Curso Avanzado Macropro

Curso Avanzado de Compras e Inventarios

MACRO PRO Curso Avanzado de Macro Pro Descripción: En este curso el distribuidor conocerá como personalizar el sistema a través de los parámetros de los distintos módulos, para adaptar el comportamiento del mismo a las necesidades del usuario. El participante aprenderá a utilizar operaciones especiales de los módulos de Inventarios, Compras, Ventas y Bancos que completaran su instrucción en el manejo de estos módulos. Adem Además ás,, se verá verá la oper operac ació ión n de los los módu módulo los s de Caja Caja de Pago Pagos s y el Concentrador de Sucursales. Sucursales. Requisitos:

Dominio de la operación básica de Macro Pro.

TEMARIO 1. Int Introd roducció ción 2. Para Parame metr triz izac ació ión n 3. Opera Operacio ciones nes Espec Especial iales es de Invent Inventari arios os

a) b) c) d) e) f)

Artíc Artículo ulos s Sustit Sustituto utos s y Obsol Obsoleto etos s Manej Manejo o de Unid Unidade ades s Alter Alternas nas de de Venta Ventas s Manej nejo de Kits Cálculo Cálculo Máxim Máximos, os, Mínim Mínimos os y Puntos Puntos de de Reorden Reorden Cálc álculo ulo de de AB ABC Pron Pronós ósti tico cos s de de Ven Venta tas s

4. Opera Operacio ciones nes Especi Especiale ales s de Comp Compras ras

a) Gene Genera raci ción ón de Prev Previo ios s 5. Opera Operacio ciones nes Especi Especiale ales s de Ventas Ventas

a) b) c) d) e) f)

Auto Autori riza zaci ción ón de Cré Crédi dito tos s Asig Asigna naci ción ón de de Ped Pedid idos os Fact Factur urac ació ión n de Ant Antic icip ipos os Docu Docume ment ntac ació ión n de Fact Factur uras as Fact Factur urac ació ión n Autom Automát átic ica a Comisiones

6. Opera Operacio ciones nes Especi Especiale ales s de Banco Bancos s

a) Prog Progra rama maci ción ón de Pago Pagos s b) Conc Concililia iaci ción ón Banc Bancar aria ia 7.

Caja de de Pa Pagos

8. Conce Concent ntrad rador or de Sucur Sucursal sales es

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1. Introducción Este curso está dirigido a aquellos distribuidores o a usuarios con experiencia en la operación de las princi principal pales es opcion opciones es del sistem sistema, a, que deseen deseen extend extender er sus conoci conocimie miento ntos s sobre sobre las opera operacio ciones nes avanzadas de operación del sistema. En la sección de Parametrización, se hará un recorrido sobre los parámetros básicos de los módulos de contab contabili ilidad, dad, bancos, bancos, invent inventari arios, os, ventas ventas y compra compras, s, con el fin de conocer conocer las capaci capacidad dades es de adaptación del sistema a los diferentes usos o políticas establecidas por los usuarios del sistema.

En cuanto cuanto al módulo módulo de Invent Inventar arios ios,, descri describir biremo emos s el proce procedim dimien iento to para para manej manejar ar artículos sustitutos y artículos obsoletos. Se explicará el uso de unidades alternas en ventas, así como el manejo manejo de kits. kits. Además, Además, veremos veremos los cálculos cálculos automáticos automáticos de los niveles de inventarios, de la importancia ABC y de pronósticos de ventas. En el módulo de Compras, revisaremos el procedimiento para la generación de Previos de Compra automáticos, basados en los niveles de inventarios, los pedidos colocados por los clientes, las existencias, etc. A su vez, en el módulo de Ventas conoceremos las ventajas de manejar autorizaciones de crédi crédito to en forma forma automá automátic tica, a, así así como como la asigna asignació ción n de pedido pedidos, s, la factur facturaci ación ón de anticipos, la documentación de facturas, el uso de la facturación automática y el proceso de cálculo de comisiones. En el módulo de Bancos, utilizaremos la función de programación de pagos y el proceso de conciliaciones bancarias. Aprenderemos como configurar y operar operar la caja de pagos, y veremos su integración con los módulos de ventas, bancos y contabilidad. Por último, se revisará el módulo del Concentrador de Sucursales, ideal para consolidar información de empresas con múltiples mú ltiples sucursales o filiales.

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1. Introducción Este curso está dirigido a aquellos distribuidores o a usuarios con experiencia en la operación de las princi principal pales es opcion opciones es del sistem sistema, a, que deseen deseen extend extender er sus conoci conocimie miento ntos s sobre sobre las opera operacio ciones nes avanzadas de operación del sistema. En la sección de Parametrización, se hará un recorrido sobre los parámetros básicos de los módulos de contab contabili ilidad, dad, bancos, bancos, invent inventari arios, os, ventas ventas y compra compras, s, con el fin de conocer conocer las capaci capacidad dades es de adaptación del sistema a los diferentes usos o políticas establecidas por los usuarios del sistema.

En cuanto cuanto al módulo módulo de Invent Inventar arios ios,, descri describir biremo emos s el proce procedim dimien iento to para para manej manejar ar artículos sustitutos y artículos obsoletos. Se explicará el uso de unidades alternas en ventas, así como el manejo manejo de kits. kits. Además, Además, veremos veremos los cálculos cálculos automáticos automáticos de los niveles de inventarios, de la importancia ABC y de pronósticos de ventas. En el módulo de Compras, revisaremos el procedimiento para la generación de Previos de Compra automáticos, basados en los niveles de inventarios, los pedidos colocados por los clientes, las existencias, etc. A su vez, en el módulo de Ventas conoceremos las ventajas de manejar autorizaciones de crédi crédito to en forma forma automá automátic tica, a, así así como como la asigna asignació ción n de pedido pedidos, s, la factur facturaci ación ón de anticipos, la documentación de facturas, el uso de la facturación automática y el proceso de cálculo de comisiones. En el módulo de Bancos, utilizaremos la función de programación de pagos y el proceso de conciliaciones bancarias. Aprenderemos como configurar y operar operar la caja de pagos, y veremos su integración con los módulos de ventas, bancos y contabilidad. Por último, se revisará el módulo del Concentrador de Sucursales, ideal para consolidar información de empresas con múltiples mú ltiples sucursales o filiales.

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2.- Parametrización Contabilidad: Formato de la cuenta Número de Períodos por Ejercicio. Ejercicio 1, 2 y Ejercicio en Curso. Bancos:

Folio para los depósitos. Movimiento para pago electrónico. Movimiento contable por factura pagada.

Inventarios: Clasificación Clasificación de los artículos. Capturar datos básicos en la clasificación. Manejar códigos sustitutos de artículos. Margen de utilidad. Formato estándar de etiqueta. Parámetros Parámetros de las búsquedas: tipo de búsqueda, longitud máxima del código y de la descripción. Mostrar precio de lista y existencia. Parámet Parámetros ros de las capturas: capturas: nivel nivel de captura captura,, código código dos repetido, repetido, ampliar ampliar número número de código códigos s y de descri descripci pción, ón, captur capturar ar fecha fecha por sesió sesión, n, mostra mostrarr descripción completa y permitir repetir artículos en las capturas. Compras:

Clasificación Clasificación de saldos no vencidos y ya vencidos. Cuenta contable por proveedor. Entradas sin orden de compra y a costo cero. Actualizar Actualizar los precios. Etiquetar mercancía, puerto de impresión. No. máximo de descuentos y Descuento Global. Capturar fecha por sesión, de envío, número de requisición, condiciones de pago y adicionales. adicionales. Modificar y desplegar los costos, movimientos restringidos y el impuesto.

