UNIVERSIDAD NACIONAL “HERMILIO VALDIZÁN” HUÁNUCO
ESCUELA DE POST GRADO MAESTRIA EN INGENIERIA DE SISTEMAS
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TI
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA PARA EL IESTP “FRANCISCO VIGO CABALLERO” INTEGRANTES: Liviapoma Collachagua, Luis Panduro Alvarado, Leyber Tequén Aguinaga, Juan Miguel
DOCENTE: Mg. INES E. JESUS TOLENTINO
TINGO MARÍA - PERÚ
2014
1.
GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO 1.1. RECOPILACION DE REQUISITOS EL IESTP “Francisco Vigo Caballero”, necesita gestionar la actividad académica, para ello define los requerimientos como sigue: Mantener la información de las especialidades o carreras profesionales, docentes, y estudiante. Administrar y controlar la información de los módulos y unidades didácticas impartidas por el Instituto en cada una de las especialidades y ciclo correspondiente. Controlar los procesos académicos como: Asignación y carga horaria de los docentes. Proceso y ratificación de matrícula estudiantes nuevos y antiguos Control de traslados internos y externos. Control y registro de notas académicas. Control y monitoreo de trámites académicos: certificado de estudios, constancias, certificado modular, titulaciones, otros. Seguimiento evaluación de estudiantes.
1.2. DEFINICION DEL ALCANCE 1.2.1. OBJETIVO DEL PROYECTO “Desarrollar e implementar una solución en línea, que permita gestionar de manera adecuada y eficiente los aspectos relacionados con el manejo y flujo de información académica”. 1.2.2. OBJETIVO GENERAL “Brindar a los docentes, administrativos y estudiantes una herramienta adecuada y con interfaz amigable que ayude a la gestión de los procesos académicos”. 1.2.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS Elaborar el análisis y diseño del sistema de información a implementar, basándose en los requerimientos de la organización educativa. Seleccionar y definir la arquitectura bajo la cual se implementará el sistema Web que le permita a esta ser portátil y escalable en el tiempo.
Elaborar un modelo de base de datos relacional que se acomode a los requerimientos de almacenamiento y manipulación de datos de la institución en cuestión. Diseñar una Interfaz gráfica amigable e intuitiva, que le permita al usuario interactuar con el sistema con facilidad minimizando el uso de manuales o capacitaciones. Definir el esquema de seguridad bajo el cual se hará uso del sistema de información a implementar, así como también garantizar un canal de flujo de información a través de Internet que sea seguro.
1.2.4. DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO El proyecto se desarrollará utilizando tecnología web dinámica AJAX, JAVA SCRIPT, PHP, APACHE y motor de base de datos MYSQL y SQL y como entorno de desarrollo NETBEANS IDE, y podrá ser utilizado bajo cualquier plataforma y navegador web. El sistema de gestión académica estará conformado por 5 módulos. El primer módulo se encargará de la configuración de la información básica del sistema como son especialidades, asignaturas, docentes, aulas y laboratorios. El segundo módulo se encargará de la programación académica, el cual permitirá administrar la información relacionada a un inicio académico como programación de horarios y asignación de aulas y laboratorios, así como la equivalencia entre las unidades didácticas impartidas por el Instituto y las establecidas por el Ministerio de Educación como oficiales, por nivel y especialidad. El tercer módulo se encargará de administrar la información relacionada a los alumnos como las matrículas, considerando traslados internos (entre especialidades) y externos (desde otros Institutos), las evaluaciones, permitiendo que los docentes puedan registrar directamente las notas finales. Así mismo, este módulo permitirá el registro y monitoreo de los diferentes trámites que los alumnos realizan en el área de Dirección Académica como solicitudes de certificaciones y titulaciones, permitiendo enviar comunicados por email al alumno. El cuarto módulo permitirá realizar consultas al sistema como alumnos por especialidad, carga horaria de docente, horario académico por especialidad y unidades didácticas por especialidad. También se podrán generar reportes como Nóminas semestrales de alumnos matriculados y Actas de Evaluación Semestral.
Finalmente el quinto módulo se encargará de la seguridad del sistema permitiendo administrar la información de los usuarios y actividades realizadas en el sistema.
2.
GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO 2.1. DEFINIR LAS ACTIVIDADES
Levantamiento de Información: Identificar los problemas de la organización, detallarlos, examinar, evaluar las oportunidades y objetivos. Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados, lo cual le da mayor seguridad y eficacia a las organizaciones además de obtener una ventaja competitiva. Los proyectistas se encargaran de analizar y comprender la información que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades.
