ANTECEDENTES
DETERMINACION DEL PROBLEMA Textilera Textiles H&A, que se dedica a la comercialización y exportación de productos textiles, empresa guatemalteca con una estructura de mercado conformado por la industria maquilera a nivel internacional, siendo su público objetivo la demanda de Estados Unidos. Se tomó en cuenta, la determinación del análisis del entorno que puede afectar el mercado global, tanto externamente como internamente apoyándose de herramientas que ayuden a medir los índices de aceptación, para ello se utilizó la matriz de los índices de factores internos y externos. A raíz del análisis situacional, se pudo llegar a la determinación de distintos problemas a nivel operativo, productivo y administrativo, así como también las estrategias que serán necesarias para elaborar un plan de acción.
FODA
FACTORES IINTERNOS.
FORTALEZAS 12345-
1-
Amplia cartera de clientes. Calidad en producción. Solidez en el mercado. Capacidad de producción. Conocimiento de las exigencias del mercado.
FACTORES EXTERNOS. OPORTUNIDADES 1- Introducción de nuevos productos 2- Accionistas extranjeros dispuestos a invertir capital en la empresa. 3- Producto innovador para mercado juvenil. 4- Influencias extranjeras para adquirir materias primas a precios sumamente bajos. 5- Apertura de nuevas de sucursales de distribución.
2345-
DEBILIDADES Falta de sistemas de información para la toma de decisiones. Tecnología obsoleta. Utilización de personal de forma ineficientemente. Conflictos laborales. Infraestructura inadecuada.
FODA AMENAZAS 1- Crisis económica actual 2- Clientes exigentes 3- Mejor atención a los clientes por parte de la competencia. 4- Leyes fiscales. 5- Globalización, y competencia extranjera.
PROBLEMAS
PRIORIDAD
PROBLEMA
1
Falta de departamento de empaques y despacho.
Agilizar el empaque de pedidos y entrega de los mismos
2
Desconocimiento de la estructura organizacional.
3
Desviación de los recursos.
Dar a conocer al personal la estructura de la empresa. Mejorar las funciones y comunicación en cada uno de los departamentos de la empresa. Mejorar las condiciones ergonómicas del trabajo en el sector y llevar un Control de costos y gastos.
4
La productividad y mejorar la eficiencia.
OBJETIVO
Mejorar la producción, capacitación del recurso humano y control de materia prima. Ser más eficientes.
RECURSOS NECESARIOS
LIMITANTES
Contratación y capacitación de Personal que se encargue de empacar y entregar los pedidos Implementar descriptores de puestos.
Lentitud y retraso en las entregas de los pedidos
Implementar sistema de control de ingresos y egresos del departamento. Establecer programas de capacitación continua e implementar un nuevo sistema de producción y control.
La comunicación, la delegación de responsabilidades y la falta de un sistema de información administrativa. No contar con una consultoría y/o asistencia técnica. Mal uso de los recursos con los que se cuenta, conflicto en el personal.
PROBLEMA
El problema a resolver es la falta de un departamento de empaque y despacho. Consiguiendo mayores niveles de eficiencia en los procesos productivos es posible mejorar el servicio al cliente en términos de precio, tiempo de entrega, condiciones de compra, etc., lo cual se refleja en el comportamiento del cliente ante la empresa y sus productos y mejorando el posicionamiento en su mente, alcanzando de esta manera mayor capacidad de retener clientes Insumos: Se necesita en la empresa insumos según los términos siguientes: RRHH capacitado, materiales, capital, crédito, etc. a fin de que pueda funcionar efectiva y eficazmente en consonancia con la cultura organizacional ( finalidad, visión, misión, valores y marca). Procesos: Los procesos ayudan a utilizar los insumos de forma creativa. Hacen que los insumos tengan sentido, combinándolos de forma creativa para crear algo que no existía antes. Representan las áreas operacionales fundamentales de un negocio: el marketing, las finanzas, los RR.HH., la producción, la administración, etc. Son los departamentos tradicionales de una organización empresarial. Productos: Son los bienes que un negocio vende o el servicio que presta a miembros del público. El producto sirve como forma de retroalimentación que permite la evaluación del sistema en su conjunto de Textiles H&A.
