14
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Salah satu alat informasi yang penting dalam perusahaan adalah Sistem Akuntansi yang merupakan koordinasi dari formulir catatan laporan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan diharapkan dengan diterapkannya sistem akuntansi dapat membantu manajemen dalam menjalankan fungsi pengawasan dan pengendalian yang baik.
Sistem Akuntansi adalah gabungan dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Pemakaian informasi akuntansi dapat dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu internal dan eksternal. Pemakai intern meliputi para manajer yang memiliki kebutuhan informasi beragaram yang tergantung pada tingkatan dalam organisasi atau pada fungsi yang mereka jalankan. Pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarkat luas. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam output dari sistem informasi akuntansi suatu organisasi.
Sistem Penjualan merupakan salah satu sistem akuntansi yang penting di suatu perusahaan. Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Warwan ,1986). Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, ada penjualan yang dilakukan secara tunai dan ada yang dilakukan secara kredit.
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirim barang sesuai dengan order yang diterima oleh pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut, untuk menghindari tidak tertagihnya piutang , setiap penjualan kredit yang pertama kali dilakukann oleh pembeli selalu didahului dengan analisa terhadap tidak atau bisanya pembeli diberi kredit
PD Musi Group merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan yang menjual berbagai jenis barang elektronik. Perusahaan ini menjadi agen(pemasok) bagi para konsumen. Sebagai perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit PD.Musi Group Palembang membutuhkan sistem pengendalian intern yang baik, yang memiliki peran penting bagi perusahaan demi kelangsungan usaha dan membantu manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap fungsi-fungsi yang terkait demi mengurangi tindak kecurangan terhadap kegiatan usaha khususnya dalam melakukan penjualan kredit.
Penerapan sistem penjualan kredit yang baik pada suatu perusahaan dapat membantu perusahaan dalam menekan kemungkinan terjadinya kecurangan. Sistem penjualan kredit sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan, karena penjualan barang merupakan titik tolak dari pelaksanaan aktivitas perusahaan, jika terjadi suatu kecurangan atau kejadian yang tidak diinginkan perusahaan maka akan dapat diatasi segera.
Berdasarkan uraian diatas dan mengingat pentingnya sistem penjualan kredit. Untuk itu dalam penulisan tugas sistem akuntansi ini penulis tertarik untuk mengangkat judul "Usulan Rancangan Terhadap Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada PD. Musi Grup Palembang".
Perumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas serta berdasarkan data dan pengamatan yang dilakukan, penulis mengemukakan beberapa permaslahan yang ada pada PD. Musi Grup Palembang yaitu :
Bagaimana sistem penjualan kredit pada PD. Musi Grup Palembang?
Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
Untuk mengetahui sistem penjualan kredit pada PD. Musi Grup Palembang
Mengevaluasi kelemahan dan kelebihan dari sistem penjualan kredit pada PD. Musi Grup Palembang
Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penulisan makalah ini antara lain :
Dapat mengembangkan sistem penjualan kredit pada PD. Musi Grup Palembang menjadi lebih baik dan efektif.
Dapat merancang sistem penjualan kredit menjadi lebih baik dan efektif di masa yang akan datang.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Perusahaan
1.1 Pengertian Perusahaan
Perusahaan adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi. Setiap perusahaan ada yang terdaftar di pemerintah dan ada pula yang tidak. Bagi perusahaan yang terdaftar di pemerintah, mereka mempunyai badan usaha untuk perusahaannya. Badan usaha ini adalah status dari perusahaan tersebut yang terdaftar di pemerintah secara resmi.
1.2 Jenis-Jenis Perusahaan dan Contohnya
1. Perusahaan Ekstraktif
Perusahaan Ekstraktif adalah perusahaan yang bidang usahanya memungut benda-benda yang tersedia di alam secara langsung. Perusahaan yang termasuk kelompok perusahaan ekstratif antara lain pertambangan penangkapan ikan, penebangan kayu, pemungutan rumput laut, dan pembuatan garam. Perusahaan pertambangan ialah perusahaan yang usaha menghali dan mengolah barang-barang tambang, misalnya pertambangan minyak bumi, besi batu bara, timah, dan nikel
2. Perusahaan Agraris
Perusahaan Agraris adalah perusahaan yang usahanya mengolah dan memanfaatkan tanah agar menjadi lahan yang berdayaguna dan berhasil guna untuk memenuhi kebutuhan. Perusahaan agraris meliputi pertanian, perkebunan, perikanan (pemerihara ikan), dan peternakan. Perusahaan pertanian ialah perusahaan yang usahanya mengolah tanah menjadi lahan pertanian, kemudian ditanami tumbuh-tumbuhan agar menghasilkan bahan untuk memenuhi kebutuhan. Contohnya, pertanian padi, kacang tanah, hortikultura, perkebunan karet, kopi, teh, dan kina.
