Módulo FI Finanzas
FINANZAS FI
Manuales para Usuario FINANZAS
Tema:
OPERACIONES CONTABLES
2013
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Módulo FI Finanzas
INDICE
Manual Módulo FI - Operaciones Contables ............... .................. ................. .................. .................. ................. 3 Introducción ............................................................................................................................................................3 Cuando finalice el curso estará capacitado para ................................................................................................3 Desarrollo de Contenido ........................................................................................................................................4 Registrar Documento Cuenta de Mayor ......................................................................................................4 Visualizar un Documento Contable .............................................................................................................6 Contabilización General ...............................................................................................................................9 Modificar Documento Contable ................................................................................................................ 13 Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ......................................................... 17 Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ........................................................ 19 Anular Documento Contable .................. ................. .................. ................. .................. ................. ............ 24 Anular Documento contable en Masa....................................................................................................... Masa ....................................................................................................... 27 Datos maestros Claves ....................................................................................................................................... 30 Normativas o procedimientos ............................................................................................................................ 30 Relación de planos de Negocio al Manual de Usuario .................................................................................... 30 Inducción a SAP .................................................................................................................................................. 30
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INDICE
Manual Módulo FI - Operaciones Contables ............... .................. ................. .................. .................. ................. 3 Introducción ............................................................................................................................................................3 Cuando finalice el curso estará capacitado para ................................................................................................3 Desarrollo de Contenido ........................................................................................................................................4 Registrar Documento Cuenta de Mayor ......................................................................................................4 Visualizar un Documento Contable .............................................................................................................6 Contabilización General ...............................................................................................................................9 Modificar Documento Contable ................................................................................................................ 13 Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ......................................................... 17 Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ........................................................ 19 Anular Documento Contable .................. ................. .................. ................. .................. ................. ............ 24 Anular Documento contable en Masa....................................................................................................... Masa ....................................................................................................... 27 Datos maestros Claves ....................................................................................................................................... 30 Normativas o procedimientos ............................................................................................................................ 30 Relación de planos de Negocio al Manual de Usuario .................................................................................... 30 Inducción a SAP .................................................................................................................................................. 30
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Manual Módulo FI - Operaciones Contables
Introducción Este documento está destinado a ayudar a usuarios que requieren información sobre los procesos a elaborar en las operaciones contables que se necesiten realizar en el sistema de SAP implementado por evolución SAP.. SAP El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las áreas el procedimiento de cómo se debe crear, modificar, visualizar, los registros elaborados en la contabilidad. Este documento consta de: a) una explicación del proceso con imágenes y ejercicios que le permitirán comprender la funcionalidad de la herramienta, b) un glosario con términos utilizados en ambiente SAP.
Cuando finalice el curso estará capacitado para Conocer las ventajas del sistema SAP y poder elaborar cualquier tipo de ajuste en las cuentas de mayor que se requiera en la contabilidad, de acuerdo a las transacciones que se presentara en el manual. Capacitado para utilizar operaciones contables en grupo legers, bajo las normas NIF cuando se requiera. Si no hay una explicacion del campo en las distintas ventanas de las transacciones por favor dejar en blanco.
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Desarrollo de Contenido Registrar Documento Cuenta de Mayor Para hacer un registro contable se puede utilizar esta transacción. Acceso a la transacción Vía Código de transacción
FB50
Nombre de campo
Registrar documento cuenta de mayor
Descripción
Acción del usuario y valores
Fecha Documento
La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original, creación del documento original haciendo referencia el mes vigente.
Moneda
Clave de la moneda que se gestionaron en Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal el sistema guatemalteco)
Referencia
Documento movimiento
Txt.cab.doc.
Texto de cabecera del documento
Cta.mayor
Número de cuenta de la cuenta de mayor Se ingresa la cuenta que se desea afectar, sobre la que se actualizan las cifras de que no sea cuenta asociada movimiento
D/H
Muestra a qué lado de la cuenta (S = Ubicar posición de la cuenta. Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos.
o
alguna
referencia
del Se puede ingresar una referencia movimiento que se está realizando
al
Se puede ingresar una breve explicación a la referencia
Importe moneda Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto doc. moneda del documento. Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, o Ce. Beneficio forma univoca se define un centro de costo que va afectar
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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER para grabar el movimiento.
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Visualizar un Documento Contable Para visualizar un documento contabilizado se puede utilizar la siguiente transacción. Acceso a la transacción Vía Código de FB03 transacción Nombre de campo No. Documento
Visualizar Documento
Descripción de Es el documento que se desea visualizar
Sociedad
Clave que sociedad.
identifica
Ejercicio
Periodo del ejercicio
unívocamente
Acción del usuario y valores Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente la Sociedad GT a consultar el documento. Periodo donde se encuentra contabilizado el documento
Si no se tiene el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón
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Nombre de campo
Descripción identifica
unívocamente
Acción del usuario y valores
Sociedad
Clave que sociedad.
la Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Ledger
Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa principal registrado.
el
Al ingresar los tres datos básicos anter iores se ejecuta la acción con el botón
.
Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger
Se va ejecutar la pantalla donde aparecen los registros realizados en la contabilidad.
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del
documento
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Al dar doble CLICK al docum ento requerido aparece la información que contiene l a operación del registro.
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Contabilización General Otra forma de contabilizar es con la transacción F-02, que igual manera que la FB50, hace registro en la contabilidad. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo
F-02
Entrar apunte de cuenta mayor
Descripción
Acción del usuario y valores
Fecha Documento
La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original, creación del documento original haciendo referencia el mes vigente.
Clase
La clase de documento sirve para clasificar Asigna la clasificación del registro los documentos o registros realizados en la contabilidad. Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT que se necesita hacer el sociedad. registro.
Sociedad Fecha contab.
Periodo Moneda/T/C
Referencia
Fecha en la cual se va quedar registrada el Asigna la fecha de contabilización. documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Periodo en la cual se quedara registrado el Asigna el periodo de la contabilización. documento o registro Clave de la moneda que se gestionaron en Asigna la moneda del registro, si fuera el sistema moneda USD se puede asignar un tipo de cambio, de lo contrario se utilizara el del día. Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al movimiento movimiento que se está realizando
Txt.cab.doc.
Texto de cabecera del documento
ClvCT
Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento
Cuenta
Cuenta que se ha documento o registro
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contabilizar
Se puede ingresar una breve explicación a la referencia
el Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
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Al ingresar los datos requeridos se da ENT ER y se ingresa la siguiente información. Nombre de campo
Descripción
Acción del usuario y valores
Importe
Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto moneda del documento.
Asignación
Es una información adicional que se le Ingresa una información adicional puede agregar al documento o registro.
Texto
Texto explicativo para la posición del Ingresa una explicación de lo realizado documento
ClvCT
Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento
Cuenta
Cuenta que se ha documento o registro
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contabilizar
el Se ingresa la cuenta que se desea afectar.
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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la información complementaria para la siguiente posición del documento. Nombre de campo
Descripción
Acción del usuario y valores
Importe
Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto moneda del documento.
Asignación
Es una información adicional que se le Ingresa una información adicional puede agregar al documento o registro.
Texto
Texto explicativo para la posición del Ingresa una explicación de lo realizado documento
Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botón
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.
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Si la información es la correcta se graba el registro con el botón
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, y el movimiento fue grabado con éxito.
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Modificar Documento Contable Existe una transacción FB02, la cual deja modificar Asignación y Texto en cualquiera de las posiciones del documento. Acceso a la transacción Vía Código de transacción
FB02
Nombre de campo No. Documento
Modificar Documento
Descripción
Acción del usuario y valores
de El número de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente
Sociedad
Clave que sociedad.
identifica
Ejercicio
Periodo del ejercicio
unívocamente
la Sociedad GT a consultar el documento. Periodo donde se encuentra contabilizado el documento
Si no se sabe el documento a modificar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón
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Nombre de campo
Descripción identifica
unívocamente
Acción del usuario y valores
Sociedad
Clave que sociedad.
la Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Ledger
Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa principal registrado.
el
Al ingresar los tres datos b ásicos anteriores se ejecuta la acción con el botón
.
Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger
del
Al dar doble CLICK al docum ento requerido aparece la información que contiene l a operación
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documento
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En la información aparece el registro grabado, al dar doble CLICK en una de las posiciones se puede ingresar a los campos de Asignación y Texto los cuales se pueden modificar.
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Para pasar de una posición a otra se pueden utilizar los botones de Posición Anterior
Cuando se hayan realizado las modificaciones se presiona el botón
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o Posición Siguiente
, para grabar los cambios realizados.
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Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone de la transacción FB50L para poder realizar los registros necesarios. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo
FB50L
Registrar documento cuenta mayor para grupo ledgers Descripción
Acción del usuario y valores
Fecha Documento
La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original, creación del documento original haciendo referencia el mes vigente.
Moneda
Clave de la moneda que se gestionaron en Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal el sistema guatemalteco)
Fecha contab.
Fecha en la cual se va quedar registrada el Asigna la fecha de contabilización. documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesita AF=Ledger para Activos Fijos IFRS 0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al movimiento movimiento que se está realizando
Gr.ledgers
Referencia Txt.cab.doc. Cta.mayor
Texto de cabecera del documento
Número de cuenta de la cuenta de mayor sobre la que se actualizan las cifras de movimiento D/H Muestra a qué lado de la cuenta (S = Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos. Importe moneda Importe de la posición de documento en la doc. moneda del documento.
Se puede ingresar una breve explicación a la referencia Se ingresa la cuenta que se desea afectar, que no sea cuenta asociada Ubicar posición de la cuenta.
Ingresa el monto
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, o Ce. Beneficio forma univoca se define un centro de costo que va afectar
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Al consignar los datos se graba la inform ación con el botón
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.
