Primavera Project Planner

Manual Avanzado en Español – Primavera Project Planner en Español

Primavera Pro ject Planner _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Manual A Avanzado en Español

Version 0 R aúl R o jas VVera Santiago, Chile

Raúl Rojas Vera [email protected] Santiago - Chile

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Índice 1. Introducción 2. Programa de ayuda para el e jemplo 3. WBS 4. R ecursos 5. Cuentas de Costos 6. Programa Target 7. Seguimiento 8. Pantalla de programación Schedule 9. Guardar conf iguraciones y datos del programa 10. Curvas de R ecursos ju jjunto a la Programación 11. Inf ormes y Gráf icos 11.1 R eportes Tabulares 11.2 Earned Va VValue 11.3 AActivity Codes 11.4 Proyección Mano de Obra de Proyecto: Ac AActual vs Presupuestado 11.5 Histograma o curva Total de R ecursos (Costo o cantidad de R ecursos) 11.6 Look ahead Planning (Planif icación Intermedia) 12. AAnálisis comparativo entre Microsof t Pro ject y Primavera Pro ject Planner 13. Conclusión


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“Un proyecto puede ser e jecutado el 90% en un año y el otro 10% restante en otro año más” “G “Generalmente los administradores, planif ican su proyecto de f orma meticulosa, multiplican el presupuesto por cuatro y se ponen a rezar....”

Eli ya y yahu Goldratt


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2. Programa de a yuda para el e jemplo Para guiarnos durante el manual, crearemos un programa llamado AC AACT V para programar 3 actividades de las siguientes caracterí sticas.

Duración Inicio Fin R ecurso Unidades de R ecurso Costo por HH Cuenta de Costo Costo Budget WBS Precedencia

Ac Actividad A A Actividad B 30 dí as 20 dí as 31 AUG06 31 AUG06 11-Oct-06 28SEP06 R EC1 R EC2 Ingenieros Ad Administrativos 200 HH $ 25 A1 AA1 $ 5.000 1.1

150 HH $ 10 B2 $ 1500 1.2

Ac Actividad C 5 dí as 28SEP06 04OCT06 R EC3 Contratista 500 HH $ 15 C3 $ 7.500 1.3 B + CC

Este programa de 3 actividades nos mostrará las potencialidades de las herramientas de Primavera de llevar el control del proyecto, en sólo un f ormato. Cada programador puede extraer datos para presentarlos las planillas de Excel tí picas de control que es lo más utilizado y recomendado. Comenzaremos haciendo un layout básico de las 3 actividades que quedará como sigue.

Cambiaremos el f ormato con el cual se despliegan las barras con el comando. Menu>>Format>>Bars….


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Con este f ormato de barras de jaremos de mostrar la holgura libre de cada actividad (Float bar) además de las barras tardí as (late) que sólo dif icultan la visualización del layout. El lector notará que ““Pos” signif ica el orden en que aparecen las barras, si el número es igual en todas las barras, una aparecerá encima de la otra. El autor def inirá cual es la que más le acomoda.

3. WBS Def iniremos la siguiente estructura de la programación para agrupar, sólo a modo de repasar los comandos para WBS, dado la simpleza del e je jemplo no se ju jjustif icarí a la organización en un WBS del programa. 1. E je jemplo 1.1 Ingenierí a 1.2 AAdquisiciones 1.3 Construcción


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Asignamos (en el AActivity f orm) cada uno de los códigos del WBS a cada una de las actividades y seleccionaremos la opción de agruparlos por sus códigos. M e jecutando el en nu u > >> >F F o or r m ma at t > >> > O Or rg g a an n i i z ze e . R ecordemos que el f ormato se aplica e je comando “o ““organize” c ” con el botón derecho del Mouse sobre cualquier actividad.

El WBS tendrá 2 niveles, con un ancho de 1 y el separador de dí gitos es un punto.


