TRABAJO FINAL TECNOLOGIAS INFORMATICAS DE PROYECTOS
NELLY ACERO MORENO RENE MAURCIO ZARAMA RUTMILA ARDILA VELASQUEZ WILLIAM WILLIAM F. BARRERA BARRERA ARANGUREN ARANGUREN
UNIVERSIDAD DE BOYACÁ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGIAS INFORMATICÁS DE PROYECTOS YOPAL CASANARE 2011
TRABAJO FINAL TECNOLOGIAS INFORMATICAS DE PROYECTOS
NELLY ACERO MORENO C.C. C.C. 46.262 46.262.59 .594 4 SOG RENE MAURCIO ZARAMA C.C. 79.059.521 BTA RUTMILA RUTMILA ARDILA ARDILA VELASQUEZ VELASQUEZ C.C. 52.964.766 BTA WILLIAM WILLIAM F. BARRERA BARRERA ARANGUREN ARANGUREN C.C. 7.181.145 TUNJA
DOCENTE ING. MAURICIO OCHO ECHEVERRIA
UNIVERSIDAD DE BOYACÁ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS TECNOLOGIAS INFORMATICÁS DE PROYECTOS YOPAL CASANARE 2011
TABLA DE CONTENIDO CONTENIDO
Pág. 1
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7 1.6.8 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 3 3.1 3.2
3.3
ELEMENTOS DE DEL DI DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. MI MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS CORPORATIVOS, PRINCIPIOS CORPORATIVOS, ORGANIGRAMA, CARGOS Y FUNCIONES MISIÓN VISIÓN POLITICA DE HSEQ OBJETIVOS CORPORATIVOS PRINCIPIOS CORPORATIVOS CARGOS Y FUNCIONES Gerente Coordinador de proyectos Coordinador administrativo HSEQ Ingeniero de proyectos Asistente de contabilidad y finanzas Contador Revisor fiscal Secretaría administrativa ANÁLISIS DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN SOFTW ARE Software del sistema Software de aplicación Hardware Redes de computadores Organigrama con cargos y funciones del area de TIC PLANTEAR LA CARTERA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ESTUDIO DE NECESIDADES DE DE MEJORAMIENTO DE DE TECNOLOGÍAS INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ETAPA DONDE SE ENCUENTRA LA EMPRESA DE IMPLEMENTACIÓN ERP, SEGÚN EL ARTÍCULO ENTREGADO A USTED Y QUE TIENE EN CUENTA EL LIBRO E-BUSINESS AND ERP TRANSFORMING THE ENTERPRISE, (NORRIS 2000) ALTERNATIVAS DE PROYECTOS A DESARROLLAR
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1 1 2 2 2 4 4 5 6 7 8 8 9 10 11 11 11 11 12 12 12 12 12 16
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TENIENDO EN CUENTA EL NUMERAL 3.1, 3.2 Y 3.3 PRIORIZANDO LOS PROYECTOS DE ACUERDO A CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARA SU PONDERACIÓN. 3.3. 3.3.11 Proy oyec ectto de de for forttalec eciimi mien entto de del software ope perrativo y de de control en las diferentes dependencias 3.3.1.1 Objetivos y Metas 3.3.1.2 Justificación 3.3.1.3 Beneficios Esperados 3.3.1.4 Descripción del proyecto 3.3.1.4.1 Módulos de software para adquisición 3. 3.3. 3.1. 1.55 Recur Re curso soss con con lo qu quee dispo dispone ne la la empr empresa esa pa para ra desa desarro rrollllar ar la la alternativa 3.3.1.6 Sistema de seguimiento y control 3. 3.3. 3.22 Uso Uso y ap apro ropi piac ació iónn de la te tecn cnol olog ogía ía de la info inform rmac ació iónn y las las comunicaciones con software libre de bajo costo ERP 3.3.2.1 Objetivos y Metas 3.3.2.2 Justificación 3.3.2.3 Beneficios Esperados 3.3.2.4 Descripción del proyecto 3. 3.3. 3.2. 2.55 Recur Re curso soss con con lo qu quee dispo dispone ne la la empr empresa esa pa para ra desa desarro rrollllar ar la la alternativa 3.3.2.6 Sistema de seguimiento y control 3.3. 3.3.33 Fort Fortal alec eciimien miento to y ree reest stru ruct ctur urac aciión de la em empr pres esaa par paraa emprender la actualización tecnológica implementando la ingeniería de procesos 3.3.3.1 Objetivos y Metas 3.3.3.2 Justificación 3.3.3.3 Beneficios Esperados 3.3.3.4 Descripción del proyecto 3. 3.3. 3.3. 3.55 Recur Re curso soss con con lo qu quee dispo dispone ne la la empr empresa esa pa para ra desa desarro rrollllar ar la la alternativa 3.3.3.6 Sistema de seguimiento y control
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LISTA DE FIGURAS
Pág. Figura 1. Organigrama de la empresa Figura 2. Mapa de procesos
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LISTA DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Fortalezas de Sima Ingenieros Ltda Tabla 2. Debilidades de Sima Ingenieros Ltda Tabla 3. Requerimientos de SIMA INGENIEROS LTDA Tabla 4. Costo de algunas soluciones ERP con software licenciado Tabla 5. Detalle de Algunos Software Libres Tabla 6. Clases de Tics informáticos que pueden aplicarse a la empresa
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1. ELEMENTOS DEL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO. MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS CORPORATIVOS, PRINCIPIOS CORPORATIVOS, ORGANIGRAMA, CARGOS Y FUNCIONES.
1.1.
MISIÓN
Sima Ingenieros presta los servicios de:
1.2.
Construcción de sistemas de acueducto, obras de urbanismo y paisajismo Restauración de zonas con pasivos ambientales Movilización de sustancias especiales Alquiler de maquinaria y equipos Atención de emergencias viales Satisfacemos las necesidades del cliente interno y externo Contamos con personal competente y motivado Apoyados en valores y principios Cumplimos la legislación colombiana vigente Certificados en ISO 9001 y RUC Generamos rentabilidad y actuamos con responsabilidad social VISIÓN En el 2016 nuestra empresa amplia la cobertura de servicios a nivel Colombia Desarrollar servicios ambientales relacionados con el tratamiento y transformación de los residuos en subproductos de la industria petrolera, hospitalaria y de la construcción, a través de la innovación e implementación de tecnologías limpias. Mejorar permanentemente los niveles de satisfacción del cliente y partes interesadas Desarrollo integral del talento humano Desarrollar la cultura visible de la prevención Cumplir los estándares nacionales e internacionales aplicables a la organización Aumentar la competitividad a través de la mejora continua y la creación de valor en los sistemas de gestión Actuar dentro del marco de la responsabilidad social empresarial
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1.3.
POLITICA DE HSEQ
Sima Ingenieros es una empresa que presta servicios en el campo de la ingeniería y el medio ambiente. Nuestro desarrollo y crecimiento está fundamentado en:
El recurso humano competente y motivado. El mejoramiento continúo de nuestros procesos. El desempeño operacional. Disposición de equipos en condiciones de operación. Adquisición de materiales, insumos y servicios que cumplan con los requisitos de las partes interesadas. Prevención de lesiones personales, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Prevención daños al ambiente y a la comunidad.
Mantenemos un comportamiento responsable con la sociedad, comprometidos con la satisfacción del cliente, el bienestar de los trabajadores y la conservación del ambiente, buscamos generar rentabilidad a nuestra organización asignando los recursos económicos para dar cumplimiento con la legislación colombiana y los requisitos del cliente. 1.4.
1.5.