Análisis del sistema: En esta actividad se analiza la información obtenida durante el levantamiento de información, considerando el objetivo del sistema, para así definir eficientemente los requerimientos del cliente.
Diseño del Sistema: En esta actividad el objetivo principal es principal definir la arquitectura del software del sistema, detallando los componentes que se utilizarán para el Sistema de Gestión Académica, definiendo 02 situaciones la definición de la arquitectura y el diseño que se utilizará para crear la interfaz gráfica del sistema
Diseño Interfaz Gráfica: En esta sección se presentan los detalles generales del diseño de la interfaz gráfica de la aplicación, menús botones, imágenes, animaciones, de acuerdo a las especificaciones del producto.
Construcción del sistema: En este proceso se codifican los componentes del sistema en base a las especificaciones de construcción establecidas correspondiente a la etapa de diseño.
Pruebas del Sistema: en esta actividad comprobamos el correcto funcionamiento de cada uno de los componentes individuales ubicados en los diferentes módulos del presente sistema de información.
Corrección de Errores: Corregir los errores identificados en la prueba del sistema.
Capacitación al Personal: En este punto se define la capacitación al personal que administrará el sistema, así como a los usuarios del sistema, para el proceso de registro de la información y los procesos que ello conlleva.
Registro de Maestros al Sistema: una vez capacitado el personal se procede a registras la información de los maestros (docentes, estudiantes, especialidades, módulos, unidades didácticas, otros) en cada uno de los módulos que comprende el sistema.
Puesta en Marcha del Sistema: Una vez levantada todas la observaciones, y corregido los errores, realizado la capacitación y registro del sistema se inicia la utilización del sistema, cumpliendo todos los objetivos y metas del proyecto.
2.2. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES
2.3. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
Levantamiento de Información Para esta actividad se utilizará radio grabador, Tablet, papel bond, lápiz.
Análisis del sistema Para esta actividad se utilizará radio grabador, Tablet, papel bond, lápiz.
Diseño del Sistema Los recursos necesarios para esta actividad son: 01 computador para plasmar los diagramas del sistema, papel bond, lápiz.
Diseño Interfaz Gráfica Los recursos necesarios para esta actividad son: 01 computador, para elaborar la interfaz de cada uno de los módulos, papel bond y lápiz.
Construcción del Sistema En esta actividad se utilizará 01 computador para realizar la codificación de cada uno de los módulos, lápiz, papel bond.
Pruebas del Sistema Para este proceso es necesario contar con 03 equipos de cómputo, para probar el funcionamiento del sistema.
Corrección de Errores Es necesario contar con 01 equipo de cómputo, y efectuar las correcciones de los errores encontrados.
Capacitación al Personal Es necesario contar con 04 equipos para mostrar la funcionalidad y operatividad del sistema, papel bond, lápiz.
Registro de Maestros al Sistema Para este proceso es necesario contar con 04 equipos de cómputo para el proceso de registro maestros.
Puesta en Marcha del Sistema En este procesos es necesario tener configurado y operativo el sistema para tener acceso a los diferentes módulos.
2.4. ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ACTIVIDAD
Duración
Comienzo
Fin
Levantamiento de Información
5 días
sáb 26/07/14
jue 31/07/14
Análisis del sistema
4 días
vie 01/08/14
mié 06/08/14
Diseño del Sistema
4 días
mié 06/08/14
lun 11/08/14
Diseño Interfaz Gráfica
35 días
vie 08/08/14
jue 25/09/14
Construcción del Sistema
60 días
mar 12/08/14
lun 03/11/14
Pruebas del Sistema
5 días
lun 03/11/14
vie 07/11/14
Corrección de Errores
6 días
lun 10/11/14
lun 17/11/14
Capacitación al Personal
3 días
mar 18/11/14
jue 20/11/14
Registro de Maestros al Sistema
14 días
jue 20/11/14
mar 09/12/14
Puesta en Marcha del Sistema
1 día
mié 10/12/14
mié 10/12/14
2.5. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
3.
GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO 3.1. ESTIMAR COSTOS RECURSOS HUMANOS
MESES
REMUNERACIÓN
TOTAL
Líder del proyecto
5
2500.00
12500.00
Analista programador
5
2000.00
10000.00
Diseñador Gráfico Web
5
1800.00
9000.00
COSTOS DIRECTOS Computadora
1650.00
Tablet
600.00
Radio grabador
250.00
Impresora
150.00
Papel Bond
50.00
Lápices
3.00
Lapiceros
7.00
COSTOS INDIRECTOS Energía Eléctrica
160.00
Depreciación de equipo de cómputo
225.00
Depreciación de Tablet
140.00
Depreciación de Impresora Depreciación de Radio grabador
75.00 100.00
Llamadas telefónicas/Móvil
45.00
Servicio de Internet
70.00
Movilidad
60.00
3.2. DETERMINAR EL PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS
MESES
REMUNERACIÓN
TOTAL
Líder del proyecto
5
2500.00
12500.00
Analista programador
5
2000.00
10000.00
Diseñador Gráfico Web
5
1800.00
9000.00
SUB TOTAL S/.
