* Programación. La asociamos con un conjunto de procedi mientos mientos y técnica técnicass que se ut il iz an para orient orientar ar y ordenar ordenar 1 las acciones que se requieren para un programa. unidad operativa y específica, específica, a diferencia diferencia * Proyecto. Es una unidad del programa que comporta aspectos teóricos y conceptuales más amplios y generales, que incluye, por ejemplo, una fundamentación, unos objetivos, etc. Pero la diferencia está en que un programa parte de los resultados del diagnóstico que tiene como como referencia referencia la situa si tuació ciónn definida definida como meta. meta. * Plan. Es mucho general que los anteriores, ya que hace referencia a un amplio conjunto de fines, objetivos, medios, instrumentos, metas, recursos, etc. para lograr el desarrollo de un área o de un sector más o menos amplio (país, región, provincia, comunidad). Este concepto global de las acciones que se propone para cumplir determinados objetivos y metas, está perfectamente tipificado en el caso de los planes de desarrollo económico o social, en los planes de estudios de un área educativa, o hasta en el propio plan de cuentas de un contabilista. A pesar de la estrecha relación que existe entre las acciones derivadas de la proyección, de la programación y de la planeación, no hay duda que se trata de niveles diferentes de concreción, especificidad, sistematización, ordenación y organización de las actividades. Cuando hablemos de los procesos de planeación y programación de los cuales hace parte el proyecto, ampliaremos un poco más el tipo de relaciones que surgen en estos niveles.
TlPOS Y MODALIDADES DE PROYECTOS
Cada disciplina o área del conocimiento parece tener su propia concepción sobre lo que es y lo que debe ser un proyecto, de ahí la diversidad de criterios que existen entre las ciencias sociales y factuales, que tampoco parecen escaparse a la influencia de los paradig paradigmas mas de investig investigació aciónn cuantita cuantitativa tiva y cua lit ativa at iva . Algunos Algunos autores clasifican los proyectos según sus finalidades, otros de 12
acuerdo con el tiempo que separa la ejecución de los procesos y la obtención de los resultados, o según su complejidad, ya sea a nivel de su ejecución o,de los resultados. En cambio, otros reducen la clas clasifi ifica caci ción ón a dos dos cate catego gorí rías as bási básica cas: s: los los soci sociale aless y los los económicos, según se relacionen o no con la producción. Veamos con detalle cada una de estas categorías. En la clasif clasifica icació ción, n, de acuerd acuerdoo con las finali finalidad dades es que persigue un proyecto, se encuentran dos modalidades: según la naturaleza de los bienes o servicios producidos, y según la clase de consumo que da lugar el producto. En el primer caso, se perciben claramente dos tipos de proyectos, uno que tiene funda13
mentalm mentalment entee por propós propósito ito el produc producir ir bienes bienes materi materiale ales, s, por 'ejempl 'ejemplo, o, proyecto proyectoss agrícola agrícolas, s, mineros mineros,, energéti energéticos, cos, indust ind ust ria les , etc., y otro que se centra en la producción de servicios, por ejemplo, salud, salud, v ivie iv iend nda, a, educación, educación, cultura, cultura, etc. Alguno Algunoss buscan simplificar esta esta división y se refi refier eren en a proy proyec ecto toss prod produc ucti tivo voss y no produ producti ctivos vos,, que natura naturalmen lmente te tienen tienen relació relaciónn con los bienes bienes materiales o de uso que se producen en cada caso, y los de servicio que tienen un carácter o un destinatario público. Según la clase de consumo que da lugar el producto, en el campo económico económico existen existen proyectos proyectos destinados destinados a la demanda demanda interna o externa, o sea son exportables o importables, pero tam bién se encuentran proyectos económicos que se diferencian de los proyectos sociales vinculados a la salud, educación y cultura. En esta misma misma modalid modalidad ad se incluy incluyen en proyect proyectos os de produc producción ción de biene bieness comerc comerciab iables les y no comerc comerciab iables les,, como como pueden pueden ser los propios de una cooperativa. El tiempo que separa la ejecución de los procesos y la obtención de los resultados, se constituye en un factor de clasificación, ya que aquí podemos identificar los proyectos que exigen algunos resultados inmediatos y aquellos de producción diferida o a largo largo plazo, plazo, los cuales cuales pueden pueden ser adecuad adecuados os a otro otro tip o de exigencias. De igual manera, la estructura y el desarrollo de un proyecto cambian si éste posee mayor o menor nivel de complejidad, ya que es muy diferente un proyecto que apunta hacia un objetivo muy específico y puntual, que un proyecto que busca el desarrollo regional o nacional de un amplio sector. En el contexto de la planeación y de la programación tam bién se habla de t ipos de proyectos proyectos que se definen en función de quien ha sido el gestor, por ejemplo: proyectos provenientes de empresas privadas, cuya meta es fundamentalmente la búsqueda de utili dades, o aquel los proy proyect ectos os que emerge emergenn de los secto sectore ress públicos o estatales, cuya meta es satisfacer una necesidad o asegurar la mejor prestación de un servicio público. En un plano más general, se habla de los proyectos históricos, que para algunos tienen significado más teórico que real, los cuales se acercan 14
más a un tip o de proyect proyectoo nacional nacional o a un modelo modelo genera generall de desarrollo, que a un proyecto específico. En la formulación de un proye proyecto cto histór histórico ico,, existe existe una fundam fundament entaci ación ón más políti política ca o ideológica que técnica. Dentro de las modalidades más específicas, entraremos a analizar los denominados proyectos de desarrollo, los cuales se ubican en el campo particularmente económico y social, los métodos de proyectos utilizados en el campo educativo y pedagógico, los proyecto proyectoss comunitari comunitarios os y los proyectos proyectos cul tur ales al es,, que si bien no agotan todas todas las variantes variantes que e xiste xi ste n en este terreno, terreno, resumen resumen una diversidad diversidad de enfoques enfoques que exis ex iste tenn en torno al tema.
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c ue que
ai área social, económica o educativa. DENOMINACIÓN
o TÍTULO
Quizás parecerá una preocupación secundaria el pensar en el tí tulo tul o ante antess de adela adelant ntar ar el proy proyec ecto to,, pero pero a jui cio de los expertos, éste tiene el valor no sólo de aportar datos e información sobre el tema, el problema o las instituciones que participan en el proye proyecto cto,, sino sino que tambié tambiénn sirve sirve como como factor factor de mot motiva ivació ción, n, inducción o incitación para quienes son ajenos al mismo, a la vez que constituye un instrumento que permite unificar temática y metodológicamente el proyecto. En general, el título nos presenta una idea clara y precisa del problema fundamental del proyecto, que en un comienzo se puede formular en forma tentativa, y al finalizar se puede cambiar por uno más declarativo o afirmativo. Es importante que el título 19
CARACTERIZACIÓN
*
DEL
PROYECTO
No es fácil, al comienzo de un proyecto, tener una visión panorámica y general de un proceso que aún no se ha desarrollado. Por eso para caracterizar o explicar la naturaleza de un proyecto, se requiere agregar algunos aspectos aspectos que ayuden a esta tarea. tarea. Ello nos obliga a incluir numerosos pasos que hacen parte de un proyecto, y que a la postre sirven para caracterizarlo y definirlo, por lo menos a nivel teórico. Aquí se incluirán: * Iden Identi tifi fica caci ción ón del del proy proyec ecto to.. * Justificación. * Marco inst instit ituc ucio iona nal. l. * Final nalidad idad del del pr proyec oyectto. Objetivos. * * Destinatarios. * Prod Produc ucto tos, s, resu result ltad ados os y efec efecto tos. s. Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultura!. IDENTIFICACIÓN
Identificar un proyecto es tener una idea completa de su naturaleza, carácter, categoría, tipo y finalidad lo cual se logra a través de una descripción amplia de éste/definiendo y caracterizando zando la idea central central de lo que se pretende pretende realizar realizar.. Est a identifi identifi-cación inicial es muy importante para que los participantes tengan una información completa del mismo. Además posibilita tener una concepción total y general del proyecto. B.
