
Selecionamos situações importantes de reuniões e
for each of those. So you can come back to this guide any
listamos frases importantes para cada uma delas.
time you need it – and find what you’re looking for in a fast
and reliable way.
Assim, você pode voltar a este guia sempre que precisar - e encontrar o que está procurando de uma maneira rápida.
Enjoy!
Aproveite!
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Part 1
Presentation Skills Habilidades de Apresentação Tom is presenting the sales figures from last quarter. Can you pick out the key phrases that you can use in your presentation? Tom: We’re here today, to talk about a new sales strategy. But first, I’d like to present last quarter’s sales figures. Since everyone’s here, I’ll begin my presentation. This chart illustrates our performance last quarter. As you can see, sales peaked in August before declining at an alarming rate. November saw the worst sales figures in the last 10 years! The good news is the trend is not expected to continue into this quarter or the next. We believe the drastic drop in sales was due to the spike in oil prices. In the last two months, we’ve seen oil prices back to where they were before the spike. Analysts expect it to hold.
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Are there any questions before we discuss the new sales strategy?
Key Phrases
Principais Frases
Be clear about what the audience can expect from the presentation: I’d like to present.
Seja claro em relação ao que o público pode esperar da apresentação: Gostaria de apresentar...
Clearly explain your slides and illustrations: This chart illustrates... As you can see.
Explique claramente seus slides e ilustrações: Este quadro explica... Como podem ver...
Provide further insight into your presentation: We believe... was due to.
Forneça mais informações sobre a apresentação: Acreditamos que... já estava na hora.
Quote reliable sources to bolster your own analysis: Analysts expect it to hold.
Cite fontes confirmáveis para embasar sua análise: Os analistas esperam que isso passe...
Lastly, remember to always allow time for questions: Are there any questions?
Enfim, lembre-se de sempre dar tempo a perguntas: Há alguma dúvida?
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Frases Cruciais para uma Apresentação Espetacular Gostaria de apresentar... Vamos examinar melhor este quadro. As vendas alcançaram um pico As vendas caíram Esta curva indica uma baixa recorde. As vendas caíram drasticamente. Podemos esperar um aumento de vendas
Crucial Phrases for a Stellar Presentation I’d like to present Let’s take a closer look at this chart. Sales reached a peak Sales have bottomed out This curve here indicates an all-time low. Sales have plummeted drastically. We can expect a climb in sales
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Part 2
Negotiation Skills Habilidades de Negociação Amy runs a food production facility. She would like Jim’s company to enforce safety measures in her
facility and to ensure all machines are in good working condition. How are your negotiation skills compared to Jim’s and Amy’s? Can you do better?
Amy: That sounds fair. However, I need a little more time to consider your offer. 10 years is a long time. Jim: Not a problem. Amy: Thanks for meeting with me. You’ll have my decision by next week.strategy?
Jim: Good to see you again. I hope we can reach an agreement today. Amy: Have you taken a look at the contract? Jim: I have and I’ll accept your terms if you’ll agree to a monthly maintenance fee of $100,000. Amy: I’m afraid that is more than what I expected. I can’t agree to that. Jim: I’m sure you will agree that your facility requires a team of highly-skilled individuals to ensure everything runs smoothly. Amy: I see your point, but $100,000 is way beyond my budget! Jim: I understand. I’m willing to bring the fee down by 20%, if you sign a 10-year contract with us.
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Key Phrases
Principais Frases
Start negotiations on a positive note! Begin by
Comece as negociações de forma positiva!
expressing your desire to come to an agreement: Good to see you again. I hope we can reach an agreement today.
Inicie com sua vontade de chegar a um acordo: É bom vê-los de novo. Espero que cheguemos a um acordo hoje.
Get them comfortable about saying ‘Yes’. When talks
Deixe todos à vontade para concordar. Quando
threaten to fall apart, get your counterpart to agree on something small: I’m sure you will agree that.
perceber que a conversa está indo mal, faça a contraparte concordar com algo pequeno: Tenho certeza de que vai concordar.
Show your willingness to compromise: I understand. I’m willing to...
Mostre sua disposição para ceder: Entendo, estou disposto a...
Never rush into anything! If you need more time, say so!
Nunca haja com pressa! Se precisar de tempo, peça!
I need a little more time to consider your offer.
Preciso de mais tempo para considerar sua oferta.
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Frases Cruciais Para Fechar o Melhor Acordo Estou disposto a entrar em acordo... Esta é sua melhor oferta? Sei que vai concordar que... Lamento, mas não posso aceitar seus termos. Aceito seus termos se... Entendo o que quer dizer, mas... Vamos fazer um acordo escrito. Receio precisar de mais tempo para pensar. O que acha de nós...?
