E TRAINING Internal Audit Iso 9001 2008

Teori Internal Audit Lengkap

Budi Wibowo

Internal Audit ISO 9001:2008 adalah merupakan mandatory elemen dan harus dilakukan oleh perusahaan yang menjalankan ISO 9001:2008, namun demikian banyak auditor yang belum memahami secara benar bagaimana melakukan audit dengan baik, buku ini sangat cocok bagi anda yang ingin mempelajari mengenai Internal Audit ISO 9001:2008 Dilengkapi dengan contoh : Jadwal Audit, Ceklist Audi, Laporan Audit, Verivikasi Audit

INTERNAL QUALITY AUDIT ISO 9001:2008

Teori Internal Audit Lengkap Internal Audit ISO 9001:2008 adalah merupakan mandatory elemen dan harus dilakukan oleh perusahaan yang menjalankan ISO 9001:2008, namun demikian banyak auditor yang belum memahami secara benar bagaimana melakukan audit dengan baik, buku ini sangat cocok bagi anda yang ingin mempelajari mengenai Internal Audit ISO DILENGKAPI DENGAN CONTOH FORM-FORM DAN CARA PENGISIANNYA DAN ANDA BISA MENDAPATKAN SERTIFIKAT PELATIHAN INTERNAL QUALITY AUDIT ISO 9001: 2008 INI, BACA PETUNJUKNYA DI HALAMAN TERAKHIR.... 9001:2008 Dilengkapi dengan contoh : Jadwal Audit, Ceklist Audi, Laporan Audit, Verivikasi Audit

Budi Wibowo Global Management Consulting Indonesia www.konsultant-iso.com HP 081210910329

Internal Quality Audit

1. Pengenalan Audit................................................................................................... ................4 1.1 Pengertian Audit ...........................................................................................................................5 1.2 Tujuan Audit ISO 9001 ...................................................................................................................6 1.3 Siklus Audit .....................................................................................................................................6 1.4 Sekilas ISO 9001 ..............................................................................................................................7

2. Perencanaan Audit.................................................................................................................. 9 2.1. Pelatihan Audit................................................................................................................................10 2.2. Pembentukan Tim Audit Internal....................................................................................................11 2.3. Pembuatan Jadwal .........................................................................................................................12 2.4. . Cek List Audit................................................................................................................................13 2.5. Kick Off Meeting Pelaksanaan Internal Audit..................................................................................17

3. Pelaksanaan Audit.....................................................................................................................18 3.1. Opening Meeting..............................................................................................................................19 3.2. Pelaksanaan Audit.............................................................................................................................20 3.3. Interview...........................................................................................................................................22 3.4. Observasi...........................................................................................................................................22 3.5. Review Dokumen...............................................................................................................................23

2

Global Management Consulting Indonesia , Konsultasi & Training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, MLC, dl www.konsultant-iso.com HP: 0812 10 9 10 329

3.8. Penulisan Laporan Audit.....................................................................................................................25 3.9. Grading Ketidaksesuaian.....................................................................................................................26 3.10. Closing Meeting...................................................................................................................................

Tindak Lanjut Audit...........................................................................................................................26 1. Root Cause Analysis ...............................................................................................................................29 2. Corrective Action/ Preventive Action.....................................................................................................29 3. Verivikasi Audit......................................................................................................................................30 4. contoh Laporan Audit............................................................................................................................31 5. Laporan Hasil Audit Ke Top Management..............................................................................................32 6. Kuis.........................................................................................................................................................33

3


Bab 1 Pengenalan Internal Quality Audit

4


1.1 Pengertian Audit audit adalah membandingkan antara “Kriteria Audit” dengan kondisi actual, Menurut Wikipedia Audit atau pemeriksaan dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima. kondisi actual adalah apa yang terjadi di lapangan misalnya kita bisa melihat laporan-laporan, demonstrasi karyawan dalam melakukan pekerjaan, dll sedangkan kriteria audit adalah standard yang diajadikan acuan, misalnya kita akan menjalankan audit internal untuk standard ISO 9001:2008 jadi yang menjadi acuan adalah ISO 9001:2008 requirement (Klausal-klausal yang sesuai dengan ISO 9001:2008 termasuk didalamnya prosedur ISO 9001, Instruksi Kerja ISO 9001, Policy, UU, Surat Edaran, dll yang berlaku di perusahaan tersebut.

1.2 Tujuan Audit Internal Audit bertujuan untuk melihat kesesuaian antara kondisi actual dan apa yang tertlis di dokumen, kondisi actual itu bisa berupa record atau catatan mutu ataupun observasi dengan melihat tata cara seseorang dalam melakuakan tugas/ pekerjaannya apakah sesuai dengan yang tertulis dalam Prosedur/ Instruksi Kerja. Audit Juga bertujuan untuk melihat potensi improvement (effektifitas & Effisiensi) dari suatu proses. Audit juga bisa dijadikan sarana pembelajaran baik bagi auditor maupun auditee sendiri, karena mereka bisa mempelajari proses dari bagian lain, dan sekaligus bisa menularkan pengetahuannya ke bagian yang di audit. yang terutama audit ini bertujuan sebagai alat untuk memonitor implementasi system manajemen yang diterapkan perusahaan apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau masih perlu ditingkatkan lagi, sekaligus memetakan mana departemen atau bagian yang sudah baik implementasi dan performancenya dan mana bagian yang belum begitu bagus, sehingga langkah-langkah perbaikan bisa diambill segera.

