PT PLN (PERSERO) PERATURAN DIREKSI PT PLN (PERSERO) NOMOR
:0520
.KlOtRl2014
TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN PT PLN (PERSERO)
DIREKSI PT PLN (PERSERO) Menimbang
a. -
bahwa pengaturan Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (PErsero) telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN (Perseroj Nomor 3OO. l(/010/DlR/2004 tanggal 31 Desember 2004;
b.
bahwa adanya perubahan organisasi, perkembangan teknologi informasi dan untuk mengantisipasi kebutuhan sarana komunikasi dengan fasilitas media elektronik sebagai sarana komunikasi kedinasan, tatalaksana surat dan kearsipan yang dihadapkan pada permasalahan yang semakin kompleks di lingkungan PT PLN (Persero), maka perlu melakukan penyempurnaan ketentuan Petunjuk Petaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero);
c.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a
dan b di atas, perlu menetafkan Peraturan Direksi PT PLN (Persero)
tentang Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Mengingat
1. 2. 3.
Undang-undang
Rl Nomo|l9 Tahun 2003 tentang Badan Usaha
lvlilik
Negara;
UnIang-undang Rl Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas; Undang-undang Rl Nomor 11 Tahun 2OOB tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik;
Undang-undang Rl Nomor 14 Tahun 2OO8 tentang Keterbukaan lnformasi Publik; 3.
4. 5.
Undang-undang Rl Nomor 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan, Undang-undang Rl Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Rl Nomor 23 Tahun 1994 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Listrik Negara menjadi Perusahaan Perseroan (Persero);
b.
7.
ieraturan Pemerintah Rl Nomor 45 Tahun 2005 tentang
Pendirian, Milik Negaral Badan Usaha Pembubaran dan Pengurusan, Pengawasan Peraituran Pemerintah Rl Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan lnformasi Publik; Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;
8.
9. 10.
tt.
12.
Peratuian Pemerintah Rl Nomor 14 Tahun 2012 tentang Kegiatan Usaha Penyediaan Tenaga Listrik sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Rl Nomor 23 Tahun 2014, Peraturan Pemerintah Rl Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Slstem dan Transaksi Elektronik, Anggaran Dasar PT PLN (Persero);
Ke[itusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor KEP-252IMBU/2009 Keputusan l\ilenteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor KEP7zqfi'/E'utZOll tentang Pemberhentian dan Pengangkatan AnggotaAnggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik
jo
Negara;
Ke[utusan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor SK-179/MBU/2013
tentang Pemberhentian, Perubahan Nomenklatur Jabatan
dan
Pengangkatan Anggota-Anggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara; 13. Keputusan.
.
13.
Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 001 .l(030/DlR/1994 tentang Pemberlakuan Peraturan Sehubungan dengan Pengalihan Bentuk Hukum Perusahaan;
14. 15. 16.
Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 304.t(DlR/2009 tentang Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di lingkungan PT PLN (Persero) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 031 3.|(DlR/2014; Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 023.KD|R12012 lentang Organisasi dan Tata Kerja PT PLN (Persero) sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 273.ruD|R/2013 dan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0443.l(DlR/201 3; Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0638.lVDlR/2013 tentang Penetapan Peraturan Direksi PT PLN (Persero) sebagai bentuk peraturan yang memuat materi yang sifatnya mengatur. MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
PERATURAN DIREKSI PT PLN (PERSERO) TENTANG TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN PT PLN (PERSERO),
Pasal 1 Ketentuan [Jmum Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:
'1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
13.
PLN adalah PT PLN (Persero) yang didirikan berdasarkan Akta Notaris Sutjipto, SH Nomor '169 Tahun 1994 beserta perubahannya. Direksi adalah Direksi PLN.
Satuan Organisasi adalah satuan dalam organisasi PLN meliputi Kantor Pusat, Unit lnduk, Unit Pelaksana dan Sub Unit Pelaksana. Kantor Pusat adalah Pusat Organisasi.
Unit lnduk adalah Unit Organisasi satu tingkat di bawah Kantor Pusat meliputi Unit Penyediaan Tenaga Listrik dan Unit Penunjang Tenaga Listrik. Unit Pelaksana adalah Unit Organisasi satu tingkat di bawah Unit lnduk. Sub Unit Pelaksana adalah Organisasi satu tingkat di bawah Unit Pelaksana.
General Manager/Kepala adalah sebutan pemangku jabatan struktural yang memiliki kewenangan dan sebagai penanggung jawab Unit lnduk.
Pejabat Struktural adalah pejabat yang memangku jabatan secara struktural berada dalam bagan susunan organisasi.
Pejabat Fungsional Ahli adalah pejabat yang memangku jabatan sesuai dengan fungsi keahlian nya
Pusat Arsip adalah pusat penyimpanan dokumen arsip yang bersifat inaktif
di
fungsi Administrasi Umum di Kantor Pusat dan Unit Induk dan/atau Gabungan Unit lnduk Organisasi.
Sekretariat adalah fungsi kesekretariatan yang ada
di
Pusat Arsip/Unit lnduUUnit
Pelaksana/Sub Unit Pelaksana dan ditunjuk sebagai Arsiparis.
Sekretariat Fungsi adalah kesekretariatan yang ada
di
masing-masing fungsi pada
Direktoral/Divisi/U nit lnduUBidang/Unit Pelaksana dan ditunjuk sebagai Arsiparis.
14.
15.
16. 17. 18.
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Surat dinas yang selanlutnya disebut surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dipergunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas. Formulir adalah jenis surat yang mempunyai desain khusus yang memuat data kedinasan untuk tujuan tertentu.
