SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB
Aryanto, Harun Mukhtar, Agusmar Fakultas Ilmu Komputer Universitas Muhammadiyah Riau Abstrak -- Dewasa
ini semua perusahaan milik pemerintah maupun swasta teliti dan serius melaksanakan penyimpanan arsip. Hal ini dipergunakan untuk mempermudah pekerjaan di perusahaan atau organisasi tersebut. Karena arsip merupakan bukti dari segala kegiatan yang terjadi di dalam organisasi. Kecamatan tandun merupakan salah satu kecamatan yang terletak daerah Kabupaten Rokan Hulu, tepatnya di Provinsi Riau. Kecamatan Tandun akan menerapkan Sistem Pengarsipan Data Kependudukan berbasis web untuk mempermudahkan dalam pelayanan terhadap masyarakat. Dari sistem yang penulis rancang, sistem pegarsipan di Kantor Kecamatan Tandun bertujuan untuk mengelola data penduduk dari berbagai desa dikecamatan tersebut secara online. Dalam sistem ini didapat kemudahan dalam mendata arsip karena pada sistem yang penulis rancang petugas langsung meninputkan data sehingga lebih memudahkan petugas untuk bekerja dibanding dari sebelumnya.
1. PENDAHULUAN
Membangun suatu generasi yang maju dan cemerlang dapat dilakukan melalui proses pelayanan prima yang mampu meningkatkan meningkatkan kompetensi dan kapasitas manusia sebagai objek peradaban itu sendiri tanpa mengesampingkan fitrah manusia dan nilainilai yang diyakininya. Perkembangan Perkembangan ilmu dan teknologi dibidang komputer mengalami kemajuan yang sangat pesat dan berkembang berkembang setiap saat, telah banyak mempengaruhi mempengaruhi manusia menuju masyarakat yang membutuhkan informasi yang cepat dan tepat. Dengan adanya kemajuan tersebut baik dalam instansi pemerintah maupun swasta, komputer merupakan alat bantu yang sangat diperlukan dalam kegiatan sehari-hari untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Di era era globalisasi ini untuk untuk menjalankan menjalankan fungsi pengolahan sistem informasi sudah menjadi keharusan, demi untuk meningkatkan efisisensi, daya saing, keakuratan, kecepatan
operasional perusahaan/ organisasi. Khususnya pada Kantor Camat Tandun yang mempunyai mempunyai peranan dan tanggung jawab di dalam usaha melaksanakan program pemerintah daerah maupun nasional. Kantor Camat Tandun Kabupaten Rokan Hulu selama ini penyajian dan pengolahan data masih menggunakan program aplikasi sederhana. Seperti penyimpanan arsip yang tidak teratur sehingga untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan harus mencari satu persatu. Hal itu disebabkan oleh pengolahan data masih menggunakan Microsoft Word dan Excel. Dari kegiatan Administratif tersebut tidak berjalan optimal sehingga menyebabkan lambatnya proses pencaharian dan penyajian data yang dibutuhkan, dan mengakibatkan banyaknya waktu yang terbuang. terbuang. Berdasarkan masalah diatas maka dibutuhkan suatu sistem untuk mempermudah pekerjaan-pekerjaan pekerjaan-pekerjaan yang dalam kesahariannya dilakukan dengan Microsoft Word dan Excel. Maka penulis melakukan penelitian mengenai mengenai sistem informasi yang sesuai diterapkan pada Kantor Camat Tandun, Dengan mengedepankan efektifitas dan efisiensi dari segi tenaga, biaya dan keamanan data, serta segi kebutuhan baik sekarang maupun pengembangan di masa yang akan datang. 2. Metode Penelitian
Dalam mengerjakan Sistem Informasi Pengarsipan Data Kependudukan di Kantor Kecamatan Tandun Kabupaten Rokan Hulu Berbasis Web, penulis menggunakan tahapan SDLC (System Development Life Cycle). SDLC dapat berupa pembuatan suatu sistem baru yang tadinya belum ada menjadi ada, atau merupakan penambahan atau pengubahan modul modul pada sistem yang telah ada. ada. Dalam pengerjaan sistem ini, hal-hal yang dilakukan pada tahapan-tahapan SDLC diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan data 2. Perencanaan sistem ( System Planning ) 3. Analisis sistem ( System Analisis )
4. Perancangan sistem ( system Design ) 5. Implementasi dan pengujian sistem ( System Implementation ) ( System 6. Pemeliharaan sistem Deployment ) 3. Hasil Dan Pembahasan 3.1 Analisis Sistem
Pada sistem yang lama, pengarsipan data penduduk dilakukan secara manual dan menggunakan Microsoft Word dan Excel. Dimana petugas mencatat secara manual data kependudukan yang kemudian hasil catatan tersebut diserahkan ke petugas managemen data yang menginputkannya di excel, kemudian disetiap periode laporan kependudukan diserahkan kepada pemimpin. Sehingga pada sistem lama ini membutuhkan waktu yang lama dan proses data yang terlalu lama. Untuk itu di butuhkan suatu sistem yang dapat digunakan dalam mempermudah kerja pengarsipan data penduduk ini serta cepat dalam pemprosesan datanya.
3.2 Analisis Sistem Baru
Pada sistem yang baru, dalam pengarsipan data kependudukan dapat langsung dilakukan oleh petugas pencatatan dengan menggunakan sistem ini. Sehingga petugas manajemen tidak perlu mencatatnya kembali dan pada laporan tidak perlu dilakukan per periode karna dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan kapan saja. Adapun keriteria sistem baru yang akan dibuat adalah sebagai berikut : Pada Diagram alur sistem informasi (ASI) Sistem Informasi Pengarsipan Data Kependudukan dibawah ini diterangkan dimana didalam proses pelaksanaannya terdapat 5 (lima) unsur subjek pelaksana dalam sistem tersebut yaitu penduduk, desa, kecamtan, pencatatan sipil, inspektorat, dari masing-masing subjek tersebut mempunyai peran dan kegiatan yang berbeda dalam alur program sistem informasi Pengarsipan Data Kependudukan tersebut, adapun uraian pembagian perannya sebagai berikut . Gambar 5. ERD Sistem Informasi Pengarsipan Data Kependudukan Penduduk
Penduduk
Penduduk
Desa
Pendataan penduduk
Catat data pendudu k
Kecamatan
Laporan data penduduk
Pencatatan sipil
Inspektorat
Desa
Laporan bulanan
Laporan data penduduk perdesa
Kecamatan
KTP
e s a b a t a D
Proses data penduduk perdesa Rekap Jumlah Penduduk Perdesa
Pembuatan KTP
Rekap jumlah penduduk perdesa
KTP
Laporan Data penduduk
Inspektorat
Laporan Bulanan
Input data bulanan perdesa
Laporan
Pencatatan sipil
Data penduduk perdesa Laporan Laporan Data Pegawai Laporan data pegawai
Laporan bulanan pegawai desa
Laporan bulanan data pegawai desa
Data pegawai kecamatan
Gambar .2 Aliran Sistem Informasi Baru 3.3 Diagram Konteks
Proses data pegawai
Laporan data pegawai
Laporan bulanan data kecamatan
Laporan bulanan data kecamatan
Gambar 1 Aliran Sistem Informasi Lama
Laporan bulanan data kecamatan
Diagram konteks untuk Sistem Pengarsipan Data Kependudukan digambarkan bahwa di dalam sistem ini pihak yang terlibat adalah penduduk, desa, pegawai, kecamatan, pencatatan sipil dan inspektorat. penduduk memberikan data penduduk dan data penduduk tersebut di olah oleh pegawai desa dan kecamatan. Hasil dari data ini akan diberikan kepada pencatatan sipil dalam
bentuk data rekapitulasi jumlah penduduk. Dan hasil akhir ini akan dilihat oleh inspektorat. PENDUDUK
DESA
Pada sistem ini dijelaskan petugas menginput data pegawai, petugas tersebut di sini menjadi pegawai yang mengisi data rekapitulasi. Data rekapitulasi tersebut didapat dari rekap data petugas desa yang merkap data penduduk desa tersebut.