OBJETIVOS CORPORATIVOS Proporcionar y mantener personal competente y motivado en pro del bienestar (físico, mental, social) de los trabajadores Prevenir el ausentismo laboral generados por Accidentes de Trabajo, Enfermedades Profesionales y lesiones personales (LP) Mantener cero daños al ambiente Incrementar la eficiencia del sistema de gestión de HSEQ a través de la implementación de acciones de mejora eficientes Satisfacer al cliente y grupos de interés generando rentabilidad a la organización Minimizar las fallas en la maquinaria y equipos, determinando las necesidades de reposición de los mismos Incrementar la capacidad de cumplimiento a requisitos de los proveedores Conseguir contratos a través de la interacción con el cliente Incrementar la eficiencia de los recursos a través de los planes de calidad PRINCIPIOS CORPORATIVOS
Los 5 Principios que rigen el clima organizacional de SIMA INGENIEROS son:
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1. Motivación: Capacidad que tiene un individuo de hacer que el trabajo sea divertido y agradable, impulsándolo a alcanzar los objetivos y metas establecidas por la empresa. 2. Comunicación efectiva: Capacidad de expresar claramente las ideas e instrucciones, logrando que el personal las entienda y las ejecute de manera asertiva de acuerdo a los objetivos de la empresa. 3. Cultura de la prevención: Adoptar prácticas para anticiparnos a situaciones que generen riesgos a los colaboradores como impactos al medio ambiente. 4. Mejoramiento Continuo e Innovación: Búsqueda permanente de alternativas de hacer mejor las cosas, apoyados en el análisis de datos, información veraz y la revisión de los resultados de los procesos y procedimientos de la empresa. 5. Liderazgo mediante el ejemplo: Estimula la integración del talento humano y ayuda a los colaboradores a perseguir los objetivos de la empresa para producir los resultados esperados. Figura 1. Organigrama de la empresa
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Figura 2. Mapa de procesos
1.6.
CARGOS Y FUNCIONES
1.6.1 Gerente Objetivo del cargo: Aumentar la rentabilidad de la empresa a través de la consecución de contratos, administrando adecuadamente las áreas de recurso humano, operativa, financiera y administrativa. Funciones específica del cargo
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Las que confiere la junta de socios en el Artículo DECIMO SEXTO, escritura de constitución de la sociedad: a) Enajenar, transferir, comprometer, arbitrar, interponer toda clase de recursos, en que se discuta el dominio y propiedad de los bienes sociales. b) Mudar de forma dichos bienes gravarlos con prenda o hipoteca, o limitar su dominio en cualquier forma. c) Firmar letras, pagares, cheques, libranzas y cualquiera otros instrumentos negociables y tenerlos, cobrarlos, pagarlos, descargarlos. d) Constituir apoderados generales y especiales. e) Representar a la sociedad en todos los casos. Establecer, documentar, implementar y mantener el PLAN ESTRATÉGICO de la organización (políticas, objetivos, misión, visión, valores) para el crecimiento de la empresa. Asignar los recursos necesarios para el desarrollo, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de HSEQ. Fomentar buenas relaciones con clientes internos y externos para mantener el mercado de la empresa. Toma oportuna de decisiones frente a los estados financieros y procesos para favorecer el mejoramiento continuo de la organización. Monitorear el sistema de gestión de HSEQ para evaluar su desempeño y necesidades de implementación de acciones de mejora. Informar a los socios sobre las actividades desarrolladas, posibles proyectos y situaciones financieras de la empresa. Cumplir con las normas de salud ocupacional, higiene, seguridad y medio ambiente para cumplir con los requisitos del cliente y la organización. Cumplir con el desempeño de los procesos: Directrices de la gerencia, Ofrecimiento de servicios para dar cumplimiento al sistema de HSEQ de la empresa. 1.6.2 Coordinador de proyectos
Objetivo de cargo: Incrementar la eficiencia de los recursos a través de los planes de calidad, satisfacer al cliente, generando rentabilidad a la organización y minimizar las fallas en la maquinaria y equipos determinando la necesidad de reposición de los mismos. Funciones específica del cargo
Implementación y ejecución de los procesos: PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO; REALIZACIÓN Y CONTROL DEL SERVICIO Y MANTENIMIENTO para cumplir con las directrices de la gerencia. 5
Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUEMTOS Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS, para la trazabilidad de los mismos Hacer el análisis de precios unitarios de las propuestas para evaluar los presupuestos. Mantener informado al gerente de la empresa del desarrollo de actividades programadas, reprogramadas y las que no se ejecutaron para tener control de la operación. Comunicar por escrito las anomalías presentadas en los diferentes frentes de trabajo para realizar control y supervisión, buscando la mejora continua. Actualizar diariamente los reportes de control de operaciones para: La facturación. Los pagos respectivos de salarios. Conocer los días/horas de operación de equipos Solicitar la compra de repuestos y demás accesorios necesarios para la óptima operación de los equipos. Inspeccionar los equipos que están o van a ingresar al servicio de la empresa para evaluar las condiciones mecánicas y determinar que cumplan los requerimientos exigidos por la empresa. Colaborar en la inducción al personal de la empresa para dar a conocer los procesos que este cargo maneja. Cumplir las normas de salud ocupacional, higiene, seguridad y medio ambiente para cumplir con los requisitos del cliente y la organización. Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa 1.6.3 Coordinador administrativo HSEQ
Objetivo de cargo: Incrementar la eficiencia de los procesos a través de la gestión de la mejora continua. Proporcionar y mantener personal competente y motivado en pro del bienestar (físico, mental, social) de los trabajadores, cuidando el ambiente. Funciones específica del cargo:
Estudio y análisis de costos de los procesos para optimizar recursos. Implementación y ejecución del PROCESO: RECURSO HUMANO para cumplir con las metas de la empresa. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS, para la trazabilidad de los mismos Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de 6
HSEQ para la mejora continua del sistema. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS Y PROCEDIMIENTO DE MEJORA para aumentar la eficacia de los procesos. Preparar y presentar las auditorias del RUC e ICONTEC para mantener los certificados. Garantizar el suministro de la dotación y los elementos de protección al personal asignado a los proyectos para generar condiciones de seguridad. Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa 1.6.4 Ingeniero de proyectos
Objetivo de cargo Incrementar las oportunidades de mercado a través de elaboración de propuestas técnicas y económicas. Funciones específica del cargo
Elaborar propuestas técnicas y económicas en el sector público y privado para incrementar el volumen de contratación. Realizar cálculos de presupuestos y análisis de precios unitarios cuando se requiera para cumplir con la ejecución de los proyectos. Hacer ajustes a las programaciones de obra para cumplir con las metas de los proyectos. Apoyar el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS para agilizar la consecución de los materiales en los proyectos. Reemplazar al ingeniero residente de obra cuando la empresa lo requiera. Colaborar con el funcionamiento del sistema de gestión de HSEQ en lo referente a la elaboración de planes de calidad. Apoyar los PROCESOS DE OFRECIMIENTO DE SERVICIOS, PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN Y CONTROL DEL SERVICIO, los PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS Y PROCEDIMIENTO DE MEJORA para aumentar la eficacia de los procesos. Ejecutar el Procedimiento de Control de Documentos y Procedimiento de Control de Registros, para la trazabilidad de los mismos. Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa
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1.6.5 Asistente de contabilidad y finanzas Objetivo del cargo: Suministrar oportunamente la información contable con base en las operaciones realizadas por la empresa. Funciones específicas del cargo
Actualizar la información contable en el software contable y en los respectivos libros para cumplir con la legislación colombiana, proveedores, y toma de decisiones. Suministrar información contable y financiera a gerencia, cuando lo solicite para la toma de decisiones Facturar los servicios prestados a los clientes para mantener liquidez en la empresa. Revisar que los soportes contables (facturas, notas debito y créditos, facturas equivalentes) cumplan con los requisitos de ley para realizar el respectivo pago. Cancelar oportunamente las facturas aprobadas por el responsable de la compra para cumplirle a los proveedores. Liquidar y cancelar la nómina para pagar oportunamente los salarios. Diligenciar formularios y pagos de aportes e impuestos en la fecha oportuna para evitar multas e intereses de mora. Realizar los descuentos de ley para dar cumplimiento a la legislación tributaria. Expedir certificados de retención a los proveedores y solicitar certificados de retención a los clientes para soportar las declaraciones de renta. Expedir órdenes de facturación de servicios a proveedores de maquinaria y equipo para gestionar el correspondiente cobro. Hacer el pago virtual de parafiscales y seguridad social para cumplir con la legislación laboral. Liquidar el personal y elaborar el acta de liquidación, previa presentación de paz y salvo por parte del empleado retirado para dar cumplimiento a la ley. Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa. 1.6.6 Contador
Objetivo del cargo:
Garantizar que la organización cumpla adecuada y oportunamente con 8
las normatividad tributaria. Elaborar la información financiera de la empresa asesorando a la gerencia en la toma de decisiones. Incrementar la capacidad de cumplimiento de los requisitos de los proveedores de maquinaria, materiales, insumos y servicios.
