MANUAL USO DE SOFTWARE PRIMAVERA P6 (RV02).pdf

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Contenido Pantalla Principal P rincipal de Acceso ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... 7 1) Introducción a Primavera Enterprise P6 .......................................................... ................................................................................................... ......................................... 8 Qué es Primavera Enterprise P6 ......................................................................................................... ......................................................................................................... 8 Productos Primavera Enterprise ................................................................ ......................................................................................................... ......................................... 9 Iniciando P6 ............................................................. ................................................................................................................................... ......................................................................... ... 11 2) Tipos de Ayuda............................................................... ..................................................................................................................................... ......................................................................... ... 17

2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help) .................................................................... 17 2.2. Utilizando la “Ayuda” ( Help) ..................................................................................................... 18 2.3. Utilizando el Asistente (Wizard) (Wi zard) de Ejecución .......................................................... ........................................................................... ................. 19 3) Estructurando P roject os Corporativamente ( OBS x EPS)................................................................... EPS)...................................................................... ... 19 3.1. OBS - Características Principales......................................................... Principales................................................................................................ ....................................... 19 EPS – Caraterísticas Principales P rincipales ........................................................................................................ ........................................................................................................ 21 4) Creando Proyectos ..................................................................... .................................................................................................................................. ............................................................. 24 4.1. Visualización de Proyectos – Características Principales ........................................................... 24 5) Propiedades de las Guías de Proyecto............................................................. .................................................................................................... ....................................... 25 5.1. Guía General ........................................................................................................................ .............................................................................................................................. ...... 26 5.2. Guía Dates..................................................................... .................................................................................................................................. ............................................................. 27 5.3. Guía Notebook ............................................................. ........................................................................................................................... .............................................................. 28 5.4. Guía Codes ................................................................................................................ ................................................................................................................................. ................. 29 5.5. Guía Defaults D efaults ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. 29 5.6. Guía Calculations ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... 30 5.7. Guía Resources .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... 30 5.8. Guía Settings .................................................................................................. .............................................................................................................................. ............................ 32 5.9. Explorando el Menú de la l a Barra de Opciones en Proyectos ..................................................... 34

INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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5.10 Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos .................................................... 35 6) Creando la Estructura Analítica del Proyecto ......................................................................................... ......................................................................................... 35 6.1. EAP – Est ructura Analít ica del Proyecto (WBS – WorkBreakdown W orkBreakdown Structurre) ....................... 36 6.2. Visualizar el diagrama de WBS .................................................................................................. 36 7) Agregando Actividades ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... 37 7.1. Qué es una Actividad Ac tividad ................................................................................................... ................................................................................................................. .............. 37 7.2. Tipos de Actividades ............................................................................................................... .................................................................................................................. ... 38 7.3. Asistente de Creación de Actividades............................................................ ........................................................................................ ............................ 39 7.4. Agregando Ag regando Actividades con co n el Asistente............................................. Asistente.................................................................................... ....................................... 40 8) Definiendo Códigos de Actividades ........................................................................................................ 40 8.1. Códigos de Actividades .................................................................................. .............................................................................................................. ............................ 41 9) Creando y modificando Calendarios ................................................................ ....................................................................................................... ....................................... 41 9.1. Creando Calendarios............................................................... .................................................................................................................. ................................................... 41 9.2. Modificando un Calendario Existente ....................................................................................... 43 9.3. Calendarios Globales .............................................................. ................................................................................................................. ................................................... 43 10) Tipos de Duración ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 44 10.1.Tipos de Duración .................................................................................................................. ..................................................................................................................... ... 44 11) Restricciones ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ... 47 11.1.Deberá terminar en (Must Finish by) ........................................................... ....................................................................................... ............................ 47 11.2.Iniciar antes de (Start On or Before): ........................................................... ....................................................................................... ............................ 47 11.3 Iniciar En ( una fecha) o después de (Start On or After): .......................................................... 48 11.4.Iniciar en la fecha (Start On): ............................................................. .................................................................................................... ....................................... 48 11.5.Inicio impuesto en (Mandatory Start): ..................................................................................... 49 11.6.Terminar En ( una fecha) o antes de (Finish On or Before): B efore): ..................................................... 49 11.7.Terminar En ( una fecha) o

después de (Finish On or After): ................................................ 49

11.8.Terminar En (Finish On): ........................................................................................................ ........................................................................................................... ... 49


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11.9.Fin impuesto en (Mandatory Finish): ....................................................................................... 49 11.10. Lo más tarde posible (As Late as Possible): ........................................................................... 50 12) Pasos ( Steps) de Actividades ............................................................. ................................................................................................................ ................................................... 50 12.1.Incluyendo Pasos para Actividades .............................................................. .......................................................................................... ............................ 51 12.2. Actualizando Ac tualizando los Steps con factores porcentuales .................................................................. .................................................................. 51 12.3.Crear Plantillas de Pasos (Steps) ................................................................... ............................................................................................... ............................ 51 13) Creando Relaciones ............................................................................................................. .............................................................................................................................. ................. 53 13.1. Tipos de Relaciones ................................................................................................................. ................................................................................................................. 53 13.2. Estableciendo Conexiones Lógicas / Relacionamientos Tabla – Creando Relaciones ............. 56 13.3. Creando Relaciones en Detalles de la Actividad ................................................................... ...................................................................... ... 56 13.4. Creando Relaciones R elaciones en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ES ......................................................... 59 13.5. Seguimiento de Relaciones Usando Diagrama de Actividades................................................ 59 14) Calculando la Programación P rogramación ................................................................................................................. ................................................................................................................. 61 14.1. Cálculo Progresivo P rogresivo ................................................................................................................... ................................................................................................................... 61 14.2.Cálculo Retroactivo ..................................................................................................... ................................................................................................................... .............. 61 14.3. Holgura Total To tal ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... 62 14.4. Holgura Libre L ibre ............................................................. ........................................................................................................................... .............................................................. 63 14.5. Relacionamientos Circulares ‘Loops’ ........................................................... ....................................................................................... ............................ 63

14.6. Calculando un Proyecto con Primavera® Enterprise P6 .......................................................... .......................................................... 63 14.7. Conexión D irigente (Driving) y No Dirigente (No Driving) ....................................................... ....................................................... 64 14.8. Secuencia Lógica ( Trace Logic) ......................................................... ................................................................................................ ....................................... 64 15) Recursos ......................................................................................................... ................................................................................................................................................ ....................................... 65 15.1. Recursos ................................................................................. ................................................................................................................................... .................................................. 65 15.2. Funciones de Cargos (Roles) .................................................................................................... .................................................................................................... 70 16) Plan de Cuentas y Gastos ............................................................................... ...................................................................................................................... ....................................... 72 16.1. Creando un Plan de Cuentas............................................................. .................................................................................................... ....................................... 72


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16.2. Gastos ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... 73 16.3. Asociando Gastos................................................................... Gastos..................................................................................................................... ..................................................74 74 17) Creando un Plan Meta ( Baseline) ........................................................................................................ ........................................................................................................ 74 17.1. Análisis del Cálculo para creación de la Línea de Base ............................................................ ............................................................ 75 17.2. “Plan Meta” - Baseline ............................................................................................................. ............................................................................................................. 76

18) Sumarizando Datos del Proyecto ................................................................... .......................................................................................................... ....................................... 78 18.1. Sumarización Vía Job Service .................................................................................. ................................................................................................... ................. 78 19) Organizar y Filtrar Actividades ........................................................... .............................................................................................................. ................................................... 79 19.1. Abriendo un Layout L ayout Existente ........................................................... .................................................................................................. ....................................... 79 19.2. Entendiendo Los Elementos de un Layout .............................................................................. 80 19.3. Modificando un Layout – Seleccionando Columnas.......................................................... ................................................................ ...... 81 19.4. Salvando Layouts ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... 81 19.5. Seleccionando Las Guías de Detalles de Actividades ........................................................ .............................................................. ...... 82 19.6. Agrupando Actividades ......................................................... ............................................................................................................ ................................................... 82 19.7. Filtros ........................................................................................................... ....................................................................................................................................... ............................ 84 20) Preferencias de Usuario ...................................................................... ........................................................................................................................ .................................................. 86 20.1. Guía Time Units ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... 86 20.2. Guía Dates................................................................... ................................................................................................................................ ............................................................. 87 20.3. Guía Currency .............................................................................................. .......................................................................................................................... ............................ 87 20.4. Guía E-mail ............................................................................. ............................................................................................................................... .................................................. 88 20.5. Guía Assistence ................................................................................. ........................................................................................................................ ....................................... 88 20.6. Guía Application......................................................... Application....................................................................................................................... .............................................................. 88 20.7. Guía Password ........................................................................................................... ......................................................................................................................... .............. 89 20.8. Guía Resource Analysis ................................................................................ ............................................................................................................ ............................ 89 20.9. Guía Calculations ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... 90 20.10. Guía Startup Filters ............................................................................................... ................................................................................................................ ................. 91


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21) Ejecución y Control del Proyecto ................................................................... .......................................................................................................... ....................................... 92 21.1.Proceso de Ejecución ............................................................................................... ................................................................................................................ ................. 92 21.2. Qué es la Data Date? ............................................................................................................... 93 21.3. Proceso de actualización ......................................................................................................... 93 21.4. Registrando lo Realizado ......................................................................................................... ......................................................................................................... 94 21.5. Calculando el Proyecto ............................................................................................................ ............................................................................................................ 96 21.6. Análisis del Impacto de las Actualizaciones y Reprogramaciones ........................................... 96 22) Analizando la Curva “S” ...................................................................... ........................................................................................................................ .................................................. 99

23) Trabajando con Tipos de Progreso %............................................................. %.................................................................................................... ....................................... 99 23.1. Duration ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ...... 99 23.2. Units .................................................................................................. ....................................................................................................................................... ..................................... 101 23.3. Physical .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. 101 23.4. % de Desempeño del Proyecto (Performance % Complete) ................................................. 102 23.5. Revisión de la Lección L ección ....................................................................... ............................................................................................................ ..................................... 103 24) Imprimiendo Info rmaciones ............................................................................................................... ............................................................................................................... 104 24.1. Proceso de Control ................................................................................................................ ................................................................................................................ 104 24.2. Imprimiendo Layouts y Configuración de Página .................................................................. .................................................................. 104 25) Reportes ............................................................................................. .............................................................................................................................................. ................................................. 107 25.1. Reportes Estándar ................................................................. ................................................................................................................. ................................................ 107 25.2. Asistente de Informes ........................................................... ............................................................................................................ ................................................. 107 25.3. Run Batch - Ejecutar Lote ................................................................. ...................................................................................................... ..................................... 108 26) Publicación en la Web............................................................. ......................................................................................................................... ............................................................ 108 26.1. Proyecto en la Web................................................................................................................ Web................................................................................................................ 109 26.2. Configuración del Personal Web Server ................................................................................ ................................................................................ 109 26.3. Configuración del Site del Proyecto Guía General (General): ( General): ............................................... 110 27) Importando y exportando informaciones .......................................................................................... 111


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27.1. Proceso P roceso de Gerenciamiento de Proyectos. ............................................................ ........................................................................... ............... 111 27.2. Importando y Exportando informaciones ............................................................................. 111 27.3. Transfiriendo Informaciones del Proyecto a otros usuarios ................................................. 112 27.4. Formato de Exportación ........................................................................................................ 112 27.5. Tipo de Exportación ..................................................................................... ............................................................................................................... .......................... 113 27.6. Proyecto(s) a exportar ........................................................................................................... ........................................................................................................... 113 27.7. Nombre de Archivo ............................................................... ................................................................................................................ ................................................. 114 27.8. Wizard de importación .......................................................................................................... 114 27.9. Tipos de importación .............................................................................................. ............................................................................................................. ............... 115 27.10. Nombre del Archivo ............................................................ ............................................................................................................. ................................................. 115 27.11. Opciones de importación de proyectos................................................................... ............................................................................... ............ 115 27.12. Opciones de cambios de proyectos ........................................................... ..................................................................................... .......................... 116 27.13. Modificando Configuraciones de Importación .................................................................... .................................................................... 117


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Pantalla Principal de Acceso


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1) Introducción a Primavera Enterprise P6 Qué es Primavera Enterprise P6 A partir de 1999, la empresa Primavera Systems Inc., lanza el sistema Primavera® Enterprise (conocido también como P6). En esta versión de Sistema de Gerencia de proyectos, Primavera Systems Inc. pasó a cubrir los conceptos de Software corporativo por proyectos. Primavera Systems Inc. mantiene una estricta relación con el Instituto de Gerencia de Proyectos (Project Management Institute – PMI). Esa referencia es importante para destacar una de las principales características de los Sistemas Primavera: Su adherencia, en términos de sistema computacional, las metodologías y el Estado de Arte en Gerencia de proyectos difundidos por PMI® y explicadas en la Guía Project Management Body of Knowledge – (Guía PMBOK 3ª edición). Primavera® proporciona la gerencia de múltiples proyectos y múltiples usuarios para gerencia de proyectos corporativos, observando un nivel de detalle gerencial a un detalle operacional, con las atribuciones de cada miembro del equipo. Primavera es una solución corporativa: 

Forma idéntica de trabajo, tanto en mono proyectos, cuanto c uanto en multiproyectos.

 

Arquitectura cliente – servidor. Base de datos corporativa (Oracle, SQL Server y MSDE).



Presentación visual (Interface) simple e intuitiva.



Varios asistentes de creación (Wizard).



Gran capacidad de personalización, para cada tipo de organización.



Banco único de recursos (corporativo).



Patronamiento o estandarización de sistemas.



Controles de acceso y niveles de acceso.


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

Visiones gerenciales consolidadas.



Fuerte adherencia a la metodología para garantizar informaciones más precisas.

Acceso a la información vía web, proporcionando un ambiente de colaboración.

Productos Primavera Enterprise A continuación, las herramientas que integran el portafolio de productos Primavera®:

1.2.1. Primavera Project Manager Primavera® Enterprise, también llamado P6, viabiliza: 

Uso para planeamiento, acompañamiento y control.



Archivar y gerenciar proyectos de manera centralizada.


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Características Características generales:  Gerencia de proyectos únicos y múltiples.  Acceso multi-usuario con bloqueo individual de registros.  Banco de datos relacional Oracle.  Gerencia centralizada de recursos.  Mejor comunicación entre el Gerente del proyecto con el equipo.  Acceso a tabla de actividades, gráfico de Gantt, diagrama de red e histograma de recursos.  Creación de dependencias, cálculos y nivelaciones.  Análisis de costos, programación y valor va lor ganado (earned value).  Control de ocurrencias (issues). Usuarios:  Gerentes de proyecto.  Equipo de planeamiento.  Escritorio de Gerencia de Proyectos – EGP (Project Management Office – PMO). 1.2.2. Methodology Manager 

Proceso integrado de mejoría de plataforma de entrega, con mejores prácticas, lecciones aprendidas, patrones organizacionales en forma de templates/modelos de proyectos y estimados.



Crear, capturar, organizar y mejorar componentes reutilizables para construir futuros planos de proyectos.

Características Características generales: Creación de los modelos de proyectos, envolviendo: 1. Asociación de documentos padrón. 2. Designación de funciones para ejecución de actividades. 3. Parametrización de la complejidad de proyectos.


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Usuarios: Escritorio de Gerencia de Proyectos – EGP (Project Management Office –PMO). 

1.2.3. My Primavera

Características Características generales: 1. Visualización de los proyectos vía web. 2. Visualizaciones personalizadas de controles (cartera de proyectos –programas y portafolio). 3. Navegación dinámica por jerarquía. Usuarios: Directores y coordinadores de áreas. Gerentes de proyectos. Escritorio de Gerencia de Proyectos – EGP (Project Management Office –PMO). 





Iniciando P6 Caja de conexión (“Login”)



Para iniciar el P6 seleccione:



Iniciar, Programas, Primavera Enterprise, Project Manager (o haga doble clic sobre el ícono de P6). Entre con Login Name: admin y el password: admin. Seleccione el banco de datos que contiene c ontiene la información de su proyecto. Haga clic en el botón “OK”.

