DAFTAR ISI
Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor : 0620.K/DIR/2013 Tentang Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor : 0527.K/DIR/2014 Tentang Perubahan Atas Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0620.K/DIR/2013 Tentang Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
Lampiran Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor : 0527.K/DIR/2014 Tanggal : 31 Oktober 2014
PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)
i
DAFTAR ISI BAB I
FILOSOFI PENGADAAN PT PLN (PERSERO) ……………………………………..…………….1 1.1.
Latar Belakang .................................................................................................................. 1
1.2.
Pentingnya Value for Money ............................................................................................. 2
1.3.
PT PLN (Persero) sebagai BUMN .................................................................................... 3
1.4.
Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa ...................... 5 1.4.1. Pendekatan Strategis .............................................................................................5 1.4.2. Value for Money focus ............................................................................................7 1.4.3. Organisasi ..............................................................................................................7 1.4.4. Profesionalisasi Pengadaan ...................................................................................8 1.4.5. Pengendalian Risiko .............................................................................................10
BAB II
BAB III
1.5.
Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia ............................................................... 10
1.6.
Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan .................................. 13
1.7.
Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri ....................................................... 14
1.8.
Prinsip Dasar ................................................................................................................... 15
1.9.
Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa .................................................................... 15
ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)
17
2.1.
Pengguna Barang/Jasa ................................................................................................... 18
2.2.
Wakil Pengguna .............................................................................................................. 19
2.3.
Pejabat Perencana Pengadaan ...................................................................................... 19
2.4.
Pejabat Pelaksana Pengadaan ....................................................................................... 19
2.5.
Value for Money Committee. .......................................................................................... 20
2.6.
Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan Barang/Jasa................................................................................................. 20
PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT……………………………………………………..21 3.1.
Perencanaan Pengadaan Korporat ................................................................................ 21 3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN ............................................................... 22 3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan PLN ......................................................................... 22 3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN ............................................. 23 3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT) ......................... 24 3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN ......................................................... 26 3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN .................................................................... 27
3.2. BAB IV
Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN ................................................. 28
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN PADA KANTOR PUSAT DAN UNIT INDUK……………………………………………………………………………. 29 4.1.
Perencanaan Pengadaan Pada Kantor Pusat dan Unit Induk........................................ 29
4.2.
Penentuan Kewajaran Harga .......................................................................................... 30 4.2.1. Dasar Penyusunan HPS ........................................................................................ 30 4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO) .............................................................. 30 4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ............................................................. 31
4.3.
Persiapan Pengadaan Per Paket .................................................................................... 33 4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan ................................ 34 4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR ........................................................................ 34 ii
4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan ..................... 35 4.3.3.1.Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak ............................................. 36 4.3.3.1.1 Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli) ....................................36 4.3.3.1.2 Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli menjadi Aset …37 4.3.3.1.3 Menggunakan Perjanjian/Kontrak yang Ada atau Membeli (Buy) ..…37 4.3.3.2.Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran ........................... 37 4.3.3.3 Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa .......................................................... 38 4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan) ..................................................................... 39 4.3.4. Dokumen Pengadaan / Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) ......................... 39
BAB V
4.4.
Jangka Waktu Pengadaan. ............................................................................................. 39
4.5.
Proses Umum Pengadaan di PLN …………………………………………………………. 39
PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA……………………………………. 41 5.1.
BAB VI
PENGADAAN KHUSUS……………………………………………………………………………… 43 6.1.
BAB VII
Prinsip Umum .................................................................................................................. 41
Ketentuan Umum ............................................................................................................ 43
PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN……………………………..………………………...44 7.1.
Manfaat dan Peraturan ................................................................................................... 44 7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri ................................................... 44 7.1.2. Peraturan yang mendukung................................................................................... 44
7.2. BAB VIII
BAB IX
Prosedur Umum .............................................................................................................. 45
MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK…………………………………….. 47 8.1.
Prinsip Umum .................................................................................................................. 47
8.2.
Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated Damages) ........................................................................................................................ 48
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN………………………………………………………………… 50 9.1.
Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko ................................................... 50
9.2.
Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisasi Penyimpangan ......................... 51
iii
BAB I FILOSOFI PENGADAAN PT PLN (PERSERO)
1.1. Latar Belakang Pengadaan barang/jasa menduduki posisi yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena merupakan sarana penggunaan anggaran dalam jumlah signifikan guna mendapatkan barang, jasa, dan pekerjaan yang dibutuhkan bagi pelaksanaan misi organisasi. Pengadaan barang/jasa juga menduduki posisi penting dalam Penyediaan infrastruktur ketenagalistrikan yang dilakukan oleh PT PLN (Persero), selanjutnya disebut PLN. Pengadaan di PLN dari tahun 2010 sampai digantikan dengan Pedoman ini, menggunakan Keputusan Direktur Utama PT PLN (Persero) Nomor 305.K/DIR/2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero), yang sudah diubah sebanyak 10 (sepuluh) kali untuk menyesuaikan dengan good practice dalam pengadaan. Selama menggunakan pedoman dan amandemennya, terdapat beberapa hal yang perlu disempurnakan, diantaranya adalah : a. Struktur organisasi pengadaan : dari model kepanitiaan temporer meskipun telah ada Direktorat Pengadaan, menjadi model pejabat pengadaan yang struktural dan profesional. b. Sumber Daya Manusia : dari model kepanitiaan temporer yang dipersepsikan bahwa pengadaan lebih berfungsi administratif dan reaktif, menjadi profesi pengadaan yang mempunyai disiplin sendiri, merupakan aksi korporasi dan mengikuti standar profesi secara internasional. c.
Cakupan peraturan pengadaan : dari fokus pada proses pelaksanaan pelelangan atau metode pemilihan lain sampai ke perjanjian/kontrak, menjadi meliputi seluruh siklus pengadaan dengan penekanan lebih besar pada aspek perencanaan pengadaan korporat yang lebih baik, serta manajemen pelaksanaan perjanjian/kontrak, termasuk pemantauan dan pengelolaan kinerja Penyedia.
d.
Pemahaman atas pentingnya perencanaan pengadaan : dari proses perencanaan pengadaan yang lebih dipahami sebagai proses administrasi, menjadi berbasis pada Riset Pasar untuk secara aktif mampu menyesuaikan/mengendalikan pasar.
e. Konsep Value for Money : dari persepsi umum bahwa Value for Money adalah sebagai harga (awal) terendah, menjadi biaya termurah dalam jangka panjang yang mampu memberikan best return bagi pelaksanaan misi PLN, termasuk 6 (enam) rights : tepat kualitas, kuantitas, waktu, tempat, tujuan sosial ekonomi, dan harga. f.
Sistem Pengendalian Internal, Manajemen Risiko dan Audit Internal : secara umum belum mengimplementasikan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, dimana ada pembagian tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan risiko di pengadaan, antara Manajemen (sebagai pengguna dan pelaksana pengadaan yang kepanitiaan), dengan fungsi manajemen risiko dan audit internal.
g. Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri dan Sinergi BUMN : perlunya memperkuat aspek pendayagunaan produksi dalam negeri, melalui perencanaan yang lebih baik dan adanya strategi kemitraan dalam jangka waktu lebih panjang tetapi tetap menjaga prinsip tata kelola perusahaan
1
yang baik, seperti adopsi metode open book system, serta sinergi BUMN untuk mendorong ekonomi nasional. Beberapa kepentingan penyempurnaan pedoman pengadaan tersebut diatas menjadi sebagian dasar dari perlunya penyusunan pedoman umum pengadaan barang/jasa di PLN.
1.2. Pentingnya Value for Money Pengadaan adalah “seluruh proses akuisisi dari pihak lain (termasuk aspek logistik) dan mencakup barang, jasa, dan pekerjaan. Proses ini mencakup seluruh daur hidup (life cycle) sejak konsep awal dan penentuan kebutuhan, hingga ke akhir masa manfaat aset atau akhir kontrak jasa". Pengadaan harus didasarkan pada konsep “Value for Money -VfM” (“nilai beli yang sepadan”), yaitu kombinasi optimum dari 6 (enam) rights (6 Rs): tepat kualitas, kuantitas, waktu, tempat, tujuan sosial ekonomi, dan harga, yang memenuhi kebutuhan dari pengguna, dan tidak selalu merupakan opsi harga awal paling murah (lowest initial price option), tetapi merupakan kembalian tertinggi (best return) dari investasi yang mempertimbangkan kriteria evaluasi yang sudah ditentukan. Dalam konsep 6 Rs, tepat harga merupakan paling akhir karena tergantung pada 5 Rs lainnya, sedangkan tujuan sosial ekonomi ini dapat berupa tujuan sosial, lingkungan, dan tujuan strategis lain, seperti mendorong penggunaan produk dalam negeri.
Gambar 1.1 Siklus Pengadaan Lengkap Secara Umum A. Perencanaan Pengadaan 3. Lifetime berakhir, disposal
1. Identifikasi kebutuhan 2. Persetujuan
2. Perbaikan & pemeliharaan, jaminan
3. Membuat Rencana
1. Penyerahan Aset
Pengadaan: evaluasi anggaran tersedia, Strategi Pengadaan & Perjanjian/Kontrak
D. Manajemen Aset / Pasca Akuisisi
4. Membuat spesifikasi
2. Mengkaji kinerja dan pembayaran
5. Menentukan kriteria evaluasi & syarat kontrak
1. Pemantauan kinerja & menjaga hubungan
B. Pemilihan Penyedia
C. Manajemen Kontrak
1. Undangan Memasukkan Penawaran
3. Klarifikasi VFM, Sanggah, Penunjukan, Tanda Tangan Kontrak
2. Evaluasi Penawaran
VfM bergantung pada kombinasi yang tepat antara kompetisi, cara inovatif pengadaan termasuk bentuk perjanjian/kontrak, dan juga pengelolaan risiko yang efektif. Praktek pengadaan yang baik berfokus pada VfM sebagai prinsip fundamental.
2
Gambar 1.2 VfM Sebagai Fungsi dari 6 Rights
Hanya saja masih terdapat persepsi pihak eksternal dan internal PLN bahwa VfM adalah harga termurah dalam suatu pelelangan terbuka yang kompetitif, mengalahkan aspek lainnya, seperti kualitas. Oleh karena persepsi ini, maka calon Penyedia barang/jasa dapat menawarkan harga sangat murah, yang ternyata dilakukan dengan menurunkan kualitas barang/jasa dan aspek lainnya. Penurunan kualitas ini dapat terjadi karena keterbatasan dalam pengawasan, tidak terpantau dari awal dan sebagainya. Pedoman Umum ini mengadopsi konsep VfM dengan menempatkan 6 Rs dalam proporsi yang tepat, sesuai dengan tujuan dan strategi pengadaan untuk mendapatkan hasil yang terbaik bagi PLN. Proporsi yang tepat ini misalnya, jika PLN mengambil kebijakan untuk menggunakan produk dalam negeri, maka aspek Tujuan Sosial Ekonomi (pendayagunaan produksi dalam negeri) menduduki nomor 1, sementara Harga tetap nomor 6. Kasus lain, dalam keadaan darurat yang dapat membahayakan sistem ketenagalistrikan dan keputusan harus diambil dengan cepat, maka aspek Waktu dan Tempat menduduki nomor 1 dan 2, sementara aspek pendayagunaan produksi dalam negeri mungkin nomor 6, sementara dalam kategori pengadaan leverage, Harga dapat menduduki nomor 1. 1.3. PT PLN (Persero) sebagai BUMN PT PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berbentuk Perseroan Terbatas. Karakteristik suatu badan hukum adalah pemisahan harta kekayaan badan hukum dari harta kekayaan pemilik dan pengurusnya. Dengan demikian suatu Badan Hukum Perseroan Terbatas memiliki kekayaan yang terpisah dari kekayaan Direksi (sebagai pengurus), Komisaris (sebagai pengawas), dan Pemegang Saham (sebagai pemilik). Dari segi Keuangan Negara, modal/saham pada BUMN merupakan kekayaan negara yang dipisahkan dalam bentuk perusahaan, sehingga pengelolaan kekayaannya tidak berdasarkan APBN, tetapi berdasarkan kelaziman manajemen suatu perusahaan, seperti mengikuti industry standard dalam hal
3
usaha ketenagalistrikan, atau good procurement practice yang dapat mengacu pada standar yang diterbitkan organisasi profesi pengadaan internasional.
Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas menerapkan prinsip Business Judgement Rule pada Pasal 97 ayat (5), yang menyatakan bahwa anggota Direksi tidak dapat dipertanggungjawabkan atas kerugian, apabila dapat membuktikan: a. Kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalainnya; b. Telah melakukan pengurusan dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk kepentingan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan; c.
Tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak langsung, atas tindakan pengurusan yang mengakibatkan kerugian; dan
d. Telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul dan berlanjutnya kerugian tersebut. Hal di atas juga berlaku untuk pegawai PLN yang terlibat dalam pengadaan: baik dari Pejabat Pelaksana Pengadaan, Wakil Pengguna, Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Committee. Secara umum, unsur Business Judgement Rule antara lain adalah: a. Keputusan yang diambil merupakan keputusan bisnis; b. Due care (sikap berhati-hati); c.
Act in good faith (itikad baik);
d. No abuse of power (tidak ada penyalahgunaan wewenang); e. Act in the best interests of the corporation (bertindak untuk kepentingan terbaik untuk perusahaan); f.
Act on an informed basis (bertindak dengan informasi yang mencukupi);
g. Not be wasteful (tidak bertindak in-efisien); h. Not involve self-interest (tidak ada konflik kepentingan untuk kepentingan pribadi); dan/atau i.
No secret profit rule doctrin of corporate opportunity (tidak mengambil keuntungan pribadi atas suatu kesempatan yang sebenarnya menjadi milik/diperuntukkan untuk perseroan).
Gambar 1.3 Keseimbangan Manajemen Risiko dalam Pedoman Pengadaan Out of Control a. Tidak terstandard & tidak konsisten b. “fire-fighting” karena tidak terkontrol c. Krisis (hukum, VfM tidak tercapai)
Pedoman Pengadaan PLN yang memberikan koridor bagi profesionalisme pengadaan di PLN meliputi: a. Pendekatan Strategis b. Value for money focus c. Organisasi pengadaan struktural d. Profesionalisasi pengadaan e. Pengendalian risiko
Less Control
Manajemen Risiko
Over Control a. Red tape/birokratis b. Forms over substance Over Control c. Harga terendah, bukan biaya terendah
4
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-15/MBU/2012, memberikan amanat bahwa BUMN sebagai badan usaha perlu melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel. Tata cara pengadaan menurut Peraturan Menteri ini ditentukan lebih lanjut oleh Direksi BUMN, dan berlaku untuk semua pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh BUMN, yang pembiayaannya berasal dari anggaran BUMN atau anggaran pihak lain, termasuk yang dibiayai dari pinjaman/hibah luar negeri (PHLN), baik yang dijamin maupun tidak dijamin oleh Pemerintah, kecuali pengadaan barang dan jasa tersebut menggunakan dana langsung dari APBN/APBD baik sebagian maupun seluruhnya. Pedoman Pengadaan PLN ini merupakan penetapan tata cara pengadaan sesuai Peraturan Menteri BUMN ini. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan Anggaran PLN dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak Penyedia dana (lender). Untuk itu, Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PLN ini secara umum menerapkan beberapa prinsip diatas, dalam hal good procurement practice dan business judgement rule, dengan membuat keseimbangan bagi pengurus perusahaan untuk mengambil keputusan bisnis (pengadaan) yang berhati-hati, untuk kepentingan terbaik perusahaan, dan tidak mentolerir adanya konflik kepentingan untuk kepentingan pribadi. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan Anggaran PLN dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak Penyedia dana (lender) (lihat Gambar 1.3).
1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pedoman Umum Pengadaan ini mengadopsi good procurement practice, sesuai dengan amanat Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara di atas, yaitu dengan mengimplementasikan: 1. Pendekatan strategis : menerapkan strategic framework, seperti supply positioning matrix. 2. Fokus Value for Money. 3. Organisasi : dari model kepanitiaan menjadi pejabat pengadaan struktural. 4. Kultur profesionalisme :pejabat pengadaan yang mampu melaksanakan peran Strategis, Taktis, dan Operasional, dari pengadaan. 5. Pengendalian risiko : penerapan 3 Lines of Defense dalam sistem pengadaan.
1.4.1.Pendekatan Strategis Salah satu elemen terpenting dalam pendekatan strategis terkait pengadaan adalah kewajiban untuk melakukan Riset Pasar untuk semua portofolio kebutuhan PLN. Riset Pasar adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait kebutuhan pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang ditetapkan. Data dan informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga, perkembangan teknologi
5
dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi Penyedia yang diharapkan. Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence tersebut merupakan bagian dari Riset Pasar. Data dan informasi yang dikumpulkan dan dianalisa berdasarkan pada strategic framework yang biasa dipakai dalam good procurement practice, yaitu Supply Positioning Matrix (lihat Gambar 1.4). Empat kuadran yang berbeda dalam matriks Gambar 1.4 merupakan kategori barang, pekerjaan atau jasa dengan karakteristik yang berbeda, dan karena itu memerlukan strategi pengadaan dan juga perjanjian/kontrak yang berbeda. Harus diingat kalau penjelasan berikut merupakan ilustrasi yang perlu dimutakhirkan sesuai riset pasar, karena bisa saja suatu perjanjian/kontrak pembangunan pembangkit Engineering, Procurement and Construction (EPC) di Jawa tidak masuk kategori strategis, tetapi di Papua karena lokasi geografis, pasar Penyedia yang terbatas, pentingnya pembangkit, dan sebagainya, bisa menjadi strategis. Gambar 1.4 Supply Positioning Matrix
Tinggi Sedikit Penyedia, Kebutuhan Spesifik, Pekerjaan Kompleks
Risiko Suplai Banyak Penyedia, Kebutuhan Standard, Pekerjaan Tidak Kompleks
Rendah
Strategis
Critical/Bottleneck Target : mengamankan pasokan, mengurangi risiko suplai.
Target : mengurangi risiko dengan effective supplier management, Total Cost of Ownership
Rutin Target : mengurangi beban administrasi
Leverage Target : skala ekonomis, diskon
Nilai / Volume
Tinggi
Strategis adalah barang atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran yang relatif tinggi. Biasanya sebuah organisasi hanya memiliki jumlah perjanjian/kontrak yang sedikit dalam kategori ini, tetapi dapat mewakili 60-70% dari pengeluaran keseluruhan. Contoh kategori ini adalah pembangkit, baik EPC maupun Independent Power Producer (IPP). Di sini fokus strategis adalah manajemen terhadap Penyedia yang optimal dengan perjanjian/kontrak kinerja yang jelas. Critical/Bottleneck adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran yang relatif rendah, contohnya adalah parts khusus yang Penyedia-nya spesifik atau terbatas. Untuk kategori ini strateginya adalah mengurangi risiko dengan mengamankan pasokan, karena kegagalan pasokan dapat menyebabkan operasional terhenti. Strategi ini bisa ditempuh dengan menjalin perjanjian/kontrak jangka panjang, memakai strategi open book system, menjaga tingkat stok yang lebih tinggi, atau bagaimana mendapatkan alternatif Penyedia atau solusi lain.
6
Leverage adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran yang relatif tinggi. Contoh untuk ini adalah MTU (Material Transmisi Utama) atau MDU (Material Distribusi Utama). Biasanya barang, pekerjaan atau jasa leverage ini mewakili 10-15% dari pengeluaran dana operasi. Strategi keseluruhan untuk kategori ini adalah meningkatkan leverage, misalnya dengan mengkonsolidasikan kebutuhan untuk mendapatkan skala ekonomi dan harga yang lebih kompetitif, sementara pada saat yang sama memaksimalkan persaingan dan meminimalkan biaya transaksi. Rutin adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran yang relatif rendah. Contoh dari kategori ini adalah bahan habis pakai. Biasanya barang, pekerjaan atau jasa rutin ini akan mewakili sekitar 80% dari transaksi, tetapi hanya sekitar 5% dari pengeluaran, sehingga dalam beberapa kasus, beban administrasi sebenarnya mungkin lebih dari nilai barang, pekerjaan atau jasa. Oleh karena itu strategi untuk kategori ini akan meminimalkan upaya administratif melalui perampingan dan penyederhanaan proses pengadaan. Proses pengadaan kategori ini perlu sesederhana mungkin meski tetap menjaga tata kelola perusahaan yang baik.
1.4.2.Value for Money focus Value for Money bukanlah bagaimana mendapatkan harga awal terendah (lowest initial price), tetapi bagaimana mendapatkan kombinasi optimum dari 6 Rights (6Rs), terutama dari segi biaya selama daur hidup (whole life costs) dan kualitas, beserta pertimbangan 4 Rs lainnya. Adopsi konsep Value for Money ini dapat dilihat pada Pasal 2 ayat (1) huruf a Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-15/MBU/2012 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara, yang menyatakan bahwa “Pengadaan Barang dan Jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip : a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.”
1.4.3.Organisasi Implementasi profesionalisasi pengadaan ini adalah dengan membuat organisasi pengadaan profesional dan meninggalkan pengadaan sebagai aspek administrasi, pekerjaan sampingan, dan bersifat temporer kepanitiaan, serta tetap menjaga prinsip tata kelola, seperti pembagian tugas dan wewenang. Untuk itu ada beberapa fungsi terkait pengadaan sebagai berikut: a. Pengguna Barang/Jasa, baik yang menjadi ultimate user, atau contract award authority (penanda tangan perjanjian/kontrak dalam hal pengadaan yang dipusatkan). b. Pengguna diwakili oleh fungsi Wakil Pengguna, sebagai satu-satunya pintu keluar dari sisi Pengguna, yang melakukan perencanaan pengadaan di sisi Pengguna dan mewakili Pengguna dalam mengelola perjanjian/kontrak, disebut juga Requisitioner. c. Pejabat Perencana Pengadaan, untuk mengelola strategi pengadaan korporat, termasuk mengelola pengadaan yang dikonsolidasikan dan didesentralisasikan, dan mempersiapkan dokumen pengadaan untuk pengadaan yang dipusatkan.
7
d. Pejabat Pelaksana Pengadaan, untuk melaksanakan proses pelaksanaan pengadaan, mulai dari pengumuman, penjelasan, evaluasi, memastikan Value for Money, dan mempersiapkan perjanjian/kontrak. Dalam pelaksanaannya, fungsi-fungsi tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan dan kesiapan unit-unit PLN.
1.4.4.Profesionalisasi Pengadaan Profesionalisasi pengadaan dilakukan dengan memperkaya pengetahuan dan keterampilan para pejabat pengadaan dalam menguasai tiga peran: 1) Peran Strategis a. Market focused supply solutions; Supply market research; Industry analysis : hal ini merupakan keterampilan utama dari para pejabat pengadaan di PLN, yaitu melakukan Riset Pasar untuk memahami pasar, dan mendesain solusi pengadaan yang VfM sesuai kondisi pasar dan kebutuhan PLN, dengan tetap menjaga momentum bisnis. b. Sourcing policy : Strategic Partnership; Open Book System; Single Sourcing; Supply Base Development : hal ini merupakan keterampilan bagaimana mengaplikasikan sourcing policy yang sesuai dengan Riset Pasar dan kebutuhan PLN, seperti penerapan kemitraan strategis dalam pembangunan suatu pembangkit dengan kontraktor EPC, menawarkan kemitraan strategis dengan metode open book kepada pabrikan dalam negeri untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan adil bagi PLN maupun Penyedia. Kemudian juga bagaimana melakukan Penunjukan Langsung dalam hal single sourcing parts Original Equipment Manufacturer (OEM), dengan tetap menjaga prinsip pengadaan. Juga bagaimana PLN dapat mendorong tumbuhnya pasar Penyedia dalam negeri yang kompeten dan beretika baik. c.
Product development : Reverse/Re-Engineering, purchase of intellectual property : hal ini terkait bagaimana PLN memilih untuk membuat sendiri suatu parts yang sudah lepas dari kewajiban tertentu, dibandingkan dengan tetap membeli dari OEM. Hal ini akan menumbuhkan pasar Penyedia bagi PLN, karena menumbuhkan kemampuan internal maupun eksternal workshop dalam negeri non OEM, yang nantinya akan memberikan security of supply kebutuhan PLN.
d. Cost reduction activity - value engineering : hal ini terkait bagaimana pelaksana pengadaan mampu untuk mengidentifikasi kegiatan bernilai tambah dan tidak bernilai tambah, supaya dapat fokus pada kegiatan bernilai tambah. Misalnya adalah bagaimana proses perencanaan yang lebih efisien dan mempertimbangkan aspek hijau/lingkungan, bagaimana mengurangi beban administrasi pengadaan dan manajemen perjanjian/kontrak, bagaimana mengenali perusahaan/mitra kerja yang tidak bernilai tambah, dan sebagainya. e. Aggregating demands : ini terkait dengan bagaimana mendapatkan leverage atau skala ekonomis dari berbagai kebutuhan PLN yang dapat dikonsolidasikan. Selain akan mendapatkan harga lebih murah, dapat mengurangi beban administrasi dan mempermudah pekerjaan bagi para pelaksana operasional di Unit Induk, karena
8
secara umum Unit hanya tinggal mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk kebutuhan Unit. f.
Procurement Ethics : bagaimana para pejabat pengadaan dapat mematuhi dan menjunjung tinggi etika pengadaan dan kode perilaku PLN sesuai profesionalisme para pejabat pengadaan.
2) Peran Taktis a. Human resources planning; Training : hal ini terkait dengan bagaimana para pelaksana pengadaan PLN selalu mendapatkan pengetahuan paling mutakhir dalam hal pengadaan, terutama yang bersifat international good procurement practice, sehingga secara umum dapat menjadikan tujuan pengadaan di PLN adalah PLN manages the market, not managed by the market. b. Negotiation : Negosiasi merupakan salah satu cara untuk lebih mendapatkan VfM dari setiap proses pengadaan, karena itu para pelaksana pengadaan di PLN perlu memahami teknik negosiasi yang baik, dan tetap menjaga aspek tata kelola perusahaan yang baik. c.
Interface management - internal and external customers : profesi pengadaan merupakan interface antara konsumen internal di PLN (Pengguna dan Manajemen) dengan konsumen diluar PLN (Penyedia). Kedua pihak tersebut merupakan klien dari pelaksana pengadaan.
d. Inventory management & planning; integrating database : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana pengadaan dapat mengoptimalkan pengadaan dengan memadukan berbagai database untuk mengoptimalkan inventory. e. Contract management : hal ini terkait dengan bagaimana para pejabat pengadaan dapat mendesain bentuk dan isi perjanjian/kontrak yang sesuai dengan posisi perusahaan dalam pasar supply, dengan memberikan reward maupun punishment yang adil dan memadai bagi Penyedia, dan memperhatikan prinsip pengelolaan risiko bagi PLN. 3) Peran Operasional a. Placing and Purchasing orders : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana pengadaan mempunyai peran sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam menerima kebutuhan internal PLN dan memenuhi kebutuhan tersebut dengan membeli ke pasar. b. Invoice clearance : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana pengadaan membantu proses pencairan tagihan sehingga hubungan Penyedia dan PLN dapat berlangsung dengan baik. c.
Record maintenance : hal ini terkait dengan bagaimana pencatatan yang baik dilakukan
dalam
database
yang
terintegrasi
untuk
kemudahan
operasional
pengadaan. d. Enquiries and quotes : hal ini terkait dengan bagaimana proses riset pasar dapat dilakukan dengan baik, termasuk dalam hal permintaan atas kuotasi harga dan spesifikasi. 9
1.4.5.Pengendalian Risiko Dengan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas, maka manajemen risiko dapat diperkuat, antara lain dengan cara sebagai berikut: a. Kejelasan dari business process owner dari tiap tahap pengadaan yang melibatkan pejabat struktural yang terkait, baik dari sisi Pengguna maupun Pejabat (Perencana/Pelaksana) Pengadaan, maka risk owner dapat diidentifikasi dan terdapat check and balance diantara pejabat struktural yang terlibat, selain itu terdapat juga kajian berjenjang oleh atasan. b. Penetapan strategi umum pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh kebutuhan pengadaan PLN, ditetapkan tiap tahun, yang didahului dengan Riset Pasar dan penilaian atas kinerja pengadaan sebelumnya dan evaluasi atas kinerja Penyedia yang ada, c. Adanya Value for Money Committee untuk menilai kecukupan strategi umum tersebut, serta menilai kecukupan value for money dari pengadaan yang dianggap signifikan (sesuai batas kewenangan di PLN). Sesuai dengan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, ketiga hal tersebut merupakan tanggung jawab Manajemen dalam mengelola risiko sebagai First Line of Defense. Manajemen dalam hal pengadaan adalah Pengguna dan Direktorat yang menangani Pengadaan. Second Line of Defense dilakukan oleh fungsi Manajemen Risiko (MRO), terutama melalui fungsi Kepatuhan Internal, untuk menilai kecukupan kepatuhan terhadap strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak yang ditetapkan, serta mendorong sistem yang mencegah terjadinya penyimpangan. Third Line of Defense adalah fungsi internal audit (SPI) untuk melakukan evaluasi sistem manajemen risiko pengadaan yang ada, serta melakukan audit terhadap proses pengadaan dan perjanjian/kontrak.
1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN dilakukan melalui: a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan konsolidasi kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh Direktorat yang menangani pengadaan di PLN Kantor Pusat, dan Unit hanya mengeluarkan purchase order (PO) saja. b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil Pengguna, Pejabat Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal menerapkan sesuai kondisi yang ada. c.
Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan untuk calon Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan. Dengan demikian, proses pengecekan kualifikasi termutakhir akan lebih singkat.
d. Untuk menghindari terjadinya pengadaan gagal/ulang, dibuka ruang negosiasi. Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan atas pasar. Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:
10
a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan Value for Money. b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika dibandingkan dengan hasil kompetisi dan Value for Money.
Gambar 1.5 Metode Pemilihan Kebutuhan PLN
Pengguna & Wakil Pengguna
Tidak Terencana (Unforeseen)
Terencana
Riset Pasar Pejabat Perencana Pengadaan
Sudah PK dan DD
Belum PK & DD, tapi Pasar dipahami
Daftar Penyedia Terseleksi secara periodik
Shortlist
Tidak diperlukan/ Tidak tersedia DPT
A atau C
A
B atau D
Pejabat Pelaksana Pengadaan
Riset Pasar memuaskan
Hasil Riset Pasar tidak memuaskan
A, B, C atau D
B
Keterangan : PK = Penilaian Kualifikasi; DD = Due Diligence A. Pelelangan Terbatas; B. Pelelangan Terbuka; C. Penunjukan Langsung; D. Pengadaan Langsung. Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan, pada Gambar 1.5, adalah sebagai berikut: 1. Pelelangan Terbatas Pelelangan Terbatas dari DPT merupakan strategi utama pengadaan PLN, yang menjadi satu kesatuan dengan Riset Pasar, Penilaian Kualifikasi, dan Due Diligence. Jika sudah dilakukan Riset Pasar tetapi belum dilakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence, Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia yang masuk dalam shortlist. Pelelangan Terbatas dengan menggunakan Shortlist digunakan untuk pengadaan jasa dan atau pengadaan barang yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi yang belum pernah digunakan di PLN namun mempunyai pasar Penyedia yang telah mapan (terbukti/proven). Shortlist Penyedia harus disusun berdasarkan riset pasar yang mencukupi. Shortlist yang telah digunakan dalam pelelangan dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Pelelangan Terbatas dapat berupa penawaran internasional, nasional, dan lokal.
2. Pelelangan Terbuka Jika ada suatu kebutuhan yang sebelumnya tidak direncanakan dan Riset Pasar yang dilakukan tidak memuaskan untuk menghasilkan shortlist, maka dapat dilakukan Pelelangan Terbuka, yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan. Pelelangan Terbuka dapat dilakukan secara internasional, nasional dan lokal.
11
3. Pengecualian dari Kompetisi Secara umum, kompetisi (Pelelangan Terbuka dan Terbatas) merupakan metode paling efektif untuk memastikan best value for money. Akan tetapi, dengan melihat kebutuhan bisnis dan momentum, serta aturan yang ada, dapat dilakukan pengecualian (waiver) dari kompetisi. Meskipun telah dilakukan pengecualian, proses pengeluaran dokumen penawaran harus tetap dilakukan, beserta RKS, Surat Kuasa Investasi (SKI), metode evaluasi, dan negosiasi. Pengecualian ini dapat berupa: a.
Penunjukan Langsung; atau
b. Pengadaan Langsung Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa. Khusus Penunjukan Langsung dengan metode Open Book dapat dilakukan dengan menunjuk lebih dari satu Penyedia Barang/Jasa. Penunjukan Langsung diutamakan untuk BUMN dan anak perusahaannya, perusahaan terafiliasi BUMN, produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan (apabila jumlah produsen terbatas sehingga belum bisa memenuhi persyaratan metode pelelangan terbatas atau terbuka, dan dari segi
pengadaan
lebih
baik
jika
menggunakan
strategi
kemitraan
strategis),
atau
produsen/pabrikan untuk suatu parts tertentu (misalnya yang membutuhkan parts OEM). Sesuai prinsip kehati-hatian, untuk proses penunjukan langsung diperlukan rekomendasi dari Value for Money Committee. Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di pasar untuk memenuhi kebutuhan operasional yang diyakini bahwa harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar, berteknologi sederhana, berisiko kecil dan dengan nilai tertentu yang ditetapkan oleh Direksi. Pengadaan Langsung ini tidak dapat digunakan sebagai alasan memecah paket pekerjaan untuk menghindari pelelangan. Dalam Pedoman Umum Pengadaan ini, metode “Pemilihan Langsung” tidak dipakai lagi, karena secara umum PLN memutuskan untuk mengadopsi metode pemilihan yang secara tata kelola lebih baik, yaitu “Pelelangan Terbatas”. Secara umum dalam good procurement practice, dikenal metode pemilihan yaitu: a. Pelelangan Terbuka (dengan Pra/Pascakualifikasi, dan yang lulus kualifikasi diundang untuk memasukkan penawaran). b. Pelelangan Terbatas. c.
Pengecualian dari kompetisi, yaitu Penunjukan Langsung (sesuai kriteria yang ditetapkan) dan Pengadaan Langsung.
Dalam Pelelangan Terbatas, aspek Transparansi, Kompetisi, dan Akuntabilitas/Pengendalian tetap diutamakan. Aspek Transparansi dipenuhi dengan adanya pengumuman terbuka kepada semua calon Penyedia untuk mengikuti proses Penilaian Kualifikasi (atau Prakualifikasi, dan Due Diligence untuk pekerjaan kompleks), yang nantinya dimasukkan dalam DPT. Semua Penyedia yang mempunyai kualifikasi yang disyaratkan dapat mendaftar untuk dinilai. Aspek Kompetisi dipenuhi dengan adanya undangan kepada semua Penyedia yang memenuhi kualifikasi di DPT, sedangkan aspek akuntabilitas/pengendalian, dipenuhi dengan adanya organisasi pengadaan yang memisahkan antara Pejabat Perencana Pengadaan yang menyelenggarakan kegiatan Penilaian Kualifikasi, Due Diligence, dan bertanggung jawab atas DPT, dan Pejabat Pelaksana Pengadaan yang menggunakan DPT untuk diundang memasukkan penawaran. 12
1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan Pedoman Umum ini juga mengadopsi good procurement practice dalam hal pengadaan dan perjanjian/kontrak, yaitu lebih bersifat kemitraan strategis, berjangka panjang, penyelesaian masalah bersama, berbagi beban dan keuntungan, sertifikasi vendor, dan sebagainya, termasuk meningkatkan kualitas komunikasi dengan tetap sembari menjaga tata kelola yang baik. Bentuk-bentuk perjanjian/kontrak secara umum mengikuti kontinum dalam gambar berikut:
Gambar 1.6 Berbagai Bentuk Perjanjian/Kontrak Dari Segi Pembagian Risiko
Risiko Penyedia Risiko PLN
Cost plus fee contract
Berbagai variasi diantara dua opsi ini
Fixed price contract
Dalam hal membuat perjanjian/kontrak yang sesuai dengan Supply Positioning Matrix, maka PLN dapat membuka kemungkinan terhadap berbagai bentuk perjanjian/kontrak baru yang mungkin belum dikenal di PLN, tetapi mulai atau lazim diterapkan dalam bisnis internasional. Jenis perjanjian/kontrak yang sudah dikenal di PLN tetap berlaku sesuai kebutuhan, seperti perjanjian/kontrak Lumpsum, Harga Satuan (Unit Price), Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan, Terima Jadi (Turn Key), KHS (Kesepakatan Harga Satuan), Sewa Beli, Angsuran (Defered Payment), Cost Plus Fee (Biaya Tambah Imbalan Jasa). Para pejabat pengadaan PLN ini harus mempunyai pengetahuan manajemen perjanjian/kontrak yang dapat memastikan VfM terbaik bagi PLN, baik jenis perjanjian/kontrak yang sudah diterapkan di PLN maupun yang belum. Strategi perjanjian/kontrak berhubungan erat dengan kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply Positioning Matrix dan hasil dari Riset Pasar. Secara prinsip, suatu pekerjaan yang masuk kategori leverage, biasanya risiko pekerjaan dapat ditransfer hampir semuanya ke Penyedia yang dipilih dalam suatu kompetisi (apakah pelelangan terbatas atau terbuka). Perjanjian/Kontrak yang ditawarkan PLN biasanya berupa fixed price, seperti perjanjian/kontrak harga satuan atau lumpsum. Sedangkan PLN perlu menanggung risiko jika menghadapi kondisi mendesak untuk segera menyelesaikan pekerjaan pembangkit yang terkendala di suatu lokasi yang sulit, sementara kondisi sistem kelistrikan di lokasi tersebut sudah kritis dan pembangkit baru tersebut termasuk dalam solusi sosial politis bagi masyarakat setempat, maka PLN perlu menanggung hampir semua risiko pekerjaan tersebut, dengan perjanjian/kontrak, misalnya berupa cost plus fee. Alasan perjanjian/kontrak ini dipilih, karena secara objektif tidak banyak kontraktor EPC yang dapat dan mau mengerjakan pembangkit (pasar Penyedia terbatas), kondisi geografis, kondisi keamanan, dan sosial politik yang kurang mendukung, serta adanya desakan dari stakeholder terkait untuk menyelesaikan pembangkit yang terkendala. Oleh karena itu untuk menyelesaikan pekerjaan ini dalam waktu cepat, PLN perlu mengambil risiko yang ada dengan menawarkan perjanjian/kontrak cost plus fee. Secara prinsip, perjanjian/kontrak cost plus fee memberikan beban risiko yang besar bagi PLN, karena Penyedia tidak punya inisiatif yang kuat untuk beroperasi dengan efisiensi biaya yang ketat. 13
Tetapi perjanjian/kontrak jenis ini memberikan jalan agar Penyedia dapat bekerja langsung tanpa banyak negosiasi yang panjang. PLN tentu perlu melakukan pengawasan biaya dan pekerjaan yang ketat agar pekerjaan yang dilakukan dapat diterima secara ekonomis (tidak mengalami cost overrun) dengan kondisi yang ada. Dalam perjanjian/kontrak perlu disepakati biaya apa saja yang reimbursable, biasanya termasuk antara lain biaya tenaga kerja, material, peralatan, overhead, asuransi. Biasanya biaya overhead kantor pusat Penyedia tidak dapat diakomodasi. Dalam prakteknya, perjanjian/kontrak yang ditawarkan PLN berada di antara fixed price dan cost plus fee, karena itu para pejabat pengadaan PLN perlu memahami perjanjian/kontrak seperti apa yang dapat memberikan VfM terbaik bagi PLN, sehingga membuka kemungkinan atas berbagai tipe perjanjian/kontrak yang mungkin dapat diterapkan. Misalnya, bagaimana PLN bersikap jika ada suatu kontraktor EPC yang menawarkan penggunaan mesin teknologi terbaru untuk diujicobakan di PLN. Teknologi terbaru tersebut menjanjikan penghematan biaya operasi dalam jangka menengah dan panjang, tetapi teknologi tersebut belum pernah diterapkan ditempat lain secara komersial, namun kontraktor bersedia untuk tidak memperoleh keuntungan finansial selama masa pembangunan dan masa uji coba selama kurun waktu tertentu. Dengan membuka diri terhadap perkembangan teknologi terbaru yang diakomodasi dalam perjanjian/kontrak yang fleksibel, maka PLN dapat mengejar momentum bisnis dan teknologi dengan tetap memperhatikan aspek tata kelola perusahaan yang baik. Diantara jenis perjanjian/kontrak fixed price dan cost plus fee tersebut, ada berbagai jenis perjanjian/kontrak lain, misalnya : a. Supplier incentive contract, yaitu kontrak yang memberikan insentif lebih jika kinerja Penyedia melebihi indikator yang ditetapkan, misalnya penyerahan Comercial Operation Date (COD) lebih cepat dibandingkan jadwal. Di lain pihak, Penyedia akan mendapatkan laba yang lebih sedikit jika biaya pekerjaan melebihi anggaran atau target kinerja, seperti jadwal tidak terpenuhi. b. Variasi lainnya misalnya cost plus fixed percentage, cost plus fixed fee, atau cost plus fixed fee with guaranted maximum price contract/bonus/sharing any cost saving.
1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya dengan mendayagunakan produk dalam negeri. PLN melihat bahwa selain tugas untuk mendorong pendayagunaan produk dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong ekonomi nasional, dalam hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga menguntungkan PLN langsung atau tidak langsung, karena membuka kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya akan menurunkan risiko suplai bagi PLN. Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri oleh Unit Induk PLN, atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open book system, maka PLN dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain dari suatu parts. Dengan demikian PLN dapat mempunyai pengetahuan dan posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia, terutama parts yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang basis produksinya di luar negeri. Ini akan menguntungkan PLN karena para Penyedia tahu bahwa PLN atau
14
workshop dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dengan struktur biaya yang wajar. Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak, dan tidak terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan merupakan bagian suatu strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak. Insentif dapat diberikan dengan mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN, dengan tetap menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang wajar, dan harganya maksimal sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.
1.8. Prinsip Dasar Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang menjelaskan amanat dari Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (“Permen BUMN 05/2008”) dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012 Tentang Perubahan Atas Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara peraturan perubahannya Permen BUMN (“Permen BUMN 15/2012”), maka dalam Pedoman Umum Pengadaan PLN menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Efisien: Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah. b. Efektif: Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. c.
Kompetitif: Berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Transparan: Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat. e. Adil dan wajar: Berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat. f.
Akuntabel: Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
1.9. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang menjelaskan amanat dari Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen BUMN 15/2012, maka Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PLN, menerapkan Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa sebagai berikut:
15
1. Menyesuaikan dengan Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen BUMN 15/2012 dan international good procurement practice. Sehingga PLN sebagai badan usaha dapat melakukan pengadaan barang/jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif, agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel. 2. Meningkatkan nilai PLN sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan dan membuat Strategi Perjanjian/Kontrak yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar PLN. 3. Mengubah Strategi Pengadaan PLN dari transaksional dan jangka pendek, menjadi kemitraan dan berjangka lebih panjang, yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good practice yang berlaku, sehingga PLN akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja baik dan beritikad baik untuk berbagi manfaat dan biaya secara terbuka. 4. Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia yang memadai, melalui penilaian kualifikasi (atau Prakualifikasi) secara periodik dan DPT yang selalu dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga dapat dihindari hubungan bisnis dengan Penyedia yang mempunyai kinerja buruk dan tidak bernilai tambah. 5. Mendorong Produksi Dalam Negeri, rancang bangun, dan perekayasaan nasional, sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. 6. Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN, serta produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha dan perekonomian nasional.
16
BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)
Sesuai dengan praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik, dalam suatu organisasi perlu ada struktur organisasi yang memisahkan fungsi, memberikan wewenang/otorisasi, tugas, dan tanggung jawab yang baik, serta staf yang profesional dan kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya. Oleh karena itu struktur organisasi pengadaan di PLN dirancang untuk menerapkan sistem pengendalian internal yang baik, dengan memisahkan fungsi, wewenang/otorisasi, tugas dan tanggung jawab, dalam beberapa pihak, sesuai proses bisnis pengadaan yang baik dan mencakup keseluruhan siklus daur hidup, yang diwakili dalam beberapa pihak sesuai gambar di bawah ini.