3. Perusahaan Industri
Perusahaan Industri adalah perusahaan yang usahanya mengolah bahan mentah menjadi barang jadi atau barang setengah jadi (bahan baku), atau mengolah bahan baku menjadi barang jadi.
Contoh :
a. Perusahaan kerajinan rotan mengolah bahan mentah (rotan) menjadi barang jadi (misalnya kursi rotan dan anyaman rotan)
b. Perusahaan tepung terigu mengolah bahan mentah (gandum) menjadi bahan baku (tepung terigu).
c. Perusahaan roti mengolah bahan baku (tepung terigu) menjadi barang jadi (roti).
d. Perusahaan mobil, pupuk, kimia, obat-obatan dan sepatu.
4. Perusahaan Dagang
Perusahaan Dagang adalah perusahaan yang usahanya mengumpulkan dan menyalurkan barang-barang hasil produksi dari produsen (pembuat) kepada konsumen (pemakai). Contoh perusahaan perdagangan ialah usaha pertokoan serta perdagangan ekspor dan impor.
5. Perusahaan Jasa
Perusahaan Jasa adalah perusahaan yang usahanya menyelenggarakan jasa untuk para konsumen (pemakai) dengan memperoleh imbalan
Contoh :
a. Perusahaan pengangkutan bus
b. Jasa bank dan jasa pergudangan
c. Jasa seorang dokter, jasa seorang penjahit
2.2 Perusahaan Dagang
2.2.1 Pengertian Perusahaan Dagang
Perusahaan Dagang adalah Perusahaan yang menjual barang dagangan yang sebelumnya di beli dari perusahaan pabrikasi dengan mengharapkan laba tanpa mengubah sifat dan bentuk barang. Dalam perusahaan dagang, pendapatan diperoleh dari penjualan barang dagangan sesuai dengan harga beli barang tersebut ditambah dengan laba yang diharapkan (Stice, Skousen, 2004:230)
2.2.2 Ciri-ciri Perusahaan Dagang
Ciri-ciri perusahaan dagang sebagai berikut :
1. Pendapatan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan.
2.Biaya utamanya berasal dari harga pokok barang yang terjual dan biaya usaha lainnya.
3. Dalam akuntansinya terdapat akun persediaan barang atau barang dagangan.
4. Sebagai perantara antara produsen dan konsumen.
5.Antara barang yang dibeli dan barang yang dijual sama/ tidak ada perubahan
6. Tujuan utamanya mencari laba dengan cara menjual barang dengan harga lebih tinggi dibandingkan harga belinya.
Kegiatan utama perusahaan dagang adalah jual-beli. Berdasarkan ruang lingkupnya, perusahaan dagang dapat dibedakan menjadi dua, yaitu pedagang besar dan pedagang kecil. Pedagang besaradalah pedagang yang membeli barang dagangan dari produsen dan menjualnya kepadapedagang kecil secara partai, sedangkan pedagang kecil adalah pedagang yang membeli barangdagangan dari pedagang besar dan menjualnya kepada konsumen secara eceran.
2.2.3 MACAM-MACAM TRANSAKSI PERUSAHAAN DAGANG
1. Pembelian
Transaksi pembelian barang dagang dalam perusahaan dagang yang ditujukan untuk dijual kembali akan dicatat pada akun pembelian. Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau kredit dan bisa juga sebagian tunai dan sebagian sisanya secara kredit.
Sedangkan pembelian barang yang ditujukan untuk dipakai dalam memenuhi kebutuhan sendiri dan tidak dijual kembali akan dicatat pada akun tersendiri. Contohnya transaksi pembelian apa? Misalnya transaksi pembelian peralatan kantor maka akan dicatat dalam akun peralatan, dan bukan akun pembelian. Begitu juga pembelian perlengkapan, juga dicatat pada akun tersendiri yaitu akun perlengkapan. Bukti transaksi ini biasanya berupa faktur untuk pembelian secara kredit dan kuitansi (nota kontan) untuk pembelian yang dilakukan secara tunai.