  


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Obs 1: Nombres de usuarios y contraseñas son sensibles a la caja alta y baja Obs 2: El registro de usuarios y contraseñas es definido dentro de P6 1.1. Pantalla de apertura Crear Nuevo Proyecto (Create New) En este comando usted va directamente a un asistente de creación. El nombre y el código de identificación son las informaciones mínimas necesarias para la creación de un nuevo proyecto. Abrir un proyecto existente (Open Existing) Esta opción abrirá una lista de proyectos existentes, para que usted escoja. Abrir el Último Proyecto (Open Last) P6 guarda en la memoria el último proyecto abierto Abrir Datos Globales (Open Global Data) Se abre sólo EPS, proyectos, funciones, recursos, calendarios, etc. Escoja la opción “Open Global Data”. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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1.4.1. Abriendo Datos Globales Elementos visuales de la página inicial: 















Barra de fácil acceso Barra de Título Barra de Menú Barra de Navegación Barra de Status Menú Datos de la Empresa Menú Datos del Proyecto Barra de Directorio

1.4.2. Abriendo un proyecto existente INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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Sólo Lectura (Read Only) - En este modo usted tiene acceso sólo a la lectura, estando impedido de hacer cualquier alteración de datos. Modo compartido (Shared) - En esta opción, usted puede alterar todos los datos de su proyecto, los que serán compartidos con los demás usuarios de P6. Modo exclusivo (Exclusive) - En el modo exclusivo, sólo usted tendrá acceso total a su proyecto, los demás usuarios tendrán acceso al modo Sólo Lectura. 1.5. Visualizando Proyectos ( Projects) Elementos visuales de la pantalla de proyectos:

Ventana Detalles de Proyectos Barra de Opciones Barra de rompimiento de pantalla Barra de Comandos 1.5.1. Barra de Directorios – Común a todas las pantallas

Barra de Directorio (Presente en todas las visualizaciones) DATOS DE LA EMPRESA Projects – Proyectos Resources – Recursos Reports – Reportes Tracking – Gerenciador


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DATOS DEL PROYECTO WBS – EAP Activities – Actividades Assignments – Atribución de los recursos WPs & Docs – Documentos Expenses – Gastos Thresholds – Desencadenantes Issues – Issues Risks – Riesgos 1.5.2. Barra de Herramientas del Directorio “Projects”

Barra de herramientas del proyecto 1. Project table – Tabla (Lista) de actividades 2. Gantt chart – Gráfico de Gantt 3. Chart view – Visión gráfica 4. Show/Hide Bottom Layout – Mostrar/Ocultar Layout inferior 5. Bars – Barras 6. Columns – Columnas 7. Timescale – Escala de tiempo 8. Filters – Filtros 9. Group and Sort – Agrupar y ordenar 10.Zoom in – Aumentar 11.Zoom out – Disminuir 12.Zoom to best fit – Adecuar a la mejor visualización 1.5.3. Barra de Comandos del Directorio “Projects” Barra de comandos de visión “Projects”

Add – Agregar Delete – Excluir/Apagar Cut – Recortar Copy – Copiar Paste – Pegar INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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1.6. Visualizando Actividades (Activities) Elementos visuales de la pantalla de actividades: act ividades:

Ventana Detalles de Actividades Actividades Barra de Opciones Ventana Tabla de Actividades Actividades Barra de rompimiento de pantalla Barra de Comandos Para liberar espacio en la pantalla, deshabilite los textos sobre los íconos de la barra de Directorios y barra de Navegación. Seleccione View, Toolbars y deshabilite Navigation Bar Button Text y

Directory Button Text.2 1.6.1. Barra de Herramientas del Directorio Actividades Barra de Herramientas de Visualización “Actividades” “Actividades”

1. Activity Table – Pantalla (Lista) de Actividades 2. Gantt Chart – Gráfico de Gantt 3. Relationship Lines – Líneas de Relaciones 4. Activity Network – Red de Actividades 5. Activity Details – Detalle de las Actividades 6. Activity Usage Spreadsheet – Planilla de Esfuerzo 7. Activity Usage Profile – Gráfico de Esfuerzo 8. Resource Usage Spreadsheet – Planilla de Recursos 9. Resource Usage Profile – Gráfico de Recursos 10.Trace Logic – Camino lógico 11.Show/Hide Bottom Layout – Mostrar/Ocultar Layout inferior 12.Bars – Barras 13.Columns – Columnas 14.Timescale – Escala de Tiempo INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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15.Filters – Filtros 16.Group and Sort – Agrupar y Ordenar 17.Schedule – Calcular 18.Level Resources – Nivelar Recursos 19.Progress Spotlight – Farol de Progreso 20.Zoom in – Aumentar 21.Zoom out – Disminuir Las Barras del Directorio, Navegación y Comandos poseen recursos semejantes, por ello sólo muestran el título del icono (está siempre activa) 1.6.2. Barra de Comandos del Directorio D irectorio Actividades Barra de Comandos de visualización “Actividades” “Actividades”

Add – Agregar Delete – Excluir/Apagar Cut – Recortar Copy – Copiar Paste – Pegar Assign Resources – Asignar Recursos Assign Resources by Roles - Asignar Recursos por Función Assign Roles – Asignar Función Assign Activity Codes - Asignar Códigos de Actividades Assign Predecessors – Asignar Predecesoras Assign Successors – Asignar Sucesoras Assign Steps – Asignar Pasos

2) Tipos de Ayuda 2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help) INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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El recurso de ayuda de “Consejos” es una ventana explicativa, que se abre cuando

el Mouse se ha posicionado sobre una columna de Primavera. Funciona como un “diccionario” que explica el concepto del campo.



Para una mejor visualización, mantener activa sólo la tabla de Actividades.



En la barra de menú, presione View, Show on Top, Activity Table y View,

Show on Bottom, No Bottom Layout. Para activar el recurso Hint Help, en la barra de menú, presione View, Hint Help. 

Para visualizar la pista superior, posicione el cursor sobre la columna “Schedule % Complete”.

Presione el símbolo Ø “bloquear”, cuando la ventana explicativa esté abierta para desactivar el recurso o seleccione nuevamente Hint Help en el menú View. 2.2. Utilizando la “Ayuda” ( Help) La “Ayuda” (Help) es el manual on-line de P6.



Para consultar el manual on-line, en la Barra de menú presione Help,

Contents. Se abrirá una ventana con los tópicos de ayuda de P6, que puede ser consultada de tres formas: por el Contenido, por el Índice o Localizar a partir de palabras claves digitadas por el usuario, similar a “Ayuda” de Windows. Además de los recursos mencionados, se puede obtener ayuda presionando la tecla F1 o a través del botón Help que aparece en diversas cajas de diálogo.


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2.3. Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecución El Asistente de Ejecución guía sus pasos durante la creación de nuevas actividades o nuevos recursos. 



Para activar o desactivar el Asistente de Ejecución, presione Edit, User Preferences y seleccione la carpeta Assistance. En la sección Wizard mantenga marcados los ítems Use New Resource Wizard y Use New Activity Wizard.

3) Estructurando Project os Corporativamente ( OBS x EPS) Esta lección describe cómo definir una EOE – Estructura Organizacional de Emprendimiento (OBS – Organizacional Breakdown Structure) y una EAE – Estructura Analítica de Emprendimiento (EPS – Enterprise Project Structure). Al completar esta lección, el alumno será capaz de: 

Definir una EOE (OBS)



Visualizar y modificar una EAE (EPS)

3.1. OBS - Características Principales La Estructura Organizacional de Emprendimiento – EOE (OBS – Organizacional Breakdown Structure) es el arreglo jerárquico de la estructura gerencial de la empresa. Puede ser representada por los individuos o por las funciones que componen sus niveles gerenciales.  

Cada nivel de OBS está asociado a uno o más nodos de la EPS. Cada nivel de la OBS está también asociado a uno o más niveles de la EAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en el item de la WBS correspondiente. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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

Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de P6 tenga acceso a un proyecto y/o WBS, debe tener



permiso de acceso al nivel de la OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS. Además de los controles de acceso del usuario a los proyectos y/o WBS pertenecientes a un determinado nivel de la OBS, también es posible limitar el tipo de acción del usuario dentro del alcance de sus responsabilidades.



Permite una utilización en grandes proyectos, envolviendo a muchos gerentes de proyectos con diferentes áreas de responsabilidades.



Puede ser creado y/o editado en cualquier momento.

3.1.1. Visualizando la OBS en forma de Organigrama Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama: 



  

Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione la opción

Chart View. Presione los botones (+) o ( –), para expandir o cerrar los diferentes niveles de la OBS. De un doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. De un doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor. Presione Close para cerrar la ventana.

Nota: Para alterar el número máximo de niveles de la OBS, en la barra de menú seleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits (Default = 20 / máximo = 25). Mantener el valor 20. 3.1.2. Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la OBS Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS: INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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Modo: Chart View

Muestra / Oculta las carpetas de detalles (General/Users/Resp) Alterna visualización a modo tabla Localiza un nivel de la OBS por la descripción Imprime la OBS Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionada sean alineados en forma horizontal o vertical Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionados seleccionados sean alineados a la izquierda, derecha o centro (solo para arreglos en forma horizontal) Permite configurar la caja del organigrama (Ancho, alto y 4 campos disponibles) o padrón Control de zoom (mas, menos, mejor posicionamiento) Expandir o hacer un colapso en la red Permite visualización padrón (nombre OBS) y columna Users (usuarios) Permite configurar la línea del OBS (tipo de letra, color del fondo de la pantalla, altura de línea y mostrar íconos) Modo: Table View

EPS – Caraterísticas Principales El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de múltiples proyectos. Se caracteriza por ser una estructura jerárquica que relaciona los diversos proyectos en una posición relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analítica se determina el nivel de sumarización en el cual el proyecto está insertado.


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Beneficios: 

La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo así la suma de datos y su transporte y/o la visualización en niveles estructurales más altos.



Cambiar la posición relativa de los proyectos, por medio del movimiento de los nodos de la EPS a niveles más bajos o más altos, dependiendo del enfoque del análisis y la jerarquía, facilitando el análisis por los Gerentes.



Los recursos pertenecen a la EPS, más son colocados dentro de los proyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos los recursos colocados en un proyecto específico o todos los proyectos en los que un determinado recurso está asignado. Permite también sumarizaciones para fines gerenciales.

3.2.1. Visualizando una EPS Una EPS representa una estructura jerárquica de los proyectos y permite colocar subdivisiones de informaciones en la empresa.

Visualizando una EPS: En la barra de menú, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure. Nota: Para alterar el número máximo de niveles de la EPS, en la barra de menú seleccione Admin, Admin Preferences, Data Limits (Default = 20 / máximo = 50). Mantener el valor 20. Notas: La EPS Modelos, presenta inicialmente una estructura, ésta debe ser mantenida en la estructura final. El campo Responsible Manager debe ser alterado por la guía Details, no es posible alterarlo utilizando una tabla. 3.2.2. Visualizando una EPS en Forma de Organigrama INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

23

Para visualizar una EPS creada en forma de organigrama: 









Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opción

Chart View. Presione los botones (+) o (-) para expandir o contraer los diferentes niveles de la EPS. Haga doble clic sobre cualquier caja para obtener o btener un zoom mayor. Haga doble clic afuera de las cajas c ajas para obtener un zoom menor. Presione Close para cerrar la ventana.

3.2.3. Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la EPS Para visualizar el menú, presione la barra de opciones de la ventana de la EPS: Modo: Chart View

Details: Muestra/Oculta las carpetas de detalles (ID/Name/Responsible). Table View: Alterna la visualización al modo de tabla. desc ripción. Find Ctrl+F: Localiza un nivel de la EPS por la descripción. Print Preview: Imprime la EPS. Arrange Children: Permite que los niveles inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados de manera horizontal o vertical. Align Children: Permite que los nodos inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados hacia la izquierda, derecha o centro (sólo para arreglos en forma horizontal). Chart Box Template: Permite configurar la caja del nodo de la EPS (largo, alto y 213 campos disponibles) o de la OBS (Padrón). Chart Font and Colors… : Permite configurar la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, color de la caja). Control de zoom: más, menos, mejor arreglo. Modo: Table View Chart View: Alterna la visualización hacia el modo de organigrama. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

24

Columns: Permite visualizar la columna Nombre de la EPS y la columna Responsible Manager. Table Font and Row…: Permite configurar una línea de la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, altura de la línea y mostrar íconos).

4) Creando Proyectos Esta lección describe cómo crear y agregar proyectos en la estructura del emprendimiento y cómo establecer un presupuesto preliminar, programar e implementar cambios en el mismo y acompañar mensualmente gastos y variaciones en diversos niveles del emprendimiento. Al completar este curso el estudiante será capaz de: 

Crear proyectos



Copiar proyectos



Definir propiedades;



Agrupar y ordenar Proyectos.



Establecer presupuestos en el proyecto

 

Incluir cambios al presupuesto Definir un flujo de caja mensual



Analizar el resumen del presupuesto



Definir fuentes de recursos financieros.

4.1. Visualización de Proyectos – Características Principales Proyecto es un grupo de Actividades e informaciones asociadas que constituyen un plan para crear un producto o servicio. La Visualización de Proyectos es utilizada para crear, atribuir propiedades, borrar,organizar, generar sumarios y consultas, en un contexto de gerenciamiento de múltiples proyectos. Cada proyecto es asociado a un nodo de la EAE (EPS).


25

Los proyectos son agrupados en los diversos “nodos” de la EAE (EPS) permitiendo análisis de costos y recursos a nivel gerencial. A cada proyecto es designado un Responsable a través de la EOE (OBS). Son definidos en el nivel de proyecto: fechas de inicio y fin, presupuestos y valores estándares que serán utilizados por recursos, Actividades y cálculos. Permite abrir un único proyecto o todos los proyectos pertenecientes a un “nodo”

de la EAE (EPS)

Nota: Puede también asociar algunas propiedades generales en la jerarquía de la EAE (EPS). Para ir a Visualización de Proyectos: Proyectos:  En la barra de navegación haga clic en el ícono Home (en caso no esté en la pantalla del Menú Principal).  Clic en el botón Projects .  En la barra de opciones presione Display: All, Expand All;  En la parte inferior de la pantalla es mostrada la ventana Detalles del  Proyecto. En la barra de Herramientas presione el ícono Show/Hide  Bottom Window para visualizar la EPS en pantalla completa. Son mostrados todos los “nodos” de la EPS y los proyectos actualmente

existentes.

5) Propiedades de las Guías de Proyecto Después de la creación de los proyectos es posible consultar y/o modificar los datos registrados y agregar nuevas informaciones. Estas informaciones quedan almacenadas en guías de la ventana Detalles de Proyecto (Project Details).


26



Abra el proyecto Transp.



Para visualizar la ventana Detalles de Proyectos, presione el icono Show/Hide

Bottom Layout.

5.1. Guía General Contiene informaciones generales del proyecto seleccionado. En la barra de Herramientas, seleccione la carpeta General.

Status: Identifica si el proyecto está activo (active) , inactivo (inactive) , planeado (planned) o en análisis (what if). Solamente los proyectos activos pueden ser ingresados por usuarios del Timesheet. El status también determina si un proyecto será o no incluido durante una sumarización; cualquier actividad perteneciente a un elemento de WBS y cuyo status sea diferente de lo planeado (planned) será incluido durante la sumarización. Mantener 



Risk Level: Use el nivel de riesgo para graduar la importancia relativa de sus proyectos (Very High, High, Medium, Low, Very Low) . Utilice para organizar, filtrar y preparar reportes. Seleccione Leveling Priority: El P6 usa este número para determinar cuáles proyectos tendrán los recursos nivelados. Por ejemplo: en la barra de menú presione Tools, Level Resources; si fuese seleccionado un valor 5 para el ítem “Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/Higher Than” entonces todos los recursos con

prioridad de 1 a 5 serán nivelados. 

Acepta valores de 1 a 100 siendo que 1 representa la prioridad máxima.


27





Seleccione o digite < 10>

Check-out status: Informa si un proyecto está siendo utilizado fuera del ambiente del P6. Permite el control sobre la última versión del proyecto, pues permite solamente la lectura de los proyectos con esta situación.





Mantener .

Project Website URL: Es la dirección de la página de Internet montada para este proyecto, si aplica. En el caso que la dirección esté completa presione Launch para acceder a ella a través del P6. No completar

5.2. Guía Dates 

Contiene informaciones sobre las fechas principales del proyecto.



Seleccione la guía Dates.













Planned start: fecha de inicio planeado para el proyecto. Es completada cuando se crea el Proyecto. Puede ser alterada. Must Finish by: Fecha en que el proyecto debe ser terminado. No completar. Data Date: Fecha de cálculo en la red / planeamiento. Finish: Fecha más temprana de finalización del proyecto, calculada por el P6 después del último cálculo. Actual Start: Fecha de inicio real del proyecto. sólo existe si el proyecto ya fue iniciado. Actual Finish: Fecha de fin real del proyecto.


28

Sólo existe si el proyecto ya fue concluido – todas las Actividades tuvieron una fecha real de conclusión. 



Anticipated Start: Fecha de inicio esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparación de planeamiento (no es utilizado en el cálculo de la red). Es sustituido por la fecha real de inicio, cuando esta ocurre. No completar. Anticipated Finish: Fecha de fin esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparación de planeamiento (no es utilizado en el cálculo de la red). Es substituido por la fecha real de fin, cuando esta acontese. No completar.

5.3. Guía Notebook Es utilizado para registrar los acontecimientos ocurridos durante el Proyecto. Los tipos de anotaciones son clasificadas en el menú Admin, Admin Categories, en la opción Notebook Topics. Pueden ser asociados a una EPS, Proyecto, WBS y/o Actividad. Para definir nuevas categorías de Tópicos de d e Anotaciones: 

En la barra de Menú seleccione Admin, Admin Categories y seleccione la carpeta Notebook Topics.



En la ventana que se abre es posible ver diversos tópicos ya registrados. Se pueden alterar los tópicos existentes o aumentar nuevos.





Presione Add e ingrese Objetivos del Proyecto. En los campos que siguen deje marcada apenas la opción referente al , lo que significa que solamente los proyectos utilizarán este tipo de tópico. Presione Close


29

Aumentando una anotación: 





Seleccione la guía Notebook Presione Add Seleccione el tópico Objetivos del Proyecto y presione el icono Assign y en seguida Close para cerrar la ventana de tópicos



En la descripción de anotación (a la derecha de la pantalla) digite:
objetivo de este proyecto es expandir la capacidad de producción del Sistema Transportador> Transportador> La descripción de la anotación permite que además de textos, sean incluidas figuras así como hiperlinks.

Nota: Las Guías Budget Log, Spending Plan, Budget Summary y Funding son utilizadas en conjunto para definir el Presupuesto de los Proyectos.

5.4. Guía Codes El P6 permite el uso de códigos para organizar los proyectos en la EPS dentro de grupos, de acuerdo con las categorías respectivas, tales como localización y fases. Los códigos de proyecto son muy útiles cuando proyectos con atributos similares son mantenidos en diferentes niveles de emprendimiento (EPS). Facilitan la gerencia de los proyectos, permitiendo agrupaciones, clasificaciones y utilización de filtros. Los códigos de proyecto son globales para todo el emprendimiento y pueden tener una estructura jerarquizada.

