Manual de Excel 2013

MANUAL de EXCEL por Elsa M.Meyer M.Meyer (Elsamatilde)

(para versiones Excel del 2000 al 2007 inclusive) Copyright © 2.007-2.010 Elsa M.Meyer (Elsamatilde)

El presente manual intenta enseñar al usuario el uso de cada opción de cada menú Excel. Más de 100 trucos y soluciones para resolverlas con las herramientas propias de la hoja Excel, sin necesitad de recurrir a macros o código VBA.

I

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Tabla de Contenidos 0

6

Cap. I Introducción

1 CARACTERISTICAS ................................................................................................................................... DEL MANUAL 6

9

Cap. II 1 - Temas generales 1 2 3 4

Las barras de ................................................................................................................................... Excel El cuadro de Nombres ................................................................................................................................... Formas de Selección ................................................................................................................................... EL MENU ARCHIVO ...................................................................................................................................

9 9 9 9

5 6 7 8 9 10 11

El menu Edicion ................................................................................................................................... El menu Ver ................................................................................................................................... El menu Insertar ................................................................................................................................... El menu Formato ................................................................................................................................... El menu Herramientas ................................................................................................................................... El menu Datos ................................................................................................................................... El menu Ventana ...................................................................................................................................

11 12 12 12 12 12 12

Cap. III 2 - Lo nuevo en Excel 2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

NUEVA PRESENTACIÓN ................................................................................................................................... Mas sobre la................................................................................................................................... nueva interfaz de usuario La Barra de Herramientas ................................................................................................................................... Personalizar................................................................................................................................... barra Los atajos de................................................................................................................................... teclado Nueva vista Diseño ................................................................................................................................... de página Más espacio................................................................................................................................... de trabajo-Límites Nuevos Formatos ................................................................................................................................... y Estilos Mejoras en funciones ................................................................................................................................... Menu Macros................................................................................................................................... Agregar complementos ...................................................................................................................................

Cap. IV 3 - Trabajando con Libros 1 2 3 4 5 6

14 14 14 15 15 15 15 15 15 16 16 16

18

Conten Contenido ido ................................................................................................................................... Guardar libro................................................................................................................................... como Borrador Guardar Area................................................................................................................................... de Trabajo Ocultar libros................................................................................................................................... Predeterminar ................................................................................................................................... Autor de libros Predeterminar ................................................................................................................................... Libro de Inicio

18 18 18 18 18 19

© <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Contents 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Predeterminar ................................................................................................................................... Número de Hojas Predeterminar ................................................................................................................................... Número Archivos_Recientes PREDETERMINAR ................................................................................................................................... FUENTE Y TAMAÑO Predeterminar ................................................................................................................................... Directorio de Apertura y Cierre Ci erre Cómo se verá ................................................................................................................................... la Barra de Tareas Agregar opciones ................................................................................................................................... a la Barra de Herramientas Crear Barras................................................................................................................................... de Herramientas Barras que acompañan ................................................................................................................................... al libro Copia de Seguridad ................................................................................................................................... Hipervinculos ...................................................................................................................................

Cap. V 4 - Trabajando con Hojas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

19 19 19 20 20 20 21 21 21 21

23

Contenido del ................................................................................................................................... capitulo Direccion de................................................................................................................................... la tecla Enter Quitar barras................................................................................................................................... y encabezados PROTEGER FORMULAS ................................................................................................................................... Y VALORES Inmovilizar o................................................................................................................................... dividir ventana Barra de Estado ................................................................................................................................... Personalizar................................................................................................................................... la paleta de colores Color a líneas ................................................................................................................................... de división Otro estilo de................................................................................................................................... comentarios Listas Personalizadas ................................................................................................................................... Principales teclas ................................................................................................................................... de Funcion Algunos atajos ................................................................................................................................... de Teclado Modificar el zoom ................................................................................................................................... con el mouse