JUSTIFICACIÓN
La justificación no tiene otro propósito que indicar o describir cribir el por qué del proyecto proyecto,, qué importa importanci nciaa y qué u til id ad titien enee para el problema que se bus busca ca resolvqr.^De resolvqr.^De igual manera si 21
* *
es viable, o sea, si es posible desarrollarlo, aunque en las etapas anteriores al proyecto se adelantan estudios de factibilidad que posibilitan definir este aspecto, y que se anal analiz izar arán án en otro otro capí capítu tulo. lo. Se trata trata de probar probar con argumentos técnicos y científicos que: * Existe una necesidad que debe ser satisfecha. -Existe un problema que debe ser solucionado, El proyecto proyecto va a satisface satisfacerr la necesidad necesidad y resolver resolver el problema.
*
Estas necesidades y problemas tienen prioridad sobre otros, y que que se just ifi ca incluirl os como como tale tales. s.
*
Existen argumentos argumentos políticos, sociales, económicos, económicos, técnicos y huma humano noss que que jus tif ica n que que se conc conced edaa prio priorid ridad ad a la solución de estos problemas y necesidades." La tray trayect ector oria ia y las las estrate gias del del proy proyect ecto o son son las adecuadas. Existen los recursos humanos y económicos para realizar el proyecto. El problema problema se ju st if ic a con con base en un diagnós diagnóstico tico o es tud io previo de la situación. Existe el tiempo necesario para realizarlo.
* * * *
Operativamente, uno de los argumentos más sólidos que se pueden esgrimir como fundamento de esta justificación, son los result resultado adoss de un diag nóstic o de la realida realidadd donde se ubi ca el proyecto, y un estudio de prefactibilidad y factibilidad. Ellos son garant garantía ía de la la ut il ida d, efe cti vid ad y alcanc alcances es de un un proyec proyecto. to. C.
MARCO INSTITUCIONA L, SOCIAL Y TEÓRICO
Cuando el proyecto es de origen institucional, tiene enorme importancia el marco general de la entidad ya que va a tener gran utilidad la información que se aporte sobre la organización res ponsab ponsable le del proyectoyNa proyectoyNatural turalment mente, e, esta informaci información ón se obv ia cuando el proyecto se ejecuta en el seno de la organización que lo promueve y lo realiza, en cambio tiene preeminencia cuando el
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proyecto proyecto se efectúa efectúa en el marco de otra organizaci organización ón o ins titu ción.yParticularmente es útil toda la información que tiene que ver con las políticas y prioridades de la organización, las relaciones con otras instituciones, etc./ Pero si el proyecjjaipo es propiciado por una organización claramente claramente identificad^ identificad^sino sino por un grupo de personas personas de la comunidad, o por estudiantes y docentes de una institución, tendría mayor significado un marco social que se refiera a los aspectos económicos, económicos, organizativos, organizativos, institucionales, institucionales, políticos, etc. de la comunidad en general, sobre todo en el caso en que el proyecto se constituya en una experiencia participativa y compartida por la comunidad. D.
FINALIDAD DEL PROYECTO
No ex iste acuerdo acuerdo entre los expertos expertos sobre sobre la necesidad necesidad de definir algunas finalidades específicas en un proyecto, ya que una finalidad última puede convertirse en una "camisa de fuerza" que obliga al proyecto a someterse rigurosa y mecánicamente a ella. Esta modalidad puede ser perfectamente válida para los proyectos pequeños y que poseen independencia con relación a otros niveles, y si este proyecto hace parte de un plan o de un programa más amplio, amplio, esta/final esta/finalidad idad puede ser importante importante para orientar orientar el proyecto y ev ititar ar que se produzcan produzcan desfases con relación relación a los planes planes y programas de los cuales hace parte) En algunos casos, no hace falta incluir finalidades diferentes a las propias de los planes y programas, ya que se encuentran expresadas en éstos. Como se verá, más importancia y precisión poseen todos los aspectos que tienen relación con los .objetivos, metas, logros y propósitos del proyecto.: 1 E.
OBJETIVOS, PROPÓSITOS, LOGROS Y METAS
No hay duda que los objetivos son aspectos claves en cualquier tipo de proyecto, ya que sin ellos es imposible saber para qué se hace un proyecto y qué se espera obtener al culminar su desarrollo.-
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No exi e xiste ste n diferencias diferencias entre entre los objetivos objetivos generales generales y específicos propios de una investigación científica y los propi propios os de un proyecto. proyecto. "El término término ha sido definido de form formaa muy muy dife difere rent nte, e, pero ero la explicac explicación ión más generalizada es aquella que nos habla de un 'objetivo' como un enunciado claro y preciso de las metas y los propósitos que persigue! persigue! El 'qué' y el 'para qué' caracterizan caracterizan sustancialm sustancialmente ente los objetivos". (2) En la mayoría de los casos, en el terreno de los proyectos, los objetivos se expresan como resultados finales, y no como tareas o actividades que hacen parte de un proceso, como en el caso de la investigación científica. El término objetivo objetivo no tiene un significado significado ún ico. ic o. Veamos algunas acepciones que tiene el término, no sólo en el contexto de los proyec proyectos tos,, sino si no en el de la inv estiga est igació ciónn científ científica. ica. LJn LJn objetivo objetivo puede ser: * Una meta. * Un propósito.
* *
Un punto central de referencia. Un producto.
* *
Un logro. Un fin.
•
Al decir que es una meta, estamos afirmando que se trata de un fin hacia donde se dirigen las acciones o deseos de una persona, y en este caso, de un proyecto'JEs proyecto'JEs un propósito porque porque implica una inte in te nció nc iónn y una minl, minl, y para para ello ell o se requiere requiere que se conviert conviertaa en un punto punto central central de referenc referencia ia que permita entender entender la naturaleza naturaleza específ específica ica de las acciones acciones por realiz realizar ar.. De igual igual manera manera,, un objetivo se convierte en un producto, o sea, el resultado de un trabaj trabajoo o de una una act ivida iv ida d.
(2)
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CliRDA, 1 lugo. Mementos lugo. Mementos de Uiinvestigación. Ed. EJ Buho. Bogotá, 1991.