5.5. Guía Defaults En esta guía podemos seleccionar valores definidos previamente que serán utilizados para todos los proyectos y para las nuevas Actividades que sean aumentadas. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

30

Defaults for New Activities: Los campos indican cuáles serán los valores de los Tipos de Duración, Tipo Porcentual de Progreso, Centro de Costo y el Calendario que serán utilizados cuando sea insertada una nueva actividad al proyecto. Estos valores pre-definidos podrán ser alterados después de la creación de las actividades, en los detalles de la misma. Seleccionar: Fixed Duration & Units, Duration, En Blanco, Task Dependent yEstándar – 5 días por semana El significado de cada campo será detallado en la lección sobre Actividades.

Auto-numbering Defaults: Establece el patrón de sufijo y prefijo del ID de la actividad, también el factor de incremento de los mismos.

5.6. Guía Calculations En la guía Calculations , en el campo “Price/Time for activities without c ostear las actividades resources ” ingrese el costo horario que será utilizado para costear que no tienen recursos atribuidos. 

Mantener el valor $0.00/h

En caso desee que el progreso de las actividades sea basado en las etapas (Steps) de las Actividades, marque la caja “Activity percent complete based on activity steps”. 

Dejar desmarcado

5.7. Guía Resources


31

En esta guía se especifica los criterios de cálculo para Recursos y los datos a los cuáles los usuarios del módulo Progress Report tendrán acceso. acces o. La carpeta contiene los siguientes elementos:

Resource Assignments: Resources Can Be Assigned to the Same Activity More Than Once ” (Los Recursos pueden ser asignados a la misma actividad más de una vez): Cuando es marcada esta opción, permite que un recurso sea atribuido más de una vez a una misma actividad.  Deje esta opción desmarcada. Timesheets Primary Resources can mark activities as “completed” (Los

recursos básicos pueden marcar actividades como “completas”: Permite que el recurso primario marque actividades como completas cuando ingresa el Timesheet. 

Haga clic en la caja para marcar esta opción.

Resources can assign themselves to activities (Los recursos pueden signarse a sí mismos a las actividades: Cuando señalizada permite que el recurso se coloque a sí mismo para ejecutar actividades del proyecto a través del Timesheet. 

Haga clic en la caja para marcar esta opción.

Resources can Edit Activity Assignment Percent Complete (Recursos pueden editar los porcentajes completos de la asignación de actividades):  Seleccione para indicar que los recursos deberán informar las cantidades de trabajo remanente como porcentajes completos de las actividades en el Timesheet.  Deje esta opción desmarcada. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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Resources can Edit Activity Assignment Remaining Units (Recursos pueden editar las unidades faltantes de la asignación de actividades): Seleccione para indicar que los recursos deberán informar la cantidad de trabajo remanente para completar las actividades en el Timesheet.  Clique en la caja para marcar esta opción. Assignment Details: Specify the default Rate Type for new assignments (Definición del tipo de tasa para nuevas asignaciones): Definición de cuál tasa de recurso será utilizada para el cálculo en las actividades.  Escoja el valor . Drive Activity dates by default (Fechas de actividad mandatorias por defecto): Cuando está marcada esta opción, define que la fecha del recurso es obligatoriamente igual a las fechas de actividades.  Deje marcado.

5.8. Guía Settings En esta guía se determina las configuraciones generales aplicables al proyecto seleccionado, en la visualización Proyectos. 

Certifique de que esté seleccionado el proyecto en la visualización

Projects y haga clic en la carpeta Settings. En esta guía se define: Summarized Data (Datos Sumarizados): En esta sección se define los criterios de cálculo que el P6 utilizará en las sumarizaciones de los datos, en el nivel del Proyecto y de los “nodos” de la EPS.


33

La sumarización puede ocurrirautomáticamente en intervalos pre programados o cuando es ejecutada manualmente en cualquier momento.

Contain Summarized Data Only (Contiene solo datos sumarizados): Marque esta opción si desea que el P6 mantenga apenas los datos sumarizados (sin actividades individuales). Esto permite que la compañía mantenga datos sumarizados para proyectos gerenciados externamente a través del P6. Last Summarized on (Última sumarización): Campo no editable, que muestra cuándo los datos fueron sumarizados por última vez. Summarize to WBS Level (Sumarice al nivel WBS): Determina el número de niveles de la WBS que guardarán informaciones sumarizadas y que estarán disponibles para consulta, a través del Portafolio Analyst. 

Mantener el valor del padrón: 2

Project Settings (Configuraciones del proyecto): Define configuraciones generales aplicables al proyecto. Character for Separating Code Fields for the WBS Tree (Caracteres de separación entre sub-niveles de la WBS): Define el carácter de separación entre los elementos de una WBS, para indicar niveles jerárquicos. Es posible digitar un nuevo carácter.

Fiscal Ye ar begins on the 1st day of (Año fiscal empieza el 1 de): El mes en que el año fiscal del proyecto tiene inicio. Baseline for earned Value Calculations (Plano Base para cálculos de Valor Ganado): Seleccione cuál será el proyecto utilizado durante el cálculo de Valor Ganado. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

34



Mantener el valor del padrón: .

Define Critical Activities (Define Actividades críticas): Determina cómo serán clasificadas las actividades críticas. Critical Activities Have Float Less Than or Equal To (Actividades críticas tienen holgura menor que o igual a): Define cuál será el valor de la Holgura Total Máxima de las actividades (es posible digitar un nuevo valor y una nueva unidad de tiempo), determinando cuáles serán las marcadas como críticas. Longest Path (El camino más largo): Determina que las actividades críticas del proyecto sean las actividades de camino c amino mas largo en el proyecto.

5.9. Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos La visualización Projects permite que las informaciones contenidas en ella sean agrupadas y organizadas de diversas y diferentes formas. Para visualizar el menú, presione la barra de opciones:

Permite configurar las columnas mostradas en la Tabla de Proyectos (Size/ Resp Mang / Customize) Permite configurar tipo de letra, color de fondo, altura de línea, mostrar íconos y color níveles de la EPS Permite filtrar los proyectos que serán mostrados (Todos, Solo abiertos, por status o Personalizado) Personalizado) Posee diversas opciones de Agrupamiento (por EPS, por Ger Proy, por Código Proyecto o Personalizado) Cuando la ventana Gráfico Gantt está accionada, permite configurar tipo y color de las barras y del texto Permite escoger cuáles ventanas estarán activadas: Tabla Proyectos y Gráfico Gantt o Proyectos en forma de Organigrama


35

Permite mostrar o esconder la ventana de Detalles de Proyecto en la parte inferior de la pantalla Modo Project Table o Gantt Chart Cuando es seleccionada la opción Show on Top, Chart View, la EPS y los proyectos son mostrados en forma de organigrama. En este caso la barra de opciones es similar al menú de la barra de opciones de la EPS (ver (v er pag. xxxx).

5.10 Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos Vamos ahora a utilizar los comandos Filter by y Group and sort by para configurar las informaciones que deseamos ver en la pantalla. panta lla. 

(En caso los proyectos de Hidra no estén abiertos) Seleccione File, Open y seleccione el nodo .





Seleccione la barra de opciones Display: Projects, Filter by, Currently Open . Seleccione Display: Currently Open, Group and sort by, (uno de los códigos del proyecto que creamos)

Podemos configurar también las columnas mostradas, color de las barras, expandir o comprimir la escala de tiempo, etc. etc . 

Vamos a retornar el filtro para All purpose y la agrupación para EPS

6) Creando la Estructura Analítica del Proyecto Esta lección describe como crear una EAP (WBS) en P6. Al final de esta lección, el alumno sabrá: 

Definir una WBS



Crear una WBS




36

6.1. EAP – Est ructura Analít ica del Proyecto (WBS – WorkBreakdown Structurre) Una EAP – Estructura Analítica de Proyecto (WBS – Work Breakdown Structure) es el orden jerárquico de los productos y/o servicios o fases del proyecto, producidas durante la ejecución del proyecto. Cada item de la EAP – WBS pueden contener más ítems detallados, actividades o ambos. La WBS puede ser adicionada al nivel del programa o proyecto después de que éste ha sido creado. Cuando usted abre el programa, usted verá la Estructura de EAP de todos los proyectos de su programa. En la creación de un proyecto, el Gerente debe crear: 

Desarrollar la EAP

 

Vincular los ítems de la EAP – WBS con los ítems de EOP – OBS. Vincular los documentos de referencia dentro de cada ítem de la EAP – WBS



Definir los criterios de análisis de performance

OBS: Por estándar, el P6 agrupa actividades, Seguimiento de costos y Monitoreo de la Programación a través de la EAP – WBS.

6.2. Visualizar el diagrama de WBS 

Seleccione el icono Chart View para tener una visualización tipoorganigrama.



Seleccione el ítem de WBS .



Con el botón de la derecha del mouse dentro del layout del diagrama, seleccione Zoom To Best Fit para tener una visualización mejor elaborada.



Presione (+) o (–), para ver los diferentes niveles de la WBS.


37

7) Agregando Actividades Esta lección describe cómo agregar actividades a un proyecto y modificar atributos de una actividad. También presentará atajos para facilitar la entrada de datos. Al final de esta lección, el alumno sabrá: 

Definir una actividad



Definir los tipos de actividades



Incluir actividades



Modificar detalles de actividades



Atribuir códigos de actividades a las actividades.

7.1. Qué es una Actividad Las actividades son elementos fundamentales de trabajo de un proyecto. Son el nivel más bajo de la Estructura Analítica del Proyecto – EAP (WBS) y la menor subdivisión de trabajo que interesa directamente al gerente del proyecto. 1. Unidad de trabajo más detallada, que es acompañada en un proyecto. 2. Contiene todos los detalles sobre el trabajo a ser ejecutado. 3. También conocida como tarea o item. Componentes de una actividad:

OBS/WBS Duraciones Calendario - Tipo Identificador – ID Descripción Predecesoras Sucesoras Costos Presupuestados Recursos Presupuestados Gastos Códigos de Actividades


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Restricciones

Fechas

Tipo de duración

Tipo de Porcentaje

Definidos por el usuario Observaciones

7.2. Tipos de Actividades El tipo de actividad debe ser siempre definido. Estos tipos controlan el cálculo de la duración de una actividad y/o fechas. 7.2.1. Tarea Dependiente (Task Dependent) 

“Tarea Dependiente” indica que los recursos de una actividad act ividad son programados

para trabajar en aquella actividad de acuerdo al calendario de la actividad, al revés de seguir los calendarios de los recursos atribuidos a ella. 

Típicamente, usted usará Actividades tipo “Tarea Dependiente” cuando

diversos recursos designados a una misma actividad precisan trabajar juntos. 7.2.2. Dependencia de Recurso (Resource Dependent) 

“Dependencia de Recurso” indica que cada recurso de la actividad es

programado siguiendo su calendario y no el de la actividad. Este tipo de actividad es más usado cuando la duración de la actividad depende de la disponibilidad de los recursos atribuidos. 

Típicamente, usted usará Actividades de tipo “Dependencia de Recurso”cuando

los diversos recursos atribuidos a una actividad pueden trabajar de forma independiente. 7.2.3. Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones) 

“Hito” indica que la actividad a ctividad marca el inicio y el fin de los estados principales de un proyecto. Una actividad “Hito” puede tener gastos, mas nunca costos

basados en tiempo (por ejemplo, trabajo), o recursos atribuidos.


39



Una actividad “Hito” no tiene duración.



Un “Hito de Inicio” no posee la fecha de fin y un “Hito de Fin” no posee la fecha

de inicio. 7.2.4. Sumario (Level Of Effort - LOE) 

“Sumario” indica que la duración de la actividad depende de sus predecesoras

y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tener restricciones. 

Típicamente, usted usará el tipo “Sumario” para Actividades que acontecerán

dependiendo de otras Actividades. Por ejemplo, trabajo administrativo, un guarda de seguridad o algún aspecto de gerenciamiento de proyecto. “Es generalmente caracterizado por un ritmo uniforme de desempeño de trabajo durante un periodo de tiempo determinado por las actividades soportadas.”

PMBOK 3.a ed. 7.2.5. Resumen EAP (WBS Sumary) 

Este tipo es usado para resumir un nivel de WBS.



Forma un tipo de actividad que comparte un nivel común de WBS.



Las fechas calculadas en una actividad de “WBS Sumary” se basan en la fecha

de inicio más pronta de las actividades del grupo y en la fecha más tardía de estas actividades. 

No podrán ser atribuidas restricciones en un “WBS Sumary”

7.3. Asistente de Creación de Actividades Las actividades pueden ser incluidas en su cronograma de diversas formas. P6 posee un asistente de actividades que le permite a usted ejecutar este proceso paso a paso. Usted también tiene la opción de desconectar el asistente y agregar actividades directamente en la tabla de actividades o en el diagrama de red.


40

7.4. Agregando Actividades con el Asistente Para definir la unidad de tiempo a ser mostrada, seleccione Edit, User Preferences y en la carpeta Time Units altere el campo “Durations Format/ Units” como Days.



En el caso de que no sea informada, la duración padrón para actividades de tipo Task Dependent es de cinco (5) días. Este padrón puede ser alterado seleccionando Admin, Admin Preferences, General.



Usted puede configurar auto-enumeración para el código de la actividad (Activity

ID),

escogiendo

la

visualización

Project,

carpeta

Defaults,

Autonumbering Defaults. 1. En la barra de comandos, clique en Add. 2. Digite el Activity Id: CS300. 3. Digite el nombre de la actividad: Proyecto de Sistema y haga clic en Next. 4. Seleccione la WBS: Transp.Proy&Ing y haga clic en Next. 5. Escoja el tipo de actividad Task Dependent y haga clic en Next. 6. Seleccione Do Not Show this Wizard Again y haga clic en Finish.

8) Definiendo Códigos de Actividades Esta lección describe los diferentes métodos de codificación codificac ión en el P6. Al final de esta lección el alumno sabrá: Describir los códigos de actividad (Activity Codes). 

Definir códigos de actividad



Crear y editar códigos de actividad



Crear calendarios.


41

8.1. Códigos de Actividades Los códigos de actividad (Activity Codes) son formas de clasificar y categorizar las actividades, de acuerdo con las necesidades de su organización y de su proyecto. Cada actividad contiene uno o más códigos, organizados de forma jerárquica. Uste puede tener hasta 500 códigos de actividades diferentes por proyecto y un número ilimitado de valores por código de actividad. Los códigos de actividad pueden estar disponibles para todos los proyectos de su Banco de Datos o para un proyecto específico. La jerarquía entre los valores de los códigos de actividad puede ser usada en las tablas de la pantalla, además de ser utilizadas en los reportes.



Organiza los layouts Selecciona y sumariza actividades



Crea reportes y gráficos.



9) Creando y modificando Calendarios Aprenda cómo utilizar calendarios en un proyecto. Veremos cómo definir en los calendarios la carga horaria de trabajo diario, feriados, puentes, etc. 

Definir los días y periodos de trabajo y feriados.



Describir los tipos de calendarios.



Crear un nuevo calendario.

9.1. Creando Calendarios Los calendarios son vinculados a actividades y recursos para determinar paracuándo se programará el trabajo.


42



Días y horas trabajadas. o Define cuáles días de la semana se trabajará o Define el número de horas trabajadas por día -

Días y horas no trabajadas.

o Se registra feriados, holguras, horarios de almuerzo y cena, etc -

Excepciones.

o Se registra como días/horas de trabajo, los días/horas originalmente marcados como no trabajados. Primavera Enterprise permite tres tipos de calendario: 





Calendario Global – Global Calendar. Disponible para ser usado por todos los recursos y actividades de todos los proyectos del banco de datos. Calendarios de Recursos – Resource Calendar. Disponible para uso de los recursos. Calendarios de Proyectos – Project Calendar. Disponible para un portafolio o para un único proyecto.

9.1.1. Adicionando un nuevo calendario 1. En el menú Enterprise , seleccione la opción Calendars. 2. Haga clic en Project para visualizar los calendarios del proyecto. Ahora clique en Add para crear un nuevo calendario y seleccione el calendario < Estándar – 5

días por semana> en la ventana que surge, para ser la base del nuevocalendario. 3. Digite el nombre del nuevo calendario < Sistema Transportador Calendario 1>.

Definición del número global de horas por día Pueden ser informadas cuáles son las horas de los días de trabajo


43

1. Haga clic en Modify. 2. En el borde superior derecho de la pantalla, de clic en Total work hours/day. 3. De clic en el botón Workweek . 4. Entre con el número de horas de trabajo por cada ca da día y haga clic en OK.

Definición detallada de número de horas por día También pueden ser informadas de forma detallada cuáles son las horas de los días de trabajo 1. En el borde superior izquierdo de la pantalla, de clic en Detailed work hours/day. 2. Haga clic en el botón Workweek. 3. En Day of the week seleccione los días a ser trabajados y en la caja Work hours marque las horas de trabajo en esos días. Para marcar más de un día, utilice el Ctrl de su teclado. 4. Haga clic en el botón Work para transformar esas horas en horas trabajadas. 5. Clic en OK.

9.2. Modificando un Calendario Existente Vamos a modificar un calendario global existente: Padrón – 5 días por semana. Agregar los siguientes feriados fijos: 01 de Enero

01 de Mayo 12 de Octubre

25 de Enero

09 de Julio 02 de Noviembre 25 de Diciembre

21 de Abril 07 de Setiembre

24 de Diciembre

15 de Noviembre 31 de Diciembre

9.3. Calendarios Globales Un Calendario Global puede ser utilizado por programas, proyectos, actividades y recursos. El calendario global será el modelo para los nuevos calendarios.