Cap. VI 5 - Seleccionando y Modificando Datos 1 2 3 4 5 6 7 8 9

II

23 23 23 23 24 24 25 25 25 25 25 25 26

28

Seleccion de................................................................................................................................... celdas y rangos Mover o Copiar ................................................................................................................................... celdas Ir a ... Celdas................................................................................................................................... especiales Modificar datos ................................................................................................................................... en celdas Series. Llenar ................................................................................................................................... datos en celdas Eliminar celdas ................................................................................................................................... rapidamente Insertar celdas ................................................................................................................................... rapidamente Trabajar con................................................................................................................................... varias hojas a la vez OPCIONES DEL ................................................................................................................................... PEGADO ESPECIAL

28 28 28 28 28 29 29 29 29

10 Combinando................................................................................................................................... celdas 30

Cap. VII 6 - Formatos

32

1 Ocultar datos................................................................................................................................... para imprimir 32 © <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

II

III

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Validación: Longitud ................................................................................................................................... de datos Validación: Rellenar ................................................................................................................................... con ceros Formato Condicional ................................................................................................................................... con fórmulas COLOREAR FILAS ................................................................................................................................... ALTERNAS Utilizar símbolos ................................................................................................................................... Obtener fechas ................................................................................................................................... con formato especial Ingresar fechas ................................................................................................................................... u horas sin separadores Formato porcentage ................................................................................................................................... Valores negativos ................................................................................................................................... en rojo

Cap. VIII 7 - Funciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

36

Trucos a la hora ................................................................................................................................... de trabajar con funciones Quitar expresión ................................................................................................................................... de error o 0 en fórmulas La función TEXTO ................................................................................................................................... Obtener nombre ................................................................................................................................... de carpeta, libro u hoja Incluir nombre ................................................................................................................................... de Hoja-Libro-Carpeta en funcion Promedios sin ................................................................................................................................... incluir valores 0 Unificando Estilos ................................................................................................................................... en celdas con formato Contar cantidad ................................................................................................................................... de cierto caracter en celda Sumar tablas................................................................................................................................... filtradas Obtener posición ................................................................................................................................... del dato encontrado OBTENER TITULO ................................................................................................................................... DE COLUMNA DEL DATO ENCONTRADO Cálculos con................................................................................................................................... fechas Cálculos con................................................................................................................................... horas-minutos Extraer Hora................................................................................................................................... en celdas con fechas La función SI.FECHA ................................................................................................................................... La función ALEATORIO ................................................................................................................................... La función MAX ................................................................................................................................... y BUSCAR La funcion INDIRECTO ................................................................................................................................... y FILA Devolver valores ................................................................................................................................... a izquierda Devolver otros ................................................................................................................................... valores Min y Max Contar registros ................................................................................................................................... según criterios Sumar registros ................................................................................................................................... según criterios Formulas matriciales ................................................................................................................................... Buscar valores ................................................................................................................................... según 2 criterios

Cap. IX 8 - Especiales del menú Herramientas

32 32 32 32 33 33 33 33 34

36 36 36 36 36 36 37 37 37 37 37 38 38 38 38 39 39 39 39 39 39 39 40 40

42

1 Buscar Objetivo ................................................................................................................................... 42 2 Escenarios Escenarios ................................................................................................................................... 42 3 Seguri Seguridad dad ................................................................................................................................... 42 © <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Contents

IV

4 Creando una................................................................................................................................... firma digital 42 5 AGREGAR COMPLEMENTOS ................................................................................................................................... 42

Cap. X 9 - Especiales del menu Datos 1 2 3 4 5 6 7

Formularios ................................................................................................................................... Comentarios-Otro ................................................................................................................................... estilo Comentarios................................................................................................................................... desde Validación de datos Separar texto................................................................................................................................... en varias columnas CONSOLIDAR ................................................................................................................................... DATOS Agrupar y Esquema ................................................................................................................................... Subtot Subtotale aless ...................................................................................................................................