Gambar 2.1 Gambaran Umum Peran Para Pihak Dalam Pengadaan Proyek
Proyek ditutup
1 – 3 tahun
Proyek dimulai Konseptualisasi Engineering & Design, Bid Doc
Pemilihan Penyedia Konstruksi, Manajemen Kontrak
Operasional
Pengguna / Wakil Pengguna Pengguna/ Wakil Pengguna Pejabat Perencana Pengadaan
Pejabat Pelaksana Pengadaan
Gambaran di atas merupakan gambaran umum dalam suatu proyek pembangunan (investasi) di PLN, seperti pembangunan pembangkit dengan EPC atau konstruksi transimisi atau distribusi. Gambaran di atas dapat disesuaikan dengan jenis pengadaan lain yang mempunyai kekhasan tersendiri. Tahapan sesuai gambaran di atas berjalan tidak saja secara berurutan, tetapi juga ada overlaps antara tahap yang satu dengan yang lainnya, dan memperlihatkan bahwa koordinasi dan komunikasi antara para pihak yang terlibat dalam pengadaan di PLN harus berjalan dengan baik. Berdasarkan gambaran umum di atas, maka secara umum dalam organisasi pengadaan yang sesuai kategori strategis di Kantor Pusat dan Unit Induk, maka ada beberapa pihak yang terlibat dalam pengadaan. Untuk pekerjaan yang berada dalam kategori lainnya, maka organisasi disesuaikan dengan tetap memelihara prinsip pembagian tugas dan wewenang. 17
2.1. Pengguna Barang/Jasa Secara umum Pengguna Barang/Jasa adalah penerima manfaat paling akhir (ultimate beneficiary) atau pengguna dari barang, jasa, atau pekerjaan yang dihasilkan dari suatu proses pengadaan. Pengguna Barang/Jasa terlibat dalam konseptualisasi suatu kebutuhan, Engineering dan Design untuk memenuhi kebutuhan tersebut (diantaranya perencanaan dan pembuatan RKS), serta terlibat dalam manajemen perjanjian/kontrak dan utilisasi hasil pengadaan tersebut. Dalam praktek di PLN, maka fungsi Pengguna Barang/Jasa disesuaikan dengan kebutuhan dan batas kewenangan, dapat berupa Direksi atau Pejabat satu tingkat di bawah Direksi atau GM/Kepala atau Pejabat yang diberi kuasa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dalam lingkungan kerja PLN. Pengguna Barang/Jasa dapat menjadi penandatangan perjanjian/kontrak (Contract Award Authority), sesuai dengan batasan kewenangan.Contract Award Authority secara keseluruhan bertanggung jawab terhadap proses pengadaan, termasuk perencanaan pengadaan sesuai kewenangannya. Tetapi Contract Award Authority dapat juga bukan pengguna langsung, tetapi merupakan Pengguna Antara, seperti pejabat struktural PLN di Kantor Pusat yang menangani suatu bidang tertentu, misalnya Transmisi, Distribusi, atau Pembangkitan. Pejabat struktural ini ditugaskan untuk melakukan konsolidasi pengadaan, misalnya konsolidasi kebutuhan parts untuk Distribusi, maka dapat ditunjuk atau disepakati perjanjian/kontrak dikelola oleh Kepala Divisi Distribusi atau Direksi yang terkait, mewakili Unit Induk yang membutuhkan parts distribusi.
Gambar 2.2 Kolaborasi Dalam Pengadaan
Pengguna mendefinisikan kebutuhan
+
Pengetahuan dari Pejabat Pengadaan
=
Value for Money
Dalam hal contract award authority ini, perlu diperhatikan bahwa secara prinsip pengadaan merupakan kolaborasi antara dua pihak, yaitu Pengguna dan Pejabat Pengadaan. Kolaborasi ini juga mensyaratkan adanya check and balance, sehingga dapat mencapai Value for Money yang optimal. Secara prinsip, Pengguna adalah pihak yang mempunyai kebutuhan, yang mendefinisikan spesifikasi, dan yang mempunyai anggaran serta dipantau indikator kinerjanya, oleh karena itu Pengguna adalah pihak yang menandatangani perjanjian/kontrak. Pejabat Pengadaan secara prinsip membantu Pengguna dengan menyediakan jasa dalam hal, antara lain: a. Peran strategis : pemahaman atas pasar & rantai suplai; sourcing dengan pengetahuan detail mengenai kualitas, biaya, dan delivery; melakukan standardisasi & konsolidasi, dan sebagainya. b. Peran Taktis : keterampilan negosiasi, menyusun perjanjian/kontrak, dan sebagainya.
18
c.
Peran Operasional : mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK), dan sebagainya.
Pedoman ini dirancang agar Pengguna terlibat selama proses pengadaan, berkolaborasi dengan Pejabat (Perencana/Pelaksana) Pengadaan, tetapi tetap menjaga check and balance, dan menandatangani perjanjian/kontrak sebagai pemilik pekerjaan.
2.2. Wakil Pengguna Wakil Pengguna adalah pejabat struktural yang diberi tugas fungsi mewakili Pengguna Barang/Jasa dalam hal pengadaan, terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian perjanjian/kontrak, baik di Divisi Kantor Pusat dan Unit, disebut juga Requisitioner. Wakil Pengguna bekerjasama dengan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk untuk menyediakan informasi yang diperlukan selama tahap Perencanaan Pengadaan Korporat, Perencanaan Pengadaan Unit, Persiapan Pengadaan per Paket, Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, dan proses Finalisasi Perjanjian/Kontrak. Wakil Pengguna juga secara aktif mengelola perjanjian/kontrak pengadaan dan perubahannya (bila ada) mewakili Pengguna Barang/Jasa. Sesuai dengan kebutuhan dengan tetap memperhatikan sistem pengendalian internal yang baik, maka fungsi Wakil Pengguna dapat dimodifikasi sesuai kondisi yang ada.
2.3. Pejabat Perencana Pengadaan Pejabat Perencana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat dan di Unit Induk, yang mempunyai fungsi perencanaan pengadaan, kecakapan profesional dengan kualifikasi tertentu, pengalaman dan kemampuan untuk menangani perencanaan portofolio pengadaan yang ditugaskan kepada mereka, terutama yang masuk dalam kategori Strategis, Leverage, dan Critical/Bottleneck. Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menghasilkan Rencana Pengadaan Korporat atau Unit Induk dan Strategi Pengadaan PLN yang berlaku setiap tahun, serta menangani DPT (lebih lanjut lihat Bab 3 Perencanaan Pengadaan Korporat).
2.4. Pejabat Pelaksana Pengadaan Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat, Unit Induk dan Unit Pelaksana, yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa, yang mempunyai kecakapan profesional dengan kualifikasi tertentu, pengalaman dan kemampuan untuk menangani portofolio pengadaan yang ditugaskan kepada mereka. Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan yang utama adalah melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan rencana pengadaan yang sudah disusun bersama dengan Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana
Pengadaan,
mulai
dari
Pengumuman,
Evaluasi,
sampai
ke
Penyusunan
Perjanjian/Kontrak. Dalam kondisi tertentu, Pengguna Barang/Jasa dapat menunjuk pihak luar untuk menjadi procurement agent yang menjalankan tugas sebagai Pejabat Pelaksana Pengadaan. Justifikasi atas kondisi dan pemilihan ini diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money Committee untuk mendapatkan rekomendasi dan harus dilakukan dengan menjaga prinsip good governance. 19
Procurement agent tersebut dapat berupa perusahaan atau lembaga yang mempunyai keahlian yang sesuai. Procurement agent dipilih berdasarkan metode pengadaan yang sesuai, baik sebagai swasta, lembaga nonprofit (baik nasional maupun internasional, seperti World Bank, ADB), atau lembaga pemerintah (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), universitas, Unit Layanan Pengadaan Kementerian/Pemerintah Daerah (ULP).
2.5. Value for Money Committee. Value for Money Committee adalah komite kajian kesesuaian antara prinsip value for money dan prosedur untuk pengadaan di PLN. Keanggotaan komite ini melekat pada fungsi jabatan tertentu dan ditetapkan oleh Direksi atau Keputusan General Manager/Kepala di Unit Induk. Secara umum Value for Money Committee bertugas untuk: a. Menilai kecukupan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh portofolio pengadaan PLN, untuk menjadi pedoman pengadaan secara umum dalam satu tahun anggaran. b. Menilai kecukupan rekomendasi calon pemenang suatu pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa, dengan melihat unsur value for money, untuk pekerjaan yang dinilai besar, sesuai batasan kewenangan di PLN. c.
Menilai strategi lain atau keputusan lain terkait pengadaan yang diperlukan.
2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan Barang/Jasa Implementasi dalam organisasi pengadaan dapat disesuaikan dengan kondisi yang ada, dengan tetap menjaga praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik, seperti pemisahan fungsi, wewenang, otorisasi dan pencatatan dalam pengadaan, serta staf yang profesional dan kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.
20
BAB III PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT
3.1. Perencanaan Pengadaan Korporat Pengadaan Barang/Jasa mempunyai dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan dari PLN, oleh karena itu PLN menetapkan Rencana Pengadaan Korporat pada setiap periode. Rencana Pengadaan Korporat adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan korporat atas barang dan jasa, yang disusun sesuai dengan portofolio pengadaan PLN dan membedakan antara Strategic, Critical/Bottleneck, Leverage, dan Rutin, beserta strategi masing-masing, estimasi kuantitas, estimasi nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi anggaran, dan target secara korporat. Tujuan Perencanaan Pengadaan Korporat adalah sebagai berikut: a. Untuk mempersiapkan Strategi Pengadaan Korporat PLN, yang dilakukan berdasarkan riset pasar dan analisis risiko atas spend analysis portofolio pengadaan barang dan jasa PLN. b. Untuk menetapkan target pengadaan korporat, diantaranya target konsolidasi Rencana Pengadaan, target kualitas, target optimum inventory level, target pemanfaatan produksi dalam negeri, beserta pengukuran atas pencapaian tujuan dan kinerja pengadaan PLN, agar dapat dilakukan benchmark secara berkala. c.
Untuk mengoptimalkan integrasi berbagai sistem dan database terkait pengadaan barang dan jasa, termasuk database DPT yang diupdate berdasarkan kinerja dan perjanjian/kontrak.
d. Untuk mengoptimalkan harmonisasi kebijakan dan implementasi serta standar pengadaan. Perencanaan Pengadaan Korporat menjadi tanggung jawab Direktorat yang menangani perencanaan Pengadaan di tingkat Kantor Pusat PLN, mengkoordinasikan seluruh perencanaan kebutuhan pengadaan barang/jasa PLN, baik yang dibutuhkan di Kantor Pusat maupun Unit Induk. Sedangkan perencanaan strategi pengadaan di tingkat Unit Induk dikoordinasikan oleh Unit Induk atau pejabat yang ditunjuk sebagai Wakil Pengguna, dibantu oleh Pejabat Perencana Pengadaan. Dokumen yang dihasilkan dari proses perencanaan pengadaan korporat adalah Dokumen Rencana Pengadaan Korporat. Perencanaan Strategi Pengadaan dilakukan secara periodik sesuai siklus perencanaan PLN, baik dalam satu tahun kalender atau gabungan beberapa tahun kalender. Gambar 3.1 Pelaksanaan Perencanaan Strategi Korporat
1. Mengkaji tugas & strategi korporat PLN
2.
5.
Mengkaji portofolio pengadaan PLN
Identifikasi tujuan & strategi pengadaan korporat
3.
4.
Mengkaji kapabilitas & organisasi pengadaan PLN
Riset Pasar & Penyusunan DPT
21
6. Pengukuran kinerja pengadaan
Pelaksanaan Perencanaan Strategi Pengadaan Korporat ini dilakukan meliputi kegiatan-kegiatan antara lain: a. Melakukan kajian atas tugas dan strategi PLN secara korporat. b. Melakukan kajian atas portofolio pengadaan PLN (kategori dan standardisasi barang dan jasa di PLN, seperti energi primer, material distribusi utama, material transmisi utama, dan sebagainya). c.
Melakukan kajian atas kapabilitas dan organisasi pengadaan di PLN.
d. Melakukan Riset Pasar dan penyusunan DPT. e. Melakukan identifikasi tujuan dan strategi pengadaan korporat PLN sesuai portofolio pengadaan PLN. f.
Melakukan pengukuran kinerja atas strategi pengadaan korporat.
3.1.1.
Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN Tujuan akhir dari pengadaan adalah memberi nilai tambah untuk PLN dalam melaksanakan visi dan misi perusahaan. Kegiatan pengadaan mendukung pencapaian mandat PLN dengan memberikan masukan (barang, jasa, dan pekerjaan) terhadap kegiatannya. Karena itu sebelum membuat strategi pengadaan PLN, perlu dikaji dahulu tugas dan strategi PLN secara korporat, seperti business plan, dan dokumen perencanaan strategis lainnya.
3.1.2.
Kajian Portofolio Pengadaan PLN Kegiatan ini adalah mengkaji procurement spend dan membuat procurement profile. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan komprehensif semua kebutuhan barang, jasa dan pekerjaan di PLN. Spend analysis ini dapat berupa beberapa hal sebagai berikut: a. Nilai belanja dan transaksi per komoditas atau kategori, dan sebagainya. b. Berapa banyak Penyedia per komoditas atau kategori, dan sebagainya. c.
Nilai rata-rata pembelian/pengadaan, dan sebagainya.
d. Nilai total pengadaan per Penyedia, dan sebagainya. e. Distribusi transaksi menurut lokasi geografis, menurut kecil-besar, dan sebagainya. f.
Nilai belanja dan transaksi per Divisi/Unit Induk, atau per Pejabat Pelaksana Pengadaan, dan sebagainya.
g. Jumlah staf yang terlibat per transaksi atau kelompok kategori, dan sebagainya. h. Perbandingan historis/tahunan tiap komoditas atau kategori, dan sebagainya. i.
Perbandingan waktu antara berbagai metode pengadaan, sesuai nilai, dan sebagainya.
j.
Berapa banyak yang repeat order, berapa banyak perjanjian/kontrak yang diterminasi, dan sebagainya.
Untuk itu perlu dibuat standardisasi material dan spesialisasi pekerjaan di PLN. Ini dapat dilakukan dengan menganalisa hasil pengadaan masa lalu dan membuat proyeksi masa depan, yang dikaitkan dengan faktor risiko, sesuai Supply Positioning Matrix, serta membuat strategi yang sesuai dengan tiap kategori material dan spesialisasi pekerjaan tersebut.
22
3.1.3.
Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN Tujuannya adalah untuk menilai apakah organisasi pengadaan PLN saat ini mampu untuk mencapai sasaran yang ditargetkan. Hal ini dilakukan dengan mengkaji kapabilitas personalia dan organisasi pengadaan di PLN, dengan melihat pada: a. Tugas, tanggung jawab, struktur, dan pelaporan. b. Proses dan sistem pengadaan. c. Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan. Lebih lengkapnya sebagai berikut:
Aspek Tugas, tanggung jawab, struktur, pelaporan,
Yang dianalisa
x Apakah tugas dan tanggung jawab jelas didefinisikan? x Siapa saja yang terlibat dalam pengadaan dan bagaimana garis tanggung jawabnya?
x Sejauh mana pengadaan dipusatkan atau didesentralisasikan? x Sejauhmana tanggung jawab dari Pejabat Perencana
x x Proses dan sistem pengadaan
Pengadaan terhadap pengadaan Leverage dan Critical/Bottleneck? Bagaimana pengadaan yang didesentralisasikan di Unit Induk? Apakah informasi riset pasar, katalog produk, DPT, mudah diakses? Bagaimana penilaian kinerja Direktorat yang menangani pengadaan?
x Bagaimana pengadaan dilakukan untuk berbagai kategori dan material, termasuk apakah dianalisa biaya transaksinya?
x Apakah sistem e-procurement dipakai? Seperti e-catalogues, x x x x x x Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan
e-tendering, inventory management, pembayaran, dan sebagainya? Bagaimana pengadaan yang dipusatkan dilakukan, seperti kontrak jangka panjang, kontrak payung, prakualifikasi, DPT, dan sebagainya? Apakah informasi manajemen pengadaan mudah diakses? Termasuk portofolio pengadaan, informasi kinerja Penyedia. Apa saja tools yang ada dan bagaimana diimplementasikan? Seperti standar pengumuman, standar RKS, standar bidding document, dan Standard Operation Procedures (SOP) lainnya Apa saja hasil audit terakhir dan perbaikannya? Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Value for Money Committee? Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Contract Discussion dengan calon Penyedia?
x Apakah tingkat kapasitas personalia sepadan dengan portofolio yang ditugaskan?
x Apakah tingkat kapasitas dievaluasi secara rutin? x Apakah ada strategi jangka panjang dalam rekrutmen, seleksi, pelatihan, sertifikasi personalia?
23
3.1.4.
Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT) Kegiatan berikutnya terkait dengan Riset Pasar dan proses penyusunan DPT. Riset Pasar adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait kebutuhan pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang ditetapkan. Data dan informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga, perkembangan teknologi dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi Penyedia yang diharapkan. Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence merupakan bagian dari Riset Pasar. Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply Positioning Matrix (lihat Gambar 1.4). Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia yang mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi. Untuk
kategori Critical/Bottleneck, Leverage,
atau Strategis, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan analisis penuh terhadap pasar Penyedia, yang dikelompokkan ke dalam enam kategori: 1. Struktur Pasar: a. Berapa banyak Penyedia di pasar; b. Ukuran Penyedia (kapasitas produksi, pangsa pasar); c.
Lokasi geografis Penyedia;
d. Tingkat konsentrasi pasar; e. Bagaimana struktur kepemilikan dari pasar; f.
Siapa market leaders dan followers;
g. Bagaimana tingkat diferensiasi produk. 2. Kompetisi: a. Bagaimana Penyedia berkompetisi, dari segi kualitas, harga, service, dan sebagainya; b. Apa barriers to entry ke pasar; c.
Apakah ada competitive advantage dari suatu Penyedia tertentu;
d. Bagaimana trend pasar; e. Apakah ada pembatasan atau pengaturan oleh pemerintah, seperti ijin-ijin operasi, sertifikasi, dan sebagainya. 3. Rantai Suplai: a. Seberapa kompleks rantai suplai; b. Apakah stabil atau rentan terhadap sesuatu; c.
Apakah ada tingkat ketergantungan tinggi terhadap suatu Penyedia atau sub kontraktor;
d. Bagaimana tiap tahap dari rantai suplai berkontribusi terhadap produk akhir/ end product; e. Bagaimana tipikal metode transportasi dan pengantaran. 4. Barang/Jasa Pengganti: a. Apakah ada barang dan jasa lainnya yang ada dan bisa memenuhi kebutuhan dari Pengguna; b. Apakah ada pengganti yang dapat memenuhi persyaratan yang sama;
24
5. Nilai PLN sebagai Konsumen: a. Bagaimana pangsa pasar PLN sebagai konsumen; b. Apakah PLN merupakan mitra bisnis utama, ‘sapi perah/cash cow’, atau dilihat sebagai gangguan dari Penyedia; c.
Bagaimana tingkat keatraktifan dari PLN sebagai konsumen.
6. Faktor Lingkungan Luar: Termasuk
diantaranya
analisis
ekonomi,
hukum,
budaya,
politik,
lingkungan/sustainability, yang mempunyai dampak terhadap PLN dalam melakukan operasinya, antara lain: a. Apa dampak dari perubahan iklim ekonomi di tingkat nasional dan internasional terhadap PLN dan industri Penyedia, termasuk nilai tukar dan suku bunga; b. Apakah ada kelompok-kelompok sosial tertentu yang dapat berdampak terhadap pasar. Apakah ada masalah sensitivitas budaya yang dapat berdampak terhadap pengadaan; c.
Apakah ada peraturan nasional yang bedampak terhadap suatu industri Penyedia, seperti Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN);
d. Apakah isu utama lingkungan yang bisa berdampak terhadap suatu industry; e. Penyedia mana yang lebih maju dalam isu lingkungan/sustainability. Sumber informasi Riset Pasar dapat digali dari berbagai sumber, antara lain: a. Sumber internal: daftar Penyedia yang ada, kontrak yang ada, dan sebagainya. b. Perusahaan lain: perusahaan listrik lain di ASEAN/Asia/dunia, perusahaan BUMN lain, dan sebagainya. c.
Referensi lain: Buku Kuning telepon, daftar dari asosiasi, majalah dan publikasi khusus kelistrikan dan keteknikan, dan sebagainya.
d. Request For Information (RFI): RFI biasanya merupakan iklan yang dipasang di media bersirkulasi luas, media khusus profesi, surat kepada perusahaan yang sudah diketahui, dan sebagainya. RFI harus dilakukan secara tertulis dan bersifat permintaan informasi yang tidak mengikat. Informasi yang didapatkan, diantaranya permintaan spesifikasi teknis, indikasi harga, indikasi ketersediaan suplai. e. Request for Expression of Interest (REOI): Request for expression of interest (REOI) adalah metode untuk menyebarkan informasi seluas mungkin kepada calon Penyedia untuk mendaftar sebagai Daftar Penyedia Terseleksi, yang kemudian dapat dilakukan penilaian kualifikasi, Due Diligence, atau diundang langsung sesuai shortlist. Informasi yang diminta untuk dimasukkan, diantaranya dapat berupa surat pernyataan minat, katalog produk, sumberdaya, kualifikasi, kemampuan teknis, keuangan, riwayat pengalaman, infrastruktur etika, manajemen K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja), aspek lingkungan. Dalam kaitan ini juga dilakukan Kajian Risiko Pengadaan. Risiko merupakan paparan atas kerugian karena dampak dari uncertainty. Risiko selalu ada pada setiap tahap pengadaan.
25
Proses mengelola risiko merupakan tanggung jawab dari unit bisnis (manajemen), yang dibantu oleh fungsi manajemen risiko. Analisis atas risiko pengadaan merupakan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan yang dibantu oleh Wakil Pengguna tiap Divisi dan fungsi manajemen risiko. Pada pengadaan yang bersifat strategis, Pengguna Barang/Jasa dapat meminta kajian risiko pengadaan yang lebih komprehensif kepada Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh Wakil Pengguna, dan fungsi manajemen risiko. Selanjutnya adalah Penilaian Kualifikasi, Due Diligence, dan DPT. Secara umum PLN akan melakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence untuk portofolio pengadaan PLN, untuk menghasilkan DPT yang berlaku dalam masa tertentu, dan dengan penyesuaian terhadap kondisi Penyedia yang ada secara periodik atau setiap kebutuhan yang dipandang perlu. Adanya DPT dengan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence memberi kepastian bahwa penawaran pekerjaan hanya dilakukan kepada calon Penyedia yang telah memenuhi persyaratan PLN, untuk itu Pejabat Perencana Pengadaan dapat memanfaatkan data dari hasil REOI atau membuka undangan prakualifikasi khusus. PLN memberlakukan DPT untuk mempermudah proses pengadaan, akan tetapi PLN juga perlu mempunyai strategi khusus bagaimana daftar ini tidak menjadi barrier to entry (menghalangi) perusahaan yang memang mempunyai kredibilitas dan kemampuan di suatu bidang, untuk berusaha di bidang lain. PLN berkepentingan untuk memperluas pasar Penyedia dan mengamankan suplai, baik pada tingkat daerah, nasional, dan internasional. Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyusun strategi ini. Hasil proses diatas adalah adanya DPT yaitu daftar Penyedia yang lulus penilaian kualifikasi dan secara periodik dimutakhirkan untuk mengetahui kinerja terakhir. DPT memuat juga daftar hitam dari Penyedia yang tidak berkualifikasi baik atau kinerja buruk. Daftar ini ada yang bersifat nasional dan lokal. DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna di Unit Induk, dengan persyaratan kualifikasi yang disesuaikan dengan kemampuan Penyedia lokal, membuka kesempatan bagi Penyedia lokal yang sudah berpengalaman di luar PLN, atau mempunyai sertifikat yang diperlukan, agar pasar Penyedia PLN tetap kompetitif. Sedangkan DPT yang bersifat nasional atau DPT Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor Pusat untuk dipergunakan dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara nasional. Masa Berlaku DPT disesuaikan antara kebutuhan untuk mempermudah pekerjaan pengadaan PLN dengan upaya mendapatkan Penyedia baru yang mampu. Oleh karena itu DPT dapat berlaku dalam satu periode, misalnya tiga tahun, dengan penyesuaian dan pembukaan penilaian kualifikasi dilakukan secara periodik. 3.1.5.
Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi tujuan pengadaan PLN, yang dibangun dari analisis yang sudah dilakukan sebelumnya. Tujuan ini, misalnya: a. Mengurangi inventory dari 120 menjadi 80 hari. b. Mengurangi jumlah transaksi dan kegiatan administrasi pengadaan (seperti jumlah invoice) sebesar 30%. c.
Menghemat 15% dari total anggaran pengadaan di kategori Leverage.
26
d. Meningkatkan
keamanan
Penyediaan
(security
of
supply)
untuk
kategori
Critical/Bottleneck, dan tetap menjaga total inventory PLN sesuai target 80 hari dalam waktu 2 tahun. e. Implementasi ISO 9001 pada proses pengadaan di PLN. f.
Meningkatkan
jumlah
Pejabat
Perencana
dan
Pelaksanan
Pengadaan
yang
mendapatkan sertifikasi internasional. Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi strategi pengadaan PLN untuk setiap kategori barang, jasa atau pekerjaan sesuai Supply Positioning Matrix dan digabungkan dengan hasil Riset Pasar untuk menjadi rekomendasi strategi pengadan dan kontrak terhadap portofolio PLN, yang dapat memberikan value for money terbaik untuk PLN. 3.1.6.
Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN Kegiatan berikutnya adalah melakukan pengukuran kinerja atas strategi korporat sesuai portofolio pengadaan PLN. Ini dilakukan dengan membandingkan antara tujuan, target dan indikator kinerja utama yang disepakati PLN,dapat juga dilakukan benchmarking dengan perusahaan lain, seperti perusahaan listrik di ASEAN, atau sesama BUMN.
Tabel 3.1 Contoh Ukuran Kinerja Ukuran kinerja
Indikator
Efisiensi dari proses kompetisi
1. Banyaknya penawaran yang sesuai RKS. 2. Banyaknya Penyedia yang memasukkan penawaran. 3. Masukan positif dari Penyedia dalam proses pengadaan.
Pengurangan biaya/peningkatan biaya secara positif (cost reduction/improvement)
1. Tingkat/Jumlah penghematan/pengurangan biaya yang tercapai. 2. Tingkat/Jumlah biaya pengadaan di Kantor Pusat karena agregasi dibandingkan penghematan waktu dan biaya yang dicapai. 3. Pengurangan inventory. 4. Berkurangnya barang yang terlambat distok. 5. Jumlah barang, jasa, dan pekerjaan yang tidak memuaskan.
Manajemen Penyedia
1. Banyaknya Penyedia baru yang masuk dalam DPT, banyaknya penyerahan Proyek/COD yang mundur dari jadwal. 2. Tingkat kualitas yang tercapai.
Efisiensi sistem dan proses internal
1. Volume dari transaksi bernilai rendah (low value). 2. Penggunaan mekanisme agregasi kebutuhan, kontrak payung, atau kontrak jangka panjang. 3. Pengurangan biaya transaksi. 4. Kepuasan konsumen internal (pengguna).
Manajemen pengadaan
1. Persentase personalia pengadaan bersertifikasi internasional. 2. Jumlah hari pelatihan.
27
3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN PLN perlu memaksimalkan pemanfaatan sarana elektronik pengadaan barang/jasa untuk menyusun perencanaan pengadaan korporat, menjadi basis data Daftar Penyedia Terseleksi (DPT), dan menjadi portal E-Procurement. Tujuan sarana elektronik untuk pengadaan barang/jasa PLN diantaranya adalah: a. Untuk lebih meningkatkan integrasi antar unit, sistem, dan database yang ada di PLN, dengan mengoptimalkan pemanfaatan, peningkatan, dan interkoneksi antara sarana yang sudah ada, diantaranya portal E-procurement PLN, modul material management di SAP, Maximo (sistem material manajemen), database Penyedia yang saat ini ada, sistem pembayaran secara elektronik. b. Untuk lebih meningkatkan transparansi, kecepatan, efisiensi waktu dan biaya, akuntabilitas, proses pengadaan barang/jasa PLN. c.
Untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan, dan mengoptimalkan pemanfaatan material di gudang (baik material fast moving maupun material slow moving).
d. Untuk mengoptimalkan pengelolaan database kinerja Penyedia, dalam bentuk DPT.
28
BAB IV PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN DI KANTOR PUSAT DAN UNIT INDUK
4.1. Perencanaan Pengadaan Di Kantor Pusat dan Unit Induk Masing-masing Divisi di Kantor Pusat dan Unit Induk menyusun Rencana Pengadaan setiap periode. Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan atas barang/jasa, kuantitas, waktu penyerahan, dan estimasi anggaran. Rencana Pengadaan ini dibuat berdasarkan RKAP yang telah disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat. Tujuan Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk adalah untuk: a. Mendapatkan
Rencana
Pengadaan
yang
terkoordinasi
dan
terintegrasi,
baik
yang
dikonsolidasikan di Direktorat yang menangani Pengadaan di Kantor Pusat atau didelegasikan ke Unit Induk, atau didesentralisasikan ke Unit Induk dan unit dibawahnya. b. Menghindari masalah yang terkait dengan perencanaan mendadak (last minute), keadaan darurat atau perencanaan yang buruk atau kualitas barang/jasa yang buruk. Pada saat ini PLN sudah melakukan kegiatan perencanaan seperti tersebut diatas, misalnya agregasi kebutuhan energi primer yang dianggap strategis (gas, batubara, minyak) untuk seluruh pembangkit PLN di Divisi Kantor Pusat yang terkait. Agregasi bentuk lainnya untuk kebutuhan leverage adalah kebutuhan MTU dan MDU yang dilakukan melalui joint procurement.
Tanggung jawab perencanaan pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk adalah Pejabat Perencana Pengadaa yang bekerjasama dengan Wakil Pengguna di masing-masing Divisi dan Unit Induk. Rencana Pengadaan ini diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa untuk mendapatkan persetujuan. Pelaksanaan Perencanaan Pengadaan meliputi antara lain: a. Melakukan kajian atas kebutuhan barang/jasa, termasuk kebutuhan antisipasi jika terjadi keadaan darurat, sumber daya yang dibutuhkan, waktu pemanfaatan serta pendistribusian yang menyesuaikan kebutuhan operasional dan proyek. b. Pengguna Barang/Jasa menetapkan Rencana Pengadaan berdasarkan kegiatan pekerjaan dan Pagu Anggaran yang tercantum dalam RKAP, dengan menyesuaikan waktu pelaksanaan kegiatan dengan nilai disbursement dari masing-masing kegiatan pekerjaan. Dalam hal untuk tujuan efisiensi, Pengguna dapat menetapkan rencana Pengadaan Barang/Jasa yang jangka waktunya lebih dari satu (1) tahun anggaran dengan perjanjian/kontrak jangka panjang. c.
Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat, termasuk rencana pengadaan yang ditangani bersama oleh Direktorat yang menangani Pengadaan, dengan memperhitungkan antara lain potensi konsolidasi dan skala ekonomi, berdasarkan Rencana Pengadaan Korporat.
d. Melakukan pemutakhiran atas riset pasar dan mengkaji DPT dengan berkoordinasi dengan Pejabat Perencana Pengadaan.
29
Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah: a. Dokumen Draft Rencana Pengadaan. b. Dokumen Konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat. c.
Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk.
4.2. Penentuan Kewajaran Harga Dalam menentukan penilaian kewajaran harga yang ditawarkan oleh Penyedia, maka Pejabat (Perencana dan Pelaksana) Pengadaan perlu memahami bagaimana metode penentuan harga (pricing methods) dari Penyedia, antara lain: a. Cost, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan diadakan. b. Value or perceived value to customers, yaitu bagaimana pembeli dipersepsikan oleh para Penyedia. Jika Seller’s Market, maka kemungkinan besar dapat terjadi opportunistic pricing, dimana harga dapat terdorong ke tingkat yang lebih tinggi dari kewajarannya. Jika PLN merupakan pembeli yang mempunyai natural monopoly, atau pembeli yang besar di pasar Indonesia, regional, atau internasional, maka secara umum, opportunistic pricing sulit terjadi. c.
Trading conditions in the market, misalnya terjadi kelangkaan suatu bahan seperti baja, atau terjadi kondisi ekonomi yang tidak menguntungkan yang mendorong biaya bunga naik tinggi.
d. Faktor lain dapat berupa: adanya dumping, adanya perusahaan yang hendak menguasai pasar dengan strategi harga yang rendah, produk baru, pangsa pasar, dan lain-lain. Dalam menentukan kewajaran harga dari Penyedia tersebut, Wakil Pengguna, Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan perlu memahami dasar penyusunan HPS, konsep Total Cost of Ownership (TCOO), serta mampu melakukan analisa penawaran harga dari Penyedia. 4.2.1.
Dasar Penyusunan HPS Pada prinsipnya HPS adalah alat untuk melihat kewajaran harga penawaran dari segi biaya produksi yang disusun secara internal, dan tidak dapat dipakai sebagai satu-satunya penggugur penawaran dan HPS tidak wajib diumumkan. HPS disusun secara cermat dan profesional berdasarkan HPE. Proses penyusunan HPE berdasarkan harga pasar, kondisi ekonomi, perbandingan kontrak, analisa harga satuan atau harga material utama dan faktor lain yang dapat mempengaruhi HPE. Pembuatan HPE dapat melibatkan konsultan eksternal yang kompeten.
4.2.2.
KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO) Dalam good procurement practice, secara umum biaya keseluruhan dari pembelian sesuatu, apakah barang, jasa atau pekerjaan, tidak hanya merupakan harga awal yang ditawarkan (initial purchase price), tetapi merupakan biaya keseluruhan yang dapat terjadi selama masa siklus hidup (lifetime) barang, jasa atau pekerjaan tersebut. Ini biasanya diberlakukan pada pengadaan kebutuhan yang sifatnya kompleks, seperti pembangunan pembangkit, tetapi juga dapat diberlakukan pada pengadaan yang lebih sederhana, misalnya pembelian mobil (perlu memperhitungkan, diantaranya ketahanan mesin, jaringan bengkel, harga parts, konsumsi bahan bakar, dan harga jual kembali).
30
Karena itu dalam penyusunan Pagu Anggaran dan HPS untuk pekerjaan yang sifatnya lebih kompleks, perlu mengimplementasikan konsep TCOO ini, dimana semua biaya yang relevan diperhitungkan, dan mencari penawaran yang dapat memberikan biaya paling ekonomis selama masa manfaat aset yang akan dibeli, mulai dari biaya: a. Initiation (Initiation cost to acquire the asset), yaitu biaya akuisisi sepert biaya desain, dan semua biaya dan waktu yang diperlukan untuk memproses pengadaan sampai perjanjian/kontrak. b. Price (Price to be paid for the asset), atau harga yang ditawarkan oleh Penyedia untuk menyediakan suatu asset. c.
Operation (Operating cost over the asset’s life), seperti biaya tenaga kerja, biaya energi primer untuk pembangkit, biaya pemeliharaan (seperti biaya parts, biaya pemeliharaan, ketahanan suatu mesin).
d. Disposal (Disposal cost of the asset), jika diperlukan, misalnya biaya penghancuran suatu konstruksi atau penggantian setelah habis umur ekonomisnya.
Gambar 4.1 Konsep Total Cost of Ownership
PLN saat ini sudah mengimplementasikan konsep ini, misalnya dalam pembangunan pembangkit serta pembelian trafo, dan tenaga listrik dari IPP, dan akan memperluas penerapan konsep TCOO ini ke berbagai kategori pengadaan yang relevan. 4.2.3.
Analisis Harga Penawaran dari Penyedia Dalam procurement good practice, pejabat pengadaan perlu memahami bagaimana metode pembentukan harga penawaran dari sisi Penyedia, agar mampu memberikan posisi yang terbaik bagi perusahaan sebagai pembeli. Ini juga menggambarkan pentingnya PLN atau afiliasinya mempunyai kemampuan reverse/re-engineering dalam hal penyediaan parts, maupun dalam melaksanakan pembangunan sendiri suatu pembangkit dengan kontraktor EPC internal. Dengan adanya kemampuan internal tersebut, maka pejabat pengadaan PLN akan lebih berdaya dalam mengevaluasi penawaran yang ada, karena memahami bagaimana sebuah aset dibangun atau dibuat (lihat Gambar 4.2.). Beberapa analisis yang perlu dimiliki oleh pejabat pengadaan PLN adalah melakukan Purchase Price and Cost Analysis (PPCA), yaitu:
31
a. Pricing method : Marginal, Absorption, Opportunistic. Marginal pricing prinsipnya adalah pembentukan
harga
dengan
menggunakan
excess
capacity,
sehingga
hanya
mengenakan variable cost. Absorption costing adalah pembentukan harga dengan memperhitungkan
fixed
dan
variable
costs.
Sementara
Opportunistic
adalah
pembentukan harga yang melihat berapa Pasar mau membeli dan bukan berangkat dari biaya produksi. b. Manajemen perusahaan :Materials, Labour, Overheads, Profit. Pada prinsipnya perlu mengetahui bagaimana manajemen sebuah unit usaha dalam mengenlola material untuk produksi, tenaga kerja, komponen overhead, termasuk juga komponen laba yang diharapkan. c.
TCOO (total cost of ownership), yaitu biaya yang terjadi selama masa kepemilikan suatu aset, dengan memperhitungkan Initiation (termasuk desain dan biaya pengadaan), Price (harga penawaran para Penyedia), Operation (biaya operasional, biaya pemeliharaan, biaya tenaga kerja), Disposal (penggantian atau penghancuran).
d. Indexation, atau pengaruh berbagai indeks harga komponen utama material terhadap pembentukan harga, seperti harga baja, harga semen, dan sebagainya. Pemahaman dan pemakaian indeks yang disetujui sejak awal akan meminimalkan sengketa dalam perubahan lingkup pekerjaan atau biaya. Pemakaian indeks secara wajar juga menjadikan nilai perjanjian/kontrak bisa naik atau turun. e. Variabel lainnya yang bisa mempengaruhi biaya. Misalnya contoh kecil harga printer sekarang semakin murah, tetapi harga cartridge tinta tetap mahal. Di sinilah pabrikan printer mencoba menjual printer sebanyak-banyaknya dengan harga murah, dengan mengharapkan margin yang lebih besar pada operasional printer. Termasuk dalam hal ini adalah jika suatu bisnis lazimnya mensyaratkan cash flow yang cepat, dengan demikian jika pembeli bisa menjamin pembayaran yang lebih cepat, maka akan mendorong harga penawaran dari para Penyedia menjadi turun. Variabel lain seperti keperluan maintenance, warranty, delivery, dan sebagainya.
Gambar 4.2. Pembentukan Harga Dari Sisi Penyedia dan Pembeli
32
4.3. Persiapan Pengadaan Per Paket Setiap paket pengadaan yang telah ditetapkan dalam Rencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dibantu oleh Wakil Pengguna membuat rencana pengadaan per paket. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya. Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyiapkan Rencana Pengadaan per paket, bekerjasama dengan Wakil Pengguna di Divisi/Unit Induk tersebut. Rencana Pengadaan per paket diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa untuk mendapatkan persetujuan, dengan kelengkapan dokumen sesuai matriks di bawah ini. Secara umum tabel 4.1.memperlihatkan alur kegiatan dan dokumen dari persiapan pengadaan di Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang dan per paket pengadaan.
Tabel 4.1 Alur Kegiatan dan Dokumen Kategori Kegiatan Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat/ Unit Induk/Unit Penunjang 1. Membuat Draft Rencana Pengadaan berdasarkan RKAP 2. Kajian dan Konsolidasi dengan Perencanaan Pengadaan Korporat 3. Membuat dokumen final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang
Dokumen Yang Dihasilkan
Dokumen Draft Rencana Pengadaan Unit Dokumen Konsolidasi Pengadaan Korporat Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/ Unit Induk/Unit Penunjang
Rutin
Critical/Bottleneck, Leverage, Strategis
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya Berupa Daftar PO/SPK
Ya
Tidak
Ya
Berupa PO/ SPK Tidak
Ya
Tidak
Ya
(Mengikuti strategi pengadaan yang sudah ditentukan tiap tahun) Tidak
Untuk yang bernilai besar (sesuai batas kewenangan, apakah di Kantor Pusat atau di Unit Induk/Unit Penunjang) Ya
Ya Tidak
Ya Ya
Persiapan Pengadaan Per Paket 1.
Pemutakhiran Riset Pasar & Penilaian Risiko Pengadaan
2.
Penyiapan/Kajian Spesifikasi /TOR
3.
Penyiapan Strategi Pengadaan dan Kontrak x Pemilihan Jenis Kontrak x Pemilihan Jenis Penawaran x Pemilihan Metode Pengadaan & Pengecualian Review Value for Money (jika belum masuk dalam Strategi dan Kontrak Pengadaan yang sudah ditetapkan sebelumnya/ mengandung kebaruan metode, misalnya format kontrak baru. Jika VfM Committee adalah Komite Direksi, rekomendasi menjadi Ijin Prinsip) Finalisasi Dokumen Pengadaan dan RKS Pembuatan HPS Penetapan Dokumen Pengadaan dan HPS oleh Pengguna dan permintaan dimulai proses pemilihan Penyedia, dari Pengguna ke Pejabat Pelaksana Pengadaan
4.
5. 6. 7.
Update Riset Pasar dan Risiko Penilaian Risiko untuk Paket Pengadaan tersebut Dokumen Spesifikasi/ TOR Strategi Pengadaan dan Kontrak
Rekomendasi (menggantikan Prinsip)
fungsi
Ijin
Dokumen Pengadaan/ RKS HPS Persetujuan Dokumen Pengadaan dan HPS oleh Pengguna, sekaligus Permintaan dimulai proses pemilihan Penyedia ke Pejabat Pelaksana Pengadaan
33
Ya
4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan Proses pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan dilakukan bersamaan dengan penyiapan Spesifikasi, TOR, agar Dokumen Pengadaan/RKS dan Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang akan dibuat berdasarkan pada kondisi terakhir di pasar. 4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR Spesifikasi atau deskripsi fisik atau fungsi dari suatu barang, jasa, atau pekerjaan harus memberikan deskripsi yang detil mengenai kebutuhan. Pejabat Perencana Pengadaan bertugas memastikan bahwa spesifikasi dan deskripsi teknis yang ditulis tidak mengandung ambiguitas, jelas dan bersifat generik, serta mendorong kompetisi yang sehat antar Penyedia, atau memberi restriksi (kecuali jika masih dalam masa pemeliharaan OEM). Spesifikasi pada umumnya merupakan satu atau kombinasi dari tiga hal berikut (sebagaimana diuraikan pada Tabel 4.2).
Tabel 4.2 Penyusunan Spesifikasi Spesifikasi
Deskripsi
Fungsi
Fokus pada apa yang bisa dilakukan oleh suatu produk, dan tidak melihat secara seksama apa materi atau dimensi dari suatu produk. Misalnya mobil listrik kategori SUV yang bisa dipakai di medan off road dan jalan perkotaan.
Kinerja
Mendeskripsikan apa yang akan bisa dicapai oleh suatu produk, dan tidak menyediakan deskripsi pasti mengenai bagaimana hal itu dilakukan. Untuk memastikan kualitas, biasanya acuan terhadap suatu standard dicantumkan, misalnya ISO, Energy Star (untuk lingkungan). Misalnya adalah mobil listrik yang mampu mengangkut 7 orang, sejauh 200 km dalam sekali pengisian, dan memenuhi syarat Electrical Vehicle Standard.
Teknis
Mendefinisikan secara jelas dan detil suatu produk, misalnya sifat fisik, materi yang akan digunakan, kebutuhan tenaga dan keluaran, proses pabrikasi yang diperlukan, atau jika suatu jasa, bagaimana metode kerja yang akan dilaksanakan.Dengan ada unsur keunikan, maka spesifikasi desain dapat mengurangi kompetisi karena adanya perbedaan dalam praktek rancang bangun. Misalnya mobil listrik yang dibuat dari bahan ringan, tetapi bukan alumunium, dan menggunakan gear box yang diproduksi oleh Tesla Motors, dengan tenaga 150 kVA.