44

1. Verifique los días de trabajo y de no trabajo. • Gris claro – Días de trabajo • Gris oscuro – Días de no trabajo • Blanco – Días de excepciones

2. Presione para volver un mes 3. Presione para avanzar un mes 4. Presione los botones de días de no trabajado (Nonwork) y trabajado(Work) 5. Haga clic en Close. Para cambiar la escala de tiempo del calendario de Mes/Día por Año/Mes, basta darle clic a la celda donde está el nombre de Mes y Año. Para retornar a la escala de tiempo Mes/Día, basta hacer clic en la celda del mes deseado.

10) Tipos de Duración Esta lección refuerza conceptos como tipos de duración y de cómo asociar restricciones (Constraints) en un proyecto. Al término de esta lección, el alumno será capaz c apaz de: 

Diferenciar entre diferentes tipos y duraciones



Aplicar una línea de fin para proyectos



Describir los tipos de restricciones existentes



Aplicar restricciones a actividades individuales

10.1.Tipos de Duración El tipo de duración es un ajuste que permite controlar cómo son sincronizadas la duración, las unidades de tiempo y las unidades de recurso/tiempo, con las actividades de modo que la siguiente ecuación sea s ea siempre verdadera:

Duración x Recurso (Undades/Tiempo) = Unidades


45

Donde: activ idad Duración (Dur): Plazo para ejecución de la actividad Unidades (Unid): Esfuerzo de trabajo en cantidad de Unidades Recurso (Unidades/Tiempo) (UPT) : Asignación del esfuerzo del trabajo, o productividad. La tabla de abajo lista las variaciones de valor para balancear la ecuación arriba mostrada siempre que una de sus variables sea alterada

Tipo de duración de actividad Cambiando unidades, qué cambia? Cambiando a duración, qué cambia? Cambiando unidades /tiempo, qué cambia? Adicionando un recurso, qué cambia? Fixed Units/Time Dur Unid Dur Dur Fixed Duration and Units/Time UPT Unid Unid Unid Fixed Units Dur UPT Dur Dur Fixed Duration & Units UPT UPT Unid UPT 10.1.1. Fixed Units/Time Indica que para la actividad seleccionada se está adoptando un patrón de asignación fijo. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

46

Entonces, si disminuimos la duración disminuye el esfuerzo de trabajo y si aumentamos el esfuerzo de trabajo la duración aumenta, conforme el esquema de la ecuación a seguir:

Duración = Esfuerzo / Recurso A menor Duración Menor Esfuerzo A mayor Duración Mayor Esfuerzo 10.1.2. Fixed Duration and Units/Time Indica que para la actividad seleccionada se está adoptando primero la duración y en seguida el patrón de asignación como son las variables de la ecuación que no pueden ser alteradas. En este caso, la variable de esfuerzo es fuerzo de trabajo será siempre recalculada.

Esfuerzo = Duración x Recurso 10.1.3. Fixed Units Indica que el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada está fijo, excepto cuando el esfuerzo esta en cero. Entonces, si aumentamos el patrón de asignación la duración disminuye y si disminuimos el patrón de asignación la duración aumenta, conforme el esquema de la ecuación a continuación:

Duración = Esfuerzo / Recurso A menor Duración Mayor Recurso A mayor Duración Menor Recurso En cuanto el valor de esfuerzo de trabajo fuera cero, su primer cálculo será la duración de la actividad multiplicada por el padrón de asignación del recurso. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

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10.1.4. Fixed Duration & Units Indica que la duración y el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada son fijos, y el cálculo de patrón de asignación del recurso en la actividad se deberá ajustar. Entonces, el patrón de asignación siempre se regirá por la ecuación siguiente:

Recurso = Esfuerzo / Duración

11) Restricciones Restricciones son las imposiciones dadas al proyecto y/o Actividades para reflejar situaciones en la cual la lógica de programación no sea suficiente para definir la realidad del mismo. Una buena práctica recomienda que la atribución de restricciones a las Actividades solamente sea dada cuándo todas las posibilidades, de reflejar la realidad de programación por la lógica entre las Actividades, estén es tén agotadas.

11.1.Deberá terminar en (Must Finish by) La restricción aplicada al proyecto es en el campo Must Finish by, en la visualización Projects, guía Dates.

La restricción aplicada a este campo no hará con que el proyecto efectivamente termine en la fecha impuesta, sin embargo provee una fecha de control al cual será reflejada en las holguras de las Actividades del proyecto. El control, hecho a partir de la pantalla anterior, será la comparación entre el campo de imposición y el campo de fin (Finish).

11.2.Iniciar antes de (Start On or Before): INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

48

Limita la actividad a comenzar en la fecha de restricción o antes, nunca después. Cambia la fecha tarde de inicio para la fecha de la restricción. Afecta las fechas tardes de sus predecesores. No prevalece sobre la lógica .

11.3 Iniciar En ( una fecha) o después de (Start On or After): Limita la actividad a comenzar en la fecha de la restricción o después, nunca antes. Cambia la fecha temprana de inicio para la data de restricción. Afecta las fechas tempranas de sus sucesores. No prevalece sobre la lógica .

11.4.Iniciar en la fecha (Start On): Limita la actividad a comenzar en la fecha de restricción, ni antes ni después. Cambia ambas fechas, de inicio temprano e inicio tarde, para la fecha de restricción. No prevalece sobre la lógica .

Nota: Es necesario recalcular el proyecto para que las fechas mas tardías basadas en la fecha impuesta en “Deberá terminar en” sean tomadas en cuenta; adicionalmente la fecha de inicio, fecha dato y la fecha de fin del proyecto son siempre consideradas a las cero horas del día escogido, cuando la opción de fecha no muestra un horario. Nota: Las próximas restricciones son aplicadas a las Actividades en la visión Actividades (Activities), guía Status. Ellas pueden ser primarias o secundarias aplicadas a los eventos de inicio y/o fin de Actividades.


49

11.5.Inicio impuesto en (Mandatory Start): Impone la actividad a comenzar en la fecha de la restricción. Cambia ambas fechas, de inicio temprano e inicio tarde, para la fecha de la restricción. Prevalece sobre la lógica .

11.6.Terminar En ( una fecha) o antes de (Finish On or Before): Limita la actividad a terminar en la fecha fec ha de restricción o antes, nunca después. Cambia la fecha tarde de fin f in para la fecha de la restricción. restricc ión. Afecta las fechas tardes de sus predecesores. No prevalece sobre la lógica .

11.7.Terminar En ( una fecha) o después de (Finish On or After): Limita la actividad a terminar en la fecha de la restricción o después, nunca antes. Cambia la fecha temprana de fin para la fecha de restricción. Afecta las fechas tempranas de sus sucesores.

No prevalece sobre la lógica .

11.8.Terminar En (Finish On): Limita la actividad a terminar en la fecha de la restricción, ni antes ni después. Cambia ambas fechas, de fin temprano y fin tarde, para la fecha de restricción. No prevalece sobre la lógica .

11.9.Fin impuesto en (Mandatory Finish): Impone la actividad a terminar en la fecha fec ha de restricción. Cambia ambas fechas, de fin temprano y fin tarde, para la fecha de restricción.

Prevalece sobre la lógica .


50

11.10. Lo más tarde posible (As Late as Possible): La restricción tan tarde cuanto posible atrasa la actividad sin atrasar a sus sucesores. Este atraso es limitado por el valor de holgura libre disponible de la actividad.

12) Pasos ( Steps) de Actividades Esta lección describe cómo atribuir pasos a las actividades y cómo aplicar ponderaciones a esos pasos, influyendo en el avance de la actividad. Al completar esta lección, el alumno será capaz c apaz de:



Asociar ponderaciones en los pasos (Steps) de una actividad Actualizar los pasos



Crear templates de los pasos Revisión de los Pasos (Steps)



Se puede dividir una actividad en pequeñas porciones llamadas pasos. Esa división depende del grado de detalle deseado para el cronograma del proyecto. Es posible asociar pesos porcentuales a los Steps y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance físico), al completar un porcentaje de un paso específico se estará completando una parte de la actividad.

Beneficios Este método es mejor si es aplicado a actividades largas que contienen muchas tareas distintas. Además, da sustento al valor de avance físico de la actividad. Nota: Sólo cuando la opción “Activity percent complete based on activity steps” en la guía Cálculos de la visualización Projects esté activa, es que los porcentajes de los pasos son tomados en cuenta para el avance de la actividad.


51

12.1.Incluyendo Pasos para Actividades Incluya Steps en una actividad para relacionar los procedimientos necesarios para completarla. Los pasos son listados en orden cronológico y pueden ser marcados cuando están completos. Usted también puede explicar detalladamente cada paso en el campo de Observaciones. Cuando los pesos en los Steps están siendo utilizados, el campo Physical % c ampo de sólo lectura. Complete en la guía Status de la actividad se torna un campo También será necesario que el tipo de avance sea físico para que la actividad sea utilizada por los Steps. Para esto, seleccione en la guía General de Activity Details, en el campo %

Duration Type la opción Physical.

12.2. Actualizando los Steps con factores porcentuales El campo Activity percent complete puede ser calculado a través de la ponderación de los pasos completos y los incompletos de la actividad. 1. Marque la caja Completed en la columna del primer Step “Levantamiento de Proveedores”.

Observe en la guía Status que el campo Physical % fue alterado por 50% porque el paso “Levantamiento de proveedores” fue clicado como completo.

Los campos At complete duration y At complete Labor Units no son cambiados. p aso. Nota: Note que el porcentaje es proporcional al peso de cada paso.

12.3.Crear Plantillas de Pasos (Steps)


52

Su organización podrá tener varias actividades que se reparten dentro del desarrollo del proyecto. Primavera permite crear un grupo de pasos que podrá ser utilizado para múltiples actividades, por ejemplo: Al iniciar un proyecto, puede ser que varias especificaciones deban ser escritas y aprobadas Y esa especificación podrá ser desarrollada en un proceso de pasos múltiples, que no cambia los pasos que son genéricos. Como ejemplo, la actividad “Escribir especificación” podrá tener los siguientes pasos: 

Someterse a la aprobación inicial.



Analizar la especificación inicial.



Revisar la especificación inicial.



Análisis final.



Revisión final.

Esos pasos pueden ser aplicados para todas las actividades de especificación que estuvieran en el cronograma del proyecto. También

podrá

ser

insertado

manualmente

en

cada

actividad

“Escribir

especificación”, usted podrá crear un template de los pasos de la actividad,

conteniendo esos pasos y atribuyendo ese template a cada ca da actividad aplicable. Si el uso de esos pasos fuera común, se puede convertir en un template. 1. Seleccione la actividad. 2. En la ventana de Detalles de la Actividad, haga clic en la guía Steps. 3. Seleccione Steps y haga clic con el botón derecho del Mouse en la caja de los Steps y seleccione Create Template. 4. Informe el nombre del Template. 5. Haga clic en OK. 12.3.1. Insertando plantillas o modelos (Template) de Pasos INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

53

Con la plantilla (template) creada, vamos insertar pasos a partir de una plantilla (template) a una actividad. Pasos: 

Seleccione la actividad. En los detalles de la actividad, seleccione la carpeta Steps.



Haga clic en Add from Template.



Haga clic en Add.



13) Creando Relaciones Esta lección describe cómo Primavera calcula la programación de las actividades a través de las fechas tempranas y tardías y, a partir de esas fechas, hace el cálculo de las holguras total y libre. Al final de esta lección el alumno sabrá: 1. Establecer la lógica de las Actividades en la red. 2. Ejecutar el cálculo de la red. 3. Definir las holguras y sus impactos en la programación. 4. Identificar “Loops” (camino de red que pasa dos veces por el mismo punto „no‟) y “Open ends” (Tarea con final abierto, infinito).

5. Acompañar la lógica de la red. 6. Calcular la programación manualmente. 7. Calcular la programación utilizando Primavera Enterprise 8. Entender el impacto de las restricciones.

13.1. Tipos de Relaciones Antes de hacernos consideraciones respecto de los tipos de interrelación entre actividades, vamos a determinar lo siguiente: 1. Todas las actividades poseen dos eventos, el de inicio y el de término.


54

2. La duración de la actividad se determina por la diferencia entre término y/o inicio de la actividad más 1 (uno). 3. Toda relación entre las actividades parte y/o llega de estos eventos. 4. Los periodos en que ocurren los eventos en una relación están separados por tiempos de espera denominados “Lags” que pueden tener valores negativos o

positivos, incluyendo el valor cero. En el PMBOK® 3ª Edición, en el proceso 6.2.2, sobre el secuenciamiento de actividades, tenemos el Método de Diagrama de Procedencia (MDP), utilizado por Primavera Enterprise y referido a continuación:

Método de Diagrama de Procedencia (MDP) El MDP es un método de construcción de un diagrama de red del cronograma del proyecto que usa cajas o rectángulos, llamados nodos, para representar actividades y los conecta por flechas que muestran las dependencias. La figura 6-5 muestra un diagrama de red del cronograma del proyecto simple, diseñado usando el MDP. Esta técnica también es llamada de actividad en el nodo (AEN) y es el método usado por la mayoría de los paquetes de softwares de gerencia de proyectos. La excepción son las actividades “Marcos” (Milestones), que son actividades con

duración cero y, en el caso de Primavera, omiten el evento de término (si fuera un marco de inicio) o el evento de inicio (si fuera un marco de término). El MDP incluye cuatro tipos de dependencias o de relaciones de precedencia:

Fin a Inicio (Finish to Start – FS): El inicio de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora. Fin a Fin (Finish to finish – FF): El término de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

55

Inicio a Inicio (Start to Start – SS): El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora. Inicio a Fin (Start to finish – SF): El término de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora. “En el MDP, término a inicio es el tipo más comúnmente usado de relación de precedencia. Las relaciones de tipo inicio a término son raramente usadas”.

PMBOK 3ª Ed. 13.1.1. Relación Fin – Inicio (FS) con lag -1 La ocurrencia del evento de inicio de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de fin de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto. 13.1.2. Conexión Inicio – Inicio (SS) con lag -1 La ocurrencia del evento de inicio de la actividad 2 depende de la ocurrencia delevento de inicio de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto. 13.1.3. Conexión Fin – Fin (FF) con lag -1 La ocurrencia del evento de fin de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de fin de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto. 13.1.4. Conexión Inicio – Fin (SF) con lag +1 La ocurrencia del evento de fin de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de inicio de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

56

13.2. Estableciendo Conexiones Lógicas / Relacionamientos Tabla – Creando Relaciones Haga clik en el final de la actividad A (2) y arrastre hasta el inicio de la actividad B (3) para crear una relación Fin a Inicio Haga clik en el inicio de la actividad A(1) y arrastre hasta el inicio de la actividad B (3) para crear una relación Inicio a Inicio 1 Actividad A 2 1 Actividad A 2 3 Actividad B 4 3 Actividad B 4 Haga clik en el final de la actividad A (2) y arrastre hasta el fin de la actividad B (4) para crear una relación Fin a Fin Haga clik en el inicio de la actividad A(1) y arrastre hasta el fin de la actividad B (4) para crear c rear una relación Inicio a Fin 1 Actividad A 2 1 Actividad A 2 3

Actividad

B

4

3

Actividad

B

4

13.3. Creando Relaciones en Detalles de la Actividad 1. Cambie a Layout . 2. Posicione el cursor en la actividad deseada.

3. Haga clic en la barra de Sucesoras y de clic en “Assign” . 4. Seleccione la actividad deseada y de clic en “Close” 13.3.1. Seleccionando Varias Relaciones y Conectando Actividades La función Link Activities (conectar actividades) permitirá crear relaciones de Fin – Inicio entre las actividades seleccionadas.


57

El orden en el cual ellas son seleccionadas es el orden mandatario en la cual se crearán las relaciones. Usando conexiones en serie: 5. Seleccione una actividad. 6. Seleccione varias actividades, haciendo clic en “Shift” o “Ctrl”, conforme el caso y necesidad idéntico al comando de Windows. “Shift” + clic en la última actividad o “Ctrl” + clic en las actividades subsecuentes o no “Link Activities” le permite

crear relaciones de fin a inicio entre las actividades seleccionadas, así como el orden en el cual son seleccionadas y el e l orden en el cual se crean c rean las relaciones. 7. Haga clic con el botón derecho en la tabla de Actividades y escoja Link Activities (conectar actividades). Cree las relaciones para el proyecto de Sistema Transportador, conforme la tabla a continuación:

ID DESCRIPCIÓN PREDECESORA SUCESORA TIPO DE CONEXIÓN LAG SISTEMA TRANSPORTADOR CS200 Inicio de Proyecto - CS300 FS 0 CS800 Fin de Proyecto CS305 - FS 0

PROYECTO E INGENIERÍA CS300 Proyecto de Sistema CS200 CS310 FS 0 CS310 Revisión y Aprobación de Proyecto CS300 CS430 FS 0 CS430 Prep. de diseños de Transportador T ransportador CS310 CS440 FS 0 CS440 Revisión y Aprobación de diseños de Transportador CS430 CS400 FS 0 ADQUISICIÓN TRANSPORTADORES CS400 Preparación y solicitud de cotización para Transportadores T ransportadores INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

58

CS440 CS410 FS 0 CS410 Revisión de cotizaciones de transportadores CS400 CS420 FS 0 CS420 Asignación de contrato CS410 CS450 FS 0 CS450 Fabricación y entrega de transportadores CS420 CS700 CS770 FS 0

ENTRENAMIENTO CS770 Manuales de Operación CS450 CS800 FS 0 SERVICIOS EN CAMPO CS311 Inicio de instalación de Transportador - CS315 FS 0 CS315 Preparación de Terreno CS311 CS700 FS 0 INSTALACIÓN CS700 Instalación de Transportador 211 CS315 CS450 CS710 CS740 CS750 CS760 FS SS SS SS 0 54 54 74 INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

59

CS710 Instalación de Transportador 212 CS700 CS720 FS 0 CS720 Instalación de Transportador 213 CS710 CS730 FS 0 CS730 Instalación de Transportador 214 CS720 CS305 FS 0 CS740 Tabulación de Campo CS700 CS305 FS 0 CS750 Cableado de Campo CS700 CS305 FS 0 CS760 Pintura de Campo CS700 CS305 FS 0

PRUEBAS DE CAMPO CS305 Partida y Ajustes del Sistema CS730 CS740 CS750 CS760 CS800 FS 0

Nota: Las informaciones de Tipo de Conexión y LAG son referentes a la sucesora.

