La hoja de trabajo: Es un borrador de grandísima importancia para el contador; puesto que facilita el cierre de los libros, los ajustes de las cuentas y la preparación de los estados financieros. De allí que sea i mprescindible mprescindible para todo co ntador conocer conocer completos completos conocimien con ocimientos tos de ella.
Objetivo Este borrador extracontable facilita el proceso de cierre del ejercicio económico al mostrar la relación entre el último balance de comprobación comprobaci ón del ejercicio ejercicio económico, los ajustes propuestos, los asientos de cierre y los estados financieros, esto ofrece la posibilidad de efectuar las correcciones que sean necesarias antes de obtener los estados financieros definitivos.
Forma y contenido Independientemente que la hoja de trabajo sea preparada por medio de un software, ella contiene generalmente 12 columnas ubicadas después de un espacio amplio que se destina para la anotación del nombre de las cuentas. Se estructura asignándole dos columnas, una para los cargos y otra para los créditos, a cada una de los siguientes conceptos: 1.
Balance de comprobación.
2.
Ajustes.
3.
Balance de comprobación Ajustado.
4.
Costo de ventas.
5.
Ganancias y Pérdidas.
6.
Balance General.
-4-
Mecanismo para su elaboración
Balance de Comprobación (Columnas 1 y 2)
Las dos primeras columnas se emplean para formar el Balance de Comprobación con los saldos de las cuentas del libro mayor a la fecha de cierre. Se le conoce también como Balance de Comprobación no Ajustado. Los saldos deudores se anotan en la columna “Debe” y los acreedores en la columna “Haber”.
Ajustes (Columnas (Columnas 3 y 4)
El análisis de de los saldos de las cuentas del balance de comprobación generan los ajustes y correcciones que actualizaran los saldos de las cuentas a la fecha de cierre. Los cargos se anotan en la columna Debe y los créditos en la columna Haber, si la cuenta a ser cargada o acreditada no está entre las cuentas del balance de comprobación, se procede a incluirla en el espacio destinado para la descripción de las cuentas. La suma de los cargos debe coincidir con la suma de los créditos y preferiblemente a las cantidades que conforman un asiento o corrección, se le asigna una letra o numero que los conecte entre sí, lo cual facilita la detección de errores y registro de estos asientos en el libro diario.
Balance de Comprobación Ajustado (Columnas (Columnas 5 y 6)
En este par par de columnas columnas se anotan los saldos actualizados de las cuentas cuentas que fueron ajustadas o corregidas, y se repiten los saldos de las cuentas que no sufrieron variaciones. Al totalizar los saldos deudores y los acreedores se observa que estos deben deb en coincidir. Este Balance de comprobación ajustado es la base para la preparación de los estados financieros.
Costo de Ventas (Columnas 7 y 8)
Estas columnas se emplean para determinar exclusivamente el costo de ventas y sólo se emplean las cuentas necesarias para su obtención. obtención.
(CV=II+C+FC+GI-DC-DevC-BC-RC-IF)
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MAS (+) Inventario Inicial Compras Fletes en Compras Gastos de Importación Impor tación
COSTO DE VENTAS=
MENOS (-) Descuentos en Compras Devolución en Compras Bonificaciones Bonific aciones en Compras Rebajas en Comparaciones Inventario Inicial
Las cuentas deudoras se anotan en la columna Debe y las acreedoras en la columna Haber. En la última se anota el Inventario de Mercancías Final. El Costo de Ventas es producto de la diferencia entre los totales anotados en la columna Debe y las totales anotados en la columna Haber. Su naturaleza es siempre deudora, sin embargo se anota el monto del Costo de Ventas en la columna Haber con el propósito de mantener ambas columnas balanceadas.
Ganancias y Pérdidas (Columnas 9 y 10)
En este par de columnas se anotan todos los egresos, incluyendo el Costo de Ventas y todos los ingresos. Los egresos se anotan en el Debe y los ingresos por el Haber. La diferencia obtenida al sumar ambas representa los resultados del ejercicio económico.
Total Debe mayor que el Haber
Egresos
Ingresos
Total Haber mayor que él Debe
Ingresos
Pérdida
Egresos
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Utilidad
El monto obtenido se anota en la columna contraria para efectos de mantener los totales en equilibrio; por ejemplo, si se obtuvo una utilidad, éta se anota en la columna Debe.
Balance General (Columnas 11 y 12)
En este último par de columnas se anotan todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, valoración y orden en la columna que corresponda según su saldo. El importe del inventario de mercancías que será anotado en la columna Debe se corresponde con el inventario final de mercancías, por cuanto representa un Activo Circulante a la fecha de cierre. En el caso de que el resultado del par anterior de columnas haya sido una pérdida, esta se anota en la columna Debe puesto que disminuye el patrimonio; caso contrario, la Utilidad se anota en el Haber, por que incrementa el patrimonio de la empresa. Los totales de la columna Debe y Haber deben coincidir. La hoja de trabajo terminada, corregida y analizada, permite registrar los asientos de ajuste, corrección y cierre en el libro diario para luego preparar los estados financieros con base a este borrador contable. Cuando la hoja de trabajo es elaborada
en forma automatizada, el trabajo
disminuye considerablemente, pues el programa a utilizar realiza los cálculos rápidamente. El usuario solo debe ingresar al computador los montos de los ajustes en las filas y columnas correspondientes y por medio de formulas previamente establecidas la obtención de estas herramientas se simplifica. Ejemplo de Hoja de trabajo, ver (figura número 1)
-7-
-8-
Ajustes Son operaciones contables adicionales cuyo fin es actualizar los saldos de las cuentas por medio de la modificación de los mismos a la fecha de preparación de los estados financieros. Estos asientos afectan simultáneamente a cuentas del Estado de Resultados y del Balance General.
Objetivos El propósito de los asientos de ajustes es asignar al ejercicio económico sus correspondientes montos por conceptos de ingresos y egresos. El proceso de ajuste siempre se asocia al hecho concreto de preparar los estados financieros, bien sea para finalizar el ejercicio económico o a la fecha de preparación de los mismos, de allí que la información que éstos proporcionan es más útil para la toma de decisiones.
