BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI A. Gudang Farmasi Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK) (GFK)
1. Defi Defini nisi si Gud Gudan ang g Farm Farmas asii Adalah Adalah tempat tempat peneri penerimaa maan, n, penyim penyimpan panan, an, pendis pendistri tribus busian ian dan pemeli pemelihara haraan an barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk, dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten / kodya yang bersangkutan. 2. Kedudukan Gudang Farmasi Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya. kodya. 3. Susuna Susunan n Organ Organisa isasi si Gudan Gudang g Farma Farmasi si Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada : (a) Beban ke kerja (b) (b) Juml Jumlah ah kefar efarma masi sian an (c) (c) Inst Instit itu usi kese keseh hatan atan (d) (d) Juml Jumlah ah pend pendud uduk uk yang yang dila dilaya yani ni (e) Juml Jumlah ah proy proyek ek yang yang dila dilaks ksan anak akan an (f) (f) Inte Inten nsita sitass tata tata hubun ubunga gan n anta antarr Depke epkess den dengan gan Pemda emda sesu sesuai ai deng engan azas azas dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah. Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A Kepala Gudang Farmasi Kab./Kodya Ur. Tata Usaha Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B Kepala Gudang Farmasi Kab./Kodya Petugas Tata Usaha Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi
Kepala Kepala GFK GFK dalam dalam melaks melaksana anakan kan tugasn tugasnya, ya, wajib wajib mengik mengikuti uti dan mematu mematuhi hi petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang yang berlaku. Fungsi Fungsi Pokok Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan melaksanakan tugas - tugas keuangan, keuangan, kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga. 1
Fungsi Fungsi Pokok Pokok Sub Seksi Seksi Penyim Penyimpan panan an dan Penyal Penyalura uran n adalah adalah melaks melaksana anakan kan tugas-t tugas-tuga ugass penerim penerimaan aan,, penyim penyimpan panan, an, pemelih pemelihara araan an dan pendis pendistri tribus busian ian obat, obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya. Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugastugas tugas penyia penyiapan pan,, penyus penyusuna unan n rencan rencana, a, pencat pencatatan atan dan pelapo pelaporan ran serta serta pengam pengamata atan n mengenai mengenai persediaan, persediaan, penerimaan, penerimaan, penyimpanan penyimpanan dan pendistribu pendistribusian sian obat, alat kesehatan kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya. 4. Tugas Tugas Gudan Gudang g Farmas Farmasii di Kabup Kabupate aten n / Kodya Kodya Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya. 5. Fungsi Fungsi Guda Gudang ng Farma Farmasi si di Kabup Kabupate aten n / Kodya Kodya : (a) Melaku Melakukan kan penerim penerimaan aan,, penyim penyimpan panan, an, pemeli pemelihar haraan aan dan dan pend pendist istrib ribusi usian an obat, obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. (b) Melaku Melakukan kan penyia penyiapan pan,, penyusun penyusunan an rencana rencana,, pencata pencatatan tan dan pelapor pelaporan an mengena mengenaii persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. (c) Mela Melaku kuka kan n pen penga gama mata tan n mutu mutu dan dan kha khasia siatt oba obatt secar secaraa umum umum baik baik yan yang g ada ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan. (d) Melaku Melakukan kan urusa urusan n tata usaha usaha,, keuanga keuangan, n, kepega kepegawai waian an dan urus urusan an dalam. dalam. GFK merupaka merupakan n titik titik sentral sentral pengel pengelola olaan an obat obat di Daerah Daerah tingka tingkatt II. Untuk Untuk mening meningkat katkan kan efektif efektifita itass dan efisien efisien pengel pengelola olaan an obat obat diperlu diperlukan kan adanya adanya koord koordina inasi si dengan unit – unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II, Kandep Trans, PHB Cabang. 6. Ruang Lingkup Pengelolaan Pengelolaan Obat Obat di Kebupaten atau atau Dati II Peng Pengel elol olaan aan obat obat meru merupa paka kan n suat suatu u rangk rangkai aian an kegi kegiata atan n yang yang meli melipu puti ti aspek aspek perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Aspek Pengelolaan Obat meliputi : (a) Pere Perenc ncan anaa aan n Peng Pengad adaan aan : meli melipu puti ti kegi kegiat atan an pene penent ntua uan n jeni jenis, s, perh perhitu itung ngan an dan dan penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang telah ditetapkan. (b) (b) Pen Pengada gadaan an : melip elipu uti pere perenc ncan anaa aan n peng engadaa adaan, n, pelak elaksa san naan aan pembe embeli lian an,, pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat. (c) Distribusi Distribusi : meliputi meliputi kegiata kegiatan n pengen pengendalian dalian persediaan persediaan penyimpan penyimpanan, an, pengeluaran pengeluaran dan pengiriman obat. (d) Penggu Penggunaa naan n : meliputi meliputi perese peresepan pan,, dispersi dispersing ng dan pene penerim rimaan aan pasien pasien.. Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan. 7. Dokumen – dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi pengelolaan obat di Dati Dati II sebagai berikut : a) Dokume Dokumen n pada saat saat perenc perencana anaan an pengad pengadaan aan obat. obat. Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar Form Formul ulir ir III III : Lemb embar kerj kerjaa peren erenca can naan aan peng pengad adaa aan n obat obat
2
: Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber anggaran) b) Dokumen pada saat pengadaan barang. Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat Formulir VI : Buku harian penerimaan obat Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat
Formulir IV