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Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone aparte de la transacción FB50L existe la FB01L para poder realizar los registros necesarios. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo
FB01L
Contabilización general para grupo ledgers
Descripción
Acción del usuario y valores
Fecha Documento
La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original, creación del documento original haciendo referencia el mes vigente.
Clase
La clase de documento sirve para clasificar Asigna la clasificación del registro los documentos o registros realizados en la contabilidad. Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT que se necesita hacer el sociedad. registro.
Sociedad Fecha contab.
Periodo Moneda/T/C
Gr.ledgers
Referencia
Fecha en la cual se va quedar registrada el Asignar la fecha de contabilización. documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Periodo en la cual se quedara registrado el Asigna el periodo de la contabilización. documento o registro Clave de la moneda que se gestionaron en Asigna la moneda del registro, si fuera el sistema moneda USD se puede asignar un tipo de cambio, de lo contrario se utilizara el del día. Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesita AF=Ledger para Activos Fijos IFRS 0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al movimiento movimiento que se está realizando
Txt.cab.doc.
Texto de cabecera del documento
Se puede ingresar una breve explicación a la referencia
ClvCT
Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento
Cuenta
Cuenta que se ha contabilizar el documento Se ingresa la cuenta que se desea afectar. o registro
Al ingresar los datos requeridos se da ENT ER y se ingresa la siguiente información.
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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la información complementaria para la siguiente posición del documento. Nombre de campo
Descripción
Acción del usuario y valores
Importe
Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto moneda del documento.
Asignación
Es una información adicional que se le Ingresa una información adicional puede agregar al documento o registro.
Texto
Texto explicativo documento
ClvCT
Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento
Cuenta
Cuenta que se ha contabilizar el documento Se ingresa la cuenta que se desea afectar. o registro
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para
la
posición
del Ingresa una explicación de lo realizado
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Cuando se registren los datos se presiona ENTER para la siguiente posición. Nombre de campo Importe
Descripción
Acción del usuario y valores
Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto moneda del documento.
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, o Ce. Beneficio forma univoca se define un centro de costo que va afectar Asignación
Es una información adicional que se le Ingresa una información adicional puede agregar al documento o registro.
Texto
Texto explicativo documento
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para
la
posición
del Ingresa una explicación de lo realizado
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Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botón
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.
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Si la información es la correcta se graba el registro con el botón
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, y el movimiento fue grabado con éxito
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Anular Documento Contable Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el movimiento con la transacción FB08. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo No. Documento Sociedad
FB08
Anular Documento
Descripción
de El número de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar, cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente, para luego anularla Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Motiv.anulacion
Motivo para efectuar inversa o la anulación.
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Acción del usuario y valores
Periodo donde se encuentra contabilizado el documento la
contabilización Motivo de la cual se va anular el registro; 01 Anulación en período actual 02 Anulación en período cerrado 03 Contabil.negativa en período actual 04 Contabil.negativa en período cerrado 05 Asiento por ajuste de personificación
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Si no se sabe el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón
Nombre de campo
Descripción identifica
unívocamente
Acción del usuario y valores
Sociedad
Clave que sociedad.
la Sociedad GT a consultar el documento.
Ejercicio
Periodo del ejercicio
Ledger
Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa el Ledger del documento principal registrado o se deja en blanco para ver todos los registros.
Periodo donde se encuentra contabilizado el documento
Al ingresar los tres datos básicos anter iores se ejecuta la acción con el botón
.
Al dar doble CLICK al docum ento requerido aparece la información que contiene l a operación.
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Al estar seguro que es el documento que se desea anular se presiona el botón crea un nuevo registro, con la reversión del documento original.
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, para concluir la anulación, y
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Anular Documento contable en Masa Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el movimiento con la transacción FB08, pero si son varios movimientos que se necesitan anular existe la transacción F.80, la cual anula en masa. Acceso a la transacción Vía Código de transacción
F.80
Nombre de campo
Descripción
Sociedad No. Documento Ejercicio
Anulación de documentos en masa
Clave que sociedad.
identifica
unívocamente
Acción del usuario y valores la Sociedad GT a consultar el documento.
de El número de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar, cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente, para luego anularla del, al. Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento
Ledger
Designa unívocamente un grupo de ledgers.
Motiv.anulacion
Motivo para efectuar inversa o la anulación.
Test
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la
Se ingresa registrado.
el
Ledger
del
documento
contabilización Motivo de la cual se va anular el registro; 01 Anulación en período actual 02 Anulación en período cerrado 03 Contabil.negativa en período actual 04 Contabil.negativa en período cerrado 05 Asiento por ajuste de personificación Controla si una ejecución de test tiene lugar Puede utilizarse la opción de test para o no. visualizar antes la ejecución final.
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Para ejecutar el proceso se presiona el botón
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.
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Si es correcta la anulación que se necesita realizar se presiona el botón anterior con el botón y desmarcar la opción Test, para anular en definitiva.
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, o regresar a la pantalla
