2013
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP RS. XXX
TAHUN 2013
1
BAB I GAMBARAN UMUM Pendaftaran adalah proses awal yang harus dilakukan oleh pasien sebelum menjalani atau mendapatkan pelayanan dirumah sakit baik untuk pasien yang hanya menjalani rawat jalan maupun pasien yang akan menjalani perawatan rawat inap. Adapun tujuan utama dilakukannya pendaftaran adalah agar pihak rumah sakit mengetahui data identitas pasien secara benar dan tepat. Dalam upaya pencapaian tujuan yang optimal Rumah Sakit XXX mempunyai ketentuan dan prosedur didalam melakukan proses pendaftaran
BAB II DASAR HUKUM Sebagai acuan dan dasar pertimbangan dalam membuat ketentuan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Inap di Rumah Sakit XXX diperlukan peraturan perundang-undangan pendukung sebagai berikut: 1.
Undang – Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
2.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Hak-hak pasien
3.
Surat Keputusan Yayasan Kesehatan XXX No. 025/PRS/K/2012 tertanggal 17 Januari 2012 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit XXX per tanggal 20 Januari 2012
BAB III TUJUAN Tujuan dari prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Pasien Rawat Inap adalah : 1.
Agar data identitas pasien dapat diperoleh secara lengkap sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
2. Tersedianya tata cara atau langkah-langkah yang jelas dalam melakukan proses pendaftaran baik untuk pasien rawat jalan maupun rawat inap
2
3. Menciptakan standarisasi atau persamaan proses bagi petugas rumah sakit dalam melakukan pendaftaran pasien baik rawat jalan maupun rawat inap 4. Menghasilkan catatan atau rekam medis pasien yang lengkap yang dapat mendukung didalam proses pemeriksaan dan perawatan pasien 5. Sebagai alat bantu didalam memantau dan mengevaluasi kinerja staff
BAB IV PENGERTIAN Pendaftaran adalah suatu proses, tata cara atau tahapan dalam melakukan pendaftaran dan pendataan. Pendataan harus sesuai dengan kartu identitas diri (KTP, SIM, dll) yang masih berlaku. Pendaftaran dilakukan sebagai acuan untuk mengetahui identitas dalam melakukan pendaftaran dan pendataan. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap adalah suatu proses, tata cara atau tahapan dalam melakukan pendaftaran atau pendataan terhadap pasien rawat jalan dan pasien rawat inap dengan tujuan untuk mendapatkan identitas pasien. Pendaftaran pasien rawat jalan dilakukan di kasir, bagi pasien umum, sedangkan untuk pasien dari asuransi atau perusahaan pendaftaran dilakukan di Counter Perusahaan Mitra dan khusus pasien dari Askes pendaftaran dilakukan di Counter Askes. Pendaftaran pasien rawat inap dilakukan di counter Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI).
BAB V TATA LAKSANA A. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap Pasien dan keluarga dapat melakukan pendaftaran di counter – counter yang telah disediakan sesuai dengan jenis perawatan dan penjamin biaya perawatan. Pasien rawat jalan pendaftaran dilakukan di counter kasir, CPM (Counter Perusahaan Mitra), dan Counter ASKES sedangkan Pasien Rawat Inap pendaftaran dilakukan di counter Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
3
B. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan a. PEMILAHAN PASIEN
Didalam memberikan pelayanan kepada pasien rawat jalan, petugas pendaftaran dapat mengarahkan pasien berdasarkan : 1. Kasus Preventif Pasien dapat melakukan tindakan preventif dengan cara medical check up. Dalam hal ini petugas pendaftaran akan menanyakan apakah pasien sudah mengetahui materi pemeriksaan yang akan dipilih. Apabila belum, pasien akan diarahkan ke unit Medical Check Up untuk dapat berkonsultasi dengan dokter Medical Check Up terlebih dahulu. Untuk pasien medical check up akan diarah ke OPD Lt. 4. Untuk pasien yang hanya akan melakukan pemeriksaan penunjang saja dapat langsung diarahkan ke unit yang akan dituju pasien 2. Kasus Kuratif Dalam pelayanan kasus kuratif, pasien dapat diarahkan ke Klinik Umum di OPD Lt. 1 dan atau ke Klinik Spesialis di OPD Lt 2 dan 3 sesuai dengan keluhan pasien 3. Kasus Rehabilitasi Untuk melakukan tindakan rehabilitasi, pasien harus sudah membawa surat pengantar dari dokter yang merujuk dengan mencantumkan nama tindakan yang harus dilakukan. Sedang untuk tindakan yang berulang pasien akan dibuatkan kartu tindakan yang harus dibawa setiap akan melakukan rehabilitasi medik. Petugas pendaftaran akan mengarahkan pasien ke unit Rehabilitasi Medik di OPD Lt. 4 4. Kasus Paliative Paliative adalah suatu tindakan yang tujuannya untuk meringankan rasa sakit yang diderita pasien. Yang termasuk tindakan paliatif di RS. XXX diantaranya adalah cuci darah, sitostatika b. REGISTRASI 1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien/keluarganya apakah pasien pernah periksa/berobat di RS. XXX a. Pasien belum pernah periksa di RS. XXX Petugas pendaftaran menanyakan nama dan tanggal lahir pasien. Dari nama dan tanggal lahir pasien tersebut, petugas pendaftaran melakukan pengecekan di program komputer rumah sakit apakah data pasien tersebut sudah ada. Bila data tidak ada, petugas pendaftaran meminta pasien/keluarga pasien untuk mengisi form Pengkajian Pasien (RM1) dan kemudian melakukan registrasi pasien baru dengan menginput data : 1.