Clasificación Con el propósito de estudiar detalladamente cada tipo de ajustes, se procederá a la clasificación de los siguientes grupos:
I II III IV V VI
Gastos Acumulados por Pagar Ingresos Devengados por Cobrar Gastos Pagados por Anticipado Ingresos Cobrados por Anticipados Cargos diferidos Cuentas de Valoración
Depreciación Agotamiento Amortización Provisión para Cuentas Incobrables
-9-
VII
Otros Gastos Acumulados
Presentaciones Sociales Utilidades Seguro Social Ince Ahorro Habitacional
Grupo I: Gastos Acumulados por Pagar Dentro de este grupo se incluyen, como su propio nombre lo indica, una serie de gastos que para fecha de cierre se han causado, consumidos o han prestado un servicio, pero a esa fecha no se han cancelado, y por tal razón no se han contabilizado. Estos tipos de gastos serán pagados a corto plazo, es decir, en el próximo ejercicio económico. Las partidas que común mente se encuentran en este grupo son. 1.
Alquileres
2.
Sueldos y Salarios
3.
Intereses
4.
Obligaciones Acumuladas
5.
Comisiones
6.
Cualquier otro gasto causado y no pagado a la fecha de Cierre
Ejemplo: el 16-12-03 la empresa alquila un local en el Centro Comercial La Granja, con un canon mensual de arrendamiento de Bs. 350, el cual se pagara por meses vencidos. Se pide ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Análisis: el primer mes de alquiler será pagado el 15-01-04, así que deben reflejarse como gastos del año 2003 los 15 días de alquiler vencido a la fecha de cierre: 31 - 12 - 03 Fecha de cierre 16 - 12 - 03 Fecha de alquiler 15
0
0
15 días= 0.5 mes - 10 -
Luego se multiplica ese valor por el canon de arrendamiento y se obtiene el importe a ser registrado como gastos del periodo que no han sido pagados todavía: 350 Bs/m x 0,5 m = Bs. 175 Se efectúa un cargo en una cuenta de Gastos, en este caso, Gastos de alquiler y se realiza un abono en una cuenta de Pasivo circulante, Alquileres por Pagar:
2003
Descripción 1 Gastos de Alquiler Alquileres por Pagar
Ref
Debe
Haber
Diciembre
31
175 175
P/R Gastos de alquiler
El importe debitado a Gastos se presentara en el Estado de Resultados en la sección de los Gastos de Operación, y posteriormente será eliminado con los asientos de cierre. El crédito se presentara en el Balance General en la sección del Pasivo Circulante, dado que es una obligación a muy corto plazo. El 15-01-04 se realiza el primer pago de alquiler a través de la emisión de un cheque:
2003
Descripción 1 Alquileres por Pagar Gastos de Alquiler Bancos
Ref Debe
Haber
Diciembre
31
175 175 350
P/R Gastos de alquiler
Comentario: 1.
Se realiza un cargo a la cuenta de pasivo circulante Alquileres por
Pagar, puesto que se está efectivamente pagando la obligación. Al realizar el pase al mayor, su saldo quedará en cero.
- 11 -
2.
Se efectúa otro cargo a la cuenta Gastos de Alquiler por los 15 días
correspondientes a gastos del nuevo ejercicio económico (desde el 01-01-04 al 15-0104) 3.
Se abona a Bancos por la emisión del cheque correspondiente al pago
de un mes de alquiler.
Conclusiones : Según se ha podido observar, este grupo de ajustes presenta uniformemente las siguientes características. 1
ro
- El cargo por el ajuste se efectúa en una cuenta de gastos en virtud de haberse
causado a la fecha de ci erre. 2
da
- El crédito por el ajuste se realiza en una cuenta de pasivo circulante dado que
no se han cancelado la f echa de cierre. 3
ro
- El monto del ajuste es lo gastado, causado, vencido o consumido a la fecha de
cierre.
Grupo II: Ingresos Devengados Por Cobrar En este grupo se incluyen algunos ingresos que a la fecha de cierre o a la fecha de preparación de los estados financieros han sido ganados y no han sido cobrados, pero se esperan cobrar a corto plazo: 1.
Alquileres
2.
Intereses
3.
Comisiones
4.
Cualquier otro ingreso ganado y no cobrado a la fecha de cierre.
Alquileres: los ajustes de estos tipos se presentan cuando las empresa ha arrendado algún inmueble de su propiedad y a la fecha de cierre no ha recibido el respectivo cobro, bien
- 12 -
sea por que el inquilino presenta una demora en su pago o porque los alquileres se cobran sobre la base de meses vencidos. Al igual que en el primer grupo de ajustes se procede a terminar la porción de tiempo vencido y no cobrado a la fecha de cierre.
Ejemplo: el 15-11-03 la empresa entrega en alquiler un local de propiedad con un canon mensual de arrendamiento de bs. 400. El contrato estipula que los alquileres serán cobrados cada 2meses vencidos. Se pide ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa.
Análisis: La empresa hará efectivo su primer cobro de alquiler el 15-01-04. A la fecha de cierre ha transcurrido 1,5 meses desde la fecha de alquiler del local. Este período ya ha sido ganado por la empresa y solo será cobrado el 05-01-04. 31- 12- 03 Fecha de cierre 15- 11- 03 Fecha de alquiler del local 16
1 0 1,5
400 Bs/ m x 1,5 m= 600 Bs.
2003 Diciembre
31
Descripción - 1 Alquileres por Cobrar Ingresos por alquiler
Ref Debe
Haber
600 600
P/R Ingresos por Alquiler
Comentario: 1.
El débito en la cuenta alquileres por Cobrar, debido a que representa
un derecho que se espera convertir en efectivo a muy corto plazo. Se presenta en el Balance General en la sección de activo circulante.
- 13 -
2.
El crédito se efectúa en la respectiva cuenta de Ingresos, Ingresos por
Alquiler, puesto que representa lo ganado a la fecha de cierre. Se representa en el estado de Resultados en la sección de Otros Ingresos. El 15-01-04 la empresa cobra los dos meses vencidos al alquilar. El dinero recibido lo deposita en el Banco.
