GUIA PARA ELABORACION DEL INFORME FINAL DE OBRA
CÓDIGO VERSIÓN FECHA HOJA
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OBJETIVO Establecer los parámetros a tener en cuenta para presentar el informe final de obra, correspondiente a los proyectos de Urbanas. 2. ALCANCE Aplica a todos los proyectos desarrollados en Urbanas S.A. 3. DEFINICIONES (No aplica) 4. RESPONSABLE DIRO ó RESI Residente de obra
5. GUIAS GENERALES 5.1 Al finalizar un proyecto el residente responsable del mismo, es el encargado de exponer frente al COGE el desarrollo de la obra y las variaciones que en él se presentaron por medio de ayudas audiovisuales, y de presentar un informe final de obra al Director de Construcciones con todos los pormenores del mismo. 5.2 En esta Guía se contemplan todos los aspectos a tener en cuenta en el informe final de obra, pero en el momento de su presentación cada responsable debe ajustarlo al tipo de proyecto en particular.
6. DESARROLLO 6.1 ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROYECTO Descripción del proyecto: proyecto: 1.1 Localización: Descripción de la ubicación exacta del proyecto, área. 1.2 Objetivo del proyecto: Descripción general de los objetivos planteados al inicio del proyecto. 1.3 El Proyecto: Descripción general del proyecto (etapas, número de torres, casas etc.) y sus zonas comunes. 6.2 ACTIVIDADES RELEVANTES DURANTE EL DESARROLLO DEL PROYECTO
1. Análisis y medición medición del proyecto proyecto ÍTEM
1. Programación Programación y ejecución de obra. obra. En este ítem se debe incluir lo siguiente: - Programación inicial - Ultima reprogramación - Fecha inicial de entrega - Fecha final de entrega - Causa de los desfases - Variaciones en el proceso constructivo-
RESPONSABLE
DOCUMENTOS/ REGISTRO
Programación de obra
DIRO/RESI
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ÍTEM
2. Diseños y reformas programación y ejecución de obra. En este ítem se debe incluir: - Variaciones en los diferentes proyectos y su causa - Relación del tipo y cantidad de reformas solicitadas por los compradores de los i nmuebles 3. Presupuestos del proyecto. En este ítem se debe incluir: - Presupuesto inicial - Valor final del proyecto - Principales sobre costos y justificación - Principales ahorros y justificación - Relación de obras no presupuestadas 4. Información sobre el cumplimiento de los parámetros de calidad. Se debe incluir en este ítem: - Relación de ensayos efectuados y resumen de resultados. -Calificación final de todos los contratistas relacionando nombre del contratista, objeto, valor final del contrato, calificación (cumplimiento plazo, calidad). - Concepto sobre los materiales utilizados en la obra. 5. Planos record. 6. Cierre de contratos y Almacén. Este ítem debe incluir: - Relación de contratos la cual incluye: contratista, objeto, valor inicial contrato, valor final, fecha inicial, fecha de entrega, pólizas (Relación con su número). - Contratos Relación de contratos Acta de Liquidación de todos los contratos Planillas y relación de Devolución de Fondos Garantías Almacén Acta de Cierre de Almacén formato CTR- FO-19 Listado de Existencias Constancia de no pendientes de f acturación del almacén Constancia de cierre del Centro de Costos - Cierre de almacén. Valor sobrante, ubicación de los sobrantes. 7. Pendientes del proyecto. Relación de pendientes del proyecto al cierre. Relación de los diferentes departamentos de la compañía.