Title* : milih By, An, Nn, Ny, Tn By : usia dibawah 12 bulan An : usia 1 - 14 tahun 4
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Nn : wanita usia > 14 tahun dan belum menikah Ny : wanita usia > 14 tahun tetapi sudah menikah Tn : laki-laki usia > 14 tahun baik yang sudah maupun yang belum menikah First name * : diisi nama lengkap Last name : diisi nama gelar Gender * : milih female (wanita) atau male (laki-laki) Marital status* : milih single, married, widowed, diforced Mother's maiden name : diisi nama ibu kandung Father name/spouse name : diisi nama ayah/ pasangannya Date of Birth : diisi tanggal lahir pasien Age* : diisi umur pasien Address* : diisi alamat dan no telepon Employee : diisi nama payer (penjamin) Contact : diisi data keluarga pasien Other : diisi agama, pekerjaan, pendidikan dan tempat lahir
Keterangan * adalah data yang harus diisi Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no rekam medis (UHID) secara online dari program komputer rumah sakit b. Pasien yang pernah periksa di RS. XXX Petugas pendaftaran mencari data pasien di program komputer rumah sakit dengan berdasarkan nama, tanggal lahir dan alamat Petugas pendaftaran mengecek kembali kebenaran data pasien dengan melakukan konfirmasi ulang ke pasien/keluarga pasien. Bila data pasien belum lengkap, petugas pendaftaran harus melengkapi data pasien tersebut terlebih dahulu sebelum melakukan Billing 2. Petugas mengecek di sistem komputer apakah pasien sudah pernah mengisi form General consent. Bila belum pasien diminta untuk mengisi form General consent terlebih dahulu a. BILLING a. Pasien Umum 1. Petugas Kasir melakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien 2. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online dari program komputer rumah sakit 3. Petugas Kasir mencetak kwitansi dan pasien kemudian melakukan pembayaran 4. Petugas Kasir menyerahkan kwitansi kepada pasien/keluarga serta mengarahkan ke tempat pemeriksaan yang akan dituju pasien b. Pasien Perusahaan / Asuransi 1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu asuransi yang masih berlaku / surat jaminan dari perusahaan berikut foto copynya 5
2. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) membuatkan pengantar pelayanan sesuai dengan ketentuan masing-masing asuransi/perusahaan 3. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) melakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien 4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online dari program komputer rumah sakit 5. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mencetak memo pemeriksaan dan diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri copy kartu asuransi/surat jaminan perusahaan yang sudah dibawa pasien dan kartu asuransi dikembalikan ke pasien/keluarga. 6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju 7. Oleh petugas di unit yang dituju pasien, memo kemudian akan diserahkan ke unit Credit Control (AR) untuk penagihan ke asuransi/perusahaan c. Pasien Admedika 1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu asuransi berlogo Admedika yang masih berlaku (asuransi peserta Admedika) 2. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) akan mengesek kartu ke alat EDC untuk mengetahui plafon yang masih dimiliki pasien dan batas penjaminan pasien 3. Bila pasien masih memiliki sisa plafon, petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) akan membuatkan pengantar pelayanan dan melakukan billing sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien 4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online dari program komputer rumah sakit 5. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mencetak memo pemeriksaan dan diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri lembar gesekan dari alat EDC. Kartu asuransi pasien ditinggal di Counter Perusahaan Mitra 6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju. Petugas juga menginformasikan kepada pasien untuk kembali ke Counter Perusahaan Mitra setelah pemeriksaan sudah selesai karena harus dilakukan pengesahan terlebih dahulu 7. Petugas Counter Perusahaan Mitra melakukan pengesahan biaya dengan cara mengesek ulang kartu asuransi dan mengetik kode diagnosa serta jumlah biaya pemeriksaannya. Dari alat EDC, Petugas Counter Perusahaan Mitra akan mendapatkan pengesahan biaya yang ditanggung oleh pihak asuransi. Pasien harus membayar sendiri selisih biaya yang tidak dijamin oleh pihak asuransi 8. Lembar pengesahan kemudian akan diserahkan ke unit Credit Control (AR) untuk penagihan ke asuransi/Admedika selain memo yang didapat dari unit terkait