Funciones específicas del cargo:
Verificar la correcta alimentación de datos del sistema contable para que la información sea veraz. Informar y gestionar el recaudo de cartera para optimizar la liquidez de la empresa. Revisar y aprobar el diligenciamiento de formularios (IVA, RETEFUENTE, ICA, RENTA) para cumplir con lo pagos de ley. Implementar y ejecutar el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS para garantizar la ejecución de los proyectos. Asesorar a la empresa en la parte financiera para la presentación de propuestas. Presentar los estados financieros los primeros quince días para su análisis y toma de decisiones. Elaboración de presupuestos para estimar los flujos de caja. Mantener actualizados los libros contables para cumplir los requisitos de ley. Elaborar contratos de vinculación de personal y contratos de prestación de servicios a proveedores para establecer condiciones de contratación de acuerdo a la legislación Colombiana. Apoyar al gerente en la revisión de contratos de servicios que la empresa vaya a suscribir con clientes. Presentar análisis de costos de los proyectos y servicios para soportar toma de decisiones. Apoyar actividades diferentes a su cargo que están directamente relacionadas con el funcionamiento de otras áreas de la empresa 1.6.7 Revisor fiscal
Objetivo del cargo: Controlar y analizar permanentemente el patrimonio de la empresa para que sea adecuadamente protegido Vigilar permanentemente que los actos de la empresa se ajusten al objetivo social de la misma, a las normas legales y estatutarias, para que no se cometa detrimento a los bienes de la empresa
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Funciones del cargo: El Código de comercio, en su artículo 207 contempla las funciones de la revisoría fiscal: “Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva.”
Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados. Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por qué se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines. Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente. Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios. 1.6.8 Secretaría administrativa
Objetivo de cargo: Asistir a la empresa en la atención del cliente y la preparación de la documentación requerida para cumplir con los compromisos del cliente. Funciones específicas del cargo:
Elaborar portafolios para ofrecer los servicios de la empresa, para incrementar la contratación. 10
Preparar y organizar la documentación para presentar las propuestas o licitaciones ue garantice el cumplimiento de los r quisitos de los contratantes. Elaborar y legal izar órdenes de servicio para proveedores de maquinaria y equipo incluyen o todos los requisitos exigidos por la orga ización. Preparar la doc mentación de soporte para liquidar y factu ar los contratos Descargar la información electrónica para atender las necesidades de los clientes y de la empresa. Asistir a la ger ncia en la elaboración de los documento requeridos por esta. Administrar la c rrespondencia que ingresa y egresa de la empresa. Mantener asea a la base para transmitir a los clientes bu na imagen de la organización. Hacer diligen ias de mensajería para apoyar l as actividades administrativas uera de la oficina. Apoyar activid des diferentes a su cargo que est n directamente relacionadas co el funcionamiento de otras áreas de la e presa Apoyar activid des diferentes a su cargo que est n directamente relacionadas co el funcionamiento de otras áreas de la e presa
2. ANÁLISIS DE L S TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y OMUNICACIÓN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN. 2.1
SOFTWAR
2.1.1 Software del sistema: Software
op rativo: WINDOWS SEVEN (Sin licenciar) Software ant ivirus: KASPERSKY 6.0.2 ESP (Licenciad ) Software ut ilitarios: WINDOWS LIVE, WINDOWS MEDIA, ADOBE READER, J AVA, INTERNET EXPLORER 2.1.2 Software de aplicación: MICROSOF AUTOCAD SYSMAN
OFFICE
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2.1.3 Hardware 5 1 2 1 2
EQUIPOS DE ESCRITORIOS (Pantalla, CPU, mouse, ) EQUIPO PORTATIL IMPRESORAS LASER MONOCROMATICAS IMPRESORA A COLOR SCANER´S
2.1.4 Redes de computadores SIMA INGENIEROS LTDA cuenta con una red de sistemas distribuido, ya que la mayor parte de los procesos se lleva a cabo en la memoria individual de las computadoras personales, esta red se compone por cinco computadores de escritorio, un equipo portátil y una impresora de red, que se comunican a través de un modem y cables de fibra óptica. 2.1.5 Organigrama con cargos y funciones del area de TIC Teniendo en cuenta el tamaño de la empresa y la falta de tecnología de información y comunicación no existe un organigrama con cargos y funciones específicas en el área de las TICs.
3. PLANTEAR LA CARTERA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN. 3.1 ESTUDIO DE NECESIDADES DE MEJORAMIENTO DE TECNOLOGÍAS INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La metodología diseñada para identificar las necesidades tecnológicas de la empresa en estudio fue la presencial por observación directa y grupos de trabajo, dado el tamaño de empresa “pequeña”.. El desarrollo del presente estudio se realizó en cuatro fases que brindaron la información suficiente para definir las posibles alternativas tecnológicas acorde con las actividades de negocios de la empresa y de las posibilidades económicas, financieras y humanas. Fase1 Visitas: Se realizaron visitas personales a las instalaciones de la empresa, donde se informó la intención de realizar un estudio de pre
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factibilidad para la implantación de nuevas tecnologías al Gerente Se presentó el Grupo de trabajo y las funciones de sus integrantes. Se solicitó la información necesaria y se tomaron copias magnéticas y físicas de la empresa Fase2 Análisis: Con la información recopilada se estableció el inventario de software, hardware, redes y demás información integral de la empresa. Se determinaron las fortalezas y debilidades, Fase3 Diagnóstico: En esta fase del trabajo se plantearon las alternativas de solución informática y de comunicaciones y otras necesidades de le empresa SIMA INGENIEROS LTDA, reporto una serie de conflictos operacionales, perdida de información, falta de registros históricos y demás deficiencias y fortalezas que se relacionan en la tabla No 01 y 02, que fueron determinantes para definir las posibles soluciones de Software Libres y mejoramiento tecnológico, disponibles en la actualidad y que se integran al modelo de negocios de la empresa en estudio. El grupo de trabajo durante las visitas y de las reuniones directas con el Gerente, se analizó la factibilidad de implementar soluciones tecnológicas y de comunicaciones para mejorar el rendimiento en las operaciones de cada dependencia. Estos planes de implementación fueron priorizados en función de una serie de factores, como son: esfuerzo de implementación, recursos financieros disponibles, información disponible, niveles de actividad de las empresas, tamaño e infraestructura física. De la evaluación de la información se determinaron los siguientes aspectos: Fortalezas. Debilidades. Amenazas
Características internas que pueden potencializar desempeño Características internas que desmejoran el desempeño. Características externas o del medio que pueden desmejorar el desempeño.
