ETAPA DE CONTROL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA 8

Proceso administrativo: Etapa control

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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 8

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ÍNDICE PROCESO ADMINISTRATIVO:ETAPA CONTROL ................................................................................... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4 1.

CONCEPTO DE CONTROL ............................................................................................................. 5

2.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL ............................................................................................. 5

3.

PRINCIPIOS DEL CONTROL ........................................................................................................... 6

4.

NIVELES JERÁRQUICOS DE CONTROL .......................................................................................... 7

5.

TIPOS DE CONTROL ..................................................................................................................... 7

6.

ÁREAS DE CONTROL .................................................................................................................... 8

7.

TÉCNICAS PARA EL CONTROL ...................................................................................................... 9

8.

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL ....................................................................................... 12

COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 13 REFERENCIAS........................................................................................................................................ 14


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PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA CONTROL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Comprender la importancia de la etapa de control en el proceso administrativo.

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Identificar las etapas del control de gestión en el proceso administrativo.

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Definir los tipos de control que existen dentro de una organización así como la fuente de donde provienen. Utilizar algunas herramientas básicas para el control de gestión en la gestión administrativa.

INTRODUCCIÓN Como ya se ha analizado, el proceso administrativo consta de cuatro etapas, las que están interrelacionadas entre sí, la última etapa está asociada con el control, el cual se debe realizar para determinar qué tan lejos o cerca se está de cumplir con los objetivos organizacionales. Si bien el control, en cuanto a funciones administrativas propiamente tales, abarca menos que las otras etapas, ofrece una visión como contraparte de estas. El control facilita la medición y la evaluación de los resultados, permitiendo, luego, realizar ajustes y mejoras como un círculo virtuoso que no termina nunca. Solo a través de esta función se logrará precisar si lo que se realizó se ajusta a lo planeado y en caso de presentarse desviaciones, identificar los responsables y corregir dichas fallas.


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1. CONCEPTO DE CONTROL El control se define como el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se presenten a los planes estratégicos de la empresa , para esto se utilizarán indicadores cualitativos como cuantitativos, evaluándose no solo factores técnicos, sino también factores culturales y humanos (Chiavenato, 2001).

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Siempre se debe tener presente que hasta el plan mejor diseñado se puede desviar, como ya se ha estudiado, tanto los factores internos como externos influyen de manera directa en una empresa, una crisis financiera, por ejemplo, afectará de manera significativa a una empresa, la cual deberá, quizás, ajustar sus ingresos por venta presupuestados y disminuirlos para adecuarlos al escenario más real. El control se puede utilizar para:   

Enfrentar de mejor forma el cambio. Trabajar siempre apostando a la mejora continua y la calidad. Potenciar la delegación y el trabajo de equipo.

2. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL También conocidas como etapas, basándose en Chiavenato (2001) los pasos en el proceso de control son las siguientes: 1) Medición del desempeño: Lo primero que se debe hacer es definir la capacidad, calidad o la cantidad de una determinada tarea o actividad; aquí se fijan los estándares, las reglas, las normas y los criterios para validar si una tarea o actividad está siendo eficiente y eficaz. Existen dos tipos de mediciones: las tangibles que están relacionadas con cosas materiales como número de trabajadores lesionados, cantidad de productos defectuosos y las intangibles como la relación que existe entre una jefatura y su equipo, o el compromiso de los colaboradores. 2) Comparación del desempeño con el estándar esperado: Se mide la brecha entre el desempeño planificado (estándar definido) y lo sucedido realmente, lo ideal es medir los tiempos reales de ejecución para ir determinando la eficiencia de cada función.


