Pengertian Komunikasi Melalui Telepon Komunikasi melalui telepon adalah hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan atau menerima informasi / pembicaraan melalui alat / media elektroonik dari satu pihak ke pihak lain.
Peralatan Dalam Bertelepon 1. Pesawat telepon 2. Kalender meja 3. Jam dinding 4. Alat tulis 5. Lembar pesan telepon 6. Daftar nomor telepon 7. Buku daftar telepon masuk
Etika Bertelepon 1. Etika bertelepon secara umum
Mengangkat dengan segera bila telepon berdering.
Memperkenalkan
diri
terlebih
dahulu
bila
menerima
atau
menghubungi menghubun gi seseorang seseorang melalui telepon.
Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat.
Menyapa penelpon dengan sebutan ibu atau bapak.
Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangka menyenangkan. n.
Bertanya dengan bijaksana.
Mencatat pesan atau pembicaraan.
Mengucapkan pembicaraan.
terimakasih
dan
salam
pada
bagian
akhir
Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
2. Etika bertelepon secara khusus
Menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitasnya.
Tidak berbicara dengan oraang lain selagi menelepon.
Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
Berbicara tidak terlalu banyak basa basi.
Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak.
Janganlah berbicara dengan nada memerintah.
Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi musik.
Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer berkali-kali.
Nada dan intonasi bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah.
Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju si penelepon.
Sikap Pelayanan dalam bertelepon 1) CARING Memperhatikan,mendengarkan
dan
mencatat
masalah
konsumen atau penelepon
2) COMMITED Merasa
terikat
dengan
organisasi,tidak
melemparkan
permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
3) CONFIDENT Penuh
keyakinan
dalam
mengatasi
masalah.
Penerima
telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.
4) CONSIDERATE Bersahabat,menolong,dan mengerti emosi penelepon.
5) CONTROLLLED Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan
(marah).
Tetap
bersikap
untuk
selalu
membantu dalam mengatasi masalah penelepon.
6) CREATIVE Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon. 7) CONTAGIOUS Bersikap gembira,antusias,sejuk damai pada penelepon.
Jenis - jenis hubungan komunikasi telepon 1.
Hubungan
Antar
Bagian
Hubungan antar bagian (internal) merupakan hubungan langsung antara satu bagian dengan bagian lainnya dalam satu kantor. 2.
Hubungan
Lokal
Hubungan lokal (setempat) merupakan hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu atau dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan nomor kode area yang dituju. 3.
Hubungan
Interlokal
Hubungan interlokal merupakan hubungan telepon antara dua orang secara langsung dalam jarak yang jauh, misalnya antarkota atau
antarprovinsi,
tetapi
tetap
dalam
satu
negara.
Untuk
melakukan hubungan ini penelepon terlebih dahulu harus menekan kode area yang dituju. Contohnya, apabila kita ingin menelepon ke Yogyakarta, kita harus menekan terlebih dahulu nomor kode area untuk Yogyakarta, yaitu 0274. Setelah menekan nomor kode area kemudian diikuti nomor telepon yang dituju. 4.
Hubungan
Hubungan
Internasional
internasional
( overseas
call) merupakan
hubungan
telepon langsung jarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara lain.
Mencatat Pesan Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon:
1) Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon. 2) Memindahkan 3) Meletakan
pesan
segera telepon
ke di
lembar atas
meja
pesan orang
yang
telepon. dituju.
4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali.
Cara mencatat isi pesan, yaitu:
1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. 2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan. 3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.
Komunikasi Melalui Telepon 1. Pengertian Komunikasi dapat terjadi bila ada dua orang yang menyampaikan peran (komunikator) dan yang menerima pesan (komunikan), serta adanya isi pesan yang hendak disampaikan.
2. Unsur Komunikasi a. Komunikator atau orang yang menyampaikan pesan, gagasan, keinginan, pernyataan, dll b. Komunikan atau orang yang menerima pesan gagasan, keinginan, pernyataan, dll c. Pesan ialah ide, gagasan, keinginan dari komunikator kepada komunikan. d. Media merupakan sarana atau saluran yang menunjang pesan apabila komunikan jauh tempatnya atau banyaknya jumlah e. Harus adanya feed back atau tanggapan dari komunikan yang disampaikan pada komunikator.
3. Proses Komunikasi Proses komunikasi dapat secara langsung dan dapat melalui media massa. Proses komunikasi melalui media massa terbagi menjadi dua yaitu
komunikasi
bermedia
massa,
dan
komunikasi
bermedia
nirmassa.
4. Hubungan Telepon Adalah
hubungan
komunikasi
langsung
jarak
jauh
untuk
menyampaikan dan menerima pesan atau informasi melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.
5. Jenis-jenis hubungan telepon a. Hub. internal b. Hub. Lokal c. Hub. Interlokal d. Hub. Internasional
6. Etika Penanganan Telepon a. Pegang gagang pesawat telepon dekatkan dengan telinga dan mulut b. Siapkan alat tulis untuk menulis pesan-pesan c. Hindari kata “Hallo” saat membuka percakapan d. Simaklah dengan baik saat penelepon berbicara e. Tanggapi dengan cepat maksud dari pembicaraan penelpon f. Berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan g. Berbicaralah dengan tempo yang wajar h. Apabila anda menelpon, anda harus tahu siapa yang akan berbicara dengan kita i. Hindari menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi j. Untuk menutup percakapan sebaik nya tanyakan “Ada lagi yang bisa saya bantu pak/bu?” jika tidak ada segera ucapkan terima kasih.
