UNIVERSITAS INDONESIA
OPTIMALISASI WAKTU REKAM MEDIS DITEMUKAN DI UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT DR CIPTO MANGUNKUSUMO TAHUN 2014
LAPORAN KARYA AKHIR
AINUS SYIFA 1106089823
PROGRAM VOKASI RUMPUN KESEHATAN PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN PERUMAHSAKITAN
DEPOK MEI 2014
UNIVERSITAS INDONESIA
OPTIMALISASI WAKTU REKAM MEDIS DITEMUKAN DI UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT DR CIPTO MANGUNKUSUMO TAHUN 2014
LAPORAN KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu pemenuhan syarat tugas akhir studi
AINUS SYIFA 1106089823
PROGRAM VOKASI RUMPUN KESEHATAN PROGRAM STUDI PERUMAHSAKITAN PERUMAHSAKITAN
DEPOK MEI 2014
ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Laporan Karya Akhir ini adalah hasil karya sendiri dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Nama
: Ainus Syifa
NPM
: 1106089823
Tanda Tangan
:
Tanggal
: Mei 2014
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Laporan Magang ini telah disetujui oleh Pembimbing Materi dan Pembimbing Lapangan Program Studi Perumahsakitan Rumpun Kesehatan Program Vokasi Universitas Indonesia
Depok, Mei 2014 Pembimbing Materi
Drs. Soedarto Soepangat, MARS
Pembimbing Lapangan Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo
Yusirwan Tabrani, Amd. Per Kes
iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
: Ainus Syifa
NPM
: 1106089823
Bidang Studi
: Vokasi Rumpun Kesehatan
Jenis Karya
: Karya Akhir
Demi mengembangkan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusive ( Non-exclusive Royalty Free Right ) atas tugas akhir saya yang berjudul: Optimalisasi Waktu Rekam Medis Ditemukan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo Tahun 2014
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Nonekslusive
ini
Universitas
Indonesia
berhak
menyimpan,
mengalihmediakan/memformatkan, mengelola dalam membentuk pangkalan data (database), merawat dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis, pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di
: Depok
Pada Tanggal : Mei 2014
Yang menyatakan,
(Ainus Syifa)
v
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Ainus Syifa
Alamat
: Jl. Ir. H. Juanda Komp. Pon. Pes. Darun Nahwi Rt/Rw:07/02 Singajaya Indramayu 45218
Tempat tanggal lahir : Indramayu, 21 Juli 1993
Riwayat Pendidikan
:
1. Program Studi Perumahsakitan
Tahun 2011 – 2014
2. SMAN 1 Sindang Indramayu
Tahun 2008 – 2011
3. SMPN Unggulan Indramayu
Tahun 2005 – 2008
4. MI Darun Nahwi Indramayu
Tahun 1999 – 2005
5. RA Darun Nahwi Indramayu
Tahun 1997 – 1999
vi
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia Nya penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Karya Akhir ini dengan segala kemudahan dan kelancaran sehingga selesai tepat pada waktunya. Tugas Karya Akhir ini disusun sebagai syarat kelulusan Ahli Madya Perumahsakitan Program Vokasi Rumpun Kesehatan Universitas Indonesia. Banyak pengalaman dan wawasan yang penulis dapatkan selama magang di RS Cipto Mangunkusumo yang tidak penulis dapatkan selama kuliah. Dalam penyusunan laporan ini banyak pihak yang telah mendukung baik secara langsung maupun tidak langsung, moril maupun materiil. Untuk itu dengan setulus hati dan penuh rasa hormat penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Allah SWT karena tanpa ridho serta izin-Nya laporan ini tidak akan selesai tepat pada waktunya 2. Amah dan Apah atas segala do’a, dukungan, kasih sayang, pengertian dan bimbingannya yang tak ternilai. Kedua kakak dan adikku yang selalu memberikan semangat dan bantuanya. 3. Bapak Drs. Soedarto Soepangat, MARS selaku pembimbing materi yang telah memberikan masukan dalam penulisan laporan ini. 4. Bapak Yusirwan Tabrani, Amd. Per Kes selaku pembimbing lapangan penulis yang telah memberikan masukan dan pengarahannya serta mbanyaknya waktu yang
diluangkan
selama
proses
bimbingan,
kepada
Bapak
Jalahan
Pandeangan, Amd. Per Kes selaku pembimbing lapangan rekan penulis di Unit Rekam Medis yang juga membantu penulis dalam penyelesaian laporan ini. 5. Bapak Gandi Agusniadi, BBA, SE selaku Kepala Unit Rekam Medis & Admisi Pasien Rawat Inap RSCM yang telah mengizinkan dan memberikan kesempatan penulis melaksanakan magang di Unit Rekam Medis serta memberikan masukan dan semangat serta kemudahan yang diberikan kepada penulis selama proses magang.
vii
6. Seluruh dosen pengajar Program Vokasi Perumahsakitan yang telah memberikan banyak ilmu yang bermanfaat selama penulis belajar di lingkungan Universitas Indonesia. 7. Seluruh pegawai Unit Rekam Medis RSCM, Mas Ilham dan Mas Okky yang telah membantu penulis memberikan data-data yang diperlukan serta pemikirannya untuk membantu penulis. Bagian rak penyimpanan, bagian tracer dan ekspedisi, bagian evaluasi, bagian assembling, bagian prosesing, bagian koding, bagian pelaporan, bagian Case Mix INA CBG’s, serta seluruh Runner terimakasih atas pengalaman dan kerjasamanya selama penulis melakukan magang. Terimakasih telah menerima penulis seperti keluarga dan telah memperlakukan penulis dengan sangat baik. 8. Seluruh pegawai bagian Admisi Pasien Rawat Inap yang dengan telatennya mengajari penulis melakukan cara-cara pendaftaran pasien dan mengatasi komplain pasien. Terimakasih telah menerima kekurangan dan kesalahankesalahan yang penulis perbuat selama proses magang serta atas doa dan dukungan yang diberikan. 9. Segenap jajaran Direksi RSCM, selaku pihak organisasi yang mengizinkan penulis untuk melaksanakan kegiatan magang selama empat belas minggu. Seluruh karyawan yang ada di RSCM yang telah banyak membantu penulis untuk melengkapi data yang dibutuhkan dalam menyelesaikan laporan magang ini. 10. Teman-teman seperjuangan magang di RSCM, Dian, Merarry, Edo, Dhella, Lita dan Ferry atas kerjasamanya dan kekompakannya selama proses magang di Unit RM. 11. Seseorang yang selalu mendukung penulis serta dengan sabarnya memberikan nasehat-nasehat selama ini, Arif. Sahabat-sahabat luar biasa yang selalu ada untuk berbagi suka dan duka, Ayu, Dian, Sista, Dinny, Dyah, Alin Esti terimakasih telah memberikan pengalaman dan kenangan selama tiga tahun kuliah. Marsya, adik yang selama setahun terahir menemani hari-hari dikosan.
viii
12. Teman-teman sekelompok bimbingan Pak Darto yaitu Rika dan Iren terimakasih telah membagi pengalaman dan saling mendukung untuk menyelesaikan laporan ini.. 13. Teman-teman kelas Perkantoran Medis
dan teman-teman perumahsakitan
angkatan 2011. Terimah atas semua yang terbaik yang pernah kita lewati selama kuliah. 14. Terakhir, kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis untuk dapat menyelesaikan Laporan Magang ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Dalam penyusunan laporan Tugas Karya Akhir ini penulis menyadari masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan ini sangat penulis harapkan. Akhir kata semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi seluruh pihak yang membutuhkan trutama di dunia perumahsakitan.
Jakarta, Mei 2014
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Pernyataan Orisinalitas ....................................................................................... iii Lembar Pengesahan ............................................................................................. iv Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi.........................................................v Daftar Riwayat Hidup ......................................................................................... vi Kata Pengantar ................................................................................................... vii Daftar Isi .................................................................................................................x Daftar Tabel ......................................................................................................... xii Daftar Gambar ................................................................................................... xiii Daftar Lampiran ................................................................................................ xiv
Bab I
Pendahuluan
A. Latar Belakang ....................................................................................1 B. Gambaran Umum Rumah Sakit ..........................................................2 1. Sejarah Rumah Sakit .....................................................................2 2. Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Logo Rumah Sakit ......................3 3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .........................................7 4. Ketenagaan Rumah Sakit ...........................................................12 5. Fasilitas Rumah Sakit ................................................................14 6. Kinerja Rumah Sakit ..................................................................23 Bab II
Gambaran Umum Unit Rekam Medis RS Dr. Cipto Mangunkusumo
A. Penjelasan ........................................................................................28 B. Visi, Misi dan Tugas Unit ................................................................28 1. Visi .............................................................................................28 2. Misi ...........................................................................................29 3. Tugas dan Fungsi .......................................................................29 C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .............................................30 1. Struktur Organisasi ....................................................................30 2. Uraian Tugas ..............................................................................30 D. Aktivitas Unit ...................................................................................35
x
E. Target yang Hendak Dicapai ...........................................................37 F. Hubungan Kerja dengan Bagian Lain ..............................................44 Bab III Identifikasi Masalah
A. Kerangka Teori ................................................................................45 1. Pengertian Masalah ....................................................................45 2. Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya ....................................45 3. Identifikasi Masalah ...................................................................47 4. Penentuan Prioritas Masalah ......................................................48 B. Cara Penemuan Masalah ..................................................................49 C. Daftar Masalah .................................................................................51 D. Penetapan Prioritas Masalah ............................................................54 E. Penjabaran Masalah .........................................................................58 F. Analisis Penyebab Masalah .............................................................60 Bab IV Alternatif Pemecahan Masalah
A. Alternatif Pemecahan Masalah ........................................................62 B. Penetapan Prioritas Pemecahan Masalah .........................................69 C. Kelebihan dan Kekurangan ..............................................................73 Bab V
Rencana Pelaksanaan Pemecahan Masalah
A. Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah ........................................74 B. Langkah Pelaksanaan .......................................................................76 C. Sumber Daya ....................................................................................79 D. Jadwal Pelaksanaan ..........................................................................82 Bab VI Kesimpulan dan Saran
A. Kesimpulan ......................................................................................84 B. Sarana ...............................................................................................85
Daftar Pustaka Lampiran
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Tenaga Medis RSCM Tahun 2013 .........................................................12 Tabel 2. Tenaga Keperawatan RSCM Tahun 2013 ..............................................13 Tabel 3. Tenaga Kesehatan Lainnya RSCM Tahun 2013 .....................................13 Tabel 4. Tenaga Non Kesehatan RSCM Tahun 2013 ...........................................14 Tabel 5. Data Gedung RSCM ...............................................................................15 Tabel 6. Gedung Rawat Jalan ...............................................................................16 Tabel 7. Gedung Rawat Inap .................................................................................16 Tabel 8. Gedung Gawat Darurat ...........................................................................17 Tabel 9. Gedung Ruang Rawat Intensif ................................................................17 Tabel 10. Gedung Ruang Rawat Khusus (Isolasi) ................................................17 Tabel 11. Gedung Ruang Penunjang Medik .........................................................18 Tabel 12. Kinerja Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo ........................................24 Tabel 13. Rekapitulasi Penetapan Prioritas Masalah di Unit Rekam Medis..........57 Tabel 14. Hasil Prioritas Penentuan Penyebab Masalah ........................................61 Tabel 15. Daftar Alternatif Pemecahan Masalah ..................................................64 Tabel 16. Rekapitulasi Kriteria Matriks Prioritas Pemecahan Masalah ...............72 Tabel 17. Estimasi Biaya Mencetak Jejak Status RM pada Tracer .......................81 Tabel 18. Jadwal Pelaksanaan Mencetak Jejak Status pada Tracer Permintaan Rekam Medis oleh Unit Rekam Medis .................................................83
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Logo Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo .....................................6 Gambar 2. Grafik Perkembangan BOR RSCM Tahun 2008-2012 ....................... 24 Gambar 3. Grafik Perkembangan ALOS RSCM Tahun 2008-2012 ....................25 Gambar 4. Grafik Perkembangan BTO RSCM Tahun 2008-2012 .......................26 Gambar 5. Grafik Perkembangan TOI RSCM Tahun 2008-2012 ........................27 Gambar 6. Diagram Fish Bone .............................................................................. 61 Gambar 7. Hubungan Unsur-Unsur Sistem ..........................................................47 Gambar 8. Siklus Pemecahan Masalah .................................................................63 Gambar 9. Program Ekspedisi Jejak Status Unit Rekam Medis ...........................66 Gambar 10. Menu Pengembalian Dokumen Rekam Medis pada Program EHR .66 Gambar 11. Siklus PDCA .....................................................................................76
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Struktur Organisasi Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Lampiran 2
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
Lampiran 3
Hubungan Kerja dengan Bagian Lain
Lampiran 4
Rekapitulasi Waktu Rekam Medis Ditemukan Bulan Februari sampai April 2014
Lampiran 5
Foto Nomor Rekam Medis yang Tidak Tersusun Berurutan pada Rak Penyimpanan
Lampiran 6
Rekapitulasi Laporan Double Number
Lampiran 7
SPO Penggunaan Petunjuk Keluar
Lampiran 8
SPO Pencarian Kembali (Retrieval)
Lampiran 9
Bentuk Tracer Permintaan Rekam Medis
Lampiran 10 Contoh Rancangan Tracer Permintaan Rekam Medis Lampiran 11 Kuisioner Penetapan Prioritas Masalah Lampiran 12 Kuisioner Alternatif Pemecahan Masalah
xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah
sakit
adalah
institusi
pelayanan
kesehatan
yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat 17. Dalam pelayanan kesehatan diperlukan dokumen yang berisi keterangan tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien , dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat yang disebut rekam medis 18. Rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya catatan biasa, karena
didalam
catatan
tersebut
sudah
tercermin
segala
informasi
menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit 19. Penyelenggaraan rekam
medis merupakan proses kegiatan yang
dimulai pada saat dierimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya 19. Seperti halnya di Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Cipto
Mangunkusumo
dengan
salah
satu
fungsinya
yaitu
menyelenggarakan pelayanan permintaan rekam medis untuk pengobatan pasien rawat inap dan rawat jalan. Permintaan rekam medis terdiri dari pasien lama dan pasien baru dimana untuk pasien lama harus dilakukan pencarian di
1
dalam rak penyimpanan untuk berkas rekam medis sebelumnya, kegiatan ini disebut proses pencarian kembali atau retrieval . Kecepatan dan ketepatan waktu pencarian kembali pada berkas rekam medis menjadi salah satu tolak ukur kinerja Unit Rekam Medis. Semakin cepat rekam medis ditemukan semakin menggambarkan baiknya kualitas pelayanan. Sebaliknya semakin lama rekam medis ditemukan mengakibatkan pengobatan tidak bisa dilakukan, komplain pasien dan ketidakpuasan pasien akan berpengaruh pada mutu pelayanan rumah sakit. Oleh karena itu pembuatan suatu metode baru agar rekam medis ditemukan sesuai standar yang ditentukan sangatlah penting.
B. Gambaran Umum Rumah Sakit
Rumah
Sakit
Umum
Pusat
Nasional
(RSUPN)
Dr.
Cipto
Mangunkusumo adalah rumah sakit pendidikan yang secara teknis berada di bawah Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit Dr. Cipto Mangunkusumo merupakan rumah sakit pemerintah tipe A dan terletak di Jalan Diponegoro No. 71 Jakarta Pusat. Rumah sakit berbasiskan pada pelayanan medik sekunder dan tersier dengan tingkat kompetensi yang sangat spesifik. Memiliki 1001 kapasitas tempat tidur dan berdiri di atas lahan seluas 117,910 m 2. Untuk mengakses rumah sakit ini dapat melalui nomor telepon 021-500350 atau melalui fax 31348991. Kegiatan pelayanan yang tersedia diwajibkan menerapkan konsep good clinical governance dengan prinsip pelayanan prima ( service excellence)1.
1. Sejarah Rumah Sakit 1 Sejarah Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo tidak terlepas dari sejarah Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, karena perkembangan kedua instansi ini adalah saling tergantung dan saling mengisi. Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo mengalami transformasi sebelum ahirnya
2
menjadi Rumah Sakit Badan Layanan Umum seperti sekarang ini. Transformasi-transformasi Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo, yaitu: Tahun 1896 Dr. H. Roll sebagai pimpinan pendidikan kedokteran di Jakarta. Saat itu laboratorium dan sekolah dokter jawa masih berada pada satu pimpinan. Tahun 1910 sekolah dokter jawa diubah menjadi STOVIA. Tanggal 19 November 1919 didirikan CBZ Ziekenhius).
Sejak
disatukannya
CBZ
(Centrale Burgehijle
dan
STOVIA,
maka
penyelenggaraan pendidikan dan fasilitas semakin maju dan berkembang kea rah pelayanan spesialistik bagi masyarakat luas. Bulan Maret 1942 Indonesia dijajah Jepang, saat itu CBZ dijadikan rumah sakit perguruan tinggi (Ika Daigaku Byangin). Tahun 1945, CBZ diubah menjadi “Rumah Sakit Omeoem Negeri (RSON) yang dipimpin oleh Dr. Asikin Widjaya Koesoema. Tahun 1950, RSON berubah namanya menjadi RSUP (Rumah sakit umum pusat). Tanggal 17 Agustus 1964, menteri kesehatan Prof. Dr. Satrio meresmikan RSUP menjadi rumah sakit Tjipto Mangunkusumo (RSTM), sejalan dengan perkembangan ejaan baru bahasa Indonesia, maka diubah menjadi RSCM. Pada tanggal 13 Juni 1994, sesuai SK Menkes nomor 553/Menkes/SK/VI/1994, berubah namanya menjadi RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo. Tanggal 12 Desember 2000, berdasarkan
PP
nomor
116
Tahun
2000
RSUPN
Dr.
Cipto
Mangunkusumo ditetapkan sebagai Perusahaan Jawatan (Perjan) Dr . Cipto Mangunkusumo Jakarta. Dalam perkembangan selanjutnya, Perjan RSCM berubah menjadi Badan Layanan Umum. Tanggal 13 Juni 2005, berdasarkan
PP.
