INTRO INT RODU DUCC CCIÓ IÓ N Hoy en día no existe un competidor pequeño si éste es capaz de desarrollar sistemas informáticos de gestión, ya que puede, como asimismo ha ocurrido con anterioridad, desbancar a grandes empresas de posiciones emergentes de mercado. Las empresas en la actualidad deben basar su éxito en una hábil combinación de todos sus recursos creativos, los cuales van desde el diseño de sus edificios y la operatividad, hasta el desarrollo de contenidos de calidad. Aquella que mejor segmentado y mejor conocimiento tenga de su cliente y/o público objetivo hasta sí mismo, será también la que esté en mejor posición para poder p oder satisfacer sus intereses. En la act actuali ualida dad, d, si una una empr empres esaa no admin dminis istr traa y ex expl plot otaa la información de sus clientes, sus procesos, sus proveedores y de todas sus oper operac acio ione nes, s, no podr podráá comp compet etir ir de mane manera ra ex exit itos osa. a. Las Las dist distin inta tass aplica aplicacio ciones nes de inteli inteligen gencia cia de negoci negocios os permit permiten en que la organi organizac zación ión mantenga y distribuya sus activos más valiosos: La información y la gente. Las empresas que desean tener ventaja competitiva necesitan algo más que recolectar datos resultantes de sus transacciones; ahora deben estar enfocadas al análisis de esos datos, es decir, utilizarlos de forma efecti efe ctiva va y conver convertir tirlos los en un recurs recurso o estrat estratégi égico. co. La automa automatiz tizaci ación ón de procesos lleva a los negocios a tener información que necesitan para operar efectivamente, por consiguiente también la administración del cambio que se debe de generar en la organización, así como la administración del conocimiento para poder explotar y sacar provecho del cambio distintivo. Como pudimos apreciar apreciar dentro de los dos avances avances anteriores, anteriores, en los cuales se realizó un estudio minucioso de la estrategia empresarial aplicada por Kellogg´s Company –empresa con más de 100 años de trayectoria a nivel mundial y a su vez reconocida por la calidad de sus productos y por el distintivo beneficio que representan en la cadena alimenticia, gracias a su valor nutritivo- y de los requerimientos necesarios dentro de sus procesos. A raíz de este estudio, estudio, nos dimos cuenta cuenta de la deficienci deficiencia a existente existente en el sistem sistemaa de compra comprass de la compañí compañía. a. Atendi Atendiend endo o a este este requer requerimi imient ento o impl implem emeentam ntamo os una soluc lución ión llam llamad adaa e-p e-proc rocurem uremeent en la cual ual solucionamos, agilizamos y controlamos los errores y la pérdida de tiempo existente dentro de esta área de negocio. 1
El ambiente y el contexto actual de los negocios requieren de un grado de innovación, adaptación y agilidad sin precedentes que exigen en su capital humano de habilidades extraordinarias para asimilar y liderar el cambio. Es entonces cuando nos encontramos frente a una circunstancia determinante y final para la eficacia del cambio es decir, el “Change Management”: “Change Management es el proceso, son las herramientas y las técnicas, para el manejo de los Recursos Humanos en procesos de cambio del negocio, con el fin de obtener el resultado deseado de la manera más eficaz en el contexto de la estructura social de la organización”.
Storey, David. Informática. Tecnología de la información eficaz. Pp #35
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DESCRIPCIÓN EMPRESARIAL La Historia de Kellogg´s Company:
Compañía que nace en 1906, como resultado de la búsqueda – realizada por los hermanos John y William Kellogg - de un alimento nutritivo que sirviera como complemento para la comida de los enfermos del hospital “Battle Creek Sanitarium”. Esta compañía se funda bajo el nombre de “The Battle Creek Corn Flakes Company” utilizada para fabricar y distribuir los productos. Los cereales Kellogg´s llegan a México en 1922, cuando son importados por Eduardo J. Harlan. En 1950 se da a conocer que es constituida la compañía Kellogg´s SA de CV, en Querétaro México, colocando posteriormente su primera planta para el año de 1951 en este mismo lugar. La gran demanda que presenciaba Kellogg´s para esa época, la llevo a la creación de una segunda planta en el año de 1973 en Toluca. Para el año 2000 Kellogg´s México se consagra en Latinoamérica, como la cede más importante y de mayor producción, ofreciendo siempre la mejor calidad y el mejor sabor. En la actualidad kellogg´s México incursiona en el mercado de las leches y de las barras, y con más de tres plantas (Nuevo León, Quéretaro, Linares y Toluca) y más de 3500 empleados, es considerada una de las mayores compañías que promueven la nutrición en nuestro país. Misión y Visión de Kellogg´s Company: •
Visión: Ser la compañía de alimentos de elección.