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4. R ecursos Previamente repasaremos la opciones de mane ja jar recursos en un proyecto cualquiera, recordemos que existen 3 tipos de recursos: los de mano de obra (propia), equipos y materiales, y subcontratos. Los de mano de obra pueden ser ingresados como un recurso individual de mano de obra, por e jemplo podemos ingresar un recurso a una actividad como un pintor por e jemplo o un jjornal y mane jar el costo individual del recurso, o podemos ingresar la cuadrilla completa y calcular el costo promedio de la cuadrilla. El primer método calcula de f orma más exacta los resultados de nuestro análisis pero vuelve engorroso el ingreso de datos de programación dado la gran cantidad de datos de recursos que hay que asignar a las actividades. Los equipos y materiales se recomiendan agruparlos en paquetes para no comple jizar el análisis de la inf ormación.. El subcontrato se recomienda mane jarlo como un recursos que no dispone de Horas Hombres pues éstas HH las mane ja ja el propio subcontratista, sólo asignarle un costo presupuestado para ir comparándolo durante el proyecto. Ingresaremos los 3 recursos al programa y asignaremos cada uno de ellos a las actividades, cada recurso es considerado como propio.


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6. Programa Target Guardaremos una lí nea base o programa target del proyecto como T AR 1. R ecordemos que este es el programa maestro el cual no se moverá después de la actualización o la reprogramación, basado en que la programación siempre es ““dinámica” . Microsof t Pro je ject puede guardar muchas lí neas base y acumular en memoria el historial de todas ellas como costos y cantidad de recursos, Primavera sólo puede guardar 2 en su versión P3.

Mostraremos las barras target con la ayuda del menú f ormat bars.


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El concepto más importante de la lí nea base o programa maestro es el dinamismo que la programación debe tener. Comparar un programa f jo j i jo con lo que esta pasando en la realidad sólo nos limitará a inf ormar hechos consumados y no anticiparnos a situaciones que pueden retrasar nuestro programa. Es por eso que mane jar programación dinámica y que nuestro sof tware nos indique nuevas f echas de termino de las tareas, además de rendimientos de la programación y de los recursos (earned value), nos mantendrá siempre alerta disminuyendo considerablemente la incertidumbre.


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8. Pantalla de programación Schedule La siguiente pantalla actualiza el programa a la f echa deseada (11SEP06) después de haber ingresado los datos reales de la planif icación, como f ue repasado en la parte 1°. También una f orma abreviada de actualizar la programación es F9.

Primavera calcula las nuevas f echas tempranas y tardí as de acuerdo a los criterios ingresados por pantalla de costo y traba jo real.


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Las barras inf eriores representan nuestro Programa Maestro o target mientras las superiores el Programa Ac AActual o Current que f ue actualizado automáticamente. R epasaremos el e je jemplo de la actividad AA ref le ja jado en su Budget Summary después de la actualización del programa.

Estos son los datos que entrega después de la actualización. Primavera dirige el cursor sobre los datos que pueden ser modif icador por el usuario, por e jemplo si para completar la actividad, Primavera me entregará por def ecto 50HH que es la dif erencia de las 150 HH que ingresé anteriormente para llegar al presupuesto de 200HH, nos damos cuenta que nos harán f alta 150 HH para completar la actividad por algún imprevisto, primavera calculara la varianza del traba jo jo y del costo, que repasaremos más adelante como un indicador de desviación y control.


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Programado Total Programado a la Fecha Va Valor Ganado (Earned value) R eal a la Fecha Para Completar

Traba jo jo 200 HH

Costo $ 5.000

47 HH

$ 1.167

100 HH 150 HH 50 HH

$ 2.500 $ 3.400 $ 2.500

En el diagrama de barras del programa actual o current, la actividad tendrá una menor duración, pues hemos adelantado traba jo jo por asignar más HH de recursos de lo necesario a la f echa (150 HH contra 47 HH)

9. Guardar conf iguraciones yy datos del programa Después del nuevo calculo de datos para el control, es necesario guardar la historia de la planif icación, desde el inicio del proyecto hasta la f echa de análisis (data date). Como dice el cuadro de diálogo que aparece mas aba jo, cuando el desempeño del periodo es guardado, los valores de traba jo jo y costo, actuales y ganados también deben ser guardados. Quiere decir que no podremos modif icar el programa hacia atrás de la f echa de almacenamiento y disponer de ningún dato que se involucre más e d atrás. M e en nu u > >> > T To oo o l l s s > >> > S St to o r r e P e P e er ri io od P d P e er rf fo or r m ma a n nc c e e…