Cap. XI 10 - Más Soluciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

45 45 45 45 45 45 46 46

48

Ordenar por ................................................................................................................................... más de 3 columnas Validar datos................................................................................................................................... según lista en otra hoja Validar datos................................................................................................................................... en columnas dependientes Evitar duplicados ................................................................................................................................... al ingreso de datos Evitar duplicados ................................................................................................................................... según 2 celdas Filtro avanzado ................................................................................................................................... en hoja protegida Llenar tablas................................................................................................................................... (sin preocuparnos del salto de col) Autocompletar ................................................................................................................................... celdas vacías Cómo agregar ................................................................................................................................... o quitar datos de un gráfico Evitar cortes................................................................................................................................... en gráficos con valores 0 IMAGENES EN ................................................................................................................................... SERIES DE GRAFICOS

48 48 48 48 48 48 49 49 49 49 49


IV

Capítulo

I

Introducción

1

Introducción

1.1

CARACTERISTICAS DEL MANUAL VERSION DEMO -

6

MANUAL EXCEL : del 2000 al 2007 (v.1.0)

Bienvenid@s a un nuevo Manual de Excel. La idea principal de este Manual es reflejar o comentar aquellos temas que no se encuentran a primera vista, que los expertos conocen más por el uso cotidiano de la aplicación que por encontrar el tema en la Ayuda del propio Excel. Primero pasaré revista a los menús de la barra de Excel: Archivo, Edición,.... Ventana. Y en capítulos siguientes veremos algunos trucos y soluciones para aprovechar al máximo cada una de estas opciones que Excel nos ofrece. El manual fue ordenado principalmente por 'objetos' : temas que tienen que ver con la configuración del L i b r o Excel, otros temas relacionados con Hojas y así hasta llegar al último capítulo con Solucion es Generales como: Evitando duplicados, Validar columnas dependientes y muchas más. Una característica a resaltar de este Manual es su f o r m a t o y su potente b u s c a d o r . Al solicitar un tema nos devolverá la lista de entradas que aparecen en todo el libro, como en la imagen donde se ingresó la palabra BuscarV apareciendo 4 entradas lo que nos permite abarcar de manera completa el tema buscado.

Otra característica a resaltar de este formato, es su posibilidad de agregar com entarios en cada tema. Así Ud puede agregar sus propias observaciones, ejemplos u otros datos de interés.


7


Desde el menú Edición, A n o t a r encontrará una ventana para escribir. Cada vez que acceda a este tema, encontrará en el margen superior un clip recordándole que el tema tiene agregados. Haciendo clic en él, aparecerán sus notas personales.

Por otra parte algunos temas presentan un hi pe rv ínc ul o a otras páginas donde se completa el desarrollo del tema o se presentan las imágenes o ejemplos de lo explicado. El botón 'Atrás' de la barra del manual, permite volver al tema original que se estaba estudiando.

Y las novedades Excel 2007 en un capítulo lleno de imágenes y comentarios para conocer esta nueva versión.

IMPORTANTE: por tratarse de una versión DEMO solo se encuentran desarrollados los temas que aparecen en el Indice, en mayúsculas. Para obtener una versión de COMPRA, puede enviar un correo a: [email protected] o visitar la siguiente página: http://aplicaexcel.galeon.com/index.htm


Capítulo

II

9


2

1 - Temas generales

2.1

Las barras de Excel Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.2

El cuadro de Nombres Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.3

Formas de Selección Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.4

EL MENU ARCHIVO Podemos observar en la imagen las opciones del menú ARCHIVO, que no difieren en mucho a las del resto del paquete Office.

NOTA: Aquellas opciones que presentan iconos delante, se pueden ejecutar desde la Barr a Estándar (ver tema 'Las barras de Excel' en este mismo capítulo) . Algunas opciones presentan además las teclas de acceso rápido o 'atajos de teclado' como Ctrl+U para abrir un nuevo libro.

IMPORTANTE: En el próximo capítulo veremos cómo se agrupan las opciones de cada menú en la nueva versión Excel 2007.