Ventas:

Clasificación Clasificación de saldos ya vencidos y no vencidos. Cuenta contable por cliente. Salida sin un pedido, salida a costo cero. Modificar precios. % de margen de utilidad mínimo. Usar costo promedio. No. máximo de descuentos y descuento global. Bitácoras por cliente. Pará Paráme metr tros os de capt captur ura: a: capt captur urar ar fech fecha a por por sesi sesión ón,, clie client nte e a entr entreg egar ar,, condiciones de crédito, adicionales. Modificar tipo de cambio, descuentos e impuestos.

Datos Grales: Usar centavos en importes. Generar asientos contables. Método de costeo. Cambiar y revisar los asientos, modificar referencias y concepto. Contabilizar Contabilizar ventas por clasificación clasificación y por día. Asiento contrario al cancelar movimientos de otro día Subcuentas por elemento. Facturar sin existencia.

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3.- Operaciones Especiales del Módulo de Inventarios a) Artículos sustitutos y obsoletos

Los códigos sustitutos son códigos "equivalentes" que podemos utilizar como reemplazo en caso de no haber mercancía suficiente de un producto solicitado por un cliente. Podrá activar el manejo de sustitutos en: Inventarios/Configuración/Parámetros,.

Para definir sustitutos a un determinado producto, hágalo en Inventarios/Artículos. Después de la captura del código 2, (o de los códigos ampliados, si están activados) se abrirá una ventana para que especifique si este artículo tiene sustitutos. Utilizará la tecla para cerrar la ventana de sustitutos. Los códigos obsoletos, por su parte, son aquellos que están marcados para ser reemplazados por un código nuevo. Estos se definen en Inventarios/Otros procesos/Cod. Obsoletos. En el caso de generación de previos en el módulo de compras no se genera cantidad a ordenar para un código marcado como obsoleto. En vez de esto, su existencia, sus pedidos de clientes y las órdenes de compra ya colocadas se suman a las del código que lo sustituye para que se pida mercancía con este último código y no para el obsoleto. Al teclear el código de un producto en Ventas/Facturación, se verifica su disponibilidad y si es menor a la cantidad solicitada, se procede a buscar si el artículo es obsoleto y luego si tiene sustitutos. Si el código es obsoleto, el pedido será complementado con el código nuevo (lo que haya disponible) y se agrega un comentario al documento, para indicar que se hizo el cambio.

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios Ejemplo: se captura un pedido de 200 unidades del artículo 0031. Sólo hay disponible 90 unidades y es un código obsoleto que va a ser reemplazado por el artículo 2331, del cual tenemos 50 unidades. La facturación indicará: 90 0031 50 2331 Solicitado: 200.00

0031

En el caso de los artículos sustitutos, se puede utilizar esta facilidad, sólo si el cliente permite su manejo. Para activar su manejo, en Ventas/Clientes, estando en el campo Nombre, presione para mostrar la ventana de Parámetros Complementarios: Completar ventas con artículos sustitutos? (S/N)

Indique si el cliente acepta que se completen sus pedidos a través de artículos sustitutos. Esto se debe hacer cliente por cliente que aceptará este manejo. Ejemplo: se solicitan 340 unidades del artículo 2331 que tiene 90 unidades disponibles. Como no se logra cubrir la cantidad solicitada, se despliega una ventana con sus códigos sustitutos para que seleccione con cuál complementar. Podrá seleccionar varios sustitutos para complementar la cantidad. b) Unidades Alternas

En los artículos podrá activarse la facilidad de manejar una unidad de venta diferente a la unidad de inventario. Esto permite inventariar en CAJAS y vender en KGS, inventariar en MTS2 y vender en piezas, etc. Esta facilidad podrá estar disponible solo para ciertos clientes, lo cual se controla en la ventana de Parámetros Complementarios de clientes, vista en la sección anterior, con el parámetro:

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En la pantalla de captura de artículos se definen las unidades en que éstos se van a manejar.

Unid. Com.

En este campo indique la unidad de compra. El campo es de 3 caracteres. Ejemplo: PZA. Unid. Ven.

En este campo indique la unidad de venta. El campo es de 3 caracteres. Ejemplo: PZA Unid. Alt

En este campo se podrá pedir una unidad alterna. Ejemplo: KGS. Inv.? (1/2) I.

Este campo permite activar el uso de una unidad de venta alterna. En este caso, se debe especificar cuantos factores se capturan (1 ó 2), para determinar el número de unidades a descargar del inventario. Si define un 1, indicará que necesita capturar una unidad de inventario y si define 2, indicará que necesita capturar 2 factores que multiplicados generan las unidades a descargar del inventario. Si no se especifica Unid. Alt. o se deja en cero el campo Inv.? (1/2)I, NO se activara el manejo de la unidad alterna. Al facturar el artículo, el valor capturado en la columna Cantidad se considera la Unidad Alterna y se multiplica por el precio para obtener el importe. Luego se piden 1 ó 2 factores que son los utilizados para descargar del Inventario con la Unidad de Venta. Esto le permitirá vender en KGS y descargar en CAJAS, vender en Tramos y descargar en MTS2, vender en KGS informando cuántos tramos se están entregando, etc. Pág. 6

Curso Avanzado de Compras e Inventarios Opcionalmente, podrá teclear la letra I después del número de factores (ejemplo: 1I, 2I) para invertir el uso de la Unidad Alterna y la Unidad de Venta. Es decir, nos permite indicar que el inventario se manejará en la Unidad Alterna y no en la Unidad de Venta Adicionalmente, podrá modificar la forma del cálculo del importe total, usando los siguientes parámetros en Ventas/Configuración/Parámetros, :

Con esto podemos especificar que el importe se calcule usando cualquiera de las siguientes fórmulas: 1) Cantidad X Precio Unitario 2) Cantidad X Factor1 X Factor2 X Precio Unitario 3) Factor1 X Factor2 X Precio Unitario c) Manejo de Kits

Los servicios y los kits deben ser definidos como artículos no inventariables. Un artículo no inventariable puede venderse aunque no tenga existencia y es omitido en las consultas y en algunos reportes de inventarios. Esto se establece para cada artículo, en Inventarios/Artículos, en el campo: Inventariable?

Un KIT ó PAQUETE consiste de un grupo de artículos que se venden en conjunto a un precio inferior al que se venderían de forma individual. Esta es una forma especial de promoción. Cuando se factura un kit se descargan del inventario todos los componentes definidos en él. Para poder manejar un artículo como Kit, debe estar definido como No Inventariable y capturar SI en el campo: Es un kit? Pág. 7


Posteriormente se deben definir sus componentes. Un kit puede contener artículos inventariables y servicios pero no otros Kits. Como un Kit es un artículo no inventariable, la existencia se controla a través de sus componentes. Después de la captura de los campos adicionales del artículo Kit, se abre una ventana de componentes en la cual se debe indicar la cantidad a incluir en el kit y el código de cada artículo. Aparecerá el dato que muestra el precio de lista básico y el costo unitario del componente. Después muestra el margen de utilidad que normalmente se obtiene en cada componente. Al final de esta ventana se totalizan las unidades, los precios, los costos, los márgenes y se muestra el margen de utilidad global.