Produk hukum adalah jenis surat yang isinya bersifat pengaturan atau penetapan, yang mengikat dan wajib dilaksanakan, yaitu Peraturan, Keputusan, lnstruksi, Edaran, Pengumuman, dan Pemberitahuan.
19. 2
Produk...
19.
Produk media elektronik adalah jenis surat hasil alat teknologi elektronik sebagai media penyaluran informasi yang dipergunakan dalam tatalaksana surat yaitu Facsimile, Electronic Mail (E-mail), File Transfer Protocol (FTP), dan Website. Jenis surat adalah penggolongan surat yang didasarkan atas bentuk format.
20. 21. Sifat surat adalah tingkatan surat dilihat dari berbagai kepentingan dan bobot informasinya. 22. Format surat adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan bentuk redaksional, 23. 24.
25. 26. 27. 28.
29. 30. . 32. 33.
31
34.
35. 36. 37.
38. 39.
termasuk tata letak, penggunaan lambang/logo, kertas, dan cap dinas.
Wewenang penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab .jabatannya.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima (termasuk dokumen digital).. Berkas arsip adalah kumpulan arsip yang dikelompokan berdasarkan kesamaan masalah. Pemberkasan (filing) adalah aktifitas penyimpanan arsip secara flsik dan elektronik ke dalam kotak berkas (filing cabinet), folder atau alat lain secara sistematis, sehingga arsip dengan mudah dapat ditemukan kembali.
lndeks adalah tanda pengenal berkas arsip untuk memudahkan, menghimpun, menyimpan, dan menemukan kembali.
Tunjuk Silang adalah catatan yang diletakkan di dalam filing cabinet berupa lembaran atau tab guidefiolder untuk mengindikasikan adanya arsip yang tidak disimpan di tempat tersebut, namun memiliki keterkaitan dengan arsip lainnya. Out indicator adabn sarana yang digunakan untuk menggantikan arsip yang sedang dipinjam. Guide adalah alat penyekaVpemisah berkas arsip. Guide terdiri dari: a. Guide primer yang digunakan untuk menuliskan pokok masalahi b. Guide sekunder yang digunakan untuk menuliskan sub pokok masalah; c. Guide tersier digunakan untuk menuliskan sub sub pokok masalah. Folder adalah tempat menyimpan kelompok berkas arsip berdasarkan kelompok masalah yang sama. Tab adalah bagian dari guide atau folder yang menonjol, dipakai untuk meletakkan label Label adalah judul atau identitas berkas arsip. Pemilahan adalah kegiatan yang dilakukan untuk memisahkan arsip yang masih dan/atau tidak mempunyai nilar guna bagi Perusahaan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Pemindahan arsip adalah kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai dengan satuan organisasi berdasarkan tingkat ienjang organisasi. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip y ang habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dengan cara dicacah, dibakar atau dilebur, sehingga tidak dapat dikenali lagi baik dari segi flsik maupun informasinya. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis dari Unit Kearsipan Pusat Organisasi ke Arsip Nasional Republik lndonesia.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya .langka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu .jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Kepanitiaan adalah panitia/tim yang dibentuk berdasarkan Keputusan Direksi, Pimpinan Unit lnduk Organisasi, dan Unit Pelaksana Organisasi yang berfungsi sebagai Unit Pengolah dalam rangka pelaksanaan kegiatan khusus.
Pasal 2 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan adalah sebagai berikut: Agar dapat dipergunakan sebagai pedoman yang terpadu di lingkungan PLN. Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tatalaksana surat di lingkungan PLN. Mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna
1. 2. 3.
4. 3
Menunjang...
4.
Menunjang komunikasi kedinasan baik secara konvensional maupun media elektronik serta untuk
5.
kemudahan pengendalian pelaksanaannya. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas-tugas di lingkungan PLN. Pasal 3
Ruang Lingkup Ruang lingkup Tatalaksana Surat dan Kearsipan adalah meliputi materi-materi yang mencakup pengaturan sarana komunikasi dan penyampaian informasi kedinasan, sehingga dapat berdaya guna dan berhasil guna serta menjamin aspek legalitas sebagai bukti proses kegiatan di lingkungan pLN. Pasal 4
Asas Tatalaksana Surat dan Kearsipan Asas Tatalaksana Surat dan Kearsipan serta Jadwal Retensi Arsip terdiri atas
1.
:
Asas Keamanan
Semua jenis surat dinas pada dasarnya bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga
kerahasiaan isinya. Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai pLN dan mitra kerja tidak diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan baik secara tertulis maupun secara lisan dan/atau melalui media elektronik.
2.
Asas Pembakuan Surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yeng telah ditetapkan, kecuali yang diatur secara khusus.
3.
AsasPertanggungjawaban Secara administrasi surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh komponen pegawai PLN dan mitra kerja sesuai dengan fungsinya, baik dari segi isi, format maupun dari prosedur penerbitannya.
4.
Asas Keterkaitan
lnformasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Ke tiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari tatalaksana kearsipan. Pasal 5 Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsjpan adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.
Pasal 6 Ketentuan Penutup
l?ga s?a! berlakunya Peraturan ini, maka Keputusan Direksi pT pLN
300. t(010/DlR/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat
dicabut dan dinyatakan tidak bertaku.
(persero)
Nomor
dan Kearsipan PT PLN ipersero),
Peraturan ini mulai berlaku terhitung sejak tanggal 2 Januari 201S.
Ditetapkan pada
tanggal
di Jakarta
27 Oklobet 2014
DIREKTUR UTAMA,
lril v@'\
