iContab 8.0
INTRODUCCION
En la actualidad la contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la comp co mput uta aci ción ón,, pa para ra re rea ali liza zarr la las s ac acti tivi vida dade des s co cont nta abl bles es.. De Desd sde e es este te punt nto o de vista, el registro de las transacciones contables debe ser de una forma sistemática y automatizada, para realizar la contabilidad de una manera
más sencilla, rápida y práctica en corto tiempo a bajo costo para trabajar de in inme medi diat ato o y me mejo jora rarr la las s co cond ndic icio ione nes s la labo bora rale les. s.
GENERALIDADES El Sistema Contable Inteligente iContab es un Software que ha sido diseñado en base a los requerimientos del contexto profesional y laboral de la actualidad, considerando los nuevos cambios tecnológicos y las normativas contables vigentes, a fin de simplificar s implificar las tareas realizadas en el área contable. Con el Sistema Contable iContab se podrá manejar la contabilidad de una empresa de una forma más sencilla, generando los reportes necesarios de
acuerdo a la información introducida, en forma oportuna y confiable, pues ha sido diseñado especialmente para que el personal encargado del manejo pueda hacer uso del software sin dificultad alguna.
CARACTERISTICAS Características del Sistema: •Interface amigable, de fácil uso e intuitivo. •Diseño estándar de Windows. • Adaptable Adaptable a cualquier tipo de Empresa. •Creación de número ilimitado de Empresas. •Ilimitado numero de periodos contables por Empresa. •Seguridad y Confiabilidad. •Creación automática de Informes y Reportes en cualquier fecha.
Características Contables: •Diseño Inteligente de Plan de Cuentas. • Apertura Apertura de Gestión Contable. Contable. • Asientos Asientos Contables de Ingreso, Egreso y Traspaso. Traspaso. •Libro Diario y Libro Mayor Mayor.. •Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. •Estado de Resultados. •Balance General, Comparativo y Re-expresado. •Estado de Flujo de Efectivo. •Estado de Evolución del Patrimonio. • Actualización Actualización y Ajuste de Saldos Contables. •Libro de Compras y Ventas IVA. •Bancarización Bancarización – – Libros Auxiliares de Compras y Ventas. •Contabilidad por Proyectos. •Contabilidad en Bolivianos y/o Dólares.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Para un correcto funcionamiento y rendimiento del Sistema Contable iContab se requiere algunas características mínimas de Hardware y Software.
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Memoria RAM:
512 MB o superior.
Espacio en Disco Duro:
20 Megabytes.
Tarjeta de video:
256 MB o superior.
Procesador:
2.8 GHz Pentium IV o superior.
REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Sistema Operativo:
Windows XP/Vista/Siete/Ocho
Programa:
Microsoft Access y Microsoft Excel
Impresora:
Controlador de Impresora Predeterminada
Recomendación:
Para un buen funcionamiento del Sistema Contable se recomienda utilizar Windows
XP. También se puede trabajar en Windows Vista, Siete y Ocho, siempre y cuando el usuario tenga privilegios de Administrador.
MODO DE INSTALACION La instalación del Sistema Contable iContab es totalmente sencilla e intuitiva. Antes de comenzar debe adquirir el instalador y ejecutar el archivo denominado “instalador_iContab8.exe”.
INSTALACIÓN EN WINDOWS SIETE, OCHO Y VISTA Para realizar la instalación con un Sistema Operativo en Windows Siete, Windows Ocho o Windows Vista, se debe ejecutar el archivo “instalador_iContab8.exe” con privilegios de Administrador, es decir, hacer “clic derecho” sobre el archivo y Ejecutar como Administrador .
Presionar el botón Siguiente para continuar, y aparecerá el cuadro para seleccionar la Carpeta de Destino donde se instalará el programa.
Pulsar el botón Siguiente, para continuar y seleccionar la Carpeta de Menú Inicio del programa.