Crucial Phrases to Get You the Deal of a Lifetime I’m willing to compromise Is that your best offer? I’m sure you will agree that I’m afraid I can’t accept your terms I will accept your terms if I see your point, but Let’s put this in writing. I’m afraid I’ll need more time to think about it What do you think if we.
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Part 3
General Discussion Discussões Gerais John has called a meeting to discuss ways to improve the company’s reach to its customers. Can you pick out key phrases that you might use when you’re in a
meeting? John: Good morning! Since everyone’s here, let’s get started. We're here today to discuss how better to reach our customers. Would you like to start, Amy? Amy: In my opinion, we have been spending too much effort in South America. Since the bulk of our revenue comes from North America, we should address the needs of our North American customers first! Tom: I'm afraid I don’t agree with you. I think our customers in South America want to feel just as important as their neighbours to the North. I suggest we give our South American sales team better PPCD.
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Donald: Excuse me, I didn't catch that. Could you repeat that, please? What’s PPCD? Tom: I said we need to give our South Ameri- can sales team better Pre-Purchase Client Data. Amy: I don’t quite follow you. What exactly do you mean? Tom: We provide our sales team in North America with data on all our major clients. We should be providing the same data to our sales team to the South. John: Do you have anything to add, Jenny? Jenny: I have to agree with Tom. John: So do I. Good job Tom. Would you make sure our South American sales team gets everything they need? Donald and Amy will work with you. That’s it for today. We’ll meet again in a week’s time. Thanks for coming everyone!
Key Phrases
Principais Frases
When leading a meeting, open with a greeting like: Good morning!
Quando fizer uma reunião, abra com um cumprimento: Bom dia!
State the purpose of the meeting so everyone is on the same page: We're here today to discuss how we may reach our customers better.
Diga o propósito da reunião para que todos
Be confident when expressing your views!
Seja confiante quando expressar suas opiniões!
In my opinion.
Em minha opinião...
When expressing your disagreement, you may say: I'm afraid I can't agree with you.
Quando for discordar, você pode dizer: Lamento, não posso concordar.
It’s also good to follow your disagreement with advice.
Também é bom dar um conselho após discordar. Pode começar com: Eu sugiro...
You may start with: I suggest. If you didn’t hear it the first time, don’t be afraid to ask
someone to repeat themselves. Could you repeat that, please?
estejam em sintonia: Estamos aqui para discutir como podemos alcançar melhor os consumidores.
Se não ouviu da primeira vez, não tenha medo de pedir para que repitam. Pode repetir, por favor?
ask the person for clarification. I don’t quite follow you. What exactly do you mean?
E, caso não entenda algo, avise e peça para a pessoa esclarecer. Não entendi bem. O que você quer dizer?
You may also express your agreement by saying: I have to agree.
É possível concordar ao dizer: Devo concordar.
Finally, close the meeting by thanking everyone. That’s it for today. We’ll meet again in a week’s time. Thanks for coming everyone!
Enfim, encerre a reunião agradecendo a todos. Já basta por hoje. Nos veremos de novo em uma semana. Obrigado a todos por virem!
And if you can’t understand something, speak up and
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Frases Cruciais Para Sobreviver a Qualquer Reunião! Olá, pessoal. Obrigado por virem. Vamos revisar a ata da última reunião. Entendo o que quer dizer. Estamos prontos para tomar a decisão? Pode repetir, por favor? Em minha opinião...
Crucial Phrases to Survive Any Meeting! Hello, everyone. Thank you for coming. Let’s review the minutes from the last meeting I see your point. Are we ready to make a decision? Could you repeat that, please? In my opinion...
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Part 4
Most Useful Phrases Frases mais utilizadas And here’s your cheat sheet to all the phrases you’ll ever need in a business meeting. Don’t forget to keep it close!
Opening a Meeting
Começando uma Reunião
Since everyone is here, we should get started.
Já que todos estão aqui, vamos começar. Olá a todos. Obrigado por virem. Acredito que podemos começar agora. Primeiramente, eu gostaria de dar as boas-vindas a todos. Obrigado a todos por virem apesar do aviso tão em cima da hora.
Hello, everyone. Thank you for coming. I think we'll begin now. First I'd like to welcome you all. Thank you all for coming at such short notice. I really appreciate you all for coming today. We have a lot to cover today, so we really should begin. Right then, let’s get down to business. On the agenda today... Let’s review the minutes from the last meeting.
Eu realmente gostei de ver todos aqui hoje.
Interrupting
Interrupções
May I have a word? Excuse me for interrupting, but.
Posso dar uma palavra? Me desculpe por interromper, mas...
Nós temos muito para conversar hoje, então, devemos começar. Muito bem, vamos aos negócios. A agenda de hoje... Vamos revisar os pontos da última reunião.
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Sharing Your Opinion
Compartilhando sua opinião
I really feel that... In my opinion... The way I see it... I do believe that...
Eu realmente acho que... Em minha opinião... A meu ver... Eu acredito que...