Sobre lo interno hay control, sobre lo externo difícilmente entonces lo interno se corrige o utiliza y ante lo externo hay que prepararse y reducir riesgos o aprovechar oportunidades. Tabla 1. Fortalezas de SIMA INGENIEROS LTDA Actualización de equipos de cómputo a corto plazo. FORTALEZAS Infraestructura con posibilidades de crecimiento
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Amplia Trayectoria departamental Asistencia personalizada al cliente Certificación en sistemas de gestión de calidad y RUC Desarrollo de procesos periódicos de evaluación y mejoramiento continuo de la organización Las actividades y servicios prestados por la empresa se desarrolla mediante procesos integrados y no por áreas especializadas Procesos bien definidos con formatos que permiten la formulación, seguimiento y evaluación de los mismos. Personal con amplia experiencia y capacitación continúa. La información del sistema de gestión de la empresa se maneja en media magnético. El nivel de implementación del sistema de gestión de la empresa permite que la información de los procesos no recaiga en las personas sino en el cargo, cualquier persona con el perfil se adapta al mismo. Capacidad de inversión en software no integrado Personal interesado en adquirir un Software Libre para implementar un ERP. Firma habilitada para adquirir compromisos contractuales. Responsabilidad y cumplimiento de sus obligaciones
Tabla 2. Debilidades de SIMA INGENIEROS LTDA
DEBILIDADES
Escaso posicionamiento y baja Cobertura en el mercado a nivel nacional Falta de recursos para implementar un ERP propio Falta de infraestructura física (oficina de sistemas, y demás dependencias) El 75% de los soportes contables y de los proyectos son archivos físicos. Limitaciones en la coordinación y flujo de información por la carencia de tecnologías de informáticas adecuadas. Insuficientes recursos tecnológicos Falta de herramientas informáticas diferentes a los 14
procesadores de texto y a las hojas de cálculo de apoyo en los diferentes procesos. Se hacen los Backups de información mensualmente y pueden ocasionar perdida de la misma. Carencia de almacenamiento de datos seguros y centralizados (servidores) Falta de una página Web Falta de CRM Perdida de contratos y licitaciones por carencia de tecnologías informáticas que optimicen el tiempo. Desactualización de información de precios en insumos, equipos y herramientas y demás datos de entrada para licitación. Falta de personal en el área de sistemas de nómina. Falta de integración de las bases de datos Falta de software adecuado para bases de datos todas se manejan en Excel La actualización de las bases de datos es dispendiosa y al no estar integrada debe hacerse por separado presentándose información desactualizada. Equipos de computo desactualizados
Tabla 3. Requerimientos de SIMA INGENIEROS LTDA
NECESIDADES
Tecnologías de la información y la comunicación. 1. Adquisición de un software para licitaciones. sistemas de administración, 2. Implementar operación, planeación, programación, licitaciones y control específicos para cada dependencia a corto plazo. 3. Implementar tecnologías informáticas para almacenamiento de datos 4. Adquisición de un servidor para centralizar la información de los procesos y ahorrar recursos por adquisición y depreciación de procesadores por usuario. 5. Realizar el mantenimiento y actualización del hardware y software existente. 6. Ampliar la cobertura del software SYSMAN y mantener la licencia del Karpersky. 7. Adquirir las licencias de los software operativos y de aplicación 8. Incorporar tecnología de última generación para el Sistema de Gestión de la empresa, preferiblemente 15
ERP (software libre acondicionado a las necesidades de la empresa) 9. Implementar un dominio propio de correo electrónico para la empresa. 10. Implementar una página WEB. De la organización 1. Capacitación continua a cada uno de los funcionarios de la empresa 2. Implementar marketing a fin de ampliar los negocios de la empresa con una cobertura a nivel nacional 3. Mejorar el servicio de atención al cliente y asistencia técnica 4. Mantener vigente la certificación de calidad ISO 9001 y RUC 5. Aumentar el personal operativo en el área de sistemas 6. Restructuración del organigrama de trabajo y funciones específicas relacionado con la incorporación del SIG. 7. Mantener en operación eficiente los equipos existentes 3.2 ETAPA DONDE SE ENCUENTRA LA EMPRESA DE IMPLEMENTACIÓN ERP, SEGÚN EL ARTÍCULO ENTREGADO A USTED Y QUE TIENE EN CUENTA EL LIBRO E-BUSINESS AND ERP TRANSFORMING THE ENTERPRISE, (NORRIS 2000) Teniendo en cuenta las cinco etapas establecidas en el ciclo de desarrollo de las empresas en materia de tecnología de la información y ERP propuesto por el libro lE-Business and ERP Transforming the Enterprise, (Norris 2000) , la empresa analizada en el presente estudio se puede ubicar en la etapa conocida como SISTEMAS NO INTEGRADOS, teniendo en cuenta lo siguiente:
SIMA INGENIEROS LTDA es una empresa de ingeniería que fue creada hace quince (15) años. Ha tenido un mejoramiento continuo de acuerdo a las exigencias del mercado regional contando actualmente con la certificación de calidad y RUC. Aunque la mayoría de procesos de la empresa los desarrolla a través de la utilización de procesadores de texto y hojas de cálculo en el área de contabilidad cuenta con el software SYSMAN del cual tiene el paquete especializado de Contabilidad y Tesorería. 16
Se puede decir que con la implementación de los sistemas de gestión la empresa ha logrado la integración de los diferentes procesos desarrollados en esta. Las actividades cotidianas de la empresa se desarrollan en un tiempo OPORTUNO. Se desarrolla y evalúa la gestión de la empresa en cada uno de sus procesos trimestralmente. Para la presentación de los informes de resultados de la gestión de los procesos se utiliza una plantilla desarrollada por la empresa en una hoja de cálculo en Excel, la cual está en una carpeta de la red compartida para que el encargado de cada proceso la diligencie. Se presentan traumatismos en el desarrollo de esta actividad teniendo en cuenta la limitación de esta tecnología de información ya que solo puede ser usada por un usuario a la vez y cuando el equipo donde se almacena el archivo esta encendido. La información de cada proceso de la empresa se maneja por separado en la memoria individual del computador del responsable del proceso, la información puede se encuentra compartida en la red local. Se hacen backups de información mensualmente en un disco duro portátil el cual se almacena en el archivo físico de la empresa, es realizado por el responsable de cada equipo. La empresa cuenta con bases de datos independientes de: trabajadores, documentos del sistema de gestión, proveedores y clientes, las cuales se manejan en hojas de cálculo separadas. Teniendo en cuenta que la actividad principal de la empresa es la ejecución de proyectos de ingeniería en el sector privado y público es importante resaltar que aún no cuentan con una base de datos ni un software especializado para la elaboración de las propuestas técnico-económicas para los procesos de contratación ocasionando pérdidas de tiempo y recursos en largas y repetitivas jornadas de recopilación de información y datos de entrada para los presupuestos lo que a su vez genera disminución de la competitividad.
