TIPOS DE ORGANIGRAMAS.doc

 TIPOS DE ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMAS A.- Por su Forma: 1. Organigrama Organigrama Vertica.  Vertica. !a"a #uesto su$or"ina"o a otro se re#resenta #or cua"ros en un ni%e in&erior' iga"o #or (neas )ue re#resentan a comunicaci*n "e res#onsa$ii"a" res#onsa$ii"a" +  + autori"a" autori"a",, son as grcas ms usa"as' &cimente com#rensi$es' +a )ue in"ican en &orma o$/eti%a a /erar)u(a. E incon%eniente )ue re#resenta es )ue ese mu+ "i&(ci in"icar os #uestos in&eriores. De ca"a cua"ro "e segun"o ni%e se sacan (neas )ue in"ican a a comunicaci*n "e autori"a" + res#onsa$ii"a" a os #uestos )ue "e#en"en "e 0 + as( sucesi%amente. Venta/as:

Son as ms usa"as +' #or o mismo' &cimente com#ren"i"as. In"icar en &orma o$/eti%a as /erar)u(as "e #ersona #ersona.. Des%enta/as: Se #ro"uce e ama"o e&ecto "e trianguaci*n' +a )ue' "es#u0s "e "os ni%ees' es mu+ "i&(ci in"icar os #uestos in&eriores' #ara o )ue se re)uerir(a 2acerse organigramas organigramas mu+  mu+ aarga"os. Esto suee soucionarse:

3acien"o una carta cartamaestra maestra )ue com#ren"a 2asta e #rimer ni%e inea + sta4 "e a em#resa' em#resa' + #osteriormente 2acer #ara ca"a "i%isi*n' "e#artamento o secci*n' una carta su#ementaria. !oocan"o a os su$or"ina"os "e un /e&e' /e&e ' cuan"o son numerosos' uno so$re otro' iga"os #or a (nea "e autori"a" + res#onsa$ii"a" )ue corre a unos "e os a"os. 5.- Organigrama 3ori6onta. E ni%e m7imo m7i mo /err)uico se re#resenta a a i6)uier"a' os "ems ni%ees /err)uicos %an 2acia a "erec2a siguien"o a &orma norma en )ue acostum$ramos eer.

Venta/as:

Siguen a &orma norma en )ue acostum$ramos eer. eer. Disminu+en en &orma mu+ consi"era$e e e&ecto "e trianguaci*n. Des%enta/as: Son #ocos usa"os en #rcticas' + muc2as %eces' %e ces' aun #u"ien"o 2acerse una soa carta "e to"a a organi6aci*n' resutan os nom$res "e os /e&es "emasia"o a#i8a"os +' #or o tanto' #oco caros. 9. Organigrama Mi7to. Esta grca es a com$inaci*n entre e ntre e organigrama %ertica + e organigrama 2ori6onta' su utii6aci*n es #or ra6ones "e

es#acio. Organigrama !ircuar. !ircuar. Est &orma"o #or un cua"ro centra )ue corres#on"e a a autori"a" m7ima en a em#resa em#resa'' a cu+o "erre"or se tra6an c(rcuos' ca"a uno constitu+e un ni%e /err)uico. / err)uico. sa"as #or em#resas em#resas "e"ica"as  "e"ica"as a $rin"ar ser%icios ser%icios "e  "e cutura cutura'' arte arte'' etc o nes sociaes.

Venta/as: In"ican me/or a ongitu" "e os ni%ees #or "on"e #asa a autori"a" &orma. Siguen a &orma norma en )ue acostum$ramos eer. Disminu+en en &orma mu+ consi"era$e e e&ecto "e trianguaci*n. In"ican me/or a ongitu" "e os ni%ees #or "on"e #asa a autori"a" &orma. Des%enta/as: Son #ocos usa"os en #rcticas' + muc2as %eces' aun #u"ien"o 2acerse una soa carta "e to"a a organi6aci*n' resutan os nom$res "e os /e&es "emasia"o a#i8a"os +' #or o tanto' #oco caros. ;.- Organigrama Ra"ia. sa"a #or as mismas organi6aciones circuares

<. Organigrama Escaar. !onsiste en se8aar con "i&erentes sangr(as en e margen i6)uier"o os "i&erentes ni%ees /err)uicos.

Venta/as: Pue"en usarse' #ara ma+or cari"a"' "istintos ti#os "e etras. Des%enta/as: Estos organigramas son #oco usa"os to"a%(a' + aun)ue resutan mu+ sencios' carecen "e a &uer6a o$/eti%a "e a)ueos )ue encierran ca"a nom$re "entro "e un cua"ro' #ara "estacaro a"ecua"amente. =.- Por su conteni"o: 1.- Estructura.- Descri$e a estructura orgnica "e a em#resa.

5.- Funciona.- Es e cua "escri$e e "e#artamento + sus &unciones #rinci#aes

9.- De #ersona.- Es e cua "etaa en ca"a rectnguo "e organigrama o siguiente. a.- Nom$re "e #uesto o cargo $.- Nom$re "e a #ersona )ue o "esem#e8a c.- !*"igo "e rango ".- N>mero "e su$or"ina"os "irectos c.- N>mero "e tra$a/a"ores a su cargo

!.- Por su nai"a" comunicati%a 1.- Sintetico.- Se e conoce tam$i0n como go$a o genera' en e cua se grca os *rganos ms im#ortantes.

5.- Ana(tico.- Se e conoce tam$i0n como "etaa"o' es#ec(co' en e cua se grca to"os os *rganos "e a em#resa.