Nomor
23
tahun
2005,
RSUPN
Dr
.
Cipto
Mangunkusumo berubah menjadi RS Dr . Cipto Mangunkusumo yang ditetapkan menjadi Badan Layanan Umum.
2. Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Logo Rumah Sakit 1,2
Visi Menjadi rumah sakit pendidikan dan pusat rujukan nasional terkemuka di Asia Pasifik tahun 2014
3
Misi a. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan bermutu serta terjangkau oleh semua lapisan masyarakat b. Menjadi tempat pendidikan dan penelitian tenaga kesehatan, serta c. Tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui manajemen yang Dinamis dan Akuntabel
Tujuan Organisasi 1. Tujuan yang akan dicapai manajemen RSCM adalah menjadikan RSCM sebagai rumah sakit pendidikan yang: a. Mampu meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui penyelenggaraan internasional
pelayanan dan
kesehatan
terjangkau
yang
bermutu
serta
dapat
dipertanggungjawabkan secara ilmiah kepada masyarakat yang membutuhkan, serta merupaka acuan/ rujukan (reference) dari pelayanan kesehatan nasional. b. Mampu meningkatkan kompetensi SDM bidang kesehatan yang memiliki kemampuan akademik, profesional, berwawasan kebangsaan menjunjung tinggi etika profesi, mampu mendidik, menapis, menerapkan dan mengembangkan IPTEK kedokteran, sehingga menjadi acuan/ rujukan (reference) dari pendidikan kesehatan nasional. c. Mampu meningkatkan kompetensi SDM bidang kesehatan yang mampu meneliti, serta menerapkan kemampuan tersebut pada pelayanan dan pendidikan di RSCM agar menjadi acuan/ rujukan (reference) dari penelitian kesehatan dan kedokteran nasional. 2. Untuk mencapai tujuan tersebut RSCM berpedoman pada: a. Tujuan kesehatan nasional b. Tujuan sistem pendidikan nasional
4
c. Kaidah dan etika ilmu pengetahuan d. Tanggung jawab dan tanggung gugat secara profesional e. Harapan dan kebutuhan staf RSCM yang selaras dan seimbang dengan harapan dan kemampuan rumah sakit f.
Harapan dan kebutuhan masyarakat yang selaras dan seimbang dengan kemampuan masyarakat
3. Dalam upaya mencapai tujuan, RSCM menekankan pada: a. Kegiatan peningkatan mutu pelayanan bertaraf internasional, baik
dalam
penelitian
menunjang
dan
keseluruhan
pengembangan
proses
IPTEK
pendidikan,
kedokteran
dan
kesehatan, maupun dalam menyelenggarakan perannya sebagai rujukan nasional. b. Usaha-usaha yang dapat meningkatkan keterpaduan dan keselarasan
kegiatan
pada
berbagai
departemen
medik,
berbagai kelompok staf fungsional, berbagai organisasi, dan kelompok staf administrasi. c. Kegiatan
yang
bertujuan
untuk
mengembangkan
dan
memantapkan otonomi dan pengelolaan dan yang menekankan pelayanan prima (service excellent) untuk kepuasan pelanggan RSCM, baik pelanggan internal maupum eksternal. d. Desentralisasi
dan
pendelegasian
(decentralization
and
delegation) atau disebut juga otonomi yang merupakan suatu instrumen untuk melakukan alokasi atau pembagian pekerjaan yang
meliputi
lebijakan,
tanggung
jawab,
dan
pertanggungjawaban kepada tingkat manajemen yang lebih rendah.
Motto Sebagai instansi yang memberikan pelayanan kesehatan RSCM memiliki motto, RSCM (Respek, Sigap, Cermat, Mulia) Peduli. Dengan definisi operasional sebagai berikut:
5
1. Respek: menghargai perbedaan, rasa saling membutuhkan dan saling mempercayai dalam membangun hubungan kerjasama yang sinergis, berprasangka baik dan bersikap tulus dalam memberikan layanan terbaik. 2. Sigap: selalu siap untuk bertindak, tidak menunggu instruksi berinisiatif untuk mencari peluang perbaikan dan teroboanterobosan untuk mencapai kualitas hasil kerja dan layanan yang lebih baik. 3. Cermat: kompeten dan akuntabel yang manifestasinya tampak melalui upaya untuk melakukan sesuatu yang teliti, seksama, dan sungguh-sungguh untuk mencapai hasil terbaik 4. Mulia: disiplin dan konsisten, jujur dan dapat dipercaya. 5. Peduli: melayani dengan hati dan peduli terhadap lingkungan
Logo RSCM
Gambar 1. Logo Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo
Arti Logo RSCM 1. Tulisan RSCM dengan huruf Italic Tahoma berwarna biru yang menggambarkan Visi RSCM 2. Garis lengkung dinamis merah kearah atas tulisan RSCM merupakan gambaran dinamika RSCM dalam menyongsong perubahan untuk senantiasa meningkatkan Pelayanan Prima, hasil pendidikan dan penelitian, produktivitas SDM dan posisi bisnis RSCM.
6
3. Lambang kesehatan putih dengan dasar biru, merupakan gambaran penyelenggaraan pendidikan dan penelitian yang bermutu melalui manajemen yang mandiri sesuai misi RSCM. 4. Kata peduli merupakan maknanya melayani dengan hati dan peduli terhadap lingkungan RS.
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3 a. Struktur Organisasi Struktur organisasi Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo terlampir pada Lampiran 1.
b. Uraian Tugas
Direktur Utama Memimpin dan mengelola rumah sakit dalam peyelenggaraan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi,
terpadu
dan
berkesinambungan
melalui
peningkatan
kesehatan dan pencegahan serta upaya rujukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dewan Pengawas
Komite Medik Memberikan pertimbangan kepada direktur utama dalam hal menyusun standar pelayanan medik, pengawasan dan pengendalian mutu pelayanan medis, hak klinis khusus kepada staf medis fungsional, program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan.
Komite Etik dan Hukum Memberikan pertimbangan kepada direktur utama dalam hal menyusun dan merumuskan medicotikolegal dan etik pelayanan rumah sakit, penyelesaian masalah etik kedokteran, etik rumah sakit, pemeliharaan etika penyeenggaraan fungsi rumah sakit, kebijakan yang terkait dengan “ Hospital Bylaws” serta “ Medical
7
Staff Bylaws”, gugus tugas bantuan hukum dalam penanganan masalah hukum di rumah sakit.
Direktorat Medik dan Keperawatan Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan medis, keperawatan dan Keteknisan Medik yang bermutu melalui pengelolaan, pembinaan dan pengembangan Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu dalam rangka mencapai tujuan sasaran rumah sakit.
Direktorat Pengembangan dan Pemasaran Menyelenggarakan
pengelolaan
penelitian,
perencanaan
dan
pengembangan, serta pemasaran produk pelayanan, pelayanan pelanggan dan hubungan masyarakat, promosi kesehatan dan peningkatan/
jaminan
mutu,
peningkatan
kerja
sama
dan
pembentukan jejaring rumah sakit.
Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) dan Pendidikan Menyelenggarakan pengelolaan sumber daya manusia di seluruh rumah sakit serta fasilitasi kegiatan pendidikan dan pelatihan, pengelolaan kegiatan pelayanan hukum dan organisasi.
Direktorat Keuangan Menyelenggarakan pengelolaan kegiatan keuangan, akuntansi, anggaran untuk kebutuhan operasional dan pengembangan rumah sakit.
Direktorat Umum dan Operasional Melaksanakan pengelolaan organisasi, asset dan inventaris, teknik sarana dan prasarana serta unit pelayanan dan instalasi medik dalam rangka fasilitasi pengelolaan operasional pelayanan rumah sakit.
Bidang Pelayanan Medik Melaksanakan penyusunan rencana, sistem, rencana kebutuhan tenaga, alat, bahan makanan/ kesehatan, obat-obatan serta kebutuhan Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu dan penyelenggaraan
pelayanan
medik,
serta
pemantauan,
8
pengendalian, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pelayanan medik serta pengembangan organisasi dan profesi bidang pelayanan medik.
Bidang Keperawatan Menyelenggarakan pengelolaan bimbingan pelaksanaan pelayanan keperawatan, pelayanan klinik keperawatan serta pendidikan dan pelatihan bagi tenaga keperawatan di rumah sakit.
Bidang Keteknisan Medik Melaksanakan penyusunan standar, kriteria dan indikator mutu, bimbingan, pelayanan dan pengelolaan logistik keteknisan medik yang meliputi keteknisan medik dan keterapian fisik, serta evaluasi dan mutu pelayanan keteknisan medik dan keterapian fisik di Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu.
Bagian Perencanaan Melaksanakan penyusunan rencana strategis, rencana jangka panjang, rencana jangka pendek, rencana pengembangan serta pengorganisasian penyusunan dan pengembangan program kerja sama, system informasi, jejaring social.
Bagian Penelitian Melaksanakan pengelolaan kegiatan penelitian rumah sakit, serta merencanakan dan menyelenggrakan manajemen rumah sakit serta kerja
sama
penelitian
yang
diperlukan
dalam
rangka
pengembangan rumah sakit.
Bagian Pemasaran Melaksanakan pengelolaan kegiatan pemasaran yang meliputi promosi dan pengembangan produk layanan kesehatan, paket-paket pentarifan, hubungan masyarakat dan pelayanan pelanggan, srta kerja sama pemasaran produk.
Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) Melaksanakan pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi administrasi remunerasi, dan imbal jasa serta mutasi dan
9
pembinaan pegawai, penyusunan pedoman dan indikator mutu, produktivitas dan kesejahteraan sumber daya rumah sakit.
Bagian Pendidikan dan Pelatihan Melaksanakan penyusunan rencana dan program, pengelolaan dan koordinasi kegiatan pendidikan dan pelatihan serta pemantauan dan evaluasi program, kegiatan pendidikan dan pelatihan.
Bagian Hukum dan Organisasi Melaksanakan pelayanan dan bantuan hukum, advokasi, serta analisis, penataan dan evaluasi organisasi dan tata laksana rumah sakit.
Bagian Anggaran Melaksanakan penyusunan rencana belanja dan anggaran rumah sakit, penetapan dan pelaksanaan alokasi anggaran, pengelolaan anggaran rumah sakit, pemantauan dan pengendalian anggaran serta evaluasi dan pelaporan.
Bagian Akuntansi Melaksanakan akuntansi keuangan, akuntansi manajemnen, yang meliputi pengadaan dan pemeliharaan pembukuan dan administrasi keuangan serta penyiapan laporan keuangan berkala dan tahunan.
Bagian Perbendaharaan Melaksanakan pengelolaan perbendaharaan, mobilisasi dana, verifikasi,
bimbingan
teknis
administrasi
pengendalian keuangan, manajemen
keuangan
piutang, verifikasi
dan dan
mobilisasi dana serta evaluasi penyusunan laporan pendapatan, pengeluaran dan piutang.
Bagian Administrasi Melaksanakan
administrasi
umum
rumah
sakit
meliputi
ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan rumah sakit serta evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan administrasi.
Bagian Aset dan Inventaris
10
Melaksanakan pengelolaan pendataan, mutasi dan penataan aset dan inventaris rumah sakit serta pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan dibidang aset dan inventaris.
Bagian Teknik Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Melaksanakan bimbingan teknik pemeliharaan alat kesehatan, alat non kesehatan, bangunan dan lingkungan serta pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan teknik dan pemeliharaan sarana prasarana rumah sakit.
Unit Pelayanan Terpadu Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan medik terpadu dari multi disiplin, pengelolaan sumber daya dan penyiapan fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung operasional pelayanan yang bermutu, efektif dan efisien.
Departemen Medik Mengelola kegiatan pelayanan medik, sesuai standar pelayanan, etika,
disiplin
profesi,
dan
keselamatan
pasien,
serta
mengkoordinasikan pelayanan pendidikan dan penelitian rumah sakit di departemen medik, baik yang bersifat rutin maupun pengembangan pelayanan dan keilmuan.
Instalasi Promosi Kesehatan Melakukan pengelolaan dan fasilitasi kegiatan promosi kesehatan rumah sakit dan penyampaian informasi kegiatan rumah sakit dalam rangka peningkatan mutu dan pengetahuan masyarakat rumah sakit.
Unit Pelayanan Pasien Jaminan Melakukan pengelolaan kegiatan pelayanan administrasi dan pelaporan pasien dengan jaminan perusahaan atau asuransi.
Instalasi Pendidikan dan Pelatihan Melakukan pengelolaan dan fasilitasi kegiatan pendidikan dan pelatihan, peningkatan mutu serta evaluasi dan penyusunan laporan pengelolaan pendidikan dan pelatihan rumah sakit.
11
Instalasi Medik Melakukan penyiapan fasilitas, sarana dan prasarana serta pemantauan kelancaran penyelenggaraan kegiatan operasional pelayanan medik dan non medk di rumah sakit.
Unit Layanan Pengadaan Melakukan penyiapan dan pelayanan administrasi pengadaan barang dan jasa di lingkungan rumah sakit.
Unit Utilitas Melakukan pengelolaan fasilitas penunjang non medik untuk memfasilitasi
kegiatan
operasional
pelayanan
medik
dan
keperawatan, pelayanan non medik dan administrasi dalam rangka peningkatan mutu dan kinerja pelayanan rumah sakit. 4. Ketenagaan Rumah Sakit 4 Berikut rekapitulasi data kepegawaian RSCM menurut jenis tenaga dan status kepegawaian keadaan per – 31 Desember 2013:
a. Tenaga Medis Tabel 1. Tenaga Medis RSCM Tahun 2013 RSCM No
Tenaga Medis
1
Selain Dokter Gigi - Ahli - Umum Dokter Gigi - Ahli - Umum Guru Besar dan Dokter Konsulen Sub Total
2
3
PNS
KEMENKES
NON MAGANG PNS
PNS
PTT (Dinkes)
DEP. DIKNAS & UIBHMN
Jumlah
113 14
49 7
-
109 3
2
103 1
374 27
17 4 181
2 1 10
-
10
96
6 96
25 5 297
329
69
-
122
2
206
728
Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
12
b.
Tenaga Keperawatan Tabel 2. Tenaga Keperawatan RSCM Tahun 2013 RSCM
No
1 2 3 4
5
Tenaga Medis
PNS
Pasca Sarjana Sarjana Sarjana Muda SLTA a. SPK/ SPR b. Bidan c. SPRG SLTP Sub Total
KEMENKES
NON MAGANG PNS
1 119 705
27 612
-
304 6 17 1 1153
6 645
45
5 55
-
DEP. DIKNAS Jumlah & UIBHMN 1 151 1417
60
-
-
PNS
PTT (Dinkes)
310 6 17 1 1903
Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
c. Tenaga Kesehatan Lainnya Tabel 3. Tenaga Kesehatan Lainnya RSCM Tahun 2013 RSCM No
Tenaga Medis
1
Tenaga Kefarmasian Tenaga Kesehatan Masyarakat Tenaga Gizi Tenaga Keterapian Fisik Tenaga Ketehnisan Medis Sub Total
2 3 4 5
64
153
15
-
-
DEP. DIKNAS & UIBHMN -
32
46
-
2
-
-
80
26 32
22 9
-
-
-
-
48 41
239
141
1
-
-
-
381
393
371
16
2
-
-
782
PNS
KEMENKES
NON MAGANG PNS
PNS
PTT (Dinkes)
Jumlah
232
Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
13
d. Total Non Kesehatan Tabel 4. Tenaga Non Kesehatan RSCM Tahun 2013 RSCM No
1 2 3 4 5 6
Tenaga Medis
Pasca Sarjana Sarjana Sarjana Muda SLTA SLTP SD Sub Total
PNS
16 118 71 832 167 24 1230
KEMENKES
NON MAGANG PNS
6 96 202 221 4 2 531
1 1
PNS
PTT (Dinkes)
1 1 4 1 7
-
DEP. DIKNAS & UIBHMN 1 1 2
Jumlah
23 216 275 1059 172 26 1771
Sumber: Unit SDM Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Total seluruh pegawai RSCM Tahun 2013 meliputi tenaga medis, tenaga keperawatan, tenaga kesehatan lainnya dan tenaga non kesehatan yang terdiri dari pegawai RSCM, Kemenkes dan Dep. Diknas & UIBHMN sebanyak 5.184 orang.
5. Fasilitas Rumah Sakit 5 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo merupakan Rumah Sakit yang dimiliki oleh Kementerian Kesehatan dengan status pengelolaan berupa Badan Layanan Umum (BLU). Luas bangunan per Desember 2013 adalah 512.002,64 m 2, terdiri dari: -
Jl. Diponegoro
507.638,04 m 2
-
Jl. Cik Ditiro no. 6
374,00 m 2
-
Jl. Cik Ditiro no. 5,7
678,48 m 2
-
Jl. Raden Saleh
2.642,43 m 2
-
Jl. Adityawarman (PKG)
669,69 m 2
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo terdiri atas 26 gedung yang saling terpisah dan mempunyai karakter berbeda-beda.