No hay que olvidar que estos productos o resultados deben responder a los objetivos propuestos, de lo contrario el proyecto no habrá cumplido cumplido lo que se propuso. propuso. Alcanzar Alcanzar o consegui conseguirr a lgo que se desea o se intenta, se transforma en un logro, y de igual manera se busca alcanzar un fin, es decir, decir, conseguir conseguir algo bien definido definido y perseguido intencionalmente. Algunos autores destacan las diferencias que existen entre una finalidad y un objetivo, ya que para ellos, la primera busca necesa necesaria riamen mente te produc producir ir un imp impact actoo dentro dentro de una poblac población ión determinada, en cambio el objetivo sólo le interesa producir un efecto. Un impacto puede generar un cambio o una transformación y también también dejar una una hu el la como resulta resultado. do. En la vid a cotidiana, cotidiana, un efect efectoo es algo algo que golpea golpea a un indivi individu duo, o, produ producid cidoo por por una situación, un acontecimiento o una acción. En cambio, el efecto lo relacionamos con el resultado o la consecuencia que produce un acto. Tradicionalmente existen los objetivos generales y específicos que señalan una dirección en cualquier tipo de proyectoí^Un objeti objetivo vo general, general, como su nombre nombre lo ind ica , englob englobaa todo todo un conjunto de metas, logros y fines del proyecto, y para que se exprese en el enunciado de los objetivos, éstos deben abarcar una amplia amplia gama gama de conten contenido idos, s, concep conceptos tos e inform informaci ación. ón. En los objetivos específicos, se señalan puntualmente las acciones que se llevarán llevarán a cabo cabo en el proyecto, proyecto, los los medios medios que se uti u tililiza zará ránn y el por qué o para qué se realizarán, así como logros o resultados se aspiran alcanzan ¿Existen algunos criterios para formular objetivos de un proyec proyecto? to? En la práctica práctica no existe ninguna ninguna fórmula fórmula precisa, precisa, s ino algunas recomendaciones generales que pueden ayudar a formularlos. Los expertos afirman que un objetivo bien formulado es aquel aquel que logra logra transmit transmitir ir lo que realmen realmente te i nt ent a realiz realizar ar o alcanzar el proyecto. También recomiendan que se debe evitar la inclusión, en un solo enunciado, de muchos objetivos, particularmente específicos, ya que plantearse muchas metas, fines, logros 25
o.
PRODUCTOS, RESULTADOS Y EFECTOS
Según los expertos, es imposible distanciar los objetivos, los logr logros os o meta metass de un proy proyec ecto to de sus sus prop propio ioss prod produc ucto toss o resultados resultados.. Concretamen Concretamente, te, no se justificarí justificaríaa un proyecto proyecto que no alcanza alcanza los resultados resultados y productos productos esperados. esperados. Es muy simple: se alcanzan los objetivos y las metas si se obtienen los productos y resultados esperados, y viceversa. En muchos casos se confunden los objetivos, las metas y los productos, olvidando que una cosa producida es exclusivamente el resultad resultadoo de un trabajo trabajo o de una operación operación determi determinada nada.. Son instancias inseparables, ya que es imposible pretender conocer una de estas categorías, «i no se conoce la otra. Ello se .puede percibir cuando cuando se t iene por objetivo objetivo conocer conocer el efecto y el impacto impacto en la población de un producto determinado. Si bi en generalm generalmente ente un producto producto se define define como el resulresultado de un trabajo o de una actividad determinada, son muchas las variantes y los alcances que tiene un producto, ya que fácilmente se puede asociar con una obra realizada, el fruto de un trabajo, un provecho, un lucro o beneficio, un rendimiento.un rédito, una utilida uti lidadd o una una renta. renta. En los proyectos de tipo social o cultural, casi siempre podemos identificar dos tipos de productos: * Resultados materiales. * Servicios. Aquí los aspectos materiales de una obra pueden ser muy variad variados, os, pues pues pueden pueden referi referirse rse a vivien viviendas das,, escuel escuelas as o aulas aulas construida construidas, s, como parte de un proyecto que tiene como objetivo este tipo de productos materiales. Una vez realizadas estas obras,
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se agota el sentido del proyecto. Tradicionalmenle, el concepto "servici "servicio" o" se relacion relacionaa con todas todas aque aq uell llas as acciones acciones o activida actividades des que buscan o tienen por propósito propósito la satisfacción satisfacción de las necesidades necesidades de las personas. Se trata de una actividad humana no productiva en el sentido económico, pero que busca satisfacer necesidades y resolver problemas, con el propósito de mejorar las condiciones de vida de las personas destinatarias de los servicios. Muchas veces los servicios se presentan bajo la forma de bienes materiales, pero su objetiv objetivoo no es la consecu consecusió siónn de éstos, éstos, sino la ayuda ayuda o el beneficio que prestan. | A nivel económ económico ico,, se concre concretan tan a través través de bienes bienes de capital o de producción, los cuales son capaces de generar bienes o servicios, que son el "producto" en el sentido corriente de éste término. Resultan del proyecto, además, ciertos efectos sobre el sistema económico, que se traducen en cambios en las relaciones, condiciones y situaciones que caracterizan el funcionamiento del sistema. En el campo económico se denominan "resultados del proyecto", tanto a sus productos como a sus e fectos, que a la postre se consideran como aspectos inseparables de una misma actividad. O sea, existe existe una clara diferencia diferencia entre los alcances alcances que tiene un produ producto cto no produc producee un cambio cambio o una transf transform ormaci ación ón en una población población determinada. Se requiere que ese producto afecte o actúe sobr sobree las las pers person onas as,, es decir decir que que teng tengaa un efec efecto to sobr sobree esa esa población. Un error en el que incurren numerosos proyectos en el campo social o educativo, es que piensan que sus objetivos se han agotad agotadoo en el moment momentoo que se genera genera un produc producto to materi material, al, olvidando que ese producto tendrá realmente significado en la medida medida que se relacio relacione ne con los de sti nat ari os y produzca produzca un "efecto". Por ejemplo, proyectos destinados a crear una biblioteca en un barrio barrio no se agotan en el momento momento de inaugurar inaugurar la bi blio bl iote teca, ca, ya que ésta tiene sentido en la medida que se inserte en la comunidad y se convierta en promotora de la cultura, de la lectura y de la actividad social del barrio. En el contexto, tanto del área económica, social y educativa, se habla con frecuencia de varios tipos de productos, los 29
o prop propós ósit itos os puede puede co nf un di r a las perso ersona nass que que trabajan en un proyecto. Los objetivos son básicos y fundamentales en cual cualqu quie ierr proy proyec ecto to.. Si se cump cumple lenn a cabalida caba lidadd los los objetivos específicos, se supone que se han alcanzado las metas señaladas por éstos, y se habrá resuelto el problema formulado. La diferencia entre un objetivo propio de la investigación y otro relacionado con un proyecto es que en los objetivos tienen un carácter más operativo, es decir, hay que traducirlos en logros específicos, indicando cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, dentro de un tiempo determinado y un medio tam bién delimiíado. Ello quizás nos enseña que las metas operacionalizan los obje ob jeti tivo vos, s, definie definiendo ndo el cuándo, cuándo, cuánto cuánto y el dónde se realizar realizarán án éstos. F.
DESTINATARIOS
Según el carácter, naturaleza, categoría o tipo de proyecto, puede cambiar sustancialmente el destinatario. Un proyecto puede inv olu cra r a person rsonas as de dis tin to sex sexo, con condició iciónn soci sociooeconómica, edad, actividad laboral, nivel cultural o educativo, estratific estratificació aciónn profesion profesional, al, etc. El tipo t ipo y la composic composición ión de la población destinataria de los proyectos es tan variada y diferente como lo son los propios proyectos. Por lo general, la composición y distribución de la población se realiza desde el punto de vista
se encuentran muy relacionados entre sí. Se hace hace refer referencia encia a los "product "productos os princ principa ipales les"" y a los "subpr "subprodu oducto ctos," s," que algun algunos os v inc ul an con con la capaci capacidad dad de un objeti objetivo vo para para abarc abarcar ar o prever prever todos todos los resu result ltad ados os,, y que que pued puedee en ocas ocasio ione nes, s, limitarse limitarse sólo a la obtención obtención del producto producto directo directo de la actividad actividad planeada, planeada, olvidando olvidando otr otros aspec specto toss que pued puedaan sur surgir gir adicionalm adicionalmente, ente, los cuales cuales en economía economía se denominan subproductos; y éstos, en muchos casos llegan a ser tan importantes como los mismos productos principales. Por ejemplo, si en un colegio se desea adelantar un proye proyecto cto que busca busca mejora mejorarr el nive l lector lector en la població poblaciónn infantil, y se propone la creación de una biblioteca escolar. El efecto y el impacto que tie ne en la población escolar la creación creación de la biblioteca, puede generar y descubrir nuevos aspectos de un problema que no se reduce estrictamente a un problema pedagógico, sino que se relaciona con otros aspectos sociales, económicos, técnicos e institu ciona les no previs previstos tos,, los cuales cuales en muchas muchas oportunidades, pueden considerarse como "subproductos". También se habla de "productos sustitutivos o similares", que si b ien no son estrictamente estrictamente aquellos aquellos que los objetivos o nietas nos señalan, cumplen funciones similares a las previstas o planeadas. O sea cumplen funciones similares y los mismos servicios que aquellos señalados previamente. Finalmente, Finalmente, se menciona a los "produ "producto ctoss comple complemen mentar tarios ios," ," los cuales cuales sirv en de apoyo apoyo a los productos productos principales. principales. Muchas veces los productos productos citados no satisfacen plenamente las expectativas y aun las propias necesidades de los destinatarios, entonces otros que complementan y refuerzan la función de los productos principales. H.
