Métodos de auditoria.
La auditoría utiliza el método deductivo- inductivo, ya que realiza el examen y evaluación de los hechos empresariales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los originó para luego mediante un proceso de síntesis emitir una opinión profesional.
Todo este
proceso requiere que el auditor utilice una serie de pasos realizados en forma sistemática, ordenada y lógica que permita luego realizar una crítica objetiva del hecho o área examinada.
Método deductivo:
El método deductivo consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes axiomas, teorías, normas etc. en otras palabras es ir de lo universal a lo específico o particular.
Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar. Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen. Aplicación Aplicación de normas normas generales generales a situacione situaciones s específicas. específicas. Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.
Método inductivo:
El método inductivo al contrario del deductivo se parte de fenómenos particulares con incidencia tal que constituyen un axioma, ley, norma, teoría, es decir parte de lo particular y va hacia lo universal. Desde el punto de vista de la auditoría, se descompone el sistema a estudiar en las mínimas unidades de estudio, efectuándose el examen de estas partes mínimas (particulares) para luego mediante un proceso de síntesis se recompone el todo descompuesto y se emite una opinión sobre el sistema tomado en conjunto.
Estos dos métodos se combinan en forma armónica no excluyente. De esta manera, en forma esquemática se pueden plantear así las fases generales a seguir en una auditoría:
Conocimiento general de la organización Establecimiento de los objetivos generales del examen Evaluación del Control Interno Determinación de las áreas sujetas a examen Conocimiento específico de cada área a examinar Determinación de los objetivos específicos del examen de cada área Determinación de los procedimientos de auditoría Elaboración de papeles de trabajo Obtención y análisis de evidencias Informe de auditoría y recomendaciones
2.1 Metodología de una auditoria de apoyo.
Existen algunas metodologías de auditorías de sistemas y todas dependen de lo que se pretenda revisar o analizar, o de acuerdo con la filosofía y técnica de cada organización y departamento de auditoría en particular. Sin embargo, existen ciertas técnicas o procedimientos para una auditoria de apoyo pero como estándar podemos nombrar algunas fases básicas: Estudio preliminar efectuando observaciones a la unidad informática para conocer datos de la misma, solicitando el plan de actividades, manuales de políticas, reglamentos, entrevistas con los principales funcionarios. Si están operando sistemas avanzados de computación, como procedimientos en línea, base de datos, se podría evaluar el sistema empleando técnicas avanzadas de auditoría, revisión y evaluación de controles y seguridades revisando procesos de documentación y archivos, realizando y examen detallado de áreas críticas estableciendo los motivos, objetivos, alcance de recursos la duración de la auditoria, y seguidamente comunicación de resultados elaborando un borrador del informe a ser discutido con los ejecutivos de la empresa hasta llegar al informe definitivo,
destacando
los
problemas
encontrados,
los
efectos
y
las
recomendaciones de la auditoría.
Metodología de aplicación.
2.2 Actividades de aplicación (entradas, procesos, salidas).
Tienen por objeto probar la integridad y la exactitud de las transacciones procesadas mediante la tecnología de la información, así como garantizar la confiabilidad de la salida de esta tecnología, la conciliación de los totales de control generados por el sistema con los obtenidos en la fase de entrada constituye un aspecto importante. En algunos sistemas, con un repaso y prueba
exhaustivas el departamento de usuario mide la confiabilidad de la salida proveniente del departamento de los sistemas de información. Procedimientos de control entrada:
Controles de acceso: asegura que los datos inscritos al sistema son los
autorizados y están las responsabilidades para el cambio de datos, la responsabilidad
de
los
datos
es
conjuntamente
compartida
por
alguna
organización y la dirección de informática.
Control de secuencia: Los registros de las transacciones llevaran un número
para identificarlos que sean consecutivos, por lo que no pueden haber duplicados principalmente en el caso de redes y de bancos de datos, no puede haber intervalos vacíos de secuencia.
Control de límite: Se verifican los límites de valores que puede asumir una
variable de entrada y que se rechazara o advertirá en caso no cumpla con los límites establecidos.
Control de Rango: Es similar al anterior, pero se trata de un par de límites.
Control de paridad: Se utiliza para verificar una transmisión de datos (que puede
ser la fuente para el ingreso de datos a otro sistema).
Control de validez: Consiste en suponer como válidos aquellos campos
codificados con valores establecidos.
Control de razonabilidad: Los datos inscritos se contrastan con límites de
razonabilidad.
Control de existencia: Es un control que sirve para validar un dato que ingresa al
sistema y además asegura que el proceso sea con un orden establecido.
Control de integridad: consiste en que un campo siempre debe contener datos,
no puede estar vacío, etc.
Procedimientos de Control de procesos:
Re-cálculos manuales: Consiste en recalcular manualmente una muestra de las
transacciones a fin de asegurar que el procesamiento está realizando la tarea esperada.
Edición: Consiste en comprobar que el input de datos es correcto, aquí se
interpreta el paso de input como parte del proceso.