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Oprima para cerrar la ventana y actualizar el precio de venta y el costo del kit. El precio de venta se calcula basándose en el margen de utilidad definido para el kit. Oprima para cerrar la ventana sin cambiar el precio de venta y costo del kit. Los Kits también nos pueden ser útiles en el manejo de varias presentaciones para un mismo producto. Para manejar una presentación de 1/2 litro en un artículo que normalmente se vende en litros, defina un kit y agregue el artículo básico como componente con una cantidad de 0.5. Existe una opción en el módulo de ventas llamada: Recalcular Kits.

Utilice esta opción para recalcular los costos y precios de los kits. Esto es necesario si se han incrementado los costos de los componentes de los kits. Al solicitar la opción se pregunta si desea recalcular los precios. Si responde No, solamente se actualizará el costo del kit. Esto puede ser útil para permitirle hacer un análisis previo del incremento de los costos antes de modificar los precios. Opcionalmente, se puede activar la facilidad de poder modificar los componentes de los Kits al momento de facturar. Para esto es necesario activar un parámetro que se encuentra en Ventas/Configuración/Parámetros,

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Esta facilidad sólo debe ser utilizada en empresas en las que se hacen productos a la medida y gusto del cliente, ejemplo: cocinas integrales, rejas, mamparas, etc. En un comercio normal es muy riesgoso activar esta facilidad puesto que la persona que factura tiene la posibilidad de modificar por completo el contenido del kit y hay mucha posibilidad de error. d) Cálculo de máximos, mínimos y punto de reorden .

La opción Inventarios/Otros Procesos/Calc.. Promedios permite calcular los promedios mensuales de ventas en unidades para cada artículo. Opcionalmente podrá recalcular los niveles del Inventario: Máximo, Reorden y Mínimo. Deberá calcular meses completos para que la estadística sea real. Si realiza el cálculo el 7/JUL y desea calcular a partir de enero, calcule desde el 1o./ENE al 30/JUN, es decir, no debe incluir los 7 días de julio porque no representan un mes completo. Podrá tomar en cuenta hasta 24 meses para el promedio, sin embargo, considere los meses que sean más representativos de la venta, estos podrían ser: los últimos 6 meses, los últimos 3 meses, los 3 meses de verano del año pasado, los 3 meses de invierno del año pasado, etc. Se calculará el promedio de ventas mensual en unidades y la desviación porcentual de dicho promedio. Si este último dato no es mayor a 30% entonces el promedio es bueno, si es mayor a 30% no es tan bueno, porque indica que los datos mensuales tienen mucha variación. Entre más grande sea la desviación, mayor es la variación de los datos mensuales y más pobre calidad tendrá el promedio obtenido. Si un promedio es de buena calidad, podrá utilizarlo para mover sus parámetros de Máximo, Reorden y Mínimo. Por ejemplo, si desea tener existencia para 2 meses y reordenar cuando haya existencia para 15 días, entonces debe multiplicar el promedio de ventas por 2 para obtener el nuevo punto Máximo y Pág. 10

Curso Avanzado de Compras e Inventarios dividir el promedio entre 2 para obtener el punto de Reorden. Para analizar si los niveles de inventario son correctos, divida la existencia actual entre el promedio de ventas y obtendrá el número de meses del inventario. Aquellos artículos donde tenga existencia para demasiados meses deberán ser considerados para una oferta especial, dado su bajo movimiento. Los datos solicitados para ejecutar el proceso son los siguientes: Fecha inicial: fecha a partir de la cual se considerará para el cálculo del promedio mensual. Debe ser una fecha de inicio de mes. Fecha final: fecha hasta la cual se considerará para el cálculo. Debe ser una fecha de fin de mes. Almacén: Le permite seleccionar para qué almacén (sucursal) desea efectuar el cálculo. Podrá indicar

un almacén final para hacerlo por rangos. ABC,2: Este proceso podrá ser condicionado basándose en el campo ABC (Importancia), es decir, puede hacer el cálculo para los artículos A primero; luego para los restantes artículos. Si define 2 se corre para A y B. Calcular niveles del inventario? Si selecciona esta opción, además del promedio de venta mensual se calculará y modificará el inventario Máximo, el Punto de Reorden y el inventario Mínimo.

Si seleccionó calcular los niveles del inventario, podrá condicionar el proceso por Clasificación (Líneas o Departamentos). Orden de la evaluación: En este campo debe indicar en qué orden deben calcularse los valores

anteriores. El orden 123 significa: Máximo (1), Reorden (2) y Mínimo; el orden 321 significa: Mínimo (3), Reorden (2) y Máximo (1). Esto puede ser importante si uno de los valores depende de otro, ejemplo: el inventario máximo será igual al punto de reorden más el promedio de ventas mensual. En este caso, en el orden de evaluación debe ir primero el punto de reorden y luego el máximo. Ignorar artículos agregados después del: Este campo permite excluir del cálculo a los artículos que

se dieron de alta recientemente, dado que no tienen estadística significativa aún. e) Cálculo de Totales (ABC)

En el catálogo de Artículos se permite establecer manualmente una clasificación de importancia para cada artículo, en el campo: Importancia (A/B/C)

La importancia permite clasificar los artículos según sean de alta rotación o baja rotación o según sean de alto costo o bajo costo. Los artículos A deben ser los que tienen más rotación y los que tienen mayor valor de inventario. Con la opción Inventarios/Otros Procesos/Calc. Totales, podemos automatizar la asignación de esta clasificación. Esta opción calcula los totales de ventas en número de facturas, número de unidades, pesos, costo y margen de utilidad de cada artículo. El período de análisis normalmente será de un año, sin embargo, usted podrá seleccionar otro rango de fechas. Los datos calculados están disponibles en los reportes tipo 3 de Inventarios, tanto en los grupos de datos como en las fórmulas.

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Método de decisión del ABC

El ABC puede ser modificado utilizando 8 criterios o bases de decisión: •

El número de facturas que tiene el artículo en el rango de fechas.

•

El lugar que ocupa el artículo al ordenar los números de facturas de todos los artículos de mayor a menor. El primer lugar lo ocuparía el artículo con más facturas, el segundo lugar el que le sigue en número de facturas y así sucesivamente.

•

El total de ventas en pesos que tiene el artículo en el rango de fechas.

•

El lugar que ocupa el artículo al ordenar las ventas en pesos de todos los artículos de mayor a menor. El primer lugar lo ocuparía el artículo que genera mayor venta, el segundo lugar el que le sigue en ventas y así sucesivamente.

•

El valor del inventario que tiene el artículo a la fecha.

•

El lugar que ocupa el artículo al ordenar los valores de inventario de todos los artículos de mayor a menor. El primer lugar lo ocuparía el artículo con mayor inversión, el segundo lugar el que le sigue en inversión y así sucesivamente.

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios •

Los días trascurridos desde la última venta del artículo.

•

El lugar que ocupa el artículo al ordenar los días desde la última venta de menor a mayor. El primer lugar lo ocupará el artículo con menos días trascurridos, el segundo el que le sigue en número de días y así sucesivamente.