1 - Temas generales

10

NUEVO: permite abrir un libro en blanco ABRIR : permite buscar y abrir un libro guardado Sabías que...? 1- Se puede establecer la carpeta predeterminada a dónde Excel irá al presionar el botón 'Abrir'. Ver 'TrabajandoconLibros-PredeterminarDirectoriodeAperturayCierre

CERRAR : cierra el libro activo tal como lo hace el botón X de la barra azul de la ventana Excel GUARDAR: guarda el libro activo en la misma ubicación y con el mismo nombre GUARDAR COMO...: permite guardar el libro activo en otra ubicación, con otro nombre, con clave, o con otra extensión. Sabías que...? 2- Desde esta opción se puede establecer la opción de guardar siempre una Copia de Seguridad? Ver 'TrabajandoconLibros-CopiadeSeguridad 3- Se puede guardar el libro provisoriamente en el escritorio (o en otra carpeta) como borrador? Ver 'TrabajandoconLibros-GuardarcomoBorrador

GUARDAR COMO PAGINA WEB: permite guardar el libro o la hoja activa en formato htm. Al iniciar esta opción tendrá acceso al Ayudante que lo guiará en esta tarea.

GUARDAR AREA DE TRABAJO: si el libro se guarda con esta opción al abrirlo nuevamente se verá la misma pantalla que al cierre. © <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

11


Sabías que...? 4- Si debemos interrumpir una tarea con varios libros abiertos podemos guardarlos tal como los dejamos y retomarlos en otro momento? Ver 'TrabajandoconLibros-Guardaráreadetrabajo

BUSCAR: nos permite buscar otros libros según criterios ingresados en la ventana de búsqueda. No confundir con la opción Buscar del menú Edición, que realiza la búsqueda en el 'mismo libro'. VISTA PREVIA DE LA PÁGINA WEB: si el libro se guardará como página Web utilizar esta opción para una vista preliminar.

CONFIGURAR PÁGINA: nos permite establecer márgenes, orientación de la hoja, tipo y tamaño de hoja, encabezados y pies de página y otros detalles de impresión. (VernovedadesenExcel2007)

AREA DE IMPRESIÓN: para imprimir solo un rango de celdas y no la hoja completa, seleccionarlas e ir a esta opción para establecerla como área a imprimir.

VISTA PRELIMINAR: nos presenta la hoja tal como saldrá impresa. Desde esta opción es posible modificar los márgenes y modificar la configuración de la página.

IMPRIMIR: nos presenta la ventana para ajustar los detalles de la impresión. Desde aquí también se puede solicitar una Vista Preliminar .

ENVIAR A: presenta las opciones para un envío por correo electrónico. Excel utiliza la cuenta de correo que se encuentra configurada desdel el Panel de Control de Windows, Opciones de Correo.

PROPIEDADES: desde aquí podemos establecer los comentarios que luego se verán al seleccionar el archivo: Título, Asunto, Autor, Organización y otros datos. Sabías que...? 5- Se puede establecer la base de los hipervínculos que contendrá este libro? Ver 'TrabajandoconLibros-Hipervínculos

Lista de archivos abiertos recientemente: de manera predeterminada aparecerán los 4 últimos archivos abiertos con anterioridad. Sabías que...? 6- Podemos establecer la cantidad de libros recientes que nos aparecen en la lista al final de este menú? Ver 'TrabajandoconLibros-PredeterminarNúmerodeArchivosRecientes.

2.5

El menu Edicion Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO. © <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

1 - Temas generales

2.6

El menu Ver Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.7

El menu Insertar Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.8

El menu Formato Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.9

El menu Herramientas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.10 El menu Datos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

2.11

El menu Ventana

Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


12

Capítulo

III

2 - Lo nuevo en Excel 2007

3


3.1

NUEVA PRESENTACIÓN

14

Si bien a primera vista los cambios son muy marcados, la esencia del programa se ha mantenido, y con el uso se puede apreciar que las opciones siguen siendo las mismas aunque se han ordenado de forma diferente.