MANA?ES ADMINISTRATIVOS !ON!EPTO Du2at @i6atus Migue A. ?o "ene  n "ocumento )ue contiene' en &orma or"ena"a + sistemtica' in&ormaci*n +o instrucciones so$re 2istoria' organi6aci*n' #o(tica + #roce"imientos "e una em#resa' )ue se consi"eran necesarios #ara a menor e/ecuci*n "e tra$a/o. Para Terr+ G.R.:

Es un registro inscrito "e in&ormaci*n e instrucciones )ue conciernen a em#ea"o + #ue"en ser utii6a"os #ara orientar os es&uer6os "e un em#ea"o en una em#resa. !ontinoo G. ?o conce#tuai6ar como:  na e7#resi*n &orma "e to"as as in&ormaciones e instrucciones necesarias #ara o#erar en un "etermina"o sector, es una gu(a )ue #ermite encaminar en a "irecci*n a"ecua"a os es&uer6os "e #ersona o#erati%o. ?os manuaes a"ministrati%os son "ocumentos )ue sir%en como me"ios "e comunicaci*n + coor"inaci*n )ue #ermiten registrar + transmitir en &orma or"ena"a + sistemtica a in&ormaci*n +o instrucciones so$re #o(ticas' organi6aci*n' &unciones' #roce"imientos' etc. Bue se consi"eran necesarios #ara a e/ecuci*n "e as acti%i"a"es + tareas. ANTE!EDENTES. E uso "e os manuaes' "e )ue se tenga registro' "ata "e os a8os "e a segun"a guerra mun"ia' en %irtu" "e )ue en e &rente se conta$a con #ersona no ca#acita"o en estrategias "e guerra + &ue me"iante os manuaes como se instru(a a os so"a"os en as acti%i"a"es )ue "e$er(an "esarroar en cam#a8a. ?os #rimeros intentos "e manuaes a"ministrati%os &ueron en &orma "e circuares' memorn"ums' instrucciones internas' etc.' me"iante os cuaes se esta$ec(an as &ormas "e o#erar "e un organismo, ciertamente estos intentos carec(an "e un #er t0cnico' #ero esta$ecieron a $ase #ara os manuaes a"ministrati%os. ?os manuaes res#on"en a o siguiente: CBue 2acer ?as acciones C!*mo 2acer ?os #roce"imientos CBuien o 2ace Res#onsa$ii"a" De$eres + "erec2os De os Tra$a/a"ores CBue "e$en contener os manuaes A )uien %a "irigi"o Por)ue %a "irigi"o en ese senti"o ?a #o(tica genera "e a em#resa 3istoria + antecen"entes Estructura Orgnica

Normas #ara e #ersona Proce"imientos generaes "e tra$a/o Proce"imientos "e "ocumentaci*n Proce"imientos "e orientaci*n + ca#acitaci*n "e #ersona Normai6aci*n + contro "e trmites Souci*n a conictos /err)uicos FINA?IDAD DE ?OS MANA?ES De#en"e "e o )ue se #reten"a e%ar a ca$o Deimitar en &orma escrita: &unciones' res#onsa$ii"a" + autori"a" "e ca"a cargo. Normai6ar + controar os trmites "e os #roce"imientos A"octrinamiento a #ersona nue%o A"iestramiento + orientaci*n a #ersona "e ser%icio I"enticar os canaes "e comunicaci*n + "e coor"inaci*n. O=ETIVOS DE ?OS MANA?ES Presentar una %isi*n "e con/unto "e a organi6aci*n Precisar as &unciones asigna"as a ca"a uni"a" a"ministrati%a Esta$ecer caramente e gra"o "e autori"a" + res#onsa$ii"a" "e os "istintos ni%ees /err)uicos !oa"+u%ar a a correcta atenci*n "e as a$ores asigna"as a #ersona Permitir e a2orro "e tiem#o + es&uer6o en a reai6aci*n "e tra$a/o Funcionar como me"io "e reaci*n + coor"inaci*n. Ser%ir como %e2(cuo "e in&ormaci*n a os #ro%ee"ores "e $ienes' #resta"ores "e ser%icios' usuarios +o cientes REBISITOS DE ?OS MANA?ES ADMINISTRATIVOS Se "e$e tener en cuenta: Si o$e"ece su &ormuaci*n a necesi"a"es reaes Bue se re"acte en &orma sencia + cara Bue contenga o in"is#ensa$e Bue no sea mu+ %ouminoso

Bue se "e a conocer a #ersona Bue se actuaice #erio"icamente Bue se instru+a a #ersona en su a"ecua"a utii6aci*n VENTAAS DE? SO DE MANA?ES Son un com#en"io "e a totai"a" "e &unciones + #roce"imientos )ue se "esarroa en una organi6aci*n' eementos 0stos )ue #or otro a"o ser(a "i&(ci reunir. ?a gesti*n a"ministrati%a + a toma "e "ecisiones no )ue"an su#e"ita"as a im#ro%isaciones o criterios #ersonaes "e &uncionario actuante en ca"a momento' sino )ue son regi"as #or normas )ue mantienen continui"a" en e trmite a tra%0s "e tiem#o. carican a acci*n a seguir o a res#onsa$ii"a" a asumir en a)ueas situaciones en as )ue #ue"en surgir "u"as res#ecto a )u0 reas "e$e actuar o a )ue ni%e acan6a a "ecisi*n o e/ecuci*n. Mantienen a 2omogenei"a" en cuanto a a e/ecuci*n "e a gesti*n a"ministrati%a + e%itan ?a &ormuaci*n "e a e7cusa "e "esconocimiento "e as normas %igentes. Sir%en #ara a+u"ar a )ue a organi6aci*n se a#ro7ime a cum#imiento "e as con"iciones )ue conguran un sistema. Son un eemento cu+o conteni"o se 2a i"o enri)uecien"o con e transcurso "e tiem#o. Faciitan e contro #or #arte "e os su#er%isores "e as tareas "eega"as a e7istir n instrumento )ue "ene con #recisi*n cues son os actos "eega"os. Son eementos in&ormati%os #ara entrenar o ca#acitar a #ersona )ue se inicia en &unciones a as )ue 2asta ese momento no 2a$(a acce"i"o .Economi6an tiem#o' a $rin"ar souciones a situaciones )ue "e otra manera "e$er(an ser anai6a"as' e%aua"as + resuetas. $ican a #artici#aci*n "e ca"a com#onente "e a organi6aci*n en e ugar )ue e corres#on"e' a os e&ectos "e cum#imiento "e os o$/eti%os em#resariaes. !onstitu+en un eemento )ue #osi$iita a e%auaci*n o$/eti%a "e a actuaci*n "e ca"a em#ea"o a tra%0s "e cote/o entre su asignaci*n "e res#onsa$ii"a"es seg>n e manua' + a &orma en )ue as mismas se "esarroan. Permiten a "eterminaci*n "e os estn"ares ms e&ecti%os' +a )ue estos se $asan en #roce"imientos 2omog0neos + met*"icos.