Usted deberá especificar basándose en estos criterios qué artículos van a ser los A y cuales los B. Los restantes serán clasificados como C, a menos que su fecha de alta sea muy reciente, en cuyo caso se clasifican como D. Ejemplo de utilización de los criterios: A) Será un artículo A el que acumule al menos 20 facturas en el período seleccionado o que ocupe uno de los primeros 100 lugares en ventas en pesos o cuyo valor de inventario sea mayor o igual a $5,000. B) Será un artículo B el que acumule al menos 10 facturas en el período seleccionado o que ocupe del lugar 101 al 500 en ventas en pesos o cuyo valor de inventario sea mayor o igual a $1,000. Estos criterios se especifican de la siguiente manera en la pantalla: Base de decisión

(A)

Valor (B) Valor Lugar Lugar ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Numero facturas 20 10 0 0 Ventas en pesos

0 100

0 500

Valor del inventario

5000 0

1000 0

Días de última venta

0 0

0 0

f) Pronósticos de ventas

MacroPro permite calcular pronósticos de venta para los artículos. Esto le permitirá comparar sus ventas mensuales contra sus ventas estimadas. Esta facilidad se encuentra en la opción Inventarios/Pronósticos. FORMULAS Preparar los pronósticos para un nuevo año puede ser una tarea ardua si se tienen miles de productos, por lo que pudiera ser conveniente hacerlo por líneas de productos. Esta opción le permite dejar definidas las fórmulas para cálculo de pronósticos en unidades, pesos, etc. para cada línea de producto. Al entrar se despliega un directorio con los tipos de cálculo ya definidos y se indica también la fecha y hora del último cálculo realizado. Para modificar una definición, simplemente colóquese en ella y oprima ; para agregar una nueva definición seleccione ; y para borrar oprima .

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Al definir un nuevo cálculo, podrá seleccionar un rango de artículos, una clasificación y un almacén.

Descripción

En este campo deberá teclear una descripción para identificar este cálculo en el directorio, ejemplo: TODOS LOS ARTICULOS, EN UDS. Aplicar cálculo de:

En un proceso de cálculo deberá elegir entre pronóstico de ventas en No. de facturas, Unidades vendidas, Ventas en pesos y Costo de venta. Posiblemente usted solo esté interesado en el cálculo de unidades, de ser así, no defina forma de cálculo para las otras opciones. Cálculo período 1 .. 12

En estos campos indicará la fórmula para calcular el pronóstico de ventas de cada mes, ejemplo: X101*1.2. Esta fórmula toma las ventas en unidades del mes 01 del año anterior 1 (año pasado) y le agrega un incremento del 20%. CALCULOS Esta opción calcula los pronósticos de venta, permitiendo seleccionar cualquiera de las formas de cálculo definidas con la opción anterior.

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MODIFICACIONES Si necesita hacer correcciones sobre los pronósticos ya calculados, utilice esta opción. Esto deberá hacerlo artículo por artículo y para cada almacén. BORRAR PRONOSTICO Esta opción permite eliminar los pronósticos. Posiblemente las fórmulas de cálculo estén incorrectas y eso haya generado un mal pronóstico.

4.- Operaciones Especiales del Módulo de Compras a) Generación de Previos.

Macro Pro permite generar previos de compra tomando como base el punto de reorden, el inventario máximo, la existencia actual, los pedidos de clientes y las órdenes de compra ya colocadas al proveedor. Podrá indicar un rango de códigos de artículos, descripción corta, clasificación, proveedor y almacén. De esta forma, podrá generar un previo de una línea o departamento; de los artículos que nos surte un determinado proveedor; de lo que debe comprar una sucursal (almacén); etc. Si sus parámetros de control de inventarios (Máximo y Reorden) no están bien definidos, podrá utilizar la opción Inventarios/Otros procesos/Calc Promedios para calcularlos basándose en las ventas de los últimos meses. Al entrar a la opción se pide un formato de reporte para que imprima el comprobante del previo. Si no desea imprimirlo deje en cero el número de reporte oprimiendo . Podrá indicar un rango de códigos de artículos, descripción corta, clasificación, proveedor y almacén. De esta forma, podrá generar un previo de una línea o departamento; de los artículos que nos surte un determinado proveedor; de lo que debe comprar una sucursal (almacén); etc. Si teclea o selecciona un código de almacén en especial, se generará un previo de compra para ese almacén únicamente. Se podrá seleccionar el criterio de compra entre: comprar AL MISMO PROVEEDOR que la última vez; al proveedor que ofrezca el COSTO MAS BAJO; al proveedor que ofrezca el MENOR TIEMPO DE ENTREGA; al proveedor que ofrezca MAS PLAZO DE PAGO; o al proveedor que tenga MAS COMPRAS ACUMULADAS. En una ventana se hará la pregunta Desea corregir antes de generar previo?. Esto le permite hacer correcciones a las cantidades sugeridas por el sistema, antes de generar el previo. Esto pudiera no ser muy necesario, dado que el previo de compra puede también ser corregido en la opción Compras/Ordenes de Compra. Una vez proporcionados los datos anteriores, se calcula la cantidad a comprar, de la siguiente forma: Si la Existencia, menos los Pedidos de clientes, más lo Ordenado al proveedor es menor o igual al Punto de Reorden: Comprar = Máximo - (Existencia - Pedido + Ordenado)

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios Una vez analizados todos los artículos involucrados en el proceso, se abre una ventana que le permite: a) hacer correcciones a las cantidades a comprar; b) seleccionar con en el campo Provee el proveedor a quién se hará la compra; y c) teclear el costo unitario. Podrá utilizar las teclas de movimiento para moverse entre los artículos mostrados en la pantalla. Para proceder a generar los previos de compra, oprima . Si desea cancelar oprima . Al final del proceso se indica cuántos previos se generaron (se genera uno por cada proveedor) y se muestra el número de folio del primero de ellos. Los previos de compra deben ser revisados y luego convertidos a órdenes de compra. Si antes de generar la orden de compra, intenta generar otro previo para el mismo almacén, se indicará por medio de un mensaje de aviso, para evitar que genere un segundo previo por error. Si no desea generar un segundo previo, oprima la tecla para abandonar la opción. FUNCION RESURTIR Estando en el campo Almacén, la función Resurtir puede ser utilizada cuando se tenga un servidor para el manejo del almacén central y sus sucursales, en una operación 100% en línea. Esta facilidad generará el resurtido de cada sucursal, ya sea colocando un pedido al almacén central (cuando haya existencia) o generando un previo de compra en el almacén central para adquirir la mercancía necesaria para surtir a cada sucursal (cuando no hay existencia suficiente). Podrá provocarse una combinación de pedidos y previos de compra, dependiendo de que haya existencia para surtir solo algunos artículos. Notas importantes: En Inventarios/Configuración/Parámetros, , se define el código del almacén central. Sólo si está definido este dato puede utilizar la función Resurtir. Para el manejo de la facilidad de resurtido, es necesario dar de alta al almacén central como proveedor (con el mismo código con que se registró en el catálogo de almacenes). También es necesario registrar cada sucursal como cliente, con el mismo código con que se registró en el catálogo de almacenes. Al solicitar la función resurtir, si no hay existencia de un artículo, se coloca un previo de compra en el almacén central, indicando en cada partida para qué sucursal es la mercancía. Se elabora un pedido (sin asignar) para cada sucursal. Al llegar la mercancía, será asignada a surtir estos pedidos. Por cada pedido se genera una orden de compra al almacén central, afectando las unidades ordenadas del almacén de la sucursal. Esto, con el objetivo de indicar que la sucursal ya ordenó mercancía al almacén central. Al surtir los pedidos de cada sucursal a través de Traspasos al almacén de mercancía en tránsito, se cancelarán las órdenes de compras colocadas al almacén central, para indicar que ya recibieron la mercancía que habían solicitado. Al solicitar la función resurtir, si hay existencia en el almacén central para surtir la mercancía, se genera un pedido (ya asignado) en el almacén central, donde el cliente es la sucursal. Este pedido será surtido a través de traspasos en el módulo de Inventarios. Si hay existencia para surtir parcialmente un artículo, se podrá colocar un pedido ya asignado, siempre y cuando la existencia disponible sea mayor o igual al 20% de la cantidad solicitada, de lo contrario, se generará un previo de compra por toda la cantidad solicitada. Si se coloca un pedido por una parte de la cantidad solicitada, el restante será enviado al previo de compra.