El nuevo centro de control: la cinta (o Banda) de opciones Se ha reemplazado la barra de los menús por una Banda en la que se agrupan en forma de pestañas todas las opciones que encontrábamos en versiones anteriores (más algunas nuevas).

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos 1- Fichas: Aparecen en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel (Inicio - Insertar - Diseño de página - .....)

2- Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí. En la imagen podemos observar: Fuente - Alineación - Número - ....

3- Comandos: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. En el grupo Portapapeles observamos los comandos Cortar, Copiar, Copiar Formato....

¿Cómo acceder a más comandos ? Presionando el botón

que se encuentra a la derecha del nombre de cada Grupo.

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.

3.2

Mas sobre la nueva interfaz de usuario Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


15

3.3


La Barra de Herramientas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.4

Personalizar barra Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.5

Los atajos de teclado Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.6

Nueva vista Diseño de página Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.7

Más espacio de trabajo-Límites Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.8

Nuevos Formatos y Estilos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.



3.9

Mejoras en funciones Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.10 Menu Macros Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

3.11

Agregar complementos



16

Capítulo

IV

3 - Trabajando con Libros

4


4.1

Contenido

18

En este capítulo se tratan t emas que tienen que ver con la configuración de Excel y su comportamiento para todos los libros en general. Veremos cómo guardarlos y ocultarlos. También veremos cómo personalizar un libro Excel a nuestro gusto con las opciones que nos presenta el menú Herramientas, Opciones.

4.2

Guardar libro como Borrador Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.3

Guardar Area de Trabajo Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.4

Ocultar libros Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.5

Predeterminar Autor de libros Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


19

4.6


Predeterminar Libro de Inicio Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.7

Predeterminar Número de Hojas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.8

Predeterminar Número Archivos_Recientes Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.9

PREDETERMINAR FUENTE Y TAMAÑO La fuente predeterminada de Excel es Arial 10, pero esto puede cambiarse….. Desde el menú Herramientas, Opciones, General. encontramos un item que dice 'Fuente estándar' Seleccionar la fuente y tamaño de nuestra preferencia para todos los libros de Excel.



20

Nota: Para establecer fuente y tamaño del libro activo, ver tema Estilos en capítulo: TemasgeneralesElmenúFormato

4.10 Predeterminar Directorio de Apertura y Cierre Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.11 Cómo se verá la Barra de Tareas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.12 Agregar opciones a la Barra de Herramientas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


21


4.13 Crear Barras de Herramientas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.14 Barras que acompañan al libro Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

4.15

Copia de Seguridad


4.16

Hipervinculos



Capítulo

V

23


5

4 - Trabajando con Hojas

5.1

Contenido del capitulo En este capítulo veremos todo acerca de la configuración de nuestra hoja o libro Excel. Estas opciones tienen que ver generalmente con el libro activo. Cómo ver la hoja, protejerla, crear barras y todas las Opciones del menú Herramientas. También trucos y soluciones para llenar datos en una tabla y principales teclas de Función.

5.2

Direccion de la tecla Enter Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.3

Quitar barras y encabezados Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.4

PROTEGER FORMULAS Y VALORES Siempre es conveniente ocultar o por lo menos proteger las celdas con títulos, fórmulas y datos fijos, para evitar que sean modificadas por accidente. Excel de manera predeterminada presenta las celdas de forma bloqueadas. Es decir que si protejemos la hoja, no se podrán ingresar datos manualmente. Esto es justamente lo que necesitamos para las fórmulas o textos fijos, pero deberemos permitir el ingreso de datos en otras. Entonces seleccionar todas las celdas donde SI se introducirán valores y quitar el tilde al cuadro Bloqueada, desde el menú Formato, Celdas, Proteger.

Además para que además no se vean las fórmulas en la Barra de Fórmulas, seleccionar las celdas que las contengan y tildar la opción Oculta que se encuentra en la misma pestaña Proteger del menú Formato.