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Misión: Impulsar el crecimiento sostenido a través del poder de nuestra gente y de nuestras marcas, satisfaciendo mejor las necesidades de nuestros consumidores.
Mercado y Estrategia Competitiva:
El mercado de consumo es “Masivo” para toda la República Mexicana, pero esencialmente, pero el mercado que ataca Kellogg´s es distinto para cada producto: 3
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Zucaritas: Niños entre 8 y 12 años que busquen energía;
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Froot Loops: Niños entre 5 y 8 años que busquen fantasía;
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Special K: Mujeres entre 18 y 35 años que busquen regular su peso;
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All-Bran: Mujeres y Hombres entre 20 y 48 años que busquen regulación intestinal;
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Extra: Adultos que busquen sabor extra;
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Choco Krispi: Niños entre 8 y 14 de años que busquen aventura;
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Corn Flakes: Familia;
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Nutri día: Adultos entre 30 y 45 años;
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Nutri Grain: Adultos y niños que quieran sabor.
Dentro de clase, vimos las tres estrategias competitivas que tiene Michael Porter, las cuales son: •
Liderazgo en Costo;
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Diferenciación;
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Nicho.
Kellogg´s Company focaliza su estrategia competitiva en diferenciación, ya que busca que todos sus productos se basen en la nutrición que se esta buscando en la actualidad. Estamos viviendo en un mundo en el cual lo natural es lo mejor, es por ello que Kellogg´s se enfoca en buscar que cada uno de sus productos conste de fibra, elementos dietéticos y naturales para así ayudar a que el sistema digestivo sea más eficiente y nutrimental. Kellogg´s Company tiene como objetivo ser una empresa líder en costos debido a la crisis mundial en la cual estamos viviendo.
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Análisis FODA, Kellogg´s Company: Fuerzas
Debilidades
Reconocimiento como una “Gran Marca”.
Concentración del Cliente.
Cultura organizacional. El alto costo que puede representar la debilidad Estrategias desarrolladas por unidad de de la gerencia. negocios. Programa de desarrollo y capacitación interna. Fuerte desempeño financiero. Diversificación geográfica. Oportunidades
Amenazas
Crecimiento del mercado Latinoamericano.
Competencia intensa.
Crecimiento en los servicios de comida. Conciencia de salud emergente. Mercado de Brasil, India, Rusia y China.
Regulaciones. Exposición al riesgoso mercado cambiario. Altos costos en insumos (trigo, maíz, azúcar).
Generar nuevas marcas para adolescentes. Incursión a otras categorías del sector alimenticio.
Fuerzas de Competencia Presentadas por Kellogg´s Company:
Entrada de Nestle a la categoría leches. Difícil entrada de nuevos competidores. Altas barreras de entrada.
Tendencia en el alza de precios entre principales insumos. Poca visibilidad del precio a largo plazo .
Precio: Estrategias de precio que trae Quaker y Maizoro (muy bajas)
Wal-Mart, diferenciación por formato. Fusiones en el mercado (Soriana-Gigante). Alianzas internacionales .
Productos y servicios sustitutivos por precio. (Tortillas, huevos, pan).
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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN Análisis de los Requerimientos:
Dentro de Kellogg´s Company, el proceso de producción como el de comercialización, requieren del uso de productos y servicios requeridos para lograr sus objetivos finales. Existe una cantidad distintiva entre los productos y servicios requeridos para el proceso de producción, como son: •
Materia Prima (maíz, vitaminas, trigo);
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Maquinaria;
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Equipo Variado;
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Equipo para Comercializar;
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Etc.
¿Qué se tiene? 1. Selección de productos que se van a adquirir (maíz, trigo, azúcar, vitaminas, colorantes orgánicos);
a. Realizar llamadas en búsqueda de proveedores. b. Envío de información por parte de los proveedores (utilizan fax). c. Entrevistas con los proveedores para mayor información. d. Análisis de los productos. 2. Creación de un pedido;
a. Envío de pedido a proveedores. 3. Aprobación interna del pedido;
a. Llamadas telefónicas para la autorización de las compras. 4. Compra;
a. Llamadas telefónicas con establecimiento de precios.
proveedores
para
el
b. Entrevistas – Negociación final. c. Envío de pedido-compra, por medio de fax. 5. Transporte y almacenamiento;
a. Búsqueda de opciones de transporte hacia el lugar de compra. b. Búsqueda de opciones de almacenaje. 6. Pago y cuentas por pagar.