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10. Curvas de R ecursos ju jjunto a la Programación Primavera muestra las cuervas de recurso y costo jjunto a la programación de barras, lo que permite realizar una nivelación manual más ef ectiva de los recursos. M e e en nu u > >> >V V i ie e w w> >> >R R e es so o u ur r c ce P e P r ro o f fi i l l e e …

El f ormato Display del cuadro R esource Prof ile /Table nos ayudara a darle apariencia a las cuervas de traba jo o costo programado (Planned), R eal (Current) y el Ganado (earned). Con los botones del mouse podemos desplegar en pantalla los valores del traba jo o del costo según hayamos elegido. Se aconse ja probar las distintas alternativas pues no le ocurrirá nada a nuestro programa sólo cambiaran la apariencia de las cuervas y de las barras del histograma. De esta graf ica podemos obtener semanalmente los datos de control necesarios para cada una de las actividades programadas.


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11. Inf ormes yy Gráf icos Uno de las herramientas más importantes que posee Primavera es la gran cantidad de inf ormes que se pueden obtener de la programación. Au AAunque limita en parte los datos que pueden ser desplegados y la f orma, pero los calcula por nosotros a dif erencia de Microsof t Pro je ject con su opción de exportar datos a Excel, sólo nos entrega la base de la programación y el usuario deberá realizar todos los cálculos anexos y cambiar los f ormatos en Excel. La gran cantidad de gráf icos y tablas que posee primavera complica la elección de cuales son los más adecuados para presentar o más bien tomar decisiones de gestión. R epasaremos los tipos de gráf icos y tablas más útiles que el usuario debe mane ja jar. Los gráf icos de Primavera se dividen en Tabulares y Gráf icos (Curvas o barras), los primeros muestran una primitiva planilla con datos y el segundo, gráf icos de barras o r t o G r c lí neas con datos por periodos. M e en nu u> > > >T To o o o l l s s> > > >T Ta a b b u ul la a r r r r e e p o or r t o t o G ra a p h hi i c R c R e e p o or r t ts s . En honor al tiempo del usuario y de todo prof esional, nos remitiremos a repasar sólo las tablas y gráf icos que más ayudan a desplegar datos y tomar decisiones. 11.1 R eportes Tabulares Raúl Rojas Vera [email protected] Santiago - Chile

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Manual Avanzado en Español – Primavera Project Planner en Español SPI

EV (Valor Ganado) =

PV (Trabajo Pr ogramado )

CPI

EV (Valor Ganado ) =

PV (Trabajo Gastado )

Del e jemplo anterior podemos calcular que el SPI es 2.12 o (212%) que quiere decir que de cada hora hombre que programa estoy ganando (e jecutando) el doble de traba jo programado para el proyecto, obviamente con un considerable aumento del presupuesto. Esta ventana es una de las más importantes pues el valor ganado es el indicador más apropiado para pronosticar término de un proyecto o los recursos que debemos ingresar al programa para poder cumplirlo de f orma óptima. Para mayor inf ormación el autor sugiere leer el documento. http: / / / /www2.dc.uba.ar / /m /iisof t2 / /22005 _ 02 / /cclases / /sseguimiento%2020050426 _ .pdf /materias /

11.3 Activity Codes Raúl Rojas Vera [email protected] Santiago - Chile

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Los códigos de actividades ayudan a f iltrar actividades en los inf ormes que imprime Primavera (Por pantalla o por papel), por e jemplo se pueden ocupar códigos de R esponsabilidad, de ÁÁrea o departamento, hito del proyecto, etc. Cada actividad o puede tener uno o más de ellos.

Por e jemplo def iniremos al responsable de la actividad AA al autor R aúl R o jas de la siguiente f orma.