24

Sugerencia: si serán más las celdas con datos a ingresar que las bloqueadas, invertir el proceso. Esto es, seleccionar la hoja desde el extremo izquierdo (Ver marca entre col A y fila 1) y quitar el tilde a la opción Bloqueo. Luego seleccionar solo las de fórmulas y volver a tildar esta opción.

Estas opciones solo se comprueban cuando protegemos la hoja, desde menú Herramientas, Proteger, Proteger hoja. El ingreso de contraseña es opcional.

Nota: para cambiar el estilo de bloqueo con que cuenta la hoja (de manera predeterminada todas las celdas están bloqueadas) ver tema Estilo en capítulo 1-ElmenúFormato

5.5

Inmovilizar o dividir ventana Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.6

Barra de Estado Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


25

5.7


Personalizar la paleta de colores Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.8

Color a líneas de división Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.9

Otro estilo de comentarios Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.10 Listas Personalizadas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.11 Principales teclas de Funcion Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

5.12 Algunos atajos de Teclado Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.



5.13 Modificar el zoom con el mouse Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


26

Capítulo

VI

5 - Seleccionando y Modificando Datos

6


6.1

Seleccion de celdas y rangos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.2

Mover o Copiar celdas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.3

Ir a ... Celdas especiales Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.4

Modificar datos en celdas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.5

Series. Llenar datos en celdas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


28

29

6.6


Eliminar celdas rapidamente Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.7

Insertar celdas rapidamente Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.8

Trabajar con varias hojas a la vez Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

6.9

OPCIONES DEL PEGADO ESPECIAL Copiar y Pegar... pero conocemos todas las opciones del Pegado Especial?

El Pegado Especial nos permite obtener solo algunos parámetros de la celda o rango copiado, como ser, solo fórmulas, valores, solo formatos, solo comentarios, ancho de columna, etc. Desde el grupo Operación se nos permite realizar alguna de las operaciones básicas en todo el rango seleccionado.



30

Ejemplo : si tenemos los siguientes valores a los que deseamos multiplicar por 10.

Los pasos a seguir son: 1- Seleccionar con clic derecho la celda que tiene el valor 10 y optar por 'Copiar' 2- Seleccionar el rango de importes, clic derecho y optar por 'Pegado Especial, Multiplicar . 3- Aceptar

Saltar Blancos: Evita el reemplazo de valores en el área de pegado cuando hay celdas en blanco en el área de copiado.

Ejemplo: Tenemos una columna Origen cuyos datos deseamos copiar en col Destino.

1- Seleccionar el rango de origen (sin título) y 'copiar' 2- Seleccionar la primer celda de destino, clic derecho, opción Pegado Especial, Saltar Blancos. 3- Observar que la celda con valor 150 se mantiene sin cambios.

Transponer: Pega las columnas copiadas en filas y viceversa. Ejemplo: partiendo de una tabla como la siguiente:

1- Seleccionar el rango, clic derecho y 'copiar' 2- Seleccionar la primer celda de destino, clic derecho, optar por Pegado Especial, Transponer. 3- El resultado será según se observa en la imagen.

6.10

Combinando celdas



Capítulo

VII

6 - Formatos

7

6 - Formatos

7.1

Ocultar datos para imprimir

32


7.2

Validación: Longitud de datos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

7.3

Validación: Rellenar con ceros Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

7.4

Formato Condicional con fórmulas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

7.5

COLOREAR FILAS ALTERNAS Una manera vistosa de presentar la tabla es coloreando filas alternas: las pares o las impares dejando el resto blancas o a su vez formateadas de otro color. Para realizar esto nuevamente utilizaremos la opción Formato Condicional, con fórmulas.