Presionando el botón Siguiente se desplegará la ventana para Crear un ícono en el Escritorio.
Hacer clic en el botón Instalar, para comenzar con el proceso de instalación de los archivos necesarios para el funcionamiento del programa.
Presionar el botón OK para instalar los controladores necesarios del programa. (En caso de que aparezca una ventana de confirmación de Espacio de Disco Duro, presionar Yes para continuar).
Importante..! ………………..win 7, Win 8, Win 10 Una vez finalizado la instalación del Sistema Contable iContab, debe configurar la compatibilidad del programa y asignar privilegios de Administrador . Es necesario e importante realizar este procedimiento la primera vez, para ejecutar el Sistema Contable de forma correcta. Hacer clic derecho en el ícono del Sistema Contable iContab, y hacer clic en Propiedades.
Seleccionar la pestaña Compatibilidad y seleccionar la opción Ejecutar este programa en modo de compatibilidad para: Windows XP (Service Pack 3), y también seleccione el Nivel de Privilegio para Ejecutar este programa como administrador.
Finalmente presione Aceptar , y el programa ya estará configurado para funcionar correctamente.
Una vez que haya realizado la instalación y configuración correctamente, puede empezar a utilizar la aplicación; se desplegará la ventana de Registro de Usuario. El nombre de Usuario por defecto es ICONTAB
SISTEMA CONTABLE Entorno de Aplicación Principal Toda la información relacionada con la contabilidad de la empresa se encuentra centralizado en la aplicación, donde se registra: las cotizaciones diarias, el Plan de Cuentas y el Libro Diario, con esta información se desarrolla todo el proceso contable generando: el Libro Mayor, Balance de comprobación de sumas y saldos, Estado de Resultados, Balance General, Estado de Flujo de Efectivo y finalmente el Estado de Evolución del Patrimonio. Además cuenta con otras herramientas adicionales como: búsquedas y opciones importantes del sistema para mejorar el funcionamiento y la seguridad de la aplicación. El entorno principal del Sistema Contable iContab est á conf orm ado por una barra de m enús , barra de herram ientas para acc eso rápido a las operaciones más comunes, y un espacio o área de trabajo, posteriormente se explicará en detalle el funcionamiento de cada una de los Sub-Menús.
El manejo del Sistema Contable iContab es bastante sencillo, para comenzar por primera vez, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Crear un nuevo Archivo para la contabilidad. Ir al menú: Archivo
Nuevo
2. Definir el Inicio de Gestión Contable: Ir al menú: Gestión
Fecha de Inicio de Gestión Contable
3. Ingresar los Datos Generales de la Empresa: Ir al menú: Gestión
Datos Generales de la Empresa
4. Ingresar y llenar el Plan de Cuentas, esta opción es la más importante, se recomienda estructurar un buen Plan de Cuentas, ya que la información que genere el Sistema Contable
iContab, dependerá de la organización de este Plan de Cuentas. Ir al menú: Cuentas
Plan de Cuentas
5. Seleccionar la Cuenta Específica de Resultado, esta cuenta es aquella que contiene la Pérdida o Utilidad de la Gestión: Ir al menú: Cuentas
Seleccionar Cuenta de Resultado
6. Realizar la Configuración del Plan de Cuentas, para definir de que tipo es cada una de las cuentas: Ir al menú: Cuentas
Configuración de Plan de Cuentas
7. Registrar los Asientos o Comprobantes Contables de las transacciones realizadas en la Empresa (también se puede realizar directamente desde el Libro Diario). Ir al menú: Comprobantes
Registro de Comprobante.
