FUN RETROSPECTIVES .pdf

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Catálogo de atividades

Quando for encerrar uma atividade, você pode deixar uma mensagem para incrementar o momento da formação do time: Às vezes, ficamos mais próximos de uns, outras vezes ficamos mais próximos de outros. Essa proximidade pode variar, mas é essencial lembrarse que somos todos um time!

Mapa de Delegação A atividade Mapa de Delegação ajuda a clarear o nível de expectativa e delegação entre dois indivíduos ou dois grupos (A e B). É uma atividade de formação de time que lista e define o nível de delegação para cada aspecto específico em seu acordo de trabalho. “Delegação é a atribuição de responsabilidade ou autoridade a outra pessoa (normalmente, de um gerente a um subordinado) para fazer atividades específicas.” (da Wikipedia) Passo a passo da atividade 1. Identificar A e B, o “delegador” e o “delegado” (por exemplo, A – gerente, B – time; A – pai, B – filho; A – Time de Infra, B – Time de desenvolvimento). 2. Escreva as áreas-chaves em post-its. Escreva-os em grupo. Tente eliminar os duplicados. 3. Coloque as áreas-chaves no quadro como títulos de colunas, e desenhe uma linha vertical para cada área. 4. Escreve os seguintes níveis de delegação como títulos de linhas: • Diz – A toma uma decisão e comunica para B;


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• Vende – A toma uma decisão e convence B que está certo; • Consulta – A tem uma decisão pronta, mas a molda baseado nas opiniões de B; • Junta – Decisões são tomadas com a mesma autoridade entre A e B; • Aconselha – B prepara uma decisão com a opinião de A antes de finalizá-la; • Confirma – B tomar uma decisão e busca suporte de A; • Delega – A passa a decisão para B tomá-la, sem influenciar. 5. Desenhe linhas horizontais para nível de delegação, formando um mapa para todas as áreas-chaves e os sete níveis de delegação. 6. Converse em grupo e defina o nível de delegação; usando um post-it como marcador (post-it rosa na foto abaixo), decida o nível de delegação para cada área. Veja abaixo uma sequência de fotos para esta atividade.


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áreas-chaves como títulos de colunas, níveis de delegação como títulos de linhas

post-it rosa indicando o nível de delegação (A -> B) para cada área


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Esta atividade é baseada nos sete níveis de autoridade ⁵, como definiu Jurgen Appelo, autor de Management 3.0 ⁶. A ideia de combiná-la com post-its foi inspirada em uma atividade similar, de Alejandro Olchik.

Definindo os Princípios do Time Esta atividade ajuda o time a definir coletivamente e escrever os princípios do time que querem seguir. Ela promove uma conversa honesta e democrática sobre os princípios do time. Passo a passo da atividade 1. Apresente a atividade, acrescentando mais áreas de discussão, se necessário: “Vamos conversar sobre como lidaremos uns com os outros continuamente. Coletivamente, iremos escrever os princípios do time para cada uma destas áreas.” • Estrutura e programação das reuniões; • Método preferido para comunicação; • Funções e disponibilidade; • Processo. 2. Divida o quadro entre o número de áreas identificadas (neste exemplo: Reuniões – Comunicação – Funções – Processo). 3. Peça anotações individuais. “Escreva suas anotações sobre os princípios do grupo para cada área identificada. Você deve usar o post-it colorido de acordo com a anotação.” • Limitações (post-it rosa); • Forte recomendação (post-it verde). 4. Discuta entre o grupo e faça notas (considere escrever itens de ação em post-its de outra cor). ⁵Leading Agile Developers: The Seven Levels of Authority, by Jurgen Appelo, InformIT.com, 2011. ⁶Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders, Jurgen Appelo, Addison-Wesley Professional; 1 edition (2011)


Definindo os Princípios do Time – Modelo de quadro

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Definindo os Princípios do Time – Anotações individuais coletadas

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Definindo os Princípios do Time – Resultados finais com itens de ação depois da conversa em grupo

Regras Básicas Esta atividade ajuda na formação de times. É especialmente útil para decidir coletivamente e escrever as regras básicas do time. Discutir regras básicas depois de os problemas terem surgido é bem mais difícil. Passo a passo da atividade 1. Coloque no quadro os elementos das regras básicas: • Processo: como as atividades serão levadas;

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• Normas: maneiras como os membros do time interagirão uns com os outros. 2. Peça para os participantes escreverem as regras que eles realmente acham importantes (por exemplo: Norma – todo mundo deve deixar o Skype aberto no escritório). 3. Discuta com o gripo e decida sobre cada regra.

Regras Básicas

Definindo o Nirvana Esta é uma ótima atividade para formar times, que tem o foco em criar um objetivo comum. Passo a passo da atividade 1. Escreva a palavra Nirvana no topo direito do quadro. 2. Divida o time em grupos menores, de 3 a 4 pessoas cada.

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3. Peça para cada grupo escrever uma pequena frase, descrevendo o nirvana. 4. Cada grupo apresenta sua frase descrevendo o nirvana. 5. Crie uma sentença em comum que define o nirvana.

nosso Nirvana é…

É muito interessante ver como esta questão simples deixa os participantes engajados, e depois alinhados. Esta atividade é um ótimo primeiro passo em direção ao preparo do caminho para atingir o nirvana.

Gesto de Agradecimento Esta atividade é ótima para promover e reconhecer o trabalho em equipe. Funciona tanto como uma atividade para começar ou terminar uma reunião. Passo a passo da atividade 1. Leve uma caixa de chocolates para a retrospectiva. 2. Peça para as pessoas formarem um círculo.

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3. Você pode começar como um facilitador e dizer: “Gostaria de dar um chocolate para o Paulo em reconhecimento àquela vez em que ele me ajudou com…” 4. Então você passa a caixa para o Paulo e peça para ele repetir o gesto.

Gesto de Agradecimento

Esta é uma ótima atividade para reconhecer e aumentar a moral do time e deixá-lo animado.


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Retrospectivas: Olhando para trás Times que fazem retrospectivas em reuniões frequentes normalmente irão procurar alternativas ao “prato principal”. Ao variar a atividade, o time pode visualizar diferentes ângulos e perspectivas, gerando, assim, novos insights.

Linha do Tempo com Altos e Baixos Esta atividade promove uma linguagem visual simples ao compartilhar visões individuais sobre os altos e baixos de uma dada linha do tempo. É um modo eficaz para um grupo grande visualizar e descobrir eventos e suas interconexões. Passo a passo da atividade 1. Desenhe uma seta horizontal representando a linha do tempo na parte de baixo da tela. Defina o começo e o fim da linha do tempo. 2. Decida sobre o gradiente vertical da tela. Por exemplo, se for o gradiente de felicidade, o topo é o mais feliz e embaixo é o mais triste. 3. Convide um participante a desenhar sua linha do tempo com picos e vales: “Começando no início da linha do tempo, e mantendo a caneta na tela o tempo todo, por favor, compartilhe seus altos e baixos nela. Você deve fazer isso desenhando a linha e falando ao mesmo tempo.” 4. Convide mais participantes para desenharem sua linha do tempo (um de cada vez). Considere usar cores diferentes de caneta, ou padrões diferentes para a linha.


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Linha do Tempo com Altos e Baixos

Ao final desta atividade, o grupo todo terá uma visão das linhas do tempo com altos e baixos. É uma boa atividade para os participantes se sentirem mais à vontade para futuras conversas. É também muito útil para correlacionar eventos com o gradiente escolhido (no exemplo abaixo, sensações do time), e reconhecer contradições – como altos e baixos para o mesmo evento. A Linha do Tempo com Altos e Baixos é também conhecida como Penhascos e Vales e como Sismógrafo Emocional.