2. Biaya Angkut Pembelian
Sebelum memperoleh barang yang dibeli, biasanya perlu mengeluarkan ongkos angkut dari toko atau sampai ke gudang pembeli. Sehingga harga peroleh barang tersebut terdiri dari harga beli ditambah dengan ongkos (biaya angkutnya). Seluruh pengeluaran untuk biaya angkut pembelian akan dicatat dalam satu akun tersendiri yaitu akun beban angkut pembelian. Sebagai bukti transaksi adalah berupa faktur.
3. Retur Pembelian
Diwaktu melakukan transaksi pembelian barang, kadang-kadang barang yang dibeli itu tidak sesuai dengan barang yang dipesan, atau mengalami kerusakan saat dalam perjalanan. Maka pihak pembeli berhak mengembalikan barang yang rusak tersebut kepada penjual. Dalam hal ini apabila pembelian barang yang dikembalikan itu dilakukan secara tunai, maka penjual akan mengembalikan uangnya tunai kepada pembeli. Sebaliknya bila pembelian dilakukan secara kredit, maka pembeli akan membuat nota debit sebagai bukti pengurangan utangnya. Pengurangan utangnya itu dilakukan dengan cara mendebit akun utang dagang dan mengkredit akun retur pembelian. Jadi setiap terjadi transaksi yang berhubungan dengan pengembalian barang yang telah dibeli, akan dicatat dalam satu akun yaitu akun retur pembelian. Bukti transaksi yang digunakan adalah nota debit.
4. Potongan Pembelian
Potongan pembelian diberikan oleh penjual dengan tujuan agar pembeli dapat melunasi utangnya sebelum tanggal jatuh tempo, atau pelunasannya dalam jangka waktu potongan. Potongan yang diterima dicatat dalam akun potongan pembelian. Sebagai akibat adanya potongan pembelian itu maka jumlah utang yang harus dibayar akan berkurang, yaitu jumlah akhir faktur dikurangi dengan potongan pembelian yang diterima. Bukti transaksi yang digunakan adalah berupa kuitansi atau bukti pengeluaran kas.
5. Penjualan
Transaksi penjualan barang dagang dalam perusahaan dagang dapat dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit, atau sebagian secara tunai dan sisanya dibayar secara kredit. Setiap transaksi penjualan barang dagang dicatat dalam akun penjualan. Bukti transaksi yang digunakan adalah berupa Faktur atau Bukti penerimaan kas.
6. Retur Penjualan
Setelah transaksi penjualan dilakukan dimana barang yang telah dikirimkan kepada pembeli. Maka dapat terjadi transaksi retur penjualan. Artinya sejumlah barang yang telah dijual/dikirimkan, dikembalikan lagi oleh pihak pembeli dengan alasan tertentu. Misalnya karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanannya. Bagi pihak penjual pengembalian barang tersebut akan mengurangi piutang (tagihannya), sehingga penjual harus menerbitkan nota kredit untuk mengurangi piutangnya dan kemudian mencatatnya kedalam akun retur penjualan.
7. Potongan Penjualan
Potongan penjualan diberikan untuk merangsang pembeli agar segera membayar utangnya, sebelum tanggal jatuh tempo yang ditetapkan. Potongan penjualan akan mengurangi jumlah piutang yang diterima disaat jatuh tempo, dan dicatat dalam akun potongan penjualan. Bukti transaksi yang digunakan berupa kuitansi atau bukti kas masuk.
8. Biaya Angkut Penjualan
Dalam perjanjian saat barang dijual, mungkin saja penjual akan menanggung biaya angkut atau biaya pengiriman barang sampai digudang pembeli. Maka biaya yang dikeluarkan pihak penjual akan dicatat dalam akun biaya angkut penjualan.
9. Persediaan Barang Dagang
Persediaan barang dagang adalah jumlah persediaan barang dagang yang ada pada akhir periode tertentu. Misalnya Persediaan barang dagang 31 Desember 2001, yaitu nilai persediaan setelah dilakukan perhitungan secara fisik ( stock opname) yang ada didalam gudang atau toko. Persediaan tersebut dicatat dalam akun persediaan barang dagang. Bukti yang digunakan adalah bukti memorial.