8. Seleccionar el Número de Asiento o Comprobante contable que contiene el Asiento de Apertura: Ir al menú: Gestión
Seleccionar Asiento de Apertura
9. Generar los Libros Contables Principales: Ir al menú: Libros
Libro Diario
Ir al menú: Libros
Libro Mayor
10. Generar los Estados Financieros. Ir al menú: Estados Financieros
Estado de Resultados
Ir al menú: Estados Financieros
Balance General
Ir al menú: Estados Financieros
Estado de Flujo de Efectivo
Ir al menú: Estados Financieros
Evolución del Patrimonio
Para mayor comodidad del usuario, en la presente obra se describe a detalle cada uno de los Menús anteriormente mencionados, se recomienda dar una lectura de todas las opciones y bondades que ofrece el Sistema Contable iContab para aprovechar al máximo sus funcionalidades
ARCHIVO En el menú Archivo se encuentran las Opciones Generales del programa en el que se presentan los siguientes sub-menús tales como Nuevo, Abrir, Guardar Como y Buscar.
NUEVO Haciendo clic en esta Opción se crea un nuevo archivo de base de datos, para crear
una Nueva Empresa o iniciar una nueva Gestión Contable, en este cuadro de diálogo se debe introducir un nuevo nombre del archivo.
Una vez ingresado el nombre, presionar el botón Guardar para crear el archivo, y finalmente se mostrará un mensaje de confirmación si todo esta correcto.
A partir de este momento ya puede comenzar a trabajar con un nuevo archivo para una nueva empresa. Una de las ventajas del Sistema Contable
iContab es que el programa puede crear un número ilimitado de empresas y periodos contables.
ABRIR Con esta opción se puede abrir cualquier archivo que corresponda al Sistema Contable iContab, sin importar la ubicación del archivo, es decir, el archivo puede almacenado en cualquier lugar del Disco Duro o Flash Memory, por lo tanto es una facilidad para trabajar con la empresa correspondiente.
Presionar Abrir para que el Sistema pueda leer los datos y configurar el Sistema. Si el archivo se ha abierto correctamente entonces se mostrara un mensaje de confirmación.
GUARDAR COMO El Sistema Contable iContab permite realizar una Copia del Archivo con el que se esté trabajando en ese momento, esta es una gran ventaja, pues permite realizar copias de seguridad para conservar la información financiera o también para poder
abrir el archivo en otra Computadora que tenga instalado el Sistema Contable
iContab.
Presione el botón Guardar y una vez guardado el archivo en la dirección
seleccionada se desplegará un mensaje de confirmación.
BUSCAR En esta sección se encuentra una ventana de Búsqueda, en el cual se puede un introducir la Razón Social, Glosa o un Monto determinado de un Comprobante o Asiento; en base a este dato se realiza la búsqueda en todo el Libro Diario y se muestra todos los comprobantes que tengan algún parecido o coincidencia con el carácter introducido.
Descripción de Botones: •Buscar: Realiza la búsqueda y muestra todos los comprobantes encontrados con la coincidencia del carácter ingresado. •Mostrar Asiento: Muestra el Asiento o Comprobante en detalle del Número de Asiento seleccionado. Cerrar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.
SALIR Termina la ejecución del programa, es decir cierra la aplicación, conservando por
defecto la ruta del último archivo o base de datos para el siguiente inicio de sesión.
COTIZACIONES En este menú se presentan todas las opciones para insertar, modificar y eliminar Cotizaciones de tipo de Cambio de Dólar y Unidades de Fomento a la Vivienda (UFV’s).
REGISTRO DE COTIZACIONES En esta sección se encuentra un registro de todas las cotizaciones de Tipos de Cambio de Dólares y UFV por día.
Descripción de Botones: •Nuevo: Abre una ventana para ingresar una nueva cotización de Tipo de Cambio de Dólares y UFV’s para un determinado día. •Modificar: Modifica o edita una Cotización actual. •Eliminar: Elimina del registro la cotización para el día seleccionado. •Importar Datos: Abre una ventana para importar datos de Tipo de Cambio de Dólar y UFV’s desde Microsoft Excel. Cerrar: Cierra la ventana actual.
REGISTRO DE COTIZACIÓN En esta ventana se introducen los datos de una cotización para una fecha determinada.