c) Dokumen pada saat penyimpanan barang. Formulir VIII : Kartu stok Formulir IX : Kartu stok induk d) Dokumen pada saat distribusi obat. Formulir X : Kartu rencana distribusi Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar (LPLPO) Formulir XIII : Form surat kiriman obat
permintaan
obat
e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan Formulir XIV : Laporan mutasi obat Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus. 8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi : (a) Perencanaan (b) Pengadaan (c) Penyimpanan (d) Distribusi (e) Pencatatan (f) Penggunaan (g) Penghapusan obat (a) Perencanaan Pengadaan Obat Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan pengadaan obat meliputi :
(1) Tahap persiapan yang meliputi : i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll. ii. Penyiapan dan pengumpulam data : 3
-
Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB Menyusun data 10 penyakit terbesar Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat GFK dan Puskesmas Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat inpres tahun lalu)
(2) Tahap pelaksanaan meliputi : i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu methode rata – rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan menggunakan methode konsumsi adalah : Jumlah kebutuhan obat 1 tahun =
12 x pemakaian rata – rata / bulan (x) + persentase kenaikan kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu (6 bulan pemakaian) = 20,4 kali
Catatan : Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing – masing daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis) ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus : a=
b + c + d – e – f
a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april – maret ) c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang d = Rancangan stok akhir e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret ) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata – rata / bulan di tambah stok penyangga Contoh soal : Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu = 6 bulan serta rata – rata pemakaian obat tiap bulan x. Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung : Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x Rata – rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000 b = c = d = e = f = Maka
1
/1 s/d 20,4 6x 8x 3x a = = =
1
/4 = 3 bulan = 3x
b + c + d – e – f 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x 40,4 x 4
= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000 = Rp. 12.120.000 Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000 iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia di Dati II. Kegiatan yang dilakukan : (1) Melakukan analisis ABC – VEN Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah penyerapan dana, yang terdiri dari : - Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 % - Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 % - Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 % Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga 100 %. VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan, yaitu : V = Very Essential E = Essential N = Non Essential (2)
Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia
(3)
Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar
iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan : (1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing – masing obat per sumber anggaran (2) Menghhitung presentase belanja untuk masing – masing obat terhadap masing – masing sumber anggaran (3) Menghitung presentase angaran masing – masing obat terhadap total anggaran dari semua sumber. (b) Pengadaan Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam pengadaan barang : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok (3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu : Pelelangan umum Pelelangan terbatas Pemilihan langsung
5
Pembelian / pengadaan langsung Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat : Penyusunan rencana pemasukan obat Penerimaan obat Pemeriksaan mutu obat Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat Pencatatan harian penerimaan obat Pengisian formulir realisasi pengadaan obat (c) Penyimpanan Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan obat : (1) Memelihara mutu obat (2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab (3) Menjaga kelangsungan persediaan (4) Memudahkan pencarian dan pengawasan
Kegiatan Penyimpanan Obat : (1) Pengaturan tata ruang Pertimbangan dalam menentukan tata ruang adalah : - Kemudahan bergerak arus barang - Sirkulasi udara yang baik - Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet - Kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau zat yang mudah terbakar (2) Penyusunan stock obat Pengaturan stock obat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut : - Penerapan prinsip FIFO dalam penyimpanan dan pengeluaran barang - Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam lemari terkunci, vaksin dalam lemari pendingin, alkohol dan zat –zat yang mudah terbakar dalam ruang terpisah. - Obat yang mempunyai batas kadaluwarsa disimpan dan dikeluarkan terlebih dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya. - Pallet digunakan untuk menyimpan obat dalam kemasan besar - Obat berbentuk syrup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling bawah - Cantumkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi. (3) Pencatatan stock obat Fungsi pencatatan kartu stock : - Untuk mencatat mutasi obat - Alat bantu untuk menyusun laporan, prencanaan pengadaan, distribusi, pengendalian persediaan dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik dalam tempat penyimpanan (4) Pengamanan mutu obat Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan karena faktor fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptis, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium. Tanda – tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut : 6
Tablet
:
- terjadi perubahan warna, bau atau rasa - kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda – benda asing, jadi bubuk dan lembab - kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat
Kapsul
:
- perubahan warna isi kapsul - kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya
Tablet salut
:
- pecah – pecah, terjadi perubahan warna - basah dan lengket satu dengan yang lainnya - kaleng atau botol rusak, sehingga menimbulkan kelainan fisik
Cairan
:
-
Salep
:
- warna berubah - pot atau tube rusak atau bocor - bau berubah
Injeksi
:
menjadi keruh atau timbul endapat konsistensi berubah warna atau rasa berubah botol – botol plastik rusak atau bocor
- kebocoran wadah (vial, ampul) - terdapat partikel asing pada serbuk injeksi - larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan - warna larutan berubah Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah : - Dikumpulkan dan disimpan terpisah - Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku - Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku (d) Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat – obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit – unit pelayanan kesehatan. Tujuan distribusi adalah : (1) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan (2) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan (3) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan. Kegiatan Distribusi : 7
Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum diunit pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah : 1) Perencanaan distribusi. 2) Penetapan frekwensi pengiriman obat. 3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat. Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan kesehatan (untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)
Kegiatan distribusi khusus di Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya dilakukan sebagai berikut : 1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya menyusun rencana distribusi obat untuk masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari Provinsi atau Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II. Gudang Farmasi Kabupaten /Kotamadya bekerja sama dengan penanggung jawab program, mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-masing program. 2. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II. 3. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Dati II. 4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas. Tata cara pendistribusian obat 1.Gudang Farmasi Daerah Tingkat II (Gudang Farmasi) melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjaya sesuai dengan kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan. 2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-Unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya. 3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari Gudang Farmasi ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan kepala Puskesmas yang membawahinya. 4. Tata cara pengiriman obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan pengiriman obat dilakukan oleh Gudang Farmasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila puskesmas / RS mengatur sendiri pengambilan obat dari Gudang Farmasi. 5.Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas atau rumah sakit harus disertai dengan dokumen penyerahan/pengiriman obat. 6.Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obat yang akan dikirim, maka perlu dilakukan periksaan terhadap: - jenis dan jumlah obat - kualitas atau kondisi obat 8
- isi kemasan dan kekuatan sediaan - kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat. 7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu stok dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat. Pencatatan pendistribusian obat; meliputi pencatatan dalam: 1. Kartu Rencana Distribusi 2. Buku harian pengeluaran obat 3. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) 4. Surat kiriman obat (e) Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran / penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat .
Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK. 1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan Obat. a. Kartu Rencana Distribusi. b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan Gudang Farmasi. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi dibagi dengan total kebutuhan stok optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan. Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas Gudang Farmasi dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk memberikan umpan balik kepada sumber dana obat agar mempercepat pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui. Jika ternyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas Gudang Farmasi harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh UPK. Tingkat kecukupan sisa stok obat di Gudang Farmasi dalam mendukung rencana distribusi harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II setempat. 2. Laporan Pengelolaan Obat. Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II, maka Gudang Farmasi memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan. Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari : 9
Laporan Mutasi Obat. Laporan Kegiatan Distribusi. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran. Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.
(f) Penggunaan Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan fungsi pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian obat. Aspek penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, meliputi halhal sebagai berikut : Pengendalian kecukupan suplai. Jaminan mutu obat. Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas. Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.