COBERTURA Y CONTEXTO FÍSICO o ESPACIALD ESPACIAL DELPROYECTO ELPROYECTO
"
En un proyecto, la delimitación física, espacial o temática ocupan un lugar importante en el diseño y planeación de éste. Delimitar el proyecto es analizar la viabilidad para su desarrollo.
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No se puede arriesgar al fracaso un proyecto si previamente no se han precisado sus límites físicos y su cobertura, los cuales están relacionados con los recursos disponibles, los costos, el tiempo con que se cuenta, etc. Algunos expertos en el tema rechazan la alternativa de un macro-proyecto, ya que a su juicio desvirtúa la verdadera naturaleza de un proyecto, que se focaliza en un área determinada, en un tiempo reducido y con objetivos muy precisos. Un proyecto de cobertura amplia y que exige mucho tiempo para realizarlo, es preferible insertarlo en el contexto de un plan o de un programa. Este tipo de delimitación puede tener muchas variantes: *
Delimitación en relación con el tiempo: Que se refiere a su ubicación en el pasado, presente o futur ubicación futuro, o, es decir decir,, defin definir ir los est estadi adios os cro cronol nológi ógicos cos en don donde de se des desarr arroll olló, ó, se desarrolla o puede desarrollarse el proyecto.
*
Delimitación en relación con el espacio: Que nos indica en sí el lugar o el espacio geográfico, físico, social, cultural o económico. Algunos, para evitar que el concepto "espacio" sólo se asocie con lo físico, se refieren al "contexto".
*
Delimitación en relación con los recursos disponibles: O
sea, ver hast a qu sea, quéé pu nt o se cuent cuentaa co conn lo loss re recu curs rsos os económicos econó micos y finan financier cieros os para desarrollar desarrollar un proyec proyecto to demasiado extenso o complejo. Es sabido que la mayoría de las ins tit tituci uci one s exig exigen en documento documentoss que permiten permiten juzgar juzgar la capaci cap acidad dad téc técnic nica, a, fin financ ancier ieraa y adm admini inistr strati ativa va de las entidades responsables de ejecutar un proyecto. De ahí la nece ne cesi sida dadd de de lim ita r to todo doss aq uello s as aspe pect ctos os que posteriormente se pueden convertir en un dolor de cabeza para las personas que trabajan en un proyecto.
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INSTRUMENTOS , MÉTODOS, TÉCNICAS Y
MODALIDADES DE OPERACIÓN
El método, como principio y camino ordenador del proyecto, debe satisfacer algunas condiciones condiciones básicas básicas de éste. Veamos Veamos las principales: * Desarrollar un proceso sistemático que permita el trabajo interd int erdisc iscipl iplinu inurio rio y la partici participaci pación ón consci consciente ente de de los sector sectores es a los cuales ha sido destinado. * Tener ener un con oc imi en to adec adecua uado do de las est ruc tur as socioeco socioeconómi nómicas, cas, cu lt ur al es y educativas educativas de los sectores sectores comprometidos. * Responder a los problemas básicos del proyecto. * Que contribuya contribuya a ll evar ev ar una propuesta propuesta de solución, solución, ejecución ejecución y proyección de la misma. * Ser Ser lo su fic ie nt em en te fl ex ib le par paraa adap adaptar tarse se a las las . situaciones cambiantes y diferentes de las previstas en el proyecto. * Que se encamine encamine a la so lu ci ón de problemas problemas concretos, concretos, puest puestoo que tiene un caráct carácter er instru instrumen mental tal y no puede puede detene detenerse rse en in útil es espec especula ulacio ciones nes y análi sis ajenos ajenos al proyecto. * Que tenga un carácter abierto, en el sentido de que posibili posib ilite te la integra integració ciónn de numero numerosos sos proyec proyectos tos en un sistem sistemaa o constelación, y evite una yuxtaposición de éstos. Uno de los métodos más utilizados, particularmente en los proyectos comunitarios, es el de la investigación acción-partici pativa, debido a que esta modalidad se caracteriza porque busca "conocer y actuar" en el contexto de un proceso de cambio o de transformación de la realidad. En este terreno, se identifica con muchos aspectos metodológicos del proyecto, pero no olvidando 40
que éste es, en lo esencial, un proceso operativo que comporta actividades investigativas de tipo participativo. (*) Naturalm Naturalmente ente varía varían, n, de manera manera sustan sus tan cial ci al los medios medios,, insi nstrumentos trumentos y procedimien procedimientos tos utilizados utilizados en un proyecto proyecto de tipo social o educativo, en comparación con uno económico, los cuales deben responder a los propósitos y objetivos que en cada caso se señalen. Lo que sí hay que recordar es que los métodos y los instru instrumen mentos tos que se ut ili cen en este tipo de proyect proyectos os sean los propios de la especialidad o área. De ahí que la escuela usará en sus proyectos los medios que hacen parte de la planeación educativa; evaluación curricular, supervisión educativa, docencia, etc. ya que, que, a la post postre re,, un proy proyec ecto to no es ajen ajenoo a las las acti activi vida dade de;. ;. ordinarias de la escuela o del sector educativo. Lo mismo podríamos decir de los proyectos vinculados al sector económico, tecnológico y social social,, donde donde junto junto a los métodos métodos y técnic técnicas as inher inherent entes es a la.especialidad, se usan otros procedimientos que le sirven de apoyo y de complemento. En este contexto, identificamos dos tipos de medios: los privativos de la investigación científica y los vinculados al área de las denominadas "dinámicas de grupo". Otros mencionan los medios medios didácticos didácticos o de t ipo ip o tecnológico. tecnológico. A pesar de que un proyecto es una "unidad de actividad", sus propósitos y desarrollo no son ajen ajenos os a los los móviles investigativos, ya que en el curso de un proyecto, y sobre todo antes de llevarlo a la práctica, tiene enorme importancia el aporte del trabajo invesfigativo. No olvidemos que en la actualidad los partidarios partidarios de la investigación investigación acción-part acción-participativ icipativaa u ti liliza zann como instrumento el sistema de proyectos, quizas porque en éste se (*)
Existe abundante literatura sobre la investigación acción-participaliva de conocidos especialistas en esta modalidad, como por ejemplo Orlando Fals Borda, Pedro Demo, Stephen Kemmis, Peter Park, Karl Lewin, etc. En otros libros de Hugo Cerda, Los elementos de la investigación (Ed. El Buho, Bogotá, 199\) e Investigar para cambiar (Coop.Ed. Magisterio, Bogotá,) se puede consultar sobre el tema. (Nota del editor). .