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a. Llamadas telefónicas para conocer el estatus del proceso de pago. Como describimos; el proceso de compra y adquisición de productos que utiliza Kellogg´s Company, es manual lo cual tiene como consecuencia: Altos consumos de tiempo debido a la cantidad repetitiva de tareas, altos costos por el gran uso de los medios de comunicación (llamadas telefónicas, fax, etc) e incremento de papel.
Gerente Comprador
Solicitante
Proveedor
ERP
Contabilidad Recepción
Entrega
¿Qué se requiere?
Búsqueda de eficiencia en el proceso de compras;
Disminución de tiempo de respuesta;
Disminución en errores;
Automatización de los procesos administrativos;
Mantener el gasto de procesamiento proporcional al valor de la compra;
Reducción en gastos.
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Análisis de la Solución: E-Procurement : Herramienta capaz de automatizar el proceso de
aprovisionamiento de una empresa a través de Internet, agrupando bienes y servicios semejantes entre varias compañías y distintos departamentos de la misma. •
Proceso de la orden: esta integrado de 3 módulos, el primero consiste cuando se busca y se selecciona lo que se va a incluir en la orden de compra, el segundo módulo consiste en que se hace la requisición de lo que se va a adquirir y finalmente, el tercer módulo es cuando la empresa tiene aprobación para hacer la compra con sus proveedores y se hace formalmente la orden de la compra y se llega a un monto para proceder a realizar el pago.
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Proceso de compra: define que esta orientado al servicio que se le brinda al cliente, y consta de 3 módulos, el primero consiste en seleccionar, empacar y transportar el producto, el segundo consiste en darle seguimiento, es decir, el tener notificación del status de la orden en general, en cuanto a envío, fechas de entrega, condiciones en las que se encuentra el producto, si se atrasó o si se extravió, etc. EL tercer módulo consiste en la recepción formal del producto que mandan los proveedores y verificar status y condiciones de lo que se entrega y que vaya de acuerdo a la orden de compra.
•
Administración de pagos: se encuentra compuesto de tres módulos, el primero se refiere a lo que es la facturación, el segundo módulo es el pago en sí y por último la divulgación que se refiere a almacenar los datos de la compra, lo cual es sumamente útil porque mediante éstos datos los empresarios van a poder hacer decisiones más acertadas o incluso planear mejor cuando se necesite negociar con uno o más proveedores.
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Arquitectura del Proyecto: Entra el empleado usurario al E-procurement
Browse
Se generan órdenes de compra
Sí
Se busca la aprobación de los involucrados en el proceso, mediante un seguimiento continuo. Búsqueda de las mejores opciones
Se le da seguimiento al proceso de compra.
Existe un dinamismo entre los servidores
Se generan requisiciones de lo que falta en la empresa.
El e-procurement se alimenta del ERP y al mismo tiempo lo alimenta a él.
La arquitectura de nuestro e-procurement va enfocada a la automatización de los procesos de compra, es por ello que podemos observar como existe una interacción entre servidores, tanto de clientes como de proveedores, los cuales son alimentados por el ERP que es previamente informado por los distintos procesos de compra que tiene el eprocurement. Podemos apreciar, que esta arquitectura de proceso es mucho menos complicada que la de Kellogg´s Company, es por ello que mediante la implementación de esta herramienta de TI, podremos agilizar los procesos 9
de compra de insumos entre otros, para así desarrollar una mejor estrategia de comunicación con nuestros proveedores y así poder alcanzar las metas propuestas.
