Dinámica de grupos Técnicas de organización de eventos
Oswaldo Ortega
Catalogación en la publicación - Biblioteca Nacional de Colombia Ortega, Oswaldo Dinámica de grupos : técnica de organización de eventos / Oswaldo Ortega. -- 1a. ed. – Bogotá : Ecoe Ediciones, 2016. 151 p. – (Ciencias empresariales. Management) “Incluye: Las normas en la dinámica de grupos y su clasificación. Técnicas abiertas, cerradas y de soluciones grupales de problemas. Blogs, RSS y redes sociales como herramientas modernas en la dinámica de grupos.”. -- Contiene bibliografía. ISBN 978-958-771-356-5 -- 978-958-771-357-2 (e-book) 1. Dinámica de grupos 2. Reuniones I. Título II. Serie CDD: 302.3 ed. 23
CO-BoBN– a981998
Colección: Ciencias empresariales Área: Management
© Oswaldo Ortega
Primera edición: Bogotá, mayo de 2016
© Ecoe Ediciones Ltda. e-mail:
[email protected] www.ecoeediciones.com Carrera 19 # 63C 32, Tel.: 248 14 49 Bogotá, Colombia
ISBN: 978-958-771-356-5 e-ISBN: 978-958-771-357-2 Dirección editorial: Andrés Delgado Transcripción de textos: Mireya Martínez Coordinación editorial: Angélica García Reyes Corrección de estilo: Camilo Moreno Diagramación: Yolanda Madero Revisor - Ilustrador: Ing. MSc Alfredo Romero S.
Carátula: Wilson Marulanda Muñoz Impresión: La imprenta editores Av. El Dorado # 82 - 70 Prohibida la reproducción total o parcial por cualquier medio sin la autorización escrita del titular de los derechos patrimoniales. Impreso y hecho en Colombia - Todos los derechos reservados
Contenido Introducción Capítulo 1. Normas y dinámica de grupos Conceptos básicos sobre normas Clasificación de las normas por su origen Normas de aceptación Normas de éxito o logro Normas de autoridad Normas afectivas Clasificación de las normas según su expresión Normas formalmente establecidas Normas enunciadas Normas informales Complementos importantes Dinámica de grupos Normas prácticas sobre dinámica de grupos Clasificación de las técnicas de grupo Técnicas abiertas Técnicas cerradas Normas generales Capítulo 2. Técnicas abiertas Técnicas abiertas clásicas El simposio o simposium Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones El taller Antecedentes Definiciones Concepto
Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones La mesa redonda Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones El panel o coloquio Antecedentes Definición Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones La charla y la conferencia Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones El diálogo o debate público Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones La entrevista o interviú Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Preparación Desarrollo
Usos y aplicaciones La tertulia Antecedentes Definiciones Concepto Tertulias sociales Tertulias formales Metódica Preparación Desarrollo Uso y aplicación Técnicas abiertas de aplicación general La convención Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Usos y aplicaciones La jornada o encuentro Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Usos y aplicaciones El congreso y la cumbre Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones La ponencia y el ponente Capítulo 3. Técnicas cerradas Técnicas cerradas Reuniones de discusión Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo
Usos y aplicaciones Phillips 66 Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones El foro o forum Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones La comisión o el comité Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones El seminario Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones Círculos de calidad Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones Conclusión
Capítulo 4. Soluciones grupales de problemas Importancia e interés del tema La burocracia La adhocracía Modelos adhocráticos Ventajas y desventajas Solución de problemas en grupo Ventajas de las soluciones en grupo Desventajas de las soluciones en grupo Métodos usuales de solución de problemas Tormenta de ideas Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones Técnica del grupo nominal Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Uso y aplicaciones Técnica Delfos Antecedentes Definiciones Concepto Metódica Organización Desarrollo Usos y aplicaciones El grupo focal Antecedentes Sinonimia Conceptos Metódica Uso y aplicaciones Ventajas Desventajas El grupo de discusión
Consideración Definición Antecedentes Metódica Usos y aplicaciones Capítulo 5. La modernidad en las dinámicas de grupo Introducción Justificación Interés del tema Presentación Selección de técnicas y métodos modernos Grupos de análisis de resultados Título original Acrónimo Versión sugerida en español Conceptos esenciales Tipo de método Tiempo de realización Aplicabilidad Comunidades de prácticas Título original Versión sugerida en español Acrónimos Conceptos esenciales Tipo de método Tipo de realización Aplicabilidad Desconocida Ilegal Legitimada Apoyada Institucionalizada Comunidad global en línea Título original Versión sugerida en español Conceptos esenciales Tipo de método Tiempo de realización Aplicabilidad Eventos de contactividad Título original Versión sugerida en español
Conceptos esenciales Tipo de método Tiempo de realización Aplicabilidad Entrevistas de evaluación Título original Versión sugerida en español Conceptos esenciales Tipo de método Tiempo de realización Aplicabilidad Margen cognitivo Título original Versión sugerida en español Conceptos esenciales Tipo de método Tiempo de duración Aplicación Redes visuales de trabajo Título original Versión sugerida en español Conceptos esenciales Tipo de método Tiempo de realización Aplicabilidad Giras de exploración Título original Versión sugerida en español Conceptos esenciales Tipo de método Tipo de realización Aplicabilidad Herramientas para el conocimiento personal Comentario inicial Herramientas y programas sociales Blogs o weblogs Nombres Definición Características Wikis Nombres Definición Características
Tagged, Tagging o TIFF Nombres Definición Características RSS Nombre Definición Características Redes sociales en internet El mundo estadístico de las redes sociales Redes sociales de elevada cobertura Facebook Origen Definición Características YouTube Origen Definición Características Twitter Origen Definición Características Google+ Origen Definición Características Instagram Origen Definición Características LinkedIn Origen Definición Características Academia.edu Origen Definición Características El panorama de las redes sociales Bibliografía Acerca del autor
Lista de figuras Figura 2.1. Esquema de un simposio Figura 2.2. Esquema del área de un taller. Figura 2.3. Esquema de una mesa redonda Figura 2.4. Esquema de un panel o coloquio Figura 2.5. Esquema de una charla o conferencia Figura 2.6. Esquema de un diálogo o debate público Figura 2.7. Modalidades de entrevistas Figura 2.8. Distribución en un plató de los participantes en una tertulia formal Figura 3.1. Esquema de una reunión de discusión Figura 3.2. Esquema de una reunión Phillips 66 Figura 3.3. Esquema de un foro Figura 3.4. Esquema de un comité o comisión Figura 3.5. Esquema de un seminario Figura 3.6. Esquema de un círculo de calidad Figura 4.1. El modelo burocrático Figura 4.2. El modelo adhocrático Figura 4.3. Modelo de organización plana, lineal o achatada Figura 4.4. Modelo de organización matricial Figura 4.5. Modelo de organización en cluster o racimo Figura 4.6. Modelo de organización en reloj de arena o de Mintzberg Figura 4.7. Modelo de organización circular Figura 4.8. Modelo de organización de alto desempeño
Introducción Una experiencia personal Resultará obvio para el lector que cuando alguien, como es el caso de quien escribe esta obra, decide organizar sus ideas y pareceres, y escribirlos en forma racional y estructurada, es porque tiene una motivación subyacente y el deseo de plasmar en letras, cuadros y figuras una serie de declaraciones científicas o técnicas y legarlas a quienes tengan necesidad de ellas, empleándolas luego de manera provechosa para la sociedad en general o para un grupo particular de ella. Durante un momento de su desempeño profesoral el autor vivió una experiencia particular: un día fue requerido su apoyo para ayudar a un grupo de estudiantes avanzados de pregrado en Administración a organizar y realizar un evento académico. Así, ellos le plantearon sus ideas acerca del mismo. Los alumnos responsables del evento deseaban reunir a un grupo de especialistas y conocedores del sector agrícola para que les hablaran sobre el papel que podría jugar un licenciado en Administración, tanto en el mencionado sector (visto desde el punto de vista macroeconómico) como en las actividades diarias de las explotaciones agrícolas (en agricultura, ganadería, pesquería y forestería) y en los establecimientos agroindustriales y agronegocios. El autor se entusiasmó con tal iniciativa y de buen grado aceptó comprometerse con el proyecto y brindarles su respaldo en tres aspectos definidos: elaborar un temario genérico, amplio e ilustrativo; procurar ubicar a personas destacadas que estuviesen enteradas de los conceptos básicos de cada tema seleccionado; y establecer algunas pautas sobre la logística preparatoria del evento. Todo marchó a pedir de boca. Los organizadores del evento informaron a los demás alumnos participantes sobre estos pormenores, incluyendo también al profesor responsable de la asignatura, quien, por lo demás, había asignado este trabajo al grupo de marras, ya que constituía el inicio del respectivo período académico. Poco tiempo después, los alumnos organizadores le presentaron un plan de trabajo para que lo revisara y les hiciera llegar su opinión y observaciones. Al autor de esta obra, quien fungía de asesor, todo le pareció adecuado y detallado, excepto el título del evento. Los alumnos organizadores lo habían titulado “Seminario: el papel del licenciado en Administración en el sector agrícola”.
El autor objetó la presencia de la palabra “seminario” en el título del evento. A su juicio, elementos como la temática abordada (diversa pero conexa), el objetivo perseguido (divulgativo e informativo), la estructura del programa (en un solo día, en dos sesiones: matutina y vespertina) y la ausencia de un resumen conclusivo al término del acto, no concordaban en modo alguno con lo que técnicamente es un seminario. Como contrapropuesta a su observación básica, el autor le sugirió a los organizadores que emplearan otras identificaciones del evento, tales como “ciclo de charlas…”, “simposio…” o “programa de extensión…”. Así, el autor tuvo la oportunidad de explicar a los organizadores las razones de su insinuación, ofreciendo breves interpretaciones sobre la conceptualización y alcance de los vocablos ofrecidos. Ellos aceptaron de buen grado la objeción planteada y decidieron acoger la palabra “simposio” por considerarla más pertinente respecto a sus intenciones. Lamentablemente, en una posterior revisión del mismo plan de trabajo, el profesor de la asignatura fue renuente a aceptar el cambio del nombre del evento e insistió (y casi obligó) a llamarlo “seminario”. Fue patente para los involucrados en la organización del acto, la aparición de una seria disyuntiva: ¿a quién hacerle caso: al profesor de la asignatura o al asesor consultado? Enterado el autor de esta discordia denominativa, optó por tomar el camino que le resultaba más dificultoso y delicado: abordar al colega profesoral y presentarle los mismos argumentos que mostró a los alumnos organizadores. Pudo escoger una vía más simple y expedita: hacer mutis en el tema y callar lo que consideraba. Pues no se trataba de un error o falla, sino de un justificado desconocimiento de los conceptos cardinales de la dinámica de grupos. La decisión tomada involucraba un posible cruce de ideas y prejuicios entre profesores que, de no estar bien canalizado, podría generar roces y resquemores personales. El apoyo bibliográfico fue crucial y determinante. La razón argumentada y evidenciada dio los frutos esperados: el colega profesor aceptó de buen grado el cambio y con amabilidad manifestó que “todos los días algo nuevo se aprende”. Finalmente, el evento se llamó “simposio”. Propósito académico La vivencia relatada en los anteriores acápites quedó sembrada en la mente del autor. A partir de ese momento supo que, en alguna de las siguientes etapas de su trabajo profesoral en la educación superior o de sus labores de consultoría y asesoría administrativa y gerencial, tomaría un lápiz y varias cuartillas de papel y materializaría sus ideas sobre la dinámica de grupos, la correcta clasificación y caracterización de sus diversas modalidades prácticas y la guiatura acerca de su mejor aplicabilidad en variados ambientes humanos. El propósito de esta obra es ofrecer a los interesados en el tema (que se presume son muchos y variopintos) una guía para el conocimiento de las diferentes dinámicas grupales usadas en todo el orbe, una descripción de sus características y distintos consejos sobre la selección, organización, desarrollo y seguimiento de la dinámica más conveniente para los propósitos
deseados. Ámbitos de aplicabilidad La bibliografía conocida sobre dinámica de grupos no es muy extensa ni prolija, pero es muy rica en contenido y aplicabilidad. Es notorio que la humanidad desde tiempos inmemoriales ha encontrado en las reuniones la mejor manera de relacionar a los integrantes de cualquier sociedad o comunidad. No hay civilización ni grupo que no se reúna para discutir, debatir, deliberar, aprender, divulgar, conversar, enseñar, divertirse e incluso para adversarse. Toda actividad humana se inicia, desarrolla, evoluciona o desaparece en medio de una reunión, o evento, que está sujeta a unas normas y dinámicas que a veces son espontáneas y que, por lo general, se estructuran, dirigen y funcionan de acuerdo con un protocolo u orden establecido, convenido o reglamentado. Así, podría decirse que los seres humanos encuentran en las reuniones la manera de uniformizar las individualidades y sentar las bases para lograr lo que todos desean: el bienestar y la convivencia pacífica y enriquecedora. Desde una visión epistemológica, la dinámica de grupos es ambigua en su ubicación científica o disciplinaria. A juicio del autor, no hay un claro y definitivo emplazamiento de su naturaleza y contenidos. La generalidad de los autores consultados no lo han hecho, aunque sí han categorizado o al menos catalogado las diversas técnicas o modelos conocidos de dinámicas grupales. Se percibe que la tendencia es catalogar a la dinámica de grupos dentro de la Pedagogía o la Comunicación, campos que denotan su amplio uso y aplicación en los procesos de enseñanzaaprendizaje. Pero es evidente que en las Ciencias Sociales también hay un extenso terreno para su empleo. De hecho, entre las Ciencias Sociales como la Administración, Sociología, Antropología, Psicología, Comunicación, Derecho y Politología, el aprovechamiento de la dinámica de grupos es esencial para el desarrollo y conducción de los procesos humanos, técnicos y organizacionales inherentes a cada una de ellas. Pero lo declarado en los dos párrafos precedentes no obsta para que pueda concluirse este tópico, expresando que todas las demás artes, técnicas, disciplinas y ciencias que contienen otros elementos del conocimiento humano, también se sirven de la dinámica de grupos para el logro de sus finalidades. A los efectos de esta obra, puede establecerse que su contenido está dirigido a toda aquella persona, institución u organización que se reúna o que reúna a sus miembros e integrantes, respectivamente, para un fin determinado. Quizás esta sea la cualidad epistémica o característica metódica más importante y relevante de la dinámica de grupos: la universalidad de su uso y aplicación.
Así mismo, los pedagogos, administradores, gerentes, directivos, ejecutivos, consultores, asesores, instructores de cualquier arte, gremialistas, comunicadores sociales, promotores u organizadores de eventos, por mencionar algunos, podrán acudir a esta obra como material de referencia para sus tareas y actividades. Plan de la obra El párrafo anterior anuncia el criterio que siguió el autor para organizar y presentar el contenido de su trabajo. El sentido práctico y referencial fue el norte de su concepción. Por ende, la obra se dividió en cinco capítulos debidamente concatenados. El primer capítulo se titula Normas y dinámica de grupos, un material no incluido en los textos conocidos sobre dinámica de grupos, pero que resulta ser una suerte de apertura al tema central. Su inclusión obedece a una razón procedimental: no se puede conducir a un grupo humano sin que se hayan definido y divulgado las normas que regirán el comportamiento, tanto individual como colectivo. En las sociedades, las normas se conocen como leyes; en las organizaciones, las normas equivalen a las leyes sociales. Además, se incluye una referencia sobre las normas básicas de la dinámica de grupos y un resumen de la clasificación presentada por el autor para las técnicas incluidas en los dos siguientes capítulos. Las Técnicas abiertas se presentan en el segundo capítulo. Se denominan “abiertas” porque incluyen la presencia de una o varias personas ajenas a la organización, entidad o grupo que promueve u organiza la dinámica. Se detallan los aspectos particulares de cada una de las actividades, como los antecedentes, diversas definiciones, el concepto fundamental, la metódica en cuanto a organización y desarrollo, y sus usos y aplicaciones más conspicuos, junto con sus gráficas de ambientación. En el tercer capítulo se incluyen las Técnicas cerradas, las cuales se caracterizan por realizarse en el interior de las organizaciones o grupos, contando con la presencia de sus propios miembros. También se incluyen los mismos detalles anunciados para el anterior grupo de técnicas. En la gerencia moderna se tiende a desechar las decisiones burocráticas o personales, a favor de las decisiones grupales, por lo cual, en el capítulo cuarto de la obra, se aborda el tema de las Soluciones grupales de problemas con sus métodos más usuales y practicados que, como se observará, constituyen modalidades particulares de la dinámica grupal. La modernidad tecnológica también ha alcanzado a la dinámica de grupos, con las llamadas tecnologías de información y comunicación (TIC), las que a su vez han generado un interesante conjunto de técnicas y métodos que son presentados en el quinto capítulo de la obra bajo el título Reuniones por vías electrónicas. Algunas se desarrollan con naturalidad hoy en día, otras son propuestas bajo estudio y posible implantación. Además se comenta la evolución de las redes sociales que cada vez forman un entramado universal sin fronteras de comunicaciones personales, grupales y organizacionales. Al final se presenta una Bibliografía organizada por temas y sus autores en orden disciplinar y alfabético.
Capítulo 1 Normas y dinámica de grupos
Conceptos básicos sobre normas No es necesario insistir en el hecho de que las personas generalmente actúan en grupos, ya que responden a una característica esencial. La tendencia común es que las personas se junten y actúen coordinadamente, mientras que son pocos los que se desempeñan solos o aislados de los demás. Existen múltiples y diversas razones que impulsan a las personas a actuar grupalmente y, así mismo, son variadas las consecuencias que espontáneamente surgen de la interacción humana en un grupo y que indefectiblemente la condicionan. Estas últimas incluyen el liderazgo, las normas, los roles, el estatus personal y la cohesión. En relación con ellas, las normas constituyen un aporte muy interesante y rico en su contenido que debe ser analizado con más detalle, ya que de la definición de sus postulados se desprenden las bases conceptuales de lo que se llama dinámica de grupos o dinámica grupal, la cual, plasmada en técnicas y métodos, facilita la conducción armoniosa de las personas hacia el logro de objetivos, cuando interactúan entre sí en un mismo ambiente físico. Es importante destacar que las normas del grupo pueden ser vistas y entendidas desde dos puntos de vista que resultan complementarios entre sí: a. Normas colectivas: se entienden como las ideas organizadas y compartidas sobre lo que los miembros deben hacer, sobre cómo estas deben regular la actuación individual y qué clase de sanciones deben aplicarse cuando los comportamientos no coinciden con ellas. b. Normas individuales: comprenden las ideas y criterios personales sobre lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer en una circunstancia específica o particular. Así pues, a través de las experiencias y los intercambios personales, las personas aprenden que la importancia o validez de un acto no se halla en el acto mismo sino en el significado que el grupo le confiere. Por ejemplo, puede suceder que alguien realice un acto que crea que es una heroicidad, pero que su colectivo lo interprete como una temeridad innecesaria. Aprenden también que el significado de un acto puede cambiar de acuerdo con quien lo realice y en las circunstancias en que sea realizado.
Debe enfatizarse en que las normas se establecen y funcionan para regular las ejecutorias o acciones de un grupo de personas de tal forma que estas actúen de manera organizada. Además, regulan también las actividades particulares o diferenciadas de los miembros del grupo. Por ejemplo, si alguien del grupo debe trasladarse con regularidad a otro lugar para llevar o traer materiales o correspondencia, queda eximido de cumplir un horario preestablecido de llegadas y salidas, pero, no debe extralimitarse o abusar de tal prerrogativa. En casos especiales o justificados, las normas tienden a especificar determinadas conductas mientras que, por lo general, se limitan a definir una gama de conductas aceptables. En algunos momentos, se toleran transgresiones a las normas, mientras que en otros se establece un rango de variabilidades o tolerancias. Otro aspecto interesante es el establecimiento formal o informal de las normas. En el primer caso, hay una clara enunciación de la norma, bien por escrito u oralmente; en el segundo caso hay una tácita aceptación por todos; estas normas permanecen allí y se hacen manifiestas cuando son transgredidas. Por tanto, hay normas que son explícitas y otras que son implícitas en todos los niveles, que tienen efectos y consecuencias importantes para los sentimientos y conductas originadas en el grupo. Las normas están especialmente relacionadas con la disciplina personal y grupal. La disciplina implica obediencia y orden, por lo que puede decirse que representa el acatamiento voluntario y espontáneo a las normas y leyes que se establezcan. Una persona disciplinada será, por lo tanto, una persona que respeta las leyes, las cumple y no las trasgrede. Sin embargo, es conveniente aclarar que la disciplina grupal es la suma de los comportamientos individuales. De allí que la disciplina personal es voluntaria, no puede ser decretada u ordenada, es inculcada mediante los procesos de socialización. No puede ser impuesta salvo por medios compulsivos, impositivos y coercitivos. Una persona es disciplinada u organizada porque desea serlo y no porque se lo impongan. Si se emplea la fuerza para que cumpla con una norma que le desagrada o rechaza, la cumplirá, pero a la primera oportunidad la transgredirá. Solo hay dos tipos de organizaciones donde la práctica de obediencia permanente a las normas, y a los que las hacen cumplir, se refleja en una actitud de profunda aceptación de las órdenes, ya que prima el criterio de que estas se cumplen y no se discuten: las militares y las religiosas. En consecuencia, hay una clara y tácita separación entre los que mandan (superiores) y los que obedecen (subalternos). Los demás tipos de organizaciones deben enmarcar a sus miembros dentro de un conjunto de declaraciones, normas y reglamentos que marquen con claridad la diferencia entre lo permitido y lo prohibido, lo legal y lo ilegal, lo discrecional y lo normado. Será la mejor vía para establecer y preservar el sentido de disciplina personal.
Clasificación de las normas por su origen ¿Hay alguna manera de ordenar sistemáticamente y de establecer categorías que diferencien las normas? Diversos estudiosos de las Ciencias de la conducta han establecido categorías y
clasificaciones de las normas sociales o grupales que no son más que el reflejo de sus criterios personales, estudios, vivencias y ejercicios experimentales (Beckhard, 1973; Bergevin y Morris, 1964; Robbins, 2004). Hoy en día se piensa que las normas sociales que se implantan espontáneamente en los grupos y que son practicadas por sus miembros, pueden diferenciarse teniendo en cuenta las dimensiones que se establecen entre las personas. De allí que la clasificación que más se ha popularizado se describe a continuación.
Normas de aceptación Son aquellas que se establecen en razón de dos factores básicos: Familiaridad, parentesco o amistad: las cuales son de orden sentimental o vínculos de sangre. Estatus o posición: debido a relaciones de común interés como lo es el comercio, el trabajo, la sociedad, la política, entre otras. En el primer caso las normas tienden a durar más en el tiempo y hacerse profundas, permanentes y solidarias; en el segundo, son más transitorias y efímeras, ya que están fundamentadas mayormente en relaciones de poder, autoridad y circunstancias. Cuando hay complementariedad son normas fuertes, pero a medida que el poder se va desvaneciendo o desviando, las normas se debilitan y cesan.
Normas de éxito o logro Surgen cuando dentro del grupo alguna persona se destaca por sus capacidades (inteligencia, destreza, competencia) o sus cualidades (simpatía, amabilidad, honradez, confiabilidad) y cuando, de su relación con los demás, surgen normas que en gran medida son tomadas o calcadas de su conducta, ejemplos y creencias.
Normas de autoridad La capacidad para tomar decisiones y señalar cursos de acción a los demás (es decir, el ejercicio de la autoridad) establece normas entre quien las establece y quien debe acatarlas. Las normas variarán en función de las relaciones entre las partes. Pueden ser ilimitadas y flexibles (como las relaciones entre padre e hijo) o específicas y restringidas (como las de un instructor y sus alumnos).
Normas afectivas Se entiende que estas se estructuran con base en sentimientos comunes, recíprocos o antagónicos, que se expresan o se reprimen, entre las personas que participan en un grupo.
Muy por lo general este tipo de normas son las más frecuentes pero también las más reservadas ya que por su índole, las manifestaciones sentimentales personales no son bien vistas porque perturban, estorban y alteran las relaciones con los demás. Por lo demás, se entiende que la expresión general de sentimientos es impropio por lo que su manifestación queda reducida a la intimidad o a los subgrupos.
Clasificación de las normas según su expresión La siguiente clasificación se basa en la forma en que las normas son expresadas tanto dentro como fuera del grupo, y cómo son aprendidas (algunas con más facilidad y rapidez que otras). Están organizadas en cuatro categorías, las cuales se detallan en seguida (IUMPM, 1986).
Normas formalmente establecidas Son aquellas que se compilan y presentan en forma de códigos, reglamentos e instructivos, bajo la responsabilidad de una autoridad reconocida. La importancia de esta categoría radica en que las medianas y grandes organizaciones y empresas son las que con más frecuencia las emiten, conservándolas y revisándolas periódicamente. Por esto, con el transcurrir del tiempo, llegan a ser un cuerpo normativo coherente que forma parte de la cultura organizacional. Las normas se emiten para que sean cumplidas y respetadas; hacer lo contrario acarrea una sanción, la cual puede estar enmarcada dentro de un espectro o gradiente que varía desde una simple reconvención o amonestación (como sanción blanda) hasta el extrañamiento o separación del grupo (como sanción severa).
Normas enunciadas Si las normas no se incluyen en un código o reglamento (o no están formalmente redactadas), sino que son comunicadas oral y explícitamente pero son reconocidas y acatadas por los miembros del grupo. Ellas pueden resultar polémicas si la práctica de una norma formalmente establecida al parecer contradice lo que teóricamente se determinó; por ejemplo, si una norma formal no establece claramente que los empleados varones de una empresa deben vestir de alguna manera, pero la práctica hace que todos usen corbata, esta última resulta ser una “norma enunciada” porque no está implícita en las reglamentaciones vigentes. En la teoría legislativa se denomina a esta situación como “uso y costumbre”, lo que se considera como una de las fuentes tradicionales del Derecho.
Normas informales Todo grupo humano crea y acata, sin darse cuenta, un conjunto de normas informales, las
cuales no son más que conductas asumidas tradicionalmente, por ejemplo, el trato respetuoso hacia determinadas personas de la organización, bien por su jerarquía, edad, así como por su estatus personal. Un ejemplo ilustrativo se tiene en las salas de reunión, comedores, recibos, en donde no habiendo asignación previa de asientos, el puesto principal se reserva a la persona de mayor jerarquía, en tanto que los allegados se distribuyen a su lado.
Normas espontáneas o inconscientes Esta categoría está en relación directa con las normas formales, ya que surgen en la conciencia de los miembros del grupo como consecuencia de la adopción de aquellas. Unos pocos ejemplos ayudarán a comprender este tópico: los miembros de un grupo religioso pastoral no practicarán actos satánicos; un maestro no enseñará a sus pupilos a ser delincuentes; un entrenador deportivo no fomentará el uso de drogas estimulantes.
Complementos importantes El proceso mediante el cual un grupo presiona sobre sus integrantes para que se adapten a las normas, constituye un proceso de control social. Cuando las normas del grupo son aceptadas por cada persona, esta se integra al colectivo; pero si su conducta y expectativas no se asimilan a las grupales, la persona tiene varias posibilidades: Acepta las normas y se adapta. Logra cambiar la norma a su conveniencia. Continúa desadaptado y entra en una fase de angustia interna o de rebeldía evidenciada. Abandona voluntariamente el grupo. Para que cada norma sea satisfactoria y aceptada debe tener algunas características esenciales, debe ser: Justa y equitativa. Universal y no particular. Legalmente decretada. Ampliamente conocida. Explícita y completa. Oportuna y no circunstancial. Cuando estas características se cumplen, el camino está hecho; solo falta avanzar sobre él.
Dinámica de grupos
El tema de la dinámica de los grupos es bastante popular entre los pedagogos, comunicadores y gerentes, pero la práctica muestra que no se sabe lo suficiente como para que esta disciplina pueda ser empleada técnicamente y sacar de ella mayor provecho y utilidad. De esta manera sucede un fenómeno interesante: el maestro, comunicador o gerente percibe que la dinámica de grupos es importante, sin embargo, la usa y aplica inadecuadamente. Al no conocerla (y creer que la domina) incurre en errores y organiza actos y eventos que no llevan a resultados satisfactorios. Una revisión general del asunto permitirá a los gerentes, comunicadores y pedagogos conocer y aprovechar beneficiosamente este cuerpo de técnicas e ideas que les ayudará a progresar en la conducción exitosa de grupos humanos. La dinámica de grupos se asemeja a la Didáctica, una rama de la Educación que estudia el arte y las técnicas de la enseñanza, pero difiere de esta en que su ámbito es el grupo y no el individuo, como ocurre de manera tradicional en la relación maestro-alumno. A la dinámica de grupos se le puede llamar “la técnica de la enseñanza para equipos”. Son formas didácticas de estudio grupal que se basan en la actividad personal, la formación de sentimientos sociales y la realización de tareas asignadas por un coordinador o un instructor. Se distinguen porque los participantes generan entre sí un sentido de cooperación. Cuando las personas acuden a participar en una dinámica grupal por gusto y convencimiento, responden con interés y entusiasmo y sienten que aprenden algo útil. Por lo general, el grupo atiende globalmente las fases iniciales de la dinámica para luego dividirse en subgrupos y discutir entre sí el tema y, grupalmente de nuevo, llegar a una síntesis del tema estudiado mediante la discusión abierta y el consenso. La dinámica de grupos es una excelente vía de integración comunitaria, además de un eficaz procedimiento de educación social y de cooperación. Hay una decidida satisfacción en la participación, la comunicación y el intercambio, al contrario de lo que sucede en la escuela individualista, donde la preocupación pedagógica está centrada alrededor del rendimiento individual y haciendo que las tareas, los objetivos y planes sean impuestos por el maestro, quien considera que el punto central es el individuo dentro del grupo de estudio, por ello no siempre forma un grupo con sentido propio. Cuando el instructor, facilitador, comunicador o líder actúa en los grupos en consonancia con el sentido de su dinámica, actúa como miembro del grupo, formulando sugerencias, planteando interrogantes como los demás y asignando tareas a los participantes. Por eso, no considera que su papel relevante sea el de impartir conocimientos, sino el de ayudar a los demás a adquirirlos por sí mismos como forma de cubrir sus expectativas. Los estudiosos de la dinámica de grupos dicen que esta no puede ser entendida como un método didáctico. Lo que realmente comprende es un cuerpo de conocimientos teóricos que permite entender los fenómenos grupales, enriqueciendo sus componentes pedagógicos, del cual se derivan técnicas grupales que son eficaces para desarrollar métodos y tácticas de aprendizaje e interacción social o profesional (Morris, 1987; Quick, 1992; Schein, 1980).
Normas prácticas sobre dinámica de grupos Las investigaciones que se han realizado en el campo de la dinámica de grupos, demuestran que hay un conjunto de normas prácticas que facilitan y perfeccionan la acción de los grupos. A estas normas se les ha sacado provecho ya que de ellas se deriva lo que conceptualmente se llama “técnicas de grupo”, que son maneras, medios y procedimientos sistematizados de organizar y desarrollar la actividad del grupo basados en la teoría de la dinámica de grupo. El uso adecuado de estas técnicas de grupo permite activar las motivaciones personales y estimular la participación, junto con un mejor sentido de organización. Pero los empleadores de estas técnicas de grupo deben estar conscientes de que ellas tendrán el valor que le sepan otorgar las personas que las utilizan. Además, dependen de la habilidad y el sentido de oportunidad que posea el líder para adecuarlas a las conveniencias del momento. Son, en resumen, métodos para beneficiar a los miembros de los grupos y lograr sus objetivos, dándole a los dirigentes del grupo una estructura humana indispensable para lo que se desea lograr: la excelencia general. Resumiendo, las técnicas de grupo no deben ser confundidas con la dinámica de grupos. Esta última puede considerarse como una pluridisciplina ubicable entre las Ciencias de la conducta, la Pedagogía, la Administración y la moderna Comunicología, que se ocupa del estudio y la aplicación de la Didáctica al manejo de grupos y equipos en busca de un buen camino de actuación, especialmente en las organizaciones. Las técnicas de grupo son las diferentes formas, técnicas y esquemas que pueden utilizarse para lograr que las personas interactúen productivamente. Es conveniente destacar que una pluridisciplina es la reunión de varios conceptos, criterios y enfoques de diferentes ciencias o disciplinas afines. En ella no se integran sus procesos o tareas investigativas; se les asocia y entretejen. De esa manera, lo que se busca es establecer las mejores relaciones entre esos saberes en asuntos de común interés.
Clasificación de las técnicas de grupo A lo largo de la historia de la humanidad, los especialistas han diseñado y aplicado diferentes técnicas grupales que se han popularizado mundialmente. Esas tienen diferencias y características que las hacen útiles para determinadas circunstancias y grupos. Para que ellas puedan ser seleccionadas y aplicadas es necesario detallarlas, clasificándolas previamente entre aquellas técnicas que se desarrollan gracias a la presencia y participación de personas ajenas al grupo o equipo y aquellas que se celebran en la intimidad grupal. Partiendo de tal premisa, las técnicas de grupo pueden clasificarse para efectos de este texto, de la siguiente manera:
Técnicas abiertas Son aquellas donde el desarrollo de la técnica se basa en la participación de expertos o conocedores de un determinado tema, quienes informan u orientan a los miembros, pasándose luego a la discusión y análisis del mismo. Dentro de estas se encuentran: i. Técnicas de aplicación selectiva: El simposio o simposium. El taller. La mesa redonda. El panel. La charla o conferencia. El diálogo o debate público. La entrevista. La tertulia. ii. Técnicas de aplicación general La convención. La jornada. El congreso.
