Gestión de la Cadena de Suministros 8° Semestre – Semestre – 2017 2017 Sede Puerto Montt
“Software administrativo para los procesos de Logística y operaciones”
NOMBRES: XIMENA GOMEZ CARRERA: INGENIERIA EN ADMINISTRACIÓN ASIGNATURA: GESTION EN LA CADENA DE DE SUMINISTRO PROFESOR: JAIME VALENZUELA 1
FECHA: 28/11/2017
Contenido 1)
Introducción .........................................................................................................................................
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2)
Desarrollo de preguntas.......................................................................................................................
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2.1
Señale al menos tres ventajas competitivas que tiene una empresa que ha implementado un sistema ERP frente a un competidor que no lo tiene ............................... 4
2.2
Señale al menos tres desventajas de implementar un sistema ERP en una empresa de menor tamaño. .............................................................................................................. 4
2.3
¿A qué se refiere la integración de datos de un sistema ERP? .................................. 5
2.4
¿Por qué es importante la gestión del cambio al implementar un ERP? ................. 6
2.5
Señale la importancia del recurso humano al momento de implementar un ERP. 6
2.6
Proponga una metodología de implementación del módulo logística de SAP, donde se incluyan: .............................................................................................................................. 7
2.7
Prepare una propuesta de tecnología, ventajas en costos y dificultades de su implementación. ................................................................................................................................... 8 3)
Conclusión ............................................................................................................................................
4)
Bibliografía .........................................................................................................................................
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1) Introducción
En la actualidad y en un mundo cada vez más interconectado, la utilización de herramientas tecnológicas como los Software ERP, son muy importantes ya qu e pueden ser determinantes en la proyección de una empresa en el mediano y largo plazo. El presente informe busca explicar a través de los aprendizajes efectuados como una herramienta de este tipo puede afectar a una pequeña empresa y cuáles son las ventajas y desventajas que pueden generarse en su implementación y posterior ejecución.
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2) Desarrollo de preguntas
2.1 Señale al menos tres ventajas competitivas que tiene una empresa que ha implementado un sistema ERP frente a un competidor que no lo tiene Una empresa que cuente con software ERP como base dentro de su funcionamiento cuenta con muchas ventajas frente a las empresas que no lo tienen. Dentro de las muchas que pueden existir podemos destacar las siguientes: a) Existe un acceso a la información de forma más rápida y fluida, ya que toda la información de la empresa puede estar disponible en un solo lugar. b) Mejora la gestión administrativa de las distintas áreas funcionales de la empresa a través de una base de datos interconectada, mejorando la comunicación entre las áreas de adquisiciones y las áreas de ventas. c) Se puede tener una base de datos completa y con información actualizada de las cotizaciones de los distintos proveedores de productos.
2.2 Señale al menos tres desventajas de implementar un sistema ERP en una empresa de menor tamaño. Es importante considerar que una empresa pequeña puede enfrentar desventajas al implementar un software ERP dentro de las cuales podemos destacar las siguientes: a) Generalmente los softwares ERP deben tener un periodo de implementación que pude ir desde los 6 a 12 meses, esto conlleva un esfuerzo significativo en lo que refiere al tiempo de dedicación ya que las empresas deben seguir funcionando y generalmente 4
el personal, especialmente en las pequeñas empresas deben cumplir con muchas responsabilidades a la vez. b) La gran mayoría de los softwares ERP, están orientados a las grandes empresas, por lo que en muchos casos un Software ERP le puede quedar grande a una empresa con muchos módulos que no se utilizaran, ya sea por falta de personal o la capacidad de la empresa. Esto hace que la elección de un ERP sea una misión muy importante ya que se debe elegir el que más se adapte tanto al tamaño como las necesidades propiamente tal de la empresa. c) La implementación de un software ERP puede significar importantes costos para una pequeña empresa, costos que probablemente otra empresa no tendrá, lo que podría mermar en una primera instancia la competitividad económica de la empresa.