5


1.3 Siklus Audit

PERENCANAAN

PERSIAPAN AUDIT PELAPORAN

TINDAK LANJUT ANALISA

Audit internal adalah siklus berulang yang dimulai dari perencanaan audit yang meliputi pembuatan Pelatihan Audit, Pembentukan Tim Audit Internal, Pembuatan Audit KIT untuk Auditor. (Pembuatan Cek List Audit),Pembuatan Jadwal audit sampai dengan pemberitahuan Pelaksanaan Internal Audit, selanjutnya Pelaksanaan Audit yang meliputi Opening Meeting, Pelaksanaan Audit, Interview, Observasi, Review Dokumen, sampai dengan Closing Meeting siklus selanjutnya adalah

Pelaporan Audit yang meliputi penulisan laporan (PLOR), Grading

Ketidaksesuaian, Root Cause Analisis sampai Corrective Action/ Preventive Action plan. Tindak Lanjut Audit

dimulai dari

Verivikasi Audit sampai dengan Laporan Hasil Audit Ke Top

Management dan kembali lagi ke perencanaan audit.

6


1.4 Sekilas ISO 9001:2008 Karena kita mau mengaudit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 coba kita sedikit mengulangi klausal klausal di ISO 9001? ada yang ingat ?? lupa?? apa blm pernah dengar  hehehehehe……….

7


>>> pembahasan mengenai klausal-klausal dijelaskan dalam materi ISO 9001 2008 Awareness & Interpretation (sayangnya waktu ebook ini ditulis saya blm membuat ebook awareness itu..) nah udah pada ingat kan ??? coba test ya ??? kalau aturan mengenai dokumen iso 9001, distribusi, pengesahan, pembuatan SOP ada di klausal mana ya ?? 4.2.3 ,,, waduh jago jago semua,,, nih… kalau klausal yang terkait dengan pembelian, seleksi supplier, approve supplier list, evalusi supplier ??? 7.4,,, wedew gila ……. kalau gini langsung aja ya kita lanjut ke materi selanjutnya ………

8


2 Perencanaan Audit

9


2.1. Pelatihan Audit Pelatihan audit internal ini sangat diperlukan banget karena, sangat suit bagi auditor untuk melakukan audit tanpa kompetensi yang memadai, biasanya pelatihan internal audit ini diselenggarakan oleh konsultan ISO , atau juga boleh kog diselenggarakan internal asal yang memberikan materi mempunyai kompetensi yang cukup untuk mengajar ISO 9001 internal auditor ( misalnya dia telah lulus Lead Auditor Training, Punya pengalaman melakukan internal audit minimal 1 tahun), tapi kalau mau afdol dari konsultan iso aja biar aman ,,,, hehehe,,,, jadi syarat untuk menjadi auditor internal ini adalah orang yang sudah lulus pelatihan auditor internal dibuktikan dengan sertifikat pelatihan audit internal iso 9001:2008. syarat syarat yang lain tergantung perusahaan sendiri misalnya harus S1, D3 atau SMA, level minimal Ass Mgr, Mgr, dsb, di ISO tidak ada aturan mengenai hal ini, tapi internal perusahaan perlu membuat aturan tersendiri mengenai ini, berapa lama pelatihan ini harus diulang (refresh), ada baiknya mengulang pelatihan ini 2 tahun sekali, agar pengetahuan dan skill auditor tetap update, soalnya terkadang perusahaan hanya melatih tim auditornya selama blm ada perubahan di ISO standard. Materi lengkap untuk training Internal Quality Audit terdiri dari : a. Interpretasi klausal ISO 9001 2008 (durasi 1 hari) materi ini adalah materi pembahasan lengkap mengenai interpretasi dan penjelasan klausal-klausal ISO 9001:2008 agar semua auditor paham dan mengerti apa yang menjadi persyaratan dari standard ISO 9001:2008, apabila pelatihan ini pernah didapatkan oleh calon auditor maka materi ini tidak perlu diberikan lagi. b. Teori Internal Quality audit ISO 9001:2008 (durasi 1 hari) materi ini berisi teori dalam melakukan audit, bagaimana membuat jadwal audit, melakukan audit,membuat laporan audit, tindak lanjut audit dsb. 3. Praktek audit

durasi ½ hari materi berupa prakter ke bagian yang diaudit langsung dengan

didampingi oleh trainer, peserta dapat mempraktekan teori yang didapat secara langsung. merasakan bagaimana suasana audit secara langsung.

10


2.2. Pembentukan Tim Audit Internal selesai pelatihan, manajemen akan menunjuk Tim Internal Quality Audit jumlahnya tergantung kebijakan perusahaan, Pilih Tim dari middle atau senior manajemen agar waktu audit nanti bisa membantu mencari solusi apabila terjadi temuan / ketidaksesuaian, Tim ini biasanya terdiri dari perwakilan masing masing bagian/ departemen. Tim ini dikepalai oleh seorang kepala auditor (Lead Auditor) atau beberapa perusahaan juga tidak mengangkat seorang kepala auditor karena tugas ini otomatis dijabat oleh Wakil Manajemen (QMR). garis besar tugas seorang auditor adalah : 1. kontak awal dengan auditee ( telp, pemberitahuan lain) 2. Melakukan audit internal (interview, Observasi, telaah dokumen) 2. Membuat rencana tindakan perbaikan bersama-sama dengan auditee (orang yang diaudit) 3. Membuat laporan audit 4. memverivikasi tindakan perbaikan/pencegahan 5. Melaporkan hasil audit kepada kepala auditor. Tugas Kepala Auditor 1. Membuat Jadwal Audit 2. Membuat rekapan hasil audit 3. Monitoring tindak lanjut audit 4. Evaluasi hasil audit 5. Evaluasi auditor 6. Melaporkan kepada QMR / Manajemen mengena hasil audit dan tindak lanjutnya.