?IMITA!IONES DE ?OS MANA?ES E7iste un costo en su re"acci*n + con&ecci*n )ue' in"u"a$emente' "e$e a&rontarse. E7igen una #ermanente actuai6aci*n' "a"o )ue a #0r"i"a "e %igencia "e su conteni"o acarrea su tota inutii"a". No incor#oran os eementos #ro#ios "e a organi6aci*n in&orma' a )ue e%i"entemente e7iste #ero no es reconoci"a en os manuaes. Resuta "i&(ci "enir e ni%e *#timo "e s(ntesis o "e "etae a e&ectos "e )ue sean >ties + sucientemente e7i$es. Su utii"a" se %e imita"a o es nua cuan"o a organi6aci*n se com#one "e un n>mero re"uci"o "e #ersonas +' #or o tanto' a comunicaci*n es mu+ ui"a + e %oumen "e tareas re"uci"o. !?ASIFI!A!ION DE ?OS MANA?ES Po"emos casicar a os manuaes a"ministrati%os en "os gru#os, #or su conteni"o + #or su &unci*n es#ec(ca' en e siguiente cua"ro se "escri$en ca"a una "e estas agru#aciones: - Manua "e 2istoria "e organismo. - Manua "e #o(ticas. Por su conteni"o

- Manua "e #roce"imientos a"ministrati%os. - Manua "e organi6aci*n + &unciones. - Manua "e a"iestramiento o instructi%o. - Manua t0cnico. - Manua "e #ro"ucci*n. - Manua "e com#ras. - Manua "e %entas.

Por &unci*n es#ec(ca

- Manua "e nan6as. - Manua "e conta$ii"a". - Manua "e cr0"ito + co$ran6a. - Manua "e #ersona. - Manuaes generaes HDos o ms o#eraciones.

PRO!ESO DE E?A=ORA!IJN.

?a #rimera eta#a en a ea$oraci*n "e manuaes "e un organismo' em#ie6a con una a"ecua"a #aneaci*n' #or o )ue ser im#ortante en 0sta eta#a consi"erar &actores como: Denici*n #recisa "e os o$/eti%os "e ca"a una "e as reas "e organismo. Diagn*stico situaciona "e a em#resa' en sus #rinci#aes com#onentes, #ersona' nan6as' organi6aci*n + tecnoog(a usa"a etc. E conocimiento "e estos #untos #ermitir "esarroar un #an "e ea$oraci*n a"ecua"o + acor"e a a situaci*n )ue guar"a e organismo, #or o )ue e siguiente #aso en a #aneaci*n ser' e #rograma "e tra$a/o' en e )ue se reai6an estimaciones en tiem#o + e "inero "e "esarroo "e #an. E7isten "os t0cnicas "e #rogramaci*n )ue #ue"en ser usa"as en a ea$oraci*n "e manuaes a"ministrati%os' as grcas PERT + !PM' su uso #ue"e ser #or se#ara"o aun)ue con a com$inaci*n "e am$as se o$tienen menores resuta"os. ?as sigas PERT signican t0cnica "e e%auaci*n + re%isi*n "e #rogramas' as sigas !PM signican m0to"o "e camino cr(tico otra t0cnica "e #rogramaci*n >ti #ara a ea$oraci*n "e manuaes es a grca "e $arras * "e Gant' a igua )ue a grca PERT sir%e #ara esta$ecer grcamente e #roceso "e ea$oraci*n "e os manuaes' o )ue #ermite su#er%isar os a%ances + a a#icaci*n "e recursos, as( #ues' e #rimer #aso en a ea$oraci*n "e un manua a"ministrati%o' ser a #rogramaci*n $sica #ara este n' es recomen"a$e seguir os siguientes #asos: Di%i"ir a ea$oraci*n "e manua en eta#as $ien "eni"as + en tramos cortos "e tiem#o. Determinar a secuencia "e "ic2as eta#as. Estructurar en &orma "e u/o a secuencia. Estimar e tiem#o necesario #ara ca"a eta#a "e a secuencia' as( como a uni"a" "e me"i"a "e tiem#o a usar H"(a' mes' $imestre' etc.. Estimar e tiem#o tota #ara a ea$oraci*n "e manua. ?a ea$oraci*n "e ca"a manua a"ministrati%o Horgani6aci*n' #roce"imientos' #o(ticas + #or &unci*n es#ec(ca es "i&erente' sin em$argo intentaremos es)uemati6ar un #roceso )ue a$ar)ue a to"os os manuaes + es #ro#orcione una $ase #ara ea$orar manuaes' +a )ue os mismos manuaes son "e caracter(sticas "i&erentes #ara ca"a organismo. 1. Reco#iaci*n "e a in&ormaci*n !on e #ro#*sito "e o$tener ma+or coa$oraci*n "e to"as as reas "e organismo' es necesario comunicar #or escrito )ue se re)uiere "e a#o+o + coo#eraci*n #ara ea$oraci*n "e os manuaes.