Estalo de Empatia para os Grandes Momentos Uma ótima atividade (uma combinação de quebra-gelo e recolhimento de dados!) que faz os participantes adivinhar os momentos de sucesso uns dos outros. Passo a passo da atividade 1. O facilitador ou o grupo decide sobre o período (por exemplo, último Sprint/iteração, ou o último release). 2. Cada membro do time recebe um cartão de cor diferente e uma caneta.


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3. No primeiro cartão, sem os outros verem, eles escrevem seu momento de sucesso (um momento especial em que estiveram envolvidos). 4. No segundo cartão, escrevem seu nome em cima e o colocam na mesa. 5. Quando todos os membros do time tiverem entregado seu cartão com o nome, cada membro do time tira um cartão com nome da pilha, assegurando-se que não é seu próprio cartão. 6. Neste cartão, ele escrevem qual ele acha que foi o momento de sucesso da pessoa cujo nome está no cartão, e fica com ele. Essencialmente, eles tentarão adivinhar o que aquela pessoa escreveu no cartão que está escondido. 7. Quando todos os cartões com nome estiverem preenchidos com o momento de sucesso, um membro do time lê o nome da pessoa do time que está no cartão e seu palpite para o momento de sucesso para aquela pessoa. 8. A pessoa cujo nome está no cartão então lê o seu verdadeiro momento de sucesso para todos. 9. Se forem iguais, então BINGO ! 10. O exercício continua até todos os membros do time tiverem lido seus palpites e terem respondido seu verdadeiro momento de sucesso.

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Estalo de Empatia para os Grandes Momentos

Esta atividade foi originalmente descrita por Matthew Skelton⁷. Nós a mudamos um pouco, mantendo o momento importante para coisas boas apenas, e também mudando o período da atividade para qualquer que seja o especificado pelo facilitador/grupo.

Repita/Evite Repita/Evite é uma atividade de recolhimento de dados simples e eficiente. É baseada em duas questões bem específicas: O que repetir? O que evitar? Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes fazerem suas anotações de acordo com: • O que devemos repetir? • O que deve ser evitado? 2. Agrupe as anotações e converse. ⁷http://blog.matthewskelton.net/2012/11/15/icebreaker-for-agile-retrospectivesempathy-snap/

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Repita/Evite

Recomendamos usar categorias predefinidas e códigos de cores para as anotações, como Pessoas, Processos, Tecnologia e Escopo. Isso especificará e dará foco à discussão.

Carro veloz Esta é uma atividade simples para ajudar o time a identificar coisas que podem fazê-lo mover-se mais rápido e coisas que o atrasam. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes escreverem anotações e colocá-las nas seguintes áreas: Motor ou Paraquedas. • Motor: O que está nos empurrando para frente? Fazendo-nos mover mais rápido? • Paraquedas: O que está nos atrasando? 2. Agrupe as anotações e converse.

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Carro Veloz

Balão de ar quente Esta é uma atividade simples para ajudar os membros do time a identificarem coisas que os fazem ir mais rápido e coisas que os atrasam. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes fazerem anotações e as colocá-las nas seguintes áreas: Fogo e ar quente ou Forças que puxam para baixo. • Fogo e ar quente: O que nos faz ir pra cima? Quais são as coisas que nos movem para frente? • Forças que puxam para baixo: Quais são as forças que estão nos puxando para baixo? 2. Agrupe as anotações e converse.

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Balão de ar quente

Âncoras e Motor Esta é uma atividade simples para ajudar o time a identificar o que os faz se moverem mais rápido, e o que os atrasa. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes fazerem anotações e colocá-las nas seguintes áreas: Motor ou Âncoras. • Motor: Qual é o combustível para o nosso motor? Quais são as coisas que nos movem para frente? • Âncoras: O que está nos segurando ou nos deixando devagar? 2. Agrupe as notas e converse.

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Âncoras e Motor

FFF: Funcionou bem, Funcionou mais ou menos, não Funcionou O FFF é uma ótima atividade de recolhimento de dados para retrospectivas, levando a conversa para as práticas do time. Passo a passo da atividade 1. Dividida a tela em três áreas: • Funcionou bem – coisas que funcionaram muito bem; • Funcionou mais ou menos – coisas que até funcionaram, mas você prefere ajustá-las um pouco; • não Funcionou – coisas que não funcionaram. 2. Peça para os participantes suas anotações. 3. Agrupe as anotações por afinidade e converse.

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FFF

Aprendemos esta atividade com meu amigo e colega de trabalho Rafael Ferreira⁸, em uma retrospectiva pós-projeto.

MAMM – Manter, Adicionar, Mais, Menos MAMM é uma atividade de retrospectiva que incentiva a discussão das atividades correntes e seu valor percebido. Ela ajuda os membros do time a entenderem o valor percebido um do outro em tais práticas. Passo a passo da atividade 1. Divida a tela em quatro áreas: • Manter – algo que o time está fazendo bem e você reconhece o valor disso; • Adicionar – uma nova ideia, ou algo que você já viu funcionando antes e gostaria de colocar em pauta; ⁸http://twitter.com/techzin

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• Mais – algo que já está sendo feito, e você acredita que trará mais valor se feito ainda mais; • Menos – algo que já está sendo feito, mas você prefere fazer menos disso. 2. Peça para os participantes suas anotações. 3. Agrupe as anotações por afinidade e converse.

MAMM

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Abra a Caixa Esta atividade promove a inovação e desafia as atividades desempenhadas pelo time atualmente. Passo a passo da atividade 1. Comece lendo a seguinte citação: “O mundo como nós o criamos é um processo de nosso pensamento. Não pode ser Einstein mudado sem mudarmos nosso pensamento.” - Albert Einstein 2. Chame a atenção atenção dos participant participantes es para a metáfora metáfora da caixa (se possível, leve uma caixa). “Dentro caixa). “Dentro desta caixa estão todas as atividades desempenhadas pelo time. Por favor, abram a caixa…” 3. Separe a tela em três áreas. áreas. Desenhe a caixa aberta aberta no centro dela. 4. Explique Explique cada cada uma das das áreas: áreas: • Quais atividades devem ser ser removidas da caixa? • Quais atividades atividades devem devem ser adicionadas? • Quais atividade atividadess temos que reciclar reciclar??

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Abra a Caixa

Criamos esta atividade inspirados pela palestra pela palestra de Silvio Meira⁹ (em Meira⁹ (em português) sobre inovação.

História de uma História Esta atividade foca em melhoria de processo ao analisar o caminho de execução de um item de trabalho (sua história). Temos usado esta atividade para analisar o caminho de execução de histórias de usuário. Por favor, substitua a palavra “história” por qualquer ⁹http://www.youtube.com/watch?v=9q4vKRG5-0Q

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item de trabalho com o qual você está trabalhando (por exemplo, solicitação de nova funcionalidade, correção de bug, order item). Passo a passo da atividade 1. Selecione Selecione um modelo de História História do Usuário Usuário (ou um item de trabalho), descreva-o e escreva-o no topo esquerdo da tela. 2. Escreva os principais eventos em seu caminho de execução (do início à finalização). 3. Escreva as coisas boas para se repetir repetir.. 4. Escreva as coisas para serem evitadas, para termos cautela, ou para serem mudadas. 5. Discuta Discuta com o grupo grupo e use itens itens de ação. ação.