2004
Descripción - 1 -
Enero
15
Banco Alquileres por Cobrar Ingresos por Alquiler
Ref Debe
Haber
800 600 200
P/R Ingresos por Alquiler
Comentario: 1.
El cargo se realizado en la cuenta Bancos representa los dos meses de
alquileres vencidos y cobrados para esa fecha. 2.
El crédito a la cuenta Alquileres por Cobrar elimina el derecho que se
genero en el cierre del ejercicio anterior. 3.
La cuenta Ingresos por Alquileres recibe un crédito por un monto de bs.
200, el cual representa el medio mes ganado que corresponde al nuevo ejercicio económico del año 2004.
Conclusiones: Los ejemplos planteados presentan uniformemente las características de este grupo: 1
ro
- El cargo por el ajuste se realiza en una cuenta de activo circulante por cuanto
representa un derecho a ser cobrado por anticipado. 2do - El crédito por el ajuste se efectúa en la respectiva cuenta de otros ingresos por haberse devengado a la fecha.
- 14 -
3ro - La cantidad del ajuste es lo ganado y no c obrado a la fecha.
Grupo III: Gastos Pagados por Anticipado Representan erogaciones de dinero por adelantado por gastos que se van a causar o servicios para recibir en el futuro. Cuando la empresa incurre en este tipo de gastos entra en posesión de un bien o derecho, que en la medida que se va utilizando se convierte en un gasto. Al finalizar el ejercicio económico se debe analizar si todo el activo ha sido consumido en el periodo que termina o queda aún queda una parte no gastada y procede al otro ajuste. En este grupo de ajustes, ha sido totalmente pagado el gasto, así que se debe reconocer a la fecha de cierre o fecha de preparación de los estados financieros es la parte consumida y considerarla como un egreso del ejercicio económico y, la proporción no consumida sigue siendo un derecho o un bien que se presenta en el activo circulante bajo el criterio de los prepagados. Generalmente, dentro de este grupo se encuentran las siguientes partidas: 1.
Seguros contra Incendios, robos, etc.
2.
Alquileres.
3.
Intereses.
4.
Artículos de Escritorio.
5.
Cualquier otro gasto pagado por anticipado.
Existen dos formas de contabilizar a los prepagados: A.
Cargándole originalmente a una cuenta de activo.
B.
Cargándole originalmente a una cuenta de gastos.
- 15 -
Caso A: 1.
Seguros: cuando las empresas adquieren una póliza de seguro deben
cancelar el monto total de la misma por anticipado y como es lógico, el seguro se va convirtiendo en gasto en la medida que transcurre el tiempo de duración del mismo. El 30-09-03 la empresa adquiere una póliza de seguros contra incendios por Bs. 720.000 con cobertura de un año, la cual pago con la emisión de un cheque. Se pide: ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Análisis: al 30-09-03 la empresa debe registrar la adquisición de la póliza y para ello tiene dos opciones: como activo o como gasto. Lo importante es que la empresa sea consistente con la política de registro de prepagados en cada uno de los ejercicios económicos subsistentes.
Caso A: Cuando se carga originalmente en una cuenta de Ac tivo: 2003
Descripción 1 Seguros Pagados por Anticipados Bancos
Ref Debe
Haber
Septiembre 30
720 720
P/R Seguros Prepagados
Al 31-12-03 fecha de cierre, la cuenta Seguros Prepagados por Anticipado presenta en el Libro Mayor un sado de Bs. 720. La cobertura de la póliza es de 12 meses, así que el tiempo transcurrido desde la adquisición hasta el cierre representa la porción vencida de la póliza, la cual debe ser llevada a gastos del ejercicio económico. 31 - 12 - 03 Fecha de Cierre 30 - 09 - 03 Fecha de adquisición de póliza 1
3
0
3 meses
- 16 -
720 Bs.------------------ 12 meses X Bs.---------------- 3 mese X=180 Bs X= Bs 180 es el monto gastado por concepto de vencimiento de póliza en el año 2003
2003
Descripción 1 Gastos de Seguros Seguros Pagados por Anticipado
Ref Debe
Haber
Diciembre
31
180 180
P/R Gastos de Seguro
Comentario: 1.
El cargo a la cuenta Gastos de Seguros representa la porción de póliza
vencida a la fecha de cierre. Se presenta en el Estado de Resultados en la sección de gastos de operación y se elimina su saldo en el proceso de cierre del ejercicio económico. 2.
El crédito de la cuenta Seguros Pagados por Anticipado actualiza el
saldo de esta al rebajarle los meses vencidos de póliza. Se representa en el Balance General en la sección del Activo Circulante.
Caso B: Cuando se carga originalmente en una cuenta d e Gastos. 2003
Descripción 1 Gastos de Seguros Bancos
Ref Debe
Haber
Septiembre 30
720 720
P/R Gastos de Seguro
Al analizar la cuenta Gastos de Seguros a la fecha de cierre, se observa que presenta un saldo de Bs. 720. Solo han transcurrido 3 meses desde la fecha de adquisición de la póliza
- 17 -
hasta la fecha de cierre, por lo cual se deben ajustar los 9 meses que no se vencieron, que no se gastaron, en el presente ejercicio económico y dejar como gastos del periodo los 3 meses efectivamente vencidos. 720 Bs.------------ 12 meses X Bs.------------- 9 meses X= 540 Bs X = Bs. 540. Lo que no se ha gastado de la póliza en el año 2003
2003
Descripción 1 Seguros Pagados por Anticipados Gastos de Seguros
Ref Debe
Haber
Diciembre
3 0
540 540
P/R Gastos de Seguro
Comentario: 1.
El cargo a la cuenta de Seguros Pagados por Anticipados representa la
porción no vencida de la póliza a la fecha de cierre. Se presenta en el Balance General. 2.