2.3 Pengertian Sistem dan Prosedur
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001) mendefinisikan sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan prosedur adalah suatu urutan yang klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Dari definisi tersebut diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan suatu ururtan kegiatan klerikal.
2.4 Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi
2.4.1 Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, buku catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan yang bertujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi, (Stettler dalam Baridwan, 1993:1).
Menurut Mulyadi (2001:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan tersebut.
Dari definisi di atas, unsur suatu sistem adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan serta unsur akuntansi yang mendukung dari kegiatan akuntansi yang ada dalam perusahaan.
2.4.2 Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi
(2008:19) dalam bukunya ada 4 yaitu:
Untuk menyediakan informasi bagi pegelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Ada kalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sitem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.
2.5 Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima oleh pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001:210).
Jadi, dalam system akuntansi penjualan terdapat unsur-unsur yang mendukung dan kesemua unsure tersebut diorganisasi sedemikian rupadalam sebuah sistem akuntansi yang disebut system akuntansi penjualan kredit.
Sistem akuntansi penjualan kredit merupakan kesatuan dari rangkaian prosedur pemberian kredit yang diberikan kepada calon debitur atas dasar kepercayaan dari debitur yang meliputi permohonan kredit sampai pembayaran angsuran oleh debitur. Sistem penjualan kredit yang baik akan menyediakan informasi yang memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan agar tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai.
2.6 Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit merupakan kesatuan dari rangkaian prosedur pemberian kredit yang diberikan kepada calon debitur atas dasar kepercayaan dari debitur yang meliputi permohonan kredit sampai pembayaran angsuran oleh debitur. Sistem penjualan kredit yang baik akan menyediakan informasi yang memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan agar tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai.
2.6.1 Kredit
a. Pengertian Kredit
Kredit berasal dari bahasa Yunani, credare, yang berarti kepercayaan. Dengan demikian istilah kredit memiliki arti khusus, yaitu meminjamkan uang atau penundaan pembayaran pada saat itu juga, (Untung, 2000:1)
Menurut Drs. O.P. Simorangkir, kredit adalah pemberian prestasi (misalnya uang, barang) dengan balas prestasi (kontraprestasi) yang akan terjadi pada waktu yang akan datang. Kehidupan ekonomi modern adalah prestasi uang, yang dengan demikian transaksi kredit menyangkut uang sebagai alat kredit. Kredit berfungsi kooperatif antara si pemberi kredit dan si penerima kredit. Singkatnya, kredit dalam arti luas didasarkan atas komponen kepercayaan, resiko dan pertukaran ekonomi di masa-masa mendatang (Untung, 2000:1).
b. Unsur-Unsur Kredit
Menurut Drs. Thomas Suyatno, dkk (1995) dalam bukunya "Dasar-Dasar Perkreditan" unsur-unsur kredit terdir dari:
1) Kepercayaan
Yaitu keyakinan si pemberi kredit bahwa prestasi yang diberikannya akn benar-benar diterimanya dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang.
2) Tenggang Waktu
Yaitu masa yang memisahkan antara pemberian prestasi dengan kontraprestasi yang akan diterimanya dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Dalam unsur ini terkandung pengertian nilai agio dari uang, yaitu uang yang ada sekarang lebih tinggi nilainya daripada uang yang akan diterimanya pada masa yang akan datang.
3) Degree of risk / Resiko Kredit
Yaitu tingkat resiko yang akan dihadapi sebagai akibat adanya jangka waktu yang memisahkan pemberi prestasi dengan kontraprestasi yang akan diterima di kemudian hari. Semakin lamajangka waktu kredit yang diberikan, maka semakin tinggi pula tingkat resikonya. Hal ini dikarenakan sejauh-jauhnya kemampuan manusia untuk memperkirakan hari depan itu, maka masih selalu ada ketidaktentuan yang tidak dapat ditentukan. Inilah yang menyebabkan timbulnya resiko
4) Prestasi/Obyek Kredit
Prestasi atau obyek kredit dapat diberikan dalam bentuk barang, jasa dan uang.
2.6.2 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai dan kredit adalah
(Mulyadi, 2008 : 211) :
Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.
Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.6.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari
kegiatan penjualan tunai dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 213) :
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
Nama dan alamat pembeli.
Kuantitas produk yang dijual.
Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.6.4 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai dan kredit
adalah (Mulyadi, 2008 : 214) :
Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:
Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti tertera di dokumen tersebut.
Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan
untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam
proses pengiriman.
Surat Muat (Bill of Lading)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
Arsip Indeks Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
Faktur dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari:
Faktur Penjualan (Customer's Copies)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung
harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk
analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Bukti Memorial
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnalumum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.6.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai
dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 218) :
Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persedian fisik barang yang disimpan di gudang.
Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
2.6.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai dan
kredit adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 219) :
Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman.
Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan yang berfungsi sebagai catatan piutang.
Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusukan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.6.7 Unsur Sistem Pengendalian Intern
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan
dalam sistem penjualan tunai dan kredit, unsur pokok pengendalian intern
yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 220) :
Organisasi
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy.
Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
"sudah dikirim" pada copy surat order pengiriman.
Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber.
Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Praktik yang Sehat
Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pamakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
2.6.8 Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai berikut:
1. Prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing procedure)
Dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan da tembusannya dilakukan secara terpisah dari pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen berikut ini dibuat oleh dua fungsi yang terpisah dan pada saat berlainan:
- Fungsi Penjualan:
a. surat order pengiriman
b. tembusan krdit
c. surat pengakuan
d. surat muat
e. slip pembungkus
f. arsip pengendalian pengiriman
g. arsip index silang
- Fungsi Penagihan:
a. faktur penjualan
b. tembusan piutang
c. tembusan jurnal
d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran
e. tembusan bagi wiraniaga
Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:
a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi tersebut tercantum dalam faktur penjualan.
b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena tidak tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan membuat faktur untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.
2. Prosedur Order Pengiriman Satuan (unit shipping order procedure)
Prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedr ini, setiap barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualn dibuatkan satu surat order pengiriman.
Kodisi yang cocok untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:
a. jika dikehendaki untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan menggunakan surat order pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen tersebut.
b. Jika barang-barang yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggalpengirian yang berbeda-beda, sesuai dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan
c. Jika perusahaan menghadapi masalah back-order
d. Jika perusahaan memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.
3. Prosedur Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure)
Dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.
a. Karena surat order pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua informasiyang akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi rute pengiriman, berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per satuan.
b. Kondisi persediaan harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang tertulis didalam surat order pengiriman. Jika seringkali perusahaan mengalami back order, prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.
4. Prosedur Pra Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)
Prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan informasi yang lengkap oleh fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan kegiatan manual untuk menambahkan informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas barang yang sesungguhnya dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan kuantitas, dan harga total barang.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:
a. Pada saat surat order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi mengenai nama pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada surat order pengiriman maupun faktur pebjualan diisikan oleh fungsi penjualan pada saat pembuatan order penjualan.
b. Jika terjadi back order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi pesanan dari pelanggan.
2.6.9 Bagan Alir Dokumen Dari Sistem Penjualan Kredit
Uraian bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit
Bagian Order Penjualan
Menerima order dari pelanggan
Berdasarkan surat orderyang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur
Mendistribusikan Surat Order Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang , lembar 2,3,4 dikirim ke Bagian kredit, lembar 8,9 diarsipkan sementara menurut tanggal.
Menerima Surat Order Pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanen menurut abjad.
Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1,2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.
Surat Order Pengiriman lembar 1,2 dikirim ke bagian penagihan.
Bagian Kredit
Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian order penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit
Memberikan otorisasi kredit
Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.
Bagian Gudang
Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.
Berdasarkan surat order pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang
Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman
Bagian Pengiriman
Surat Order Pengiriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiiman lembar 2,3,4,5.
Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan
Mengembalikan Surat Order Pengiriman lembar 1,2 ke bagian order pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan
Surat Order Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut,
Bagian Penagihan
Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order penjualan.
Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan
Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang
MengirimFaktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan
Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal
Mengirimkan Faktur lembar 5 ke wiraniaga
Bagian Piutang
Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang
'Faktur dan surat order pengiriman lembar1 dan surat muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut
Bagian Kartu Persediaan
Berdasarkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut
Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodic
Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial
Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
Bagian Jurnal
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.
Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan
