1
1.
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Perkembangan
pemakaian
teknologi
informasi saat ini sudah semakin meningkat di berbagai industri. Hal ini terjadi dengan suatu
kesadaran
bahwa
pemanfaatan
informasi yang baik dan benar tidak hanya akan
memberikan
efisiensi
dan
meningkatkan produktivitas, tetapi juga akan meningkatkan
layanan
dan
keunggulan
bersaing organisasi. Kesadaran pemanfaatan teknologi informasi tersebut dilanjutkan dengan proses implementasi teknologi informasi, baik dari
Gambar 1.1 Aspek-Aspek Organisasi
sisi perangkat lunak (software) maupun perangkat
keras
(hardware)
dan
infrastruktur. Tentu saja dengan harapan agar teknologi informasi yang dibangun mampu memberikan manfaat sesuai dengan yang diharapkan. Untuk bisa menerapkan pengelolaan teknologi informasi yang baik, diperlukan perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana strategis ini dituangkan dalam bentuk dokumen yang disebut IT Master Plan. 1.2. Area Teknologi Informasi
Dalam IT Master Plan ini, tinjauan terhadap teknologi informasi dilakukan secara menyeluruh.Tinjauan dilakukan bukan hanya terhadap aspek teknologi informasi semata, melainkan juga aspek-aspek lainnya yang terkait erat dengan teknologi informasi, yaitu aspek organisasi, manajemen risiko, manajemen proyek, investasi, dan aspek support terhadap sistem dan infrastruktur informasi.
2
Gambar 1.2 – Area Teknologi Informasi
Tabel 1.1 - Komponen Teknis & Infrastruktur
End User Appliances
Berbagai peralatan yang digunakan oleh pengguna, IT Master Plan PT.Indofarma (Persero) Tbk. seperti : notebook, PC, dan printer.
Data Center Appliances Appliances
Berbagai peralatan untuk pusat data PT. Indofarma (Persero) Tbk., seperti : server, kelistrikan (UPS), pengamanan terhadap api, aliran udara (AC).
Network Appliances
Berbagai peralatan untuk infrastruktur jaringan seperti : router, switch dan modem; hingga ke infrastruktur in frastruktur jaringan yang dimiliki (kabel, fiber optic, wireless device).
Communications
Berbagai infrastruktur untuk berkomunikasi internal maupun eksternal yaitu : LAN, koneksi internet, konvergensi dengan teknologi suara (voice over IP).
Office Software
Berbagai aplikasi yang dibutuhkan di level individu (pengguna) seperti : office software.
Technology Platform
Berbagai platform teknologi yang digunakan sebagai landasan pengembangan solusi (aplikasi bisnis) di kemudian hari, bahasa pemprograman, seperti : database, system operasi, dan bahasa pemrograman
User & Infrastructure Management
Berbagai solusi untuk melakukan manajemen terhadap peralatan yang dimiliki dan telah disebutkan pada butir-butir di atas (bandwith management, firewall, antispam dan antivirus, manajemen server), serta manajemen pengguna (Active Directory).
3
Applications
Tabel 1.2 - Komponen Aplikasi Aplikasi Merupakan aplikasi bisnis yang dikembangkan untuk digunakan dalam suatu proses bisnis dan memiliki kemungkinan untuk kepentingan bersama besar untuk digunakan secara bersama-sama
Tabel 1.3 - Komponen Manajemen Investments & Project Merupakan suatu set kebijakan dan prosedur dalam Management melakukan investasi di teknologi informasi dan menjalankan implementasi teknologi informasi agar hasilnya maksimal
Policies & Organization
Merupakan suatu upaya dalam bentuk struktur organisasi, kebijakan dan prosedur yang memastikan semua aspek teknologi informasi memiliki suatu landasan.
Support & Operation
Merupakan suatu paket kebijakan dan prosedur dalam rangka memastikan semua aspek teknologi teknol ogi informasi dapat berjalan dengan baik
Risk Control
Merupakan suatu set kebijakan dan prosedur yang memastikan bahwa semua resiko yang timbul akibat penggunaan dan implementasi teknologi informasi telah dikaji dan senantiasa diamati dalam penggunaannya di level operasional.
1.3. Asumsi Perancangan
Untuk menjaga validitas dan reliabilitas dari perancangan ini, maka diambil beberapa asumsi perancangan yang dijabarkan sebagai berikut: Perancangan yang dilakukan selama kurang lebih 30 hari ini mengambil data pada Bank Rakyat Indonesia Tbk. Metode pengambilan data yang digunakan adalah workshop, focus group discussion (FGD), wawancara dan studi dokumentasi. Analisis investasi yang dilakukan merupakan prediksi biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Activity plan atau rencana kerja yang dibuat berdasarkan pada kebutuhan Sistem maupun Teknologi Informasi yang dihasilkan dari perancangan ini.
4
2.
PROFIL BANK BRI
2.1 Sejarah Singkat Bank Rakyat Indonesia (BRI) adalah salah satu bank milik pemerintah yang terbesar di Indonesia. Pada awalnya Bank Rakyat Indonesia (BRI) didirikan di Purwokerto, Jawa Tengah oleh Raden Bei Aria Wirjaatmadja dengan nama
Hulp-en
Spaarbank
der
Inlandsche Bestuurs Ambtenaren atau
Bank Bantuan dan Simpanan Milik Kaum Priyayi yang berkebangsaan Indonesia (pribumi). Dan pada tanggal 16 Desember 1895, dijadikan sebagai hari kelahiran BRI. Pada periode setelah kemerdekaan RI, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 1 tahun 1946 Pasal 1 disebutkan bahwa BRI adalah sebagai Bank Pemerintah pertama di Republik Indonesia. Dalam masa perang mempertahankan kemerdekaan pada tahun 1948, kegiatan BRI sempat terhenti untuk sementara waktu dan baru mulai aktif kembali setelah perjanjian Renville pada tahun 1949 dengan berubah nama menjadi Bank Rakyat Indonesia Serikat. Pada waktu itu melalui PERPU No. 41 tahun 1960 dibentuklah Bank Koperasi Tani dan Nelayan (BKTN) yang merupakan peleburan dari BRI, Bank Tani Nelayan dan Nederlandsche Maatschappij (NHM). Kemudian berdasarkan Penetapan Presiden (Penpres) No. 9 tahun 1965, BKTN diintegrasikan ke dalam Bank Indonesia dengan nama Bank Indonesia Urusan Koperasi Tani dan Nelayan. Setelah berjalan selama satu bulan, keluar Penpres No. 17 tahun 1965 tentang pembentukan bank tunggal dengan nama Bank Negara Indonesia. Dalam ketentuan baru itu, Bank Indonesia Urusan Koperasi, Tani dan Nelayan (BKTN) diintegrasikan dengan nama Bank Negara Indonesia Unit II bidang Rural, sedangkan NHM menjadi Bank Negara Indonesia Unit II bidang Ekspor Impor (Exim). Berdasarkan Undang-Undang No. 14 tahun 1967 tentang Undang-Undang Pokok Perbankan dan Undang-Undang No. 13 tahun 1968 tentang Undang-undang Bank Sentral, yang intinya mengembalikan fungsi Bank Indonesia sebagai Bank Sentral dan Bank Negara Indonesia Unit II Bidang Rular dan Ekspor Impor dipisahkan masingmasing menjadi dua Bank yaitu Bank Rakyat Indonesia dan Bank Ekspor Impor Indonesia. Selanjutnya berdasarkan Undang-undang No. 21 tahun 1968 menetapkan kembali tugas-tugas pokok BRI sebagai bank umum.