La cuenta Gastos de Seguro recibe un crédito por rebajar los 9 meses
no vencidos y que habían sido registrados en su totalidad como gastos de este ejercicio. El saldo de la cuenta después del ajuste, se presenta
en el Estado de
Resultados y posteriormente será eliminado durante el cierre del ejercicio económico. Al analizar los saldos del mayor se observa que estos coinciden con los saldos del mayor del Caso A: la cuenta Seguros Pagados por anticipado, muestra un saldo de Bs. 540 que representan los 9 de póliza que se vencerán en el siguiente período; la cuenta de Gastos de Seguros muestra Bs. 180 como saldo que simboliza los 3 meses de póliza efectivamente vencidos y causados en el presente periodo.
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Conclusiones: Caso A: ro
1 - El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de gasto. 2
do
- El abono se efectúa en la correspondiente cuenta de activo.
3
ro
- El monto del ajuste es lo gastado o consumido a la fecha de cierre.
Caso B: ro
1 – En el ajuste el cargo lo recibe la respectiva cuenta de activo 2
do
- El crédito se efectúa en la correspondiente cuenta de gastos.
3ro - El importe del ajuste es la parte aún no gastada a l a fecha de cierre.
Grupo IV: Ingresos Cobrados por Anticipados Este grupo representa cobros que se hacen por adelantado por servicios que se prestaran en el futuro. Al momento de percibir estos cobros se crea una obligación para la empresa que en la medida que esta vaya prestando el servicio
que ha sido cobrado
anticipadamente se va transformando en un ingreso para la misma. A la fecha de cierre o fecha de presentación de los estados de financieros, la empresa debe analizar los saldos de estas cuentas para conocer qué porciones han sido ganadas y reflejarlas como ingreso del ejercicio económico y que parte permanece no ganada a esa fecha y por supuesto continua siendo un pasivo. Comúnmente se ajustan de este grupo: 1.
Alquileres
2.
Intereses
3.
Cualquier otro Ingreso
- 19 -
Al igual que el Grupo III, los gastos Pagados por Anticipado, existen dos maneras de contabilizar los ingresos cobrados por anticipados: A.
Abonándole originalmente a una cuenta de Pasivo.
B.
Abonándole originalmente a una cuenta de Ingresos.
El ajuste a los alquileres cuando han sido cobrados por anticipados se origina cuando al analizar los saldos del libro mayor se observa que parte de éstos se han ganado en el ejercicio económico y han dejado de ser obligaciones para la empresa. Ejemplo: el 31-10-03 la empresa entrega un local de su propiedad en arrendamiento con un canon mensual de Bs. 350. En esa oportunidad cobro 3 meses por concepto de alquiler y 3 meses por depósito de garantía. El dinero recibido se deposito en el banco. Se pide ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Análisis: En el tiempo transcurrido desde el cobro de los alquileres y la fecha de cierre es de 2 meses; por lo cual al finalizar el ejercicio, el ajuste debe mostrar que dos meses han sido ganados en el presente periodo y el otro se convertirá en ingreso para el próximo ejercicio económico. Caso A: Cuando se abona originalmente en una cuenta de pasivo
2003
Octubre
31
Descripción 1 -
Banco Alquileres Cobrados por Anticipado Depósitos Recibidos en Garantía
Ref Debe
Haber
2.100 1.050 1.050
P/R Alquileres Cobrados por Antis.
Para el 31-12-03, fecha de cierre de la empresa, el saldo de la cuenta Alquileres cobrados por Anticipados presenta un saldo de Bs. 1.050, el miso muestra los 3 meses
- 20 -
cobrados anticipadamente el 31-01-03, de los cuales 2 meses ya se han convertido en ingresos del actual ejercicio económico.
2003
Descripción 1 Alquileres Cobrados por Anticipados Ingresos por Alquiler
Ref
Debe
Haber
Diciembre
3 1
700 700
P/R Ingresos por Alquiler
Comentario: 1.
El cargo a la cuenta Alquileres Cobrados por Anticipado representa la
disminución de la obligación de la empresa en 2 meses de alquileres que ya han sido ganados. Su saldo actualizado mostrara el mes de alquiler que esta cobrado y que se vence en el periodo económico siguiente. Se presenta en el balance General a la sección del pasivo Circulante. 2.
El crédito recibe la cuenta Alquileres Ganados pues representa los dos
meses ganados a la fecha de cierre. Se presenta en el Estado de Resultados en el bloque de los Otros Ingresos y se elimina durante el proceso de cierre actual del ejercicio económico.
Cas B: Cuando se abona original mente a una cuenta de ingresos. 2003
Diciembre
31
Descripción 1 -
Banco Ingresos por Alquileres Depósitos Recibidos en Garantía
Ref Debe
Haber
2.100 1.050 1.050
P/R Ingresos por Alquileres
A la fecha de cierre el saldo no actualizado en la cuenta de Ingresos por Alquileres muestra como ingresos del ejercicio 3 meses de alquileres, cuando lo correcto son 2 meses.
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Es por ello que el ajuste a realizar debe disminuir 1 mes de alquiler de los ingresos de este periodo y reflejar la obligación existente para el próximo ejercicio económico.
2003
Descripción 1 Ingresos por Alquiler Alquileres Cobrados por Anticipados
Ref Debe
Haber
Diciembre
31
350 350
P/R Ingresos por Alquiler
Comentario: 1.
El cargo a la cuenta Alquileres Ganados disminuye el mes de alquiler
que se vencerá en el próximo ejercicio del saldo de la cuenta a la fecha de cierre. El saldo después del ajuste mostrara lo realmente ganado a la fecha de cierre: 2 meses. Este monto se presenta en el Estado de Resultados en la sección de Otros Ingresos y por supuesto se elimina en los asientos de cierre. 2.
El crédito a la cuenta Alquileres Cobrados por Anticipado muestra la
obligación de la empresa a la fecha de cierre: 1 mes de alquiler que vencerá el próximo mes en el nuevo ejercicio económico. Se presenta en el nuevo Balance General.
Conclusiones: Caso A: ro
1 - El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de Pasivo 2do - El crédito se efectúa en la correspondiente cuenta de Ingresos. 3
ro
- El importe del ajuste representa lo ganado y c obrado a la fecha de cierre.
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Caso B: 1ro – En el ajuste el cargo recibe la respectiva cuenta de Ingresos. 2
do
- El crédito se efectúa en la correspondiente cuenta de Pasivo..