História de uma História

Dando Seguimento a Itens de Ação Esta atividade de retrospectiva é usada para acompanhar itens de ação de retrospectivas anteriores. Falta de reponsabilidade por itens de ação é uma queixa comum sobre as retrospectivas. É

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uma maneira simples e direta de acompanhar itens previamente identificados. Passo a passo da atividade 1. Abra a lista de itens itens de ação (e seus respectivo respectivoss donos). 2. Atualize Atualize o status status de cada item na lista. lista. 3. Adicione novos itens identificados. Estes são os possíveis status para cada item na lista: • Encerrado Encerrado – itens itens de ação completados completados;; • Adicionado Adicionado – itens de ação recém-adi recém-adicionad cionados os à lista; • Pendente Pendente – coisas previamente previamente identifica identificadas, das, mas que ainda não foram completadas. • Desistência – coisas de que desistiram. Claramente identifica um item de ação que não foi encerrado, e nunca será. Possíveis razões: (1) o dono deixou o time e ninguém continuou, ou (2)o dono disse que não trabalhará nele e ninguém decide continuá-lo. A tabela-modelo abaixo mostra um formato possível para dar seguimento em itens de ação.

Tabela-modelo com itens de ação

Cada time terá uma ferramenta diferente para rastrear seus itens de ação. Alguns exemplos: post-its na parede do time, um documento de Excel compartilhado, Trello e Evernote. Muitos times têm seguido os itens de ação, ou se queixado por não segui-lo. Ter isso


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como uma atividade e planejá-la para a agenda da retrospectiva mostra sua importância. Apesar de importante, deve ser usada com cuidado, por causa do seu estilo de relatório de status infalível.

Problemas Conhecidos A atividade Problemas Conhecidos é uma retrospectiva focada para problemas que já são sabidos. É muito útil para situações em que o time: (1) sabe seus problemas e quer falar sobre as soluções, ou (2) fica sem tempo, falando sobre problemas repetitivos que não são os mais importantes. Passo a passo da atividade 1. 2. 3. 4.

Divida os participan participantes tes em grupos grupos com duas ou três pessoas. pessoas. Peça para cada cada grupo escrever escrever seus problemas conhecidos. Agrupe os problem problemas as e os leia para todo todo o grupo. Peça para todo mundo pensar em soluções para os problemas conhecidos, escrevê-las em post-its (de cor diferente dos problemas) e colocá-los ao lado dos problemas. 5. Converse Converse com com o grupo e crie itens itens de ação. ação. A foto ilustra a atividade. Nela, você pode ver os problemas categorizados e agrupados (em cartões azuis e verdes) como descrito no passo 3. E depois as soluções propostas (em post-its amarelos) amarelos) como descrito no passo 4.

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Atividade Problemas Conhecidos

Esta atividade foi criada por David Worthington. Em seu texto original, ele recomenda fazê-la seguida pela atividade de check-out “Quem – o que – quando”. Concordo com David e acho que esta atividade é muito eficaz para situações de resgate do projeto, em que a lista de problemas é bem conhecida.

Problemas & Ações A atividade Problemas & Ações fornece um bom caminho para o brainstorm e para a seleção de ideias e ações para resolver problemas que estão afetando o time. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes, individualmente, escreverem todo e qualquer problema percebido, um por post-it. 2. Escreva a palavra “problema” no topo da tela, e peça para os participantes colocarem seus post-its nesta área. Notas similares devem ser combinadas. 3. Peça para os participantes, individualmente, escreverem possíveis ações para resolver estes problemas. 4. Escreva a palavra “ações” ao lado da palavra “problema” (no topo da tela), e peça para os participantes colocarem seus post-its naquela área. Notas similares devem ser combinadas. 5. Tenha uma conversa aberta sobre os problemas e as ações propostas.

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Problemas

Problemas e Ações

Esta atividade é especialmente útil, pois separa claramente os problemas da ações propostas em busca de soluções. Ela ajuda times que tipicamente pulam para as soluções e perdem o contexto do problema que estavam tentando resolver. Esta atividade pode gerar muitas ideias, e pode ser necessário uma análise posterior ou um foco específico. Considere fazê-la dentro de um tempo específico, e planeje uma atividade de filtro depois dela.


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Apreciação 360 Graus A Apreciação 360 Graus é uma atividade de retrospectiva para promover um feedback de apreciação dentro de um time. É especialmente útil para aumentar o moral do time e melhorar a relação interpessoal. Passo a passo da atividade 1. Dê papel e caneta para cada participante. 2. Peça para todo mundo escrever o que ele/ela admira em outro participante (tempo recomendado: 2 minutos por participante). 3. Peça para o grupo formar um círculo. 4. Peça para um participante se sentar no meio deste círculo. 5. Todo mundo no círculo deve ler o feedback de apreciação para o participante no centro (completando os 360 graus). 6. Mude o participante no centro até que todos tenham recebido o feedback. Normalmente, a atividade Apreciação 360 Graus motiva o feedback constante, reforça as relações e a confiança. Frequentemente, as respostas e resultados são bem entusiasmantes, e o moral do time recebe um gás a mais. Esta atividade é baseada na Feedback 360 Graus.

Positivo, Negativo, Novas Ideias e Reconhecimento Esta atividade é ótima para fazer surgir novas ideias e para reconhecer pessoas e seus esforços. Passo a passo da atividade 1. Divida sua tela em quatro áreas.


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2. Explique cada uma delas: • Positivo: coisas que você gosta; • Negativo: coisas que você não gosta; • Novas Ideias: coisas novas para tentar; • Reconhecimento: elogios/agradecimentos. 3. Peça para os participantes compartilharem suas anotações.

Positivo, Negativo, Novas Ideias e Reconhecimento

Esta atividade foi livremente baseada no Learning Matrix¹⁰.

Linha do Tempo Guiada por Sentimentos A Linha do Tempo é uma ótima atividade de retrospectiva para deixar o time refletindo sobre eventos em um calendário. Passo a passo da atividade 1. Desenhe a linha do tempo. 2. Escreva alguns eventos na linha do tempo (por exemplo, começo do release, bug de alta gravidade encontrado na produção, nova pessoa no time, um feriado). ¹⁰http://cargocultism.wordpress.com/2010/10/08/learning-matrix/


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3. Desenhe uma carinha feliz no topo, e uma carinha triste bem embaixo. 4. Decida sobre as cores dos post-its (por exemplo, verde para pessoas, azul para processos, marrom para solicitações, e roxo para tecnologia). 5. Peça para os participantes compartilharem suas anotações: “Por favor, escrevam suas anotações usando a cor do post-it (de acordo com o passo 4), coloque-o na tela relacionando os eventos identificados na linha do tempo (como no passo 2) e como você se sentiu sobre isso (de superfeliz a supertriste, como no passo 3).”

Linha do Tempo Guiada por Sentimentos

Linha do Tempo Guiada por Dados Esta é uma ótima atividade para fazer o time refletir sobre eventos em uma linha do tempo. Passo a passo da atividade


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1. Comece criando uma linha do tempo na parte debaixo da tela. 2. Escolha alguns eventos marcantes para serem adicionados à linha do tempo (por exemplo: data de começo do Sprint, ou uma nova pessoa no time). 3. Crie 4 áreas horizontais no quadro (pessoas, processos, ferramentas/tecnologia, etc.) 4. Peça para os participantes usarem duas cores de post-its e compartilharem suas anotações (no exemplo abaixo: bem no post-it verde, não tão bem no cinza). 5. Converse sobre as anotações e colete itens de ação (post-its amarelos na foto abaixo).