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS/ REGISTRO
Informe relacionado, reforma ARRE
DPLA DICO JECO
Presupuesto inicial y presupuesto final del proyecto
Informe de relación de ensayos Informe sobre materiales utilizados DICO DIRO / RESI
DICO DIRO/RESI CTR-FO-07Formato acta de liquidación final CTR-FO-19 Formato acta de cierre de almacén CTR-FO-47 Acta de entrega de obras DICO DIRO / RESI
DIRO / RESI
8. Garantías. Relación de garantías otorgadas por los contratistas y proveedores. Fotocopia de ellas y donde se encuentran las originales. 9. Actas de Entrega Acta de Entrega a Interventoría Acta de entrega a Casas Ltda. ( Se debe incluir el manual del usuario que debe contener los planos tipo carta y garantías de los equipos; el manual de zonas comunes, garantías, manuales de uso, protocolos de pruebas de los equipos y planos urbanísticos generales)
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Informe con la relación de pendientes del proyecto Informe con la relación de garantías
DIRO/RESI
ENT-FO-02 Acta de entrega (interna) CTR-GU-03 Guía para la elaboración del manual del usuario Copias de garantías de equipos
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ÍTEM 10. Documentos Legales Licencia de construcción (ultima actualización) Recibo Servicio Público de Alcantarillado por parte de la EMPAS Copia Contratos de Acueducto metropolitano de Bucaramanga del Proyecto Copia Contratos de Servicio de Gas Certificación de Recibido de las Instalaciones Eléctricas y Redes por parte de Ruitoque ESP Certificación de Retiro de Provisionales de Servicios Certificación de Cumplimiento de la Normatividad Ambiental por parte de la CDMB 9 Recibo de Obra y Permiso de Ocupación por parte de la Oficina de Planeación del Municipio del Proyecto Certificación de la Obra firmada por Representante Legal y avalada por el Revisor Fiscal
RESPONSABLE
DIRO/RESI
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DOCUMENTOS/ REGISTRO Licencia de construcción Acta de recibido de alcantarillado Contratos de acueducto y de gas Acta de recibido Ruitoque ESP Certificación de retiro de provisionales Normatividad ambiental Recibido de obra y permiso de ocupación (planeación municipal) Certificación de obra
9. Comportamiento comercial. Solicitar a los diferentes puntos DIVE... 10. Informe Financiero. Solicitar los diferentes puntos a SAFI. 11. Cierre de control de costos. Solicitar los puntos a INTE. 12. Entrega y clasificación de Archivo. Archivo debe definir los criterios. 13. Aciertos y desaciertos durante el proyecto Implica la realización de los siguientes aspectos: - Aciertos y desaciertos en diseños. - Aciertos y desaciertos en construcción. - Aciertos y desaciertos Financieros - Aciertos y desaciertos Comerciales 14. Recomendaciones y Conclusiones.
DIRO DIRO DIRO
Informe DIVE comportamiento comercial Informe SAFI comportamiento financiero Informe control de costos Clasificación del archivo
DIRO
Informe aciertos y desaciertos DPLA DICO DIRO/RESI SAFI DIVE DUEÑOS DE PROCESO
Informe de recomendaciones
2. Análisis y medición del proyecto: 1.1 Comparación del proyecto, presentación visual (fotos) del estado inicial del proyecto y estado final del proyecto. 1.2 Descripción detallada de los resultados del proyecto:
Esta descripción debe estar apoyada y soportada por medio de análisis de datos los cuales pueden ser expuestos por medio de gráficas o tablas. 1.3 Limitaciones encontradas durante el desarrollo del proyecto: explicación detallada de la limitación y los responsables de dicha limitación. Dichas limitaciones deben ser presentadas de forma clara y concisa 1.4 Indicadores de medición: 1.4.1 Tiempo programado de ejecución de la obra vs Tiempo real ejecutado: Razones detalladas del cumplimiento o no cumplimiento de este tiempo
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1.4.2 Presupuesto programado para el desarrollo del proyecto vs presupuesto ejecutado 1.4.3 Desfases, descripción detallada de las actividades o causas que provocaron los mismos. 1.4.4 Porcentaje de cumplimiento del indicador de tiempo programado vs tiempo ejecutado, y presupuesto programado vs presupuesto ejecutado. 6.3 ACTIVIDADES DE MEJORAMIENTO
1.1 Aspectos a mejorar en proyectos futuros. Las recomendaciones deben estar basadas en los hallazgos del desarrollo del proyecto. 6.4 CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES
Las conclusiones deben fluir en una forma lógica a partir de la presentación de los resultados, y deben estar basadas en los objetivos.
7. REFERENCIAS Programación de obra Reformas Presupuesto inicial y presupuesto final del pro yecto Informe de relación de ensayos Informe sobre materiales utilizados CTR-FO-07 Formato acta de liquidación final CTR-FO-19 Formato acta de cierre de almacén CTR-FO-47 Acta de entrega de obras Informe con la relación de pendientes del proyecto Informe con la relación de garantías ENT-FO-02 Acta de entrega (interna) CTR-GU-03 Guía para la elaboración del manual del usuario Copias de garantías de equipos Licencia de construcción Acta de recibido de alcantarillado Contratos de acueducto y de gas Acta de recibido Ruitoque ESP Certificación de retiro de Normatividad ambiental Recibido de obra y permiso de ocupación (planeación municipal) Certificación de obra Informe DIVE comportamiento comercial Informe SAFI comportamiento financiero Informe control de costos Clasificación del archivo Informe aciertos y desaciertos Informe de recomendaciones Elaborado por : ADCO Fecha : 02/09/08
Revisado por : DICO Fecha : 02/09/08
Aprobado por : INCA Fecha : 02/09/08