3
ro
- El importe del ajuste es la partida aún no ganada a la fecha de cierre.
Grupo V: Gastos o Cargos Diferidos: Los cargos diferidos están conformados por gastos causados por montos significativos y ya pagados. Al incurrir en ellos, la empresa obtiene beneficios que abarcan varios periodos y su inclusión en un solo ejercicio desvirtuaría totalmente la exactitud del mismo; por lo cual, atreves de sus ajustes se procede a traspasar parcialmente el importe del de los cargos diferidos a gastos del ejercicio económico, en el número de años en que se estima obtener el beneficio de ellos. El procedimiento de transferir a gastos parcial y sistemáticamente el importe de los cargos diferidos se conoce como amortización. Dentro de este grupo se encuentran las siguientes cuentas: 1.
Campaña Publicitaria
2.
Gastos de Organización
3.
Mejoras a la Propiedad Arrendada
4.
Cualquier otro Gasto con similares características
1.
Campaña Publicitaria.
Cuando la empresa incurre en los gastos de publicidad a través de los diversos medios, y paga una cantidad considerable de dinero, debe analizar el efecto de este gasto en los beneficios futuros de la empresa y, si estima que la beneficiara por más de un ejercicio económico procede a registrarlo como un gasto diferido dentro de los activos de la empresa.
- 23 -
El número de años en que se amortice será el que los análisis y la experiencia determinen como apropiados. Ejemplo: el 30-03-03 la empresa paga por concepto de campaña publicitaria la cantidad de Bs. 6000, mediante la emisión de un cheque. La empresa decide amortizar dicha campaña en 5 años. Se pide: ajuste al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa. Análisis: el tiempo transcurrido entre la adquisición o pago de la campaña hasta la fecha de cierre de 9 meses. En total la campaña se amortizara en 9 meses. El registro al 30-03-03 fue:
2003
Descripción 1 Campaña Publicitaria Bancos
Ref
Debe
Haber
Marzo
30
6000 6000
P/R Campaña publicitaria
Al 31-12-03 deben ajustarse los primeros 9 meses que afectan a este ejercicio económico. Para ello, debe obtenerse la tasa mensual de amortización: Tasa= Bs. 6000/60 meses =100 Bs./mensuales 100 Bs/mes x 9 meses= 900 Bs.
2003
Descripción 1 Amortización Campaña Publicitaria Campaña Publicitaria
Ref Debe
Haber
Diciembre 31
P/R Amortización Campaña Publicitaria
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900 900
Comentario: 1.
El cargo a la cuenta Amortización Campaña Publicitaria representa el
gasto correspondiente al actual periodo económico. Se presenta en el Estado de Resultados en la sección de los Gastos Operacionales y se elimina su saldo durante el proceso de cierre.
2.
El crédito lo recibe la cuenta Campaña Publicitaria, la cual disminuye
año tras año, mientras dure su amortización de los cargos diferidos.
Conclusiones: ro
1 - El cargo por el ajuste se realiza en la respectiva cuenta de gastos (amortización). 2
do
- El crédito diferido se realiza directamente en la correspondiente cuenta
de Cargos Diferidos. 3
ro
- La cantidad del ajuste representa el gasto por concepto de amortización
de ése periodo.
Grupo VI: Cuentas de Valuación. El principio de la correcta determinación de la utilidad señala que los ingresos obtenidos en un determinado deben deducírseles los gastos los gastos relacionados con la obtención de los mismos a efectos de obtener los resultados del periodo. Específicamente, los gastos asociados al uso de los activos fijos s on: la depreciación, el agotamiento y la amortización. La depreciación se relaciona con la pérdida de valor que sufren los activos fijos tangibles producto del proceso de desgaste a que son sometidos o por antigüedad u obsolescencia de los mismos, y consiste en la asignación sistemática del costo del activo o gastos del ejercicio económico durante el tiempo en que se estima obtener beneficios de ellos.
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Los activos fijos se clasifican en: No Depreciable
Depreciable
Tangible Activos Fijos
Agotable
Intangible
Amortizable
Terrenos Edificios Maquinarias Vehículos Mobiliario Pozos Petroleros Bosques Madereros Minas de Carbón Patentes de Invención Marcas de Fabrica Derechos de Autor Franquicias
En esta ocasión trabajaremos con las depreciaciones. Para calcular la depresión de un activo fijo debe considerarse lo siguiente: - Costo del Activo - Vida útil Estimada - Valor de Salvamento o de Rescate -Características Propias del Activo, su actividad y su entorno - Método adecuado
Costo del Activo
Los activos fijos se valoran al costo de adquisición, construcción o su valor equivalente. El costo de adquisición de un Activo Fijo incluye el precio fijo neto pagado por el
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mismo, más gastos aduanales, fletes seguros, gastos de instalación y cualquier otro gasto que sea necesario para la puesta en funcionamiento del activo.
Vida Útil Estimada o Probable
Es un valor estimado, representa el tiempo en la cantidad o la cantidad que será la base, para la distribución del costo del activo fijo a gastos en los diferentes periodos en que se estima obtener beneficios por el uso de tales activos. La vida útil puede expresarse en años, número de unidades de producción, número de horas de trabajo de la maquina y Kilómetros recorridos.
Valor de salvamento
Representa el valor estimado que tendrá el activo fijo cuando se termine de depreciar. Este valor no siempre es asignado a los activos, en este caso, cuando finaliza la vida útil del activo, su valor en libros será igual a cero. El valor en libros de un activo viene dado por el costo del activo menos su respectiva depreciación acumulada. El valor de salvamento representa la parte del costo de los activos que no se deprecia.
Características propias del activo, su capacidad y su entorno
Este factor es fundamental pues requiere conocer las características propias del activo, la actividad que realizara en la empresa y el ambiente o entorno donde se desarrollara, para obtener información en materia de reparaciones, desgaste, de vida útil, lo que en conjunto permitirá escoger el método de depreciación que se ajuste mejor a él.