5
Sejak 1 Agustus 1992 berdasarkan Undang-Undang Perbankan No. 7 tahun 1992 dan Peraturan Pemerintah RI No. 21 tahun 1992 status BRI berubah menjadi perseroan terbatas.Sampai sekarang PT. BRI (Persero) yang didirikan sejak tahun 1895 tetap konsisten memfokuskan pada pelayanan kepada masyarakat kecil, diantaranya dengan memberikan fasilitas kredit kepada golongan pengusaha kecil. Seiring dengan perkembangan dunia perbankan yang semakin pesat maka sampai saat ini Bank Rakyat Indonesia mempunyai unit kerja yang berjumlah 4.447 buah, yang terdiri dari 1 Kantor Pusat BRI, 12 Kantor Wilayah, 12 Kantor Inspeksi /SPI, 170 Kantor Cabang (dalam negeri), 145 Kantor Cabang Pembantu, 1 Kantor Cabang Khusus, 1 New York Agency, 1 Caymand Island Agency, 1 Kantor Perwakilan Hongkong, 40 Kantor Kas Bayar, 6 Kantor Mobil Bank, 193 P.POINT,3.705 BRI UNIT dan 357 Pos Pelayanan Desa. BRI sebagai perusahaan terbuka berkomitmen mematuhi seluruh ketentuan perundang-undangan yang berlaku dalam kegiatan operasional bank maupun pasar modal. Hal tersebut telah mendorong BRI untuk selalu mengutamakan prudential banking dan kepentingan stakeholders. BRI menerapkan nilai-nilai perusahaan (corporate value) yang menjadi landasan berpikir, bertindak, serta berperilaku setiap insan BRI sehingga menjadi budaya kerja perusahaan yang solid dan berkarakter. Nilai-nilai tersebut adalah Integritas, Profesionalisme, Kepuasan Nasabah, Keteladanan, dan Penghargaan kepada SDM. Komitmen ini juga diwujudkan dalam bentuk tata kelola perusahaan sebagai berikut: Mengintensifkan program budaya sadar risiko dan kepatuhan kepada setiap pekerja di seluruh unit kerja. Mengintensifkan peningkatan kualitas pelayanan di seluruh unit kerja. Menjabarkan dan memonitor setiap kemajuan yang dicapai perusahaan ke dalam rencana tindakan yang terukur (RKA) dan dapat dipertanggungjawabkan oleh setiap unit kerja. 2.2 Visi dan Misi Bank Rakyat Indonesia VISI “Menjadi bank komersial terkemuka yang selalu mengutamakan kepuasan nasabah”
MISI
Untuk mewujudkan visi tersebut, BRI menetapkan tiga misi yang harus dilaksanakan yaitu :
6
BRI melakukan kegiatan perbankan yang terbaik dengan memprioritaskan pelayanan kepada Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) untuk menunjang perekonomian masyarakat. BRI memberikan pelayanan prima kepada nasabah melalui jaringan kerja yang tersebar luas dan didukung sumber daya manusia (SDM) yang profesional dengan melakukan praktek tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). BRI memberikan keuntungan dan manfaat seoptimal mungkin kepada berbagai pihak yang berkepentingan 2.3 Business Focus
Salah satu karakteristik dari Bank Rakyat Indonesia Tbk. yang tetap dan tidak berubah sejak konsepsi adalah komitmennya untuk memberikan bantuan kepada usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM). Komitmen ini tercermin dalam alokasi kredit untuk sektorsektor yang mempengaruhi mata pencaharian penduduk dan jasa keuangan lainnya. 2.4 Struktur Organisasi & Manajemen
Gambar 2.1
7
Dewan Komisaris
PresidenKomisaris
: Bunasor Sanim
Wakil Presiden Komisaris
: Soedarjono
Komisaris
: Agus Suprijanto
Komisaris
: Heru Lelono
KomisarisIndependent
: Aviliani
Komisaris Independent
: Baridjussalam Hadi
Komisaris Independent
: Adhyaksa Dault
Dewan Direksi
Presiden Direktur
: Sofyan Basir
Director Pelaksana I
: Sarwono Sudarto
Director Pelaksana II
: Sulaiman Arif Arianto
Director Pelaksana III
: A. Toni Soetirto
Director Pelaksana IV
: Lenny Sugihat
2.5 Produk Layanan Perbankan
Pertumbuhan Dana Pihak Ketiga yang konsisten berpijak pada sumber dana murah telah memberikan keuntungan bagi BRI terutama dalam menjaga kestabilan Net Interest Margin. Pengalaman dan sukses pada pembiayaan segmen Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), semakin memantapkan BRI untuk tetap memberikan pelayanan terbaik pada segmen UMKM dan tetap menjadikan segmen UMKM sebagai fokus bisnis BRI. Tabel 2.1 Layanan Jasa Perbankan BRI
Layanan Simpanan Deposito Deposito BRI Rupiah Deposito BRI Valas Depobri On Call (DOC) SertiBRI Giro GiroBRI Rupiah GiroBRI Valas Tabungan BritAma Simpedes Tabungan Haji BRI Prioritas BritAma Dollar
Layanan Pinjaman Mikro Kupedes Ritel Kredit Agunan Kas Kredit Express Kredit Investasi Kredit Modal Kerja Kredit Modal Kerja Ekspor Kredit Modal Kerja Impor Kredit Modal Kerja Konstruksi BRI Guna Kredit Waralaba Kredit SPBU Kredit Resi Gudang
8
Kredit Talangan BBM Kredit Modal Kerja Konstruksi - BO I Menengah Agribisnis Bisnis Umum Program KPEN-RP KPR & KPRS Bersubsidi Kredit Ketahanan Pangan dan Energi KUR BRI
Jasa Bisnis Bank Garansi Kliring Remittance SKBDN Jasa Keuangan Bill Payment CEPEBRI Inkaso Penerimaan Setoran Transaksi Online Transfer dan LLG Jasa Lain Setoran Pajak Dana Orang Tua Asuh Western Union Denda Tilang Zakat dan Infaq Layanan Ekspor / Import
Layanan Jasa Perbankan Kelembagaan Cash Management Salary Crediting SPP Online Cash Management BRI E-banking ATM BRI SMS Banking BRI Phone Banking BRI Treasury Foreign Exchange Money Market Fixed Income Securities (FIS) Derivative dan Structured Treasury Products
Produk Konsumer Kartu Kredit Kredit Pemilikan Rumah (KPR) Kredit Kendaraan Bermotor (KKB) Kredit Multi Guna (KMG) Kiosk
Produk Jasa Investasi Reksadana Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK) BRI OBLIGASI NEGARA RITEL (ORI)
9
2.6 Pemetaan Proses Bisnis
Pemetaan proses bisnis ini berguna untuk menganalisis aktivitas spesifik yang ada di Bank Rakyat Indonesia Tbk. sehingga kelak dapat menciptakan nilai dan keuntungan yang kompetitif bagi perusahaan. Jika dipetakan ke dalam Porter Value Chain , maka aktivitas spesifik yang terjadi di Bank Rakyat Indonesia dapat digambarkan seperti dapat dilihat pada Gambar 2.2 di bawah ini.
Gambar 2.2 Value Chain Porter (Rantai Nilai Porter)
Aktivitas spesifik di Bank Rakyat Indonesia terbagi 2 jenis, yaitu :
Primary activities Inbound logistics, aktivitas yg berhubungan dengan penanganan material sebelum digunakan. Operations, akivitas yg berhubungan dengan pengolahan input menjadi output. Outbound logistics, aktivitas yg dilakukan untuk menyampaikan produk ke tangan nasabah. Marketing & sales, aktivitas yang berhubungan dengan pengarahan konsumen agar tertarik untuk membeli produk. Service, aktivitas yang mempertahankan atau meningkatkan nilai dari produk.
Supported activities Procurement , berkaitan dengan proses perolehan input/sumber daya. Human Resources Management , Pengaturan SDM mulai dari perekrutan, kompensasi, sampai pemberhentian. Technological Development, pengembangan peralatan, software, hardware, prosedur, didalam transformasi produk dari input menjadi output. Firm Infrastructure, terdiri dari departemen-departemen atau fungsi-fungsi (akuntansi, keuangan, perencanaan, GM, dsb) yang melayani kebutuhan organisasi dan
10
mengikat bagian-bagiannya menjadi sebuah kesatuan.