Penggunaan obat secara rasional Penggunaan obat yang tepat sesuai pedoman / standar terapi akan dapat menunjang optimasi penggunaan dana, meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan kesehatan. Ketepatan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan perlu didukung antara lain dengan tersedianya obat yang tepat jenis dan jumlahnya serta mutu yang baik. Penggunaan obat dikatakan tepat / rasional, jika obat yang diberikan memenuhi kriteria di bawah ini : 1. sesuai standar terapi yang ditetapkan untuk diagnosa yang di tegakkan. 2. tersedia pada saat dibutuhkan. 3. diberikan dengan dosis yang tepat. 4. cara pemberian dengan interval waktu pemberiaan yang tepat. 5. lama pemberiaan tepat. 6. harus efektif, aman dan mutu terjamin. Dari keenam kriteria tersebut, maka criteria ketersediaan obat (butir 2) dan jaminan mutu (butir 6) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat yang akan mendukung aspek medik dari pemberiaan obat oleh penulis resep (butir 1, 3, 4 dan 5) Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional antara lain adalah : 1. Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi yang telah ditetapkan. 2. Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang tepat. 3. Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi akan berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengobatan yang diperlukan. 4. Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obatobat berdasarkan pilihan pasien sendiri. 5. Sistem perencanaan dan pengelolahan obat yang lemah juga akan mendorong terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional. Salah satu contoh adalah terbatasnya jumlah obat yang tersedia sehingga peresepan obat hanya didasarkan pada jenis obat yang ada dalam persediaan. Dampak ketik rasionalan penggunaan obat terhadap suplai obat. 10
Dari sudut penyediaan obat, dampak ketidak rasionalan penggunaan obat dapat berakibat pada : - Kualitas data penyakit akibat dari penetapan diagnosa yang keliru. - Kualitas data konsumsi yang akan dijadikan dasar bagi perencanaan kebutuhan obat. - Pengadaan obat yang tidak cost effective, karena kurang mendukung pola morbiditas. - Pemborosan biaya. Peran Gudang Farmasi dalam peningkatan penggunaan rasional Gudang Farmasi dapat berperan dalam meningkatkan penggunaan obat secara rasional melalui : 1. Perencaan obat terpadu di Dati II. Perencanaan pengadaan obat yang didasarkan pada hasil analisis/evaluasi atas data pola penyakit dan data penggunaan di UPK yang diolah oleh Gudang Farmasi dan usulan dari unit pelayanan kesehatan dan unit kerja terkait lainnya dalam rangka penyusunan rancangan pengadaan obat di setiap Daerah Tingkat II diharapkan dapat menghasilkan penyediaan obat sesuai kebutuhan di unit pelayanan kesehatan . 2. Distribusi obat. Pendistribusian obat secara tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu akan sangat membantu upaya peningkatan secara rasional dimana peresepan obat dapat di laksanakan berdasarkan pada kebutuhan, tidak didasarkan pada obat yang tersedia. 3. Informasi dini atas pola penggunaan obat di unit pelanan kesehatan. Berdasarkan evaluasi/analisis data penggunaan obat yang disampaikan melalui LPLPO/LB2, Gudang Farmasi dapat memberikan informasi kepada Puskesmas mengenai pola penggunaan obat di masing-masing Puskesmas. Informasi dapat diberikan secara selektif sesuai prioritas, misalnya : - pola penggunaan antibiotika antar Puskesmas. - perbandingan penggunaan antibiotika dengan jumlah kunjungan kasus. - perbandingan penggunaan jenis antibiotika dengan jenis penyakit. - tingkat penggunaan obat suntik. Informasi inidisampaikan oleh kepala Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya melalui Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II pada acara pertemuan bulanan antara Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II dengan dokter Puskesmas atau disampaikan langsung kepada masing – masing unit pelayanan kesehatan. Dengan penyampaian informasi ini secara berkala dan berkelanjutan diharapkan penggunaan obat yang lebih tepat di Puskesmas akan dapat di tingkatkan. Dari kegiatan-kegiatan di atas diharapkan petugas Puskesmas akan dapat : Mengenal dan mengidentifikasi berbagai masalah penggunaan obat yang tidak tepat. Memahami berbagai dampak ketidak tepatan penggunaan obat. Mengenal dan memahami berbagai factor yang berpengaruh terhadap terjadinya penggunaan obat yang tidak tepat.
(g) Penghapusan Obat
11
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berikut : 1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang diurusnya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atas barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara. 3. Menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan Cara-cara Penghapusan : Bupati/Walikota KDH Tk.II mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat. Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan Pemusnahan Obat. Penghapusan dengan cara Pemusnahan. 1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan tugas-tugas antara lain : Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di bidang AMDAL. Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan. Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang disetujui. Membuat Berita Acara Pemusnahan. Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota KDH Tingkat II setempat. 2. Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Bupati / Walikota KDH Tingkat II setempat melaporkan kepada Gubernur KDH Tingkat I, tentang pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu : Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Kepala Dinas Kesehatan Dati II. Berita Acara Pemusnahan. B. Pengelolaan Obat di Puskesmas 1. Sasaran pokok pencatatan, pengolahan dan pelaporan obat di puskesmas : Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang lebih tinggi 2. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub unit pelayanan kesehatan : Kartu stock obat Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPI.PO ) Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat Buku catatan harian penerimaan resep Laporan obat rusak / Daluarsa Surat pernyataan obat hilang
12
3. Tugas dan wewenang a) Kepala Puskesmas Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan di Puskesmas. Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan Mengajukan permintaan obat kepada Kadinkes Dati II / Ka GFK setempat. Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kadinkes Dati II setempat Melaporkan semua obat yang hilang, rusak, daluarsa dan obat yang tidak dibutuhkan kepada Kadinkes Dati II / GFK setempat. Mengembalikan obat – obatan yang tidak dibutuhkan, rusak dan daluarsa kepada Kadinkes Tk II / GFK. b). Petugas Gudang Obat Puskesmas Menerima, menyimpan, memelihara obat yang ada di gudang membuat catatan mutasi obat yang keluar maupun yang masuk gudang tobat Puskesmas dalam kartu stok. Mempersiapkan data penerimaan dan pemakaian obat Mengkompilasi data pemakaian dan sisa obat dari masing – masing sub unit Mempersiapkan laporan pemakaian dan permintaan obat Menerima, menyimpan dan memelihara LPLPO yang sudah diisi. Melayani permintaan obat oleh kamar obat dan Puskesmas Pembantu Menerima dan mengumpulkan obat rusak / daluarsa dari gudang simpanannya, kamar obat dan Puskesmas Pembantu Mempersiapkan laporan obat hilang, rusak dan daluarsa Melaporkan obat yang tidak dipakai, hilang, rusak dan daluarsa kepada Kepala Puskesmas Menyimpan kartu stok selama 10 tahun c). Petugas Kamar Obat Puskesmas Menyimpan, memelihara dan membuat catatan mutasi obat yang diterima maupun yang dipakai oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat Memberi tanda “ UMUM “ pada resep – resep untuk pasien umum Memberi tanda “ PHB “ pada resep – resep untuk peserta PHB Asuransi Kesehatan. Memberi tanda “ Gratis “ pada resep – resep untuk pasien yang tidak membayar biaya pelayanan. Memelihara dan menyimpan resep obat secara tertib ( untuk bukti pengeluaran obat kepada pasien ) Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat dan jumlah penerimaan resep ( umum, PHB dan gratis ) Membuat laporan dan secara berkala mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat. Melayani permintaan obat untuk keperluan Kamar Suntik, Puskesmas Keliling dan Posyandu Menyimpan dan memelihara obat yang ada di Kamar Obat. Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Petugas Gudang Obat. 13
d). Petugas Kamar Suntik Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun yang diterimanya dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat. Setiap awal bulan (atau jika stok hampir habis) mempersiapkan data pemakaian obat dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat. Menyimpan obat yang ada di Kamar Suntik dengan baik / pada tempat yang sesuai. Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat. e). Petugas Obat Puskesmas Pembantu Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pengeluaran Obat. Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat, sisa stok dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat. Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat. Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat. f). Petugas Lapangan Puskesmas Keliling / Posyandu Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan, mengajukan permintaan obat yang diperlukan kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat Mencatat pemakaian dan sisa obat Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa obat kepada Kepala Puskesmas. 4. Kartu Stok a). Fungsi Kartu Stok Sebagai sumber informasi tentang mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau daluarsa) Sebagai sumber data untuk menyusun LPLPO ( Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat ) Sebagai dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara secara tertib selama 10 tahun. b). Kegiatan yang dilakukan : Letakkan kartu stok bersama obat bersangkutan pada lokasi penyimpanan Pencatatan dilakukan secara rutin dar hari ke hari Setiap terjadi mutasi obat langsung dicatat dalam kartu stok Setiap ditemukan obat rusak / daluarsa atau hilang langsung dicatat di kartu stok Pada setiap akhir bulan jumlahkan penerimaan dan pengeluaran obat c). Manfaat informasi di dalam kartu stok 14
Informasi di dalam kartu stok digunakan untuk : Pengisian formulir LPL.PO Menentukan jenis dan jumlah permintaan obat Mengendalikan neraca pemasukan dan pengeluaran obat d). Format kartu stok : KARTU STOK GUDANG OBAT PUSKESMAS Nama Obat Satuan Satuan Kemasan No. Kode
: ……………………………….. : ……………………………….. : ……………………………….. : ………………………………...
Puskesmas Kecamatan Kab/Kodya
: ………………………. : ………………………. : ……………………….
Tgl 1
No. Dokumen 2
Dari / Kepada 3
Penerimaan
Pengeluaran
4
5
Tgl Kadaluarsa 6
Sisa Stok 7
Paraf
Ket.
