BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Eksistensi dan keberadaan dunia manufakture dewasa ini semakin berkembang, hal tersebut bisa terlihat dari semakin banyaknya usaha-usaha yang bergelut dibidang tersebut. Mereka bersaing untuk membuat inovasi-inovasi baru. Setiap perusahaan memiliki cara tersendiri untuk dapat memproduksi serta memasarkan barang yang mereka ciptakan. Pada dasarnya proses produksi yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan sama, mereka menjalankan tiap tahapan yang berlaku seperti melakukan proses pembelian. Proses pembelian ini menjadi salah satu faktor penting untuk dapat menjalankan proses produksi dan segala aktifitas dalam perusahaan. Sebab pembelian tidak hanya berlaku untuk memenuhi bahan baku saja tetapi juga untuk memenuhi memenuhi barang-barang ATK kantor lainnya. Pembelian (purchase) dalam arti sempit dapat didefinisikan sebagai proses pembelian sedangkan dalam arti luas pembelian juga meliputi beberapa kegiatan seperti pemilihan pemasok, menentukan waktu pengiriman, menentukan harga, menentukan kontrak dan beberapa kegiatan lainnya. Keberhasilan produk yang dihasilkan sangat bergantung pada proses pembelian. Ketidakcakapan perusahaan dalam mengelola management pembelian akan menghambat bahkan menghentikan proses produksi. Tidak jarang beberapa perusahaan harus menghentikan produksi yang sedang berjalan hanya karena terjadi kesalahan pada saat proses pembelian bahan baku seperti ketidaksesuaian jumlah barang yang dipesan atau adanya kerusakan barang yang dipesan. Ruang lingkup manajemen pembelian tidaklah sederhana, untuk itu diperlukan pemahaman lebih untuk bisa mengerti bagaimana proses pembelian yang seharusnya dilakukan. Orang awam biasanya hanya mengetahui bahwa pembelian hanya sekedar proses transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli saja. Mereka tidak memiliki pemahaman yang lebih bahwa sebenarnya sebelum melakukan transaksi pembelian sebuah perusahaan harus melalui beberapa tahapan dalam procurement cycle, tahapan-tahapan tersebut terdiri dari demand determination, source determination, supplier selection, purchase order proccesing, order monitoring, good receipt, invoice varification dan payment proccesing. Idealnya suatu perusahaan harus menjalankan tahapan-tahapan tersebut jika ingin mendapatkan hasil yang optimal.
1
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah proses manajemen pembelian yang dilakukan oleh perusahaan tersebut? 2. Apakah manajemen pembelian yang dilakukan sudah sesuai dengan kedelapan elemen dalam procurement procces? C. TujuanKegiatan
1. Meningkatkan wawasan tentang ilmu dasar manajemen 2. Memahami proses dasar dalam pengaplikasian procurement cycle pada usaha sesungguhnya. D. ManfaatKegiatan
1. Menambah wawasan mengenaibidang usaha kuliner 2. Sebagai bahan referensi bagipengusaha muda untuk mengembangkan usaha kuliner.