Linha do Tempo Guiada por Dados

CLFA: Considerações futuras, Lições aprendidas, Feitos e Áreas problemáticas CLFA é uma ótima atividade pós-projeto/pós-fase. Você deve fazêla o mais perto possível do fim do projeto/fase – não espere ou todo

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mundo se esquecerá do que aconteceu. Passo a passo da atividade 1. Prepare e explique os quadrantes do quadro FLAP: • Considerações futuras: escreva todas as futuras considerações em relação ao projeto/fase; • Lições aprendidas: escreva as lições e ideias-chave do projeto/fase; • Feitos: escreva os feitos-chave do projeto/fase; • Áreas Problemáticas: escreva as áreas problemas vistas durante o projeto/fase especificado. 2. Peça aos participantes suas anotações. Considerem colocar códigos para cores. Por exemplo, você pode usar quatro cores diferentes para cada uma das áreas: • Processos e práticas; • Tecnologia e ferramentas; • Escopo e programação; • Pessoas e equipes. 3. Discuta com o grupo e compartilhe os resultados.

FCLFA


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Lidando com Falhas – FMEA Esta atividade é uma aplicação do FMEA¹¹, uma ferramenta de design usada para analisar sistematicamente falhas postuladas, identificar ações e verificações. É apropriada para uma retrospectiva focada em falhas. Passo a passo da atividade 1. Explique a falha que está sob análise (resuma-a no topo da tela). 2. Divida a tela nas quatro áreas seguintes: análise -> avalição -> ação -> verificação. • Análise: Qual é a falha? O que levou a isso? • Avaliação: Quais são as consequências dessa falha? Qual a gravidade? Qual a probabilidade de que aconteça de novo? • Ação: Quais são as ações corretivas e preventivas (para que não aconteça de novo) para esta falha? • Verificação: Dada a lista de ações, como podemos verificar seus resultados? 3. Divida o time em grupos menores (duas ou três pessoa cada). 4. Para cada uma das quatro áreas, dê alguns minutos para escreverem as notas (os grupos menores), seguido por alguns minutos para discussão em grupo. ¹¹http://asq.org/learn-about-quality/process-analysis-tools/overview/fmea.html

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Lidando com Falhas

AMAM: Adicionar, Manter, Abandonar, Melhorar AMAM é uma ótima atividade para recolhimento de dados para incentivar a reflexão em torno de práticas e o valor que o time dá para elas. Ela ajuda os membros do time entenderem os valores percebidos uns dos outros em tais práticas. Passo a passo da atividade 1. Divida a tela em quatro quadrantes: Adicionar, Manter, Abandonar, Melhorar. 2. Peça para os participantes fazerem anotações. 3. Agrupe as anotações e as discutam.

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AMAM

GASE: Gostei, Aprendi, Senti falta, Esperei GASE é uma ótima atividade de recolhimento de dados para retrospectivas recorrentes. Passo a passo da atividade 1. Divida a tela em quatro áreas: • Gostou: coisas que você realmente gostou; • Aprendeu: coisas que você aprendeu; • Sentiu falta: coisas que você viu o time fazer, mas achar que poderiam ser feitas de maneira melhor; • Esperava: algo que você desejou ou esperou. 2. Peça para os participantes escreverem, individualmente, anotações nos post-its para cada uma das áreas. 3. Discuta com o grupo acerca das anotações.

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GASE

Esta atividade foi originalmente criada e postada por Mary Gorman and Ellen Gottesdiener¹² como do 4 Ls, do inglês: Liked, Learned, Lacked, Longed For.

GAS: Gostei, Aprendi, Senti falta GAS é uma versão mais curta da atividade GASE, e enfatiza o aprendizado em vez de focar no futuro. Passo a passo da atividade 1. Divida a tela em três áreas: • Gostou: coisas que você realmente gostou; • Aprendeu: coisas que você aprendeu; • Sentiu falta: coisas que você viu o time fazer, mas achar que poderiam ser feitas de maneira melhor. ¹²http://ebgconsulting.com/blog/the-4l%E2%80%99s-a-retrospective-technique/

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2. Peça para os participantes escreverem, individualmente, anotações nos post-its para cada uma das áreas. 3. Discuta com o grupo acerca das anotações.

GAS

Estrela do Mar Estrela do Mar é uma ótima atividade para incentivar a reflexão sobre práticas e o valor que o time dá a elas. Ela ajuda os membros do time a entenderem o valor percebido uns dos outros em tais práticas. Passo a passo da atividade 1. Divida a tela em cinco áreas: • Continue Fazendo: algo que o time está fazendo bem e você reconhecer o valor naquilo; • Menos disso: algo que já foi feito, você vê algum valor, mas prefere diminuir um pouco;

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• Mais disso: algo que já foi feito, e você acredita que trará mais valor se feito ainda mais; • Parar de fazer: algo que não está adicionando valor, ou, pior ainda, está atrapalhando; • Começar a fazer: uma nova ideia, ou algo que você já viu funcionar antes e gostaria de trazer à tona. 2. Peça para os participantes para escreverem, individualmente, suas anotações em post-its para cada uma das áreas. 3. Discuta com o grupo acerca das notas.

Estrela do Mar

Estrela do Mar Reduzida Esta atividade é uma adaptação da atividade Estrela do Mar. A tela da Pequena Estrela do Mar é dividida em três áreas, em vez de cinco. É uma ótima atividade para recolhimentos de dados e para incentivar a reflexão sobre práticas e o valor que o time vê nelas.


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Ela ajuda os membros do time a entenderem o valor percebido uns dos outros em tais práticas. Passo a passo da atividade 1. Divida a tela em três áreas: • Continue Fazendo: algo que o time está fazendo bem e você reconhecer o valor naquilo; • Menos disso: algo que já foi feito, você vê algum valor, mas prefere diminuir um pouco; • Mais disso: algo que já foi feito, e você acredita que trará mais valor se feito ainda mais. 2. Peça para os participantes para escreverem, individualmente, suas anotações em post-its para cada uma das áreas. 3. Discuta com o grupo acerca das notas.

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Estrela do Mar Reduzida

CAPT – Confiante ou Apreensivo x Pessoas ou Tecnologia Esta é uma atividade de retrospectiva interessante que relaciona recolhimento de dados aos níveis de ansiedade e confiança das pessoas. Passo a passo da atividade 1. Desenhe um eixo vertical com as seguintes palavras em cada ponta (em cima, embaixo): • Confiante: Eu estava confiante em relação a isso (quanto mais alto, mais confiante eu me senti);

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• Apreensivo: Eu estava apreensivo em relação a isso (quanto mais baixo, mais apreensivo eu me senti). 2. Desenhe um eixo horizontal com as seguintes palavras em cada ponta (esquerda, direita): • Tecnologia: anotações sobre ferramentas e tecnologia; • Pessoas: anotações sobre pessoas e suas interações. 3. Peça para os participantes suas anotações. 4. Agrupe-as por afinidade e as discuta com o grupo.

CAPT

Esta atividade foi criada por Lourenço Soares¹³, um facilitador sensacional para todos os tipos de reunião. Lourenço é muito ativo na comunidade Ágil, com ótimos insights e participação em retrospectivas.

MMI – Mais, Menos, Interessante Esta atividade encoraja participantes em uma discussão a verem uma ideia sobre um ou mais pontos de vista. Passo a passo da atividade ¹³https://twitter.com/protolous

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1. Divida a tela em três áreas: Mais, Menos, Interessante. 2. Peça para os participantes adicionarem anotações em cada área: “Então, no contexto desta retrospectiva, compartilhe co- nosco o que você considera: positivo (Mais), negativo (Menos) ou Interessante. Por favor, escreva cada anotação em um post- it e coloque-o na respectiva área da tela.” 3. Discuta com o grupo acerca das notas.