Ketiga jenis spesifikasi tersebut dapat dikombinasikan. Secara umum, disarankan untuk memakai spesifikasi kinerja dan fungsional, dan bukannya teknis, untuk memperluas pasar Penyedia, karena terbuka kemungkinan ada Penyedia lain yang bisa menawarkan alternatif dan ide dan solusi inovatif terhadap kebutuhan perusahaan, dan biasanya akan lebih cost effective. Selain itu, perlu ada minimum requirements yang dinyatakan oleh perusahan. Penyedia seharusnya tidak dalam posisi untuk menentukan sifat fisik yang bersifat fundamental. Spesifikasi dan TOR merupakan basis untuk penawaran dan evaluasi dari penawaran untuk menentukan apakah memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam dokumen penawaran, serta bagaimana bentuk perjanjian/kontrak, serta pemantauan atas kinerja Penyedia atau kinerja
34
barang dan peralatan. Wakil Pengguna bersama Pejabat Perencana Pengadaan perlu memperhatikan aspek pembuatan spesifikasi yang baik sebagai bahan pembuatan RKS. Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan kemudian perlu menentukan tujuan dan keluaran pengadaan, yang akan diterjemahkan dalam definisi Value for Money untuk kebutuhan pengadaan individual. Definisi ini merupakan keseimbangan antara 6 Rights (6 Rs): a. Right Quality/ Tepat Kualitas. b. Right Quantity/ Tepat Kuantitas. c. Right Place/ Tepat Tempat. d. Right Time/ Tepat Waktu. e. Socio-Economic Goals/ Tujuan Sosial Ekonomi. f. Right Price/ Tepat Harga. Secara umum, Kualitas merupakan aspek paling pertama yang dipertimbangkan, dengan Harga merupakan aspek paling terakhir yang dipertimbangkan. Penetapan Kualitas ini dapat dilakukan secara berjenjang, mulai dari proses Prakualifikasi untuk mendapatkan perusahaan yang mempunyai kemampuan teknis dan keuangan, serta kredibilitas (kinerja) yang baik. Jenjang lainnya adalah penetapan syarat kualitas, seperti mendapatkan sertifikat uji dari PLN, laporan yang memuaskan dari kunjungan ke pabrik, dan sebagainya. Jika telah diatur dalam Peraturan Pemerintah mengenai pendayagunaan produk dalam negeri, maka aspek Sosial Ekonomi, yang bertujuan untuk membangun industri kelistrikan nasional atau mengundang pabrikan luar negeri untuk membangun pabrik di Indonesia, sesuai kebijakan PLN, dapat diletakkan pada urutan pertama. 4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan Salah
satu
aspek
penting
dalam
pengadaan
adalah
Strategi
Pengadaan
dan
Perjanjian/Kontrak untuk tiap paket pengadaan, berdasarkan strategi umum yang telah direkomendasi oleh Value for Money Committee. Tujuannya adalah mengidentifikasi dan memilih Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang tepat untuk mencapai kebutuhan pengadaan, yang menguntungkan PLN dalam jangka panjang, dan mencapai value for money, yang tidak selalu merupakan harga terendah. Langkah-langkahnya adalah: a. Pilihan jenis perjanjian/kontrak yang akan dilakukan. b. Pilihan metode penawaran (RFQ, ITB, RFP), termasuk penyampaian dokumen penawaran (satu sampul, dua sampul, dua tahap). c.
Pilihan metode pemilihan (Pelelangan Terbatas
dari
DPT/shortlist, Penunjukan
Langsung, Pengadaan Langsung, Pelelangan Terbuka). Dalam menentukan Strategi yang tepat, maka perlu mempertimbangkan beberapa faktor, diantaranya: a. Regulasi dan prosedur PLN. b. Delegasi kewenangan. 35
c.
Persetujuan internal.
d. Kebutuhan waktu. e. Tipe pengadaan (barang, jasa, jasa konstruksi dan pekerjaan lain). f.
Kompleksitas pengadaan.
g. Riset pasar. h. Risiko pengadaan. i.
Perjanjian/Kontrak yang ada (misal LTSA unit tertentu, metode penentuan harga melalui open book system).
j.
Apakah perlu memakai procurement agent.
4.3.3.1. Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak Langkah pertama adalah memilih apakah membeli dan jenis perjanjian/kontrak yang akan dilakukan. Analisis pertama yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna adalah memperbandingkan antara alternatif pembelian (membuat sendiri, lease, menggunakan perjanjian/kontrak
yang sudah ada)
dibandingkan dengan membeli.
4.3.3.1.1. Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli) Analisis ini untuk memperbandingkan pilihan antara memenuhi kebutuhan dengan melakukan/membuat yang menggunakan sumber daya internal dengan membeli/menggunakan sumber daya eksternal. Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri (make) oleh Unit Induk PLN, maka PLN dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain dari suatu parts. Dengan demikian PLN dapat mempunyai pengetahuan dan posisi tawar
yang
lebih
baik
terhadap
pasar
Penyedia.
Hal
Ini
akan
menguntungkan PLN karena para Penyedia tahu bahwa PLN mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dan struktur biaya yang wajar. Ini dapat diterapkan diantaranya pada kebutuhan pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering, yaitu membuat duplikasi komponen seperti aslinya atau lebih baik dengan cara melakukan pengukuran, pembuatan detailed design, termasuk evaluasi data teknik, analisa unjuk kerja dan pengujian. Pilihan tersebut diperbandingkan
dengan
mengontrak
pihak
luar
untuk
memenuhi
kebutuhan parts tersebut, baik melalui workshop reverse/re-engineering atau pengadaan langsung kepada Penyedia OEM. Bentuk lain dari analisis Make or Buy adalah penugasan kepada anak perusahaan atau afiliasi untuk mengerjakan sesuatu, dibandingkan dengan melakukan Pelelangan di pasar Penyedia. PLN mempunyai pengaruh langsung dan tidak langsung melalui hubungan kepemilikan saham terhadap
anak
perusahaan
atau
afiliasi,
dimana
selain
melalui
perjanjian/kontrak penugasan juga dapat melalui penunjukan langsung.
36
4.3.3.1.2. Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli Menjadi Aset Analisis ini untuk melihat apakah perlu melakukan lease (sewa guna, sewa beli) atau membeli untuk menjadi aset. Penerapannya diantaranya melihat apakah suatu barang perlu menjadi aset dan dapat membebani neraca pembukuan PLN, karena memerlukan investasi dan memiliki susut nilai barang (depresiasi). 4.3.3.1.3. Menggunakan perjanjian/kontrak yang ada atau Membeli (Buy). Analisis berikutnya adalah memperbandingkan antara menggunakan perjanjian/kontrak yang sudah ada atau melakukan pengadaan dan perjanjian/kontrak terpisah. Analisis ini dapat memakai bahan yang disiapkan untuk konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat. Ini dapat diterapkan dengan melihat misalnya apakah ada perjanjian/kontrak payung atau bentuk perjanjian/kontrak lain yang bisa dipakai, dengan persyaratan yang memenuhi kaidah value for money. Jika diputuskan membuat perjanjian/kontrak sendiri, maka secara umum PLN dapat menerapkan strategi kontrak yang berhubungan erat dengan kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply Positioning Matrix dan hasil dari Riset
Pasar.
PLN
perlu
membuka
terhadap
bentuk-bentuk
perjanjian/kontrak jenis baru yang disesuaikan dengan perkembangan dunia bisnis. 4.3.3.2. Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran Sesuai procurement good practice, maka ada tiga jenis metode penawaran: 1. Request for Quotations (RFQ). RFQ digunakan untuk pengadaan yang bersifat kecil atau Rutin, dengan spesifikasi yang mudah ditemui di pasar. 2. Invitation to Bid (ITB). ITB adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya dapat dibuat secara jelas dan lengkap baik kualitas maupun kuantitasnya, dan penunjukan pemenangnya
dapat
dilakukan berdasarkan penawaran biaya terendah,
sepanjang kualitas, kuantitas, waktu, tempat, dan persyaratan lain (bila ditentukan) telah terpenuhi (misalnya, TKDN dll). Metode penawarannya dilakukan dengan cara: a. Penawaran biasanya dilakukan dengan satu sampul. b. Penawaran dapat dilakukan dengan dua sampul jika memakai sistem penilaian
berdasarkan
bobot,
persyaratan yang ditetapkan.
37
untuk
menilai
pemenuhan
terhadap
ITB biasanya digunakan pengadaan kebutuhan barang atau material kategori Critical/Bottleneck, Leverage. 3. Request for Proposals (RFP) RFP adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya/TOR/SOW tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran diumumkan. Biasanya kombinasi spesifikasi fungsional dan performance dan digunakan untuk pekerjaan yang lebih memerlukan inovasi dan keahlian tertentu. Pengadaan benar-benar mencari yang terbaik dalam hal metode pekerjaan, inovasi, dan keahlian spesifik, untuk memenuhi kebutuhan pengadaan. Proposal biasanya diserahkan dengan dua sampul, yaitu sampul satu berisi persyaratan administrasi dan teknis dan sampul dua berisi penawaran harga. Dapat juga dilakukan dua tahap dalam hal diperlukan penyesuaian kriteria teknis untuk menyetarakan spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan. Biasanya tidak ada pembukaan penawaran terbuka. Biasanya digunakan untuk pengadaan pekerjaan kategori Strategic/Complex, seperti pembangkit (IPP, EPC).
4.3.3.3. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN dilakukan melalui: a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan konsolidasi kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh direktorat pengadaan di Kantor Pusat PLN dan Unit tinggal mengeluarkan purchase order (PO) saja. b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil Pengguna, Pejabat Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal menerapkan sesuai kondisi yang ada. c.
Pengutamaan metode Pelelangan Terbatas dengan menggunakan DPT, yaitu daftar Penyedia yang telah melalui proses penilaian kualifikasi dan due diligence yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.
d. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan untuk calon Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan. Dengan demikian, proses pengecekan update kualifikasi akan lebih singkat. e. Dalam hal terjadi semua penawaran diatas HPS, maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan upaya untuk meneruskan proses pengadaan sesuai dengan pertimbangan profesionalnya, misalnya melakukan klarifikasi dan negosiasi langsung dengan penawar terendah, melakukan proses pemasukan penawaran ulang atau teknik lainnya dengan tetap memperhatikan aspek tata kelola.
38
Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan atas pasar. Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada: a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan Value for Money. b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika dibandingkan dengan hasil kompetisi dan Value for Money. Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan mengikuti penjelasan dalam Bab I butir 1.5. 4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan) Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna harus memperhatikan ketentuan mengenai Jaminan Pengadaan Barang/Jasa dan kaitannya dengan Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang tepat. Besar kecilnya jaminan ditentukan sesuai Strategi Pengadaan yang direview oleh Value for Money Committee. Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku dari masing-masing Jaminan ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. Dalam keadaan khusus, Pejabat Perencana Pengadaan dapat meminta pendapat dari Value for Money Committee untuk usulan terkait besar kecilnya jaminan. Jaminan di atas yang dapat diterima PLN adalah yang diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan lainnya yang mempunyai kredibilitas yang baik dan telah dinyatakan lulus oleh Direksi. Jika diperlukan, bank atau lembaga keuangan lainnya ini dapat diproses untuk masuk ke DPT. 4.3.4. Dokumen Pengadaan /Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) RKS pada intinya adalah dokumen yang akan menjadi basis bagi para calon Penyedia untuk membuat penawaran mereka. RKS disusun oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan disetujui oleh Pengguna Barang/Jasa. Setelah RKS disetujui oleh Pengguna, maka Pejabat Perencana Pengadaan mempersiapkan Dokumen Pengadaan.
4.4. Jangka Waktu Pengadaan Jangka waktu pengadaan harus direncanakan secara cermat dengan memperhatikan kecukupan waktu yang memadai untuk setiap tahapan proses pengadaan.
4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN Proses umum pengadaan di PLN berikut peran masing-masing Pejabat Pengadaan (Perencana dan Pelaksana) seperti terlihat pada Gambar 4.3.
39
Tahap
Lintas Direktorat/ Divisi
Div/ Unit Induk Pengguna
Direktorat Pengadaan
Cluster
Identifikasi Kebutuhan
Rencana Pengadaan Konsolidasi & Div/Unit
Market Sounding/ Riset Pasar
Pemilihan Strategi Pengadaan RKS
Memastikan Strategi Pengadaan Korporat yang Value for Money,dilakukan tiap tahun (kaitan dengan Output no 2)
VfM Committee
Wakil Pengguna Barang/Jasa : Bantu
Pejabat Perencana Pengadaan : Memimpin
Output: 1. Spend analysis portofolio pengadaan PLN 2. Strategi Pengadaan Korporat untuk semua kebutuhan 3. Daftar Penyedia Terseleksi (DPT), berdasar PQ, DD 4. Target kinerja pengadaan
Perencanaan Pengadaan Korporat
40
Pemilihan Metode Pengadaan
Penerimaan, Klarifikasi
Evaluasi Penawaran
Klarifikasi VfM
Penunjukan pemenang, pembuatan kontrak, TTD
Mereview kecukupan Value for Money, untuk direkomendasikan ke Pengguna/ penandatangan kontrak
VfM Committee
Wakil Pengguna Barang/Jasa: Bantu
Pejabat Pelaksana Pengadaan : Memimpin
Output : 1. Pengadaan yang Value for Money; terbaik bagi PLN 2. Proses pengadaan yang cepat, sederhana tapi tetap taat prosedur
Proses Pelaksanaan Pengadaan Divisi / Unit Induk
Gambar 4.3 Proses Umum Pengadaan di PLN
Manajemen Kontrak
Evaluasi Kinerja
Wakil Pengguna Barang/Jasa : Memimpin
Pejabat Perencana Pengadaan : Bantu
Output: 1. Manajemen kontrak yang baik 2. Update kinerja Penyedia ke DPT
Manajemen Kontrak, Evaluasi Kinerja Penyedia
BAB V PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
5.1. Prinsip Umum Prinsip umum dalam proses pelaksanaan pengadaan adalah “level playing field”, atau arena bermain yang sama, seperti semua calon Penyedia mendapatkan informasi yang sama, pada saat yang sama, sehingga mereka mempunyai waktu yang sama untuk mempersiapkan Penawaran. Oleh karena itu PLN perlu membuat langkah-langkah yang mendorong “level playing field” tersebut. Secara umum, proses pelaksanaan pengadaan disesuaikan dengan kondisi yang ada, professional judgement dari Pejabat Pelaksana Pengadaan, mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: a. Adanya proses Pengumuman dan Penawaran yang transparan dan adil, baik melalui sarana elektronik e-procurement PLN, atau media lain, seperti media massa daerah, nasional, internasional, atau undangan. Untuk metode Pelelangan Terbatas melalui undangan, secara prinsip tetap perlu diumumkan di sarana elektronik e-procurement PLN. b. Adanya sesi untuk menjawab Pertanyaan dari Calon Penyedia dan Penjelasan (aanwijzing). Penjelasan dapat dilakukan di suatu tempat, ataupun menggunakan sarana secara elektronik (video conference, teleconference), yang hanya dapat dihadiri oleh calon Penyedia yang memenuhi syarat. c.
Adanya kepastian bahwa setiap perubahan terhadap Dokumen Penawaran diterima oleh semua calon Penyedia yang memenuhi syarat.
d. Adanya proses Pemasukan, Penerimaan, dan Pembukaan Penawaran yang wajar dan adil. e. Adanya Evaluasi Penawaran yang dilakukan secara profesional. Jika diperlukan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dibantu oleh tenaga ahli baik internal maupun eksternal. f.
Jika diperlukan, dapat dilakukan Klarifikasi Penawaran kepada calon Penyedia. Secara umum klarifikasi harus tertulis, dan jika diperlukan dapat dilakukan pertemuan dimana Penyedia melakukan presentasi, baik di kantor PLN atau teleconference. Tenaga ahli dapat diundang untuk hadir dalam klarifikasi. Klarifikasi tidak mengubah substansi atau harga dan bersifat rahasia. Untuk pengadaan kategori Strategis, jika diperlukan dapat dilakukan site visit atau inspeksi ke Penyedia yang memenuhi syarat.
g. Adanya proses evaluasi yang memberikan ringkasan hasil evaluasi mana yang paling Value for Money, untuk dikaji secara berjenjang. h. Jika diperlukan, dapat dilakukan negosiasi, yaitu proses interaktif diskusi antara pembeli dan Penyedia mengenai syarat dan ketentuan suatu perjanjian/kontrak. Secara umum, Negosiasi dilakukan untuk metode penawaran RFP. ITB dapat dilakukan dengan persetujuan dari Pengguna, jika terdapat kondisi seperti melampaui Pagu Anggaran, atau ada diskon tambahan apabila ada penambahan kuantitas, atau alasan lain. i.
Jika diperlukan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan negosiasi kompetitif dengan calon Penyedia yang memberikan penawaran terbaik dan melampaui nilai minimum kualitas (best and final offer “BAFO). BAFO merupakan tambahan langkah setelah keseluruhan Evaluasi untuk meningkatkan kompetisi dan value for money. Semua calon Penyedia memenuhi syarat diundang untuk memasukkan BAFO dan menjadi penawaran final dengan 41
batas waktu tertentu. Jika calon Penyedia tidak memasukkan BAFO, penawaran asli tetap menjadi pertimbangan. j.
Setelah semua penawaran final masuk, maka dapat dilakukan evaluasi lagi dan melakukan perubahan sesuai penawaran yang masuk.
k.
Apabila dilakukan Penunjukan Langsung, maka negosiasi teknis dan keuangan harus dilakukan.
l.
Dalam hal terdapat Sanggahan, maka calon Penyedia yang kalah pada saat pengumuman pemenang, berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-bukti kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan. Sanggahan hanya yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara pengadaan di dokumen pengadaan. Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu yang ditentukan. Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut sesuai ketentuan waktu yang ada. Apabila Sanggahan yang diajukan tidak benar atau terdapat indikasi calon Penyedia melakukan hal-hal diluar prosedur sanggah dan dapat merusak kepercayaan PLN, maka calon Penyedia dikenakan Daftar Hitam (Black List) dan dicatat dalam DPT.
m. Secara prinsip, Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang perlu diminimalkan, agar PLN dapat mengejar momentum bisnis yang ada. Pejabat Pelaksana Pengadaan beserta Wakil Pengguna melakukan upaya agar pengadaan tidak gagal, dengan melakukan langkah sesuai professional judgement, misalnya negosiasi langsung dengan calon Penyedia yang ada, atau kemungkinan Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, atau opsi lainnya. Jika keadaan tetap tidak memungkinkan, maka Pejabat Pelaksana Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang terkait dapat mengajukan justifikasi untuk menyatakan Pengadaan Gagal kepada Value for Money Committee.
42
BAB VI PENGADAAN KHUSUS
6.1. Ketentuan Umum PLN mengatur beberapa jenis pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara khusus, terutama karena sudah ada regulasi/peraturan dari Pemerintah atau pihak lain yang mengikat PLN dan mengatur pengadaannya secara tersendiri atau khusus. Pada prinsipnya, Pengadaan Khusus ini merupakan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pihak lain tersebut untuk kemudahan operasional pengadaan. Prosedur pengadaan khusus ini berlaku untuk barang/jasa yang diatur dalam: a. Regulasi dari Pemerintah, seperti regulasi terkait pembelian tenaga listrik dan pengadaan energi primer; b. Sewa menyewa/sewa beli dan sewa guna usaha; c.
Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (Alih daya);
d. Pengadaan jasa konsultansi perorangan; e. Pengadaan asuransi; f.
Pengadaan parts pembangkit reverse engineering dan re-engineering.
43
BAB VII PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN
7.1. Manfaat dan Peraturan 7.1.1.
Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya dengan mendayagunakan produk dalam negeri. PLN melihat bahwa selain tugas untuk mendorong pendayagunaan produksi dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong ekonomi nasional, dalam hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga menguntungkan PLN secara langsung atau tidak langsung, karena membuka kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya akan menurunkan risiko suplai bagi PLN. Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri (make) oleh Unit Induk PLN, atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open book system, maka PLN dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain dari suatu parts. Dengan demikian PLN dapat mempunyai pengetahuan dan posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia, terutama parts yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang basis produksinya di luar negeri. Ini akan menguntungkan PLN karena para Penyedia tahu bahwa PLN atau workshop dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dengan struktur biaya yang wajar.
7.1.2.
Peraturan yang mendukung Secara umum PLN mengikuti ketentuan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain: a. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat, pada Pasal 21 yang menyatakan bahwa : “pelaku usaha dilarang melakukan kecurangan dalam menetapkan biaya produksi dan biaya lainnya yang menjadi bagian dari komponen harga barang dan atau jasa yang dapat mengakibatkan terjadinya persaingan usaha tidak sehat”. Ini merupakan landasan untuk penerapan kontrak dengan metode open book system atau cost plus fee. b. Undang-undang Nomor 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan, pada Pasal 16 ayat (3) yang menyatakan bahwa : “Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Swasta, dan Koperasi dalam melakukan usaha jasa penunjang tenaga listrik wajib mengutamakan produk dan potensi dalam negeri”. c.
Undang-undang Nomor 3 Tahun 2014 tentang Perindustrian, pada Pasal 85 yang menyatakan : “Untuk pemberdayaan Industri dalam negeri, Pemerintah meningkatkan penggunaan produk dalam negeri” dan Pasal 86 ayat (1) huruf b yang menyatakan bahwa : “Produk dalam negeri wajib digunakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, dan Badan Usaha Swasta dalam pengadaan Barang/Jasa yang pembiayaannya berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan/atau pekerjaannya dilakukan melalui pola kerjasama antara Pemerintah dengan Badan Usaha Swasta dan/atau mengusahakan sumber daya yang dikuasai negara”.
44
d. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 16/M-IND/PER/2/2011 tentang Ketentuan Tata Cara Penghitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri. e. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 54.M-IND/PER/3/2012 tentang Pedoman Penggunaan
Produk
Dalam
Negeri
Untuk
Pembangunan
Infrastruktur
Ketenagalistrikan. f.
Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 03/M-IND/PER/1/2014 tentang Pedoman Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Yang Tidak Dibiayai dari APBN/APBD.
g. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (BUMN), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012, pada Pasal 2 ayat 2 yang menyatakan bahwa : “Pengguna Barang/Jasa mengutamakan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan”. h. Surat Edaran Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor SE-02/MBU/2012 tentang Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan Anak Perusahaan BUMN.
7.2. Prosedur Umum Prosedur umum dalam pendayagunaan produk dalam negeri adalah sebagai berikut: a. PLN menetapkan Strategi Pengadaan Korporat, termasuk tujuan dan target pendayagunaan produk dalam negeri, sesuai siklus perencanaan PLN. b. Berdasarkan tujuan dan target tersebut, PLN melakukan Riset Pasar pada pasar Penyedia dalam negeri dan luar negeri, termasuk kemungkinan memberikan insentif. Insentif dapat diberikan kepada Penyedia (pabrikan) luar negeri yang mau memindahkan proses pabrikasi di dalam negeri. c.
Berdasarkan Riset Pasar atas portofolio pengadaan PLN yang dapat dioptimalkan pendayagunaan produk dalam negeri, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan proses Prakualifikasi dan Due Diligence, untuk menentukan DPT.
d. Perencanaan pendayagunaan produk dalam negeri dan dimasukkan di dalam dokumen pengadaan, dimana dimuat secara jelas ketentuan dan syarat penggunaan hasil produksi dalam negeri (menjadi R pertama dalam 6 Rs). e. Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan PLN melakukan Pelelangan Terbatas pada perusahaan yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang diikat dalam perjanjian/kontrak dengan harga yang wajar. Jika terdapat alasan pengecualian, dapat dilakukan Penunjukan Langsung. Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, dan tidak terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan merupakan bagian suatu Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak. Insentif dapat diberikan dengan mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN, dengan tetap menerapkan 45
prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain. Bentuk-bentuk insentif yang dapat diambil PLN diantaranya adalah: a. Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional. b. Kontrak/Perjanjian Suplai Jangka Panjang, termasuk open book system. 1. PLN dapat memberikan insentif perjanjian jangka panjang, yang mencakup semua aspek komersial yang dapat diterapkan pada pembelian oleh PLN, termasuk penentuan harga (pricing), diskon, pembayaran, penyerahan, dan sebagainya, termasuk syarat-syarat umum lainnya. Biasanya diterapkan untuk Penyediaan barang dari pabrikan dalam negeri. Berdasarkan perjanjian tersebut, maka pabrikan dalam negeri dapat didorong untuk mempertahankan dan menaikkan tingkat komponen dalam negeri. 2. Dalam keadaan khusus, dimana pasar secara internasional masuk dalam kategori Leverage dan bersifat Buyer’s market, tetapi ada Pabrikan dalam negeri yang mampu menyediakan barang dengan kualitas sesuai kebutuhan PLN, dimana jumlahnya sangat terbatas, maka PLN mengakui bahwa pasar telah berubah menjadi Critical/Bottleneck. Oleh karena itu dapat diterapkan Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung dengan strategi open-book system, dimana penentuan harga didasarkan pada kesepakatan bersama dengan hak untuk melihat catatan akuntansi pembukuan biaya produksi pabrikan, dengan margin yang wajar, dan dengan perjanjian/kontrak penyediaan jangka panjang. Open book system memberikan pengamanan atas pembentukan biaya dan harga yang wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN dan mitra bisnisnya. Open book system ini merupakan salah satu varian kontrak cost plus fee. c.
Insentif sebagai pre-approved vendor list untuk perjanjian/kontrak tidak langsung dengan PLN, jika telah ditentukan dalam strategi pengadaannya;
d. Insentif bagi Perusahaan Asing untuk melakukan proses produksi di Dalam Negeri, jika bersedia membuat business plan yang jelas untuk proses produksi di dalam negeri; e. Preferensi Harga dalam Pengadaan Internasional. Biasanya untuk pekerjaan konstruksi atau EPC. PLN dapat memberikan preferensi harga dalam prosentase tertentu (X%) setelah 4 Rs diterima (kualitas, kuantitas, tempat, waktu). Tetapi hal ini merupakan suatu pengecualian, dan jika preferensi harga akan ditetapkan, perlu rekomendasi dari Value for Money Committee.
46
BAB VIII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK
8.1. Prinsip Umum Manajemen perjanjian/kontrak adalah hal strategis yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, eksekusi, administrasi, sampai penutupan perjanjian/kontrak. Tujuan manajemen perjanjian/kontrak adalah memastikan bahwa semua pihak dalam kontrak memenuhi kewajiban yang disepakati, secara efisien dan efektif, dan menghasilkan keluaran bisnis dan operasional yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak, yang memenuhi prinsip value for money. Perjanjian/Kontrak
juga
perjanjian/kontrak.
Jika
memproteksi
semua
perjanjian/kontrak
tidak
pihak
jika
dipenuhi,
terdapat
maka
perubahan
dapat
diterapkan
asumsi Denda
Keterlambatan atau Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages). Manajemen perjanjian/kontrak secara esensi sama dengan manajemen proyek, yaitu mempunyai tujuan tertentu, sumberdaya yang diperlukan, waktu memulai dan mengakhiri, serta memerlukan koordinasi dan perencanaan semua kegiatan, serta adanya dokumentasi dan audit trail selama proses berlangsung. Manajemen perjanjian/kontrak harus termasuk pemantauan dan dokumentasi dari kinerja Penyedia. Ini merupakan tanggung jawab dari Wakil Pengguna, Direksi Pekerjaan, dan dibantu oleh Pejabat Perencana Pengadaan. Para pihak ini juga bertugas untuk memastikan bahwa semua tindakan dari Penyedia sudah sesuai dengan perjanjian/kontrak, dan jika terdapat kebutuhan perubahan, dapat diselesaikan
dan
disepakati
bersama
serta
dituangkan
dalam
dokumen
perubahan
perjanjian/kontrak. Pembayaran dari perjanjian/kontrak dilakukan terpisah dari fungsi pengadaan, sedangkan penutupan perjanjian/kontrak merupakan tanggung jawab dari Pengguna/Wakil Pengguna. Secara umum, proses manajemen perjanjian/kontrak ini mengikuti prinsip-prinsip yang disesuaikan dengan kondisi yang ada, sesuai professional judgement dari Wakil Pengguna atau contract award authority, dibantu oleh Pejabat Pengadaan, yaitu: a. Untuk efektivitas pekerjaan dan manajemen perjanjian/kontrak, Pengguna dapat menunjuk Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa, untuk bekerja bersama Wakil Pengguna. b. Pada prinsipnya, Wakil Pengguna bertanggung jawab atas manajemen perjanjian/kontrak dan pemantauan terhadap kinerja Penyedia, serta membantu Pejabat Perencana Pengadaan untuk melakukan pemutakhiran kinerja Penyedia dalam DPT. Untuk pemantauan kemajuan proyek dan kinerja Penyedia, Wakil Pengguna dapat membentuk Tim Pemeriksa Barang/Tim Penerima Barang yang memberikan laporan kepada Wakil Pengguna. c.
Adanya
pelaksanaan
secara
efektif
dari
Hak
dan
Kewajiban
Para
Pihak
dalam
perjanjian/kontrak, seperti dalam hal pengawasan pekerjaan, laporan, dan sebagainya. d. Adanya Asuransi yang memadai untuk barang, jasa atau pekerjaan yang dilakukan, kecuali ditentukan lain, seperti pekerjaan jasa konsultansi.
47
e. Adanya pemenuhan kewajiban Perpajakan sesuai ketentuan dan sudah diperhitungkan dalam Dokumen Penawaran. Jika ada perubahan peraturan yang terjadi setelah pembukaan penawaran dapat dilakukan penyesuaian. f.
Adanya Manajemen Keuangan yang efektif dalam perjanjian/kontrak dan pelaksanaan, sesuai strategi pengadaan dan kontrak yang sudah ditentukan. Termasuk dalam hal Pembayaran uang muka (down payment) jika diperlukan (misalnya PLN) berhadapan dengan seller’s market, dan PLN berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang critical/bottleneck. Hal lainnya adalah adanya pembayaran Progres Fisik Pekerjaan, baik model angsuran/termin atau bulanan/monthly certificate, denda (bila ada), dan pajak.
g. Adanya Mobilisasi Lapangan yang dilakukan dalam waktu segera setelah penandatanganan perjanjian/kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan sebagaimana ditentukan dalam dokumen perjanjian/kontrak. h. Adanya Pemeriksaan Lapangan yang efektif dan dilakukan secara bersama-sama. Jika diperlukan dan disepakati, dapat dilakukan Pekerjaan Tambah Kurang. i.
Adanya Manajemen Perubahan Perjanjian/Kontrak yang dilakukan secara profesional dan berhati-hati. Secara umum, perubahan perjanjian/kontrak dilakukan atas kesepakatan bersama antara Pengguna dan Penyedia. Secara internal melibatkan Pengguna yang diwakili oleh Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan. Jika diperlukan, usulan perubahan perjanjian/kontrak dapat dimintakan rekomendasi kepada Value for Money Committee. Jika terdapat kebutuhan adanya Penghentian dan Pemutusan Perjanjian/Kontrak, maka proses ini dilakukan secara profesional. Jika diperlukan adanya Penyesuaian Harga karena perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi finansial yang sangat material, maka proses dilakukan secara profesional. Semua perubahan harus segera dibuat Addendum/Amandemen/Memorandum Perjanjian/Kontrak.
j.
Adanya pengaman dalam perjanjian/kontrak jika terdapat kondisi keterlambatan atau kinerja tidak sesuai kontrak yang tidak dapat diterima. Secara umum, ini dilakukan dengan penerapan konsep Liquidated Damages.
k.
Adanya proses Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Kontrak yang dilakukan secara profesional, diantaranya penyelesaian masalah penilaian kinerja Penyedia, keuangan, jaminan termasuk warranties, dan jika ada kemungkinan klaim.
8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated Damages) Secara umum PLN menerapkan: a. Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan; Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan ditentukan dalam suatu angka persentase dari harga perjanjian/kontrak atau bagian perjanjian/kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum suatu persentase dari perjanjian/kontrak. Pembayaran kompensasi ini dikurangkan dari Jaminan Pelaksanaan. b. Kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan kontrak. Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi pembangkitan, atau pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money Committee, PLN menerapkan kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan perjanjian/kontrak berdasarkan konsep 48
Liquidated Damages, yaitu tingkat kompensasi yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak, berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang tidak sesuai dengan perjanjian/kontrak, yang dikuantifikasikan dalam bentuk uang. Kinerja tidak sesuai kontrak misalnya ketidaksesuaian spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian. Jumlah kerugian ini dihitung berdasarkan estimasi kerugian per hari. Misalnya terjadi keterlambatan pembangunan suatu pembangkit, maka kerugian yang dapat diderita PLN adalah biaya yang bisa timbul dari pembelian BBM untuk pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.
49
BAB IX PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko Selain hal-hal di atas, sistem pengendalian internal pengadaan juga perlu ditingkatkan, dengan menerapkan konsep 3 Lines of Defence. Idealnya, organisasi memiliki tiga baris pertahanan, sebagai berikut: a. Manajemen, b. Manajemen risiko, dan c. Audit Internal.
Gambar 9.1 Konsep 3 Lines of Defence First Line of Defense
Second Line of Defense
Third Line of Defense
Control
Manajemen (dalam hal ini Pengguna dan Direktorat yang menangani pengadaan) bertanggung jawab untuk merancang, melaksanakan dan memelihara kontrol terhadap risiko, termasuk risiko pengadaan. Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 305.K/DIR/2010 yang masih menganut model kepanitiaan belum memberikan pedoman yang jelas siapa business process owner dan juga risk owner dari suatu pengadaan, oleh karena itu maka good practice memberikan pedoman bahwa seharusnya pengadaan hanya diwakili oleh Pengguna Barang/Jasa dan dilayani oleh suatu Direktorat yang menangani pengadaan. Divisi Manajemen Risiko, sebagai ahli dalam risiko dan pengendalian, bertanggung jawab untuk mengembangkan Enterprise Risk Management (ERM). Divisi ini juga bertanggung jawab untuk mendukung manajemen dalam menerapkan ERM, termasuk dalam manajemen risiko dalam pengadaan. Peran Manajemen Risiko lebih bersifat mendorong terselenggaranya manajemen risiko yang lebih baik difungsi Pengguna Barang/Jasa maupun Direktorat yang menangani pengadaan, diantaranya dengan adanya unit Kepatuhan Internal yang menangani aspek kepatuhan pelaksanaan pengadaan oleh Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Pengadaan. Sedangkan Satuan Pengawas Internal (SPI) bertanggung jawab untuk secara independen meninjau proses ERM, dan membuat rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses ERM. Untuk itu, SPI perlu lebih mendorong Manajemen untuk mempunyai sistem pengendalian internal, termasuk manajemen risiko yang lebih baik. Audit yang dilakukan lebih bersifat mendorong perbaikan sistem pengadaan yang lebih baik di PLN. SPI dapat melakukan Audit sesuai ketentuan yang berlaku di PT PLN (Persero) sesuai Pedoman Audit yang berlaku. Audit perjanjian/kontrak
50
masih dilakukan, tetapi dalam rangka mendorong tercapainya sistem dan praktek pengadaan yang profesional di PLN. Risiko memang tidak dapat dihindari dalam pengadaan dan kebutuhan untuk mengelola risiko secara proporsional berbanding lurus dengan kompleksitas, nilai dan pentingnya bagi PLN. Untuk risiko tinggi atau pengadaan bernilai tinggi, manajemen risiko merupakan salah satu faktor kunci keberhasilan. Risiko Pengadaan dapat berasal dari organisasi itu sendiri, dari pemasok, dari hubungan kontraktual atau dari faktor eksternal, dan dapat berhubungan dengan aspek teknis, aspek komersial, atau aspek administratif yang harus dimitigasi dalam suatu proses pengadaan.
9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisir Penyimpangan Dalam good procurement practice, mengurangi risiko penyimpangan dalam pengadaan secara umum dapat dilakukan dengan mengkombinasikan tiga aspek, yaitu mengoptimalkan: a. Transparansi dan Kompetisi, b. Profesionalisme, dan c. Akuntabilitas/Pengendalian. Secara prinsip pengadaan harus dilakukan dengan transparan, untuk memaksimalkan kompetisi dari Penyedia dalam pasar yang ada. Portal e-procurement PLN dapat berfungsi untuk mengoptimalkan hal ini. Dengan penerapan asas transparansi, maka peluang untuk menyembunyikan informasi yang dapat mengurangi kompetisi dapat diminimalkan. Secara umum, pengumuman undangan pemasukkan kualifikasi, undangan pemasukkan penawaran, pengumuman pemenang, dan sebagainya, perlu informasikan/dimuat di portal e-procurement PLN. Dengan proses yang menggunakan DPT, dimana calon Penyedia sudah dinilai kualifikasinya, termasuk dilakukan due diligence untuk kemampuan teknisnya, maka dapat dikompetisikan penawaran mereka, dan diharapkan PLN dapat berbisnis dengan para Penyedia yang kompeten dan kredibel, dimana para Penyedia yang setara ini dikompetisikan untuk mendapatkan value for money bagi PLN. Aspek profesionalisme terkait erat dengan peran profesi pengadaan yang mampu melaksanakan proses pengadaan yang efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel, melalui peran strategis, taktis, maupun operasional, serta implementasi kategori pengadaan sesuai Supply Positioning Matrix. Profesionalisasi pengadaan dilakukan dan dipimpin oleh suatu Direktorat yang menangani pengadaan untuk keseluruhan portofolio pengadaan PLN. Termasuk profesionalisasi ini adalah penerapan Kode Perilaku yang ketat bagi seluruh insan PLN, tidak hanya untuk staf dari Direktorat yang menangani pengadaan, tetapi semua pihak di PLN, dalam kaitan dengan program PLN BERSIH. Aspek Akuntabilitas & Pengendalian adalah bagaimana struktur organisasi dan pembagian tugas memperjelas siapa pemilik business process, siapa risk owner, pembagian peran, tugas dan tanggung jawab antara Direktorat yang menangani pengadaan dan pejabat struktural didalamnya, maupun Pengguna Barang/Jasa dan Wakil Pengguna Barang/Jasa, serta peran Value for Money Committee, disamping peran Divisi Manajemen Risiko dan SPI. Dengan kejelasan peran tersebut, maka aspek pengendalian akan lebih mudah dilaksanakan.
51
Salah satu aspek pengendalian yang perlu dilakukan, terutama untuk pengadaan di Unit Induk, adalah adanya fungsi kepatuhan internal di Divisi Manajemen Risiko. Fungsi ini bertugas melakukan upaya preventif dan preemptif untuk memastikan sistem dan praktek pengadaan, serta tata kelola, dilakukan secara profesional, sebelum ditangani SPI. Pengendalian lainnya dapat dilakukan dengan mengimplementasikan konsep Probity Adviser dan Audit dalam proses pengadaan yang berpotensi menimbulkan kerugian kredibilitas bagi PLN.
Gambar 9.2 Mengurangi Risiko Penyimpangan
------ oOo -----
52
Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor: 0010.E/DIR/2016 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
PT PLN (PERSERO)
EDARAN DIREKSI PT PLN (PERSERO)
NOMOR : 0010.E/DIR/2016
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)
Sebagai tindaklanjut Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0620.K/DIR/2013 tanggal 3 Oktober 2013 tentang Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0527.K/DIR/2014 tanggal 31 Oktober 2014, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan barang/jasa maka perlu dilakukan penyempurnaan atas ketentuan Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero) yang ditetapkan dalam Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0003.E/DIR/2014 sebagaimana telah diubah dengan Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0014.E/DIR/2014, sehingga secara keseluruhan berbunyi sebagai berikut : BAB I KETENTUAN UMUM
1.1
1.2
Maksud dan tujuan 1.1.1
Meningkatkan efisiensi.
1.1.2
Mendukung penciptaan nilai tambah di BUMN.
1.1.3
Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
1.1.4
Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.
1.1.5
Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
1.1.6
Meningkatkan sinergi antar BUMN/Anak Perusahaan BUMN dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN.
Ruang Lingkup 1.2.1
Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana dari APLN.
1.2.2
Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana lainnya, yaitu dari Pinjaman/Hibah Luar Negeri dan/atau Pinjaman Dalam Negeri yang secara langsung diberikan ke PT PLN (Persero), sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman (guide lines).
1
1.3
Pengertian/Istilah 1.3.1
APLN adalah Anggaran PLN yang ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan oleh RUPS, termasuk anggaran untuk pekerjaan mendesak atau Keadaan Darurat (Emergency) yang belum ditetapkan di dalam RKAP.
1.3.2
Anak Perusahaan BUMN adalah: 1.3.2.1
Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh BUMN lain;
1.3.2.2
Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN minimum 90% (sembilan puluh persen).
1.3.3
Anak Perusahaan PLN adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh PLN.
1.3.4
Asuransi Pembangunan Proyek adalah asuransi yang menjamin atau memproteksi risiko kerugian yang mungkin timbul di lingkungan proyek pembangunan selama masa pelaksanaan pembangunan.
1.3.5
Asuransi Masa Operasi adalah asuransi yang menjamin atau memproteksi risiko kerugian yang mungkin timbul atas harta benda atau aset milik perusahaan pada masa operasi dan dimulai sejak proyek Commercial Operation Date (COD) atau proyek dioperasikan secara komersial.
1.3.6
Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian meliputi antara lain bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
1.3.7
Berita Acara Penyerahan Akhir/Final Acceptance Certificate (FAC) yaitu berita acara yang dibuat untuk menyatakan bahwa pekerjaan yang diperjanjikan telah selesai dilaksanakan dan setelahnya tidak ada lagi keterikatan pihak satu dengan lainnya kecuali ketentuan garansi barang yang lazim di pasaran.
1.3.8
Berita Acara Serah Terima Tahap Pertama adalah berita acara yang dibuat setelah fisik pekerjaan mencapai 100% (seratus persen).
1.3.9
Berita Acara Serah Terima Tahap Kedua adalah berita acara yang dibuat setelah masa pemeliharaan selesai.
1.3.10
Commercial Operation Date (COD) adalah tanggal yang telah disepakati oleh para pihak untuk mulai beroperasinya Aset Operasional secara komersial.
1.3.11
Consortium’s Leader Jasa Asuransi Aset Operasional adalah perusahaan asuransi yang ditunjuk oleh PLN melalui mekanisme pengadaan yang mewakili dan bersama-sama PLN telah berhasil melaksanakan seleksi International Re-insurance Broker yang mendapatkan backup Re-insurance Company, serta menjadi pemimpin diantara Consortium’s Member dalam penempatan risiko yang akan diasuransikan melalui mekanisme yang telah ditentukan.
2
1.3.12
Consortium’s Member Jasa Asuransi Aset Operasional adalah perusahaan asuransi yang telah dinyatakan lulus sebagai anggota konsorsium dan diikutsertakan dalam penutupan asuransi di PLN.
1.3.13
Daftar Penyedia Terseleksi yang selanjutnya disebut DPT adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus oleh PLN melalui mekanisme penilaian kualifikasi, ditetapkan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, yang dimutakhirkan secara periodik.
1.3.14
Dewan Komisaris yang selanjutnya disebut Dekom adalah organ PLN yang bertugas melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada Direksi.
1.3.15
Direksi adalah organ PLN yang terdiri dari anggota Direksi/Direktur yang bertanggungjawab penuh atas pengurusan PLN untuk kepentingan, tujuan dan mewakili kepentingan PLN.
1.3.16
Direksi Pekerjaan adalah wakil Pengguna mengendalikan pelaksanaan pekerjaan.
1.3.17
Direktur adalah Anggota dari Direksi yang membawahi Direktorat tertentu sesuai pembagian tugas yang ditetapkan oleh Rapat Direksi Perseroan.
1.3.18
Direksi Teknis adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk membantu Direksi Pekerjaan dalam pengawasan pekerjaan (misalnya Unit Enjiniring, Unit Penelitian dan Pengembangan, Unit Pemeliharaan Ketenagalistrikan, Unit Sertifikasi dan Unit Manajemen Konstruksi).
1.3.19
Dokumen Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan sebagai pedoman dalam Pelaksanaan dan Penilaian Kualifikasi.
1.3.20
Dokumen Aplikasi Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa berdasarkan Dokumen Kualifikasi sebagai pedoman dalam Penilaian Kualifikasi.
1.3.21
Dokumen Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan Korporat/Kantor Pusat/Unit Induk atas barang/jasa, lengkap dengan kuantitas atau volume, waktu kebutuhan atau waktu penyerahan, estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement bila diperlukan.
1.3.22
Dokumen Pelelangan atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)adalah dokumen yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh Calon Penyedia Barang/Jasa serta pedoman evaluasi penawaran oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
1.3.23
Dokumen Pengadaan adalah dokumen terkait dengan proses Pengadaan Barang/Jasa meliputi antara lain Dokumen Kualifikasi, Dokumen Aplikasi Kualifikasi, Dokumen Pelelangan/RKS, Pengumuman, Berita Acara-Berita Acara, Dokumen Penawaran, Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), Jaminan-jaminan, Contract Discussion Agreement (CDA), Perjanjian/Kontrak.
3
Barang/Jasa
untuk
1.3.24
Dokumen Penawaran adalah surat penawaran beserta seluruh dokumen lampirannya yang disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa.
1.3.25
Due Diligence adalah bagian dari Penilaian Kualifikasi untuk melakukan verifikasi langsung, lebih detail, dan komprehensif atas dokumen kualifikasi, kompetensi dan kemampuan usaha Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan aplikasi untuk kategori Leverage, Critical/Bottleneck, dan Strategis.
1.3.26
Eksportir/Importir/Shipping Company adalah badan usaha yang melakukan kegiatan ekspor/impor, baik secara langsung maupun tidak langsung, melakukan pengiriman dari Pabrikan sampai dengan tempat tujuan, sesuai model skema transaksi Incoterms.
1.3.27
e-Procurement PLN adalah sarana Pengadaan Barang/Jasa yang diproses secara elektronik, yang diakses melalui internet.
1.3.28
Excess Power adalah energi listrik yang merupakan kelebihan dari pembangkit tenaga listrik swasta yang sudah ada dan sudah beroperasi.
1.3.29
General Manager (GM) adalah Pejabat yang memiliki kewenangan dan membawahi suatu Unit Induk (Pembangunan, Pembangkit, Transmisi, Pengatur Beban, Distribusi, Wilayah dan Unit Penunjang) berdasarkan Keputusan Direksi.
1.3.30
Harga Perkiraan Engineering (HPE) adalah perhitungan estimasi biaya pokok produksi atau estimasi biaya pokok pekerjaan yang dihitung secara cermat dan professional.
1.3.31
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perhitungan harga perkiraan dari suatu barang/jasa yang dihitung berdasarkan estimasi biaya pokok produksi atau estimasi biaya pokok pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi ekonomi terkini dan faktor-faktor lain yang berfungsi untuk melihat kewajaran harga penawaran.