31500.00
COSTOS DIRECTOS Computadora
1650.00
Tablet
600.00
Radio grabador
250.00
Impresora
150.00
Papel Bond
50.00
Lápices
3.00
Lapiceros
7.00 SUB TOTAL S/.
2170.00
COSTOS INDIRECTOS Energía Eléctrica
160.00
Depreciación de equipo de cómputo
225.00
Depreciación de Tablet
140.00
Depreciación de Impresora
75.00
Depreciación de Radio grabador
100.00
Llamadas telefónicas/Móvil
45.00
Servicio de Internet
70.00
Movilidad
60.00
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
SUB TOTAL S/.
875.00
S/.
35085.00
3.3. CONTROLAR LOS COSTOS La remuneración del Líder de Proyecto será de S/. 2500.00 nuevos soles durante un período de 05 meses que dura el proyecto, ascendiendo a un pago total de S/. 12500.00 nuevos soles. Para el caso del Analista/Programador, el importe de pago ascenderá a S/. 10000.00 nuevos soles durante 05 meses de duración del proyecto.
El Diseñador Gráfico/Web recibirá un importe total ascendiente a S/. 9000.00 nuevos soles por los 05 meses de duración del proyecto. Se considera la jornada laboral establecida de 08 horas solo en días laborables.
4.
GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO 4.1. PLANIFICAR LA CALIDAD Para llevar un control adecuado de cada una de las tareas o actividades del proyecto, el Líder del proyecto programará reuniones de trabajo cada 10 días con su equipo de trabajo para revisar el avance de las tareas, incentivando al cumplimiento de la meta de cada tarea. Coordinar reuniones con el cliente para informar del avance del mismo, mostrando la interfaces gráficas del sistema, ya que con ello se evitará correcciones posteriores. 4.2. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD El equipo del proyecto debe tener conocimientos en cada una de las áreas a desempeñarse. Es necesario contar con un equipo de protección eléctrica UPS, para nuestros equipos (computadora, servidor, otros), ante cualquier falla eléctrica o corte de fluido eléctrico, de esta manera garantizar la operatividad del sistema, y evitar la pérdida de la información. A través del módulo de administración se contará con perfiles de acceso a cada módulo, permitiendo el orden del manejo de la información, ya que cada usuario interactuará con el sistema en el módulo habilitado para su función. Es necesario contar con un sistema de backups, realizados quincenal o mensualmente, para asegurar la información.
4.3. REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
5.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO 5.1. DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS 5.1.1. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
5.1.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD RESPONSABLES ACTIVIDADES
LIDER DEL
ANALISTA
DISEÑADOR
PROYECTO
PROGRAMADOR
GRÁFICO WEB
R
P
P
R
Levantamiento de Información
R
Análisis del sistema
R
Diseño del Sistema
R
Diseño Interfaz Gráfica Construcción del Sistema
P
R
P
Pruebas del Sistema
P
R
P
Corrección de Errores
P
R
Capacitación al Personal
P
R
DIGITADOR
Registro de Maestros al Sistema
P
Puesta en Marcha del Sistema
P
R R
Leyenda: R:
Responsable
P:
Participa
5.2. ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO El perfil que cada integrante del proyecto debe tener se describe:
Líder del Proyecto, Ingeniero de sistema con conocimientos en la Gestión y dirección de Proyectos TI, capacidad de trabajo en equipo, capacidad de análisis, control, capaz de construir de forma anticipada el paso a paso del proyecto e identifica que actividad o recurso es crítico para avanzar, motivador, clave en la planificación, ejecución y control del proyecto. Conocimientos de herramientas manejo y control de proyectos.
Analista/Programador,
cono conocimientos en análisis de sistemas,
amplio dominio de programación Web, manejo de Java, Ajax, Php, Mysql, Transact SQL
Diseñador Gráfico Web, con conocimientos en desarrollo web, Flash, Corel Draw o Photoshop, Dreamweaver, iniciativa y amplia experiencia en diseño gráfico y web.
Digitador, conocimientos básicos de computación, manejo de ofimática, Word, Excel, facilidad de digitación habilidad rápida, otros que se considere.