Value Chain Porter (Rantai Nilai Porter) a. Primary Activities 1) Inbound logistic
Pengelolaan likuiditas yang sehat, dengan jumlah kas atau setara kas yaitu sebesar 22,66%. Tercatat pada tahun 2009 laba bersih Bank BRI adalah sebesar Rp 7,31 Triliun, dibandingkan dengan perolehan laba pada periode yang sama tahun 2008 yang sebesar Rp 5,96 Triliun yang terdiri dari kas, giro pada bank lain dan BI, efek-efek, portfolio Sertifikat Bank Indonesia, dan obligasi. Program Anti Pencucian Uang dan Kenali Nasabah Anda (penanganan uang yang masuk). 2) Operations
Pemeliharaan rekening skala besar maupun kecil, kliring, setoran, tarikan transfer, dls. Compliance Group , yang mengawasi jalannya operasi agar sesuai dengan
peraturan dari Bank Indonesia. Pemantauan kredit Program Anti Pencucian Uang dan mengenali nasabah. Audit Control Management 3) Outbound logistics
Dec-08
Layanan Bank BRI untuk seluruh masyarakat Indonesia juga semakin mengakar dengan adanya jaringan
Kantor Pusat
Kantor Wilayah Kantor Inspeksi
ATM BRI sebanyak 3.778 unit, Capture Kantor Cabang KCP (EDC), 20 Cash Deposit Machine, Kantor Kas dan 60 Kiosk BRI. BRI Unit BRI Memiliki 3918 Total Unit Kerja Teras BRI dan pada tahun 2010 akan Uker Luar Negeri Sendik & Pusdik menambah 15 Kantor Cabang, 100 Sentra Layanan Prioritas Kantor Unit BRI, 25 Kantor Cabang Sentra Kredit Konsumer Pembantu, 50 Kantor Kas, dan 300 Total Unit Kerja kantor Teras BRI1 6.398
1
Electronic
Data
www.kadin-indonesia.or.id/id/doc/3.%20BRI .ppt
Dec-09 1
1
14 13 1 376 337 179
17 14 1 456 364 246
2,987
4,493
-
79 2 7 5 42 5,727
2 7 1 3,918
11
Electronic Channel BRI juga semakin bertambah dengan adanya layanan phone banking, sms banking dan internet banking bagi seluruh nasabah Bank BRI. Jalur distribusi pelayanan yang seimbang antara jaringan kantor cabang konvensional. 4) Marketing & sales
Tersedianya teller dan information center yang cukup untuk menyampaikan informasi bagi calon konsumen atau konsumen. Strategi
periklanan
yang
gencar
di
televisi
dan
promosi
berupa
penyelenggaraan undian-undian tabungan berhadiah. Selain itu, adanya Corporate Social Responsibility yang memberikan beasiswa dan bantuan
tenaga pengajar di bidang perbankan di beberapa universitas besar, pendirian Yayasan Baitul Maal BRI. Meskipun tidak bersifat komersil namun dapat menambah nilai BRI dimata masyarakat. Lengkapnya fasilitas dan layanan bank ditambah dengan paket-paket tabungan yang menarik, serta dimbangi dengan perkembangan teknologi, merupakan suatu nilai plus tersendiri bagi Bank Rakyat Indonesia Tbk. Penawaran suku bunga tabungan yang tinggi. Penataan lokasi kantor cabang dan ATM yang strategis dan nyaman, agar dapat berfungsi lebih efektif sebagai penyedia produk dan layanan prima perbankan kepada nasabah. Produk-produk kredit customer yang inovatif dan kompetitif. 5) Service
Layanan setoran, tarikan, kliring, transfer Kartu kredit : BRI VISA and MasterCard Credit Card, BRI Golf Card and BRI Lady Card. Perbankan elektronik : BRI ATM, BRI Visa Electron Debit Card, BRI Visa Electron Distribution Card, e-BRILink, BRINetB@nk, Electronic Draft Captured (EDC). Layanan transaksi perbankan : Call Centre 14042, pengiriman uang, Mass Fund Transfer System (MFTS), Inkaso, Bank Drafts, Banc assurance. Produk Treasury : Transaksi Valuta Asing, Transaksi Spot, Transaksi Forward. Fasilitas kredit : BRI Home Loan, BRI Car/Motor Loan, Kredit Modal Kerja, Kredit Investasi, Kredit Ekspor, Trust Receipt (T/R). Bank Garansi : Payment Bond, Tender Bond, Advance Payment Bond, Performance Bond, Bank Garansi Bapeksta, Bank Garansi Bea Cukai.
12
Fasilitas Ekspor Impor : Letter of Credit (L/C), Negosiasi Wesel Ekspor, Diskonto Wesel Ekspor, Document against Acceptance Financing (D/A), Forfeiting, Documentary Collections, Warehouse Receipt Financing, SLBC (Stand by Letter of Credit). Layanan lainnya : BRI Travel Center, Safe Deposit Box, Pick up and Delivery Service, layanan setoran online 24 jam, Call Center. b. Supporting Activities 1) Procurement
Struktur pendanaan, 75% berasal dari pihak ketiga berupa rekening tabungan atau giro. Dari bunga pemberian kredit dan bunga-bunga lainnya, Obligasi Pemerintah Republik Indonesia, provisi dan komisi lainnya, dan transaksi mata uang asing. Laba dari penjualan surat-surat berharga. Saham-saham yang diterbitkan sebagai salah satu media perolehan modal/kas. Saham-saham ini diperdagangkan di BEJ dan BES. Perputaran dari hasil transaksi bulanan yang rata-rata Rp. 530 trilyun.
2) Human Resources Management
Adanya Unit Training Human Resources, yang bertanggung jawab atas pengembangan dan pelaksanaan program-program pengembangan SDM, diantaranya
:
Management
Development,
Information
Technology
Development Dealer Development, Human Resources Development. (Total SDM sejumlah 65,094 yang terdiri dari Pegawai tetap 36,940 orang dan pegawai kontrak 28,154 orang pada tahun 2009).
3) Technological Development
Teknologi perbankan yang canggih, memungkinkan layanan pembayaran elektronik dengan volume transaksi lebih dari Rp. 30 trilyun/bulan. Internet Banking, Mobile Banking, Phone Banking, Call Center. Migrasi teknologi kartu kredit agar sesuai dengan standar baru Euro Master Visa (EMV), sehingga keamanan dan fleksibilitas kartu kredit akan bertambah. Peningkatan fitur layanan bernilai tambah di ATM.
13
4) Firm Infrastructure
Management Information System, Accounting, Operations, Financial, Human Resources Department. Layanan perbankan elektronik 2.7 Analisis SWOT
Berdasarkan hasil penelitian Melalui analisa SWOT ( SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan) dan Weaknesses (kelemahan) interen perusahaan, serta Opportunities (peluang) dan Threaths (ancaman) dalam lingkungan yang dihadapi
perusahaan). Analisis SWOT merupakan cara sistematis untuk mengidentifikasi faktorfaktor dan strategi yang menggambarkan kecocokan paling baik diantaranya dapat dilihat situasi dan kondisi yang dihadapi oleh Bank Rakyat Indonesia pada masa sekarang. Strenghths/kekuatan
Adalah suatu keunggulan sumber daya, keterampilan atau kemampuan lainnya yang relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pasar yang dilayani atau hendak dilayani oleh perusahaan. •
Sebagai bank milik pemerintah, yang berperan dalam mewujudkan visi pemerintah dalam membangun ekonomi kerakyatan.
•
Status badan hukum berupa persero (PT) berdasarkan undang-undang perbankan, dengan fokus bisnis pada Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM),
BRI
telah
menginspirasi
berbagai
pihak
untuk
lebih
mendayagunakan sektor UMKM sebagai tulang punggung perekonomian Indonesia. •
Adanya komitmen yang kuat dari Komisaris dan Direksi untuk menerapkan Good Corporate Governance (GCG) pada setiap kegiatan usaha BRI dengan membangun
pemahaman,
kepedulian
dan
komitmen
semua
organ
perusahaan dan seluruh jajarannya. •
BRI go public dan pemerintah melepas 30% kepemilikan sahamnya kepada publik. Dengan komposisi saham publik yang mencapai 43%, saham BRI aktif diperdagangkan di pasar modal. Kini, BRI semakin kokoh berdiri di tengahtengah perekonomian Indonesia dari desa sampai ke kota.
•
Nama yang sudah sangat dikenal ( strong brand recoqnition )
•
Hubungan baik dengan lembaga keuangan internasioanal dan otoritas moneter
•
Total investasi teknologi informasi BRI sebesar US$ 100 juta per tahun
•
Divisi R & D yang selalu inovatif
14
Weaknesses/kelemahan
Adalah keterbatasan/kekurangan dalam sumber daya, keterampilan dan kemampuan yang secara serius menghalangi kinerja efektif suatu perusahaan. •
Koordinasi yang belum berjalan dengan baik dari kantor pusat hingga unit terkecil
•
Dukungan yang belum memadai dikarenakan alur birokrasi yang panjang.
•
Tingkat keterampilan karyawan rata-rata rendah
•
Jumlah karyawan terlalu besar
•
Minimnya biaya promosi
•
Belum terpenuhinya Tingkat Kesehatan Bank yang diperlukan untuk memperluas jaringan.
•
Tidak adanya kesamaan Standard baku mengenai Infrastruktur di tiap-tiap unit
•
Kwalitas pelayanan kepada nasabah masih rendah.
•
Lemahnya fungsi control mengenai pengadaan barang TI di tubuh BRI
•
Kurangnya kesadaran peremajaan peralatan IT.
•
Belum melibatkan Business Intelligence dalam proses bisnisnya.
Opportinities/peluang
Adalah merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. •
Keluarnya kebijakan Pemerintah untuk menyalurkan kredit kecil mikro
•
Masyarakat mulai “bank minded”
•
Tingkat pertumbuhan ekonomi yang mulai meningkat
•
Keluarnya deregulasi di bidang investasi
•
Jaminan kemanan dalam hal perbankan oleh pemerintah.
•
BRI memiliki lebih dan 5.000 kantor yang berada di seluruh, baik di kota-kota besar maupunkota kecil, bahkan di daerah pedesaan
Threaths/ancaman
Adalah merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. •
Serangan Pasif dan pasif terhadap jaringan komunikasi dan data.
•
Adanya deregulasi perbankan sehingga mempermudah syarat pendirian bank yang dapat menjadi competitor.
15
•
Bank non pemerintah yang terus mengembangkan pengelolaan produk dan atau aktivitas baru, yang ditunjang dengan penerapan IT yang memadai yang berorientasi pada kepentingan nasabah.
•
Bank Pembangunan Daerah yang terus berkembang sejalan dengan otonomi daerah yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi usaha mikro dengan suku bunga yang relative rendah.