8
9
5. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) a). Pihak – pihak yang menggunakan LPL.PO Gudang obat Puskesmas Kamar obat Kamar suntik Puskesmas pembantu Puekesmas keliling Posyandu b). Fungsi LPL.PO Laporan pemakaian obat bulanan Lembar permintaan obat Laporan kunjungan resep Dokumen bukti pengeluaran obat / sumber informasi Dokumen bukt penerimaan obat / sumber informasi Sumber informasi untuk perencanaan Sarana untuk monitoring dan evaluasi persediaan dan penggunaan obat Sumber informasi untuk melakukan supervisi dan pembinaan (hasil pengolahan LPLPO) Sarana untuk meningkatkan kepatuhan petugas dalammenyampaikan laporan pemakaian obat c). Kegiatan yang harus dilakukan : Catat semua mutasi obat yang terjadi ( penerimaan, pengeluaran, obat rusak dan lain – lain ). Pada kartu stok secara rutin, tertib dan tepat waktu Kompilasi data obat dari masing – masing Sub Unit ( dari LPL.PO Sub Unit )
15
Laksanakan pengisian LPL.PO dengan memanfaatkan data dari kartu stok gudang obat puskesmas dan data hasil kompilasi laporan dari setiap Sub Unit.
d). Sumber data pengisian LPLPO : Kartu stok Buku Catatan harian penerimaan dan pemakaian obat Buku catatan harian penerimaan resep e). Manfaat informasi LPLPO : Mengendalikan tingkat stok di masing – masing Unit / Sub Unit Pelayanan Kesehatan Perencanaan distribusi Perencanaan kebutuhan obat Memantau pola penggunaan obat Format LPLPO LAPORAN PEMAKAIAN dan LEMBAR PERMINTAAN OBAT PUSKESMAS PUSKESMAS KECAMATAN KODYA
: ............... : ............... : ...............
PELAPORAN BULAN / PERIODE PERMINTAAN BULAN / PERIODE
: ............ : .............
No.
Nama Obat
Satuan
Stok Awal
Penerimaan
Persediaan
Pemakaian
Sisa Stok
Stok O pt.
1
2 Air Raksa Dental use Aminofilin inj. 24mg/ml–10 ml Aminofilin Tablet 10 mg Amitriptilin HCl tabb. Salut 25 mg Amoksisilin Kaps. 250 mg Amoksisilin dry Syr. 125mg/5ml Ampisilina Kaplet 500 mg Ampisilina dry Syr. 125 mg/ml Antalgin Tabl. 500 mg Antasida DOEN tabl. kombinasi
3 Btl
4
5
6
7
8
9
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10
DOKUMEN GFK PUSKESMAS
1 10
PHB 11
NO : .............. : ............... : ...............
A 12
Ket 13
Amp Tab Tab
Kaps Btl Kapl Btl Tab Tab
Jumlah kunjungan resep Bayar
Umum Tidak Bayar
PHB
Mengetahui / menyetujui Kepala Dinkes II
Yang menyerahkan Kepala GFK
Yang meminta Pimpinan Puskesmas
( ……………………… )
( …………………. )
( …………………. )
16
Jumlah
6. Buku Catatan harian Penerimaan dan Pemakaian Obat a). Pihak – pihak yang menggunakan Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :
Kamar Obat Kamar Suntik Puskesmas Pembantu Puskesmas Keliling Posyandu b). Fungsi Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat : Mencatat penerimaan dan pemakaian obat Sumber data untuk menyusun laporan bulanan menggunakan format LPL.PO c). Kegiatan yang harus dilakukan : Sediakan sebuah buku tulis ukuran folio dengan tebal ± 100 halaman dan buat lajur seperti contoh dibawah ini. Catat nama obat yang tersedia. Untuk satu jenis obat disediakan 1 – 2 halaman. Laksanakan pencatatan atas penerimaan dan pemakaian obat. Setiap akhir bulan jumlahkan seluruh penerimaan dan pemakaian obat dalam satu bulan. d). Format Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat : Nama Obat : ..................... TGL / TH 1/7 – 93 . . . dst s/d 31/7 – 93 Jumlah
PENERIMAAN
PEMAKAIAN
SISA
KET
e). Manfaat : Untuk pengisian format LPLPO Sub Unit PK.