Asking for Opinion
Perguntando a opinião dos outros
Do you think that... What do you think? Would you like to add anything, (name of participant)? Has anyone else got anything to add? How do you feel about...
Você acha que... O que você acha? Você gostaria de acrescentar algo, (nome da pessoa)? Alguém mais tem algo a acrescentar? O que você pensa a respeito...
Show That You Understand
Mostrando que você está entendendo
Good point! I see your point. I see what you mean. That’s true. I never thought about it that way before. You have a point there.
Bom comentário! Eu sei aonde quer chegar. Eu entendo o que quer dizer. É verdade. Eu nunca tinha pensado nisso dessa maneira. Você tem razão.
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Sugestões e Conselhos Por que nós não... Eu realmente acho que nós deveríamos... Eu recomendo... Nós deveríamos... Por que você não... Que tal se... E se... Nós podemos tentar... Eu sugiro que... Eu recomendo que...
Concordando Exatamente! É isso mesmo que eu acho. Eu tenho que concordar com (nome da pessoa). Sou a favor do plano do (nome da pessoa).
Discordando Lamento, mas não posso concordar... Isto pode ser verdade, contudo... Pelo contrário!
Suggestions and Advice Why don’t we I strongly believe we should I recommend We should... Why don't you... How about What if We could try I suggest that I recommend that...
Agreeing Exactly! That's exactly how I feel. I have to agree with (name of participant). I’m in favour of (name of participant)’s plan.
Disagreeing I'm afraid I can't agree That may be true, however On the contrary!
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Making Sure You Got Your Point Across
Verificando se entenderam o que disse
Do you see what I'm getting at? Let me put it this way I'd just like to repeat that... Do you have any questions? Have I made that clear?
Você entendeu aonde quero chegar? Deixe-me explicar desta maneira Eu gostaria de repetir que... Você tem alguma pergunta? Eu fui claro?
Making a Request
Fazendo um pedido
Would you mind if I wonder if you could...
Você se importa se Será que você poderia...
Asking for Repetition I didn't catch that. Could you repeat that, please? I missed that. Could you say it again, please? Could you run that by me one more time?
Asking for Clarification I'm afraid I don't quite understand. Could you explain it to me again? Could you explain to me how that is going to work? I don't see what you mean. Could we have some more details, please? I’m sorry. I didn’t understand that. What exactly do you mean? Do you mean...? You mean...? So, what you’re saying is.
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Pedindo para repetirem Eu não entendi isso. Você poderia repetir, por favor? Eu não ouvi direito. Você poderia dizer isso de novo, por favor? Você poderia me explicar mais uma vez?
Pedindo por Esclarecimentos Estou com receio de não ter entendido. Você poderia explicar de novo? Você poderia me explicar como isto vai funcionar? Eu não entendi o que você quis dizer. Poderíamos ter mais detalhes, por favor? Me desculpe. Eu não entendi. O que quer dizer exatamente? Você quer dizer que...? Você disse...? Então, o que quer dizer é.
Making Sure You Got It Right Do you mean that...? Is it true that...?
Averiguando se você entendeu corretamente Você quis dizer que...? É verdade que...?
Giving a Compliment
Fazendo um Elogio
Excellent idea! Good job! That’s brilliant!
Excelente idéia! Bom trabalho! Isso é brilhante!
Disputing Information
Questionando uma Informação
That can’t be right. I'm afraid you don't understand what I'm saying. That's not quite what I had in mind. That's not what I meant. That is not right. Sorry, I don’t believe that’s right.
Isso não pode estar correto. Receio que você não tenha entendido o que estou dizendo. Isto não é bem o que eu tinha em mente. Não é isto que quero dizer. Isso não está certo. Desculpe, eu não acho que isto esteja certo.
Keeping the Meeting on Time
Mantendo a Reunião no Horário
That seems to be all the time we have today. Please be brief. I'm afraid we've run out of time. Let’s save this for the next meeting. That's not really why we're here today. We'll have to leave that to another time. We're beginning to lose sight of the main point. Keep to the point, please. I think we'd better leave that for another meeting. Are we ready to make a decision?
Parece que este é todo o tempo que temos hoje. Por favor, seja breve. Lamento, mas nosso tempo acabou. Vamos deixar isto para a próxima reunião. Não é para isso que estamos aqui hoje. Nós teremos que deixar isto para outra hora. Nós estamos começando a perder o foco. Mantenha o foco, por favor. Acho melhor deixarmos isso para outra reunião. Estamos prontos para tomar uma decisão?
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Não pare aqui! Agora que você está pronto para qualquer reunião, é hora de ir para o passo dois! Reuniões são somente uma parte de como fazer negócios. A chave
para ter o inglês de que você precisa em todos os aspectos de sua vida profissional é praticando! Faça isso online - com o Englishtown Private Teacher.
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