•
Ancaman likuiditas yang masih cukup tinggi
•
Krisis ekonomi global
•
Tingkat kepuasan pelayanan kepada nasabah yang masih rendah
•
Peluncuran produk yang sama dari competitor
•
Iklan dan promosi besar-besaran dari para pesaing
•
Berkembangnya Pasar Modal
Tabel 2.3 – Analisa SWOT Bank Rakyat Indonesia
16
Dari analisa SWOT yang menggambarkan situasi dan kondisi yang di hadapi oleh BRI, maka strategi yang telah dijalankan oleh perusahaan adalah ; a. Ekspansi pinjaman dengan focus pada pembiayaan UMKM dengan perbaikan features produk dan kemudahan akses layanan kredit. b. Ekspansi kredit usaha skala besar diutamakan untuk BUMN dan sektor swasta dibidang agribisnis, infrastruktur serta sektor usaha lain yang produktif. c. Peningkatan kualitas layanan didukung oleh Sumber Daya Manusia yang profesional, teknologi informasi yang handal dan jaringan kerja yang luas. d. Peningkatan kompetensi karyawan, melalui training, seminar, workshop sesuai dengan keperluan masing-masing bagian. e. Pengembangan fitur-fitur baru di bisnis mikro, ritel, consumer banking, treasury, dan internasional untuk memenuhi kebutuhan para nasabahnya antara lain meliputi penambahan fitur ATM, kartu kredit, trade finance serta cash management. f. Peningkatan kegiatan komunikasi pemasaran untuk meningkatkan product awareness dan membentuk Corporate Image di mata masyarakat.
17
3.
ANALISA IMPLEMENTASI SISTEM & TEKNOLOGI INFORMASI
3.1 Lapisan Sistem Informasi 3.1.1 Inventarisasi Aplikasi Yang Ada Beberapa sistem informasi yang digunakan Bank Rakyat Indonesia (BRI) antara lain : a. Core Banking System (CBS).
Aplikasi real time online yang menghubungkan kantor pusat dengan unit BRI yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia. b. Electronik Banking
Untuk melayani nasabah 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, BRI secara terus menerus melakukan penyempurnaan dan pengembangan fitur-fitur layanan electronic banking. c. Enterprise Data Model
Enterprise Data Model, penyediaan monitoring tools, dan pengembangan query builder untuk mendukung pengembangan operasional bank secara lengkap dan terpadu. d. Business Continuity Plan dan Disaster Recovery Plan
Untuk menjaga kepercayaan nasabah dan untuk meminimalisi resiko operasional dari gagalnya sistem aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi, Bank BRI telah menyiapkan BusinessContinuity Plan dan Disaster Recovery Plan yang merupakan bagian dari Business Continuity Management Perusahaan. e. Avaibility Jaringan Komuniksi
BRI harus menjaga dan memelihara availability jaringan komunikasi yang ada. Availability ini dilakukan derigan monitoring secara terus menerus melalui Enterprise Monitoring System serta redundancy dan diverifikasi media komunikasi dengan menggunakan satelit, terrestrial, dan wireless. f. Security System
BRI secara rutin melakukan evaluasi dan audit terhadap keamanan infrastruktur teknologi. 3.1.2 Analisa Imlementasi Sistem Informasi
Pada application portfolio matrix dibawah ini bias diperhatikan peran dari masingmasing aplikasi SI pada Bank Rakyat Indonesia (BRI) :
18
Gambar 3.1 - IS Portfolio Matrix STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
a. Electronik Banking b. Enterprise Data Model. c. Business Continuity Plan dan Disaster Recovery Plan. d. AvaibilityJaringanKomuniksi. e. Security System
KEY OPERATIONAL
SUPPORTING
a. Company Website b. E-mail
Core Banking System(CBS)
CORE BANKING SYSTEM(CBS)
Selama tahun 2007 telah dilakukan penambahan unit kerja online yaitu dengan mengimplementasi aplikasi Core Banking System yang disebut aplikasi BRINETS pada 720 BRI Unit. Dengan implementasi ini jumlah BRI Unit yang terhubung secara real time online pada tahun 2007 bertambah sebanyak 720 lokasi menjadi 1.690 lokasi, tersebar di tiga wilayah waktu. ELECTRONIK BANKING.
Untuk melayani nasabah 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, BRI secara terus menerus melakukan penyempurnaan dan pengembangan fitur-fitur layanan electronic banking. Melalui media elektronik memungkinkan nasabah untuk memperoleh
informasi,
melakukan
komunikasi
dan
melakukan
transaksi
perbankan melalui ATM, phone banking, electronic fund transfer, dan mobile phone. Dengan menggunakan BRI Card, nasabah dapat melakukan transaksi tunai dan non tunai di lebih dari 1.262 ATM BRI, lebih dan 28.226 ATM Bersama, ATM Prima dan ATM Link, ratusan ribu ATM berlogo Cirrus dan Bankcard Jaringan Kerjasama ATM Malaysia - MEPS, layanan perbankan meialui SMS Banking, M-ATM Bersama dan Call BRI. Fitur-fitur ATM juga ditambahkan, seperti pembayaran Kartu kredit, KTA/Personal Loan, tagihan PLN, tagihan Telkom, cicilan kendaraan bermotor, tagihan seluler, Universitas terbuka, ticketing, dan registrasi e-banking. ENTERPRISE DATA MODEL
Pengembangan
Sistem
Informasi
Manajemen
dilaksanakan
dengan
penyempurnaan tingkat akurasi dan timeliness data serta mengintegrasikan informasi dan data sesuai dengan kebutuhan bisnis meialui pengembangan Enterprise Data Model, penyediaan monitoring tools, dan pengembangan query
19
builder untuk mendukung pengembangan operasional bank secara lengkap dan terpadu, memberikan kemudahan kepada bisnis dalam membuat laporan-laporan sesuai kebutuhan internal dan eksternal. BUSINESS CONTINUITY PLAN DAN DISASTER RECOVERY PLAN
Untuk menjaga kepercayaan nasabah dan untuk memitigasi risiko operasional dari gagalnya sistem aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi, Bank BRI telah menyiapkan Business Continuity Plan dan Disaster Recovery Plan yang merupakan bagian dari Business Continuity Management Perusahaan. Secara periodik dilaksanakan uji coba pada sistem aplikasi dan infrastruktur yang kritikal, dengan tujuan agar kegiatan usaha BRI dapat tetap berjalan saat terjadi gangguan pada sarana teknologi informasi yang dipergunakan. Selam itu, BRI juga menyiapkan Disaster Recovery Center (DRC) pada lokasi yang berbeda dengan Data Center sebagai fasilitas pengganti jika Data Center mengalami gangguan atau tidak dapat berfungsi, seperti tidak adanya aliran listrik ke ruang komputer, kebakaran, ledakan atau kerusakan pada komputer. AVAIBILITY JARINGAN KOMUNIKSI
Sebagai bank dengan jaringan kerja dan operasional yang terbesar di Indonesia serta adanya pertumbuhan dan pertambahan yang agresif dari unit kerja yang real time on-line, BRI harus menjaga dan memelihara availability jaringan komunikasi yang ada. Availability ini dilakukan derigan monitoring secara terus menerus melalui Enterprise Monitoring System serta redundancy dan diversifikasi media komunikasi dengan menggunakan satelit, terrestrial, dan wireless. SECURITY SYSTEM
BRI secara rutin melakukan evaluasi dan audit terhadap keamanan infrastruktur teknologi. Evaluasi dan audit ini dilakukan untuk mengurangi resiko kelemahan dan kerawanan terhadap keamanan infrastruktur teknologi informasi. Kelemahan pada sistem (vulnerability) diidentifikasi, kemudian dibuat langkah perbaikan yang tepat berdasarkan Standard dan Prosedur Vulnerability Management. Selain itu, BRI mulai melakukan inisiasi untuk sertifikasi Operational IT Security, yang comply terhadap standansasi (ISO 27001:2005) yang telah diakui secara internasional.
20
3.1.3 Analisis SWOT Sistem Informasi di Bank Rakyat Indonesia Tbk
3.1.4 BRI Goals Schema
Sebelum menentukan system informasi apa yang dibutuhkan oleh Bank Rakyat Indonesia (BRI), maka perlu dilakukan analisa terlebih dahulu untuk memetakan strategi bisnis BRI terhadap system informasi yang dibutuhkan. Teknik analisa yang digunakan adalah dengan menggunakan metode “Balance Scorecard”. Bank Rakyat Indonesia Tbk. adalah MISSION
CRITICAL SUCCESS FACTOR
sebuah
organisasi
bisnis
yang
berorientasi profit, bersifat kompetitif untuk merebut market share dan memiliki
tujuan
yang
unik
dalam
meningkatkan customer satisfaction. GOALS
Untuk itulah Bank Rakyat Indonesia Tbk.
menerjemahkan
misinya
ke
dalam strategi serta target yang ingin dicapai.