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* *
puede articular el conocimiento con la actividad, la producción de conocimientos con la solución de los problemas que se plantean. Por eso, un proyecto no sólo en la etapa del diagnóstico o de los estudios de factibilidad utiliza los métodos y las técnicas propias de la investigación científica, sino en todo su desarrollo. Las técnicas para la recopilación de datos, para elaborar, analizar e interpretar la información, o para presentar, organizar o sistematizar los datos, no son ajenas al desarrollo de un proyecto. De igual manera, las técnicas de trabajo con los grupos se constituyen constituyen en valiosas herramientas de apoyo en la realización de los proyectos. En este terreno, son numerosas las clasificaciones que se han adelantado sobre técnicas que se aceptan como medios auxiliares en la mayoría de las disciplinas vinculadas no sólo con las ciencias sociales, sino también con las ciencias facluales. Por ejemplo, se habla de cuatro grupos de técnicas. Técnicas de trabajo con grandes grupos. Técnicas de trabajo con grupos pequeños. * Técn Técnic icas as dond dondee int inter ervi vien enee un un exp exper erto to.. * Técn Técnic icas as don donde de int inter ervi vien enee acti activa vame ment ntee el grup grupo. o. Técnicas como el simposio, panel, mesa redonda, debate, foro, estudio de casos, Phillips 6-6, discusión, talleres, dramatización, etc., hacen parte de todo un conjunto de modalidades que
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CRONOLOGÍA DEL PROYECTO
En el proceso de organización y de control de un proyecto, tiene una importancia muy particular el acto de programar o calcular la duración de las actividades, las cuales no se diferencian mayormente de las propias de un proyecto de investigación, a lo que que se hizo hizo refe refere renc ncia ia en el capí capítu tulo lo sobr sobree "El "El régi régime menn operacional en un proyecto", donde se habló acerca de los cronoramas, los CPM o el PERT. Pero la variable tiempo no es,, un lecho aislado, ya que ésta depende de una serie de factores que van van a deter determin minar ar sus sus lím límite itess y su qrgan qrganiza izació ción, n, como son su relación con el problema, principalrqíente de costos, administración, control, resultados, etc. Sabemos que no sólo en el caso de los proyectos, sino en el proceso de programación y planificación, el tiempo tiene gran importancia. Conforme a su dimensión temporal, tanto los planes, como los programas o proyectos se organizan a corto, mediano o largo plazo, de acuerdo con el contexto donde se ubica el proyecto. En los los proy proyec ecto toss econ económ ómic icos os tiene enor enorme me impo import rtan anci ciaa la delimitación temporal, ya que a mayor tiempo de duración, mayores son los costos del proyecto. En cambio en ¡os proyectos sociales, sociales, aunque también existen restricciones a nivel temporal, igualmente por problemas de costos, en general éstos tienen carácter más extensivo que intensivo. Aquí hay que recordar que con relación al tiempo tiempo,, los proye proyecto ctoss son casi casi siempr siempree clasif clasifíca ícalos los como como "intensivos" cuando se concentra, en el mayor tiempo -posible, un númer númeroo aprec aprecia iabl blee de activ activid idad ades es propia propias. s. En cambi cambioo en los proyectos "extensivos", las acciones se prolongan en el tiempo,
de los plazos previstos para la ejecución de las diferentes etapas y actividades. Quiérase Quiérase o no, también también exist ex istee una estrecha estrecha relación entre el tiempo y el espacio pues no hay que olvidar que a mayor mayor cobertu cobertura ra de un proyect proyecto, o, mayor mayor será el tiempo tiempo invertido invertido.. En todos todos estos estos casos, casos, existe existe una estrecha estrecha relació relaciónn y dependencia dependencia entre los factores temporales, el espacio, los objetivos planteados y los recursos humanos y económicos disponibles para la realización del proyecto, lo que en general nos está señalando la nece necesid sidad ad de entra entrarr a planifi car adec adecua uada dame ment ntee todo todoss sus sus componentes. ^¿ LOS RECURSOS Y COSTOS DE EJECUCIÓN
Cualquiera que sea la índole o el tipo de proyecto, la planeación neación,, control control y eva lua ció n de los recursos recursos económic económicos os se consconstituyen en el capítulo fundamental que puede afectar o retardar cualquier cualquier acción que se adelante adelante y, en muchos casos, comprometer comprometer el desarrollo de un proyecto. Sin la exi ste nci a de algunos algunos recurs recursos os y medios medios económic económicos os y humanos básicos, básicos, se haría haría im posi po sibl bl e la realización de de un proyecto, proyecto, de ahí la importancia de precisarlos, planificarlos y programarlos como parte de un rubro que deberá ser estudiado y analizado, ya que estos recursos recursos deberán deberán correspo corresponder nder a las necesidades necesidades y exigencias del proyecto. O sea, hay que calcular los costos de ejecuc ejecución ión del proyec proyecto to antes antes de determ determina inarr el monto monto de los recursos, ya que éstos pueden variar según el tamaño, el proceso o la localización del proyecto. v
Tradicionalmente, el tamaño cíe un proyecto se mide por su capacidad de prestación de servicios, tratándose de un proyecto social social o cul tur al, y por su capaci capacidad dad de produ producci cción ón si se tr ata de un proyecto económico. Todo definido en términos técnicos con relación.a la unidad de tiempo de funcionamiento normal de la institución, empresa u organización que adelanta el proyecto.
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Este concepto de producción normal es fácil de determinar, ya que se puede definir como la cantidad de productos obtenidos por unidad de tiempo de acuerdo con los factores de producción elegidos. Obviamente se podrá decir lo mismo con relación a la prestación de servicios, pues ésta no es fácil de determinar como un producto final específico, sino que hay que atender un proceso que debe ser evaluado o medido. Además porque se trata de una actividad humana no productiva en sentido económico. Y ello se puede comprobar si se trata de un proyecto cultural o educativo, que busca resultados muy concretos, como por ejemplo, la creación de un centro cultural o buscar elevar los niveles pedagógicos de una escuela. Por lo general los costos son definidos como los valores que representan el monto total de gastos y consumos, real o convencionalmente invertidos, para comprar una cosa, producir una manufactura o prestar un servicio. La realización de un proyecto supone siempre unos costos, y quien no haya previsto recursos para cubrir estos costos, está planteando una propuesta irrealizable. Dentro del campo de la planificación económica, se habla de costos directos, indirectos, de capital, corrientes, fijos y variables. Los costos directos se relacionan, de forma directa, con el proyecto y, en general, con la prestación del servicio propiamente dicho. A nivel de- la educación superior, el concepto "costos directos" directos" se a plica pli ca a los costos costos que son directam directamente ente imputables imputables a las acti vida des de docenc docencia, ia, inve investi stigac gación ión y ext ensión ensió n que realizan las diferentes unidades, por tener asignados recursos claramente identificarles identificarles para su operación. Los costos indirectos indirectos son los q ue corresponden a los servicios complementarios que se originan como consecuencia de la puesta en marcha del proyecto. En el área económica, los costos indirectos se refieren a aquellos costos que deben recargarse recargarse al valor de una mercancía en virtud de los gastos generales de administración, alquileres, energía, amortizaciones, etc. Los costos de capital son aquellos que no alteran su valor una vez efectuado el gasto. A diferencia de los 45