Beneficios del E-Procurement:
1. Significativa reducción en costos de papelería, comunicación y personal de compras; 2. Menor tiempo de realización de cada una de las actividades del proceso de adquisición; 3. Reducción y/o eliminación de compras poco eficientes; 4. Control de las compras de acuerdo con las políticas de autorización definidas por la organización; 5. Incremento en la calidad de las decisiones; 6. Manejo de información calve para realizar compras; 7. Acceso desde cualquier punto en donde exista Internet; 8. Requisición de materia prima en base a necesidades reales del cliente; 9. Cumplimiento de planes de producción. Módulos del E-Procurement:
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Solicitante Solicitante
- Identificar ítems - Crear requisiciones
Aprobador Aprobador
- Validar requisiciones - Aprobar o rechazar
- Seguir requisiciones
- Recibir justificación, si - Recibir y verificar corresponde bienes y servicios - Monitorear el - Indicar rechazos presupuesto - Delegar aprobación, si corresponde
Comprador
- Asistir preguntas puntuales - Monitorear el proceso - Analizar requisiciones - Solicitar y validar cotizaciones - Negociar condiciones
Proveedor Proveedor
- Responder Cotizaciones
Finanzas
- Validar contabilización
- Proponer ofertas - Vincular y aprobar facturas - Proveer - Preparar pago información de catálogo - Confirmar OCs - Entregar en tiempo y calidad - Enviar facturas
Dentro de nuestra solución se cumplen las funciones tanto de solicitante, aprobador, comprador, proveedor y finanzas. Es bien sabido, que un ERP es una solución que puede cubrir el segmento de compras dentro de una empresa, pero la verdad no se especifica en la efectividad que pueda ofrecer el mismo. Es por ello que el e-procurement se enfoca al cumplimiento de distintas funciones que puedan complementar y desarrollar un mejor sistema de compras. ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO (“Change Managment”) Como hemos visto a través de los avances de nuestro proyecto de TI, nos hemos dado cuenta de las deficiencias que existen dentro del área de compras de Kellogg´s Company, lo cual trae como consecuencia la afectación a uno de sus objetivos empresariales, es decir, ser una empresa líder en costos. Cuando hablamos de cambio tecnológico, nos referimos a un cambio pequeño, pero el cambio cultural que tiene que ser aplicado dentro de las organizaciones es enorme. Si nos referimos al e-procurement, nos damos cuenta que las personas dejarán de utilizar el teléfono o el fax para hacer los pedidos, y en su lugar, utilizaran la intranet, a la que tendrán acceso a través de sus ordenadores de sobremesa. En el caso de las personas, se produce una cierta pérdida de la capacidad de elegir entre las diversas opciones de compra; esa capacidad de elección pasa a la entidad empresarial. Las relaciones de compra locales también desaparecerán, al 11
igual que los acuerdos de concesiones recíprocas en los que históricamente basaban muchos de esas relaciones. Las decisiones de compra serán menos políticas, se basarán de una forma más directa en el precio y cada vez prestarán más atención al nivel de servicio y al interés de la relación empresarial. Es muy importante elaborar los argumentos que explican la necesidad de realizar cambios de comportamiento en torno a los procesos y la cultura. Sean cuales sean los orígenes organizativos de la empresa, los equipos de liderazgo deben ser capaces de identificar y comunicar unos comportamientos que sean compatibles con los modelos culturales y de procesos que se pretenden poner en práctica. A demás, la dirección debe asegurarse de que el mensaje se extiende por toda la organización de una manera exacta, puntal y suficientemente detallada. ¿Por qué existe la necesidad del cambio? •
Siempre será necesario dentro de las organizaciones;
•
Cada vez es más exigente y dinámico;
•
Lo hacen las personas, por lo tanto el cambio va enfocado a las personas;
•
•
El cambio organizacional es en gran medida, inducido por el cambio tecnológico; La organización puede alcanzar mejor sus objetivos a través de la introducción de nueva tecnología en sistemas de producción y de administración;
•
La organización debe readecuar sus sistemas de producción y administrativos por los cambios que produce y/o aconseja la nueva tecnología.
EL CAMBIO
Comunicación
Patrocinio
Sensibilización
Impacto
Monitoreo
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¿Cómo Comunicar?
1. Descripción Nuestra estrategia de comunicación organizacional, por medio de la cual se informará del cambio tecnológico efectuado en Kellogg´s Company (e-procurement), consta de informar a todas las áreas involucradas dentro del proyecto, de manera constante y consistente, con estructura formal y estratégica; la importancia que este tiene no solo para la empresa sino también para los empleados a nivel nacional, regional y a nivel de Latinoamérica –Venezuela, México, Perú, Argentina y Bolivia-. 2. Objetivos a. Que todas las áreas involucradas dentro del proyecto manejen la misma información y no halla divergencia de la misma; b. Evitar errores en el manejo del proyecto por falta de comunicación en la organización y por falta de eficiencia; c. Usar y crear la información, en beneficio de la acción productiva de la empresa; d. Convertir mediante la comunicación, la tensión del cambio en atención al trabajo; e.