?a reco#iaci*n "e in&ormaci*n #o"remos e&ectuara me"iante a in%estigaci*n "ocumenta' o$ser%aciones' cuestionarios + entre%istas. Me"iante a in%estigaci*n "ocumenta o$ten"remos' escritos' grcas' e+es' instructi%os re#ortes etc.' )ue nos #ermitan conocer mas a &on"o a uni"a" a"ministrati%a )ue ea$oraremos sus manuaes. ?a o$ser%aci*n es otro me"io "e o$tener in&ormaci*n #ara ea$orar un manua' es im#ortante )ue e anaista' tenga e tacto necesario #ara o$ser%ar + recoectar a in&ormaci*n "e c*mo se reai6an as acti%i"a"es es#ecicas "e ca"a #ersona' "e$i0n"ose com#ementar con a in&ormaci*n )ue o$tenga me"iante a a#icaci*n "e cuestionarios + entre%istas' #re%iamente "ise8a"as, as cuaes #ermitirn conocer in&ormaci*n es#ec(ca "e un gran n>mero "e #ersonas, a entre%ista #ermite' a"ems "e conocer in&ormaci*n "e a estructura' a o#ini*n "e as #ersonas )ue reai6an as acti%i"a"es. 5. Procesamiento "e a in&ormaci*n. ?a in&ormaci*n reca$a"a "e$e seguir un #rocesamiento' #ara )ue #ue"a ser a#ro%ec2a"a a m7imo' os #asos "e este #roceso "e organi6aci*n "e a in&ormaci*n' son os siguientes: De#uraci*n !asicaci*n' + Anisis E anaista "e$e "esarroar una sensi$ii"a" mu+ agu"a #ara e mane/o "e a in&ormaci*n' #ues a resistencia a cam$io' os "i&erentes intereses "entro "e as estructuras im#i"en "ar in&ormaci*n com#eta' %era6 + o#ortuna con reaci*n a as &unciones' acti%i"a"es + res#onsa$ii"a"es "e ca"a #ersona "e a uni"a" a"ministrati%a. Para a integraci*n "e ca"a manua es im#ortante in&ormar os criterios tanto en a terminoog(a como en a #resentaci*n "e a in&ormaci*n' con e #ro#*sito "e )ue se esta$e6ca + mantenga un senti"o "e continui"a" + "e uni&ormi"a". 9. Re"acci*n. De$e anai6arse mu+ a&on"o a re"acci*n )ue 2a "e utii6arse en ca"a manua' tenien"o en cuenta' a )ue #ersonas %a "irigi"o' e gra"o "e es#eciai6aci*n "e manua' e #osi$e uso * &recuencia "e consuta' etc. Es recomen"a$e esta$ecer un #erio"o "e tiem#o suciente #ara e re"acci*n "e manua' #ermitien"o con eo a os re"actores tra$a/ar sin #resi*n, en a me"i"a "e o #osi$e' si e #resu#uesto o #ermite' se "e$e contratar a un es#eciaista en correcci*n "e estio' )uien se encargue "e a

re%isi*n na "e a re"acci*n "e os manuaes' #ermitien"o con eo un engua/e sencio caro' #reciso + com#rensi$e. K Ea$oraci*n "e grcas. n a#o+o im#ortante a a re"acci*n * conteni"o "e os manuaes' son sin "u"a as grcas' #ues &aciitan a com#rensi*n "e os manuaes, as re#resentaciones grca mas comunes son: Organigramas. Diagramas "e u/o' + !ua"ros "e "istri$uci*n. ;. Formato + com#rensi*n. n manua a"ministrati%o' cum#e con su o$/eti%o $sico' e "e ser consuta"o' cuan"o #or su &ormato + or"en in%ita a usuario a "es#ertar sus "u"as o in)uietu"es' tres caracter(sticas im#ortantes )ue "e$e tener un manua son: Facii"a" "e ectura +o consuta. Bue #ermita 2acer re&erencias r#i"as + #recisas. Res#irar conan6a #or su a#ariencia + or"en. Es recomen"a$e usar 2o/as intercam$ia$es a n "e &aciitar su re%isi*n + actuai6aci*n' a"ems "e usar numeraci*n consecuti%a con e tota "e 2o/as' e/em#o: 2o/a 9 "e K; no menos im#ortante te7to' es "ecir' su "istri$uci*n en as #ginas' usan"o correctamente os es#acios en $anco' os mrgenes am#ios + a utii6aci*n uni&orme "e sangra"o, a "ise8ar e &ormato "e os manuaes a"ministrati%os es usua e enca$e6amiento "e #ginas' "on"e se asienta a in&ormaci*n $sica "e ca"a manua como: t(tuo "e manua' t(tuo "e #roce"imiento' &ec2a "e #u$icaci*n' n>mero "e #gina' etc0tera' 0sta in&ormaci*n #ermite a usuario consutas r#i"as. <. Re%isi*n + a#ro$aci*n. En a #rctica' a re%isi*n se e&ect>a en "os &ases, "urante a #rimera re%isi*n' es con%eniente e&ectuar reuniones con os #artici#antes en a ea$oraci*n "e os manuaes' anaistas' "irecti%os + usuarios' to"os eos reai6an una re%isi*n a conteni"o "e os manuaes $a/o os siguientes as#ectos: Re%isi*n /usta + o$/eti%a "e materia . Pro#orcionar cr(ticas es#ec(cas + constructi%as. Re%isar a "etae + "e%o%er os materiaes r#i"amente "entro "e un #a6o #re%iamente acor"a"o.