11


sangat disarankan untuk membuat SK pengangkatan tim internal auditor ini agar

memudahkan

koordinasi dari kepala auditor dalam mengatur tim auditornya, karena auditor ini terdiri dari berbagai departemen/ bagian dari organisasi biasanya tidak ada kaitan langsung antara kepala auditor dan tim auditor (hubungan atasan dan bawahan) jadi terkadang anggota tim tidak menjalankan apa yang diminta kepala auditor, dengan adanya SK ini maka dia mempunyai wewenang untuk mengatur tim auditor tersebut. 2.3. Pembuatan Jadwal Audit. jadwal audit dibuat oleh kepala auditor, jadwal ini dibuat sebaiknya 1 bulan sebelum pelaksanaan audit, yang harus diperhatikan dalam pembuatan jadwal ini adalah bahwa auditor tidak boleh meng-audit departemennya sendiri,,, nah berikut adalah contoh jadwal audit

NO.

1

AUDITOR

DEP

Rini Joko

HRD HRD

Suta

PURCHASING

2 Rahma

TGL

DEP

AUDITEE

17-Jun-14

PURCHASING

Purch Mgr Tim Purchasing

18 juni 2014

IT

IT Mgr Tim IT

19 Juni 2014

HRD

HRD Mgr

OPERATION

3

Tim HRD 4

Sartono

PURCHASING

20 Juni 2014

OPERATION

Opr Mgr Tim Opr

setelah ditandatangani oleh kepala auditor dan Manajemen maka jadwal ini di bagikan kepada auditor dan auditee agar mereka dapat mempersiapkan diri sesuai jadwal yang sudah ditetapkan, jadwal ini bersifat tentative dan bisa disesuaikan apabila auditor/ auditee ada keperluan lain yang mendesak. TUGAS 1 silahkan anda buat contoh jadwal audit di perusahaan anda ? form jadwal audit bisa anda download

12


2.4. Pembuatan Cek List Audit setelah jadwal dibagikan tugas auditor adalah membuat ceklist audit, ceklist audit adalah daftar pertanyaan yang akan diajukan pada saat kita melakukan audit , daftar ini perlu disiapkan lebih dulu, coba bayangkan ketika anda menjadi auditor sedang mengaudit departemen HRD misalnya, setelah menanyakan beberapa pertanyaan .. kemudian anda terdiam, bingung mo nanya apa lagi ? wah ga asik kan ??????? cek list ini dimaksudkan juga agar kita tidak terlewat sesuatu yang seharusnya kita cek, persis seperti daftar belanjaan , tanpa daftar belanjaan kadang kita lupa apa saja yang seharusnya dibeli, begitu juga dengan cek list audit, bagaimana caranya membuat ceklist audit ? baiklah inilah caranya membuat ceklist audit banyak teknik dalam membuat ceklist ini salah satunya dengan menggunakan teknik pendekatan proses, setiap proses apapun itu pasti terdiri dari 5 komponen dasar

INPUT CONTROL

PROCESS

RESOURCES

OUTPUT

2.4.1. Tentukan proses apa yang akan diaudit, misalnya proses Penerimaan Pegawai 2.4.2. buat daftar pertanyaan pada proses recruitmen pegawai tersebut

13


INPUT 

Apa kah dasar dari proses penerimaan pegawai ? ( maksudnya bagaimana proses penerimaan karyawan ini dimulai )



Apakah ada target atau sasaran terkait dengan proses penerimaan karyawan ?



bolehkah kami melihat man power plan penerimaan karyawan tahu 2014.



Ada berapa permintaan tenaga kerja yang masuk tahun/ bulan ini?

PROCESS 

Bagaiamana alur proses penerimaan karyawan ?



Siapa saja yang terlibat dalam proses penerimaan karyawan?



Siapa yang menentukan karyawan tersebut akhirnya bisa diterima?



Apa saja kendala dalam proses penerimaan karyawan selama ini

RESOURCES 

berapa jumlah karyawan yang menangani proses penerimaan karyawan?



Apakah latar belakang dan kompetensi karyawan tersebut sesuai?



apa saja alat/program yang dipakai dalam proses penerimaan karyawan ini?



apakah kondisi alat/ program yang dipakai tidak terkendala apapun?

CONTROL 

apakah ada regulasi terkait dengan penerimaan karyawan?



apakah organisasi sudah memenuhi regulasi tersebut?



apakah ada prosedur/ instruksi kerja terkait dengan proses penerimaan karyawan?



apakah proses yang selama ini berjalan sudah sesuai dengan SOP/IK tersebut?



apakah target proses penerimaan karyawan sudah tercapai?

OUTPUT 

Berapa banyak karyawan yang diterima tahun/ bulan ini?



Data –data karyawan yang sudah diterima apakah ada?



Bukti-Bukti Record proses penerimaan karyawan dari mulai permintaan s/d kontrak apakah lengkap?

14




berapa banyak karyawan yang belum didapatkan padahal target waktu sudah terlewati?



apakah jumlah penerimaan karyawan sesuai dengan yang sudah direncanakan (man power plan)?



ketidaksesuaia atau penyimpangan apa saja yang terjadi, dan solusi apa yang bisa diberikan ?