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3) Correcciones a las desviaciones: Una vez detectadas las desviaciones, la idea es irlas corrigiendo para evitar inconvenientes como no cumplir con los plazos, entregar productos de calidad deficiente, etc. Es en esta etapa donde se reformulan los planes, ajustándose a los nuevos escenarios, por ejemplo: replantear objetivos ante una fusión, cambiar procedimientos, porque los que se están usando no están actualizados o no sirven para lo que se quiere medir. 4) Retroalimentar a quien corresponda y dejar registro para experiencias posteriores: Dar feedback una vez cerrado un proceso es indispensable para una empresa que apuesta a la mejora continua como objetivo estratégico. El entregar retroalimentación a todos los que participaron del proyecto permite por un lado valorar el trabajo realizado y, por otro, generar datos para proyectos de similares características.

3. PRINCIPIOS DEL CONTROL Según Hitt, Black Y Porter (2005), se pueden inferir algunos principios para la función de control: a) El control siempre debe existir en función de los objetivos que tenga la organización. b) A cada grupo que se le ha delegado una función de peritaje, se le debe entregar el grado de control correspondiente. c) El control debe ser oportuno en el tiempo, es decir debe aplicarse antes de que pueda ocurrir un error, de manera de poder tomar las medidas correctivas a tiempo. Para esto se deben fijar controles de manera periódica en cada uno de los proyectos que asuma la empresa. d) Si se presentan desviaciones a lo planificado, estas deben ser analizadas detalladamente para determinar sus causas, responsables y posibles medidas preventivas para próximas oportunidades (como lecciones aprendidas). e) Establecer mecanismos de control puede ser costoso, de existir, deben ser considerados como una ventaja real y no solo un gasto que afecta la rentabilidad de la empresa. f) No se puede pretender evaluar todas las actividades de la empresa, se deben escoger las que por importancia o costos son críticas y controlar solamente esas.


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4. NIVELES JERÁRQUICOS DE CONTROL Existen diferentes niveles de control, dependiendo del nivel jerárquico donde se desarrolle la tarea (Chiavenato, 2001, p. 347). Nivel de la organización

Tipo de control

Contenidos

Período de tiempo Orientado a largo plazo.

Alcance

Institucional

Estratégico

Genérico y sintético.

Intermedio

Táctico

Menos genérico Orientado a y más mediano detallado. plazo.

Considera cada unidad de la empresa o cada conjunto de recursos por separado.

Operacional

Operacional

Detallado y analítico.

Microorientado. Considera cada tarea u operación.

Orientado a corto plazo.

Macroorientado. Considera la empresa en su totalidad, como un sistema.

5. TIPOS DE CONTROL Según George R. Terry (1998, en su libro Principios de la administración, puede haber tres clases de control:

PRELIMINAR

CONCURRENTE

RETROALIMENTACIÓN

Control preliminar: Es el control que viene previo al inicio de las operaciones, es aquí donde se definen políticas, metodologías y procedimientos para asegurar que lo planificado llegue a buen puerto. Lo positivo de este control es que se asume una labor proactiva, pues se ejerce una función de control desde el inicio, permitiendo tomar medidas en caso de vislumbrar algún pr oblema que desvíe el plan.


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Control concurrente: Este es el control que se realiza durante el desarrollo de las operaciones de una empresa y conlleva todo lo que es la supervisión y sincronización de las actividades que estaban programadas, su función es ir validando que los plazos y entregas acordadas se vayan cumpliendo en los tiempos que se acordaron. Control de retroalimentación: Este control se nutre de la información pasada de la organización, para corregir, de acuerdo a los datos con los que se cuentan, futuras posibles desviaciones. Con cada proyecto hay lecciones aprendidas sobre lo que se debió o no hacer, este control toma esta información y la convierte en útil para prevenir nuevas problemáticas orientadas a las mismas t emáticas.

6. ÁREAS DE CONTROL El control se puede ejercer en variadas áreas de la empresa, las más comunes son: Área de producción: En las empresas manufactureras generalmente hay controles estrictos en cuanto a la producción; si dicha empresa es del rubro de los servicios, la producción se considera la prestación del servicio. Los controles más comunes en esta área son:    

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Asociados a la calidad, tanto de los procesos como de los productos (o servicios) a entregar. Asociados a los costos. Asociados a los tiempos efectivos de producción. Asociados al control de inventarios, materias primas y horas-hombre en caso de empresas de servicios. Asociados al mantenimiento de las maquinarias que se usan. Asociados al reciclaje y control de residuos.