2
BAB II LANDASAN TEORI A. Procurement Cycle
Majemen pembelian dan pengadaan adalah dua hal yang tidak dapat dilepaskan dari kegiatan pengadaan serta pembelian bahan baku dan kegiatan lainnya. Untuk itu ketika akan menjalankan manajemen pembelian kita juga pasti menjalankan procurement cycle. Procurement cycle ini terdiri dari deman determination, source determination, supplier selection, purchase order proccesing, order monitoring, goods receipt, invoice varification, payment proccesing. 1. Deman Determination
Demand determination yaitu menentukan kondisi/permintaan barang yang akan datang dan melakukan perencanaan pembelian yang sesuai kebutuhan, dalam arti tidak berlebihan maupun kekurangan. Dengan metode peramalan dalam menentukan permintaan barang yang akan datang memerlukan suatu penerapan metode peramalan dalam menganalisis data penjualan dan meramalkan permintaan barang yang akan datang, dimana hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan metode peramalan single moving aver ages dan double moving averages. Metode peramalan single moving averages dapat digunakan untuk meramal permintaan barang yang stabil (tidak melonjak) dalam menentukan jumlah permintaan barang yang akan datang. Metode peramalan double moving averages lebih cocok digunakan untuk menganalisis volume penjualan yang akan datang yang berfluktuasi secara acak untuk menentukan jumlah permintaan barang yang akan datang. 2. Source Determination
Tahap kedua adalah source determination, pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan sebagainya. Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa. Pemilihan sumber mencakup dislokasi barang dari satu gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli. Pemilihan sumber sangat penting, karena dapat menentukan apakah harganya cukup wajar, waktu penyerahan dapat dipercaya dan mutunya terjamin. Dalam proses ini juga perlu
3
dipertimbangkan apakah tugas pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau diserahkan pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent. 3. Supplier Selection
Tahap ketiga adalah supplier selection, dalam pemilihan supplier beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu kualitas dari bahan yang dipesan, hal ini dapat diketahui dari Certificate of Analysis (CoA). Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang berkualitas secara terus-menerus. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu pengiriman yang telah ditentukan. Serta layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran. 4. Purchase Order Monitoring
Tahap keempat adalah Purchase Order Processing, biasanya dilakukan dalam bentuk mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian. Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentuk pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk pembelian secara biasa, seperti: Blanket Orders, Stockless Purchasing, Contract Purchasing, Staggered Delivery Purchasing, Just In Time Purchasing, Strategic Partnering. 5. Order Monitoring
Tahap kelima adalah Order Monitoring, Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi kewajibannya, khususnya
dalam
ketepatan
waktu
pengiriman
barang.
Yang
bertanggung
jawab
melaksanakan proses atau tugas ini adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat juga seksi lain yang ditunjuk. Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan serius dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya. Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.
4
6. Goods Receipt
Tahap keenam adalah Good Receipt, bila barang yang dipesan datang, bagian penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang.
7. Invoice Varification
Tahap ketujuh adalah Invoice Verification, verifikasi faktur dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen penerimaan barang akan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka bagian pembelian akan melaporkan hasil pengecekannya kepada manajer dan manajer akan segera mengembalikan barang dagangan tersebut kepada supllier. 8. Payment Proccesing
Tahap kedelapan adalah Payment Processing, setelah pencatatan penerimaan barang dan verifikasi invoice sudah selesai dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang, hasil dari pencatatan ini akan diserahkan ke bagian keuangan dan kemudian dilakukan pembayaran sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.
5
BAB III METODE PENELITIAN A. ObjekPenelitian
Usaha yang dipilih menjadi bahan observasi yaitu usaha dibidang kuliner “ Donat Madu
Cihanjuang ”. Usaha ini didirikan oleh Ibu Fanina Nisfulaily dan Bapak Ridwan Iskandar sekitar tahun 2010 yang terletak di jalan Cihanjuang Rahayu NO 204 Cibabat. B. Data Penelitian
Data primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber asli atau pihak pertama. Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan riset atau penelitian. Data primer dapat berupa pendapat subjek riset (orang) baik secara individu atau kelompok. Pada penelitian yang kami lakukan proses penelitian data diperoleh dengan cara wawancara langsung terhadap pihak terkait. Kami mendatangi lokasi dari usaha tersebut dan menanyakan setiap detail t entang usaha yang mereka bangun. C. MetodePengumpulan data
1. Pengamatan (observasi) Meninjau dan mempelajari secaralangsung usaha yang terkait agar memperoleh data yang diperlukansehubunganmasalah yang sedangditeliti. 2. Wawancara (interview) Menanyakan langsung kepada pemilik usaha dan pihak yang menangani operasi yang berhubungan dengan penulisan laporan ini. D. WaktudanTempatPenelitian
1. TempatPenelitian Penelitian ini bertempat di outlet donat madu yang berlokasi di Jl. Cihanjuang Rahayu No 204 Cibabat 2. WaktuPenelitian Penelitian dilaksanakan pada semester genap tahun ajaran 2017 yaitu pada tanggal 7 Juni 2017.