Métodos de Depreciación Línea Recta Dígitos Decrecientes Unidades De Producción Horas Máquina Bs. Por kilómetros Recorridos
Unidades Inventario
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Porcentaje Fijo Sobre Saldos Variables
Contabilización de la depreciación
Para registrar la depreciación de cualquier activo fijo, debe realizarse un cargo en una cuenta de gastos de operación, denominada “ Depreciación” y un crédito en una cuenta
de valoración denominada “depreciación Acumulada”, la cual va a ir sumando año tras año el gasto de depreciación que ha tenido el activo. Las cuentas de valoración o de valuación son cuentas que compensan total o parcialmente a otras cuentas de tal modo que estas muestren su valor neto de aproximado. Ejemplo: el monto por concepto de depreciación del mobiliario para el año 2003 es de Bs. 1.200.000. Se pide ajustes al 31-12-03, fecha de cierre de la empresa.
2003 Diciembre
31
Descripción - 1 Depreciación Mobiliario Depreciación Acumulada Mobiliario
Ref Debe
Haber
1200 1200
P/R Depreciación Mobiliario
Comentario: 1.
El cargo se realizara en una cuenta de gastos de operación denominada
Depreciación Mobiliario, la cual se presenta en el Estado de Resultados y será cerrada o saldada en los respectivos asientos de cierre. 2.
El crédito se efectúa en las respectivas cuentas de Valoración,
denominada Depreciación Acumulada Mobiliario. Esta cuenta se presenta en el Balance General disminuyendo a la cuenta Mobiliario y acumulara año tras año el gasto de depreciación que ha sido imputado al mobiliario.
- 28 -
Método de la línea recta
Este método consiste en la distribución del costo del activo fijo en el número de años de su vida útil probable en parte iguales. Se fundamenta en que si un activo fijo presta todos los años el mismo servicio o utilidad, debe entonces transferirse a gastos de cada uno de esos años la misma cantidad. La tasa de depreciación anual se determina por medio de la siguiente fórmula:
Tasa de depreciación Anual= Costos – Valor Salvamento Vida Útil Probable
El numerador de la formula representa el valor o monto máximo a depreciar del activo, en los casos que no exista valor de salvamento, el monto máximo a depreciar será igual al costo del activo.
Costo - valor de salvamento= Monto Máximo a Depreciar o Valor Depreciable
Ejemplo: el 30-06-97 la empresa adquiere un mobiliario al contado mediante emisión de cheque por Bs. 1.400.000. la empresa como política depreciar el mobiliario en 6 años, por el método de línea recta, al mismo le asigno un valor de salvamento de Bs. 200.000. Se pide: a.
Registro de la adquisición del activo.
b.
Ajuste al 31-12- de cada año, fecha de cierre de la empresa.
Análisis: el registro de la adquisición al contado del activo solo requiere un cargo al Mobiliario con créditos a bancos:
1997
Junio
30
Descripción 1 -
Mobiliario Banco
Ref Debe
Haber
1400 1400
P/R Depreciación Mobiliario
- 29 -
La empresa debe determinar el tiempo transcurrido desde la adquisición del activo a la fecha de cierre para registrar el correspondiente gasto por concepto de depreciación.
31 – 12 – 97 30 – 06 – 97 6
Fecha de Cierre Fecha de Adquisición Mobiliario 6 Meses
El tiempo transcurrido desde la adquisición del activo a la fecha de cierre es de 6 meses, así que al calcular la tasa anual de depreciación se debe determinar el monto correspondiente a los 6 meses de uso del activo:
Tasa Depreciación Anual = 1400 – 200 / 6 años Tasa Depreciación Anual = 1200 Bs. / 6 años Tasa Depreciación Anal = 200 Bs. / años
Como se observa, el valor depreciable del mobiliario es de Bs. 1.200.000, esto significa que al finalizar su vida útil es probable, el monto de su depreciación acumulada será de Bs. 1.200.000 La tasa de depreciación anual obtenida es de Bs. 200.000, en este caso debe determinarse la cantidad de depreciación que le corresponde a 6 meses: Bs. 200 -------------------- 12 meses X ------------------------ 6 meses X = Bs. 100 El gasto de depreciación del mobiliario para el año 1.997 es de Bs.100.000
- 30 -
1997
Descripción 1 Depreciación Mobiliario Depreciación Acumulada Mobiliario
Ref Debe
Haber
Junio
30
100 100
P/R Depreciación Mobiliario
Comentario: 1.
El cargo se realiza en la cuenta Depreciación Mobiliario dado que
representa la cuota parte del valor depreciable del activo que corresponde a gastos del año 1997. Se representa en el Estado de resultados en la sección de gastos de operación y se elimina en el proceso de cierre del ejercicio económico.
2.
El crédito lo recibe la respectiva cuenta Depreciación Acumulada
Mobiliario, el saldo de la misma crecerá año tras año al acumular la depreciación sufrida por el activo. Se representa en el Balance General en la sección del activo fijo disminuyendo a la cuenta Mobiliario.
Grupo VII. La provisión en cuentas Incobrables. En ocasiones, a la empresa le resulta imposible el cobro de algunas facturas. Los motivos que hacen incobrables a una factura son diversos, y siempre son ajenos a la voluntad de la empresa. Por ejemplo, la quiebra de un cliente, muerte, cambio de domicilio, manifestación de voluntad expresa de no pagar. Etc. El principio de la asociación entre ingresos y egresos establece que los ingresos obtenidos en periodos se les deduzcan los egresos que ayudaron a generar tales ingresos de tal modo que las empresas pueda determinar correctamente los resultados del ejerció económico. Con fundamento en el mencionado principio , la empresa debe registrar en el periodo las posibles pérdidas provenientes del no cobro de algunas facturas, y que este gasto es visto como un egreso en el cual incurre la empresa con el fin de incrementar sus ventas.