E%itar cam$ios s*o #or gusto #ersonaes. Posterior a esta re%isi*n' a segun"a &ase consiste en una re%isi*n rigurosa na' a cargo "e anaista + "irecti%os "e a em#resa' cuminan"o con a a#ro$aci*n "e os ni%ees "irecti%os "e )uien tenga a su cargo "ic2as res#onsa$ii"a"es. ?as &ormas ms comunes #ara a a#ro$aci*n es en ca"a una "e as 2o/as * $ien utii6an"o una 2o/a #ara su a#ro$aci*n, a a#ro$aci*n como #unto na en a ea$oraci*n "e os manuaes a"ministrati%os' %iene a "ar #aso a a im#resi*n' "istri$uci*n + contro "e os manuaes' en esta &ase na es recomen"a$e e&ectuar un #rograma "e "i&usi*n en &orma simutnea a a "istri$uci*n' e%an"o a ca$o un contro estricto' a )uienes "e$an asignarse un e/em#ar' es "ecir s*o a os usuarios "e ca"a manua' sien"o soamente a gerencia genera * "irecci*n' )uien "e$a tener un e/em#ar "e to"os os manuaes. Es im#ortante esta$ecer #roce"imientos )ue #ermitan a conser%aci*n + retenci*n "e os manuaes a"ministrati%os' "e$i"o a as siguientes ra6ones: A Por seguri"a"' +a )ue estos contienen in&ormaci*n con"encia + en su caso "atos )ue ser%ir(an a a com#etencia. = Por costo' #ues a re#osici*n "e os manuaes genera un gasto. Por o anterior se recomien"a e%ar un contro "e "istri$uci*n "e manuaes' )ue consiste en una reaci*n or"ena"a "e os tene"ores "e manuaes' este contro "e$er ser "e uso "e rea "e #ersona' #ara )ue en su momento' re)uiera os e/em#ares "urante as entre%istas "e "es#e"i"a "e #ersona. L. Actuai6aci*n. E %aor "e os manuaes a"ministrati%os' como 2erramienta "e tra$a/o' ra"ica en a in&ormaci*n conteni"a en eos' #or o tanto e manteneros actuai6a"os #ermite )ue cum#an con su o$/eti%o' )ue es #ro#orcionar a in&ormaci*n necesaria #ara e "esarroo "e acti%i"a"es + &unciones, se consi"era #ru"ente a re%isi*n + actuai6aci*n "e os manuaes a"ministrati%os' #or o menos en &orma anua' sien"o recomen"a$e e&ectuarse ca"a seis meses. ?a ma+or(a "e os organismos no #anean sus re%isiones + actuai6aciones' es "ecir as e&ect>an so$re a $ase "e sus necesi"a"es "e actuai6aci*n' #or cam$io "e #o(ticas' nue%os #roce"imientos' nue%os #uestos' etc0tera'. Panear as actuai6aciones #ermite a os organismos un me/or mantenimiento "e sus manuaes a"ministrati%os' +a )ue a tra%0s "e un #rograma escaona"o #or secciones * reas se e/erce menor #resi*n so$re os encarga"os "e as re%isiones, cuan"o e7isten cam$ios' a"iciones * su#resiones en aguna secci*n se anai6an + se e&ect>an' en caso "e ser #roce"entes' "entro "e #er(o"o #rograma"o #ara esta secci*n' es necesario

e%ar un registro "e ca"a cam$io * mo"icaci*n a os manuaes a"ministrati%os' notican"o a os usuarios so$re estos #ara un me/or mane/o "e a in&ormaci*n. ?a uni"a" a"ministrati%a encarga"a "e as re%isiones + actuai6aciones Hm0to"os + #roce"imientos' organi6aci*n + m0to"os' mo"erni6aci*n a"ministrati%a' etc. "e$e ea$orar su #rograma "e re%isiones + actuai6aciones "e c*mo un acuer"o con to"as as reas "e organismo' + "e$e ser acor"e con e #an genera "e a em#resa. E? REG?AMENTO DE ORGANIA!ION  FN!IONES HROF !ON!EPTO E Regamento "e Organi6aci*n + Funciones es un "ocumento normati%o )ue contiene "is#osiciones t0cnico a"ministrati%as )ue reguan + /an a estructura orgnica "e a enti"a" 2asta e tercer ni%e organi6aciona' con su/eci*n a su naturae6a' nes + &unciones. E Regamento "e Organi6aci*n + Funciones es e instrumento normati%o "e gesti*n instituciona en e )ue se #recisa a nai"a"' o$/eti%os' com#etencia + &unciones generaes "e as uni"a"es orgnicas con e o$/eti%o "e "esarroar acti%i"a"es "irigi"as a &ormuar' a#ro$ar + su#er%isar as #o(ticas institucionaes. =ASE ?EGA? Decreto su#remo N 5-Q9-P!M' )ue a#rue$a a Directi%a NK-Q5INAPDNR Normas #ara a Formuaci*n "e Regamento "e Organi6aci*n + &unciones. E Regamento "e Organi6aci*n + Funciones se &ormua a #artir "e a e+ Orgnica o "e creaci*n + "e Estatuto. O=ETIVOS DE? ROF Presentar una %isi*n "e con/unto "e a organi6aci*n. Faciitar e recutamiento "e #ersona. Determinar a estructura orgnica. Descri$ir as &unciones generaes "e ca"a uni"a" orgnica. FORM?A!IJN DE? ROF E Regamento "e Organi6aci*n + Funciones se &ormua a #artir "e a e+ Orgnica o "e creaci*n + "e Estatuto. A?!AN!E