1.3.32
Incoterms adalah syarat dan ketentuan penyerahan barang komersial yang diatur oleh International Chamber of Commerce, dimana dideskripsikan kewajiban biaya dan risiko dari pembeli dan penjual.
1.3.33
International Re-insurance Broker adalah Perusahaan Broker Asuransi Internasional yang bertugas mencari back up dalam penempatan risiko PLN kepada Re-insurance Company (Perusahaan Reasuransi Dunia).
1.3.34
Invitation to Bid (ITB) adalah Metode permintaan penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya/TOR dapat dibuat secara jelas dan lengkap.
1.4.35
Jadwal Pengadaan Barang/Jasa adalah rincian waktu proses Pengadaan Barang/Jasa yang mencakup sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai dengan tahap penyelesaian pelaksanaan pekerjaan.
1.3.36
Jasa Konstruksi adalah layanan pelaksanaan pekerjaan konstruksi.
1.3.37
Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang dilaksanakan oleh perorangan atau badan usaha/lembaga.
4
1.3.38
Jasa Lainnya adalah layanan jasa selain Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi.
1.3.39
Joint Procurement adalah Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka yang diselenggarakan oleh satu Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa Pengguna Barang/Jasa lainnya.
1.3.40
Kantor Pusat adalah induk organisasi PLN yang membawahi Unit Induk.
1.3.41
Kebutuhan Rutin adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai rendah dan risiko suplai rendah dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.42
Kebutuhan Leverage adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai tinggi dan risiko suplai rendah dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.43
Kebutuhan Critical/Bottleneck adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai rendah dan risiko suplai tinggi dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.44
Kebutuhan Strategis adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai tinggi dan risiko suplai tinggi dalam Supply Positioning Matrix.
1.3.45
Klarifikasi adalah kegiatan meminta penjelasan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan kepada Penyedia Barang/Jasa atas substansi penawaran yang kurang jelas dalam rangka evaluasi penawaran.
1.3.46
Komite Direktur adalah komite yang dibentuk oleh Direksi untuk membantu pelaksanaan tugas Direksi agar lebih efisien dan efektif, yang terdiri dari beberapa Direktur yang diberi wewenang untuk dan atas nama Direksi mengambil keputusan di bidang-bidang tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
1.3.47
Kualifikasi adalah tingkat/kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha Penyedia Barang/Jasa.
1.3.48
Masa Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak adalah masa sejak ditandatanganinya Perjanjian/Kontrak sampai dengan berakhirnya jangka waktu yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.
1.3.49
Negosiasi adalah kegiatan untuk pembahasan aspek teknis, harga dan waktu pelaksanaan antara Pejabat Pelaksana Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa.
1.3.50
Pabrikan (manufacturer) adalah perusahaan yang membuat peralatan secara mandiri, dimana perusahaan tersebut memiliki peralatan untuk proses produksi dan pengendalian kualitas sendiri, termasuk Anak Perusahaan dari Pabrikan tersebut yang menjadi perwakilan tunggal di Indonesia/negara lain.
1.3.51
Pagu Anggaran (Budget Ceiling) adalah anggaran maksimal yang terdapat dalam RKAP yang dihitung secara profesional berdasarkan perkiraan biaya pekerjaan ditambah dengan perkiraan penyesuaian karena kondisi ekonomi.
5
1.3.52
Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan persekongkolan baik vertical atau horizontal, bertindak dengan penuh kehati-hatian sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.53
Pejabat Perencana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan bertanggung jawab dalam perencanaan Pengadaan Barang/Jasa atau pejabat struktural lainnya yang ditunjuk untuk melakukan perencanaan Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.54
Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa atau pejabat struktural lainnya yang ditunjuk untuk melakukan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.55
Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency) adalah pekerjaan yang sifatnya sangat mendesak, perlu segera ditangani/diselesaikan dan tidak dapat ditunda-tunda lagi berhubung terjadinya gangguan fisik/suplai/lainnya pada pembangkitan, transmisi, distribusi, instalasi, atau bangunan PLN lainnya untuk menghindarkan terjadinya peristiwa yang dapat mengancam jiwa manusia dan/atau kerugian PLN yang lebih besar dan/atau dapat merusak citra perusahaan, yang dinyatakan secara tertulis/justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan oleh Direksi/Komite Direktur/Direktur/GM/Manajer Unit Pelaksana sesuai dengan batasan kewenangan.
1.3.56
Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang, pengadaan jasa konstruksi termasuk pengadaan barang dan pemasangan (supply & erect), pengadaan jasa konsultansi, pengadaan khusus dan pengadaan jasa lainnya di PLN yang dibiayai dengan APLN atau yang dibiayai dengan sumber dana dari pinjaman/hibah luar negeri dan/atau pinjaman dalam negeri (Non APLN), sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman (guide lines).
1.3.57
Pengadaan Khusus adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan barang/jasa selain jasa konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya, antara lain pengadaan energi primer, pembelian tenaga listrik, sewa menyewa/sewa beli, sewa guna usaha (leasing), asuransi dan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain.
1.3.58
Pengawas Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk membantu Direksi Pekerjaan dalam mengawasi pekerjaan.
1.3.59
Pengguna Barang/Jasa adalah Direksi atau Pejabat struktural satu tingkat di bawah Direksi, atau Pejabat struktural di bawah GM yang diberi kuasa atau diberi pelimpahan wewenang berdasarkan Peraturan yang berlaku, yang menggunakan dan/atau menerima manfaat baik langsung maupun tidak langsung dari barang/jasa yang dihasilkan dari proses pengadaan barang/jasa.
1.3.60
Penilaian Kualifikasi adalah kegiatan untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha Penyedia Barang/Jasa.
6
1.3.61
Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Badan Usaha Milik Negara (BUMN), atau badan hukum publik lainnya, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), lembaga, konsorsium, Joint Operation, Koperasi, Firma, Commanditaire Vennotschap (CV), persekutuan perdata (Maatschap), badan usaha luar negeri dan/atau perorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.
1.3.62
Perjanjian/Kontrak adalah perikatan dalam bentuk tertulis antara Pengguna Barang/Jasa dengan Penyedia Barang/Jasa.
1.3.63
Perusahaan Asuransi Kerugian adalah suatu Badan Usaha yang bergerak dalam bidang Asuransi Kerugian Umum (bukan Asuransi Jiwa) antara lain asuransi property, asuransi kerusakan mesin, asuransi gangguan usaha, asuransi mobil, asuransi kebakaran, asuransi pengangkutan dan ijin usahanya adalah dalam bidang asuransi kerugian yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan dan/atau Otoritas Jasa Keuangan (OJK).
1.3.64
Perusahaan Terafiliasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN, atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.
1.3.65
Perusahaan Terafiliasi PLN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan PLN, gabungan Anak Perusahaan PLN, atau gabungan Anak Perusahaan PLN dengan PLN.
1.3.66
Perwakilan Penyedia Internasional adalah perwakilan dari pabrikan atau penyedia internasional yang berkedudukan di lndonesia/negara lain, yang dibuktikan dengan suatu dokumen kerja sama atau surat penunjukan dari Pabrikan/Penyedia Internasional.
1.3.67
PLN adalah Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara yang didirikan dengan Akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 169 Tahun 1994 beserta perubahannya.
1.3.68
Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa sebelum memasukkan penawaran.
1.3.69
Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa setelah memasukkan penawaran.
1.3.70
Production Sharing Contract (PSC) atau Kontrak Kerjasama Migas adalah Perjanjian/Kontrak yang dibuat antara badan pelaksana dengan badan usaha dan atau bentuk usaha tetap untuk melakukan kegiatan eksplorasi dan eksploitasi di bidang minyak dan gas bumi dengan prinsip bagi hasil.
1.3.71
Proses Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang mencakup sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai dengan tahap penyelesaian pelaksanaan pekerjaan.
7
1.3.72
PO (Purchase Order atau Surat Pesanan) adalah dokumen pembelian yang mendeskripsikan tipe, jenis, spesifikasi, jumlah dari barang yang akan dibeli, tempat dan waktu penyerahan, persyaratan pembayaran, serta syarat dan ketentuan lainnya.
1.3.73
Perencanaan Pengadaan adalah proses penyusunan kebutuhan pengadaan barang/jasa sesuai dengan portofolio Pengadaan Barang/Jasa PLN yang dibedakan antara Rutin, Leverage, Critical/Bottleneck dan Strategis dengan mempertimbangkan estimasi kualitas, kuantitas, waktu, tempat, tujuan sosial-ekonomi dan biaya, berdasarkan RKAP yang telah disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.
1.3.74
Re-insurance Company adalah Perusahaan Asuransi yang akan menanggung risiko dari Perusahaan Asuransi yang ditunjuk PLN dan dipilih berdasarkan rating dari Lembaga Pemeringkat Internasional yang diyakini dapat menjamin atau memproteksi risiko kerugian atas obyek yang dipertanggungkan.
1.3.75
Request for Proposals (RFP) adalah metode permintaan penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya/TOR tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran diumumkan.
1.3.76
Request for Quotations (RFQ) adalah metode permintaan penawaran untuk pengadaan yang bersifat kecil atau rutin dengan spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.
1.3.77
Riset Pasar adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa atau pekerjaan yang akan digunakan untuk membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa dan Perjanjian/Kontrak.
1.3.78
RUPS adalah Rapat Umum Pemegang Saham yang merupakan organ PLN dan mempunyai wewenang yang tidak dimiliki Direksi dan Dewan Komisaris.
1.3.79
Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa adalah tanda bukti pengakuan atas kompetensi dan kemampuan profesi di bidang Pengadaan Barang/Jasa yang diperoleh melalui ujian sertifikasi keahlian Pengadaan Barang/Jasa.
1.3.80
Sewa Guna Usaha (Leasing) adalah suatu transaksi pembiayaan untuk penyediaan barang modal secara sewa guna dengan hak opsi memiliki (Financial Lease) maupun sewa guna tanpa hak opsi memiliki (Operating Lease) antara pihak penyedia pembiayaan atau barang (Lessor) untuk digunakan oleh pihak yang membutuhkan pembiayaan atau barang (Lessee) selama jangka waktu tertentu dengan pembayaran secara berkala/bertahap.
1.3.81
Shortlist adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang didapat dari riset pasar yang diyakini mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang akan diadakan dan ditetapkan oleh Direksi atau Komite Direktur atau Direktur terkait.
1.3.82
Tahun Anggaran adalah kurun waktu 1 (satu) tahun takwim terhitung sejak tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember.
8
1.4
1.3.83
Tenaga Ahli adalah orang yang dianggap ahli untuk melaksanakan pekerjaan Jasa Konsultansi baik selaku konsultan perorangan maupun konsultan yang bekerja pada suatu badan usaha atau lembaga.
1.3.84
Total Cost of Ownership (TCOO) adalah biaya keseluruhan dari pembelian barang/jasa, tidak hanya merupakan harga awal yang ditawarkan (initial purchase price) tetapi merupakan biaya keseluruhan yang dapat terjadi selama umur ekonomis barang/jasa tersebut.
1.3.85
Unit Induk adalah unit organisasi satu tingkat dibawah Kantor Pusat yang melaksanakan kegiatan usaha tertentu sesuai dengan tujuan dan lapangan usaha PLN.
1.3.86
Value for Money Committee adalah fungsi yang melakukan kajian/analisa Value for Money terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa di PLN.
1.3.87
Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah pejabat struktural yang mewakili Pengguna Barang/Jasa dalam hal Pengadaan Barang/Jasa.
Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa di PLN wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1.4.1
Efisien Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan sumber daya seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.
1.4.2
Efektif Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
1.4.3
Kompetitif Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
1.4.4
Transparan Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat.
1.4.5
Adil dan wajar Memberikan perlakuan yang sama Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
9
bagi
semua
Calon
Penyedia
1.4.6
Akuntabel Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
1.5
Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa 1.5.1
Menyesuaikan dengan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan International Good Procurement Practices. Menyesuaikan ketentuan pengadaan PLN dengan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan International Good Procurement Practices, sehingga PLN sebagai badan usaha dapat melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif, agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel.
1.5.2
Meningkatkan nilai (value) PLN sebagai konsumen Meningkatkan nilai PLN sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan dan membuat strategi pengadaan barang/jasa yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar PLN.
1.5.3
Kemitraan, Berjangka Panjang dan Berkelanjutan Strategi Pengadaan PLN berbasis kemitraan, berjangka panjang dan berkelanjutan yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good practice yang berlaku, sehingga PLN akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja baik, dan beritikad baik untuk berbagi manfaat dan biaya secara terbuka.
1.5.4
Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa Meningkatkan sistem manajemen Penyedia Barang/Jasa yang memadai, melalui kualifikasi secara periodik dan daftar rekanan yang selalu dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga dapat dihindari penggunaan Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai kinerja buruk.
1.5.5
Mendorong Produksi Dalam Negeri Mendorong penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, dan perekayasaan nasional, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1.5.6
Mendorong sinergi BUMN, Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi BUMN Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN, dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha atau perekonomian.
10
1.6
Etika Pengadaan Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa, dan Value for Money Committee dan para pihak yang terkait dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa baik secara internal maupun eksternal, harus mematuhi etika sebagai berikut:
1.7
1.6.1
Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa.
1.6.2
Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan Dokumen Pelelangan/RKS yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
1.6.3
Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.
1.6.4
Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
1.6.5
Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) para pihak yang terkait dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, baik langsung maupun tidak langsung, yang merugikan kepentingan Pengguna Barang/Jasa.
1.6.6
Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Perusahaan dalam Pengadaan Barang/Jasa.
1.6.7
Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan.
1.6.8
Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.
Bantuan Hukum, Reward dan Punishment 1.7.1
Bantuan Hukum Dalam hal Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN, telah melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan prosedur dan Etika Pengadaan yang berlaku sebagaimana yang diatur dalam Edaran Direksi ini, namun terdapat tuntutan dan tetap dipermasalahkan secara hukum, maka kepada yang bersangkutan akan mendapatkan bantuan hukum dari PLN sesuai ketentuan Bantuan Hukum yang berlaku di PLN.
11
1.7.2
Reward Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dan pegawai lain di PLN yang terkait langsung dengan Pengadaan Barang/Jasa dapat diberikan insentif dan reward sesuai ketentuan yang berlaku di PLN.
1.7.3
Punishment Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa yang tidak sesuai dengan Prinsip Dasar Pengadaan, Etika Pengadaan dan Prosedur yang berlaku, maka akan dikenakan sanksi sesuai Peraturan Disiplin Pegawai PLN dan/atau sesuai dengan Peraturan Perundangundangan yang berlaku.
1.8
Pakta Integritas 1.8.1
Internal Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta Integritas. Untuk Direksi dan Pejabat Struktural yang pada saat diangkat dalam jabatan struktural tersebut telah menandatangani Pakta Integritas untuk menjalankan fungsi jabatannya maka Pejabat Struktural tersebut tidak perlu menandatangani Pakta Integritas terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa.
1.8.2
Eksternal Calon Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta Integritas.
1.9
Ijin Prinsip Direksi Sebelum Pengadaan dilaksanakan, GM wajib terlebih dahulu meminta Ijin Prinsip dari Direksi/Komite Direktur/Direktur sesuai batasan kewenangan yang diatur dalam ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN, dalam hal melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dibawah ini: 1.9.1
Pengadaan Barang/Jasa yang mempunyai kekhususan dan menggunakan teknologi baru yang belum pernah digunakan PLN; atau
1.9.2
Pengadaan Barang/Jasa yang bernilai di atas batas kewenangannya yang diatur dalam ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN yang berlaku; atau
1.9.3
Pengadaan Barang/Jasa yang pembayarannya menggunakan valuta asing kecuali ditentukan lain oleh Direksi.
12
BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA
2.1
Pengguna Barang/Jasa 2.1.1
Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab sebagai pihak yang membutuhkan dan menggunakan barang/jasa, menetapkan spesifikasi atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang jelas, memastikan volume kebutuhan, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan serta Manajemen Perjanjian/Kontrak.
2.1.2
Pengguna Barang/Jasa terdiri dari : 2.1.2.1
Pengguna Barang/Jasa Antara adalah Pengguna Barang/Jasa yang tidak menerima secara langsung manfaat atas barang/jasa yang diadakan.
2.1.2.2
Pengguna Barang/Jasa Akhir adalah Pengguna Barang/Jasa yang menerima secara langsung manfaat atas barang/jasa yang diadakan.
2.1.3
Pengguna Barang/Jasa dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa yang merupakan pejabat struktural di bawahnya.
2.1.4
Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangannya kepada Pejabat struktural dibawahnya sebagai Pengguna Barang/Jasa.
2.1.5
Tugas Pokok Pengguna Barang/Jasa: 2.1.5.1
Menentukan dan memastikan volume kebutuhan barang/jasa.
2.1.5.2
Memastikan ketersediaan anggaran.
2.1.5.3
Menetapkan dan mengesahkan:
2.1.5.4
a.
Dokumen Rencana Pengadaan.
b.
Dokumen Kualifikasi.
c.
Daftar Penyedia Terseleksi (DPT).
d.
Dokumen Pelelangan/RKS.
e.
HPS.
f.
Pemenang Penyedia Barang/Jasa.
Khusus untuk proses pengadaan di Kantor Pusat pengesahan Dokumen sebagaimana dimaksud pada angka 2.1.5.3 yang merupakan kewenangan Direksi sebagai Pengguna Barang/Jasa dapat ditetapkan dan disahkan sebagai berikut: a.
Dokumen Rencana Pengadaan oleh Direksi/Direktur terkait.
13
b.
Dokumen Kualifikasi oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani Perencanaan Pengadaan.
c.
Daftar Penyedia Terseleksi oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani tentang penyusunan DPT.
d.
Dokumen Pelelangan/RKS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang membawahi Pejabat Perencana Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala Divisi pada Direktorat terkait.
e.
Addendum Dokumen Pelelangan/RKS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang membawahi Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala Divisi yang membawahi Pejabat Perencana Pengadaan.
f.
HPS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani Pelaksanaan Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala Divisi pada Direktorat terkait.
g.
Pemenang Penyedia Barang/Jasa oleh Direksi/Direktur/ Kepala Satuan/Kepala Divisi berdasarkan batasan kewenangan.
2.1.5.5
Menyiapkan biaya-biaya Pengadaan Barang/Jasa.
2.1.5.6
Menetapkan biaya penggandaan Dokumen Pelelangan/RKS yang dapat dikenakan kepada calon Penyedia Barang/Jasa.
2.1.5.7
Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
2.1.5.8
Menandatangani Perjanjian/Kontrak dan perubahannya (bila ada) sesuai dengan ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN yang berlaku.
2.1.5.9
Menunjuk Direksi Pekerjaan dan/atau Pengawas Pekerjaan dan/atau Direksi Teknis (apabila diperlukan) dan dapat dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak.
2.1.5.10
Melakukan pemeriksaan dan penerimaan hasil pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, yang dalam pelaksanaannya Pengguna Barang/Jasa dapat membentuk Tim Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa.
2.1.5.11
Mempertanggungjawabkan segi administrasi, fisik, keuangan, dan fungsional atas pengadaan yang dilaksanakan.
2.1.5.12
Dalam hal mendukung kelancaran operasional Unit Pelaksana, Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangan kepada Manajer Unit Pelaksana untuk menjalankan fungsi perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Unit Pelaksana.
14
yang
diperlukan
untuk
kegiatan
2.2
2.3
Wakil Pengguna Barang/Jasa 2.2.1
Tugas Pokok Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah membantu Pengguna Barang/Jasa, melaksanakan Manajemen Perjanjian/Kontrak, dan melakukan evaluasi dan penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa.
2.2.2
Wakil Pengguna Barang/Jasa bekerjasama dengan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab untuk menyediakan informasi dan data yang diperlukan selama tahap perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan, pelaksanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa, danproses finalisasi Perjanjian/Kontrak di Kantor Pusat/Unit Induk.
2.2.3
Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat ditunjuk sebagai Direksi Pekerjaan atau Pengawas Pekerjaan atau Manajer Proyek.
2.2.4
Wakil Pengguna Barang/Jasa membuat laporan kepada Pengguna Barang/Jasa.
2.2.5
Wakil Pengguna Barang/Jasa bukan Pejabat yang karena sifat pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan, seperti Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.
Pejabat Perencana Pengadaan 2.3.1
Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk dilaksanakan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.
2.3.2
Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dilaksanakan oleh Pejabat Struktural yang ditunjuk oleh Direksi, sedangkan di Unit Induk ditunjuk oleh General Manager.
2.3.3
Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab kepada Atasan Langsung.
2.3.4
Tugas Pokok Pejabat Perencana Pengadaan: 2.3.4.1
Menyusun dan mengelola Daftar Penyedia Terseleksi (DPT).
2.3.4.2
Menyusun dan mengelola Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa.
2.3.4.3
Melaporkan hasil proses perencanaan pengadaan barang/jasa kepada Atasan Langsung untuk selanjutnya disampaikan kepada Value for Money Committee dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
2.3.4.4
Menyusun Dokumen Pelelangan Barang/Jasa atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, termasuk Addendum/Amandemen bila diperlukan.
2.3.4.5
Menyusun dan mengelola Harga Perkiraan Engineering (HPE).
15
2.4
2.3.4.6
Bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk pemutakhiran DPT.
2.3.4.7
Membantu Wakil Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan Manajemen Perjanjian/Kontrak.
2.3.5
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Perencana Pengadaan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN.
2.3.6
Pejabat Perencana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa.
2.3.7
Pejabat Perencana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan, antara lain Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.
2.3.8
Atasan Langsung Pejabat Perencana Pengadaan wajib memastikan proses perencanaan pengadaan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tersedianya dokumen terkait termasuk melakukan koordinasi dengan Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Commiittee dan/atau pejabat lainnya yang terkait dengan perencanaan pengadaan.
Pejabat Pelaksana Pengadaan 2.4.1
Fungsi Pelaksana Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk dilaksanakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
2.4.2
Fungsi Pelaksanaan Pengadaan di Kantor Pusat dilaksanakan oleh Pejabat Struktural yang ditunjuk oleh Direksi, sedangkan di Unit Induk ditunjuk oleh General Manager.
2.4.3
Pejabat Pelaksana Langsung.
2.4.4
Tugas Pokok Pejabat Pelaksana Pengadaan:
Pengadaan
bertanggung
jawab
kepada
Atasan
2.4.4.1
Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan.
2.4.4.2
Menyusun jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
2.4.4.3
Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk diusulkan penetapannya oleh Pengguna Barang/Jasa.
2.4.4.4
Melakukan proses pengumuman/undangan Penyedia Barang/Jasa.
2.4.4.5
Memastikan calon Penyedia Barang/Jasa yang akan diundang tidak termasuk dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN.
2.4.4.6
Menilai kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa dalam hal pengadaan melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.
16
kepada
Calon
2.4.4.7
Memberikan penjelasan pengadaan (Aanwijzing).
2.4.4.8
Melakukan evaluasi terhadap Dokumen Penawaran.
2.4.4.9
Melakukan klarifikasi kepada calon Penyedia Barang/Jasa baik yang DPT maupun non DPT, jika ada data atau hal-hal yang kurang jelas atau meragukan.
2.4.4.10
Melakukan negosiasi untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pelelangan Terbatas, Pelelangan Terbuka atau Penunjukan Langsung.
2.4.4.11
Melaporkan hasil proses pengadaan barang/jasa kepada Atasan Langsung selanjutnya untuk disampaikan kepada Value for Money Committee untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money Committee.
2.4.4.12
Mengusulkan calon pemenang (Penyedia Barang/Jasa) kepada Pengguna Barang/Jasa setelah mendapatkan rekomendasi dari Value for Money Committee.
2.4.4.13
Mengumumkan pemenang.
2.4.4.14
Menjawab sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa.
2.4.4.15
Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).
2.4.4.16
Melakukan diperlukan.
2.4.4.17
Menyiapkan Perjanjian/Kontrak.
2.4.4.18
Mendokumentasikan proses Pengadaan Barang/Jasa dengan tertib.
Contract
Discussion
Agreement
(CDA),
bila
2.4.4
Dalam menjalankan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN.
2.4.5
Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa.
2.4.6
Pejabat Pelaksana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan antara lain Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.
2.4.7
Atasan Langsung Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memastikan proses pengadaan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tersedianya dokumen terkait termasuk melakukan koordinasi dengan Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Committee dan/atau pejabat lainnya yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan.
17
2.5
Value for Money Committee 2.5.1
Prinsip value for money, adalah pengadaan yang mengutamakan hasil terbaik untuk PLN dalam jangka panjang, yang mempertimbangkan Total Cost of Ownership dan tidak selalu merupakan harga pembelian awal terendah, serta memenuhi unsur tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.
2.5.2
Tugas Pokok Value for Money Committee adalah: 2.5.2.1
Sebelum Proses Pengadaan Barang/Jasa Melakukan review dan rekomendasi atas strategi Pengadaan Barang/Jasa yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan untuk memastikan strategi pengadaan telah memenuhi prinsip value for money.
2.5.2.2
Setelah Proses Pengadaan Barang/Jasa Melakukan review dan rekomendasi atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk memastikan pelaksana pengadaan telah memenuhi prinsip value for money dan selanjutnya dilakukan penandatangan Perjanjian/Kontrak.
2.5.3
Fungsi Value for Money Committee dilaksanakan oleh: 2.5.3.1
2.5.3.2
Di Kantor Pusat a.
Komite Direksi untuk pengadaan yang memerlukan persetujuan Direksi.
b.
Gabungan Kepala Divisi/Kepala Satuan terkait dengan pengadaan barang/jasa sesuai tugas dan tanggung jawabnya serta batasan kewenangan.
Di Unit Induk Komite Manajer atau melalui Rapat Pimpinan. Dalam hal Pengguna Barang/Jasa melimpahkan kewenangannya kepada Unit Pelaksana dibawahnya, fungsi Value for Money Committee tetap di Kantor Induk.
2.5.4
Untuk menghindari terjadinya benturan kepentingan dalam pengambilan keputusan, maka anggota Value for Money Committee yang terkait langsung dengan proses Pengadaan Barang/Jasa tidak mempunyai hak untuk memutuskan.
2.5.5
Proses Pengadaan Barang/Jasa yang harus melalui review dan rekomendasi Value for Money Committee adalah Pengadaan Barang/Jasa yang masuk kategori kebutuhan Critical/Bottleneck, Strategis dan Leverage (tidak termasuk kategori kebutuhan Rutin) sesuai Supply Positioning Matrix.
18
2.6
Procurement Agent 2.6.1
Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dilakukan oleh pihak ketiga sebagai Procurement Agent yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa.
2.6.2
Justifikasi atas penunjukan Procurement Agent yang menjalankan tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money Committee.
2.6.3
Justifikasi sebagaimana dimaksud pada angka 2.6.2, antara lain adalah: 2.6.3.1
Mempunyai aspek Metode pengadaan yang spesifik/baru yang tidak di atur dalam Edaran ini dan Pejabat Pelaksana Pengadaan tidak mempunyai keahlian untuk menanganinya; atau
2.6.3.2
Adanya keterbatasan sumber daya internal PLN baik dari sisi jumlah ataupun keahlian; atau
2.6.3.3
Memberikan keuntungan bagi PLN.
2.6.4
Procurement Agent dapat berupa badan usaha berbentuk Badan Hukum nasional atau internasional, lembaga pemerintah dan non pemerintah, atau lembaga pendidikan yang mempunyai keahlian dalam bidang procurement.
2.6.5
Procurement Agent dipilih sesuai metode pengadaan yang berlaku.
2.6.6
Procurement Agent dapat memakai prosedur pengadaan internal mereka, setelah mendapat persetujuan Value for Money Committee.
19
BAB III DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA TERSELEKSI (DPT)
3.1
Maksud dan Tujuan Penggunaan DPT Adalah untuk mempercepat proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Jasa yang berkualitas dan sesuai kualifikasi. DPT digunakan untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilaksanakan melalui Pelelangan Terbatas.
3.2
Tugas dan tanggung jawab Penyusunan DPT Penyusunan DPT menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
3.3
Metode Penyusunan DPT 3.3.1
Melakukan Riset Pasar untuk mendapatkan data dan informasi Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai kualifikasi sesuai dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan. Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply Positioning Matrix yaitu: 3.3.1.1
Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia Barang/Jasa yang mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi.
3.3.1.2
Untuk kategori Leverage, Critical/Bottleneck, atau Strategis, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan analisis penuh terhadap pasar Penyedia Barang/Jasa, yang dikelompokkan ke dalam 6 (enam) kategori, yaitu struktur pasar, kompetisi, rantai suplai, barang/jasa pengganti, nilai (value) PLN sebagai konsumen dan faktor lingkungan luar sebagaimana diatur dalam Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero).
3.3.2
Menggunakan daftar Penyedia Barang/Jasa spesifik/khusus yang telah memiliki kualifikasi yang ditetapkan oleh Pemerintah/Asosiasi/Lembaga yang kredibel.
3.3.3
Melakukan Penilaian Kualifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa.
3.3.4
Dalam pelaksanaan angka 3.3.1, angka 3.3.2 dan angka 3.3.3 dapat dilakukan due diligence (uji tuntas) antara lain untuk pekerjaan yang bersifat: 3.3.4.1
Strategis atau Barang/Jasa yang bersifat spesifik, antara lain konstruksi atau pembelian tenaga listrik.
3.3.4.2
Jenis barang atau pekerjaan teknis tertentu, yang dibutuhkan secara reguler, seperti material distribusi utama yang akan diadakan dengan long term supply agreements, pemeliharaan oleh workshop.
20
3.4
3.5
3.6
3.3.4.3
Barang/Jasa yang mempunyai risiko tinggi.
3.3.4.4
Dampak Barang/Jasa tersebut sangat tinggi terhadap operasional PLN.
Sifat dan Jenis DPT 3.4.1
DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Unit Induk atau Pejabat Perencanaan di Kantor Pusat, untuk dipergunakan dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa setempat.
3.4.2
DPT Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor Pusat untuk dipergunakan dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara nasional.
Pengelolaan DPT 3.5.1
DPT berlaku dalam waktu 3 (tiga) tahun.
3.5.2
Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat dapat dilakukan setiap hari kerja, selanjutnya akan dilakukan penilaian kualifikasi dan dapat dilakukan due diligence sebelum dimasukkan di dalam DPT.
3.5.3
DPT harus dilakukan pemuktahiran secara berkala dan terus menerus antara lain berupa penambahan/pengurangan Calon Penyedia Barang/Jasa dalam daftar DPT, pemuktahiran data dan/atau kinerja Calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah terdaftar dalam DPT. Penambahan DPT dapat dilakukan apabila ada pendaftar baru yang dinyatakan lulus kualifikasi dan disahkan sebagai DPT oleh Pengguna Barang/Jasa, serta pengurangan DPT dapat dilakukan apabila dikenakan Backlist, masa berlaku DPT sudah berakhir, data kualifikasi tidak dimutakhirkan tanpa keterangan yang dapat dipertanggungjawabkan atau berkinerja buruk.
3.5.4
Untuk kategori pekerjaan Criticical/Bottleneck dan Strategis, setiap ada proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa harus dilakukan pemutakhiran kualifikasi teknis dan keuangan dari Calon Penyedia Barang/Jasa dalam DPT.
3.5.5
Untuk kategori Leverage yang signifikan, pada setiap proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan pemutakhiran kualifikasi teknis dan keuangan dari Calon Penyedia Barang/Jasa dalam DPT berdasarkan justifikasi Pejabat Perencana Pengadaan.
3.5.6
DPT memuat catatan Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam (Blacklist).
3.5.7
PLN dapat mengakui daftar hitam (Blacklist) dari lembaga yang mempunyai keterkaitan dengan bisnis PLN, atau perusahaan yang sejenis dengan usaha PLN, atau mempunyai kesamaan kepentingan dengan bisnis PLN.
Dokumen Kualifikasi: 3.6.1
Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Dokumen Kualifikasi yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
21
3.6.2
3.7
Dokumen Kualifikasi berisi sekurang-kurangnya : 3.6.2.1
Surat Pernyataan Minat Untuk Mengikuti Kualifikasi.
3.6.2.2
Penjelasan singkat mengenai ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan (scope of works), persyaratan kualifikasi minimum Penyedia Barang/Jasa, batas akhir pemasukan Dokumen Aplikasi Kualifikasi dan Metode Evaluasi Kualifikasi.
3.6.2.3
Formulir isian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.
Persyaratan Kualifikasi 3.7.1
3.7.2
Persyaratan Administrasi 3.7.1.1
Memiliki perijinan sesuai dengan bidang usahanya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3.7.1.2
Memiliki tempat kedudukan yang jelas.
3.7.1.3
Mempunyai kapasitas secara hukum.
3.7.1.4
Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau Direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana.
3.7.1.5
Direksi/Pengurus yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak masuk dalam daftar Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam (Blacklist).
3.7.1.6
Telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan melampirkan fotokopi bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan fotokopi Surat Setoran Pajak (SSP) PPh Pasal 29 atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan terakhir.
3.7.1.7
Dalam hal Penyedia Barang/Jasa berbentuk persekutuan usaha (partnership), maka Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai perjanjian kerjasama operasi/kemitraan yang memuat representasi persekutuan dan pihak yang mewakili persekutuan.
3.7.1.8
Khusus perusahaan asing yang akan ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa diwajibkan memenuhi persyaratan perijinan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
menandatangani
Perjanjian/Kontrak
Persyaratan Teknis 3.7.2.1
Memiliki kemampuan pada kategori pekerjaan yang sejenis atau setara yang dibuktikan dengan daftar pengalaman pekerjaan yang pernah dan atau sedang dilakukan, kecuali untuk pekerjaan yang hanya memerlukan teknologi sederhana, risiko kecil, biaya kecil dan tidak memerlukan keahlian khusus.
22
3.7.3
3.7.4
3.8
3.7.2.2
Mempunyai kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan termasuk pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3).
3.7.2.3
Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan atau pengalaman tertentu.
3.7.2.4
Sanggup memenuhi persyaratan penggunaan produksi dalam negeri sepanjang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Persyaratan Keuangan 3.7.3.1
Mempunyai kemampuan keuangan yang memadai yang didukung dengan laporan keuangan yang telah diaudit atau dapat berupa hasil rating atau pemeringkatan dari lembaga pemeringkat keuangan yang kredibel.
3.7.3.2
Untuk jenis dan/atau nilai pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa tertentu, harus memiliki surat keterangan dukungan keuangan/referensi dari Bank.
3.7.3.3
Untuk jenis pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa lainnya yang diutamakan bagi pelaku usaha mikro dan kecil, mempunyai kemampuan keuangan yang memadai yang didukung dengan laporan keuangan yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik atau disahkan oleh Pimpinan Perusahaan.
Dalam hal tertentu Pengguna Barang/Jasa dapat menentukan persyaratan kualifikasi lainnya untuk menjamin value for money yang terbaik bagi PLN.
Pelaksanaan Kualifikasi 3.8.1
Pengumuman kualifikasi dapat melalui papan pengumuman dan/atau surat kabar dan/atau portal e-Procurement PLN.
3.8.2
Penyedia Barang/Jasa mendaftar dengan cara yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.
3.8.3
Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Dokumen Aplikasi Kualifikasi yang berisi kelengkapan administrasi, teknis, dan keuangan sebelum batas waktu pemasukan yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.
3.8.4
Evaluasi kualifikasi dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan dapat dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa dan pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN, dan dilaksanakan sesuai dengan Metode evaluasi yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.
3.8.5
Dalam evaluasi kualifikasi dilarang menambah persyaratan kualifikasi di luar Dokumen Kualifikasi yang telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
23
3.8.6
Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Surat Pernyataan bermeterai cukup yang menyatakan kebenaran seluruh data dan informasi yang disampaikan di dalam formulir isian kualifikasi dan apabila ditemukan penipuan, pemalsuan atas data dan informasi yang disampaikan maka yang bersangkutan bersedia dikenakan sanksi digugurkan sebagai Calon Penyedia Barang/Jasa dan sanksi daftar hitam (Blacklist).
3.8.7
Bukti Sertifikasi yang dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi terakreditasi dapat dipergunakan sebagai indikasi kualifikasi dalam bidang tertentu, namun apabila diperlukan dapat dilakukan pengecekan terhadap kualifikasi tersebut sesuai prinsip substance over forms. Apabila Penyedia Barang/Jasa terbukti tidak mempunyai kecakapan secara substantif, maka PLN dapat mengabaikan Bukti Sertifikasi tersebut dan menyatakan Penyedia Barang/Jasa tidak memenuhi kualifikasi.
3.8.8
Pejabat Perencana Pengadaan dapat melakukan due diligence (uji tuntas) sebagai pembuktian kualifikasi, sebagai berikut: 3.8.8.1
Wawancara dengan pihak manajemen Penyedia Barang/Jasa, pihak yang ditunjuk manajemen Penyedia Barang/Jasa, serta pihak terkait lainnya sehubungan dengan kualifikasi yang hendak diteliti.
3.8.8.2
Kunjungan ke lokasi (site visit).
3.8.8.3
Konfirmasi silang dengan perusahaan dan/atau lembaga dan/atau organisasi profesi dan/atau organisasi lainnya yang mengetahui kualifikasi dan dokumen yang hendak diteliti.
3.8.9
Pejabat Perencana Pengadaan menyusun dan melaporkan hasil penilaian kualifikasi kepada Atasan Langsung. Atasan Langsung mengkoordinasikan tindak lanjut hasil penilaian kualifikasi kepada Pengguna Barang/Jasa termasuk bila diperlukan kepada Value for Money Committee untuk proses penetapan DPT.
3.8.10
Setelah adanya pengesahan DPT oleh Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan atau Atasan Langsung Pejabat Perencana Pengadaan mengumumkan hasil penilaian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.
3.8.11
Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan masa sanggah yang mencukupi atas hasil kualifikasi setelah tanggal pengumuman hasil penilaian kualifikasi.
3.8.12
Sanggahan yang diterima adalah sanggahan yang disampaikan oleh peserta penilaian kualifikasi dan ditujukan kepada Pejabat Perencana Pengadaan serta hanya untuk ketidaksesuaian dengan Dokumen Kualifikasi.
3.8.13
Jawaban sanggahan diberikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan Pejabat Perencana Pengadaan dalam Dokumen Kualifikasi dan bersifat final.
3.8.14
Sanggahan yang setelah diperiksa tidak benar, akan menjadi catatan itikad tidak baik bagi penyanggah.
24
3.8.15
3.9
Penyedia Barang/Jasa harus lulus tahap Penilaian Kualifikasi untuk dimasukkan dalam DPT dan diterbitkan Surat Tanda DPT yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
Kondisi Belum Tersedia DPT 3.9.1
Dalam hal untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang belum mempunyai DPT, dapat dilakukan melalui Metode Pelelangan Terbuka dengan Prakualifikasi atau Pascakualifikasi, dengan persyaratan kualifikasi sebagaimana diatur pada Angka 3.7.
3.9.2
Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus prakualifikasi atau pascakualifikasi sebagaimana tersebut pada angka 3.9.1 selanjutnya dapat dimasukkan dalam DPT.
3.9.3
Pengadaan barang dan/atau jasa yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi yang belum pernah digunakan di PLN namun mempunyai pasar Penyedia yang telah mapan (terbukti/proven) atau pengadaan barang/jasa tertentu yang ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa, dapat dilakukan dengan menggunakan Shortlist. Shortlist disusun berdasarkan riset pasar yang mencukupi, memenuhi kriteria tertentu dan ditetapkan oleh Direksi/Komite Direktur/Direktur terkait. Shortlist yang telah digunakan dalam pelelangan dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
25
BAB IV PROSES PENGADAAN BARANG/JASA
4.1
Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa 4.1.1
Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa 4.1.1.1
Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat a.
Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan Korporat atas barang dan jasa, yang disusun dengan portofolio pengadaan PLN dan membedakan antara Rutin, Leverage, Critical/Bottleneck dan Strategis, beserta strategi masing-masing, estimasi kuantitas, estimasi nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi anggaran, dan target secara korporat.
b.
Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat menjadi tanggung jawab Pejabat Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat untuk mengkoordinasikan seluruh perencanaan kebutuhan pengadaan barang dan jasa PLN, baik yang dibutuhkan di Kantor Pusat maupun Unit Induk.
c.
Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat disusun berdasarkan RKAP dan/atau RUPTL, yang pelaksanaannya dilakukan secara periodik sesuai siklus perencanaan PLN, baik dalam 1 (satu) tahun kalender atau gabungan beberapa tahun kalender.
d.
Proses Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat, meliputi antara lain: 1)
Melakukan kajian atas portofolio pengadaan barang/jasa (kategori dan standardisasi barang/jasa, seperti energi primer, material distribusi utama, material transmisi utama, dan sebagainya).
2)
Melakukan identifikasi kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan Supply Positioning Matrix untuk menetapkan strategi pengadaan barang/jasa.
3)
Membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa sesuai portofolio pengadaan barang/jasa.
4)
Melakukan kajian risiko Pengadaan Barang/Jasa dibantu oleh fungsi Manajemen Risiko dan Kepatuhan.
5)
Memastikan bahwa secara umum Pengadaan Barang/Jasa dilakukan secara efisien.
26
6)
4.1.1.2
Meminta rekomendasi Value for Committee atas hasil perencanaan.
Money
Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan Unit Induk a.
Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan Unit Induk adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan Kantor Pusat dan Unit Induk PLN atas barang dan jasa, lengkap dengan kuantitas/volume, waktu kebutuhan/ waktu penyerahan, estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement/ sentralisasi/desentrsasi.
b.
Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun berdasarkan RKAP dan/atau RUPTL dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.
c.
Tujuan Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan Unit Induk adalah untuk: 1)
Mendapatkan proses pengadaan yang terkoordinasi dan terintegrasi, baik yang dikonsolidasikan di Direktorat yang menangani Pengadaan di Kantor Pusat atau didelegasikan ke Unit Induk, atau didesentralisasikan ke Unit Induk dan Unit Pelaksana di bawahnya.
2)
Mendapatkan proses Pengadaan Barang/Jasa yang sesuai dengan kaidah dan prinsip Pengadaan Barang/Jasa serta mendapatkan barang/jasa yang berkualitas.
d.
Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa dilakukan di masing-masing Divisi/Satuan di Kantor Pusat dan Unit Induk.
e.
Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun dalam setiap periode 1 (satu) tahun anggaran.
f.
Dalam hal efisiensi Rencana Pengadaan Barang/Jasa dapat disusun dalam jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun anggaran dengan Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang.
g.
Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan Unit Induk menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa di masingmasing Divisi/Satuan dan Unit Induk.
27
h.
Dalam hal Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang dikonsolidasikan, proses perencanaan dipimpin oleh Pejabat Perencana Pengadaan Kantor Pusat bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa dan fungsi perencanaan Unit Induk.
i.
Divisi/Satuan Kantor Pusat dapat melakukan supervisi dalam hal Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang didesentralisasi ke Unit Induk.
j.
Proses penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan Unit Induk, meliputi:
k.
4.1.1.3
1)
Melakukan identifikasi dan kajian kebutuhan barang/jasa meliputi kelengkapan spesifikasi, TOR/KAK, kepastian dan ketersediaan anggaran, ruang lingkup pekerjaan, kepastian kuantitas/volume, waktu penyerahan/kebutuhan serta kajian risiko.
2)
Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat (pemaketan/grouping/joint procurement dan metode pengadaan), termasuk rencana pengadaan yang ditangani bersama oleh Direktorat yang menangani pengadaan, dengan memperhitungkan potensi konsolidasi dan skala ekonomi berdasarkan Rencana Pengadaan Korporat.
3)
Melakukan pemutakhiran atas riset pasar.
4)
Meminta review dan rekomendasi Value for Money Committee atas hasil perencanaan.
Dalam hal untuk mendukung kelancaran operasional Unit Pelaksana maka perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Unit Pelaksana dapat dilimpahkan kepada Manajer Unit Pelaksana.
Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah : a.
Dokumen Rencana Pengadaan Korporat.
b.
Dokumen Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk.
4.1.1.4
Dokumen Rencana Pengadaan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa setelah melalui review dan rekomendasi Value for Money Committee.
4.1.1.5
Perubahan Dokumen Rencana Pengadaan dituangkan dalam revisi Dokumen Rencana Pengadaan yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa setelah melalui review dan rekomendasi Value for Money Committee.
28
4.1.2
Dokumen Pelelangan/RKS. 4.1.2.1
Dokumen Pelelangan/RKS disusun berdasarkan Dokumen Rencana Pengadaan yang telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.1.2.2
Penyiapan Dokumen Pelelangan/RKS merupakan tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan yang dalam pelaksanaannya dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa atau pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.1.2.3
Dokumen Pelelangan/RKS antara lain terdiri dari: a.