Gambar 3.1 – BRI Goals Schema
21
Adapun Target Goal yang ingin dicapai Bank Rakyat Indonesia pada tahun buku selanjutnya adalah : Memperkuat Dana Pihak Ketiga Mendominasi dana murah berbasis penabung ritel individu Peningkatan perolehan retensi dana TSA sebesar Rp. 120 Triliun Monitoring terhadap cash flow debitur secara lebih intensif Mengantisipasi bila terjadi penurunan kinerja usaha debitur Melakukan ekspansi kredit dengan memprioritaskan UMKM dan perusahaan berorientasi ekspor secara selektif. Standarisasi dan perbaikan kualitas layanan melalui peningkatan aspek physical, people dan process. Pengembangan jaringan kerja, untuk memperluas akses pasar 3.1.5 Balance Score Card
Balance
Score
Card
merupakan
sistem
manajemen
strategis
yang
menterjemahkan visi dan strategi suatu organisasi ke dalam tujuan dan ukuran operasional secara berimbang baik itu secara financial maupun non financial, Tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam 4 perspektif yaitu perspektif Financial, Customer, Internal Business Process, serta Learning &Growth.
Gambar 3.2 - Balance Score Card Schema
22
a.
Balance Score Card Preparation
Sebelum menentukan sistem informasi apa yang dibutuhkan oleh Bank Rakyat Indonesia Tbk maka diperlukan persiapan terlebih dahulu. 1. Strategic Focus
Mencari
Gambar 3.3 - Balance Score Card Phase
&
menetapkan
strategi 2. Assessment
Melihat
hasil
penilaian
audit,
membuat
&
menerapkan ukuran baru serta
menganalisa
dan
membuat laporan 3. Change
Planning
&
Implentation
Menerapkan
rencana
perbaikan 4. Continuous Improvement
Membuat jalur, melanjutkan sistem yang sudah ada, menguji
kembali
alur
sistem.
Ke-empat phase tersebut untuk mendapatkan hasil yang berkelanjutan. b.
Sistem dan Teknologi Informasi Perspektif
Misi dan Strategi penerapan SI/IT diliihat dari sudut pandang : Finance , yaitu untuk :
Mengurangi Resiko Kerugian; Memperkecil & Mengefisiensikan penggunaan biaya; Memberikan kontribusi yang optimal bagi stakeholder; Meningkatkan profitabilitas, laba operasi, Return on Assets, Return On equity, etc.
23
Internal Business Process , yaitu untuk :
Menjadi Bank terkemuka yang ditunjang dengan penggunaan TI/SI yang memadai; Persiapan Layanan Global Network Banking; Mempercepat respond time danMeningkatkan Keakuratan kinerja TI/SI; Meningkatkan keamanan informasi TI/SI; Membangun tata kelola perusahaan yang baik; Memangkas waktu transaksi; Mengurangi antrian. Learning & Growth , yaitu untuk :
Meningkatkan kompetensi karyawan; Meningkatkan motivasi & produktifitas kerja; Meningkatkan kwalitas layanan; Peningkatan kapabilitas SI/TI; Customer, yaitu untuk :
Memberikanpelayanan yang memuaskan kepada pelanggan; Meningkatkan kemudahan & kenyaman bertransaksi; Meningkatkan tingkat kepercayaan nasabah; 3.1.6 BRI Key Performance Indicator
Key Performance Indicator adalah ukuran kinerja keberhasilan bisnis, KPI dapat beragam tetapi biasanya mewakili nilai, tren, atau tujuan. KPI menyajikan informasi untuk eksekutif atau manajer dari perusahaan sebagai target organisasi secara terpadu secara cepat dan akurat.
Bank Rakyat Indonesia Tbk mentargetkan untuk menarik dana tabungan sebesar Rp 5 triliun dengan nasabah baru berjumlah 1 juta hingga Juni 2012. Untuk menambah jumlah nasabah, BRI akan membuka cabang dan pelayanan di beberapa kota sebanyak 1000 kantor hingga akhir tahun ini, dari 5000 yang sudah ada menjadi 6000. Hingga Juni 2009, total aset BRI mencapai Rp 267 triliun, atau meningkat 23 persen dari tahun sebelumnya. Total kredit juga mengalami peningkatan 35% dibanding tahun sebelumnya menjadi Rp 184 triliun. DPK naik 23% dibanding
24
periode yang sama tahun sebelumnya menjadi Rp 216 triliun. Sedangkan CAR berada di posisi 14,69% dengan LDR sebesar 85% Tabungan Britama memberikan kontribusi sebanyak 40% hingga 50% terhadap total Dana Pihak Ketiga (DPK) keseluruhan BRI. Tingkat kinerja BRI pada seluruh atributnya masih dibawah garis efficient service. Oleh karena itu kinerja perlu ditingkatkan agar mencapai tingkat harapan yang dinginkan nasabah atau paling tidak sampai pada garis efficient service. Secara total indeks kepuasan nasabah BRI adalah 58,67 persen. 3.1.7 Proposed Information System with Balance Score Card Tabular
3.1.8 Critical
Success
Factor
Applying
Information
System/Information
Technology Hardware & Software Selection
Hardware & software dipilih dengan seksama disesuaikan dengan tingkat kebutuhan dan sumber daya perusahaan yang ada agar tidak terjadi over investment dalam pembelian perangkat, over budgeting dalam perawatan, menekan resiko kesalahan untuk meningkatkan nilai manfaat dari sistem yang akan diterapkan.
System Performance Management
Kestabilan dan ketangguhan system harus tetap dijaga dengan didukung manajemen perusahaan dengan komitmen yang kuat dalam menerima perubahan dan perbaikan system demi mendapatkan data informasi yang akurat, daya tahan system terhadap kecepatan perkembangan IT, termonitor konsistensinya.
dan
25
Human Resources Skill Assessment
Penilaian keberhasilan dari suatu sistem adalah dengan adanya peningkatan kinerja sumber daya manusia, namun keberhasilan peningkatan kinerja harus dibarengi dengan peningkatan standar kemampuan dan keahlian si pengguna dalam beradaptasi dengan sistem.
Defined Solutions
Sistem Informasi / Teknologi Informasi dibangun guna menawarkan solusi dari permasalahan dengan melihat business core perusahaan dalam meraih peluang atau kesempatan atau untuk meningkatkan nilai tambah.
Demand
Sistem Informasi / Teknologi Informasi diharapkan dapat meningkatkan keterkaitan kebutuhan antara perusahaan, mitra kerja dan
masyarakat
sehingga SI / TI menjadi kebutuhan pokok dalam core business perusahaan.
Qualifying
Kualifikasi
Sistem
Informasi
/
Teknologi
Informasi
harus
dipertegas
peruntukannya agar dapat digunakan dengan baik dan dipahami dengan mudah, siapa yang bertanggungjawab, seimbang dengan nilai investasi atau resiko yang akan timbul di lain waktu.
Clarity
Pembangunan Sistem Informasi / Teknologi Informasi harus transparan sesuai dengan prospek kebutuhan perusahaan dan tingkat keberhasilan dalam
penerapannya
agar
mudah
mengukur
dan
mengevaluasi
penggunaannya setiap periode waktu.
Existing Expansion
Pengembangan Sistem Informasi / Teknologi Informasi yang sedang berjalan dengan baik dapat dengan mudah diadaptasi oleh pengguna sehingga mempercepat waktu implementasi dan pengawasan.
26
3.1.9 Proposed Application Portfolio Matrix IS
Gambar 3.4 - Application Portfolio Matrix IS
Proposed Application Descriptions Business Intelligence
BRI Business intelligence System dikategorikan sebagai aplikasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu pengguna mengambil keputusan bisnis secara lebih baik. Aplikasi ini mencakup aktivitas sistem pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing (OLAP), statistical analysis, forecasting, dan data mining. Singkat kata, Business intelligence dibutuhkan untuk mengubah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan-keputusan perusahaan dan proses bisnis. Anatomy of a Business Intelligence System Solusi Business Intelligence System yang kompleks dan biasanya mencakup beberapa komponen yang berjalan pada sistem yang berbeda (Gambar 3.5). Sistem ini berisi informasi yang berharga bagi organisasi
27
Gambar 3.5 -Anatomy of a Business Intelligence System
Adapun kegunaan Business Intelligence System di Bank Rakyat Indonesia adalah : Menjadi Bank terkemuka yang ditunjang dengan penggunaan SI/TI di Indonesia Mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan Informasi pengambil keputusan bagi pihak manajemen dalam proses bisnis Forecasting Critical
Success
Factors
of
BRI
Business
Implementation
Bisnis berbasis metodologi dan manajemen proyek Visi yang jelas dan perencanaan Komitmen dukungan manajemen & sponsor Pengelolaan data dan kualitas Pemetaan solusi untuk kebutuhan pengguna Kinerja pertimbangan dari sistem BI Kerangka kerja yang kuat dan dapat diupgrade
Intelligence
System
28
Customer Relationship Management (CRM) Customer Relationship Management merupakan strategi dan usaha untuk
menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. CRM mengintegrasikan strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut. Tujuan CRM yaitu : Menggunakan hubungan dengan nasabah untuk meningkatkan keuntungan Menggunakan informasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan. Mendukung proses sosialisai produk berulang kepada nasabah. Meningkatkan standar & prosedur pelayanan kepada nasabah Peran CRM dapat bertindak sebagai “ front office ” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan. CRM diimplementasikan dalam bentuk aplikasi web . Melalui web , suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Peran CRM yang lainnya bertindak sebagai “ back office ” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami kebutuhan
pelanggan. CRM melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan.