Técnicas cerradas Comprende el conjunto de técnicas cuyo desarrollo se realiza “puertas adentro”, con la participación exclusiva de los miembros del grupo, sin la presencia de personas extrañas al mismo. En esta categoría se encuentran las siguientes: Los grupos de discusión o reuniones. La Phillips 66. El foro o forum. La comisión o el comité. El seminario. Los círculos de calidad.
Normas generales Cada una de las técnicas de grupo que se estudian y detallan más adelante tiene su propio conjunto de reglas y particularidades, lo que no obsta para que se establezcan normas de índole general que las comprende a todas. Las más destacadas, sin que importe su orden de presentación, son las que se anotan seguidamente:
a. Siempre debe haber una actitud provechosa en los participantes. Cuando una actitud de competencia es la que prima, el grupo tiende a separarse, dividirse, ya que aparece el individualismo y se reduce la interacción. b. El director del grupo debe estar enterado de los postulados de la dinámica de grupos. Se equivocan los que creen que las técnicas de grupos son “recetas” o instrucciones; son métodos didácticos que requieren de un fundamento teórico y una práctica adecuada que armonice el criterio científico con la flexibilidad que se necesita cuando se coordina una actividad humana. c. Debe definirse con claridad el objetivo buscado cuando se aplica una determinada técnica. Todos, participantes y conductor del grupo o equipo, deben saber qué se proponen al seleccionar y aplicar una u otra metódica grupal. No se deben reunir para emplearla solo por hacerlo, o “para probar” o “porque sí”, sino inspirados en un interés común de hallar un resultado para el cual esa técnica es un buen instrumento. d. La participación activa es indispensable. Aun cuando el líder debe promover e impulsar la participación espontánea, todos deben tener conciencia de que el clima de trabajo debe ser creado por ellos mismos, independientemente de los estímulos externos que reciban o que se les prometa u ofrezca. e. La metódica adoptada debe respetarse en lo posible. Si bien las técnicas grupales son actividades humanas probadas y comprobadas, las variaciones en los métodos podrían ser contraproducentes, salvo que la experiencia del conductor o líder, o la madurez de los participantes, permitan intentar cambios o adaptaciones a las circunstancias. f. Las técnicas grupales deben ser suficientemente conocidas y sus riesgos evaluados con anticipación. Resultaría un fracaso, según la opinión de los expertos, que las técnicas sean usadas para experimentar con los participantes. No hay que perder de vista que la conducta humana y el comportamiento individual tienen la característica de ser impredecibles. g. Los participantes requieren de un ambiente de espontaneidad y cordialidad. Nunca podrían obtenerse resultados favorables o éxitos cuando los participantes deban actuar en un ambiente hostil, impositivo, agresivo, donde exista la posibilidad de ser reprendidos o de sufrir retaliaciones por sus omisiones o fallos. h. La amplitud personal, la equidad y la sinceridad son elementos básicos del comportamiento personal. Ningún participante debe sentirse obligado o hacer o decir algo inconveniente o tendencioso. El líder debe enfatizar que la limpieza de actuación de cada quien es lo legítimo. La lealtad a los valores y principios está por encima de las subordinaciones a otros. Algo que resulta fácil de entender, pero difícil —más no imposible— de practicar.
Capítulo 2 Técnicas abiertas
Técnicas abiertas clásicas Recuérdese brevemente que las técnicas de grupo que se encuentran en este grupo se caracterizan por: Participación abierta y directa de los miembros del grupo o equipo. Presencia de una persona ajena a los mismos. Por lo general se trata de un experto conocedor y experimentado en un tema, asunto o problema sobre el que ilustrará, orientará e informará a los demás. Detallando cada una de las técnicas incluidas en esta categoría, se esbozará una definición general de cada una, además, se esbozarán sus peculiaridades, desarrollo metódico y principales usos y aplicaciones.
El simposio o simposium 1 Antecedentes El vocablo en latín hacía referencia a la segunda parte de los banquetes que celebraban los griegos y romanos: luego de servirse la comida, los invitados se dedicaban a tomar bebidas dulces digestivas, a juegos de mesa o a conversar entre ellos sobre los temas de su agrado.
Definiciones Reunión de un grupo de personas especialistas para tratar un tema de su particular competencia. Desarrollo de un tema o problema, en forma sucesiva o alternada, por un grupo de expertos, ante un conjunto de personas interesadas en el mismo.
Concepto Bien sea que se desee obtener o divulgar información sobre un tema en cuestión, visto desde ángulos e interpretaciones diferentes, se puede recurrir a la organización de un simposio. Para ello se recurre a un grupo selecto de personas conocedoras de la materia, los cuales, de manera organizada y secuencial exponen ante el auditorio sus conocimientos o ideas, presentándole un panorama lo más completo posible. A ellos se les debe llamar expertos, especialistas o expositores. Es una técnica seria y formal, de buen nivel, donde cada expositor presenta en un tiempo equitativo su visión particular y sus puntos de vista sobre diferentes aspectos del tema central. En esto radica la importancia de la dinámica: presentar una visión amplia y lo más profunda posible sobre diferentes aspectos de un mismo tema.
Metódica Organización Elegido el tema, se deben seleccionar los expositores más apropiados, asequibles y con disposición. Pueden escogerse entre tres y cinco, teniendo como norte que cada uno pueda enfocar el asunto desde su propia concepción. Por lo cual, se tratará que no haya dos posturas idénticas entre los invitados, para evitar reiteración de información o discrepancias de criterios y enfoques. Es conveniente reunirse individualmente con los expositores para coordinar ideas, establecer la secuencia lógica de su intervención, reducir repeticiones o desviaciones, estimar el tiempo y asignarlo. Por razones de tiempos y distancias de su lugar de residencia o trabajo con respecto a la sede del simposio, podría resultar difícil o imposible una reunión previa al evento, lo cual puede resolverse de dos maneras: una es por vía escrita (mensajes, cartas, e-mail entre otros) u oral (conferencia telefónica o vía electrónica) o mediante una breve reunión justo antes del inicio del simposio, teniendo listo un proyecto de protocolo o agenda que será presentado a los expositores invitados.
Figura 2.1. Esquema de un simposio
Desarrollo El coordinador abre el acto, anuncia claramente la razón o necesidad del encuentro. Luego, define el tema a desarrollar, explica el procedimiento que se seguirá y presenta a cada uno de los expertos invitados. Estos pueden ser ubicados en una mesa sobre el escenario o bien podrían sentarse en asientos reservados en la primera fila del auditorio o confundirse con los demás asistentes. Luego, el presentador cede la palabra al primer expositor y lo invita a pasar al atril (si lo hubiese) o hablar desde su puesto en la mesa de invitados. Así, sucesivamente, a medida que vayan presentándose los expositores, se irá cediendo la palabra a los restantes expertos hasta agotar las intervenciones. Al llegar a este punto, es conveniente que el coordinador haga un breve resumen de los aspectos más resaltantes de cada exposición o podrá invitar a cada uno a que escuetamente resuma su exposición o criterio sobre el tema, permitiéndoles agregar, aclarar o comentar alguno que otro detalle. De manera controlada, especialmente en cuanto al tiempo, el coordinador puede permitir que los oyentes formulen breves preguntas a los expositores, global o individualmente; puede escogerse entre preguntas escritas u orales, pero siempre deben ser precisas y puntuales. Dependiendo de la cantidad de expositores y de la duración del evento, el coordinador puede considerar la posibilidad de segmentar el evento para permitir un breve descanso de los asistentes.
Usos y aplicaciones Es útil para obtener información ordenada, reciente y autorizada sobre una determinada materia, por lo general amplia y compleja. Los expositores, por ser especialistas o conocedores de algún aspecto específico de la materia estudiada, sirven para presentar un panorama amplio ya que no compiten entre sí para defender sus posiciones. Representa una manera rápida y segura de recabar información y abrir expectativas de investigación y profundización sobre determinados aspectos del tema. Permite confrontar puntos de vista propios para corroborarlos o rectificarlos ante la opinión de un conocedor del asunto. Es una buena manera de vincularse personal y profesionalmente tanto para los expositores como para los asistentes al evento.
El taller2 Antecedentes Por las características que presenta esta dinámica abierta, no es aventurado afirmar que su origen se remonta a las épocas primitivas y de los primeros siglos de la historia del mundo. En aquellas circunstancias el trabajo humano era exclusivamente artesanal y de ejecución manual. Como es sabido, la fabricación de bienes y las artes manuales estaban en manos de pocas personas, expertas por lo demás en tales artes y oficios, a los cuales se les llamaba “maestros”. Estas personas habían desarrollado una notable experticia en la producción de artículos y productos que tenían una descollante utilidad para las sociedades de entonces, que además servían para la oferta y prestación de diversos servicios de variada naturaleza. Los maestros estaban rodeados y asistidos por un conjunto de personas jóvenes interesadas y prestas a aprender un oficio para luego, a lo largo de los siguientes años, convertirse a su vez en maestros, como una suerte de generación de relevo. A estos jóvenes se les conocía como aprendices y estaban a la orden de su maestro. Incluso, se les otorgaban categorías según su grado de aprendizaje o nivel alcanzado. El proceso de enseñanza-aprendizaje, o sea, la transferencia de conocimientos y experiencias del maestro hacia los aprendices, se hacía de dos maneras. Una parte del proceso incluía la explicación de las razones y fundamentos conocidos del oficio o arte que se enseñaba; la otra parte, estaba constituida por trabajos prácticos progresivos en dificultad y esmero. Ambas actividades se realizaban en las instalaciones propiedad del maestro, las cuales se conocían como el taller.
Definiciones Reunión de un grupo de personas interesadas en aprender, mediante ejercicio prácticos,
algún asunto de su interés particular. Desarrollo de un proceso grupal de capacitación, adiestramiento y divulgación de conocimientos, el cual es conducido por un conocedor o experto en un asunto específico. Agrupación de personas interesadas en aprender y practicar determinados métodos y procedimientos relativos a un oficio o profesión.
Concepto En la actualidad, lo anotado en los antecedentes de esta dinámica continúa siendo valedero. Sin embargo, los modos se han adaptado a la realidad contemporánea. Esta realidad ha trascendido la finalidad primigenia del taller, la cual estaba circunscrita a los procesos de Adiestramiento o desarrollo de las habilidades manuales u operativas de las personas. Hoy en día, el desarrollo de las capacidades cognitivas o intelectuales de una persona, o los procesos de capacitación, también se hace en talleres. Por eso, cuando un grupo de personas que se ocupan de practicar un oficio o ejercer una profesión y desean aprender y practicar nuevas técnicas o métodos de reciente aparición, pueden concurrir a un taller. Allí se recurre a una persona conocedora y experimentada en el asunto, para que les informe sobre sus bases y peculiaridades, los adiestre y capacite formalmente. A esa persona se le conoce, por lo general, como “instructor”, ya que su función es la de instruir (capacitar) o enseñar (adiestrar) a los interesados, que serán conocidos como participantes (para la capacitación) o aprendices (para el adiestramiento). En el mundo de los deportes, tanto en los ambientes aficionados como en los profesionales, se emplea esta dinámica con el fin de desarrollar las habilidades y destrezas físicas de los deportistas; en este caso al taller se le denomina “clínica”. Es conveniente señalar que las clínicas no difieren conceptual u operativamente de los talleres, excepto en que se realizan en campos, estadios y canchas. El taller consta de dos sesiones. La primera es fundamentalmente expositiva o teórica, ya que en ella se exponen las bases conceptuales, legales o procesales del tema a desarrollar. La segunda es de orden práctico, lo cual se logra a través de los ejercicios, ensayos, pruebas, trabajos y juegos que deben realizar los participantes, bajo la guía del instructor. Es una técnica formal y de variados niveles de ejercitación, donde el interesado deberá desarrollar habilidades manuales, cognitivas o ambas, según sea el caso. Allí radica la importancia de la dinámica, ya que los talleres por sus particularidades, no exceden de uno o dos días de duración. Es una dinámica de amplia popularidad entre los interesados en ejercitar sus habilidades prácticas. Una variante de los talleres es la llamada “pasantía”. Esta actividad no puede catalogarse como dinámica de grupos, ya que se programa individualmente y su duración puede prolongarse durante varias semanas o meses. Además, si tuviera que ubicarse dentro de algún proceso formativo o de instrucción entraría en los programas de capacitación y adiestramiento
de aprendices, lo cual en algunos países tiene una base legal y es de carácter obligatorio. En resumen, una pasantía es la asistencia programada de una persona a un ambiente laboral en donde podrá imponerse de la práctica de tareas y actividades que le serán útiles cuando acceda al mercado de trabajo, sea este físico o intelectual.
Metódica Organización Definida la temática a ofrecer a los interesados, los organizadores deben seleccionar al instructor más conveniente y experimentado que tenga habilidades didácticas reconocidas. Cuando el número de participantes exceda el máximo aconsejable o la temática sea compleja y detallada, es conveniente que se seleccionen varios instructores auxiliares para la fase práctica del taller. Se dará por sentado que habrá un único instructor expositor quien también actuará como coordinador de los auxiliares. Dos aspectos son esenciales para realizar el taller: el primero es el espacio donde se celebrará. Deberá ser amplio, ventilado, iluminado, seguro, con facilidades de sanitarios, restauración y circulación de los participantes. Además, deberá ser accesible y ubicado en las cercanías de los servicios de transporte. El otro cariz importante es la dotación y el mobiliario. La dotación se relaciona con la disposición suficiente de los materiales de apoyo, artículos, instrumentos y equipos que se vayan a utilizar en la etapa práctica del taller. El mobiliario (sillas, mesas, mesones, pizarrones, pantallas, cartelera, por nombrar algunos) debe también ser suficiente como para acoger a cada participante, sin que alguien quede de pie o tenga que compartir un lugar con otra persona. Estas recomendaciones aplican tanto para los talleres de carácter práctico como para los de enseñanza teórica o metódica.
Desarrollo El coordinador del evento comenzará luego que constatar la presencia de todos los participantes registrados o invitados. No es conveniente, por obvias razones instruccionales, que algunos participantes se incorporen con rezago al proceso, en especial si la fase teórica inicial se ha iniciado. Luego, explicará el procedimiento a seguir durante el taller, entregará el programa horario, si previamente no lo hizo; además, presentará al instructor y sus auxiliares, si los hubiere. De inmediato cederá su lugar al instructor y se dedicará a supervisar otros aspectos del taller. El coordinador del taller podrá delegar algunas funciones logísticas y operativas a sus colaboradores, con la finalidad de que se atiendan y resuelvan con prontitud los imprevistos que surgiesen. No es necesario que se enumeren todos y cada uno de los aspectos que se deben enfrentar, pero es conveniente resaltar que toda dinámica de grupos resultará exitosa para el
ánimo de los participantes, si los beneficios sensoriales y cognitivos se logran sin improvisaciones, descuidos y desatención. Al finalizar el taller, el coordinador debe atender asuntos importantes como la clausura o cierre, la entrega de las constancias o certificados personales, el retiro y despedida de participantes, instructores y colaboradores. El desmontaje de los ambientes y salones, el retiro de materiales y equipos y la limpieza y reordenamiento del local será la última responsabilidad que cubra el coordinador y su equipo.
Figura 2.2. Esquema del área de un taller
Usos y aplicaciones Es útil para acceder a información reciente, actualizada y de inmediata aplicabilidad.
La experiencia y la capacidad técnica de los instructores pueden ser directamente aprovechadas. Permite la capacitación y adiestramiento en temas y asuntos específicos y puntuales con un bajo costo per capita. Amplía la cooperación y las relaciones entre los participantes y las organizaciones donde estos laboran. Facilita la vinculación profesional entre los instructores y las organizaciones. Ayuda a aumentar el capital humano e intelectual de los negocios y la solución de problemas o “cuellos de botella” administrativos y operativos.
La mesa redonda Antecedentes En la antigüedad, especialmente en la Edad Media, los caballeros, hidalgos y nobles, acostumbraban discutir los asuntos del reino sentados frente a sí, usando mesas o tablas redondas, cuya conformación les permitía verse las caras sin dar la espalda a los otros, salvo a sus acompañantes.
Definiciones Reunión mediante la cual un grupo de expertos, que sostienen puntos de vista divergentes u opuestos sobre un mismo asunto, discuten frente a público interesado en conocerlos. Grupo de personas versadas en determinada materia que se reúnen para confrontar sus opiniones.
Concepto Sobre un mismo tema pueden expresarse opiniones coincidentes o totalmente opuestas o divergentes unas con otras. Cuando las ideas se contraponen, se genera la posibilidad de analizarlas, en la medida en que los interesados comprendan la argumentación de los expositores y decidan luego aceptarlas o rechazarlas. El organizador, consciente de tales divergencias u opiniones, puede seleccionar o invitar a un selecto grupo de conocedores para que, frente a otros, definan y defiendan sus puntos de vista. La confrontación de pareceres permite presentar al auditorio una variada gama de opiniones de las cuales pueden tomarse elementos que eviten enfoques parciales o personales sobre el tema. Es una técnica formal que debe ser cuidadosamente organizada y manejada para evitar tendencias distractoras o polémicas estériles que afecten el objetivo deseado.
Metódica Organización A pesar de que el desarrollo de la mesa redonda parece de carácter espontáneo, el coordinador debe seleccionar cuidadosamente a los invitados u expositores. Debe tener claro que estos sean conocedores del tema, originales en sus planteamientos y lo suficientemente ecuánimes para actuar moderadamente frente a otros sin llegar a considerarlos como contrincantes o adversarios a los que debe neutralizar. Deben establecerse las reglas con anticipación, estando todos enterados del propósito del evento y de quienes también participarán. Se definirá el orden de exposición, la duración de cada intervención y las condiciones del debate. • Las maneras de establecer esto último, aplican de igual modo para el simposio en lo que a lejanía física o domiciliaria se refiere. Debe tratarse que las enemistades personales o la animadversión recíproca no esté presentes en el desarrollo del evento. Podría pensarse que, si no se logran garantías o seguridades de un buen comportamiento entre expositores polémicos o relativamente agresivos, se tome la decisión de excluirlos para asegurar un buen y provechoso debate.
Figura 2.3. Esquema de una mesa redonda
Desarrollo Ubicados los expositores en una mesa común, que no necesariamente debe ser redonda, el coordinador abre el acto anunciando la razón del evento, la importancia del tema y la diversidad de enfoques sobre el mismo, presentando a los expositores invitados. Luego cede la palabra al primero de ellos y luego va intercalando a los que proponen o defiendan puntos de vista contradictorios o divergentes, manteniendo prudentemente el
cumplimiento del tiempo acordado para las exposiciones individuales. Al finalizar, el coordinador deberá resumir las ideas principales que cada cual expuso, subrayando las divergencias más notorias que hayan sido planteadas. Lógicamente, a lo largo del desarrollo de la mesa redonda, el coordinador debe tomar nota de la propuesta conceptual de cada expositor o procurarse un resumen proporcionado por cada uno; pero, frente a todo evento, deberá mantener su neutralidad y ecuanimidad sobre el asunto. Si fuese necesario, el coordinador podrá otorgar breves momentos a cada uno de los invitados con el fin de que cierren sus parlamentos y resuman sus criterios o propuestas. Al final, por vía escrita u oral, algunos miembros del auditorio podrán formular preguntas que aclaren dudas o refuercen ideas, sin permitir que se extiendan más allá del tiempo prudencial o evitando que surjan diatribas o contiendas verbales que puedan tergiversar el objetivo del evento.
Usos y aplicaciones Es una manera sencilla de enterarse y confrontar diversas opiniones y criterios sobre un tema común, muchas veces producto de la percepción y análisis individual que se tiene o se desarrolla. Puede lograrse que los interesados actualicen sus conocimientos sobre algo que conocían de manera parcial e incompleta. La técnica propicia la existencia de opiniones polémicas pero respetuosas que ayudan a la creación de ideas y enfoques. No es recomendable usar la técnica si no hay divergencias entre los expositores, ya que, evidentemente, se corre un alto riesgo de caer en monotonía conceptual. Escuchar opiniones encontradas sobre temas que se prestan a controversia ayuda a formar opiniones y argumentos sólidos.
El panel o coloquio3 Antecedentes Al parecer, esta técnica se originó en los conventos y universidades medievales cuando los monjes, los eruditos y los letrados se sentaban unos en frente de otros, cada cual en su cubículo de estudio, y discutían entre sí sobre algún asunto de interés, mientras los demás respetuosa y silenciosamente los escuchaban discurrir y conjeturar sobre sus hallazgos y estudios.
Definición Grupo de especialistas que discuten entre sí un tema común en forma de diálogo espontáneo frente a un auditorio.
Grupo de personas que discuten un asunto en público, sin que necesariamente haya de llegarse a un acuerdo.
Concepto Como en las dos técnicas anteriores, el panel se circunscribe a un grupo de expertos y conocedores de un tema que discuten y conversan entre sí; la diferencia básica con el simposio y la mesa redonda está en la informalidad y espontaneidad con la que se desarrolla el evento, mientras que en las otras dos hay un ambiente más formal y estructurado. Podría decirse que el panel o coloquio es como una conversación entre amigos frente a terceros. En el panel, los expositores (a los cuales se les llama panelistas) no discursean, ni exponen gravemente, ni hacen uso de un turno de palabra, sino que hablan e improvisan entre sí, usando un lenguaje más abierto y fluido, a veces coloquial, que resulta en una interacción personal más espontánea y franca, lo cual no impide que el tema sea tratado de manera seria, técnica y racional. El coordinador del evento debe actuar como moderador, es decir como una persona que presente a los panelistas e intervenga para ordenar la conversación, controlar el tiempo, intercalando preguntas que dirijan el debate y permitiéndose incluso, dejar colar sus opiniones y comentarios. Para el interesado en este tema será fácil descubrir que la mayoría de los programas de opinión de la televisión, son manejados con esta técnica grupal.
Metódica Organización El organizador selecciona las personas que habrán de intervenir en el panel procurando que estas sean expertas en el tema, que aporten ideas o criterios válidos y útiles, que enfoquen globalmente el asunto mostrando habilidades para analizar y sintetizar con juicio y sobre todo, que se expresen fluidamente. De vez en cuando un toque de humor o jovialidad servirá para amenizar el evento. Es siempre conveniente que a los panelistas se les trace un rumbo a seguir, se delimite el alcance de la dinámica basándose en los objetivos y se les solicite precisión y espontaneidad.
Desarrollo El moderador ubicará a los panelistas de manera informal y abierta, frente al público. Los presentará individualmente y destacará la razón de su comparecencia y la organización, escuela, tendencia o criterio que lo respalda. Luego de los comentarios, el moderador formulará la primera pregunta precedida de un breve bosquejo sobre la necesidad de debatir o ilustrar un determinado asunto. Podría decidirse que la primera pregunta sea respondida o comentada por alguien en
particular, en razón de su suficiencia, antigüedad o experiencia, o bien por otro panelista que desee iniciar el diálogo. El moderador debe mantener la fluidez de la conversación, intercalando comentarios, haciendo nuevas preguntas, confrontando pareceres, solicitando respuestas de otros panelistas, centrando o desviando el tema, pero manteniendo (como se ha señalado para otras técnicas) una evidente neutralidad de opinión. Antes de vencerse el plazo general, algún panelista o el moderador debe presentar un resumen o conclusión que englobe los enfoques y las opiniones más relevantes. En algunas ocasiones, la dinámica puede finalizar con la intervención del público mediante preguntas dirigidas al grupo o a un panelista en particular. También pueden retirarse estos y comenzar un debate o intercambio de ideas entre los asistentes interesados.
Figura 2.4. Esquema de un panel o coloquio
Usos y aplicaciones Básicamente el panel se usa para la discusión de temas de interés público general. Esta técnica permite que ciertos temas sean un factor que fomente la escucha de las opiniones de los expertos, estos, a su vez, deben ser amenos y hábiles, estar bien informados y gozar de apreciable credibilidad. La espontaneidad y la cordialidad de los panelistas será proporcional al interés del auditorio: panelistas aburridos, repetitivos y lentos, tienden a ser rechazados y crear distracción y desidia en el público. Conviene emplear el panel ante numerosas personas maduras e interesadas en la cuestión, con las cuales ya se hayan practicado otras técnicas de grupo más rígidas y estructuradas como las precedentes.
La charla y la conferencia4 Antecedentes Posiblemente sea la técnica de grupo más antigua y usada en la historia de la humanidad. Desde los más remotos tiempos las personas han recurrido a ellas para expresar de viva voz sus creencias y sentimientos. Se considera que es la forma más frecuente de comunicación que se emplea: la oral.
Definiciones Disertación en público sobre alguna cuestión. Conversación entre personas, donde cada una de ellas expone largamente su criterio u opinión ante los demás. Lección dada por alguna persona sobre un tema determinado.
Concepto La charla o la conferencia es un evento grupal en el cual una persona, reputada como conocedora de algo, dispone de un tiempo dado o limitado para disertar, enseñar, orientar u opinar sobre un tema. A esta persona se le conoce como charlista, conferencista, conferenciante o expositor. Las características fundamentales de esta técnica son tres. En primer lugar, el protagonista de la misma es el charlista o el conferencista, a quien expresamente se invita a conversar, coloquial o académicamente, ante un auditorio. En segundo lugar, se asume que esa persona es conocedora de la materia y no un aficionado o especulador. Por último, es una técnica formal, estructurada y protocolar. Por lo tanto, la charla o la conferencia tiene un resultado clásico y esperado: el conocimiento e ilustración que reciben las personas que oyen al conferencista o al charlista. Su presentación o exposición se entiende como un singular acto de enseñanzaaprendizaje informal que gira alrededor del expositor, del cual se espera el mejor y más depurado conocimiento. Sin embargo, a pesar de que esta dinámica se titula bajo dos vocablos alternativos, pueden establecerse tres interesantes diferencias procedimentales entre una conferencia y una charla. La primera se refiere a la rigurosidad académica o temática: la segunda, por lo general, puede referirse a un tema conocido, ligero, práctico y de carácter divulgativo o motivador. La temática de la conferencia es científica, estructurada, para mostrar los resultados investigativos, o para proponer o generar una teoría poco o nada conocida, por lo que su carácter es conceptualmente creativo o informativo. La segunda diferencia se relaciona con la participación del público. Al final de la charla los
asistentes pueden formular preguntas, hacer comentarios o relatar vivencias y experiencias, atendiendo el orden y el modo que el moderador pueda haber establecido. Por lo general, en las conferencias no se estila la intervención de terceros luego que el conferencista haya finalizado su exposición. La tercera diferencia estriba en el tipo de evento que se programe para acogerlas. Conociendo las dos anteriores características, es obvio que las charlas resultan más adecuadas y provechosas para las jornadas de actualización, divulgación, simposios y reuniones gremiales, técnicas y profesionales. Por otra parte, las conferencias son más apropiadas para las convenciones, las jornadas científicas, los congresos académicos, temáticos, científicos, tecnológicos, políticos o programáticos, tanto en ambientes regionales como nacionales o internacionales.
Metódica Organización Debe existir una razón suficiente para organizar una charla o una conferencia. Invitar a un charlista o conferenciante y convocar a un auditorio para atender temas intrascendentes, anacrónicos o fatuos, resulta terriblemente contraproducente para todos. Si se da lo indicado anteriormente, debe ubicarse entonces la ocasión y el lugar, alineándolos con la disponibilidad del conferencista, si es un evento aislado o particular. Cuando se trata de eventos generales y abiertos, se debe precisar con el charlista un programa preestablecido con algún grado de flexibilidad en cuanto al día y hora de su exposición. Toda persona a la cual se invite para dictar una charla o conferencia debe poseer reputación y antecedentes meritorios. Invitar desconocidos, aventureros o ingeniosos no produce dividendos sino fracasos. La organización debe ser completa y precisa: persona, tema, lugar, día, hora, son los tópicos más importantes que deben definirse. Luego se puede proceder a la divulgación y promoción de la charla o conferencia. Hacerlo, sin tener asegurado lo anterior, es transitar hacia la improvisación y el fracaso. El contacto con el charlista o conferencista debe incluir una revisión de los objetivos a lograr, el tipo y la categoría del auditorio, el grado de profundidad de la charla o conferencia y el pacto de los honorarios personales y los gastos que deben cubrirse. Es usual que el invitado los devengue por el trabajo que está detrás de la charla o conferencia, los materiales o informes que debe aportar y sus gastos de traslado, manutención y estadía.
Desarrollo El local debe estar acondicionado para albergar con comodidad a los oyentes y recibir al charlista o conferencista, también debe incluir equipos de iluminación, de sonido, de
ayuda visual, un atril y una mesa. El presentador o moderador, es decir, la persona que se encarga de interactuar entre el auditorio y el invitado, debe estar provisto de un resumen curricular del invitado, a fin de leerlo. Luego hará un breve comentario sobre su trabajo y el tema que abordará; finalmente lo invitará a tomar la palabra. El desarrollo de la charla o conferencia se hace bajo un ambiente serio, disciplinado y de atención del público, por lo que el moderador o presentador, tendrá que estar atento a detalles de última hora o de satisfacción de alguna necesidad momentánea. Si hay un tiempo preestablecido de duración de la conferencia o charla, el moderador hará una discreta señal (previamente convenida) al expositor, hará sonar un timbre o le mostrará disimuladamente su reloj o una tarjeta de color resaltante. Luego de finalizada la exposición, el moderador agradecerá al expositor su discurso y, en el caso de las charlas, invitará a los interesados a formular preguntas, ya sea escritas u orales, además, guiará el desarrollo de esta parte del programa, Al final, el moderador reiterará el agradecimiento al charlista o conferenciante y al público destacando el cumplimiento de los objetivos y las metas. En ocasiones, especialmente si se trata de congresos, jornadas o eventos abiertos, los directivos u organizadores acompañan al charlista o conferenciante en el escenario mientras usa el atril para su disertación. Sin embargo, también se suele ofrecer todo el escenario para su presentación, por lo cual los demás se retirarán hacia el auditorio. Lo primero no es aconsejable: la presencia de autoridades y personas en el escenario durante la exposición, los convierte en elementos distractores para los asistentes; basta que alguno de ellos se levante, hable o le susurre a su vecino, consulte una nota o manipule su teléfono móvil para que las miradas se dirijan hacia él.
Figura 2.5. Esquema de una charla o conferencia
Usos y aplicaciones Son eventos grupales de alta seriedad y circunspección por lo que se usan para la presentación adecuada de ideas, proyectos, programas, hallazgos y resultados de investigaciones y divulgación del conocimiento y los saberes. Su amplia capacidad de convocatoria y generación de expectativas las convierte en unas técnicas usadas para afirmar conceptos, fijar criterios y conocer y adoptar nuevos esquemas y conocimientos. No debe abusarse de la constancia de su uso. Un excesivo número de conferencias o charlas, una alta frecuencia de estas en poco tiempo, logran un efecto contrario: la ausencia deliberada del público. El éxito de estos eventos se asientan sobre tres bases: una temática interesante, un expositor de calidad y un ambiente adecuado.
El diálogo o debate público Antecedentes Esta técnica también es conocida como diálogo público5. Originalmente el debate o diálogo fue un género literario alegórico muy común en la Edad Media. Aunque inicialmente era escrito en verso, luego pasó a ser desarrollado oralmente: consistía en una controversia entre dos personajes que recurrían con sus alegatos ante una instancia superior. Usualmente los temas eran didácticos, amorosos, religiosos o de honor y se usaba con mucha frecuencia en el interior de las cortes y los palacios reales a manera de actividad social, diplomática o cultural. Luego, con el transcurrir del tiempo, el debate o diálogo se vino literariamente a menos y pasó a ser un elemento moderno de dinámica grupal que tiene sus propias peculiaridades y aplicaciones.
Definiciones Conversación entre pocas personas, realizada ante un auditorio, sobre un tema desarrollado conforme a una agenda prevista o concertada, presentando cada cual sus opiniones y criterios. Controversia o discusión entre pocas personas sobre temas en los cuales puede haber discrepancia de opinión. Coloquio o charla entre dos personas que alternativamente manifiestan sus ideas o afectos. Discusión entre personas en la cual se busca llegar a un avenimiento o punto común de interés.
Concepto
Como podrá deducirse de las definiciones anotadas, el diálogo o debate público tiene tres elementos distintivos: un tema o un temario previamente definido, dos o pocos participantes, a los cuales se les llama dialogantes, conocedores de lo que conversarán y una interrelación entre ellos a manera de diálogo público. El debate trae al auditorio un círculo de información, actualización y puntos de vista que resultan importantes. Permite obtener datos de dos o varias fuentes alternantes a la vez, cuyos enfoques pueden ser contrastantes o polémicos, lo que provoca en los asistentes del debate un proceso de análisis y reflexión que mantiene la atención de todos. El diálogo que se entable puede desarrollarse bajo un ambiente de informalidad o de formalismo, según el carácter y estilo de los protagonistas, pero debe procurarse que sea mantenido un nivel que satisfaga las expectativas, con dinamismo, orden y seguridad en las intervenciones.
Metódica Organización Cuando se organiza un diálogo o debate público, debe escogerse con propiedad a los actores del mismo, por su conocimiento, capacidad e importancia personal. El tema debe ser ampliamente divulgado, sobre todo si es de interés o actualidad. Es conveniente que los dialogantes se reúnan para que, junto con el moderador, organicen y estructuren el desarrollo del debate, los tópicos a tratar, la secuencia de las intervenciones y su duración y el uso de material audiovisual de apoyo. El escenario debe disponerse de manera que ellos estén colocados frente a frente pero levemente orientados hacia el auditorio, en tanto que el moderador se sitúa entre ellos para dirigir el diálogo, concediendo la palabra alternativamente o llevando la relación de los temas. Por lo general se pacta o establece una duración para cada intervención en igualdad de tiempo, con fases preestablecidas de apertura, desarrollo y cierre de las exposiciones individuales.