1- Seleccionar el rango a colorear. 2- Ir al menú Formato, Formato Condicional . 3- Optar por Fórmula en lugar de 'Valor de celda' e introducir la siguiente fórmula: =RESIDUO(FILA();2)=0


33


4- Presionar el botón Formato, Tramas y seleccionar un color. Nota:

La función Fila devuelve el nro de la fila. La función Residuo devuelve el Resto de dividir el número de fila por 2. Si ese resto es 0 se tratará de filas pares.

5- Si además deseamos colorear las filas impares presionamos el botón Agregar y la fórmula en este caso será:

7.6

=RESIDUO(FILA();2)<>0.

Utilizar símbolos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

7.7

Obtener fechas con formato especial Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

7.8

Ingresar fechas u horas sin separadores Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

7.9

Formato porcentage Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


6 - Formatos

7.10 Valores negativos en rojo Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


34

Capítulo

VIII

7 - Funciones

8

7 - Funciones

8.1

Trucos a la hora de trabajar con funciones Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.2

Quitar expresión de error o 0 en fórmulas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.3

La función TEXTO Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.4

Obtener nombre de carpeta, libro u hoja Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.5

Incluir nombre de Hoja-Libro-Carpeta en funcion Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.6

Promedios sin incluir valores 0 Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


36

37

8.7


Unificando Estilos en celdas con formato Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.8

Contar cantidad de cierto caracter en celda Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.9

Sumar tablas filtradas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.10 Obtener posición del dato encontrado Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.11 OBTENER TITULO DE COLUMNA DEL DATO ENCONTRADO La función COINCIDIR nos permite obtener la referencia o posición de un dato encontrado. A continuación podemos observar una tabla, donde se desea saber a qué columna corresponde el valor máximo de cada fila y su referencia en la fila de títulos.

Aquí se utilizó la función COINCIDIR, junto con la función INDICE y K.ESIMO.MAYOR

K.ESIMO.MAYOR(rango;posición) encuentra la mayor venta de la fila © <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

7 - Funciones

38

COINCIDIR(valor buscado; matriz a buscar; tipo coincidencia) devuelve la posición donde ese valor máximo se encuentra en el rango de ventas

INDICE(matriz; nro fila; nro col): devuelve la posición encontrada pero en la fila de títulos. En la columna 'Mayor Venta' utilizamos la siguiente fórmula que nos devuelve el primer valor máximo de la fila:

=+K.ESIMO.MAYOR(B2:D2;1) En la columna 'Vendedor' obtenemos el título de ese valor máximo:

=+INDICE($B$1:$D$1;;COINCIDIR(E2;B2:D2;0)) Para evitar el uso de la columna 'Mayor Venta' podemos concatenar la fórmula para la columna 'Vendedor' de la siguiente manera:

=+INDICE($B$1:$D$1;;COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(B2:D2;1);B2:D2;0))

8.12

Cálculos con fechas


8.13 Cálculos con horas-minutos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.14 Extraer Hora en celdas con fechas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.15

La función SI.FECHA



39

8.16


La función ALEATORIO


8.17 La función MAX y BUSCAR Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.18 La funcion INDIRECTO y FILA Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.19 Devolver valores a izquierda Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.20 Devolver otros valores Min y Max Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.21 Contar registros según criterios Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

8.22 Sumar registros según criterios Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


7 - Funciones

8.23

Formulas matriciales


8.24 Buscar valores según 2 criterios Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


40

Capítulo

IX

8 - Especiales del menú Herramientas

9

8 - Especiales del menú Herramientas

9.1

Buscar Objetivo

42


9.2

Escenarios Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

9.3

Seguridad Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

9.4

Creando una firma digital Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

9.5

AGREGAR COMPLEMENTOS Los complementos son archivos que contienen funciones de uso masivo. Podemos tener nuestras propias funciones en un libro, a las que accederemos a través de la lista de funciones Excel, categoría 'Definidas por el usuario', pero si estas funciones necesitan ser utilizadas en otros libros, deberemos crear un 'Complemento'

¿Cómo acceder entonces a estas funciones desde otro libro? Como este manual no se ocupa de Macros, solo aclararé que la función debe ser creada en el Editor de un libro en blanco, en un módulo y luego el libro será guardado como Tipo 'Complemento' con extensión .xla. (en el siguiente mensaje no es necesario guardar los cambios) Una vez hecho esto, desde cualquier libro Excel, ir al menú Herramientas, Complementos, presionar el botón Examinar y buscar el archivo creado en el paso anterior.