- 31 -
La estimación de posibles pérdidas con cuentas incobrables se apoya fundamente en el criterio profesional y en la experiencia de la empresa con relación a las cuentas por cobrar. Por supuesto que por tratarse de una estimación rara vez coincidirá con las pérdidas reales que la empresa pudiera obtener por concepto de las cuentas incobrables, en todo caso siempre se puede efectuar la correspondiente corrección en el monto de la provisión. Existen varios métodos para estimar la provisión para cuentas incobrables:
Porcentaje sobre las ventas
Análisis de cuentas por antigüedad de saldos
Porcentaje sobre saldos de las cuentas por cobrar
Porcentaje de las ventas: consiste en estimar el gasto por concepto de cuentas incobrables con base en un porcentaje sobre las ventas a crédito. También se puede estimar este gasto con base en el total de las ventas, siempre que la incidencia de las ventas al contado sobre el total no s ea importante. Ejemplo: al 31-12-02, las Cuentas por Cobrar presentan un saldo de Bs.8.000.0000 y el total de las ventas Bs. 10.000.000. la empresa estima suficiente un 2% de las ventas totales para cubrir el total de las cuentas que posiblemente se conviertan en incobrables. Análisis: la política de la empresa es utilizar el método de porcentaje sobre las ventas, y lo aplica sobre el total de las ventas del ejercicio económico para así determinar la posible pérdida en cuentas incobrables:
2002
Descripción 1 Pérdida en Cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables
Ref Debe
Haber
Diciembre
31
P/R Pérdida en Cuentas Incobrables
- 32 -
200 200
Comentario: 1.
El cargo se efectúa en la cuenta Perdida en Cuentas incobrables, para
llevar a gastos del ejercicio la posible pérdida a obtener, producto de las cuentas que resulten incobrables. Se presenta en el Estado de Resultado en la sección de los Gastos de operación, y se elimina durante el proceso de cierre del ejercicio económico. 2.
El crédito lo recibe una cuenta de valoración denominada Provisión de
Cuentas Incobrables, la cual se presenta en el Balance General en la sección de Activo circulante, disminuyendo a las cuentas por Cobrar, de tal modo que estas muestren en los libros su posible valor de realización. En el año 2003 se agotaron las gestiones de cobro de unas facturas cuyo total alcanza a Bs. 140.000. En este caso, la empresa debe proceder a desincorporar o cancelar tales facturas de los libros:
2002
Descripción - 1 xx Provisión para Cuentas Incobrables Cuentas por cobrar
xxx
Ref Debe
Haber
140 140
P/R Provisión para Cuentas Incobrables
Comentario: 1.
La cuenta Provisión para Cuentas Incobrables recibe un cargo por
cuanto a ella le corresponde absorber la perdida que ya fue registrad en el periodo anterior. 2.
Las Cuentas por Cobrar disminuyen como consecuencia de la
imposibilidad de la empresa de materializar el cobro de algunas facturas.
- 33 -
2003 2002Diciembre 2003
31
Descripción - 1 Ajuste del 31 - 12 – 02 Perdidas por Cuentas Incobrables
Ref Debe
Haber
Saldo
200
200 60
140
El saldo de la cuenta de Valoración ha disminuido, mas no a desaparecido, lo que indica que hubo una sobreestimación de la provisión en el año 2002. Al 3-12-03 el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs. 10.200.000 y el de las Ventas es de Bs. 12.800.000. La empresa considera suficiente prever un 1% como posible perdida sobre el total de las ventas: 12800X1% =Bs. 128 La provisión calculada para el año 2003 es de Bs.128.000. para la fecha el saldo de las cuenta Provisión para Cuentas Incobrables es de Bs. 60.000. En este caso la empresa solo debe registrar como provisión del ejercicio económico la cantidad de Bs.68.000, con lo cual el saldo de la provisión alcanza el total estimado como provisión para el ejercicio económico.
2003 Diciembre
31
Descripción - 1 Pérdida en cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables
Ref Debe
Haber
68 68
P/R Perdida en Cuentas Incobrables
2003 2002Diciembre 2003 xxx 2003 Diciembre
31
Provisión para Cuentas Incobrables Descripción Ref Debe - 1 Ajuste del 31 - 12 – 02 Perdidas por Cuentas 140 Incobrables Ajustes al 31 – 12 - 03
- 34 -
Haber
Saldo
200
200 60
68
128
Análisis de las cuentas por antigüedad de saldo: este método se basa en el análisis y estudio de todas las cuentas por cobrar de acuerdo a su fecha de vencimiento. El porcentaje a aplicar será mayor en la medida que la factura tenga más tiempo de vencida, por cuanto hay mayor probabilidad de que esta sea incobrable.
Ejemplo: al 31-12-02, el saldo de las Cuentas por cobrar es de Bs. 3.900.000. Las mismas fueron agrupadas con base en su fecha de vencimiento para aplicar el porcentaje determinado por la empresa y así estimar la Provisión:
Antigüedad de la Factura No Vencidas Vencidas: Menos de 30 Días De 1 a 2 meses De 2 a 3 Meses De 3 a 4 Meses Más de 4 Meses Total
Monto en Bs.
% Estimado como Incobrable
Provisión
2100
0.5
10.5
900 300 210 240 150 3900
1 3 8 12 15
9 9 16.8 28.8 22.5 96.6
Análisis: Se observa como en la medida que la factura sea mas antigua la empresas prevé perdidas mayores por concepto de cuentas incobrables, dado que obviamente ese riesgo es mayor cuando la empresas determinan el porcentaje estimado con base en su propis experiencia y el criterio del contador.
2002 Diciembre
31
Descripción - 1 Pérdida en Cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables - X -
- 35 -
Ref
Debe
Haber
96.6 96.6
Al igual que en el método porcentaje sobre las ventas, en el siguiente ejercicio económico deben desincorporarse aquellas facturas que efectivamente
no hayan sido
cobradas, cargando a la Provisión para Cuentas Incobrables y acreditando a las Cuentas por cobrar. Así mismo, el estimar la correspondiente provisión a la fecha de cierre, debe analizarse el saldo de las cuentas de valoración y en consecuencia ajustarlo con base en el nuevo monto estimado.
Porcentaje sobre saldo de las cuentas por cobrar
Este método tiene dos modalidades de cálculo de la provisión:
Con base en el saldo de las cuentas por Cobrar a la fecha de cierre
(similar al método porcentaje sobre las ventas, en este caso tomando en consideración las Cuentas por Cobrar).