anteriores, los gastos corrientes pierden su valor una vez efectuados. tuados. Pero también también e xi sten st en los costos costos fijos, los cuales cuales no registran ninguna alteración, cualquiera sea la magnitud del proyecto y las variables, y están condicionados por la magnitud del proyecto. El ICFES, en la metodología de costos para proyectos en ins titu cio nes de la Educación Educación Superior Superior hace hace referencia referencia a los los costos semest semestra rale less y seman semanal ales es,, que son el total total de gastos gastos imputables a cualquiera de las unidades de la institución o del proyecto por cualquier concepto, en un semestre o en una semana, respectivamente. También se habla de los costos de apoyo, que son los ocasionados por los costos de las unidades de apoyo que sirven de soporte a las académicas. Estos costos se distribuyen entre las diferentes diferentes unidades de acuerdo con el tiempo dedicado dedicado por la unidad a cada una de ellas. Pero Pero entre entre las va ria nte s y tip os de costos costos que se requier requieren en calcular calcular o determinar determinar,, exi sten ste n además los total hora-contacto hora-contacto,, los costos de apoyo-hora-contacto, el costo total alumno-hora/semana, el costo directo alumno-hora/semana, el costo de apoyo por alumno-hor alumno-hora/sem a/semana, ana, el costo lotal lo tal semanal semanal del programa, programa, el costo alumno/sem alumno/semana ana programa, programa, el costo alumno/semestr alumno/semestre, e, el costo alumno/programa alumno/programa y el costo alumno/actividad. alumno/actividad. Tradicionalmente, para la determinación de los costos de un proyecto se consideran tres elementos: * * *
Los Los div divers ersos os factor factores es que lo compon componen. en. La can canti tida dadd usad usadaa de cad cadaa uno uno de los los fac facto tore res. s. El valor valor o precio precio de cada cada uno de los factor factores. es. *
La present presentaci ación ón si stem ática de los costos costos y gastos gastos que implica un proyecto se encuentra reseñada en un presupuesto. Tal como lo señala la misma etimología del término "pre-supuesto", éste es un cómputo anticipado de los costos de las actividades del proyecto, proyecto, que se elabora elabora sobre la base de unos supuestos supuestos y unos motivos determinados. Si en el apoyo se justifican y planifican
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los diferentes elementos científico-técnicos y se organizan las diversas actividades, es indispensable igualmente justificar y establecer una estrategia para la consecución de los recursos financieros que permitan llevar a cabo el proyecto. Esta estrategia de financiación comprende el cálculo detallado de cada uno de los costos, que para una mayor comprensión y facilidad de control se agrupan por rubros o títulos. El procedimiento para la elaboración del presupuesto tiene el siguiente orden: * Se hace el cálculo detallado de cada uno de los rubros y renglones de gasto. * Se procede a la distribución de los costos por fuentes de financiamiento. ¿Cuáles son los rubros principales que hacen parte de este presupuesto? Son ya convencionales en este terreno: * ' Costo de personal. * Viáticos. * Locales. * Material y equipo. * Gastos de funcionamiento. funcionami ento. * Imprevistos. * Beneficios.. En un proyecto de investigación intervienen dos tipos de costos: unos directamente imputables imputables al proyecto y otros indirectos. Los primeros son identificables con facilidad pues son producidos en el desarrollo desarrollo de las actividades actividades específic específicas as del proyecto. proyecto. Ellos Ellos compre comprende ndenn los gastos gastos d el person personal al in vestigat vest igat ivo de planta planta que lleva a cabo las actividades del proyecto, así como los corres pondientes a los elementos de consumo, los equipos tecnológicos necesarios para el trabajo de tabulación, análisis y graficación de la información información y un a serie de gastos por servicio servicioss específicos. específicos. 47
¿CÓMO ADMINISTRAR EL PROYECTO?
Los elementos y la estructura de un proceso y de la gestión administrativa en el contexto de un proyecto no son diferentes a otras funciones y áreas donde actúa la administración, ya que aquí también identificamos elementos como la planeación, organización, ejecución y control, funciones articuladas y coordinadas por una di rec ció n, una autori autoridad dad o un mecanis mecanisiti itioo de control control determinado. De ello se concluye quilla ejecución de un proyecto es fundamental mente una tarea de administraciónMEl proceso de admin ad minist istra ració ciónn de un proy proyect ecto, o, implic imp licaa cinco cinco funci funcione oness básica básicas: s: * Planificar. ; , . * Organizar. { V * Coordinar. * Dirigir. * Controlar y evaluar. Naturalmente, el modo de(disponer una estructura de referencias operativas, que permita tomar las decisiones de cada día y fijar los procedimientos para realizar y evaluar las acciones capaces de respon responder der a los propós propósito itoss y objeti objetivos vos específic específicos os de un proyectores una de las funciones del acto de(planificar]) De igual manera, (la forma o el estilo de agrupar actividades diferentes que hacen parte de una empresa comúnAde realizar una cosa $e modo que sus partes cumplan una función bspecial dentro de un todo o cont contri ribu buya yann a algú algúnn fin , comp compete ete al acto acto de orga organi niza zar] r] Ello comporta necesariamente necesariamente una precisión precisión de(la de( lass funciones de cada personaren el desarrollo del proyecto^ así como definir! las líneas de mando mando y asesoría asesoría,, 1! establece establecer/las r/las unidades unidades operativa operativas: s: (agrupar (agrupar actividades),/describir y controlar los recursos\ etc. El 'propósito fundam fundament entard ardee la organ organiza ización ción es la coordi coordinac nación ión y vig il an ci a de las actividades propias del proyecto. /Los principios de la organización ¡han sido formulados por 52
diversos autores y, en general, rigen para la mayoría de las actividades que exigen exigen y requieren esta acción. acción. Ello El loss son: *
El principio de la especialización: parte del supuesto de que, en el proceso de subdivisión del trabajo]^ las tareas a reali realizar zar deben deben ser obras obras de es peci alis tas\ IÚna perso persona na 'conocedora del trabajo que hace es una garantía de eficiencia, precisión y destreza, lo cual también es una garantía de ahorro de tiempo y de recursos.x
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El principio de la unidad de mando: señala que siempre existen problemas cuando más de una persona dirige u orien ta un trab trabaj ajo. o.^) ^) Si bien para para much muchos os proyectos comuni comunitar tarios ios el ideal es ^una di rec ció n compar compartid tidaa o colectiva.jen la práctica puede traer muchos problemas que afectan la continuidad y la unidad de un proyecto.