Desarrollo El local debe estar dotado de buena iluminación y sonido para permitir la fluidez de la conversación y atraer la atención de los oyentes. Al inicio del diálogo, el moderador presentará a los dos invitados (o a todos, si hubiesen más de dos) identificará el tema y destacará la importancia que este tiene para las personas o la organización patrocinadora. Cede luego la palabra a aquel dialogante que le corresponda iniciar el debate, otorgándole el tiempo estipulado de antemano. Cumplido este, anunciará la finalización de la primera exposición y otorgará el turno al otro expositor. La atención del cumplimiento del tiempo puede hacerse por vía de una discreta palabra, haciendo sonar un timbre o campanilla o encendiendo una luz de
lámpara. El moderador debe estar atento a que los dialogantes no entren en divagaciones o estrategias retóricas, recordando que el debate no es una entrevista sino un diálogo concertado. Luego de transcurrido el tiempo, el moderador invitará a los expositores a cerrar sus parlamentos con un breve resumen de sus puntos de vista. No es usual que el público formule preguntas o comentarios, pero si las circunstancias lo permiten o aconsejan, puede ofrecerse un breve período de intercambio. Esta apertura participativa debe reglamentarse en busca de la brevedad de las preguntas formuladas y de la precisión de las respuestas ofrecidas.
Figura 2.6. Esquema de un diálogo o debate público
Usos y aplicaciones Basta que los expositores conozcan del tema y que sepan expresar verbalmente sus ideas para que el debate sea una técnica de grupo que atraiga el interés. Es de provecho para tratar temas áridos o altamente conceptuales, o por el contrario, temas generales y atrayentes; esa es la razón del porqué los debates de intelectuales y políticos son tan solicitados y esperados por el público. En forma amplia, el diálogo funciona cuando se desea obtener información de primera mano, actualizada y aprovechable. Hay que usarlo con discreción porque puede resultar monótono para un mismo público.
La entrevista o interviú6
Antecedentes Hay quien opina que la entrevista es “un discurso obligado”. Cuando una persona, de manera espontánea o improvisada, expone de viva voz sus pareceres ante los demás, se habla de un discurso; por otra parte, cuando esta habla como resultado de un interrogatorio al cual es sometida por alguien más, se refiere a una entrevista. Es una forma oral de comunicación tan antigua como la civilización: cuando alguien contesta las preguntas de otros, se convierte en un entrevistado, dentro del proceso que se enuncia en este párrafo. Siempre ha existido la entrevista como mecanismo de interrelación personal. De hecho, ha evolucionado tanto que los comunicadores sociales la usan a diario, pues es la vía más común de generar, transmitir, analizar y sintetizar las noticias, es decir, el relato del acontecer diario de la humanidad. A quién usa esta técnica se le llama entrevistador y es quien lleva la pauta interrogativa.
Definiciones Proceso comunicacional mediante el cual una persona es interrogada por otra sobre un tema prefijado. Reunión o cita de una o más personas en un lugar determinado para tratar sobre algún asunto. Reunión que sostiene un periodista o comunicador con otra persona para recoger directamente sus impresiones u opiniones sobre una determinada cuestión y publicarlas luego.
Concepto En una entrevista concurren tres elementos fundamentales: un tema trascendente, un entrevistado (quien expresa libremente sus pareceres) y un entrevistador (el cual formula preguntas e interroga). Debe aclararse que una entrevista no es exclusivamente una relación entre estos dos personajes, pueden presentarse combinaciones plurales: un entrevistado y varios entrevistadores, o bien varios entrevistados y un solo entrevistador. Estas no son más que variantes de la misma técnica. Cualquiera que sea la combinación, la entrevista es un interrogatorio formal hacia una persona o grupo que se reputa como experto y conocedor, o que al menos, está habilitado para opinar, enseñar, criticar u orientar a los demás. Cuando en una entrevista concurren dos o más entrevistadores y dos o más entrevistados, a esa modalidad se le denomina tertulia, cuyas características se desarrollarán más adelante. Pero no solo es eso, el papel del interrogador es esencial e importante ya que le corresponde sacar y obtener del entrevistado el mayor cúmulo de noticias y opiniones. Es quien lo orienta, estimula u obliga a referirse a aquello que el grupo desea conocer, pues debe estar enterado de
las tendencias y necesidades que se tengan sobre el tema.
Metódica Preparación Luego que se ha seleccionado la persona o personas que se entrevistarán, se designa al entrevistador el cual ha de ser cordial, seguro, oportuno, mentalmente ágil y, sobre todo, actualizado. El entrevistador sondeará al grupo para conocer la necesidad de información, su profundidad y su interés general o tendencioso. Esto le permitirá diseñar su estrategia y orientar la dinámica interrogativa, la cual, como se dijo, es de su plena responsabilidad. El lugar no ha de ser necesariamente formal; las circunstancias hacen que la informalidad sea el ambiente más adecuado para realizar la entrevista o que la rigidez de un set o plató sea más propicia. Como se dijo, las circunstancias darán la pauta a seguir. No hay que olvidar que si hay combinaciones plurales, el ambiente y el escenario se diseñarán en función de este elemento, de manera que los actores de la entrevista estén cómodos, seguros y abiertos.
Desarrollo Satisfechos los elementos preparatorios que se anotaron, debe comenzar la entrevista con una presentación, explicación y motivación para el auditorio. En ocasiones, el presentador puede actuar antes de empezar la entrevista. Esta debe iniciarse sin preámbulos, mediante una primera pregunta amplia sobre el tema; luego vendrá lo demás. Pero, sobre todo es importante matizar la entrevista con preguntas o comentarios audaces, difíciles o comprometedores. El entrevistador no se debe contentar con respuestas simples (“sí”, “no”, “a lo mejor”, “tal vez”) y debe lograr una mejor y más amplia respuesta; en otro sentido, debe provocar una explicación que abunde en detalles e ilustre al auditorio. El entrevistador debe abstenerse de lucirse u opacar al interrogado. Además de ser de mal gusto, es una “agresión disimulada” que pudiera alterar al invitado e inhibirlo en sus respuestas, lo cual sería fácilmente percibido por el público. Agotado el tema o cumplido el tiempo previsto, el moderador, interrogador o entrevistador, cerrará la dinámica de manera elegante, dejando abierta la posibilidad de la despedida de parte del invitado. Por razones obvias, la técnica no permite preguntas o comentarios del público en los sets o estudios donde se desarrolla el evento. En la actualidad las redes sociales permiten que los oyentes o televidentes a distancia pueden formular preguntas o expresar sus opiniones sobre los temas o los entrevistados, lo que debe ser administrado por el moderador o entrevistador con pulcritud y ecuanimidad.
Figura 2.7. Modalidades de entrevistas7
Usos y aplicaciones Otras de las técnicas de grupo que se estudiaron con anterioridad, resultan más adecuadas para presentaciones directas al público; esta es más amplía y masiva. Por lo tanto, la entrevista se usa con mayor frecuencia en programas o estaciones de radio y televisión y en escenarios públicos, ya que tienen mayor cobertura y audición. Esto quiere decir que su uso para audiencias pequeñas o medianas resulta poco atractiva.
La tertulia La tertulia es una dinámica de grupos algo particular en sus características y ambientación, por ello, puede ser analizada desde dos puntos de vista. El primero la considera como una variante de la entrevista, ya que contiene una evidente aplicación organizacional y comunicacional. El segundo la vincula con lo social, como una expresión de la informalidad circunstancial y temática de quienes concurren a ella, a los cuales se les denomina tertulianos o contertulios. Ambos enfoques son válidos, ya que la tertulia es un modo particular en que las personas actúan y se comunican con dinamismo y espontaneidad.
Antecedentes No es necesario ser un experto en Historia o Sociología para determinar que la tertulia es una actividad humana recurrente y tan antigua como la historia de los pueblos. El acto esencial de la sociabilidad entre las personas es su reunión frecuente o esporádica, pero reunión al fin, por diversos motivos y en distintas circunstancias. El ser humano es, por naturaleza, gregario y
sociable; los solitarios resultan extraños a la vista de sus congéneres, en tanto que los anacoretas dejaron de existir desde hace tiempo. Una excepción a esta característica distintiva de las personas la materializan quienes, por propia voluntad y apoyados en profundas razones espirituales y religiosas, se alejan del mundo y se dedican a la vida contemplativa o de clausura. La tertulia ha sido, desde que se ha estudiado, una dinámica bimodal de grupos, aun cuando esto no haya sido percibido ni considerado como tal. Tiene un aspecto dinámico, ya que las personas se reúnen de manera formal para conversar y cruzar ideas y pareceres sobre asuntos cotidianos, pero también lo hacen para actuar socialmente en busca de distracción y esparcimiento. Cualquiera que sea el objetivo de tales encuentros humanos, en este texto se conforma un esquema que la considera y clasifica como una dinámica de grupos.
Definiciones Agrupación espontánea o formal de personas, que se reúnen para intercambiar ideas y pensamientos sobre diversos asuntos que son de común interés. Reunión de personas en un lugar determinado para conversar, discutir, recrearse o tratar algún asunto. Conversación formal entre personas de similares perfiles y pareceres que los expresan de manera cordial, franca y abierta.
Concepto Como se anotó en los antecedentes, la tertulia como dinámica grupal puede ser observada desde dos ángulos diferentes, dependiendo estos de las circunstancias y el entorno en donde se desenvuelven los participantes y del objetivo planteado entre ellos, el cual explica el porqué de la reunión.
Tertulias sociales8 Las tertulias de este tipo se distinguen por las siguientes características fácilmente observables: Participantes: por lo general, las tertulias sociales se componen de un grupo de personas que se conocen previamente entre sí o que recién lo han hecho. Afinidades: los contertulios están relacionados entre ellos por alguna razón o condición de vida, entre estas se destacan la familiaridad o parentesco, la amistad, los intereses comunes, la membrecía formal, los oficios, las profesiones, el trabajo, las ocupaciones personales, las aficiones de una misma índole, la vecindad, la nacionalidad o el gentilicio. Número: no hay un patrón que lo determine. Lo que es evidente, es que una tertulia se celebra con seis o más contertulios. Si el número de ellos es menor que el anotado,
podría pensarse que en realidad lo que se celebra es una conversación y no propiamente una tertulia. Es posible también que un número de tertulianos mayor de diez, desvirtúa su esencia, por lo que se consideraría que es una reunión informal. Temas: tampoco hay patrones que considerar. El temario es variado y cambiante, los temas son espontáneos y se van presentando sin solución de continuidad o de relación. Contenidos: pueden variar desde los superfluos y particulares hasta los más elaborados y generales. Tiempo: es variable; la tertulia puede durar algunos minutos o cubrir varias horas. Incluso, de manera repentina, los contertulios o tertulianos pueden cesar en su dinámica de manera imprevista, retirándose al momento uno de ellos, varios o todos a la vez. Ambiente: cualquier lugar o sitio es apropiado para desarrollar la tertulia, bien en áreas públicas o en la privacidad de alguna instalación familiar, laboral. La comodidad no es esencial, obviándose en ocasiones las incomodidades y estrecheces. Organización: prima la espontaneidad y la igualdad entre los contertulios. No hay indicios de liderazgo o preponderancia de alguien sobre los demás, salvo que este sea o se convierta en el centro de la conversación por diversas razones: amenidad, don de gentes, relevante oralidad, experiencias o vivencias pasadas o recientes. Ámbito: es obvio que será el social, cívico, comunal, colectivo. Lo anterior lleva a la conclusión de que las tertulias sociales sirven, en gran proporción, para interacción personal, el esparcimiento, el ocio y las actividades personales más que las colectivas, sin embargo, estas deben ser consideradas como dinámicas colaterales o afines en los grupos humanos.
Tertulias formales Se ha preferido colocar la palabra formales, para no usar alguna que pudiera dar una idea de exclusión o predominio. En estas se incluyen las de carácter pedagógico, organizacional, académico, comunicacional, entre otras. Las particularidades de esta modalidad de tertulias las enmarca dentro del esquema formal y razonado de las dinámicas de grupo de carácter técnico, que son el foco de este trabajo. Estas son: Participantes: se convoca a participar en estas tertulias a un conjunto de personas que no necesariamente se conocen entre sí, pero que tienen un factor común: su conocimiento, experticia o criterio formado sobre un tema o asunto específico. Afinidades: de lo anterior puede inferirse que la afinidad entre los contertulios participantes es su comprensión y experiencia sobre la temática o problemática debe servir de centro para su discusión y análisis durante el evento. Número: para realizar la tertulia es suficiente contar con entre seis y diez personas, haciendo la salvedad de que alguno de los contertulios debe actuar discretamente como moderador o guía y otros dos como interrogadores del resto, quienes serán los que actúen activamente. Temas: la tertulia discurre en torno a un tema central que es definido con anterioridad e
informado a los contertulios activos. Debe considerarse que el tema central puede generar subtemas afines, consecuenciales o relacionados con este. Contenidos: deben ser relevantes e importantes en razón del tema sobre el cual se conversa. Es usual que este sea actual, de interés general y tratado con propiedad y precisión por los expositores. Tiempo: el evento ocupa un tiempo que también es establecido y anunciado. Se administra este recurso mediante el anuncio de un tiempo igualitario para cada hablante o contertulio, a veces dividido en tres fases: introducción, argumentación y cierre. Ambiente: la tertulia se desarrolla en ambientes formales y escenarios específicos: el plató de un estudio de televisión o radio, un salón de conferencias, un teatro, un auditorio o aula espaciosa, un gimnasio, por ejemplo, en el cual haya capacidad para el público interesado. Organización: la alternancia de los contertulios en su derecho de palabra es su pauta distintiva. No hay prevalencia de alguien sobre los demás, como tampoco nadie se excusa de intervenir. El papel del moderador es el de controlar los tiempos de exposición y la secuencia de los parlamentos. Ámbito: los asuntos que de preferencia se tratan en estas dinámicas se refieren a lo científico, técnico, humanístico, religioso, político, económico, educativo, administrativo, financiero, legal, por nombrar los más sobresalientes. Empero, no es extraño que la tertulia también sea empleada para ventilar temas frívolos, banales, triviales o de importancia relativa a determinados sectores sociales como la farándula, los espectáculos, los festivales, los artistas, los movimientos emergentes y no convencionales, las modas y el llamado periodismo rosa.
Metódica Preparación En esta etapa deben ser definidos cuatro elementos con anterioridad. Estos son: El tema central de conversación. Los tertulianos, contertulios o participantes. El moderador. Los moderadores auxiliares, en caso de ser necesarios. El tema central debe ser actual y novedoso e importante y atractivo. Los contertulios deben ser conocedores del mismo y estar en una posición tal que tengan la oportunidad de analizar y sostener las interpretaciones que de él se hacen. El moderador, antes que los demás, deberá ser prudente en el manejo del evento y oportuno en cuanto al respecto de los tiempos asignados. Habrá ocasiones en las que el número de contertulios sea ligeramente alto, en otras ocasiones la evolución de la multiconversación que se desarrolla puede desviarse hacia otros asuntos o también puede pasar que algún conversador asuma o muestre una actitud no deseada.
Para rescatar el rumbo, centrar o desviar el momento o reencauzar la plática, se perfila la conveniencia de incluir un moderador auxiliar que con tacto ejerza ese rol. Los contertulios serán informados con antelación de los pormenores organizativos, el moderador oirá sus opiniones y luego orientará su actividad. El lugar se acomodará u ambientará según corresponda; aunque haya un formalismo distintivo en esta variante de la tertulia, la naturalidad del encuentro personal se hace indispensable. No es de dudar que las circunstancias indicarán la regla a seguir: los actores de esta dinámica deben estar seguros, abiertos a la conversación y cómodos.
Figura 2.8. Distribución en un plató de los participantes en una tertulia formal
Desarrollo Al inicio del evento, el moderador hablará sobre el tema y propósito de la tertulia y explicará cómo se desarrollará esta. Y de inmediato presentará a cada individuo participante ofreciendo información biográfica sencilla y justificando su presencia. En seguida, mencionará un aspecto trascendente sobre el tema, lo comentará o argumentará y ofrecerá una primera pregunta a aquél contertulio que se haya seleccionado por alguna razón evidente: jerarquía, experiencia, edad, conocimiento, claro protagonismo, entre otras. A partir de ese momento, el moderador debe iniciar el discreto pero dificultoso proceso de regular y registrar el tiempo y mantener una perfecta captación de las argumentaciones, explicaciones y apreciaciones de los hablantes. No deben, ni el moderador ni sus auxiliares, terciar o intervenir en las argumentaciones, discrepancias o juicios que formulen los participantes; solo deberán reorientar o reconducir los posibles debates que se generen.
Cuando el tiempo o el tema se agoten, el moderador cerrará la dinámica con elegancia y precisión. Si es posible, relacionará los aspectos más notorios y concluyentes de la conversación; luego se despedirá y, si hubiese tiempo por cubrir, invitará a que los concurrentes hagan lo propio. Por razones obvias, no es usual que se acepten preguntas provenientes del público (sea este presencial, radial o televisivo).
Uso y aplicación De lo anotado sobre esta modalidad de tertulia, resulta manifiesta su utilidad para el debate público. Es por ello que los ambientes de los medios de comunicación (salas de redacción en los medios impresos, platós o sets de los estudios de televisión y cabinas de estaciones radiales) sean los más recurridos para su realización. Podría incluso considerarse que una tertulia formal es una variante de la entrevista o interviú; solo que aquí hay múltiples entrevistados y varios entrevistadores. En los congresos, convenciones y jornadas, la tertulia podría ser insertada en el programa general como un evento de carácter agrupador de todos los asistentes, a manera de elemento de distensión dentro de la formalidad o rigidez que impone el programa. Resulta interesante su apreciable carácter de evento masivo, lo que la convierte en una vía apropiada para la extensión, información y divulgación de muy variados contenidos.
Técnicas abiertas de aplicación general Dentro de este grupo se incluyen tres técnicas que son de aplicación mucho más amplia que las del anterior. Realmente corresponden a eventos que como técnicas de grupo abarcan e incluyen a otros participantes que realmente ni conforman un grupo formal ni van en camino de convertirse en equipos. Partiendo de la definición, un evento es un acontecimiento o suceso; la otra acepción del vocablo es la que lo define como una reunión programada de personas en un tiempo y lugar determinado bajo circunstancias de interés general, y esa es la que se ha tomado para incluir este grupo de técnicas dentro de la clasificación que se esbozó con anterioridad. Además, estos eventos se caracterizan por: Participación abierta y masiva de personas. Posibilidad de cobertura nacional e internacional. Multiplicidad de participantes, aparentemente dispersos pero unidos por un tema, disciplina o ciencia en común. Duración y programación rígidas, estables y formales.
Onerosos, ya que se aplican tarifas de inscripción previa y son de participación reservada. Los eventos son, por lo tanto, más amplios en cuanto a la recepción de participantes pero más exiguos en cuanto a la interacción con los ponentes, expositores y charlistas, a los cuales muchas veces solo se les oye y ve en grandes auditorios y salas de conferencias. Con los adelantos de la comunicación satelital, cada vez son más frecuentes las videoconferencias en donde, desde ciudades geográficamente distantes del lugar del evento, expertos y participantes se encaran los unos a cámaras de video y otros a pantallas gigantes e interactúan electrónicamente, si pudiera expresarse así el hecho.
La convención9 Antecedentes El origen de este evento es fundamentalmente político. Desde muy antiguo, los representantes de las diversas regiones de un territorio, luego de un reino y modernamente de un país o nación, se reunían con la finalidad de establecer vínculos, zanjar diferencias, legislar o convenir en algo. Esta última razón es la que originó las convenciones, las cuales fueron tomando cuerpo, al dictarse normas para su funcionamiento e instrumentación de sus acuerdos hasta llegar a ser órganos políticos legislativos y llamarse asambleas, cámaras o cortes. Hoy en día el origen político ha sido desviado hacia cualquier otra actividad que reúna a representantes, asociados y miembros. La convención asume hoy en día una formal representatividad de asociaciones, gremios, corporaciones y colegios profesionales.
Definiciones Asamblea de representantes y miembros de una asociación. Reunión corporativa de personas o instituciones con objetivos comunes. Pacto formal entre personas, gremios, empresas o naciones.
Concepto Las convenciones son reuniones organizadas formalmente para congregar a las personas y los miembros de instituciones de socios con el fin de discutir y decidir sobre los asuntos que le son propios. Sin embargo, las convenciones no solo se organizan para eso; los temarios incluyen charlas, conferencias, debates, mesas redondas y talleres que versan sobre los temas técnicos, humanísticos y científicos que interesan a los asistentes. En las convenciones también se dedica parte del tiempo a participar opcionalmente en viajes complementarios, visitas guiadas
y actividades sociales, turísticas y recreativas.
Metódica Bastará con decir que los proyectos de organizar y desarrollar convenciones son complejos y detallados. Por lo general, quienes se encargan de planificar y coordinar esto deben organizarse en comités y comisiones que abordan los diferentes aspectos que deben considerarse para organizar una convención de cobertura regional, nacional o internacional. Resulta obvio que la complejidad organizativa irá in crescendo. La complejidad del evento, su alcance, cobertura geográfica y temario determinan que las convenciones comiencen a organizarse con uno o dos años de antelación para asegurar el éxito y resonancia que se aspira. Esta razón es la que se esgrimirá para asegurar al lector una rápida visión global del evento ya que es una técnica muy particular según se anotó en los párrafos iniciales.
Usos y aplicaciones Claramente debe establecerse que la organización de estos eventos resulta lenta y costosa para quien desee utilizarla como técnica para conducir grupos y equipos. Las convenciones sirven básicamente para otros fines (gremiales, políticos, legales, académicos, comerciales) pero cuando incluyen componentes didácticos resultan de interés para los líderes de proyectos, ya que constituyen una plataforma para conocer tecnologías, experiencias, metodologías y opiniones. Si las convenciones se celebran en otros países, los costos de participación se incrementarán por razones obvias en proporción aritmética al número de delegados que se designen, por lo que es más recomendable y barato hacerse de un solo cupo y enviar a un delegado que capte lo de interés y se provea del material escrito o audiovisual de las charlas o de la memoria final del evento, difundiéndolo luego entre los miembros del equipo de mejoras.
La jornada o encuentro Antecedentes El origen de la palabra “jornada” es incierto: se cree que viene de la lengua occitana (la cual se refiere a la lengua de Occitania, región del sur de Francia) que se traduce como “día” en castellano. Se refiere a la actividad diaria de un obrero o al tramo de camino que se recorre en un día, teniendo también una acepción legal ya que así se nombra al tiempo de duración de la actividad laboral diaria de un obrero.
Como puede verse, la palabra jornada establece y comprende lo que puede hacerse en un día. De allí que sirviera también para medir el tiempo que se empleaba en hacer algo.
Definiciones Actividad científica o cultural realizada en un tiempo determinado para discutir sobre un tema general o específico. Acto de presentación pública de estudios y trabajos de temática definida con el fin de actualizar conocimientos.
Concepto La jornada tiene bastante similitud con el congreso; ambas técnicas son reuniones programadas para discutir temas que le interesan a grupos definidos de personas; ambas se desarrollan de manera organizada en reuniones y conferencias, en lugares seleccionados y bajo una agenda preestablecida. Sin embargo, la jornada es un evento eminentemente científico, técnico o cultural, mientras que el congreso puede tener otras orientaciones. Muchas veces son tan específicos y especializados que a ella concurre un público selecto y reducido, cultores de una especialidad o una carrera profesional lo cual, a su vez, restringe y limita la asistencia y participación de cualquier otra persona. Es, en definitiva, un evento selecto y específico ya que solo los iniciados y cultores del tema son beneficiados con su celebración. Los congresos pueden durar más de un día, en tanto que las jornadas son más cortas, un día, o un medio día a lo sumo.
Metódica Puede considerarse lo mismo que se anotó para la técnica anterior. Las jornadas son eventos menos complejos que una convención y medianamente masivos que requieren de un proceso organizativo previo detallado y cuidadoso. De igual manera, los beneficios intelectuales que se obtendrán en una jornada son los mismos que se esbozaron para la convención; la jornada es un escenario en donde concurren personas e instituciones que tienen un interés profesional muy específico con el fin de intercambiar experiencias y conocimientos, pero de corta duración. Los pedagogos, comunicadores y ejecutivos deben usar las jornadas como un elemento de recepción de información para sus alumnos, público y participantes en proyectos. Las jornadas son reuniones organizadas de acuerdo con temas, especialidades y disciplinas, en las que se exponen los hallazgos científicos, tecnológicos y culturales y los últimos avances en metódicas, usando a su vez, otras técnicas de grupo (mesas redondas, foros, diálogos).
Usos y aplicaciones Las jornadas son útiles en dos sentidos. Para los expositores, representan la oportunidad de disertar y mostrar sus trabajos a colegas; y para los participantes la ocasión de oírlos y actualizarse, además del inicio y establecimiento de amistades, colaboraciones e intercambios con personas del país y del extranjero. Su costo puede resultar altos con relación al cobro de tarifas de registro y asistencia, viajes, viáticos y eventos adicionales, por lo que las recomendaciones dadas en el caso de las convenciones, se reiteran para esta técnica. El encuentro puede considerarse como una variante de la jornada. Con mayor frecuencia las personas que organizan estos eventos están empleando y ayudando a popularizar los encuentros. Y es posible que se esté considerando que una jornada es similar a un encuentro, lo cual no es completamente cierto. El análisis de estas dos dinámicas de grupo muestra que hay notables similitudes entre ellas en cuanto a sus orígenes o antecedentes, su definición esencial, su conceptualización, la metódica que se emplea para organizarlas y desarrollarlas, así como en los objetivos finales que se persiguen. Empero, se pueden distinguir dos significativas diferencias entre ellas. La primera tiene que ver con los contenidos; la jornada tiende a ser pluritemática (por ejemplo, las Jornadas de actualización administrativa) en tanto que el encuentro es monotemático (Encuentro de promotores de turismo rural). En el ejemplo de la jornada, el programa puede contener charlas o conferencias sobre diversos temas administrativos. En el encuentro se espera que se desarrollen diferentes tópicos de un mismo tema o una determinada disciplina o ciencia. La segunda diferencia se encuentra en los ámbitos geográficos que se cubren. Los encuentros tienen una cobertura mayor: pueden ser internacionales (Segundo encuentro iberoamericano de Demografía), regionales (Encuentro de especialistas en Climatología andina) o nacionales (Encuentro sobre Epidemiología aviar en la Región Central). Las jornadas tienden a ser estatales, locales, gremiales o sociales, por lo que su público es más homogéneo en cuanto a formación (Jornadas zulianas de Odontopediatría), intereses (Jornadas de reflexión pastoral de la Diócesis de Maracay, y ubicación (Jornadas para el desarrollo industrial de Maturín). Se observa que en los ámbitos cívicos (barrios, pueblos, ciudades) se emplea con regular frecuencia la palabra jornada para identificar algunas actividades de políticas públicas o privadas que tienen importancia e interés comunitario (por ejemplo, Jornadas de vacunación infantil, Jornada de reforestación, Jornada local de artesanía popular). En ocasiones se emplea la palabra “operativo” para definir la prestación de servicios generales y públicos fuera de los lugares oficiales en días y horarios especiales. Como podrá inferirse, sobre lo anotado en el presente párrafo no pueden, ni deben, considerarse los operativos como una dinámica de grupos formal; las denominaciones correctas de estos
eventos sociales podrían ser: actividad, acción, labor, tarea especial u operación.
El congreso10 y la cumbre Antecedentes Al analizar el origen de los congresos, se encuentra una gran similitud, casi una completa identidad, entre este tipo de eventos y las convenciones. Nacen por la necesidad de reunir a las personas que, por su cargo u ocupación, debían cotejar sus opiniones con otros pares y decidir luego los rumbos a seguir. Hubo un ambiente cargadamente político en épocas antiguas, pero que ha ido evolucionando hasta hoy en día cuando hay una más clara delimitación de objetivos cuando se reúne un congreso. El carácter político por el cual un grupo de personas se reúne, permanece inalterable. En la mayoría de los países, el congreso representa al poder legislativo, ejercido por la representación de los partidos, agrupaciones o regiones para actuar en el ámbito nacional, aun cuando en otros países se le llama “parlamento”, “asamblea” o “corte”. Hoy en día, además de la connotación anterior, un congreso se organiza para agrupar temporalmente a personas que trabajan temas relacionados con la ciencia, la tecnología, el humanismo, alguna disciplina del conocimiento o algún tema o problema de interés mundial, regional o local. Bajo este segundo criterio se desarrollará el contenido de esta dinámica universal de grupos.
Definiciones Reunión de personas que tratan asuntos de interés científico o cultural. Evento en el cual un grupo de expertos e interesados en algún tema particular se reúnen para discutirlo y dar opiniones orientadoras de interés general. Órgano del poder legislativo de un Estado. Conjunto de representantes elegidos por los habitantes de un país para deliberar y sancionar leyes nacionales.
Concepto Los congresos representan un lugar muy importante dentro del conjunto de técnicas de grupo que se han presentado anteriormente. Es la agrupación de más alta jerarquía científica, técnica o cultural que se pueda organizar. Como tal, se entiende y acepta que sus participantes, a los cuales se les llama congresistas o miembros del congreso, tienen capacidad, nombre y relevancia en el campo o disciplina objeto del congreso. Por esa razón los congresos pueden tener hasta un ámbito mundial, lo que los convierte en espacio especial para establecer acuerdos, regulaciones y principios. Es el escenario adecuado para la presentación de personalidades y de inventos, criterios y políticas
innovadoras, polémicas y trascendentales.
Metódica Organización Las dos características resaltantes de los congresos (ámbito de cobertura y profundidad temática) son las pautas que guiarán a aquellos que desean organizarlos. Si el ámbito es mundial, continental y el tema es complejo o novedoso, el grado de dedicación, cuidado y tiempo de organización variará de manera proporcional y determinará el grado de dedicación que habrá de otorgársele al evento. Evidentemente, un equipo de personas debe acometer tareas tan delicadas, cuidadosas y detalladas como las que sean necesarias para desarrollar y asegurar el éxito y provecho del congreso. Las demás observaciones son detalles genéricos: por ejemplo, la selección adecuada de conferencistas, temas, lugares, calendarios, horarios y logística general que ayude, oriente y atienda a los participantes, máxime si estos son extranjeros o visitantes nacionales.
Desarrollo El desarrollo de un congreso debe contener elementos didácticos e investigativos que interesen a los participantes y líderes de proyectos de mejora. A veces los congresos son tan amplios en su contenido que no es posible para un participante abarcar todos los eventos internos programados porque son simultáneos. Tanto para organizar como para participar, se debe tratar de concentrar en sesiones especializadas, los debates, charlas y conferencias de un tema en particular, para que sean aprovechables en mayor grado.
Usos y aplicaciones De nuevo, el ámbito de cobertura y la profundidad temática son los elementos que afecten el uso beneficioso de esta técnica. Mientras más centrado y novedoso sea el congreso en términos conceptuales, más provechoso será. Congresos de escasa cobertura geográfica y que no apunten a la discusión de novedades generarán menos impacto. Cuando su realización sea en el exterior es pertinente revisar los costos y gastos en que los que se incurrirá, esto con relación a los beneficios potenciales que se esperan del congreso sobre los participantes que se designen. Hay que examinar bien los detalles del contenido programático del congreso. Folletos atractivos en su diseño y presentación pueden ser ganchos publicitarios que disimulen más una reunión social y turística que una reunión técnicamente programada y ricamente didáctica. En el mundo de la política internacional, bien sea hemisférica o regional, se ha generalizado la
palabra “cumbre” (summit en inglés) para identificar los eventos a los que asisten diversos países que son representados por sus presidentes, jefes de Estado o gobernantes, y en las cuales se delibera y discurre sobre un tema (o en ocasiones, sobre varios) que sea de interés geopolítico mundial o regional. Al examinar esta dinámica, que más que de grupos es de países y Estados, se observará que corresponde en gran medida a un congreso, solo que sus participantes esenciales y protagonistas son personajes de los más altos poderes. Los congresos se organizan con alguna regularidad, por lo menos anualmente, además, en la actualidad, las cumbres también están siendo convocadas cada año, aunque con sedes rotativas y agendas cambiantes según el acontecer público y político que prima en el ánimo de los gobernantes o en las necesidades de los pueblos. Siendo las cumbres una variante específica de los congresos, el concepto que las explica y su metódica organizativa y de desarrollo siguen las mismas fases que estos, excepto que en ellas los preparativos, agendas, acreditaciones y logística tienen unos componentes que los condicionan de manera indefectible. Estos son los diplomáticos, protocolares, de seguridad, policiales y temáticos. De allí que las cumbres se diseñan y organizan bajo el cuidado de una secretaría permanente. De hecho, las fechas anunciadas para la celebración de las cumbres solo se emplean para las formalidades discursivas, sociales, de bilateralidad o multilateralidad relacional entre los jefes de delegación. Las conclusiones se redactan con anticipación y se publican durante la respectiva clausura. Si bien las cumbres son la aplicación más notoria de las dinámicas internacionales, no debe descartarse que cualquier organismo mundial o hemisférico, regional o sectorial pudiese organizar su propia cumbre que, a la luz de estos conceptos, puede considerarse como un congreso, cuyos participantes sean de alta categoría en aspectos económicos, sociales, comerciales, ambientales y de cooperación internacional.