Crear un sentido de confianza y conocimiento en los empleados de la empresa.
3. Principales Actividades Dentro de nuestras principales actividades, vamos a utilizar la matriz de comunicación tanto interno como externo dándole mayor importancia a la interna. Matriz de comunicación Interna: a. Emitir un comunicado a través del correo electrónico para todos los gerentes generales de cada país y los gerentes y líderes del proyecto. Este comunicado llevará un archivo que contiene una guía donde se detalla los pasos a seguir en el nuevo proceso de compras que tendrá la organización a través del proyecto eprocurement; b. Realizar videoconferencia en todos los países de Latinoamérica involucrados en el proyecto para explicar la importancia, el 13
impacto y los beneficios que obtendrá la organización con la implementación del e-procurement; c.
Establecer reuniones multidisciplinarías con todos los responsables del proyecto para aclarar conceptos, nuevas formas de trabajo y las responsabilidades de cada participante dentro del proyecto;
d. Establecer cuestionario para medir la difusión de la comunicación dentro de los autores de todo el proceso. Correo Electrónico
Venezuela Gerente General, gerentes de área y líderes de proyecto. Fecha: 28/11/08
Argentina Gerente General, gerentes de área y líderes de proyecto. Fecha: 28/11/08
Videoconferencia Gerentes generales para mayor -----permeabilidad del proyecto. Fecha: 01/12/08 Guía de Todas las -----proyecto áreas de la compañía. Fecha: 01/12/08 Cuestionario de A cada área -----Seguimiento involucrada en el proyecto para comprar la eficacia del método de comunicación. Fecha: 15/12/08
Perú Gerente General, gerentes de área y líderes de proyecto. Fecha: 28/11/08
México Gerente General, gerentes de área y líderes de proyecto. Fecha: 28/11/08
Bolivia Gerente General, gerentes de área y líderes de proyecto. Fecha: 28/11/08
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4. Alcance En toda la región de Latinoamérica y al término de fin de mes, todas las áreas de: negocio, sistemas, compras, contabilidad y finanzas deben estar informados para que estas pueden utilizar el eprocurement en el tiempo establecido. 5. Entregables 14
a. Presentación del proyecto; b. Diagrama conceptual del proyecto; c. Beneficios de la implementación del proyecto para las áreas involucradas; d. Matriz de calidad de servicios por áreas a través de la implantación del proyecto. ¿Quién Patrocina?
1. Descripción La estrategia de patrocinio que debe ser implementada dentro de Kellogg´s Company, se establece de entrada, por el apoyo, disposición, conocimiento del proyecto por parte de altos directivos y gerentes generales de área a nivel nacional y regional. A su vez, los líderes de proyecto deben proporcionar el mayor nivel de ayuda y conocimiento a los directivos de alta gerencia dando así gran sustentabilidad a este proyecto, es decir, al eprocurement.
2. Objetivos a. Participar activa y visiblemente a lo largo de todo el proyecto de cambio; b. Construir alianzas y gestionar la resistencia al cambio. 3. Principales Actividades a.
Como talleres para agentes del cambio, los patrocinadores deben primeramente pernearse de la información en la que costa el proyecto;
b. CONCLUSIÓN La denominación más adecuada de una empresa que utiliza los recursos de TI y a la misma vez es capaz de dar soluciones para ella, se define como una empresa capaz de gestionar sus recursos y enfocar su crecimiento en el mercado objetivo, apoyada, principalmente, en las capacidades tecnológicas que componen la red. 15
Las empresas electrónicas han dejado de ser opcionales. No es la última moda pasajera que va a desvanecer en el aire en los 30 o 60 próximos días. Aunque es incuestionable que la tecnología subyacente cambiará, las empresas electrónicas seguirán dejándose notar y se convertirán en la forma primordial de actuar, no sólo en el campo de los servicios financieros, las empresas editoriales y el comercio, en donde ya se han producido rápidos y rentables avances, sino en todos los ámbitos en los que se realizan negocios. Las profundas repercusiones de las empresas electrónicas, que se dejan notar en todos los ámbitos conducen a una inevitable conclusión: la visión y el liderazgo ejecutivo son esenciales para que las empresas electrónicas tengan éxito. A través de este curso aprendimos las definiciones necesarias para entender, crear y gestionar la tecnología para así poder utilizarla y BIBLIOGRAFÍA •
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