?as normas + #roce"imientos conteni"os en e ROF son "e a#icaci*n #or to"os os organismos "e a a"ministraci*n #>$ica' sa%o os )ue estn e7ce#tua"os #or norma e7#resa. PRIN!IPIOS Princi#io "e Partici#aci*n ?a gesti*n a"ministrati%a "esarroa + 2ace uso "e instancias + estrategias concretas "e #artici#aci*n ciu"a"ana en as &ases "e &ormuaci*n' seguimiento' scai6aci*n + e%auaci*n "e a gesti*n "e go$ierno + "e a e/ecuci*n "e os #anes' #resu#uestos + #ro+ectos ocaes o nacionaes. Princi#io "e Trans#arencia ?os #anes' #resu#uestos' o$/eti%os' metas + resuta"os "e go$ierno sern "i&un"i"os a os %ecinos #ara su conocimiento + anisis. ?a im#ementaci*n "e #ortaes eectr*nicos en Internet + cua)uier otro me"io "e acceso a a in&ormaci*n #>$ica se rigen #or a ?e+ "e Trans#arencia + Acceso a a In&ormaci*n P>$ica N 5LQ< + sus mo"icatorias + regamentarias. Princi#io "e Incusi*n ?a a"ministraci*n #>$ica "esarroa #o(ticas + accionesintegraes "e go$ierno "irigi"as a #romo%er a incusi*n econ*mica' socia' #o(tica + cutura "e /*%enes o gru#os sociaes tra"icionamente e7cui"os + margina"os "e Esta"o' #rinci#amente u$ica"a en e m$ito rura + organi6a"o en comuni"a"es cam#esinas + nati%as' nutri0n"ose "e sus #ers#ecti%as + a#ortes. Estas acciones tam$i0n $uscan #romo%er os "erec2os "e gru#os %unera$es' im#i"ien"o a "iscriminaci*n #or ra6ones "e etnia' reigi*n o g0nero. Princi#io "e Ecacia ?a a"ministraci*n #>$ica organi6a su gesti*n en torno a os #anes + #ro+ectos "e "esarroo oca + naciona concerta"os' a cum#imiento "e o$/eti%os + metas e7#(citos + "e #>$ico conocimiento. Princi#io "e Eciencia ?a #o(tica + a acci*n oca se regirn #or criterios "e eciencia' "esarroan"o as estrategias necesarias #ara a consecuci*n "e o$/eti%o tra6a"o con a utii6aci*n *#tima "e os recursos. Princi#io "e E)ui"a" ?as consi"eraciones "e e)ui"a" tam$i0n son com#onentes constituti%o + orienta"or "e a acci*n a"ministrati%a' estas acciones #romocionan sin "iscriminaci*n a igua"a" "e o#ortuni"a"es + a i"enticaci*n "e gru#os + sectores sociaes )ue re)uieran ser aten"i"os "e manera es#ecia #or a gesti*n a"ministrati%a.

Princi#io "e Sosteni$ii"a" ?a gesti*n se caracteri6a #or a $>s)ue"a "e e)uii$rio (nter gerencia en e uso raciona "e os recursos naturaes #ara ograr os o$/eti%os "e "esarroo' a "e&ensa "e am$iente + a #rotecci*n "e a $io"i%ersi"a". !ONTENIDO DE? ROF O$/eti%os Acance =ase ega Organi6aci*n K.1 Estructura Orgnica Genera K.5 Organigrama estructura genera V. FN!IONES ;.1 Funciones generaes "e ca"a uni"a" orgnica ;.5 Funciones Es#ec(cas "e ca"a uni"a" orgnica ;.9 Reaciones "e ca"a uni"a" orgnica ;.9.1 Autori"a" ;.9.5 Res#onsa$ii"a" !oor"inaci*n VI. APRO=A!ION MODIFI!A!ION REGIMEN E!ONOMI!O FINAN!ERO REGIMEN ?A=ORA? . DISPOSI!IONES !OMP?EMENTARIAS APRO=A!ION ?a a#ro$aci*n "e ROF se #ue"e "ar "e 5 &ormas: !uan"o se trata "e una instituci*n #u$ica 2o+ en "(a o a#rue$a e go$ierno anteriormente o 2acia e Instituto Naciona "e A"ministraci*n Pu$ica. !uan"o se trata "e enti"a"es #ri%a"as se regua #or a autonom(a )ue tiene a em#resa' siem#re + cuan"o 2aci0n"oe sa$er a ministerio "e tra$a/o a mo"icaci*n )ue re)uieran 2acer "entro "e a em#resa.

A!TA?IA!ION Generamente se actuai6a cuan"o se cam$ia a estructura "e a em#resa 2aci0n"ose conocer a ministerio "e tra$a/o. Tam$i0n cuan"o se mo"ica e cua"ro "e asignaci*n "e #ersona H!AP' esto ocurre cuan"o cam$ian as &unciones "e #ersona en a em#resa. PRESENTA!IO RESO?!ION N 91;-51S=N - APRO=A!ION DE? N ROF  TIT?O I

!ONTENIDO  AM=ITO DE AP?I!A!IJN

 TIT?O II

NATRA?EA' FINA?IDAD' O=ETIVOS  FN!IONES DE ?A S=N

 TIT?O III

ESTR!TRA ORGANI!A

 TIT?O IV

A?TA DIRE!!ION

!APIT?O I

E? SPERINTENDENTE DE =IENES NA!IONA?ES

!APIT?O II

?A GEREN!IA GENERA?

 TIT?O V

ORGANO DE !ONTRO?

!APIT?O NI!O

OFI!INA DE !ONTRO? INSTIT!IONA?

 TIT?O VI

ORGANO DE ASESORAMIENTO

!APIT?O NI!O

GEREN!IA DE P?ANEAMIENTO  DESARRO??O

S= !APIT?O I

 EFATRA DE PROE!TOS

S= !APIT?O II

 EFATRA DE SISTEMAS

 TIT?O VII

ORGANOS DE APOO

!APIT?O I

GEREN!IA ?EGA?

!APIT?O II

GEREN!IA DE ADMINISTRA!ION

S= !APIT?O I

OFI!INA DE PRESPESTO

S= !APT?O II OFI!INA DE RE!RSOS 3MANOS S= !APT?O III OFI!INA DE ?OGSTI!A S= !APT?O IV OFI!INA DE !ONTA=I?IDAD S= !APT?O V OFI!INA DE AR!3IVO  TRAMITE DO!MENTARIO S= !APT?O VI OFI!INA DE TESORERA  TIT?O VIII

ORGANO FN!IONA?