2.4.3. langkah selanjutnya tinggal memindahkan daftar pertanyaan tadi ke dalam formulir ceklist internal audit, 2.4.4. setelah itu lengkapi dengan mengisi referensi ( aturan yang terkait dengan pertanyaan kita tadi), referensi bisa berupa klausal iso, Prosedur atau Instruksi Kerja. 2.4.5. kemudian verivikasi hasil audit apakkah sesuai (Y) atau tidak sesuai (N) Tinggal memberikan tanda cek () pada kolom yang disediakan, 2.4.6. tentunya jika ada ketidak sesuaian (N), maka anda harus melengkapi keterangan di kolom yang sudah disediakan. Contoh Cek List Audit (halaman berikutnya)

15


Ceklist Internal Quality Audit Dept Proses Tgl Auditor No 1

: HRD : Penerimaan Karyawan : 2 Juli 2014 : R aswin Pertanyaan

Ref

Sesuai (Y)

Tidak (N)

Keterangan

Bagaiamana alur proses penerimaan karyawan ? Siapa saja yang terlibat dalam proses penerimaan karyawan?

2

Siapa yang menentukan karyawan tersebut akhirnya bisa diterima? 3

Apa saja kendala dalam proses penerimaan karyawan selama ini 4 5

berapa jumlah karyawan yang menangani proses penerimaan karyawan? Apakah latar belakang dan kompetensi karyawan tersebut sesuai?

7 8

apa saja alat/program yang dipakai dalam proses penerimaan karyawan ini? apakah kondisi alat/ program yang dipakai tidak terkendala apapun? apakah ada regulasi terkait dengan penerimaan karyawan?

9 10 11 12

apakah organisasi sudah memenuhi regulasi tersebut? apakah ada prosedur/ instruksi kerja terkait dengan proses penerimaan karyawan? apakah proses yang selama ini berjalan sudah sesuai dengan SOP/IK tersebut? apakah target proses penerimaan karyawan sudah tercapai?

SOP.HR.001, IK HR. 01-05

6

13

17

Berapa banyak karyawan yang diterima tahun/ bulan ini? Data –data karyawan yang sudah diterima apakah ada? Bukti-Bukti Record proses penerimaan karyawan dari mulai permintaan s/d kontrak apakah lengkap? berapa banyak karyawan yang belum didapatkan padahal target waktu sudah terlewati?

18

apakah jumlah penerimaan karyawan sesuai dengan yang sudah direncanakan (man power plan)?

19

ketidaksesuaia atau penyimpangan apa saja yang terjadi, dan solusi apa yang bisa diberikan ?

14 15 16

Tugas 2: sebelum belajar lebih jauh, silahkan coba anda buat ceklist Audit untuk Departemen purchasing proses yang diaudit adalah pembelian barang, form Ceklist Internal Audit bisa anda download .

16


2.5. Kick Off Meeting Pelaksanaan Internal Audit bagian dari perencanaan audit ini adalah kick off meeting, meeting ini dihadiri oleh Top management atau yang mewakili, auditor dan auditee, meskipun bukan sesuatu yang diwajibkan di ISO 9001:2008, sangat disarankan untuk melakukan meeting ini, hal ini untuk memastikan bahwa informasi mengenai audit sudah diketahui oleh semua orang baik auditor maupun auditee, selain itu bila ada kendala dalam menjalankan audit bisa di diskusikan dalam forum ini. pada saat itu juga QMR/ Kepala auditor akan membagikan bundle form (audit KIT) yang diperlukan auditor dalam proses audit, isi dari bundle ini adalah jadwal audit, ISO 9001:2008 standard, SOP terkait , Ceklist Form, Absen Form dan Form Laporan Audit, hal ini dimaksudkan agar proses audit

bisa berjalan lancar tanpa terkendala kurangnya

informasi atau form. satu lagi,, amplop untuk auditor hehehe (jika ada), tapi ini tergantung dari kebijakan masing masing perusahaan lho, nanti ada yang nanya lagi , soal amplop itu klausal berapa ya pak ?? 

17


3 Pelaksanaan Audit

18


Audit adalah proses yang independent untuk menilai apakah system manajemen yang dibangun sudah dijalankan dengan baik, sekaligus melihat kekurangan untuk mencari solusi serta melihat apakah ada potensi improvement . sebelum melakukan audit auditor harus memahami prinsip prinsip audit, prinsip prinsip tersebut adalah sbb : •

Tidak memihak & berlaku adil : artinya bahwa sebagai auditor saat anda melakukan auditor harus memegang prinsip ini, bukan karena dia teman anda terus, anda tidak mencatat ketidaksesuaian yang ada disana, dan sebaliknya karena anda tidak begitu suka dengan seseorang di bagian tersebut lalu anda memberikan temuan atau ketidaksesuaian yang banyak,,, hehehehe, hindari sikap ini yah !!!

•

Independen : sebagai auditor anda harus independen tidak ada tekanan dari pihak manapun, misalnya karena yang diaudit jabatanya diatas anda, dan saat ada temuan dia minta jangan ditulis sebagai temuan, terus anda menurutinya,,, wah kalo gini caranya audit jadi kacauw boss?? ya kan?