MMI

A atividade de reflexão sobre MMI foi desenvolvida pelo Dr. Edward de Bono¹⁴, o pai do pensamento lateral e criatividade. ¹⁴http://www.mindtools.com/pages/article/newTED_05.htm


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Lições Aprendidas – Planejado vs. Sucesso Esta atividade é ótima para procurar lições aprendidas após um grande evento. Passo a passo da atividade 1. Desenhe na tela de acordo com a foto abaixo. 2. Escolha as cores de post-its (cada cor deve remeter a uma dada categoria/área, por exemplo, recursos, tecnologia, programação). 3. Peça para os participantes escreverem suas anotações: “Quanto maior o sucesso, mais no alto você deve colocar sua anotação (fracassos vão para a parte mais baixa da tela). Se você acha que sua nota é sobre algo altamente planejado, então coloque- a bem à esquerda; do contrário, você deve colocá-la bem à direita da tela.” 4. Discuta com o grupo.


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Lições Aprendidas – Planejado vs. Sucesso

Futurespective: Olhando para Frente Futurespectives são atividades para preparar o time para o futuro, inspirando os participantes para olharem para frente e compartilharem uma visão coletiva.

Definindo e Encontrando o Caminho para o Nirvana Esta é uma ótima atividade para construção de time, que foca em criar um objetivo comum e visualizar pequenos passos em direção a um grande feito. Passo a passo da atividade Esta atividade é dividida em duas partes. Definindo o Nirvana

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1. Escreva a palavra Nirvana no topo direito da tela. 2. Divida o time em grupos menores, com 3 ou 4 pessoas cada. 3. Peça para cada grupo escrever uma pequena sentença para descrever o nirvana. 4. Cada grupo apresenta sua sentença, descrevendo o nirvana. 5. Criem uma sentença comum que defina o nirvana.

Definindo o Nirvana

Caminho para o Nirvana 1. Escreva a palavra Nirvana no topo direito da tela, com a sua definição. 2. Desenhe uma linha do tempo na tela, deixando a palavra “Hoje” na parte mais à esquerda. 3. Escreva grandes eventos ou períodos de tempo na linha do tempo (por exemplo, feriado de Natal, férias de verão, Julho, primeiro mês, sexto mês…). 4. Peça para os participantes adicionarem pequenos passos em direção ao Nirvana. 5. Converse com o grupo sobre o caminho para o nirvana, com itens de ação (use uma cor de post-it diferente).

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Caminho para o Nirvana

Atividade pre-mortem A atividade pre-mortem é ótima para se preparar para um release ou desafio iminente. Com uma perspectiva diferente, a atividade propõe aos participantes falarem sobre tudo o que pode dar errado. Então, a conversa muda para um plano de ação ou mitigação. Passo a passo da atividade 1. Escreva na tela de pré-encerramento o principal tópico para discussão: o que dará errado? Como isto terminará em um desastre? 2. Peça para os participantes, individualmente, escreverem os riscos e preocupações. 3. Coordene os participantes para que adicionem suas notas na tela. 4. Adicione uma nova cor para mitigação (na foto abaixo, azul claro), e peça para os participanes escreverem anotações relacionadas a como mitigar os riscos e preocupações. 5. Converse com o grupo e façam um plano de ação.

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Atividade pre-mortem

Carro de Corrida - Abismo Este é um exercício com visão de futuro com um olho no passado. É uma mistura de retrospectiva com futurespective, que descobre riscos. Passo a passo da atividade 1. Desenhe a figura abaixo em um tela. 2. Peça para os participantes compartilharem suas anotações para cada uma das retrospectivas: “Vamos começar olhando para trás. Escrevam suas anotações e as coloquem nas duas áreas seguintes no lado esquerdo do desenho: Motor e Para- quedas.” • Olhando para trás – Motor: O que nos move para frente, nos faz mover mais rápido? • Olhando para trás – Paraquedas: O que está nos atrasando? 3. Peça para os participantes compartilharem suas anotações, pensando no futuro. “Agora, vamos olhar para frente, para um futuro próximo. Façam as anotações e as coloquem nas

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duas áreas seguintes no lado direito do desenho: Abismo e Ponte.” • Olhando para frente – Abismo: Quais são os perigos em frente? O que pode nos tirar do caminho? • Olhando para frente – Ponte: O que podemos construir para superar tais desafios? O que devemos fazer para superar o abismo? 4. Agrupe as notas e discutam.

Carro de Corrida – Abismo

Um exercício análogo pode ser feito modificando a atividade Balão de Ar Quente e a atividade Âncoras e Motor (usando tempestades como uma analogia para os problemas à frente).

Plano de Ação Este uma atividade em grupo de planejamento de ação, que foca nas ideias mais atrativas dos participantes. Ela traz um bom equilíbrio entre tempo e colaboração ao encorajar os participantes a discutirem e participarem de trabalhos de ação. Passo a passo da atividade


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1. Peça para os participantes, individualmente, escreverem ações no formato específico abaixo. Cada participante deve escrever de uma a três ações nos cartões: • Objetivo de longo prazo: qual o objetivo de longo prazo para esta ideia? • Ação para agora: a primeira ação concreta para atingir o objetivo. 2. Divida o grupo maior em grupos menores. 3. Peça para os grupos decidirem sobre os dois cartões principais. 4. Junte dois grupos próximos, e repita o passo acima. 5. Repita os passos 3 e 4 se desejar (depende do tamanho do grupo e se você quiser selecionar menos cartões/ações). 6. Peça para os participantes apresentarem cada um dos cartões selecionados para o grupo todo. 7. Peça para cada pessoa escrever seu nome em um pequeno post-it e colocá-lo no cartão em que querem trabalhar.

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Plano de Ação

Esta atividade é especialmente útil para motivar grupos grandes de pessoa a: (1) elaborar objetivos e identificar itens de ação concretos; (2) coordenar e colaborar na execução de itens de ação de concretos. O Plano de Ação foi originalmente escrito por Bas Vodde¹⁵.

Posts Futuros para Facebook Esta é uma ótima atividade para deixar os membros do time focados em onde querem ir, em vez dos pensamentos comuns “e se” que enchem os cérebros dos engenheiros quando pensam sobre o futuro. Passo a passo da atividade 1. Inicie apresentando a atividade: “Assuma que todo mundo no time irá postar no Facebook, e imagine que você irá viajar no ¹⁵http://www.scrumalliance.org/community/articles/2007/august/plan-of-action

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tempo e será capaz de ver a linha do tempo do seu time (com todos os posts).” 2. Peça para os participantes escreverem os posts de Facebook futuros (individualmente): “ Escrevam (individualmente) seus posts do Facebook no futuro. Esses posts devem ser curtos e ter uma data no futuro (por exemplo, a data do release).” 3. Coloque os posts visíveis em uma linha do tempo. 4. Peça para os participantes darem até 5 “Curtir” em todos os posts. 5. Discuta com o grupo e use itens de ação.