La ponencia y el ponente Un último, importante y controversial aspecto relacionado con la organización, programación y conducción de las cuatro anteriores dinámicas grupales y los foros, se refiere al empleo de la palabra “ponencia”. Se observa que es muy común que las personas que organizan y dirigen la celebración de convenciones, jornadas, congresos y cumbres, emplean este vocablo como un errado e inapropiado sustituto de charla o conferencia. Y además, a la persona que en esos eventos ofrece una charla o dicta una conferencia lo denominan “ponente”. Debe precisarse que la ponencia debe considerarse como un documento, comunicación o propuesta que una persona presenta sobre un tema o problema concreto, el cual se somete al examen, consideración y resolución de una asamblea o un foro, y que específicamente contiene una solución al tema o problema en discusión. Por otra parte, se conoce como ponente a la persona que es autora de una ponencia (RAE, 2001).
De allí que incorrectamente se confundan los términos y, por consiguiente, los contenidos de estos eventos y sus obras intelectuales. Una charla o una conferencia no tienen la misma connotación que una ponencia; en anteriores párrafos se detallaron sus respectivas características y particularidades, que al ser cotejadas con el concepto de ponencia, podrán ilustrar a los interesados y dejarán en claro la equivocación que se comete. Resumiendo el tema: una charla es presentada por un charlista; una conferencia es ofrecida por un conferenciante o conferencista; una ponencia es una propuesta sometida a discusión pública por su ponente. Las charlas y las conferencias contienen saberes, hallazgos, conocimientos, ideas. Las ponencias encierran un razonamiento explícito o posible solución a un problema, o una opinión sobre un tema dado y resultan ser el producto de una asamblea o un foro, no de una jornada, simposio, congreso u otros eventos. 1 Del latín symposion, y este del griego sympósion, banquete. 2 Del francés atelier, taller. 3
Del francés antiguo panel, hoy pannean o del inglés panel; y del lat. colloquium, conversar. 4
Charla, probablemente del italiano ciarlare; y conferencia, del latín conferentia, comunicar. 5 Del latín debattuere, discutir y éste del griego dialogos. 6 Del francés entrevue, entrever. 7 La modalidad inferior derecha de la figura se corresponde con la tertulia. 8 Coloquialmente también se les conoce como “palique”, una conversación breve o de poca
importancia. 9 Del latín conventio, - tionis. asamblea del pueblo, convenio, pacto. 10 Del latín congresus, de congredi, marchar juntos, reunirse.
Capítulo 3 Técnicas cerradas Se mencionó en páginas anteriores que esta categoría de técnicas de grupo comprende aquellas que se realizan “puertas adentro” en las organizaciones, grupos y equipos. No tienen, en consecuencia, la presencia de invitados o extraños a los participantes, lo que les confiere las particularidades siguientes: Se realizan con más informalidad y menos protocolo que si asistiera alguien externo. Son más abiertas, ya que los participantes se conocen entre sí y sus relaciones son más frecuentes y amistosas. Hay una mayor espontaneidad en la participación y mayor confianza en la realización. La flexibilidad de horarios y lugares es mayor, ya que se pueden cambiar o alterar con solo coordinarse, sin necesidad de tener en cuenta las condiciones que pudiese señalar un invitado o un grupo de ellos. Puede afirmarse que estas técnicas son las más recomendables para los procesos de mejora institucional o pedagógica. Las estudiadas con anterioridad también funcionan, pero se aplican para el intercambio de opiniones con otras personas, la adquisición de nuevas ideas, la confrontación de criterios y, por último, para aumentar las relaciones con otras organizaciones y poder desarrollar, por ejemplo, procesos de benchmarking con ellas. Las que se detallan a continuación, son más rutinarias y útiles para todos, también son las que más enriquecen los procesos de mejora por su frecuencia.
Reuniones de discusión Antecedentes Son tan antiguas como la humanidad. Desde que el hombre, sociológicamente hablando, comenzó a interactuar con sus semejantes, las reuniones de discusión fueron la vía escogida para ese intercambio. No hay evidencia de civilizaciones en donde sus integrantes hayan actuado independientemente de los demás. Aún en regímenes políticos fuertes, los asuntos de gobierno se discuten en una reunión, por mencionar cualquier circunstancia.
Definiciones Reunión de dos o más personas en donde se trata un tema de manera libre e informal (o siguiendo protocolos establecidos en estatutos o normativas formales) bajo la conducción de un coordinador. Intercambio de opiniones entre personas. Interacción personal entre varias personas que, unidas por un interés común en un tema o problema, lo debaten y llegan a decisiones generales.
Concepto Es la más usada de las técnicas grupales en los ambientes sociales y laborales, ya que se realiza con espontaneidad y rutina. Estas a veces fracasan al no medir lo importante que es seguir algunas pautas y consejos de cómo convertirlas en intercambios activos y enriquecedores y no en prácticas estériles e inútiles. Todo asunto debe ser planteado, discutido y analizado entre los interesados; no se trata únicamente de la opinión de una sola persona o de unos pocos. Realmente prima el interés común sobre un tema, con espontaneidad, libertad de opinión y compromiso de acción. Algo necesario para obtener beneficios de las reuniones es la fijación de normas particulares que favorezcan el proceso creador y que diferencien claramente la reunión de una charla o conversación corriente, la cual puede ser también importante, pero sujeta a la banalidad del tema o el desinterés de los participantes. Entre estas normas pueden mencionarse las siguientes: El grupo reunido debe contar con un coordinador o debe designarlo; este puede ser la persona que tenga la más alta jerarquía, o que sea responsable de un proceso o, en fin, que asuma la responsabilidad de organizar y coordinar el trabajo de los demás. Es indispensable que alguno de los participantes, bien porque esa sea su función o porque se le designe en el momento, debe servir de relator, secretario o compilador. Como consecuencia de lo anterior, el relator, en el plazo que sea conveniente o que esté pautado, normado o convenido, debe presentar, divulgar y registrar un acta, minuta o resumen de lo acontecido y acordado en la anterior e inmediata reunión. El grupo podría, en concordancia con lo anterior, rotar la responsabilidad de coordinar o de relatoría entre los más asiduos participantes, a fin de repartir las responsabilidades o desarrollar destrezas entre los elegidos. La discusión debe centrarse, definirse, limitarse a temas previstos y anunciados con anticipación. El tema debe incluir e interesar a todos los invitados a la reunión. El intercambio de opiniones debe llevarse de manera natural y ordenada, sin predominio de alguien o de algún subgrupo, es importante tener en cuenta que esto último no es sencillo de manejar, orientar y de controlar.
Metódica Organización El organizador selecciona el tema según las circunstancias de la organización, el grupo, el equipo, el desarrollo de acontecimientos, planes o programas. El tema debe ser anunciado a los invitados con suficiente anticipación, apoyándose en el envío de material ilustrativo o comentarios generales orientadores, o la agenda de temas a considerar. Es indispensable que el lugar, fecha y hora en que se celebrará la reunión sea anunciado con antelación y precisión. De igual manera, si hubiese cambios en alguno de los tres elementos anotados, es obligatorio actuar con prontitud y notificarlo a los convocados, solicitando excusas por los desajustes que pudieran haberse ocasionado. El local debe ser cómodo, suficiente y dotado del mobiliario básico para una reunión (mesa, sillas, pizarras, pantalla), equipos audiovisuales (proyector, televisor, video, reproductor, teléfono), materiales auxiliares (papelería, lápices, carpetas, sobres) y materiales de apoyo (folletos, textos, trípticos, láminas, fotos). Es conveniente que un personal auxiliar (secretaría, mensajero, telefonista, conductor) esté atento al evento y disponible para ayudar en su desarrollo o a los participantes en sus necesidades particulares. Los horarios deben respetarse y cumplirse: la experiencia del organizador puede llegar a señalar con buena precisión la duración de cada reunión, cuestión que agradará a los invitados que saben aprovechar el tiempo. Cuando sea necesario, otras personas pueden desarrollar tareas complementarias como secretariado, logística, relatoría o asesoría de la reunión.
Desarrollo El director de la reunión o coordinador, luego de haber reunido a la totalidad de los invitados o una mayoría apreciable, declarará abierta la reunión, expondrá las razones o el tema de la misma, justificará su importancia y propondrá una agenda, orden del día o temario que la oriente. El grupo acogerá, modificará o cambiará lo que considere conveniente; se definirán las normas o reglas de actuación, la duración y el orden de intervención y otras cosas que se crean de interés. La reunión discurrirá libremente girando sobre el tema seleccionado, de manera cordial, colaboradora y ágil, esto es responsabilidad del director. De vez en cuando se puede presentar un breve resumen sobre lo discutido y lo decidido, recalcando lo importante e incluso volviendo atrás sobre lo no debatido, lo indebido, lo logrado y lo decidido, pero sin caer en reiteraciones, repeticiones e inexactitudes. Conforme a lo que se decida previamente, las conclusiones a las que llegue, deben anotarse. No hay que olvidar que ellas pueden ser producto del consenso, del acuerdo, de la negociación o, si fuese necesario, por votación.
Al terminar la reunión, el director o quien este encargue, resumirá lo tratado y resaltará las decisiones, asignando o recordando las responsabilidades a los participantes, fijando plazos o términos de tiempo y cumplimiento. Si fuese adecuado, se discutirá la fecha de la próxima de reunión, sus condiciones y particularidades. Puede acudirse a textos que presenten más detalladamente el tema de la organización, desarrollo y control de reuniones, los cuales son un valioso aporte a los interesados.
Figura 3.1. Esquema de una reunión de discusión
Usos y aplicaciones Es una de las técnicas más generales, sencillas y provechosas. Puede abarcar todos los temas imaginables por más problemáticos que estos sean. Es amplia, versátil y de inmediata organización. Pero no se debe abusar de ella porque su reiteración mal organizada genera rechazo por parte de los invitados, quienes al no encontrar elementos motivadores e importantes para reunirse y discutir, terminan alejándose de ellas, rechazándolas, e incluso, adversándolas abiertamente.
Phillips 66 Antecedentes La técnica grupal llamada “Phillips 66” es una modalidad de reunión que nació bajo la
inspiración del profesor J. Donald Phillips, quien a la sazón en 1958 era profesor de la Universidad Estadal de Michigan. El profesor debía debatir con sus 36 alumnos un determinado tema; tenía necesidad de conocer la opinión general en un breve tiempo, pero dándose cuenta de que si permitía que cada uno de ellos interviniese durante cinco minutos, en total se emplearían tres horas en el debate, decidió organizarlos en seis grupos de seis personas cada uno, según se detalla más adelante. De esta manera nació la técnica que con el transcurrir del tiempo, ha sido conocida como “Phillips 66” en honor a su diseñador y al número combinatorio que instrumentó para realizarla (Hall, 1995; Ricardi, 1961).
Definiciones Técnica grupal mediante la cual un grupo numeroso de personas se divide en subgrupos para discutir y analizar simultáneamente un tema o asunto de común interés, unificando luego sus criterios con las conclusiones a las que arriban los diferentes subgrupos. Organización en pequeños grupos que hacen parte de uno mayor para discutir temas de interés general, tratando de llegar a una opinión básica con el intercambio de información que se genera en los subgrupos.
Concepto Todas las personas tienen la posibilidad de generar opiniones sobre algo que le atañe. Cuando hay pocas personas en una reunión, hay muchas oportunidades y tiempo para que cada quien las exprese. El problema de la escasez de tiempo se presenta cuando hay muchas personas que desean hablar, opinar, contradecir, proponer sobre algo o alguna cosa. Casi siempre, o hablan solo algunos o la reunión se prolonga demasiado, si todos los participantes hacen uso del derecho natural que tienen de opinar e intervenir. Esta técnica es una solución para atender los planteamientos individuales en simultaneidad, de forma que todos opinan y son tomados en cuenta, resumiendo al final en un todo.
Metódica Organización Esta técnica requiere de escasa preparación, realmente es sencilla y debe ser el complemento de cierre de alguna técnica de grupo o evento en el cual participen muchas personas de las cuales se necesite conocer su opinión o su tendencia central. Bastará con disponer de un grupo y de facilidades físicas de espacio como para albergar diferentes subgrupos sin que interfieran o molesten entre sí. El instructor, guía o coordinador deberá conocer la técnica y tener la habilidad de organizar y dirigir a los participantes. No es necesario que el tema se conozca con anticipación, este puede surgir dentro del desarrollo de una reunión o evento. Bastará con que se busque conocer
la opinión general o el parecer de la mayoría para que se justifique su empleo. No es usual que las personas se reúnan solo para trabajar con la Phillips 66, por lo que esta puede considerarse como un complemento útil y sencillo para otras técnicas. Debe aclararse que, aunque la técnica fue originalmente creada para trabajar con 6 grupos de 6 personas cada uno, esto no constituye una regla rígida e inflexible ni, mucho menos, que solo se pueda emplear en un grupo de 36 personas. Lo de 66 es solo el nombre universal dado a la técnica y no un parámetro inviolable. Cualquier número de participantes, bien sea par o impar puede ser apto para emplear la técnica en la combinación de número de subgrupos e integrantes que resulte más conveniente a juicio del instructor. Por ejemplo, si hubiese 23 participantes, el instructor podría organizarlos en cinco grupos de cuatro participantes cada uno, y uno de tres participantes.
Desarrollo Decidido que todo el grupo deba opinar o declarar sobre un asunto, el organizador contará cuantas personas están presentes y calculará el número de subgrupos que deben formarse, manteniendo siempre el criterio de que los integrantes de cada uno no exceda de seis personas: es el número ideal de personas para que la participación no se vea afectada. Abrirá un tiempo de espera para que las personas presentes, aleatoria u organizadamente, se integren a los subgrupos; estos podrán ubicarse a lo largo y ancho del área disponible, de forma cómoda y conveniente. Procederá luego a solicitar que cada subgrupo nombre o designe a un relator, quien debe dirigir la discusión interna y será quien lo represente en la asamblea final. Originalmente, el creador de la técnica señaló que, logrado el punto anterior, el relator debe dar un minuto a cada miembro del subgrupo, y reservarse uno para sí, a fin de expresar sucintamente cada opinión personal. El instructor puede ampliar este período sin prolongarlo demasiado siempre procurando la celeridad sin desmedro de la objetividad. Las ideas y respuestas se anotan mientras tanto, a fin de disponer de un material cierto y preciso de la opinión lograda en el subgrupo. Vencidos los plazos, los participantes deshacen los subgrupos y los relatores pasan al frente a fin de leer o informar oralmente sobre los resultados de opinión o votación, según lo vaya señalando el instructor. Otra persona anotará una síntesis de los informes leídos por los relatores de modo que el grupo tome conocimiento de los diversos puntos de vista que se han obtenido. Al final, se extraen las conclusiones generales y se hace un resumen final que englobe la opinión o la decisión del colectivo.
Figura 3.2. Esquema de una reunión Phillips 66
Usos y aplicaciones La técnica es muy útil, quizás la más útil de todas: promueve la participación activa de todos, cada uno opina en un breve tiempo, se obtiene información y puntos de vista de muchas personas al mismo tiempo y en el mismo lugar, desarrolla la capacidad de síntesis, dinamiza la responsabilidad de cada quien, abrevia el tiempo de discusión y logra el consenso en mayor escala. Entonces, debe usarse como un mecanismo de confrontación de ideas, esclarecimiento de objetivos y estímulo a la participación: obtención de opiniones, acuerdos generales, tareas grupales, procedimientos a seguir, pautas a conservar. No es útil para el aprendizaje de temas nuevos, ni para adquirir o actualizar información, ni para transmitirla. Puede usarse cuando sea necesario lograr consensos u opiniones, no para generar debates.
El foro o forum11 Antecedentes En la antigua civilización romana, el forum o foro era la plaza del mercado urbano, situada en el centro de las ciudades, donde se celebraban los actos políticos y los juicios públicos. Siguiendo la tradición urbanística de Roma imperial, cada nueva ciudad que se construía era amurallada en sus cuatro costados; cada muralla tenía una puerta de acceso y salida. Los romanos acostumbraban trazar dos calles perpendiculares entre sí, que unían las puertas de los muros opuestos. El foro ocupaba el lugar en donde ambas vías se cruzaban, colocándolo de manera imponente, como se ha dicho, en el centro de la urbe respectiva. Allí se celebraron los más importantes acontecimientos de la vida regular de cada ciudad. Con el transcurrir del tiempo los foros se convirtieron en el lugar preferido de los ciudadanos preocupados por discutir sus asuntos ante aquellos que se detenían a oírlos, generándose así una respetable concentración de personas que intervenían para replicar, contradecir o apoyar a los oradores. Así pues, el foro fue un lugar de debates públicos y discusión de temas generales de interés colectivo.
Definiciones Reunión pública para discutir asuntos de interés actual ante un auditorio que en algunas ocasiones interviene en la discusión. Congregación de personas en un lugar abierto y público en donde se debaten temas o problemas de interés general. Debate público sobre un tema determinado, en el cual intervienen informalmente los interesados en el mismo.
Concepto El foro no constituye una técnica grupal individualizada, es más bien un evento público que se genera en razón de la previa existencia de un asunto que merece ser debatido abiertamente o que se realiza como consecuencia de otro evento en el cual participó el mismo público: una película, una representación teatral, una conferencia o charla, un espectáculo literario o artístico, una mesa redonda, un panel, entre muchos otros eventos o técnicas grupales. Se caracteriza por ser espontáneo, amplío, menos formal, más participativo, a fin de permitir la libre manifestación de las opiniones e ideas de los integrantes o asistentes al acto a los cuales se les limita escasamente. Permite obtener opiniones y críticas provenientes de personas extrañas al grupo o equipo y que no tienen vinculación directa con los interesados; facilita llegar a conclusiones generales y definir los criterios y tendencias que pueden darse alrededor de un mismo hecho o tema, además, incrementa el nivel de conocimiento de los
participantes y el espíritu de participación.
Metódica Organización No resulta complicado organizar un foro: basta con tener a la mano un tema de actualidad, convocar al público interesado, proveer un local amplio y con facilidades, invitar a expertos que lancen las primeras ideas y luego arrancar. Lo difícil es mantener el orden, la amenidad y la regularidad de las intervenciones de un auditorio formado mayoritariamente por extraños, que participarán espontánea e imprevisiblemente. Lo que se quiere decir, es que el moderador o director de debates debe ser una persona con las habilidades y experiencia necesarias para poder manejar situaciones como esta, de manera fluida, imparcial, firme y objetiva. Debe tener buena voz, impecable dicción, alto tono, ser hábil y precavido. Si el foro se organiza atado a un evento previo o como consecuencia de la celebración de este, deberá preverse que sea realizado en seguida sin una pausa prolongada, de modo que el auditorio pueda observarlo debidamente y participar en él. Cuando se organiza como un evento aislado, el tema debe ser anunciado previamente para que los participantes puedan reflexionar, informarse y aportar al debate ideas y propuestas claras. Como es lógico pensar, la celebración de foros en las instituciones, organizaciones y empresas puede hacerse sin mayores complicaciones, ya que los foristas (denominación que coloquialmente se les otorga a los participantes y actuantes en el foro) pertenecen a ellas, son conocidos por todos y se supone que actuarán de forma disciplinada y colaborativa.
Desarrollo El moderador inicia el foro explicando con detalle cuál será el tema o problema que se debe debatir públicamente. Luego destaca con precisión las reglas de juego del evento en lo que se refiere a la participación de los asistentes: brevedad, objetividad, respeto, dicción clara, compostura, entre otras cosas. Luego, el moderador o la persona que este indique, planteará el asunto y formulará preguntas e interrogantes que susciten y levanten el deseo de participar. En otras ocasiones, cuando lo anterior no ocurra, a pesar de la inducción, el moderador podrá lanzar la pregunta y aventurarse a plantear una respuesta tal que levante el ánimo de polemizar entre los asistentes al foro. Es importante que el moderador controle el derecho de palabra, bien por sí mismo o con la ayuda de otra persona que actúe como secretario, a fin de que los interesados intervengan siguiendo el orden de solicitud, en el tiempo prefijado y sujetándose a las reglas convenidas. Vencido el plazo de duración del evento o agotado el tema, el moderador hará un resumen
de las opiniones que se presentaron, sintetizará las conclusiones, evidenciando las discrepancias y las coincidencias, lo cual, en el caso de una masiva reunión y de numerosas intervenciones podrá ser realizado por otra persona a la cual se le haya encargado la realización de tal menester y que fungirá como relator.
Usos y aplicaciones El foro es útil como una actividad complementaria de otro evento previo a su realización. En ellos se puede obtener más información de uno o varios especialistas, además, el auditorio, a través del foro, podrá participar más activamente, dejando a un lado la formalidad o la etiqueta protocolar de dejar hablar solo a los expertos. Se recomienda que el foro se organice teniendo en cuenta varios aspectos previamente calculados. Una de las principales dificultades que se encontrará para realizar esto con efectividad, será que a todas las personas no les agrada o interesa mostrar sus ideas públicamente o actuar frente a otros, en especial si son extraños o desconocidos. Por esto es conveniente que haya algún grado de homogeneidad en el grupo como intereses, edad, nivel educativo, grupo social, origen étnico y otros tantos; esto facilitará que el evento resulte interesante, levante la comunicabilidad y mejore la comprensión y tolerancia.
Figura 3.3. Esquema de un foro Un aspecto importante es definir el lugar del evento teniendo en cuenta las facilidades, la comodidad, la acústica y la visibilidad, entre otros elementos físicos y ambientales. Si hay fallas en este sentido, el reflejo será mayormente negativo y se perderá la oportunidad de enriquecerse y mejorar, con lo cual, a la larga los participantes perderán el entusiasmo y se reducirá el abanico de aplicabilidad de esta técnica.
La comisión o el comité12 Antecedentes No parece haber información precisa sobre la aparición de las comisiones o comités en la vida del hombre. Posiblemente sea una de las formas más usuales que el hombre de la antigüedad empleó para atender los asuntos colectivos en los cuales, por el número de participantes e interesados en discutir y debatir un tema, no resultaba práctico el hacerlo entre todos, máxime cuando las ideas, soluciones y enfoques eran disímiles e incluso antagónicas. Con el devenir de la humanidad, las comisiones y los comités pasaron a formar parte de las estructuras que el mismo ser humano creaba para atender la vida social, política, económica, religiosa y de cualquier índole en general. Se piensa que era una salida favorable delegar a un grupo seleccionado para que debatiera los problemas y asuntos colectivos, con el fin de llegar a conclusiones y recomendaciones que satisficieran a la mayoría o al colectivo completo. Era como el sustraerse del asunto, indefinido en planteamientos y carente de soluciones y llevarlo a un grupo selecto que asumiera las responsabilidades y pensara por ellos. Hoy en día, el mundo se desenvuelve en una madeja de comisiones o comités que van desde lo multinacional e intercontinental hasta las asociaciones de vecinos, célula cívica fundamental de las comunidades ciudadanas, de hecho, el mundo organizacional y empresarial también funciona con base en comités o comisiones. En algunas ocasiones, todos estos deben presentar soluciones alternativas ante la asamblea que los designó; y en otras oportunidades, reciben una autoridad delegada para tomar decisiones. De allí su importancia e interés en el presente.
Definiciones Grupo de personas que discute un tema específico, para luego presentar un cuerpo de conclusiones a un grupo mayor al cual representa. Orden o encargo que le da una asamblea a una persona o grupo de personas para que en su nombre haga algo o alguna cosa. Conjunto de personas que debate un asunto y decide por sí mismo o por delegación o presenta informes a una asamblea.
Concepto Las comisiones o comités siempre forman parte o son segregaciones de un grupo más numeroso de personas. Cuando esos grupos tienen entre manos diversos asuntos que por su complejidad, amplitud o ambigüedad, no pueden o no deben ser debatidos en ambientes masivos, se recurre a la designación de un selecto subgrupo al cual se le delega o encarga la
discusión y tramitación correspondiente. Las comisiones o los comités y sus integrantes pueden tener carácter permanente o ser esporádicos. El asunto del cual se ocupe determinará la permanencia o la temporalidad del comité. De igual manera, el colectivo definirá previamente si las recomendaciones y conclusiones a que llegue la comisión serán solo orientadoras o decisorias para su consideración o acatamiento, respectivamente. Es una regla general convencional que los miembros o comisionados (como se les podría llamar) son elegidos de acuerdo con sus virtudes, habilidades, prestigio y conocimientos. Pueden ser propuestos por el gerente o líder, nominados por los miembros y, en algunos casos particulares, aceptados por su voluntario ofrecimiento de participación. Las comisiones tienen libertad de fijar sus esquemas de trabajo y reuniones: agendas, lugares, horarios, calendarios, normas. Pero siempre deben, si así se lo impone el grupo general, seguir las pautas y lineamientos que se le determinen y presentar sus resultados y logros en plazos prudenciales y no tomarse demasiado tiempo para hacerlo ni hacerlo en tan corto tiempo que pareciera que el trabajo ha sido precario y precipitado.
Metódica Organización Se parte del principio de que una asamblea ha decidido delegar en una comisión un asunto de interés general. De allí en adelante, los comisionados deben organizar su trabajo de la siguiente manera: En su primera reunión, los comisionados elegidos deben designar sus autoridades internas, los cuales normalmente son: un coordinador y un secretario. Obviamente el primero es el responsable básico del funcionamiento y el segundo llevará los registros, actas y documentos que se generen. El calendario, basado en el número de reuniones que piensen realizar o en la complejidad del tema, será el segundo asunto que debe abordarse. De igual manera se delimitará la duración de cada reunión, el temario u orden del día que se seguirá y el lugar, fecha y hora de inicio. Los grupos formados por personas maduras o experimentadas en estas lides también deciden en su primera reunión fijar las normas y reglas que seguirán los integrantes: puntualidad, inasistencias, plazos, duración de las intervenciones personales, penalidades, colaboración y aportes para refrigerios, son, entre otros, ejemplos interesantes de cosas que pueden normarse para lograr satisfacción y productividad.
Desarrollo Se recomienda que las reuniones de comisiones, deban desarrollarse tomando en
consideración alguna de las siguientes sugerencias: El ambiente debe ser informal, amplio, abierto y creativo. Debe primar la búsqueda de acuerdos y no el debate defensivo u ofensivo sobre posiciones personales o polémicas. La reunión debe durar el tiempo convenido, establecido o prorrogado según las necesidades colectivas. Cada participante debe jugar el rol o el papel que mejor pueda desempeñar. Cada reunión debe comenzar con un recuento del avance logrado y debe terminar con un resumen de las tareas asignadas para la próxima reunión.
Figura 3.4. Esquema de un comité o comisión
Usos y aplicaciones El éxito de una comisión no dependerá de la calidad de los miembros que la componen sino de su trabajo, dedicación y compenetración. Si se elige a gente ocupada, despreocupada o de posiciones tomadas, sin duda fracasará. Cuando la comisión se forme en razón de la celebración de una asamblea, un seminario o una conferencia, es conveniente que la comisión sea ágil, dinámica e inmediatista y por lo tanto transitoria. Si los temas son transcendentes y forman parte de la rutina operativa de una organización cualquiera, es necesario que el carácter permanente sea el que prive y que sus miembros también sean permanentes pero dispuestos a aligerar el ambiente incorporando, cuando sea necesario, a otras personas o rotar su asistencia con sus pares organizacionales. La aplicación fundamental de las comisiones o comités está en la posibilidad de integrar opiniones sobre temas importantes y hallar respuestas a interrogantes que afecten al colectivo.
El seminario13 Antecedentes El origen de esta técnica grupal es eminentemente pedagógico. Desde muy antiguo, en los claustros conventuales y universitarios, los maestros se reunían con sus discípulos con el fin de trabajar temas generalmente desconocidos, sobre los cuales se indagaba con el fin de hallar la verdad a través de una investigación detallada. El desarrollo de la educación escolástica ha logrado que los seminarios tengan un lugar destacado entre las estrategias pedagógicas y académicas, en especial en las áreas humanísticas, sociales, filosóficas, legales, tecnológicas y científicas, como vía para desarrollar habilidades en el estudiante que le permitan investigar, analizar, discutir y especular sobre nuevas ideas y teorías. Los seminarios se emplean generalmente en escuelas de posgrados de cuarto y quinto nivel (maestrías y doctorados) y forman parte de la estructura curricular y evaluativa.
Definiciones Clase o curso dirigido de investigación científica o humanística sobre un ámbito o temática específica. Reunión de personas que estudian o investigan un tema novedoso a lo largo de sesiones de trabajo, en las cuales se recurre a fuentes primarias u originales de información. Estructura docente en la cual, mediante el trabajo en común de maestros y discípulos, se capacitan estos en la investigación de una ciencia o disciplina.
Concepto Esta técnica grupal es bastante avanzada, supone la necesidad de estudiar e investigar un tema mediante reuniones de trabajo y a través de métodos de aprendizaje activo, ya que los participantes no lo conocen ni reciben información previa o elaborada. Por tanto estos deben indagar, consultar e investigar por sus propios medios en un ambiente de colaboración recíproca y amplia. Los grupos que atienden seminarios no son muy numerosos; por lo general no pasan de doce personas dirigidas por un profesor o doctor, que realmente es especialista en alguna ciencia o disciplina pero que, al igual que sus discípulos, desea indagar y profundizar sobre un tópico novedoso o desconocido de esta misma. Los seminarios tienen otras características particulares además de las anotadas anteriormente: los participantes deben tener un interés común en el tema y un nivel homogéneo de información; el grupo debe empeñarse en buscar y hallar fuentes primarias de información que sean inéditas, por lo que debe deducirse que los seminarios no deben estructurarse alrededor
de temas ya investigados, conocidos y divulgados con anterioridad. El desarrollo de la investigación y las tareas que se desprenden de ella se detallan y distribuyen en la primera sesión del seminario. Los hallazgos y conclusiones son colectivos por lo que todos deben ser considerados como coautores, siempre y cuando cada quien haya realmente aportado y participado.
Metódica Organización Es evidente que los seminarios deben contar con tres elementos importantes para ser convenientemente organizados: un profesor o experto, un grupo de participantes interesados y un tema inédito sobre el cual investigar. En las organizaciones o instituciones académicas interesadas es necesario que alguien, solo o acompañado de otros, determine la existencia de problemas o asuntos que deban ser investigados. Esto quiere decir que si los hay y ya han sido estudiados o solucionados por las disciplinas científicas, tecnológicas o humanísticas, no es conveniente aplicar esta técnica grupal. Si el caso es propicio, debe haber un encargado de convocar y reunir al grupo, seleccionar y definir el tema, preparar una agenda o temario, ubicar y acondicionar locales y mobiliarios, y seleccionar fuentes y elementos de consulta. Por último, debe disponerse de un asesor, instructor, profesor o conocedor de metodologías de investigación que oriente y apoye al grupo, si este careciera de estas herramientas intelectuales. Lo ideal sería que los participantes se desempeñaran con autonomía en este campo.
Desarrollo Todos los participantes deben estar presentes en la primera sesión de trabajo, allí se decidirán varias cosas que guiarán el desempeño general y el trabajo individual. El organizador (o el instructor, si fuese el caso) presentará la agenda de trabajo, la cual será discutida y luego aprobada.
Figura 3.5. Esquema de un seminario De ser necesario (y generalmente lo es) el grupo puede subdividirse para distribuirse y acometer las tareas que se les asigne o que voluntariamente asuman. Cada subgrupo debe llevar su propia agenda desarrollándola en conjunción con un cronograma particular entroncado con el general. La tarea específica del seminario consistirá en averiguar, solicitar y buscar información; consultar y revisar fuentes primarias de información y documentación; analizar datos e informes, confrontar opiniones y criterios; enunciar principios y métodos, llegando hasta la presentación de informes finales con conclusiones y recomendaciones; todo esto de acuerdo con esquemas metodológicos de universal aceptación para imprimirle un sello de rigor a la investigación que se realice. El organizador debe ir ensamblando y estructurando las respuestas e informes que le vayan suministrando las subcomisiones o subgrupos para ir conformando un informe final. El seminario terminará sus labores, de ser posible en el tiempo previsto, cuando se hallen respuestas, soluciones y conclusiones sobre el problema que se planteó al inicio. Los resultados podrán ser publicados en revistas especializadas como aportes al conocimiento.
Usos y aplicaciones No es necesario disimular el hecho de que esta técnica grupal tiene un ámbito de aplicación
muy particular. No es una técnica masiva, ni fácil de aplicar, ni sencilla de manejar, pues responde a altas o medianas exigencias investigativas e intelectuales. Requiere de métodos y conocimientos previos que no son comunes ni generales, sino específicos y particulares. Por tanto, no todos los miembros de una organización pueden participar ni ser candidatos a estar presentes en un seminario. Puede entonces afirmarse que esta técnica será aplicable en aquellas que tengan personal que responda a los perfiles técnicos y profesionales requeridos para esta técnica y que además confronten y estén en posibilidad de encarar problemas de envergadura y complejidad. Un aspecto positivo interesante es que los seminarios generan información y soluciones importantes, novedosas y de aplicabilidad inmediata. El espíritu con el cual los involucrados participan en el seminario está exento de autoritarismo ya que es permisivo, amplio, creativo y de apreciable calidad. Está comprobado que los logros superan en rapidez, economicidad y flexibilidad a los que pueden alcanzarse mediante la adaptación de soluciones o la adopción de esquemas aplicados en otras empresas o culturas.