•

Harus berdasarkan bukti - bukti : yang tak kalah penting adalah

bagaimana setuju dengan prinsip tadi ?? ya kalau sudah setuju mari kita langsung ke TKP di lokasi audit… 3.1. Opening Meeting datang ke departemen dan bagian audit, langsung ketemu sama yang berwenang di departemen atau bagian tersebut, manager/ senior manager, basa basi sebentar deh, misalnya dengan menanyakan kabar, “ Pak manager apa kabarnya nih ?? “”kalau udah kenal, kalau belum ya bertanya “apakah benar bapak, Manager di bagian ………..” kemudian sampaikan maksud kedatangan anda di departemen / bagian tersebut, inilah yang disebut dengan “opening meeting” : “ Begini pak, kami dari tim IQA PT.XYZ, berdasarkan schedule hari ini kami akan melakukan internal Quality audit ISO 9001:2008,,,,,,, perkenalkan nama saya “ Adi” dan ini rekan saya “ Ayu”

19


“ Tujuan audit ini pak adalah untuk memastikan apakah SMM sudah berjalan baik di departemen/ bagian ………………., sekaligus untuk melihat potensi –potensi improvement yang mungkin bisa dilakukan agar efektifitas dan efisisensi bisa ditingkatkan…..” “kemudian audit ini nanti berdasarkan sampling pak, karena keterbatasan waktu, jadi sangat mungkin ada hal-hal yang tidak dapat kami lihat seutuhnya, apabila sample yang kami ambil bagus berati kami anggap permomance semua bagian di departemen…… bagus, dan sebaliknya pak, “ “ nah apakah ada yang ingin bapak manager sampaikan sebelum mulai audit ini pak ?” silahkan berbincang bincang sebentar sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada di lapangan, dan selanjutnya langsung ke pelaksanaan audit itu sendiri. 3.2. Pelaksanaan Audit saat melakukan audit usahakan bahwa audit berjalan rilex dan tidah penuh ketegangan, auditee biasanya akan berupaya sekeras kerasnya untuk menyembunyikan informasi agar tidak ada temuan, tapi auditor harus berupaya untuk mendapatkan informasi sebanyak banyaknya agar mendapatkan gambaran yang baik mengenai departemen/ bagian yang diaudit. Tips untuk auditor agar mendapatkan “respect dari auditee” ssst…. jangan bilang-bilang auditee ya ??  Perhatikan penampilan : penampilan yang rapi baju dan celana yang rapi, tidak belel akan menimbulkan kesan bahwa anda seorang yang punya wawasan yang cukup untuk melakukan audit di bagian atau di departemen tersebut, coba bayangkan jika anda datang untuk mengaudit dengan pakaiaan kumal dan acak-acakan ?? apa yang terjadi saudara saudara ??? heheheh, bisa ditebak kan anda tidak akan mendapatkan respect dari auditee, tanpa respect,, informasi sulit didapat.  Pelajari proses di departemen atau bagian tersebut: anda bias membaca atau mempelajari departemen atau bagian yang akan diaudit dengan membaca prosedur, Instruksi kerja , dll, terkait dengan departemen atau bagian yang akan diaudit, anda juga bias bertanya pada orang yang paham mengenai departemen tersebut atau minimal anda membaca temuan internal/ eksternal audit sebelumnya,,, biar ada bahan hehehe,,,,

20


 Peralatan tulis : siapkan peralatan tulis / form form yang diperlukan saat melakukan audit jangan sampai anda kehilangan peluang menulis temuan atau kehilangan informasi karena anda tidak membawa alat tulis, apalagi sampai pinjam sama auditee , ga papa sih cuman, ntar apa dibilang auditee nya ?? “ini auditor parah banget ya, pulpen aja kagak ada, sebelum audit ga persiapan dulu apa?”  Jangan panik : sebagai auditor kita tidak boleh panik pada saat melakukan audit, apalagi yang diaudit posisinya lebih tinggi dari kita, atau lebih pinter dari kita, jumlahnya lebih banyak dari kita, tenang aja sob,,, kita ini kan auditor, tugas kita bertanya dan mengkonfirmasi apakah yang sudah dijalankan sesuai dengan aturan, kalau sudah sesuai ya itu bagus, kalau ada yang tidak sesuai itu yang kita catat,, gampang kan ??? oke, sekarang lanjut ke step selanjutnya ….. 3.3. Interview interview itu apa ya ?? menurut wikipedia : Wawancara (bahasa Inggris: interview) merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi di mana sang pewawancara melontarkan pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab oleh orang yang diwawancarai. Nah pada saat melakukan internal audit usahakan Target Pertanyaan, satu topic misalnya anda sedang menanyakan masalah penerimaan tenaga kerja, habiskan pertanyaan tersebut sampai selesai dari (input,proses, control, resources dan output) jangan ganti ganti topik sebelum selesai, karena jika kita lompat-lompat, akan sulit mendapatkan focus masalah yang dituju,

Tanyakan sesuai dengan ceklist

yang sudah disipakan, pertanyaan di ceklist tadi adalah pertanyaan pembuka yang bisa lebih berkembang ke pertanyaan –pertanyaan lanjutan jangan lupa Follow-up Pertanyaan misalnya dengan bertanya “ Mohon tunjukan saya ........” (review dokumen)

21


3.4. Observasi observasi berati melihat langsung kondisi atau kejadian yang terjadi di lapangan : lihat actual kondisi di lapangan misalnya proses interview, dsb atau bisa juga kita minta karyawan memperagakan untuk menggunakan system penerimaan karyawan di computer, cara menginterview orang, dsb,,,,, Tips saat melakukan observasi lapangan. misalnya anda melakukan observasi di pabrik melihat proses pembuatan barang dsb,

harap

diperhatikan hal-hal sbb: 

APD

yang harus digunakan, jangan karena anda auditor boleh tidak memakai APD dan

mengabaikan kesalamatan anda sendiri. 

yang kedua minta auditee untuk menemani anda pada saat melakukan observasi, bagaimana pun juga mereka yang menguasai kondisi lapangan, selain itu anda dapat menghemat waktu karena tidak mencari cari sesuatu, langsung tanyakan ke auditee apa saja yang ingin anda lihat. selain itu auditee dapat sekalian menjelaskan hal-hal yang anda lihat.