14
Tabel 5. Data Gedung RSCM No Nama Gedung Jumlah Lantai 1 Gedung A 8 2 Kencana 7 3 IRJT 5 4 IGD 5 5 CMU 1 8 6 CMU 3 2 7 IBP 2 8 IRM 5 9 Radioterapi 3 10 Radiologi 3 11 G-H 2 12 Psikiatri 1 13 Geriatri 1 14 CMU 2 7 15 Kirana 8 16 Administrasi 8 17 IPD 3 18 Forensik – PA 2 19 UPM 1 20 Laundry 1 21 Gizi 2 22 Mikrobiologi 2 23 PKG Adityawarman 2 24 Kebidanan Raden Saleh 2 25 Incenerator dan IPAL 2 26 Rumah Singgah 5 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Berikut ini adalah Sarana dan Prasarana yang dimiliki oleh RSUPN dr. Cipto Mangunkusumo:
15
a. Gedung
Tabel 6. Gedung Rawat Jalan Gedung
Lokasi/ Lantai Jumlah Tempat Tidur Lantai 1 – Patologi Klinik 1 CMU 1 Lantai 4 – Poliklinik PJT 10 Jumlah 11 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tabel 7. Gedung Rawat Inap Gedung
Lokasi/ Lantai Jumlah Tempat Tidur Lantai 1 60 Lantai 2 132 Lantai 3 25 Lantai 4 115 Gedung A Lantai 5 79 Lantai 6 61 Lantai 7 107 Lantai 8 46 Lantai 1 Lantai 2 Lantai 3 Kencana Lantai 4 41 Lantai 5 Lantai 6 Lantai 7 Lantai 2 – ICU PJT 7 Lantai 3 – Perinatologi 54 CMU 1 Lantai 4 – Ranap Anak PJT 14 Lantai 5 – Ranap Dewasa PJT 24 Lantai 8 – Hemodialisa 32 TOTAL 131 PTK Lantai 1 10 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
16
Tabel 8. Gedung Gawat Darurat Gedung
Lokasi/ Lantai
Jumlah Tempat Tidur Brancar dewasa: 46 Lantai 1 Brancar anak: 4 Incubator:4 IGD ICU: 6 Lantai 2 HCU: 4 IW: 6 Lantai 4 OK: 3 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tabel 9. Gedung Ruang Rawat Intensif Gedung ICU IGD ICU Kencana CMU 1
Lokasi/ Lantai Jumlah Tempat Tidur Lantai 2 6 Lantai 4 2 Lantai 2 – ICU PJT 7 Lantai 3 – NICU Perinatologi 10 Total 25 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Tabel 10. Gedung Ruang Rawat Khusus (Isolasi) Gedung
Lokasi/ lantai Jumlah Tempat Tidur Lantai 2 – ICU PJT 0 Lantai 3 – Perinatologi 2 CMU 1 Lantai 4 – Ranap Anak PJT 1 Lantai 8 – Hemodialisa 3 Total 6 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
17
Tabel 11. Gedung Ruang Penunjang Medik Unit
Lokasi
Forensik
Kapasitas
Gedung Forensik 22 – 24 mayat Lantai 2 – kamar operasi PJT 2 CMU 1 Lantai 2 – kamar caterisasi PJT 2 Sumber: Profil Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Lokasi & Kapasitas 120 mayat 1 1
b. Unit Pelayanan Pelayanan Rawat Jalan Meliputi:
Klinik Farmasi
Poliklinik THT Otologi Neurotologi THT Komunitas Rinologi Onkologi Endskopi Broenkoesofagogi Laring Faring Plastik Rekontruksi Alergi Imunologi
Poliklinik Kebidanan Fetomaternal Ginekologi Obstetri dan Ginekologi Sosial Endokrinologi Uroginekologi Kesehatan Reproduksi Sitopatologi
Poliklinik Bedah
18
Bedah Digestif Bedah Orthopaedi dan Traumatologi Bedah Onkologi/ HNB Bedah Plastik Bedah Anak Bedah Kardiotoraksis Bedah Vaskuler Bedah Urologi
Poliklinik Gizi
Poliklinik Akupuntur
Poliklinik Penyakit Dalam Alergi – Alergi – Immunologi Immunologi Gastroentereologi Geriatric Ginjal Hypertensi – Hypertensi – Hypertensi Hypertensi Hematologi – Hematologi – Onkologi Onkologi Medik Hepatologi Kardiologi
Metabolik – Endokrin Endokrin Metabolik – Psikosomatik Pulmonologi Reumatologi
Poliklinik Gigi dan Mulut Pedodonti – Anak Anak Pedodonti – Periodonti Penyakit Mulut Konservasi Bedah Mulut Prosthodonti Orthodonti
Poliklinik Penyakit Saraf
19
Neurofisiologi, Epilepsi NeuroOtologi, NO CVD, Neurosonologi Infeksi Neurotrauma Neurobehavior, Geriatri, Neurorestorasi Neuroimfesifies NeuroOnkologi Neuropediatri Neurokomunitas Pain & Headache Movement Disorders
Poliklinik Psikiatri Penyakit tropic – tropic – Infeksi Infeksi Psikiatri komunitas, Rehabilitasi dan Trauma Psikososial Psikiatri Adiksi Consultasion Liason Psychiatry Psikiatri Anak dan Remaja Psikiatri Geriatri Psikiatri Forensik Psikiatri Neuropsikiatri Psikiatri Psikoterapi
Poliklinik Kulit dan Kelamin Dermatologi Umum Dermatologi Anak Infeksi Menular Seksual Dermatomikologi Dermatoalergi – Dermatoalergi – Imunologi Imunologi Dermatoalergi Geriatrik Tumor dan Bedah Kulit Dermatologi Kosmetik
20
Lepra (Morbus Hansen) Dermatopatologi
Poliklinik Anak Alergi – imunologi imunologi Alergi – Endokrinologi Gastrohepatologi
Hemato – Onkologi Onkologi Hemato – Infeksi Pediatrik tropik Kardiologi Nefrologi Neurologi Nutrisi dan Metabolik Perinatology Pencitraan Respirologi
Ped – Sos Sos Tumbuh Kembang Ped –
Poliklinik Geriatri Terpadu
Poliklinik Mata Kornea & Bedah Reaktif Infeksi & Immunologi Vitreo Retina Strabismus Neuro Optalmologi Glaucoma Pediatrik – Pediatrik – Oftalmologi Oftalmologi Refraksi Rekontruksi Onkologi
c. Pelayanan 24 Jam Unit Gawat Darurat d. Fasilitas Penunjang, meliputi:
21
Rumah Singgah
Pelayanan Jantung Terpadu
Radiologi Radiologi Toraks Radiologi Muskuloskeletal radiologi Traktus Urinarius & Genital Radiologi Anak Neuroradiologi Imejing Payudara Radiologi Intervensional dan Kardiovaskuler Imejing Kepala dan Leher
Forensik & Medikolegal Forensik klinik Patologi forensik Laboratorium forensik Kamar jenazah Etik dan Medikolegal Tissue Banking
Rehabilitasi Medik
e. Program Unggulan 6 Program unggulan RSUPN Cipto Mangunkusumo adalah sebagai berikut: 1. Persiapan Universal Coverage
Transplantasi Hati
Pelayanan Terpadu Uronefrologi
Pelayanan Terpadu Geriatri
Comprehensive Cance Center
Urban Health Programe (UHP)
Cleft Craniofacial Center (CCC)
22
Comprehensive Mwntal Health Science Service
Program Stem Cell
Blood Tranfution Medicine
Minimal Invasif Surgery Layanan Neuro Vascular
2. World Class Hospital
JCI Sustainability
IT Governance Transformasi Budaya
3.
Hospital Safety
MDG’s
Pembangunan PKIA
Pelayanan Terpadu Infeksi dan HIV
4. RSUPN-CM National Learning Center
Indonesia Clinical Training & Education Center (ICTEC)
6. Kinerja Rumah Sakit 5 Kinerja merupakan hasil nyata dari upaya individu maupun sebuah organisasi dalam bentuk kuantitas maupun kualtas yang dapat dijadikan tolah ukur. Untuk dapat menentukannya diperlukan sebuah indikator yang berfungsi
sebagai
alat
yang
dipergunakan
sebagai
acuan
untuk
mengetahui, mengukur, atau melakukan evaluasi terhadap pencapaian tujuan dan sasaran dari program yang telah dilaksanakan. Indikator yang digunakan RSCM untuk mengukur baik tidaknya kinerja rumah sakit adalah Bed Occupancy Rate (BOR), Average Length of Stay (ALOS), Bed Turn Over (BTO) dan Turn Over Interval (TOI). Berikut kinerja Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo dapat dilihat pada tabel 12.
23
Tabel 12. Kinerja Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo Tahun BOR ALOS BTO 2008 61,05 5,30 36,31 2009 67,67 5,63 38,04 2010 66,90 5,68 37,07 2011 69,55 5,70 40,13 2012 72,56 5,72 52,18 Sumber: Data Statistik Rawat Inap RSCM 2009 – 2012
TOI 3,91 3,09 3,26 2,79 2,38
a. Bed Occupancy Rate (BOR) BOR yaitu persentase pemakaian tempat tidur pada satu satuan waktu tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur rumah sakit.
BOR =
Jumlah hari perawatan rumah sakit Jumlah tempat tidur x jumlah hari dalam satu periode
X 100%
Nilai parameter BOR ideal adalah 60% - 85% 74,00% 72,00% 70,00% 68,00% e s 66,00% a t n e 64,00% s r e 62,00% P 60,00% 58,00% 56,00% 54,00% 2008
2009
2010
2011
2012
Tahun Gambar 2. Grafik Perkembangan BOR RSCM Tahun 2008 – 2012
24
b. Average Length of Stay (ALOS) ALOS
yaitu
rata-rata
rawat
seorang
pasien.
Indikator
ini
mendeskripsikan tingkat efisiensi dan mutu pelayanan, apabila diterapkan pada diagnosis tertentu dapat dijadikan hal yang perlu pengamaan lebih lanjut.
ALOS =
Jumlah lama dirawat
X 100%
Jumlah pasien keluar (hidup + mati)
Secara umum nilai ALOS yang ideal antara 6 – 9 hari.
5,8 5,7 5,6 e s a t n e s r e P
5,5 5,4 5,3 5,2 5,1 5 2008
2009
2010
2011
2012
Tahun Gambar 3. Grafik Perkembangan ALOS RSCM Tahun 2008 – 2012
25
c. Bed Turn Over (BTO) BTO yaitu ferkuensi pemakaian tempat tidur pada satu periode, berapa kali tempat tidur digunakan dalam satu satuan waktu. Indikator ini menggambarkan tingkat efisiensi pada pemakaian tempat tidur. BTO =
Jumlah pasien keluar (hidup + mati)
X 100%
Jumlah tempat tidur
Idealnya dalam satu tahun, satu tempat tidur rata-rata dipakai 40 – 50 kali.
60 50 40
e s a t n e s r e P
30 20 10 0 2008
2009
2010
2011
2012
Tahun Gambar 4. Grafik Perkembangan BTO RSCM Tahun 2008 – 2012
d. Turn Over Interval (TOI) TOI yaitu rata-rata hari dimana tempat tidur tidak ditempati dari telah diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini juga menggambarkan tentang efisiensi penggunaan tempat tidur.
26
TOI =
(Jumlah tempat tidur x Periode) – Hari perawatan Jumlah pasien keluar (hidup + mati)
Idealnya tempat tidur tidak terisi antara 1 – 3 hari.
4,5 4 3,5 e 3 s a t 2,5 n e s 2 r e P1,5 1 0,5 0 2008
2009
2010
2011
2012
Tahun Gambar 5. Grafik Perkembangan TOI RSCM Tahun 2008 – 2012
27
BAB II GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS RS DR. CIPTO MANGUNKUSUMO
A. Penjelasan
Rekam medis sangat penting dalam hal mengemban mutu pelayanan medik yang diberikan oleh rumah sakit beserta staf mediknya, rekam medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena sangat bermanfaat bagi pasien, dokter, maupun bagi rumah sakit. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 7 Unit rekam medis RSCM merupakan suatu unit di RSCM yang menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan rekam medis dan pemantauan
mutu
rekam
medis
di
seluruh
unit
pelayanan
serta
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan admisi pasien rawat inap8.
8
B. Visi, Misi dan Tugas Unit
1.
Visi Menjadi Unit Rekam Medis yang mampu memberikan informasi kesehatan yang cepat, lengkap dan akurat dan menjadi tempat pendidikan dan rujukan rekam medis terkemuka di Asia Pasifik pada Tahun 2014.
28
2. Misi a. Mengembangkan
kemampuan dan keterampilan SDM dibidang
InfoKes b. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dibidang InfoKes c. Meningkatkan mutu pengelolaan rekam medis dan admisi pasien rawat inap d. Meningkatkan mutu sistem pelaporan rumah sakit
3.
Tugas dan Fungsi Unit Pelayanan Rekam Medis dan Administrasi Pasien Rawat Inap mempunyai tugas menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan rekam medis dan pemantauan mutu rekam medis di seluruh unit
pelayanan
serta
menyelenggarakan
dan
mengkoordinasikan
pelayanan admisi pasien rawat inap di seluruh unit rawat inap rumah sakit. Untuk mnyelenggarakan tugas tersebut, Unit Pelayanan Rekam Medis dan Administrasi pasien Rawat Inap mempunyai tugas: a. Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan dan anggaran pelayanan dan pengendalian mutu rekam medis. b. Mengkoordinaskan pemantauan dan penilaian mutu pelayanan rekam medis, dan penerimaan/ admisi pasien. c. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan informasi tempat dan admisi pasien rawat inap. d. Menyelenggarakan
kegiatan
pengawasan
dan
pengendalian
perencanaan kebutuhan dan pelayanan rekam medis dan administrasi pasien. e. Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan unit rekam medis. f.
Mengelola sumber daya agar dapat berfungsi secara efektif dan efisien.
g. Melakukan evaluasi formulir rekam medis.
29
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Struktur Organisasi8 Struktur Organisasi Unit Pelayanan Rekam Medis & Administrasi Pasien Rawat Inap diberlakukan melalui Surat Keputusan Direktur Utama RSCM No: 9229/TU.K/34/XII/2008 tertanggal 18 Desember 2008 tentang Pemberlakuan Struktur Organisasi Unit Pelayanan Rekam Medis dan Admisi Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo terdapat pada Lampiran 2.