2.3 ¿A qué se refiere la integración de datos de un sistema ERP? La integración de datos en un sistema ERP, refiere a que se integran datos en un sistema de las distintas áreas de una empresa, generando una base de datos sólida y confiable que evita la duplicidad de información. Todo esto genera que la información se encuentre interconectada en el sistema y que a la vez sea confiable, permitiendo la optimización de los distintos procesos y la mejora en la toma de decisiones dentro de la empresa. La integración de datos en la implementación de un ERP de logística debe cumplir con los siguientes aspectos. a) Registro de la información de compra: en esta etapa se deben registrar todos los datos asociados a las compras de productos, materiales, tiempos de entrega, proveedor es que los ofrecen, entro muchos otros más. b) Registro maestro de productos: acá debe ir toda la información relacionada con los productos, ya sean sus características, el stock disponible, donde conseguirlo etc. c) Registro maestro de clientes: En este registro debe registrarse todos los datos de los clientes, entre los que pueden estar, cantidad de compras, condiciones crediticias, tipos de despacho, etc. 5
2.4 ¿Por qué es importante la gestión del cambio al implementar un ERP? La gestión del cambio organizacional es imprescindible para traducir los nuevos procesos de negocio y funciones del sistema en cambios "reales". Aunque la mayoría de los sistemas ERP tienen bastantes campanas y silbatos para ofrecer mejoras potenciales a su negocio, esos cambios no se materializarán sin una gestión eficaz del cambio organizacional. Simplemente encender el nuevo software no impide la confusión, soluciones materiales y la regresión a los viejos procesos de negocio tan inherentes en la mayoría de las implementaciones. Un plan de cambio efectivo, por el contrario, identificará los cambios específicos que afectan a todos los grupos de trabajo en la organización.
Por ejemplo, cada empleado de su organización probablemente tiene una serie de hojas de cálculo, procesos manuales y formas únicas de hacer las cosas que están bien establecidas en sus rutinas de trabajo. Una estrategia de gestión del cambio organizacional eficaz identificará por qué esos procesos ya no estarán, junto con exactamente cómo van a ser realizadas en el modelo de "ser" en el futuro. Solo a través de este enfoque a medida y un enfoque específico los empleados pueden captar, entender y ejecutar lo que se espera de ellos en el nuevo entorno del sistema.
2.5 Señale la importancia del recurso humano al momento de implementar un ERP. Las personas y en especial los trabajadores de una empresa siguen siendo el motor y el corazón de esta. Por lo que el recurso humano cobra una importancia significativa en la implementación de una herramienta de gestión tecnológica, ya que en sus manos se encuentra el éxito o el fracaso en la implementación de un ERP.
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Para que este proceso sea altamente efectivo, se recomienda que se capacite fuertemente a los empleados, en especial a quienes deberán operar este tipo de herramientas, esta capacitación debe ser realizada por personal altamente capacitado en el tema generalmente las empresas proveedoras de este tipo de herramientas cumplen este rol. Por otro lado, es importante ir evaluando a los trabajadores en el dominio de esta herramienta, para así poder detectar oportunamente falencias dent ro del proceso que puedan perjudicar los tiempos programados para la implementación. Por ultimo y no menos importante que los aspectos anteriores, es importante tener una retroalimentación constante por parte de los trabajadores, teniendo en cuenta sus pu ntos de vista, todo esto orientado a una mejora continua del proceso de implementación de un software ERP.