Descripción de Botones: •Guardar: Almacena la cotización de Dólar y UFV para la fecha determinada. •Cancelar: Cierra la ventana, sin realizan ningún cambio.
IMPORTAR TIPOS DE CAMBIO DE DÓLAR Y UFV DESDE EXCEL En esta ventana se puede realizar la importación de los datos de tipos de Cambio de Dólar y UFV’s de toda una gestión o un periodo contable, con la finalidad de facilitar el trabajo contable. Para importar los datos se debe seguir las siguientes recomendaciones, a fin de no provocar errores de datos:
•Se recomienda que los datos a importar deben estar en formato de Microsoft Excel 2003, 2007, o 2010. •Los Datos deben estar almacenados en la “Hoja 1”. •Es importante que el separador decimal sea el punto (.) ya que es el estándar de formato de números a nivel mundial. (En caso de que su ordenador no esté configurado correctamente, revisar la configuración en: Inicio Panel de Control Configuración Regional y de Idioma Personalizar ). •No debe existir nombres de Columnas o encabezados. •El orden de los datos debe ser: Fecha, Cotización de Dólar, y Cotización de UFV.
Descripción de Botones: •Importar de Excel: Abre el cuadro de dialogo “Selección de Archivos”, para que seleccione el archivo que contiene los datos de Tipo de Cambio y UFV, y presionando el botón Aceptar se realiza la importación de Datos. •Cerrar: Cierra la ventana, sin realizar ninguna importación de datos.
CUENTAS En este menú se encuentran todas las opciones referentes a la codificación y estructura del Plan de Cuentas de la empresa, también se encuentran las opciones
de configuración de la cuenta de resultado y la clasificación de las cuentas por rubros.
PLAN DE CUENTAS Información Técnica Contable El plan de cuentas es una herramienta muy útil para el registro de transacciones bajo un titulo de cuenta común. Debe tener las siguientes características. •Debe partir de lo general a lo particular. •Su diseño debe permitir cumplir con los diferentes objetivos de la cont abilidad. •El plan de cuentas debe ser flexible, esto significa que le permita a fut uro ampliar y mejorar el mismo en función a los cambios que se den en la entidad. •La clasificación debe ser adecuada a las normas de la t eoría contable. •El plan de cuentas debe establecer una jerarquía de ac uerdo al nivel, desde el nivel superior, hasta el último nivel. •Debe existir claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas.
El Plan de Cuentas es el corazón del Sistema Contable, por lo tanto se recomienda elaborar y estructurar un buen Plan de Cuentas, ya que el mismo servirá como base para generar los Estados Financieros de acuerdo a las características de codificación, además será utilizado en la empresa por varias gestiones.
Descripción de la ventana del Plan de Cuentas En esta ventana se muestra el plan de cuentas de la empresa, que ha sido definido por el usuario, agrupados de acuerdo al tipo de cuenta, que puede ser: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESO, o GASTO.
Descripción de Botones: •Seleccionar Raíz: Este botón sirve para posicionarse al inicio de t odos los niveles del plan de cuentas, es decir presionando este botón no se selecciona ninguna cuenta, por lo tanto su utilidad radica en que se pueden crear “cuentas principales” de nivel 1. •Expandir Todo: Expande todo el árbol del plan de cuentas. •Contraer Todo: Agrupa o contrae el árbol del plan de cuentas. •Nuevo: Abre una nueva ventana para ingresar una nueva cuenta. •Modificar : Abre la ventana para modificar la cuenta actual seleccionada. •Eliminar: Elimina definitivamente la cuenta seleccionada del plan de cuentas. •Imprimir: Genera una vista previa del reporte del plan de cuentas para mandar a la impresora. •Cerrar: Cierra la ventana actual.