2. Uraian Tugas 5 Berdasarkan Struktur Organisasi pada lampiran 2, uraian tugasnya adalah sebagai berikut: a. Direktur Medik dan Keperawatan
Menyusun rancangan rencana strategis (renstra) pelayanan medis dan keperawatan rumah sakit
Menyusun Rencana Bisnis dn Anggaran (RBA) Direktorat Medik dan Keperawatan (termasuk Departemen dan Unit Pelayanan Terpadu di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan)
Menyusun Rancangan Rencana Tahunan (RKT) Direktorat Medik dan Keperawatan (termasuk Departemen dan Unit Pelayanan Terpadu di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan)
Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Direktorat Medik dan Keperawatan
Menyusun
rancangan
kebijakan
medis,
keperawatan
dan
keteknisan medik rumah sakit
Menyusun rancangan Standar Prosedur Operasional (SPO) rumah sakit dibidang medik dan keperawatan
Menyusun rancangan penerapan standar asuhan keperawatan berdasarkan peraturan berlaku dan referensi terkait serta mengkaji
30
rancangan awal yang disampaikan oleh kepala bidang pelayanan keperawatan
Menyusun
rancangan
pengembangan
tenaga
usulan medis,
kebutuhan tenaga
dan
keperawatan,
rencana tenaga
kesehatan non keperawatan dan tenaga non medis di lingkungan Departemen Medik dan Unit Pelayanan Terpadu
Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Direktorat Medik dan Keperawatan dengan mengkaji rancangan para kepala bidang di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan
Menetapkan indikator kinerja dan kriteria penilaian pelayanan medis, keperawatan,dan keteknisan medik rumah sakit dalam rangka menegakkan manajemen klinik
Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kegiatan dan pelayanan medik, keperawatan, dan utilisasi faslitas pelayanan medis berdasarkan peraturan berlaku dan referensi terkait
Menyelenggarakan pengendalian, pengawwasan dan evaluasi mutu pelayanan medik dan keperawtaan serta pelayanan fasilitas RS
Menyelenggarakan pengorganisasian dan koordinasi di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan
Mengesahkan laporan berkala dan insidentil pelaksanaan kegiatan Direktorat
Medik
dan
rancangan
laporan
yang
Keperawatan disampaikan
dengan para
menganalisis
kepala
bidang
diserahkan kepada pimpinan
Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Direktorat Medi dan Keperawatan
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas
Mengevaluasi kegiatan dan kinerja pegawai di lingkungan Direktorat Medik dan Keperawatan melalui penilaian hasil pelaksanaan tugas kedalam DP3 untuk pengembangan dan penimbaan karir pegawai
31
b. Kepala Unit Pelayanan Rekam Medis dan Administrasi Pasien Rawat Inap
Menyusun rencana strategis dan business plan Unit Pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun Rencana Bisnis Anggaran Unit Pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Unit Pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun rancangan kebijakan pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Unit Pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun
rancangan
Standar
Prosedur
Operasional
(SPO)
pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
Menyusun
rancangan
SPM
pelayanan
Rekam
Medik
dan
Administrasi pasien Rawat Inap
Mengusulkan kebutuhan alat pendukung lainnya untuk menunjang kelancaran kegiatan
Mengusulkan kebutuhan dan pemeliharaan alat, sarana dan prasarana
Mengusulkan kebutuhan dan pengembangan tenaga
Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan
Melakukan fasilitas kegiatan pendidikan dan penelitian
Mengadakan koordinasi dan kerjasama dengan seluruh unit kerja di RSCM
Membuat laporan pelaksanaan kegiatan
Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
Laporan stock opname barang dan uang
32
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran tugas rumah sakit
Merekomendasikan penlaian DP3 bagi pegawai di lingkungan Unit Pelayanan Rekam Medik dan Administrasi pasien Rawat Inap
c. Sub Unit Operasional
Menyusun rencana program pelayanan Sub Unit Operasional rekam medis
Menyusun perencanaan kebutuhan sumber daya dalam rangka penyukunan RKT dan RNA dalam lingkup Sub Unit Operasional rekam medis
Menyusun standar dan indikator kinerja pelayanan pada Sub Unit Opersdional rekam medis
Mempelajari
program
Unit
Pelayanan
Rekam
Medis
&
Administrasi Pasien Rawat Inap, peraturan dan perundangundangan yang berlaku, kebijakan direksi rumah sakit dan anggaran rumah sakit sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Menyelenggarakan pengelolaan pelayanan penerimaan pasien rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan
Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolahan administrasi & SDM, ketataushaan, pengelolaan logistik dan pengelolaan kearsipan dalam lingkup Sub Unit Operasional rekam medis
Mengkoordinasikan
kegiatan
peningkatan
mutu
pelayanan
penerimaan pasien rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan
Memberi masukan untuk usulan pengembangan teknologi Unit Pelayanan Rekam Medis & Administrasi Pasien Rawat Inap
Mengumpulkan data kegiatan Sub Unit Operasional rekam medis
Menyusun
laporan
berkala
&
laporan
evaluasi
Sub
Unit
Operasional rekam medis
33
Melakukan koordinasi tugas dengan unit kerja lain yang terkait dengan Sub Unit Operasional rekam medis
Melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pelayanan penerimaan pasien rawat inap dan penerimaan pasien rawat jalan
Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sub Unit Operasional rekam medis
Melakukan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka pelayanan rekam medis
d. Sub Unit Administrasi
Menyusun rencana program pelayanan Sub Unit Administrasi rekam medis
Menyusun perencanaan kebutuhan sumber daya dalam rangka penyusunan RKT dan RBA dalam lingkup Sub Unit Administrasi Rekam Medis
Menyusun standar dan indikator kinerja pelayanan pada Sub Unit Administrasi Rekam Medis
Mempelajari
program
Unit
Pelayanan
Rekam
Medis
&
Administrasi Paisen Rawat Inap
Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan direksi rumah sakit dan anggran rumah sakit sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas
Memberi masukan untuk usulan pengembangan teknologi unit pelayanan rekam medis & administrasi pasien rawat inap
Menyusun jadwal kegiatan pertemuan internal dan dengan unit lain yang terkait
Mengumpulkan data kegiatan sub unit administrasi rekam medis
Menyelenggarakan pengolahan rekam medis dan pelaporan data rekam medis
34
Menyusun laporan berkala dan laoran evaluasi khusus sub unit administrasi rekam medis
Menyelenggarakan dna mengkoordinasikan kegiatan pengolahan administrasi & SDM, ketatausahaan, pengelolaan logistik dan pengelolaan kearsipan dalam lingkup sub unit administrasi reakam medis
Melakukan koordinasi tugas dengan unit kerja lain yang terkait dengan unit pelayanan rekam medis dan administrasi pasien rawat inap
Melakukan koordinasi kegiatan peningkatan mutu pengolahan rekam medis dan pelaporan data rekam medis
Melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pengolahan rekam medis dan pelaporan rekam medis
Mengawasi ketertiban, keamanan dan kebersihan di lingkungan unit pelayanan rekam medis & administrasi pasien rawat inap untuk kelancaran dan keamanan dalam bekerja
Melakukan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka pelayananan rekam medis
e. Penanggungjawab Penerimaan Pasien Rawat Inap f. Penanggungjawab Penerimaan Pasien Rawat Jalan g. Penanggungjawab Pengolahan Data h. Penanggungjawab Pelaporan dan Penyajian
D. Aktivitas Unit
8
Aktivitas/ kegiatan rekam medis berlangsung sejak pertama kali pasien
datang
di
rumah
sakit
yaitu
di
tempat
pendaftaran
untuk
mengumpulkan identitas pasien, kemudian pelayanan dokumen, perakitan, klasifikasi penyakit, pengolahan data, sampai menyimpan dokumen dan secara garis besar mencakup tiga segi yaitu:
35
1. Memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien, dokter, paramedis, dan tenaga kesehatan lain di rumah sakit. 2. Merancang, menyusun, menyimpan dan menyediakan rekam medis yang lengkap dan siap pakai. 3. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data/ informasi rekam medis yang berguna bagi kepentingan rumah sakit dan institusi lain. Kegiatan rekam medis secara terperinci meliputi: 1. Penyiapan Formulir dan Nomor Rekam Medis Sistem pemberian nomor kepada pasien yang digunakan RSCM adalah Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System). Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis kepada satu pasien pada saat datang pertama kali dan digunakan untuk seluruh pelayanan di RSCM. a. Formulir rekam medis disiapkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. b. Penerbitan dan monitoring nomor rekam medis dilakukan secara sentral dari Unit Rekam Medis. 2. Pendaftaran Pasien Rawat Inap Pendaftaran pasien rawat inap dan manajemen tempat tidur 3. Pencatatan Rekam Medis a. Ekspedisi dan cek rekam medis yang dikirim ke dan dari unit rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat 4. Perakitan Rekam Medis a. Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat jalan, b. Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat jalan. 5. Klasifikasi Penyakit & Tindakan Koding penyakit dan tindakan dilaksanakan oleh petugas rekam medis yang sudah terlatih dnegan menggunakan Buku ICD-10 dan ICD9CM a. Klasifikasi penyakit dan tindakan pasien baru, pasien lama rawat jalan dan gawat darurat
36
b. Klaifikasi penyakit, tindakan serta kematian pasien baru dan pasien lama rawat inap 6. Indeks a. Indeks pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat (Master Pasien Index/ Komputer) b. Indeks penyakit/ diagnosa/ tindakan/ kematian (komputer) c. Indeks dokter (komputer) 7. Penyimpanan dan Pelayanan a. Penyimpanan dan pelayanan rekam medis aktif menggunakan Sistem Angka Akhir (Terminal Digil Filling System) b. Penyimpanan dan pelayanan rekam medis non aktif c. Pelayanan rekam medis untuk kepentingan pasien jaminan asuransi/ perusahaan/ pendidikan dan penelitian. 8. Pengolahan Data a. Pengolahan data pelayanan pasien rawat jalan, IGD dan rawat inap. b. Pengolahan data morbiditas. c. Pengolahan data indikator RS (BOR, ALOS, TOI, BTO). 9. Evaluasi a. Evaluasi ketepatan pelayanan rekam medis rawat jalan, UGD dan rawat inap. b. Evaluasi kelengkapan pengisian rekam medis rawat inap 10. Pelaporan a. Pelaporan data untuk intern RSCM b. Pelaporan data untuk ekstern RSCM
E. Target yang Hendak Dicapai 9
Target Unit Rekam Medis RS dr. Cipto Mangunkusumo tercantum dalam Key Performance Indicator (KPI) dengan mengikuti standar Joint Commision International (JCI). Berikut target untuk Tahun 2014:
37
1.
Persentase Komplain yang Ditindaklanjuti Perspektif
: Customer
Sasaran Strategis
: Terwujudnya pelayanan prima yang manusiawi
KPI
: Persentase Komplain yang Ditindaklanjuti* Komplain adalah keluhan yang berkaitan dengan
Definisi
: proses pelayanan Rekam Medis, baik lisan maupun tertulis Jumlah komplain yang ditindaklanjuti dibagi
Formula
:
Bobot KPI (%)
: 5%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis
seluruh jumlah komplain
1. Hasil survey kepuasan pelanggan Unit Rekam Sumber Data
Medis
:
2. Jumlah komplain yang dicatat pada buku komplain
PeriodePelaporan : 3 bulanan Target 2014
2.
: 100%
Persentase Kecepatan Penyediaan Rekam Medis Perspektif
: Proses Bisnis Internal
Sasaran Strategis
:
KPI
:
Terwujudnya pelayanan rekam medis yang bermutu Persentase kecepatan penyediaan rekam medis Kecepatan penyediaan rekam medis adalah
Definisi
:
waktu yang diperlukan untuk mencari berkas rekam medis pasien lama dihitung dari saat pasien mendaftar di Rawat Jalan atau tracer
38
dicetak sampai dengan berkas rekam medis ditemukan dan siap dikirim ke Poliklinik sesuai tujuan pasien berobat. Standar waktu pencarian 1 berkas rekam medis adalah 10 menit. Jumlah berkas rekam medis yang tersedia dalam Formula
:
waktu 10 menit dibagi jumlah seluruh permintaan berkas rekam medis (tracer) pasien lama yang harus dicari.
Bobot KPI (%)
:
15%
Person in Charge
:
Unit Rekam Medis 1. Aplikasi program komputer pendaftaran
Sumber Data
:
pasien rawat jalan URJT 2. Ekspedisi rekam medis Rawat Jalan
3.
Periode Pelaporan
:
6 bulanan
Target 214
:
90%
Persentase
Temuan
Ketidak
Lengkapan
Rekam
Medis
yang
Ditindaklanjuti Perspektif
: Proses Bisnis Internal
Sasaran Strategis
: Terwujudnya produktivitas layanan klinik
KPI
:
Persentase temuan ketidak lengkapan rekam medis yang ditindaklanjuti Temuan ketidak lengkapan rekam medis yang ditindaklanjuti adalah berkas rekam medis yang belum dibuat resume atau resume diisi tidak
Definisi
: lengkap, Catatan Lanjutan yang tidak ada nama dan tandatangan DPJP, Informed consent bagi pasien-pasien tindakan (prosedur) yang tidak lengkap yang belum ditindaklajuti.
39
Jumlah berkas rekam medis yang tidak lengkap Formula
:
yang ditindaklanjuti dibagi seluruh jumlah rekam medis pasien pulang rawat inap.
Bobot KPI (%)
: 17%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis 1. Program komputer EHR rawat inap
Sumber Data
:
2. Buku register berkas rekam medis rawat Inap 3. Rekap evaluasi ketidaklengkapan rekam medis
4.
Periode Pelaporan
: 6 bulanan
Target 2014
: 90%
Akreditasi RS Internasional JCI
Perspektif
: Proses Bisnis Internal
Sasaran Strategis
:
KPI
: Akreditasi Internasional JCI*
Terwujudnya pelayanan rekam medis yang bermutu
Adalah pemenuhan standar pelayanan rumah
Definisi
:
Formula
:
Bobot KPI (%)
: 10%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis
Sumber Data
: 1. -
Periode Pelaporan
: 1 tahun
Target 2014
:
sakit menurut standar JCI -
-
40
5.
Audit Koding Rawat Inap Perspektif
: Proses Bisnis Internal
Sasaran Strategis
:
KPI
: Audit Koding Rawat Inap
Definisi
Mengubah sistem pengolahan dokumen ke arah rekam medis elektronis (paper less)
Adalah monitoring ketepatan koding diagnosa
:
pada berkas rekam medis rawat inap Jumlah berkas rekam medis yang dimonitor
Formula
penetapan kodingnya dibagi seluruh jumlah
:
berkas rekam medis rawat inap yang kembali ke ruang rekam medis
Bobot KPI (%)
: 5%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis
Sumber Data
6.
1. Hasil monitoring penetapan koding rawat inap
:
2. Berkas rekam medis
Periode Pelaporan
: 6 bulanan
Target 2014
:
90%
Tingkat Kepuasan Staf Perspektif
:
Sasaran Strategis
:
KPI
:
Learning & Growth Mengembangkan kualitas SDM berbasis kompetensi Tingkat kepuasan staf Pengukuran kepuasan staf /pegawai terhadap
Definisi
:
kegiatan pelayanan pasien, proses kerja, dan posisi pekerjaan di unit rekam medis
41
Survey kepuasan staf terhadap kegiatan Formula
:
pelayanan pasien, proses kerja, dan posisi pekerjaan di unit rekam medis
7.
Bobot KPI (%)
:
10%
Person in Charge
:
Unit Rekam Medis
Sumber Data
:
1. Hasil survey tingkat kepuasan staf
Periode Pelaporan
:
tahunan (juli)
Target 2014
:
80%
Rasio Staf dengan Kinerja Excellent Perspektif
: Learning & Growth
Sasaran Strategis
:
KPI
: Indeks Kinerja Pegawai
Mengembangkan kualitas SDM berbasis kompetensi
Adalah pengukuran kinerja individu Unit Definisi
: Rekam Medis dalam setiap job posisi dikaitkan
dengan unit kerja. Jumlah staf dengan kinerja excellent = skor 1
Formula
:
Bobot KPI (%)
: 5%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis
dibagi seluruh staf yang ada di unit kerja
1. Hasil penilaian kinerja individu 2. Hasil penilaian kinerja unit kerja 3. Data SDM (jumlah pegawai) dll Sumber Data
: 4. Metode dan pedoman penilaian kinerja
individu 5. Metode dan pedoman penilaian kinerja unit kerja
42
8.
Periode Pelaporan
: Tahunan (Juli)
Target 2014
: 20%
Indeks Budaya Korporat Perspektif
: Learning & Growth
Sasaran Strategis
:
KPI
: Indeks Kinerja Korporat
Mengembangkan kualitas SDM berbasis kompetensi
Adalah pengukuran tingkat penerapan nilai-nilai Definisi
: budaya RSCM oleh setiap individu dalam setiap
job posisi dikalikan bobot; Jumlah % individu dengan tingkat budaya x
Formula
:
Bobot KPI (%)
: 5%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis
bobot tingkat penerapan budaya
1. Hasil penilaian kinerja unit kerja 2. Hasil Data SDM (jumlah pegawai) dll Sumber Data
:
3. Metode dan pedoman penilaian kinerja individu 4. Metode dan pedoman penilaian kinerja unit kerja
9.
Periode Pelaporan
: Tahunan (Juli)
Target 2014
: 80%
Tingkat Kehandalan Sarana dan Fasilitas Sesuai Best Practice Perspektif
: Learning & Growth
Sasaran Strategis
: Meningkatkan kualitas & kuantitas peralatan
43
rekam medis
KPI
:
Tingkat Kehandalan Sarana dan Fasilitas sesuai best practice Persentase prasarana yang memenuhi
Definisi
:
persyaratan OEE sesuai best practice yang mencakup tiga sapek yaitu Ketersediaan, Kinerja, dan atau Kualitas.
Ketersediaan (Ke) (availability) adalah jumlah hari alat beroperasi dibagi jumlah hari kerja sesuai best practice.
Kinerja (Ki) adalah kemampuan yang ada dibagi kemampuan tersedia.
Kualitas (Ku) adalah hasil yang dapat dipergunakan
Prasarana/fasilitas yang dinilai adalah: - Power supplay -
Komputer
-
AC
Formula
: OEE = Ke x Ki x Ku
Bobot KPI (%)
: 10%
Person in Charge
: Unit Rekam Medis
Sumber Data
:
Periode Pelaporan
: Tahunan (Juli)
Target 2014
: 75%
1. Kartu kendali pemeliharaan alat 2. Kartu aset
F. Hubungan Kerja dengan Bagian Lain
Hubungan kerja dengan bagian lain terdapat pada Lampiran 3.
44
BAB III IDENTIFIKASI MASALAH
A. Kerangka Teori
1. Pengertian Masalah Masalah adalah situasi yang menunjukkan kesenjangan keadaan nyata (das sain) dengan tolok ukur tertentu (das sollen) sebagai situasi ideal atau situasi yang seharusnya10. Berikut beberapa pengertian masalah menurut beberapa ahli dan kamus Bahasa Indonesia 11: a. Menurut Prajudi Atmosudirjo, sesuatu yang menyimpang dari apa yang diharapkan, direncanakan, ditentukan untuk dicapai sehingga merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan. b. Menurut Agung Wijaya, masalah merupakan suatu keadaan yang tidak seimbang antara harapan/ keinginan dengan kenyataan yang ada. c. Menurut Dorothy Craig, situasi atau kondisi yang akan datang dan tidak diinginkan.
2. Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya12
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (Jogiyanto, 2005, 1).
Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. (Raymond Mcleod, 2001) Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem
pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Tata Sutabri, S.Kom, MM, 2005: 8-9).
45
Didalam mengidentifikasi suatu masalah dapat menggunakan hubungan unsur-unsur dari sistem, antara lain 13: 1. Masukan (Input) Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem yang diperlukan untuk berfungsinya sistem tersebut. Elemen tersebut terdiri dari manusia (man), uang (money), sarana (material), metode (method) dan peralatan (machine).
2. Proses (Process) Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan. Elemen dalam proses terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating) dan pengawasan (controlling).
3. Keluaran (Output) Keluaran adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem. Elemen yang dihasilkan menunjukkan hasil dari kegiatan.
4. Umpan Balik (Feed Back) Umpan balik adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.
5. Dampak (Impact) Dampak adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran dari sistem
6. Lingkungan (Environment) Lingkungan adalah unsur diluar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi berdampak terhadap sistem.
46
Lingkungan
Masuka
Proses
Keluaran
Dampak
Umpan Balik
Gambar 7. Hubungan Unsur-Unsur Sistem
3. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah berkaitan erat dengan proses penentuan judul penelitian dan perumusan masalah. Identifikasi merupakan bentuk lebih lanjut dari proses imitasi dan sugesti yang pengaruhnya sangat kuat. Identifikasi adalah suatu proses yang sulit karena proses tersebut bukan merupakan proses yang sepihak 14. Identifikasi masalah adalah upaya untuk mengelompokan, mengurutkan sekaligus memetakan masalah-masalah tersebut secara sistematis berdasarkan bidang ilmu dan profesi peneliti. Sebab tujuan dari identifikasi masalah adalah apabila akan mencari dan memilih masalah atau fokus penelitian, jangan berdasarkan atas perenungan, lamunan dan coba-coba 14. Identifikasi masalah adalah salah satu proses penelitian yang boleh dikatakan paling penting diantara proses lain. Masalah penelitian akan menentukan kualitas dari penelitian, bahkan juga menentukan apakah sebuah kegiatan bisa disebut penelitian atau tidak. Masalah
47
penelitian secara umum bisa kita temukan lewat studi literatur atau lewat pengamatan lapangan (observasi, survey, dan sebagainya). Dalam melakukan identifikasi masalah, langkah awal yang harus dilakukan adalah mencari penyebab masalah. Langkah penting dalam menetapkan penyebab masalah antara lain13: a. Menyusun daftar penyebab masalah b. Melakukan konfirmasi daftar penyebab masalah c. Menetapkan urutan prioritas penyebab masalah d. Menyajikan urutan prioritas penyebab masalah
4. Penentuan Prioritas Masalah Penentuan prioritas masalah merupakan penyelesaian masalah yang terkadang memiliki sumber daya yang sifatnya terbatas, maka diharuskan untuk memilih masalah mana yang paling penting dan perlu didahulukan
yang
disebut
dengan
penentuan
prioritas
masalah.
Penentuan prioritas masalah dapat dilakukan dengan dua cara yaitu 12: 1. Scoring Technique a. Importancy (pentingnya masalah tersebut)
Prevalency (besarnya masalah) Saverity (akibat yang ditimbulkan) Rate of increase (kenaikan besarnya masalah)
b. Technical Feasibility (teknologi yang tersedia) c. Resources Avaibility (sumber daya yang tersedia)
2. Non Scoring Technique a. Delphi Technique Teknik untuk memperoleh kesepakatan melalui diskusi kelompok untuk menentukan prioritas masalah.