Dokumen Pelelangan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya antara lain terdiri dari: 1)
Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa, yang sekurang-kurangnya terdiri dari: a)
Gambaran Umum yang meliputi antara lain lingkup pekerjaan dan sumber dana.
b)
Persyaratan dipenuhi.
c)
Hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran pada saat evaluasi administrasi.
d)
Kerangka penyusunan penawaran teknis berikut uraian singkat tiap butir dalam kerangka tersebut.
e)
Kerangka dan format penyusunan penawaran biaya berikut hal-hal yang dapat atau tidak dapat dibiayai.
f)
Tata cara penilaian administrasi, penawaran teknis dan penawaran biaya.
g)
Kriteria, batasan nilai dan formula dari penilaian teknis dan/atau penawaran biaya.
h)
Jadwal Pengadaan.
administrasi
yang
2)
Data Pengadaan (apabila diperlukan).
3)
Surat Penawaran.
4)
Jenis Perjanjian/Kontrak.
5)
Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.
29
harus
b.
6)
Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
7)
Spesifikasi teknis.
8)
Gambar-gambar (apabila diperlukan).
9)
Daftar kuantitas Quantity (BoQ).
10)
Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan (apabila dipersyaratkan).
volume
pekerjaan/Bill
of
Dokumen Pelelangan Jasa Konsultansi antara lain terdiri dari: 1)
Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa terdiri dari: a)
Gambaran Umum yang meliputi antara lain lingkup pekerjaan dan sumber dana.
b)
Persyaratan dipenuhi.
c)
Hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran pada saat evaluasi administrasi
d)
Kerangka penyusunan penawaran teknis berikut uraian singkat tiap butir dalam kerangka tersebut.
e)
Kerangka dan format penyusunan penawaran biaya berikut hal-hal yang dapat atau tidak dapat dibiayai.
f)
Tata cara penilaian administrasi, penawaran teknis dan penawaran biaya.
g)
Kriteria, batasan nilai dan formula dari penilaian teknis dan/atau penawaran biaya.
h)
Jadwal Pengadaan.
administrasi
yang
2)
Data Pendukung (apabila diperlukan).
3)
Surat Penawaran.
4)
Jenis Perjanjian/Kontrak.
5)
Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.
6)
Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
30
harus
7)
8) 4.1.2.4
4.1.3
Term of Reference (TOR)/Kerangka Acuan Kerja (KAK), yang memuat antara lain: a)
Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal sumber pendanaan, nama dan organisasi Pengguna Barang/Jasa.
b)
Data penunjang berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan, antara lain data dasar, standar teknis, studi-studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan peraturan perundangundangan yang harus digunakan.
c)
Lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang akan dihasilkan, peralatan dan material yang disediakan oleh Pengguna Barang/Jasa serta peralatan dan material yang harus disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa, lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada Penyedia Barang/Jasa, perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan, kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa, perkiraan keseluruhan tenaga ahli/tenaga pendukung yang diperlukan dan jadwal setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan.
d)
Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan (antara lain laporan pendahuluan laporan bulan dan laporan akhir).
Gambar-gambar (apabila diperlukan).
Proses penyusunan Dokumen Pelelangan/RKS berpedoman pada Edaran ini dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, dengan Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa tetap mengacu pada Dokumen Pelelangan/RKS yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 4.1.3.1
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disusun berdasarkan Dokumen Rencana Pengadaan dan Dokumen Pelelangan/RKS.
4.1.3.2
HPS merupakan alat untuk melihat kewajaran harga penawaran dan tidak wajib diumumkan serta tidak dapat dijadikan dasar sebagai satu-satunya penggugur penawaran.
31
4.1.3.3
HPS dibuat oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.1.3.4
HPS disusun secara cermat dan profesional menggunakan data/referensi, antara lain :
dengan
a.
Harga Perkiraan Engineering (HPE).
b.
Dokumen Pelelangan (Spesifikasi/Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)/Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Reference (TOR) atau Syarat Penawaran/ Syarat Perjanjian/Kontrak).
c.
Harga pasar setempat.
d.
Harga Perjanjian/Kontrak untuk barang atau pekerjaan sejenis yang sedang atau telah dilaksanakan.
e.
Analisa harga satuan pekerjaan.
f.
Daftar harga dan tarif dari instansi yang berwenang.
g.
Informasi yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS) atau media cetak dan elektronik lainnya atau instansi yang berwenang.
h.
Daftar harga/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh asosiasi pabrikan/agen tunggal atau instansi lain yang berwenang, baik pusat maupun daerah.
i.
Untuk barang yang mengandung unsur komponen impor diperhitungkan antara lain fluktuasi nilai tukar mata uang asing dari negara asal terhadap Rupiah dan/atau LME (London Metal Exchange) rate dan/atau Harga Minyak Dunia serta bea masuk.
4.1.3.5
Harga Perkiraan Engineering disusun oleh Pejabat Perencana Pengadaan secara cermat dan professional.
4.1.3.6
Komponen biaya dan analisa perhitungan HPE harus selalu dimutakhirkan sebagai data/referensi dalam penyusunan HPS.
4.1.3.7
HPS disusun wajib memperhitungkan: a.
Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan bea masuk sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b.
Risiko, Overhead Cost dan Keuntungan (ROK) yang wajar bagi Penyedia Barang/Jasa, sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan yang dilakukan dan besarnya risiko, yang besarnya maksimum 10% (sepuluh persen), kecuali ditentukan lain oleh Pengguna Barang/Jasa berdasarkan rekomendasi Value for Money Committee.
32
c.
Dalam hal HPE sudah memperhitungkan ROK, maka HPS tidak lagi memasukan unsur ROK.
d.
HPS tidak boleh memasukan biaya tak terduga (contingency), biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan (PPh).
4.1.3.8
Nilai HPS maksimal sama dengan pagu anggaran dalam RKAP.
4.1.3.9
Dalam menyusun HPS untuk Pekerjaan Jasa Konsultansi, Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib: a.
Mempelajari dan memahami Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Reference (TOR) termasuk syarat Perjanjian/Kontrak
b.
Mempelajari dan mengumpulkan informasi/data-data mengenai kondisi lapangan.
c.
Mempelajari pekerjaan.
d.
Menetapkan jumlah kualifikasi tenaga ahli, tenaga teknis serta tenaga pendukung lainnya termasuk jadwal penugasan masing-masing personil, fasilitas/peralatan yang diperlukan dan lain-lain.
e.
Mempelajari dan mempertimbangkan ketentuanketentuan yang dikeluarkan oleh Instansi yang berwenang.
f.
Menghitung Biaya Langsung Personil (remuneration) dan Biaya Langsung Non Personil (direct cost) :
program
dan
jadwal
pelaksanaan
1)
Biaya Langsung Personil meliputi pembayaran, teknisi dan tenaga penunjang. Biaya langsung personil bagi masing-masing tenaga ahli dihitung berdasarkan satuan waktu tertentu (bulan, minggu, hari, jam) dikaitkan dengan rate yang berdasarkan harga pasar dan/atau berdasarkan gaji dasar dan/atau Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan sesuai dengan tahun pengalaman profesional yang ditetapkan dalam KAK/TOR, dan
2)
Biaya Langsung Non Personil meliputi segala biaya yang langsung berkaitan menunjang pelaksanaan tugas konsultan, antara lain pengadaan/sewa kantor, sewa kendaraan, sewa rumah, biaya perjalanan dinas, biaya pelaporan, biaya komunikasi dan lain-lain, dengan mengacu kepada rate/tarif harga pasar setempat dan/atau tarif/harga satuan Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan.
33
g.
4.2
Menghitung harga total pekerjaan termasuk PPN sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Metode Pengadaan Barang/Jasa 4.2.1
Pelelangan Terbatas 4.2.1.1
Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia Barang/Jasa yang terdapat dalam DPT atau Shortlist yang telah ditetapkan oleh Direksi/Komite Direktur/Direktur terkait.
4.2.1.2
Pelelangan Terbatas dapat berupa pelelangan internasional, nasional, dan lokal.
4.2.1.3
Pelelangan Terbatas sepanjang telah tersusun DPT merupakan strategi utama Pengadaan Barang/Jasa.
4.2.1.4
Tahapan Pelelangan Terbatas: a.
Undangan.
b.
Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
c.
Pemberian Penjelasan.
d.
Pemasukan Dokumen Penawaran.
e.
Pembukaan Dokumen Penawaran.
f.
Evaluasi Dokumen Penawaran.
g.
Klarifikasi dan Negosiasi.
h.
Usulan penetapan pemenang.
i.
Penetapan Pemenang.
j.
Pengumuman Pemenang.
k.
Sanggah.
l.
Jawaban Sanggah (apabila ada).
m.
Sanggah Banding (apabila ada).
n.
Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
o.
Penunjukan Pemenang.
p.
Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
q.
Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
r.
Perjanjian/Kontrak.
34
4.2.2
Pelelangan Terbuka 4.2.2.1
Pelelangan Terbuka dilakukan dengan cara mengundang Penyedia Barang/Jasa, yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun pascakualifikasi, untuk mengikuti pelelangan.
4.2.2.2
Pelelangan Terbuka dapat berupa pelelangan internasional, nasional, dan lokal.
4.2.2.3
Tahapan Pelelangan Terbuka: a.
Metode Pelelangan Terbuka Dengan Prakualifikasi: 1)
Pengumuman dan undangan kualifikasi.
2)
Pendaftaran Kualifikasi.
3)
Pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi.
4)
Pembuktian Kualifikasi.
5)
Penetapan hasil kualifikasi.
6)
Pengumuman hasil kualifikasi.
7)
Sanggahan kualifikasi.
8)
Daftar Calon Penyedia yang lulus kualifikasi
9)
Undangan Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus kualifikasi.
10)
Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.
11)
Pemberian Penjelasan.
12)
Pemasukan Dokumen Penawaran.
13)
Pembukaan Dokumen Penawaran.
14)
Evaluasi Dokumen Penawaran.
15)
Klarifikasi dan Negosiasi.
16)
Usulan penetapan pemenang.
17)
Penetapan Pemenang.
18)
Pengumuman Pemenang.
19)
Sanggah.
35
dan
pengambilan
Dokumen
b.
20)
Jawaban Sanggah (apabila ada).
21)
Sanggah Banding (apabila ada).
22)
Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
23)
Penunjukan Pemenang.
24)
Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
25)
Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
26)
Perjanjian/Kontrak.
Metode Pelelangan Terbuka Dengan Pascakualifikasi: 1)
Pengumuman pelelangan.
2)
Pendaftaran dan Pelelangan/RKS.
3)
Pemberian Penjelasan.
4)
Pemasukan Dokumen Penawaran.
5)
Pembukaan Dokumen Penawaran.
6)
Evaluasi Dokumen Penawaran.
7)
Pembuktian Kualifikasi.
8)
Klarifikasi dan Negosiasi.
9)
Usulan penetapan pemenang.
10)
Penetapan Pemenang.
11)
Pengumuman Pemenang.
12)
Sanggah.
13)
Jawaban Sanggah (apabila ada).
14)
Sanggah Banding (apabila ada).
15)
Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).
16)
Penunjukan Pemenang.
17)
Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.
36
pengambilan
Dokumen
c.
4.2.3
18)
Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
19)
Perjanjian/Kontrak.
Pembuktian kualifikasi dapat dilakukan terhadap semua calon Penyedia Barang/Jasa atau terhadap calon Penyedia Barang/Jasa yang akan diusulkan sebagai pemenang dan pemenang cadangan, yaitu dilakukan verifikasi terhadap semua data dan informasi yang ada dalam penawaran untuk memastikan kebenarannya dan jika diperlukan dapat dilakukan due diligence.
Pengecualian Dari Kompetisi 4.2.3.1
Penunjukan Langsung a.
Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa, berdasarkan Riset Pasar, Due Diligence atau dari DPT.
b.
Penunjukan Langsung Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya dapat dilakukan dalam hal: 1)
Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya yang akan diadakan bersifat spesifik hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang mampu melaksanakan dan/atau mengaplikasikannya, yaitu pabrikan, atau agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui pedagang perantara (broker)/distributor;
2)
Pengadaan barang spesifik yang tak dapat digantikan oleh produk lain atau tidak kompatibel. Pengadaan barang spesifik harus memenuhi syarat sebagai berikut : Penyedia Barang/Jasa harus merupakan pabrikan (engine maker dan/atau primary manufacturer) atau agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui pedagang perantara (broker)/ distributor;
3)
Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency) dan/atau pemberian bantuan untuk Bencana Alam dan/atau untuk Corporate Social Responsibility (CSR);
4)
Pemeliharaan unit pembangkit dalam bentuk jangka panjang/LTSA (Long Term Service/Supply Agreement), dapat termasuk pengadaan suku cadang dan/atau suku cadang spesifik langsung dari Pabrikan;
37
5)
Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya;
6)
Penunjukan berulang (repeat order) dilakukan dalam hal:
7)
a)
Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan Pelelangan Terbatas/ Pelelangan Terbuka/Penunjukan Langsung dengan metode Open Book terhadap barang yang secara terus menerus dibutuhkan sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas barang sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa;
b)
Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan Pelelangan Terbatas/ Pelelangan Terbuka terhadap jasa lainnya yang secara terus menerus dibutuhkan sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, hanya dapat dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut; atau
c)
Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan Pelelangan Terbatas/ Pelelangan Terbuka dan Perjanjian/ Kontraknya Jangka Panjang, terhadap jasa lainnya yang terus menerus dibutuhkan sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, dapat dilakukan 1 (satu) kali dengan jangka waktu maksimal sama dengan Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang sebelumnya.
Penyedia Barang/Jasa adalah Anak Perusahaan PLN atau Perusahaan Terafiliasi PLN yang memiliki kekhususan bidang usaha dengan tujuan sebagai berikut : a)
38
Untuk mengamankan pasokan bahan bakar maksimal 20% (dua puluh persen) dari total kebutuhan;
b)
Untuk menjaga keandalan sistem operasi pemeliharaan pembangkit, transmisi dan distribusi;
c)
Untuk pengamanan ketenagalistrikan;
d)
Untuk mengoptimalkan pemanfaatan aset ketenagalistrikan untuk kepentingan telekomunikasi, multimedia dan informasi;
e)
Untuk pengamanan layanan jasa engineering untuk optimalisasi investasi dan operasi sistem ketenagalistrikan dengan batas maksimal 50% (lima puluh persen) dari total kebutuhan dalam 1 (satu) tahun anggaran;
f)
Untuk pengamanan jasa transportasi bahan bakar; atau
g)
Untuk pengamanan pendapatan;
penyediaan
8)
Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, dan/atau usaha kecil dan mikro, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan dalam peraturan sektoral;
9)
Penunjukan Langsung kepada Penyedia Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada angka 4.2.3.1 huruf b angka 8), diprioritaskan kepada Anak Perusahaan PLN atau Perusahaan Terafiliasi PLN; atau
10)
Penyelenggara fasilitas pemeliharaan kesehatan bagi pegawai dan keluarga yang ditanggung, termasuk tetapi tidak terbatas pada rumah sakit, klinik, dokter, apotek, dan laboratorium;
11)
Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai Pengadaan tertentu akan ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris.
39
c.
Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka 4.2.3.1 huruf b diatas harus melalui persetujuan Direksi terlebih dahulu.
d.
Penunjukan Langsung dilakukan dalam hal:
Jasa
Konsultansi
dapat
1)
Jasa yang akan diadakan bersifat spesifik hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada 1 (satu) Calon Penyedia Jasa Konsultansi yang mampu mengaplikasikannya;
2)
Pekerjaan Keadaan Darurat (emergency);
3)
Pengadaan jasa hukum terdiri dari:
4)
a)
Konsultansi hukum untuk operasional bisnis PLN, termasuk tetapi tidak terbatas pada konsultansi untuk perundingan Perjanjian/Kontrak, penyusunan atau pelaksanaan peraturan perusahaan maupun peraturan perundang-undangan.
b)
Bantuan hukum oleh advokat/lawyer dalam rangka membela/melindungi hak-hak hukum dan kepentingan hukum PLN (termasuk didalamnya hak-hak hukum dan kepentingan hukum Direksi/Mantan Direksi, Dekom/Mantan Dekom atau Pegawai/Pensiunan yang sematamata menjalankan tugas dan/atau tindakan untuk kepentingan PLN) terkait masalah hukum yang dialami PLN, termasuk tetapi tidak terbatas pada hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara, Persaingan Usaha, Hubungan Industrial, Arbitrase, Sengketa Konsumen.
c)
Notaris/Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)
Pekerjaan penelitian/studi/pemrosesan data/ gabungan ketiga kegiatan tersebut (contoh: Amdal) yang dilakukan oleh Lembaga Perguruan Tinggi Negeri, Lembaga Afiliasi Perguruan Tinggi Negeri dan Lembaga Pemerintah;
40
5)
Penasehat ahli Direksi yang melakukan suatu bidang pekerjaan yang bersifat khusus seperti penasehat hukum korporat, accounting, pajak atau bidang khusus lainnya yang ditentukan oleh Direksi;
6)
Penunjukan berulang (repeat order) terhadap Penyedia Jasa konsultansi non konstruksi yang telah memenangkan Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa;
7)
Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya;
8)
Penyedia jasa adalah BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN, atau Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan dari BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, dan/atau usaha kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan dalam peraturan sektoral;
9)
Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 4.2.3.1 huruf d angka 8), diprioritaskan kepada Anak Perusahaan PLN atau Perusahaan Terafiliasi PLN; atau
10)
Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai Pengadaan tertentu akan ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris.
e
Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka 4.2.3.1 huruf d diatas harus melalui persetujuan Direksi terlebih dahulu.
f.
Pihak yang memberikan jasa konsultansi tidak boleh terlibat menjadi pelaksana dari pekerjaan yang menjadi obyek konsultansi.
g.
Tahapan Penunjukan Langsung:
41
h.
1)
Undangan kepada Penyedia Barang/Jasa yang akan ditunjuk disertai dengan Dokumen Pelelangan/RKS.
2)
Dalam hal Penyedia Barang/Jasa yang diundang tidak masuk DPT, maka Penyedia Barang/Jasa menyampaikan Dokumen Kualifikasi kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk dilakukan evaluasi.
3)
Pemberian penjelasan.
4)
Pemasukan Dokumen Penawaran langsung dalam 1 (satu) sampul.
5)
Pembukaan Dokumen Penawaran.
6)
Melakukan evaluasi penawaran meliputi klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga, yang dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi.
7)
Penetapan Penyedia Barang/Jasa.
8)
Surat Penunjukan (SPPBJ).
9)
Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).
10)
Perjanjian/Kontrak.
Penyedia
Tahapan Penunjukan Langsung Dalam Keadaan Darurat
secara
Barang/Jasa
Untuk
Pekerjaan
1)
Pengguna Barang/Jasa dapat menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), setelah ada pernyataan keadaan darurat dari Direksi/Direktur terkait/GM/Manajer Unit Pelaksana sesuai dengan batasan kewenangan.
2)
Opname pekerjaan di lapangan dilakukan bersama antara Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa, sementara proses dan administrasi pengadaan dapat dilakukan secara simultan.
3)
Perhitungan biaya Perjanjian/Kontrak berdasarkan harga satuan sejenis dari Perjanjian/Kontrak yang ada dan perkiraan volume dari pekerjaan yang akan dilaksanakan.
4)
Perjanjian/Kontrak.
42
4.2.3.2
Pengadaan Langsung a.
4.2.3.3
Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di pasaran untuk memenuhi kebutuhan operasional yang diyakini bahwa harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar, berteknologi sederhana dan berisiko kecil dengan nilai maksimal : 1)
Di Kantor Pusat Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
2)
Di Unit Induk Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah).
b.
Pengadaan Langsung untuk barang/jasa yang bernilai sampai dengan Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dapat dibuktikan dengan kuitansi, dan di atas Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dengan Surat Perintah Kerja (SPK)/Perjanjian/Kontrak.
c.
Dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa, Pejabat Pelaksana Pengadaan telah mempunyai data pembanding, baik teknis maupun harga.
d.
Tahapan Pengadaan Langsung 1)
Pejabat Pelaksana Pengadaan mendeskripsikan tipe/jenis/spesifikasi dari barang/jasa yang akan diadakan.
2)
Pejabat Pelaksana Pengadaan meyakini bahwa anggaran Pengadaan Langsung telah tersedia.
3)
Pejabat Pelaksana Pengadaan menetapkan Penyedia Barang/Jasa yang diyakini harga barang/jasa kompetitif.
4)
Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK/Perjanjian/Kontrak, Pejabat Pelaksana Pengadaan menyiapkan SPK/Perjanjian/Kontrak untuk ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa.
Penunjukan Langsung dengan metode Open Book a.
Pengadaan dengan pola Open Book dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan harga yang kompetitif tanpa melalui proses Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka, dengan tetap menjaga kualitas/mutu dan memenuhi ketepatan waktu pengadaan di lingkungan PT PLN (Persero).
b.
Pengadaan melalui sistem Open Book dapat dilakukan dalam hal:
43
c.
1)
Pengadaan barang/jasa yang bernilai tinggi dan termasuk kategori Strategis yang ditentukan oleh Value for Money Committee;
2)
Terhadap pabrikan dalam negeri terseleksi dengan mutu dan spesifikasi sesuai persyaratan yang ditetapkan Pengguna Barang/Jasa;
3)
Apabila tidak terdapat pabrikan dalam negeri sesuai butir 2) di atas, maka dapat dilakukan terhadap pabrikan luar negeri.
Pengadaan dengan metode Open Book dilakukan dengan tahapan: 1)
Pejabat Perencana Pengadaan menyiapkan Dokumen Pengadaan Open Book untuk ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
2)
Pejabat Perencana Pengadaan menyampaikan surat kepada Calon Penyedia Barang/Jasa perihal Pernyataan Berminat (Letter of Interest).
3)
Pejabat Perencana Pengadaan mengusulkan Calon Penyedia Barang/Jasa untuk ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4)
Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Perjanjian Kerahasiaan (Non Disclosure Agreement), untuk ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa dan Calon Penyedia Barang/Jasa yang membuat Pernyataan Berminat.
5)
Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan Dokumen Pengadaan Open Book kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.
6)
Calon Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran yang berisi sekurang-kurangnya spesifikasi teknis dan struktur biaya produksi faktual (biaya langsung maupun tidak langsung) kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan.
7)
Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan klarifikasi, negosiasi biaya dan strategi alokasi: a)
44
Melakukan analisa spesifikasi teknis dan struktur biaya produksi faktual dari Calon Penyedia Barang/Jasa.
8)
9)
b)
Melakukan evaluasi dan negosiasi harga terhadap proposal penawaran yang diterima dari calon Penyedia Barang/Jasa.
c)
Menyusun strategi alokasi dari hasil negosiasi harga dengan Penyedia Barang/Jasa.
d)
Mengajukan persetujuan kepada Pengguna Barang/Jasa atas hasil negosiasi dan strategi alokasi.
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Penandatanganan Kontrak/Perjanjian:
dan
a)
Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) kepada Penyedia Barang/Jasa oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
b)
Menyiapkan Perjanjian/Kontrak oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa.
c)
Penandatanganan Kontrak/Perjanjian dilakukan oleh Pengguna Barang/jasa dan Penyedia Barang/Jasa.
Pengawasan Kontrak/Perjanjian a)
Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Perjanjian/Kontrak oleh Direksi Pekerjaan.
b)
Direksi Pekerjaan dapat menugaskan petugas yang kompeten untuk melakukan pengawasan selama proses produksi untuk menjamin terjaganya mutu sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
c)
Dalam hal terjadi ketidaksesuaian spesifikasi baik selama proses produksi maupun selama proses serah terima barang, maka Penyedia Barang/Jasa harus memperbaiki atau mengganti barang/jasa, sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
45
d)
4.3
4.4
Perbaikan atau penggantian barang sebagaimana butir c) tersebut tidak menghilangkan kewajiban Penyedia Barang/Jasa untuk menepati jadwal penyerahan barang yang telah ditetapkan, termasuk apabila terjadi keterlambatan penyerahan barang maka Penyedia Barang/Jasa akan dikenakan denda keterlambatan.
Joint Procurement 4.3.1
Joint Procurement dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau Pelelangan Terbuka, dilaksanakan oleh 1 (satu) Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa Pengguna Barang/Jasa lainnya.
4.3.2
Proses pelaksanaan Joint Procurement dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : 4.3.2.1
Beberapa Pengguna Barang/Jasa menunjuk salah satu Pengguna Barang/Jasa untuk mewakili Pengguna Barang/Jasa lainnya dalam melaksanakan proses Joint Procurement.
4.3.2.2
Pengguna Barang/Jasa yang mewakili tersebut menunjuk Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk melaksanakan proses Joint Procurement.
4.3.2.3
Pengguna Barang/Jasa yang mewakili Perjanjian/Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa.
4.3.2.4
Pengguna Barang/Jasa yang mewakili menyampaikan Perjanjian/Kontrak kepada Pengguna Barang/Jasa lainnya yang terwakili untuk selanjutnya ditindaklanjuti dengan penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ).
menerbitkan
Metode Penawaran 4.4.1
Request for Quotations (RFQ) RFQ digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat kecil atau Rutin, dengan spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.
4.4.2
Invitation to Bid (ITB) ITB dapat digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori Leverage atau Critical/Bottleneck, dimana spesifikasi, kualitas dan kuantitasnya dapat dibuat secara jelas dan lengkap, serta penunjukan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran biaya terendah, sepanjang secara kualitas, kuantitas, waktu, tempat, Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN), telah memenuhi persyaratan.
4.4.3
Request for Proposals (RFP) RFP digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori Strategis (seperti pembangkit IPP/EPC) atau jasa konsultansi atau pekerjaan
46
yang memerlukan inovasi serta keahlian tertentu. 4.5
4.6
Jangka Waktu Pengadaan Barang/Jasa 4.5.1
Perencanaan dan penyusunan jangka waktu pengadaan barang/jasa harus memperhatikan dan menyesuaikan waktu kebutuhan barang/jasa, sehingga penyerahan barang/jasa sesuai yang direncanakan.
4.5.2
Jangka waktu pelaksanaan untuk setiap tahapan proses pengadaan barang/jasa menyesuaikan dengan kompleksitas pengadaan barang/jasa.
4.5.3
Penayangan Pengumuman sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja di papan pengumuman dan/atau portal e-Procurement PLN, kecuali yang dilaksanakan melalui surat kabar minimal dilakukan 1 (satu) kali (untuk Pelelangan Terbuka).
4.5.4
Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kualifikasi/Dokumen Pelelangan/RKS sejak tanggal pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan Dokumen Aplikasi Kualifikasi/Dokumen Penawaran.
4.5.5
Masa Sanggah diberikan selama 3 (tiga) hari kerja sejak pengumuman hasil Prakualifikasi/Evaluasi Tahap 1/hasil pelelangan.
4.5.6
Jawaban atas sanggahan dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak diterimanya sanggahan.
4.5.7
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) diterbitkan setelah pengumuman pemberitahuan penetapan pemenang pengadaan apabila tidak ada sanggahan, atau setelah sanggahan dijawab.
4.5.8
Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) dan Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan sesuai ketentuan mengenai jaminan pelaksanaan dalam Edaran ini.
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 4.6.1
Tahapan Persiapan Pengadaan. 4.6.1.1
Pejabat Pelaksana Pengadaan melaksanakan tahapan persiapan pengadaan setelah mendapat penugasan dari Atasan Langsung.
4.6.1.2
Berdasarkan melakukan: a.
penugasan,
Pejabat
Pelaksana
Pengadaan
Menganalisa Dokumen Pelelangan/RKS terhadap lingkup pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan dan dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana Pengadaan.
47
b.
4.6.1.3
4.6.2
Pembuatan HPS dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana Pengadaan.
Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan HPS kepada Atasan Langsung untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
Undangan Pelelangan/Pengumuman Pejabat Pelaksana Pengadaan harus mengundang untuk Pelelangan Terbatas atau mengumumkan Pelelangan Terbuka.
4.6.3
Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pelelangan Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS hanya dilakukan pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
4.6.4
Penilaian Kualifikasi Calon Penyedia Barang/Jasa Penilaian kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa hanya dilakukan dalam hal pengadaan melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.
4.6.5
Penjelasan Pengadaan (Aanwijzing). 4.6.5.1
Undangan Penjelasan diberikan kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar.
4.6.5.2
Penjelasan Dokumen Pelelangan dilakukan di tempat dan waktu yang ditentukan, dihadiri oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar atau wakilnya berdasarkan Surat Kuasa.
4.6.5.3
Penjelasan dapat pula dilakukan secara elektronik (video conference/ teleconference).
4.6.5.4
Ketidakhadiran Calon Penyedia Barang/Jasa pada saat Penjelasan pengadaan tidak dapat dijadikan dasar untuk menggugurkan penawaran. Calon Penyedia Barang/Jasa yang tidak hadir pada penjelasan pengadaan (Aanwijzing) dianggap mengetahui dan menyetujui semua hasil yang telah ditetapkan dalam berita acara penjelasan pengadaan.
4.6.5.5
Penjelasan yang disampaikan kepada Calon Barang/Jasa pada saat Penjelasan antara lain :
Penyedia
a.
Cara penyampaian penawaran.
dokumen
b.
Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.
48
dan
pembukaan
4.6.6
c.
Metode evaluasi.
d.
Hal-hal yang menggugurkan penawaran.
e.
Jenis Perjanjian/Kontrak yang akan digunakan.
f.
Masa berlaku penawaran.
g.
Nilai jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan Jaminan.
4.6.5.6
Apabila dipandang perlu dapat dilakukan peninjauan lapangan.
4.6.5.7
Hasil penjelasan pengadaan (aanwijzing) dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan, ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang hadir.
4.6.5.8
Semua perubahan dalam Dokumen Pelelangan/RKS sebagai hasil penjelasan dan atau jawaban atas pertanyaan Calon Penyedia Barang/Jasa harus dituangkan dalam Addendum Dokumen Pelelangan/RKS sebagaimana diatur pada angka 4.6.6.
4.6.5.9
Berita Acara Penjelasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Pelelangan dan harus disampaikan secara tertulis kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar.
Addendum Dokumen Pelelangan 4.6.6.1
Sebelum batas akhir pemasukan penawaran, PLN dapat melakukan perubahan atas Dokumen Pelelangan/RKS, baik berdasarkan masukan/klarifikasi dari Calon Penyedia Barang/Jasa atau inisiatif PLN sendiri atau adanya perubahan peraturan perundang-undangan.
4.6.6.2
Perubahan tersebut harus dituangkan dalam suatu Addendum yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pelelangan/RKS dan harus disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.6.6.3
Perubahan tersebut dilakukan dengan memberi waktu yang cukup kepada Calon Penyedia Barang/Jasa untuk menyiapkan Dokumen Penawaran.
4.6.6.4
Addendum Dokumen Pelelangan/RKS harus disampaikan secara tertulis kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar.
4.6.6.5
Dalam kondisi tertentu diperlukan perbaikan perubahan Dokumen Pelelangan/RKS setelah dilakukan pembukaan penawaran teknis, PLN dapat melakukan perubahan tersebut dan dituangkan dalam suatu Addendum/Amandemen yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Dokumen
49
Pelelangan/RKS Barang/Jasa.
4.6.7
dan
harus
disahkan
oleh
Pengguna
4.6.6.6
Addendum/Amandemen sebagaimana dimaksud pada angka 4.6.6.5 dapat dilakukan sebelum dilakukan pembukaan penawaran harga.
4.6.6.7
Addendum/Amandemen sebagaimana dimaksud pada angka 4.6.6.5 harus disampaikan secara tertulis kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan penawaran dan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa diberikan hak untuk menyampaikan tambahan penawaran (supplementary bid proposal).
Dokumen Penawaran 4.6.7.1
Dokumen Penawaran memuat persyaratan yang harus dipenuhi oleh Calon Penyedia Barang/Jasa dalam mengikuti proses Pengadaan Barang/Jasa.
4.6.7.2
Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya disampaikan sesuai metode penyampaian Dokumen Penawaran dan sekurang-kurangnya terdiri dari:
4.6.7.3
a.
Surat Penawaran bertanggal dan ditandatangani oleh yang memiliki kewenangan.
b.
Lampiran Surat Penawaran antara lain : 1)
Jaminan Penawaran asli.
2)
Daftar Kuantitas dan Harga.
3)
Surat Kuasa (apabila diperlukan).
4)
Metode Pelaksanaan (apabila dipersyaratkan).
5)
Jadwal waktu pelaksanaan.
6)
Daftar peralatan (apabila dipersyaratkan).
7)
Daftar personil (apabila dipersyaratkan).
8)
Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).
9)
Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen Pelelangan.
10)
Bukti Penerimaan Addendum Pelelangan/RKS (apabila ada).
Dokumen
Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Jasa Konsultansi disampaikan sesuai metode penyampaian Dokumen Penawaran sekurang-kurangnya terdiri dari:
50
4.6.8
a.
Surat Penawaran bertanggal dan ditandatangani oleh yang memiliki kewenangan.
b.
Lampiran Surat Penawaran antara lain: 1)
Surat Kuasa (apabila diperlukan).
2)
Metode Pelaksanaan.
3)
Jadwal waktu pelaksanaan.
4)
Daftar personil dan pengalamannya.
5)
Daftar Biaya Langsung Personil (Remunerasi) dan Biaya Langsung non personil (Direct Cost).
6)
Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).
7)
Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
8)
Bukti Penerimaan Addendum Pelelangan/RKS (apabila ada).
Dokumen
Metode Penyampaian Dokumen Penawaran 4.6.8.1
Satu Tahap Satu Sampul a.
Metode Satu Tahap Satu Sampul digunakan dalam hal Pengadaan Barang/Jasa bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya bersifat standar dan jelas.
b.
Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut: 1)
Penawaran administrasi, teknis, Jaminan Penawaran asli dan harga disampaikan secara bersamaan dalam satu sampul.
2)
Pada sampul dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS dan nama paket pekerjaan.
3)
Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.
4)
Penawaran bersifat rahasia.
5)
Jika disampaikan secara langsung, maka penawaran harus dimasukkan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
51
4.6.8.2
6)
Jika Dokumen Penawaran disampaikan melalui pos atau jasa pengiriman, Pejabat Pelaksana Pengadaan mencatat tanggal dan jam penerimaannya.
7)
Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.
Satu Tahap Dua Sampul a.
Metode Satu Tahap Dua Sampul digunakan dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang memerlukan penilaian yang terpisah antara persyaratan teknis dan harga penawaran.
b.
Cara penyampaian berikut:
Penawaran
adalah
sebagai
1)
Calon Penyedia Barang/Jasa mengajukan penawaran yang dimasukkan ke dalam dua sampul dan diserahkan secara bersamaan.
2)
Sampul Satu berisi kelengkapan data administrasi dan teknis serta Jaminan Penawaran asli yang dipersyaratkan, dan pada sampulnya ditulis “Data Administrasi dan Teknis“.
3)
Sampul Dua berisi data penawaran harga dan pada sampulnya ditulis “Penawaran Harga”.
4)
Sampul Satu dan Sampul Dua diatas dimasukkan ke dalam satu Sampul Penutup.
5)
Sampul Penutup mencantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS dan nama paket pekerjaan.
6)
Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.
7)
Penawaran bersifat rahasia dan dimasukkan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
8)
Dokumen Penawaran wajib disampaikan pada waktu yang telah ditentukan.
52
4.6.8.3
9)
Dalam hal Dokumen Penawaran diterima melalui pos atau jasa pengiriman, pada Sampul luarnya diberi catatan tanggal dan jam penerimaan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
10)
Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.
Dua Tahap a.
Metode Dua Tahap digunakan dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang memerlukan penyetaraan penawaran teknis sebelum dilakukan penilaian harga.
b.
Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut: 1)
Penyampaian penawaran administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap Satu, sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap Dua.
2)
Penyampaian penawaran dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.
3)
Penyampaian penawaran Tahap Dua dilakukan setelah penawaran Tahap Satu dinyatakan lulus.
4)
Penawaran Tahap Satu berisi kelengkapan data administrasi dan teknis serta Jaminan Penawaran asli yang disyaratkan, dan pada sampulnya dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan dan ditulis “Dokumen Penawaran Tahap Satu”.
5)
Penawaran Tahap Dua berisi penawaran harga dan dilampiri rincian analisis biaya, dan syarat lainnya. Harga penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.
6)
Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus Tahap Satu tidak memasukkan Dokumen Penawaran Tahap Dua atau terlambat memasukkan Dokumen Penawaran Tahap Dua pada waktu yang telah ditentukan, maka Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.
53
4.6.9
7)
Dalam hal Dokumen Penawaran diterima melalui pos atau jasa pengiriman, Pejabat Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa memberi catatan tanggal dan jam penerimaan pada sampul luarnya.
8)
Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.
Metode Pembukaan Dokumen Penawaran : 4.6.9.1
Pejabat Pelaksana Pengadaan meneliti isi kotak/tempat pemasukan Dokumen Penawaran dan menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk, kecuali surat pengunduran diri.
4.6.9.2
Pembukaan Penawaran untuk penawaran adalah sebagai berikut: a.
masing-masing
metode
Satu Tahap Satu Sampul Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka sampul penawaran yang berisi penawaran administrasi, teknis, Jaminan Penawaran dan harga.
b.
Satu Tahap Dua Sampul Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka Sampul Satu, sedangkan Sampul Dua disimpan dalam keadaan tertutup. Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Sampul Satu) tidak lulus evaluasi, maka Sampul Dua tidak dibuka dan dikembalikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa beserta jaminan penawaran. Pembukaan Sampul Dua dilakukan hanya kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus evaluasi penawaran administrasi dan teknis (Sampul Satu).
c.
Dua Tahap Tahap Pertama dilakukan Pembukaan Penawaran Sampul Tahap Satu dilanjutkan dengan tahapan evaluasi Administrasi dan Teknis. Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Tahap Satu) tidak lulus evaluasi, maka Calon Penyedia Barang/Jasa tidak diundang dalam pelaksanaan Tahap Kedua. Tahap Kedua dilakukan Pembukaan Penawaran Sampul Tahap Dua, dilanjutkan dengan tahapan evaluasi harga.
54
4.6.9.3
Pembukaan penawaran dilakukan di hadapan Calon Penyedia Barang/Jasa yang hadir serta disaksikan minimal 2 (dua) orang saksi dari wakil Calon Penyedia Barang/Jasa, untuk selanjutnya dibacakan serta dicatat dan dijadikan lampiran Berita Acara Pembukaan Penawaran.
4.6.9.4
Dalam hal saksi dari wakil Calon Penyedia Barang/Jasa tidak ada, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi selain dari calon Penyedia Barang/Jasa.
4.6.9.5
Perubahan penawaran dapat dilakukan sebelum batas akhir waktu pemasukan penawaran.
4.6.9.6
Penarikan penawaran tidak dapat dilakukan setelah batas akhir waktu pemasukan penawaran, apabila dilakukan maka Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.
4.6.9.7
Membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP), yang berisikan hal-hal dan data-data pokok yang penting termasuk informasi yang diperoleh pada saat pembukaan penawaran.
4.6.9.8
Menandatangani BAPP bersama 2 (dua) orang saksi dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang hadir. Dalam hal saksi dari Calon Penyedia Barang/Jasa tidak ada, maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi selain dari Calon Penyedia Barang/Jasa.
4.6.10
Jaminan Pengadaan Barang/Jasa 4.6.10.1
4.6.10.2
Jaminan Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari : a.
Jaminan Penawaran.
b.
Jaminan Pelaksanaan.
c.
Jaminan Uang Muka.
Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku Jaminan Pengadaan Barang/Jasa ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, dengan ketentuan sebagai berikut: a.
Jaminan Penawaran 1)
Nilai Jaminan Penawaran ditetapkan nominal minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai HPE atau HPS atau dari harga penawaran, kecuali untuk: a)
55
Pengadaan pembelian tenaga listrik dari Independent Power Producer (IPP) adalah:
i
Untuk Pelelangan Terbatas atau Pelelangan Terbuka sebesar minimal 1% (satu persen) dari perkiraan nilai total biaya proyek.
ii
Untuk Penunjukan Langsung untuk non PLTP, minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai perkiraan total biaya proyek berlaku sejak negosiasi dimulai sampai dengan tandatangan PPA, dengan syarat dan ketentuan yang disepakati bersama untuk mencapai penandatanganan PPA.
b)
Jaminan Penawaran Pengadaan Minyak Bumi/BBM minimal sebesar 1% (satu persen) dari estimasi nilai pembelian 1 (satu) tahun.
c)
Jaminan Penawaran Pengadaan Batubara mengikuti Edaran ini kecuali ditentukan lain oleh Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus Pengadaan Batubara.
d)
Dalam keadaan tertentu Pengaturan Nilai Jaminan Penawaran, dapat ditentukan khusus oleh Direksi.
2)
Masa berlaku Jaminan Penawaran sekurangkurangnya 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa berlaku penawaran.
3)
Untuk Pemenang Pengadaan, Jaminan Penawaran akan dikembalikan setelah Jaminan Pelaksanaan diserahkan dan Perjanjian/Kontrak telah ditandatangani, kecuali : a)
56
Untuk Peserta Pengadaan Barang/Jasa yang dinyatakan gugur/tidak lulus pada tahapan proses pengadaan maka Jaminan Penawaran dikembalikan setelah hasil pelelangan pada tahapan dimaksud diumumkan.
b)
4)
b.
Untuk Calon Pemenang urutan kedua dan ketiga dapat dikembalikan setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk, atau setelah Pemenang yang ditunjuk telah menyatakan persetujuannya.
Jaminan Penawaran tidak dipersyaratkan untuk : a)
Pengadaan Jasa Konsultansi.
b)
Pengadaan Jasa Asuransi.
c)
Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung kecuali untuk Penunjukan Langsung untuk non PLTP sebagaimana dimaksud pada butir 4.6.10.2. a 1) a) ii.
d)
Nilai Pekerjaan sampai dengan Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah); atau
e)
Pengadaan Gas Gas Bumi lainnya.
Bumi/LNG/CNG/
Jaminan Pelaksanaan. 1)
Jaminan Pelaksanaan pada prinsipnya untuk menjamin unjuk kerja (performance) dari Barang/Jasa yang diperjanjikan. Jaminan Pelaksanaan harus dicantumkan didalam Perjanjian/Kontrak. Jaminan Pelaksanaan minimal sebesar 5% (lima persen) dari Nilai Perjanjian/Kontrak, kecuali : a)
Pembelian Tenaga Listrik dari IPP adalah: i.
57
minimal sejumlah 10% (sepuluh persen) dari perkiraan nilai total biaya proyek berlaku sejak penandatanganan Power Purchase Agreement (PPA) sampai dengan Financing Date (atau Effective Date untuk PLTP);
ii.
minimal sejumlah 5% (lima persen) dari perkiraan nilai total biaya proyek berlaku sejak Financing Date (atau Effective Date untuk PLTP) sampai Commissioned Date (COD Unit 1);
iii.
minimal sejumlah 2,5% (dua koma lima persen) dari perkiraan nilai total biaya proyek berlaku sejak Commissioned Date (COD Unit 1) sampai dengan Commercial Operation Date (Plant).
Untuk pelaksanaan penyampaian Jaminan Pelaksanaan oleh IPP di atas, disampaikan sekaligus pada saat penandatanganan PPA dengan ketentuan sebagai berikut:
58
i.
Jaminan Pelaksanaan I minimal sebesar 5% (lima persen) dari perkiraan nilai total biaya proyek berlaku sejak penandatanganan Power Purchase Agreement (PPA) sampai Financing Date (atau Effective Date untuk PLTP) dan dikembalikan dengan tercapainya Financing Date (atau Effective Date untuk PLTP); dan
ii.
Jaminan Pelaksanaan II minimal sebesar 2,5% (dua koma lima persen) dari perkiraan nilai total biaya proyek berlaku sejak penandatanganan Power Purchase Agreement (PPA) sampai Commissioned Date (COD Unit 1) dan dikembalikan dengan tercapainya Commissioned Date (COD Unit 1); dan
iii.
Jaminan Pelaksanaan III minimal sebesar 2,5% (dua koma lima persen) dari perkiraan nilai total biaya berlaku sejak proyek penandatanganan Power
Purchase Agreement (PPA) sampai Commercial Operation Date (Plant) dan dikembalikan dengan tercapainya Commercial Operation Date (Plant). b)
Jaminan Pelaksanaan Pengadaan Minyak Bumi/BBM minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak selama 4 (empat) bulan.
c)
Jaminan Pelaksanaan Pengadaan Batubara mengikuti Edaran ini kecuali ditentukan lain oleh Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus Pengadaan Batubara.
d)
Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang untuk barang saja atau jasa saja selain; jasa konstruksi, jasa konsultansi dan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (alih daya), sebesar minimal 5% (lima persen) dari Nilai Perjanjian/Kontrak dan dapat berkurang secara proporsional setiap tahunnya.
e)
Khusus Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) dikenakan Jaminan Pelaksanaan minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak pertahun.
f)
Kesepakatan Harga Satuan (KHS) adalah minimal 5% (lima persen) dari estimasi nilai Perjanjian/Kontrak (harga satuan dikalikan dengan estimasi volume yang dibutuhkan) atau estimasi nilai Perjanjian/Kontrak selama 1 (satu) tahun.
g)
Dalam keadaan tertentu Pengaturan Nilai Jaminan Pelaksanaan dapat ditentukan khusus oleh Direksi.