CRM sebenarnya merupakan upaya peningkatan kualitas dan kuantitas interaksi yang berkesinambungan, baik dengan pelanggan baru maupun lama. Untuk beberapa hal, sama dengan mencari cara untuk memperoleh pelanggan baru melalui pemasaran, penjualan bertarget dan yang lebih pintar. Bagi yang lain, fokus pada segmentasi pelanggan, yakni memberikan layanan jasa dan produk yang lebih fokus. Sementara yang lainnya memandang CRM sebagai suatu cara untuk meningkatkan interaksi layanan pelanggan, baik melalui hubungan muka temu muka, call centre maupun web dan kanal nirkabel ( wireless channels ). Tiga unsur kunci keberhasilan BRI Customer Relationship Management (CRM) System
Seluruh staff dan karyawan harus menyadari dan mendukung penerapan CRM System.
29
Proses, harus pula disesuaikan dengan inisiatif CRM, khususnya dari sisi bagaimana meningkatkan proses agar dapat memberi pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Teknologi. Perusahaan juga harus memilih teknologi mana yang tepat untuk mendukung peningkatan proses bisnis, menyediakan data terbaik bagi karyawan, dan memudahkan penggunaannya Solusi CRM bukanlah solusi teknologi, melainkan solusi strategis guna mencapai sasaran bisnis yang diinginkan. Bagaimana CRM mendorong peningkatan proses bisnis, baik itu terkait dengan pelayanan pelanggan, peningkatan efisiensi, peluang cross-selling dan up-selling , penyelarasan proses penjualan dengan pemasaran, peningkatan customer profiling and targeting , pengurangan biaya dan peningkatkan jumlah pelanggan, serta keuntungan perusahaan secara keseluruhan. Gambar 3.6 Business Service Hub Architecture
Berikut adalah fungsionalitas yang dibutuhkan dari CRM untuk menunjang kebutuhan di Bank Rakyat Indonesia : Account & Contact Management
Bagian Pemasaran dapat menyimpan, monitor dan menelusuri semua informasi penting tentang consumer dan prospek termasuk profil, kontak,
30
status,
dokumen
terkait
dengan
bagian
pemasaran,
aktifitas
dan
kesempatan pada setiap daftar. Selain itu, semua informasi dapat dibagi kepada pengguna yang sudah diberikan aksesnya untuk waktu yang bisa ditentukan dari departemen lain untuk memaksimalkan layanan konsumen lainnya. Modul ini dapat digunakan untuk menelusuri data penggunaan produk dan menganalisa promosi produk yang akan datang. Opportunity Management
Pihak Manajemen dapat mengelola jalur penggunaan produk oleh pengguna dan promosi produk dengan menelusuri dan mendeteksi prospek menjadi peluang. Daftar peluang detailnya antara lain yang terkait dengan daftar prospek, kontak, jenis produk yang diminta, dan anggaran. Activity Management
Dengan fungsi ini pengguna dapat menambah dan menelusuri semua aktifitas penggunaan produk dan interaksinya terkait dengan konsumernya dan prospek termasuk janji, kontak, kontak person, email, percakapan telepon dan dokumen. Document Management & Letter Templates
Disini, pengguna dapat menyimpan semua dokumen dengan folder yang disediakan satu lokasi. Pengguna yang memiliki otorisasi dengan mudah mengakses dokumen penting seperti proposal, penawaran, permintaan, perjanjian, kontrak, dll. Kemudian, fungsi ini juga dapat digunakan untuk pembuatan suatu template dokumen seperti untuk surat perkenalan atau proposal
dan
dengan
hanya
mengubah
detil
kliennya
sehingga
mempersingkat waktu untuk berinteraksi dengan kliennya. Customer Service
Bagian pemasaran dapat mengelola kasus-kasus yang berkaitan dengan pelanggan, memberikan layanan/dukungan terhadap permintaan layanan pelanggan secara otomatis berdasarkan pada kasus yang sesuai, mengatur schedulling, routing dan workflow. Decision Support System (DSS) Decision Support System ( DSS) sebagai sebuah system yang memberikan
dukungan kepada seorang manajer, atau kepada sekelompok manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam memecahkan
31
masalah semi terstrukitur dengan memberikan informasi atau saran mengenai keputusan tertentu.Informasi tersebut diberikan oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai kemampuan untuk memberikan saran dalam tingkat yang bervariasi Tujuan implementasi BRI Decision Support System yaitu : Membantu manajer dalam pembuatan keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur Mendukung keputusan manajer, dan bukannya mengubah atau mengganti keputusan tersebut Meningkatkan
efektivitas
menajer
dalam
pembuatan
bukannya peningkatan efisiensi
Gambar 3.7 Decision Support System Analysis Layer
keputusan,
dan
32
Pada dasarnya informasi dari BRI Decision Support System, yaitu untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah adalah usaha definisi dari pendekatan system. Ia juga berkaitan dengan fase
intelegensi.
Selanjutnya
manajer
menggunakan
informasi
untuk
memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut pendekatan sistim dan berkaitan denga fase desain dan pemilihan. Pada umumnya, laporan berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan. Laporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah diidentifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karena
kelemahan
cenderung
akan
kelihatan
menonjol
ketika
operasi
perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan cara mengidentifikasi keputusan alternative, mengevaluasi dan memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.
E-Learning System
E-Learning System adalah pembelajaran jarak jauh (distance Learning) yang memanfaatkan teknologi komputer, jaringan komputer dan/atau Internet. ELearning sering pula dipahami sebagai suatu bentuk pembelajaran berbasis web yang bisa diakses dari intranet di jaringan lokal atau internet. Sebenarnya materi e-Learning tidak harus didistribusikan secara on-line baik melalui jaringan lokal maupun internet, distribusi secara off-line menggunakan media CD/DVD pun termasuk
pola
e-Learning.
Dalam
hal
ini
aplikasi
dan
materi
belajar
dikembangkan sesuai kebutuhan dan didistribusikan melalui media CD/DVD, selanjutnya pembelajar dapat memanfatkan CD/DVD tersebut dan belajar di tempat di mana dia berada. Walaupun e-Learning diberikan hanya melalui perangkat komputer, e-Learning disiapkan, ditunjang, dikelola oleh tim yang terdiri dari para ahli di bidang masingmasing, yaitu: Subject Matter Expert (SME ) atau nara sumber dari pelatihan yang
disampaikan.
33
Instructional Designer (ID), bertugas untuk secara sistematis mendesain
materi dari SME menjadi materi e-Learning dengan memasukkan unsur metode pengajaran agar materi menjadi lebih interaktif, lebih mudah dan lebih menarik untuk dipelajari. Graphic Designer (GD), mengubah materi text menjadi bentuk grafis dengan
gambar, warna, dan layout yang enak dipandang, efektif dan menarik untuk dipelajari. Learning Management System (LMS). Mengelola sistem di website yang
mengatur lalu lintas interaksi antara instruktur dengan siswa, antarsiswa dengan siswa lainnya. Karyawan dapat melihat modul-modul yang pembelajaran, mengambil tugastugas dan ujian yang harus dikerjakan, serta melihat jadwal diskusi secara maya dengan instruktur, nara sumber lain, dan pembelajar lain. 3.1.10 Proposed IS Key Performance Indicator
Key Performance Indicators atau sering disebut sebagai KPI merupakan daftar tolok
ukur
yang
digunakan
untuk
mengevaluasi
tingkat
keberhasilan
kinerja.Dengan penerapan teknologi-teknologi yang diusulkan diharapkan dapat meningkatkan
kinerja
dari
masing-masing
bagian.Performance
Indicator
terhadap penerapan teknologi usulan dapat dilihat dalam table berikut :
NO
FAKTOR
INDIKATOR
a.
1
Bussiness Intellegence
2
CRM
3
E-Learning
SATUAN
Jumlah keputusan yang dihasilkan oleh pihak manajemen. b. Waktu yang dibutuhkan untuk merealisasikan keputusan. c. Jumlah inovasi pemasaran d. Jumlah ide baru dalam mendukung strategi bisnis.
a. Angka
a.
a. Angka
Persentease retensi (belanja ulang) Nasabah pengguna produk. b. Jumlah Komplain c. Jumlah Komplain yang bisa ditangani a. Persentase peningkatan kompetensi karyawan b. Persentase efisiensi biaya training.
b. Angka c. Angka d. Angka
b. Angka c. Angka a. Angka b. Angka
34
3.2 Analisisi Manajemen & Organisasi Sistem/Teknologi Informasi 3.2.1 Organisai IS/IT
Kompetensi TI diperlukan dalam menjalankan fungsi-fungsi yang mencakup empat fungsi utama, yaitu: Strategy & Management , Investment & Project , Risk Control , dan Operations . Pemetaan unit-unit Bank Rakyat Indonesia dapat dilihat
pada Gambar 3.8 berikut ini.