6
d. Pasien Askes 1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu Askes yang masih berlaku beserta surat rujukan dari dokter keluarga yang telah ditunjuk oleh Askes 2. Petugas Counter Askes akan mencetak Surat Jaminan Pelayanan (SJP) dari komputer program Askes 3. Petugas Counter Askes akan menyerahkan SJP dan kartu Askes ke petugas Kasir Askes untuk dilakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien 4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online dari program komputer rumah sakit 5. Petugas Counter Askes mencetak memo pemeriksaan dan diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri copy kartu Askes yang sudah dibawa pasien 6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Askes mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju 7. Oleh petugas di unit yang dituju pasien, memo kemudian akan diserahkan ke unit Credit Control (AR) untuk penagihan ke Askes e. Pasien Inhealth 1. Untuk mendapatkan pelayanan pasien harus membawa kartu Inhealth yang masih berlaku beserta fotocopynya 2. Petugas Counter Inhealth akan mencetak Surat Jaminan Pelayanan (SJP) dari komputer program Inhealth (diluar jam kerja petugas Inhealth akan dilakukan secara manual oleh petugas Counter Perusahaan Mitra) 3. Petugas Counter Inhealth akan menyerahkan SJP ke petugas Counter Perusahaan Mitra untuk dilakukan billing pasien sesuai dengan tujuan pemeriksaan pasien 4. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat jalan secara online dari program komputer rumah sakit 5. Petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mencetak memo pemeriksaan dan diserahkan ke pasien/keluarga dengan dilampiri copy kartu Askes yang sudah dibawa pasien 6. Pada saat menyerahkan memo petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) mengarahkan ke tempat yang akan dituju pasien serta menginformasikan kepada pasien/keluarga untuk menyerahkan memo kepada petugas unit yang dituju 7. Oleh petugas di unit yang dituju pasien, memo kemudian akan diserahkan ke unit Credit Control (AR) untuk penagihan ke Inhealth C. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Inap a. ADMISI 1. Pasien/keluarga pasien diminta untuk mengisi dan menandatangani : 1. Surat pernyataan (RM C) yang mencakup : 1.1.1. Pemilihan kelas perawatan 1.1.2. Penanggung biaya perawatan pasien 1.1.3. Pemilihan dokter yang merawat 7
2. Surat Ijin Memberikan Keterangan Medis (untuk pasien dengan penjamin dari perusahaan/asuransi) 3. General consent (GC-RI) 2. Petugas pendaftaran rawat inap melakukan admisi pasien melalui program komputer rumah sakit dengan mengisi/menginput data : 2.1. Admission Type : pilih tipe admisinya 2.2. Admission Source : diisi sumber rujukan rawat inapnya 2.3. Remark : diisi diagnosa pasien (sesuai surat pengantar opname) 2.4. Tipe penjaminan : pilih cash atau credit 2.5. Primary Consultant : pilih nama dokter yang merawat pasien 2.6. Spesialisation : pilih spesialisasi dokter 2.7. Internal/eksternal refferal : diisi nama dokter yang merujuk rawat inap 2.8. Pemilihan bed type dan ruang perawatan yang akan ditempati pasien 2.9. Payer : diisi nama perusahaan/asuransi penjamin pasien dan hak kelas perawatannya 3. Setelah data disimpan, pasien akan mendapatkan no episode rawat inap (IPA) secara online dari program komputer rumah sakit 4. Dari data admisi yang sudah dibuat, petugas pendaftaran rawat inap kemudian mencetak/print : 4.1. RM1 (Data patient) 4.2. RM18 (Discharge