59
2)
Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan : a)
Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan sekurang-kurangnya sejak tanggal penandatanganan Perjanjian/ Kontrak sampai dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa pelaksanaan Perjanjian/Kontrak berakhir (Serah Terima Pekerjaan Akhir atau Final Acceptance Certificate).
b)
Untuk Jaminan Pelaksanan Pengadaan Minyak Bumi/BBM sekurang-kurangnya sejak tanggal penandatanganan Perjanjian/ Kontrak sampai dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa Perjanjian/Kontrak 1 (satu) tahun terlewati dan diperpanjang setiap tahunnya.
c)
Untuk Jaminan Pelaksanaan Pengadaan Batubara mengikuti Edaran ini kecuali ditentukan lain oleh Peraturan Perundangundangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus Pengadaan Batubara.
d)
Untuk Pengadaan Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) sekurang-kurangnya sejak tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa Perjanjian/Kontrak 1 (satu) tahun terlewati dan diperpanjang setiap tahunnya.
3)
Jaminan Pelaksanaan diserahkan sebelum Perjanjian/Kontrak ditandatangani dan dapat dikembalikan setelah Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Akhir atau Final Acceptance Certificate (FAC) dan pembayaran tahap akhir telah dilakukan.
4)
Jaminan Pelaksanaan tidak dipersyaratkan untuk : a)
Jasa Konsultansi;
b)
Pengadaan Jasa Asuransi;
60
c.
4.6.10.3
c)
Pembelian excess power;
d)
Pekerjaan cleaning services;
e)
Pekerjaan (Satpam);
f)
Pekerjaan penyediaan transportasi (pengangkutan) dan/atau pengemudi;
g)
Penunjukan Langsung kepada Anak Perusahaan PLN/Perusahaan Terafiliasi PLN;
h)
Nilai Perjanjian/Kontrak pekerjaan sampai dengan Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah); atau
i)
Pengadaan Gas CNG/Gas Bumi lainnya.
Satuan
Pengamanan
Bumi/LNG/
5)
Jaminan Pelaksanaan bersifat tanpa syarat (unconditional) dan tidak dapat dialihkan (non-transferable).
6)
Jaminan Pelaksanaan dicairkan dan menjadi milik PLN apabila Penyedia Barang/Jasa melakukan wanprestasi dan telah dilakukan peringatan dan/atau dilakukan pemutusan Perjanjian/Kontrak.
Jaminan Uang Muka 1)
Nilai Jaminan Uang Muka (apabila ada) minimal harus sama dengan nilai uang muka yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa.
2)
Masa berlaku Jaminan Uang Muka sampai dengan masa waktu pelunasan uang muka tersebut.
3)
Uang Muka dapat diberikan apabila sangat dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan dan keuangan Perusahaan memungkinkan.
Ketentuan Jaminan harus memenuhi hal-hal sebagai berikut: a.
Diterbitkan oleh Bank Umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat) atau Bank Asing yang beroperasi di Indonesia atau Lembaga Pembiayaan Ekspor Indonesia kecuali diatur dalam Peraturan Direksi PLN yang mengatur tentang Jaminan Bank.
61
b.
Format jaminan (bank garansi) sesuai dengan format yang ditetapkan oleh PLN.
c.
Pembayaran atas klaim atau tuntutan pencairan adalah mutlak dan tanpa syarat (unconditional) meskipun ada tuntutan permintaan atau keberatan dari terjamin atau pihak manapun.
d.
Masa berlaku jaminan tidak kurang dari jangka waktu yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
e.
Besarnya nilai jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf.
f.
Tercantum nama menerima jaminan.
g.
Dalam hal masa berlaku Jaminan Penawaran diperkirakan berakhir sebelum Pengumuman Pemenang, maka paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum berakhirnya masa berlaku Jaminan Penawaran tersebut, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat meminta Calon Penyedia Barang/Jasa untuk memperpanjang Jaminan Penawaran. Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang Jaminan Penawaran setelah diminta oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka Calon Penyedia Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri dan Jaminan Penawaran dikembalikan.
h.
Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah diumumkan sebagai Calon Pemenang tidak bersedia memperpanjang Jaminan Penawaran sampai dengan penandatanganan Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa tersebut dianggap mengundurkan diri dan Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.
i.
Dalam hal calon Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri pada masa penawarannya masih berlaku atau sampai dengan Perjanjian/Kontrak ditandatangani, maka Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.
j.
Jaminan Pelaksanaan harus diserahkan ke Pejabat Pelaksana Pengadaan sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak, dan dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak maka Calon Penyedia Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri serta Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.
k.
Persyaratan klaim jaminan, sesuai dengan yang tercantum didalam surat jaminan.
62
Pengguna
Barang/Jasa
yang
4.6.11
Evaluasi Penawaran 4.6.11.1
Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan terhadap semua penawaran yang masuk, dan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN.
4.6.11.2
Evaluasi penawaran meliputi evaluasi administrasi, teknis, dan harga berdasarkan kriteria, metode, dan tatacara evaluasi yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
4.6.11.3
Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS termasuk perubahannya (Addendum/Amandemen), tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat.
4.6.11.4
Penyimpangan yang bersifat penawaran bersyarat meliputi:
4.6.11.5
4.6.11.6
penting/pokok
atau
a.
Jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal hal yang sangat substantif dan akan mempengaruhi lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja/performance pekerjaan.
b.
Adanya penawaran dari Penyedia Barang/Jasa dengan persyaratan tambahan di luar ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS termasuk perubahannya, yang akan menimbulkan persaingan tidak sehat dan/atau tidak adil di antara Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, apabila: a.
Syarat-syarat yang diminta berdasarkan Dokumen Pelelangan/RKS dipenuhi/dilengkapi dan isi setiap dokumen benar serta dapat dipastikan bahwa dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang berwenang.
b.
Jaminan penawaran memenuhi persyaratan sesuai ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau meragukan dalam jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran.
Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi teknis terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi.
63
4.6.11.7
Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS termasuk perubahannya.
4.6.11.8
Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi harga terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis.
4.6.11.9
Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan koreksi aritmatik terhadap semua penawaran yang masuk.
4.6.11.10
Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut:
4.6.11.11
a.
Volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen penawaran disesuaikan dengan yang tercantum dalam Dokumen Pelelangan/RKS;
b.
Apabila terjadi kesalahan hasil perkalian volume dengan harga satuan pekerjaan, dilakukan pembetulan, dengan ketentuan satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak diubah;
c.
Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat penawaran tetap dibiarkan kosong;
d.
Untuk jenis Perjanjian/Kontrak harga satuan, hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap penawaran semula.
antara maka harga boleh
Evaluasi Harga Penawaran a.
Dalam hal terdapat penawaran dengan nilai penawaran di bawah 80% (delapan puluh persen) dari HPS, maka Pejabat Pelaksana Pengadaan harus meminta penjelasan/klarifikasi secara tertulis kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.
b.
Hasil penjelasan/klarifikasi tertulis tersebut disampaikan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk dikaji oleh Value for Money Committee untuk menentukan menerima atau menolak penawaran yang disampaikan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa.
c.
Dalam hal semua penawaran di atas HPS, proses pengadaan barang/jasa dapat dilanjutkan dengan melakukan negosiasi kepada penawar terendah untuk mendapatkan harga Perjanjian/Kontrak maksimal sama dengan HPS, dengan tetap memperhatikan aspek Good Corporate
64
1)
Penentuan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah dievaluasi dengan hasil: a)
Penawaran memenuhi persyaratan administrasi dan teknis (responsive/ compliant/ acceptable); dan
b)
Menawarkan biaya terendah (lowest cost).
2)
Responsive/compliant/acceptable merupakan pemenuhan keseluruhan Spesifikasi/ TOR/Scope of Works (SOW), atau mencapai batas minimum nilai yang disyaratkan dalam spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW).
3)
Tingkat responsiveness/compliance/ acceptability dapat dilakukan memakai sistem gugur atau pembobotan nilai.
4)
Penilaian harga dalam responsive/compliant/ acceptable tetap memperhitungkan harga dan biaya selama umur ekonomis (Life Cycle Costing/Total Cost of Ownership). Harga adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk membeli suatu barang dan jasa. Biaya adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk mengoperasikan suatu barang atau jasa, selama umur ekonomis atau selama durasi Perjanjian/Kontrak. Selain biaya, juga diperhitungkan biaya transportasi dan asuransi, serta semua pajak dan pungutan Pemerintah yang berlaku.
b.
c.
Weighted Scoring System/Sistem Nilai 1)
Penggunaan Sistem Nilai dilakukan untuk barang dan jasa yang bersifat Strategis dimana tingkat kepentingan tiap kriteria evaluasi diberi bobot.
2)
Pada Sistem Nilai, harga merupakan salah satu kriteria evaluasi, dengan pengertian semakin kompleks persyaratan dan semakin sulit diperbandingkan proposal penawaran, maka bobot harga akan semakin berkurang. Biasanya total nilai untuk penawaran teknis lebih tinggi dibandingkan penawaran harga.
Penawaran pengadaan sederhana.
66
dengan harga pekerjaan yang
terendah terhadap bersifat rutin atau
f.
4.6.14.3
4.6.15
Berita acara-berita acara terkait proses pengadaan barang/jasa serta jumlah Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan evaluasi.
Laporan hasil evaluasi dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
Review Value for Money 4.6.15.1
4.6.15.2
Tujuan kajian dari Value for Money Committee adalah untuk membuat rekomendasi sebagai berikut: a.
Memberikan kajian independen dan tidak bias dari rekomendasi Pejabat Pelaksana Pengadaan mengenai usulan Calon Pemenang.
b.
Mengkonfirmasi bahwa proses pengadaan dilakukan secara adil dan wajar, dengan mengikuti prosedur dan kebijakan yang berlaku.
c.
Mengkonfirmasi anggaran untuk Kontrak tersedia dalam RKAP.
d.
Mengkonfirmasi bahwa rekomendasi penunjukan serta syarat dan ketentuan yang ditawarkan merupakan yang terbaik bagi PLN (value for money), yang tidak selalu merupakan harga terendah.
Perjanjian/
Rekomendasi kepada Pengguna Barang/Jasa sebagai otoritas penandatangan Perjanjian/Kontrak (contract award authority). Pengguna Barang/Jasa sebagai contract award authority dapat menerima atau tidak menerima rekomendasi tersebut. Jika tidak menerima, maka alasannya disampaikan secara tertulis kepada Value for Money Committee.
4.6.16
Penetapan Pemenang 4.6.16.1
Pemenang pengadaan ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa berdasarkan laporan evaluasi dari Pejabat Pelaksana Pengadaan.
4.6.16.2
Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang masuk kriteria rekomendasi Value for Money Committee, maka penetapan pemenang dilakukan setelah melalui review dan rekomendasi Value for Money Committee.
4.6.16.3
Data pendukung yang diperlukan untuk menetapkan pemenang pengadaan adalah : a.
Dokumen Pelelangan/RKS beserta addendum (bila ada).
68
4.6.17
b.
Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).
c.
Berita Acara Laporan Hasil Evaluasi.
d.
Dokumen penawaran dari calon pemenang pengadaan dan cadangan calon pemenang.
e.
Apabila terjadi keterlambatan dalam menetapkan pemenang pengadaan dan mengakibatkan penawaran/jaminan penawaran habis masa berlakunya, maka diminta kepada seluruh Calon Penyedia Barang/Jasa pengadaan untuk memperpanjang surat penawaran dan jaminan penawaran.
Pengumuman Pemenang Pemenang pengadaan diumumkan dan diberitahukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan kepada para Calon Penyedia Barang/Jasa.
4.6.18
Sanggahan 4.6.18.1
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka Calon Penyedia Barang/Jasa yang berkeberatan atas pengumuman pemenang pengadaan berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-bukti kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan.
4.6.18.2
Sanggahan sebagaimana dimaksud pada angka 4.5.18.1 hanya yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara pengadaan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.
4.6.18.3
Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak diumumkannya Pemenang Pengadaan.
4.6.18.4
Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan jawaban atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.
4.6.18.5
Dalam hal sanggahan ditolak oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka calon Penyedia Barang/Jasa dapat mengajukan sanggah banding kepada Pengguna Barang/Jasa disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan terhadap ketentuan-ketentuan pengadaan.
4.6.18.6
Sanggah Banding diajukan kepada Pengguna Barang/Jasa dalam waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya jawaban sanggah.
69
4.6.19
4.6.18.7
Pengguna Barang/Jasa wajib menyampaikan jawaban atas sanggah banding tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya pengajuan sanggah banding.
4.6.18.8
Jawaban sanggah banding dari Pengguna Barang/Jasa bersifat final dan mengikat.
4.6.18.9
Sanggahan dapat diterima dengan ketentuan sebagai berikut : a.
Apabila pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS, maka dilakukan pemasukan ulang penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang sama.
b.
Apabila terjadi rekayasa antara pihak internal PLN dengan Calon Penyedia Barang/Jasa yang merugikan Calon Penyedia Barang/Jasa lainnya, maka diambil tindakan sesuai dengan Peraturan Disiplin Pegawai serta menggugurkan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang terlibat dalam rekayasa tersebut dan memasukkan Calon Penyedia Barang/Jasa tersebut ke dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN.
4.6.18.10
Sanggahan yang disampaikan pihak lain diluar Calon Penyedia Barang/Jasa tidak akan dijawab.
4.6.18.11
Calon Penyedia Barang/Jasa yang menggunakan pihak lain untuk menyampaikan sanggahan dan/atau mempengaruhi pihak PLN, akan menjadi catatan itikad tidak baik atas Calon Penyedia Barang/Jasa tersebut di DPT.
4.6.18.12
Sanggah dan Sanggah Banding tidak menghentikan Proses Pengadaan Barang/Jasa.
4.6.18.13
Sanggah banding yang dinyatakan tidak benar akan menjadi catatan tidak beritikad baik atas kinerja penyanggah di DPT.
Penunjukan Pemenang 4.6.19.1
Pengguna Barang/Jasa mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA), dengan ketentuan: a.
Tidak ada sanggahan atau sanggah banding dari Calon Penyedia Barang/Jasa;
b.
Sanggahan yang diterima Pejabat Pelaksana Pengadaan dalam masa sanggah ternyata tidak benar;
70
c.
Sanggah banding yang diterima Pengguna Barang/Jasa dalam masa sanggah banding ternyata tidak benar;
d.
Sanggahan yang diterima melewati waktu masa sanggah; atau
e.
Sanggah banding diterima melewati waktu masa sanggah banding.
4.6.19.2
Calon Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa wajib menerima keputusan tersebut. Apabila yang bersangkutan mengundurkan diri maka jaminan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dicairkan dan menjadi milik PLN serta dimasukkan dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN, dan dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4.6.19.3
Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan pertama yang ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri atau tidak dapat memenuhi persyaratan sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ), maka penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa urutan kedua (apabila ada) sesuai dengan harga penawarannya, dengan ketentuan sebagai berikut:
4.6.19.4
a.
Penetapan pemenang pengadaan urutan kedua tersebut harus terlebih dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.
b.
Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran Calon Pemenang Pengadaan urutan kedua masih berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan Jaminan Penawaran yang baru.
Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan kedua mengundurkan diri atau tidak dapat memenuhi persyaratan sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ), maka penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada Calon Pemenang urutan ketiga (apabila ada) sesuai dengan harga penawarannya, dengan ketentuan: a.
Penetapan Pemenang Pengadaan urutan ketiga tersebut harus terlebih dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.
b.
Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran Calon Pemenang Pengadaan urutan ketiga masih berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan Jaminan Penawaran yang baru.
71
c.
4.6.19.5
4.6.20
Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan ketiga mengundurkan diri, maka Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal.
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) dibuat setelah masa sanggah dilewati dan segera disampaikan kepada Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk.
Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang 4.6.20.1
Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan upaya agar pengadaan tidak gagal, termasuk apabila hanya ada 1 (satu) Calon Penyedia Barang/Jasa yang menyampaikan penawaran, dengan melakukan langkah sesuai professional judgement, antara lain negosiasi langsung dengan Calon Penyedia Barang/Jasa peserta pengadaan yang ada atau Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
4.6.20.2
Dalam hal langkah tersebut tidak dapat dilakukan, maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat mengajukan justifikasi kepada Value for Money Committee untuk menyatakan Pengadaan Gagal.
4.6.20.3
Pengadaan Gagal a.
Pengguna Barang/Jasa Gagal, dalam hal:
menyatakan
Pengadaan
1)
Negosiasi yang dilakukan mencapai kesepakatan.
2)
Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis.
3)
Terjadi perubahan rencana mengakibatkan perubahan barang/jasa.
4)
Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil menurunkan harga penawaran maksimal sama dengan HPS.
5)
Adanya indikasi kuat terjadi persaingan usaha yang tidak sehat.
6)
Adanya indikasi terjadinya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).
7)
Sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa ternyata benar.
72
tidak
berhasil
kerja dan kebutuhan
4.6.20.4
8)
Berdasarkan rekomendasi dari Value for Money Committee atas usulan Pejabat Pelaksana Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang terkait.
9)
Akibat adanya penetapan pengadilan.
b.
Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan pemberitahuan Pengadaan Gagal kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.
c.
Setelah ditetapkan Pengadaan Gagal, maka Pengguna Barang/Jasa menugaskan Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk melakukan pengadaan ulang, dengan atau tanpa revisi Dokumen Pelelangan/RKS dan/atau HPS untuk disesuaikan dengan penyebab Pengadaan Gagal.
d.
Dalam hal terjadi revisi Dokumen Pelelangan/RKS, maka revisi Dokumen Pelelangan/RKS dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.
e.
Pengguna Barang/Jasa tidak memberikan ganti rugi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa apabila penawarannya ditolak atau pengadaan dinyatakan gagal.
Pengadaan Ulang Apabila Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal Pejabat Pelaksana Pengadaan setelah mendapatkan persetujuan dari Pengguna Barang/Jasa dapat melakukan:
4.6.21
1)
Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN; atau
2)
Melakukan Pengadaan Barang/Jasa ulang sesuai tahapan Pengadaan Barang/Jasa dengan atau tanpa mengubah Dokumen Pelelangan/RKS dan/atau HPS.
3)
Dalam hal setelah dilakukan pengadaan ulang masih tetap tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan, maka Pengguna Barang/Jasa memutuskan proses Pengadaan Barang/Jasa dihentikan.
Contract Discussion Agreement (CDA) 4.6.21.1
Contract Discussion Agreement (CDA) atau Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan untuk pekerjaan konstruksi, pembangkit, transmisi, gardu induk dan distribusi serta pekerjaan lainnya dalam rangka membuat konsep Perjanjian/Kontrak yang mutakhir, dengan tidak merubah esensi penawaran dan hasil evaluasi pengadaan.
73
4.6.22
4.6.21.2
Contract Discussion Agreement (CDA) dapat dilaksanakan sepanjang tidak berpengaruh terhadap hasil evaluasi yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
4.6.21.3
Contract Discussion Agreement (CDA) dilaksanakan setelah diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) dan sebelum ditandatanganinya Perjanjian/Kontrak antara Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa.
4.6.21.4
Contract Discussion Agreement (CDA) dalam Penunjukan Langsung disebut juga negosiasi Perjanjian/Kontrak, dapat dilakukan setelah rekomendasi dari Value for Money Committee untuk menunjuk pemenang dan sebelum dilakukan penandatanganan Perjanjian/Kontrak.
4.6.21.5
Contract Discussion Agreement (CDA) bersifat final dan akan dituangkan di dalam Perjanjian/Kontrak.
4.6.21.6
Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan tidak ada konflik kepentingan.
4.6.21.7
Beberapa hal berikut dapat didiskusikan dan dikonfirmasi ulang sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak antara lain : a.
Aspek Teknis: garansi, after sale service, life cycle support maintenance agreements, quality output issues.
b.
Syarat khusus: jenis jaminan, asuransi, jadwal pembayaran.
c.
Manajemen informasi: frekuensi dan isi dari laporan, kriteria penerimaan suatu kemajuan (milestones).
d.
Jadwal/Time frames: durasi Perjanjian/Kontrak, key milestones, delivery dates, response times.
e.
Insentif kinerja: cost incentives, delivery incentives, quality incentives.
f.
Personalia: key team members, subcontracting arrangements.
vocal
points,
Dokumen Perjanjian/Kontrak 4.6.22.1
Perjanjian/Kontrak dipersiapkan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik, serta prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (professional judgement).
74
4.6.22.2
Perjanjian/Kontrak dibuat berdasarkan kesepakatan para pihak.
4.6.22.3
Pembuatan Perjanjian/Kontrak menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Pelaksana Pengadaan dan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN.
4.6.22.4
Apabila ada Contract Discussion Agreement (CDA), maka pembuatan Perjanjian/Kontrak harus memperhatikan hasil yang telah disepakati dalam Contract Discussion Agreement (CDA).
4.6.22.5
Jenis Perjanjian/Kontrak a.
Harga Borongan (Lumpsum) Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap, dan semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Barang/Jasa. Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan untuk pekerjaan borongan yang volume/kuantitas untuk masing-masing unsur/jenis pekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar rencana dan spesifikasi teknis.
b.
Harga Satuan (Unit Price) Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu dimana volume total pekerjaan masih bersifat perkiraan sementara. Pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.
c.
Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan Adalah Perjanjian/Kontrak yang merupakan gabungan Lumpsum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan.
d.
Terima Jadi (Turn Key) Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi,
75
peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan untuk mengadakan suatu barang yang hanya diperlukan sekali saja, dan tidak mengutamakan kepentingan untuk alih (transfer) teknologi selanjutnya. e.
Kesepakatan Harga Satuan (KHS) 1)
KHS adalah Perjanjian/Kontrak yang ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa Antara dan memuat kesepakatan harga satuan barang/jasa tertentu dalam kurun waktu dan spesifikasi tertentu, yang ditindaklanjuti dengan penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ) sesuai waktu kebutuhan, dengan mengacu pada syaratsyarat dan ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak KHS, yang diterbitkan dan ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa Akhir.
2)
Tujuan KHS adalah untuk memperoleh barang/jasa secara cepat, tepat waktu, mengurangi stock barang di gudang PLN, dan mendapatkan harga satuan yang kompetitif. KHS dapat juga diberlakukan untuk jasa, dalam hal jasa tersebut sifat pekerjaannya rutin dan dapat distandarkan.
3)
Kriteria KHS a)
Kebutuhan barang/jasa diperlukan tepat waktu (just-in-time-purchasing);
b)
Kebutuhan barang/jasa bersifat rutin; dan
c)
Volume kebutuhan sifatnya perkiraan.
barang/jasa
4)
Harga satuan barang dan/atau harga satuan jasa berlaku pada titik serah tertentu.
5)
Dalam hal volume kebutuhan barang/jasa melebihi batas kemampuan Penyedia Barang/Jasa dari penawar terendah, maka Pengguna Barang/Jasa dapat menetapkan lebih dari satu Penyedia Barang/Jasa dengan mengacu kepada harga hasil negosiasi penawar terendah.
76
4.6.22.6
6)
Penyedia Barang/Jasa harus menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebelum atau pada saat pelaksanaan Perjanjian/Kontrak KHS dan penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ).
7)
Dalam hal terjadi pencairan jaminan pelaksanaan karena hal-hal sebagaimana diatur dalam Perjanjian/Kontrak KHS, maka pencairan jaminan pelaksanaan dapat dilakukan secara parsial/proporsional.
Perjanjian/Kontrak Berdasarkan Jangka Waktu a.
Perjanjian/Kontrak maksimal 1 (satu) tahun. Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan untuk jangka waktu maksimal 1 (satu) tahun.
b.
Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang. Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun.
4.6.22.7
Urutan kekuatan hukum Dokumen Perjanjian/Kontrak : a.
Perjanjian/Kontrak.
b.
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA).
c.
Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion Agreement), apabila ada.
d.
Addendum/Amandemen Dokumen Pelelangan/RKS (apabila ada).
e.
Syarat-syarat Khusus Perjanjian/Kontrak.
f.
Syarat-syarat Umum Perjanjian/Kontrak.
g.
Spesifikasi Teknis.
h.
Gambar-gambar (apabila ada).
i.
Daftar kuantitas dan harga.
j.
Dokumen lain yang merupakan bagian dari Dokumen Pelelangan/RKS.
k.
Surat Penawaran/Proposal Penawaran.
77
4.6.22.8
Kerangka Dokumen Perjanjian/Kontrak a.
Pembukaan 1)
Judul Perjanjian/Kontrak Menjelaskan tentang judul dan jenis pekerjaan (pekerjaan jasa pemborongan, pengadaan barang, jasa lainnya, dan jasa konsultansi) dari Perjanjian/Kontrak yang akan ditandatangani.
2)
Nomor Perjanjian/Kontrak Menjelaskan nomor Perjanjian/Kontrak yang akan ditandatangani. Dalam hal Perjanjian/Kontrak berupa perubahan Perjanjian/Kontrak maka nomor Perjanjian/Kontrak harus berurut sesuai dengan berapa kali mengalami perubahan.
3)
Tanggal Perjanjian/Kontrak Menjelaskan hari, tanggal, bulan, dan tahun Perjanjian/Kontrak ditandatangani oleh para pihak.
4)
Kalimat Pembuka Merupakan kalimat pembuka dalam Perjanjian/Kontrak yang menjelaskan bahwa para pihak pada hari, tanggal, bulan, dan tahun mereka membuat dan menandatangani Perjanjian/Kontrak.
5)
Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak a)
Menjelaskan identitas dari para pihak yang menandatangani Perjanjian/ Kontrak. Identitas para pihak meliputi: nama, jabatan, dan alamat serta kedudukan para pihak dalam Perjanjian/Kontrak tersebut, apakah sebagai pihak pertama atau pihak kedua.
b)
Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak terdiri dari dua pihak yaitu: i.
78
Pihak pertama adalah pihak Pengguna Barang/Jasa.
b.
ii.
Pihak kedua adalah pihak Penyedia Barang/Jasa yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.
iii.
Menjelaskan bahwa pihakpihak tersebut bertindak untuk dan atas nama siapa dan dasar ia bertindak.
iv
Penjelasan mengenai identitas para pihak harus jelas dan terinci dan menerangkan hal yang sebenarnya.
v.
Apabila pihak kedua dalam Perjanjian/Kontrak merupakan suatu konsorsium, kerjasama, joint venture, dan bentuk kerjasama lainnya, maka harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa saja anggotanya, dan siapa yang memimpin dan mewakili kerjasama tersebut.
Isi Perjanjian/Kontrak 1)
Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk mengadakan Perjanjian/ Kontrak mengenai obyek yang diperjanjikan sesuai dengan jenis pekerjaannya.
2)
Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga Perjanjian/ Kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak harus ditulis dengan angka dan huruf, serta rincian sumber pembiayaannya.
3)
Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus mempunyai arti dan makna yang sama seperti yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak.
4)
Pernyataan bahwa Perjanjian/Kontrak yang dibuat ini meliputi beberapa dokumen dan merupakan satu kesatuan yang disebut Perjanjian/Kontrak.
5)
Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan yang ada dalam dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak maka yang dipakai adalah dokumen urutannya lebih dulu.
79
c.
6)
Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk melaksanakan kewajiban masingmasing, yaitu pihak pertama membayar harga Perjanjian/Kontrak dan pihak kedua melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam Perjanjian/Kontrak.
7)
Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut.
8)
Pernyataan mengenai efektifnya Perjanjian/ Kontrak.
Penutup Penutup merupakan bagian dari Perjanjian/Kontrak yang memuat:
4.6.22.9
1)
Pernyataan bahwa para pihak dalam Perjanjian/Kontrak ini telah menyetujui untuk melaksanakan Perjanjian/Kontrak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia pada hari dan tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak tersebut.
2)
Tanda tangan para pihak dalam Perjanjian/Kontrak dengan bermaterai cukup.
Syarat-Syarat Umum Perjanjian/Kontrak a.
Ketentuan Umum Ketentuanumum ini berlaku untuk semua jenis Perjanjian/Kontrak. antara lain : 1)
Definisi Definisi adalah uraian atau pengertian mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam Perjanjian/Kontrak. Istilah-istilah tersebut dijelaskan dan diberi arti atau tafsiran sehingga isi Perjanjian/Kontrak mudah dipahami oleh setiap orang yang membacanya dan tidak ditafsirkan atau diartikan lain.
2)
Penerapan Penerapan adalah ketentuan bahwa syaratsyarat umum dalam Perjanjian/Kontrak ini diterapkan secara luas tetapi tidak boleh melanggar ketentuan-ketentuan yang ada dalam Perjanjian/Kontrak.
80
3)
4)
Asal Barang/Jasa a)
Asal Barang/Jasa adalah ketentuan mengenai penjelasan dari negara mana asal Barang/Jasa yang menjadi obyek Perjanjian/Kontrak dalam Perjanjian/Kontrak.
b)
Asal Barang adalah tempat barang diperoleh, antara lain tempat barang ditambang, tumbuh, atau diproduksi. Dalam ketentuan ini juga harus dirinci komponen dalam negeri dan komponen impornya. Asal Barang harus dibedakan dengan negara penjual. Penjelasan dan rincian komponen dalam negeri dan impor dijelaskan pada syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
Penggunaan Dokumen-Dokumen Perjanjian/ Kontrak dan Informasi Penggunaan dokumen-dokumen Perjanjian/ Kontrak dan informasi adalah ketentuan mengenai penggunaan dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak atau dokumen lainnya yang berhubungan dengan Perjanjian/ Kontrak, misalnya ketentuan-ketentuan Perjanjian/Kontrak, spesifikasi teknik, gambar-gambar, pola, contoh serta informasiinformasi yang berkaitan dengan Perjanjian/Kontrak oleh Penyedia Barang/Jasa dengan ijin tertulis dari Pengguna Barang/Jasa.
5)
Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek Hak Paten, Hak Cipta, dan Hak Merek adalah ketentuan yang mengatur kewajiban Penyedia Barang/Jasa untuk melindungi Pengguna Barang/Jasa dari segala tuntutan atau klaim dari pihak ketiga atas pelanggaran Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek.
6)
Jaminan Jaminan adalah ketentuan mengenai jaminan yang harus disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa berupa, Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan.
81
7)
Asuransi Asuransi adalah ketentuan mengenai asuransi yang harus disediakan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa dalam rangka pelaksanaan pekerjaan yaitu :
8)
a)
Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan semua pekerja, barang dan peralatan atas segala risiko kecelakaan, kerusakankerusakan, kehilangan, serta risiko lain yang tidak dapat diduga.
b)
Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan pihak ketiga sebagai akibat kecelakaan di tempat kerjanya. Besarnya asuransi ditentukan di dalam Dokumen Pelelangan.
Pembayaran Pembayaran adalah ketentuan mengenai cara-cara dan termin pembayaran serta mata uang yang digunakan. Cara pembayaran harus disesuaikan dengan ketentuan dalam Dokumen Pelelangan.
9)
Harga Harga adalah ketentuan mengenai harga yang harus dibayarkan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa atas pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak harus jelas, pasti, dan dirinci sumber pembiayaannya.
10)
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak adalah ketentuan mengenai perubahan Perjanjian/Kontrak. Perubahan Perjanjian/ Kontrak dapat dilakukan meliputi: a)
Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis/lingkup pekerjaan pekerjaan yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak.
b)
Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan.
82
11)
c)
Mengubah harga Perjanjian/Kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan perubahan pelaksanaan pekerjaan.
d)
Mengubah pekerjaan.
e)
Amandemen dapat dilaksanakan apabila disetujui oleh para pihak yang membuat Perjanjian/Kontrak tersebut.
f)
Adanya perubahan peraturan yang berlaku.
jadwal
pelaksanaan
ketentuan/
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Adalah ketentuan mengenai:
12)
13)
a)
Kapan berlaku.
Perjanjian/Kontrak
mulai
b)
Kapan pekerjaan mulai dilaksanakan.
c)
Kapan penyerahan hasil pekerjaan dari Penyedia Barang/Jasa kepada Pengguna Barang/Jasa.
Pengawasan a)
Pengawasan adalah ketentuan tentang kewenangan Pengguna Barang/Jasa melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sudah dan sedang dilaksanakan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa.
b)
Apabila diperlukan oleh Pengguna Barang/Jasa karena Pengguna Barang/Jasa tidak dapat melakukan pemeriksaan atau pengawasan, maka Barang/Jasa dapat Pengguna memerintahkan kepada pihak ketiga untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas semua pelaksanaan pekerjaan yang sudah atau sedang dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.
Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan a)
83
Hal-hal yang berkaitan dengan keterlambatan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh pihak Penyedia
Barang/Jasa atau Pengguna Barang/Jasa dari jadwal yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.
14)
15)
b)
Sanksi yang diberikan kepada pihak Penyedia Barang/Jasa atau Pengguna Barang/Jasa jika terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan.
c)
Pengecualian dari ketentuan pada huruf b diatas akibat keadaan kahar.
Keadaan Kahar (Force Majeure) a)
Yang dimaksud Keadaan Kahar adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak sehingga kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi.
b)
Yang digolongkan Keadaan Kahar antara lain adalah peperangan, kerusuhan, revolusi, bencana alam, gempa bumi, pemogokan, dan kebakaran.
c)
Keadaan kahar ini tidak termasuk halhal yang merugikan yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para pihak.
d)
Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan oleh karena terjadinya keadaan kahar tidak dapat dikenai sanksi.
e)
Pihak yang menanggung kerugian akibat terjadinya keadaan kahar, diserahkan pada kesepakatan para pihak.
f)
Tindakan yang diambil untuk mengatasi terjadinya keadaan kahar, diserahkan kepada kesepakatan dari para pihak.
Itikad Baik (Good Faith) a)
84
Para pihak bertindak berdasarkan asas kepercayaan (trust) yang disesuaikan dengan hak-hak yang terdapat dalam Perjanjian/Kontrak.
b)
16)
Para pihak setuju untuk melaksanakan Perjanjian/Kontrak dengan jujur tanpa menonjolkan kepentingan masing-masing pihak. Jika selama Perjanjian/Kontrak, salah satu pihak merasa dirugikan, maka diupayakan tindakan yang terbaik untuk mengatasi keadaan tersebut.
Pemutusan Perjanjian/Kontrak Adalah ketentuan mengenai kapan Perjanjian/Kontrak dapat diputuskan, dibagi dua yaitu :
17)
a)
Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh pihak Penyedia Barang/Jasa.
b)
Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh pihak Pengguna Barang/Jasa.
Penyelesaian Perselisihan Adalah ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan atau sengketa antara para pihak dalam kontrak. Cara yang diambil dapat melalui pengadilan atau di luar pengadilan yaitu melalui musyawarah, mediasi, konsiliasi atau arbitrase di Indonesia.
18)
Bahasa dan Hukum a)
Bahasa dan hukum adalah ketentuan mengenai bahasa dan hukum yang digunakan dalam Perjanjian/Kontrak.
b)
Bahasa Perjanjian/Kontrak harus dalam Bahasa Indonesia dan dalam hal Perjanjian/Kontrak melibatkan pihak asing, maka dapat dibuat dalam Bahasa Inggris dengan terjemahan Bahasa Indonesia atau Bahasa Indonesia dengan terjemahan Bahasa Inggris. Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran terhadap klausal di dalam Perjanjian/Kontrak, maka bahasa yang dipakai adalah bahasa yang disepakati para pihak.
c)
Hukum yang digunakan adalah hukum yang berlaku di Indonesia atau pilihan hukum yang disepakati para pihak.
85
19)
Perpajakan Adalah ketentuan mengenai perpajakan sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku di Indonesia.
20)
Korespondensi. Adalah ketentuan Perjanjian/Kontrak mengenai semua korespondensi yang dapat berbentuk surat, faksimili, atau e-mail dan ditujukan kepada alamat para pihak. Dijelaskan alamat para pihak yang digunakan sebagai alamat korespondensi.
b.
Ketentuan Khusus Ketentuan khusus berikut ini berlaku untuk masingmasing Perjanjian/Kontrak sesuai dengan jenis pekerjaannya. 1).
Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang a)
Standar Adalah ketentuan mengenai barang yang disediakan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa harus sesuai dengan standar yang telah disebutkan dalam spesifikasi teknis.
b)
Pengepakan (Packaging). Adalah ketentuan mengenai kewajiban penjual untuk melakukan pengepakan atas barang-barang yang dikirim dari asal barang sampai ke tujuan akhir yang telah ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.
c)
Pengiriman Adalah ketentuan mengenai pengiriman barang yang dilakukan Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan waktu yang telah ditentukan oleh Pengguna Barang/Jasa disesuaikan dengan jadwal kebutuhan.
d)
Transportasi Adalah ketentuan mengenai transportasi yang digunakan untuk pengiriman barang (melalui laut, darat
86
atau udara). Biaya transportasi pada waktu pengiriman barang dimasukkan dalam harga Perjanjian/Kontrak. e)
Pemeriksaan dan Pengujian. Adalah ketentuan bahwa Pengguna Barang/Jasa mempunyai hak untuk melakukan pemeriksaan dan pengujian atas barang untuk memastikan kecocokannya dengan spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan dalam kontrak. Pemeriksaan dan pengujian dapat dilakukan sendiri oleh Penyedia Barang/Jasa atau diwakilkan kepada pihak ketiga.
f)
Layanan Tambahan Penyedia Barang/Jasa dapat dimungkinkan untuk menyediakan beberapa atau semua layanan lanjutan, termasuk penambahan layanan, yang dituangkan dalam syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.
2).
Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Konsultansi. a)
87
Kewajiban Konsultansi.
Penyedia
Jasa
i
Penyedia Jasa Konsultansi harus melaksanakan perjanjian dan kewajiban-kewajiban yang dibebankan kepadanya dengan penuh tanggung-jawab, ketekunan, efisien dan ekonomis serta memenuhi kriteria teknik profesional dan melindungi secara efektif peralatan-peralatan, mesin, material yang berkaitan dengan pekerjaan dalam Perjanjian/Kontrak.
ii
Penyedia Jasa Konsultansi dalam melaksanakan jasa harus sesuai dengan hukum yang berlaku di Indonesia. Pengguna Barang/Jasa secara tertulis akan memberitahukan kepada Penyedia Jasa
Konsultansi mengenai kebiasaan-kebiasaan setempat.
88
iii
Penyedia Jasa Konsultansi tidak boleh menerima keuntungan untuk mereka sendiri dari komisi usaha (trade commision), rabat (discount) atau pembayaran-pembayaran lain yang berhubungan dengan kegiatan pelaksanaan jasa.
iv
Selama pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, Penyedia Jasa Konsultansi dilarang untuk melaksanakan jasa maupun mengadakan barang yang tidak sesuai dengan Perjanjian/ Kontrak.
v
Penyedia Jasa Konsultansi, subkonsultan, dan personil konsultan dilarang melakukan kegiatan yang secara langsung atau tidak langsung akan menimbulkan pertentangan kepentingan (conflict of interest) dengan kegiatan yang merupakan tugasnya.
vi
Tanggungjawab Penyedia Jasa Konsultansi sesuai dengan hukum yang berlaku di Indonesia.
vii
Tindakan Penyedia Jasa Konsultansi yang perlu mendapat persetujuan Pengguna Barang/Jasa, adalah dalam hal memobilisasi personil yang terdapat dalam daftar dan membuat subkontrak.
viii
Semua rancangan, gambargambar, spesifikasi, disain, laporan dan dokumen-dokumen lain serta software yang disiapkan oleh Penyedia Jasa Konsultansi menjadi hak milik Pengguna Barang/Jasa.
b)
c)
ix
Penyedia Jasa Konsultansi, segera setelah pekerjaan selesai atau berakhirnya Perjanjian/Kontrak, harus menyerahkan seluruh dokumen dan data pendukung lainnya kepada Pengguna Barang/ Jasa.
x
Penyedia Jasa Konsultansi dapat menyimpan salinan dari dokumen-dokumen tersebut.
xi
Peralatan dan bahan untuk kebutuhan pelaksanaan pekerjaan oleh Penyedia Jasa Konsultansi disediakan berdasarkan kesepakatan para pihak.
Personil Konsultan dan Subkonsultan i
Penyedia Jasa Konsultansi harus mempekerjakan personil atau subkonsultan sesuai dengan kualifikasi dan pengalamannya.
ii
Personil inti dan subkonsultan yang telah disetujui oleh Pengguna Barang/Jasa harus memberikan data secara rinci yang sesuaidalam daftar personalia Penyedia Jasa Konsultansi
iii
Penyesuaian terhadap perkiraan waktu pekerjaan personil akan dibuat oleh Penyedia Jasa Konsultansi melalui pemberitahuan secara tertulis kepada Pengguna Barang/Jasa.
iv
Jika terdapat pekerjaan tambah, maka perkiraan waktu pelaksanaan harus ditentukan secara tertulis oleh para pihak.
Waktu Kerja dan Lembur i
89
Jam kerja dan waktu cuti untuk tenaga kerja inti ditentukan dalam dokumen kontrak.
d)
e)
90
ii
Waktu kerja tenaga kerja asing yang dimobilisasi ke Indonesia dihitung sejak kedatangannya di Indonesia sesuai dengan surat perintah mobilisasi.
iii
Tenaga kerja tidak berhak untuk dibayar atas pekerjaan lembur ataupun sakit atau liburan, karena perhitungan upah sudah mencakup hal tersebut.
Penggantian Tenaga Kerja
dan
Perpindahan
i
Penggantian dan perpindahan tenaga inti hanya dapat dilaksanakan dengan persetujuan Pengguna Barang/ Jasa. Jika memang terdapat hal-hal penting yang mengharuskan penggantian, maka atas persetujuan Pengguna Barang/Jasa, dapat dilakukan penggantian tenaga kerja dengan tenaga kerja yang setara atau lebih baik tanpa menambah biaya.
ii
Jika Pengguna Barang/Jasa menemukan tenaga kerja yang melakukan kesalahan serius atau terlibat tindak kejahatan, atau mengabaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya, maka Pengguna Barang/Jasa dapat secara tertulis mengajukan penggantian tenaga kerja tersebut.
Khusus Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan. i
Pengguna Barang/Jasa menilai dan menyetujui penempatan/ penggantian personil atau tenaga ahli menurut kualifikasi yang dibutuhkan.
ii
Penemuan benda/barang yang mempunyai nilai sejarah atau penemuan kekayaan yang menurut Undang-Undang dikuasai oleh negara di lokasi
pekerjaan pelaksanaan
pada
masa
Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa wajib memberitahukan kepada pihak Pengguna Barang/Jasa dan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan peraturan yang perundang-undangan berlaku di Indonesia. iii
iv
Kompensasi dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa dalam hal: (a)
Pihak Pengguna Barang/Jasa memodifikasi atau mengubah jadwal yang dapat mempengaruhi pekerjaan Penyedia Barang/Jasa.
(b)
Pihak Pengguna Barang/Jasa menginstruksikan kepada pihak Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan pengujian tambahan yang setelah dilaksanakan pengujian ternyata tidak diketemukan kerusakan/kegagalan/ penyimpangan.
Penangguhan (Suspension) Pihak Pengguna Barang/Jasa secara tertulis memberitahukan kepada Penyedia Barang/Jasa tentang penangguhan hak pembayaran sesuai dengan proporsi, jika pihak Penyedia Barang/Jasa tidak melakukan kewajiban sebagaimana mestinya, disertai alasanalasan yang jelas mengenai penangguhan tersebut, dan diberi kesempatan kepada pihak Penyedia Barang/Jasa untuk memperbaiki dalam jangka waktu tertentu.
91
v
Hari Kerja (Work day) (a)
Semua pekerja dibayar selama hari kerja dan datanya disimpan oleh pihak penyedia jasa. Daftar pembayaran ditandatangani oleh masing-masing pekerja dan dapat diperiksa oleh Pengguna Barang/Jasa.
vi
4.6.22.10
(b)
Penyedia Barang/Jasa harus membayar upah hari kerja kepada tenaga kerjanya setelah formulir upah ditandatangani.
(c)
Jam kerja dan waktu cuti untuk karyawan harus dilampirkan.
Pedoman Pengoperasian dan Perawatan (a)
Penyedia Barang/Jasa diwajibkan memberikan petunjuk kepada pihak Pengguna Barang/Jasa tentang pengoperasian dan petunjuk perawatan, sebagaimana yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
(b)
Jika Penyedia Barang/Jasa tidak melakukan hal tersebut pada huruf (a) di atas, Pengguna Barang/Jasa dapat memperhitungkan pembayaran kepada Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak.
Penandatanganan Perjanjian/Kontrak a.
Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau 92
Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) dan Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan sesuai ketentuan mengenai jaminan pelaksanaan dalam Edaran ini, kecuali apabila ada alasan yang dapat diterima oleh Pengguna Barang/Jasa.
4.6.22.11
b.
Apabila Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk menolak/mengundurkan diri atau gagal untuk menandatangani Perjanjian/Kontrak sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan yang dapat mempengaruhi jadwal pelaksanaan pekerjaan, maka Pengguna Barang/Jasa membatalkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), jaminan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan ke Kas PLN, dimasukkan dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN dan dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku.
c.
Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa wajib memeriksa konsep Perjanjian/Kontrak meliputi substansi, bahasa/redaksional, angka, dan huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar dokumen Perjanjian/Kontrak.
d.