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5.- Operaciones Especiales del Módulo de Ventas a) Autorización de Créditos .

Macro Pro permite 5 formas de controlar el saldo de un cliente basándose en un límite de crédito. Al entrar a Ventas/Clientes y darlo de alta se encuentra la opción Control de Saldo en la cual vienen las siguientes opciones:

ABIERTO. - El crédito se mantendrá abierto aún si el cliente excede su límite de crédito. LIMITAR. - No se permitirá facturar arriba del límite de crédito. AVISAR .- Si el límite de crédito se excede se indicará a través de un mensaje de aviso y el operador

podrá decidir si se elabora la factura o no. REVISAR.- La situación crediticia del cliente será revisada cada vez que se haga una venta a crédito para confirmar o cancelar la operación. Esta opción solo debe ser activada para clientes que han mostrado irregularidad en sus pagos. Al terminar la factura aparecerá la situación crediticia del cliente. Con Enter se regresará para no aceptar facturarle. Si después de revisar su situación se le otorgará crédito, teclear CERRADO .- No se permitirá ninguna operación si el crédito está cerrado. LIMITAR-REVISAR .- Si el límite de crédito excede el importe de la factura no permite grabarla. Si el límite no excede, se despliega la situación del crédito. Presionando no graba la factura, presionando permite facturar. Otra modalidad de controlar el crédito de un cliente es la opción que se encuentra en Ventas/Configuración/Aut. Créditos. Esta opción es de suma importancia para agilizar el surtido de sus pedidos, a la vez que lleva un buen control de sus créditos. Le permite definir uno o varios criterios para la autorización automática de los Pág. 17

Curso Avanzado de Compras e Inventarios créditos. Un criterio se define con una fórmula donde intervienen: el monto del pedido a autorizar, el límite de crédito del cliente, el saldo actual del cliente, el saldo vencido, el número de cheques devueltos que se han recibido de él, etc. La pantalla que se presenta en esta opción le ofrece las funciones de Agregar, Borrar, Cambiar y Desplegar.

Un pedido no autorizado se marca como Detenido y no puede ser facturado hasta que se autorice a través de esta opción. Podrá definir los criterios por Tipo de cliente, para un Cliente en particular, para todos los clientes de un Vendedor o para todos los clientes de un Almacén (Sucursal). En el campo Detener pedido debe capturar la fórmula o criterio que se evaluará para la autorización del crédito. Podrá utilizar la tecla para seleccionar los valores a utilizar en la fórmula. Ejemplo: V17>V30 O V14>0 O V66>0

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios b) Asignación de pedidos .

El parámetro para Activar esta función se encuentra en Ventas/Configuración/Parámetros, :

Al activar la facilidad de asignación de pedidos, se provoca que los pedidos solo puedan ser facturados si se les asignó mercancía disponible para venta. Este proceso de asignación se hace en forma automática en Ventas/Facturación (al capturar el pedido), en Compras/Ordenes de Compra (al recibir la mercancía) y en Inventarios/Movimientos (al dar entradas de mercancía). Si al capturar un pedido de 10 unidades, hay 3 unidades disponibles para venta, se asignan automáticamente al pedido. Al proceder a facturarlo, se facturan solamente las 3 unidades asignadas y las restantes 7 quedan en backorder. Si posteriormente se captura una compra de mercancía por 50 unidades, se asignan las restantes 7 unidades del pedido y se podrá proceder a facturarlas. Otra opción que se encuentra en Ventas/Otros Procesos/Asignar Pedidos se utilizará ocasionalmente para asignar mercancía a un pedido en forma manual, por ejemplo, cuando la mercancía entró por medio de una devolución de un cliente. También de manera ocasional, puede ser necesario “desasignar” mercancía a un pedido para proceder a asignarla a otro. El campo Cantidad le permite indicar cuántas unidades desea asignar o desasignar. Si deja en cero el campo se asume que desea asignar lo que está en backorder o desasignar la cantidad ya asignada al pedido.

Este proceso también puede automatizarse, usando los parámetros:

En este campo podrá definir un número de días como máximo para mantener la mercancía asignada a un pedido en espera de ser facturado. Una vez trascurridos esos días, la mercancía se desasigna en forma automática. Las verificaciones para desasignar estos pedidos se hacen en forma automática cuando entra a la opción Ventas/Facturación con el número de usuario especificado a la derecha. Opcionalmente, podrá configurar que los precios de los pedidos y cotizaciones se actualicen al intentar facturarlos, si ya transcurrió cierto número de días, para esto utilizaremos el parámetro: Actualizar precios de cotiz. y pedidos? (s/n): N

Despues de 0 dias

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios c) Facturación de anticipos.

En la opción Ventas/Configuración/Parámetros, se incluye la pregunta: Facturar los anticipos? (s/n)

la cual le permite activar una forma especial de facturación. Algunas empresas operan de la forma siguiente: a) Toman el pedido del cliente. b) Expiden una factura por el anticipo recibido. Esta factura no desglosa los artículos. c) Elaboran una factura por el resto, al momento de entregar la mercancía. En esta segunda factura se incluye la totalidad de los artículos y se descuenta el importe del anticipo. Para utilizar esta facilidad debe cumplir con los siguientes requisitos: a) Debe capturar un pedido por cada venta realizada.

b) Para facturar el anticipo debe agregar un artículo no inventariable y modificable. c) En la descripción 1 y 2 deberá definir 15 signos de $ para indicar el importe total del pedido. d) Debe incluir en el formato de factura la venta total, la resta del anticipo y la venta neta. Al hacer la primer factura que hace referencia a un pedido se hace la pregunta siguiente: Facturar el anticipo?

Si responde No, se hará un proceso de facturación normal. Si responde en forma afirmativa, pasará al área de detalle de la factura, la cual estará vacía y tendrá que agregar el código de artículo dado de alta para facturar los anticipos. El importe antes de IVA de esta primer factura se graba en el pedido. Al elaborar una segunda factura para el mismo pedido, se hace la pregunta anterior. Si ya se va a facturar la mercancía, responder NO, si se facturar un nuevo anticipo responder SI. Si la respuesta es NO, en el área de detalle se incluyen todos los artículos del pedido y la suma de los importes de las facturas de anticipos realizadas anteriormente se resta de los totales. El sistema permite facturar varios anticipos antes de la factura final.