ambil sample, temuan harus didasarkan bukti – bukti, jadi jangan percaya saja dengan yang anda lihat dan dengan apa yang dijelaskan auditee, buktikan, ambil contoh, misalnya auditee menjelaskan bahwa proses pencampuran bahan baku adalah 1:2:3, lihat catatan pencampuran bahan baku, verivikasi hasilnya apakah sesuai dengan yang sudah ditetapkan standard?, bagaimana cara pengukurannya? dsb, kalau oke semua, ya berati tidak ada temuan …

setelah kita lihat demonstrasi bisa diselingi dengan interview, terus balik lagi lihat apakah sesuai dengan dokumen (prosedur, Instruksi kerja) yang dibuat,,,,,

3.5. Review Dokumen review dokumen adalah bagian yang sangat penting dari proses internal audit di suatu perusahaan, bagiamana cara melakukan review dokumen, 1. Tanyakan pada auditee apakah ada SOP/ IK terkait dengan Proses yang kita audit

22


hal ini dimaksudkan untuk mengetahui apa saja dokumen yang dimiliki oleh bagian atau departemen yang akan kita audit, pertanyaan ini juga untuk memastikan bahwa auditee memahami berapa sop yang dijadikan acuan pekerjaannya. 2. Lihat alur dari proses tersebut di dalam SOP sambil bertanya kepada auditee untuk menjelaskan alur prosesnya, kita juga sekaligus mempelajari alur yang terdapat di dalam SOP, apakah ada alur yang meragukan atau kurang jelas, kalau ada bisa minta penjelasan ke auditee, kalau menurut kita ada proses yang tidak sesuai silahkan untuk dijadikan temuan, nanti auditee apakah mau memperbaiki alurnya atau mau memperbaiki proses aktualnya agar sesuai dengan SOP. 3. Lihat bukti-bukti catatan atau rekaman, apakah bukti-bukti tersebut sesuai dengan apa yang diminta oleh prosedur ? Misalnya : saat review dokumen misalanya prosedur penerimaan karyawan … isi prosedur 

user mengajukan calon karyawan yang dibutuhkan dengan mengisi formulir permintaan karyawan



form permintaan karyawan harus diisi secara lengkap syarat calon karyawan dan kompetensinya,



form permintaan karyawan diajukan ke kepala departemen terkait untuk dimintakan persetujuan



Form permintaan karyawan diajukan ke HRD…



dst

pertanyaan : bagaimana proses penerimaan karyawan ? bisa saya lihat permintaan karyawan bulan ini? kemudian cek surat permintaan karyawan, apakah sudah sesuai dengan yang diminta prosedur? ada berapa yang belum dapat kandidat? lihat form pengajuannya , lihat target penerimaannya,

23


catat apapila ada hal yang tidak sesuai, dst,,,, 4. cek catatan atau record apakah squenze dari masing masing record sesuai apabila kita telah mendapatkan record atau catatan mengenai proses yang dilakukan, kita harus memastikan apakah squenze dari masing masing catatan atau record itu benar dan saling terkait, ada dua metode terkait dengan pengecekan squenze ini. a. metode forward : caranya dengan menanyakan runut ke depan dimulai dengan input atau titik awal proses sampai akhir proses, misalnya proses penerimaan karyawan dimulai dari permohonan sampai kontrak Permohonan Permintaan Karyawan

Persetujuan Atasan

Seleksi Karyawan Oleh HRD

Interview

kontrak kerja

metode yang kedua adalah metode backward, metode ini kebalikan dari metode forward, caranya anda menanyakan akhir proses baru kemudian dirunutkan sampai awal proses, misalnya sbb :

kontrak kerja

Interview

Seleksi Karyawan Oleh HRD

Persetujuan Atasan

Permohonan Permintaan Karyawan

Tips : meskipun semua record atau catatan ada, anda harus mengecek kesesuaian data dari masing masing urutan proses, misalnya kalau tgl 2 juli diterima dan pengajuan permintaan karyawan tgl 5, waduh kayaknya ketidaksesuaian nih, tapi jangan buru buru menyimpulkan , kali-kali aja salah tulis tanggal , makanya kita sebagai auditor harus menelusurinya sampai tuntassssssss,,,, 6. cek apakah ada proses yang belum diatur? audit internal ini bukan hanya melihat apakah semua yang didokumentasikan sudah dijalanka? tapi juga harus bisa menemukan apakah hal-hal penting yang critical belum dibuatkan aturan, sehingga

24


berpotensi untuk membuat karyawan yang akan menjalankan prosedur tersebut kebingungan dalam mengeksekusinya,, misalnya : proses actual bahwa persetujuan lulus atau tidaknya kandidat itu bisa dilakukan oleh HRD manager tapi kadang oleh Mgr Terkait, nah ketentuan mengenai hal ini seharusnya diatur dalam prosedur penerimaan karyawan, apabila belum diatur, auditor bisa menyarankan hal ini, agar management system yang dibuat bisa semakin baik. 3.6. Penulisan Laporan Audit ini adalah pembahasan yang paling penting dalam materi pelatihan internal quality auditor, ya penulisan laporan, bagaimana sih membuat laporan temuan yang baik dan benar, laporan audit ini dibuat dengan standard penulisan laporan yang sering diajarkan di pelatihan pelatihan internal audit, pada intinya bahwa laporan tersebut harus bisa dibaca oleh semua orang dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda, sehingga auditee akan mudah untuk melakukan tindakan perbaikan, auditor akan mudah untuk melakukan verivikasi temuan ketidaksesuaian untuk closing temuan ini. baik standard penulisan laporan itu adalah sebagai berikut : contoh temuan : Proses penerimaan karyawan di HRD dept tidak sesuai dengan prosedur, misalnya 2 karyawan baru atas nama wawan (staff purchasing) dan sri (adm HRD) yang diterima tanggal 16 agustus 2014 belum ada surat permohonan karyawan, hal ini tidak sesuai dengan SOP.HRD.01 paragraf 6.2 bahwa proses penerimaan karyawan harus melalui permohonan pengajuan karyawan. nah standard penulisan laporan internal quality audit ini harus terdapat minimal 4 unsur yang sering disingkat PLOR, P = Problem  Proses penerimaan karyawan tidak sesuai prosedur L= Location  HRD O= Objective Evidence  2 karyawan baru atas nama wawan (staff purchasing) dan sri (adm HRD) R=Reference  SOP.HRD.01