summary) 4.3. Label stiker pasien 5. Petugas pendaftaran rawat inap menyiapkan kartu tunggu pasien, peraturan rawat inap, gelang identitas pasien dan dokumen rekam medis sesuai dengan jenis pelayanannya 6. Petugas pendaftaran rawat inap menjelaskan dan menyerahkan kartu tunggu sebanyak 2 (dua) buah untuk pasien yang menempati single room dan 1 (satu) buah untuk yang menempati share room 7. Petugas pendaftaran rawat inap memberikan penjelasan kepada pasien/keluarga pasien mengenai : Fasilitas dan tarip kamar yang ditempati pasien Dokter yang merawat pasien Informasi-informasi yang akan diberikan oleh perawat setelah pasien masuk ke kamar rawat inap seperti jalur evakuasi, hak kewajiban pasien, patient safety serta perubahan biaya bila pasien pindah kelas Buku Komunikasi, Informasi dan Edukasi RS. XXX yang berlaku 8. Petugas pendaftaran rawat inap memasang gelang identitas di pergelangan tangan kanan pada pasien anak dan dewasa serta kaki kanan pada pasien bayi (SPO Pemasangan Gelang Pasien Rawat Inap) 8
9. Bila ruangan sudah siap menerima pasien, dokumen pasien diserahkan ke petugas penghantaran pasien yaitu petugas doorman (untuk pasien TPPRI), perawat Non Emergency/IP transit (untuk pasien Non Emergency dan IP transit) atau perawat UGD (untuk pasien UGD). Dokumen pasien meliputi : 9.1. Surat pengantar opname + copy (bila pasien dari perusahaan/ asuransi) 9.2. Copy kartu identitas pasien dan atau keluarga pasien (bila ada) 9.3. Copy kartu asuransi (untuk pasien dari asuransi) 9.4. Surat Jaminan dari Perusahaan (untuk pasien dari perusahaan bila ada) 9.5. Surat Ijin Memberikan Keterangan Medis (untuk pasien perusahaan/ asuransi) 9.6. Surat Pernyataan perubahan data pribadi (bila ada perubahan data) 9.7. General consent (GC-RI) 9.8. Surat Pernyataan (RM C) 9.9. RM1 (Data patient) 9.10. RM18 (Discharge summary) 9.11. Berkas rekam medis 9.12. Label stiker pasien 9.13. Dokumen lain (bila ada) 10. Petugas pendaftaran rawat inap menyerahkan copy kartu asuransi/ surat jaminan dari perusahaan ke petugas Counter Perusahaan Mitra (CPM) - Rawat Inap dan tembusan dokumen ke bagian Debitur pasien meliputi : 10.1. Copy Surat Pernyataan (RM C) 10.2. Copy kartu asuransi (untuk pasien dari asuransi) 10.3. Label stiker pasien 11. Dalam melakukan penyerahan dokumen baik ke pasien/keluarga pasien dan atau ke petugas di unit lain, petugas pendaftaran rawat inap mengunakan buku ekspedisi sebagai bukti serah terima
9
C. Alur Pendaftaran Rawat Inap dan Rawat Jalan ALUR PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP
Pasien
Rawat Jalan
Rawat Inap
Pasien Umum
Pasien Askes
Pasien Inhealth
Pasien Persh/Ass
Kasir
Counter Askes
Counter Inhealth
Counter Perusahaan Mitra
Pasien Baru ?
Ya
Pasien Baru ?
Mengisi Form Pengkajian (RM1) Petugas input komputer
Tidak
Mengisi Form Pengkajian (RM1)
Mendapat no Rekam Medik
Mencari no Rekam Medik berdasarkan nama, tgl lahir dan alamat
Petugas input komputer
Mencari no Rekam Medik berdasarkan nama, tgl lahir dan alamat
Proses Data (RM C) Mengisi General consent
Mendapat no Rekam Medik
Mengisi General consent
Proses Admisi
(bagi yg belum mengisi)
Pasang gelang identitas
Proses Billing
Kasir
Askes
Inhealth Copy Kartu Inhealth
Copy Kartu Askes
Rujukan dokter Askes
Input billing sesuai
Cetak SJP
Cetak SJP
CPM Copy Kartu Ass/Srt Jaminan
Buat pengantar pelayanan
Kartu Ass Admedika
Penghantaran pasien ke kamar rawat inap
Gesek kartu
Bayar ? Ya
Tidak
Cetak invoice
Cetak memo
Ke unit pemeriksaan
Pasien Admedika
10
BAB VI DOKUMENTASI Dokumentasi yang dipergunakan oleh petugas didalam melakukan pendaftaran baik rawat jalan maupun rawat inap adalah : RM1
: Form Pengkajian Awal
RMC
: Surat Pernyataan
GC
: Form General Concent untuk rawat jalan
GC-RI
: Form General Concent untuk rawat inap
BAB VII PENUTUP Dengan ditetapkannya Buku Panduan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap ini maka diharapkan setiap personil Rumah Sakit XXX dapat melaksanakan prosedur tersebut dan dapat memberikan pelayanan kepada pasien dengan baik.
11