REGISTRO DE CUENTAS Información Técnica Contable La cuenta es la principal herramienta de registro de operaciones del sistema contable. Las cuentas de manera general se clasifican en: •Cuentas de Balance. •Cuentas de Resultado.
a) Cuentas de Balance Las cuentas de balance son llamadas también reales, muestran información referida a la situación financiera de la entidad a una determinada fecha y está conformada por el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. •Activo: Son los bienes, valores y derechos que tiene una entidad a una determinada fecha, y a su vez esta cuenta se subclasifica:
Activo Corriente: Su convertibilidad en efectivo no debe ser mayor a un año o gestión. Activo No Corriente: En este grupo se encuentran los activos e inversiones cuyo uso es prolongado y superan el año. •Pasivo: Son las obligaciones que tiene la entidad para con terceros a una determinada fecha, también podemos mencionar que son el origen de los recursos de la entidad y se puede sub-clasificar a la vez en:
Pasivo Corriente: Esta cuenta agrupa a las obligaciones que deben ser cubiertas por la entidad en el periodo de una gestión o año.
Pasivo No Corriente: Son las obligaciones que tienen vencimiento mayor a una gestión o año. •Patrimonio Neto: Está constituido por los aportes de los socios o propietarios de una empresa y la evolución de patrimonio (pérdida o ganancia) y los ajustes que correspondan.
b) Cuentas de Resultado Estas cuentas representan los valores monetarios del movimiento económico de una entidad a una fecha determinada, también podemos señalar que muestra el resultado de las operaciones por un determinado
periodo y está constituido por los ingresos y egresos. •Ingreso: Surgen productos de operaciones regulares de la empresa por ejemplo la venta de productos, prestación de servicios, etc. •Gasto: Representan el costo por utilización de servicios para generar ingresos.
Descripción de la ventana de Registro de Cuentas En esta ventana se ingresa una nueva cuenta que se adicionará al Plan de Cuentas
General, bajo las siguientes características:
•Número de Cuenta: Es el numero codificado que identifica a una cuenta única, que puede ser de cualquier nivel, y que además no debe repetirse. •Nombre de Cuenta: Es la descripción o nombre que se asigna a una cuenta para poder identificarlo con mayor facilidad. •Tipo: El tipo de cuenta es un campo definido para conocer a que tipo corresponde esta cuenta, que puede ser: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESO o GASTO. •Nivel: Es un número que identifica a qué nivel pertenece una cuenta, y debe ser clasificado de acuerdo al tipo de cuenta, tal como se muestra a continuación: 1
1º Representa la clase de cuenta.
01
2º Representa el grupo de la clase de cuenta.
01
3º Representa el subgrupo de la clase de cuenta.
01
4º Representa la cuenta del mayor principal.
001
5º Representa la cuenta de movimiento
•Cuenta Mayor: Es el número de cuenta codificado, al cual la cuenta actual mayoriza, esta cuenta mayor siempre es de un nivel inferior al de la cuenta actual. Ejemplo: Cuenta actual
1010201002
Cuenta mayor 1010201
(Nivel 5) (Nivel 4)
Descripción de Botones: •Guardar: Almacena los datos introducidos o modificados en registro de cuentas. •Cancelar: Descarta los cambios, sin guardar.
SELECCIONAR CUENTA DE RESULTADO Esta opción es bastante importante, pues en ella se define que número de cuenta será de Resultado, es decir, aquella que contiene la Utilidad o Pérdida del periodo contable. Es recomendable seleccionar una cuenta, para que la Utilidad o
Pérdida que proviene del Estado de Resultados pueda ser incorporada en el Balance General de forma automática, y así mantener la igualdad del Activo con el Pasivo y Patrimonio Neto.
Descripción de Botones: •Seleccionar Cuenta: Abre la ventana que muestra todo el Plan de Cuenta, para que el usuario pueda seleccionar la cuenta de resultado. •Guardar: Guarda y conserva los cambios realizados en la cuenta de resultado. •Cancelar: Cierra la ventana, sin realizar ninguna modificación en la cuenta de resultado.