13.4. Creando Relaciones en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES 1. Escoja File, Open, seleccione el proyecto deseado y haga clic en Open e irá a la visualización Activities. 2. Seleccione una estructura WBS. 3. Haga clic en la Barra de Herramientas de Actividades para focalizar en las actividades. 4. Mueva el indicador del Mouse hacia el borde izquierdo de una actividad. La flecha de la dependencia aparecerá 5. Haga clic y arrastre el Mouse del borde izquierdo de la actividad sucesora.

13.5. Seguimiento de Relaciones Usando Diagrama de Actividades


60

Haciendo clic en el botón (Activity Network/Diagrama de Actividades) que está en la barra de Herramientas, su proyecto puede ser visualizado como un diagrama de actividades y relaciones, de acuerdo con la WBS seleccionada. La importancia para este tipo de visualización es: es : 

Presenta el proyecto gráficamente



Muestra cómo se relacionan las actividades entre sí (FF, FS, SS, SF)



Conexiones lógicas



Muestra la red de precedencia (predecesoras/sucesoras)



Permite crear, modificar o revisar relaciones de las actividades a partir del propio diagrama de actividades.



Presenta actividades y relaciones con varios niveles de detalle.

El layout del panel izquierdo de la Red de Actividades siempre mostrará la jerarquía de WBS y usted podrá seleccionar cada grupo de WBS. Usted puede salvar un layout con la Red de Actividades en su computador para enviar por e-mail a otro usuario del proyecto o utilizarlo posteriormente.

Nota: 1. El Diagrama de Actividades no podrá ser confundido con el Diagrama de Red. 2. Un borde rojo alrededor de cada caja indica cuál actividad es parte del camino crítico. 3. La línea que conecta las cajas de las actividades indica el tipo de relación realizado entre cada una. 4. Usted puede controlar de cerca cada aspecto de la Red de Actividades, incluyendo la apariencia de las actividades, el contenido de lo que estará en las cajas y el espacio entre las actividades gráficamente.


61

14) Calculando la Programación Esta lección describe varios términos de cálculo cálc ulo de la programación del P6 e ilustra cómo hace P6 el cálculo para programación de fechas tempranas y tardías. Al final de esta lección, el alumno sabrá: 

Ejecutar un cálculo en los sentidos progresivo y/o retroactivo



Definir los holguras y sus impactos en la programación



Identificar relacionamientos circulares „Loops‟ y actividades abiertas „Open ends‟



Acompañar la lógica de la red



Calcular la programación manualmente



Calcular la programación utilizando P6

14.1. Cálculo Progresivo La programación inicia a partir de la(s) actividad(es) que no tienen predecesoras calculando las fechas tempranas de las Actividades (Cálculo Progresivo). Las fechas tempranas son el período de tiempo mas temprano para el inicio y fin de una actividad conforme fórmula siguiente:

Inicio Temprano + Duración – 1 = Fin Temprano Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes: El proceso del camino de ida incluye comenzar la primera actividad en el diagrama de red y calcular la fecha más temprana en que la actividad puede iniciar y la fecha más temprana en que la actividad ac tividad puede terminar.

14.2.Cálculo Retroactivo


62

El Cálculo Retroactivo comienza a partir de la última fecha de fin tardío, la cual es igual a la última fecha de terminación temprana calculada8. Serán determinadas las fechas tardías de las actividades conforme la fórmula siguiente:

Terminación Tardía – Duración + 1 = inicio Tardío Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes: En cuanto la última actividad es calculada utilizando el proceso de camino de ida, usted parte de la actividad final y vuelve hasta llegar a la primera actividad. El proceso de camino de vuelta incluye comenzar la última actividad en un diagrama de red y calcular la fecha más tardía que la actividad puede terminar y la fecha más tardía que la actividad puede iniciar.

14.3. Holgura Total Holgura Total es en cuanto, en el tiempo, una actividad puede ser postergada en relación a sus fechas tempranas sin s in comprometer la fecha de fin del proyecto. Es la diferencia entre el fin tardío y el fin temprano, o inicio tardío menos el inicio temprano, de una actividad. Cuando es impuesta una fecha de fin para el fin del proyecto (“Must finish By”), es

a partir de esta fecha impuesta que se inicia el cálculo de las fechas tardías de las Actividades. En nuestro ejemplo todavía no estamos considerando el impacto de las restricciones (“Constraints”) (“Constraints”) en estas fechas.

Usualmente actividades con holgura negativa son extremamente críticas, indicando que eso que se está programando no acontecerá en las fechas de la programación. En este caso, estas fechas informan cuando las Actividades con holgura negativa deberían iniciar y/o terminar para que el proyecto no fuese atrasado.


63

Actividades con holgura cero normalmente son denominadas críticas. Representan las fechas de programación, las cuales al menor atraso comprometen la fecha de fin del proyecto. Actividades con holgura positiva indican que las mismas pueden sufrir una postergación en relación a sus fechas de programación, hasta las fechas tardías, sin que el proyecto se atrase.

14.4. Holgura Libre Holgura libre es cuanto en el tiempo, una actividad puede ser postergada en relación a sus fechas tempranas sin comprometer a(s) su(s) sucesora(s). La Holgura Libre tiene que ser menor o igual a la holgura total. Cuando en una actividad hay holgura libre mayor que la holgura total, es una indicación que en el camino de la red de la actividad en cuestión hay actividades con holgura total negativa. Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes: Holgura = Fecha de Final Tardío – Fecha de Final Temprano 14.5. Relacionamientos Circulares „Loops‟

Indica la lógica circular entre dos Actividades y el P6 no ejecuta el cálculo hasta que el “loop” sea eliminado.

Durante el cálculo, como ejemplo, surgiría una pantalla como la siguiente, indicando donde estaría el problema. Después de la corrección el cálculo puede ser s er ejecutado nuevamente.

14.6. Calculando un Proyecto con Primavera® Enterprise P6 Para obtener las fechas de las actividades y del final del proyecto es necesario efectuar el cálculo del proyecto.


64

Utilice la caja de diálogo de la Programación “Schedule” para especificar sus

preferencias en la programación o reprogramación de las actividades del proyecto abierto, Para accionar la caja de diálogo de Schedule, haga clic en Schedule , en la barra de herramientas. Informe la Data Date y haga clic en Schedule. 14.6.1. Calculando el Proyecto y Emitiendo el Informe “Schedule Log” El Reporte “Schedule Log” almacena el resultado del cálculo cá lculo de su proyecto.

Esto incluye los datos de cálculo y nivelación, estadísticas, errores, etc.

14.7. Conexión Dirigente (Driving) y No Dirigente (No Driving) Una actividad tiene su fecha temprana de inicio definida por las conexiones dirigentes. En la conexión dirigente (driving) la línea de indicación es sólida. En las conexiones no dirigentes (no driving) la línea de indicación es punteada.

14.8. Secuencia Lógica ( Trace Logic) Usted puede usar la Secuencia Lógica (Trace Logic ) para ver gráficamente las conexiones entre las actividades seleccionadas. Use ese recurso para analizar el camino crítico c rítico de su proyecto. 1. Seleccione el item WBS y la actividad 2. Presione la Barra de opciones y escoja Show on Botton, Trace Logico seleccione el icono. 3. Configure el Trace Logic Options 4. Presione la Barra de Opciones y escoja es coja Bottom View Settings, Trace Logic 5. Presione OK.


65

15) Recursos Propósitos y Objetivos Esta lección describe la jerarquía de Recursos y su creación. Al final de la lección el alumno será s erá capaz de: 

Definir Recursos



Crear Recursos

15.1. Recursos Los Recursos son los responsables por el trabajo ejecutado en todo el proyecto y se dividen en personas, máquinas y materiales. Los Recursos son siempre en función del tiempo y generalmente son reutilizados entre actividades y proyectos. En Primavera Enterprise se puede: 

Crear recursos que reflejen la estructura organizacional de la empresa



Soporta una asociación jerárquica de recursos y actividades



Distinguir entre recurso humano, máquina y material



Crear y asociar calendarios y recursos Definir status de los recursos e informaciones, bien como precio/tiempo



(Price/Unit). 15.1.1. Activando el Asistente de Recursos Los Recursos pueden ser adicionados de varias maneras. Primavera P6 viene con un asistente que podrá ayudar paso a paso en este proceso, también se puede adicionar recursos en la ventana de diálogo de recursos.


66

15.1.2. Creando recursos a través del Asistente 1. Ingrese el ID del Recurso con su nombre 2. Marque (“No Exhibir este asistente nuevamente“) para que la próxima vez no aparezca este auxiliar, si lo

desea puede después tornarlo disponible nuevamente. 3. Clique (Próximo) y opte por la opción Labor (persona), Próximo 4. Entre el Price / Time < 40 >, (Próximo) 5. Ingrese el número de teléfono y el e-mail si s i tiene 6. Asocie la función (Role) de este recurso Gerente de Proyecto haga clic en Assign después en Close 7. Seleccione un calendario existente 8. Clique Next, Asocie el calendario padrón de 5 días, Next 9. Marque Do not auto-compute actuals 10.Marque que no definirá el Timesheet 11.Haga clic en Finish y para asociar el recurso al proyecto Vera, de un clic con la flecha hacia la derecha 15.1.3. Creando Recursos sin el Wizard (Asistente)

Guía General Se puede editar la tabla general de informaciones de los recursos. recursos . Esto incluye los nombres de los recursos, ID (Código) de función, título y la categoría y valores de los recursos 1. Haga clic en la guía General 2. Entre/vea con el código del recurso ID ING PR 3. Entre/vea el nombre del recurso José Fernando


67

4. Entre en el campo Employee Id, digite el número y todos los otros campos, conforme se muestra a continuación:

Guía de Details Se puede editar el status del recurso seleccionado, su clasificación (Función) y hora-extra si aplica. Precios y disponibilidad deberán ser determinados de acuerdo con el tiempo. t iempo. Se puede también determinar como el recurso irá apuntar sus horas trabajadas.  Resource Type : (Tipo de Recurso) Determina si el recurso es persona (labor) o maquinaria y equipo (Non labor), o Materiales (Material)  Auto compute Actuals: (Auto-computar las horas): Calcula automáticamente la cantidad de horas que un recurso ejecuta de acuerdo con lo proyectado.  Overtime Allowed : (Permitir horas extras) Indica si el recurso seleccionado puede trabajar en horas extras en las actividades asociadas.  Overtime Factor: (Factor de Horas Extras) Muestra el factor de multiplicación usado para calcular las horas extras del recurso.  Default Units/Time: Colocar la cantidad patrón de unidades de trabajo que un recurso puede realizar en un periodo normal de trabajo, de acuerdo con la fecha efectiva 15.1.4. Creando un recurso material La diferencia básica entre un recurso Labor o Non Labor para el Material es que los dos primeros son controlados por la medida del tiempo t iempo que genera costos. En el caso del recurso material, el control es realizado a través de otras medidas como metros cúbicos, etc. Antes de registrar un recurso material, usted debe tener creadaslas dimensiones de control de la siguiente forma: 1. En el menú Admin, ingrese a Admin Categories 2. En la ventana seleccione la carpeta c arpeta Units of measure INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

68

3. Utilizando el botón Add inserte las categorías mostradas en la figura f igura siguiente: Ahora que usted ya tiene las unidades de dimensión de los recursos materiales registradas, sólo falta insertar los recursos. 1. Volviendo al directorio Resources de Primavera, cree un recurso con ID =

MTCTCIV, Nombre = Materiales de Construcción Civil 2. En la carpeta Details marque la opción Material 3. Ahora registre el material ID = CA40, Nombre = Concreto armado FCK40 4. En la carpeta Details marque la opción Material 5. En el campo Unit of measure escoja el valor metros cúbicos 6. En la carpeta Units & Prices, en la columna Price/Unit inserte el valor 512 7. Registre los demás ítems, conforme la figura a continuación: 15.1.5. Vista de Recursos Las informaciones de los recursos pueden ser vistas de diferentes maneras e impresas, pueden ser vistas en forma gráfica o jerárquica. 1. Use los botones de menos (-) y más (+), para expandir o minimizar los niveles de recursos. 2. Haga clic en el botón Options Bar, Chart View, para ver los recursos en forma gráfica. 3. Haga clic en la barra Options Bar, Expand All 4. Seleccione en el menú File, Print y luego haga clic en Close

Nota: La forma de presentación gráfica de los recursos es la misma que en la WBS y OBS en forma gráfica. Consejo: Para dar zoom en la visualización utilizada en el momento, asegure la tecla Alt y arrastre el Mouse.


69

15.1.6. Código de Recursos P6 permite que se asocien recursos usando códigos. Por ejemplo, establezca un código llamado “tipo de recurso”, y asocie códigos tipo “empresa o contratante” como códigos a ser asociados a recurso aplicado.

Beneficios  Provee un método de filtro para los recursos que deseamos sean hallados rápidamente.  Facilita el arreglo de recursos para análisis y sumarización en layouts e informes.  Use los códigos de recursos para agrupar, ordenar y filtrar recursos en las planillas. Atributos  Códigos de Recursos son globales para todo el emprendimiento 

Códigos de Recursos pueden Tener una estructura jerárquica.

15.1.7. Creando y Definiendo Código de Recursos Haga clic en Modify para definir def inir un nuevo tipo de código de recursos Haga clic en Add para agregar un nuevo valor para el código activo

Pasos 1. Seleccione en el menú Enterprise, Resources Codes 2. Seleccione un código de Recursos Unidades Corporativas 3. Haga clic en Close 15.1.8. Asociando Códigos de Recursos


70

Asociar Código de Recursos en la pantalla de d e Recursos

Pasos: 1. Seleccione Enterprise, Resources 2. Seleccione el recurso OHL – Omar López 3. En la guía Codes haga clic en Assign 4. Del código Unidades Corporativas, seleccione un código Electro – Electrónicos 5. Haga clic en Assign, y luego en Close 15.1.9. Agrupando por Código de Recurso La Visualización de recursos también puede ser ordenada o agrupada por los códigos de recursos

Pasos 1. De la barra Display haga clic en Group and sort by y en Customize 2. Seleccione como criterio de agrupamiento Unidades Corporativas 3. Haga clic en OK

15.2. Funciones de Cargos (Roles) Las funciones de cargos con perfiles específicos pueden ser usadas como recursos para ser asociadas en las actividades, permitiendo ejecutar el planeamiento y costo hasta que los recursos específicos estén disponibles para ser asociados. Se puede más tarde especificar el recurso que se encuadre en las funciones y perfiles y hacer el cambio.

Pasos: 1. Seleccione en el menú File, Open


71

2. Abra el proyecto Transp. 3. Seleccione en el menú Project Activities 4. Abra el layout Default WBS Layout 5. Seleccione una actividad CS450 – Fabricación y Entrega de los Transportadores 6. De la guía Resource , haga clic en Add Role 7. Seleccione una función (role) Finanzas, entonces haga clic en Assign

Ejercício 12: Insertando Recursos en las Actividades ID ACTIVITY NAME RESOURCES SISTEMA TRANSPORTADOR PROYECTO E INGENIERIA CS300 Proyecto de Sistema Walter Resende CS310 Revisión y aprobación del proyecto Edson Madeira M adeira CS430 Preparación de diseños del transportador Paulo Cardoso CS440 Revisión y aprobación de los diseños d iseños del transportador Edson Madeira Walter Resende

ADQUISICIÓN TRANSPORTADORES CS400 Preparación y solicitud de cotización de transportadores Walter Resende CS410 Revisión de cotizaciones de transportadores Walter Resende CS420 Asignatura de contrato Orlando Rocha CS450 Fabricación y entrega de los transportadores Ar Ambiente Ltda..

ENTRENAMIENTO CS770 Manuales de operación Edson Madeira SERVICIOS EN CAMPO CS315 Preparación de terreno Carlos Alberto INSTALACIÓN CS700 Instalación de transportador 211 Carlos Alberto CS710 Instalación de transportador 212 Carlos Alberto CS720 Instalación de transportador 213 Carlos Alberto INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

72

CS730 Instalación de transportador 214 Carlos Alberto CS740 Tabulación de campo Ing. Campo Ing. Campo - Asistente CS750 Cableado de campo Ing. Campo Ing. Campo - Asistente CS760 Pintura de campo Ing. Campo PRUEBAS DE CAMPO CS305 Partida y ajustes del sistema s istema Walter Resende Paulo Cardoso

16) Plan de Cuentas y Gastos Esta lección explica el Plan de Cuentas (Cost Accounts), que son estructuras jerárquicas que permiten ir a lo largo de las discriminaciones de las cuentas como un plan de cuentas de una organización y define conceptos de cómo asociar gastos en un proyecto. Los planes de cuentas son: 

Usados para buscar recursos y costos de las actividades;



La base para reportes basados en costo;



Se puede adaptar al sistema de códigos c ódigos de cuenta internos de la empresa;



Posibilita la búsqueda a través de navegación de la pantalla o en el reporte de



resumen; Certifica una estructura jerárquica de costos junto al proyecto.

Al final de esta lección, el alumno será capaz de: 

Asociar gastos a las actividades y sus vínculos en el plan de cuentas.