Posts Futuros para Facebook

Uma atividade parecida pode ser feita fazendo uma analogia com o Twitter¹⁶: quais sentenças curtas (menos de 140 caracteres) o time postaria no future? ¹⁶http://www.twitter.com


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Brainstorm e Mitigação de Risco Esta é uma atividade de reflexão coletiva para desenvolver no time crítica, consciência e responsividade para possíveis desafios que enfrentaremos. Passo a passo da atividade 1. Desenhe a tela para a atividade, como mostrado na foto abaixo. 2. Peça para os participantes identificarem possíveis riscos: “Coloquem seu “Chapéu Preto” (do [“Six Thinking Hats”, de Eduard de Bono] (http://www.debonogroup.com/six_thin- king_hats.php)) e escrevam coisas que podem impactar ne- gativamente seu projeto. Usem uma cor para cada anotação e as coloquem no topo da tela.” 3. Para os riscos identificados, peça para os participantes discutirem e adicionar anotações na seguinte ordem: • Prevenção – O que está ao alcance que tentará não fazer com que o risco aconteça em primeiro lugar? (por exemplo, segurança, programas de conhecimento & treinamento, equipe qualificada, planejamento e/ou procedimentos). • Detecção – O que está ao alcance que me fará saber se e quando o risco vai acontecer? (por exemplo, mecanismos de informe para equipe/cliente, reconciliação financeira, alarmes de incêndio, auditorias). • Resposta – Se o risco acontecer, quais medidas estão ao alcance para diminuir o impacto? (por exemplo, planos de contingência, backups, seguro, processos de resolução).

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Brainstorm e Mitigação de Risco

Balão de Ar Quente – Tempo Ruim Este é um exercício com visão de futuro com um olho no passado. É uma mistura de retrospectiva com futurespective, que descobre riscos. Passo a passo da atividade 1. Desenhe a figura do Balão de Ar Quente em um tela. 2. Peça para os participantes compartilharem suas anotações para cada uma das retrospectivas: “Vamos começar olhando para trás. Escrevam suas anotações e as coloquem nas áreas acima e abaixo do balão: Ar quente e Sacos de areia.” • Olhando para trás – Fogo e ar quente: O que nos move para cima? O que nos leva pra frente? • Olhando para trás – Forças puxando para baixo: Quais as forças nos puxando para baixo? 3. Peça para os participantes compartilharem suas anotações, pensando no futuro. “Agora, vamos olhar para frente, para um futuro próximo. Façam as anotações e as coloquem nas duas áreas nos lados do balão: Tempestade e Dia ensolarado.” • Olhando para frente – Tempestade: Qual a tempestade a nossa frente? O que deixará nossa viagem turbulenta?

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• Olhando para frente – Dia ensolarado: O que podemos fazer para evitar a tempestade e irmos em direção a dias ensolarados? O que devemos fazer para superar os possíveis desafios a nossa frente? 4. Agrupe as notas e discutam.

Balão de Ar Quente – Tempo Ruim

Pessoas diferentes preferem analogias diferentes. Alguns irão preferir um balão, outros um carro de corrida. O importante é usar uma analogia simples e eficaz para deixar a participação e as ideias fluírem. Eu tenho visto uma gama de atividades similares. Tipicamente, elas misturam o olhar para trás e para frente, para se preparar para o futuro.

Cartas para o Futuro A atividade Cartas para o Futuro é apropriada para quando o time precisa olhar para frente e refletir sobre o futuro, pensar no que esperam que aconteça em um dado espaço de tempo. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes pensarem sobre o contexto, e individualmente escolherem uma pessoa para quem gostariam


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de mandar uma carta no futuro (pode ser o proprietário do produto, gerente do projeto, outro membro do time, ou qualquer pessoa que eles achem apropriado). 2. Peça para os participantes, individualmente, escreverem uma pequena carta (uma a duas frases), dizendo o que quiserem. Pode ser, por exemplo, parabenizando quem vai recebê-la por um feito, ou talvez explicando como o time foi capaz de fazer algo. A carta deve ter uma data futura. 3. Leia as cartas em voz alta, discuta sobre elas e guarde-as para o futuro. Um aspecto interessante desta atividade é para quem os participantes escrevem a carta. Alguns pensarão no proprietário do produto, outros pensarão em um gerente e alguns podem até escrever a carta para o time. Isso ajuda a descobrir com quem cada pessoa está preocupada, e quais são as coisas que querem realizar ou veem como possíveis problemas.

RSPD – Riscos, Suposições, Problemas e Dependências A atividade RSPD ajuda o time a conversar sobre riscos e problemas, suposições e dependências. Estes são aspectos superimportantes, especialmente quando olhamos para frente e nos preparamos para o futuro. Passo a passo da atividade 1. Prepare a tela RAID com as quatro áreas seguintes: Riscos, Suposições, Problemas e Dependências. 2. Peça para os participantes escreverem suas anotações em post-its individuais para cada uma das quatro áreas. 3. Converse sobre as anotações e faça itens de ação.

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Modelo de Resultado da Atividade RSPD

Uma pergunta comum se refere à diferença entre risco e problema. De forma simples e curta: um risco é algo que pode se tornar um problema. Uma questão já é um problema. Outra situação comum é o sentimento de que uma anotação pode pertencer a mais de um quadrante. Nesses casos, instrua os participantes a escreverem mais de uma anotação, cada uma para um quadrante específico. Por exemplo: (dependência) integração com o sistema ABC para a feature Sign In Único , e (risco) esforço de integração para o Sign in Único ser muito maior do que o pensado originalmente.

A Catapulta Esta atividade é ótima para se planejar e se preparar para um desafio próximo. Com uma metáfora simples, esta atividade guia os participantes a olharem para o desafio sob três perspectivas: a pessoa encarando o desafio, o desafio em si e a organização que as pessoas formam para superar o desafio. Passo a passo da atividade


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1. Desenhe a catapulta, com a pessoa voando e a montanha à frente. 2. Peça para os participantes fazerem anotações para cada uma das três áreas: • A catapulta: anotações relacionadas à organização que as pessoas montam para superar o desafio; • Pessoa voando: anotações relacionadas à pessoa enfrentando o desafio; • A montanha: o desafio em si. 3. Converse sobre as anotações. Considere guiar a conversa conectando as notas correlacionadas das três áreas.

Modelo de Resultado da Catapulta

Note na foto acima o nirvana ou a terra mágica atrás da montanha (post-its coloridos do lado direito da figura). A atividade Catapulta se constrói na ideia de que as pessoas estão tentando chegar ao lugar mágico, o nirvana. Se o nirvana não está claro, considere fazer a atividade para defini-lo (como a atividade Definindo o Nirvana). Bill Kimmel criou esta atividade quando estava se preparando para um workshop. Ele mudou outra atividade de futurespective, criando esta nova e eficaz metáfora. Ele até pensou em um incrível momento


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de abertura para a atividade Catapulta, mostrando um vídeo no Youtube ¹⁷ em que uma pessoa é catapultada.

Esperanças e Preocupações Esperanças e Preocupações é uma ótima atividade para fazer as pessoas se abrirem e compartilharem duas esperanças e preocupações antes de começarem uma sessão ou workshop. Passo a passo da atividade 1. Desenhe uma linha vertical na tela, dividindo-a em dois lados com os títulos: Esperanças e Preocupações. 2. Peça para os participantes escrevem em um post-it suas esperanças e preocupações para o dado workshop/sessão/período. 3. Converse com o grupo sobre as anotações. “Quais são as suas esperanças/preocupações para este workshop/sessão/período?” ¹⁷O vídeo The Human Catapult está disponível em www.caroli.org/human-catapult/

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Esperanças e Preocupações

Esta atividade é especialmente útil para fazer as pessoas se abrirem e falarem sobre suas sensações antes de começar uma sessão. Ela possibilita que os participantes compartilhem suas sensações em relação a algo que vai acontecer, sendo assim uma atividade de futurespective. Considere revisar as esperanças e preocupações para verificar se as sensações mudaram conforme a sessão progride.