!APIT?O NI!O

GEREN!IA DE OPERA!IONES

S= !APT?O I  EFATRA DE ADBISI!IONES  RE!PERA!IONES S= !APT?O II  EFATRA DE ADDI!A!IONES S= !APT?O III  EFATRA DE PATRIMONIO MO=I?IARIO S= !APT?O SISTEMA DE INFORMA!ION NA!IONA? DE =IENES  IV SINA=IP  TIT?O I

ORGANOS DES!ON!ENTRADOS INTENDEN!IAS PROVIN!IA?ES

 TIT?O 

PROE!TOS ESPE!IA?ES

 TIT?O I

REGIMEN E!ONOMI!O  FINAN!IERO

 TIT?O II

REGIMEN ?A=ORA? DISPOSI!ION !OMP?EMENTARIA

ESBEMA DE? ROF HSu#erinten"encias "e =ienes Nacionaes MANA? DE !ARGOS !ON!EPTO

Es e "ocumento )ue contiene in&ormaci*n so$re as o$igaciones + atri$uciones es#ec(cas "e ca"a uno "e os tra$a/a"ores' os re)uisitos #ara "esem#e8ar e cargo' cua"ro resumen "e os cargos "e acuer"o a a estructura orgnica. !ONTENIDO Se in"ica o siguiente:  T(tuo "e cargo Re)uisitos m(nimos !on"ici*n a$ora !ategor(a Saaria Atri$uciones Res#onsa$ii"a"es Su#er%isa"o #or Su#er%isa a !ADRO DE ASIGNA!ION DE PERSONA? H!AP HDecreto Su#remo N. K9-5K-P!M

=ASE ?EGA?

Me"iante e Decreto Su#remo N. K9-5K-P!M )ue a#ro$* os ineamientos generaes #ara a ea$oraci*n + a#ro$aci*n "e !ua"ro #ara Asignaci*n "e Persona - !AP "e as Enti"a"es $a/o e r0gimen "e a A"ministraci*n P>$ica. DEFINI!ION E !AP es un "ocumento "e gesti*n )ue contiene os cargos casica"os en $ase a a estructura orgnica "e as em#resas "e sector #>$ico #re%ista en su Regamento "e Organi6aci*n + Funciones HROF + a os o$/eti%os + metas esta$eci"os en su Pan Estrat0gico. !aracter(sticas: ?os cargos )ue &orman #arte "e a estructura organi6ati%a "e a Em#resa son "ise8a"os + "eni"os #or 0sta en $ase a a casicaci*n a#ro$a"a #or a e+ orgnica "e creaci*n. ?os cargos conteni"os en e !AP )ue no 2a+an si"o ocu#a"os #or ms "e 15 meses' "e$ern ser eimina"os me"iante una mo"icaci*n "e !AP. De$emos tener en cuenta )ue e !AP en un "ocumento "inmico' )ue #ue"e ser mo"ica"o #or necesi"a" "e ser%icio o #or nue%as normas gu$ernamentaes "e acuer"o a a ?e+ Marco "e Em#eo P>$ico ?e+ 5Q1L;. FINA?IDAD Mantener e e)uii$rio sca sin generar ma+or gasto' esta$ecien"o me"i"as "e racionai"a". E cua"ro "e asignaci*n "e #ersona #ermite &ormai6ar as #re%isiones "e cargos )ue re)uiere una enti"a" #>$ica "eterminan"o a canti"a" + as caracter(sticas "e os #uestos "e tra$a/o. !RITERIOS PARA ?A E?A=ORA!IJN DE? !AP Para a ea$oraci*n "e !AP as Em#resas "e$ern seguir os criterios + "is#osiciones )ue se "etaan a continuaci*n: Se &ormua a #artir "e a estructura orgnica "e$i"amente a#ro$a"a en e ROF "e a Em#resa. Se #o"r incuir cargos sin #resu#uesto 2asta un (mite "e 1U "e tota "e cargos ocu#a"os. De$er consignar os cargos "e conan6a' "e acuer"o a o "is#uesto en e r0gimen a$ora "e a acti%i"a" #ri%a"a. ?a casicaci*n + n>mero "e os cargos asigna"os a Jrgano "e !ontro Instituciona son "etermina"os #or e Gerente Genera' con o#ini*n "e a !ontraor(a Genera "e a Re#>$ica en caso "e %ariaci*n.

De$en incuirse to"os os cargos "e as se"es + sucursaes "e a Em#resa. E !AP "e$e ser #resenta"o en e &ormato a#ro$a"o + comunica"o #or Decreto Su#remo N. K9-5K-P!M. Orientarse en &unci*n a as necesi"a"es contem#a"as en su Pan Estrat0gico + Pan O#erati%o. Reai6ar una a"ecua"a casicaci*n + caicaci*n "e sus *rganos + sus &unciones' as( como "e sus cargos + sus re)uisitos' e%auan"o "e &orma #ermanente su actuai6aci*n. Encua"rarse "entro "e criterios "e gesti*n )ue agiicen a toma "e "ecisiones su#er%isan"o e uso raciona "e sus recursos. Me/orar a eciencia "e as Em#resas' en t0rminos "e costos + cai"a" "e ser%icios + "e #ro"uctos. APRO=A!ION: E #ro+ecto "e !AP a#ro$a"o #or e Directorio "e a Em#resa' ser remiti"o a su enti"a" su#erior a"/untn"ose os in&ormes t0cnico + ega res#ecti%os' e organigrama "e a em#resa' e Regamento "e Organi6aci*n + Funciones HROF + e me"io )ue sustenta su a#ro$aci*n. ?a a#ro$aci*n "e !AP "e as Em#resas se e&ectuar #or Acuer"o "e Directorio "e a em#resa. MODIFI!A!IJN DE? !AP ?as Em#resas "e$ern mo"icar e !ua"ro #ara Asignaci*n "e Persona en os siguientes casos: !uan"o a em#resa 2a+a su&ri"o mo"icaciones en su ROF )ue cone%en cam$ios en sus &unciones o en su estructura organi6aciona #or moti%o "e una acci*n "e racionai6aci*n o me/oramiento "e #rocesos. Por moti%o "e reestructuraci*n o reorgani6aci*n. !uan"o se %eri)ue a e7istencia "e cua)uiera "e os su#uestos se8aa"os en e art(cuo #rece"ente' a Em#resa se encontrar o$iga"a a a#ro$ar un nue%o !AP en os t0rminos esta$eci"os. ?a mo"icaci*n "e !AP )ue se genere >nicamente #or a eiminaci*n o e renom$ramiento "e cargos' )ue no inci"an en un incremento "e Presu#uesto Ana(tico "e Persona - PAP "e a em#resa' no re)uerir "e #roceso "e a#ro$aci*n. E reor"enamiento "e cargos' ser a#ro$a"o #or e Directorio "e a em#resa + "e$er contar con un in&orme "e res#onsa$e + "e$er ser remiti"o a organo "irecti%o "ema+or /erar)u(a en un #a6o )ue no e7ce"a "e ; "(as >ties "e 2a$er si"o toma"o e Acuer"o #or e Directorio "e a em#resa.