Con base en el porcentaje realmente perdido en el año. Este
procedimiento es bastante lógico en el sentido de que si en un año se pierde el 5% de las cuentas por cobrar, es factible que un porcentaje similar se pierda en el siguiente periodo, lo cual permite realizar una estimación bastante acertada disminuyendo los riesgos de sobre o subestimación de la provisión para cantidades importantes.
Ejemplo: al 31-12-02 la empresa registro una provisión de Bs 210. El total de cuentas por cobrar a esa fecha era de Bs. 3.000. Durante el año 2003se desincorporaron por incobrables Bs. 90 en facturas al 31-12-03, el saldo de las cuentas por cobrar es de Bs. 4500, la empresa calcula la provisión con base en el porcentaje de pérdidas del año.
Análisis: en este caso la empresa debe calcular el porcentaje que representa los Bs. 90 efectivamente perdidos en el año 2003, de los Bs. 3000 que eran un total de las cuentas por Cobrar al 31-12-02, y, en consecuencia aplicar este porcentaje al saldo de las cuentas por Cobrar al 31-12-03 y determinar así el nuevo importe de provisión. Desde luego, antes del registro del ajuste debe analizarse el saldo de la cuenta Provisión para Cuentas incobrables y determinar entonces la cantidad que debe ser registrada.
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Bs. 3000 --------------------- 100% Bs. 90------------------------ X X=3% El total de facturas que resultaran incobrables fue un 3%. Es muy probable que de las nuevas facturas pendientes de cobro al 31-12-03 s pierda un porcentaje bastante próximo al 3% , por lo cual ese será el porcentaje estimado como provisión:
2002Diciembre 2003 X
31 X
Provisión para Cuentas Incobrables Descripción Ref - 1 Ajuste del 31 - 12 – 02 Perdidas por Cuentas Incobrables
Debe
Haber
Saldo
210
210 120
90
El saldo de las cuenta Provisión para Cuentas Incobrables es de Bs. 120.000. La provisión estimada al 31-12-03 arroja un monto de Bs. 135.000 (Provisión estimada año 2003 = 3% de 4.500.000 = 135.000), por lo cual solo se debe registrar Bs. 15.000 para completar el saldo de la provisión.
2003 Diciembre
31
Descripción - 1 Pérdida en Cuentas Incobrables Provisión para Cuentas Incobrables - X -
- 37 -
Ref Debe
Haber
15 15
2002Diciembre 2003 X
31 X
2003 Diciembre 31
Provisión para Cuentas Incobrables Descripción Ref - 1 Ajuste del 31 - 12 – 02 Perdidas por Cuentas Incobrables Ajuste al 31 – 12 - 03
Debe
Haber
Saldo
210
210 120
15
135
90
Cuentas Incobrables Recuperadas del mismo Ejercicio o de Ejercicios anteriores:
En ocasiones sucede que algunas de las facturas que la empresa consideraba como incobrables, y que habían sido desincorporadas de la contabilidad a través del cargo en la cuenta Provisión para cuentas Incobrables y del crédito en las Cuentas por Cobrar, se recupera. Esta recuperación puede originarse por necesidades de nuevos créditos por parte del cliente, para obtener referencias comerciales o porque simplemente el cliente solvento la situación que le impidió inicialmente cumplir con su obligación y acudió a la empresa a cancelar su deuda. Dependiendo del ejercicio económico en el cual el cliente realice el pago, la empresa efectuara un crédito en la Provisión para Cuentas Incobrables o en la cuenta Ajuste de resultados de ejercicios anteriores (o en la cuenta cuentas Incobrables Recuperadas).
Ejemplo: el 15-05-02 la empresa decide desincorporar por incobrables la factura Nº 612 de Luis Naveda, por un monto de Bs. 80.000.
Análisis: en este caso la empresa registra el cargo a la provisión y el crédito a las Cuentas por Cobrar como consecuencia de la supuesta incobrabilidad e la factura del cliente Luis Naveda.
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2003 Mayo
15
Descripción - 1 Provisión para Cuentas Incobrables Cuentas por Cobrar - X -
Ref
Debe
Haber
80 80
Posteriormente, al 19-09-02 el cliente Luis Naveda cancela la factura Nº612. En este caso la empresa registra el costo cargando la cuenta Caja y acreditando a la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables para anular el cargo realizado en esta cuenta del día 15-05-02.
2002 Septiembre
31
Descripción - 1 Caja Provisión para Cuentas Incobrables - X -
Ref
Debe
Haber
80 80
En el supuesto de que Luis Naveda hubiera cancelado la factura el dia 20-04-03, el cargo igual afectaría a la Cuenta Caja, pero el crédito lo recibirá la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios anteriores.
2003 Abril
20
Descripción - 1 Caja Ajustes de resultados de Ejercicios Anteriores - X -
- 39 -
Ref Debe
Haber
80 80
Conclusión
Los registros contables de las empresas sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de una entidad. El proceso de registro de las transacciones requiere que sean hechos a medida que ocurren las transacciones, es decir, en forma cronológica. Estos registros contables estudiados, para la formalización de este informe, obedecen a
los principios de contabilidad generalmente aceptados, estos principios
establecen la forma de realizar los asientos por ejemplo, para los ajustes por depreciación se utilizan los siguientes principios: Correcta utilización de la utilidad, Consistencia o comparabilidad, Costo, Objetividad, Importancia Relativa, Revelación Suficiente,
estos
permiten establecer la distribución del Costo de los activos, y deducir los ingresos económicos. Los ajustes permiten mantener utilizados los saldos de las cuentas y en consecuencia determinar en forma correcta los resultados del ejercicio económico. El proceso de ajustes siempre se asocia al hecho concreto de preparar los estados financieros, bien sea al finalizar el ejercicio económico o a la fecha de preparación de los mismos, de allí que la información que éstos proporcionan es más útil para la toma de decisiones. La hoja de trabajo es un borrador extracontable, que facilita el proceso de cierre del ejercicio económico, los ajustes propuestos, los asientos de cierre y los estados financieros, esto ofrece la posibilidad de efectuar las correcciones que sean necesarias antes de obtener los estados financieros definitivos.
- 40 -