Critérios de Sucesso A atividade Critérios de Sucesso ajuda a clarear intenções, focar em resultados e conclusões para critério de sucesso. É uma atividade de futurespective para identificar e moldar intenções, focar resultados e ter critérios de sucesso. A atividade deve ser breve, sucinta, com intenções definidas claramente, resultados focados e condições para melhorar seus resultados. Passo a passo da atividade 1. Crie uma tela com os seguintes campos:


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• Intenção: a ideia que você planeja (ou pretende) executar; • Alvo: os resultados-chave em relação à intenção; • Bem-sucedido se: o(s) indicador(es) que prova(m) se o critério foi alcançado; • Falhou se: o(s) indicador(es) que prova(m) se o critério não foi alcançado. 2. Escreva a intenção (considere defini-la como um gripo se ela não está bem especificada). 3. Peça para os participantes escreverem os resultados-chave em relação à intenção em post-its individuais. 4. Coloque as anotações na área-alvo. 5. Organize os resultados-alvo. Considere agrupar anotações similares e remover ou reescrever anotações que não estão muito claras. 6. Peça para os participantes escreverem e colocarem as anotações para cada resultado-alvo para indicar a condição de sucesso ou falha. Coloque-as na mesma linha do resultadoalvo. 7. Converse com o grupo sobre as anotações em cada linha. Veja abaixo uma sequência de fotos para esta atividade.

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A tela

Modelo de resultado

Planejar critérios de sucesso leva a planejamento de atividades mais focado. Esta atividade é especialmente útil quando olhamos para frente e fazemos planos para o sucesso. Mesmo que simples, as questões “e se?” para o sucesso ou a falha são muito poderosas para deixar o time na mesma página, para definir e acompanhar o progresso para critérios importantes.

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Filtrando Quando muitos dados aparecem em qualquer atividade, é importante ter critérios bem definidos para decidir o que será discutido. Dado o tempo limitado da reunião, é possível que tópicos sejam deixados fora da discussão.

Votação por pontos Esta é uma ótima atividade para gerenciamento de tempo e priorização. É tipicamente usada para focar na conversa de alguns itens que mais interessam ao grupo. Passo a passo da atividade 1. Instrua os participantes sobre as regras de votação: • Cada participante tem direito a 5 votos (cada voto será representado por um ponto no post-it). • Os participantes pode colocar mais de um voto em um cartão. 2. Votem! “Por favor, votem nos itens que vocês querem discutir. Os itens com mais votos serão selecionados primeiro.” 3. Comece uma conversa em grupo seguindo o ranking de interesse do grupo (itens mais votados por primeiro).

Votação Mais / Menos Esta é uma ótima atividade para gerenciamento de tempo e priorização. É tipicamente usada para focar na conversa de alguns itens que mais interessam ao grupo. Passo a passo da atividade 1. Instrua os participantes sobre as regras de votação:

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• Cada participante tem direito a votar 3 “+” e 3 “–” (cada voto será representado por uma marca de “+” ou “–” no post-it. • Os participantes podem colocar mais de um voto em um cartão. • (+) representa sua concordância com uma anotação e você quer falar sobre ela. • (–) representa sua discordância com a anotação e você quer falar sobre ela. “Por favor, vote nos itens que você quer discutir. Os itens com mais votos serão selecionados primeiro.”

Votação Mais Menos

Esta é uma variação da atividade Votação Por Pontos que permite aos participantes serem mais claros sobre concordâncias e discordâncias.

Os Mais e os Menos Curtidos Este é um acompanhamento da atividade Votação Mais / Menos. Ela cria uma ferramenta visual para os itens marcados de acordo com sua pontuação total (do menos para o mais votado).

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Passo a passo da atividade 1. Crie um eixo, como o da figura abaixo (<- menos - zero - mais ->). 2. Peça para os participantes colocarem os post-its marcados (da atividade Mais Menos) no eixo conforme o score total (por exemplo, 4 + e 1 – tem um score de 3). 3. Discuta com o grupo sobre os itens. Note que os itens com + e – representam itens sobre os quais os participantes têm opiniões diferentes.

Conte e Agrupe Conte e Agrupe é um jeito fácil e eficaz de agrupar notas individuais em grupos de afinidade. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes fazerem suas anotações individualmente. 2. Terminado o tempo, selecione o participante com mais anotações para ler a primeira (contar) e colocá-la na tela. 3. Peça para os outros participantes se eles têm anotações similares. Se sim, peça para eles as lerem e as colocarem (agrupar) próximas à primeira naquele grupo de afinidade. 4. Peça para qualquer participante compartilhar uma anotação nova, e então colocá-la na tela, criando um novo grupo de afinidade. 5. Volte para o passo 3 até todas as anotações acabarem. Ao final desta atividade, notas similares devem ser agrupadas, tornando visíveis as semelhanças e destacando os temas recorrentes.

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Conversa de Aquário A atividade Conversa de Aquário é ótima para manter uma conversa focada, dentro de um grupo grande de pessoas. A qualquer momento, apenas algumas pessoas conversam (os peixes no aquário). O restante das pessoas são ouvintes (os que ficam olhando para o aquário). A condição é que os ouvintes podem se juntar à conversa a qualquer momento. Passo a passo da atividade 1. Coloque 5 cadeiras em um área, todas de frente para as outras. As cadeiras podem ficar no meio da sala ou em volta de uma mesa redonda. 2. Instrua os participantes sobre as regras do aquário: “Quatro pessoas devem sentar nas cadeiras. Elas começaram a conversa. Uma cadeira deve ficar vazia o tempo todo. Ela está disponível para quem quiser se juntar à conversa. Quando alguém sentar na cadeira vazia, outra pessoa (normalmente, alguém que está ali há mais tempo ou quem está menos envolvido na conversa) deve sair, vagando uma cadeira. Os outros participantes que não estão sentados nas cadeiras do aquário não podem se envolver na conversa. Eles são ouvintes. Se eles quiserem falar, precisam primeiro sentarem-se na cadeira vazia.” 3. Selecione um tópico para a conversa do aquário e comece. 4. Troque de tópico quando for apropriado. O assunto pode ser cronometrado ou mudado quando estiver esgotado.


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Pessoas no aquário (uma cadeira está sempre vazia)

Temos visto essa atividade sendo usada em conferências e em conversas com grandes grupos. Eu a acho especialmente útil para conversas com grupos grandes, com tópicos pré-selecionados.

Dentro do Gráfico Realizável x Útil A atividade Dentro do Gráfico Realizável x Útil promove um jeito rápido de priorizar uma lista de ideias ou ações propostas. Ao comparar níveis de viabilidade e quão útil cada ideia é para cada um, os participantes coletivamente criam uma lista de prioridades com ideias altamente valiosas e realizáveis. Passo a passo da atividade 1. Desenhe um gráfico Realizável x Útil com as marcações baixo e alto para cada eixo. 2. Você pode pedir aos participantes para escreverem ideias e ações em post-its ou selecionar post-its de alguma atividade anterior. 3. Peça para os participantes colocarem cada ideia ou ação no gráfico Realizável x Útil. Cada post-it deve ser colocado próximo um do outro de acordo com ambos os eixos.

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• Realizável: Pode ser feito? Quão realístico é? • Útil: A ação realmente resolve o problema? Quão eficaz será?

Gráfico Realizável x Útil

Ao final desta atividade, ficará claro para todo mundo as ações consideradas altamente realizáveis e úteis. Estas devem ter prioridade entre todas as ideias e ações. Muito provavelmente, ideias que tem baixa viabilidade e não são consideradas muito úteis são descartadas.