Jumlah dokumen Perjanjian/Kontrak dibuat sesuai kebutuhan sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap Perjanjian/Kontrak asli, Perjanjian/Kontrak asli pertama untuk Pengguna Barang/Jasa dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa, dan Perjanjian/Kontrak asli kedua untuk Penyedia Barang/Jasa dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa.
e.
Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab seluruh pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain.
f.
Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab sebagian pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain dengan cara dan alasan apapun, kecuali disub-kontrakkan kepada Penyedia Barang/Jasa yang memiliki kompetensi dalam bidang tersebut, dengan persetujuan Pengguna Barang/Jasa.
Penyimpanan Dokumen Perjanjian/Kontrak Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan bahwa Dokumen Perjanjian/Kontrak asli disimpan dengan baik dalam hard copy maupun soft copy (digital) untuk arsip dan pemantauan kinerja Penyedia Barang/Jasa.
93
4.6.22.12
Dokumen Lain Perjanjian/Kontrak.
Yang
Merupakan
Bagian
Dari
a.
Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan antara lain terdiri dari Surat penunjukan pemenang, surat penawaran, spesifikasi umum, spesifikasi khusus, gambar-gambar, Addendum, daftar kuantitas dan harga, jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion Agreement).
b.
Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi: Surat penunjukan pemenang, Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term Of Reference (TOR), hasil negoisasi, Pendekatan Metodologi (Approach of Methodology). Addendum/Amandemen dalam proses Pengadaan yang kemudian dimasukkan di masing-masing substansinya, dokumen lainnya, misalnya jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi Perjanjian/ Kontrak (Contract Discussion Agreement).
c.
Untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Lainnya meliputi: Surat penunjukan pemenang, dokumen penawaran, spesifikasi umum, spesifikasi khusus, gambargambar (apabila dipersaratkan), Addendum/ Amandemen dalam proses Pengadaan Barang/Jasa yang kemudian dimasukkan di masing-masing substansinya, daftar kuantitas dan harga, dokumen lainnya, misalnya Jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion Agreement).
4.6.22.13
Pemberitahuan Pemenang Pengadaan a.
Setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani, dilakukan pemberitahuan kepada seluruh peserta pengadaan mengenai penandatanganan Perjanjian/Kontrak dengan Pemenang Pengadaan.
b.
Pemberitahuan sebagaimana butir a diatas dapat dilakukan di portal E-Procurement PLN atau secara tertulis.
94
BAB V PENGADAAN KHUSUS
5.1
Pengadaan Energi Primer 5.1.1
5.1.2
Energi Primer 5.1.1.1
Proses pengadaan energi primer mengikuti Edaran ini, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus pengadaan energi primer.
5.1.1.2
Energi Primer terdiri dari Energi Terbarukan (ET) dan Energi Tidak Terbarukan (ETT).
5.1.1.3
Energi Terbarukan meliputi antara lain aliran dan terjunan air, panas bumi, angin, sinar matahari, gerakan dan perbedaan suhu lapisan laut dan bioenergi, bahan bakar nabati.
5.1.1.4
Energi tidak terbarukan meliputi antara lain Minyak Bumi, Gas Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya, Batubara, Gambut dan serpihan bitumen.
5.1.1.5
Proses pengadaan energi primer untuk memenuhi kebutuhan pembangkit yang akan dibangun berdasarkan Rencana Umum Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL) dapat dilaksanakan setelah RUPTL ditetapkan oleh Menteri yang berwenang, untuk menjamin terpenuhinya rencana COD pembangkit.
Pengadaan Minyak Bumi/BBM 5.1.2.1
5.1.3
Pelelangan Terbatas dari DPT yang pesertanya terdiri dari: a.
Penyedia BBM dalam negeri yang memiliki Ijin Usaha Niaga BBM dari Pemerintah; dan/atau
b.
Penyedia BBM luar negeri.
5.1.2.2
Pelelangan Terbuka dapat dilakukan dalam hal DPT belum tersedia.
5.1.2.3
Penunjukan Langsung kepada BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.
Pengadaan Gas Bumi dilakukan melalui Metode Penunjukan Langsung kepada: 5.1.3.1
BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung; atau
95
5.1.4
5.1.3.2
PSC yang memiliki Seller Appointment Agreement Letter (SAAL) dari Pemerintah; atau
5.1.3.3
Perusahaan Daerah (Perusda)/BUMD yang mendapat alokasi Penjual Gas Bagian Negara dari Pemerintah; atau
5.1.3.4
Penyedia Gas Bumi di sisi hilir yang memiliki Ijin Usaha Niaga Umum; yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.
Tahapan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Gas Bumi: 5.1.4.1
Surat penawaran alokasi gas dari calon penyedia gas bumi/surat permintaan dari PLN ke Pemerintah.
5.1.4.2
Review surat penawaran dan penyusunan Kajian Kelayakan.
5.1.4.3
Penerbitan MOU dan/atau HOA dengan calon Penyedia gas bumi.
5.1.4.4
Pembahasan Key Terms Perjanjian/Kontrak Jual Beli Gas (PJBG).
5.1.4.5
Penyusunan HPS dan Penyampaian penawaran harga.
5.1.4.6
Melakukan evaluasi dan negosiasi penawaran harga.
5.1.4.7
Dalam pengadaan Gas Bumi, persetujuan PJBG dari Pemerintah.
5.1.4.8
Penandatanganan PJBG.
penetapan
harga
dan
5.1.5
Proses pengadaan transportasi gas bumi dilakukan berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan Edaran ini.
5.1.6
Pengadaan LNG, CNG dan Gas lainnya 5.1.6.1
Pengadaan LNG atau CNG dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas dengan DPT/Shortlist atau Pelelangan Terbuka dalam hal DPT belum tersedia atau Penunjukan Langsung kepada Penyedia yang mempunyai LNG Plant/CNG Plant sesuai dengan ketentuan Pemerintah.
5.1.6.2
Pengadaan LNG yang bersumber dari luar negeri dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung kepada LNG Plant yang kepemilikan saham mayoritas dimiliki oleh Pemerintah Negara Penjual LNG.
5.1.6.3
Pengadaan spot untuk LNG atau CNG dilakukan melalui Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung untuk kondisi khusus. Yang dimaksud kondisi khusus adalah kondisi emergency, terjadi shortfall atas Perjanjian/Kontrak berjalan, kekurangan pasokan untuk tahun berjalan atau kondisi-kondisi lain dengan Persetujuan Direksi.
96
5.1.6.4
Pengadaan Gas lainnya dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung sesuai kriteria pemilihan Metode pada angka 5.1.4.
5.1.7
Pengadaan infrastruktur dan transportasi LNG/CNG/Gas Lainnya dilakukan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan Edaran ini.
5.1.8
Pengadaan Batubara Proses Pengadaan Batubara mengikuti Edaran ini kecuali ditentukan lain oleh Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus pengadaan batubara.
5.2
Pembelian Tenaga Listrik 5.2.1
Independent Power Producer (IPP) 5.2.1.1
Metode Pengadaan, Proses, ketentuan dan istilah dalam Pembelian Tenaga Listrik mengikuti peraturan perundangundangan yang berlaku. Jika terdapat hal yang belum diatur dalam peraturan perundang-perundangan yang berlaku, maka mengikuti Edaran ini. Apabila dipandang perlu, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan kajian atau penelitian terhadap dokumen yang disampaikan oleh Peserta Pengadaan, maupun terhadap kebutuhan waktu pelaksanaan/evaluasi Proses Pengadaan yang terkait dengan penyiapan Dokumen Pengadaan maupun penyiapan Dokumen Penawaran. Pengaturan kewenangan pengesahan atau persetujuan terkait proses Pembelian Tenaga Listrik sebagaimana matriks yang terdapat pada Lampiran I dari Edaran ini.
5.2.1.2
Persyaratan Pengadaan IPP akan diatur secara rinci di dalam RFP termasuk apabila terdapat kebijakan terkini dari Pemerintah/Direksi atau perubahan sesuai kebutuhan proyek yang ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.
5.2.1.3
Dalam Pembelian Tenaga Listrik, Pengguna Barang/Jasa wajib memperhatikan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL), Kajian Kelayakan Proyek (KKP) atau Kajian Kelayakan Operasi dan Finansial (KKO dan KKF).
5.2.1.4
Perjanjian/Kontrak pembelian tenaga listrik dari Independent Power Producer (IPP) dilakukan dengan jangka waktu minimal 15 (lima belas) tahun atau ditentukan lain oleh Direksi, dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan atas kesepakatan bersama.
5.2.1.5
Persyaratan kualifikasi Pengembang, meliputi: a.
Pengembang yang berminat, baik perusahaan lokal maupun asing, dapat berbentuk satu badan hukum atau gabungan badan hukum;
97
b.
Mempunyai pengalaman dalam pengembangan IPP yang dipersyaratkan;
c.
Mempunyai pengalaman sebagai EPC Kontraktor atau sebagai Kontraktor Operation and Maintenance Pembangkit yang dipersyaratkan; dan
d.
Mempunyai kemampuan dipersyaratkan.
keuangan
sesuai
yang
5.2.1.6
Dalam hal lahan disediakan Pengembang, maka Pengembang berkewajiban melakukan Studi Kelayakan dan Studi Dampak Lingkungan (AMDAL).
5.2.1.7
Adanya project development cost account sebesar 10% (sepuluh persen) dari perkiraan total biaya proyek.
5.2.1.8
Ketentuan Umum Pengadaan IPP a. Rencana pembelian tenaga listrik wajib diumumkan oleh PLN sesuai dengan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL). b.
Rencana pembelian tenaga listrik sebagaimana dimaksud pada huruf a paling sedikit memuat informasi mengenai nama proyek, jenis pembangkit, kapasitas pembangkit, lokasi proyek dan jenis pengadaan.
c.
Pembelian tenaga listrik dari PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG dan PLTA di atas 10 MW melalui metode Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung sesuai RUPTL sebagaimana dimaksud pada huruf a harus ditetapkan dan disahkan oleh Direksi.
d.
Pembelian tenaga listrik sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.8 huruf c dilaksanakan melalui pengadaan secara elektronik.
e.
Dalam hal pembelian tenaga listrik belum dapat dilaksanakan secara elektronik sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.8 huruf d, maka dilakukan secara manual (non elektronik).
f.
Kriteria pembelian tenaga listrik melalui metode Pemilihan Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.8 huruf c adalah : 1)
diversifikasi energi untuk pembangkit tenaga listrik ke non bahan bakar minyak; dan/atau
2)
penambahan kapasitas pembangkitan pusat pembangkit tenaga listrik yang telah beroperasi di lokasi yang berbeda pada sistem setempat, antara PLN dan Pemegang IUPTL.
98
g.
5.2.1.9
Kriteria pembelian tenaga listrik melalui metode Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.8 huruf c meliputi : 1)
pembelian tenaga listrik dari PLTU Mulut Tambang, PLTG marjinal dan PLTA;
2)
pembelian kelebihan tenaga listrik dari PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA jika sistem tenaga listrik setempat dalam kondisi krisis atau darurat tenaga listrik; dan/atau
3)
pembelian tenaga listrik dari PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA dalam rangka penambahan kapasitas pembangkitan pada pusat pembangkit tenaga listrik yang telah beroperasi di lokasi yang sama.
h.
Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) Pemegang IUPTL yang berminat mengajukan penawaran pembelian tenaga listrik melalui metode Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.8 huruf g, maka pembelian tenaga listrik dilakukan dengan metode Pemilihan Langsung.
i.
Jangka waktu pembelian tenaga listrik paling lama 20 (dua puluh) tahun sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun berdasarkan jenis pembangkit dengan skema Built Own Operate Transfer (BOOT) dan pilihan membeli (buy out) pembangkit.
Prosedur pembelian tenaga listrik, meliputi antara lain: a.
Calon Pemegang IUPTL yang dapat mengikuti pembelian tenaga listrik harus memenuhi kriteria yang diatur dalam Petunjuk Teknis.
b.
Pelaksanaan pembelian tenaga listrik dapat dilakukan dengan bantuan Procurement Agent yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa.
c.
Pembelian tenaga listrik melalui metode Pemilihan dan Penunjukan Langsung untuk kapasitas total pembangkit sampai dengan 25 MW dilaksanakan oleh PLN Unit Pelaksana Induk (PLN UPI) sesuai ketentuan tentang Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PT PLN (Persero) yang berlaku.
99
5.2.1.10
Harga Pembelian Tenaga Listrik IPP a.
Harga pembelian tenaga listrik ditetapkan sesuai dengan Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana tercantum pada Lampiran Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015 tentang Prosedur Pembelian Tenaga Listrik PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Melalui Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung.
b.
Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana dimaksud pada huruf a adalah didasarkan pada halhal sebagai berikut: 1)
Harga Patokan Tertinggi (HPT) adalah harga levellized base pada busbar pembangkit yaitu di titik interkoneksi busbar pembangkit dengan transmisi PLN; dan
2)
Harga Patokan Tertinggi (HPT) merupakan harga pada saat pembangkit dinyatakan operasi komersial/COD.
c.
Harga pembelian tenaga listrik yang dilaksanakan berdasarkan Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.10 huruf a tidak diperlukan persetujuan harga jual tenaga listrik dari Menteri.
d.
Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.10 huruf a tidak termasuk komponen harga Fasilitas Khusus (Special Facilities) yang dibangun oleh Pemegang IUPTL.
e.
Khusus untuk pembelian tenaga listrik dari PLTA, Harga Patokan Tertinggi (HPT) sudah termasuk retribusi air.
f.
Dalam hal terdapat perbedaan asumsi yang digunakan dengan asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana diatur dalam Lampiran Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015 tentang Prosedur Pembelian Tenaga Listrik PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Melalui Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung, maka berlaku ketentuan sebagai berikut : 1)
PLTU Mulut Tambang dan PLTU Batubara : a)
AF Patokan merupakan AF minimum.
b)
Dalam hal parameter komponen bahan bakar (heat rate, calorific value, harga batubara) yang ditawarkan berbeda
100
dengan asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT), maka dapat dilakukan perhitungan ulang terhadap harga komponen bahan bakar sesuai parameter komponen bahan bakar yang ditawarkan. 2)
3)
g.
PLTG/PLTGU/PLTMG : a)
AF dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT) merupakan AF minimum.
b)
Khusus untuk pembangkit yang berfungsi sebagai peaking unit, maka AF yang ditawarkan dapat berbeda dengan AF dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT), maka perhitungan harga disesuaikan dengan AF yang ditawarkan.
c)
Perhitungan heat rate menggunakan data heat rate pabrikan dengan memperhitungkan faktor koreksi.
d)
Harga gas dapat dilakukan dengan Prinsip Passthrough.
e)
Dalam hal parameter komponen bahan bakar (heat rate, harga gas) yang ditawarkan berbeda dengan asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT), maka dapat dilakukan perhitungan ulang terhadap harga komponen bahan bakar sesuai parameter komponen bahan bakar yang ditawarkan.
PLTA : a)
AF dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT) merupakan AF minimum.
b)
Khusus untuk pembangkit yang berfungsi sebagai peaking unit, maka AF yang ditawarkan dapat berbeda dengan AF dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT), sehingga perhitungan harga disesuaikan dengan AF yang ditawarkan.
c)
Harga Patokan Tertinggi (HPT) sudah termasuk retribusi air.
Penyesuaian Harga Patokan Tertinggi (HPT) yang disebabkan oleh perubahan asumsi sebagaimana dimaksud pada huruf f, maka akan dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : Untuk PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara dan PLTG/PLTMG :
101
1)
Penyesuaian harga hanya dilakukan terhadap komponen bahan bakar (heat rate, calorific value, harga bahan bakar), dan tidak dapat dilakukan penyesuaian terhadap harga komponen lainnya.
2)
Harga komponen lainnya selain komponen bahan bakar dihitung dengan cara mengurangi Harga Patokan Tertinggi (HPT) dengan nilai harga bahan bakar.
3)
Penyesuaian dilakukan dengan cara menghitung ulang harga komponen bahan bakar sesuai dengan asumsi yang digunakan.
h.
Untuk kapasitas pembangkit yang tidak tercantum dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015 tentang Prosedur Pembelian Tenaga Listrik PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Melalui Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung dan/atau perubahannya, maka penentuan Harga Patokan Tertinggi (HPT) mengacu pada HPT kelas kapasitas unit di atasnya.
i.
Apabila harga pembelian tenaga listrik untuk kapasitas pembangkit sebagaimana dimakskud pada angka 5.2.1.10 huruf h melebihi HPT kelas kapasitas unit di atasnya maka harga pembelian tersebut wajib mendapat persetujuan dari Direksi terkait.
j.
Fasilitas Khusus (Special Facilities) yang dibangun oleh Pemegang IUPTL dan tidak termasuk dalam perhitungan harga pembelian tenaga listrik sesuai HPT, maka Fasilitas Khusus dihitung terpisah ke dalam Harga Komponen E dan Harga Komponen F.
k.
Harga Komponen E dan Harga Komponen F dibedakan berdasarkan jenis dan spesifikasi fasilitas khusus yang dibangun sebagai berikut :
l.
1)
Harga Komponen E untuk Harga Transmisi selama masa perjanjian pembelian tenaga listrik dan fasilitas transmisi dapat dialihkan (taking over) ke PLN setelah COD pembangkit.
2)
Harga Komponen F untuk Harga Fasilitas Energi Primer khusus untuk PLTG/PLTMG selama masa perjanjian pembelian tenaga listrik dan pilihan membeli (buy out) atas fasilitas energi primer setelah COD pembangkit.
Harga Komponen E dan/atau Harga Komponen F untuk pembelian tenaga listrik yang diproses di PLN Kantor Pusat ditetapkan dengan persetujuan Komite Direktur yang membidangi Independent Power Producer (IPP).
102
5.2.1.11
m.
Harga Komponen E dan/atau Harga Komponen F untuk pembelian tenaga listrik yang diproses di Unit Induk ditetapkan oleh General Manager.
n.
Harga Pembelian Tenaga Listrik wajib dinyatakan dalam mata uang Rupiah sesuai Peraturan Bank Indonesia.
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) a.
HPS disusun oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan ditetapkan oleh Komite Direktur yang membidangi Independent Power Producer (IPP) untuk pembelian tenaga listrik yang diproses di Kantor Pusat.
b.
HPS disusun oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan ditetapkan oleh General Manager untuk pembelian tenaga listrik yang diproses di Unit Induk.
c.
Dalam hal seluruh asumsi dalam HPS sama dengan asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT), maka : 1)
apabila perhitungan perkiraan harga Pejabat Pelaksana Pengadaan berada di atas Harga Patokan Tertinggi (HPT), maka HPS yang digunakan adalah sama dengan Harga Patokan Tertinggi (HPT); dan
2)
apabila perhitungan perkiraan harga Pejabat Pelaksana Pengadaan berada di bawah HPT, maka HPS yang digunakan adalah harga perhitungan Pejabat Pelaksana Pengadaan.
d.
Untuk pembelian tenaga listrik melalui pemilihan langsung maupun penunjukan langsung, HPS ditetapkan maksimal sama dengan Harga Patokan Tertinggi (HPT).
e.
Harga komponen E (harga transmisi) dihitung berdasarkan biaya investasi sesuai spesifikasi dan jarak transmisi sebagai komponen biaya tetap (fixed cost).
f.
Harga Komponen F (harga fasilitas energi primer untuk PLTG/PLTMG) dihitung berdasarkan biaya investasi dan biaya lainnya sesuai kuantitas dan spesifikasi fasilitas energi primer sebagai komponen biaya tetap (fixed cost).
g.
Asumsi-asumsi yang dipergunakan dalam penyusunan HPS antara lain masa perjanjian, Availability Factor, Heat Rate, Calorific Value dan harga bahan bakar, dapat disesuaikan dengan kondisi spesifik proyek.
h.
Apabila terdapat perbedaan asumsi dalam HPS dari nilai asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana dimaksud pada Pasal 6 ayat (6) dan ayat (7) Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015 tentang Prosedur Pembelian Tenaga Listrik PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Melalui Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung 103
dan/atau perubahannya, dimana penyesuaian perhitungan harganya menyebabkan HPS lebih tinggi dari Harga Patokan Tertinggi (HPT) maka proses dapat dilanjutkan dengan meminta Persetujuan Menteri. 5.2.1.12
5.2.2
Uji Tuntas (Due Dilligence) a.
Uji tuntas dilaksanakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan atau Procurement Agent yang ditunjuk.
b.
Kriteria dari uji tuntas meliputi kriteria umum, kriteria bisnis, kriteria finansial dan kriteria teknis.
c.
Apabila diperlukan kriteria tertentu dalam uji tuntas sebagaimana dimaksud pada huruf b maka kriteria tertentu tersebut harus mendapatkan persetujuan Direksi/Komite Direktur/Direktur Terkait.
Pembelian Excess Power Pelaksanaan pembelian excess power mengikuti peraturan perundangundangan yang berlaku.
5.2.3
Pembelian Tenaga Listrik Luar Negeri Pembelian tenaga listrik luar negeri mengikuti peraturan perundangundangan yang berlaku dan dalam hal pembelian tenaga listrik tersebut dilakukan oleh PLN Unit maka harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan Direksi.
5.2.4
5.3
Aspek penting yang perlu diperhatikan pembelian tenaga listrik, antara lain:
dalam
Perjanjian/Kontrak
5.2.4.1
Harga pembelian tenaga listrik menggunakan mata uang Rupiah dan/atau mata uang asing.
5.2.4.2
Ketentuan tentang sanksi/alokasi risiko harus berimbang.
5.2.4.3
Pengembang berkewajiban mengurus semua perijinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5.2.4.4
Escrow account (rekening bersama) sesuai ketentuan PLN yang berlaku.
Sewa Menyewa dan Sewa Beli 5.3.1
Sewa menyewa merupakan aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri dengan Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak dan/atau tidak bergerak, selama waktu tertentu dengan pembayaran yang disepakati.
5.3.2
Sewa Beli (Pembelian Dengan Angsuran/Kredit) merupakan aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri dengan Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak dan/atau tidak bergerak dengan hak kepemilikan akan beralih dari Penyedia Barang/Jasa kepada Pengguna Barang/Jasa setelah diselesaikannya seluruh pembayaran.
104
Selama pembayaran yang disepakati belum diselesaikan seluruhnya, kepemilikan barang tetap ada pada Penyedia Barang/Jasa dan pada akhir masa Perjanjian/Kontrak atau pembayaran yang disepakati telah diselesaikan seluruhnya, Penyedia Barang/Jasa menyerahkan dokumen yang diperlukan dan hak kepemilikan beralih kepada Pengguna Barang/Jasa. 5.3.3
5.4
Barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli antara lain: 5.3.3.1
Barang yang diperlukan untuk keperluan rutin/operasional PLN dan memerlukan biaya operasional dan pemeliharaan (Operation and Maintenance), seperti tetapi tidak terbatas pada komputer (PC, laptop, notebook), LCD Projector, mesin fotokopi, kendaraan bermotor (mobil, motor, truk, alat-alat berat), gedung dan/atau tanah, pembangkit tenaga listrik.
5.3.3.2
Barang yang dapat membebani Neraca Pembukuan PLN karena memerlukan investasi dan memiliki susut nilai barang (depresiasi harga Barang).
5.3.4
Khusus untuk barang tidak bergerak seperti gedung dan /atau tanah, sewa menyewa/sewa beli dapat dilakukan dengan Penunjukan Langsung.
5.3.5
Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisa bisnis (commercial analysis) dalam hal menentukan barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli.
Sewa Guna Usaha (Leasing) 5.4.1
Sewa Guna Usaha terdiri dari: 5.4.1.1
Financial Lease a.
Penyewa Guna (Lessee) pada akhir masa Perjanjian/Kontrak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna dari pihak yang menyewa gunakan (Lessor) berdasarkan nilai sisa (residual value) yang disepakati bersama.
b.
Kriteria Financial Lease terdiri dari:
c.
1)
Jumlah pembayaran selama masa finance lease ditambah nilai sisa barang modal harus dapat menutup perolehan barang modal dan keuntungan Lessor.
2)
Perjanjian/Kontrak memuat ketentuan mengenai opsi yaitu pengalihan kepemilikan barang kepada Lessee pada saat berakhirnya Perjanjian/Kontrak, atau memperpanjang jangka waktu Perjanjian/Kontrak.
Jenis Barang: Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis bisnis (commercial analysis) dalam hal menentukan
105
barang yang dapat diadakan dengan Financial Lease, antara lain pada:
5.4.1.2
1)
Pembangkit Tenaga Listrik.
2)
Gedung dan/atau tanah.
Operating Lease a.
Adalah obyek sewa guna usaha yang dioperasikan sendiri oleh Lessee namun kepemilikan obyek sewa guna usaha tidak beralih kepada Lessee.
b.
Kriteria terdiri dari :
c.
1)
Jumlah pembayaran selama Operating Lease tidak dapat atau tidak harus menutupi harga perolehan barang modal, ditambah dengan keuntungan oleh Lessor.
2)
Perjanjian Operating Lease tidak memuat ketentuan opsi bagi Lessee.
Jenis Barang Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis bisnis (commercial analysis) dalam hal menentukan Barang yang dapat diadakan dengan Operating Lease, seperti tetapi tidak terbatas pada:
5.5
1)
Kendaraan bermotor (mobil, motor, truk).
2)
Gedung dan/atau tanah.
5.4.2
Proses pelaksanaan sewa guna usaha (leasing) dilakukan mengikuti Edaran Direksi ini kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundangundangan yang berlaku.
5.4.3
Jangka waktu Perjanjian/Kontrak melalui sewa guna usaha (leasing) dilakukan sesuai dengan kemampuan project cash flow.
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) Proses pengadaan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (alih daya) mengikuti Peraturan ini kecuali ditentukan lain oleh Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus pengadaan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (alih daya). Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (alih daya) dilaksanakan untuk pekerjaan yang bersifat terus menerus dan dapat dilaksanakan dengan sistem Pemborongan Pekerjaan (PP) atau sistem Penyediaan Jasa Pekerja (PJP).
106
5.5.1
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) dengan sistem Pemborongan Pekerjaan. 5.5.1.1
Proses pengadaan diproses di Unit Induk setelah dilakukan pemaketan pekerjaan (packaging) dan/atau pengelompokan pekerjaan (grouping).
5.5.1.2
Dengan mempertimbangkan kesulitan melakukan pemaketan dan pengelompokan pekerjaan, serta situasi dan kondisi lingkungan di masing-masing unit, maka proses pengadaan dapat dilakukan di Unit Pelaksana dengan terlebih dahulu mendapatkan persetujuan tertulis dari Direktur yang menangani Sumber Daya Manusia.
5.5.1.3
Jangka waktu kontrak minimal selama 5 (lima) tahun dan setelahnya dapat dilakukan pengadaan berulang (repeat order) sepanjang hasil evaluasi menyatakan bahwa Penyedia Barang/Jasa berkinerja baik dan tidak ada masalah ketenagakerjaan yang berdampak negatif terhadap citra dan/atau kinerja PLN.
5.5.1.4
Dokumen Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) harus mengatur komponen perlindungan hak-hak normatif tenaga kerja yang sedikitnya berisi :
5.5.1.5
a.
Total nilai pemborongan pekerjaan terdiri dari komponen biaya tenaga kerja dan komponen biaya lainnya.
b.
Komponen biaya tenaga kerja dihitung dengan mempertimbangkan hak-hak normatif tenaga kerja sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku dan tidak dikompetisikan.
c.
Komponen biaya lainnya adalah komponen biaya yang harus ada untuk melaksanakan pekerjaan dan dikompetisikan.
d.
Komponen biaya tenaga kerja ditambah dengan komponen biaya lainnya menjadi nilai harga penawaran.
Penentuan komponen Upah Minimum Kota/Kabupaten (UMK) dalam kontrak alih daya dapat dilakukan dengan 2 (dua) metode/cara, yaitu : a.
Metode perhitungan UMK tetap (flat) yaitu perhitungan UMK tahun pertama menjadi dasar perhitungan untuk tahun-tahun berikutnya. 1)
UMK yang dipergunakan adalah UMK pada tahun penawaran sebagai dasar perhitungan UMK pada tahun-tahun berikutnya.
2)
Bila terjadi perubahan UMK sesuai ketentuan
107
pemerintah, maka nilai UMK pada tahun berikutnya disesuaikan dengan ketentuan pemerintah tersebut, termasuk perubahan nilai nominal ROK (nilai prosentase ROK tetap). b
c
5.5.1.6
Metode perhitungan UMK proyeksi yaitu metode perhitungan yang memproyeksikan nilai UMK pada tahun-tahun berikutnya, yang berdasarkan pada data nilai UMK pada tahun-tahun sebelumnya yang diolah menggunakan kaidah/rumus statistik yang scientific. 1)
Value for Money Committee menentukan prosentase toleransi batas atas dan batas bawah yang menjadi faktor risiko yang masih dapat di toleransi oleh para pihak.
2)
Bila terjadi perubahan UMK yang jumlahnya melebihi prosentase toleransi batas atas, atau kurang dari prosentase toleransi batas bawah sebagaimana dimaksud pada angka 5.5.1.5.a.2), maka dapat dilakukan perubahan UMK yang dituangkan dalam Addendum/ Amandemen Perjanjian/ Kontrak.
Penentuan metode perhitungan yang akan digunakan ditetapkan oleh Value for Money Committee.
Perlindungan tenaga kerja dan kesinambungan pelaksanaan pekerjaan a.
Bila terjadi pemutusan Perjanjian/Kontrak secara sepihak atau tidak terlaksananya kontrak, maka untuk perlindungan tenaga kerja dan kesinambungan pelaksanaan pekerjaan, Pengguna Barang/Jasa dapat melakukan professional judgement agar tenaga kerja dan pelaksanaan pekerjaan dapat terus berjalan.
b.
Hasil professional judgement antara lain dapat berupa Penunjukan Langsung kepada Anak Perusahaan PLN atau perusahaan Terafiliasi PLN atau Penunjukan Langsung kepada Perusahaan lain yang memenuhi persyaratan.
c.
Jangka waktu Perjanjian/Kontrak hasil professional judgement paling lama 1 (satu) tahun, sampai proses pengadaan baru selesai dilakukan.
5.5.2
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) dengan sistem Penyediaan Jasa Pekerja (PJP), hanya dilaksanakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang diijinkan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
5.5.3
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan yang bersifat proyek (Project Based) atau sifat pekerjaannya tidak terus-menerus, tidak terikat kepada kewajiban ketenagakerjaan yang bersifat terus menerus:
108
5.5.3.1 5.5.3.2
5.6
Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan 5.6.1
5.7
Jangka waktu kontrak adalah sesuai dengan kebutuhan proyek. Proses pengadaan mengacu kepada ketentuan pengadaan yang berlaku, dengan tetap mengikuti ketentuan ketenagakerjaan yang ada.
Jasa Konsultansi Perorangan dapat digunakan untuk melaksanakan pekerjaan yang memenuhi persyaratan sebagai berikut: 5.6.1.1
Pekerjaan yang tidak memerlukan kerja kelompok (team work); atau
5.6.1.2
Pekerjaan yang secara utuh berdiri sendiri; atau
5.6.1.3
Pekerjaan hanya dimungkinkan dilakukan oleh seorang yang ahli di bidangnya/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI); atau
5.6.1.4
Pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas khusus yang memerlukan masukan/nasehat.
5.6.2
Yang dapat mengikuti Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan adalah Konsultan Perorangan yang memiliki keahlian di bidangnya. Keahlian tersebut dibuktikan dengan tingkat pendidikan dan pengalaman pada bidang pekerjaan yang dipersyaratkan.
5.6.3
Konsultan Perorangan yang berasal dari Perguruan Tinggi/Aparatur Sipil Negara (ASN) wajib mengajukan cuti atau mendapat ijin tertulis dari atasan yang bersangkutan.
5.6.4
Proses Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan dapat diproses melalui Pelelangan Terbatas (menggunakan DPT/shorlist) atau Pengadaan Langsung.
Pengadaan Asuransi 5.7.1
Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dapat menggunakan Jasa Pialang Asuransi atau Konsultan Asuransi.
5.7.2
Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dilakukan dengan Pelelangan Terbatas (menggunakan DPT/shortlist) atau Pelelangan Terbuka atau Pengadaan Langsung.
5.7.3
Jenis Asuransi yang digunakan: 5.7.3.1
Asuransi Pembangunan Proyek a.
Jenis Perlindungan Asuransi Pembangunan Proyek meliputi: 1)
Risiko Instalasi Pembangunan Proyek (Cargo, Construction All Risks/Erection All Risks (CAR/EAR) Including Extended Cover, Third
109
Party Liability (TPL), Plant and Equipment, Automobile, Worker Compensation, Delay and Start Up Insurance) .
5.7.3.2
2)
Delay Start Up (DSU/Advanced Lost of Profit (ALOP) terhadap ketepatan jadwal COD untuk pembangkit dan/atau Energize untuk transmisi.
3)
Cargo Insurance (Pengangkutan Darat, Laut, Udara).
4)
Comprehensive General Liability.
5)
Automobile Liability.
6)
Personal Accident.
7)
Workman Compensation Insurance.
b.
Asuransi Construction All Risks (CAR)/Erection All Risks dan Third Party Liability (EAR) dihitung berlaku sejak awal Perjanjian/Kontrak sampai dengan COD/SLO.
c.
Asuransi Pembangunan Proyek dilaksanakan melekat dengan Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/ Jasa/Proyeknya.
d.
Pengguna Barang/Jasa berhak mengevaluasi term and conditions Polis Asuransi, Premi dan Perusahaan Asuransi yang digunakan serta memberikan approval sesuai persyaratan Perjanjian/Kontrak yang harus dipenuhi oleh Penyedia Jasa Asuransi.
Asuransi Masa Operasi a.
b.
Jenis Perlindungan Asuransi Masa Operasi: 1)
Risiko Instalasi Aset Operasional (Property All Risk/Industrial All Risk/Accidental Damage Insurance).
2)
Machinery Breakdown (MB).
3)
Third Party Liability (TPL).
4)
Kehilangan Interruption).
Pendapatan
(Business
Penutupan asuransi masa operasi dilaksanakan sesuai dengan prioritas kebutuhan Perusahaan, lingkup obyek pertanggungan yang telah mempertimbangkan tingkat risiko yang dihadapi dan kondisi keuangan Perusahaan.
110
5.7.3.3
5.7.4
Jenis Asuransi lainnya antara lain: a.
Pencurian (Theft Insurance), Kebongkaran (Burglary Insurance), Jaminan Kejujuran (Fidelity Guarantee).
b.
Money Insurance (Cash In Save, Cash In Transit, Cash In Cashier Box).
c.
Jiwa/Kecelakaan Kerja/Jaminan Hari Tua.
d.
Purna Jabatan/Dwiguna Insurance).
e.
Director and Officer Liability.
f.
Kendaraan Bermotor (Motor Vehicle Insurance).
g.
Jenis Asuransi Lainnya (pengeboran panas bumi, Marine Vessel Power Plant, Infrastruktur Energi Primer, dan lain-lain).
h.
Jaminan (Bonding/Guarantee).
i.
Rangka Kapal (Marine Hull Insurance).
j.
Pesawat Terbang (Aviation Insurance).
k.
Bencana Alam (Act of God).
l.
Electronic Equipment Insurance.
Eksekutif
(Endowment
Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi, antara lain: 5.7.4.1
Penyedia Jasa Asuransi dapat berupa perusahaan tunggal atau co-insurance dengan satu pemimpin (Consortium’s Leader) bekerja sama secara co-insurance dengan perusahaan asuransi lainnya (Consortium’s Member).
5.7.4.2
Pengguna Barang/Jasa menetapkan bentuk Penyedia Jasa Asuransi yang diperlukan, dapat berupa Penyedia Jasa Asuransi Tunggal atau co-insurance dengan Penyedia Jasa Asuransi Lainnya.
5.7.4.3
Dalam hal co-insurance dengan Perusahaan Asuransi Lainnya, Pengguna Barang/Jasa menetapkan jumlah minimum share kelulusan peserta pengadaan yang akan mendampingi Penyedia Jasa Asuransi yang bertindak sebagai Consortium’s Leader.
5.7.4.4
Pengguna Barang/Jasa menetapkan kriteria Penyedia Jasa Asuransi yang dapat bertindak sebagai Consortium’s Leader dan Consortium’s Member.
111
5.7.5
5.7.4.5
Dalam Dokumen Pelelangan ditetapkan kriteria penilaian peserta pengadaan bagi Calon Consortium’s Leader dan Consortium’s Member.
5.7.4.6
Pemenang Pengadaan (Consortium’s Leader) berkewajiban mempersiapkan Polis Asuransi, Perjanjian/Kontrak Asuransi dan Prosedur Klaim.
5.7.4.7
Peserta Pengadaan yang menjadi Consortium’s Member akan mengikuti harga hasil pengadaan (follow to leader), berdasarkan ketentuan dan persyaratan dalam Dokumen Pelelangan.
Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: 5.7.5.1
Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi meliputi obyek pertanggungan antara lain Aset Pembangkit, Transmisi, Distribusi dan Gardu Induk serta peralatan penunjangnya yang dinilai strategis dalam operasi sistem tenaga listrik dan dilaksanakan secara terpusat di PLN Kantor Pusat.
5.7.5.2
Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi yang dilakukan secara konsolidasi di antara PLN dan Anak Perusahaan, pelaksanaan pelelangannya dilaksanakan di PLN Kantor Pusat.
5.7.5.3
Pengadaan Jasa Asuransi dapat dilaksanakan dalam 2 (dua) tahap, Tahap Satu yaitu pemilihan Calon Consortium’s Leader Asuransi Kerugian dan Consortium’s Member, Tahap dua yaitu pemilihan International Reinsurance Broker dan Reinsurance Company yang pelaksanaannya dilakukan oleh Konsorsium Perusahaan Asuransi yang telah ditunjuk dalam Tahap Satu.
5.7.5.4
Penilaian terhadap Perusahaan Calon Consortium’s Leader dan Consortium’s Member adalah berdasarkan pemenuhan persyaratan administrasi, keuangan, dan teknis yang sekurang-kurangnya memenuhi kriteria antara lain: a.
Persyaratan Administrasi Pemenuhan Persyaratan Administrasi sebagaimana ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan.
b.
Persyaratan Teknis Pemenuhan Persyaratan Teknis sebagaimana ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, antara lain : pengalaman dalam penutupan polis asuransi dan penyelesaian klaim, Tenaga Ahli yang dimiliki dan Jaringan Kantor Cabang.
112
c.
Persyaratan Keuangan Pemenuhan Persyaratan Keuangan sebagaimana ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, antara lain : Laporan Keuangan, Risk Based Capital (RBC), Market Analysis (bagi Calon Consortium’s Leader), Equity, Rasio-rasio Keuangan dan lain-lain.
5.7.6
Tata Cara Pengadaan Jasa Asuransi mengikuti ketentuan dalam Bab IV Edaran ini, kecuali Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi dilakukan melalui 2 tahap sebagai berikut : 5.7.6.1
5.7.6.2
Pengadaan Tahap I : a.
Pengguna Barang/Jasa mengajukan usulan ijin prinsip kepada Direksi untuk melakukan Proses Pengadaan Jasa Asuransi melalui metode Pelelangan Terbatas dengan DPT atau Shortlist atau Pelelangan Terbuka atau Pengadaan Langsung.
b.
Pengguna Barang/Jasa dapat menetapkan/menunjuk Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan. Dalam hal tidak ditunjuk Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, Proses Pengadaan dilakukan oleh Divisi/Bidang yang mempunyai fungsi Pengadaan Asuransi.
c.
Melakukan pelelangan Perusahaan Asuransi Calon Consortium’s Leader dan Consortium’s Member sesuai metode pelelangan yang ditetapkan.
d.
Penentuan Calon Consortium’s Leader Consortium’s Member dilakukan berdasarkan penilaian atas administrasi, teknis dan keuangan dipersyaratkan dalam Dokumen Pelelangan dan memperhatikan tingkat keamanan risiko PLN akan diasuransikan.
e.
Mengusulkan Penetapan Calon Consortium’s Leader dan Consortium’s Member.
f.
Menetapkan dan mengumumkan Calon Consortium’s Leader dan Consortium’s Member.
g.
Menunjuk Calon Consortium’s Consortium’s Member.
Leader
dan hasil yang telah yang
dan
Pengadaan Tahap II : a.
Calon Consortium’s Leader didampingi PLN melaksanakan seleksi International Reinsurance Broker.
113
5.7.7
5.8
b.
Calon Consortium’s Leader membuat dokumen Seleksi International Reinsurance Broker termasuk merancang term and conditions Polis Asuransi yang paling sesuai dengan kebutuhan PLN dan wajib mendapatkan persetujuan PLN sebelum proses seleksi International Reinsurance Broker.
c.
Peserta Seleksi International Reinsurance Broker merupakan Perusahaan International Reinsurance Broker yang telah lulus dalam tahap prakualifikasi.
d.
Calon Consortium’s Leader menetapkan persyaratan dan kriteria penilaian Seleksi International Reinsurance Broker dengan persetujuan PLN.
e.
Peserta Seleksi International Reinsurance Broker harus didukung (back up) oleh Reinsurance Company yang memiliki rating dari Lembaga Pemeringkat Internasional dan diyakini dapat menjamin atau memproteksi risiko kerugian atas obyek yang dipertanggungkan.
f.
Pemenang Seleksi International Reinsurance Broker ditetapkan berdasarkan Peserta yang lulus administrasi, teknis dan penawaran harga terendah yang telah terbukti mendapatkan dukungan secara penuh 100% (fully supported) oleh Reinsurance Company sesuai persyaratan.
g.
Calon Consortium’s Leader melaporkan secara lengkap hasil Seleksi International Reinsurance Broker kepada Pengguna Barang/Jasa untuk ditetapkan sebagai pemenang Seleksi International Reinsurance Broker.
h.
Penetapan Consortium’s Leader oleh Pengguna Barang/Jasa dan perintah untuk menetapkan Pemenang Seleksi International Reinsurance Broker.
Pengadaan Jasa Asuransi dapat dibantu oleh Konsultan, baik internal maupun eksternal.
Pengadaan Parts Pembangkit Reverse Engineering dan Re-Engineering 5.8.1
Pengadaan Parts Pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan ReEngineering adalah pengadaan parts pembangkit dengan membuat duplikasi komponen seperti aslinya atau lebih baik dengan cara melakukan pengukuran, pembuatan detail desain termasuk evaluasi data teknik, analisa unjuk kerja dan pengujian.
114
5.8.2
Pola pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering dilaksanakan melalui workshop dan/atau pabrikan yang mampu, yang telah dilakukan penilaian kualifikasi dan Due Diligence oleh Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan, kemudian dituangkan dalam Daftar Workshop/Pabrikan dalam DPT. Prosedur dan kriteria Due Diligence Workshop/Pabrikan disusun oleh Pejabat Perencana Pengadaan bersama unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan.
5.8.3
Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan Pelelangan Terbatas pada workshop yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang dituangkan dalam Perjanjian/Kontrak dengan harga yang wajar. Penunjukan Langsung dapat dilakukan jika hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.
5.8.4
Unit Induk dan Anak Perusahaan PLN dapat mengadakan parts reverse engineering dan re-engineering melalui Purchase Order kepada workshop/pabrikan dalam DPT.
5.8.5
Pengelolaan workshop/pabrikan yang masuk dalam DPT adalah sebagai berikut:
5.8.6
5.8.5.1
Daftar workshop/pabrikan mampu yang mutakhir di upload pada website PLN dan Portal e-Procurement PLN.
5.8.5.2
Drawing parts yang dibuat workshop/pabrikan menjadi milik PLN untuk kepentingan kemudahan produksi pada workshop/pabrikan lain.
5.8.5.3
Drawing parts dikumpulkan dan disimpan oleh unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan.
5.8.5.4
Setiap wanprestasi yang dilakukan workshop/pabrikan akan dimasukkan dalam daftar hitam/Blacklist PLN sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan PLN dan dilaporkan kepada Pejabat Perencana Pengadaan dan unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan sebagai bahan evaluasi untuk assessment periode selanjutnya.
5.8.5.5
Workshop/pabrikan mampu yang telah terbukti memasok parts pembangkit dengan kualitas yang bagus dapat dilakukan repeat order.
Pengadaan Reverse Engineering dapat dilakukan melalui metode Open Book kepada Penyedia Barang/Jasa (Workshop/Pabrikan) yang telah lulus verifikasi dari Unit PLN yang menangani penelitian dan pengembangan.
115
BAB VI PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI
6.1
6.2
6.3
Pengertian Produksi Dalam Negeri: 6.1.1
Produksi dalam negeri adalah barang dan jasa termasuk rancang bangun dan perekayasaan yang diproduksi atau dikerjakan oleh perusahaan yang berinvestasi dan berproduksi di Indonesia, yang dalam proses produksi atau pengerjaannya dimungkinkan menggunakan bahan baku/komponen impor.
6.1.2
Jasa adalah jasa konsultansi, jasa kontraktor Engineering, Procurement, and Construction (jasa EPC), jasa pengujian dan sertifikasi, jasa pelatihan, dan/atau jasa pendukung.
Ketentuan Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri: 6.2.1
Dalam Dokumen Pelelangan Barang/Jasa dimuat secara jelas ketentuan dan syarat penggunaan hasil produksi dalam negeri.