Verificación de razonabilidad de cifras calculadas: Consiste en probar la
razonabilidad de los resultados de las transacciones para asegurarse de la adecuación a criterios predeterminados.
Verificación de la cantidad de registros procesados probando los resultados producidos en la aplicación con datos de prueba contra los resultados que fueron obtenidos inicialmente.
Manejo de archivo de errores para su posterior investigación.
Verificación por rangos de fechas o períodos.
Aprobación electrónica: Para que un determinado registro pase de un estado a
otro por la autorización de un usuario diferente al que genero el registro.
Archivos de seguimiento: que permiten identificar el status de una determinada
operación en un momento determinado.
Procedimientos de salida:
Resguardo
de
formularios
negociables,
sensibles
o
críticos:
deben
ser
debidamente controlados en un listado de formularios recibidos, utilizados y dando razón de las excepciones, rechazos y para protegerlos de robo o daño.
Autorización de distribución: Las opciones de reporte del sistema deben estar
de acuerdo con las funciones que tiene el usuario en el sistema y ser controlado por los accesos definidos en el sistema.
Estructura estándar de los formatos de los reportes: como son el número de
páginas, la hora, fecha, nombre del programa que lo produce, cabeceras, etc.
Cuando la información es necesaria, puede localizarse y recobrarse manualmente del área de almacenamiento físico. En las aplicaciones computarizadas la mayoría de los archivos están en medios magnéticos deben utilizarse programas extractivos para recobrar la información de tales medios, los cuales son normalmente muy rápidos y exactos, por ejemplo, en el caso de base de datos.
Actividades sujetas a control (captura, registro, codificación, transcripción, etc).
Estas actividades se usan al procesar una aplicación. Se relacionan con la utilización de la tecnología de la información para iniciar, registrar, procesar y comunicar las transacciones u otros datos financieros. Inician con los requisitos de la autorización apropiada de las transacciones a procesar. Cuando los datos correspondiente se registrar originalmente en documentos fuentes de hojas impresas ventas por ejemplo, quien lo inicialice pueden indicar la autorización. En sistema en línea, los datos referentes a las transacciones pueden introducirse directamente al usuario de las terminales una identificación que se introduce antes que el sistema acepte datos. El sistema operativo a de conservar un registro de actividades en cada terminal que será revisada después por el grupo de control en busca de evidencia de uso no autorizado.
Captura: Es el entrada de datos originales al sistema. Puede ser un nuevo registro de un archivo computarizado, o tomando datos de documentos. Puede tener errores humanos, que afectaran la producción de información.
Transcripción: radica en copiar manualmente los datos antes capturados, pero este tiene posibilidades de contener errores y si es automáticamente mediante
programas de computación, es más fácil que no contenga error y si lo hubiere no es por transcripción, es que los datos fueron capturados así.
Codificación: simbolizamos datos mediante números, letras, caracteres especiales o una mezcla de ellos, llamados códigos.
Registro: pruebas de los registros de los archivos para verificar la consistencia lógica, la validación de condiciones y la razonabilidad de los montos de las operaciones. Concepto de control.
Los datos son uno de los recursos más valiosos de las organizaciones, y aunque son intangibles, necesitan ser controlados y auditados con el mismo cuidado que las demás inventarios de la organización.
El conjunto de acciones, procedimientos, normas o técnicas que aseguran la regulación de un sistema es lo que se denomina Control.
La responsabilidad de los datos es compartida conjuntamente por alguna función determinada de la organización y la dirección de informática.
Los datos deberán tener una clasificación estándar y un mecanismo de identificación que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicación y de todas las aplicaciones en general.
Si consideramos un sistema como un conjunto de elementos estrechamente relacionados que persiguen un fin común, es posible establecer que todo aquello que tienda a asegurar el cumplimiento de la finalidad del sistema es Control.
Es necesario que exista un control y se establezcan primero unas normas o estándares para cumplir con los objetivos, se debe medir el desempeño del sistema y compararlo con los estándares y se deben ejecutar las acciones necesarias para corregir las desviaciones de la operación del sistema.
Control interno y externo. Control interno:
Desempeña una importante función al participar en los planes a largo plazo y en el diseño detallado de los sistemas y su implantación, detecta las irregularidades y errores, contribuyendo a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto, propugna por la solución factible de tal manera que se asegure que los procedimientos de auditoría y de seguridad sean incorporados a todas y cada una de las fases del sistema. Control externo:
Es realizada por una persona u organismo externo a la empresa que realiza exámenes de los estados financieros realizado de acuerdo con ciertas normas, independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos.
Control en las aplicaciones.
Un punto muy importante a considerar dentro de la auditoria son los controles, los cuales se dividen en generales, operativos (dependiendo del sistema) y técnicos (equipos y sistemas).