DATA BULANAN
KTP
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN KEPENDUDUKAN
JUMLAH PENDUDUK PERDESA
DATA KECAMATAN
JUMLAH PENDUDUK PERDESA
PENCATATAN SIPIL
DATA PEGAWAI
KECAMATAN
KTP
DATA PEGAWAI
INSVEKTORAT
Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengarsipan Data Kependudukan
3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram untuk sistem ini adalah penduduk memiliki data penduduk dan data tersebut direkap oleh petugas desa hasil dari rekap itu tersebut di berikan kepada petugas kecamatan dan diolah oleh sistem. Hasil dari sistem tersebut berupa data rekapitulasi jumlah penduduk. Dan hasil rekapitulasi tersebut diberikan kepada pencatatan sipil. Untuk mengambarkan proses dari penjelasan di atas akan diterangkan pada gambar di bawah ini.
Gambar 5. ERD Sistem Informasi Pengarsipan Data Kependudukan
3.6 Implementasi Sistem
Pada form ini petugas dapat menginputkan data penduduk dan melihat data penduduk, serta dapat mencari data penduduk yang diinginkan :
1.0 Data
Desa
Bulanan
Data
Databulanan
Penduduk
Kecamatan
Bulanan
2.0 Inputdata
Desa
Rekapitulasi
Petugas 3.0 Rekapjumlah penduduk
jumlah Pencatatansipil
Penduduk perdesa
Gambar 6 form data peduduk
4.0 Penduduk
KTP
KTP ProsesKTP
Gambar 4. DFD Sistem Informasi Pengarsipan Data Kependudukan
3.5 Entity Relationship Diagram
Pada form ini petugas dapat menginputkan data rekapitulasi dan melihat data rekapitulasi. Jika user benar dalam mengisi data rekapitulasi maka data rekepitlasi akan masuk ke dalam tabel rekapitulasi.
Gambar 7. Rekapitulasi
4. Kesimpulan
Sesuai dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, maka kita tidak akan lepas dari pengaruhnya, dalam hal ini pengaruh tersebut menguntungkan, alangkah
baiknya apabila kita memanfaatkan sebuah web dalam internet untuk sebagai media informasi kependudukan kecamatan tandun yang bisa diupdate data informasi kecamatan. Mengingat hal demikian, penulis perlu menyusun suatu sistem baru yaitu sistem informasi kependudukan yang berintegrasi dengan Komputer menggunakan pemograman php dan mysql, sehingga diharapkan tercapainya efisiensi dan efektivitas kerja dan waktu secara akurat Berdasarkan pengamatan dan analisa selama melakukan pengumpulan data pada kantor kecamatan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya, Dengan diterapkannya sistem informasi berbasis web dengan mengunakan sebuah tampilan web, dapat memberi kemudahan bagi user dan perangkat desa untuk menambah data penduduk di website kecamatan tersebut.
5. Daftar Pustaka
1. Arbie, 2003, Manajemen Database dengan Mysql, Yogyakarta: Andi. 2. Davis Adiwardana, 2006 , mengemukan bahwa informasi, Yogyakarta. Andi 3. Henry Lucas, Jugianto H.M 1988 d iterjemahkan, menyatakan bahwa sistem informasi, Yogyakarta: Andi. 4. Jogiyanto, 1999 . Siklus Informasi. Yogyakarta. Andi 5. Jagianto H.M .2006 “system. Yogyakarta. Andi Offset 6. Kadir (2003). informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa.
7. Azhar Susanto, 2003. Proses Data Menjadi Informasi. Yogyakarta. Andi Offset 8. Krismiaji 2002. adalah Sistem Informasi. 9. Syafii, M, 2004, Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MySQL, Yogyakarta: Andi. 10.Deddie, Hadiyan. Aplikasi Pengarsipan Pelayanan Kependudukan Pada Kantor Camat Depok.Google.com 11.Elib. Aplikasi Perancangan Malang.Google.com
Pengarsipan
Data
Kependudukan
Pada
Kantor
Camat