7. Laporan Obat rusak dan atau Daluarsa a) Pihak – pihak yang menggunakan laporan obat rusak dan atau daluarsa : Kepala Puskesmaa Petugas Pengelola Obat b). Kegiatan yang harus dilakukan : Mengumpulkan obat – obatan yang rusak dan atau daluarsa Catat jenis dan jumlah obat yang rusak / daluarsa tersebut pada formulir laporan obat rusak / daluarsa seperti terlampir. Catat jumlah obat yang rusak / daluarsa pada kartu stok pada kolom pengeluaran. Isi format laporan. Kirimkan obat yang rusak / daluarsa bersama – sama laporan ke Dinas Kesehatan Dati II c). Manfaat informasi laporan Obat rusak dan atau daluarsa : 17
Untuk memperbarui catatan mutasi obat dalam kartu stok pada satuan kerja yang melaporkan dan yang menerima kembali obat rusak / daluarsa. Untuk mengetahui persediaan obat yang betul – betul dapat dipakai Sebagai informasi awal untuk menelusuri penyebab kerusakan obat
d). Contoh Format Laporan Obat Rusak dan atau Daluarsa. Laporan Obat Rusak / Daluarsa No
Jenis Obat
1 1 2
2 Ampisilin 500mg Tiamin HCl 50mg
No. Batch / No. Lot 3 Dp 10012356 Thm 11757
Tgl Daluarsa
Jumlah
Keterangan
4 01 – 6 – 92
5 100 Kaplet 700 Tablet
6 Daluarsa Rusak
Yang menerima
Melaporkan / Menyerahkan Obat
( ……………… )
( ………………)
8. Surat Pernyataan Obat Hilang a). Pihak yang menggunakan : Kepala Puskesmas Petugas Pengelola b. Pihak yang menyimpan untuk diproses lebih lanjut : Lembar pertama untuk Dinas Kesehatan Dati II Lembar kedua untuk Gdang Farmasi Kabupaten / Kodya Lembar ketiga untuk Arsip Puskesmas c). Kegiatan yang harus dilakukan : Mempersiapkan Surat Pernyataan Obat Hilang sesuai dengan petunjuk berikut. Menyusun daftar obat jadi yang hilang seperti format terlampir. d). Fungsi : Sebagai bahan laporan kepada Kepala Dinas Kesehatan Dati II e). Manfaat informasi Surat Pernyataan Obat Hilang : Masukan untuk langkah – langkah pengamanan f). Format Surat Pernyataan Obat Hilang : Puskesmas : (1)__________________ Pemerintah Daerah Tk II. (2) ____________________________
Surat Pernyataan Obat Hilang Pada hari ini, tanggal (3) _________ bulan (4) ________, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala Puskesmas (6) ___________________ Daerah Tingkat II Kabupaten / Kotamadya (7) _______________ telah memeriksa dan memastikan adanya kejadian obat hilang di lokasi (8) ___________________ yang termasuk dalam wilayah kerja Puskesmas (9) __________ bersama – sama dengan petugas pengelola obat bersangkutan. Jenis dan jumlah obat yang hilang dinyatakan pada lampiran surat pernyataan ini. Kejadian tersebut timbul sebagai akibat dari (10)____________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Demikian surat pernyataan ini disusun, agar dapat dipergunakan seperlunya.
18
Petugas Pengelola Obat (11) ________________
Kepala Puskesmas (12) ______________
( ……………………… )
( ……………………. )
g). Lampiran Daftar Obat Hilang
LAMPIRAN DAFTAR OBAT HILANG Lokasi : ( a ) ………………. Tanggal : ( b ) ……………… No.
Nama Obat
No. Batch / No. Lot
Jumlah
Keterangan
9. Alur Pelaporan Pemakaian Obat dan Permintaan Obat sbb : a). Skema Alur Pemakaian dan Permintaan Obat :
Dinkes Dati II / GFK LPLPO
Puskesmas (Gudang Obat)
LPLPO
LPLPO
Kamar Obat
LPLPO Pusling
Pustu
LPLPO Posyandu
LPLPO Kamar Suntik
= jalur pelaporan = jalur distribusi obat 19
b). Waktu Pembuatan Laporan Secara periodik setiap Unit dan Sub Unit Pelayanan Kesehatan harus membuat laporan obat dengan menggunakan form LPLPO (Puskesmas, kamar obat, kamar suntik, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Posyandu)
10.