6.
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO 6.1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS Para el proyecto se identificó el personal interesado:
Jefe Unidad Administrativa
Director
Jefes de Área Académica
Jefe Unidad Académica
Secretario Docente
Estudiantes
Docentes
Jefe de Produccion
Director: Acceso a los reportes de egresados, titulados por especialidad, deserción de estudiantes, otros. Jefe Unidad Académica: Seguimiento de titulaciones, acceso a actas y nóminas, estudiantes por especialidad, módulos y unidades didácticas otros. Jefe Unidad Administrativa:
Acceso a reportes de estudiantes
matriculados. Jefe de Área Académica: Seguimiento de estudiantes por especialidad, proceso de certificación, prácticas modulares, otros. Jefe de Producción: Seguimiento de proyectos para certificación y titulación, otros. Secretario Docente: Procesos de carga horaria, distribución de unidades didácticas, titulación y certificación, otros. Docentes: Registro de notas, control de actas, otras, reportes de estudiantes. Estudiantes: Seguimiento de matrícula, consulta de notas, trámites de titulación, certificación, otras.
6.2. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES Permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto basándose en sus necesidades y expectativas. Se trata por tanto, de identificar y documentar cómo se realizará una comunicación efectiva y eficaz con dichos interesados. TECNOLOGÍA USADA
FRECUENCIA
Reuniones de trabajo
Cada 20 días
Entrevista
02 días programada
Comunicación Celular
En horario laboral
Servicio Internet
Permanente
Conferencia Web
Mensualmente
6.3. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
7.
GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO 7.1. REGISTRO DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN
RIESGO
RI1
Falta de información específica para la definición del alcance del proyecto.
RI2
Retraso en el inicio de la ejecución de pruebas en las fechas planificadas por parte del analista/programador.
RI3
Retraso en el inicio de la ejecución de pruebas en las fechas planificadas por parte del analista/programador.
RI4
Retraso en la ejecución de pruebas con los usuarios en las fechas planificadas.
RI5
Diseño del Software no resulta amigable para el usuario.
RI6
No disponibilidad de Hardware adecuado para el nivel de software a implementar.
RI7
Retrasos en la especificación de las interfaces.
RI8
Cambio de requerimientos en las funcionalidades del nuevo software.
RI9
Cambio en la administración de la institución.
7.2. CUADRO DE IMPACTO 8.
PRO
RIESGO
9.
PROBABILIDAD
IMPACTO
RI1
0.5
0.7
RI2
0.5
0.8
RI3
0.5
0.7
RI4
0.5
0.8
RI5
0.5
0.4
RI6
0.3
0.4
RI7
0.3
0.4
RI8
0.3
0.4
RI9
0.3
0.4
BABILIDAD
VALOR PROBABILIDAD
Muy Importante Relativamente Probable Probable Muy Probable Casi Certeza 10.
VALOR NUMÉRICO 0.1 0.3 0.5 0.7 0.9
IMPACTO Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
VALOR NUMÉRICO 0.05 0.10 0.40 0.70 0.80
NUMÉRICO IMPACTO VALOR NUMÉRICO TIPO DE RIESGO PROBABILIDAD X IMPACTO
7.3.
MATRIZ DE PROBABILIDAD DE IMPACTO
PROBABILIDAD
Muy Importante
RI6,RI7,RI8,RI9
Relativamente Probable
RI5
RI1, RI3
RI2,RI4
Moderado
Alto
Muy Alto
Probable Muy Probable Casi Certeza
Muy Bajo
Bajo
IMPACTO 8.
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO EQUIPO
CARACTERÍSTICAS
Computadora
Procesador: Core i5 -3330 (3.00Mhz, 6Mb caché) QuadCore,Tercera Generación, RAM: 6Gb/1600Mhz DDR3 -Disco duro: 1Tb 7200rpm SATA 2, Video Intel HD Graphics 2500, DVD±R/RW; Ethernet
10/100/1000 Mbps (RJ-45) Monitor LCD 18.5" LI1921 Tablet
Samsung Tab 4 Procesador Quad Core 1.2 GHz, memoria 1.5 GB RAM, RoM 8 GB, WIFI 802.11a/b/g/n de 2.4 + 5 GHz, Bluetooth, SO Android
Radio Grabador
Grabador Olympus 823
Impresora
CANON PIXMA iP2700 4800x1200dpi USB
Papel Bond
Kerocopy Plus A4 75 gr/m2
Lápiz
Faber Castell 2B
Lapicero
Faber Castell 0.51 fine