48
b. Delbeq Technique Proses penetuan kriteria diawal dengan pembentukan yang akan merumuskan
dan
menetapkan
kriteria.
Adapun
langkah-
langkahnya yaitu dengan menginventarisir kriteria, dimana setiap anggota menentukan kriteria berdasarkan keseriusan masalah menurut pendapat masing-masing kemudian mengkaji kriteria dengan mengklasifikasikan masing-masing kriteria. c. Brainstorming Technique Suatu bentuk diskusi dalam rangka menghimpun gagasan, informasi, pengetahuan, pengalaman dari semua peserta.
B. Cara Penemuan Masalah
Kegiatan di rekam medis tidak selamanya berjalan sempurna, ada beberapa yang menjadi kesenjangan dan dapat menjadi suatu masalah bagi unit tersebut. Ada beberapa cara dalam penemuan masalah di Unit Rekam Medis antara lain: 1.
Observasi Observasi atau pengamatan adalah suatu perbuatan jiwa yang aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya rangsangan atau gejala nyata, pengamatan dapat dilakukan berulang-ulang 2. Pengamatan yang dilakukan adalah mengamati aktifitas kerja rekam medis pada saat aktifitas unit berlangsung. Aktifitas di Unit Rekam Medis diantaranya pendaftaran pasien rawat inap, permintaan berkas rekam medis, ekspedisi berkas rekam medis, pencatatan, perakitan rekam medis, pengolahan data medis dan masih banyak aktifitas kerja di Unit Rekam Medis. Metode pengamatan menuntut adanya pengamatan dari penulis secara langsung maupun tidak langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan Unit Rekam Medis RSCM. Penulis mengamati secara langsung dan melibatkan diri untuk ikut berpartisipasi dalam kegiatankegiatan yang dilakukan Unit Rekam Medis. Penulis mencatat semua hasil pengamatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Data
49
yang telah diperoleh lalu dikonfirmasikan kembali kepada pembimbing lapangan atau yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut untuk diperiksa kebenaran data, untuk selanjutnya dapat penulis olah dan dijadikan daftar masalah yang akan dibahas lebih lanjut. Observasi/pengamatan dilakukan selama penulis berada di Unit Rekam Medis RSCM. Observasi dilakukan saat kegiatan rutin dilakukan yaitu dari hari Senin hingga Kamis pada pukul 07.30-15.30 WIB terhitung sejak Februari hingga Maret 2013 berdasarkan hasil observasi berikut daftar masalah yang di temukan oleh penulis: 1.
Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan
2. Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan 3.
2.
Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
Wawancara Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dimana pewawancara mendapatkan keterangan secara lisan dan berhadapan muka dengan responden melalui percakapan 2. Penulis melakukan wawancara langsung dengan karyawan di Unit Rekam Medis RSCM, hasil wawancara penulis dijadikan pertimbangan untuk selanjutnya dimasukan dalam daftar masalah yang akan dibahas lebih lanjut.
3.
Studi Kepustakaan Studi kepustakaan ini maksudkan untuk mendapatkan landasan teoritis dan konseptual sebagai dasar analisis. Penulis membandingkan teori yang didapatkan pada saat perkuliahan yang bersumber dari diktat kuliah dan dari buku-buku pegangan lainnya. Penulis juga menggunakan beberapa referensi dari Unit Rekam Medis seperti buku pedoman rekam medis, prosedur tetap dan target atau sasaran mutu yang hendak dicapai oleh Unit Rekam Medis.
50
C. Daftar Masalah
Setelah dibahas sebelumnya tentang pengertian masalah dan cara-cara penemuan masalah, selanjutnya akan ditentukan daftar masalah yang ada di Unit Rekam Medis. Berikut adalah daftar masalah yang ditemukan di Unit Rekam Medis, antara lain:
1.
Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Masalah ini ditemukan penulis saat melakukan observasi yaitu dengan melihat Key Performance Indicator (KPI) (KPI) Unit Rekam Medis sebagai sasaran mutu dengan kenyataan yang ada. Dalam KPI Unit Rekam Medis RSCM mendefinisikan kecepatan penyediaan rekam medis adalah waktu yang diperlukan untuk mencari berkas rekam medis pasien lama dihitung dari saat pasien mendaftar di Rawat Jalan atau tracer permintaan rekam medis dicetak sampai dengan berkas rekam medis ditemukan dan siap dikirim ke Poliklinik sesuai tujuan pasien berobat. Sedangkan paien baru terhitung saat pasien mendaftar di rawat jalan sampai dengan dicetak resume poliklinik oleh petugas rekam medis dan siap didistribusikan ke poli tujuan. Standar waktu pencarian 1 berkas rekam medis adalah 10 menit. Dari hasil pengamatan penulis sehubungan dengan waktu ditemukannya rekam medis, setiap harinya selalu ada pasien atau keluarga pasien yang mendatangi Unit Rekam Medis untuk langsung meminta berkas rekam medisnya. Tidak sedikit pula komplain dari pasien dan keluarga pasien yang tidak sabar karena terlalu lama menunggu. Oleh karena itu penulis menetapkan ini menjadi masalah. Hal ini diperkuat dengan data dari Februari 2014 sampai 21 Mei 2014 dengan rata-rata waktu rekam medis ditemukan masing-masing 00:54:28, 00:38:54, 00:47:25, 00:41:36, rekapitulasi waktu rekam medis ditemukan terdapat pada Lampiran 4. Pencapaian sasaran mutu untuk kasus waktu rekam medis ditemukan selalu lebih dari 10 menit atau tidak memenuhi target (0%) dari target pencapaian sebesar 90%. Masalah ini
51
terjadi sudah sangat lama dan akan terus terjadi jika tidak dicari solusinya. Penyebab yang mungkin terjadi dalam kasus rekam medis yang ditemukan
lebih
dari
10
menit
diantaranya
karena
saat
ini
penanggungjawab masing-masing rak hanya 1 orang, hal ini akan menjadi masalah apabila penanggungjawab tersebut mendapat shift siang, cuti, atau berhalangan hadir maka permintaan rekam medis yang masuk ke nomor rak tersebut dicari oleh penanggungjawab rak lain secara random. Sistem pencarian kembali yang kurang maksimal dilihat dari alur pencariannya serta program komputer yang belum terpusat dan sistematis. Unit Rekam Medis RSCM menggunakan 2 program komputer untuk melihat perjalanan rekam medis yaitu program Ekspedisi Jejak Status Rekam Medis yang hanya dapat diakses di Unit Rekam Medis dan program EHR (Electronic Health Record) yang dapat diakses oleh seluruh RSCM.
2. Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan penyimpanan Masalah ini didapat berdasarkan observasi dan langsung dialami oleh Penulis saat pencarian berkas rekam medis. Cara penomoran rekam medis di Unit Rekam Medis RSCM menggunakan cara angka terakhir (terminal digit filling system). system). Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang bersangkutan. Pada
kelompok angka pertama
ini
rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis disimpan di dalam rak penyimpanan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomornomor pada kelompok angka ketigalah (tertiary digits), digits), yang selalu berlainan. Namun pada saat penulis melakukan pencarian sering ditemukan berkas rekam medis yang tidak berurutan atau terselip nomor tengah yang berbeda.
52
Hal ini diperkuat dengan keluhan dan pernyataan beberapa pegawai lain yang ikut membantu pencarian ketika penggungjawab rak berhalangan hadir, mereka mengatakan harus menyisir rak penyimpanan dan melihat nomor tengah serta nomor ahir dengan teliti satu persatu. Walaupun masalah ini terjadi pada beberapa rak penyimpanan saja namun harus dicari solusinya karena akan menghambat pelayanan yang akan berdampak kepada mutu Unit Rekam Medis. Foto rekam medis yang tersusun tidak berurutan terdapan pada Lampiran 5. Masalah ini terjadi pada saat penyimpanan kembali berkas rekam medis, dimana penangggungjawab rak tidak teliti dalam memasukkan berkas rekam medis berdasarkan nomor urut penyimpanan di rak penyimpanan. Rak penyimpanan yang sempit dan penuh pun menjadi salah satu penyebabnya.
3.
Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis Permasalahan ini ditemukan melalui observasi saat Penulis membantu mengecek nomor rekam medis untuk mengetahui dimana posisi terakhir berkas tersebut. Masalah Masala h yang ditemukan yaitu satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis. Jika pasien mempunyai nomor rekam medis ganda atau lebih hal ini tidak sesuai SPO dengan ketentuan satu (1) nomor untuk satu orang seumur hidup. Apabila seorang pasien memiliki dua atau lebih nomor rekam medis hal ini akan menyalahi fungsi rekam medis sebagai administrasi dan dokumentasi, dimana riwayat penyakit pasien tidak terkumpul dalam satu berkas maka akan mengakibatkan perjalanan penyakit yang tidak sistematis dan apabila tercecer maka akan terjadi ketidaksesuaian ketika diperlukan untuk aspek hukum ataupun penelitian. Hal ini terjadi karena pasien yang pernah mendaftar mengatakan belum pernah berkunjung sebelumnya, maka oleh petugas dibuakan kembali nomor rekam medis baru, seingga pasien tersebut mempunyai 2 nomor rekam medis bahkan lebih. RSCM memiliki beberapa pelayanan
53
seperti RSCM Kencana dan RSCM Kirana yang rekam medisnya diatur sendiri namun nomor rekam medis yang digunakan tetap satu kesatuan dengan RSCM pusat, hal ini salah satu penyebabnya yaitu ketidaktahuan pasien yang mengira bahwa pelayanan tersebut terpisah rekam medisnya dan harus mendaftar dengan nomor rekam medis yang baru. Rekapitulasi laporan double number rekam medis terdapat pada Lampiran 6.
D. Penetapan Prioritas Masalah
Berdasarkan beberapa metode yang ada, untuk mendapatkan prioritas masalah menggunakan teknik kriteria matriks, yaitu teknik pengutaan suara dengan menggunakan kriteria tertentu.secara sedehana dapat dibedakan menjadi atas tiga macam, diantaranya:2 1.
Pentingnya masalah (Importancy) Cara ini akan mengelompokkan masalah dari yang tidak penting sampai yang penting. Skala kepentingan masalah sebagai berikut:
Besarnya masalah atau prevalency (P) Seberapa seringnya masalah tersebut muncul/ditemukan, prinsip umumnya adalah masalah tersebut berbanding lurus dengan prioritas masalah. Semakin sering masalah tersebut muncul, masalah tersebut harus di prioritaskan. Bobot untuk prevalensi masalah (P): 1 = Kemungkinan terjadinya masalah sangat kecil 2 = Kemungkinan terjadinya masalah kecil 3 = Kemungkinan terjadinya masalah cukup besar 4 = Kemungkinan terjadinya masalah besar 5 = Kemungkinan terjadinya masalah sangat besar
54
Akibat yang ditimbulkan atau severity (S) Seberapa besar akibat yang di timbulkan oleh masalah tersebut apabila akibat yang di timbulkan lebih serius maka hendaklah masalah itu diprioritaskan. Bobot untuk akibat yang ditimbulkan (S): 1 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah `hampir tidak ada 2 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah ringan 3 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah sedang 4 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah cukup berat 5 = Akibat yang ditimbulkan oleh masalah sangat berat
Angka peningkatan atau rate of increase (RI) Faktor laju peningkatan masalah tersebut dari waktu ke waktu, apabila kenaikan jumlah masalah lebih tinggi dan lebih cepat dibandingkan periode sebelumnya maka masalah tersebut lebih diprioritaskan. Bobot untuk kenaikkan jumlah masalah (RI): 1 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya tidak ada 2 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya kecil 3 = Kenaikan masalah dari periode sebelumya cukup besar 4 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya besar 5 = Kenaikan masalah dari periode sebelumnya sangat besar
2.
Teknologi yang tersedia atau technological feasibility (T) Yaitu teknologi yang diperlukan untuk pemecahan masalah, emakin lengkap teknologinya maka semakin diprioritaskan. Bobot untuk teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (T): 1 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah tidak ada 2 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah belum memadai 3 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah cukup memadai
55
4 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah memadai 5 = Jika teknologi untuk dapat mengatasi masalah sangat memadai
3.
Sumber daya yang tersedia atau resources avability (R) Yaitu sumber daya guna mengatasi masalah antara lain adalah dana (money), sarana (material ) dan tenaga (man). Apabila sumber daya yang tersedia lebih memadai maka masalah tersebut di prioritaskan. Bobot untuk sumber daya yang untuk mengatasi masala h (R): 1 = Sumber daya yang ada tidak memiliki kemampuan 2 = Sumber daya yang ada memiliki sedikit kemampuan 3 = Sumber daya yang ada memiliki kemampuan cukup 4 = Sumber daya yang ada memiliki kemapuan besar 5 = Sumber daya yang ada memiliki kemampuan sangat besar
Adapun cara pengisian tabel kriteria matriks penentuan masalah yang akan diprioritaskan adalah sebagai berikut:
Pastikan semua responden memiliki pengertian yang sama tentang daftar masalah serta kriteria yang digunakan.
Minta setiap responden untuk mengisi angka pada tabel kriteria matriks dengan memberikan pilihannya nilai 1 sampai 5 untuk setiap masalah. Nili 1 diberikan apabila masalah kriteria tersebut tidak penting dan seterusnya hingga nilai 5 diberikan apabila maalah kriteria tersebut sangat penting.
Menghitung masing-masing nilai pada kolom kriteria yang telah diisi oleh responden.
Perhitungan total prioritas masalah didapat dari perkalian jumlah I (Importency) dengan T (Technology) dan R (Rate of increase) yaitu Σ = I x T x R, dimana jumlah keseluruhan I (Importancy) diperoleh dari penjumlahan P (prevalency), S (Saverity) dan RI (rate of increase) yaitu I
=
P + S + RI 3
56
Nilai tertinggi dari hasil perhitungan adalah kriter ia yang akan ditentukan
sebagai prioritas masalah yang utama.
Dari ketiga daftar permasalahan yang ada, penulis mencoba untuk membuat prioritas masalah untuk menentukan masalah utama yang terjadi di Unit Rekam Medis RSCM yaitu pada tabel rekapitulasi masalah sebagai berikut: Tabel 13. Rekapitulasi Penetapan Prioritas Masalah di Unit Rekam Medis RSCM
No
1
2
3
Daftar Masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan
Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
1
Responden 2 3 4
5
30
24
20
44
24
21
10,68
24
18
30
Total
Prioritas
60
178
1
18
28
101,68
3
22
21
115
2
Uraian masalah yang memiliki nilai tetinggi dalam tabel matriks merupakan uraian masalah yang menjadi prioritas masalah. Dengan menggunakan tabel kriteria matriks penulis menentukan nilai atau skor dari masing-masing kriteria untuk setiap masalah yang ada dengan demikian dapat diketahui masalah utama di Unit Rekam Medis RSCM dengan uraian yang memiliki skor tertinggi. Nilai 1 = Masalah lebih diprioritaskan Nilai 2 = Masalah cukup diprioritaskan Nilai 3 = Masalah kurang diprioritaskan
57
Dengan tabel kriteria matriks ini, maka penulis menentukan nilai masing-masing kriteria untuk setiap masalah yang ada. Dengan demikian dapat diketahui masalah utama di Unit Rekam Medis RSCM adalah masalah yang nilainya tertinggi yaitu “Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan”.
E. Penjabaran Masalah
Setelah menetapkan prioritas masalah, langkah berikutnya adalah penjabaan masalah dengan menggunakan metode 5W (what, who, when, why) dan 1H (how).
1.
What (masalah apa yang sedang dihadapi) Masalah yang menjadi prioritas di Unit Rekam Medis RSCM adalah rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan. Masalah ini terkait dengan kegiatan retrieval atau pencarian kembali berkas rekam medis RSCM dan masalah ini menjadi penting karena manyangkut pelaksanaan pengobatan pasien, apabila berkas tersebut tidak segera ditemukan akan menghambat pasien mendapatkan pelayanan dari rawat inap maupun rawat jalan.
2.
Who (siapa yang terlibat dalam masalah tersebut) Masalah yang menjadi prioritas melibatkan Unit Rekam Medis, unit rawat jalan terpadu, unit rawat inap, IGD, ODC serta pasien yang membutuhkan rekam medis untuk melakukan pengobatan.
3.
When (kapan masalah ini terjadi) Masalah ini cukup lama terjadi dengan frekuensi yang berubahubah setiap periode. Saat ini, masalah rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan masih terjadi setiap harin ya.
58
4.
Where (dimana masalah itu terjadi) Masalah rekam medis ditemukan diluar waktu yang telah ditentukan terjadi di Unit Rekam Medis RSCM dengan bagian yang paling terkait adalah bagian penyimpanan (filing).
5.
Why (mengapa masalah terjadi) Masalah
tersebut
dapat
terjadi
karena
beberapa
faktor,
diantaranya: Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap
rak Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat
dan sistematis Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval)
dan bagian perakitan (assembling) Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan
tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval) Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam
medis di komputer
6. How (bagaimana masalah ini terjadi) Setiap harinya selalu ada pasien yang langsung meminta berkas rekam medis/ status langsung ke Unit Rekam Medis yang pada umumnya pasien rawat jalan atau perawat yang meminta status untuk pasien rawat inap, hal ini terjadi karena apabila rekam medis pasien tersebut belum turun ke poli tujuan maka pasien belum bisa dilakukan tindakan. Situasi tersebut mengakibatkan ketidakteraturan antrian tindakan pengobatan yang akan mempengaruhi mutu rumah sakit kedepannya. Bahkan selama penulis melakukan pengamatan, kepala Unit Rekam Medis pernah turun langsung untuk mengatasi masalah ini. Walaupun sudah dilakukan monitoring dan evaluasi serta supervisi setiap harinya sampai dilakukan
59
perubahan-perubahan baru masih saja belum bisa memenuhi standar rekam medis ditemukan yaitu maksimal 10 menit.
F.