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d) Documentación de Facturas.

En la opción Ventas/Configuración/Parámetros, se encuentran los parámetros referentes a la documentación de facturas Si requiere manejar ventas a plazos, entre a esta opción y active la facilidad de Documentar las facturas. Si utiliza documentación, es conveniente que active varias cajas para manejar ventas de contado, ventas de crédito y ventas a plazos. Si esta pregunta no esta activada, no se permitirá definir cajas documentales. Documentar en base a porcentajes? (s/n)

La modalidad normal de ventas documentadas es solicitar el número de meses de plazo y la periodicidad de pago para calcular el número de documentos. En éstos casos la respuesta sería NO. Otra modalidad consiste en partir el total de la factura en porcentajes para generar hasta 10 documentos con plazos variables. Ejemplo: 20% de pago inmediato, 40% para pago a 15 días y 40% para pago a 30 días. Calculo documentos en base al plazo del cliente? (s/n)

Si activa esta facilidad, el número de meses a financiar se calculará en base al plazo de pago del cliente, considerando que 30 días equivale a un mes, 60 días equivale a dos meses, 90 días equivale a Pág. 21

Curso Avanzado de Compras e Inventarios tres meses, etc. por ejemplo, si responder SI a esta pregunta y el cliente tiene un plazo de 60 días, en facturación al pedir el numero de meses para el resto, automáticamente aparece que serán dos meses.

Documentar anticipo en base a días? (s/n)

Esta facilidad permite documentar un anticipo especificando el número de días de plazo. En la modalidad de documentación normal el anticipo puede ser documentado a varios meses y calculando el número de documentos en base a la periodicidad de pago. Ajustar pagos quincenales y mensuales a inicio de quincena? (s/n)

Al utilizar esta facilidad se ajustan las fechas de vencimiento de los documentos para que ocurran los días primero o 16 de cada mes. Ajustar pagos semanales a un sábado? (s/n)

Al utilizar esta facilidad se ajustan las fechas de vencimiento de los documentos para que ocurran cada sábado. % interés mensual, Cargo mensual, No. Meses

Es posible financiar el anticipo o enganche de acuerdo a una política y el resto de la factura con otra. Estos datos le permiten definir el porcentaje de interés mensual que se agregará al total de la factura por concepto de financiamiento. También podrá definir un importe fijo mensual por manejo de cuenta. Si los meses de financiamiento son estables, defínalos aquí mismo. IVA sobre intereses? (s/n)

Si requiere calcular IVA a los intereses generados, defina este parámetro afirmativamente. Documentación en base a meses.

En las cajas donde esté activada la facilidad de documentación, al terminar de capturar los artículos se abre una ventana para indicar la forma de financiar la venta. Se puede documentar tanto el anticipo o enganche como el resto de la factura. Los datos mostrados en pantalla son: No. Meses: En este campo se indica a cuántos meses se financiará la venta. Pagos (S/D/Q/M) : En este campo se indica si los pagos se harán semanalmente, decenalmente,

quincenalmente o mensualmente. Combinando este dato y el número de meses se determina el número de documentos a generar. Interés: Este dato muestra el interés financiero. Este dato incluye el cargo por manejo de cuenta (si lo

hay) Suma: Este dato muestra la suma de la cantidad a financiar más el interés financiero. Total con financiamiento : Este dato muestra como quedará el total de la factura una vez agregados

los cargos por financiamiento.

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios No. Pagos: Este dato indica el número de pagos o documentos a realizar. Importe : Este dato muestra el importe de cada pago.

El total del interés financiero más los cargos por manejo de cuenta se sumarán al total de la factura a través del cargo diverso 1. Una vez confirmada la factura se elabora y afecta la estadística normal, luego se cancela la factura con una NOTA DE ABONO y se generan los documentos con los vencimientos adecuados. Del anticipo podrá hacerse un sólo documento definiendo el número de días de plazo. Para optar por esta modalidad hay un parámetro de configuración. Documentación en base a porcentajes.

Si habilita la modalidad de documentar en base a porcentajes, se pedirán los datos siguientes: Anticipo, Días : En estos campos se pide el importe del anticipo y el plazo de pago del documento. % del Total, Plazo : En estas columnas se indican los porcentajes del total en los cuales se partirá el resto de la factura (Total - Anticipo) y los plazos de pago en días para cada documento. La suma de los porcentajes deberá ser 100%.

e) Facturación automática

Macro Pro le ofrece una forma tradicional de ventas a través de la opción Ventas/Facturación, donde puede tomar un Pedido y luego, en esa misma opción, convertirlo en Factura. Otra alternativa para facturar, consiste en configurar el sistema para que imprima listas de surtimiento en el almacén para cada pedido capturado. El almacenista reunirá la mercancía solicitada y confirmará las cantidades a enviar en su pantalla de Embarques, lo cual será suficiente para que se genere una factura en la impresora asignada para este propósito. Esta modalidad provee una mayor agilidad en el surtido y es ideal p ara grupos de Telemarketing. Para implementar esta modalidad de facturación requerirá de una buena instalación de red que incluya: un software de red ampliamente probado y que provea agilidad en la operación, un buen servidor de red, estaciones de trabajo convenientemente ubicadas y algunas impresoras. Esta forma de operación no es conveniente para negocios que tienen bajo volumen de facturación o venta de mostrador, en estos casos la forma tradicional de facturación y la caja rápida le brindarán mejores resultados. Para utilizar la facturación automática debe activar la facilidad de asignación de pedidos (Ventas/Configuración/Parámetros, ) y automatizar la autorización de créditos (Ventas/Configuración/Aut. Créditos) La mayor ganancia en velocidad de operación se obtiene al eliminar el uso del criterio personal para poder autorizar los créditos, reunir la mercancía a enviar y elaborar la factura. En Ventas/Configuración/Parámetros, se define una serie de parámetros que permiten configurar el sistema para trabajar en esta modalidad: Capturar instrucciones de envío en los pedidos? (s/n)

Si va a utilizar la facturación automática en lugar de la modalidad de facturación tradicional, active esta facilidad para que se capturen las instrucciones de envío del pedido. Se permiten tres opciones:

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios Normal . Al confirmar la mercancía de un pedido con esta instrucción de envío, se verifica si hay otros pedidos por confirmar del mismo cliente, de ser así, se detiene el proceso de facturación para hacer una sola factura con los otros pedidos. Urgente . Al confirmar la mercancía de un pedido con esta instrucción, se procede a facturar en forma

inmediata. Si hay algún pedido NORMAL ya confirmado, se unen en una misma factura, de lo contrario, se factura por separado. Separado . Al confirmar un pedido de este tipo se factura en forma inmediata y en una factura

separada. Imprimir listas de surtimiento automáticamente?

Active esta facilidad si va a utilizar la Facturación automática o si encuentra de utilidad esta función. Al capturar un pedido, se imprime una lista de surtimiento de la mercancía que pudo ser asignada. Al recibir mercancía por compras o entradas en Inventarios, se asigna automáticamente la mercancía a los pedidos que están en backorder y si tiene activada esta facilidad, se generan las listas de surtimiento correspondientes.