CONFIGURACIÓN DE PLAN DE CUENTAS Información Técnica Contable Para realizar una correcta clasificación del Plan de Cuentas, se debe identificar a que tipo o clase corresponde una determinada cuenta, de acuerdo a sus características pueden clasificarse como: •Flujo de Efectivo (Efectivo, Operación, Inversión, Financiamiento). •Moneda (Bolivianos, Dólares). •Rubro de Ajuste (Monetario, No Monetario).
Flujo de Efectivo: La clasificación de las cuentas para el Flujo de efectivo son: •Efectivo: Comprende todas las disponibilidades, efectivo en caja y bancos, sobregiros bancarios o avance de cuentas, caja de ahorros y los depósitos a plazo fijo a corto plazo. •Operación: Está formado por las principales actividades operativas de la empresa que producen ingresos ordinarios suficientes para liquidar los préstamos, mantener la capacidad operativa de la empresa, pagar dividendos y hacer nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de financiamiento. Generalmente está compuesto por las Cuentas de Activo Corriente y Pasivo Corriente, también se incluye la cuenta de Resultado de la Gestión. •Inversión: Conforman la adquisición y ventas de activos y otras inversi ones a largo plazo. Los flujos de efectivo representan erogaciones que tienen la intención de generar ingresos en el futuro. Frecuentemente está compuesto por las Cuentas del Activo No Corriente. •Financiación: Constituyen actividades que dan por resultado cambios en el tamaño y composición del capital contable y los préstamos de la Empresa. Generalmente está compuesto
Moneda: El tipo de Moneda de las Cuentas puede clasificarse en: •Bolivianos: Está compuesto por todas aquellas cuentas en las que se realiza las transacciones u operaciones en la Moneda de Cuenta vigente del país. •Dólares: Está constituido por todas las cuentas que tienen operaciones o transacciones en Moneda Extranjera.
Rubro de Ajuste: Se realiza la clasificación en Cuentas Monetarias y No Monetarias: •Monetario: Se los define como aquellos que representan moneda de curso legal, si bien son los afectados por la inflación, no es necesario re-expresarlos por inflación ya que están valuados siempre a moneda de cierre. Por ejemplo: todas las disponibilidades, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. •No Monetario: Son los que conservan su valor intrínseco en épocas de inflación, por lo tanto, deben ser re-expresados en moneda constante para reflejar dicho valor. Por ejemplo: los Activos Fijos, Inventarios, y en general todas las cuentas de Patrimonio y de Resultados.
Descripción de la ventana de Configuración de Plan de Cuentas En esta ventana se realiza la configuración y clasificación de todas las cuentas, para determinar el rubro en el Flujo de Efectivo, moneda y el rubro de Ajuste. Toda esta información es necesaria para elaborar el Estado de Flujo de Efectivo y realizar el Ajuste y Actualización de los Saldos Contables.
Una de las ventajas en la Configuración de las Cuentas, es que se puede realizar directamente haciendo clic derecho sobre cualquier cuenta para configurar su tipo y aplicar esos cambios a todas las demás sub-cuentas que están por debajo de la cuenta padre, ya que el Sistema Contable iContab está diseñado para facilitar la tarea contable y optimizar el tiempo de trabajo.
Descripción de Botones: •Configurar Cuenta: Abre una ventana para realizar la configuración de la cuenta seleccionada. •Imprimir: Genera una vista previa del Plan de Cuentas en Detalle para mandar a impresora. •Cerrar: Cierra la ventana actual.
CONFIGURACIÓN DE CUENTA En esta ventana se realiza la Configuración de cada cuenta para seleccionar su tipo o
clasificación. Nótese que en la ventana existe una casilla que por defecto está habilitada “Aplicar Cambios a esta Cuenta y a todas las Sub-Cuentas”; esta casilla está diseñada para facilitar la configuración, pues todos los cambios que se realicen en la cuenta “padre”, serán aplicados también a los descendientes o sub-cuentas.
Descripción de Botones: •Guardar: Almacena los cambios en la configuración de las cuentas.