Por observación directa y entrevistas a los grupos de trabajo para definir las necesidades y solicitaciones de la empresa, SIMA INGENIEROS LTDA ha manifestado su interés por adquirir Software independientes que le apoyen en los demás procesos organizacionales, como son: Nominas, Inventarios, Licitación y presupuestos, administración y gestión de clientes entre otros; dado que las hojas de cálculo, bases de datos y documentos de texto pueden presentar inconsistencias en la información por falta de actualización. SIMA INGENIEROS LTDA reconoce que las deficiencias de los sistemas individuales en los procesadores de la empresa pueden ser superadas por la fiabilidad de sistema integrados y bases de datos seguras. Así mismo, reconocen
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que el desarrollo de ventajas competitivas frente a las demás empresas se da en gran parte a la exploración y explotación en los avances de las tecnologías de información. De lo anterior concluimos que la empresa está abierta a la posibilidad de contar con ERP a medida que la relación costo/beneficio lo permita. 3.3 ALTERNATIVAS DE PROYECTOS A DESARROLLAR TENIENDO EN CUENTA EL NUMERAL 3.1, 3.2 Y 3.3 PRIORIZANDO LOS PROYECTOS DE ACUERDO A CRITERIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARA SU PONDERACIÓN. 3.3.1 Proyecto de fortalecimiento del software operativo y de control en las diferentes dependencias 3.3.1.1 Objetivos y Metas Objetivo general Implementar paquetes informáticos que apoyen cada una de las dependencias de la organización a fin de mejorar la gestión Metas Esperadas
Fortalecer la empresa operacionalmente, Contar con soluciones informáticas de excelencia para la Industria de la construcción y demás servicios prestados Empresa competitiva con altos estándares de calidad en corto plazo, Participar en licitaciones a nivel nacional, departamental y municipal con mayor frecuencia, eficiencia y eficacia. Ganar el mayor número de licitaciones en las cuales participe SIMA INGENIEROS LTDA. Satisfacer las necesidades de cada una de las dependencias a fin de minimizar los errores , Crear bases de datos que permitan organizar, controlar y mantener un registro histórico de cada una de sus funciones, Licenciar los Software básicos con que cuenta la empresa Respetar estrictamente la ética en los negocios. Retribuir en forma justa el esfuerzo de sus colaboradores. Crear un entorno laboral armonioso y abierto al aporte de profesionales, clientes y proveedores. Contribuir al desarrollo tecnológico de Casanare y la Nación 18
Creación de nuevos empleos calificados para la inserción laboral de las nuevas generaciones tecnológicas. Crear la dependencia de sistemas Procura a los accionistas de la empresa un retorno a mediano plazo que justifique el esfuerzo y la inversión de la adquisición del software especializado para cada dependencia. Proveer a Sima Ltda. de un software de control satelital para el control de la maquinar y equipo en alquiler y operación de obra.
3.3.1.2 Justificación SIMA INGENIEROS LTDA, cuenta con equipos de cómputo los cuales incluyen Software operativos como el Windows Seven sin licencia, lo cual puede generar multas y sanciones de los organismos de control. SIMA INGENIEROS LTDA, es una firma en crecimiento con alto volumen de información, por lo tanto la junta de socios ha manifestado su preocupación por actualizar los sistemas informáticos y de comunicaciones de cada una de sus dependencias, a fin de fortalecer los procesos y control de cada una de sus actividades. La mayor parte de la información permanece en archivos físicos, los cuales están expuestos a perdida, deterioro, y en entornos con vida útil de corto plazo. Este tipo de archivos son muy vulnerables y exponen a la empresa a tener inconvenientes. Los archivos planos no están a disposición inmediata de los gerentes y la junta de socios por lo cual no se presentan decisiones oportunas en tiempos requeridos por los negocios. SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con asesores de Marketing que apoyen la promoción de sus actividades en la red informática o a través de los medios de comunicación escritos o visuales. Por lo tanto es necesario fortalecer la empresa implementando Software especializado para cada una de las dependencias con la particularidad de que puedan ser integrados en el mediano plazo. Es necesario contar con un especialista en sistemas que apoye la gestión de la adquisición del software con mayores ventajas para las necesidades de la empresa.
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3.3.1.3 Beneficios Esperados
Se Crea un entorno laboral armonioso y confortable. Contar con una solución informática a las necesidades de la empresa con un diferencial tecnológico, integral y al alcance de todos, sin perder calidad en la prestación de sus servicios. Controlar satelitalmente la posición de la maquinaria y equipo en alquiler o dispuesta en la construcción de obras civiles y viales. Escalabilidad, uso de cualquier base de datos, facilidad de uso, información centralizada. Mejoras en calidad de los procesos, en caso de las licitaciones proveer a los directores de las dependencias de la información necesaria inmediatamente. Actualización de bases de datos que permitan la formulación de proyectos y presupuestos acertados teniendo en cuenta los requerimientos de cada licitación Mejoras en servicios de construcción, consultoría y diseño Seguimiento oportuno al alquiler de la maquinaria y equipo. Generación de alertas para el mantenimiento de los equipos y maquinaria en operación en relación con su frecuencia de uso. Mejoras en velocidad de generación de archivos, licitaciones, documentos y reportes. Mejoras en velocidad organizacional para la toma de decisiones
3.3.1.4 Descripción del proyecto. El objetivo de la presente alternativa es implementar Soluciones Informáticas no integradas para cada una de las dependencia de la empresa, como principio básico y funcional de SIMA INGENIERIA LTDA, así mismo de proveer sistemas informáticos para servicios especiales como son el alquiler de maquinaria y equipo, movilización de líquidos y sustancias especiales entre otros. Teniendo en cuenta que en la actualidad no se dispone de recursos económicos para la adquisición de software ERP, es viable para la empresa a corto plazo, el de fortalecer los procesos con la adquisición de software especializados para cada área de la organización. Es así que el proyecto está diseñado para proveer a las dependencias de INGENIERIA DE PROYECTOS, COORDINACIÓN DE PROYECTOS, COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, ASESOR JURIDICO, REVISOR FISCAL Y GERENCIA de herramientas necesarias en respuesta a las necesidades operáticas de cada uno de los ciclos productivos y administrativos 20
El proyecto contempla la adquisición de software modular con la posibilidad de integrarlo en el futuro a un sistema integrado de información ERP. Este tipo de alternativas como solución modulares permitirán el gerenciamiento total de la empresa, aunque no está integrada permite la obtención de datos históricos y reportes para la toma de decisiones. 3.3.1.4.1 Módulos de software para adquisición Dependencia de coordinación de proyectos: Software modular para generación de presupuestos Por ejemplo Construplan Software modulara para Seguimiento. Por ejemplo Construcontrol.net Construanalisis Construcad Autocad licenciado Revit de Modelado de información de construcción Software para control de posicionamiento globlar de la maquinaria y equipo en alquiler Software operativo licenciado Windows Dependencia de ingeniería de proyectos: Software modular para generación de presupuestos
Por ejemplo Construplan
Por ejemplo Construcontrol
Software para Control de Obra y negocios Software de modelación hidráulica y estructural Dependencia contable SIMA INGENIERIA LTDA, cuenta con el software SYSMAN recursos especializado para labores contables. Teniendo en cuenta que la firma cuenta con un software especializado es necesario disponer los recursos necesarios para mantener la licencia y su actualización. Dependencia administrativa Software Certificación para mantener actualizada y vigente los certificados ISO 9001 y RUC Software para Gestión y Logística Software para almacenamiento de datos y copias de seguridad Sistema de información para comunicaciones Páginas Web, correos electrónicos, redes sociales , Marketing 21