16.1. Creando un Plan de Cuentas


73

1. Seleccione en el menú Enterprise, Cost Accounts Acc ounts 2. Haga clic en el botón +, Expand All 3. En la Barra de Comandos, de clic en Add 4. Ingrese con el código de cuenta ID Desenv 5. Ingrese con el nombre de cuenta Desenvolvimiento de Sistema 6. De la barra de Comandos, de clic en Close

Nota: Se puede definir el campo máximo del plan de cuentas, seleccionando Admin, Admin Preferences, Code Lengths.

16.2. Gastos Gastos (Expenses) son gastos que no están asociados a los recursos, mas sí a las actividades del proyecto. Son típicamente gastos locales y de ítems no reutilizables. Ejemplo de Gastos son: materiales, viajes, entrenamiento, etc. Podemos categorizar los gastos, especificar cuándo ocurren estos en las actividades, en el inicio, durante o en el fin. Cada gasto tiene un costo presupuestado (budgeted cost), costo real (actual cost) y un costo restante estimado (estimated remaining cost). Los gastos no son como los recursos. Los recursos están en función del tiempo y, generalmente, se extienden a lo largo de varias actividades y de múltiples proyectos. Ejemplo de recursos son: personas, equipos y materiales. Al contrario de los recursos, los gastos son específicos del proyecto y no están en función del tiempo. El Primavera Enterprise no incluye los gastos cuando está nivelando recursos.


74

16.3. Asociando Gastos Asociando gastos en la pantalla de Detalle de Actividades 7. Seleccione una actividad CS300 – Proyecto del Sistema 8. Seleccione la guía Expenses 9. De clic en Add para asociar el gasto a una actividad y digite el expense item

Entrenamiento 10.Presione dos veces en la celda de cost account para seleccionar una cuenta de costo Desenv. 11.Presione dos veces en la celda Expense category para identificar el costo Entrenamiento 12.Ingrese con el Budgeted cost 1000 Nota: Las categorías de gastos pueden ser definidas en Admin, Admin Categories

17) Creando un Plan Meta ( Baseline) Esta lección presenta técnicas usadas para analizar y disminuir el plazo en el cálculo realizado. Se mostrará cómo se crea un plan meta y se graba como una foto del proyecto, donde se podrá realizar análisis de la situación actual, en relación a lo grabado anteriormente, generar barras configuradas como “Plan Meta” en las actividades.

Al final de la lección, el alumno a lumno será capaz de: 

Analizar un cálculo del proyecto



Listar alternativas para acortar plazos, calculando el e l proyecto



Reducir el tiempo en el proyecto Transp.



Definir y crear un plan básico para el proyecto



Personalizar el layout del diagrama de Gantt.




75

17.1. Análisis del Cálculo para creación de la Línea de Base Si en el último cálculo realizado la fecha de finalización del proyecto calculada todavía no coincide con la fecha de finalización requerida por el proyecto, el proyecto debe ser analizado de acuerdo con los pasos apuntados abajo y recalculado para poder para llegar a la meta requerida. 

Focalizar el camino crítico



Revisar fechas Relevantes



Detallar datos de la actividad



Verificar la Lógica de la red



Ver la Disponibilidad y Viabilidad de Recursos Rec ursos

Herramientas Herramientas para análisis Ventana del diagrama de Gantt Trace Logic Schedule Log Report 





Reduciendo Plazos Cuándo se desea acortar el cronograma para llegar a cumplir la meta, es necesario mantener el foco en las actividades críticas a través de la red. 

Copiar el proyecto para un análisis tipo “ que pasa si” (What if)



Focalizar en las actividades críticas



Adicionar recursos para reducir la duración



Usar relaciones para sobreponer actividades



Dividir actividades largas



Cambiar las definiciones de calendario



Tornar feriados o final de semana como días útiles.

Herramientas para ejecutar la reducción del plazo


76



Filtros



Agrupar y clasificar



Activity Detail – para predecesoras y sucesoras



Trace logic

17.2. “Plan Meta” - Baseline

El plan meta es una copia del de l plan básico inicial o no de un proyecto. Esta copia contiene el blanco que se quiere acertar en términos de costo, tiempo y desempeño. Cuando se genera una baseline, se puede especificar que tipo de informaciones se desea grabar. 

Se puede copiar el baseline como un nuevo proyecto, y restaurar el baseline como un proyecto corriente.



P6 permite crear hasta 50 baselines base lines para un proyecto.



Solamente un baseline será asignado al proyecto. Sin embargo podrán ser visualizadas en el Gráfico de Gantt hasta 3 baselines simultáneamente para simulaciones.



Cada baseline puede tener un nombre tipo asociado a ella

Nota: Se puede definir tipos de planes meta seleccionando Admin, Admin Categories, Baselines Types. Se puede especificar el número máximo de planes meta que cada proyecto puede tener, seleccionando Admin, Admin Preferences, Data Limits. 17.2.1. Creando una Baseline


77

1. En el menú Project, seleccione Maintain Baselines 2. Seleccione el proyecto al cual será creado el plan meta “Sistema Transportador” y de clic en Add

3. Marque la opción “Save a copy of the current Project as a new baseline” baseline” y haga clic en OK. 4. Seleccione la baseline a ser utilizada 5. En el campo Baselline Type, informe el tipo de baseline “Planeamiento Inicial”

6. Cierre la pantalla de Maintain Baselines dando clic en Close

Nota: Los campos Data Date y Last Update Date son precompletados automáticamente por Primavera. 7. En el menú Project, seleccione Assign Baselines 8. En el campo Project, seleccione el proyecto al cual usted quiere atribuir el plan meta que creó en el paso anterior 9. En el campo Project Baseline seleccione el plan meta a ser utilizado

Nota: Se puede comparar hasta tres planes meta simultáneamente por proyecto, seleccione los planes meta que serán comparados en User Baselines 

Primary: Seleccione el plan meta preliminar de la lista de planes meta disponibles. De no seleccionar primary, se adoptará el plan meta de Project Baseline.



Secondary: Seleccione el segundo plan meta de la lista de planes meta disponibles. No es necesario seleccionar.



Tertiary: Seleccione el tercer plan meta de la lista de planes meta disponibles. No es necesario seleccionar.


78

10.En el directorio Projects , seleccione la guía Settings, haga clic en Project

baseline de la opción Baseline to earned value calculations calculations. Esa configuración servirá para el cálculo de Valor Ganado (Earned Value).

18) Sumarizando Datos del Proyecto Describe cómo usar el Sumarizador para almacenar datos en el banco de datos. Sumarizar el proyecto o Summarize, significa cargar las tablas resumen de Primavera, que contienen las informaciones compiladas a nivel de proyecto, para permitir su consulta en los módulos gerenciales (Projects y Tracking). La sumarización de un proyecto permite que los datos principales del proyecto sean calculados, grabados como informaciones sumarizadas y, de esta forma, puedan ser extraidas del banco. No siempre lo que es mostrado en la pantalla para el usuario está grabado en un campo en el banco de datos (estos datos son llamados “vivos”).

Por ejemplo el campo Performance % Complete. Para sumarizar el proyecto, en el menú Tools, de clic en Summarize y, en seguida, en Open Projects:

18.1. Sumarización Vía Job Service Job Service es un componente de Primavera que se ejecuta como un servicio de Windows que periódicamente ejecuta cálculos y verifica la consistencia de la información de la sumarización, basado en aquello que fue informado. Es posible crear ilimitado número de servicios, cada cual con un alcance de ejecución. Parámetros de Setup


79





 

Defina los parámetros de configuración de Job Service en la ventana Job

Details. Application User Login Name – Nombre de usuario para ejecutar el job service. Run Job – Indica cuándo se ejecutará el job seleccionado Log to File – Marca la caja para conectar el estatus de los mensajes para un archivo de usuario específico.

Pasos: 1. Seleccione en el menú Tools, Job Services

19) Organizar y Filtrar Fil trar Actividades Esta Lección describe los diferentes métodos de visualización en la pantalla de su proyecto. Usted podrá organizar y filtrar los datos de su proyecto, tracking, resource assignments, o de su EPS, de acuerdo con sus necesidades. Al término de esta lección, el alumno será capaz c apaz de: 

Organizar datos de acuerdo con un criterio específico



Filtrar datos de acuerdo con un criterio específico

19.1. Abriendo un Layout Existente Layout es la combinación de elementos visuales que aparecen en su pantalla. 

De clic en la barra de opciones y escoja Layout, Open



Seleccione el layout deseado: 1 – Organizado por WBS



De clic en Open


80



Repita el procedimiento para los layouts 2 y 3

19.2. Entendiendo Los Elementos de un Layout Los layouts existentes fueron previamente guardados para que puedan ser reutilizados a cualquier momento. Usted puede crear nuevos layouts. Cada layout consiste en la definición de los datos de las siguientes ventanas: 

Tabla (parte superior o inferior de la pantalla)

Definir columnas a ser presentadas Definir forma de agrupación y ordenamiento Seleccionar actividades a ser mostradas (filtros) 

Gráfico de Gantt (parte superior o inferior de la pantalla) Definir espesura, color y extremos de las barras Definir textos que acompañarán las barras Detalles de Actividades (parte superior de la pantalla) 

Definir datos a ser presentados en las cajas Formatear el color de la caja 

Trace Logic (parte inferior de la pantalla), sólo para actividades: act ividades:

Número de predecesoras y sucesoras a ser mostradas 

Planilla de carga por actividad (parte superior o inferior de la pantalla) y planilla de carga por Recurso (parte inferior de la pantalla)

Definir columnas a ser presentadas Seleccionar actividades a ser mostradas (filtros) Definir tipo de recursos a ser presentados Definir forma de agrupación y ordenamiento


81



Histograma de carga por Actividad (parte inferior de la pantalla) e Histograma de carga por Recurso (parte inferior de la pantalla)

Definir tipo de datos (unidades o costos, previsto o real) Detalles de Actividades (parte inferior de la pantalla) Definir cuáles guías (tabs) serán mostradas. Facilita la visualización, entrada y/o 

modificación de datos.

19.3. Modificando un Layout – Seleccionando Columnas Usted puede definir nuevas columnas para su layout: 

De clic en la barra de opciones y escoja Show on Top, Activity Table



Nuevamente de clic en la barra de opciones y escoja Show on Button, No



Button Layout De clic en la barra de opciones y escoja Columns



Presione la barra Available Columns, seleccione Group and Sort by, List.



Escoja el campo de la nueva columna, seleccione Actual Start



Para seleccionar otros campos mantenga la tecla Ctrl presionada.



Seleccione el campo: Calendar





Presione la flecha hacia la derecha , entonces todos los datos seleccionados serán transferidos hacia la columna Display Columns Vamos a remover una columna. Seleccione el campo: Finish. Presione la flecha hacia la izquierda para remover la columna.

Las flechas dobles son usadas para seleccionar o remover todos los campos. Las flechas para arriba y para abajo son utilizadas para definir la orden de las columnas en el Layout.

19.4. Salvando Layouts Cuando esté satisfecho con su layout, usted podrá salvarlo para reutilizarlo más adelante:


82



De clic en la barra de opciones, en Layout y Save, para guardar los cambios hechos en el layout actual



De clic en la barra de opciones, en Layout y Save as, para guardar un nuevo



layout: Se abrirá una nueva ventana, permitiendo un nuevo nombre para el layout creado. Digite: Inicio planeado vs Inicio real



Escoja quién tiene acceso al uso del layout en la caja Available to. Presione la flecha hacia abajo y seleccione All Users



Presione OK

19.5. Seleccionando Las Guías de Detalles de Actividades P6 permite que usted defina cuáles guías de datos usted tendrá cuando visualice la ventana de detalle de las actividades (Activity Details). 

Presione el Menu View y escoja: Show on Bottom, Activity details



Presione el Menu View y escoja: Bottom Layout Options o presione el botón de la derecha en el área de Tabs de la ventana de Detalle de Actividades y escoja Customize Activity Details



Seleccione cuáles carpetas de datos (Tabs) desea usted que sean mostradas en la ventana de Detalle de Actividades, utilice: Shift o Ctrl para selecciones múltiples



Seleccione Codes, Steps y Summary



Presione la flecha hacia la derecha, para que todos los datos seleccionados sean transferidos hacia el área de Carpetas Visibles (Display Tabs)



Presione OK

19.6. Agrupando Actividades


83

P6 le permite agrupar actividades, tanto en el Gráfico de Gantt, como en el Diagrama de Bloques, de formas simples para organizar las informaciones de sus proyectos. Escoja el layout: 5 – Organizado por Localidad 

Agrupar actividades por jerarquía o por algún otro dato



Los items de jerarquía son: EAP – WBS, Códigos de Actividades (Activity Codes) y EAE – OBS



Los campos de datos incluyen: Fechas, Recursos, Calendarios,



Predecesoras y Sucesoras, etc.



Podemos visualizar líneas totalizadoras Sumarizar datos



Especificar fuentes y colores para los títulos de grupo



Especificar el orden dentro de cada grupo

19.6.1. Agrupando por WBS 1. En el menú View escoja: Group and Sort 2. Presione en la primera celda abajo de Group y escoja el item WBS 3. Presione dos veces la primera celda debajo de Font and color para escoger el color y fuente para el nivel 1 de la EAP – WBS 4. Presione el botón Font y escoja New Font color: Blanco 5. Presione el botón Color y escoja un nuevo color de fondo: Negro 6. Presione OK 7. Presione OK para salir de la ventana de Edit Font and Color 8. Presione OK para salir de la ventana de Edit Group and Sort 19.6.2. Agrupando por WBS - Resumen 1. Presione para sumarizar un grupo 2. En el menú View escoja Colapse All para sumarizar todos los grupos 3. Presione para expandir un determinado grupo INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

84

4. En el menú View escoja Expand All para detallar todos los grupos 19.6.3. Ordenando 1. En el menú View escoja Group and Sort 2. Presione OK 3. Seleccione en Field name: early start 4. Presione OK para salir de la ventana Sort 19.6.4. Agrupando por la WBS y Agrupando por Inicio Temprano 19.6.5. Agrupar por Fecha 1. Presione el ícono Group and Sort 2. Procure Early Start 3. Presione Apply 4. Presione OK

19.7. Filtros El P6 permite que se creen nuevos filtros o utilice una serie de filtros predefinidos. Se puede aplicar uno o más filtros en su layout, pudiendo ser cambiados en cualquier momento. Aplicaciones: 

Permite crear layouts personalizados



Limita las actividades de un layout



Focaliza las actividades de un determinado grupo



Guarda filtros específicos para uso posterior



Facilita las actualizaciones


85

19.7.1. Aplicando Los Filtros Estándar 1. Presione la barra de Opciones y escoja Filtres 2. Marque en la columna Select, el filtro f iltro critical 3. OK 19.7.2. Actividades Críticas 19.7.3. Creando un Filtro 1. Presione View elija Filter o el icono igual a un filtro 2. Presione New para agregar un nuevo filtro 3. Complete el nombre del filtro nuevo en el campo Filter Name: Item=Proyecto

sist transportador 4. Presione add para completar el criterio 5. En la columna Parameter seleccione Item 6. En la columna Is seleccione Equal 7. En la columna Value seleccione sist s ist transp 8. OK para salir de la ventana Edit Activity Filter 9. Marque el Filtro Item=Proyecto sist transportador y desmarque el filtro Critical 10.Ok Actividades del Ítem = Proyecto Sistema Transportador. También se puede crear filtros con múltiples criterios, de manera similar al filtro anterior, apenas agregando otras líneas de criterio. 19.7.4. Combinación de Filtros Se puede combinar la aplicación de dos o más filtros existentes


86

1. Presione la barra de opciones y escoja Filter 2. Marque el filtro Critical 3. Marque el filtro Milestone 4. Escoja la opción All select filtres en la parte de arriba de la pantalla en Show Activities that match.

20) Preferencias de Usuario En Primavera, cada usuario puede definir sus preferencias en la visualización de informaciones. En el menú Edit, de clic en User Preferences. Usted verá varias guías al aldo izquierdo de la caja de diálogo que se abrirá

20.1. Guía Time Units De clic en el menú Edit en User Preferences, en la guía Time Units. En esta guía usted podrá configurar los Formatos de Unidades de Tiempo para visualizar el esfuerzo de trabajo, la duración y la colocación de los recursos en horas, días, semanas, etc. Lo que podrá ser visualizado en la cantidad de décimas escogida por el usuario, o ninguno, si escoge cero. También podrá mostrar subunidades como por ejemplo: horas y minutos y la leyenda de la unidad escogida. Las configuraciones de las pantallas descritas determinan cómo las unidades de tiempo serán mostradas en Primavera: 

Units Format = Hour – significa que el esfuerzo de los recursos será mostrado en “horas”.


87

Marcando la caja “Show Unit Label” , será mostrada la leyenda, evidenciando el formato escogido (horas = h, días = d, etc.) 

Durat ions Format = Day – significa que la duración de las actividades será mostrada en “Días”.

Marcando la caja “Show Durat ion label” , será mostrada la leyenda, evidenciando el formato escogido (horas = h, días = d, etc.) En la sección Hours/Time Format podrá escogerse cómo será mostrado el tiempo / unidades de los recursos, si en porcentual o en cantidades de horas por día. La sección Hours per Time Period muestra cada periodo de tiempo o número de horas correspondientes.

20.2. Guía Dates Date Format: Define el formato en que serán visualizadas las fechas Options: Algunas opciones al respecto de la visualización de la fecha (Año con cuatro dígitos, nombre del mes, etc v isualizadas las horas (12h o 24). Time: Define el formato en el cual serán visualizadas Con la opción “Do not show time” seleccionada, las horas no serán mostradas en los campos de fecha.

