Sop Pengendalian Arsip

STANDARD OPERATIONAL PROCEDUR (SOP) PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen Tan!!a" Terbit

#

Re$isi Tan!!a" Re$isi

% %

&a"aman

'

Dibuat

Diperiksa

Disetuui

Do*. Contro""er

Direktur

Direktur

I

Tuuan Mem'erikan panduan proses identifkasi; penyimpanan; akses penggunaan; dan pemusna#an arsip dari tempat kerja se#ingga menjamin inormasi&inormasi yang penting untuk perusa#aan muda# dikenali; diakses; tera"at; serta menjaga tempat kerja dari dokumen&dokumen yang tidak perlu.

II

Ruan! Li Lin!kup Prosedur ini menakup identifkasi arsip&arsip yang perlu disimpan; memintakan appro!al kepada peja'at yang 'er"enang; menyimpan arsip; monitoring pemusna#an arsip; #ingga melaksanakan pemusna#an arsip.

III III

Tan!! an!!un un! ! +a, +a,ab ab -an -an e, e,en enan an! ! : 1). Mengidentifkasi arsip dan mendatarnya dalam Datar Induk Arsip Dept. Head 2). Memastikan personil di tempat kerjanya menyimpan dan mengelola arsip sesuai ketentuan : 1). Mere!ie" dan memastikan pengisian Datar Induk Arsip tela# sesuai ketentuan PI Appro!al

$ser% PI

: 1). Menyimpan dan memonitor masa simpan arsip sesuai ketentuan

2). Melaporkan kepada Dept. Head jika terdapat jenis&jenis arsip 'aru I/ Pen! Pen!er erti tia an%pe n%pen! n!er erti tian an a). Dokumen  adala# inormasi yang tertuang dalam se'ua# media tertentu; seperti kertas; #ard dri!e; ser!er; ds'. Dokumen dapat 'erupa tulisan dan sim'ol; gam'ar !isual; maupun audio !isual. onto#: dokumen -3P; fle komputer; data Autoount; dokumen Pur#ase 3rder; rekaman !ideo kegiatan ; ds'. Penggunaan kata alan dari -uppplier ds'.

*).

4er-asarkan *ara pen1impanann1a5 Arsip terba!i mena-i  (-ua)6 a. Arsip Akti06  adala# dokumen yang #arus tersimpan di tempat kerja dikarenakan pertim'angan rekuensi penggunaan; usia dokumen; 'entuk dokumen; dan urgensi penyimpanannya. Dokumen -istem Manual; PP,P; -3P; I,; Dokumen ?ksternal; dan ormulir yang masi# 'erlaku termasuk arsip akti. b. Arsip Inakti06  adala# dokumen yang #arus disimpan di gudang arsip atau tempat yang tela# ditentukan karena pertim'angan rekuensi penggunaan; usia dokumen; 'entuk; dan urgensi penyimpanannya. Dokumen inakti dapat dimusna#kan setela# le"at masa penyimpanan.

/

Dokumen Lampiran (M% (M%M* M*M% M%++ ++1 1 : ,onfr onfrma masi si -osi -osial alis isas asii Dok Dokum umen en (M%M*M%++ : Datar Induk Arsip Departemen : -urat Pengajuan Pemusna#an Dokumen (M%M*M%++/ : erita Aara Pemusna#an Dokumen (M%M*M%++0

/I

Re0erensi & I-3 4++1 : 2+1 5uality Management -ystem 6 e7uirements. lause: 0. Doumented inormation & 3H-A- 18++1 Management -ystem 6 e7uirements. lause: 9.9./ ontrol o reords & I-3 1++1: 2++1 *uidelines or 7uality management system doumentation

/II Ri,a1at Peruba2an No. RING3ASAN RE/ISI

TANGGAL RE/ISI

TU+UAN RE/ISI

STANDARD OPERATIONAL PROCEDUR (SOP) PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen Tan!!a" Terbit

#

Re$isi

%

Tan!!a" Re$isi &a"aman

/III

Dibuat

Diperiksa

Disetuui

Do*. Contro""er

Direktur

Direktur

% '

7LOC&ART Mulai

Arsip dapat 'erasal dari internal maupun eksternal perusa#aan; 'aik 'erupa dokumen etak maupun digital.