MATRIZ FODA F. INTERNOS
F. EXTERNOS
OPORTUNIDADES 1. Mejorar negociación con proveedores de materia prima 2. Accionistas extranjeros dispuestos a invertir capital en la empresa. 3. Nuevo producto innovador para mercado juvenil. 4. Influencias extranjeras para adquirir materias primas a precios sumamente bajos. 5. Apertura de nuevas de sucursales de distribución. AMENAZAS (A) 1. Crisis económica actual 2. Clientes exigentes 3. La negociación con los clientes debe 4. Nuevos Competidores 5. Globalización, y competencia extranjera. 6. Productos sustitutos
FORTALEZA (F) 1. Amplia cartera de clientes. 2. Calidad en producción. 3. Solidez en el mercado. 4. Capacidad de producción. 5. Conocimiento de las exigencias del mercado.
DEBILIDADES (D) 1. Falta de sistemas de información para la toma de decisiones. 2. Tecnología obsoleta. 3. Utilización de personal de forma ineficientemente. 4. Conflictos laborales. 5. Infraestructura inadecuada.
(MAXI-MAXI) FO
(MINI-MAXI) DO
1. Creación de un departamento de Cadena de Suministros 2. Aumentar las ventas. 3. Incrementar programas de capacitación y desarrollo para todo el Equipo (RH) 4. Lanzamiento de nuevos productos e innovadores
1. Remodelar y ampliar las instalaciones de acuerdo a la maquinaria sofisticada obtenida.
(MAXI-MINI) FA 1. Crear un programa promocional que fortalezca la fidelidad de los clientes, así minimizar la amenaza ante nuevos competidores. 2. Gestionar (SGC) para la certificación según normas ISO de calidad y seguridad industrial, establecidas para el comercio textil.
(MINI-MINI) DA 1. Crear un programa de Incentivos que permita que el personal se motive a realizar eficaz y eficientemente su trabajo asignado. 2. Realizar actividades recreativas una o dos veces al año para mejorar comunicación y relación laboral.
2. Establecer un sistema de Servicio al Cliente (SAC) que permita gestionar la toma y despacho de pedidos.
ESTRATEGIAS
Estrategia
Clasificación según las Estrategias de Porter
Creación de un departamento de empaques y despacho. (Cadena de Suministros)
Crecimiento Concentrado
Aumentar las ventas en un 50% en los próximos 18 meses
Crecimiento Concentrado
Implementar nuevo Sistema de Servicio al Cliente y de toma de pedidos Programas de capacitación y desarrollo
Diferenciación Diferenciación
Remodelar y ampliar las instalaciones de acuerdo a la maquinaria sofisticada obtenida.
Diferenciación
Certificación sobre Normas de Calidad y Seguridad Programas de Incentivos para los empleados
Diferenciación Diferenciación
RESULTADOS QUE BUSCAMOS:
Los resultados, al igual que los insumos, también sirven como forma de retroalimentación que permite evaluar el modelo empresarial en su conjunto. Los resultados obtenidos han de ser exactamente iguales que los que figuran en el ADN organizacional de Textiles H&A. Sistema de recursos humanos: Implementar Descriptores de puesto para cada Departamento. Sistema de distribución: Crear una Cadena de Suministros eficiente. (Departamento de empaque y Despecho)
Sistema comercial: El producto será distribuido a través de la FDV debidamente capacitada, para que pueda asesorar al consumidor final según sus necesidades. Sistema de precios: Realizar un estudio de precios de otras empresas para poder competir en el mercado textil, según clientes mayoristas, minoristas y consumidores finales. (Realizar Encuestas) Sistema de producción: Se debe dar mantenimiento a la maquinaria, realizando chequeos constantes para validar su perfecto funcionamiento. Sistema de marketing: Crear un sitio web donde todo tipo de cliente pueda acceder al catálogo de productos con los que cuenta la empresa. Redes sociales: Una página de Facebook, Instagram, implementar en estados de WhatsApp en los Smartphone de la fuerza de ventas que pueda brindar: información, características y precios de la línea de productos disponibles. Así como publicidad por medios de comunicación: TV, Radio, Prensa, etc. Sistema de crecimiento/expansión: Realizar un estudio de mercadeo que se acople a las necesidades de los clientes, así poder evaluar la expansión mediante nuevas sucursales que permitan el crecimiento de la empresa Textiles H&A.
BENEFICIOS A OBTENER:
Se logrará un cambio significativo en lo siguiente:
Agilización en el empaque y entregas de pedidos. Un mejor manejo y control de las finanzas de la empresa. Se incrementará la producción, debido a la obtención de nueva maquinaria. La capacitación que recibirá el personal para el buen uso y manejo de la nueva maquinaria. Mejores instalaciones de la textilera. Mejorará las relaciones humanas y laborales del personal, creando un mejor ambiente de trabajo. Se incrementará la cartera de clientes, así mismo su fidelidad hacia la obtención de nuestro catálogo de productos. Con las nuevas sucursales se logrará la expansión de la empresa.