25


3.9. Grading Ketidaksesuaian. Grading ketidak sesuaian atau jenis ketidaksesuan internal audit ISO ada beberapa macam, tergantung masing masing perusahaan menetapkan dalam aturan atau prosedurnya seperti apa, biasanya di organisasi/ perusahaan menetapkan 3 jenis ketidaksesuaian yang dibuat mirim dengan ketidaksesuaian eksternal , 3 jenis ketidaksesuaian itu adalah : Minor Finding : Ketidaksesuain terhadap aturan (UU, PP, dll) / dokumen (SOP,IK,Policy,dll) jadi kalau ada aturan dan dilanggar itu akan menyebabkan temuan minor, misalnya : SOP meminta untuk dilakukan interview 2 kali, tapi Cuma dilakukan sekali, nah itu temuan minor, SOP meminta dibuat jadwal training ternyata jadwalnya tidak dibuat, dsb Major Finding : 1. kegagalan persyaratan sistem misalnya prosedur Training tidak berjalan sama sekali berarti klausal 6.2.2 tidak diimplementasikan di perusahaan tersebut. 2. ketidaksesuaian yang menyebabkan kerugian financial perusahaan yang besar ( ditetapkan oleh masing masing perusahaan besaranya / kisarannya) 3. Temuan Minor yang berulang , temuan minor sebelumnya tidak diperbaiki. Observasi observasi adalah saran untuk perbaikan misalnya anda sebagai auditor menyarankan untuk bersihan dan kerapian file,, kenapa disebut saran karena memang sebenarnya aturan mengenai kerapian file tidak ada, namun akan menjadi lebih baik jika file-file bisa tertata rapi. 3.10. Closing Meeting Baik setelah proses audit selesai maka tibalah sekarang anda sebagai auditor akan menutup acara audit pada waktu itu karena dirasa proses audit sudah selesai, hal –hal yang harus disampaiakan pada saat closing meeting ini adalah. 1. Catatan temuan/ finding/ ketidaksesuaian lengkap dengan gradingnya,

26


hal ini dimaksudkan untuk mengkonfirmasikan kembali apa apa yang mejadi catatan saat audit tadi selain itu apabila ada sanggahan dari pihak auditee, maka pada saat closing meeting ini bisa didiskusikan lagi terkait bukti-bukti baru. 2. sampaikan kembali bahwa audit ini menggunakan sampling jadi sangat dimungkinkan, catatan yang diluar sampling yang diambil bisa berbeda, dan bisa juga sama. 3. sampaikan terima kasih atas kerjasamanya, untuk selanjutnya laporan audit bisa diberikan kepada auditee, untuk diisi penyebab ketidaksesuaian (root cause analysis) & rencana tindakan perbaikan yang akan diambil.

27


4 Tindak Lanjut Audit

28


4. Tindak Lanjut Audit selesai pelaksanaan audit internal bukan berati proses internal quality audit di perusahaan/ organisasi sudah selesai, ada tahapan tahapan lain yang harus dijalanai, yaitu : 4.1. Root Cause Analys auditee harus mencari tahu apa penyebab utama dari masalah atau ketidaksesuaian yang terjadi, salah satu metode untuk mencari akar masalah ini adalah dengan menggunakan metode 5 why analysis, dengan cara menanyakan 5 kali kenapa, apabila ada ketidaksesuaian yang terjadi, misalnya : terjadi kesalahan dalam merekrut karyawan, kenapa 1 : bahwa si A ternyata tidak memiliki kompetensi yang diinginkan kenapa 2 : syarat kompetensi tidak dituliskan di dalam form permintaan karyawan kenapa 3 : Form tersebut tidak diisi pada bagian persyaratan kompetensinya kenapa 4 : user tidak memahami standard kompetensi untuk karyawan tertentu kenapa 5 : tidak dilakukan sosialisasi terhadap standard kompetensi karyawan perusahaan, ternyata root cause dari permasalahan ini adalah : “tidak dilakukan sosialisasi terhadap standard kompetensi karyawan perusahaan” 2. Corrective Action/ Preventive Action Setelah menemukan sumber masalah ketidaksesuaian (root cause) maka langkah selanjutnya adalah auditee harus membuat rencana tindakan perbaikan (corrective action) dan atau rencana tindakan pencegahan (preventive action).