Círculos de calidad14 Antecedentes No está claro el lugar en donde se crearon y organizaron por primera vez los círculos de calidad. Mientras algunos autores aseguran que se crearon en los Estados Unidos, otros afirman que esto sucedió en Japón. Otros dicen que fueron creados casi con simultaneidad en ambos países, lo que complica el panorama de tal manera que no es posible aseverar si fue allá o fue allí (Berry, 1996). Lo que sí está claro es que los círculos de calidad surgen como una respuesta humana operacional ante la llegada de los conceptos “calidad total” y “mejoramiento continuo de procesos” al mundo administrativo y gerencial a partir de 1986 y 1991, respectivamente. Cuando el mundo actual comienza a oír y asimilar los nuevos conceptos sobre “planificación estratégica” (especialmente referidos a las definiciones de naturaleza, misión, visión y valores de las organizaciones) y al proceso de “calidad total”, inmediatamente los aspectos humanos que tienen que ver con su asimilación e implantación se pusieron en evidencia y se generaron casi con espontaneidad. Es así como se recurre a todas y cada una de las técnicas grupales conocidas hasta entonces, a las cuales se les añade esta otra, conocida como “círculos de calidad”. Los principios filosóficos de la “calidad total” fueron rápidamente adoptados por los países desarrollados, gracias a la cultura que en ellos prima y los adelantos tecnológicos que han generado. Los demás países, es decir, los no incluidos en ese privilegiado grupo de desarrollados, no han podido aprehender la esencia de la gerencia de la calidad total,
habiéndose en consecuencia propiciado el esquema del mejoramiento continuo, el cual se ha popularizado mucho más. De allí que los círculos de calidad, como se mostrará de seguida, constituyen las dinámicas grupales más idóneas para implantar las técnicas de mejora continua.
Definiciones Grupos voluntarios de personas trabajadoras que reciben capacitación en técnicas estadísticas y en métodos de resolución de problemas, que se reúnen para mejorar la productividad y las condiciones de trabajo. Grupos de trabajadores, generalmente dirigidos por un supervisor, que se reúnen voluntariamente para analizar los problemas que afrontan y lograr la calidad u otro objetivo importante. Grupos de trabajo integrados por trabajadores de una misma área, de diferentes niveles jerárquicos y que comparten responsabilidades, los cuales se reúnen para discutir sus problemas de calidad, investigar sus causas, recomendar soluciones y adoptar medidas correctivas.
Concepto Antes de la aparición de los conceptos de calidad total y mejoramiento continuo, los grupos de trabajo pertenecientes a una misma unidad organizacional, estaban constituidos por trabajadores de diferentes niveles jerárquicos y técnicos. La tendencia normal, casi podría decirse que natural, era que cada quien era responsable de su propia tarea. Esto significaba que cada cual atendía lo suyo, no sentía que las tareas son mancomunadas y que cada trabajador es un eslabón de una cadena, en la cual todos son afectados, para bien o para mal, en la productividad, el desempeño y la calidad. La técnica de los círculos de calidad ha sido la herramienta que ha logrado que los trabajadores confluyan en objetivos y metas cuando están inmersos en procesos de mejoramiento continuo. La técnica ayuda a que los empleados sientan que tienen alguna importancia e influencia en la organización, aun cuando no siempre la gerencia acepte todas sus recomendaciones. Los círculos de calidad les brindan la oportunidad de lograr un crecimiento personal importante, dar mejores respuestas a los retos diarios del trabajo, elevar su desempeño y lograr recompensas y reconocimientos. Además, y lo más importante, los hace sentir partícipes de las soluciones que generan, con las cuales se sienten comprometidos, porque son “suyas”.
Metódica Organización
Debe partirse de la premisa de que los círculos de calidad van a ser el crisol en donde se fundirán las iniciativas de aquellos que están adiestrados y alineados con programas de mejoramiento continuo. No es conveniente que intervengan en ellos personas que no respondan a esa característica, no porque se les quiera discriminar, sino porque su desempeño se apartará de los que sí han atendido cursos o inducciones hacia la calidad, ya que su acoplamiento al colectivo se retardaría. Los círculos de calidad deben formarse con no más de 10 personas que tengan directa o indirectamente que ver con algún proceso productivo o servuctivo; la participación es netamente voluntaria, nunca impuesta u obligada. La pertenencia a un círculo no está regida o afectada por el nivel jerárquico o el grado de responsabilidad personal se tenga en el proceso o la unidad organizacional. Esto quiere decir que debe verse con total naturalidad que un operario se siente en la mesa de reuniones junto con supervisores, tecnólogos, ingenieros, administradores o gerentes. Las reuniones pueden programarse regularmente o realizarse ante la aparición de problemas o eventualidades, no hay una regla fija que lo determine. Es una práctica común que las reuniones se realicen durante el horario normal de trabajo y en un lugar neutral dentro de las instalaciones de la empresa. Cada círculo determinará el tiempo y la frecuencia de sus reuniones. Como cualquier grupo formal, alguien debe coordinar, dirigir o liderar a los demás durante la reunión, aun cuando también es válido y sano que esa tarea sea rotativa. Alguien debe encargarse de tomar nota de las tareas asignadas, los resultados hallados y las recomendaciones que se formularán. Debe evitarse “burocratizar” el círculo, pues la espontaneidad y la practicidad son más importantes que la formalidad y rigidez en este caso. En una misma organización pueden funcionar simultáneamente diferentes círculos de calidad, sin llegar a exagerar su número ni duplicar esfuerzos.
Desarrollo Los círculos de calidad se caracterizan por su dinamismo e inmediatez, por tanto, es importante lograr desarrollar entre sus miembros un sentido metódico que los canalice y motive para lograr resultados sin caer en teorías y divagaciones. Cada miembro tiene la obligación de detectar e identificar problemas reales, cuantificables y reiterativos, o de intuir problemas potenciales o inminentes. Cuando en un círculo se ha planteado un problema, se decide si este es solucionable de manera inmediata y total o si la solución es progresiva; en ambos casos se fijarán plazos y metas. El círculo trazará un plan adecuado para tratar el problema usando técnicas y herramientas adecuadas que permitan solucionarlo. Los miembros, luego de recopilar, tabular y estudiar los datos pertinentes, formularán las posibles alternativas de solución. Cuando se haya concretado y convenido una solución para el asunto, se presentará a la
gerencia una propuesta completa para encararlo. Los miembros del círculo, al recibir la respuesta de la gerencia, decidirán al respecto dependiendo del contenido de la respuesta: Si es aprobatoria, procederán a documentarla e implantarla. Si es reprobatoria, reestudiarán el problema. Si es condicionante, estudiarán otras alternativas. Cada círculo es responsable de la puesta en marcha de la solución aprobada, su valoración, seguimiento y control.
Figura 3.6. Esquema de un círculo de calidad
Usos y aplicaciones No debe interpretarse que los círculos de calidad son la panacea que solucionará los problemas de calidad y mejora de los negocios. Ellos no resuelven las cosas de manera automática. Puede ser que fracasen, como podría ocurrir si son inadecuadamente organizados, si no cuentan con la asistencia de sus miembros o cuando se crean expectativas exageradas en cuanto a sus resultados. Cualquier problema puede ser abordado por los miembros de un círculo de calidad. Siempre los habrá: aparecerán unos, se resolverán, luego aparecerán otros y así sucesivamente. Es una cadena natural en el quehacer productivo del hombre. Sin embargo, el éxito final de los procesos de mejoramiento continuo de las organizaciones estará determinado por algunos factores inherentes al trabajo de los círculos de calidad. Estos
son más exitosos cuando atacan problemas a corto plazo, sencillos y definidos con mayor claridad. Los problemas grandes, complejos y graves deben ser tratados por comisiones o en seminarios, los cuales como se explicó anteriormente, responden a estructuras y concepciones diferentes. La alta dirección debe apoyar plenamente el programa y darle un apreciable grado de confianza. Las habilidades y conocimientos de los miembros del círculo deben aplicarse a problemas que tengan que ver directamente con su campo o esfera de competencia. Los miembros del círculo deben recibir adiestramiento en técnicas grupales y en facilitación de reuniones. A su vez, los círculos deben evolucionar y direccionarse hacia el uso y aplicación de las técnicas que se explicaron anteriormente, escogiendo la o las más convenientes y útiles a manera de complemento y solidez.
Conclusión La parte que antecede a esta conclusión representa una de las facetas humanas de los programas de mejoramiento en las organizaciones. Normalmente estos aspectos son obviados o ignorados en los cursos de capacitación y adiestramiento que se imparten a los trabajadores que se incorporan a esta filosofía de trabajo. Su inclusión en esta obra obedece a que los grupos deben manejarse de manera coordinada para aprovechar las potencialidades individuales produciendo así un efecto sinérgico, tan provechoso como interesante. Aspectos como la generación espontánea o inducida de las normas del grupo, y su incidencia en el comportamiento individual y colectivo, y los conceptos generales de dinámica de grupos (su práctica y modalidades más útiles y aplicables) son los dos elementos socioorganizacionales que todo dirigente o practicante de la mejora continua debe conocer. 11 Del latín forum, plaza del mercado. 12
(Del latín comissio y del francés comité y del inglés committee, confiar, respectivamente). 13 Del latín seminarius, perteneciente a la semilla. 14
Sinónimos: comités de trabajo, comités de administración del trabajo, grupos de participación, círculos de mejoras y grupos de mejoramiento.
Capítulo 4 Soluciones grupales de problemas
Importancia e interés del tema Desde el nacimiento de la primera familia, los grupos humanos siempre han existido. Si se observa este fenómeno desde una perspectiva cuantitativa, se verá que los grupos pequeños son los que predominan en el tejido social presente en cada rincón de la Tierra. En razón de su carácter gregario y sociable, el género humano se asocia en búsqueda de objetivos y metas comunes. Esta apreciación, que parece simple al ser enunciada, es la breve pero profunda razón que explica la existencia de las organizaciones. Teniendo en cuenta esto, se puede entender que la familia sea considerada como el elemento primario de la sociedad: una asociación de personas en la que cada quien cumple (o tiende a cumplir) con determinados roles, mientras atiende diferentes funciones y realiza diferentes tareas. De esa forma se perpetúa la raza humana, se forman los pueblos y se constituyen las naciones. Todos estos elementos conceptuales son estudiados por la Sociología. Pero los miembros de cada familia necesitan convertirse en elementos económicos que trabajen para lograr dominar la naturaleza, producir bienes, prestar servicios, mantenerse informados y generar riqueza suficiente para mantener la vida y la salud, procurando así, su bienestar integral. Cuando las personas de una familia se asocian con individuos de otras familias, para buscar y alcanzar los mismos ideales, y adquieren otras obligaciones compensadas por una remuneración por su trabajo, están formando parte de otra unidad social muy particular, pero cuya estructura se asemeja al tejido familiar que se mencionó anteriormente. A esta nueva unidad se denomina “organización” o “empresa”. Todo ser humano, tanto en la antigüedad como en la actualidad y también en el futuro, estuvo, está o estará involucrado y asociado a una organización. La Administración es la ciencia tecno-social que estudia estos elementos. De allí que los estudiosos (Weber, 1930; McGregor, 1950) consideran que las organizaciones, cualquiera que sea su naturaleza, ramo, propósito, tamaño, localización o ubicación, se asemejan al tejido social y repiten en su estructura organizativa el modelo familiar. Resumiendo estas ideas, pude asegurarse que cada organización es una pequeña sociedad, y
que cada sección de ella es un remedo familiar. La Administración moderna alberga diversas disciplinas asociadas que estudian estas realidades: la Sociología Organizacional, la Sicología Organizacional, la Gerenciología, entre otras. Entrando ya en el tema central de este texto, puede asegurarse que el proceso socioorganizacional a través del cual la gente interactúa de modo directo en los pequeños o medianos grupos organizacionales de dirección, ejecución y control de operaciones (producción, servucción, información), también forman parte del campo de estudio de la dinámica de grupos. El estudio y análisis del desempeño y actuación de estos grupos, le corresponde a una moderna disciplina administrativo-gerencial denominada “comportamiento organizacional”. En las organizaciones se distinguen dos tipos principales de interacciones grupales. La primera de ellas corresponde a la discusión de ideas y la resolución de problemas, las cuales se realizan en estructuras funcionales llamadas “juntas” o “comités”. La otra se sucede cuando los miembros de una organización se ocupan de realizar tareas bajo una conjunción de iniciativas y esfuerzos, a los cuales se les llama “equipos de trabajo”. En seguida se resumirán los principales elementos característicos de los dos modelos organizacionales básicos. El primero de ellos es el tradicional; el segundo es el moderno. Ambos se refieren al ambiente en el cual las personas que actúan en cualquier organización, se agrupan y asocian para interactuar, reunirse y atender sus problemas y asuntos comunes. Las ideas subyacentes se derivan de los análisis y discusiones de Robbins (2004), Koontz & Weihrich (1998) y Stoner & Whankel (2002), aunque el enfoque que se presenta es producto de la experiencia docente universitaria del autor de este libro durante los últimos 30 años.
La burocracia15 Cuando se inicia el estudio y la lectura de cualquier texto de Administración y Gerencia, siempre el lector en los primeros capítulos encontrará establecido que todo administrador o gerente debe tomar buenas decisiones. Desde siempre se ha considerado que la función de decidir es potestativa de quien ejerce la supervisión de otros, pues esta es su responsabilidad: decidir, solucionar problemas. Cuando Max Weber enunció su teoría de la burocracia en 1936, como elemento distintivo de las organizaciones, se plasmaron varios principios administrativos entre los cuales se encontraban los de la unidad de mando y el de la vía jerárquica. Estos marcaron para siempre los fundamentos de la función administrativa de organizar; es decir, la de distribuir armónicamente los recursos disponibles para luego dirigir y ejecutar con base en lo que inicialmente se concibió y planificó. Weber pensó que las organizaciones serían más eficientes y eficaces, si dispusieran de una estructura jerárquica que estuviese basada en una autoridad formal. De allí que la unidad de
mando es el principio que se refiere a que toda persona en un ambiente organizacional debe responder ante una sola voz de mando, con lo cual se evitan las disparidades o contradicciones en órdenes y decisiones. Por otra parte, la vía jerárquica establece el criterio de que cada persona, dentro de una misma organización, ocupa una posición que le confiere y atribuye niveles de autoridad y responsabilidad de manera relativa con superiores, subordinados y pares. Weber llegó a esta conclusión cuando estudiaba el tema del diseño de organizaciones y la división del trabajo. Usó el término burocracia para denotar un sistema caracterizado por la especialización de tareas, nombramientos por méritos y capacidades, sistematización de actividades, una atmósfera impersonal, una definida cadena de autoridad y mando, una estructura comunicacional rígida y ordenada y un conjunto de normas que deben respetarse a toda costa. De hecho, Weber lo que hizo fue definir el modelo más usado en las organizaciones en cualquier lugar del mundo y en cualquier época. Es, incluso, el esquema social en el cual las personas nos desenvolvemos desde que nacemos. La mejor expresión gráfica del modelo weberiano o modelo burocrático se tiene en los organigramas, que siempre responden a una estructura piramidal en donde se pueden fácilmente delimitar los cuatros grandes niveles jerárquicos que existen en cualquier organización y que también fueron enumerados por él: directivos, ejecutivos, supervisores y operativos (Figura 4.1). Esta es la base conceptual en donde se sustenta el paradigma con el cual se inició este capítulo: los gerentes son los llamados a tomar decisiones. Por tal razón, a estas organizaciones también se les llama mecanicistas (complejidad, formalización, red limitada de información, escasa participación en la toma de decisiones).
Figura 4.1. El modelo burocrático. Con el transcurrir del tiempo, el modelo burocrático ha mostrado debilidades y defectos. Si bien es cierto que es un modelo que nunca pasará de moda ni será sustituido, debe señalarse que la aplicación estricta de los postulados de Weber ha trae algunas consecuencias indeseables para las organizaciones y sus miembros. En primer lugar no es una estructura realmente ideal; si así fuera, todas las organizaciones burocratizadas serían exitosas. El
modelo se basa en que las personas trabajan solo por el dinero que ganan por su labor, lo cual ha sido desmentido por los conceptos actuales de motivación, satisfacción por el trabajo y participación. Además, las organizaciones burocráticas tienden a adormecerse y volverse lentas ante los cambios y los ambientes inciertos; les resulta difícil cambiar los procedimientos y las normas que ellas mismas establecen. Suponen que la jerarquía está asociada a la competencia personal, por lo que todo “alto gerente” piensa que es infalible y diestro, lo que en la práctica, además de no ser cierto (al contrario, muchos ejemplos hay de personas incapaces que llegan a ocupar cargos críticos y claves en las empresas). Esto desaprovecha la capacidad de los que, estando en niveles inferiores, no han alcanzado posiciones de mando o la posibilidad de opinar, de ser oídos y tomados en cuenta. Su gran defecto es la rutina en que pueden caer los miembros de la organización, ya que, mientras más se formalizan los procedimientos y los métodos, los individuos se especializan más. Así, se concentran solo en sus tareas y metas específicas, se olvidan del entorno y de los niveles globales de los cuales ellos forman parte. La reciente aparición de los estudios de “organizaciones enfermas” y de “anomalías laborales”, muestran que muchos problemas (como la adicción al trabajo, ausentismo, drogadicción, acoso sexual, síndrome de incompetencia, tabaquismo, desmotivación, impericia laboral) se originan en ambientes burocráticos cerrados, severos e inmutables. Hoy en día, la palabra burocracia también denota un sistema empresarial ineficiente, lento en sus procedimientos, de gran complejidad documental, con excesivo número de empleados de los cuales pocos trabajan, de respuestas extemporáneas y altos costos operativos. La opinión generalizada atribuye estas características a los entes públicos y gubernamentales, a los cuales se les señala como el modelo mejor elaborado de ineficacia administrativa, lo cual no es totalmente cierto. También en las organizaciones y empresas privadas este fenómeno sucede con igual o mayor proporción, por lo es claro que el adjetivo “burocrático”, expresado con carácter peyorativo, no debe ser injustamente endilgado solo a los entes oficiales.
La adhocracía El año 1960 marca un hito importante en el desarrollo de la administración y la gerencia. Los estudios de Douglas McGregor, plasmados en su obra El lado humano de la empresa, abrieron un campo inusitado para la Administración y la Gerencia. McGregor, sociólogo de profesión, realizó un estudio que al final, logró incorporar la Sociología, la Antropología y la Sicología al mundo de las organizaciones, descubriendo unos filones de conocimientos antes inéditos y desconocidos. McGregor enriquece la Administración y la Gerencia, propiciando la investigación de los hechos, sucesos y acontecimientos cotidianos de las empresas que antes eran solo estudiados a través de los principios de la Administración científica de Frederick W. Taylor, la
Administración clásica de Henri Fayol y del modelo burocrático de Max Weber. Es así como comienza a investigarse y hablarse de Sociología Organizacional, Sicología Organizacional, Comportamiento Organizacional, Desarrollo Organizacional, Cultura Organizacional, Clima Organizacional, y más recientemente de Resiliencia Organizacional, Ciudadanía Organizacional, Reputación Organizacional, y de los estilos del liderazgo situacional, transformacional, transaccional, previsivo y visionario. La conjunción de estas ciencias hace que surja una nueva disciplina que fusiona los conocimientos dispersos de estas ciencias en una sola, la cual se ha denominado Ciencias de la conducta. Realmente se piensa que McGregor, cuando presentó su obra en el conglomerado académico estadounidense, no se imaginó la resonancia de su trabajo. McGregor descubre y pone sobre la mesa los aspectos humanos de las organizaciones. El objetivo básico que buscaba en su estudio era establecer patrones e identificar estilos de liderazgo partiendo de los contrastes entre esquemas. Y así surge su teoría explicativa: la teoría X y la teoría Y. McGregor partió del argumento de que las acciones de los gerentes sobre sus subordinados y la naturaleza humana se fundaban en ciertas suposiciones que los llevaba a modelar sus comportamientos. Así, cada gerente, según su propia filosofía gerencial, controla sus actos. La administración de su personal, la toma de decisiones, los modelos de acción, trabajo y operación y, por último, el diseño de su propio trabajo en relación con lo demás, se derivan de cómo ellos miran y perciben a sus subordinados. La tabulación y análisis de los datos hallados por McGregor lo llevó a definir dos grandes áreas de conclusiones, a las cuales llamó teoría X y teoría Y. Según la teoría X, los gerentes asumen que los subalternos responden a siguiente patrón: a. Los empleados sienten una aversión natural por el trabajo y en lo posible, lo evitan. b. Puesto que el trabajo los molesta, hay que obligarlos, controlarlos amenazarlos para que cumplan con sus tareas y metas. c. Las personas típicas carecen de responsabilidad, son perezosas, poco ambiciosas y prefieren que los dirijan. d. La mayor parte de ellas anteponen su seguridad personal a todos los demás factores laborales. De acuerdo con estos postulados, el gerente cultor de la teoría X concluirá en que su papel será el de controlar y reprimir a sus subalternos. Los criterios de la teoría Y expresan lo siguiente en relación con los empleados: a. Ellos consideran que el trabajo es una actividad natural, espontánea, tanto como el descanso o el juego. Por sí mismas, las personas no son perezosas. b. Los individuos ejercen su autonomía y dominio de sí para cumplir con los objetivos con que se han comprometido. c. Toda persona tiene la facultad de aprender a aceptar responsabilidades e incluso a buscarlas.
d. Cada persona tiene un potencial de creatividad, imaginación e ingenio que aplican al trabajo, sin estar necesariamente ocupando posiciones gerenciales. Con estos supuestos, el gerente inclinado a la teoría Y concibe que su rol es el de desarrollar el potencial de sus empleados y ayudar a potenciarlos en aras del bien común. La conclusión fundamental sobre estos conceptos, por cierto de universal aceptación en la teoría administrativa moderna, es que la gerencia había ignorado la realidad humana de las empresas; pues no se conocía esta dimensión, solo se miraba la dimensión científica. Y, aunque coexistan ambas teorías, la tendencia que los hechos demuestran es que el comportamiento de la mayoría de personas está más cerca del conjunto de suposiciones de la teoría Y. Pero es evidente que al existir diferencias importantes entre los individuos, algunos están enmarcados en la teoría X. El factor que debe inclinar la balanza hacía la primera es la gerencia, de allí la íntima relación entre comportamiento humano, liderazgo y estructura organizacional. Cuando una empresa adopta por decisión gerencial este esquema, se alinea en lo que modernamente se llama organizaciones adhocráticas, organicistas o integradoras. El vocablo adhocracia16 denota un modelo de estructura organizacional descentralizada, poco compleja, relativamente formal, espontánea, de una amplia y directa red de comunicaciones, con un liderazgo compartido o rotatorio y una fuerte participación en la toma de decisiones (Figura 4.2).
Figura 4.2. El modelo adhocrático Su complejidad es de moderada o baja, de poca formalidad y liderazgo amigable y confiable. La estructura adhocrática también muestra que mayormente se puede adecuar a organizaciones de mediano a bajo número de ejecutivos y empleados, en las que los niveles de relaciones interpersonales son más frecuentes, directos, pertinentes.
Se caracteriza, además de lo anterior, por su versatilidad ante las circunstancias propias del entorno, con base en un espíritu de responsabilidades compartidas que permite un ajuste constante. Puede también explicarse como una empresa esencialmente flexible, ajustable y organizada en torno a la solución de problemas por parte de un grupo que muestra diversos grados y tipos de conocimientos y experticias.
Modelos adhocráticos La realidad ya está aquí. Drucker, uno de los pensadores gerenciales de la actual era, ya habló de las “organizaciones del siglo XXI”, refiriéndose a las nuevas estructuras organicistas que han aparecido en el mundo gerencial. Los dos primeros tipos de organizaciones que se presentan han existido desde toda la historia, pero no se habían evidenciado o no se les había mirado con esta visión moderna, lo cual, en consecuencia, ha traído una reestructuración de las dinámicas comunicacionales en las organizaciones que los han adoptado: 1. Organizaciones planas, lineales o achatadas: aquellas que están formadas por un conjunto o asociación estructurada de especialistas, ubicados en un mismo plano o nivel jerárquico, coordinados por un director general, como es el caso de los equipos deportivos, las orquestas, las instituciones formativas y de salud.
Figura 4.3. Modelo de organización plana, lineal o achatada 2. Matriciales: aquellas que se estructuran en un doble plano: uno está constituido por un grupo de expertos y especialistas que se asocian en una empresa, el otro va conformando un conjunto de proyectos o programas que le son confiados o contratados a la empresa. Los especialistas se integran en una o varias tareas según convenga, tomando posiciones de ejecutor, proyectista o líder en cualquiera de ellos. Cumplidos los objetivos, o sea, culminado cada proyecto o programa, los especialistas retoman su posición o se integran a nuevas obligaciones, y así sucesivamente. Hay, en consecuencia, una autoridad dual como aparece en empresas de servicios, de consultorías, proyectos, agencias publicitarias, banca especializada, entre otros ejemplos (Figura 4.4).
Figura 4.4. Modelo de organización matricial 3. Organizaciones en cluster o racimo: estructura organizacional que han adoptado o están adoptando los conglomerados empresariales descentralizados. Estos son apropiados para esquemas de participación y atención de mercados multisectoriales, pero donde es necesaria una coordinación gerencial central y de funciones comunes como compras y procura, contabilidad, finanzas, administración de personal y logística. En este modelo existe una casa matriz, donde un comité interempresarial dirige las operaciones generales, alrededor del cual giran las empresas asociadas, como si fuesen satélites de un mismo planeta. Estas también pueden interactuar entre sí como si no pertenecieran al mismo grupo empresarial (Figura 4.5).
Figura 4.5. Modelo de organización en cluster o racimo 4. Organizaciones en reloj de arena o de Mintzberg: conocidas con el apellido de su creador, uno de los modernos gurúes de la gerencia moderna, presentan una estructura organizacional que al ser graficada, muestra una silueta parecida a la de un típico reloj de arena o un muñeco de juguete. Consiste en una sección superior (que corresponde a la parte superior del reloj) donde se ubica el nivel directivo de la organización, luego, continúa con un cuello estrecho donde se centra un reducido número de gerentes ejecutivos (Figura 4.6).
El resto del organigrama lo representa la amplia base del reloj de arena o el cuerpo del muñeco, donde se concentra el personal de la organización dedicado a las operaciones propias de su naturaleza: producción, servucción, información. Los dos brazos laterales (que se supone están descentralizados del cuerpo fundamental de la organización) representan a las unidades técnicas funcionales; y a los servicios generales y unidades de apoyo, respectivamente.
Figura 4.6. Modelo de organización en reloj de arena o de Mintzberg 5. Organizaciones circulares: muestran una estructura organizacional apropiada para organizaciones de pequeño o mediano tamaño, ya que, al examinar su diseño, se observa que se asemeja a un equipo de trabajo bajo la dirección de un líder o coordinador. Las unidades funcionales están representadas por sectores o franjas triangulares que se insertan en el centro de un círculo en donde se ubica el nivel directivo-ejecutivo.
Figura 4.7. Modelo de organización circular 6. Organizaciones de alto desempeño o por procesos: representan un cambio sustancial en la filosofía tradicional de la conformación de las estructuras organizacionales. Desde muy antiguo, ellas se habían conformado según un criterio funcional, el cual sigue estando
en algunos casos vigente. Este modelo se basa en la estructuración por procesos, apoyándose en la premisa de que en cada unidad funcional de cualquier organización se realizan ciertas actividades que dan forma al proceso administrativo general. Esta nueva propuesta establece que en lugar de organizarse por funciones, las organizaciones deberían identificar, caracterizar y sistematizar cada uno de los procesos básicos que se realizan en ellas: gerencia, compras, operaciones, ventas, administración, mantenimiento, calidad, contabilidad, por nombrar las esenciales o clásicas.
Figura 4.8. Modelo de organización de alto desempeño (cada variación de tonalidad identifica un proceso diferente)
Ventajas y desventajas Debe aclararse antes de cerrar este tópico que, al igual que todas las propuestas administrativas y gerenciales, las organizaciones adhocráticas, organicistas o integradoras tienen ventajas y debilidades. Dentro de las ventajas se pueden enumerar así: Aumenta la flexibilidad de la organización ante los cambios y vicisitudes. Estimula la cooperación interdisciplinaria. Promueve la creatividad y la iniciativa. Las personas desarrollan y perfeccionan sus destrezas y habilidades. Incrementa la motivación y la participación. Crea un espíritu de pertenencia y solidaridad hacía la empresa y el grupo, respectivamente. Se usan más adecuadamente los recursos intelectuales y técnicos de que se dispone. Por otra parte, algunas desventajas pueden ser identificadas en estas organizaciones, estas son: La falta de cultura personal puede manifestarse como anarquía, indisciplina y deseos exagerados de poder. La ausencia de consenso puede generar más discusiones que acciones. Para actuar es necesario poseer destrezas y conocimientos.
La transición de la estructura mecanicista a la organicista puede ser larga, costosa e incompleta. La falta de coordinación puede afectar, en grados diversos, la moral y la cohesión del grupo. Cualquiera que sea la estructura donde se mueva, el gerente que impulse programas de mejoramiento deberá pasearse por los postulados anteriores sobre burocracia y adhocracia, para poder establecer el marco referencial sobre el cual se apoyará para solucionar problemas mediante la toma racional de decisiones. Debe tener en cuenta el curso que toman las organizaciones hoy en día y las tendencias actuales en el desempeño grupal. Luego de haber finalizado el examen de los temas anteriores, se abordará el estudio de la solución de problemas en programas de calidad bajo nuevos esquemas organizativos que ahora conoce el estudioso del mejoramiento continuo, que no son más que un particular conjunto de dinámicas grupales que tienen su base específica en las organizaciones.
Solución de problemas en grupo La tradición de solucionar problemas, o lo que también podría llamarse toma de decisiones, afirma que esta es responsabilidad del gerente. Sin embargo, al inicio de este capítulo se esbozó lo que constituiría la base conceptual de lo que se aspira exponer, el tema se enfoca desde el punto de vista de la tendencia moderna de buscar soluciones grupales a los problemas empresariales generados por la implantación de programas de mejoramiento continuo (Strauss & Sayles, 1981). No es posible ni aconsejable que los gerentes o líderes aspiren a compartir su autoridad o delegarla para transferir el poder decisorio que su cargo conlleva. Se sigue usando el patrón de la toma de decisiones individuales como mecanismo de solución de problemas en las organizaciones. Es interesante examinar el modelo de solución de problemas grupales ya que logra incorporar visiones diferentes que le servirán al gerente para poner en práctica los conceptos de la gerencia situacional. No hay evidencias tajantes que demuestren que las decisiones grupales sean mejores que las individuales o viceversa, pero la experiencia muestra que hay una leve distancia entre ambos esquemas. Las soluciones aportadas por los grupos tienden a aproximarse a lo óptimo más que las propuestas individuales. En parte esto se debe a que los grupos tienen mayores posibilidades de descubrir errores, de aportar más y mejor información y de proponer soluciones alternas que se alejan de los esquemas lógicos individuales que impiden discurrir alterna y lateralmente, pensar con claridad y decidir con propiedad (De Bono, 1995, 1998, 2002). La creencia ancestral (expresada en refranes y frases de uso común) de que “dos cabezas piensan más que una” y que “cuatro ojos ven más que dos”, se ha aceptado universalmente
como un elemento propio de las relaciones humanas. Esta podría ser la causa de que muchas decisiones de las organizaciones se tomen en grupo, a través de comités, juntas, comisiones, directorios, equipos de estudio. Existen comités gerenciales que se reúnen periódicamente, grupos de trabajo que analizan situaciones o problemas, equipos de proyectos temporales y círculos de calidad que se reúnen para decidir la mejor manera de encarar y solucionar problemas de diversa índole.
Ventajas de las soluciones en grupo Los estudios que se han realizado sobre el desempeño de personas que actúan en grupos que solucionan problemas, muestran que las bondades que se evidencian son las siguientes (Robbins, 2004): Mayor aceptación de la solución: el colectivo tiende a aceptar con mayor agrado las soluciones que provienen de un grupo que las dadas por personas aisladas, pues las apoyan con más fervor y se sienten parte de ellas. Mayor legitimidad: se observa que la gente acepta y aprecia decisiones en las que otros participan, pues las considera más legítimas que las tomadas individualmente. Más información y conocimiento: sin importar el aporte individual de cada miembro del grupo, los interesados consideran que en grupo es posible manejar más datos y mejor información que en solitario. Diversidad de opiniones y puntos de vista: es evidente que en las discusiones, sobre todo en asuntos novedosos, críticos, graves e inesperados, la heterogeneidad de ideas en el proceso de escoger soluciones a problemas enriquece el proceso y propicia un mayor número de alternativas a examinar (esto no aplica para asuntos rutinarios, conocidos o reiterados en el tiempo, sobre los cuales hay conocimiento y experiencia).