20.3. Guía Currency En esta guía, el usuario podrá escoger la moneda utilizada para visualizar los costos del proyecto.

Nota: El registro de las monedas disponibles se realiza en el menú Admin en la opción Currencies… INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

88

20.4. Guía E-mail La guía e-mail permite que usted utilice sus configuraciones personales de e-mail

E-mail Protocol: Especifica cuál protocolo utiliza su programa de e.mail Mail Server Login: Su usuario de e-mail o nombre de perfil, dependiendo de la configuración de su e-mail. Usted puede digitar un nuevo usuario o nombre de perfil Password: De clic para cambiar su contraseña de correo actual Mail Configuration: Outgoing Mail Server ( SMTP) : El nombre del servidor SMTP o la dirección para utilizar cuando se envíe un e-mail. Usted puede digitar una nueva dirección. User E-mail Address: La dirección de retorno del e-mail de sus mensajes. 



Si usted no inserta esta dirección de e-mail, todas las respuestas serán enviadas al mismo e-mail del cual usted envió sus mensajes de salida. Usted puede digitar una nueva dirección de e-mail e- mail

20.5. Guía Assistence Los asistentes ayudan a los usuarios en la creación de nuevas actividades y en el registro de nuevos recursos, sin dejar que usted se olvide de alguna información importante. La primera opción habilita/deshabilita el asistente de creación de nuevos recursos y la segunda opción habilita/deshabilita el asistente de creación de nuevas actividades.

20.6. Guía Application


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En la sección Startup Window usted puede escoger cuál visualización desea tener al entrar a Primavera. Podrá escoger inclusive si desea o no la nota de “bienvenida” al entrar a Primavera. Primavera.

Marcando la opción “Write trace of internal functions to log file” en la sección Application Log File , usted estará habilitando la función de registrar la secuencia de las acciones. En la sección Group and Sort puede escoger inclusive la leyenda estándar de los agrupadores.

20.7. Guía Password En esta guía, el usuario podrá cambiar su propia clave de entrada en la aplicación de Primavera, haciendo clic en el botón “Password” , lo cual abrirá una caja donde podrá digitar y confirmar la nueva clave.

20.8. Guía Resource Analysis La guía Resource Analysis permite que usted especifique cuáles proyectos son incluidos en el cálculo de valores restantes y cuáles fechas e intervalos de tiempo son usados para calcular la información de distribución de tiempo en Resource Usage Profile y en Resource Usage Us age Spreadsheet.

All Projects: Escoge qué tipos de proyectos serán incluidos en el análisis: 

Todos los proyectos cerrados (excepto (exc epto los proyectos con estatus What- if



Todos los proyectos cerrados con prioridad de nivelación igual o mayor que un



valor definido por el usuario Sólo los proyectos abiertos.


90

Time Distributed Data: Escoger esta opción para el histograma y la planilla de uso de los recursos el que será mostrado, ya sea por las fechas restantes Tempranas o por las fechas previstas. 



Remaining Ear ly Dates: Escoja esta opción para exhibir los valores restantes, para calcular valores basados en fechas remanentes para fechas de Inicio/Término Forecast Dates: Escoja esta opción para calcular valores basados en fechas previstas de Inicio/Término.

Interval for time-distributed resource calculations: Escoja el intervalo de tiempo que usted desea usar cuando guarda informaciones de colocación de recursos. Note que si el layout de intervalo de tiempo de escala es más bajo que este intervalo, el monto calculado exhibe informaciones del primer intervalo de escala de tiempo. Este gráfico (Resource Usage Profile) exhibe ambos, la escala de tiempo y el intervalo de cálculo configurado para semana. Este gráfico exhibe la misma información; sin embargo, el intervalo de escala de tiempo está configurado como día y el intervalo de cálculo está configurado como

semana. Nota: Para mayor eficiencia en la previsión de informaciones resumidas, Primavera recomienda que usted seleccione el mismo intervalo como el especificado paraescala de tiempo en el Resource Usage Profile y en el Resource Usage Spreadsheet.

20.9. Guía Calculations


91

La sección Resource Assignments permite que usted especifique cómo calcular valores remanentes cuando agrega o remueve atribuciones de múltiples recursos en las actividades. 

Preserve the Units, Durat ions and Units/ Time for existing assignments: Escoja esta opción para mantener esfuerzos, duración y colocación de recursos remanentes, cuando los recursos adicionales son atribuidos a una actividad. Atención, para el tipo de duración de una actividad, esta ecuación será siempre verdadera:

Esfuerzo restante = Duración restante * Colocación de Recurso restante 

Recalculate the Units, Durat ions and Units/ Time for exist ing assignments based on act ivity Durat ion Type: Escoja esta opción para calcular valores remanentes de esfuerzos, duración o colocación de recursos remanentes, basado en el tipo especificado de duración de la actividad.

Nota: Para el tipo de duración (Duration Type) Fixed Duration & Units no serán recalculados los esfuerzos realizados para recursos existentes si estas tuvieran valores negativos de colocación de recurso (Unit/time), esfuerzos (Units) o costos. En la sección Assignment Staffing es posible configurar las acciones que tomará Primavera en caso de sustitución de un recurso ya colocado en una actividad por otro recurso o por un rol.

20.10. Guía Startup Filters La guía Startup Filters le permite escoger los filtros de datos que usted desea realizar cuando inicie Primavera. Estos filtros pueden reducir el tiempo gastado para abrir sus proyectos.


92



Cur rent project data only: Escoja esta opción para visualizar sólo los recursos, roles, elementos de la OBS, Act ivity Codes y/o Cost Accounts que están siendo usados en el proyecto abierto. View all data (No filter): Escoja esta opción para visualizar todos los recursos, roles, elementos de la OBS, Activity Codes y/o Cost Accounts registrados en Primavera, es decir, no utilizar el filtro.

21) Ejecución y Control del Proyecto Esta lección examina el proceso de actualización de las actividades. Al final de la lección, usted será capaz de: 

Describir varios métodos de actualización del cronograma del proyecto.



Reprogramar el proyecto

Términos Claves Fecha “Debe Terminar en”

Costo Planeado Fechas Realizadas

21.1.Proceso de Ejecución Una vez que la información del proyecto fue distribuida, el próximo paso en el proceso de ejecución es actualizar el proyecto conforme con c on lo realizado. Usted ya distribuyó la información sobre el proyecto. El proyecto ya inició y usted recogió informaciones de los miembros de su equipo. Ahora, usted puede actualizar manualmente las actividades y aplicar el progreso en el proyecto.


93

21.2. Qué es la Data Date? 

La Data Date es una fecha que es utilizada como punto de inicio para los cálculos del cronograma.







Es la fecha utilizada para programar todo el e l trabajo restante. Durante un proceso de Planeamiento la data date debe ser igual a la fecha de inicio del proyecto. Después del proceso de planeamiento, en la fase de ejecución y control, la data date será una fecha de referencia del cálculo del proyecto. (Fecha de corte)

21.2.1. La Data Date en la actualización Al traer actualizado un proyecto, es realizado un registro para cada actividad con relación a la data date.

21.3. Proceso de actualización 

Cree una baseline.



Prevea la nueva data date con el Progress Spotlight.



Ingrese cómo ha sido el progreso de las actividades.



Actualice la utilización de los recursos y costos.



Actualice lo realizado en el proyecto. Calcule el cronograma.



No olvide verificar la nueva data date.



Monitoree el progreso del proyecto con informes.



Determine si los objetivos del proyecto fueron alcanzados:



El proyecto terminará en la fecha esperada?



Está dentro de lo proyectado?







Los recursos del proyecto están siendo utilizados efectivamente? Utilice las guías específicas de Activity Details o la Tabla de Actividades.


94

21.3.1. Tips para la actualización 

Utilice el Progress Spotlight para identificar las actividades que serán



actualizadas. Utilice filtros y agrupamiento para crear un layout de actualización.



Utilice filtros para seleccionar actividades de un período o frente.



Seleccione apenas las actividades que serán actualizadas.



Organice una secuencia útil haciendo uso de Activity Codes, Recursos y Fechas.



Mueva la data date hacia adelante hasta la fecha deseada.

21.3.2. Utilizando el Progress Spotlight 

Destaca un periodo de tiempo de actualización en el gráfico gráf ico de barras.



Provee una lista destacada con las actividades que deben tener progreso durante el período de actualización.

21.4. Registrando lo Realizado Una vez que el proyecto está en ejecución, usted debe registrar lo realizado en el cronograma y la utilización de los recursos en intervalos regulares. Generalmente los datos de lo realizado difieren de lo planeado – es el tiempo/costo real asociado con una actividad. 21.4.2. Para Actividades en Progreso

1. Las fechas de inicio realizado 2. Porcentaje de progreso y/o la duración restante 3. Datos de cantidades de recursos y costos realizados y los restantes 4. Costos de gastos realizados y restantes


95

Actualizando Milestones Para actualizar un hito de inicio, marque la actividad como iniciada y registre la fecha de inicio real. Usted no requiere registrar la fecha de terminación, puesto que la actividad es un Start Milestone, que tiene duración cero. 21.4.3. Actualice una Actividad Terminada en un Periodo Tres pasos deben ser realizados para actualizar una actividad que debe ser terminada en un período de actualización: 

Registrar las fechas de inicio y de terminación real.



Registrar la utilización real de los recursos.



Registrar los costos reales de los gastos.

Nota que en este ejemplo, el valor de la columna Actual Units se actualiza automáticamente, pues la opción Recalcule Actual Units y Cost When Duration %Complete Changes está seleccionada en la guía Calculations en el directorio Projects para el proyecto TRANSP. La actividad Proyecto de Sistema tiene un gasto asociado relativo al entrenamiento realizado. Usted actualizará los gastos de las actividades para reflejar el desembolso. En la guía Expense el campo At Completion Cost ($1000.00) es calculado por la suma de los campos Actual Cost y Remaining Cost 21.4.4. Actualice una Actividad Terminada en un Periodo


96

Cuando se selecciona una nueva fecha en los campos Started y Finished en la guía Status, seleccione la fecha y luego marque el campo. 21.4.5. Actualice una Actividad en Progreso Cinco pasos deben ser realizados para actualizar una actividad act ividad en progreso: 

Registrar la fecha de inicio real.



Registrar la Duration Percent Complete y/o Remaining Duration.



Registrar a utilización realizada y la restante de los recursos.



Registrar los costos realizados el restante y los gastos.

21.4.6. Actualice una Actividad Utilizando la Remaining Duration 21.4.7. Actualice una Actividad Utilizando el Porcentaje de Progreso de la Duración Otra forma de actualizar la duración de una actividad es utilizar el campo Duration % en la guía Status. 21.4.8. Actualice una Actividad Utilizando la Fecha de Terminación Esperada

21.5. Calculando el Proyecto Ahora que todo lo que fue realizado ya fue registrado, es preciso calcular el cronograma basado en la nueva Data Date. Cualquier actividad que esté atrasada atrasará a sus actividades sucesoras, o sea, serán reprogramadas automáticamente.

21.6. Análisis del Impacto de las Actualizaciones Actualizacio nes y Reprogramaciones


97

La actualización del proyecto puede generar atrasos o adelantos en su cronograma. Vamos a evaluar el impacto de la actualización del proyecto: 1. Verificar si el Project Baseline señalado es el correcto (debe ser igual al Baseline Meta aprobado): 2. Insertar en su layout las columnas: Variance – BI Project Finish Date y Variance – BL Project Duration:

3. Variance Finish Date cero. Significa que la fecha de término de la actividad sufre atraso (-) o adelanto (+): 4. Variance Duration cero. Significa que la duración de la actividad fue superior (-) o inferior (+) que la duración planeada 5. Insertar las columnas BL Project Finish, Finish y Variance Project Finish Date en su layout: 6. La primera línea (sumario del proyecto), indicará si el proyecto será impactado por la actualización. En este ejemplo, el proyecto se anticipará 18 días: d ías: 21.6.1. Análisis del Impacto en el Plazo del Proyecto Esta visualización facilita el monitoreo de los plazos estimados y realizados del proyecto e indicadores de performance (Schedule % Complete y Performance % Complete). 1. Para facilitar el monitoreo de los plazos, vamos a crear un layout: Haga clic en Columns para seleccionar las columnas del nuevo layout: Seleccione las columnas conforme la figura a continuación: 2. Guarde el layout creado 21.6.2. Análisis del Impacto en el Esfuerzo del Proyecto INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

98

Esta visualización permite monitorear el esfuerzo estimado y realizado del proyecto. 1. Para facilitar el monitoreo del esfuerzo, vamos a crear un layout: Haga clic en Columns para seleccionar las columnas del nuevo layout: Seleccione las columnas, conforme la figura de abajo: 2. Guarde el layout creado y analice las informaciones 21.6.3. Análisis del Impacto en los Recursos del Proyecto Esta visualización permite monitorear el esfuerzo estimado y realizado del proyecto, por recurso. 1. Para facilitar el monitoreo del impacto en el recurso del proyecto, vamos a abrir un layout existente. Con el layout abierto haga clic en Resource Usage Spreadsheet para concluir la configuración del layout. La visualización del monitoreo del Recurso debe presentar en el Display los siguientes ítems seleccionados: - Current Project‟s Resources - Activity Resource Assignments - Open Projects Only Guarde el nuevo layout. Analice las informaciones


99

22) Analizando la Curva “S” Para analizar el avance del proyecto y de la curva S, después de tener actualizadas las actividades, usted podrá visualizar tanto la curva de previsto (Budgeted), como la de realizado (actual). Para ello, deberá hacer una configuración para que los valores acumulados sean considerados para la curva. Siga los pasos: 1. Clique en (Activity Usage Profile). 2. En el gráfico, clique con el botón derecho del mouse para abrir el asistente de configuración del gráfico, “Activity Usage Profile Options”.

3. Marque para visualizar los valores acumulados, conforme se muestra en la figura: 4. Clique en Apply y en Ok. 5. Visualice y analice las curvas generadas para previsto, real y remanente.

23) Trabajando con Tipos de Progreso % Para la consideración del progreso de las actividades activ idades en P6, existen tres formas. Originalmente el P6 adopta para el Tipo de Progreso % la duración de la actividad, que es la forma más simple y también es el estándar de MS Project. Sin embargo, esta forma es la que está más sujeta a distorsiones. El Tipo de Progreso % es también el valor que será utilizado para el cálculo del valor ganado Earned Value de cada actividad. Por tanto, es una consideración adoptada con mucho criterio. Veamos algunos ejemplos, caso a caso:

23.1. Duration 

Originalmente, teníamos una actividad denominada “Movilización” con 10 días

de plazo para ser ejecutada.


100

Iniciando en 1 y terminando en 10 

Imaginemos que al inicio del 6to día se realiza una actualización de todo lo ocurrido, de acuerdo con lo planeado. En este caso, habríamos iniciado de hecho en 1 y faltarían cinco días para concluir. Luego, el porcentaje de avance sería 50%





Continuando con el mismo ejemplo, digamos que la actividad tenga de hecho iniciada el tercer día, mas permanece con los cinco días remanentes. Verificaremos que el % de progreso continúe en 50%; “Data date” alterada

representando el inicio del 6º día. 

Observe que la duración al final de la actividad son ocho días, resultado de la suma de lo realizado más lo remanente (3 + 5) y la original permanece en 10 días. Es decir que no importa cuánto se haya realizado, pues el cálculo de % de duración es el siguiente:





% de la Duración = (Duración Original – Duración Remanente) x 100 / Duración Original Entretanto, hay un caso en el cual el % de Progreso, en función de la duración no tiene sentido. Imagine si, al contrario de informar que restan cinco días, fuera informado que aún restan 10 ó más días para concluir.


101



El resultado es que, a pesar del avance de la actividad ya ha sido iniciada estando en pleno transcurso, la impresión que se tiene es que ningún servicio fue ejecutado, pues el % de progreso está con 0%.

Entonces, en este caso habría que adoptar otro criterio para medir el % de progreso de la actividad.

23.2. Units 

Consideremos que en nuestro criterio de evaluación de % de progreso de las actividades, las unidades sean un mejor evaluador. Imaginemos una actividad denominada “Encofrado de las bases” , en la cual esté previsto un plazo de 10 días con un esfuerzo de trabajo para 100 m3 de concreto, previstos originalmente par la ejecución de toda la actividad.



Hagamos una actualización en el inicio del 6to día y todo, en términos de plazo, ocurrió de acuerdo con lo planeado. Entonces aún restan cinco días más para la conclusión de la actividad, pero, el % de progreso ahora es en función de las unidades. Entonces, digamos que fueron consumidos 30 m3 de concreto y la cantidad al final permanece en 100 m3.

Resultó en un % de progreso de 30%, pues el cálculo c álculo ahora es:

% Ejecutado de las Unidades = Unidades Realizadas x 100 / Unidades al Final

23.3. Physical 

Siguiendo en nuestro ejemplo, imaginemos que exista otra actividad (Encofrado de las bases) con los mismos parámetros de plazo y unidades y, a pesar de ya haber transcurrido 50% del plazo y 30% de las unidades ya consumidas, usted sabe que la actividad act ividad tiene sólo 20%.


102

Podríamos suponer que si en un total de cinco bases iguales a ser encofradas y sólo una está finalizada al término del 5to día, y los 100 m3 totales estimados originalmente no son confiables para efectos de parámetro de avance. Entonces, es necesario otro criterio para el % de progreso de la actividad que no esté vinculado al tiempo en las unidades. El P6 ofrece la posibilidad de adopción del criterio físico: 

Desde que la actividad está iniciada, usted puede atribuir el % de progreso que mejor represente el avance de la actividad sin, con esto, interferir en el plazo remanente o en las cantidades de la actividad.



Entretanto, deja el criterio de evaluación de progreso de forma muy subjetiva, pues no hay ningún vínculo previo que limite la evaluación de avance de la actividad.