Software para Gestión de Ventas; por ejemplo Construventas Los módulos que componen el sistema informático con opción de ser integrados en el futuro permitirán tener las distintas visiones de una obra o negocio en sus diferentes etapas del proceso, logrando, a través de la sistematización de la información, procesos acelerados con un mínimo de errores. El proyecto está encaminado a fortalecer la empresa en la participación de procesos licitatorios con desempeños favorables a través de herramientas de formulación inmediata de los requerimientos establecidos en los términos de referencia. Es indispensable mencionar que la empresa deberá contratar un especialista en tecnologías informáticas para que asesore a la Gerencia en la selección de la alternativa más favorable, teniendo en cuenta que en el mercado existe diversidad de software disponible Teniendo en cuenta que los sistemas informáticos propuestos estarán instalados en servidores independientes o uno central es necesario mejorar la red de cable existente por una red Wifi también llamada wíreless, WLAN o red inalámbrica, como un medio de transmisión de datos designado para dar acceso entre sí a ordenadores utilizando ondas de radio en lugar de cables. Para ello, con dichas ondas de radio mantienen canales de comunicación entre computadoras. Red indispensable para el gerente para la toma de decisiones, generación de reportes y solicitud de informes La red inalámbrica wifi ofrece ventajas y desventajas con respecto a una red con cables. Las ventajas, como habrás supuesto, son movilidad y la eliminación de molestos cables. Las desventajas las podemos clasificar en posibles interferencias dependiendo del tiempo u otros dispositivos gíreles. También tiene ciertas limitaciones para pasar señales por muros sólidos. 3.3.1.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa Para la implantación de los diferentes Software modulares es necesario contar con los siguientes recursos humanos, financieros, logísticos y de infraestructura física. Recursos Humanos: Profesional Especialista en tecnologías de la información capacitado a fin de evaluar y diagnosticar el Software requerido para la empresa de 22
acuerdo a los niveles operativos, sus funciones y requerimiento con énfasis en la participación de licitaciones de obras civiles. Este profesional deberá ser contratado con recursos de la empresa una vez reestructurada su organización Técnico de sistemas capacitado para mantener en operación el sistema durante su vida útil. SISMA INGENIEROS LTDA cuenta con el personal idóneo para operar el software requeridos para fortalecer la empresa, los cuales deberán ser capacitados por los proveedores de los recursos Equipos La Empresa cuenta con 5 equipos de escritorio y un portátil, para uso exclusivo de las funciones operacionales de la empresa Para desarrollar la alternativa de solución el especialista en sistemas deberá definir el software y hardware que se requiere, actualización de computadores, cambio o leasing. Consultores. Una vez definido el Software modular es necesario contactar a los proveedores, los cuales deberán capacitar al personal de planta. Información disponible: Actualmente SIMA INGENIERA LTDA, no cuenta con libros o documentos relacionados con la alternativa de solución por lo cual es necesario la adquisición de este material de consulta para que sea evaluada y conocida la información por la junta de socios, gerente y demás funcionarios La Única información disponible es la consultada por Internet, en los computadores de escritorio o portátiles con modem personal o corporativo. Infraestructura y Espacio: SIMA INGENIEROS LTDA dispone de áreas de trabajo modular, por ser sistemas modulares no requieren de ampliación de infraestructura física. Tiempo estimado para el diagnostico y puesta en marcha. Se estima que el diagnóstico del software requerido es de unos meses y la implantación en 3 meses, tiempo estimado el cual puede ser modificado de acuerdo a lo indicado por el especialista.
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3.3.1.6 Sistema de seguimiento y control. Finalmente las actividades de seguimiento, control y postventa, son aquellas que requieren de la mayor atención, pues el crecimiento de las Empresa está íntimamente relacionado con la satisfacción de los Clientes. Actualmente SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con un software para el seguimiento y control de sus actividades una vez concluidos los negocios derivados de sus funciones administrativas. Así mismo no cuenta con bases de datos que permitan un seguimiento histórico de cada una de sus acciones. La alternativa de solución plantea la implantación de dos software de control para las obras y negocios y un software de control en red. 3.3.2 Uso y apropiación de la tecnología de la información y las comunicaciones con software libre de bajo costo ERP 3.3.2.1 Objetivos y Metas: Objetivo general Implementar gradualmente las herramientas seleccionadas, para la integración de la información
de
Software
libre
Metas Esperadas Adaptación del Software Libre a los procesos de negocio de la empresa, Entrenamiento paulatino de los usuarios, Migración de los datos desde las plataformas precedentes, incluso totas aquellas que existen en los archivos físicos. Formalización de las buenas prácticas en su uso y adaptación y lo que es más importante, la generación de un nuevo conocimiento sobre cómo se debe implementar, controlar y operar un proyecto de esta naturaleza
3.3.2.2 Justificación Para Sima Ingenieros Ltda. las herramientas de Software Libre son una alternativa de transformación paulatina de sus necesidades tecnológicas atendiendo los requerimientos financieros y su capacidad de negocios, por cuanto sus procesos organizacionales se debe manejar en forma eficiente, continua y controlada.
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El flujo de información, el conocimiento de sus clientes y dependencia, conectar los diferentes departamentos locales y nacionales, y conectar todos sus procesos en la cadena, entre otros permitirán en un mediano plazo aumentar la productividad, los beneficios y el mejoramiento de la calidad de vida de su funcionarios y del entorno. La transformación tecnológica de los procesos actuales, migración de la información y la ampliación de la cobertura de las comunicaciones, fortalecerá cada uno de las dependencias organizacionales, la cual trascenderá en el apogeo de una nueva empresa líder de la contratación a nivel departamental y nacional, Con la implementación de nuevas tecnologías se reduce al máximo los errores cometidos en los procesos de licitación y participación en contratos de índole privado y público, participando con transparencia, seguridad e idoneidad. La falta de recursos tecnológicos, pone en riesgo la estabilidad de la empresa por cuanto fallas en los sistemas causan perdida de información, pérdida de tiempo y dinero y fracaso en la participación de los procesos licitatorios. 3.3.2.3 Beneficios Esperados Mejorar el control de todos los procedimientos y actividades de la empresa La implementación de las Tics, permitirá mejorar los procedimientos y servicios que se prestan a sus clientes en un tiempo de respuesta inmediato El desarrollo e implementación de las Tics para Sima ingenieros Ltda., será de gran beneficio por cuanto podrá contar con nuevos métodos, técnicas y herramientas que agilicen sus procesos y promuevan una funcionabilidad más eficiente para sus clientes Las nuevas tecnologías brindan a la empresa y a sus clientes la garantía de su exactitud, confidencialidad, fácil acceso y seguridad para la información. La implementación de esta tecnología permitirá reducir el tiempo de operación de los empleados, maquinaria y equipo, reducción de insumos en la construcción, control de pérdidas físicas y económicas, elaboración de bases históricas, alimentación de información y control de procesos. Con una organización tecnológicamente definida podrá participar en un mayor número de licitaciones públicas y privadas simultáneamente
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La implementación de nuevas tecnologías permitirá reducir el consumo de recursos físicos, restructuración de funciones, optimizando al máximo los recursos humanos Finalmente y sin lugar a dudas la implementación de nuevas tecnologías mejoraran la imagen de la empresa ante su competencia. La carencia de nuevas tecnologías hace vulnerable a una empresa por cuanto no cuenta con la información oportuna en el tiempo real que se requiere
3.3.2.4 Descripción del proyecto. La intención de esta alternativa de solución es la viabilidad de adquirir un Software Libre (Open Source), para la implantación de un ERP, el cual puede ser definido como cualquier programa cuyo código fuente fue escrito con la intención declarada de dejarlo disponible para ser usado, y eventualmente modificado, por terceros. Este tipo de Software libre es usualmente desarrollado como una colaboración pública entre varios programadores y puesto a disposición de la comunidad en forma gratuita. Teniendo en cuenta que la empresa carece de recursos para la adquisición propia o elaboración de un software de esta clase, la empresa una vez reestructurada planeara integrar en sus dependencias la sección de sistemas contratando a personal especializado para definir la viabilidad de esta alternativa a mediano plazo. Este tipo de tecnologías que pueden ser adaptadas a mediano plazo constituyen proyectos que surgen de intereses principalmente personales y son desarrollados en su mayor parte por voluntarios. Si bien son programas que están disponibles bajo una serie de licencias de software, estas aplicaciones están disponibles en la práctica a muy bajo o sin costo. El costo radicaría en la implantación del sistema el cual por su elevado costo en mano de obra es necesario pensarlo con proyecciones a un mediano plazo mediante la contratación de personal especializado en esta área. Las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) han sido ampliamente usadas por empresas de ingeniería en todo el mundo y la nación, para mejorar sus procesos productivos, labores administrativas y la gestión en general.