Desventajas de las soluciones en grupo El manejo de criterios en grupo siempre estará afectado por la individualidad o subjetividad de la cual una persona difícilmente se puede desprender. Entre las limitaciones que presenta la solución de problemas en grupo, están (Robbins, 2004): La lentitud en decidir o solucionar: los grupos que toman decisiones no se reúnen todos los días, hay que esperar que se reúnan para que tomen acciones y, aun así, muchas veces el tiempo de que disponen no es suficiente. Esto termina por retrasar muchas veces la toma de decisiones. La ambigüedad de la responsabilidad: cuando varios deciden y la solución anunciada es grupal, queda establecida una responsabilidad colectiva que es de todos pero no es de alguien en particular, lo que no sucede cuando es una decisión gerencial o unipersonal. El dominio de algunos miembros: las alianzas o acuerdos entre miembros de un grupo puede permitir que las decisiones tomen una vía o tengan un sesgo que no resulte
equitativo y que pueden generar conflictos e inconformidades indeseables. El conformismo de otros: la pasividad, el desinterés, la prisa o el “dejar hacer, dejar pasar” son factores escondidos que, al igual que en el punto anterior, afectan la eficacia del grupo y reducen su capacidad decisoria.
Métodos usuales de solución de problemas Con referencia a este tema, la premisa básica que se ha establecido es que las técnicas para solucionar problemas en grupo, deben tener lugar en un contexto de interacción directa. En consecuencia, no puede permitirse que no haya cercanía física entre los miembros. Es así que estas se orientan hacia una relación interpersonal estrecha. Las técnicas más usuales son (Rye, 1996): La tormenta de ideas. La técnica del grupo nominal. La técnica Delfos. El grupo focal. Las reuniones electrónicas.
Tormenta de ideas17 Antecedentes La técnica fue ideada originalmente por Alex F. Osborn en 1953, con la intención de diseñar un método aplicable al negocio publicitario estadounidense. La idea se difundió rápidamente luego de que se publicara en un texto titulado Imaginación aplicada. En su momento se usó mucho en el mundo de la publicidad, sin embargo, ya ha trascendido ampliamente hacia otras disciplinas, simplificando su método, sin llegar a perder su base esencial.
Definiciones Reunión donde un grupo definido de personas exponen libremente sus ideas sobre un problema o tema, con el objetivo de producir ideas originales o propiciar soluciones novedosas. Técnicas grupales en donde un grupo pretende superar el conformismo mediante la libre enunciación de ideas que plantean soluciones a un problema dado. Método grupal para estimular el pensamiento creativo y original.
Concepto
Cuando se plantea un problema en un grupo o se discute un tema álgido o importante, hay varias cosas que suceden de manera natural. No se detallarán todas, pero es conveniente, para poder explicar el concepto sustentador de este método de buscar soluciones, que se mencionen algunas. La primera es el pensamiento lógico: desde siempre, los métodos educativos señalan que se debe pensar con lógica, con patrones establecidos y paradigmas aceptados, por tanto, no es válido que alguien se salga de este camino. Sin duda se cierra el acceso a lo que hoy se llama pensamiento lateral, esto reduce la cantidad de ideas, soluciones, criterios o alternativas que se pueden discutir y confrontar. Se manejan así pocas posibilidades de hallar respuestas a los interrogantes y soluciones a los problemas (De Bono, 1995). Otro asunto es el temor que cada quien siente cuando se expone a la crítica de sus ideas o a la descalificación de su punto de vista. Cuando se confronta ante otros, cada quien está en situación de ser blanco de adversidades, burlas, ironías y rechazos; la solución de oír y respetar la opinión ajena es algo que puede lograrse con facilidad cuando se realizan juicios diferidos, es decir, luego de que se expongan libremente las ideas sin temor a rechazos porque alguien las considere insólitas, imprácticas o descabelladas. Esta técnica asegura a los participantes que estas dos cosas no sucederán: cada idea puede ser expuesta y luego considerada, respetada y evaluada en igualdad de condiciones que las demás. Su finalidad es alentar a la gente a que exprese sus ideas, originales y atrevidas, sin preocuparse de lo que piensen los demás. Por sí misma, la técnica demuestra que de este modo se produce más ideas que el método habitual de pensar y juzgar simultánea y continuamente. Así, se logra una participación más amplia, una mayor dedicación a la tarea, un provechoso intercambio de ideas y una sensación de logro en equipo, con originalidad, sin presiones, con autonomía personal.
Metódica Organización El director de la sesión debe localizar y disponer de un lugar adecuado para un trabajo informal, sin demasiado protocolo, sin reglas estrictas, lo que implica que el grupo convocado debe ser homogéneo, disciplinado, cohesionado y con buena confianza interpersonal. Se considera también que no debe haber presiones de horarios, ni espectadores e interferencias. Los participantes deben conocer el tema o el problema y estar dispuestos a lograr una solución. El creador de la técnica también recomienda que, antes de iniciar la sesión o que alguien participe por primera vez en la sesión, deben estar claros los siguientes puntos: Se necesitan muchas ideas porque lo que inicialmente importa es la cantidad de ellas y no la calidad. Se debe buscar mejorar las ideas, no desecharlas: es válido asociar ideas para
ampliarlas y perfeccionarlas. La crítica no tiene cabida; debe suplantarse con el análisis. No hay ideas malas; si no cuadran es porque no aplican para solucionar el problema planteado. Debe disponerse de mobiliario y equipos de apoyo para registrar y anotar información: por ejemplo, una pizarra, unos marcadores, un borrador, una grabadora, algunas hojas de papel, láminas de cartulina y equipos de reprografía.
Desarrollo El director del grupo explica el problema, las causas, las consecuencias, las normas y las reglas mínimas que han de observarse. Luego, cada participante dará una opinión, solución, recomendación, sugerencia. Cada una se anotará sin que haya ningún tipo de comentarios, críticas, análisis u observaciones por parte de los demás. Debe evitarse todo tipo de manifestación o discusión. Solo habrá que oír y anotar. Esto supone que todos los participantes conocen el asunto, la disciplina y el proceso. El director interviene para mantener la fluidez de la reunión, para ordenar el uso de la palabra, centrar el tema, estimular a los silenciosos. Agotada la libre exposición de ideas, se pasa luego a evaluar o criticar la viabilidad de cada una en practicidad, economicidad, inmediatez, eficiencia o los parámetros que convengan. Paulatinamente, las ideas menos favorecidas por la opinión podrían ser dejadas a un lado, pero no borradas ni eliminadas, hasta llegar a un número de soluciones que han sido tamizadas y que lucen interesantes. El afinamiento del análisis, de las críticas y de la evaluación llevará a determinar cuál o cuáles ideas son las más adecuadas y recomendables para poner en acción.
Usos y aplicaciones Amplio, variado, ilimitado: cualquier tema o problema puede ser debatido mediante esta técnica. Se buscan (y se encuentran) soluciones importantes como producto de la espontaneidad y la creatividad. El método, sin embargo, debe ser usado por personas maduras, con experiencia, sin temor a exponer sus ideas, libres de la tentación de destruir ideas o atacar personas Esto no obsta para que desconocedores de la técnica no puedan incorporarse a grupos ya experimentados e ir adiestrándose en ella.
Técnica del grupo nominal18 Antecedentes
No se hallaron evidencias bibliográficas que pudieran dar información cierta o ideas acerca del origen de esta técnica de decisiones grupales. Por su estructura y metódica puede inferirse que ella en sí es una modificación o ampliación de la tormenta de ideas. Posiblemente esta técnica haya sido creada o propuesta por un grupo de investigadores sociales estadounidenses, quienes publicaron su propuesta en una revista especializada (Journal of Applied Behavioral Science, julio-agosto 1971). La técnica restringe la interacción oral que caracteriza la tormenta de ideas ya que considera que es un factor inhibidor para algunos individuos. Se intenta así crear otro ambiente grupal. De todas maneras, es una técnica de interés general en el desarrollo de procesos de decisiones grupales aplicados al mejoramiento continuo de procesos, selección de alternativas o solución de problemas.
Definiciones Método para tomar decisiones en grupo, en el cual los miembros particulares se reúnen, frente a frente, para presentar sus opiniones de manera sistemática e independiente. Método para la solución grupal de problemas con igual participación entre sus integrantes, quienes combinan sus ideas ateniéndose a la independencia personal.
Concepto Como se explicó, la tormenta de ideas se basa en el principio de que debe auspiciarse la exposición abierta y sincera de las ideas que intenten solucionar un problema dado. Es este el factor más interesante que se menciona al hablar de ella. Al parecer, pocos años después otros investigadores consideraron que, a pesar de esta apertura a la espontaneidad, algunas personas tienden a inhibir sus opiniones y reducir su participación ante la posibilidad de recibir críticas o desaprobaciones hacia ellas. Crean así esta técnica, a la cual denominaron del grupo nominal, con el interés de usarlo en la toma de decisiones grupales en la cual se le presenta un problema o asunto a los participantes, solicitándoles que lo analicen y lleguen individualmente, a dar una solución, aun cuando no estén en un mismo ambiente físico o lugar. El término nominal se refiere a que los participantes pertenecen solo de nombre al grupo aunque no laboren o actúen en la unidad organizacional que haya generado o presentado el asunto o tema para su discusión; es decir, pertenecen a él solo de nombre y presencia, pero no necesariamente en lo laboral. Más tarde compartirán sus ideas en forma ordenada de acuerdo con la metódica que más adelante se explica. Hay una igualdad de participación para todos, la libertad de discusión posterior y un riguroso control del tiempo destinado para la dinámica. Pueden producirse más ideas que en la lluvia de ideas, pero sin dejar a un lado sus otras ventajas. No existe, entonces, la posibilidad de restringir o desechar las ideas de otros participantes.
Metódica Organización Su gran parecido al brainstorming, hace que los preparativos sean similares: un lugar cómodo y directo para albergar a varias personas (no más de doce, según se recomienda), adecuado para el trabajo individual, horario flexible y participantes seleccionados por su conocimiento e intenciones de participación y logros. Las recomendaciones sobre el manejo del grupo, presentación de ideas, análisis críticos e independencia, son también aplicables a la organización de estos eventos, por lo que se recomienda volver a la lectura de lo escrito en la técnica anterior. El mobiliario de apoyo audiovisual es de suma importancia para anotar y registrar el producto de la reunión.
Desarrollo En este momento aparecen las variaciones que distinguen esta técnica de otras, ya que marcan el trabajo del director o coordinador para organizar a los convocados y llevarlos al logro solicitado. Los miembros deben estar previa y cabalmente enterados de las características del tema o el problema. Puede solicitárseles que traigan por escrito sus ideas y recomendaciones o indicarles que lo hagan durante la reunión a la cual se les convocará. Los invitados se reúnen en grupo (en el mismo local, día y hora), luego se les presenta un resumen del asunto para homogeneizar la información. Si las ideas son traídas por escrito, se presentan individualmente ante los demás, por otra parte, si se anotan luego del punto anterior, se concede un tiempo prudencial para que cada quien las formule y escriba. No se discute nada hasta que todas las ideas hayan sido presentadas o registradas; bajo cualquiera de las dos modalidades se hace un momento de silencio durante el cual cada persona meditará sobre el cúmulo de ideas que le han sido presentadas. Pasado este tiempo, el grupo discutirá las ideas, las aclarará y evaluará, dentro de los plazos que indique el coordinador a fin de no alargar excesivamente la reunión. Luego, cada miembro del grupo, en silencio y con independencia de criterio, clasificará y ponderará cada idea según el orden que se haya convenido o establecido (puede ser de importancia, relevancia o practicidad). La decisión final se tomará seleccionando la idea que tenga la calificación grupal más alta; si hubiese empate, es conveniente reabrir el proceso de presentación, meditación y evaluación pero sobre las ideas que estén pareadas en el primer lugar.
Uso y aplicaciones
Debe también señalarse que esta técnica es amplia, general y útil, aplicable a cualquier tema y utilizable en cualquier organización, siempre y cuando los participantes sean conocedores del tema y contribuyan con ideas creativas y novedosas. La independencia de actuación que se exige hace que, además de lo que se ha anotado, se complemente en la medida que los miembros de grupos nominales deben tener una apreciable capacidad de trabajar con autonomía, de disciplina personal para no caer en desviaciones, para actuar en silencio frente a los demás y con la ecuanimidad suficiente para juzgar rápida y certeramente las bondades y debilidades de ideas recién oídas.
Técnica Delfos19 Antecedentes Al igual que en la técnica anterior, la literatura especializada no da indicios acerca del origen de esta ni de la razón de ser conocida con este nombre. El vocablo Delfos se refiere a una antigua ciudad de la civilización griega localizada al pie del Parnaso, un famoso monte de su mitología, el cual fue consagrado al dios Apolo, hijo de Zeus y hermano de Diana, al cual le conciernen las profecías, la música y la poesía y ser el protector de las musas y del ganado; fue un dios adorado en toda la región helénica cuyos vaticinios gozaban de gran autoridad. Esa ciudad fue sede del más importante templo dedicado a Apolo en el cual, a su vez, se hallaba el oráculo, es decir, un sacerdote encargado de su culto, quien se manifestaba a través de intérpretes (sacerdotes y pitonisas). Desde ese entonces cuando se habla de oráculos, se habla de una persona a quien se escucha con respeto y veneración por su mucha sabiduría; y cuando se menciona a una pitonisa, se asume que es una mujer (o en ocasiones un pitoniso) que predice el porvenir. De allí que podría justificarse el atrevimiento de relacionar el significado mitológico de Delfos como ciudad, con la técnica en ciernes, dedicada a predecir el desarrollo futuro de los acontecimientos basados en el estudio de propuestas grupales. Se considera que es un método que se desarrolló después de la técnica del grupo nominal ya que es muy semejante a ella en su desarrollo, diferenciándose de aquella en que los participantes no necesariamente deben interactuar cara a cara, sino estar, incluso, en lugares distintos del planeta. En todo lo demás, es una misma técnica con breves variantes distintivas.
Definiciones Técnica de solución de problemas mediante la cual se le pide por vía escrita su opinión a un grupo de conocedores de un tema o la predicción de una situación futura a partir de las condiciones presentes. Método de decisiones grupales en donde los miembros, actuando por separado, reúnen
sus opiniones de manera sistemática e independiente.
Concepto Al igual que la técnica del grupo nominal, la técnica Delfos trata de evitar que los miembros sean afectados por los demás, con la ventaja de que estos pueden estar en lugares geográficos distintos. Se puede llegar a interpretar que esta técnica no permite que los miembros se reúnan o, lo que podría ser lo mismo, que la técnica se diseñó para resolver problemas entre personas que tienen diferencias entre sí. Entonces, se escoge el mecanismo que permite la entrega de información previa y el acopio de respuestas; este debe ser necesariamente comunicacional, aunque parezca que decirlo es obvio o elemental. Luego, debe asumirse que si la técnica fue desarrollada hace unos 30 o 40 años atrás, el mecanismo de comunicación interpersonal más usual o confiable era el escrito, mediante cuestionarios o encuestas enviados a los participantes por correo. Desde hace 20 años, el envío del escrito mediante facsímiles transmitidos entre estaciones a través de líneas telefónicas (coloquialmente llamados faxes) modernizó y agilizó tremendamente las comunicaciones escritas entre personas y organizaciones a través del mundo entero, sin barreras de lugar y tiempo. En cuestión de minutos, vía fax podían enviarse los documentos de recolección de datos e información y recibirlos de vuelta, ya contestados, también en breves minutos. Antes del fax o las telecomunicaciones, el proceso era lento y quizás por eso la técnica perdió vigencia y popularidad. Modernamente, con el uso masificado de nuevas tecnologías, como el correo electrónico, los archivos .pdf, las comunicaciones satelitales, las redes sociales, la intranet y la extranet, el proceso se agilizó y volvió, como ahora sucede, a tomar relevancia, aunque persisten otros aspectos que afectan su uso, tal como se explica más adelante.
Metódica Organización Tres elementos se consideran necesarios para organizar una sesión Delfos. En primer término, los cuestionarios o encuestas que se aplicarán a los participantes para lograr sus respuestas; en segundo lugar, los equipos de comunicación necesarios y operativos; como tercer elemento, el listado detallado de los participantes en la dinámica. Los materiales escritos señalados deben estar preparados y redactados de acuerdo con las técnicas y normas usuales en metodología investigativa para que puedan tener un marco para la investigación documental posterior, además de que le otorgan un mayor rigor científico. Deben ser validados, antes de enviarse, por expertos que estén en capacidad de mejorarlos y darles conformidad de uso y aplicación. Siempre es conveniente medir la confiabilidad del instrumento, para estar seguros de que los
receptores podrán leerlo e interpretarlo del mismo modo. La confiabilidad se mide con índices que también pueden encontrarse en un buen texto de metodología de la investigación, acudiendo a personas de confianza que hacen parte de la muestra a encuestar o entrevistar, pero que a su vez los excluye de formar parte del universo final, según aconsejan los orientadores y metodólogos. Los equipos de comunicaciones electrónicas deben estar operativos y ser de generaciones que faciliten el trabajo: procesos rápidos de envío y recepción (aun cuando esto depende de las líneas telefónicas y las redes y no del aparato), nitidez y claridad de impresión, buena resolución de márgenes, gráficos, tablas, cartas, planos y, en general, de cualquier material que se envíe o reciba. Por último, un listado actualizado de los participantes involucrados en el proceso. Delfos debe tener el control de envíos y respuestas, lo cual incluye no solo los números y e-direcciones de líneas y conexiones de red, sino números de teléfonos alternativos que permitan contactar a los participantes en caso de fallas en la operación de los equipos electrónicos. Es recomendable que una sola persona coordine el proceso Delfos aunque se haga acompañar de otras que lo apoyen y ayuden. A los miembros se les escoge porque son expertos o porque poseen información valiosa. La comunicación se lleva normalmente por escrito; los tiempos deben establecerse con precisión ya que la técnica podría ralentizarse si los participantes se toman demasiado tiempo en meditar, decidir, opinar y responder.
Desarrollo El coordinador recibe instrucciones de organizar un programa Delfos para resolver un problema, consultar opiniones, tomar decisiones o pronosticar sobre algo o alguna cosa. Conocido el tema, se organizan y redactan los instrumentos de encuestas o entrevistas, se validan, se miden y se prepara su envío. Se pide a los miembros que reciban los instrumentos y que a través de ellos ofrezcan respuestas, soluciones, recomendaciones. Cada miembro los recibe, examina y responde en forma independiente y anónima (esto último en lo posible, evitando el coordinador mostrar las evidencias, identificaciones y firmas que se estampen en ellos). Las respuestas de la primera rueda se tabulan, transcriben, copian y se envían a los participantes. A estos se les solicita en esa misma oportunidad que, después de recibir y revisar los resultados, vuelvan a analizar el asunto y ofrezcan soluciones, partiendo de que ellos pueden ratificar su anterior respuesta, aportar otras nuevas soluciones o variar los propios. Los dos pasos anteriores se repiten tantas veces como se considere necesario hasta llegar a un consenso lo más universal o satisfactorio posible.
Usos y aplicaciones
La técnica puede usarse ampliamente en aquellas organizaciones dispersas en el mundo o en un territorio cualquiera. Basta con tener los tres elementos que se detallaron en el tema de la organización: disponer de personas adiestradas en el método a emplear, que se disponga de medios de comunicación confiables y activos, y que los encuestados tengan tiempo para llenar las encuestas. Además, estas personas deben ser conocedoras y expertas, estar motivadas para la tarea y tener habilidades para la comunicación escrita. El método permite que se ahorren los gastos de reunir a esas personas en un solo lugar, se eliminan los posibles problemas interpersonales, se dispone de más tiempo para analizar, criticar y reflexionar. Pero, como se requiere de tiempo, no es recomendable usar la técnica Delfos en problemas graves, urgentes o imprevistos cuando se necesite rapidez en las soluciones. Además, hay una restricción en la viabilidad de ideas, ya que no hay espacio para manifestar sino lo más importante y necesario. De tal manera que las predicciones y pronósticos no tendrán la exactitud que debe esperarse. Cada coordinador deberá valorar las ventajas y debilidades anotadas y adecuar la técnica a lo que se desea obtener.
El grupo focal Antecedentes Las referencias que se han anotado sobre esta técnica, ubican su origen en los Estados Unidos cuando un experto en mercadotecnia llamado Ernest Ditcher logró organizar una investigación sobre las opiniones que un conjunto de clientes tenían sobre un determinado producto. Los hallazgos informativos los obtuvo luego de que reuniera a varios de ellos en su oficina y les solicitara que con franqueza le manifestaran sus ideas sobre el asunto (Merton et al., 1990). Fue en 1998, cuando un estudioso y académico social (Morgan, 1998) publicó un artículo científico relatando las particularidades de esta actividad indagatoria personal que había conocido. En la evolución histórica de esta dinámica grupal pueden distinguirse tres etapas importantes. La primera comienza en la década de los años 40 del pasado siglo XX, gracias al iniciador, al cual se le atribuye la idea organizativa de esta modalidad, la cual se mantuvo reservada en el anonimato hasta que se hizo pública con la publicación científica antes reseñada. La segunda etapa se desarrolla en los Estados Unidos durante los años de la Segunda Guerra Mundial, cuando la emergencia económica hizo que la técnica sirviera para que los mercadólogos la emplearan para tratar de posicionar mejor los productos y servicios que se ofrecían en el territorio nacional. Pasada esta etapa, luego de los años 1945-1950, comienza la tercera y actual versión. Superadas las vicisitudes bélicas y renacido el espíritu desarrollista, el grupo focal comienza a emplearse en la Sicoterapia, la Administración y la Gerencia, gracias a la aparición del concepto de “grupalidad”, es decir, la novedosa atención a los grupos en lugar de del interés exclusivo hacia los individuos. En las áreas de Salubridad, Educación, Finanzas y Banca,
Comunicación, Sociología y Politología, comienza a popularizarse está modalidad de investigación cualitativa aplicada a la dinámica grupal. Desde ese entonces se incluyó esta técnica grupal en el paradigma de la investigación cualitativa, la cual ha devenido en una importante aplicación en la indagación masiva de las causas que forman, generan o determinan la opinión personal o grupal sobre algo o alguna cosa. Hoy en día, la técnica se incluye dentro de las modernas dinámicas de grupo cuya metódica debe ser comprendida, aprendida, concebida y ejecutada de acuerdo con un conjunto de parámetros y recomendaciones establecidos, su desestimación podría conducir a hallazgos y fines que se apartarían del rigor científico que acompaña a la investigación cualitativa, sociológica o humana.
Sinonimia En cuanto a su sinonimia, es importante advertir solo dos asuntos en particular. En primer lugar, que en algunas publicaciones se emplea la expresión “grupo focus”, la que puede ser tomada como sinónima ya que emplea la palabra latina focus que significa fogón, o lugar donde se produce fuego. En inglés se le denota como Focus group. Otro punto importante es que esta técnica no debe confundirse con otras dos técnicas relacionadas, pero diferentes en ámbito, metódica y aplicación: (a) grupo de discusión, que se emplea en los estudios sociológicos, y (b) entrevista grupal, que corresponde a una técnica de naturaleza comunicacional.
Definiciones A lo largo de los pocos años de existencia de esta dinámica se ha logrado establecer, a través de diferentes definiciones, la esencia del concepto de grupo focal. De seguidas, se anotan algunas de ellas: Investigación que incluye discusiones organizadas con un grupo selecto de individuos para obtener información acerca de sus consideraciones y opiniones sobre un asunto. Grupo de personas guiadas por un moderador que les presenta a discusión un conjunto de preguntas diseñadas con un propósito investigativo en particular. Pequeño grupo de personas seleccionadas al que un moderador-guía presenta un conjunto de preguntas colectivas sobre las cuales ellas debaten en torno a las características, condiciones y alcances del tema propuesto para la discusión.
Conceptos El objetivo que está detrás de seleccionar un grupo de personas para presentar un conjunto de interrogantes sobre un tema determinado o específico, es lograr que surjan actitudes, creencias, sentimientos, experiencias y reacciones de los participantes a fin de obtener
diferentes versiones, soluciones, procesos y propuestas sobre lo discutido. A estas personas, indistintamente se les conoce como participantes o informantes. Este último vocablo se corresponde con la expresión usada en los diferentes programas de investigación cualitativa y distingue a aquellas personas que brindan información útil para el trabajo. Para lograr lo anterior, la técnica debe manejarse siguiendo ciertos parámetros que han ido surgiendo y se han decantado a través de las experiencias de los investigadores que la han empleado. A la fecha, los conceptos procedimentales que han mostrado ser los más convenientes son los siguientes: Los invitados deben ser entre 6 y 12 personas. Deben seleccionarse personas que conozcan, en cualquier sentido, el tema, o que sean experimentadas en él. Es indiferente la condición de género, edad, profesión u oficio, nivel social, nivel instructivo, religión u otra cualquiera de los integrantes del grupo. El número de grupos que se constituirán dependerá de las necesidades de la investigación, del cronograma investigativo, de la disponibilidad u oferta de participantes. Las reuniones grupales deben celebrarse, con preferencia, en locales neutros, cómodos, accesibles, y con una participación o permanencia activa no superior a las dos horas. A los participantes debe ofrecérsele algún tipo de compensación, atención u obsequio o recompensa que eleve la participación y el entusiasmo. No debe permitirse la asistencia repetida o reiterada de los informantes a otras reuniones sobre la misma temática investigativa. Dentro de las condiciones que se plantean para que esta dinámica grupal sea provechosa están las siguientes: No resulta adecuada para nuevos proyectos e investigaciones. Es útil cuando ya han comenzado o están en progreso. La orientación la asume el investigador, la dinámica le permitirá conocer lo que otros piensan o perciben sobre el asunto. Los temas polémicos (religiosos, políticos, sentimentales, entre otros), controversiales, pugnases, extraños, incongruentes, extemporáneos, no deberían ser tratados por medio de esta dinámica grupal por razones procesales obvias. El objetivo final del modelo es recolectar información validada y provechosa para resolver las incógnitas de un estudio o investigación. Los mejores resultados se conseguirían cuando ella se necesite a causa de alguna de las siguientes razones: a. El conocimiento sobre un tema es insuficiente o inadecuado. b. El tema es complicado y requiere de nuevos enfoques y técnicas. c. La investigación es compleja y tiene un amplio número de variables. d. Los resultados estadísticos son ambiguos, dispersos o engañosos. e. Se necesitan nuevas ideas para continuar, divulgar, corregir o relanzar. f. Conocer nuevas opiniones sobre un tema, solución, proyecto o programa.
g. Evaluar y valorar nuevas técnicas, herramientas, enfoques o recursos. h. Conocer, cambiar, sustituir, remodelar nuevos contextos. i. Evaluar, reevaluar o identificar nuevas necesidades personales o temáticas.
Metódica Es conveniente establecer que la presente dinámica grupal tiene cuatro componentes fundamentales. En primer lugar, un tema, problema o proyecto sobre el cual girarán los demás componentes, y que constituye su esencia. En segundo término, un equipo de investigadores, estudiosos y analistas que se encargarán de los aspectos científicos, técnicos y logísticos; debe haber, por tanto, una persona que los dirija, lidere y sea el responsable final. Luego, por razones obvias, se debe seleccionar un moderador de sesiones y un equipo de colaboradores y auxiliares que intervengan en las entrevistas, la discusión y el debate y las actividades internas del proyecto. Todo esto además del conjunto de informantes que se hayan seleccionado para participar en las sesiones. Como es sabido en el campo de la investigación científica, humanística, técnica o tecnológica, el éxito está ligado al apego con que el investigador organice su trabajo. De igual manera, la técnica del grupo focal dispone de un esquema metódico que servirá para conducir el proyecto (sea de investigación, estudio o programa) de manera formal y rigurosa. El ciclo de esta metódica está compuesto de las siguientes fases: 1. Definición del objetivo del estudio: el investigador y su grupo de apoyo, si lo tuviese, deberán, de acuerdo con la teoría metodológica, planificar, organizar y definir tales declaraciones con sus respectivos detalles conceptuales, objetivos y metas. 2. Diseño del programa de investigación o estudio: siguiendo el principio de la flexibilidad de la planificación, se debe elaborar un proyecto con los detalles pertinentes: un modelo metodológico, los objetivos, las metas, las estrategias, el personal directo y auxiliar, los lugares, las estimaciones financieras y sus fuentes y, por último, la logística de preparación, ejecución y verificación. 3. Desarrollo del cronograma de actividades: con el auxilio de una diagrama de Gantt o un gráfico PERT-CPM u otra técnica gráfica relacionada, se elaborará un cronograma que incluya todas las diferentes tareas secuenciales que deben ejecutarse durante el período destinado al proyecto. Esta gráfica servirá para mantener una doble visión del trabajo sobre lo planificado versus lo ejecutado, lo cual será muy útil para determinar si el avance del proyecto está al día, se ha retrasado o va adelantado. 4. Selección de informantes: atendiendo las pautas establecidas para esta dinámica, se deben iniciar las tareas de búsqueda, contacto, selección y motivación de las personas que cumplan con los requisitos que requiere el programa de investigación o estudio que se adelanta. De allí que, conociendo el número de sesiones que se piensa convocar, se determinará el número de informantes que se necesitarán, a los cuales debe añadírsele un porcentaje adicional (entre 10 y 20%) de invitaciones para cubrir los faltantes que hubiese.
5. Selección del moderador y del personal actuante: como es de esperarse, las sesiones deberán contar con un moderador y un relator cuyas funciones no será necesario enumerar. Pero hay que hacer énfasis en que el moderador debe ser una persona hábil, presta y conocedora del proyecto, que sepa interactuar entre los informantes presentes, a la vez que los oriente y dirija convenientemente en las intervenciones. Algunas personas podrán actuar como auxiliares discretamente según las necesidades que surjan durante el evento. 6. Preparación de las preguntas-estímulo: es uno de los elementos clave de la dinámica. Representan las ideas, conjeturas, suposiciones, intuiciones de los investigadores o estudiosos, por lo que su estructura, contenido, secuencialidad, pertinencia, claridad, expresión y precisión deben ser los elementos que guíen y orienten la batería de preguntas que se formulará a los informantes presentes. 7. Seleccionar el sitio de reunión: hay que partir de la premisa de que el sitio donde se celebrará el evento debe ser neutral, cómodo, discreto y accesible. Dispuesta la audiencia en forma de herradura o en “u”, se posibilitará un mejor intercambio y adaptación al ambiente, en donde concurrirá un grupo heterogéneo de personas. 8. Preparar y asegurar la logística general: el equipo auxiliar discretamente dispondrá y atenderá los detalles integrales de cada evento, antes, durante y después que se celebren. Hay que recordar que el agrado de los informantes al participar en ese evento en gran parte dependerá de la cortesía, cordialidad y amabilidad con que sean atendidos. 9. Desarrollo de la reunión: en relación con la adecuada preparación de las fases quinta y sexta, esta fase será el punto culminante de las anteriores actividades. Es conveniente que el equipo de investigadores o estudiosos prepare un guion de actuación y administración del tiempo, que luego será ensayado. Para el inicio de este tipo de dinámicas cuando no hay una experiencia práctica o una vivencia es conveniente consultar algún manual de “dirección de reuniones”. Es recomendable acudir a la bibliografía incluida al final de este texto bajo el epígrafe “dinámica de grupos” o a otras obras del mismo tenor, también es válido acudir a un experto que sirva de mentor en estos menesteres. 10. Recolección y acopio de la información: en la actualidad, estas actividades de documentación y archivo se han simplificado de manera expedita, confiable y económica. El uso de equipos de grabación de imagen y sonido facilita todo esto, por lo general es recomendable alquilarlos temporalmente. En tiempos pasados, realizar estos registros era dificultoso, incompleto y errático. 11. Análisis de la información: debe recordarse que esta modalidad pertenece, en su modo, procedimiento y esencia, al paradigma de la investigación cualitativa. En esta prima el ordenamiento de la información recabada directamente de la fuente informativa, que normalmente es una persona, y no una cifra o número, como es el caso de la investigación cuantitativa. Por tanto, deben crearse las categorías interpretativas correspondientes que permitan catalogar la información para analizar y concluir sobre las tendencias, posiciones y criterios evidenciados. 12. Preparación, redacción y entrega del informe: cumplida la fase anterior, debe procederse a la tarea de preparar y organizar la información y su análisis, para acometer la redacción del informe final del proyecto o estudio. La entrega se hará, según se pautó
en el cronograma inicial, en una fecha prefijada y ante el nivel directivo del ente u organización sede o patrocinadora.
Uso y aplicaciones Se ha indicado que esta dinámica grupal, modelo investigativo cualitativo o técnica indagatoria, es de carácter puntual. Eso significa que su uso y aplicación estará circunscrito a determinados espacios epistémicos y en situaciones de verificación de resultados anteriormente obtenidos que deben ser corroborados, ampliados o renovados, según las circunstancias que plantee el respectivo investigador, estudioso o analista. Además, se reitera que ella no debe considerarse como aplicable para nuevos estudios e investigaciones. Se aplicará, eso sí, en alguna o varias circunstancias del ciclo investigativo que ameriten una revisión, reestructuración o modificación del objetivo terminal o superior que se haya planteado. Examínense entonces los diferentes aspectos que presenta el grupo focal en relación con sus ventajas y desventajas, o en otras palabras, de sus defectos y virtudes.
Ventajas No hay diferenciación en los tipos y categorías personales de los informantes. Hay una mayor profundización y pertinencia en las ideas halladas en las sesiones. Permite un aumento del rigor investigativo al corregir los errores u omisiones que se hayan producido en el trabajo original o inicial. Facilita la reconducción o reorientación del enfoque que se había establecido. Las opiniones francas, espontáneas e inéditas de personas externas al estudio permiten brindar mayor credibilidad sobre los resultados. La información se toma directamente del grupo humano presente en cada sesión. Permite incorporar un número mayor de personas que aparecían como ajenas al asunto. Los costos de las tareas investigativas podrían reducirse.