2.6 Proponga una metodología de implementación del módulo logística de SAP, donde se incluyan: La implementación de un módulo de logística de SAP, en una empresa debe realizarse considerando los siguientes aspectos. a) Costos: Para una PYME puede contratarse SAP Business One en su versión B1 estándar, la que tiene un costo de US1400, para ser utilizado de 1 a 5 usuarios, a este valor debe sumársele el 17% por mantenimiento anual mas IVA. b) Ventajas de la implementación: La implementación significaría la interconexión de las distintas áreas de la impresa, generando información fluida y fidedigna, para toma de decisiones de las distintas áreas de la empresa. c) Recursos humanos y capacitación: Se debe concretar un curso de capacitación para los operadores del sistema, estos cursos pueden ser realizados tanto de forma remota, como también de manera presencia. Para que esta etapa sea ejecutada de manera eficaz se debe disponer de los trabajadores adecuados para la operación del software d) Alternativas en el mercado: Si una empresa quisiera optar por una alternativa a SAP podría encontrar en el mercado softwares como Softland, con un soporte tan grande como SAP. Por otro lado, esta una alternativa que ha estado ganando mercado a nivel 7
nacional como es De Fontana, que es una herramienta ERP, que se puede operar a través del navegador web.
2.7 Prepare una propuesta de tecnología, ventajas en costos y dificultades de su implementación. Una propuesta tecnológica consistente en la implementación de un Software ERP puede enfrentar las siguientes etapas. a) Cumplir con las necesidades de la empresa: Es importante, realizar un análisis de la empresa desde la base en su funcionamiento, para así poder detectar cuáles son sus falencias y de esta forma buscar la herramienta que mejor cumpla con las necesidades que se detectaron. Considerando a una pequeña empresa con problemas en los registros de información, lentitud en sus gestiones de compras, cotizaciones y operación logística, se recomienda implementar el software ERP SAP Business One en su versión estándar, ya que esta puede cumplir con todas las necesidades que pueda tener una PYME. Esto conllevaría un costo que puede ir desde los US1400 a US 2650, dependiendo del tamaño y la cantidad de usuarios que operaran la plataforma. b) Ventajas en costos: Si bien la implementación requiere de una inversión inicial que puede ser considerada cuantiosa, los beneficios en el mediano y largo plazo son importantes, ya que se dispondrá de una base de datos unificada que apoyará a las áreas de adquisidores en sus compras ayudando en la elección según precios de cada proveedor, tiempos de entrega, disponibilidad de productos y plazos de pago. Todo esto se verá traducido en una mejor gestión a nivel global de la empresa, donde se complementarán las distintas áreas funcionales, beneficiando a los clientes reflejándose en un aumento en los niveles de satisfacción de estos. c) Dificultades en la implementación: Sin embargo, también existen dificultades, las que tiene que ver más que nada con el proceso de implementación de la herramienta, ya que este proceso no es rápido, requiere de capacitaciones por parte del empleador a los empleados y debe abastecerse con la información idónea al software, para que de esta forma pueda cumplir con las expectativas planteadas en su adquisición. El periodo de implementación no es corto, pude ir desde los 6 a 12 meses, dependiendo del tamaño de la empresa. Sin embargo, es un riesgo necesario de enfrentar ya que la implementación de la tecnología en una empresa resulta gravitante para el desarrollo y posicionamiento de una empresa en el mercado. 8
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3) Conclusión
Toda empresa en la actualidad se ve enfrentada a la competencia en un mundo cada día más dinámico, por lo que implementar herramientas tecnológicas como un Software ERP puede ser sumamente útil para generar valor a la empresa. Por otro lado, también es importante señalar que todo proceso de implementación de herramientas tecnológicas como un ERP, requieren de un proceso de pues ta en marcha lo que puede generar un costo del cual se debe estar dispuesto a asumir, para poder obtener beneficios en el mediano y largo plazo.
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4) Bibliografía
Admonapuntes. (junio de 2013). Obtenido de Admonapuntes: https://admonapuntes.files.wordpress.com/2013/06/pronosticos-y-p-e-op-i.pdf BALLOU, R. H. (2004). ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO. Mexico: PEARSON EDUCACIÓN. Bowersox, D., Closs, D., & Cooper, M. B. (2007). Administración y logística en la cadena de suministros. En D. Bowersox, D. Closs, & M. B. Cooper, Administración y logística en la cadena de suministros (Segunda ed., pág. 135). Mexico: Mc Graw Hill.
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