PLAN DE SOLUCIÓN
Se hace la planificación para lograr lo anteriormente expuesto, según la lista de actividades siguientes:
Implementación del Departamento de Empaque y Despacho, para toma de pedidos. Contratación de personal calificado para el Departamento de Empaque y Despacho Equipo de cómputo para gestionar los pedidos, empaque y despacho Plan de Capacitación para el personal sobre Empaque y Despacho. La creación del sitio web para facilitar a los clientes el acceso a nuestro catálogo y puedan realizar compras en línea.
• RH para Departamento de
Empaque y Despacho
INPUTS
• Equipo de Cómputo • Sitio web para toma de
pedidos
PROCESS
• Recepción de Pedidos • Empaque • Envío de Pedido
OUTPUTS
• Despacho y entrega del
producto en un tiempo mínimo establecido
DIRECCIÓN GENERAL
Asesor Contable
Departamento de Producción
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Ventas
Departmento de Suministros
Departamento de Compras
Departamento de Logística
Departamento de Manufactura
Departamento De Capacitadión
Departamento de Reclutamiento
Departamento de Vendedores
Departamento de Recepción de Pedidos
Sección de Compras
Sección de Inventarios
Sección de Producto en Proceso
Sección de Orientación
Sección de Búsqueda
Sección de Facturación
Sección de Empaque y Despacho
Sección de Almacén
Sección de Producto Terminado
Sección Perfeccionamiento
Clasificación del organigrama: El organigrama de la empresa Textiles H&A está compuesta por diferentes departamentos los cuales son el departamento de Producción, Departamento de Recursos Humanos, Departamentos de Ventas y Departamento de Suministros como se puede observar el contenido del organigrama por su presentación es vertical, horizontal mixto y de bloque. Por su Presentación: El organigrama es vertical porque se presenta de arriba hacia abajo a partir de Dirección General, se Pueden ver los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, se decidió utilizar este tipo de presentación en este organigrama porque es de uso más generalizado en la Administración. Por su Contenido: Es Integral porque son representaciones gráficas de las unidades administrativas de la Empresa en las cuales se encuentran en cada departamento del organigrama y su relación jerárquica. Por su Alcance: Es general porque muestra la representación compuesta de la empresa Textiles H & A mostrando las áreas principales en la que está dividida, de igual manera el organigrama es departamental porque nos da una visión de la forma en la que está compuesto la gerencia y sus departamentos.
Cambios realizados en la estructura organizacional propuesta: Los cambios que se realizaron en el organigrama de la empresa, textiles “H&A” son varios en los que se pueden observar para una mejora de la empresa para un mejor beneficio de la empresa en cada departamento, se pueden ver los cambios en su alcance, como también en su contenido, y su presentación. Para que cada departamento y puesto pueda desempeñar su trabajo de la mejor manera y no exista un problema entre trabajadores de nivel jerárquico.
Departamento del organigrama en el cual se e ncuentra localizado el problema: Como se Ha observado desde el principio que se comenzó a estudiar este proyecto se mira que existía un problema en todos los departamentos de la empresa, debido a que el mismo proyecto exigió un cambio total en todo el organigrama de la empresa, pero se puede observar que el departamento de ventas había más desventajas siendo uno de los más importantes de la empresa al momento de las entradas y salidas por ende se buscó la solución y estructuración del mismo organigrama para una mejora y que ya no hubiera conflicto entre trabajadores y todos los procesos de compras y ventas.
DIAGRAMA DE FLUJO
DIAGRAMA DE PROCESOS
Tipos de Entradas y Tipos de Salidas: Entradas
Ingreso de Materia Prima Sitio Web Solicitud del Pedido Datos del Pedido
Salidas
Grabar en el sistema de la página web, la orden de compra Facturación de la compra. Informe de confirmación de envío. Verificación de fecha de entrega del producto.
Tipo sistema de información
Sistema de Procesamiento de transacciones (TPS): El Transaction Processing se ocupa en almacenar y procesar la información referida con las transacciones comerciales y las operaciones de la empresa Textiles H & A, Lo cual será de mucho beneficio para la empresa para mayor Productividad en las ventas de la empresa.
Hardware
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