D?P@. H?AD Identifkasi Arsip di Dept. Masing&masing

D?P@. H?AD Mem'uat% Mere!isi Datar Induk Arsip

Dept. Head memonitoring jenis arsip yang di'utu#kan di setiap departemen.

Datar Induk Arsip Dept. -tandard ,era#asiaan Data dan Inormasi

 >ika terdapat peru'a#an seperti penam'a#an atau pengurangan jenis ar sip; pengu'a#an 'entuk dokumen dari etak ke sotopy; masa simpan; ds' maka Dept. Head mere!isi Datar Induk Arsip. Pem'uatan Datar Induk dapat didelegasikan seara teknis ke -taC.

D?P@. H?AD Memintakan ,elengkapan Appro!al

,etentuan Appro!al Datar Induk Arsip: Di'uat 3le#: Dept. Head Diperiksa 3le#: D Disetujui 3le#: Direktur

PI APP3AB Mere!ie" Datar Induk Arsip

,#usus Datar Induk Arsip untuk arsip&arsip non departemen di'uat ole# D; diperiksa ole# ,oord. , dan Direktur; dan disetujui ole# Direktur

D?P@. H?AD Mere!isi Datar Induk Arsip

e!isi ?3, 

yes

D?P@. H?AD Menyera#kan ke D

D

Portal D

Mengupload Datar Induk Arsip di Portal D

D?P@. H?AD Mensosialisasik an dan Memastikan Implementasi

A%

(ormulir ,onfrmasi -osialisasi Dok.

$pload dokumen 'aru disertai pengumuman kepada all Dept. Head; @im ,; dan  Direktur.

,onfrmasi sosialisasi se'agai 'ukti dan untuk memastikan kem'ali 'a#"a pengguna dokumen tela# mema#ami Datar Induk Arsip

STANDARD OPERATIONAL PROCEDUR (SOP) PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen Tan!!a" Terbit

#

Re$isi

%

Tan!!a" Re$isi

Diperiksa

Disetuui

Do*. Contro""er

Direktur

Direktur

%

&a"aman

/III

Dibuat

'

7LOC&ART -eluru# arsip #arus disimpan dengan aman terjaga dari kerusakan misalnya tempat simpan terlalu lem'a'; 'oor; 'anyak rayap; dll. Arsip yang rusak misalnya tidak ter'aa karena kertasnya rusak; data komputer terkena !irus; ds'.

A%2

PI% $-? Arsip etak yang 'erada di map maupun kardus #arus di'erikan la'el; yang minimal memuat: nama arsip, tahun, dan nama departemen, jabatan PIC penyimpan. ama older di komputer minimal memuat nama arsip dan ta#un.

Menyimpan Arsip -esuai Datar Induk Arsip

PI% $-? Datar Induk Arsip Dept.

Monitoring Masa -impan

 @idak

Arsip ter'agi dua: Arsip Akti: erada di lokasi kerja se#ingga muda# diakses. Arsip Inakti: Disimpan dalam kardus di *udang =untuk etak)% atau dipinda# ke 'ak up ser!er =jika perlu untuk sot opy).

Ha'is Masa -impan ?

 Ea

PI% $ser Mengajukan Pemusna#an

PI Appro!al

-urat Pengajuan Pemusna#an Dokumen

Datar Induk Arsip Dept.

Pemusna#an dapat 'erupa penjualan dokumen etak maupun pem'akaran atau ara&ara lain untuk meng#ilangkan dokumen dari lingkungan kerja.

Datar Induk Arsip Departemen digunakan se'agai auan apaka# pemusna#an disetujui atau tidak. dengan meli#at masa simpan dan urgensinya.

Mere!ie" Pengajuan Peja'at yang 'er"enang meli#at siat dokumen apaka# metode pemusna#an yang diam'il suda# sesuai atau tidak. -eperti dalam menjaga data&data ra#asia perusa#aan dan kepantasan.

 @idak Disetuj ?ui

 Ea

PI% $ser Melaksanakan Pemusna#an Arsip

?D

erita Aara Pemusna#an Dokumen

erita Aara pemusna#an ditandatangani Dept. Head%PI; D; dan satu orang -aksi.