6.2.2
Para Penyedia Barang/Jasa yang mengikuti Pengadaan Barang/Jasa membuat pernyataan bermaterai cukup, tentang besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan (self assessment).
6.2.3
Para Penyedia Barang/Jasa harus dapat membuktikan kebenaran pernyataan besarnya komponen dalam negeri barang/jasa dan melampirkan rincian dan nilai bahan baku, baik dari dalam negeri maupun impor, nilai barang jadi keseluruhan serta daftar nama pemasok.
6.2.4
Besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan oleh Penyedia Barang/Jasa dapat diverifikasi dan diklarifikasi oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan pada saat evaluasi dan dapat dibantu oleh tenaga ahli/konsultan independen.
Insentif 6.3.1
Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak namun tidak terbatas pada yang telah diatur dalam Petunjuk Teknis ini, dengan mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN, dengan tetap menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli dari penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.
6.3.2
Bentuk-bentuk insentif meliputi: 6.3.2.1
Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional. Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
116
6.3.2.2
a.
Dalam Pengadaan Barang/Jasa dimana para Penyedia merupakan Pabrikan (engine Barang/Jasa maker/primary manufacture).
b.
Apabila ada keikutsertaan Penyedia Barang /Jasa Luar Negeri.
c.
Dalam hal Calon Pemenang dengan Harga Penawaran terendah adalah Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri, maka Harga Penawaran terendah tersebut akan ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri.
d.
Jika Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri bersedia dan sanggup menyamai Harga Penawaran terendah, maka Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri yang bersangkutan akan dijadikan sebagai Calon Pemenang.
e.
Jika terdapat dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri yang bersedia den sanggup menyamai Harga Penawaran terendah, maka penentuan Calon Pemenang akan diprioritaskan kepada Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri dengan Harga Penawaran paling rendah.
Perjanjian Suplai Agreement (LTSA)
Jangka
Panjang/Long
Term
Supply
a.
LTSA bertujuan agar pabrikan dalam negeri dapat didorong untuk mempertahankan dan menaikan tingkat komponen dalam negeri.
b.
Unit PLN yang membutuhkan barang yang dicakup dalam LTSA, menggunakan Purchase Order untuk pemesanan.
c.
Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan bersama Wakil Pengguna dan dengan persetujuan Value for Money Committee, dapat menyusun strategi pengadaan dan Perjanjian/Kontrak khusus, dengan tujuan untuk memberi insentif bagi Pabrikan Dalam Negeri yang telah berinvestasi, dengan memilih minimal 3 (tiga) Pabrikan Dalam Negeri dengan persentase volume tertentu, dimana harga dan penawaran pemenang kedua, ketiga dan seterusnya mengikuti harga dan penawaran pemenang pertama dalam hal: 1)
Terdapat beberapa Pabrikan Dalam Negeri yang memenuhi syarat dan lulus Prakualifikasi dan Due Diligence untuk penyediaan barang tertentu (masuk dalam kategori Leverage, dimana produk secara umum terstandar dengan banyak Penyedia); dan
117
d.
2)
PLN adalah konsumen utama dalam negeri (buyer’s market, hampir/tidak ada pasar selain PLN); dan
3)
Jika secara agregasi kebutuhan disediakan secara penuh oleh satu Penyedia Barang sehingga dapat mengakibatkan hilangnya/bangkrut Penyedia Dalam Negeri lain yang telah berinvestasi; dan
Dalam hal pasar secara internasional masuk dalam kategori Leverage (dimana produk secara umum terstandard dengan banyak Penyedia Barang/Jasa di pasar internasional dan bersifat buyer’s market), tetapi ada Pabrikan dalam negeri yang mampu menyediakan barang dengan kualitas sesuai kebutuhan PLN, dimana jumlahnya sedikit (satu atau dua), sehingga pasar tersebut telah menjadi Critical/Bottleneck bagi PLN. Oleh karena itu dapat diterapkan strategi open book system, dimana penentuan harga didasarkan pada kesepakatan bersama dengan hak untuk melihat rincian biaya produksi pabrikan, dengan margin yang wajar dan Perjanjian/Kontrak jangka panjang. Metode Open Book memberikan pengaman atas pembentukan biaya dan harga yang wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN.
6.3.2.3
6.3.2.4
Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT a.
Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT, dapat ditawarkan insentif sebagai bagi calon Penyedia Barang/Jasa.
b.
Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat memasukkan penawaran ke PLN, diminta untuk memilih Penyedia Barang/Jasa (pabrikan) dalam negeri yang telah masuk DPT.
Insentif bagi Perusahaan Asing dapat diberikan dengan memenuhi persyaratan: a.
Berdasarkan agregasi kebutuhan PLN untuk barang/jasa yang belum diproduksi atau tersedia di dalam negeri; dan
b.
Perusahaan Asing bersedia membuat business plant yang jelas dan melakukan proses produksi di dalam negeri.
Insentif yang dapat ditawarkan adalah Penunjukan Langsung dengan metode Open Book.
118
6.3.2.5
Preferensi Harga a.
Preferensi Harga dapat diberikan kepada barang/jasa dalam negeri dengan TKDN lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima persen).
b.
Barang produksi dalam negeri sebagaimana dimaksud pada butir a diatas, tercantum dalam Daftar Barang Produksi Dalam Negeri yang dikeluarkan oleh Menteri yang membidangi urusan perindustrian.
c.
Preferensi Harga untuk barang produksi dalam negeri paling tinggi 15% (lima belas persen).
d.
Preferensi Harga untuk pekerjaan konstruksi yang dikerjakan oleh kontraktor nasional adalah 7,5% (tujuh koma lima persen) diatas harga penawaran terendah dari Penyedia Barang/Jasa asing.
e.
Harga Evaluasi Akhir (HEA) dihitung dengan ketentuan sebagai berikut: 1)
Koefisien preferensi harga terhadap komponen dalam negeri barang/jasa adalah tingkat komponen dalam negeri dikalikan preferensi harga.
2)
Preferensi harga diperhitungkan dalam evaluasi harga penawaran yang telah memenuhi persyaratan administrasi dan teknis, setelah koreksi aritmatik.
3)
Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) adalah sebagai berikut: HEA =
4)
f.
1 x HP 1+KP
HEA
=
Harga Evaluasi Akhir
KP
=
Koefisien Preferensi Harga (%)
HP
=
Harga Penawaran (Harga Penawaran yang memenuhi persyaratan lelang dan telah dievaluasi)
Tata cara Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih penawaran dengan HEA yang sama, penawar dengan TKDN terbesar adalah sebagai pemenang.
119
g.
6.4
Pemberian Preferensi Harga sebagaimana dimaksud pada angka 6.3.2.5 huruf a, tidak mengubah Harga Penawaran dan hanya digunakan untuk keperluan perhitungan HEA guna menetapkan peringkat pemenang Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka.
Keikutsertaan Perusahaan Asing 6.4.1
Pengadaan barang impor dimungkinkan dalam hal: 6.4.1.1
Barang tersebut belum diproduksi di dalam negeri; dan/atau
6.4.1.2
Spesifikasi teknis barang yang diproduksi di dalam negeri belum memenuhi persyaratan; dan/atau
6.4.1.3
Dalam hal kuantitas barang tidak dapat dipenuhi dari Penyedia Barang dalam negeri.
6.4.2
Penyedia Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang diimpor langsung diwajibkan untuk semaksimal mungkin menggunakan jasa pelayanan yang ada di dalam negeri, seperti jasa asuransi, angkutan, ekspedisi, perbankan, dan pemeliharaan.
6.4.3
Perusahaan asing dapat ikut serta di dalam Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai: 6.4.3.1
Untuk jasa konstruksi di atas Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
6.4.3.2
Untuk barang/jasa lainnya (sepuluh milyar rupiah).
6.4.3.3
Untuk jasa konsultansi di atas Rp5.000.000.000,00 (lima milyar rupiah).
di
atas
Rp10.000.000.000,00
6.4.4
Perusahaan asing yang melaksanakan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada angka 6.4.3 di atas harus mendapatkan ijin yang berlaku dan melakukan kerjasama usaha dengan perusahaan nasional dalam bentuk kemitraan, subkontraktor, dan lain-lain, apabila ada perusahaan nasional yang memiliki kemampuan di bidang yang bersangkutan.
6.4.5
Ketentuan pada angka 6.4.3.3 di atas dapat dikecualikan untuk pengadaan jasa konsultansi perorangan.
120
BAB VII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK
7.1
Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak 7.1.1
Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa. 7.1.1.1
Dalam melaksanakan pengendalian pekerjaan, Pengguna Barang/Jasa setelah berkoordinasi dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa, dapat menunjuk wakil yang bertindak atas namanya sebagai Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan. Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat merangkap sebagai Direksi Pekerjaan.
7.1.1.2
Pada prinsipnya, Wakil Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab atas manajemen Perjanjian/Kontrak dan pemantauan terhadap kinerja Penyedia Barang/Jasa, serta membantu Pejabat Perencana Pengadaan untuk melakukan pemutakhiran database DPT. Untuk pemantauan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan kinerja Penyedia Barang/Jasa, Pengguna Barang/Jasa dapat membentuk Tim Evaluasi/Tim Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa yang memberikan laporan kepada Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa.
7.1.2
7.1.1.3
Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan/Tim Pemeriksa Barang/Tim Penerima Barang dimaksudkan untuk menilai hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Penyedia Barang/Jasa pada waktu penyerahan pertama pekerjaan dan penyerahan akhir pekerjaan.
7.1.1.4
Penyedia Barang/Jasa wajib menunjuk personil sebagai wakilnya yang berdomisili di lokasi pekerjaan, yang diberi wewenang penuh dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan.
Hak dan Kewajiban Para Pihak. 7.1.2.1
Hak dan kewajiban Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan Perjanjian/Kontrak: a.
Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.
b.
Meminta laporan-laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa.
c.
Melakukan perubahan Perjanjian/Kontrak, jika ada alasan yang sah dan disetujui para pihak.
d.
Memberikan peringatan atas keterlambatan pekerjaan.
121
7.1.2.2
7.1.3
e.
Mengenakan denda keterlambatan.
f.
Membayar tahapan sesuai dengan kemajuan (progress) fisik pekerjaan yang tercantum dalam Berita Acara yang disetujui para pihak.
g.
Membuat Berita Acara Serah Terima Lokasi Pekerjaan.
h.
Memberikan instruksi sesuai pekerjaan yang telah Perjanjian/Kontrak.
jadwal pelaksanaan ditetapkan dalam
Hak dan kewajiban Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan Perjanjian/Kontrak: a.
Menerima pembayaran tahapan sesuai dengan progress fisik pekerjaan yang tercantum dalam Berita Acara yang disetujui para pihak.
b.
Melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
c.
Melaporkan pelaksanaan pekerjaan secara periodik (laporan harian, mingguan dan bulanan) kepada Pengguna Barang/Jasa.
d.
Memberikan keterangan yang diperlukan untuk pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan Pengguna Barang/Jasa.
e.
Menyerahkan hasil pekerjaan sesuai dengan jadwal penyerahan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
f.
Mengambil langkah-langkah untuk melindungi lingkungan, baik di dalam maupun di luar lokasi pekerjaan, dan membatasi perusakan dan pengaruh/gangguan kepada masyarakat maupun miliknya sebagai akibat polusi, kebisingan dan kerusakan lain yang disebabkan kegiatan Penyedia Barang/Jasa.
Asuransi 7.1.3.1
Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan Barang/Jasa yang nilai Perjanjian/Kontraknya lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) atau pekerjaan yang mempunyai risiko tinggi untuk kepentingan Pengguna Barang/Jasa.
7.1.3.2
Ketentuan pada angka 7.1.3.1 diatas tidak diwajibkan untuk Jasa Konsultansi.
122
7.1.4
7.2
7.1.3.3
Ketentuan mengenai masa berlaku, nama tertanggung, syarat dan kondisi, obyek asuransi, harga pertanggungan, dan ketentuan lainnya diatur dalam Perjanjian/Kontrak.
7.1.3.4
Sebelum pekerjaan dimulai, Penyedia Barang/Jasa wajib meminta rekomendasi atas usulan nama calon penanggung (Perusahaan Asuransi) kepada Divisi yang membidangi asuransi dengan melampirkan konsep polis asuransi yang berisi syaratsyarat dan kondisi pertanggungan (asuransi) sesuai ketentuan Perjanjian/Kontrak, untuk selanjutnya disetujui oleh Pengguna Barang/Jasa. Polis Asuransi wajib diserahkan kepada Pengguna Barang/Jasa dan Divisi yang membidangi asuransi selambatlambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah tanggal persetujuan.
7.1.3.5
Mekanisme Persetujuan tertulis sebagaimana diatur pada angka 7.1.3.4 tersebut di atas, khusus untuk bidang Asuransi Pembangunan Proyek berpedoman kepada alur komunikasi (basic communication) yang ditetapkan oleh Kepala Divisi yang membidangi administrasi konstruksi.
Perpajakan 7.1.4.1
Penyedia Barang/Jasa harus mengetahui, memahami dan patuh terhadap semua peraturan perundang-undangan tentang pajak yang berlaku di Indonesia dan sudah diperhitungkan dalam Dokumen Penawaran.
7.1.4.2
Perubahan peraturan perundang-undangan tentang pajak yang terjadi setelah pembukaan penawaran harus dilakukan penyesuaian.
Tata Cara Pembayaran 7.2.1
Ketentuan Umum 7.2.1.1
Pembayaran uang muka (down payment) dapat dilakukan jika sebelumnya sudah disetujui dalam Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, diantaranya: a.
Pengadaan barang dan/atau jasa yang masuk kategori Critical/Bottleneck, dimana merupakan seller’s market, dan PLN berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang kritikal.
b.
Sangat dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan dan keuangan Perusahaan memungkinkan.
7.2.1.2
Pembayaran diberikan Pengguna Barang/Jasa berdasarkan kemajuan (progress) fisik pekerjaan.
7.2.1.3
Sistem pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan sesuai ketentuan dokumen Perjanjian/Kontrak (angsuran/termijn atau bulanan/monthly certificate).
123
7.2.1.4
7.2.1.5
Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Angsuran dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a.
Setelah kemajuan hasil pekerjaan mencapai nilai prosentase tertentu sesuai dengan ketentuan dokumen Perjanjian/Kontrak, Penyedia Barang/Jasa mengajukan laporan kemajuan hasil pekerjaan kepada Direksi Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.
b.
Kemajuan hasil pekerjaan tersebut harus sudah mendapat penetapan dari Direksi Pekerjaan selambatlambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah diterimanya laporan kemajuan hasil pekerjaan tersebut berikut laporan data pendukungnya.
Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Bulanan (Monthly Certificate) dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut : a.
Pada setiap tanggal 25 (dua puluh lima) bulan yang bersangkutan, Penyedia Barang/Jasa mengajukan sertifikat bulanan kepada Direksi Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.
b.
Kemajuan hasil pekerjaan sesuai Sertifikat Bulanan tersebut harus sudah mendapat penetapan dari Direksi Pekerjaan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah diterimanya laporan kemajuan hasil pekerjaan tersebut berikut laporan data pendukungnya.
c.
Untuk pengadaan energi primer dimana merupakan seller’s market, dan PLN berkepentingan mengamankan suplai energi primer tersebut, PLN dapat memberikan jaminan pembayaran untuk menjamin apabila terjadi keterlambatan pembayaran.
7.2.1.6
Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan yang disepakati dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa apabila Penyedia Barang/Jasa telah mengajukan tagihan disertai laporan kemajuan hasil pekerjaan yang telah disetujui oleh Direksi Pekerjaan dalam kurun waktu 10 (sepuluh) hari kerja.
7.2.1.7
Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan hanya dapat dilakukan senilai pekerjaan yang telah terpasang, kecuali barang hasil pabrikasi/manufacture antara lain material utama (pembangkit, transmisi dan distribusi) dapat dilakukan pembayaran sesuai dengan progress yang telah disepakati, tidak termasuk bahan-bahan dan alat-alat yang ada di lapangan antara lain material bangunan, alat-alat kerja dan alat-alat sejenisnya.
7.2.1.8
Setiap pembayaran harus dipotong denda (bila ada), pajak dan pungutan Pemerintah yang berlaku.
124
7.2.1.9
Untuk Perjanjian/Kontrak yang mempunyai subkontraktor, permintaan pembayaran kepada Pengguna Barang/Jasa harus dilengkapi bukti pembayaran kepada seluruh subkontraktor sesuai dengan kemajuan pekerjaan.
7.2.1.10
Untuk Pengadaan Jasa seperti Jasa Konstruksi, pembayaran terakhir dilakukan setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak setelah Berita Acara Penyerahan Akhir (FAC) diterbitkan. Untuk Pengadaan Barang, pembayaran dapat dilakukan sebesar 100% dari nilai Perjanjian/Kontrak setelah dilakukan serah terima barang yang dibuktikan dengan berita acara serah terima barang.
7.3
7.4
Mobilisasi 7.3.1
Mobilisasi paling lambat harus sudah mulai dilaksanakan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak penandatanganan Perjanjian/Kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan sebagaimana ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.
7.3.2
Mobilisasi meliputi antara lain: 7.3.2.1
Mendatangkan kendaraan.
peralatan-peralatan
berat
7.3.2.2
Mendatangkan alat-alat peralatan lainnya.
7.3.2.3
Mempersiapkan fasilitas lapangan untuk Penyedia Barang/Jasa meliputi kantor, rumah, gedung laboratorium, bengkel, gudang, dan fasilitas lainnya yang telah ditentukan dalam dokumen Perjanjian/Kontrak.
7.3.2.4
Mendatangkan personil pelaksana.
7.3.2.5
Mobilisasi peralatan dan personil pelaksana dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
laboratorium,
dan
alat-alat
kendaraan-
ukur
dan
Pemeriksaan Lapangan dan Pekerjaan Tambah Kurang 7.4.1
Pemeriksaan Lapangan 7.4.1.1
Pada tahap awal pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, setelah Berita Acara Serah Terima Lokasi, Direksi Pekerjaan bersama-sama dengan wakil Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pemeriksaan lapangan bersama dengan melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan.
7.4.1.2
Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam berita acara. Apabila hasil pemeriksaan lapangan bersama mengakibatkan perubahan isi Perjanjian/Kontrak (spesifikasi teknis, gambar, jenis pekerjaan, kuantitas), maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam perintah perubahan Perjanjian/Kontrak yang ditindaklanjuti dengan pembuatan
125
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak. 7.4.1.3
7.4.2
7.5
Selanjutnya pemeriksaan lapangan bersama dilaksanakan selama periode waktu pelaksanaan pekerjaan untuk menetapkan kuantitas hasil pekerjaan yang akan dibayarkan setiap bulan/angsuran.
Pekerjaan Tambah Kurang 7.4.2.1
Pekerjaan Tambah Kurang dapat dilakukan untuk mendapatkan hasil sesuai dengan tujuannya, dan dituangkan di dalam perubahan (Addendum/Amandemen) Perjanjian/Kontrak.
7.4.2.2
Perubahan (Addendum/Amandemen) Perjanjian/Kontrak dapat berupa antara lain: a.
Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Perjanjian/Kontrak.
b.
Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan.
c.
Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan.
d.
Perubahan waktu (durasi) pelaksanaan pekerjaan.
7.4.2.2
Pekerjaan Tambah yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan, dengan ketentuan nilainya tidak lebih dari 10% (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan tambah tersebut harus didasarkan pada justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional oleh Direksi Pekerjaan.
7.4.2.3
Dalam hal pekerjaan tambah melebihi 10% (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan tambah tersebut harus didasarkan pada justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional oleh Direksi Pekerjaan dan wajib mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Pengguna Barang/Jasa sebelum pelaksanaannya.
7.4.2.4
Perintah perubahan pekerjaan harus dibuat secara tertulis oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa, ditindak lanjuti dengan negosiasi teknis dan harga dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam dokumen Perjanjian/Kontrak.
Manajemen Perjanjian/Kontrak 7.5.1
Perubahan Perjanjian/Kontrak 7.5.1.1
Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan atas kesepakatan bersama antara Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa, namun tidak boleh bertentangan dengan ketentuan yang telah diatur dalam Edaran ini.
126
7.5.2
7.5.3
7.5.1.2
Perubahan Perjanjian/Kontrak, bila dianggap perlu dapat dilakukan melalui persetujuanValue for Money Committee.
7.5.1.3
Semua perubahan Perjanjian/Kontrak dituangkan dalam Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Perjanjian/Kontrak.
Penghentian atau Pemutusan Perjanjian/Kontrak. 7.5.2.1
Penghentian Perjanjian/Kontrak (suspension of contract) dapat dilakukan dalam hal terjadi peristiwa yang berada di luar kekuasaan para pihak yang mengakibatkan para pihak tidak mungkin melaksanakan kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh Keadaan Kahar (Force Majeure) atau keadaan yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
7.5.2.2
Pemutusan Perjanjian/Kontrak (termination of contract) dapat dilakukan dalam hal para pihak tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya sebagaimana diatur di dalam Perjanjian/Kontrak.
7.5.2.3
Pengguna Barang/Jasa dapat memutuskan Perjanjian/Kontrak secara sepihak, apabila denda keterlambatan pelaksanaan pekerjaan akibat kesalahan Penyedia Barang/Jasa sudah melampaui besarnya Jaminan Pelaksanaan atau maksimum denda keterlambatan, setelah memberikan peringatan ke-3 (ketiga) atas keterlambatan pelaksanaan Perjanjian/Kontrak atau apabila Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang jaminan pelaksanaan.
7.5.2.4
Dalam hal terjadi pemutusan Perjanjian/Kontrak sebagaimana diatur pada angka 7.5.2.3, Penyedia Barang/Jasa dikenakan sanksi berupa pencairan Jaminan Pelaksanaan atau pengenaan maksimum denda keterlambatan.
7.5.2.5
Pemutusan Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh kesalahan Pengguna Barang/Jasa, Pengguna Barang/Jasa dapat dikenakan sanksi berupa kewajiban mengganti kerugian yang menimpa Penyedia Barang/Jasa sesuai yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.
7.5.2.6
Dalam hal terbukti adanya praktek persekongkolan, korupsi, kecurangan dan pemalsuan dalam proses pengadaan/pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, Pengguna Barang/Jasa wajib membatalkan proses pengadaan/ memutuskan pelaksanaan Perjanjian/Kontrak.
Penyesuaian Harga. Penyesuaian harga adalah ketentuan mengenai perubahan harga Perjanjian/Kontrak akibat adanya perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi finansial dengan ketentuan sebagai berikut:
127
7.5.3.1
Penyesuaian harga dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak.
7.5.3.2
Dalam hal penyesuaian harga belum dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak, maka dapat dilakukan kesepakatan penyesuaian harga yang hasilnya dituangkan dalam Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak, yang pelaksanaannya didasarkan pada justifikasi dan dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.
7.5.3.3
Penyesuaian harga dapat diberlakukan bagi Perjanjian/Kontrak yang masa pelaksanaannya lebih dari 12 (dua belas) bulan.
7.5.3.4
Penyesuaian harga dapat diberlakukan untuk harga satuan dan/atau harga Perjanjian/Kontrak kecuali komponen risiko, overhead dan keuntungan sebagaimana tercantum dalam penawaran.
7.5.3.5
Penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak atau Addendum/Amandemen. Bagian Perjanjian/Kontrak atau pekerjaan yang terlambat dilaksanakan karena kesalahan Penyedia Barang/jasa, penyesuaian harga satuan dan nilai Perjanjian/Kontrak menggunakan indeks harga sesuai jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan pada Perjanjian/Kontrak awal.
7.5.3.6
Penyesuaian harga satuan bagi komponen pekerjaan yang berasal dari luar negeri dan dibayar dengan valuta asing menggunakan indeks penyesuaian harga dari negara asal barang tersebut.
7.5.3.7
Rumusan penyesuaian harga satuan: Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + ………) Keterangan : Hn
=
Harga satuan barang/jasa pekerjaan dilaksanakan.
Ho
=
Harga satuan barang/jasa pada saat penyusunan harga penawaran (28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran).
a
=
Koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan overhead. Dalam hal penawaran tidak mencantumkan besaran komponen keuntungan dan overhead, maka a adalah 0,15.
128
pada
saat
b, c, d
=
Koefisien komponen Perjanjian/Kontrak seperti tenaga kerja, bahan, alat kerja dan sebagainya. Penjumlahan 1,00.
a+b+c+d+…. dst. adalah
Bn, Cn, Dn
=
Indeks harga komponen pekerjaan dilaksanakan.
pada
saat
Bo, Co, Do
=
Indeks harga komponen pada saat penyusunan harga penawaran (28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran).
Catatan :
7.5.3.8
-
Untuk penyesuaian harga dalam mata uang rupiah, maka indeks harga yang digunakan bersumber dari penerbitan Badan Pusat Statistik (BPS). Jika indeks harga tidak dimuat dalam penerbitan BPS, maka digunakan indeks harga yang disiapkan oleh instansi yang berwenang.
-
Penetapan koefisien komponen Perjanjian/Kontrak pekerjaan dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa.
Rumusan penyesuaian nilai Perjanjian/Kontrak : Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + ....dst Keterangan :
7.5.4
Pn
=
Nilai Perjanjian/Kontrak setelah dilakukan penyesuaian harga satuan barang/jasa.
Hn
=
Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian harga menggunakan rumusan penyesuaian satuan harga.
V1
=
Volume pada saat pekerjaan dilaksanakan.
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak. 7.5.4.1
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak harus segera dibuat bila terjadi perubahan Perjanjian/Kontrak.
7.5.4.2
Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan meliputi : a.
Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis pekerjaan yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak;
b.
Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan;
c.
Mengubah jadwal pelaksanaan;
129
7.5.4.3
7.5.5
d.
Adanya perubahan ketentuan /peraturan yang berlaku;
e.
Adanya penyesuaian harga.
Prosedur pembuatan Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak dilakukan sebagai berikut: a.
Pengguna Barang/Jasa segera memberikan perintah tertulis kepada Penyedia Barang/Jasa untuk melaksanakan perubahan Perjanjian/Kontrak, atau Penyedia Barang/Jasa mengusulkan perubahan Perjanjian/Kontrak;
b.
Penyedia Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas perintah perubahan dari Pengguna Barang/Jasa dan mengusulkan perubahan harga (bila ada) selambatlambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari. Pengguna Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas usulan perubahan Perjanjian/Kontrak dari Penyedia Barang/Jasa selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari;
c.
Atas usulan perubahan Perjanjian/Kontrak, dilakukan negosiasi teknis dan harga dan dibuat berita acara hasil negosiasi;
d.
Berdasarkan berita acara hasil negosiasi Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.
dibuat
Perpanjangan Waktu Pelaksanaan. 7.5.5.1
Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh Pengguna Barang/Jasa atas pertimbangan yang layak dan wajar.
7.5.5.2
Yang dimaksud hal-hal yang layak dan wajar untuk perpanjangan waktu pelaksanaan adalah sebagai berikut:
7.5.5.3
a.
Pekerjaan tambah;
b.
Perubahan disain;
c.
Keterlambatan yang disebabkan oleh pihak Pengguna Barang/Jasa;
d.
Masalah yang Barang/Jasa;
e.
Keadaan kahar (force majeur).
timbul
di
luar
kendali
Penyedia
Pengguna Barang/Jasa dapat menyetujui perpanjangan waktu pelaksanaan atas Perjanjian/Kontrak setelah melakukan penelitian dan evaluasi terhadap usulan tertulis yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa.
130
7.5.5.4
7.6
Persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan dituangkan di dalam Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.
Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages) 7.6.1
7.6.2
Denda Keterlambatan. 7.6.1.1
Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan.
7.6.1.2
Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia Barang/Jasa atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan adalah 1‰ (satu per seribu) dari harga Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum sebesar Jaminan Pelaksanaan dari harga Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak, kecuali untuk pengadaan Batubara dikenakan denda keterlambatan 1‰ (satu per seribu) dari nilai total pengiriman. a.
Untuk pekerjaan yang sifatnya satu kesatuan, seperti EPC, jika ada keterlambatan menyelesaikan pekerjaan dan ada konsekuensi ke sistem, maka denda keterlambatan maksimum sebesar Jaminan Pelaksanaan dari harga Perjanjian/Kontrak.
b.
Pengertian bagian Perjanjian/Kontrak adalah bagian yang dapat dipisahkan dan dapat dimanfaatkan, seperti pengiriman barang yang diserahkan secara bertahap.
Kompensasi Damages). 7.6.2.1
Kinerja
Tidak
Sesuai
Perjanjian/Kontrak
(Liquidated
Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi pembangkitan atau pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money Committee, PLN dapat menerapkan kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak berdasarkan konsep Liquidated Damages yang diatur dalam Dokumen Pelelangan dan Perjanjian/Kontrak. a.
Tingkat kompensasi yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak, berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak, yang dikuantifikasikan dalam bentuk uang.
b.
Kinerja tidak sesuai Perjanjian/Kontrak misalnya ketidaksesuaian spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian.
c.
Jumlah kerugian tersebut dihitung berdasarkan estimasi kerugian per hari, misalnya, biaya yang bisa timbul dari pembelian BBM untuk pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.
131
7.7
d.
Formula kompensasi per hari ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak dan diajukan ke Value for Money Committee sebagai bagian Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, kecuali sudah ditentukan dalam Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tahunan.
e.
Pembayaran kompensasi dikurangkan dari Jaminan Pelaksanaan atau sebagaimana diatur pada angka 7.2.1.8 atau ditagihkan dengan cara lain.
Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Perjanjian/Kontrak. 7.7.1
Serah Terima Pekerjaan. 7.7.1.1
Setelah pekerjaan fisik selesai 100% (seratus persen) untuk pekerjaan Konstruksi/Barang/Jasa, kecuali untuk bagian pekerjaan yang tidak mempengaruhi fungsi hasil pekerjaan misalnya pending item pada pekerjaan konstruksi yang dapat diterima oleh Pengguna Barang/Jasa, Penyedia Barang/Jasa dapat mengajukan permintaan secara tertulis kepada Pengguna Barang/jasa untuk penyerahan pekerjaan.
7.7.1.2
Pengguna Barang/Jasa melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Penyedia Barang/Jasa.
7.7.1.3
Bilamana terdapat kekurangan-kekurangan dan/atau cacat hasil pekerjaan dan/atau barang yang diserahkan cacat, Penyedia Barang/Jasa wajib memperbaiki/mengganti/menyelesaikannya.
7.7.1.4
Pengguna Barang/Jasa menerima penyerahan pekerjaan setelah seluruh hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Perjanjian/Kontrak.
7.7.1.5
Pembayaran setelah pekerjaan fisik selesai 100% (seratus persen), dilakukan dengan ketentuan : a.
Untuk Pekerjaan yang memerlukan adanya masa pemeliharaan (misalnya pekerjaan jasa konstruksi), pembayaran dilakukan dengan jumlah maksimal sebesar 95% (sembilan puluh lima persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak, sedangkan yang 5% (lima persen) merupakan retensi selama masa pemeliharaan. Jaminan Pelaksanaan berlaku sampai dengan 30 hari setelah FAC sesuai ketentuan pada angka 4.6.10.2. huruf b angka 2) huruf a). Dalam hal ini FAC adalah serah terima pekerjaan setelah selesainya masa pemeliharaan.
b.
Untuk Pekerjaan selain sebagaimana dimaksud pada angka 7.7.1.5. huruf a, pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah maksimal sebesar 100% (seratus persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak. Jaminan Pelaksanaan berlaku sampai dengan 30 hari setelah FAC sesuai ketentuan pada angka 4.6.10.2. huruf b angka 2) huruf a). Dalam hal ini FAC adalah serah terima pekerjaan setelah fisik selesai 100% (seratus persen).
132
7.7.2
7.8
7.9
7.7.1.6
Untuk Pekerjaan yang memerlukan adanya masa pemeliharaan, Penyedia Barang/Jasa wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan sehingga kondisi tetap seperti pada saat penyerahan pertama pekerjaan.
7.7.1.7
Setelah masa pemeliharaan berakhir, Penyedia Barang/Jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna Barang/Jasa untuk penyerahan akhir pekerjaan.
7.7.1.8
Pengguna barang/Jasa menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah Penyedia Barang/Jasa melaksanakan semua kewajibannya selama masa pemeliharaan dengan baik dan wajib melakukan pembayaran sisa nilai Perjanjian/Kontrak yang belum dibayar dan mengembalikan Jaminan Pelaksanaan.
7.7.1.9
Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan sebagaimana mestinya, maka Pengguna Barang/Jasa berhak mencairkan Jaminan Pelaksanaan.
Perlengkapan dan Material Perjanjian/Kontrak. 7.7.2.1
Sebelum Perjanjian/Kontrak ditutup, segala macam barang dan peralatan PLN yang dipergunakan oleh Penyedia Barang/Jasa harus dikembalikan kepada PLN.
7.7.2.2
Pengembalian barang dan peralatan PLN harus dibuatkan Berita Acara Penyerahan.
Proses Penutupan Perjanjian/Kontrak. 7.8.1
Mengkaji dan mengkonfirmasi kegiatan berdasarkan checklist penutupan Perjanjian/Kontrak.
7.8.2
Mengisi formulir penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa.
7.8.3
Mempersiapkan laporan kinerja Perjanjian/Kontrak final, yang dilakukan Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan, termasuk lessons learned. Laporan ini, jika dipandang perlu, dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa untuk pembelajaran.
7.8.4
Mengeluarkan Surat Serah Terima Pekerjaan berdasarkan laporan dari Wakil Pengguna Barang/Jasa.
7.8.5
Melakukan penyelesaian keuangan.
7.8.6
Mengembalikan jaminan pelaksanaan
7.8.7
Mencatat kewajiban yang masih tersisa, seperti garansi dan memberitahukan kepada Penyedia Barang/Jasa dan pihak internal PLN.
Garansi Barang/Produk (selanjutnya disebut Garansi) 7.9.1
Garansi harus dimasukkan secara jelas di dalam Perjanjian/Kontrak.
133
7.10
7.9.2
Garansi memberikan perlindungan kepada PLN jika terdapat kerusakan yang diketemukan setelah dilakukan Serah Terima Pekerjaan.
7.9.3
Tanggung jawab memastikan garansi ada di Pengguna Barang/Jasa beserta Wakil Pengguna Barang/Jasa.
7.9.4
Ketika terjadi masalah, sebelum Penyedia Barang/Jasa diberi notifikasi, Pengguna Barang/Jasa beserta Wakil Pengguna harus: 7.9.4.1
Melakukan kajian atas hak PLN dalam hal garansi.
7.9.4.2
Melakukan verifikasi bahwa kerusakan memang ditanggung dalam klausul garansi.
7.9.5
Setelah diketahui kerusakan termasuk dalam klausul garansi, maka Wakil Pengguna melakukan notifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa, membahas kewajiban Penyedia Barang/Jasa dan melakukan kesepakatan bagaimana garansi dapat diaplikasikan.
7.9.6
Penyedia Barang/Jasa yang tidak melaksanakan kewajiban terkait dengan Garansi sebagaimana mestinya, dapat dimasukkan ke dalam Blacklist.
Klaim 7.10.1
Klaim adalah permintaan dari para pihak berdasarkan klausul yang ada di Perjanjian/Kontrak, jika ada yang tidak dipenuhi.
7.10.2
Klaim dapat berasal dari:
7.10.3
7.10.2.1
Unforeseen costs.
7.10.2.2
Ketidaksepakatan Perjanjian/Kontrak.
7.10.2.3
Ketidaksepakatan mengenai apa yang masuk dalam harga Perjanjian/Kontrak.
7.10.2.4
Pelanggaran Perjanjian/Kontrak (Breaches of Contract).
mengenai
interpretasi
klausul
Klaim dapat diajukan oleh PLN atau Penyedia Barang/Jasa, dan harus diberikan secara tertulis antara lain: 7.10.3.1
Penjelasan mengenai permasalahan.
7.10.3.2
Klausul Perjanjian/Kontrak yang mengatur klaim tersebut.
7.10.3.3
Klaim hanya akan dilayani dari Penyedia Barang/jasa yang mempunyai Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN. Klaim yang dilakukan oleh subvendor atau subkontraktor dan ditujukan langsung ke PLN akan ditolak karena tidak ada Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN.
7.10.3.4
Perjanjian/Kontrak tidak bisa ditutup sampai semua klaim diselesaikan.
134
7.11
Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa 7.11.1
7.11.2
Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa. 7.11.1.1
Divisi/Bidang yang menangani DPT dalam portal e-Procurement PLN menyediakan aplikasi pemutakhiran kinerja Penyedia Barang/Jasa.
7.11.1.2
Divisi/Bidang terkait dan Pengguna menentukan standard pengukuran Penyedia Barang/Jasa.
7.11.1.3
Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab memantau kinerja Penyedia Barang/Jasa dan menyiapkan Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk dimutakhirkan pada DPT.
Sanksi/Blacklist Pengenaan Sanksi/Blacklist kepada Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan berdasarkan ketentuan Sanksi/Blacklist yang berlaku di PLN.
135
BAB VIII PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI MEDIA ELEKTRONIK PLN (e-PROCUREMENT PLN)
8.1
Maksud dan Tujuan 8.1.1
8.1.2
8.1.3
Maksud pelaksanaan e-Procurement PLN adalah: 8.1.1.1
Sarana Pengadaan Barang/Jasa secara online.
8.1.1.2
Sarana pendokumentasian Pengadaan Barang/Jasa secara digital.
8.1.1.3
Sarana informasi harga satuan dan persediaan material.
8.1.1.4
Sarana bursa material antar Unit PLN di lingkungan PT PLN (Persero).
Ketentuan Umum e-Procurement PLN 8.1.2.1
Pengadaan Barang/Jasa e-Procurement PLN.
dapat
menggunakan
fasilitas
8.1.2.2
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui e-Procurement PLN dilakukan secara e-Bidding atau e-Auction
8.1.2.3
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui sarana e-Procuremet PLN wajib mengacu pada Edaran Direksi ini dan ketentuan Direksi lainnya dan/atau Terms of Condition yang terdapat pada aplikasi e-Procurement.
Ketentuan Pelaksanaan e-Procurement PLN 8.1.3.1
Pendaftaran dan proses penilaian kualifikasi DPT dapat dilakukan melalui e-Procurement PLN.
8.1.3.2
Waktu pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui e-Procurement PLN dilakukan pada tanggal, hari dan jam sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.
8.1.3.3
Rapat Penjelasan (aanwijzing) yang dilakukan melalui e-Procurement PLN, dalam hal diperlukan dapat dilanjutkan dengan peninjauan lapangan. Berita Acara Rapat Penjelasan wajib disampaikan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan setelah pelaksanaan Rapat Penjelasan.
8.1.3.4
Calon Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran melalui e-Procurement PLN dan secara manual (hard copy).
136
8.1.4
8.1.5
8.1.6
8.1.7
8.1.3.5
Pembukaan penawaran dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk diketahui oleh masing-masing Penyedia Barang/Jasa. Berita Acara Pembukaan Penawaran ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan 2 (dua) wakil Calon Penyedia Barang/Jasa. Dalam hal wakil Calon Penyedia Barang/Jasa tidak hadir maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi lain.
8.1.3.6
Sanggahan dilakukan melalui e-Procurement PLN.
Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Auction adalah sebagai berikut: 8.1.4.1
Penawaran harga awal yang dimasukkan adalah harga sebelum PPN.
8.1.4.2
Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga awal dapat melampaui HPS.
8.1.4.3
Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan sebelum batas waktu akhir yang ditentukan.
8.1.4.4
Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir melampaui HPS akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan negosiasi maksimal sama dengan HPS, apabila tidak tercapai kesepakatan dinyatakan gugur.
Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Bidding adalah sebagai berikut: 8.1.5.1
Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan sebelum batas waktu akhir yang ditentukan.
8.1.5.2
Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir melampaui HPS akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan negosiasi maksimal sama dengan HPS, apabila tidak tercapai kesepakatan dinyatakan gugur.
Untuk efisiensi dan efektifitas Pengadaan melalui e-Procurement PLN dapat dilakukan antara lain dengan e-Cataloging dan e-Commerce. 8.1.6.1
Jenis Barang/Jasa yang akan dimasukkan di dalam eCataloging dan e-Commerce sudah melalui evaluasi untuk memperoleh Value for Money yang terbaik bagi PLN.
8.1.6.2
Tata Cara pelaksanaan e-Cataloging dan e-Commerce berpedoman pada ketentuan e-Cataloging dan e-Commerce yang ditetapkan oleh Direksi.
Pemberlakukan ketentuan e-Procurement PLN tersebut di atas disesuaikan dengan tingkat kebutuhan pada saat pelaksanaan pengadaan dan harus dituangkan ke dalam ketentuan pengadaan yang merupakan bagian dari Dokumen Pelelangan/RKS.
137
BAB IX PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN
9.1
Sistem Pengendalian Internal 9.1.1
Sebagai bagian dari komitmen good governance, PLN memelihara sistem pengendalian internal yang sehat, termasuk dalam hal proses Pengadaan Barang/Jasa.
9.1.2
Pembagian tanggung jawab pengendalian dalam hal manajemen risiko proses Pengadaan Barang/Jasa:
9.1.3
9.1.4
9.1.2.1
Direktorat yang menangani Fungsi Pengadaan dan Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab mengendalikan langsung risiko terkait proses Pengadaan Barang/Jasa yang dapat terjadi.
9.1.2.2
Fungsi Manajemen Risiko bertanggung jawab memfasilitasi penyusunan kerangka manajemen risiko dalam proses perencanaan dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
9.1.2.3
Satuan Pengawasan Internal bertanggung jawab menilai kecukupan sistem manajemen risiko korporat dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.
Sebagai bagian dari Barang/Jasa wajib:
sistem
pengendalian
internal,
Pengguna
9.1.3.1
Melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan, Perjanjian/Kontrak dan hasil kerja pada setiap kegiatan, baik kemajuan maupun hambatan dalam pelaksanaan tugasnya.
9.1.3.2
Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
9.1.3.3
Memberikan tanggapan/informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa yang berada di dalam batas kewenangannya kepada pihak yang mengajukan pengaduan/sanggahan atau yang memerlukan penjelasan.
9.1.3.4
Melakukan penilaian kinerja kepada para Penyedia Barang/Jasa terhadap hasil pelaksanaan Perjanjian/Kontrak.
Sebagai bagian dari informasi dan komunikasi, Pengguna Barang/Jasa wajib memastikan: 9.1.4.1
Semua laporan dalam bentuk hard copy dan/atau soft copy harus disampaikan kepada Satuan Pengawasan Internal dalam rangka pre audit dan post audit.
9.1.4.2
Perjanjian/Kontrak sampai dengan Rp1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah) wajib disampaikan kepada Satuan Pengawasan Internal dan Pejabat Perencana Pengadaan.
138
9.1.4.3
9.2
Perjanjian/Kontrak dengan nilai diatas Rp1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah) wajib disampaikan kepada Direksi terkait dengan tembusan kepada Satuan Pengawasan Internal dan Pejabat Perencana Pengadaan.
Peran Satuan Pengawasan Internal Satuan Pengawasan Internal mempunyai tanggung jawab untuk:
9.3
9.2.1
Menjadi pengawas, konsultan internal, dan pendorong peningkatan sistem pengendalian internal dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang sehat.
9.2.2
Melalui fungsi pemeriksaan dan pengawasan yang dilakukan, memberikan saran untuk pemecahan masalah (problem solver) jika terjadi masalah dalam Manajemen Pengadaan atau proses Pengadaan Barang/Jasa tertentu.
9.2.3
Menerapkan Risk-Based Audit Planning pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
9.2.4
Risk-Based Audit Planning terhadap sistem dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
9.2.5
Melakukan peran proaktif dalam mencegah suatu insiden (kesalahan/fraud) terjadi, dan mencegah suatu insiden (kesalahan, fraud) meluas menjadi sistemik.
9.2.6
Melakukan pemeriksaan atas informasi kesalahan dan fraud.
terhadap
sistem
dan
Probity Advisor dan Probity Auditor 9.3.1
Dalam kondisi tertentu untuk pengadaan yang bersifat Strategis, nilai dan risiko yang besar serta dapat merugikan kredibilitas Perusahaan, PLN dapat menerapkan konsep Probity dalam Pengadaan Barang/Jasa tertentu.
9.3.2
Probity merupakan ketaatan terhadap prinsip tertinggi dalam hal proses, prosedur, dan value for money suatu Pengadaan Barang/Jasa.
9.3.3
Probity termasuk identifikasi, analisa dan manajemen terhadap risiko terkait Pengadaan Barang/Jasa, dan aspek good governance terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa tersebut.
9.3.4
Probity ada 2 (dua) macam yaitu: 9.3.4.1
Probity Advisor adalah pihak internal PLN, yaitu fungsi manajemen risiko dan fungsi pengawasan internal, yang membantu mengidentifikasi keseluruhan risiko yang dapat terjadi. Probity Advisor terlibat secara real time dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, dan melapor kepada Direktur yang menangani fungsi Pengadaan, untuk memastikan bahwa proses Pengadaan Barang/Jasa tertentu berlangsung dengan baik.
139