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Sin embargo, por razones de costos, en la mayoría de los casos las TICs son sólo para un segmento muy particular de organizaciones fuertes en su mayoría multinacionales por ejemplo: Carlisle FoodService Products ,
en Oklahoma, USA, es un fabricante de herramientas de nivel profesional y vajillas para la industria de servicio de comestibles Exploit Technology Co Ltd,
el fabricante principal en Taiwan de hojas de difusión de luz de fondo para pantalla LCD, hojas de reflector y película híbrida óptica en Alemania es una de las compañías más grandes en el mundo que procesa polímero, componentes para las industrias de construcción, auto, y medicina. REHAU AG+Co
Así como ellas existen muchas más , es decir los Tics y ERP aparentemente aplicadas para aquellas industrias que pueden solventar los altos costos que demanda la adquisición, implantación y desarrollo de una solución tecnológica propia, acoplada a las necesidad físicas, tecnológicas y sistemáticas de la organización a corto plazo. Empresa que se beneficia de la integración de información producto funcionamiento del ERP al eliminar las aplicaciones autónomas existente en los computadores personales y portátiles, los cuales aíslan los procesos de negocio a ciertos departamentos y operaciones. Poniendo en riesgo la empresa por falta de toma de decisiones oportunas. El resultado es un procesamiento directo, consolidación de aplicaciones y gestión reducida, lo que resulta en un aumento de productividad laboral, eficiencia de procesos de negocio y efectividad de operaciones
Tabla 4. Costo de algunas soluciones ERP disponibles con software licenciado REFERENCIA Hazent Systems BusinessProgressSL ATE Informática LiderITSA Gestalia EBS M2CConsultingSL presidencia de la nacion
VALOR $ $ $ $ $ $ $ 27
52,913,424.96 52,913,424.96 64,402,542.24 134,575,552.27 158,740,274.87 137,104,475.39 167,470,989.99
MBS Solutions IBdos Navision Euclides Información Navision y Axapta bsdconsulting MTP Consultants MIcrosoft Business Solutions netware sitemas AG Softwarwe Miguel Merino I3S Ingenieria de integración
$ $
182,357,300.21 186,078,877.77
$
193,207,626.73
$
305,912,075.65
$
352,756,166.38
$ $ $
483,019,066.81 644,025,422.42 705,512,332.77
$
966,038,133.63
Teniendo en cuenta que el costo final dependerá del número de módulos, dependencias y actividades que se desee integrar, es necesario contar con la asesoría de un especialista en sistemas de la información para que apoye el proceso de selección, adquisición y montaje. Dado lo anterior, y conociendo los costos de adquisición e implementación de un ERP propio es imposible su adopción en la empresa objeto del presente estudio por ser una pequeña o mediana empresa (MIPYME), con bajos ingresos comparados para acceder a las bondades de las TICs. Sin embargo, por investigaciones realizadas por internet, se ha producido un movimiento muy importante en el ámbito del desarrollo de software, que podría transformarse en una solución real para las MIPYMEs de cara a la adopción de TICs en su devenir diario. Se trata por lo tanto de implementar el Software Libre (Open Source), usualmente desarrollado como una colaboración pública entre varios programadores y puesto a disposición de la comunidad en forma gratuita. A continuación se detallan algunas soluciones de Software Libre de uso actual en las MIPYMEs a nivel internacional. Estas son herramientas que han logrado niveles de funcionalidad y uso que las hacen adecuadas para ser utilizadas en entorno de la empresa objeto del presente estudio Tabla No 5. Detalle de Algunos Software Libres 1 SISTEMAS OPERATIVOS E INFRAESTRUCTURA SISTEMAS OPERATIVOS (PARA SERVIDORES 1.1 CLIENTES/ESTACIONES DE TRABAJO) INTERFACES GRÁFICAS DE USUARIO 1.2
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Y
1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8
2 3 3.1 3.2 3.3 4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6 7 8
INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: FILTROS ANTI-SPAM INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: SERVIDORES DE CORREO ELECTRÓNICO INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES: CLIENTES DE CORREO ELECTRÓNICO SEGURIDAD (CORTAFUEGOS, FILTROS ANTI-VIRUS, ETC.) SERVIDORES WEB ADMINISTRACIÓN DE REDES Y SERVIDORES MISCEL NEOS (VIRTUALIZACI N, DNS, DHCP, IMPRESI N, ETC DESARROLLO DE APLICACIONES E INFRAESTRUCTURA BASES DE DATOS SERVIDORES DE APLICACIÓN HERRAMIENTAS DE DISE O Y CONSTRUCCIÓN DE PORTALES DE CONTENIDO Y DE COMERCIO ELECTRÓNICO LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN SOLUCIONES DE INFRAESTRUCTURA COLABORACIÓN/TRABAJO EN GRUPO/COMUNICACIÓN GESTIÓN DE CONTENIDOS EMPRESARIALES (GESTIÓN DE DOCUMENTOS, GESTIÓN DE CONTENIDOS WEB) GESTIÓN DE IDENTIDADES Y ACCESO VOZ SOBRE IP Y TELEFONÍA APLICACIONES DE NEGOCIOS SOLUCIONES CLIENTE DE NEGOCIOS Y OFIMÁTICA CRM, ERP Y COMERCIO ELECTRÓNICO
Reiteramos que tan solo un especialista en tecnologías de la información podría brindar la asesoría para seleccionar las mejores alternativas de software disponible acorde con las necesidades de SIMA INGENIERIA LTDA. 3.3.2.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa Para la implantación del Software libre es necesario contar con los siguientes recursos humanos, financieros, logísticos y de infraestructura física.