Untuk kasus diatas tindakan perbaikannya adalah :

29


Memenuhi kompetensi karyawan yang tidak sesuai kompetensinya dengan cara training, atau bisa juga mereplace dengan karyawan yang sesuai

Tindakan pencegahan : 1. sosialisasi standard kompetensi karyawan 2. Review ulang pengisian form oleh HRD Untuk masing masing rencana tindakan perbaikan/ pencegahan harus diberikan tenggat waktu kapan rencana tersebut akan dijalankan. Untuk memastikan bahwa problem tersebut akan ditangani dengan baik. 3. Verivikasi Audit Tugas auditor berikutnya adalah melakukan verivikasi (pengecekan kembali) apakah tindakan perbaikan/ pencegahan yang sudah dilakukan oleh auditee sudah berjalan dengan baik, dengan cara memverivikasi bukti bukti tindakan perbaikan, untuk permasalah recruitment karyawan tadi maka akan diverivikasi tentang : 1. bukti sosialisasi standard kompetensi 2. review kembali form permintaan karyawan apakah sudah lengkap terutama masalah kompetensi 3. Lihat data posisi karyawan yg jadi temuan kali lalu apakah kompetensinya sudah sesuai. 4. lihat data permintaan karyawan terakhir apakah tidak terjadi kesalahan kalau semua sudah baik, maka auditor dapat menutup temuan tersebut, namun apabila belum selesai, bisa diberikan tenggat waktu yang baru untuk melakukan tindakan perbaikan.

30


4. Contoh Laporan Audit (CA/PA Request)

Corrective / Preventive Action Request

Uraian Ketidak sesuaian / Potensi Ketidaksesuaian:

Grading : Mj/Mn/Obs

karyawan yang diterima untuk posisi Adm kantor tidak sesuai dengan kompetensinya, misalnya kompetensi standard menyebutkan bahwa harus mempunyai skill komputer, bahasa inggris dan filling, aktual kompetensi tersebut belum dipunyai oleh staff adm yang baru a/n NN hal ini tidak sesuai dg ISO 9001:2008 clausal 6.2.2 Tgl : 2 Juli Auditor (ttd) auditee (ttd) 2014 JOKO URIP Analisa Penyebab :

Tindakan Perbaikan/ Pencegahan : 1. Memenuhi kompetensi karyawan yang tidak sesuai kompetensinya dengan cara training 2. sosialisasi standard kompetensi karyawan 3. Review ulang pengisian form oleh HRD

Tgl. Penyelesaian

25-Jul-14

Verifikasi : Selesai

Nama Tanggal

Tidak Selesai, Target baru tgl :

31

Tanda tangan

: JOKO 27 Juli : 2014 :


5. Laporan Hasil Audit Ke Top Management Keseluruhan hasil audit pada periode tersebut di rekap oleh kepala auditor untuk selanjutnya dibuat analisa mengenai.

1. Departemen dengan temuan paling banyak 2. Ketidaksesuain yang terbanyak terkait dengan klausal berapa. 3. Status temuan audit berapa yg closed berapa yang belum 4. Review tim audit internal 5. Rencana internal audit selanjutnya. Laporan tersebut dibawa ke Rapat Tinjauan Manajemen sekaligus juga untuk memenuhi salah satu persyaratan ISO 9001:2008 terkait dengan Rapat Tinjauan Manajemen. Demikianlah materi e-training Internal Audit ISO 9001:2008 ini, semoga bisa memberikan manfaat bagi anda semua,

Salam hangat, Budi wibowo www.konsultant-iso.com

32


KUIS 1. Buatlah JADWAL AUDIT DI suatu perusahaan yang terdiri dari dept HRD, GA, IT, PROD,QMR, ADM 2. Buatlah ceklist Audit untuk departemen PURCHASING untuk proses pembelian barang. 3. Apakah tanggung jawab auditor & Lead Auditor ? 4. Seorang staff karyawan atas nama yayuk di bagian purchasing tidak bisa melakukan evaluasi terhadap supplier, ketika di minta untuk menunjukan cara melakukan evaluasi, dia tidak bisa menjelaskan cara melakukan evaluasi spplier tersebut, perhitungan yang dijelaskannya tidak sesuai dengan apa yang tertulis pada prosedur QP.PUR.001 tentang evaluasi supplier. Apakah ini sebuah temuan / ketidaksesuaian ? kalau iya mohon dibuatkan laporan auditnya menggunakan form yang dicontohkan. 5. SPV produksi memberikan instruksi ke pada anak buahnya agar meloloskan beberapa bahan baku yang sebenarnya blm memenuhi kriteria misalnya dimensi dari besi p=12,5 m sebanyak 100 item, padahal di QP.PROD.004 menyatakan bahwa bahan yang bisa diterima adalah panjang 12 M dengan toleransi 0.001. Apakah ini sebuah temuan / ketidaksesuaian ? kalau iya mohon dibuatkan laporan auditnya menggunakan form yang dicontohkan Form Form a.

form jadwal audit

b. Ceklist Internal Audit c. Laporan Audit (CA/PA Request)

33


Sertifikat Pelatihan INTERNAL QUALITY AUDIT ISO 9001:2008

Untuk ANDA yang ingin mendapatkan Sertifikat pelatihan Internal Quality Audit ISO 9001:2008 ini : 1. Silahkan lakukan pembayaran ke account : BCA KCP Purworejo No Rek 235 023 8002 A/N BUDI WIBOWO Rp. 200.000 + 3 digit terakhir no HP ANDA 2. Silahkan mengirimkan jawaban dari materi E-TRAINING INTERNAL QUALITY AUDIT ISO 9001:2008 kuiz berikut bukti pembayaran materi ke email [email protected] 3. konfirmasi pengiriman jawaban dengan sms: Nama spasi Tgl kirim jawaban spasi email spasi alamat kirim. Ke 0812 10 9 10 329 4. Kami akan memberikan konfirmasi untuk pengecekan jawaban dan pembayaran 5. sertifikat diberikan dalam bentuk hardcopy dan akan dikirimkan ke alamat pengiriman.

34


E TRAINING Internal Audit Iso 9001 2008

Recommend Documents