6
BAB IV PEMBAHASAN A. Sejarah Berdirinya Donat Madu
Usaha donat madu Cihanjuang ini didirikan pada tanggal 7 mei 2010. Ibu Fanina Nisfulaily dan Bapak Ridwan Iskandar adalah dua orang dibalik berdirinya usaha ini. Ide awal membangun usaha ini ialah mereka ingin mengemangkan bisnis kuliner yang berbeda. Mereka ingin menciptakan produk premium namun memiliki harga terjangkau. Inovasinya ialah dengan menambah unsur lain di adonan donat biasa yaitu madu. Pada awalnya bukan perkara mudah untuk bisa menemukan racikan adonan yang pas antara donat yang ditambahkan dengan madu, namun Ibu Fanina dan suaminya akhirnya dapat menemukan ramuan yang pas sehingga donat madu Cihanjuan dapat bertahan hingga saat ini. Seiring dengan berkembangnya usaha maka pemilik mempekerjakan 24 orang karyawan untuk donat madu Cihanjuang pusat dan 27 orang karyawan untuk donat madu Cihanjuang kantor wilayah Jabodetabek. Keberhasilan usaha DMC ini sangat pesat sebab dapat terlihat dari profit yang diperoleh, modal awal untuk membentuk usaha ini -+ 48 juta yang kemudian ditambah dengan modal kemitraan saat ini yang bernilai -+ 120 juta. Dari modal awal dan modal kemitraan yang dikeluarkan saat ini DMC memperoleh omset diangka 120-140 juta dengan keuntungan bersih 35%. Selain itu profit lainnya juga diperoleh dari pemasukan retail penjualan/bulan sebesar 150-200 juta. Profit sebanyak itu disebabkan karena DMC ini sudah memiliki – + 200 cabang yang berada di Sumatra, Jawa, Jabodetabek, Bandung dan sekitarnya, Kalimantan, Sulawesi, dan Bali. Tren positif yang ditunjukan oleh DMC ini dikarenakan adanya sistem kerja yang trasparan serta didukung oleh adanya visi dan misi yang menjadi pondasi usaha ini. Visi tersebut ialah “ Donat Madu Cihanjuang menjadi ikon donat Indonesia yang mendunia” sedangkan untuk misinya sendiri ialah “ Donat Madu Cihanjuan suatu produk halal dan
sehat dengan bersyari at islam bersandari sasi I nternasional dan bermanfaat untuk banyak umat” .
Melalui
pencapaian
saat
ini
pemilik
tetap
berupaya
untuk
dapat
terus
mengembangkan usaha yang ia kelola.
7
STRUKTUR ORGANISASI DONAT MADU CIHANJUANG
PEMILIK DMC PUSAT (FANINA NISFULAILY DAN RIDWAN ISKANDAR)
PENANGGUNG JAWAB DMC PUSAT UNTUK WILAYAH JABODETABEK (RIDWAN ISKANDAR)
PROGRAMER DAN DESAIN GRAFIS PENANGGUNG JAWAB DMC PUSAT
ACCOUNTING
UNTUK WILAYAH BANDUNG DAN SEKITARNYA,JAWA DAN LUAR PULAU (FANINA NISFULAILY)
DIVISI GUDANG DAN BAHAN BAKU
DIVISI TOKO KEPALA PRODUKSI
BAKER
KONSULTAN PAJAK
KEPALA TOKO
K EPALA G GUDA NG NG BAHA N B N BAK U
ASS.K EPALA GUDA NG BAHA N NG B BAK U
ADMINISTRASI
DIVISI GUDANG REMIX K EPALA G GUDA NG NG R EMIX
ASS.K EPALA GUDA NG R EMIX NG R
PACK AGI NG NG ADMI NI NISTR ASI
ASS.BAKER
SERVER CHASIER
PACK AGI NG NG BAHA N B N BAK U
CLEANER PE NG NGIR IMA N
8
B. Proses Manajemen Pembelian pada Usaha Donat Madu Cihanjuang
Dalam setiap perusahaan atau jenis usaha apapun pasti memiliki cara pengaturan manajemennya masing-masing, baik itu manajemen pengadaan barang, persediaan taupun manajemen pembelian. Perbedaan penerapan proses manajemen dalam setiap perusahaan tidaklah menjadi masalah besar sebab proses yang dijalankan harus disesuaikan dengan situasi perusahaan. Sama halnya dengan penerapan proses pada manajemen pembelian. Idealnya manajemen pembelian terdiri dari delapan elemen namun tidak semua perusahaan menjalankan kedelapan elemen tersebut hal itu disesuaikan dengan keadaan dari tiap-tiap perusahaan. Jenis usaha yang kami analisis pun memiliki pengaturan manajemen pembelian yang berbeda dengan perusahaan lain. Dari hasil observasi yang telah dilakukan, manajemen pembelian dari donat madu Cihanjuang ini terdiri dari: 1. Deman Determination