Importante: si una función ya no será util izada, desde este mismo menú destildar la opción en la lista de complementos. © <2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

43


Nota: En la carpeta donde se encuentra este manual, se incluye un complemento conteniendo la función: ContarCeldasColor. Agréguela a su Excel siguiendo los pasos anteriores. Atención: En el libro adjunto Ejemplos_TyS, hoja Función, podrá ver la sintaxis de esta función que le contará, dentro del rango seleccionado, las celdas con fuente distinta de negro (o automática)


Capítulo

X

45

10


9 - Especiales del menu Datos

10.1 Formularios Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

10.2 Comentarios-Otro estilo Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

10.3 Comentarios desde Validación de datos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

10.4 Separar texto en varias columnas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

10.5

CONSOLIDAR DATOS

Supongamos que tenemos 2 hojas ( o más): Sucursal 1 y 2 con los mismos datos y necesitamos en otra hoja o rango el total acumulado de ambas. Esto se logra desde el menú DATOS, opción CONSOLIDAR

Consolidar datos significa resumir datos procedentes de varias hojas. El proceso de consolidación nos permite elegir si los datos consolidados quedan vinculados a las hojas f uente o no. Excel permite consolidar hojas por posición y por categoría.

1- Por posición, cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en idéntico orden y situación; por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla.

2- Por categorías, si se desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organizan los datos de forma diferente.


9 - Especiales del menu Datos

46

En el ejemplo siguiente tenemos 2 pequeñas tablas y la de Resúmen.

Pasos a seguir: 1- Seleccionar las 3 celdas del Total en la tabla Resumen. 2- Ir al menú Datos, Consolidar . Dejar la opción Suma 3- En Referencias introducir el rango de importes de la Sucursal 1 y presionar Agregar .

Nuevamente en Referencias introducir el rango de importes de la Sucursal 2 y presionar Agregar .

4- Para que los valores del Resumen se actualicen con los cambios en las distintas tablas, tildar la opción Crear vínculos con los datos de origen.

Nota: *ver otros ejemplos en libro adjunto Ejemplos TYS

10.6

Agrupar y Esquema


10.7 Subtotales Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


Capítulo

XI

10 - Más Soluciones

11


11.1 Ordenar por más de 3 columnas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.2 Validar datos según lista en otra hoja Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.3 Validar datos en columnas dependientes Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.4 Evitar duplicados al ingreso de datos Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.5 Evitar duplicados según 2 celdas Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.6 Filtro avanzado en hoja protegida Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.


48

49


11.7 Llenar tablas (sin preocuparnos del salto de col) Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.8 Autocompletar celdas vacías Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.9 Cómo agregar o quitar datos de un gráfico Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.10 Evitar cortes en gráficos con valores 0 Este tema no se encuentra disponible en esta versión DEMO.

11.11 IMAGENES EN SERIES DE GRAFICOS Una opción interesante a la hora de crear gráficos es utilizar imágenes en las series, que tengan relación con el contenido de lo que se está graficando, en lugar de las típicas barras o columnas. En la imagen se trata de un gráfico para una Inmobiliaria.



50

Pasos a seguir: 1- Una vez hecho de la forma habitual el gráfico de nuestra tabla, seleccionar una serie con clic derecho y optar por Formato de serie 2- En la pestaña Tramas, optar por Efectos de Relleno (* ver imagen 1) 3- En la siguiente ventana, optar por la pestaña: Imagen (**ver imagen 2) 4- En la siguiente ventana presionar el botón: Seleccionar imagen. Se ha dejado el formato 'Apilar' (***ver imagen 3)


Manual de Excel 2013

Recommend Documents