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El principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad: puede interpretarse de forma diferente, según la modalidad, el tipo de proyecto o las personas que están involucradas. ÍLa extrem extremaa vertic verticalid alidad ad en el mando mando o autori autoridad dad puede puede generar muchos problemas en la manera de ejercer el poder, de tomar tomar decisi decisione oness y hacerl hacerlas as ejecut ejecutarY arYUn Un exceso exceso de autori autoritar tarism ismoo di fi cu lt a cualqu cualquier ier tipo de partic participa ipació ciónn y comunicacjón entre las personas que intervienen en un proyecto, j
Lo mismo puede ocurrir si se presenta el caso contrario, o sea, si existe irresponsabilidad en el cumplimiento de las funciones asignadas. Los dos extremos son nocivos en la administración de un proyecto. Para algunos especialistas, la mayor o menor rigidez en la auto autori rida dadd va a depe depend nder er del del tipo de proy proyec ecto to./ ./En En proyectos que buscan resultados rápidos e inmediatos y que 53
involucran una gran cantidad de personal, se recomienda que la autoridad se concentre en una sola personaApero en cambio en proyectos a más largo plazo y en un contexto comunitario, con una fuerte participación de estos sectores, es preferible que la autorida autoridadd sea más compartida compartida)¡C )¡Como omo se hace muy d ifí cil establecer un patrón único en este terreno, es preferible que(se asuma una polí tica flexible flexible en estos casos casos y que la decisión decisión sea tomada por las personas que participan en el proyecto.) íntimamente relacionado con los dos primeros principios, se encuentra encuentra el principio principio del eq ui li br io de dirección-c dirección-contro ontrol, l, donde se plantea la necesidad de establecerínna correspondencia entre las cabezas del proyecto y los mecanismos de control de las diversas funciones, tareas y actividadesViel proyecto) Los especialista cial istass en admini ad mini stra ción ció n afirm afirman an queiel queiel contr control ol y la supervis supervisión ión de un proyecto son responsabilidad del director o coordinador de éste. } i Existe diferencia entre la gestión administrativa de una institución, que es un ente permanente y organizado, y la de un proyecto, cuya existencia se agota cuando se alcanzan los objeti- ' vos que se han señalado. Hay que recordar que{ para para la organizació organizació n del trabaj trabajoo humano humano,, la admini administr straci ación ón nos habla habla de cuatro cuatro instrumentos principales: * Organigrama. \
Manual de organización. Nivele Niv eless de autoridad. autoridad. Manual Manual de procedimientos. procedimientos. Salvo que sea un proyecto extenso, o una cadena de proyectos, y éste se inserte o haga parte de las políticas o estrategias permanentes de una institución, no siempre se justifica el uso del ^organigra ^organigrama ma o carta organizaci organizacional onal en un proyecto} proyecto} hay que recordar que un organigrama es la representación gráfica de la dinámica de una organización; esto posibilita tener una visión de
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conjunto de un organismo funcional o de parte de él. Por lo general, indica: * La estruc estructur turaa gene genera rall de de un un org organi anismo smo social social.. * Los Los pue puest stos os dire direct ctiv ivos os y eje ejecu cuti tivo vos. s. * ' Los comités comités o las las depen dependen dencia ciass de asesor asesoría. ía. * Los Los dif difer eren ente tess niv nivel eles es jerá jerárq rqui uico cos. s. * Los Los can canal ales es de aut autor orid idad ad y comu comuni nica caci ción ón..
i
*
Las funciones funciones y su agrupamient agrupamientoo en las po lít ic as correspondientes.
*
La estructura específica de alguna función o funciones, indicando su composición interna.
En un proyecto extenso, donde estén involucradas muchas personas, es importante(definir con claridad las funciones, res ponsabilidades y obligaciones del personal que participa en el proyecto) Naturalmente, en cualquier empresa o institución, esta función la cumple, por lo general, ¿[(Manual de organización o Manual Manual de funciones funciones,^ ,^ pero en el caso de/un proyecto puede reducirse a un registro más simple y manejable! Funciones muy similares deberá cumplir un manual donde se describan los diversos Niveles de autoridad] que a la postre tienen relación con la toma de deci decisi sion ones es y las las atri atribu buci cion ones es que que cada cada uno uno tiene en el proyecto. Complementa la función de los dos manuales mencionados, el [Manual de procedimientos, que se refiere al tipo de trabajo que se debe realizar y los procedimientos a seguirA En la administración, la coordinación es un elemento que hace parte de este conjunto de funciones y que sirve para establecer la armonía entre los diversos actos del proyecto, para facilitar su funcionamiento y lograr los objetivos propuestos|La coordinación busca hacer compatibles compatibles las acciones acciones o instancias instancias propias de un proceso. ¡Si no existiera una ordenación metódica y armónica entre las actividades, servicios y personas, todo ello con el propósito de alcanzar un objetivo determinado, difícilmente se tendría
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éxit éx itoo en un proyect proyecto.\ o.\Deb Deben en arti a rticul cul arse ars e y correla correlacio cionar narse se todas todas las acciones y tareas de un proyecto, además de los agentes de estas acciones.\No se deben superponer dos actividades, porque una puede neutralizar a la otra, así como tampoco se deben romper la co nt in ui da d y la regul regulari aridad dad de ésta éstas, s, ya que que muchas muchas veces veces una actividad requiere de la anterior, como un eslabón de una cadena depende del otro. Tradici Tradicionalm onalmente ente se ha bl a de/dos de/dos tipos tipos de coordinación: coordinación: una de tipo preventivo, donde la armonización es previa a la actividad y hace parte de un proceso de planificación, y otra correcti correctiva, va, la c u al se ejerce ejerce durante durante la ejecución) ejecución) Algun Algunos os uti u ti li zan las dos ya que/la primera, como es teórica,] no siempre interpreta o expresa expresa los problemas problemas que surgen surgen en el desarrollo desarrollo operativo operativo de un proyecto. / El trabajo de coordinación puede ser realizado por una persona o por un grupo, según las exigencias y necesidades del proyecto. Muchas veces es más útil que una persona coordine todas las accion acc ion es de un proyecto, proyecto, ya que esto esto garantiza garantiza la unidad de criterio en el proce proceso so de coord coordin inaci ación. ón. Otras Otras veces, veces, la complejidad del proyecto obliga a asignar esta responsabilidad a un grupo. ¿Y cómo se efectúa efectúa esta coordinac coordinación? ión? Naturalment Naturalmentee los procedimientos más adecuados son/ías reuniones, donde cada uno ti en e la oportu oportunid nidad ad de i dent de ntifi ifi ca r sus sus funcion funciones es y activid actividade ades, s, también los coordinadores las conocerán y de esta manera tendrán una vis ión pano rámi ca del proceso.^ o.^ En En las reuniones íse íse interca intercambi mbian an o pin ion es, se conocen conocen problema problemass y se buscan buscan solusoluciones que contribuyan a facilitar las tareas de coordinación y de arti culaci cul ación ón de todas las las par parte tes. s.!! Dirigir supone muchas responsabilidades ya que, a la postre, tanto lo bueno como lo malo de un proyecto se asocia con la persona persona que que lo di ri ge y lo orienta. orienta.!! Existen muchas discusiones y polémicas en torno a los sistemas de dirección ya que, quiérase o no, éstos van a determi56
nar el curso de un proyecto, por tal razón, tiene gran importancia que se defina si va a prevaler el estilo autocrático o el democrático. El carácter directivo o participalivo va a depender mucho del tipo de proyecto o de los propósitos que éste se plantea, ya que los proyectos educativos y sociales, donde el éxito va a/depender de la colaboración y la participacióri^de la comunidad social o educativa, exigen exigen una dirección dirección o coordina coordinación ción más abi erta, ert a, flexible flexible y de tip o participativo. En estos casos, la mentalidad cerrada, inflexible en las decision decisiones es y e xcl usiva us iva en la responsabi responsabilidad lidad nunca nunca va a contar con la ayuda y el apoyo incondicional de los presuntos beneficiarios de esto estoss proy proyec ecto tos. s. Si el resp respon onsa sabl blee de un proy proyec ecto to desea desea incorporar un estilo participativo, deberá asumir los siguientes comportamientos: * Posee oseerr men menta tali lida dadd abi abier erta ta.. \ * Ser flexible en las decisiones. ' •* Otor Otorga garr part partic icip ipac ació iónn en todo todoss los los nive nivele les. s. * Proporcionar amplia participación. * Vigilar igilar global globalmen mente te el cumpli cumplimie miento nto de las tareas tareas.. * Mant Manten ener er con const stan ante te con conta tact ctoo con con el per perso sona nal. l. * Si Sinc ncro roni niza zarr sus sus acti activi vida dade dess con con las las de los los dem demás ás.. * Cola olabor borar efic eficaz azm mente ente.. * Ser Ser res respe petu tuos osoo de de las las idea ideass y tra traba bajo jo aje ajeno no.. En general, 'la participación y el diálogo se convierten en una constante de quien dirige un proyectóla que, a la postre, son dos características fundamentales de cualquier proceso democrático y participativo. En la práctica, cualquier persona que siente que su opinión opinión es atendida atendida y que tie ne la oportunidad oportunidad de participar participar en las decisiones de un proyecto, se considera comprometida con éste. En cambio, si esta misma persona se transforma en una pieza más de una maquinaria y se considera ajena a los efectos y resultados del trabajo, trabajo, di fí ci lm en te se va a identificar identificar con con el proy proyec ecto to.. 57