Gambar 3.8 -Application Portfolio Matrix IS
3.2.2 Operation Aspect
Aspek ini memang sebagian besar menjadi tanggung jawab dari unit Teknologi Informasi, yang ada ada pada Bank Rakyat Indonesia Tbk. oleh Bagian TI. Namun operasional dan dukungan bagi aplikasi bisnis belumlah dituangkan dalam suatu kebijakan mendasar, karena proses pengembangan (investasi dan proyek) dilakukan oleh masih-masing unit kerja. 3.2.3 Investment / Project Aspect
Untuk investasi dan kegiatan infrastruktur — yang berwarna hijau pada gambar di atas proses ini sudah cukup baku karena hanya melibatkan Bagian TI (sebagai pengguna) dan Divisi Logistik (pengadaan). Namun untuk aplikasi bisnis — yang berwarna merah pada Gambar 3.8 — proses investasi dan proyek masih amat bergantung pada user (departemen yang memiliki inisiatif). Hal ini cukup riskan mengingat untuk memilih solusi serta melakukan implementasi dibutuhkan suatu kompetensi yang memadai pada hal-hal yang amat berhubungan dengan teknologi informasi seperti : perumusan kebutuhan, penyusunan spesifikasi, penentuan vendor atauteknologi, implementasi, hingga ke manajemen proyek. IT Master Plan Bank Rakyat Indonesia Tbk. Ini adalah aspek terpenting yang membuat maturitas teknologi informasi Bank Rakyat Indonesia Tbk. belum dapat dikategorikan sebagai “Repeatable”, karena hal ini mengakibatkan :
35
Unit dengan suatu permasalahan baru bisa menemukan solusi teknologi informasi apabila diunit tersebut terdapat sumber daya manusia yang mengerti mengenai potensi perbaikanmelalui aplikasi bisnis di unit tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa inisiatif untuk memperbaiki proses melalui teknologi informasi bersifat sporadis. Dalam proses akuisisi (pembelian ataupun pembuatan di internal), diperlukan suatu keputusan mengenai kriteria teknis maupun kriteria bisnis untuk dapat menentukan solusiterbaik yang akan dipilih. Akibat bergantung pada sumber daya manusia di unit tersebut, maka pemilihan teknologi, solusi, dan metoda implementasi tidak didasarkan atas suatu pemahaman yang integral melainkan pada apa yang diketahui oleh sumber daya di unittersebut. Pada saat aplikasi bisnis telah terinstalasi terdapat potensi konflik kepentingan antara unit pengguna dan Bagian TI. Dalam hal dukungan operasional karena aplikasi bisnis tersebut berjalan di atas infrastruktur yang dikelola oleh Bagian TI. Terlebih apabila hal ini tidak dibicarakan di awal pengerjaan/implementasi. 3.2.4 Strategy & Management Aspect
Fungsi strategi dan manajemen teknologi informasi masih tidak diletakan di tempatstrategis
di
Bank
Rakyat
Indonesia
Tbk.
Pendekatan
dalam
pengembangan berbagai kegiatan sehubungan dengan teknologi informasi (portfolio kegiatan) masih bersifat bottom-up tanpa „diawasi‟ oleh suatu fungsi manajemen yang sifatnya strategis. Akibat dari hal ini adalah : •
Kegiatan-kegiatan TI bersifat parsial tanpa melihat efektifitas kolektif (integral) di level perusahaan, karena kegiatan-kegiatan tersebut terwujud dari kepentingan unit-unit yang melontarkan inisiatif.
•
Kegiatan-kegiatan TI yang melibatkan berbagai unit kerja (yang biasanya berdampak lebih besar) sulit diwujudkan, karena hanya mengandalkan komunikasi antara unit-unit kerja tersebut tanpa arahan dari manajemen yang lebih tinggi.
•
IT Master Plant Bank Rakyat Indonesia Tbk. kegiatan-kegiatan TI menuntut perubahan yang harus disertai dengan perubahan prosedur kerja atau kebijakan perusahaan. Tanpa fungsi Strategy and Management ini, akan sulit mencapai hal tersebut.
•
Tidak terdapat suatu keputusan-keputusan mendasar mengenai teknologi informasi seperti platform teknologi, kebijakan outsourcing, dan sebagainya.
36
3.2.5 Operation Aspect
Aspek ini memang sebagian besar menjadi tanggung jawab dari unit Teknologi Informasi, yang ada ada pada Bank Rakyat Indonesia Tbk. oleh Bagian TI. Namun operasional dan dukungan bagi aplikasi bisnis belumlah dituangkan dalam suatu kebijakan mendasar, karena proses pengembangan (investasi dan proyek) dilakukan oleh masih-masing unit kerja. Aspek ini sebenarnya amat terkait dengan fungsi lainnya, karena fungsi bersifa tmengantisipasi resiko yang ditimbulkan di proses lainnya. Saat ini, karena fungsi Investment & Project serta fungsi Strategy & Management yang belum optimal, maka peran Risk & Control pun masih belum optimal. Hal ini terlihat dari : •
Belum terdapat kebijakan-kebijakan fundamental mengenai TI seperti : kerahasiaan informasi, manajemen outsourcing, dan seterusnya.
•
Belum terdapat mekanisme audit untuk semua kegiatan implementasi teknologi informasi, yang bertujuan memberikan umpan balik (feedback) terhadap kebijakan atau prosedur sehubungan dengan TI
3.2.6 Skills Framework For The Information Age (SFIA) IT Steering Committee
IT Steering Committee merupakan forum lintas sektoral yang melakukan persetujuan prinsip akan aspek strategis teknologi informasi. Beberapa fungsi yang harus dijalankan oleh Steering Committee: Memberikan persetujuan prinsip akan arah dan rencana jangka panjang teknologi informasi di organisasi. Memberikan persetujuan prinsip akan komitmen organisasi dalam bentuk alokasi anggaran, alokasi sumber daya manusia, dan dukungan terhadap implementasi. Mengambil keputusan-keputusan kritis yang harus diambil sebagai akibat dari implementasi teknologi informasi seperti : perubahan metoda costing, struktur organisasi, perubahan proses kerja utama, serta penetapan kebijakan sehubungan teknologi informasi yang bersifat mendasar. Mengingat IT Steering Committee perlu terdiri dari manajemen teknologi informasi dan juga manajemen pengguna (user), di BRI diusulkan agar IT Steering Committee merupakan forum para Kepala Divisi. Divisi Sistem Informasi Management (SIM)
Yang ada sekarang harus dikembangkan hingga bisa mencakup bukan hanya fungsi operasi, melainkan juga dalam hal Investment & Project costing. Namun
37
dalam menjalankannya, perlu dilakukan pemisahan fungsi yang jelas antara kedua fungsi utama tersebut, karena secara prinsip kedua fungsi tersebut harus dipisah untuk menghindari benturan kepentingan (conflict of interest).Untuk dapat menjalankan kedua fungsi ini, Bagian SIM yang ada sekarang perlu dikembangkan menjadi Divisi Teknologi Informasi. Namun sebelum jabatan yang dibutuhkan diadakan, fungsi-fungsi yang dijalankan harus dilaksanakan terlebih dahulu. Kepala Divisi Teknologi Informasi
Kepala Divisi Teknologi Informasi bertugas mengkordinasikan kegiatan TI di lingkungan Bank Rakyat Indonesa dan juga berperan sebagai :administrator keamanan informasi, yang bertugas menerapkan, memantau, menegakkan kebijakan dan prosedur keamanan informasi, serta melaporkan masalah yang berhubungan dengan keamanan informasi kepada direksi. Operations
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab jabatan-jabatan pada bagian ini. •
Kepala
Bagian
Operasi
Teknologi
Informasi
bertugas
untuk
mengkoordinasikan kegiatan operasi teknologi informasi, yaitu administrasi dan helpdesk. Juga berperan menyimpan dan memelihara semua backup data dan aplikasi. Di samping itu juga perlu berperan sebagai pemilik proyek TI (kecuali sistem informasi) dan mengelola vendor TI : kualifikasi vendor dari berbagai aspek, dan terlibat dalam proses pembelian.
•
Kepala Seksi Administrasi Infrastruktur TI mengepalai kegiatan di data
center, mengelola inventaris infrastruktur TI, menyetujui kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan infrastruktur TI (perangkat keras, jaringan) dan manajemen pengguna.
•
System Engineer bertanggungjawab dalam mengelola semua peralatan
infrastruktur TI secara teknis, mengelola sistem operasi, account pengguna, dan melakukan proses pemeliharaan infrastruktur sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku.