Tipo de reporte Lista de surtimiento Factura Etiqueta de embarque Lista desasignar Traspasos Remisiones KITS

No. De formato 97 0 0 0 0 0 0

Puerto 1 1 1 1 1 2

Este grupo de campos permite definir los números de los formatos de los reportes que se imprimen al utilizar la modalidad de Facturación automática. Esta definición se hace para simplificar la operación al usuario. La lista de surtimiento se imprime en una impresora de almacén cuando se asigna mercancía a un pedido. La factura se imprime en una impresora colocada en el área de ventas, cuando el almacenista confirma la mercancía al surtir. Las etiquetas de embarque se imprimen a solicitud del almacenista para pegarlas en los bultos en que se envía la mercancía. La lista desasignar se imprime en el almacén cuando se desasigna mercancía a un pedido. Los traspasos se imprimen cuando el almacenista confirma la mercancía a surtir para un pedido de sucursal. Las remisiones kits se imprimen cuando se facturan kits. Estas amparan las salidas de los componentes. Esto es opcional. Permitir venta de contado si crédito está cerrado?

Tipo de pedido.

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios Si un cliente tiene cerrado su crédito, ya no se permite tomarle pedidos. Si desea poder tomar pedidos para pago de contado en estas situaciones, debe definir un tipo de pedido para estos casos, activar esta facilidad e indicar el tipo de pedido definido en el campo de la derecha. No. de movimiento de los cheques devueltos.

Defina en este campo el número de movimiento de CARGO POR CHEQUE DEVUELTO. Basándose en ésta definición, cada cliente tendrá en su estadística cuántos cheques devueltos ha entregado, el importe de los mismos y la fecha del último cheque devuelto.

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f) Comisiones.

Los parámetros definidos en Ventas/Configuración/Parámetros, definen en gran medida la forma en que se hace el cálculo. Calcular comisión sobre margen de utilidad? (s/n)

Normalmente las comisiones se calculan sobre la venta neta, sin embargo, si desea calcularlas sobre el margen de utilidad responda Si. Pagar comisiones en base a la cobranza? (s/n)

Normalmente la comisión de una factura se paga hasta que se efectúa el cobro al cliente, sin embargo, si desea pagar las comisiones sobre lo vendido, responda No a esta pregunta. %/Venta a considerar por gastos admvos:

Podrá reducir la base para cálculo de la comisión en un porcentaje sobre la venta neta. Esto se hace en algunas empresas para compensar los gastos administrativos. Suponiendo que las comisiones se pagan sobre margen de utilidad y se define un 5% de gastos administrativos, la base para cálculo de la comisión en una factura cuya venta neta es de $3,000 y su costo de venta de $2,400 se obtendría de la forma siguiente: Margen de utilidad = $3,000 - $2,400 = $600 5% de gastos = $3,000 x 5% = $150 Base para cálculo de la comisión = $600 - $150 = $450 El porcentaje de comisión se aplicará a los $450. Es muy importante tener en cuenta que las ventas con 5% o menos de margen de utilidad no generarían comisión a pagar bajo este esquema. % de comisión varia por articulo? (s/n) % de comisión varia por factura? (s/n)

Estas dos preguntas permiten definir el porcentaje de comisión a aplicar. Responda Si a la primera pregunta si ha definido comisiones a nivel artículo. Si no maneja comisiones a nivel artículo pero ha realizado modificaciones a los porcentajes de comisión, responda Si a la segunda pregunta. Si responde No a estas dos preguntas se tomará el primer porcentaje de comisión del vendedor. Días vencidos:

% a pagar:

Una vez calculado el importe de la comisión, este podrá ser reducido de acuerdo a los días de vencimiento con que se pagó la factura. Por ejemplo, si define 60 días vencidos y 80%, significa que se pagará solo el 80% del total de la comisión si esta se pagó con 60 o más días de vencimiento. Dispone de tres rangos de vencimiento para efectuar los castigos adecuados al total de la comisión.

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Curso Avanzado de Compras e Inventarios Comisión en 1er adicional de la factura? (s/n)

Si desea variar el porcentaje de comisión en cada factura, habilite el manejo de los campos adicionales de la factura, utilice el primer adicional para definir el porcentaje de comisión y active esta facilidad. Comisiones están definidas en importes? (s/n)

En algunas empresas se manejan las comisiones en importe en vez de porcentaje, ejemplo: $1 por un servicio A, $2 por un servicio B, etc. Para utilizar esta facilidad deberá indicar que la comisión varía por artículo, pues dependiendo del servicio o producto deberá variar el importe de la comisión. Aplicar comisiones según descuentos? (s/n)

Esta facilidad le permite manejar las comisiones basándose en una tabla de descuentos permitidos. Esta tabla se prepara basándose en el criterio de que a mayor descuento disminuye el porcentaje de comisión. La tabla de descuentos y comisiones se define en la opción Promociones. Aplicar comisiones según % de utilidad? (s/n)

Esta facilidad le permite manejar las comisiones basándose en una tabla de márgenes de utilidad. Esta tabla se prepara basándose en el criterio de que a menor margen disminuye el porcentaje de comisión. La tabla de márgenes y comisiones se define en la opción Promociones. Otros factores que afectan el resultado obtenido son: las devoluciones de mercancía aplicadas a las facturas y los descuentos por pronto pago. Las comisiones se procesan en la opción Ventas/Otros Procesos/Comisiones. Utilice esta opción para que lleve un control completo de cuando se pagaron las comisiones para cada vendedor y factura. Este proceso marcará cada factura con una fecha de pago de comisión. Esta fecha de pago no puede ser alterada. Se pedirá una fecha de corte que permite restringir el pago de comisiones hasta una fecha determinada, ejemplo: fin de mes, fin de quincena, etc. Esto permite que el proceso pueda ejecutarse en cualquier momento. Si efectúa el cálculo y nota que alguno de los parámetros que intervienen en el cálculo está incorrecto, podrá hacer la corrección y pedir un recálculo de las comisiones. No podrá recalcular si no ha hecho un proceso de cálculo normal. En forma opcional, podrá inicializar los cálculos de las comisiones, especificando “@@@” en el código del almacén. Reporte de comisiones

Esta opción le permite formar un expediente de los comisiones pagadas a los vendedores. Si extravía alguno de los reportes, podrá reimprimirlo siempre y cuando no haya borrado los movimientos de ventas.

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6.- Operaciones Especiales del Módulo de Bancos. a) Programación de pagos

Esta opción es de gran utilidad pues permite programar los pagos a proveedores y los gastos fijos de la empresa. Muchas empresas tienen por política realizar pagos en determinados días de la semana. Esta opción permite seleccionar qué pagos podrán ser cubiertos en determinada fecha para elaborar la impresión de los cheques en forma masiva. Esta facilidad del menú de Bancos incluye las opciones necesarias para realizar una adecuada programación de pagos. La impresión de los cheques deberá realizarse utilizando la opción Reportes. En empresas pequeñas puede ser más práctico que se programen las facturas de compra en forma automática para la fecha de vencimiento. En Compras/Configuración/Parámetros, se incluyen campos de captura para permitir esta facilidad: Generar plan de pagos? (s/n): Nombre del Plan de pagos:

Si opta por utilizar esta modalidad, ya no utilizará la opción Generar pagos. GENERAR PAGOS Esta opción permite seleccionar qué facturas de proveedor deben ser pagadas a d eterminada fecha. Del proveedor Al proveedor

Tipo Moneda

Estos campos le permiten seleccionar a qué proveedores se incluirá en la programación. Puede seleccionar por rango o por tipo de proveedor. Fecha de pago Fecha sig. pago

Almacén

Estos campos pueden ser utilizados en la fórmula para condicionar el proceso de selección de facturas. Plan

En este campo deberá identificar con un nombre al proceso de programación que va a realizar. Esto permite efectuar varias programaciones independientes por tipo de proveedor, por número de cuenta bancaria, etc. Si deja en blanco el campo se asumirá la p alabra PAGOS. Fórmula

Este campo permite seleccionar a través de una fórmula, qué facturas deberán ser incluidas en esta programación. Esto podrá hacerse siguiendo diferentes criterios como: pagar lo más vencido, pagar todo lo vencido a la fecha de pago, pagar las facturas donde se pueda aprovechar un descuento por pronto pago, etc. La fórmula V12 <= V91 permite programar todo lo vencido a la fecha de pago.