Analisis Penyebab Masalah
Setelah menjabarkan, langkah selanjutnya adalah menganalisis penyebab masalah yang bertujuan untuk mencari penyelesaian dari masalah tersebut. Dalam menganalisis penyebab masalah menggunakan diagram hubungan sebab-akibat atau diagram tulang ikan (fish bone diagram) yang dikembangkan oleh Ishikawa. Diagram fishbone adalah suatu metode analisa yang menyediakan cara sistematis untuk melihat efek dan penyebab yang menimbulkan efek tersebut15. Diagram ini berguna untuk menganalisa dan menemukan faktor-faktor yang berpengaruh secara signifikan dalam menentukan karakteristik kualitas output kerja dan mencari penyebab sesungguhnya dari suatu masalah. Analisa dapat dilihat dari pendekaan sistem dan unsur-unsurnya seperti man, money, method, machine dan material atau melihat dari proses dan lingkungan yang ada. Langkah-langkah yang dilakukan meliputi:16 -
Tulis masalah pada bagian kanan (effect) atau kepala ikan
-
Tentukan kategori untuk tulang-tulang cabang, misalnya manusia, metode, sarana, proses, lingkungan dan sebagainya sesuai dengan masalahnya
-
Lakukan curah pendapat untuk setiap tulang cabang untuk mengisi tulang-tulang sirip yang ada. Untuk
mengidentifikasi
penyebab
timbulnya
masalah
akan
digambarkan dalam diagram tulang ikan (fish bone diagram) sebagai berikut:
60
Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap rak
Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval) dan bagian perakitan (assembling)
Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval)
Man
Method
Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat dan sistematis
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis di kom uter
Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
Gambar 6. Diagram
Machine
Material
F ish Bone
Melalui diagram tulang ikan diatas, penyebab yang ditemukan penulis yaitu:
Tabel 14 Hasil Prioritas Penentuan Penyebab Masalah Masalah
1. 2. Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan
3. 4. 5. 6.
Penyebab Masalah Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap rak Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat dan sistematis Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval) dan bagian perakitan (assembling) Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval) Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis di komputer
61
BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
A. Alternatif Pemecahan Masalah
Menyusun alternatif masalah sangatlah penting karena terkait dengan upaya memperluas wawasan yang ada, apabila berhasil diwujudkan akan besar peranannya dalam membantu kelancaran pelaksanaan pemecahan masalah. Tujuan dari pemecahan adalah menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah15. Untuk memudahkan dalam pemecahan masalah (problem solving) yang dihadapi oleh Unit Rekam Medis RSCM maka penyebab-penyebab terjadinya masalah utama harus diselesaikan terlebih dahulu. Seperti yang telah dibahas pada bab sebelumnya, penulis menetapkan prioritas masalah yang terjadi pada Unit Rekam Medis RSCM adalah ”Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan ”. Ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan sebelum menentukan alternatif pemecahan masalah, yaitu:15 1. Menentukan ruang lingkup masalah Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup masalah. Penentuan ruang lingkup ini akan menjadi dasar dalam menetapkan masalah yang akan dicari alternatif pemecahannya. 2. Mengidentifikasi masalah Sebuah upaya untuk memperjelas masalah dengan cara menguraikan rantai masalah lain yang saling berkaitan. 3. Menetapkan prioritas masalah Penetapan prioritas masalah dilakukan untuk dapat memudahkan dalam penyelesaian suatu masalah. 4. Alternatif pemecahan masalah Langkah selanjutnya setelah didapatkan prioritas masalah adalah membuat alternatif pemecahan masalah.
62
5. Evaluasi alternatif Alternatif yang tersedia kemudian dievaluasi untuk mendapatkan kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif. 6. Pemilihan alternatif Untuk mendapatkan alternatif yang paling tepat, maka dilakukan pemilihan alternatif pemecahan masalah. 7. Penetapan keputusan Setelah itu akan ditetapkan alternatif mana yang akan digunakan. 8. Diikuti dan dievaluasi Keputusan sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan alternatif pemecahan masalah yang telah dipilih.
DIIKUTI DAN
RUANG
DIEVALUASI
LINGKUP
PENETAPAN IDENTIFIKASI
KEPUTUSAN
MASALAH PEMILIHAN ALTERNATIF
PRIORITAS MASALAH
EVALUASI ALTERNATIF ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
MASALAH
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PEMECAHAN MASALAH
Gambar 8. Siklus Pemecahan Masalah
63
Berdasarkan penyebab masalah yang telah dibahas sebelumnya berbagai alternatif pemecahan masalah yang ditemukan penulis adalah sebagai berikut:
Tabel 15. Daftar Alternatif Pemecahan Masalah Masalah
Penyebab Masalah
Man
Kurangnya SDM secara Penambahan 1 petugas kuantitatif untuk yang bertanggungjawab penanggungjawab setiap rak untuk setiap rak Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat dan sistematis
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus
Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval) dan bagian perakitan (assembling)
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling
Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar
Machine Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan
Material
Alternatif Pemecahan Masalah
Belum maksimalnya SPO Revisi SPO alur pencarian alur pencarian kembali kembali/ retrieval (retrieval) Method
Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis di komputer
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis
64
Dari tabel tesebut bisa dilihat bahwa masalah “Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan” disebabkan empat akar masalah yaitu Man, Machine, Material dan Method . Dari keempat akar masalah tersebut dicari alternatif pemecahan masalahnya sehingga didapatkan alternatif-alternatif pemecahan masalahnya yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak Saat ini penanggungjawab rak penyimpanan Unit Rekam Meedis yang
terdiri
dari
10
rak
hanya
mempunyai
masing-masing
1
penanggungjawab. Nantinya akan ditambah 1 penaggungjawab lagi untuk setiap rak dengan shift bergantian, dengan komunikasi yang terjalin antar penanggungjawab maka beban pencarian akan terbagi dua sehingga selalu ada pegawai pencarian setiap saat ketika diperlukan.
2. Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus Pengalihan fungsi program Ekspedisi Jejak Status Rekam Medis yang dapat diakses hanya di Unit Rekam Medis kedalam program EHR (Electronic Health Record) yang dapat diakses oleh seluruh jaringan di RSCM. Dengan memanfaatkan menu pengembalian dokumen rekam medis dengan isian proses yang ada diprogram EHR maka pengembalian berkas rekam medis dari poli maupun rawat inap setiap harinya diinput di program ini. Begitupula akan dan setelah selesainya proses seperti koding, assembling dan evaluasi untuk berkas post rawat harus diinput kedalam program EHR. Sehingga perjalanan satu berkas rekam medis tertera hanya dalam satu program dengan tujuan efisiensi waktu saat pengecekan ke komputer. Untuk input pengembalian berkas rekam medis dilakukan oleh petugas pengembalian setiap harinya, sedangkan untuk kegiatan proses masing-masing dilakukan oleh satu orang yang ditunjuk oleh penanggungjawab proses tersebut.
65
Gambar 9. Program Ekspedisi Jejak Status Unit Rekam Medis
Gambar 10. Menu Pengembalian Dokumen Rekam Medis pada Program EHR
66
3. Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling Bagian retrieval yang dimaksud adalah pada rak penyimpanan dimana saat ini terdapat 4 komputer untuk pencarian, 2 komputer untuk rak 0 sampai 4 dan 2 komputer untuk rak 5 sampai 9. Dengan ditambahkannya 2 komputer di bagian ini maka rak 0 sampai 4 memiliki 3 komputer pencarian begitu pula dengan rak 5 sampai 9 memliki 3 komputer untuk pencarian berkas rekam medis. Hal ini akan mengurangi waktu pegawai pencarian untuk saling menunggu komputer yang sedang terpakai, setidaknya dengan waktu menunggu yang berkurang akan mempercepat waktu rekam medis ditemukan. Sedangkan di bagian proses assembling untuk berkas rekam medis post rawat saat masih manual menggunakan buku dikarenakan belum ada komputer yang tersedia untuk menginput bahwa berkas telah diassembling dan berpindah ke proses lain.
4. Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar Outguide atau petunjuk keluar (tracer) adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi pengunaan rekam medis. Dalam pengunaannya petunjuk keluar ini diletakan sebagai pengganti rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Bon pinjam/petunjuk keluar tetap berada di rak file tersebut. Sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula. Petunjuk keluar paling umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan kantong tempal tempat meyimpan bon pinjam. Bon pinjam/petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat tempat-tempat
penyimpanan
kembali
berkas
rekam
medis
yang
bersangkutan. Petunjuk keluar ini dibuat dari bahan yang keras dan kuat. Saat ini penggunaan petunjuk keluar tidak lagi digunakan di bagian penyimpanan sebagaimana tujuan dari penggunaan petunjuk keluar yang
67
terdapat pada SPO yaitu mempercepat pencarian rekam medis serta mengetahui keeradaan rekam medis. Sosialisasi SPO petunjuk keluar kepada petugas dengan tujuan mengingatkan kembali kegunaan dari petunjuk keluar tersebut. SPO penggunaan petunjuk keluar terdapat pada Lampiran 7.
5. Revisi SPO alur pencarian kembali/ retrieval Pada SPO retrieval sebelumnya petugas rekam medis mencari berkas rekam medis di rak penyimpanan, setelah berkas rekam medis didapat kemudian diserahkan kepada petugas ekspedisi. Apabila rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan maka petugas rekam medis harus melakukan cek ke komputer untuk mengetahui posisi rekam medis pasien, apakah rawat inap atau tidak, apabila pasien post rawat maka petugas penyimpanan memberikan ke petugas prosesing, SPO pencarian kembali terdapat pada Lampiran 8. Dengan perubahan alur yaitu setelah petugas menerima tracer permintaan rekam medis maka segera cek ke komputer untuk mengetahui dimana posisi terakhir berkas rekam medis berada, baru kemudian setelah apabila masih berada di poli segera didistribusikan kepada runner poli tersebut dan apabila post rawat segera diberikan kepada petugas prosesing . Alur tersebut dirasa efektif karena akan meratanya waktu pencarian kembali antar pasien, dengan alur yang seperti ini maka tracer permintaan rekam medis tidak tertahan terlalu lama di tangan petugas pencarian rak.
6. Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis Kertas tracer permintaan rekam medis yang keluar akan tertera dimana posisi terakhir rekam medis tersebut, akan tercetak keterangan file, file CA, file CAOG, resume, koding, assembling , atau evaluasi. Tujuannya agar petugas pencarian tidak memerlukan waktu untuk
68
mengecek ke komputer karena secara otomatis keterangan terahir berkas rekam medis berada pada tracer permintaan rekam medis.
B. Penetapan Prioritas Pemecahan Masalah
Dalam menentukan prioritas pemecahan masalah digunakan teknik kriteria matriks. Dengan menggunakan teknik kriteria matriks semakin besar nilai yang didapat dari sebuah alternatif pemacahan masalah maka semakin besar pemecahan masalah tersebut diprioritaskan. Tujuan dari prioritas pemecahan masalah adalah untuk menetapkan pilihan yang paling efektif dan efisien. Hal ini berkaitan dengan kemampuan yang dimiliki organisasi dalam mengatasi masalah sehingga tidak semua alternatif masalah dapat dilakukan. 15 Untuk mengatasi hal tersebut maka dilakukan pemilihan alternatif pemecahan masalah yang paling menjanjikan efektif dan efisien bagi rumah sakit. Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat kriteria penilaian agar memudahkan dalam menyamakan persepsi atas gambaran prioritas. Berikut ini merupakan penjelasan mengenai teknik kriteria matriks yang dibagi menjadi dua macam yaitu: 15 1. Efektifitas pemecahan masalah Setiap alternatif dilakukan penilaian terhadap nilai efektifitas menunjuk pada kemampuan program mengatasi penyebab masalah yang ditemukan. Semakin tinggi kemampuan tersebut, maka semakin efektif suatu program yakni dengan memberikan angka 1 (satu) sampai dengan angka 5 (lima). Berikut ini beberapa pedoman yang dipakai untuk mengukur efektivitas program.
a. Besarnya masalah yang dapat diselesaikan (M) Hitung besarnya masalah (magnitude). Semakin besar kemungkinan masalah yang dapat diselesaikan, maka semakin efektif cara
69
penyelesaian masalah tersebut. Dengan bobot penilaian sebagai berikut: 1 = Sangat tidak dapat menyelesaikan penyebab masalah 2 = Tidak dapat menyelesaikan penyebab masalah 3 = Menyelesaikan penyebab masalah dalam jumlah kecil 4 = Menyelesaikan penyebab masalah dalam jumlah besar 5 = Menyelesaikan penyebab masalah dalam jumlah sangat besar
b. Pentingnya pemecahan masalah (I) Hitung pentingnya pemecahan masalah (importancy). Makin penting cara penyelesaian masalah dalam mengatasi penyebab masalah, makin besar nilai penyelesaian tersebut. Jika cara penyelesaian dapat meniadakan masalah untuk waktu yang lama atau untuk selamanya maka cara penyelesaian masalah tersebut dinilai lebih penting. Dengan bobot penilaian sebagai berikut: 1 = Tidak penting dalam penyelesaian masalah 2 = Kurang penting dalam penyelesaian masalah 3 = Cukup penting dalam penyelesaian masalah 4 = Penting dalam penyelesaian masalah 5 = Sangat penting dalam penyelesaian masalah
c. Sensitivitas pemecahan masalah (V) Hitung sensitivitas pemecahan masalah (vulnerability). Tingkat sensitivitas yang merupakan cara penyelesaian masalah terkait dengan kemampuan menyelesaikan sesegera mungkin dalam mengatasi masalah yang dihindari untuk alternatif. Makin cepat masalah teratasi, maka semakin sensitif pemecahan masalah tersebut. Dengan bobot penilaian sebagai berikut: 1 = Waktu pemecahan masalah sangat lama 2 = Waktu pemecahan masalah lama 3 = Waktu pemecahan maslah cukup lama
70
4 = Waktu pemecahan masalah cepat 5 = Waktu pemecahan masalah sangat cepat
2. Efesiensi pemecahan masalah (C) Efisiensi program disini adalah yang menunjukan pemakaian sumber daya. Apabila suatu cara penyelesaian masalah mampu menyelesaikan penyebab (masalah) dengan biaya yang kecil, maka cara penyelesaian masalah tersebut telah efisien. Untuk setiap efisiensi pemecahan masalah yakni dengan memberikan nilai, angka1 (paling tidak efisien) sampai dengan angka 5 (paling efisien). Dengan bobot penilaian sebagai berikut: 1 = Biaya yang dikeluarkan sangat kecil 2 = Biaya yang dikeluarkan kecil 3 = Biaya yang dikeluarkan cukup besar 4 = Biaya yang dikeluarkan besar 5 = Biaya yang dikeluarkan sangat besar Untuk menentukan prioritas alternatif pemecahan masala h, penulis memberikan kuisioner kepada 5 (lima) orang yaitu karyawan Unit Rekam Medis RSCM yang mengerti dan berhubungan langsung dengan masalah yang diangkat oleh penulis. Dimana hasil dari total kelima nilai tersebut akan diakumulasi untuk menentukan alternatif prioritas masalah yang akan dilakukan. Setelah responden mengisi kuesioner, maka penulis melakukan akumulasi
dari
setiap
alternatif
pemecahan
masalah
yang
ada.
Penjumlahan tersebut dilakukan untuk mengetahui alternatif pemecahan masalah yang akan diimplementasikan. Cara menghitung prioritas (P) yaitu dengan membagi hasil perkalian M xV x I dengan nilai C. Pemecahan masalah dengan P tertinggi, merupakan prioritas pemecahan masalah yang terpilih. P=
M x I x V C
71
Tabel 16. Rekapitulasi Kriteria Matriks Prioritas Pemecahan Masalah Responden No
Pemecahan Masalah
Total
Prioritas
1
2
3
4
5
1
Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak
16
3,6
1,8
12
21,3
54,7
4
2
Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus
21,3
40
6,4
20
20
107,7
3
3
Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling
9
24
6,25
6,75
2
48
5
4
Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar
13,5
18
1
13,5
1,6
47,6
6
5
Revisi SPO alur pencarian kembali/ retrieval
8
27
100
6
100
241
2
6
Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis
16
80
4
125
18
243
1
Berdasarkan hasil rekapitulasi pembobotan kriteria matriks oleh 5 (lima) responden, maka didapatkan prioritas masalah yang dianggap paling efektif dan efisien yaitu “Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis”.
72
C. Kelebihan dan Kekurangan
Setelah prioritas alternatif pemecahan masalah didapatkan melalui teknik matriks, maka langkah berikutnya yaitu melakukan analisa terhadap kelebihan dan kekurangan dari prioritas alternatif pemecahan masalah tersebut. Berikut adalah penjabaran kelebihan dan kekurangan dari alternatif pemecahan masalah “Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan” sebagai berikut:
1. Kelebihan -
Biaya yang dikeluarkan relatif murah karena hanya mengembangkan program yang ada.
-
Tidak memerlukan sumberdaya manusia dari luar RSCM untuk pengadaannya karena bisa ditangani oleh teknisi coorporate.
-
Memudahkan petugas pencarian karena tidak perlu cek ke komputer.
2. Kekurangan -
Memerlukan waktu yang lama dalam menunggu proses pengadaannya karena databasenya berdasarkan program EHR (Elecronic Health Record) dimana saat ini belum semua jejak status tertera dalam program EHR.