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Recursos Humanos: Profesional Especialista en tecnologías de la información capacitado a fin de evaluar y diagnosticar el Software requerido para la empresa de acuerdo a los niveles operativos de la empresa con una vida útil mayor de 15 años. Este profesional deberá ser contratado con recursos de la empresa una vez reestructurada su organización Tabla No 6 Clases de Tics informáticos que pueden aplicarse a la empresa Informática Telemática Aplicaciones Informáticas de Productividad: Tratamiento y gestión de la información
Procesador de texto Hoja de cálculo Base de datos Programa de presentación
Correo electrónico Grupo de noticias Lista de distribución World Wide Web Chat Audio Conferencia Video Conferencia
Servicios Generales: Comunicación y obtención de información y recursos
Técnico de sistemas capacitado para integrar el software existente en la empresa con la alternativa de solución seleccionada. Equipos La Empresa cuenta con 5 equipos de escritorio y un portátil, para uso exclusivo de las funciones operacionales de la empresa Para desarrollar la alternativa de solución el especialista en sistemas deberá definir el software y hardware que se requiere, cotizar y presentar a la junta de socios la alternativa económica más favorable para su discusión. Consultores. Una vez definido el Software Libre es necesario contactar a la oficina encargada de su distribución, pues según lo consultado en Internet, algunos software libres requieren de un licenciamiento. Así mismo los consultores o creadores del sistema ofrecen los servicios de implantación. Información disponible: Actualmente SIMA INGENIERA LTDA, no cuenta con libros o documentos relacionados con la alternativa de solución por lo cual es necesario la adquisición de este material de consulta para que sea
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evaluada y conocida la información por la junta de socios, gerente y demás funcionarios La Única información disponible es la consultada por Internet, en los computadores de escritorio o portátiles con modem personal o corporativo. Infraestructura y Espacio: SIMA INGENIEROS LTDA, Cuenta con proyecciones de crecimiento físicos y tecnológicos a mediano y largo plazo. Actualmente no cuenta con un espacio disponible, pero según las indicaciones y áreas requeridas por el especialista, es viable realizar las adecuaciones solicitadas por la nueva tecnología. Tiempo estimado para el diagnostico y puesta en marcha. Se estima que el diagnóstico del software libre requerido es de dos meses y la implantación en 10 meses, tiempo estimado el cual puede ser modificado de acuerdo a lo indicado por el especialista. 3.3.2.6 Sistema de seguimiento y control. Finalmente las actividades de seguimiento, control y postventa, son aquellas que requieren de la mayor atención, pues el crecimiento de las Empresa está íntimamente relacionado con la satisfacción de los Clientes. Actualmente SIMA INGENIEROS LTDA, no cuenta con un software para el seguimiento y control de sus actividades una vez concluidos los negocios derivados de sus funciones administrativas. Así mismo no cuenta con bases de datos que permitan un seguimiento histórico de cada una de sus acciones. Por lo tanto es necesario implementar un sistema de gestión de calidad que permita el monitoreo periódico y seguimiento de los trabajos desarrollados por las diferentes áreas de la compañía. El software deberá permitir el seguimiento en tiempo real de las actividades desarrolladas por cada una de la dependencia a fin de tomar decisiones oportunas. Lo anterior con el fin de determinar realmente cual es la rentabilidad de cada uno de los negocios desarrollados, la relación beneficio y costo, la tasa de crecimiento y la oportunidad de invertir en nuevas tecnologías, infraestructura, recurso humano. Si queremos que realmente las TIC ofrezcan un apoyo verdadero y continúo al negocio, debemos pensar en ellas como un medio y no un fin en sí mismas 31
3.3.3 Fortalecimiento y reestructuración de la empresa para emprender la actualización tecnológica implementando la ingeniería de procesos. 3.3.3.1 Objetivos y metas Objetivo general El objetivo principal de este proyecto está centrado en optimizar los procesos y actividades que se desarrollan en cada una de la dependencia de la empresa. Metas Fortalecer y reestructurar la empresa con el fin de aclarar con exactitud las funciones de cada dependencia, eliminar sus debilidades Implementar Tecnologías de la información y comunicación actualizadas y acordes a la reestructuración de la empresa. Crear dependencias para armonizar las tareas y actividades. 3.3.3.2 Justificación Con la implementación de métodos de ingeniería de Procesos SIMA INGENIERIA LTDA asegurara en cada una de las dependencias y sus relaciones contractuales con los clientes, desde el momento en que se coloca un pedido, o se firma un contrato y hasta el momento en que la compañía lo entrega a satisfacción, sean tan eficientes, sensibles y orientados al servicio, como sea posible. Una empresa requiere de procesos que garanticen la sostenibilidad en el tiempo. En el organigrama de SIMA INGENIERIA LTDA, se nota que no hay una jerarquía definida entre el ingeniero de proyectos, el coordinador de proyectos y los puestos jerárquicamente inferiores, lo que puede desembocar en conflictos de autoridad, duplicidad de órdenes y funciones flujos de información inadecuados, situación que puede desmejorar el rendimiento y la realización de las actividades de los proyectos. En la administración y gerencia de proyectos se presta especial atención a este aspecto definiendo claramente las jerarquías, los roles y funciones lo mismo que los flujos de información que garanticen un desarrollo armonioso y eficiente de las actividades de los proyectos para cumplir a los clientes en 32
los tiempos establecidos al mismo tiempo que se hace un uso eficiente de los recursos (humanos y financieros) a fin de maximizar los rendimientos. 3.3.3.3 Beneficios Esperados El fortalecimiento de la empresa a través de la implementación de la Ingeniería de Procesos es replantear y remodelar por completo los procesos de negocios con base en estructuras provenientes de la Tecnología de Información disponibles. Además, su efecto se extiende no sólo a los procesos de negocios, sino también a los métodos de administración, las definiciones de puestos y las estructuras organizacionales. El resultado final es la discriminación especifica de roles y funciones para definir con posterioridad los software especializados a implementar en cada una de las dependencias y con una vida útil superior a diez años. 3.3.3.4 Descripción del proyecto Realizar la Ingeniería de Procesos en cada una de las dependencias permitiendo a la compañía simplificar, integrar y reorganizar todas las áreas del negocio antes de automatizarlas. Los procesos de negocios no reconocen las barreras que separan a los departamentos, como compras, producción, ventas, contabilidad y administración de recursos humanos. Una vez terminada la reorganización, se emplea la tecnología para automatizar los procesos de negocios de acuerdo con el nuevo modelo, evitando así la práctica de automatizar los procesos obsoletos. El resultado final es una organización más sana y eficiente, que reacciona con rapidez a las demandas del consumidor y a los cambios en el mercado. La reestructuración de la empresa implicara un cambio radical en la organización. De hecho, antes de que la Ingeniería de Procesos surgiera como una técnica para implementar productos ERP (Planeación de Recursos Empresariales), el costo de instalar nuevas soluciones era aproximadamente 1:10.
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Sima Ingeniería Ltda. es una empresa consiente en que debe mejorar constantemente los procesos de negocios conforme evolucionan y responder a las demandas de consumo. El procedimiento para desarrollar la reestructuración de la empresa puede ser el siguiente: • Verificación. Replantear los procesos de negocios eficientes. • Simplificación. Convertir las funciones de negocios en modelos eficientes. • Reorganización. Buscar nuevas formas de organizar el trabajo. • Integración. Integrar todos los procesos de negocios críticos. • Automatización. Usar la tecnología para automatizar los procesos de negocios rediseñándolos. • Comunicación. Aumentar la comunicación para auxiliar los nuevos procesos de negocios holísticos (orientados en procesos). • Adaptación. Reconsiderar y mejorar constantemente los procesos de negocios. 3.3.3.5 Recursos con lo que dispone la empresa para desarrollar la alternativa ECONOMICOS: SIMA INGENIERIA LTDA, deberá contratar a una firma consultora especialista en restructuración de empresas a fin de realizar la ingeniería de procesos en cada una de sus dependencias. HUMANOS: SIMA INGENIERIA LTDA, No cuenta con personal capacitado en ingeniería de procesos, por lo cual deberá contratar a una firma especialista consultora
DE INFRAESTRUCTURA: SIMA INGENIERIA LTDA, Cuenta con las instalaciones adecuadas para la reestructuración de la empresa, el consultor deberá indicar las obras requeridas para implantar los procesos. 3.3.3.6 Sistemas de Seguimiento y control SIMA INGENIERIA LTDA, no cuenta con un sistema de seguimiento y control para cada uno de sus procesos, por lo cual las actividades de reestructuración y acorde con las recomendaciones de la firma consultora, la gerencia deberá tener las herramientas que le permitan durante el
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