Área comercial: Es el área donde se comercializan los productos o servicios producidos. Los controles más importantes en esta área son:   

Controles asociados al diseño de promociones y difusión de productos. Controles asociados al nivel de ventas. Controles asociados al nivel de costos en que se incurre.


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Área financiera: Es el área de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los presupuestos, balances, flujos de caja, asociada a la gestión de pagos, del proceso de facturación, etc. Los controles que se realizan en esta área son:   

Controles presupuestarios. Controles de costos, pero a un nivel macro. Controles de flujos de capital, liquidez, apalancamiento (ratios financieros).

Área recursos humanos: Es el área encargada de administrar al personal y ver su desarrollo dentro de la organización. Los controles más utilizados en esta área son:   

Controles asociados a la asistencia, horario, licencias médicas, vacaciones. Controles asociados a la rotación de personal. Control asociado al pago de sueldos, pago de comisiones, bonos.

7. TÉCNICAS PARA EL CONTROL Existen varias técnicas para facilitar el control dentro de la organización, basándose en Chiavenato (2001) se pueden encontrar:

7.1. INFORMES Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos, en relación con el logro de objetivos estratégicos propuestos. Al redactarlos se debe tener presente incorporar conclusiones y sugerencias.

Estructura de los informes: 

Preliminares: incluye la portada, la tabla de los contenidos, una breve introducción al tema para dar contexto.


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Cuerpo del informe: se comienza con la justificación, los objetivos planteados, lo que se desea informar, los resultados y avances que se han logrado, las problemáticas que se han presentado, la conclusión y algunas proposiciones de mejora. Sección técnica: contiene la información “dura”, tablas, gráficos, cartas Gantt, que justifiquen lo expuesto y que permitan ver de una forma general cómo se está con respecto a lo planificado. Sección de referencias y apéndices: lleva la bibliografía y los anexos correspondientes.

7.2. AUDITORÍAS Pueden ser tanto internas como externas y se utilizan para validar la veracidad de los estados financieros de una empresa: 

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Internas: se define un comité y se realizan auditorías periódicas con la finalidad de ir descubriendo las desviaciones. Se utiliza para validar que los registros son llevados con precisión y que los estados financieros están siendo controlados como corresponde. Externas: se contrata una empresa externa (generalmente una consultora con especialidad contable), que efectúa la auditoría. La idea es tener una visión objetiva de la realidad de la empresa, se revisan tanto los activos como los pasivos, aparte de los balances y estados de resultados.

7.3. CARTA GANTT Permiten ordenar un proyecto en tareas, atribuir fechas y responsables. Facilita controlar los tiempos destinados a cada tarea, así como determinar qué tareas dependen de otras, tanto para su comienzo o finalización. El trabajar con una carta Gantt permite tener una visión de todo el proyecto y así como ir revisando periódicamente si se va de acuerdo a los plazos, facilitando realizar los ajustes que sean necesarios.


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Fuente: http://agustina5532.blogspot.com/2013/09/carta-gantt.html

7.4. TÉCNICAS DE RUTA CRÍTICA Las técnicas de trayectoria crítica permiten controlar programas, tiempos, costos, relaciones entre actividades, entre otras cosas. Son conocidas como METRA (método de evaluación y trayectorias en redes de actividades). Si bien existen varios métodos, todos trabajan bajo la premisa de determinar cuáles son las actividades críticas y definir la mejor ruta de actividades para lograr el objetivo de manera eficaz: 

Técnica PERT: Deriva su nombre de la sigla Program Evaluation and Review Technique, que en español significa técnica de evaluación y revisión de programas. Facilita la dirección de un proyecto al trabajar sobre la programación de este. Este método se basa en la representación gráfica de una red con todas las tareas de un proyecto, el cual debe ser terminado en una fecha definida; utiliza la estimación de tres tiempos: el esperado, el optimista y el pesimista. Incluye las siguientes etapas: o

Desglose del proyecto en todas las tareas que lo componen.

o

Determinación de la duración de cada tarea.

o

Determinación del responsable del proyecto, quien deberá tener la misión de supervisar, comunicar y tomar decisiones para cumplir con los plazos señalados y lidiar con las desviaciones que vayan presentándose.