Check-out Uma atividade de Check-out acontece logo antes de os participantes saírem da reunião. Ela normalmente reúne informações sobre a reunião em si: quão valiosa foi, quanto foi aprendido, quão válido foi estar na reunião e quaisquer outros feedbacks específicos.


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Feedback e Retorno sobre Investimento Esta é uma ótima atividade para encerrar uma retrospectiva, uma longa reunião ou um evento. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes escreverem em um post-it um feedback sobre a retrospectiva/reunião/evento. 2. Peça para eles colocarem o post-it no radar ROI (Retorno sobre Investimento). O radar ROI tem uma linha que vai de muito pouco ROI :( – a um bem alto ROI :) ++. “Nesta última hora em que vocês estiveram aqui nesta retrospectiva/reunião/evento, como vocês medem seu retorno sobre investimento (do seu tempo)? Estou superfeliz; isto valeu muito o meu tempo: vai no topo; o oposto vai na parte debaixo.”

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Feedback e ROI

Avalie, por favor Esta é uma atividade rápida e fácil para avaliar algo e leva menos de um minuto. Passo a passo da atividade 1. Desenhe uma seta vertical apontando para o alto da tela. 2. Escreva os gradientes de avaliação (por exemplo, de um a cinco). 3. Peça para os participantes colocarem um post-it ao lado da seta para a nota que eles dariam.

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Avalie, por favor

Temos usado esta atividade para ter feedback em sessões de treinamento.

Escala de Aprendizado Esta é uma atividade rápida para mensurar como os participantes se sentiram depois de irem a uma sessão de compartilhamento de conhecimento, como uma apresentação ou um treinamento. Passo a passo da atividade 1. Desenhe uma linha vertical com cinco notas (de um a cinco) e escreve a seguinte sentença no topo: “Minha nota quando


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eu entrei nesta reunião”. 2. Quando os participantes entrarem na reunião para a sessão, peça para eles selecionarem seu lugar em uma escala 1 a 5, na qual 1 representa “Eu não sei nada sobre este assunto” e 5 refere-se a “Me considero um expert nesta área”. 3. Depois de terminada a sessão, desenhe uma segunda linha vertical com as notas e a seguinte sentença: “Minha nota quando eu deixei esta reunião”. 4. Peça para os participantes fazerem o mesmo, mas na segunda linha de notas.

Escala de Aprendizado – Minha nota quando entrei nesta reunião


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Comparação na Escala de Aprendizado

Apesar de esta atividade não ser uma medida precisa de quanto os participantes efetivamente aprenderam na sessão, ela mostra como eles se sentiram. Eles podem ter sido expostos a quanto mais eles precisam aprender sobre aquele assunto, ou eles podem ter aprendido algo novo e realmente ter melhorado seu conhecimento. Se não houve mudanças no quanto sabem, isto é um indicador para quem apresentou repensar sobre o que ele está falando para aquela audiência.

Passos para a Ação Quem/O que/Quando A atividade Passos para a Ação Quem/O que/Quando ajuda a definir comprometimento e ações de acompanhamento em reuniões.


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Muitas reuniões terminam com uma discussão não muito clara sobre “próximos passos” ou “itens de ação”. Esta atividade evita que se crie uma lista de tarefas que são frequentemente entregues a pessoas possivelmente não envolvidas, sem um prazo específico definido. Passo a passo da atividade 1. Crie uma estrutura de tabela que tenha como títulos de coluna QUEM / O QUE / QUANDO. 2. Peça para os participantes selecionarem (de uma atividade anterior) ou escreverem um passo concreto com o qual possam se comprometer. Estes deve ser tanto (1) passos que eles deve seguir; ou (2) passos nos quais acreditam bastante. 3. Cada passo concreto selecionado formará uma linha na tabela Quem/O que/Quando. Peça para os participantes para: • Colocar o post-it com o passo na coluna O QUE; • Escrever seus nomes na coluna QUEM; • Definir QUANDO o item estará feito.

Quem/O que/Quando nas colunas da tabela


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Ao focar a discussão no formato Quem/O quê/Quando, você pode conectar pessoas a ações claras que elas definiram e com as quais se comprometeram. Ela permite aos participantes serem claros em relação a seu comprometimento e responsabilidades, tornando visível para todo o grupo QUEM vai fazer O QUE e QUANDO. Esta atividade é inspirada na matriz Quem/O que/Quando no livro Gamer Storming.

Insights e Aprendizado Esta atividade é muito útil para coletar feedback depois de um workshop, treinamento ou sessão. É uma atividade simples, rápida e específica que faz com que os participantes deem feedback sobre seu aprendizado. Passo a passo da atividade 1. Desenhe uma linha vertical e uma horizontal, como uma cruz. 2. Na linha vertical, adicione o título “+ aprendizado” no topo e “– aprendizado” embaixo. 3. Na linha horizontal, adicione o título “+ insights” à direita e “– insights” à esquerda. 4. Peça para os participantes escreverem seu feedback em um post-it e o colocarem no gráfico de acordo com a avaliação de seu aprendizado: + ou – aprendizado ou + ou – insights.

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Insights e Aprendizado

Aprendemos esta atividade com Marcos Garrido¹⁸, um excelente facilitador e treinador. Ele normalmente usa esta atividade para coletar feedback ao fim de um workshop.

Feedback Rápido em Palestras Esta é uma atividade simples e rápida para medir como os participantes se sentiram em relação a uma sessão quando saem dela. Passo a passo da atividade 1. Prepare um prato com cartões de três cores: verde, amarelo e vermelho. 2. Coloque uma caixa de feedback perto da porta. 3. Peça para cada participante escolher um cartão e colocá-lo na caixa de feedback quando saírem da sessão, de acordo com o código de cor: ¹⁸http://www.knowledge21.com.br/quem-somos/marcos-garrido/

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• Verde: a sessão foi ótima! • Amarelo: a sessão foi ok. • Vermelho: a sessão foi fraca.

Feedback Rápido para Palestras

Aprendemos esta atividade nas conferências QCon. É um modo rápido e efetivo de coletar feedback de um grupo grande de participantes. Abaixo, uma foto de uma implementação em tablet desta atividade. Achamos esta foto no artigo da InfoQ: Key Takeaway Points and Lessons Learned from QCon San Francisco 2012¹⁹, na seção de opiniões: “É assim que o feedback é coletado na #qconsf depois de cada palestra. Todo mundo clica no que achou. Superlegal.” ¹⁹http://www.infoq.com/articles/QCon-San-Francisco-2012

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Implementação em tablet para o Feedback QCon Rápido para Palestras

Lembrete Lembrete é uma atividade de check-out muito simples. Ela foca no indivíduo, sem qualquer compromisso com o grupo. Dessa forma, é uma boa opção depois de conversas em grupo sem quaisquer itens de ação grupais claros. Passo a passo da atividade 1. Peça para os participantes pegarem uma caneta e um post-it. 2. Dê a eles um minuto para refletirem sobre a discussão recémterminada. 3. Peça para que cada pessoa escreva uma anotação para si mesma sobre algo que ela quer ter no seu computador como um lembrete para a próxima semana.


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Um modelo do resultado do lembrete (em meu laptop, um dia depois de uma retrospectiva)

Apesar de simples, escrever um lembrete e lê-lo depois é um jeito poderoso de manter uma pessoa pensando e refletindo (novamente) sobre algo. Reflexões são muito pessoais, e nem tudo precisa ser uma discussão em grupo ou itens de ação grupais. Eu acho o lembrete muito poderoso para promover pensamentos e reflexões individuais.

FUN RETROSPECTIVES .pdf

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