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MODIFICACIONES Esta opción permite programar pagos a Acreedores y Proveedores en forma individual. Es de gran utilidad para realizar cambios a un PLAN de pagos, ejemplo: reprogramar una factura para una fecha posterior, programar otra factura al proveedor, eliminar una factura de la programación, cambiar el importe del pago a realizar, etc. Al entrar a la opción se pedirán los campos siguientes: Plan, Proveedor y fecha . Estos tres campos permiten seleccionar para modificación los pagos de un solo plan, los de un determinado proveedor o todo lo programado para cierta fecha, etc. Para programar un pago a Proveedor debe efectuar los pasos siguientes: · Teclear o seleccionar el número de proveedor, · Teclear o seleccionar el número de folio de la factura, · Teclear el importe a pagar, · Teclear el tipo de cambio si el saldo de la factura está en dólares, y · Teclear o modificar la fecha de pago. Para programar un pago a Acreedor debe efectuar los pasos siguientes: · Teclear o seleccionar el número de acreedor, · Seleccionar la frecuencia de pago, la cual podrá ser: Unica (realizar el pago una sola vez), Mensual (realizar el pago todos los meses en el mismo día) y Periódico (realizar el pago cada "n" días), · En los pagos mensuales indique el día del mes en que deberá realizarse el pago y el número de veces que se hará, · En los pagos periódicos indique cada cuántos días deberá realizarse el pago (ejemplo: cada 7 días, cada 10 días, etc.) y el número de veces que se realizará, · Teclear el importe del pago, · Teclear o seleccionar la llave del asiento repetitivo que permitirá generar el asiento contable, y · Teclear o modificar la fecha de pago. Podrá registrar una nota corta para cada pago programado. Para salvar los cambios realizados a la programación oprima la tecla en el campo Proveedor. Para abandonar la opción sin salvar los cambios realizados, oprima la tecla . Existen dos opciones que son reportes muy útiles: LISTADO DE PAGOS Utilice esta opción para imprimir un listado detallado de los pagos programados. RESUMEN DE PAGOS Utilice esta opción para imprimir un listado resumido de los pagos programados. En este reporte solo se incluyen los totales a pagar por proveedor o acreedor.

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POSFECHADOS Esta opción servirá para antes de solicitar la generación de los cheques debe indicar si algún cheque se hará posfechado o se retendrá. Para tener acceso a esta facilidad debe indicar un plan y una fecha de pagos que contengan facturas programadas. Si modifica la fecha de aplicación estará solicitando un cheque posfechado. Si deja esta fecha igual a la fecha de pago, podrá indicar que el cheque se retendrá. AFECTAR CUENTAS Esta opción genera los cheques de un plan de pagos, afecta el saldo de la cuenta bancaria que se elija, afecta los saldos de los proveedores y genera los asientos contables. Par afectar contabilidad es necesario que en el módulo de compras, configuración, movimientos en el renglón de pago se capture la llave o nombre del asiento repetitivo de pago a proveedores en el campo de asiento. Una vez realizado este proceso, solo podrá cancelar los cheques en forma manual (Emisión de cheques), es decir, no hay un proceso de cancelación masiva de cheques. Una vez generados los cheques realice la impresión de los mismos utilizando la opción Reportes. Seleccione el formato de cheques correcto, indique el plan y la fecha de pago. Los pagos de proveedores son borrados del plan de pagos; lo mismo se hace con los pagos a acreedores con frecuencia Unica; los pagos a acreedores con frecuencia Mensual o Periódica son reprogramados a menos que se hayan realizado el número de veces planeado. Si el número de veces está en cero, se programará de nuevo en forma ilimitada. Se generarán Movimientos de Pago Electrónico en vez de Cheques según la forma de pago asignada a cada proveedor. BORRAR PLAN Utilice esta opción para cancelar o borrar una programación de pagos. Esto solo podrá hacerlo si no ha ejecutado la opción Afectar cuentas.

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Parte 2 Definición de Asientos Repetitivos Concepto Un asiento repetitivo es un formato predefinido o una "receta" de los cargos y los abonos a las cuentas contables en una operación determinada, para que a partir de éste, se generen los asientos definitivos. Estos formatos o recetas , nos permitirán hacer la integración de todos los módulos de MacroPro a la contabilidad, automatizando la contabilización de la mayoría de las operaciones del sistema, evitando así la doble captura. Las diferencias entre la captura de un asiento repetitivo y un asiento normal, son las siguientes: 1. 2. 3. 4.

El asiento repetitivo no lleva folio. No se captura el período. No se captura fecha. En el campo referencia se puede indicar la variable que va a traer el importe del movimiento. 5. Los importes se indican solamente con 1 o con la proporción que corresponda. Para definir un asiento repetitivo, imagínese la captura normal del asiento que desea automatizar con los movimientos de cargo y abono a las cuentas que intervienen. En algunos casos es más conveniente contabilizar manualmente el primer movimiento que se capture en MacroPro y dejarlo registrado como asiento repetitivo para las siguientes operaciones de ese tipo, por ejemplo: emisión de cheques por gastos, traspasos en inventarios, notas de crédito, etc. Datos Generales Como ya se dijo, un asiento repetitivo puede ser generado en el momento de efectuar la operación, dejando libre el campo de Asiento. También puede ser generado en el módulo de Contabilidad-Asientos-Repetitivos. Los datos Generales de un asiento repetitivo son: No. Asiento.- Se asigna automáticamente. Tipo.- Se selecciona de los tipos de asientos definidos en la configuración. Dato llave.- Capture un nombre que identifique la operación en la que va a utilizar el asiento que está definiendo, ya que con este nombre seleccionará el asiento cuando lo quiera utilizar. Los datos restantes de una póliza normal como fecha, folio, etc., se asignan al momento de generar el asiento definitivo. Movimientos Los datos Diario, Referencia, Cuenta y Concepto, se capturan en la misma forma que los asientos de los ejercicios. El campo Referencia se utiliza también para indicar el dato calculado en otras operaciones del sistema. Más adelante detallaremos su utilización. En las columnas de cargos y abonos se capturan los importes del movimiento. En caso de que al utilizar el asiento se modifique el importe, en los movimientos el cambio se hará proporcionalmente a como se definió en el repetitivo. Si el registro contable es solamente de cargo y abono a dos cuentas, capture solamente 1.00 en la columna cargo del renglón que corresponde a cargo, y haga lo mismo en el renglón del abono.

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Curso Avanzado Macropro

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