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Algunos conceptos claves: 1) Tarea: son el conjunto de acciones que una vez realizadas permiten al proyecto llegar hacia su estado final. Cada tarea tiene asignados recursos: materiales, económicos, horashombre, tiempo y energía. En el caso del ejemplo anterior se representan con un cuadrado (esto puede variar, también pueden ser círculos). 2) Subtareas: se generan al dividir una tarea en otras más pequeñas y fáciles de realizar. 3) Tareas consecutivas: tareas que son continuación de otras tareas, que dependen de ellas para su realización. Puede haber dependencia final-comienzo, final-final, comienzo-finalcomienzo-comienzo. 4) Tareas críticas: el retraso en estas tareas deriva en un retraso en todo el proyecto. 5) Camino crítico: es el trayecto de tareas críticas. 6) Duración del proyecto: es la suma de los tiempos de duración de las tareas críticas. 7) Red Pert: es la representación gráfica del proyecto, donde se visualizan las relaciones entre las tareas y otros datos anexos, facilitando al administrador la toma de decisiones como, por ejemplo, otorgar más recursos en las tareas críticas para que estas no presenten desviaciones.

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Técnica CPM:

Esta técnica CPM (método de ruta crítica en español), trabaja bajo la misma metodología que la PERT, se diferencia solamente en que trabaja con un tiempo estimado de ejecución, basándose en proyectos anteriores, sin embargo, si es un proyecto nuevo, no se tiene la data necesaria para poder aplicarla.

8. FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL ¿Cuáles son las fallas más habituales en los procesos de control?1 1) Se concentran las energías en buscar responsables más que en solucionar las desviaciones lo que finalmente no soluciona nada. 2) Se divide en demasiadas personas la responsabilidad, lo que conlleva a que nadie se haga responsable, se confía en que los otros harán las tareas encomendadas. 1

http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation


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3) Se aumentan los costos, porque el proceso de control se vuelve obsesivo, realizándose inspecciones y evaluaciones tan periódicas que se pierde el sentido.

COMENTARIO FINAL El control es la última etapa del proceso administrativo, cerrando el ciclo donde se han planificado, organizado y dirigido recursos hacia el logro de los objetivos estratégicos de la organización. Es en esta etapa donde se valida si efectivamente las decisiones que se tomaron antes fueron las acertadas. Controlar en este caso significa validar si se está siguiendo lo planificado y de no ser así y presentar desviaciones, tener la capacidad de mitigarlas y corregir el rumbo. Se cuentan con herramientas para poder realizar este control, que puede ser previo, durante o ya pasado el evento, a través de las cuatro etapas que tiene el control: medir el desempeño, comparar el desempeño con los estándares esperados, realizar las correcciones a las desviaciones y retroalimentar. Basándose en estas etapas y teniendo claros los principios y herramientas del control, es posible cerrar un proyecto de una manera exitosa y con lecciones aprendidas para próximos desafíos.


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REFERENCIAS Chiavenato, I. (2001). Administración, teoría, proceso y práctica. 3ª edición. Bogotá: Editorial McGraw-Hill. Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global y empresarial. 11ª edición. México: Editorial Pearson. Rodríguez, V. (2003). Introducción a la administración. 4ª edición. México: Editorial ECASA. Terry, G. R. (1988). Principios de la administración. 4ª edición. México: Editorial CECSA . Hitt M., Black S. y Porter W. (2005), Administración. 1ª edición. México: Pearson Educación de México S.A. de C.V.

Recursos de Internet: Página Web Slide Share. (29 de Octubre 2008). Dirección: http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2014). Proceso administrativo: Etapa control . Fundamentos de la Administración. Semana 8.


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