Desventajas Dificultades para establecer la agenda de trabajo en cada sesión Retardos e inconvenientes para la convocatoria y la asistencia de los informantes. Aparición silenciosa y espontánea de las “normas de grupo” durante las sesiones. La capacidad intelectual de algunos participantes puede no cubrir las expectativas, desviar, demorar o entorpecer el trabajo. Influencia de las diferencias demográficas de los informantes. Posible predominio de un líder espontáneo durante una sesión de trabajo. Falta de sinceridad o ecuanimidad en las respuestas y comentarios. Dificultades en el control individual o grupal por el modo de interacción que se presente en la reunión.
El comentario final de este apartado se ocupará de destacar que el grupo focal es un método versátil, adaptable y útil, ya que puede emplearse cuando las condiciones lo aconsejen. Esto no es necesario ni indispensable, pues puede servir de “termómetro de verificación” u orientación sobre el avance de un proyecto. Tampoco debe confundirse con otras técnicas como la tormenta de ideas, el grupo nominal o la técnica Delfos, ya que ellas, aparte de tener algunas semejanzas organizativas y metódicas, difieren en origen, naturaleza y propósitos. Sirve además como un elemento situacional para el intercambio de ideas y opiniones internas o extra organizacionales. Se emplea en instituciones educativas, comunicacionales, sociales, de salubridad pública, desarrollo comunitario de diversa naturaleza y fines del sector público. En las empresas tiene cabida en las áreas de gerencia general o corporativa, mercadeo, ventas, calidad, logística, operaciones, investigación, desarrollo y planificación estratégica. El internet y las redes sociales pueden ser un terreno de interés y aplicación, para lo cual debe diseñarse y programarse los enlaces correspondientes tomando en cuenta los factores de confidencialidad, anonimato y seguridad.
El grupo de discusión Consideración En anteriores párrafos se ha hecho mención de esta dinámica de grupos. Esto obedece a tres razones importantes. La primera se refiere a que ciertamente, en la literatura temática o afín se le cita dentro del ámbito de la investigación cualitativa. En segundo término a que se le equipara con las cuatro dinámicas grupales que están incluidas en este capítulo: la tormenta de ideas, la técnica del grupo nominal, la técnica Delfos y el grupo focal. Y en último lugar a que normalmente se le presenta con un dejo de similitud o equivalencia con ellas. Se ha considerado necesario, siguiendo la linealidad de criterios y pensamiento sobre las dinámicas grupales que se han presentado, precisar algunas de las características distintivas del grupo de discusión. Con ello se busca que esta modalidad investigativa sea conocida pero aplicada en los ámbitos y espacios más convenientes para beneficiarse de su contenido.
Definición Una de las definiciones más completas que se han ofrecido sobre los grupos de discusión (Arboleda, 2008) es aquella que señala que ellos se corresponden con los proyectos de investigación de conversaciones socializadas, en los que la comunicación grupal sirve para la captación y el análisis de los discursos y las representaciones simbólicas asociadas a algún fenómeno social, identidad social, y sus representaciones y conocimientos colectivamente elaborados y compartidos.
Antecedentes De acuerdo con las referencias bibliográficas procuradas (Morgan, 1990; Merton et al., 1998; Arboleda, 2008) los grupos de discusión nacieron en el mismo momento que el concepto de grupo focal. Y por tanto, tienden a confundirse el uno con el otro. Luego del inicio de las dos últimas décadas del siglo XX, la divulgación y posterior conocimiento de sus postulados y metódicas, provocó que su aplicación tomara dos caminos con visiones diferentes. El primero de ellos fue el estadounidense, utilizándose especialmente en los estudios de mercadotecnia y ventas, las técnicas de psicoterapia y los estudios de opinión pública; allí se le dio el nombre de grupos focales. El segundo camino fue el europeo, desarrollado principalmente en España, empleándose en la Sociología y los estudios antropológicos de cultura y comunicaciones; a la técnica se le conoció como grupos de discusión.
Metódica Desde una visión general, pude afirmarse que el grupo de discusión se organiza y aplica metódicamente de forma muy similar a las cuatro técnicas mostradas. Sus componentes son iguales: (a) un tema, asunto o problema que atender; (b) un equipo organizador; (c) un proceso de preparación, ejecución y definición de resultados; y (d) un grupo de personas participantes o informantes.
Usos y aplicaciones Es en ese último componente donde se manifiesta el rasgo distintivo del grupo de discusión. Mientras que las demás técnicas pueden albergar o acoger a participantes o informantes de diversos ambientes, funciones, orientaciones, orígenes, pero que tienen algún objetivo organizacional en común, los grupos de discusión solo se organizan con personas que tiene una misma profesión, oficio u ocupación. Obsérvese entonces que en la definición antes anotada, la técnica se relaciona con “proyectos de investigación de conversaciones socializadas”. De hecho, las personas se reúnen para conversar sobre un tema que es común, pertinente, casi exclusivo, tratándose de incumbencias profesionales o campos laborales reservados por titulación, diplomatura o certificación oficial. No es apropiado que a esta técnica grupal se le califique como elitista, selecta o excluyente; más bien debe considerársele como especializada, centrada o específica. El producto de tales conversaciones o intercambio de pareceres es un documento conclusivo que muestra una opinión analítica, interpretativa o declarativa, sobre los hechos sociales o de naturaleza científica, humanística o tecnológica, que han constituido la agenda acordada de trabajo; allí se insertarán los conocimientos que colectivamente fueron compartidos y elaborados. Por ello, puede afirmarse que los grupos de discusión tienen en sí mismos un contenido
eminentemente académico, investigativo, gremial y analítico, que puede generar una opinión colectiva, una línea de investigación o acción social, un resultado investigativo, una teoría que responda a una hipótesis, una ponencia de interés público o un ejercicio de docencia y extensión. 15 En inglés, bureaucracy; del francés bureau, oficina y del griego krátos, poder, gobierno. 16 (Del latín ad., proximidad, cercanía, y del griego kratos, poder, gobierno). 17 Del inglés braínstorming, lluvias de ideas, torbellino de ideas, tormenta de cerebros,
discusión creadora. 18 Sinónimo: Grupos nominales. 19 (Sinónimo: técnica de Delphi, técnica Delphi).
Capítulo 5 La modernidad en las dinámicas de grupo
Introducción El avance de la tecnología en los recientes tiempos ha sido inusitado. La inventiva, la creatividad y la innovación cada día le ofrecen a la humanidad un sinfín de cosas nuevas y útiles, aplicables en múltiples ámbitos del quehacer mundial. Los estudiosos del tema coinciden en afirmar que los adelantos tecnológicos, que tuvieron su etapa de aparición luego de finalizada la Segunda Guerra Mundial, han superado con creces a lo que se había realizado antes. Nunca se había avanzado tanto en tan poco tiempo. La consecuencia lógica y esperada de ese progreso es el crecimiento y la riqueza del conocimiento. También puede decirse que nunca antes las personas sabían tanto como en el presente. Pero en la realidad no basta con saber mucho sobre las ciencias, las humanidades y sus diversas disciplinas, métodos y técnicas, ello debe ser divulgado, enseñado y comunicado a quienes les interese. El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información (NTIC) y las comunicaciones (TIC) también ha crecido en paralelo con las investigaciones y los hallazgos. Lo que antes era conocido por unos pocos, ahora está disponible para quien lo quiera, desee o necesite. Con estas se ha ampliado el conocimiento mediante nuevos métodos divulgativos, nuevas técnicas informativas y el uso de equipos cada día más versátiles, adaptables y rápidamente cambiantes. En el mundo de las TIC lo que es reciente y actualizado, mañana puede ser reemplazado por algo más moderno y utilitario. También las TIC están influyendo decisivamente en los métodos y dinámicas de grupo. En especial dos variables importantes en las actividades grupales, como son el tiempo y las distancias geográficas, han experimentado notables cambios, de tal forma que las interacciones personales pueden realizarse al mismo tiempo (a lo cual se le denomina tiempo real) en diferentes lugares del globo terráqueo. Así las cosas, puede pensarse que tales variables ya están controladas y que no son elementos que retardan o dificultan la oportunidad de que las personas y las organizaciones estén comunicadas, informadas e integradas de mejor manera que antes.
Las dinámicas de grupo tradicionales y conocidas (las cuales se desarrollaron en los primeros capítulos de esta obra) no han pasado de moda ni dejarán de utilizarse. Un grueso porcentaje de la humanidad las ha empleado, algunas desde muy antiguo y las seguirán practicando, ya que ellas mantienen y mantendrán un elemento de extrema importancia para las actividades sociales: el calor humano, la cercanía, la interacción cara a cara entre los interlocutores, algo que varias de las nuevas TIC no pueden ofrecer. A continuación se presenta una relación sinóptica de un conjunto de métodos y técnicas modernas, cuya base está en la tecnología informática, comunicacional e informativa que busca unir a las personas y las organizaciones geográficamente distantes y que actúan en husos horarios diferentes, pero sin dejar de lado la posibilidad de intercambiar ideas, proyectos y propuestas que faciliten el análisis de problemas comunes, la presentación de alternativas de solución y la toma de decisiones.
Justificación La revisión de la literatura disponible sobre esta materia muestra un panorama conceptual y de contenidos de muy amplia variedad, profundidad y extensión. No resulta sencillo el acopiar, clasificar y digerir el material relacionado con estos métodos y técnicas. Pero si puede indicarse que existen tres grupos de metódicas que giran alrededor del eje temático principal de este capítulo: las modernas dinámicas de grupo. El primer sector se refiere a las de distribución y acopio de información (en inglés share and collect) diseñadas para reunir a los participantes que intervienen en un determinado proceso, bien de manera virtual, presencial o de ambas a la vez. Por estar, según se plantea en la esencia conceptual de este texto, alineadas con el tema central de su obra, serán las que se sucintamente se enumerarán en este capítulo. El segundo grupo, al cual se denomina de medición y análisis (measure and analysis, en inglés), incluye un conjunto de técnicas y métodos que se han diseñado para cubrir las tareas de revisión y verificación de planes y programas que están en ejecución. Siendo así, se infiere que esas tareas son realizadas por grupos de expertos y conocedores del asunto que a su vez deberán aplicar otros métodos evaluativos que tienen, de manera preferente, un perfil más científico y técnico que el simplemente relacional. El tercer conjunto, conocido como planificación y mejora (en inglés planning and improvement) está más vinculado con el mejoramiento de procesos, mediante una debida planeación. Quizás su mejor campo de aplicación esté ubicado en grupos que trabajan con los tradicionales enfoques modernos de calidad en las organizaciones: control estadístico de calidad, gerencia de la calidad total y mejoramiento continuo de procesos o kaizen, como se le conoce en idioma japonés.
Interés del tema
Los autores y recopiladores (Kazi, Wolhlfart y Wolf, 2007), integrantes principales del grupo institucional de trabajo colaborativo Knowledge Board (Consejo o Junta del Conocimiento, como podría traducirse al español) señalan que este nuevo conjunto de técnicas y de métodos se generaron luego de una gran cantidad de experiencias acumuladas por personas que trabajan en el campo del conocimiento, a quienes puede considerarse como un genuino grupo que realmente trabaja en ese campo de la modernidad. Tales experiencias han tenido y tienen éxito en su aplicación, y en la actualidad son usadas tanto en pequeñas como en grandes organizaciones, para resolver problemas reales, basándose en el aprendizaje y sus adaptaciones en el estudio de casos relacionados con las normas y prácticas usuales en esas organizaciones. Además, su empleo es adecuado en los procesos de enseñanza-aprendizaje, adiestramiento y capacitación, en universidades y centros especializados en instrucción y educación técnica, administrativa y gerencial. Los citados autores, durante el trabajo profesional que adelantaban en el Knowledge Board, conocieron por boca de varios participantes en los eventos de contactividad20 que auspiciaban, la necesidad de preparar una recopilación de los métodos y técnicas prácticas que se están empleando en lo que denominaron la cocreación y divulgación del conocimiento efectivo (expresado en inglés como Effective knowledge co-creation and sharing). Su idea inicial fue la de elaborar un listado de los métodos y técnicas existentes y presentarlos con el formato de un artículo técnico. Durante sus labores, observaron que existían métodos razonablemente bien documentados, pero también habían otros no soportados suficientemente que habían sido elaborados y empleados para el contexto específico de algunas organizaciones, en las cuales había personas encargadas de gerenciar un conocimiento aplicable a determinadas realidades. Después de consultas posteriores, hechas entre la comunidad de miembros del consejo, decidieron seleccionar aquellos materiales sobre métodos y técnicas que estuviesen disponibles y que habían sido probados y aplicados de manera satisfactoria. Desde luego, se encontró un amplio rango de aspectos de facilitación, sobriedad de las dinámicas, colaboración, mecanismos de interacción y el uso de diferentes métodos y técnicas presenciales y en línea (denominadas en inglés face-to-face y online, respectivamente). La inclusión de las técnicas y métodos referidos al grupo de cocreación y divulgación del conocimiento efectivo se hace en razón de dos premisas. En primer lugar, porque guardan una estrecha relación con las dinámicas tradicionales de grupo en cuanto a su esencia social y metódica. Y luego porque emplean los medios modernos de redes electrónicas21 para facilitar su acceso a los interesados, alineándose de paso con las nuevas y versátiles TIC. Desde la perspectiva de las dinámicas de grupo, este conjunto muestra la actualidad de su género comunicacional y de interacción social y grupal. La audiencia a la cual está dirigida comprende a los instructores y maestros del ramo industrial, comercial y de servicios, y facilitadores de procesos técnicos y administrativos, que tengan necesidades e interés en el uso de técnicas y métodos para la cocreación y divulgación del conocimiento, bien sea este
conocido, corriente, emergente o prospectivo.
Presentación La información existente sobre esta materia es amplia y detallada, sin embargo, para los propósitos de esta obra, no es necesario presentarla en detalle. De allí que se anoten los principales aspectos de los métodos y técnicas seleccionadas adaptándolos del texto referenciado. Así, se mencionarán sus títulos en la versión española y el nombre original en inglés, sus acrónimos, los autores que los recopilaron, su institución de adscripción y el país, los conceptos fundamentales que los caracterizan, el tipo de método, los tiempos de realización y la aplicabilidad recomendada. Las respectivas citas sobre técnicas y métodos incluidos se encuentran debidamente referenciadas en la bibliografía consultada. De esa manera, los interesados en el tema de la modernidad en dinámica de grupos, podrán encontrar una más profunda e importante información. Por último, es conveniente aclarar que la versión original del texto consultado está escrita en idioma inglés, lo cual determinó que el autor de la presente obra se permitiera traducirla libremente al idioma español, esmerándose en respetar las reglas gramaticales y lexicográficas correspondientes, para lograr cubrir sin errores u omisiones los aspectos técnicos de la temática central.
Selección de técnicas y métodos modernos Grupos de análisis de resultados Título original Group Analysis of Knowledge Test Results as a Knowledge Sharing Method (Grabus, y Grumbald, 2007).
Acrónimo GAKTA – Group Analysis of Knowledge Test Results.
Versión sugerida en español “Análisis grupal de los resultados de pruebas de conocimientos como un método para compartir conocimientos.”
Conceptos esenciales Los grupos que analizan los resultados de las pruebas de conocimientos se han aplicado en organizaciones que se esfuerzan en consolidar sus ventajas competitivas, usando métodos para revisar y actualizar continuamente el conocimiento de sus empleados, bien en su totalidad o en parte de ellos, para contar así con un efecto sinérgico positivo cuando el conocimiento les es informado. Esto es de gran importancia en aquellas áreas que requieren de una renovación periódica del conocimiento. Esto se realiza a través de una codificación formal de lo disponible y aquello que se encuentra fuera de la organización, lo que puede generar maneras creativas de emplear todo esto o asociarse de alguna manera con quienes lo poseen. Las organizaciones que con regularidad examinan los conocimientos de sus empleados tienden a ser más competitivas en el mercado. El aprendizaje de lo novedoso se logra mediante su seguimiento en grupos de discusión de empleados que debaten en profundidad los asuntos, bajo la guía de un facilitador o moderador. Para su empleo, el método incluye varias actividades previas tales como el monitoreo de temas de interés en fuentes externas (universidades, politécnicos, competidores, gremios, investigadores), adiestramientos y capacitaciones, preparación de pruebas o test, aprendizaje, realización de las pruebas y su medición y, finalmente, la discusión de los resultados obtenidos por el grupo. Es necesario contar con moderadores de alta calificación y experticia que dirijan los eventos y lleven las discusiones sobre cada asunto, observando con profundidad sus detalles para que los participantes presenten sus aportes en los escenarios más amplios imaginables. La motivación es de particular importancia. Para lograrla se hacen actividades moderadas de competencias personales y se asignan tareas específicas que elevan el espíritu de cooperación en el cumplimiento de objetivos comunes. Los exámenes programados deben influir positivamente en los aspectos personales de carácter socio-psicológicos tales como la autoimagen, el rol que debe asumir el participante en su grupo de discusión y el respeto mutuo y sincero. La medición de las evaluaciones hechas a los participantes sobre la adquisición de nuevos conocimientos variará según los campos donde trabajen los grupos de discusión. Lo que se sabe con certeza es que el conocimiento de los empleados se mantiene en altos niveles a pesar de los frecuentes cambios en los asuntos técnicos y científicos, en tanto que disminuyen los errores y desviaciones en las tareas realizadas por grupos que muestran ser más esforzados.
Tipo de método Se le cataloga como un método desarrollado para grupos o equipos de trabajo con intereses y objetivos definidos, específicos, pero cambiantes en lo sucesivo.
Tiempo de realización La realización puede durar varias horas; las labores preparatorias pueden ocupar algunos días.
Aplicabilidad Es más útil en empresas de servicios profesionales especializados: aseguradoras, bancos y financiadoras, asesorías legales, firmas de consultoría o tributos. En empresas productivas, el método puede ofrecerse en las áreas de investigación y desarrollo, calidad o logística, orientándose hacia los aspectos de planificación, diseño, pruebas, mercadotecnia, investigación mercadológica y los de regulaciones, normas, estándares y procedimientos.
Comunidades de prácticas Título original Leveraging Integration Through Cooperation (Kato y Damiao, 2007).
Versión sugerida en español “Apalancamiento de la integración mediante la cooperación” o “Fortalecimiento de la integración mediante la cooperación”.
Acrónimos CoP: Communities of Practice (inglés) o Comunidades de Práctica (español).
Conceptos esenciales Los profundos cambios tecnológicos y la alta competitividad empresarial son factores que exigen que el conocimiento sea manejado eficientemente. En la mayoría de las organizaciones, el empleo de los métodos tradicionales para mejorar no permite que los gerentes alcancen los vastos beneficios generados por la interacción de las personas con diferentes conocimientos. Fomentar esas conexiones podría traer beneficios importantes como mejores prácticas e innovaciones. Para lograrlo es conveniente alentar la motivación en las personas para que colaboren e innoven, pero se requiere reacomodar las organizaciones. Dentro de esos reacomodos, las Comunidades de Práctica (CoP) surgen como un interesante elemento que se basa en dos corrientes de estudios: la estructura social y la experiencia situacional. La primera se asocia al estudio de las normas y reglas desde el enfoque de la perspectiva del discurso, el sistema
social predominante y la historia. La segunda se refiere al estudio de la dinámica de la vida diaria con énfasis en sus actores y agentes y sus interacciones. Las CoP siempre han existido desde la antigüedad, la Edad Media y la Modernidad: son los gremios profesionales y las asociaciones laborales. Ellas existen en todas las sociedades, y también forman grupos independientes de la estructura formal definida en los organigramas. Constituyen, por tanto, un adecuado marco para la gestión del conocimiento y el aprendizaje de las organizaciones y las personas. Son conocidas como comunidades informales. Uno de los retos más notables que tiene cualquier comunidad informal es el de fortalecer la interacción entre sus miembros. Los autores definen que una CoP es una forma compleja de organización humana que demanda diferentes formas de aproximación por parte de la gerencia tradicional, para así cultivar buenos resultados. El modelo creado por ellos se enfoca en el papel del moderador o líder social de la comunidad. El modelo indica un marco de moderación o liderazgo que puede ser aplicado en comunidades que, aunque estén físicamente distantes, pueden desarrollar esquemas exitosos de motivación y compromiso entre sus miembros, cuya incorporación a la CoP es voluntaria y espontánea con la finalidad de preservar el carácter constitutivo de los grupos informales sociales u organizacionales.
Tipo de método El método es de tipo grupal, en especial si el grupo es de carácter informal, espontáneo, cuyo vínculo principal puede ser el laboral.
Tipo de realización Para que el método pueda dar frutos, se necesitan mesas de preparación, ya que sus miembros se escogen entre ellos mismos. Las dificultades que se presenten pueden retardar hasta por algunos años los frutos deseados.
Aplicabilidad El método puede ser usado en cualquier CoP, sea esta real o virtual. Pero es indispensable que los participantes conozcan lo que es una CoP: un grupo de personas que comparten un interés sobre alguna cosa que hacen y que logra que interactúen de manera regular para aprender cómo hacerlo de la mejor manera. La aplicabilidad estará relacionada, aunque no condicionada, por el grado de aceptación o legitimidad que tenga la agrupación informal de personas en una determinada organización; de aquí que se identifiquen las siguientes categorías:
Desconocida
Aquella cuya existencia no está evidenciada de alguna manera en el ambiente organizacional o que sus integrantes interactúen de forma esporádica o irregular.
Ilegal La que está conformada por individuos que adversan las leyes, normas y reglamentos de forma deliberada y cuyas diversas actuaciones han sido declaradas inconvenientes o prohibidas. Esto último no implica la desaparición del grupo como tal; sus miembros pueden continuar actuando, pero de forma clandestina, furtiva, secreta o encubierta.
Legitimada Cuando su existencia y actuaciones cuentan con el beneplácito de la comunidad formal, es aceptada y reconocida en sus propósitos y acciones.
Apoyada Grupo informal cuyos objetivos y actividades reciben algún tipo de respaldo, defensa, protección o patrocinio bien sea interno o externo a la organización.
Institucionalizada La que siendo en su composición humana de carácter informal, ha sido reconocida como tal e incorporada a la organización con algunas prerrogativas y beneficios.
Comunidad global en línea Título original Building a Global Online Community (Budah, 2007).
Versión sugerida en español “Construyendo una comunidad global en línea”.
Conceptos esenciales El método se basa en el diseño de los procesos necesarios para crear un portal en una red (web, en inglés) que logre construir una comunidad en línea que integre a toda persona interesada en el mundo. La propuesta de esta iniciativa es la de hacer publicidad y promover contribuciones creativas del mundo entero, para proporcionar una base de datos abierta y útil para cualquier
presentación y recursos relacionados. Con la finalidad de convertirla en global, los profesionales y alumnos de todos los países están invitados a suministrar nuevos trabajos e investigaciones que serán incluidos en este portal para su apreciación y evaluación por una comunidad internacional. En su trabajo, el autor predice que una comunidad global en línea, y que colabore en un portal con un diseño adecuado para un contenido específico, será más fácilmente accesible en cualquier momento para el público que muchas conferencias internacionales. También plantea que los diseñadores de esta red global en línea necesitan de la ayuda de los investigadores en las diversas áreas del conocimiento, para poder entender cómo esparcir en la red los conceptos y la información y cómo asegurar su comprobación y credibilidad. Las redes globales deben tener identificados los factores críticos que pueden afectarlas, de tal manera que se asegure su liderazgo en el medio comunicacional, unas más sólidas relaciones entre los usuarios y un ambiente favorecedor. Los aspectos que deben estar claramente identificados en cualquier red global de comunidades son: Identificación comprobable de autores, fechas, tópicos y palabras clave en cada contribución. Capacidad para incluir archivos, imágenes y documentos en los anexos y textos complementarios. Facilidades para búsquedas basadas en palabras clave, títulos, autores y fechas. Posibilidades de organizar e indexar materiales, anexos y contribuciones relacionadas. Capacidad para organizar y listar materiales por períodos. Herramientas para facilitar la participación y el contacto con quienes emiten o buscan informaciones o retroinformaciones y alentar sus contribuciones. Herramientas y mecanismos para encuestas sobre opiniones o toma de decisiones. La primera comunidad global en línea que se organizó fue en el campo de la Arquitectura. Al principio la idea parecía que excedía los límites de la ambición propia de un proyecto de esta naturaleza, pero los hechos muestran que se pudo realizar y luego consolidar; esto indica que otros portales podrían operar focalizándose sobre diferentes disciplinas, temas y contenidos. Todas estas disciplinas, temas y contenidos abarcan propósitos similares en cuanto a la colaboración internacional. Así mismo, los mecanismos necesarios para la divulgación en línea y la discusión de diseños, artes, artículos y otros productos de la escolaridad y la creatividad, en esencia son los mismos. En la actualidad, estas propuestas se han materializado en comunidades académicas como Jstor.com y Academia.edu.
Tipo de método Por la creación de redes globales, a este método se le cataloga como de tipo grupal, con características de formalidad bajo un vínculo profesional específico.
Tiempo de realización De crecimiento y cobertura progresiva, este método ocupará varios meses de preparación, prueba, implantación y ajustes del programa base y sus complementos y anexos. La calidad del programa y el manejo que hagan los usuarios serán las variables que determinarán su segundo período que podrá ser de meses o algunos pocos años.
Aplicabilidad Los portales siempre se desarrollan y lanzan a la red con un criterio de masificación. A esa masa de miembros se puede acceder de manera general (como es el caso del conocido portal Facebook) o de forma especializada en algún asunto. Esta última variante es la que explica que el método citado por Budah puede ser tan diverso y diversificado como se pueda o se pretenda.
Eventos de contactividad Título original Finding the Fire between the Nodes – Contactivity Events (Dvir, Mitchell y Kazi, 2007).
Versión sugerida en español “Descubriendo el fuego entre los nodos ‒ Eventos de contactividad”.
Conceptos esenciales Los autores presentan en el material referenciado una alternativa constructivista y contributiva modelo tradicional de las conferencias. Advierten que ellas están compuestas de varias charlas cortas que son perifoneadas, apoyadas con láminas en Power point, y que luego son comentadas por los asistentes en los pasillos del local. El método alternativo que presentan lo denominan eventos de contactividad22, que puede ser aplicado en variadas dinámicas grupales: por ejemplo, conferencias, reuniones para organizar CoP, eventos internos de actualización o generación y desarrollo de estrategias. Los eventos de contactividad fomentan nuevas interacciones personales y el intercambio de conceptos, ideas y materiales. La chispa de la inspiración es la parte más relevante en cualquiera de estas reuniones de personas; esta también puede lograrse a plenitud en el trabajo de personas asociadas a una red. Pero es evidente que para lograr ese objetivo es necesario que primero se constituya la red.
El método, por tanto, no solo incluye la proximidad física de los participantes. El componente virtual del método debe ser realizado previa y posteriormente al presencial. En esa parte presencial o de contacto personal se pueden emplear diferentes formas de interacción: formales o programadas, informales o espontáneas, con juegos, espectáculos de arte personal, degustaciones de comidas ligeras, rifas y sorteos, concursos y competencias de salón, dinámicas estructuradas o dirigidas. La oferta de actividades presenciales sirve para dar la bienvenida a los participantes, estimular la socialización y el conocimiento de los perfiles personales y profesionales de cada quien. Los autores piensan que estas reuniones preparan el ambiente para luego emplear el tiempo y espacio disponibles para enriquecer el campo de las colaboraciones y los aprendizajes.
Tipo de método El método propuesto es de carácter grupal. Parte del hecho de que los participantes están vinculados a una red; en las ocasiones en que se deben congregar, el método servirá para socializarlos antes de iniciar las charlas, talleres o presentaciones que se hayan programado.
Tiempo de realización Resulta evidente que el método debe organizarse en tres etapas. La primera comprende la programación y logística previa al evento de contactividad. La realización en sí del evento será la segunda etapa. Una tercera etapa se dedicará a obtener información de los asistentes, tabularla y analizarla para que sirva de retroinformación a la entidad patrocinadora.
Aplicabilidad El método de los eventos de contactividad es de amplia aplicación: se puede utilizar en cualquier dinámica de grupo en la cual sea conveniente crear el ambiente y las oportunidades para que los participantes se reúnan e intercambien con libertad sus ideas, nuevas relaciones personales, conocimientos, pensamientos y algunas alianzas e iniciativas de particular o interés general. Algunos ejemplos pueden ser esbozados en seguida: eventos internos de alguna entidad, actividades de CoP en algún área específica, grandes conferencias o simposios, talleres de carácter teórico-práctico, seminarios de investigación sobre novedades científicas o problemas emergentes, intercambios y encuentros de profesionales, ejecutivos, empleados u operadores calificados, convenciones gremiales, estudiantiles o profesorales.
Entrevistas de evaluación
Título original Appraisal Interviews as a Tool for Organizational Knowledge Sharing (Schumacher, Flöck y Mekhilef, 2007).
Versión sugerida en español “Las entrevistas de evaluación como una herramienta para compartir el conocimiento organizacional”.
Conceptos esenciales Las entrevistas de evaluación se han empleado con preferencia en la gerencia por objetivos. En esa herramienta metódica, los objetivos ya han sido establecidos, los planes definidos, los desempeños revisados y luego recompensados. Se centra en los resultados de las tareas ejecutadas durante un cierto período de tiempo; eso ayuda a que los supervisores y empleados, identifiquen y definan con precisión sus responsabilidades y propósitos. Las evaluaciones representan para los empleados la posibilidad de medir sus propias habilidades y desempeños, conocer las áreas que deben mejorar y registrar sus logros. A los supervisores les da una panorámica de las fortalezas y debilidades de sus colaboradores y les ayuda a calibrar cómo entienden las expectativas y los estándares del trabajo; además sirven para reconocer cuáles metas no se alcanzaron y cómo idear vías que evadan obstáculos y barreras. Se considera que los estudios de tiempos y movimientos que creó Taylor, son las raíces de la evaluación del desempeño, la cual sigue y seguirá aplicándose en las organizaciones. En la actualidad, las entrevistas de evaluación surgen como una herramienta para valorar el desempeño personal, pues se enfocan en las estrategias de la organización y su naturaleza23. Las entrevistas de evaluación pretenden analizar el último período laboral, basándose en los hitos principales que han sido identificados como de progreso y desarrollo o también las fallas del personal. En una base comparativa, ese análisis dará ideas acerca de las futuras metas y los hitos que las identificarán, todo ello definido de común acuerdo entre las partes actuantes: el empleado y su supervisor. Los autores definen a las entrevistas de evaluación como un mecanismo de medición periódica del progreso de cada empleado hacia los objetivos. Además, expresan que pueden ser tomadas como una importante herramienta de apoyo al aprendizaje organizacional, la implantación y la gerencia del conocimiento y su reparto. Nonaka y Takeuchi, citados por Schumacher et al. (2007), han definido que el aprendizaje organizacional y la previa creación interna de conocimientos es el resultado de un ciclo continuo y dinámico entre el conocimiento tácito (intuitivo, no verbal o desarticulado) y el
explícito (razonado, organizado, verbal o escrito) que lleva al conocimiento colectivo. Conociendo este ciclo, los entrevistadores pueden orientar sobre la organización y puesta en marcha de programas de capacitación, instrucción y adiestramiento, cuya materialización caería dentro de los tradicionales esquemas de dinámica de grupos.
Tipo de método La técnica de las entrevistas, desde el punto de vista de la investigación social, es una competencia que debe aprenderse y practicarse; pues, no todo evaluador de desempeños puede ser considerado como un buen entrevistador. Este método debe mostrarse y enseñarse en talleres de formación previa de entrevistadores; luego estos actuarán individualmente ante las personas a ser evaluadas.
Tiempo de realización Del contenido del anterior apartado se deduce que este método comprende tres grandes situaciones que no son secuenciales entre sí. La primera comprende los eventos de formación y preparación de los entrevistadores, planificación y preparación, y definición de criterios, responsabilidades y metódicas. Puede durar algunas pocas semanas. La segunda situación se refiere al conjunto de entrevistas que se habrán de realizar y el análisis y valoración de resultados. La última situación es la de discutir y acordar las metas que cada quien asumirá para el siguiente período laboral. La segunda puede ocupar algunos pocos días o un par de semanas; este mismo tiempo se estima para la tercera situación.
Aplicabilidad En cualquier organización que tenga establecido un programa formal de evaluaciones (de desempeño, comportamiento, competencias o sus mezclas) puede aplicarse este método que, como se habrá deducido, es más un complemento de lo existente en materia evaluativa que un sustituto de lo convencional. Previamente, los gerentes y supervisores deberán ser instruidos y formados como entrevistadores.
Margen cognitivo Título original Using Cognitive Edge Method for Knowledge Creation and Collective Sense-Making (Blignaut, 2007).
Versión sugerida en español
“El uso del método del margen cognitivo para la creación de conocimiento y sensibilización colectiva de significados.”