Pero no basta con guiar una organización hacia el logro de determinado determinadoss objetivos, objetivos, se necesita necesita controlar en qué grado se alcanz alcanzan an o no estos estos objetiv objetivos. os. En la educació educación, n, se u ti li za la eval ev alua uaci ción ón formativ formativaa como un medio para para realizar realizar algunos algunos ajustes en el desarrollo y al interior de una actividad educativa; en el caso de un proyecto, se usa un tipo de control que posibilite efectuar correcciones en su desarrollo. De ello, se deduce que los sistemas de cont contro roll no son son ajen ajenos os a las las func funcio ione ness de supe superv rvis isió ión, n, coordinación y de evaluación permanente que siempre deben existir en cualquier tipo de proyecto. De esta manera, se asegura que los objetivos sean alcanzados, y se garantiza eliminar o neutralizar cualquier factor que dificulte o impida alcanzarlos. ¿De qué procedimiento se vale una persona para controlar las tareas y actividades propias de un proyecto? Casi siempre se utilizan los siguientes: * Contactos directos, para comprobar la marcha del proyecto. * Informes escritos, por medio de los cuales se conoce en forma sintética y precisa su desarrollo. * Análisis de lo realizado, que se traduce en una comparación de los result resultado adoss obteni obtenidos dos con con las metas metas y objeti objetivos vos establecidos, así como en una identificación de las desviaciones que se han producido en el desarrollo del proyecto y las causas que las ocasionan. * Acción correctiva, por medio de la cual se adoptan las medidas necesarias para realizar modificaciones y cambios que permitan no sólo corregir los errores, sino también prever otros. En el desarrollo de un proyecto existen muchos niveles, variantes y tipos de control, los cuales involucran las metas que se establecen, los objetivos que se señalan, los niveles de cantidad y calidad de los servicios y de las actividades, así como el cumplimiento del tiempo previsto y de los costos globales y por unida58
des. Si se realiza un control adecuado de todos los aspectos de un proyecto, cualquier problema será resuelto a tiempo, y se alcanzarán más fácilmente los objetivos propuestos. LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DE UN PROYECTO
Tradicionalmente en la investigación científica se habla de en términos de variables empíricas de los contenidos teóricos. Los indicadores son el camino para operacionalizar las variables, es decir, se utilizan algunas subdimensiones de éstas para definir sus aspectos discernibles. Se parte del supuesto de que todo fenómeno es testimonio de la existencia de otro. Para ello, ello, se buscan buscan alguno algunoss indica indicador dores es especí específico ficoss y fácilme fácilmente nte medibles que nos ayuden a evaluar un hecho o una situación determinada. La mayoría de las veces, un sólo indicador no basta para conocer esa realidad, sino que se requieren varios indicadores para facilitar el trabajo empírico. Los técnicos recomiendan buscar las medidas o los indicadores que ya han demostrado su utilidad, en vez de ponerse a crear nuevas. Los indicadores utilizados en la investigación científica no son diferentes a los propios de una evaluación de un proyecto, ya que cumplen funciones similares: ayudar a medir el grado en que se alcancen las metas. Se afirma que los indicadores son antídotos contra la ambigüedad y una garantía para la precisión y concreción técnica y científica. Por medio de ellos, podemos ayudar a decidir la pertenencia de un objeto, de un fenómeno o de un hecho determinado. En el campo de la evaluación se habla de tres niveles de indicadores: tipos de indicadores, subconjunto de indicadores y universo universo de indicadores indicadores.. Los tres se utilizan indistintamente en todos los casos. Existen dos tipos de indicadores: expresivos y predictivos. Los primeros son aquellos cuya relación con la variaindicadores
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ble que se va a medir no es evidente y, por lo mismo, requieren de uní. explicación o justificación teórica para su uso, es decir, para mostrar la conexión con la propiedad de la cual ese indicador se supone es una de sus manifestaciones objetivas. En el caso de los indicadores predictivos, su relación se puede apreciar sin mayores siibconjunto nto de indicador indicadores es es un conjun explicaciones. El siibconju conjunto to reducido de medidas, las cuales hacen parte de un universo de indicadores, que se reducen a los niveles de un subconjunto para fac ililititar ar el trabajo trabajo empírico empírico.. Finalm Finalment ente, e, el universo de indicadores es más amplio y complejo. Nos ayuda a decidir la pertenencia de un objeto concreto dado (persona o grupo) de acuerdo con un concepto concepto clasific clasificator atorio. io. A medida medida que el anál isis isi s de los ítems ítems se amplía, el número de indicadores elegibles se aumenta y el proceso evaluatorio se hace más general y global. Indistintamente, se utiliza el universo de indicadores tanto en la evaluación sumativa como formativa. En el primer caso, el carácter general y amplio del universo de indicadores es muy útil en el momento de valorar si las alternativas elegidas son las más idóneas y justifican los esfuerzos realizados. Para verificar los resultados alcanzados y tratar de hallar un grado de congruencia entre éstos y los objetivos señalados para el proyect proyecto, o, es importan importante te contar contar con un conjunt conjuntoo amplio amplio de indicadores, especialmente si el hecho o la actividad evaluada se amplía y el número de indicadores elegibles debe aumentar. En la evaluación formativa que se realiza en el desarrollo del proyecto, el universo de indicadores también es muy importante, ya que los ajustes y cambios que se sugieran deben tener siempre como referencia general, dicho universo. De esta manera, se alcanz alcanzará aránn los objeti objetivos vos que deberá deberánn ser expres expresado adoss en este este universo. Para que los indicadores puedan medir o evaluar óptimamente los resultados de un proyecto, deben reunir ciertas condiciones. La verificabiüdad es una de estas condiciones, la cual nos recuerda que los indicadores deben establecerse de t al modo que 60
sea posible comprobar o verificar los cambios que se van produciendo en el proyecto, y que los indicadores deben medir y precisar! O sea, los evaluadores evaluadores del proyecto proyecto deben señalar señalar aquellos hechos hechos o fenómenos que confirman los niveles y grados de estos cambios. La validez de los indicadores se refiere a su capacidad pa'ra medir lo que se pretende medir, o sea, los indicadores deben reflejar los efectos del proyecto, de lo contrario no cumplirían ninguna función función.. Finalmente, la accesibilidad o la viabilidad son condiciones importantes para alcanzar una buena medición de los resultados del proye proyect cto, o, las las cua les se refier refieren en a la facilida facilidadd para para obtene obtenerr la información que se requiere y se demanda. Sería absurdo pensar en unos indicadores para los cuales hay que utilizar mucho tiempo y esfu esfuer erzo zo en obte obtene nerr la info inform rmac ació iónn nece necesa sari riaa que que posib ilite la medi medici ción ón.. Lo idea ideall es util izar indi indica cado dore ress que requ requie iera rann una una informa información ción ya ya ex isten is ten te o que, en su defect defecto, o, sea posi ble obtenerla obtenerla en el desarrollo del proyecto. Es un error pensar que los indicadores indicadores nos van a aportar toda la información que se necesita para realizar una buena evaluación del proyecto. Hay que recordar que los indicadores son instrumentos, pero no operan por sí mismos. mismos. Ellos i nd ic an o sirven sirven para indi indicar car,, y no más. Una vez vez u tiliza til iza dos los indica indicadore dores, s, éstos desaparecen desaparecen para dar paso a los procedimientos propios de la evaluación: juicios de valor, clasificación y sistematización, valores y méritos, etc.,.
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