MODE?O DE !ADRO DE ASIGNA!ION DE PERSONA?

!ADRO DE ASIGNA!ION DE PERSONA? ANA?ITI!O NIVE?ES

!ANTIDAD

A

DIRE!TIV 11 OS

=

EE!TIVO 1 S

!

OPERATIV 9 OS

 TOTA?

<

MANA? DE ORGANIA!ION  FN!IONES HMOF !ON!EPTO

E Manua "e Organi6aci*n + Funciones' es un "ocumento normati%o )ue "escri$e as &unciones es#ec(cas a ni%e "e cargo o #uesto "e tra$a/o "esarron"oas a #artir "e a estructura orgnica + &unciones generaes esta$eci"as en e Regamento "e Organi6aci*n + Funciones' as( como en $ase a os re)uerimientos "e cargos consi"era"os en e !ua"ro "e Asignaci*n "e Persona. =ase ?ega Resouci*n e&atura N ;-;-INAPDNR' )ue a#rue$a a Directi%a N1;-INAPDNR Normas #ara a Formuaci*n "e os Manuaes "e Organi6aci*n + Funciones en a A"ministraci*n P>$ica O=ETIVO DE? MOF  Tiene #or o$/eti%os: Descri$ir as &unciones #rinci#aes "e ca"a "e#en"encia u *rgano "eimitan"o a am#itu"' naturae6a + cam#o "e acci*n "e a misma. Determinar os cargos "entro "e a estructura orgnica + as &unciones )ue e com#eten. Precisar as interreaciones /err)uicas + &uncionaes internas + e7ternas "e a "e#en"encia. Descri$ir os #roce"imientos a"ministrati%os racionai6a"os. Pro#orciona in&ormaci*n a os tra$a/a"ores so$re sus &unciones + u$icaci*n "entro "e a estructura genera "e a organi6aci*n. Faciitar e #roceso "e incusi*n a #ersona nue%o' su a"iestramiento + orientaci*n "e cargo a cua 2a si"o asigna"o. ?IMITA!ION DE? MOF No es a souci*n a to"os os #ro$emas a"ministrati%os' si $ien constitu+en un instrumento )ue #ue"e #ro#iciara. Si no se actuai6a #ermanentemente' #ier"e %igencia. Su costo "e con&ecci*n + re%isi*n #ue"e ser oneroso. ?os as#ectos in&ormaes "e a organi6aci*n no se 2aan conteni"os en 0. FORM?A!ION DE? MOF Se &ormua "e acuer"o a Regamento "e Organi6aci*n + &unciones + a !ua"ro "e Asignaci*n "e Persona. !om#ren"e as siguientes eta#as: Paneamiento

En esta &ase se "etermina o siguiente: Pro#*sitos "e manua suarios "e manua Designaci*n "e #ersona res#onsa$e "e su ea$oraci*n Acti%i"a"es a "esarroar' cronograma "e tra$a/o Recursos materiaes necesarios Esta$ecer e m0to"o a utii6arse en a recoecci*n "e "atos + anisis "e a misma. Se reco#ia in&ormaci*n' "e acuer"o a m0to"o /a"o en a &ase "e #aneamiento. Pue"e ser a in%estigaci*n "ocumenta "e arc2i%os' entre%istas a os em#ea"os + /e&es #ara o$tener "atos "e as entre%istas + o#eraciones en )ue inter%ienen, a o$ser%aci*n "irecta' etc. Es recomen"a$e em#ear e m0to"o mi7to' se usa a encuesta' cuestionarios + a entre%ista. Reco#iaci*n "e a In&ormaci*n ESTDIO  ANA?ISIS Se #roce"er a estu"io e72austo "e a in&ormaci*n o$teni"a #ara esta$ecer si se encuentra am$ige"a"es' contra"icciones o "u#ici"a" a escri$ir tanto as &uciones generaes como es#ec(cas. Este estu"io #ue"e en&ocarse en "os &ormas: De os es#ec(co a o genera' es "ecir #artien"o "e anisis "es"e e cargo como c0"ua $sica "e *rgano' 2asta egar a esta$ecer as &unciones generaes )ue #osi$iiten e ogro "e o$/eti%o De o genera a o es#ec(co' es "ecir inician"o e anisis "e o$/eti%o "e a "e#en"encia e ir "esagregan"o en &unciones generaes' &unciones es#ec(cas "e ca"a una "e as uni"a"es estructuraes' uego as acti%i"a"es 2asta egar a as tareas cu+o con/unto constitu+e e cargo. REDA!!ION DE? PROE!TO na %e6 anai6a"a a in&ormaci*n + "eimita"os os cam#os "e acci*n "e as uni"a"es "e orgnicas )ue integran a "e#en"encia' se #roce"er a a re"acci*n "e manua' "e acuer"o a es)uema recomen"a"o. Recomen"aciones tii6ar engua/e caro' sencio' concreto + $re%e. A "escri$ir as &unciones se "e$ern em#ear e inniti%o "e os %er$os a iniciar ca"a #rra&o:

Re%isar Re"actar Su#er%isar Formuar Mantener Organi6ar Etc.

?eer ms: 2tt#:WWW.monograas.comtra$a/os99#rocesoa"ministrati%o#roceso-a"ministrati%o9.s2tmXi7665OKme$m