Tahap pertama yang dilakukan oleh DMC ialah membuat perencanaan kebutuhan. Bahan dan alat yang dibutuhkan adalah tepung, madu, coklat, minyak khusus, dan bahan baku lainnya, mesin pengaduk mixer dan manual, oven, serta alat-alat lainnya yang membantu proses produksi. Demand determination ini menjadi tahap terpenting sebab tahap ini berfungsi untuk meningkatkan nilai bisnis serta mengurngi biaya perbaikn kerusakan dan kegagalan. Donat madu Cihanjuang sangat teliti dalam tahapan ini khususnya tahap perencanaan bahan baku, sebab mereka tidak ingin rugi apabila terdapat bahan baku yang tidak sesuai. 2. Source Determination
Setalah melalui tahap perencanaan bahan baku, maka selanjutnya DMC memilih sumber pembelian. Pemilihan sumber pembelian ini termasuk kedalam tahap soure determination, dalam tahap ini hal yang menjadi fokus bagi DMC adalah bagaimana menemukan sumber pembelian yang terbaik. Untuk mendapatkan sumber pembelian terbaik DMC melakukan beberapa survei untuk mendapatnya vendor yang potensial. Dalam hal ini pemasok atau vendor yang bermitra dengan DMC berupa distributor yang siap menyediakan segala kebutuhan produksi yang diperlukan oleh DMC.
9
3. Supplier Selection
Supplier selection dan source determination merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan sebab kedunya sama-sama berkaitan dengan pemenuhan sumber pembelian yang dalam hal ini adalah pencarian vendor. Tahap supplier selection yang dilakukan oleh DMC ialah memilih distributor sebagai sumber yang nantinya dapat memenuhi semua bahan baku yang dibutuhkan oleh pihak DMC. Penggunaan distributor didasari karena distributor mampu menyediakan bahan baku dalam jumlah yang besar sehingga mampu memehuni barang bagi semua cabang. Pemilihan distributor tentu saja tidak sembarangan donat madu cihanuang memiliki beberapa kriteria yang diantanya terdiri dari ruang lingkupnya besar, bisa menjaga kestabilan produksi dan harga barang serta bertanggung jawab jika ada kesalahan pengiriman. Distributor yang digunakan bukanlah distributor tunggal hal ini disebabkan untuk mengantisipasi jika terjadi hal yang tidak diinginkan, namun pendistribusian barang dari pusat ke cabang harus dilakukan secara tunggal artinya cabang tidak bisa membeli barang kepada supplier atau distributor lain yang tidak sesuai dengan pusat. 4. Purchase Order Proccesing
Purchase order proccesing atau yang biasa disingkat PO merupakan proses pembuatan kontrak pembelian. Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. PO merupakan dokumen kontrak antara calon pembeli dan penjualnya, dokomen PO biasanya terdiri dari standart purchase requetion, travelling purchase requestion dan bill of material. PO bisa dilakukan setiap kali akan melakukan pembelian namun beberapa perusahaan yang telah memiliki kontrak dengan distributor biasanya hanya melakukan PO diawal kontrak saja sebab mereka telah memiliki kesepakatan tersendiri untuk waktu pengiriman barang. Hal inilah yang juga diterapkan oleh donat madu Cihanjuang mereka tidak membuat PO disetiap pemesanan barang sebab mereka telah memiliki kesepakatan tersendiri dengan distributor. Namun biasanya untuk situasi yang urgent seperti rush order DMC pun perlu melakukan PO sebab permintaan pengiriman baerang yang diminta tidak sesuai jadwal.