•
Security Engineer, bertugas dalam melakukan pengaturan keamanan di
piranti-piranti seperti firewall dan proxy, memantau log keamanan dan kondisi keamanan fisik, melakukan pengujian keamanan, melakukan pelatihan yang
38
berhubungan dengan keamanan informasi, serta melaporkan masalahmasalah yang berhubungan dengan keamanan informasi.
•
Helpdesk TI, bertugas untuk menangani permintaan support dan berbagai
pertanyaan dari para pengguna yang berhubungan dengan infrastruktur, sistem informasi. Selain kontak dengan para pengguna, juga harus melakukan pencatatan atas kasus yang terjadi serta melakukan analisis untuk meminimalisasi persoalan yang dialami pengguna. Bantuan spesifik dapat ditugaskan kepada system engineer dan security engineer. Investment & Project, tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan di
sektor Investment & Project dalam struktur di atas ditangani oleh Bagian Proyek Sistem Informasi : •
Kepala Bagian Proyek Sistem Informasi , bertanggung jawab atas seluruh
kegiatan
pengembangan
sistem,
dukungan
sistem,
dan pelaksanaan
portofolio proyek.
•
Kepala
Seksi
Pengembangan
Sistem
Informasi,
Memimpin
dan
mengembangkan keterampilan tim pengembangan sistem informasi, dan memastikan semua aspek yang penting diperhatikan dalam pengembangan sistem
dilaksanakan
oleh
pihak
eksternal
yang
menerima
tugas
pengembangan sistem informasi.
•
Business Analyst, Membantu pengguna dalam mendefinisikan kebutuhan
akan
suatu
solusi
berbasis
teknologi
informasi,
termasuk
dalam
mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi akibat penerapan solusi teknologi informasi tersebut. Hasilnya akan didokumentasikan dalam format standar. Software Architect, membuat arsitektur dan rancangan solusi (spesifikasi teknis) dari sistem informasi yang dapat menjawab kebutuhan pengguna, serta sesuai dengan berbagai kebijakan Bank Rakyat Indonesia di area teknologi informasi.
•
Software Developer, bertugas untuk implementasi pengembangan perangkat
lunak dalam penulisan program.
•
Kepala Seksi Manajemen Proyek dan Dukungan Sistem Informasi
bertugas mengelola portofolio proyek sistem informasi dan dukungan
39
terhadap sistem informasi yang digunakan di lingkungan Bank Rakyat Indonesia.
•
Project
Manager,
melaksanakan
bertanggungjawab
kegiatan
implementasi
dalam sistem
merencanakan informasi
dan
dengan
mengkoordinasikan seluruh stakeholder (pengguna, manajemen, vendor, bagian Operasi TI), serta memastikan bahwa kegiatan dapat berjalan dalam waktu dan biaya sesuai yang direncanakan, serta dengan keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan.
•
Helpdesk Aplikasi, bertugas menjawab pertanyaan dari pengguna sistem
informasi mengenai kesulitan dalam menjalankan fungsionalitas sistem.
•
Software Tester, Memastikan aplikasi sistem informasi yang dibuat baik oleh
pihak internal maupun eksternal sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. User Units
Unit pengguna, dalam kegiatan implementasi sistem informasi, memiliki peran sebagai : •
Pemilik Proyek (untuk sistem informasi), sponsor atau pemilik kegiatan
sistem informasi adalah unit pengguna. Bagian Sistem Informasi bertindak lebih sebagai „konsultan‟ internal yang menjadi penghubung dengan pihak -
pihak teknis lainnya.
•
Pemegang Komitmen Pengguna, unit pengguna memiliki fungsi sebagai
pihak yang harus berusaha agar sistem informasi dapat benar-benar digunakan oleh para personilnya. Logistic Division
Divisi Logistik memiliki peran dalam administrasi dan pelaksanaan pembelian, namun khusus untuk sistem informasi, harus menggalang koordinasi antara pengguna dan Divisi Teknologi Informasi. Internal Audit
Teknologi informasi menghadapi berbagai risiko yang harus senantiasa dikontrol melalui berbagai mekanisme. Dalam rangka tatakelola perusahaan yang baik (good corporate governance), Tata kelola Teknologi Informasi (IT Governance)
40
merupakan salah satu komponennya. Dan salah satu mekanisme yang dapat dilakukan untuk menjamin IT Governance adalah audit sistem informasi. Audit sistem informasi berguna untuk menjamin sistem informasi dan teknologi informasi di lingkungan BRI terkendali dengan memadai dan memenuhi kebutuhan bisnis. Audit perlu dilakukan dengan standar yang diterima oleh umum. Mengingat audit sistem informasi harus dilakukan oleh tim yang independen dari pelaksana teknologi informasi, pelaksanaan audit dilakukan oleh Bagian SPI. Secara berkala, audit oleh pihak ketiga juga perlu dilakukan untuk memperoleh kepastian dari pihak eksternal. Nantinya, dalam proses pengembangan dan penerapan aplikasi system informasi yang diusulkan, maka kompetensi IT yang harus dimiliki oleh tiap resource sesuai pedoman SFIA adalah sebagai berikut :
3.2.7 IS Competencies IS Competencies Table
41
4. TAHAPAN DAN ESTIMASI BIAYA/INVESTASI DALAM PENERAPAN SISTEM 4.1 Tahapan Penerapan Sistem Informasi
Untuk penerapan sistem informasi yang dibutuhkan, tidak dapat diimplementasikan secara keseluruhan pada tahun yang sama. Implementasi sistem informasi yang disarankan membutuhkan waktu 5 tahun. Dalam kurun waktu 5 tahun tersebut, kita dapat uraikan sebagai berikut : Tahun 1 : Implementasi Ruangan Data Center Tahun 2 : Implementasi infrastruktur data center Tahun 3 : Implementasi E-Learning Tahun 4 : Implementasi CRM dan Bussiness Intelligence Tahun 5 : Sistem Pendukung : Disaster Recovery Plan (DRP)
4.2 Work Breakdown
42
43
4.3 Proposed Sistem Information Benefit
Nilai anggaran tersebut akan tertutup jika kinerja dari system yang dibangun dapat memenuhi indicator kinerja yang ditetapkan, nilai pengembalian biaya dan investasi yang dianggarkan diperoleh berdasarkan perhitungan sebagai berikut :
44
4.4 Cost/Investment& Benefit Estimation
Dari rincian biaya tersebut, diperlukan anggaran sebagai berikut : Total Biaya Operasional
: Rp. 195.000.000.000
Total Investasi
: Rp.
Total Biaya dan Investasi
: Rp. 192.975.000.000
2.025.000.000 -
Total Benefit dari sistem yang di usulkan sebesar Rp. 192.975.000.000,-
4.5 Proposed Sistem Information Risk Business Intelligence
Beberapa faktor yang mengakibatkan resiko implementasi Business Intelligence: Kemungkinan perencanaan yang tidak matang cukup besar karena faktor kesulitan yang cukup tinggi. Kemungkinan terdapat Kualitas data yang kurang baik Perubahan organisasi tidak terantisipasi dengan baik. Pengembangan BI hanya mengandalkan tenaga outsourcing
45
Kesulitan memilih sistem atau model BI yang sesuai dengan kebutuhan organisasi pemerintah Tingkat Kesulitan menentukan ukuran-ukuran kinerja organisasi yang harus dicapai Masih rendahnya kemampuan dan kemauan organisasi untuk berubah, dalam mengadopsi perkembangan teknologi dan perubahan kebutuhan layanan yang diminta oleh publik. Customer Relationship Management (CRM)
Resiko dalam menimplementasikan Customer Relationship Management (CRM), yaitu : Pada aplikasi TI, terbuangnya feature atau kelebihan-kelebihan yang ditawarkan TI dengan percuma. Pelanggan tetap mengeluh. Hubungan dengan pelanggan tetap transaksional. Tidak ada peningkatan efisiensi. Staf sales dan marketing masih saling menyembunyikan data. Keuntungan perusahaan masih stagnan. Decision Support System (DSS)
Resikonya adalah : Kualitasnya bisa tidak terjaga. DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan yang efisien Resiko potensial kualitas dapat diklasifikasi dalam 3 kategori: Tool dan fasilitas dibawah standar Resiko
yang
berhubungan
dengan
proses
pengembangan
(contoh
:
pengembangan sistem yang mnghasilkan hasil yang salah), Resiko manajemen data (misal : kehilangan data). E-Learning
Dalam penerapannya, e-learning juga memiliki beberapa keterbatasan dan kendala yang harus dipikirkan solusinya, seperti sebagai berikut Investasi. Walaupun e-learning pada akhirnya dapat menghemat biaya pelatihan,
akan tetapi memerlukan investasi yang sangat besar pada permulaannya. Sehingga bila tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan kerugian besar. Investasi ini dalam bentuk kapital atau pun sumber daya manusia,