Pengawasan Obat di Puskesmas a). Tugas Pengawasan Salah satu tugas dan wewenang Kepala Puskesmas wajib melaksanakan pengawasan melekat terhadap obat – obatan yang diterima, disimpan dan didistribusikan dan yang digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku b). Maksud dan tujuan pengawasan Mencegah secara dini terjadinya penyimpangan atau ketidak cocokan antara obat yang diterima, disimpan dan dikeluarkan di Puskesmas dengan dokumen pendukungnya tanpa menunggu pelaksanaan stok opname pada akhir bulan atau akhir tahun. c. Informasi yang diperoleh dari pengawasan di Puskesmas Kepastian bahwa seluruh obat baik jenis maupun jumlahnya yang diterima dari gudang farmasi kabupaten dan yang dikeluarkan ke Sub Unit telah tercatat pada kartu stok. Kepastian bahwa penyimpanan obat di gudang Puskesmas sesuai dengan tata cara / aturan penyimpanan obat serta secara fisik jumlahnya sama dengan jumlah pada kartu stok. d). Ruang lingkup pengawasan obat di Puskesmas Kegiatan penerimaan dan penyimpanan obat Distribusi dan penyerahan obat Penggunaan obat – obatan akhir Sub Unit 4 PK
C. Administrasi Perbekalan Farmasi di Apotik
1. Definisi Apotik ( PP 25 Th. 1980 ) Apotik adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat. 2. Tugas dan fungsi Apotik (a) Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan (b) Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat (c) Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 3. Pengelolaan Apotik Pengelolaan apotik dibidang pelayanan kefarmasian meliputi : (a) Pembuatan, pengolahan, paracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat. (b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan dibidang farmasi lainnya. (c) Informasi mengenai perbekalan kesehatan dibidang farmasi 4. Perbekalan Farmasi 20
Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotik meliputi : (a) Obat (b) Bahan Obat (c) Obat asli Indonesia (d) Bahan obat asli Indonesia (e) Alat kesehatan (f) Kosmetika, dll 5. Aliran Barang Masuk a). Prosedur pembelian (1) Tahap persiapan Perencanan dan penentuan perbekalan farmasi yang akan dibeli baik nama barang dan banyaknya berdasarkan buku defecta yang berasal dari data penjualan bebas, bagian peracikan maupun kartu stok yang ada digudang. Dokumen yang diperlukan adalah daftar kebutuhan obat yang harus dibeli. Mencari dan menemukan penyalur masing – masing obat yang dilengkapi nama, alamat, nomor telepon penyalur ; daftar harga obat masing – masing penyalur ; penentuan waktu dan frekuensi pembelian Mengadakan perundingan dengan beberapa penyalur untuk merundingkan persyaratan jenis, mutu barang yang diperlukan ; persyaratan harga dan potongan – potongan yang diperoleh ; persyaratan pengiriman barang ; persyaratan waktu pembayaran. (2) Tahap pemesanan : Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur, gudang dan arsip pembelian. (3) Tahap penerimaan : Barang yang diterima harus diperiksa oleh petugas gudang bila perlu disaksikan oleh petugas pembelian dengan melakukan pemeriksaan sbb : Mencocokkan surat pengiriman barang, faktur dengan surat pemesanan barang Mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang – barang yang nyata – nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah serta pemeriksaan terhadap kadaluarsa (4) Tahap penyimpanan barang : Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku harian penerimaan barang Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya : - Narkotika, disimpan di lemari terkunci - Serum, vaksin di lemari pendingin - Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri (5) Pencatatan dokumen / faktur pembelian barang Mengumpulkan faktur / bon pembelian barang Mencatat dalam jurnal pembelian untuk semua faktur atau pembelian kredit Mencatat dalam jurnal pengeluaran kas, untuk semua pembelian barang secara kontan Membuat posting ke buku besar pembantu dan buku besar umum 6. Aliran Barang Keluar Prosedur penjualan : a) Penjualan obat bebas, alkes dan lain - lain : 21
(1) Setiap pembelian obat bebas diberikan tanda bukti transaksi penjualan berupa bon atau kwitansi penjualan rangkap 3 dan diberi nomor, tanggal, nama barang, banyak harga satuan dan jumlah. (2) Bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar pada kasir sejumlah bon / kwitansi. Tembusan 1 dipegang sbagai arsip kasir setelah diberi stempel lunas. (3) Asli dan tembusan 2 diserahlan kepada pelayan apotik untuk pengambilan barang; setelah tembusan 2 dan asli diberi tanda barang telah diambil. Tembusan 2 sebagai arsip pelayan apotik yang menyerahkan barang. (4) Bon yanga sli dan obat – obat bebas diserahkan kepada pasien. b) Penjualan obat dengan resep dokter : (1) Resep yang diterima dari pasien diberi harga sambil mengontrol ketersediaan obat dan diserahkan pada pasien lagi (2) Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta diberi nomor urut R/ dan catat nama, umur, alamat yang lengkap di belakang resep (3) Resep yang sudah lunas diserahkan kepada asisten apoteker yang bertugas untuk : Menghitung komposisi obat Menyiapkan etiket Menyiapkan obat / bahan baku obat Meracik obat sesuai ketentuan yang berlaku Pengemasan obat yang sudah selesai diracik (4) Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali Resep obat yang sesuai dengan nama pasien Komposisi obat dan perhitungan dosis Kelengkapan bahan obat yang sudah diracik (5) Penyerahan obat oleh petugas yang ditentukan dengan kontrol yang ketat antara nomor dan nama pasien harus sesuai. (6) Paraf pasien yang telah memintan / mengambil obat tersebut. (7) Resep yang sudah dikerjakan dilampirkan dengan kalkulasi perhitungan harga pokok obat + laba + uang R/ (rangkap 2) (8) Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun (9) Kalkulasi harga pokok obat diserahkan ke bagian pembukuan untuk dicatat.
22