10
5. Order Monitoring
Setiap kali proses pengiriman barang dari distributor dilakukan, maka pada saat yang bersamaan juga pihak DMC melakukan proses order monitoring. Proses ini dilakukan oleh divisi gudang bahan baku. Ketika proses monitoring berjalan kepala gudang akan terus memonitoring pergerakan barang yang sedang dikirim oleh distributor, hal ini dilakukan untuk mengurangi human eror yang dapat terjadi. 6. Good Receipt
Good receipt adalah proses penerimaan barang oleh pihak gudang. Dalam hal i ni biasanya DMC akan menyerahkan semua aktifitas pengecekan barang kepada divisi gudang bahan baku. Hal yang dilakukan oleh divisi gudang bahan baku ialah mengontrol jumlah barang, jenis barang, expire date serta keadaan barang apakah rusak atau tidak tahap ini biasanya disebut QC (Quality Control). Jika setelah melalui tahap QC ditemukan arang yang rusak maka pihak divisi gudang akan segera memberitahu kepada pihak distributor untuk mendapatkan penggantian barang secepatnya. 7. Invoice Varification
Verifikasi faktur dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen penerimaan barang akan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka bagian pembelian akan melaporkan hasil pengecekannya kepada manajer dan manajer akan segera mengembalikan barang dagangan tersebut kepada distributor, sekilas invoice verification dan good receipt memiliki kesamaan namun perlu diketahui bahwa keduanya serupa tapi tak sama sebab invoice verification dilakukan ketika barang talah masuk gudang yang kemudian diperiksa kembali dengan mecocokan keadaan fisik barang dengan dokumen fakture yang terlampir. Pada dasarnya semua perusahaan memiliki tahap yang sama pada proses invoice verification begitupun dengan usaha kuliner donat madu Cihanjuang ini. Proses invoice yang dilakukan oleh DMC juga masih melibatkan pihak pergudangan mereka mengontrol satu persatu barang yang dikirim untuk memastikan semua barang dalam keadaan baik.
11
8. Payment Proccesing
Donat madu Cihanjuang tidak menerapkan pembayaran langsung ketika barang sampai digudang mereka menerapkan sistem pembayaran jatuh tempo, artinya pihak DMC dan distributor memiliki kesepakatan mengenai tanggal pembayaran. Proses pembayaran ini tidak lagi melibatkan manajemen pembelian melaikan melibatkan pihak accounting dan distributor. Pada proses pelaksanaanya distributor akan merekap semua biaya pengiriman barang yang kemudia pada saat jatuh tempo distributor akan menyerahkan nota penagihan kepada pihak donat madu Cihanjuang ini.
12
BAB V KESIMPULAN
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa CV Donat Madu Cihanjuang ini menjalankan proses pembelian sebagaimana mestinya. Mereka menjalankan kedelapan elemen tersebut dengan sangat terstruktur. Kedelapan elemen tersebut dapat dijalankan karena memang situasi dan kondisi dari usaha ini memadai untuk melakukan semua tahapan tersebut. Susunan organisasi yang kompleks dan terstruktur memudahkan usaha ini untuk dapat menjalankan proses pembelian sebagaimana mestinya. Pembagian sistem kerja yang baik dan transparan juga menjadi faktor lain dibalik keberhasilan proses pembelian yang dilakukan oleh usaha kuliner donat madu Cihanjuang ini.
13