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La responsabilidad debe ser ingresado en la activity form en la box: RESP

11.4 Proyección Mano de Obra de Proyecto: Actual vs Presupuestado Esta opción de graf ico es muy útil para presentar al lí der del proyecto o al mandante, los recursos que el constructor o el administrador del proyecto tiene presupuestado o actualmente ha utilizado. Se despliegan la cantidad de gráf icos según el número de recursos con los que contemos en el proyecto u ordenarlos según sea la importancia o la participación de ellos durante el proyecto. M e en nu u > >> > G Gr r a a p h hi ic c s s R e e p o or r t ts s> > > >R Re es s o o u ur r c ce es s a n d nd C d C o os s t t…


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Ap Aplicaremos la modif icación de la ventana de datos (Modif y….) para def inir cada uno de los recursos que queremos mostrar como gráf ico independiente. Debemos completarla con los recursos def inidos y cambiar los que vienen por def ecto.

Mostraremos en la etiqueta ““Content” los recursos programados y los actuales (current y target), que muestre datos de recursos, solamente las f echas tempranas y la f orma de histograma.


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En la etiqueta date debemos cambiar las f echas que Primavera trae por def ecto, que debe ser el intervalo de f echas en las cuales def inimos nuestra programación o nuestro inf orme. El inicio es el 31 /08 y el f in el 11 /09.


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Se de ja ja como e je jercicio al lector repasar las demás etiquetas que no tienen mayor dif icultad en donde podemos cambiar el f ormato, colores y los tí tulos de los gráf icos. La graf ica mostrada será la siguiente.

11.5 Histograma o curva Total de R ecursos (Costo o cantidad de R ecursos) Una opción alternativa a la anterior es mostrar todos los recursos ju jjuntos como una curva S o simplemente con histogramas.


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Podemos expresar nuestras cuervas o histogramas en f unción del programa actual o el presupuestado, en f unción de los recursos o los costos, basados en las f echas tempranas o tardí as o como histograma o curvas. Para modif icar debemos acceder a “Modif y....”


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Graf ico de R ecursos actuales, expresado como cantidad de HH en perí odos semanales.


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Graf ico de R ecursos actuales, expresado como costo semanal. Cada una de estas alternativas pueden ser modif icadas en la etiqueta f ormat. M e en nu u> > > >G G r ra a p h hi ic c s s R e s d e p o or r t ts s > >> >R R e es so o u u r rc ce es a s a n nd C d C o os s t t…

11.6 Lookahead Planning (Planificación Intermedia) Las planif icaciones Look ahead (miradas hacia delante) son planif icaciones de corto plazo o intermedias pues están entre el programa maestro y el programa semanal. Son miradas al programa entre dos f echas determinadas, por e jemplo daremos una programación de 4 semanas desde el comienzo del programa current. Para repasar conceptos de programación de Planes Maestros, Planif icación Intermedia y Planes semanales el autor recomienda revisar el siguiente documento. http: / /w /ttraba j joos25 / /cconstruccion / /cconstruccion.shtml / / /www.monograf ias.com / R ealizaremos una planif icación bi-semanal desde la f echa de estado del proyecto (data date), es decir mostraremos las actividades que están comprometidas en el programa 2 semanas hacia delante (look ahead) de la f echa de estado. Menu>>Format>>Filter….

Modif icaremos el cuadro de dialogo cambiando el valor que viene por def ecto del limite superior del horizonte de tiempo. Es decir cambiaremos DD+6M por DD+2W, lo que signif ica que el margen superior es dos semanas después de la f echa de estado (data date).


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Al Al ver la siguiente f igura podremos apreciar sólo actividades que tienen comprometido avance desde la f echa de estado hasta 2 semanas después de esta misma f echa, o sea sólo las actividades AA y B pues la C debe comenzar después del horizonte seleccionado. Para volver a la vista original debemos seleccionar f iltrar todas las actividades en el cuadro de diálogos de f iltros. M e en nu u> > > >F F o or r m ma a t t> > > >F F i il l t te e r r…

12. An A ject yy Primavera Pro je ject Análisis comparativo entre Microsof t Pro je Pl a n n e r Raúl Rojas Vera [email protected] Santiago - Chile

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