Entonces, para resolver esa imprecisión, el P6 posibilita que el % de progreso físico sea vinculado en pasos (Steps).

23.4. % de Desempeño del Proyecto (Performance % Complete) 

Hasta este punto, vimos que existen tres posibilidades para determinar el % de progreso de las actividades. Entretanto, hay la necesidad de adoptar una de ellas para que refleje el avance del proyecto.



El P6 permite que se adopte una combinación de las tres, a través del “Performance % Complete”.

Observando las indicaciones de la figura anterior, se advierte que en la columna de % de desempeño se toma en cuenta el avance de “Tipo de % Ejecutado” seleccionado para la actividad.


103



La sumarización de los porcentajes en el nivel superior se realiza tomando en cuenta las fórmulas de cálculo de % de duración y de % de unidades para las respectivas columnas. Para el % físico no existe sumarización y para el de desempeño se toma en cuenta el costo total de cada actividad.

Por ejemplo, tomando como referencia las tres actividades mostradas en la figura anterior, imaginemos que la ponderación para las mismas sea conforme la tabla a continuación:

Actividades Avance Ponderación Movilización 50% 20% Encofrado 30% 50% Encofrado de las Bases 40% 30% Avance Resultante 37% 

Para que simulemos el mismo resultado, basta atribuir “Costos Totales” a las actividades proporcionales a la ponderación de la tabla anterior. an terior.

23.5. Revisión de la Lección El porcentaje de Conclusión de la actividad es utilizado para identificar el monto de trabajo completado en una actividad. Determina también cómo se actualiza la actividad. Usted determina cuál tipo usará basado en cómo su organización reporta el progreso de las actividades. Al nivel del proyecto, usted puede configurar el estándar para todas las actividades. Este puede ser cambiado para cada actividad.


104

24) Imprimiendo Informaciones Objetivos Esta lección explica diferentes formas de presentar datos. Al final de esta lección usted será capaz de: 

Personalizar la apariencia de encabezados y pie de páginas



Insertar y ajustar las herramientas de apariencia y de anexos



Ajustar la apariencia de la data date

24.1. Proceso de Control Un paso del proceso de Control es presentar las informaciones de desempeño del proyecto. Después de que todos los datos fueron registrados en el proyecto, layouts deben ser acondicionados para mostrar cómo está el desempeño des empeño del proyecto.

24.2. Imprimiendo Layouts y Configuración de Página La Configuración de Página es utilizada para determinar como la información es organizada cuando se imprime un layout. Usted puede acceder a Configuración de Página clicando Page Setup en el menú File o clicando en el ícono de Page Setup en la visualización de la impresión. El botón Apply permite que usted vea el resultado de las configuraciones sin s in cerrar la ventana Page Setup. Ese botón está activo apenas cuando la configuración de la página es accesada en la visualización de impresión. 24.2.1. Guía Page La guía Page especifica la orientación de la página, la escala y el tamaño de papel para el layout o para el informe que está siendo visualizado en el momento.


105

24.2.2 Guía Margins En la guía Margins, usted puede definir los márgenes de la página para el layout o para el informe que está siendo visualizado en el momento. Los campos Top, Left , Bot tom y Right definen la distancia entre el límite del papel y el límite del texto del layout o del informe. 24.2.3. Guía Header Los encabezados y pies de página con personalizables. Ellos pueden estar en la primera página, en la última página, en todas las páginas o en ninguna página. Usted puede dividir los encabezados y los pies de página hasta en cinco secciones y cada una de esas secciones puede ser personalizada manualmente. Las siguientes informaciones pueden ser mostradas en encabezados y pie de páginas: Leyenda de Gráfico de Gantt 

Textos



Figuras



Tablas de Revisión

Usted puede mostrar una sección vacía seleccionando s eleccionando None. 24.2.4. Guía Footer Use la guía Footer de la configuración de página para crear un pie de página para el layout o para el informe que está siendo visualizado en el momento. 24.2.5. Guía Options


106

Utilice la guía Options para especificar el intervalo de tiempo y las opciones de paginación cuando imprima los datos del layout utilizado. Las opciones disponibles en esta guía varían de acuerdo con la vista actual mostrada en el directorio Activities cuando usted selecciona s elecciona la opción Page Setup. 

Tabla de Actividades



Todas las Columnas



Líneas de la Tabla



Gráfico de Gantt



Perfil



Tabla de Uso de Recursos



Trace Logic

De esta forma, si usted desea imprimir solamente el Gráfico de Gantt basta dejar solamente la opción Gant t Chart de la sección s ección Print seleccionada. En los campos Timescale Start y Timescale Finish pueden ser utilizados llaves genéricas de tiempo para hacer un ajuste necesario neces ario en la escala de tiempo (en loS tramos inicial o final) en conjunto con los signos de suma (+) o sustracción (-). Las llaves genéricas reconocidas por Primavera son:



D (Day – día) W (Week – Semana)



M (Month – Mes)



Q (Quarter – Trimestre)



Y(Year – Año)



Para agregar un mes más en el final de la escala de tiempo, por ejemplo, debe digitarse +1M en el campo Timescale Finish, o sea,

NOTA: Las leyendas de las barras del Gráfico de Gantt son configuradas con el comando Bars por la guía Bars Labels de cada barra. INSECAP CAPACITACIÓN LIMITADA

107

25) Reportes Propuesta y Objetivo Esta lección explica el uso de Reportes. Al terminar esta lección el alumno será capaz de: 

Ejecutar informes individuales



Definir Grupos de informes



Crear informes utilizando el asistente de informes



Configurar informes batch



Generación de informes comparativos – Proyecto corriente x Baseline

25.1. Reportes Estándar P6 dispone de informes estándar de programación, análisis de recursos y costos. Estando en el Proyecto Transp Reports . 

Se puede seleccionar los grupos de reportes deseados, dando clic en Report Group.



Para correr un reporte, seleccione el reporte y de clic en la flecha verde Run y



obtendrá la siguiente pantalla: Seleccione si desea visualizar una presentación preliminar o envía directamente a la impresora

25.2. Asistente de Informes El Asistente de Informes permite que usted cree una grande variedad de informes fácilmente. Usted puede modificar informes que esta creando o modificar informes ya creados.


108

El asistente de informes creará informes a partir de las tablas y campos del P6, combinando agrupamientos, ordenamientos y filtros. Los informes creados por el asistente sólo podrán ser modificados utilizándose el asistente de informes, no pudiendo ser usado el Editor de Informes. 

Para mover entre las diferentes pantallas de Asistente presione Bach o Next.

Para cerrar el asistente de informes sin salvar las alteraciones hechas, presione Cancel

25.3. Run Batch - Ejecutar Lote P6 permite imprimir una secuencia de informes. Él permite que usted imprima una serie de informes al final de un ciclo de actualizaciones, antes de una reunión de evaluación del proyecto etc. Un informe solo puede pertenecer a un Batch group.

Pasos: 1. Seleccione la opción Tools/Reports/Batch Report 2. Seleccione el reporte < Project Completion Reports> 3. Presione el botón ADD para adicionar los reportes al grupo 4. Presione para escogerlo y cierre la ventana.

26) Publicación en la Web Esta lección describe cómo se puede crear un proyecto en la Web. Al completar esta lección, el alumno será capaz c apaz de: 

Configurar el proyecto en la Web



Crear un proyecto en la Web


109

26.1. Proyecto en la Web 

Se puede usar el P6 para publicar un proyecto en la Web o en la Internet/Intranet, lo que posibilitará la diseminación de informaciones al grupo de trabajo u otras personas interesadas, utilizando un Web Browser. B rowser.





Siendo que el nivel de información que un visitante en el site puede ver será aquél que fue previamente escogido para ser publicado. Controlar el nivel de detalle a ser publicado en la Web, en términos de información de actividades e informaciones personales de los recursos.



Controlar cuál reporte del proyecto se desea publicar en la Web



Controlar cuál reporte/layout de tracking se desea publicar en la web Personalizar el layout de la página web



Colocar un nivel alto del proyecto en el planeamiento y ver fácilmente las informaciones detalladas sobre actividades específicas, documentos de referencia y recursos



Navegar en el proyecto a través de la web, utilizando los mismos filtros disponibles en el P6, como WBS, jerarquía de recursos, documentos de referencia, códigos de actividades, etc.

26.2. Configuración del Personal Web Server Para tener acceso a todas las visualizaciones del proyecto publicado en la web, sin publicarlo en la web directamente, será necesario instalar un Servidor Web Personal. 1. En el Windows Explorer, cree un subdirectorio para que los archivos de su proyecto en la web sean generados. Por ejemplo: 2. En Tools, escoja la opción Publish/Project Website 3. De un nombre en Web Site Name – Acompañamiento del Proyecto Transp. 4. Haga una descripcón del Web site si lo desea 5. Escoja el directorio .


110

26.3. Configuración del Site del Proyecto Guía General (General): 

Digite el nombre, descripción y directorio que será utilizado para publicar el proyecto en la web, conforme con lo descrito anteriormente



Edite y guarde los escenarios en la web w eb

Colores de fondo Iconos/Logotipos Tipos de texto y fuentes Presione el botón Scheme para configurar el modo de exhibición de la página.

Guía Tópicos (Topics): Seleccione los detalles a ser publicados 

Pasos: 1. Haga clic en la barra Topics 2. Seleccione All ítems Guía Gráficos (Graphics): Seleccione los layouts a ser incluidos en la web Seleccione las ventanas del tracking que serán vistas 



Pasos: 1. De clic en la barra Graphics 2. De clic en Assign para agregar las visitas en la web: Earned Value y Labor Costs 3. De clic en la caja Incluye in Project Website Guía Reportes (Reports): Seleccione los reportes a ser incluidos en la web


111

Pasos: 1. De clic en la barra Reports 2. De clic en Assign para agregar reportes en la web: 3. De clic en la caja Incluye in Project Website Nota: De clic en Publish para actualizar los archivos en la web Cargando en la web 

De clic en el botón Publish y el resultado esperado debe ser conforme a la figura que sigue



En primer lugar de clic en el botón Click C lick to Enter

27) Importando y exportando informaciones En esta lección, usted aprenderá como los datos de proyectos pueden ser convertidos a múltiples formatos para ser utilizados en otras aplicaciones. Al final de esta lección, usted estará apto para: 

Describir el proceso de importación y exportación de informaciones



Exportar proyectos



Importar proyectos

27.1. Proceso de Gerenciamiento de Proyectos. Durante cualquier fase del proceso de gerenciamiento de proyectos usted puede exportar e importar informaciones del proyecto

27.2. Importando y Exportando informaciones


112

Usted puede importar y exportar informaciones “de y para” bases de datos de P6

utilizando archivos externos y después compartir esta información con otros usuarios de P6, o para otras herramientas de Primavera y también para otras herramientas de gerenciamiento de proyectos como: (Microsoft Project y Microsoft Excel), entre los sistemas utilizados. Usted puede utilizar la exportación para archivar sus proyectos o crear un backup de sus proyectos. Usted puede importar/exportar uno o múltiples proyectos por vez.

27.3. Transfiriendo Informaciones del Proyecto a otros usuarios EXPORT WIZARD El Wizard de Exportación permite que usted escoja el formato e informaciones que desea exportar. Usted pode exportar informaciones como actividades, información de recursos, proyectos y costos.

27.4. Formato de Exportación Para exportar un proyecto, el mismo deberá estar abierto: Las informaciones pueden ser importadas / exportadas usando los siguientes formatos de archivo: 27.4.1. Formato de propiedad de Primavera (XER) 

Intercambio de información de proyectos entre bases de datos.



Independiente del tipo de base de datos utilizada Oracle, Microsoft SQL Server, o MSDE.

27.4.2. Microsoft Project ( MPX, MPP si el MS Project estuviere instalado)


113



Importar/ exportar para Microsoft Project.



Integrar con otras herramientas

27.4.3. Primavera Project Planner (P3 3.0) 

Intercambia información de proyecto con el P3.

27.4.4. Hojas de Cálculo (Spreadsheet) 

Importar / exportar para Microsoft Excel y otras aplicaciones de hoja electrónica.



La importación puede ser por temas, incluyendo actividades, relacionamiento de actividades, costos, recursos y asignaciones de recursos.

27.4.5. - Primavera Contractor 5.1 (XER) Exporta Proyectos e información de recursos de Primavera Contractor 5.1.

27.5. Tipo de Exportación El tipo de información que usted puede exportar se basa en el formato de exportación seleccionado. SELECIONAR EL TIPO DE INFORMACIÓN DE LA EXPORTACIÓN.

Pasos: 1. Seleccionar el tipo de exportación, proyecto 2. Clique Next

27.6. Proyecto(s) a exportar


114

En el wizard de exportación, escoja el proyecto que usted desea exportar de una lista de proyectos. Marque el checkbox en la columna de exportación para seleccionar el proyecto que usted desea exportar.

Pasos: 1. Verificar el proyecto a ser exportado 2. Clique Next

27.7. Nombre de Archivo Especificar el nombre del archivo y la ubicación en la que será guardado. Clique el botón del browse para seleccionar la localización en la que será guardado el archivo exportado

Pasos: 1. Clique en el local donde desea guardar el archivo. 2. En el cuadro de dialogo “Salvar archivo” digite el nombre del archivo, 3. Verificar el formato de exportación, XER files (xer). 4. Clique en Guardar 5. Clique finalizar 6. Clique ok para confirmar que la exportación exportac ión sea efectuada.

27.8. Wizard de importación El wizard de importación le guía a usted a través de los pasos para importar proyectos. El proyecto que usted desea importar no debe estar abierto. Si usted está creando un nuevo proyecto, ningún proyecto requiere estar abierto. 27.8.1. Formato de Importación Usted deberá importar el proyecto usando el mismo formato utilizado para exportar.


115

27.9. Tipos de importación El tipo de importación debe buscar las informaciones que van a ser importadas. Por ejemplo, usted no puede importar un proyecto de un archivo XER que fue exportado solamente como informaciones de recursos. SELECCIONAR EL TIPO DE INFORMACIÓN PARA EL ARCHIVO QUE USTED DESEA IMPORTAR.

Pasos: 1. Seleccionar el Import Type, Project. 2. Clicar Next.

27.10. Nombre del Archivo SELECCIONE CON EL BOTÓN EL CAMINO DEL ARCHIVO QUE USTED DESEA IMPORTAR.

Pasos: 1. Verificar el archivo para importación, C:\Program Files\Primavera\Project Management\imp-exp.Xer 2. Clique en Next

27.11. Opciones de importación de proyectos Seleccione las opciones que usted desea utilizar para importar proyectos. 1. Project ID – listas de proyectos en archivo XER. 2. Combinar – Si un proyecto con el mismo nombre ya existe en la jerarquía, una marca de check aparecerá en la columna “Match“


116

3. Acción de importación – Para prevenir que informaciones sean sobre escritas, seleccione una de las siguientes opciones: a. Actualizar un proyecto existente – El proyecto existente en la base de datos será actualizado por el proyecto que esta siendo s iendo importado. b. Crear nuevo proyecto – crear un nuevo proyecto del que está siendo importado. c. Sustituir el proyecto existente – Un proyecto existente es borrado y substituido por el proyecto que está siendo importado. d. Ignorar este proyecto – El proyecto no será importado. e. Adicionar en proyectos existentes 4. Opciones disponibles solamente cuando el proyecto está con la aplicación abierta. 5. Importación – para especificar la ubicación del proyecto o donde actualizará o substituirá el proyecto. SELECCIONE LA EPS DONDE USTED DESEA IMPORTAR EL PROYECTO.

Pasos: 1. Verif icar icar en “Import Action”, la opción “ Create New Project” 2. clic Next

27.12. Opciones de cambios de proyectos Cuando importa un proyecto, algunas informaciones pueden entrar en conflicto con informaciones globales existentes o informaciones de proyectos. Con un wizard, usted puede crear y guardar configuraciones específicas de acciones para ejecutar cuando importe información existente en un archivo en el inicio de la entrada de datos en el proyecto. Múltiples configuraciones pueden ser creadas y guardadas. Con todo, usted debe seleccionar solamente una configuración cuando importa un archivo.


117

CLICK EN PARA EDITAR UNA CONFIGURACIÓN.

Pasos: 1. Verifique el nombre del layout estándar de la configuración seleccionada. 2. Clique en modify

27.13. Modificando Configuraciones de Importación Las configuraciones de importación determinan como cambiar las informaciones de proyecto: en ventana de listas de actividades globales “modify import configuration‟” y tipos de informaciones de proyecto.

Para cada tipo de información, usted puede seleccionar un ítem.

ÍTEMS – ESPECIFICAR COMO CAMBIAR LAS INFORMACIONES SELECCIONADAS 1. Guardar Existente - montar los registros en la base de datos y no grabar información en un archivo, algunas de estas informaciones comienzan a importar por el registro. Si el registro no existe, este será adicionado. 2. Alterar Existente – grabar información existente de un archivo en la base de datos con los registros inicialmente importados. Si el registro no existe, este será adicionado. 3. Insertar nuevo – Importar un nuevo registro, indiferente, correspondiente al encontrado, es generalmente un único nombre para registros anexado por un #. 4. No importar – registros no son importados.


118

5. Apagar – Marque para indicar que la importación del archivo es “master copy”, entonces si el registro no está en el archivo importado, este será eliminado de la base de datos. El campo “Delete” se aplica para las actividades, riesgos, temas, y nueva

información. Los Tipos de información global no son afectados por estas configuraciones.

Pasos: 1. clic en ok para aceptar los estándares 2. clic en Next. COMPLETANDO LA IMPORTACIÓN

Pasos: 1. clic en Finish 2. clic en ok para confirmar c onfirmar que el proyecto fue importado con éxito.


MANUAL USO DE SOFTWARE PRIMAVERA P6 (RV02).pdf

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