73
BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH
A. Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah
Setelah proses identifikasi masalah yang ditetapkan dengan observasi, wawancara dan studi kepustakaan mengenai masalah di Unit Rekam Medis RSCM akhirnya ditemukan masalah tentang
“Rekam medis ditemukan
diluar standar waktu yang telah ditentukan” dari tiga masalah yang ada. Dari masalah tersebut ditemukan enam penyebab masalah berdasarkan 5M (man, material, method, money dan machine) yaitu: 1. Kurangnya SDM secara kuantitatif untuk penanggungjawab setiap rak 2. Belum tersentralisasi satu program komputer khusus secara terpusat dan sistematis 3. Kurangnya komputer untuk kegiatan pencarian kembali (retrieval) dan bagian perakitan (assembling) 4. Tidak diberikannya tracer/ outguide sebagai petunjuk keluar dan tanda berkas rekam medis tidak berada pada tempatnya 5. Belum maksimalnya SPO alur pencarian kembali (retrieval) 6. Dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari jejak status rekam medis di komputer Dari keenam penyebab masalah tersebut ditentukan alternatif pemecahan masalah dengan menggunakan skala prioritas dengan metode scoring untuk menetapkan prioritas masalah dan didapat prioritas pemecahan masalah yaitu “Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis”. Tracer permintaan rekam medis adalah kertas yang secara otomatis tercetak pada mesin tracer di Unit Rekam Medis setelah pasien melakukan pendaftaran. Tracer permintaan berkas rekam medis berisikan nomor rekam medis, nama pasien, poli yang dituju, nomor antrian, waktu tracer tercetak
74
dan kunjungan terakhir pasien. Bentuk tracer permintaan rekam medis terdapat pada Lampiran 9. Alur pencarian rekam medis saat ini adalah petugas menerima tracer kemudian mencari ke dalam rak, apabila tidak ditemukan di dalam rak kemudian dicek ke komputer untuk mengetahui dimana posisi terahir rekam medis. Ada beberapa kemungkinan apabila berkas tidak ada di rak salah satunya tidak kembali, sedang dalam proses, file CA dan CAOG atau pokdisus dimana penyimpanannya dipisahkan untuk keperluan khusus. Untuk inilah diperlukannya pengecekan di komputer dan setelah itu petugas memberi keterangan pada kertas tracer,
apabila berkas tidak kembali
sebelumnya yaitu masih berada di poli atau ruang rawat maka pada tracer tersebut dituliskan keterangan “TK” yang berarti Tidak Kembali, poli terakhir atau ruang rawat terahir didistribusikan dan tanggal rekam medis terahir keluar. Contoh: TK Bedah Urologi 20/02/2014, TK Rawat Gd A Lt 4 km 201 20/02/2014. Setelah itu diberikan kepada petugas pendistribusian untuk diproses lebih lanjut. Begitupula apabila pada keterangannya berkas sedang dalam proses maka dituliskan keterangan proses yang sedang dilakukan dan tanggal proses tersebut. Contoh: Evaluasi 20/02/2014, baru kemudian diserahkan kepada petugas prosesing. Untuk file CA dan CAOG pun diberi keterangan pada kertas tracer baru kemudian dicari pada rak CA atau CAOG. Begitu lamanya waktu yang diperlukan untuk satu tracer apabila berkas rekam medis tidak berada pada rak penyimpanan. Oleh karena itu dalam bab ini dijelaskan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yaitu mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis. Teknis dari perencanan ini yaitu teknisi yang menangani tracer permintaan rekam medis menambahkan keterangan proses yang sedang dilakukan pada suatu berkas rekam medis yang juga menerangkan posisi terahir berkas tersebut. Keterangan tersebut didapat dari program EHR. Dengan adanya keterangan proses rekam medis pada tracer maka petugas pencarian
setelah
mendapatkan
tracer
langsung
mencari
pada
rak
penyimpanan, rak CA atau CAOG. Sedangkan untuk keterangan TK dan
75
keterangan proses maka yang mendistribusikan adalah petugas tracer agar petugas pencarian terfokus pada pencarian di rak sehingga efisien waktu. Setelah dijelaskan mengenai prioritas masalah, langkah selanjutnya adalah merencanakan pelaksanaan dari cara penyelesaian yang diajukan diatas. Perencanaan yang dimaksud disini adalah dengan menyusun sebuah rencana penyelesaian masalah yang dimulai dari membuat langkah pelaksanaan, menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan terakhir membuat jadwal pelaksanaan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang diterapkan dengan metode siklus, dikenal dengan nama siklus PDCA ( plan, do, check, action) untuk penyelesaian masalah tersebut.
B. Langkah Pelaksanaan
Untuk dapat melakukan pemecahan masalah yang telah diuraikan, penulis menyusun langkah-langkah dan tahapan dalam pemecahan masalah berdasarkan proses yang terdiri dari (P) Plan, (D) Do, (C) Check , dan (A) Action. Berikut adalah gambar siklus dari PDCA: 17
Plan (Perencanaan)
Action (Perbaikan)
Do (Pelaksanaan)
Check (Pemeriksaan)
Gambar. 11 Siklus PDCA
76
Berdasarkan gambar tentang siklus PDCA, berikut penjelasan langkahlangkah kegiatan PDCA:
1. Plan (Perencanaan) Perencanaan
adalah
menetapkan
penyebab
masalah
serta
menetapkan cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah yang akan dilaksanakan. Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan adalah tersusunya rencana cara penyelesaian yang bertujuan untuk suatu perbaikan. Langkah yang dilakukan dalam perencanaan yaitu:
Mengajukan usulan kepada Kepala Unit Rekam Medis untuk mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis agar waktu rekam medis ditemukan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, meliputi lama waktu pelaksanaan kegiatan, siapa yang bertanggung jawab dan sumber daya yang diperlukan.
Membuat jadwal rapat koordinasi antara Kepala Unit Rekam Medis, Koordinator Operasional, Koordinator Administrasi, Teknisi Rekam medis dan Unit
Manajemen Sistem Informasi terkait tentang
pelaksanaan, fungsi dan cara kerja.
2. Do (Pelaksanaan) Pelaksanaan adalah bagian dari kelanjutan perencanaan yaitu melaksanakan kegiatan yang direncanakan dan dilakukan berdasarkan persiapan yang telah dibuat. Dalam melaksanakan rencana
yang
melibatkan para staf maka diperlukan sosialisasi terlebih dahulu, sehingga rencana dapat dipahami secara lengkap oleh staf pelaksana. Setelah
dilakukan
perencanaan
langkah
selanjutnya
yaitu
melaksanakan yang sudah direncanakan. Pelaksanaan yang dilakukan yaitu:
77
Mengadakan rapat koordinasi antara Kepala Unit Rekam Medis, Koordinator Operasional, Koordinator Administrasi, Teknisi Rekam Medis dan Unit Manajemen Sistem Informasi.
Melaksanakan kegiatan pengubahan data pada database tracer permintaan rekam medis berdasarkan program EHR agar status keberadaan terahir rekam medis tercetak pada kertas tracer permintaan rekam medis.
Mengadakan sosialisasi kepada petugas pencarian kembali (retrieval), petugas
prosesing dan
petugas tracer
tentang
cetakan
tracer
permintaan rekam medis yang baru. Sosialisasi dilakukan agar petugas melakukan tugas-tugasnya lebih terarah dan tepat guna, efektif dan efisien
dan
dapat
meminimalisir
faktor
kesalahan
dan
ketidakdisiplinan petugas dalam melakukan proses kerja.
3. Check (Pemeriksaan) Pada bagian ketiga ini pemeriksaan menjadi bagian dari evaluasi. Evaluasi yang dimaksud adalah pemantauan atau pemeriksaan terhadap hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Hasil dari pemeriksaan yaitu menemukan dan mengetahui apakah sudah terjadi perubahan atau perbaikan sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi dapat dilakukan secara berkala dan berkesinambungan. Pemeriksaan atau evaluasi cetakan tracer permintaan rekam medis yang baru perlu dilakukan untuk melihat seberapa baiknya kegiatan telah berjalan dan apabila terjadi masalah atau hambatan dalam pelaksanaannya pada bagian ini akan dilakukan pemeriksaan atau evaluasi. Pemeriksaan meliputi evaluasi pada hasil cetakan kertas tracer apakah telah sesuai dengan database pada EHR atau tidak serta waktu rekam medis ditemukan sudah sesuai standar dibawah 10 menit atau minimal waktu ditemukan semakin cepat dari sebelumnya.
78
4. Action (Perbaikan) Melaksanakan kegiatan lebih lanjut yang mengarah ke arah perubahan. Apabila terjadi penyimpangan maka dapat dicatat dan dilaporkan untuk menghindari ataupun mengurangi kesalahan yang terjadi. Selanjutnya rencana kerja yang telah diperbaiki tersebut dilaksanakan kembali dan dipantau kemajuan agar mencapai hasil yang maksimal. Setelah mendapakan hasil dari proses pengecekan atau evaluasi. Perbaikan yang dilakukan meliputi:
Melengkapi kekurangan dari hasil evaluasi agar program ini memperoleh hasil yang maksimal.
Menerima dan mempertimbangkan masukan berbagai pihak dari pembuatan program mencetak jejak status di tracer permintaan rekam medis secara otomatis.
Sesuai penjelasan pada siklus PDCA yang tertera diatas selanjutnya penulis membuatkan langkah-langkah pelaksanaan sebagai suatu panduan dalam pelaksanaan pemecahan masalah untuk mendapatkan hasil yang maksimal sesuai dengan pemecahan masalah yang sudah direncanakan sebelumnya. Selain tahap-tahap PDCA, penulis juga memberikan penjelasan mengenai sumber daya yang mendukung alternatif pemecahan masalah agar terlaksana dengan baik yang terdiri dari sumber daya manusia, sumber dana, material dan jadwal pelaksanaan berikut Gantt Chart. Berikut merupakan langkah – langkah perencanaan program untuk pemecahan masalah yang telah ditetapkan melalui skala prioritas:
C. Sumber Daya
Sumber daya merupakan faktor penting dalam mengatasi atau memecahkan suatu permasalahan. Dengan adanya sumber daya yang memadai, maka diharapkan suatu pemecahan masalah akan dapat terwujud dengan hasil yang optimal. Untuk dapat menjalankan langkah pelaksanaan
79
yang telah disusun dalam prosesnya memerlukan sumber daya yang terdiri dari Manusia ( Man), Dana ( Money), Bahan/Alat ( Material ) dan Waktu (Time). Berikut adalah penjelasan mengenai sumber daya untuk melaksanakan pemecahan masalah ini antara lain:
1. Sumber Daya Manusia (Man) Sumber daya manusia adalah sumber daya yang sangat penting yang harus ada dalam melaksanakan suatu kegiatan. Tanpa adanya sumber daya manusia maka kegiatan tidak akan berjalan. Kualitas sumber daya manusia pun menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan suatu kegiatan. Sumber daya manusia yang baik akan sangat mempengaruhi praktik pelaksanaan pemecahan masalah. Sumber daya yang dibutuhkan dalam penyelesaian masalah yaitu: a. Kepala Unit Rekam Medis & Admisi Pasien Rawat Inap Sebagai pemantau, pemberi arahan dan penanggung jawab kegiatan. b. Koordinator Operasional & Koordinator Administrasi Memberi masukan kegiatan kepada Kepala Unit Rekam Medis dan memberi arahan kepada petugas pelaksana. c. Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) Unit yang membawahi Teknisi Coorporate sebagai petugas pelaksana kegiatan pengubahan data pada tracer permintaan rekam medis berdasarkan program EHR agar status keberadaan terahir rekam medis tercetak pada kertas tracer permintaan rekam medis. d. Teknisi Unit Rekam Medis Bekerjasama dengan Teknisi Coorporate serta membantu dalam pelaksanaan kegiatan sebagai yang mengetahui dan bertanggungjawab atas data dan teknis di Unit Rekam Medis.
2. Dana ( Money) Dana merupakan perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan secara nyata dalam bentuk uang. Dana yang dikeluarkan harus disesuaikan
80
dengan
kebutuhan
dikeluarkan
perencanaan
diusahakan
agar
pemecahan seminimal
masalah.
mungkin
Dana namun
yang dapat
menghasilkan output yang berkualitas. Selama kegiatan mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis, dana yang dibutuhkan sebesar Rp 106,000,-. Rinciannya sebagai berikut:
Tabel 17. Estimasi Biaya Mencetak Jejak Status RM pada Tracer
No
Kegiatan
Jumlah
Satuan
Total
1
Konsumsi rapat koordinasi antara kepala unit, koordinator operasional 8 serta teknisi rekam medis dan teknisi pusat
Rp 10,000
Rp
80,000
2
ATK rapat
1
Rp 10,000
Rp
10,000
3
Handout materi rapat dan sosialisasi
8
Rp
Rp
16,000
Total
2,000
Rp 106,000
3. Materi (Material) Sumber daya material adalah barang atau benda yang dibutuhkan dan digunakan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan. Materia yang dibutuhkan yaitu: a. Ruangan untuk rapat koordinasi dan sosialisasi b. Satu buah LCD untuk rapat c. Satu buah laptop untuk rapat d. Handout materi untuk rapat dan sosialisasi e. Alat tulis kantor
4. Waktu (Time) Sumber daya waktu adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan, kegiatan. Diharapkan waktu yang telah ditetapkan
81
sudah bisa memecahkan masalah. Waktu untuk menjalankan program yaitu dimulai dari perencanaan sampai pada pelaksanaan. Waktu yang dibutuhkan yaitu selama enam minggu.
D. Jadwal Pelaksanaan
Setelah melalui tahap penjelasan prioritas pemecahan masalah, langkah pelaksanaan dan penentuan sumber daya maka langkah selanjutnya adalah membuat jadwal pelaksanaan dari rencana pemecahan masalah tersebut. Jadwal pelaksanaan masalah dibuat dengan menggunakan bagan yang disebut dengan Gantt Chart. Berikut ini gantt chart dari prioritas pemecahan masalah:
82
Tabel 18. Jadwal Pelaksanaan Mencetak Jejak Status pada Tracer Permintaan Rekam Medis oleh Unit Rekam Medis Minggu Kegiatan
PJ 1
2
3
4
5
6
Perencanaan (Plan )
Mengajukan usulan mencetak jejak status pada tracer permintaan kepada Kepala Unit Rekam Medis diteruskan kepada Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI)
Penulis
Membuat jadwal rapat koordinasi antara Kepala Unit Rekam Medis, Koordinator Operasional, Koordinator Administrasi, Teknisi Coorporate (UMSI) dan Teknisi Rekam medis
Penulis
Pelaksanaan (Do )
Mengadakan rapat koordinasi antara Kepala Unit Rekam Medis, Koordinator Operasional, Koordinator Administrasi, Teknisi Coorporate (UMSI) dan Teknisi Rekam medis
Kepala Unit Rekam Medis
Melaksanakan kegiatan pengubahan data pada database tracer permintaan rekam medis berdasarkan program EHR
Teknisi Coorporate dan Teknisi Rekam Medis
Mengadakan sosialisasi kepada petugas pencarian kembali (retrieval), petugas prosesing dan petugas tracer tentang cetakan tracer yang baru
Koordinator Operasional
Pengawasan (Check )
Melakukan pengecekan dan pengawasan terhadap hasil cetakan kertas tracer dan waktu rekam medis ditemukan
Koordinator Operasional
Perbaikan (Action )
Melakukan Perbaikan
Teknisi Rekam Medis
83
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Rekam medis menurut American Medical Record Asociation adalah Catatan kesehatan (health record) berisikan semua informasi mengenai seorang pasien, keadaan sakit, data pengobatan, dalam hal mana masukan data dicatat secara beruntun sesuai saat kejadiannya. Pencatatan secara kronologis ini mendukung diagnosa dan pengobatannya serta memudahkan perolehan hasil. Seluruh catatan kesehatan yang dibuat untuk pelayanan medis dengan bermacam-macam pada formulir yang bermacam-macam pula disimpan bersama sebagai surat kesehatan19. Hasil pengamatan, wawancara serta studi kepustakaan selama Februari hingga Mei 2014 yang dilaksanakan hari Senin sampai Kamis pukul 08.00 – 15.30 di Unit Rekam Medis RSCM, penulis menemukan masalah yaitu: 4.
Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan
5. Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan 6.
Satu pasien memiliki dua nomor rekam medis Berdasarkan
penilaian
menggunakan
teknik
kriteria
matriks
disimpulkan bahwa masalah yang menjadi prioritas adalah “Rekam medis RSCM ditemukan diluar standar watu yang telah ditentukan”. Setelah dilakukan scoring ditetapkan prioritas alternatif pemecahan masalah yaitu mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis oleh Unit Rekam Medis RSCM.
Alternatif pemecahan masalah diimplementasikan menggunakan siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA). Rencana pelaksanaan ini
84
memperhatikan sumber daya manusia, sumber daya dana, sumber daya material dan sumber daya waktu. Serta berisi rencana kerja dan waktu pelaksanaan pemecahan masalah yang dibuat dengan menggunakan Gantt Chart.
B. Saran
Demi tercapainya visi, misi dan tujuan Unit Rekam Medis sudah seharusnya hal-hal yang menghambat harus segera diatasi. Dengan demikian mutu pelayanan di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo akan terus meningkat seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi dan kesadaran masyarakat atas pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, penulis mengajukan beberapa saran untuk Unit Rekam Medis Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo agar tercapai tujuan bersama, diantaranya: 1. Sentralisasi program EHR hendaknya segera dilaksanakan dengan sistematis untuk mengisi database yang diperlukan. 2. Kegiatan mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan rekam medis secara otomatis yang telah diusulkan penulis kiranya dapat diimplementasikan dengan baik dan benar sesuai dengan PDCA (Plan, Do, Check dan Action). Bentuk rancangan cetakan tracer yang baru terdapat pada Lampiran 10. 3. Seiring berubahnya alur pencarian rekam medis sebaiknya tidak hanya disosialisasikan pada saat pertemuan melainkan dibuat media publikasi berupa pemasangan alur tertulis 4. Kesadaran penuh dari semua pihak di Unit Rekam Medis terutama petugas pencarian untuk berkomitmen dalam rangka peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.
85
DAFTAR PUSTAKA
1.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. 2011 RSCM Hospitals Enterprise Ltd. http://www.rscm.co.id. Tanggal diakses 20 Februari 2014
2. Nanlohy MWR. Optimalisasi Metode Monitoring dan Evaluasi Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan RSCM Tahun 2013. Depok: Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia; 2013 3.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan Tahun 2013 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Bagian Hukum dan Organisasi RSCM; 2013
4.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Rekapitulasi Data Pegawai Rumah Sakit Menurut Jenis Tenaga dan Status Kepegawaiam Keadaan Per – 31 Desember 2013. Jakarta: Bagian Sumber Daya Manusia RSCM; 2013
5.
Hanifiyah ME. Penataan dan Tata Ruang Penyimpanan ATK dan Formulir Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSCM. Depok: Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia; 2013
6.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Program Unggulan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Bagian Perencanaan RSCM; 2013
7.