Los controles generales normalmente se aplican a todos los procesamientos de la información y son independientes de las aplicaciones, estos controles incluyen:
Planeación Organización Política y procedimiento Estándares Aplicaciones de recursos Seguridad Confidencialidad Control
Validación de entrada:
Verificación de secuencia Campo omitidos Totales de control Transacciones validad Caracteres validos Campos validos Códigos Prueba de razonabilidad
Digito verificador Etiquetado de archivo
Controles de entrada:
Acceso a terminales Acceso a programas, archivos, datos y a la computadora Comunicaciones Información confidencial Examen de documentación de la aplicación. Elaboración de un modelo de evaluación de riesgos para analizar los controles de la aplicación. Observación y prueba de los usuarios que realizan procesos. Examen y prueba de autorizaciones y capacidades de acceso. Selección del tipo de técnica de auditoría asistida por computador y pruebas de auditoría con ayuda del computador.
Con la ayuda de este software o técnica asistida por computador, se realizan pruebas de auditoría, como muestreo estadístico, pruebas de rangos, pruebas de excepciones.
Objetividades de los controles responsables del control.
En todo centro de informática se debe contar con una serie de políticas que permitan la mejor operación de los sistemas. Estas políticas son evaluadas durante el transcurso de la auditoria, su objetividad es analizar y evaluar la eficacia de los controles de los sistemas o aplicaciones ya existentes, se deben asegurar que solo se ingresan y actualizan datos completos, exactos y válidos en un sistema, que el procesamiento de estos datos es correcto, que los resultados del procesamiento cumplen las expectativas; y que los datos se mantienen seguros.
Herramientas y técnicas de control.
Cuestionarios:
El diseño de un cuestionario debe tener una adecuada preparación, pre evaluación y evaluación. Algunas guías generales son:
1. Identificar el grupo que va a ser evaluado. 2. Escribir una introducción clara para que el investigado conozca los objetivos del estudio y el uso que se dará a la información. 3. Determine qué datos deben ser recopilados. 4. Elabore las preguntas con toda la precisión (no hagas preguntas en negativo), de tal forma que la persona que la responda lo pueda ser con toda claridad. Estructure las preguntas en forma lógica y secuencial de tal forma que el tiempo de respuesta y de escritura sea breve (aunque se debe dejar abiertas las observaciones). Elimine todas aquellas preguntas que no tengan un objetivo claro, o que sea improcedentes. 5. Limite el número de preguntas para evitar que sea demasiado el tiempo de contestación y que se pierda el interés de la persona.
6. Implemente un cuestionario piloto, para evaluar que todas las preguntas sean claras y que las respuestas sean las esperadas. 7. Diseñe e implemente un plan de recolección de datos. 8. Determine el método de análisis que será usado.
Entrevistas:
Aunque la entrevista es una de las fuentes de información más importante para saber cómo opera un sistema, no siempre tiene la efectividad que se desea, ya que en ocasiones las personas entrevistadas pueden ser presionadas por los analistas de sistemas, o piensan que si se hacen unos cambios, estos podrían afectar su trabajo. El gerente debe de hacer del conocimiento de los entrevistados en propósito del estudio.
Una guía para la entrevista puede ser la siguiente:
1. Prepárense para la entrevista estudiando los puestos de las personas que va a hacer entrevistada y sus funciones. 2. Preséntese y de un panorama del motivo de la entrevista. 3. Comience con preguntas generales sobre las funciones, la organización y los métodos de trabajo. 4. Haga preguntas específicas sobre los procedimientos que puedan dar como resultado el señalamiento de mejoras. 5. Siga los temas tratados en la entrevista. 6. Limite el tomar nota a la más relevante para evitar distractores. 7. Al final de la entrevista ofrezca un resumen de la información obtenida y pregunte como se le podrá dar seguimiento.
Trazas y/o Huellas:
Con frecuencia, el auditor informático debe verificar que los programas, tanto de los Sistemas como de usuario, apoyándose en productos Software muy potentes.
Se utilizan para comprobar la ejecución de las validaciones de datos previstas, no deben modificar en absoluto el Sistema. Si la herramienta auditora produce incrementos apreciables de carga, se convendrá de antemano las fechas y horas más adecuadas para su empleo.
Por lo que se refiere al análisis del sistema, los auditores informáticos emplean productos que comprueban los valores asignados por técnica de sistemas a cada uno de los parámetros variables de las librerías más importantes del mismo.
Software de Interrogación:
Se utiliza productos software llamados genéricamente paquetes de auditoría, capaces de generar programas.
En la actualidad, los productos Software especiales para la auditoría informática se orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la interrogación de ficheros y bases de datos de la empresa auditada
Se ha desarrollado interfaces de transporte de datos entre computadoras personales y mainframe, de modo que el auditor informático copia en su propia PC la información más relevante para su trabajo.
El auditor se ve obligado (naturalmente, dependiendo del alcance de la auditoría) a recabar información de los mencionados usuarios finales, lo cual puede realizar con suma facilidad con los polivalentes productos descritos.
Finalmente, el auditor confecciona personalmente determinadas partes del Informe. Para ello, resulta casi imprescindible una cierta soltura en el manejo de procesadores de texto, paquetes de gráficos, hojas de cálculo, etc.