Republik Indonesia. Pasal 1 Permenkes No. 269/menkes/per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Sekretariat Negara; 2008
8.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Company Profile Unit Rekam Medis & Admisi Pasien Rawat Inap RS Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Unit Rekam Medis RSCM; 2013
9.
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. KPI (Key Performance Indicator) Renstra Rekam Medis RS Dr. Cipto Mangunkusumo. Jakarta: Unit Rekam Medis RSCM; 2011
10. Yustiono
Eris.
Tips
Mencari
Masalah
Penelitian.
http://www.stialanbandung.ac.id/index.php?option=com_content&view=artic
le&id=252:tips-mencari-masalah-penelitian&catid=12:artikel&Itemid=85. Tanggal diakses 19 Maret 2014 11. Utomo TW. Perilaku organisasi. Diktat kuliah bagi mahasiswa STIA LAN Bandung; 1998 12. Febriyanti DA. Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Omni Pulomas Jakarta Tahun 2012. Depok: Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia; 2012 13. Sungkar S. Diktat Kuliah Perencanaan dan Evaluasi Magang. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia; 2003 14. Prarri007luck. 2009. Definisi Identifikasi dan Kebutuhan Menurut Pakar. http://prari007luck.wordpress.com/2009/04/. Tanggal Diakses 20 Maret 2014 15. Zen WM. Database Karyawan Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih Tahun 2013. Depok: Laporan Karya Akhir Program Vokasi Perumahsakitan Universitas Indonesia; 2013 16. Bustami. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan dan Akseptabilitasnya. Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama; 2011 17. Didie.
Pengertian
Rumah
Sakit.
http://kimdieyesung.blogspot.com/2012/05/pengertian-rumahsakit.html?m=1. Tanggal diakses 21 Maret 2014 18. Asmawati AS. Diktat Kuliah Administrasi Rumah Sakit Sesi 8 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia; 2011 19. Hardiani RD. Juknis Rekam Medis Kuliah Manajemen Sistem Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia; 2012
2
LAMPIRAN
3
Lampiran 1 Struktur Organisasi RSCM
4
Lampiran 2 Struk Organisasi Unit Rekam Medis RSCM No: 9229/TU.K/34/XII/2008
5
Lampiran 3
M C S R s i d e M m a k e R t i n U s i n s i B s e s o r P
6
Lampiran 4 Formulir Monitoring Dan Evaluasi Waktu Layanan Pasien Poliklinik (URJT) Bulan
TANGGAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
: Februari 2014
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN
WAKTU PASIEN MENDAPATK AN PELAYANAN
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN NOMOR REKAM MEDIK
PERAWAT
DOKTER
0:46:49 0:44:25 1:10:09 2:02:28 0:50:17
0:38:30 0:32:25 0:39:16 0:30:07 0:31:31
3:02:06 3:40:04 1:33:38 1:26:29 1:12:17
1:25:19 1:16:51 1:49:25 2:32:35 1:13:19
0:46:04 0:41:44 0:34:19 0:43:54 0:44:30
0:24:59 0:29:45 0:26:58 0:27:00 0:53:27
1:15:02 0:29:45 1:17:51 1:04:29 1:06:30
2:26:05 1:05:57 1:11:50 1:19:47 1:53:11
0:46:49 0:44:25 1:10:09 2:02:28 0:50:17
0:38:30 0:32:25 0:39:16 0:30:07 0:31:31
3:02:06 3:40:04 1:33:38 1:26:29 1:12:17
1:25:19 1:16:51 1:49:25 2:32:35 1:13:19
0:46:04 0:41:44 0:34:19 0:43:54 0:44:30
0:24:59 0:29:45 0:26:58 0:27:00 0:53:27
1:15:02 0:29:45 1:17:51 1:04:29 1:06:30
2:26:05 1:05:57 1:11:50 1:19:47 1:53:11
0:54:28
0:33:24
1:36:49
1:37:26
KETERANGAN
∑ AVERAGE PER FEBRUARI 2014
7
Bulan
TANGGAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
: Maret 2014
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN
TOTAL WAKTU PASIEN MENDAPATK AN PELAYANAN
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN NOMOR REKAM MEDIK
PERAWAT
DOKTER
0:33:42 0:34:13 0:44:11 0:38:48 0:37:16
0:27:05 0:29:10 0:26:32 0:44:29 0:34:26
0:54:53 1:17:10 1:04:04 0:44:29 1:11:50
1:09:33 0:59:42 1:04:42 0:46:01 1:04:54
0:41:06 0:38:08 0:44:11 0:38:48 0:34:32
0:30:03 0:29:31 0:26:32 0:44:29 2:25:15
1:03:42 1:26:32 1:04:04 0:44:29 0:42:56
1:07:03 1:07:39 1:04:42 0:46:01 2:59:48
0:37:52 0:44:37 0:35:43 0:34:32 0:46:59
0:31:04 2:09:20 1:46:31 2:25:15 0:36:55
1:03:25 0:50:27 1:06:36 0:42:56 0:15:11
1:08:56 2:53:57 2:22:14 2:59:48 0:23:51
0:46:59 0:35:43 0:34:32 0:38:48 0:37:16
0:29:14 1:46:31 2:25:15 0:44:29 0:34:26
0:15:11 1:06:36 0:42:56 0:44:29 1:11:50
0:23:51 2:22:14 2:59:48 0:46:01 1:04:54
0:38:54
1:02:15
0:54:41
1:28:47
KETERANGAN
∑ AVERAGE PER MARET 2014
8
Bulan
: April 2014
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN TANG GAL
BERKAS REKAM MEDIK (DAFTAR S/D DAPAT)
RUNNER (RM S/D POLI)
PERAWAT (PETUGAS POLI S/D PERAWAT)
DOKTER (PERAWAT S/D DOKTER)
TOTAL WAKTU PASIEN MENDAPATKA N PELAYANAN (DAFTAR S/D PERAWAT)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
0:44:53 0:46:49 1:00:29 0:51:25
0:38:39 0:38:55 0:35:05 0:32:10
1:31:17 1:17:23 1:23:17 1:45:19
1:29:37 1:37:03 1:25:30 1:36:04
2:09:17 1:50:33 2:06:24 1:52:00
KETERANGAN
Hari Libur Hari Libur 0:51:54 0:51:08
0:31:33 0:30:45
0:48:33 1:23:25
1:15:28 1:40:58
1:37:10 1:49:32 Pemilu Legislatif
0:41:27 0:54:14
0:30:08 0:37:31
1:40:50 2:24:38
1:45:56 1:48:37
1:46:53 2:41:55 Hari Libur Hari Libur
0:56:56 0:38:54 0:35:30 0:49:24
0:42:17 0:27:40 0:31:22 0:34:06
1:02:41 1:35:37 1:20:01 0:55:07
1:28:55 1:29:22 1:59:10 1:21:38
0:34:20 1:43:02 0:35:43 1:31:53 Paskah Hari Libur Hari Libur
0:47:54 0:43:28 0:48:14 0:36:50 0:49:25
0:32:43 0:28:05 0:29:26 0:26:36 0:26:19
0:59:54 1:12:44 1:47:57 1:08:53 0:40:53
1:33:15 1:34:51 1:47:21 1:09:58 0:43:06
1:19:35 1:27:12 1:44:19 1:05:01 1:01:11 Hari Libur Hari Libur
0:47:14 0:49:25 0:42:54
0:47:25
0:31:07 0:27:45 0:25:51
0:31:54
0:41:34 0:31:04 1:25:03
1:16:48
1:17:05 1:26:01 1:26:47
1:29:50
1:05:27 0:57:32 1:20:09
1:30:57
∑ AVERAGE PER APRIL 2014
9
Bulan
: Mei 2014
(sampai tanggal 21)
WAKTU PASIEN MENDAPATKAN PELAYANAN TANG GAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
BERKAS REKAM MEDIK (DAFTAR S/D DAPAT)
RUNNER (RM S/D POLI)
PERAWAT (PETUGAS POLI S/D PERAWAT)
DOKTER (PERAWAT S/D DOKTER)
TOTAL WAKTU PASIEN MENDAPATKA N PELAYANAN (DAFTAR S/D PERAWAT)
KETERANGAN
MayDay 0:47:52
0:26:48
0:34:06
1:15:19
0:59:35 Hari Libur Hari Libur
0:46:40 0:46:53 0:56:06 0:57:52 0:38:09
0:35:12 0:34:20 0:24:22 0:27:44 0:14:46
0:42:01 0:36:36 0:54:38 0:46:32 0:03:58
1:12:40 1:11:13 1:05:13 1:25:35 0:08:37
1:02:38 1:04:07 0:55:11 1:07:27 0:57:36 Hari Libur Hari Libur
0:33:44 0:30:36 0:29:10
0:17:13 0:13:27 0:14:36
0:04:31 0:05:41 0:04:35
0:08:41 0:11:34 0:07:54
1:03:46 1:10:11 1:09:25 Waisak
0:38:39
0:16:43
0:03:25
0:09:20
1:21:26 Hari Libur Hari Libur
0:33:22 0:34:05 0:47:37
0:17:05 0:13:11 0:16:24
0:04:27 0:03:29 0:04:28
0:07:14 0:09:36 0:07:26
1:06:07 1:07:44 1:11:13
Hari Libur Hari Libur Isra Mi'raj Kenaikan Isa Al Masih
29 30
0:41:36
0:20:55
0:19:07
0:33:52
1:05:53
∑ AVERAGE PER MEI 2014
10
Lampiran 5 Contoh Nomor Rekam Medis yang Tersusun Tidak Beraturan pada Rak Penyimpanan
11
Lampiran 6 Rekapitulasi Laporan
NO
TANGGAL
NAMA PASIEN
Doubl e Num ber
NO. RM TERPAKAI
NO. RM TIDAK TERPAKAI / DIHAPUS
JANUARI 2014
1
06/01/2014
Hartala Ardiwidjaja
386-08-64
368-61-17
2
07/01/2014
Ririn Regiana
380-24-72 (Pusat)
385-90-94 (Kencana)
3
07/01/2014
389-91-85 (Pusat)
385-92-37 (Kencana)
4
10/01/2014
Brem Ebdradewa
373-05-41 (Kencana)
376-99-07 (Kencana)
5
13/01/2014
Ali Basir
372-64-52
368-70-29
6
16/01/2014
Husein Shahab
389-47-29
385-96-90
7
17/01/2014
Tinawati Purnomo Dewi
385-81-00
385-97-38
8
20/01/2014
Endang Lestari
366-72-37
366-72-73
9
20/01/2014
Vidia Milani
380-53-98
385-98-65
10
21/01/2014
Sri Haryanti
377-98-48
373-87-53
11
22/01/2014
Marsitta Purnama Sitorus
387-51-82 (Pusat & Kencana)
383-69-64 (Kencana)
12
23/01/2014
Fauzia Ning
385-19-75 (Pusat & Kencana)
320-63-59
13
25/01/2014
Lidia Melanita Weko
348-31-88 (Pusat)
344-94-47 (Kencana)
14
28/01/2014
Pandu Setiawan, Dr
337-52-68(Kencana)
377-59-28 dan 341-22-49 (Pusat)
15
28/01/2014
M. Rizal
385-89-11 (Kencana)
390-02-43 (Pusat)
12
Februari 2014
1
03/02/2014
Chairil Anwar, Dipl Ing
2
03/02/2014
3 4
318-06-49 (PJT)
368-85-16 (Kencana)
Alif Nissa
390-00-07 (Pusat)
385-37-02 (Kencana)
04/02/2014
Gita Handanawuri
380-99-28 (Pusat)
383-56-56 (Kencana)
04/02/2014
Kanina Rahminny
383-23-81 (Kencana)
372-03-95 (Pusat)
373-51-44 (Kencana)
373-51-47 (Pusat, Tp Salah Ketik), 390-29-91 (Kencana)
391-37-77 (Pusat)
390-28-56 (Kencana)
5
02/05/2014
Hendrarti
6
06/02/2014
Asep Wegi Giantara
7
06/02/2014
Retno Ariyani
385-74-41 (Kencana)
389-92-42 (Pusat)
8
10/02/2014
H. Mauludin , Sh, Mba
344-95-87 (Kencana)
352-95-89 (Pusat)
9
11/02/2014
Kurniasari
385-92-29 (Kencana)
390-32-48 (Kencana)
10
11/02/2014
Muhammad Fadli
346-38-40 (Pusat)
359-32-85 (Kirana)
11
11/02/2014
Hanan Saleh
385-25-01
356-37-34
12
13/02/2014
Asta Sediyadi
387-94-92 (Pusat)
385-45-02 (Kencana)
13
18/02/2014
Dedy Hermansyah, Dr
390-33-30
390-37-14
14
17/02/2014
Iin Partini
371-22-97
390-36-07, 389-1127, 349-88-22
15
18/02/2014
Kwee Tiong Lie
350-20-47
285-11-47
16
18/02/2014
Naning Bin Madih
336-70-45
344-94-07
17
18/02/2014
Iriyanto
378-35-54
390-37-06
18
19/02/2014
Yusro Mz
391-52-30 (Pusat)
386-69-84 (Kirana)
13
19
19/02/2014
Yamainun Mukti Rani, Hj.
390-38-21 (Kencana)
375-90-88 (Xkencana +Pusat)
20
20/02/2014
Imsriyati
324-47-99 (PJT)
390-38-87 (Kencana)
21
20/02/2014
Tuti Maryati
356-92-40 (Kencana)
371-94-37 (Pusat)
22
24/02/2014
Munaria
390-38-20
390-39-96
23
27/02/2014
Mustafa
337-05-69 (Pusat)
390-28-26 (Kencana)
24
28/02/2014
Yumnie Nagib
390-37-59 (Kencana)
373-90-59 (Kencana)
25
28/02/2014
Maruli Huta Gaol
390-43-18 (Kencana)
347-96-00(KiranaPusat(Tapi Di Pusat Atas Nama Elfridarty)
26
28/02/2014
Supardi W
376-03-65 (Kencana)
386-71-87 (Kirana)
Maret 2014
1
04/03/2014
Asma Hasan Basri
2
05/03/2014
Irwan H Siboro
3
06/03/2014
Lisa Nurul Hidayah
357-63-56 Kencana)
356-24-91 (Kencana)
391-62-78 (Pusat)
345-68-91 (Kencana)
390-33-28 (Kencana)
391-62-50 (Pusat)
14
Lampiran 7 SPO Penggunaan Petunjuk Keluar
15
16
Lampiran 8
17
18
Lampiran 9 Tracer Permintaan Rekam Medis
19
Lampiran 10 Rancangan Tracer Permintaan Rekam Medis
Tracer Masuk 391-31-XX Atikah Fatikah
POLIKLINIK JANTUNG
JAMINAN KESEHATAN NASIONAL Pemeriksaan Poliklinik 23 Maret 2014 11:08 No
: 042
Proses Terakhir : File
Kunjungan Terakhir : POLIKLINIK JANTUNG 21 Maret 2014 10:44 LAB KLINIK RAWAT JALAN 20 Maret 2014 08:22
dicetak oleh
: purnama.ditaruna
tgl 23 Maret 2014
11:01:56
20
Lampiran 11 Kuisioner penetapan prioritas masalah Responden 1 Kriteria No
1
2
3
Daftar Masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
T
R
Jumlah IxTxR
1
3
5
30
4
1
3
4
24
3
1
3
4
24
T
R
Jumlah IxTxR
P
I S
RI
3
2
1
2
Responden 2 Kriteria No
1
2
3
Daftar Masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
P
I S
RI
2
2
2
4
3
24
2
3
2
3
3
21
2
2
2
3
3
18
21
Responden 3 Kriteria No
1
2
3
Daftar Masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
T
R
Jumlah IxTxR
3
2
3
20
5
2
1
4
10,68
4
3
3
3
30
T
R
Jumlah IxTxR
P
I S
RI
3
4
1
3
Responden 4 Kriteria No
1
2
3
Daftar Masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
P
I S
RI
3
5
3
3
4
44
3
4
2
2
3
18
5
4
2
5
2
22
22
Responden 5 Kriteria No
1
2
3
Daftar Masalah Rekam medis ditemukan diluar standar waktu yang telah ditentukan Nomor rekam medis tidak tersusun berurutan pada rak penyimpanan Satu pasien memiliki dua atau beberapa nomor rekam medis
T
R
Jumlah IxTxR
5
4
3
60
2
3
4
3
28
2
2
3
3
21
P
I S
RI
5
5
2
3
23
Lampiran 12 Kuisioner Alternatif Pemecahan Masalah Responden 1 Efektifitas No
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Efisiensi
Nilai
Masalah Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan secara otomatis
M
I
V
C
MxIxV C
3
4
4
3
16
4
4
4
3
21,3
4
3
3
4
9
3
3
3
2
13,5
2
2
2
1
8
4
4
3
3
16
Efisiensi
Nilai
Responden 2 Efektifitas No
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Masalah Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan secara otomatis
M
I
V
C
MxIxV C
3
3
2
5
3,6
5
4
4
2
40
4
4
3
2
24
3
2
3
1
18
3
3
3
1
27
5
4
4
1
80
24
Responden 3 Efektifitas No
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Efisiensi
Nilai
Masalah Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan secara otomatis
M
I
V
C
MxIxV C
3
3
1
5
1,8
4
4
2
5
6,4
5
5
1
4
6,25
1
1
3
3
1
5
5
4
1
100
4
4
1
4
4
Efisiensi
Nilai
Responden 4 Efektifitas No
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Masalah Penambahan 1 petugas yang bertanggungjawab untuk setiap rak Memperbaharui sistem pencarian berkas rekam medis agar ekspedisi status tertera pada satu program khusus Pengadaan 2 komputer di bagian retrieval dan 1 komputer di bagian assembling Mensosialisasikan kembali SPO penggunaan tracer/ outguide untuk berkas rekam medis yang keluar Revisi SPO pencarian kembali/ retrieval Mencetak jejak status rekam medis pada tracer permintaan secara otomatis
M
I
V
C
MxIxV C
4
3
3
3
12
5
4
3
3
20
3
3
3
4
6,75
3
3
3
2
13,5
3
2
2
2
6
5
5
5
1
125
25