Conceptos esenciales Cognitive Edge es una red internacional de investigadores, consultores y profesionales que aplican los métodos Open source (fuentes abiertas) desarrollados originalmente por Dave Snowden. Estos métodos relacionan el conocimiento y discernimiento personal desde la perspectiva de diversas disciplinas y saberes que incluyen la Psicología cognitiva, la Antropología, la toma de decisiones naturalistas y las Ciencias de la complejidad. Como se observará, a todas ellas se les considera de carácter emergente, colaborativo y bajo revisión. Sin embargo, han probado ser muy efectivas para la divulgación del conocimiento y su extracción, así como el ser procuradoras de soluciones innovadoras. Aun cuando no es un requisito formal, porque se trata de un método de fuentes abiertas, se recomienda que los facilitadores asistan a un curso de capacitación en Cognitive Edge antes de aplicarlo. Además, es plausible que por lo menos durante los dos primeros talleres que dirijan, estén acompañados por un mentor calificado para que observen como se dirige y maneja un taller antes de hacerlo por sí mismos. La manera como se dirige un taller de Cognitive Edge difiere notablemente de la forma tradicional de conducirlos, por lo que se requiere que esas diferencias sean conocidas y entendidas. Por ejemplo, se dan instrucciones ambiguas de manera intencional, no se ayuda a los participantes a encontrar respuestas correctas, se maneja el criterio de los procesos por grupos y no por individuos. La premisa básica de estos talleres es la de ofrecer variadas corrientes de problemas diferentes y no relacionados entre sí, que son asignados individualmente. Muchos de los problemas se le informan al participante en forma de relato anecdótico como único input. Así que el grupo general se va disgregando en subgrupos pequeños que comienzan a discernir sobre cómo operar sobre la base de sus profesiones u oficios, intereses, roles organizacionales, experiencias, tópicos o temas. A medida que transcurre el tiempo pautado para la actividad, los subgrupos o grupos espontáneos de trabajo van constantemente cambiando en diferentes sentidos. Lo que cada participante busca o desea es encontrar a otros que lo apoyen en el análisis del problema que se le asignó; con esto se tratar de asegurar que se creen múltiples oportunidades y posibilidades, con la convergencia sobre su problema de algunos otros participantes por razones de posiciones ocupadas o de actividades directas o relacionadas. A su vez, cada participante es requerido por otros para así obtener su apoyo o experticia. Mientras se avanza en los subgrupos al haberse juntado los interesados comunes en un tema o problemas, nuevos problemas se presentan al grupo y se pide que uno o alguno de los participantes ya establecidos en su subgrupo se separe de él y vaya a integrar, conforman o
apoyar a subgrupo diferente. Durante esta dinámica grupal, los participantes son invitados a relatar sus experiencias, anécdotas y logros. Lo que se persigue es romper la incomodidad y el aislamiento de los participantes, la vaguedad y poquedad de la información que les da y la añoranza de talleres con actividades estructuradas, temarios estables, documentación exhaustiva y resultados bien predecibles. Además, durante el evento se destina tiempo para: 1. Las intervenciones personales anecdóticas, testimoniales y de experiencias; 2. Emitir opiniones, juicios, resolución de problemas ajustados o relacionados y los aprendizajes; 3. Elaborar planos, mapas, flujogramas, tablas, figuras y mapas conceptuales; 4. definir indicadores culturales y grupales, como por ejemplo comportamiento, colaboración, clima, voluntad, entre otros; 5. Rituales de desavenencias y disensiones; 6. Socialización de perspectivas y, 7. Finalmente, el empleo de un pizarrón o tablón para mostrar los resultados del trabajo o del sistema estudiado, cuando estos pudieron ser ensamblados o definidos.
Tipo de método Es un taller grupal práctico donde no se busca enseñar un tema o método en forma personal; lo que se planea es influir en la posibilidad de conformar equipos de trabajo informales o transitorios para crear proyectos, entender y resolver problemas complejos o conflictos técnicos de apreciable importancia, pero con un elevado sentido de participación, colaboración y espontaneidad.
Tiempo de duración La preparación puede llevarse entre dos y tres reuniones, mientras que su realización se hace en dos o tres días.
Aplicación El método Cognitive Edge24 puede ser usado en talleres de corta duración, en organizaciones de cualquier naturaleza y complejidad, y en asuntos como los anotados en la sección “tipo de método”. El número adecuado de participantes está en el rango de 30-36 por taller.
Redes visuales de trabajo
Título original Visual Power Networking (Wolf, Troxler y Kazi, 2007).
Versión sugerida en español “El poder visual en las redes de trabajo”
Conceptos esenciales Las redes visuales de trabajo se definen como una técnica de facilitación adecuada para las etapas previas o iniciales de eventos, tales como convenciones, congresos o jornadas, mediante la cual los delegados podrán conocerse unos a otros y cuyos contactos iniciales son hechos por ellos mismos. Esta dinámica de realizarse con algunas horas de anticipación a la inauguración formal del evento y deberá lograrse que cada delegado haya contactado y conocido, al menos a tres otras personas, con los cuales deberá tener intereses y competencias similares o complementarias. Para lograr los objetivos planteados por los autores arriba citados, los organizadores del evento requieren el envío previo de una hoja tamaño carta por parte de cada participante, donde cada quien anote sus datos biográficos básicos, por ejemplo, nombres y apellidos; nacionalidad de origen o adopción; titulación académica; afiliación o representación de países, organismos, empresas, gremios, universidades; disciplinas, áreas o campos de interés o dominio. Es importante insertar una fotografía reciente, de frente, a colores (tamaño carnet). Al pie de la hoja se anotará su ubicación durante el evento: hotel y habitación, albergue particular y teléfono. Finalmente, al pie o al dorso de la hoja, se dejarán líneas en blanco para que los interesados anoten algún mensaje corto. Las copias de las síntesis curriculares podrán insertarse en el dossier o carpeta oficial del evento. En el salón donde se celebre esta dinámica se colocarán las hojas en pizarras, carteleras o tablones. Los delegados acudirán al lugar indicado en el programa, el cual debe ser confortable, ya que es posible que muchas personas se muevan en simultáneo para leer las micro-biografías de los demás. Los delegados deberán portar su marbete o tarjeta de acreditación, con su nombre claramente legible para que puedan ser reconocidos con prontitud por quienes tengan interés en abordarlos y conocerlos. También las síntesis curriculares pueden estar organizadas, clasificadas, agrupadas o categorizadas según un patrón conveniente. La creatividad e imaginación de los organizadores jugará un rol significativo en esta etapa. Indudable será el hecho de que esta dinámica generará un murmullo in crescendo que irá luego disminuyendo en la medida en que cada quien llene su cuota de nuevas personas conocidas o las superen en número apreciable. Aquí radica la esencia objetiva del método. Los
participantes comienzan a sentirse activados en la búsqueda de colegas y rápidamente interesados en nuevos tópicos y experiencias. De esa manera se generan dos tipos de relaciones personales: el primero es el de las relaciones de subgrupo durante el período de duración del evento central; al finalizar este, los miembros se separarán y quizás no vuelvan a acercarse unos a otros, pero el evento les resultó más grato, interesante y dinámico que si hubieran permanecido solos o aislados. El segundo es aquél que genera y propicia nuevas redes de intercambios personales, profesionales o institucionales, algunos de los cuales luego se consolidan y oficializan. El lector, luego de revisar los anteriores párrafos, estará en capacidad de compararlos con lo que socialmente formaba una rutina acartonada, fría e impersonal en los momentos iniciales de congresos, convenciones y otras dinámicas de grupo tradicionales: algunos pocos delegados cercanos entre sí porque se conocen de antemano y muchos otros callados y aislados como en compartimientos estancos. Cuando previamente se conocen y se dan a conocer los perfiles individuales, los intereses y las experticias comunes (y también las específicas y particulares) la comunicación, el conocimiento y las ideas fluyen con mayor armonía.
Tipo de método Se considera que es un método grupal, intencional, universal y complementario: se aplica en cualquier grupo (formal e informal); busca el acercamiento entre personas que no se conocen entre sí, pero que tienen uno o varios intereses comunes; puede ser empleado en cualquier lugar, momento o época; y por último, complementa y favorece la realización de eventos que proverbialmente no contemplan estas experiencias.
Tiempo de realización Para su inserción en los programas organizativos rutinarios y formales, se requiere de pocas horas y escasos recursos materiales. Para la preparación de la sesión de socialización y relacionamiento se debe disponer de unos tres o cuatro días. La realización de la sesión no deberá exceder de cuatro horas al menos en el día anterior a la apertura oficial.
Aplicabilidad La lectura de los conceptos esenciales de esta dinámica dará idea de que su aplicabilidad es amplia e ilimitada y para el propósito de fomentar las relaciones humanas. Quizás su limitante mayor esté en la programación oficial del evento: no tener flexibilidad programática o no disponer de horarios libres previos. Si así fuesen las cosas, esta dinámica podría ofrecerse en paralelo durante el primer día del programa.
Giras de exploración
Título original Exploration Tours – Connecting Past, Present & Future (Dvir, Kune, Martínez & Dvir, 2007).
Versión sugerida en español Giras de exploración – enlazando el pasado, el presente y el futuro.
Conceptos esenciales El trabajo presentado por los autores arriba reseñados es un modelo diferente de cómo un grupo de personas puede averiguar algo sobre un tema importante, dirigir un cambio complicado o aprender acerca de un tópico emergente. Todo esto a la vez. El método es una agradable y definida forma alternativa para realizar conferencias, cursos y talleres cortos. Sirve para enlazar el pasado, el presente y el futuro del tema seleccionado, mediante el trabajo mancomunado del grupo de participantes. El método puede tomar diversas formas y variar en duración, visión, formato y etapas. Como el nombre del método lo indica, este se realiza durante una gira de varios días, en donde se tocan varios destinos en una ruta predeterminada para estudiar un tema o problema desde una visión histórica de su evolución. Preparar una gira o tour es un proceso largo y detallado, no solo porque hay que movilizar a un determinado número de personas, sino porque debe prepararse una historia del problema, planear las etapas que se cubrirán, trabajar con los anfitriones y colaboradores locales que atenderán al grupo, organizar las actividades, preparar los diferentes materiales que se emplearán y muchas cosas más. El trabajo original que se revisó muestra que hay dos áreas de interés que tienen una apreciable frecuencia de solicitudes de realización. La primera podría ser llamada “de exploración” en la cual participan personas que no se han conocido previamente (esto es usual en giras turísticas convencionales); a esas personas se les induce a intercambiar ideas sobre un tema o asunto dado o seleccionado para de inmediato crear y añadir valor a su trabajo. La segunda área recibe el nombre de “centros del futuro”. Se conocen así a los espacios dinámicos e inspiradores en donde se da libertad a la creatividad, innovación e interpretación de temas o problemas actuales o que son avizorados. Sobre este tema versan los estudios prospectivos, antes llamados de futurología. Los centros del futuro sirven para que profesionales y expertos se reúnan y exploren sobre cómo enfocar las alternativas de solución o las perspectivas y tendencias en el futuro, basándose en los registros históricos que se hallan en la documentación acopiada. ¿Cuáles objetivos pueden lograrse con estas giras de exploración? Los más evidentes tienen que ver con los aspectos cognitivos (aprendizaje de algo, inspiración para nuevas ideas),
grupales (trabajo en equipo, creación o consolidación de redes), institucionales (apoyo, apalancamiento financiero y patrocinios para emprendedores, trabajo autónomo, desarrollo y sostenibilidad local y regional) y sociales (innovación, desarrollo, productividad y bienestar). La variable crítica o limitante más notoria para la adopción y organización de este método es el costo de las actividades, ya que es esencial que los participantes recorran diferentes lugares. Permanecer en una misma sede y localidad desvirtúa el propósito de la técnica; pero explorando varios lugares y sitios se encontrará la información que conducirá al conocimiento compartido.
Tipo de método De corte grupal, este método es participativo, universal y versátil. No debe considerarse como una gira turística, de recreación o vacacional, por lo que las reglas deben informarse a los exploradores y hacerse cumplir. Cualquier tema, conocido o emergente, general o particular, sencillo o complejo, puede ser abordado con este método.
Tipo de realización La etapa organizativa puede abarcar varios meses o hasta un año, dependiendo de lo extensa que sea la gira que se pretenda realizar; hay que organizar en detalle cada paso que sean necesario para la dinámica. Además, hay asegurarse que los lugares a visitar tengan una relación concreta con el devenir histórico del tema central del evento. La gira debe durar no menos de tres días, ni más de cinco.
Aplicabilidad Cualquier tema o problema, conocido o emergente, general o específico, sencillo o complejo, puede ser abordado con este método. Los grupos no deben exceder de 30 personas.
Herramientas para el conocimiento personal Comentario inicial En el desarrollo de las siguientes secciones no se insistirá en destacar la importancia de las TIC en el desarrollo contemporáneo. Eso sería redundar sobre una cuestión muy conocida. Pero sí se hará énfasis en que su auge y avance está asentado y apoyado en lo tecnológico y más específicamente en lo electrónico. Como toda tecnología, método o teoría que se propone, el ámbito de su aplicación tendrá que ser necesariamente social y humano, en dos de sus aspectos esenciales: el educativo y el
organizacional, y en todas sus manifestaciones y variantes. Las ocho propuestas anteriores que se bosquejaron en la sección anterior, fueron originadas por expertos, científicos y consultores en educación y gerencia de organizaciones. A la luz de los conceptos esenciales que se expresaron en todas ellas, es evidente que se basaron en la búsqueda de interacciones humanas novedosas y prometedoras que se salen del aula, el salón o el auditorio, tradicionales sedes de las dinámicas de grupo habitualmente practicadas, para ir al espacio exterior y ser divulgadas por medios electrónicos en formas virtuales que reproduzcan con exactitud los círculos reales y materiales. Del catálogo anterior de métodos de TIC se puede decir que todos desembocan en el campo de la dinámica de grupos, cuestión que no podrá ser eludida: ellos van dirigidos a las personas que se relacionan entre sí por una o varias razones. Siete de ellos se aplican directamente a grupos: formales o informales, estables o efímeros, homogéneos o diversos, seleccionados o abiertos, pero grupos en fin. Uno solo de ellos (las entrevistas de evaluación) puede considerarse como de aplicación mixta, ya que se aplica a cada sujeto en particular, pero que pertenece a un grupo señalado. Las TIC han ido más allá; han revolucionado la manera cómo las personas se enlazan entre sí para lograr varias cosas esenciales en toda sociedad: comunicarse, relacionarse, enseñar, divulgar, aprender, informar, participar, colaborar, entre otros. Las TIC están apoyando los procesos individuales de gestión del conocimiento, sin que haya necesidad de afiliarse o registrarse en un determinado grupo, asociación, club o institución, o de estar presentes en algún momento, lugar y fecha. Tal apoyo se ha manifestado mediante una conspicua elaboración de procesos de gestión y divulgación del conocimiento que han facilitado la implantación y el uso de herramientas a las cuales se les está genéricamente llamando herramientas y programas sociales25.
Herramientas y programas sociales El uso de estos elementos es notoriamente beneficioso para los grupos de trabajo, pero también (y quizás mayormente o en mayor proporción) para el manejo del aprendizaje y el conocimiento individual. Se conoce a las herramientas y programas sociales como una expresión genérica que describe al software fácil de acceder y usar para estimular la divulgación del conocimiento. En la actualidad se conocen y emplean varias tecnologías informativas y divulgativas integradas a menudo a una determinada aplicación. También es usual que estén integradas a herramientas multimedia. Estas nuevas TIC ofrecen un camino para aproximarse holísticamente (con mayor amplitud, en otras palabras) a la interacción humana y al conocimiento.
Son fáciles de acceder e interconectar con otras redes; su uso no tiene límites en cuanto a tiempo y lugar, salvo por razones de dificultad o disfuncionalidad de recursos locales o ambientales; además, sus capacidades y sus aportes tienen carácter geométrico. Sus dificultades principales estriban en la posibilidad organizacional o comercial de accederlas, su costo operativo o renta y la tecnología del equipamiento disponible. A continuación se presenta un extracto informativo sobre las principales herramientas sociales conocidas en la actualidad (Milanovic, 2016 y Jefferis, 2016). Sin embargo, deben hacerse tres aclaratorias necesarias para delimitar el alcance de estste capítulo. La inclusión de las siguientes herramientas no significa que sean las únicas, sino que se seleccionaron por ser las más populares y de mayor raigambre universal; hay varias otras en funcionamiento en el mundo y en cada país. La tendencia del sector del software apunta hacia su crecimiento por la proliferación de programas y el establecimiento de nuevas redes, tanto en intra redes como en extra redes. La segunda aclaración se refiere al uso del idioma inglés, ya se ha convertido en práctica usual que, en cualquier país o región planetaria, se adopten de inmediato los vocablos idiomáticos originales relacionados con estos métodos y tecnologías. Desde el punto de vista lexicográfico se les considera como anglicismos o extranjerismos hasta que la Real Academia Española los acepte, castellanice e incluya en su diccionario oficial. Se usarán los vocablos y expresiones inglesas y se procurará mostrar su correspondencia semántica española; esto tendrá un sentido divulgativo y práctico, que no pretende ser idiomático. La última aclaratoria se relaciona con el sentido práctico (social, técnico, científico, lícito) de la información que se presenta. Puede ser que hablar de ello se extienda en demasía, lo cual no tiene que ver con la esencia de este texto, referida al conocimiento, divulgación y enseñanza de esta multidisciplina. Pero es necesario recalcar que la modernidad de las TIC puede ser aplicada tanto para el ejercicio de la bondad, como también para la práctica de la maldad, la ilicitud, o el desafuero comunicacional, por ejemplo.
Blogs o weblogs26 Nombres El más conocido es el de “blog”, empleándose con menor frecuencia el de “weblog”, tanto en singular como en plural (Blog, 2016). La palabra “blog” es una combinación en inglés de “bloc”, conjunto en español y “log”, diario de anotaciones o bitácora27, y podría traducirse como conjunto de anotaciones. De igual forma, la palabra “weblog” estaría formada por el prefijo “web”, traducido como red, y el sufijo “log”, anotación; en definitiva, se hace referencia a un diario de anotaciones personales.
Definición
Es un website o sitio web de carácter abierto y publicación inmediata, que está continuamente actualizado, donde se recopilan cronológicamente textos o materiales, de uno o varios autores, que tienen un alto contenido de carácter personal o particular.
Características La edición de un blog es responsabilidad de una persona en particular o, en circunstancias no frecuentes, de un grupo muy cohesionado. A esa persona se le llama “blogger” o “bloguero”, en lenguaje coloquial. Al trabajo de escribir el contenido de un blog o al proceso de mantenerlo actualizado en el website, se le llama blogging. Cualquier persona puede abrir y mantener su propio blog, pero hay que tener en cuenta que parece de uso exclusivo de periodistas, artistas, deportistas, políticos, literatos, articulistas y educadores; es decir, de personas públicas que lo emplean para expresar libremente sus ideas, comentarios, críticas y propuestas fuera de los ambientes sociales, editoriales y comunicacionales, en donde no tuviesen tal posibilidad. Técnicamente un blog es un sencillo sistema de gestión de contenidos que es fácil de diseñar por el blogger, y así mismo es de fácil acceso para sus lectores y seguidores. Están siendo empleados en gran proporción por los emisores de información y los académicos. Los primeros emiten ideas y noticias instantáneas y artículos sobre asuntos públicos. Los segundos lo usan como una herramienta de enseñanza, evaluación de asignaciones y coordinación pedagógica. Los lectores pueden acceder al blogger creando espacios identificados con sus propios nombres o utilizando seudónimos o apodos, lo que convierte a la website en un espacio virtual de conversación y debates. Por otra parte, los blogs pueden convertirse en herramientas multimedia, añadiendo imágenes, videos y sonidos a los textos registrados. Además pueden disponer de capacidad para almacenamiento y reenvío a otros interesados. Las herramientas de creación y mantenimiento de weblogs se clasifican en dos tipos: aquellas que ofrecen un alojamiento completo y gratuito (como Freewebs, Blogger, Technorati y LiveJournal), y aquellas consistentes en un software que, al ser instalado en un sitio web, permiten crear, editar y administrar un blog directamente en el servidor que aloja el sitio (como es el caso de WordPress y Movable Type). Este software es una variante de las herramientas llamadas sistemas de gestión de contenido (CMS) y muchos son gratuitos. La mezcla de los dos tipos es la solución planteada por la versión multiusuario de WordPress (WordPressµ) a partir de la cual se pueden crear plataformas como Rebuscando.INFO, Wordpress.com o CiberBlog. es o Blog total.
Wikis Nombres
La palabra “wiki” pertenece a la lengua hawaiana; wikiwiki es el nombre que se le da a las pequeñas barcas que enlazan las islas del archipiélago y que se distinguen por su rapidez. Wiki se traduce al español como rápido. Al final de este acápite se anotan otros vocablos que se derivan del uso de wiki como prefijo.
Definición Un wiki es un website que está formado por varios artículos. Como estos contienen palabras técnicas, materias, vocablos y expresiones particulares o específicas, así, los artículos pueden ser eslabonados o relacionados (Wiki, 2016). De allí que un wiki es una herramienta para procesos de estructuración de conocimientos sobre una base de apertura-búsqueda-encuentro de materiales28.
Características El wiki se usa como un método electrónico de síntesis informativa y divulgativa que resulta de fácil y rápida implantación y aprendizaje. También es interesante anotar que cada participante puede registrar su propio artículo o contribución técnica o literaria, la cual es libre, gratuita y accesible a todos. La plataforma permite que el medio esté abierto al público, sin necesidad de registrarse como usuario. Esto último implica que tan pronto alguien inserta en la red un determinado material, cualquiera puede añadir su conocimiento específico sobre ciertos aspectos o tópicos de este y editarlo de inmediato. Todo es debidamente encaminado, ya que se descansa en la buena voluntad de las personas para trabajar juntos en estos escenarios virtuales. Las infracciones a los códigos y normas informales y espontáneas son rápidamente adversadas. Las wikis sirven además para coordinar informaciones y actividades en grupos integrados en el website, y la puesta en común de conocimientos o textos en los grupos y particulares. La idea de crear este sitio data de enero del 2001 por Jimmy Wales y Larry Sanger, quien también le dio el nombre original de wiki. La idea inicial tuvo una gran acogida de tal manera que en la actualidad se han creado websites asociados tan importantes como Wikipedia, una enciclopedia en línea, libre, universal y poliglota, que está disponible en un poco más de 280 idiomas, lenguas, dialectos y lenguas muertas. Otras creaciones son: Wikcionario, un diccionario multilingüe. Mediawiki, programa comparativo de softwares en uso. WikiIndex, lista de los wikis en la red. TiddlyWiki, un wiki para administrar los wikis de contenidos personales u organizacionales. Interwikis, una plataforma que permite la vinculación entre distintas Comunidades wikis.
Wikilibros, servicios de tutoriales y manuales. Wikisource, biblioteca. Wikinoticias: un noticiero. Wikiversidad, redes académicas. Wikiquotes, compendio de citas y frases célebres.
Tagged, Tagging o TIFF Nombres El vocablo inglés tag puede traducirse como etiqueta, rótulo o marbete. De allí que tagged o tagging en español puede entenderse como etiquetado, lo cual hace una referencia metafórica al propósito de este sistema. Otras informaciones mencionan que el nombre técnico de este programa es TIFF, iniciales de Tagged Image File Format o formato de fichero de imagen con etiquetas.
Definición Es un formato de archivo de imágenes con etiquetas que, además de ellas, contiene lugares en los cuales se archiva información acerca de las características de la imagen (TIFF, 2016). Por otra parte, puede decirse que tagging es la práctica de asignar o colocar etiquetas o notas a un determinado contenido.
Características El proceso de etiquetar les corresponde a los usuarios, quienes pueden expresar su propia categorización o ubicación de sus tags. No hay entonces una escala de organización o clasificación taxonómica de la información, por lo que los títulos de los tags de un mismo website o sitio se presentan en un cuadro con los nombres respectivos. A estos cuadros referenciales se les conoce en inglés como tag cloud, es decir, nube de etiquetas. Los nombres de los tags se presentan en un tamaño escalar proporcional a la frecuencia de su uso en el sitio. Las etiquetas o tags responden a un formato de las imágenes que los interesados añaden a los textos y materiales que están en el website. Las etiquetas pueden insertarse a color o en blanco y negro; pueden, o no, ser comprimidas (para ahorro de espacio en los servidores). Pueden almacenarse en algunas formas específicas: completas, por bandas, rectangulares. La plataforma permite crear extensiones para su uso en sectores concretos del conocimiento.
RSS Nombre Es la abreviación inglesa de Really Simple Syndication o de Rich Site Summary, dado que las
fuentes de información varían en este aspecto. Se traducen libremente como “sindicación realmente simple” 29 o “compendio de sitios abundantes”.
Definición Familia de formatos de fuentes web codificados en XLM30 que se usa para suministrar información actualizada frecuentemente a sus suscriptores. No usa ningún navegador, sino un software diseñado para leer esos contenidos (RSS, 2016).
Características Es un servicio por suscripción para acceder a ciertas websites. El pago permite acceder a los feed o información que le interesa al suscriptor, sin necesidad de “halar información” o “empujar información” hacia el usuario. De manera simple, el contenido original del site puede ser fácilmente arreglado, según las necesidades del usuario. Se ahorra tiempo ya que la información que se necesita llega al suscriptor sin necesidad de visitar los websites o wikis específicos. Las suscripciones y sus servicios se manejan mediante un programa parecido a los de emails, donde se puede leer la información. Los sistemas modernos de administración incluyen al sistema RSS dentro de los paquetes ofrecidos en el mercado general.
Redes sociales en internet En este último capítulo se han querido enlazar las dinámicas de grupo tradicionales con la modernidad de las TIC. También se menciona que estas están aportando una variada oferta de tecnologías, programas y métodos que tiene un alto impacto en la educación, la comunicación, la administración y la gerencia. Así mismo, se expresó que las TIC estaban obviando las barreras geográficas y horarias que antes ponían límites a las jornadas de interrelación humana. Esas bondades y ventajas se han manifestado mediante el surgimiento y proliferación de las llamadas “redes sociales” en todas las latitudes del planeta. Las redes sociales son estructuras sociales virtuales que reúnen a las personas, bien en lo individual como en lo grupal y organizacional. Son aplicaciones en la web que permiten conectarlas e interrelacionarlas. La pertenencia a una o algunas redes permite compartir contenidos, informaciones y conocimientos y crear comunidades sobre la base de intereses similares, a distancia y dispersas. Aun cuando las redes sociales surgen como una consecuencia aplicativa de la tecnología computacional y electrónica, ya existe una bibliografía de referencia importante. Las redes sociales han abierto nuevos campos del conocimiento sociológico y administrativo. La Sociología virtual, la Sociología organizacional, la Demografía, la gerencia del conocimiento,
las telecomunicaciones, la dinámica de grupos, el comercio internacional, la educación a distancia, son algunos ejemplos de cómo las TIC han ayudado a romper paradigmas, crear nuevos conocimientos y materializar sueños que antes eran considerados como ciencia ficción. A finales del año 2015 en internet estaban registradas unas 350 redes sociales mundiales. La revisión de la referencia (Wikipedia.org, 2015) da cuenta de la información general sobre cada una de ellas: nombre de la red social, descripción de su propósito o fines, localización o sede, cobertura geográfica o grupal, temática (deportiva, de género, artística, internacional, regional, académica), número estimado de usuarios o abonados registrados y tipo de registro (libre, por invitación, por abono, edad mínima para registrarse). De manera resumida, puede anotarse que las redes sociales se han distinguido por mostrar las siguientes bondades: Facilitan las relaciones entre las personas, obviando barreras geográficas, raciales o culturales. Ayudan a definir y asentar la identidad personal y virtual, al lograr que los usuarios identifiquen sus propios rasgos y expectativas. Permiten que las personas se integren y participen en proyectos online desde sus propias localidades. Propician la colaboración, cooperación y la caridad entre personas, grupos, asociaciones y, aún más, entre países. Favorecen el estudio y el conocimiento, debido a la actualización inmediata de la información. Sirven de apoyo y complemento a la educación formal. Sustituyen, en parte, a la educación presencial o escolarizada. Las redes sociales forman parte de un notable conjunto de aplicaciones que se ha desarrollado en los últimos 10 años. Todas presentan una estructura funcional y operativa similar, aun cuando cada una tiene sus particularidades, estilos y normas, entre los cuales podemos citar el área de especialización, los grupos humanos a los cuales está dirigida, los términos de la membrecía y la privacidad, el respeto a la autoría, el tamaño y formato de las entradas y enlaces.
El mundo estadístico de las redes sociales El cada vez más amplio mundo de las redes sociales ha generado la necesidad de conocerlo, medirlo y también de controlarlo debido a su extensión mundial, asunto que se mencionó al inicio de este capítulo. La revisión de este material referencial (Ver Bibliografía Consultada – Redes sociales) ha permitido que, para el propósito didáctico de este texto, no solo se haya recopilado una interesante información sobre el mundo de las redes sociales, sino que ello ha facilitado que se sistematice su conocimiento, definición y caracterización básica (que no detallada, por cierto, por su extensión y complejidad tecnológica).
Una ojeada a estos temas ha posibilitado que se establezca una clasificación del numeroso sector de plataformas o redes activas a la fecha de esta edición, basándose en la cobertura individual medida según el número de suscriptores registrados. Esta cifra, para información comparativa del interesado, no se corresponde con los suscriptores que la red considera como ‘activos’ o usuarios frecuentes del servicio. En las tablas estadísticas, se observa que el número de suscriptores registrados siempre es superior a la de suscriptores activos. Es conveniente aclarar que la información que se ha recopilado para ser presentada en la siguiente sección, no debe ser tomada bajo un criterio de exhaustividad ni de contenido conclusivo. La dinámica del desarrollo actual y futuro de estas tecnologías indica y determina que en este sector hay un acelerado proceso cambiante en el aspecto creativo, innovador y adaptativo. Lo que hoy es conocido y aplicado, mañana puede ser cambiado, modificado o sustituido. De allí que las reseñas incluidas están signadas por un contenido genérico y estable en los tiempos actuales y venideros. La popularidad y universalidad de las redes sociales y sus sites hará que con regularidad diversas instituciones produzcan y difundan datos estadísticoanalíticos que mantenga informados a los interesados. Al igual que en el anterior acápite llamado “Herramientas para el conocimiento personal” se incluyó un párrafo sobre el adecuado y apropiado uso de estas técnicas, se destaca que los siguientes contenidos se orientan, con un sentido educativo, técnico y didáctico, hacia el ejercicio práctico de la bondad y no de la maldad.
Redes sociales de elevada cobertura Las estadísticas compiladas muestran que de las 350 redes registradas a la fecha, seis de ellas ocupan el sector de mayor número de suscriptores o, dicho en otras palabras, de elevada cobertura social mundial. Ella son, en orden numérico decreciente, las siguientes:
Facebook Origen El nombre de este sitio fue creado por Mark Zuckerberg (junto con sus tres colaboradores: Eduardo Saverin, Chris Hughes y Dustin Moskovitz) en el año 2004, cuando era alumno de la Universidad de Harvard (EE UU). Su intención inicial fue la de vincular solo al alumnado de la universidad, pero en la actualidad es una red social mundial. La palabra facebook se considera como de fantasía o neologismo. Si se le buscase una traducción al español, podría ser ‘Libro de rostros’ o ‘Registro de caras’, considerando que el fundador buscaba con su creación que todos los estudiantes de su universidad se conocieran entre sí (Facebook, 2016).
Definición
Es un sitio web gratuito y abierto a cualquier usuario que tenga una cuenta de correo electrónico y que conforme una red social.
Características La plataforma Facebook se ha constituido en un hito referencial en el desarrollo de las TIC y la evolución de las redes sociales virtuales. Como tal, Facebook se ha extendido por el mundo y ha logrado el intercambio personal y la formación de redes entre usuarios que se establecen sobre la base de algún interés básico: educativo, comunitario, profesional, aficiones, deportes, actividades convencionales, parentesco, por nombrar las más prominentes y recurridas. Además, esta plataforma ha recibido mucha atención, porque permite que las personas asociadas al website puedan desarrollar otras aplicaciones y realizar actividades comerciales y profesionales a partir de la red social. Ya es usual que corporaciones privadas y organismos gubernamentales, asociándose previamente a facebook, implanten su propia extranet desde y hacia el navegador madre. La plataforma incluye un variado catálogo de servicios a los abonados; esquemáticamente enumerados serían los siguientes: A. Usuarios: referidas a los usuarios en general. 1. Amigos: relaciones interpersonales virtuales, a distancia, escritos con apoyo virtual y posibilidad de exclusión o retiro. 2. Grupos: constitución de redes sociales de diferente propósito y posibilidad de multiafiliación voluntaria para el intercambio de mensajes, fotos y videos. 3. Páginas: se crean para fines específicos o particulares, pero sin que se puedan establecer polémicas; es usual que las originen empresas o personajes específicos, más hacia lo publicitario o promocional que hacia el intercambio social. B. Comunicaciones: relacionadas con los mensajes y sus contenidos. 1. Muro (wall, en inglés): espacio presente en el perfil de cada inscrito, donde sus amistades y relacionados pueden escribirle notas, pero solo visible para los registrados. 2. Fotos (photos, slides, en inglés): envío y recepción de fotos o grupos de fotos que pueden titularse y referenciarse, además de identificar con su nombre a las personas fotografiadas. 3. Regalos (gifts, en inglés): íconos o viñetas (icons, vignettes, en inglés) asociados a un mensaje que se registran en el muro del destinatario; se cuenta con modalidades de identificación y visualización privada o general. C. Privadas: dirigidas al ámbito personal de los usuarios. 1. Aplicaciones: espacios destinados para los gustos, preferencias e intereses particulares de cada usuario. 2. Juegos: incluye juegos y actividades con diferentes opciones de participación:
individuales, pares, trivias, grupos, por ejemplo. La plataforma siempre ha enfrentado y enfrenta serias y crudas críticas en cuanto a sus políticas y normas de privacidad, su efecto e influencia sobre niños y adolescentes, el aprovechamiento de la información pública por parte de la delincuencia y las dificultades para la desafiliación efectiva de usuarios.
YouTube Origen La organización Tube, Inc. fue fundada en la ciudad de San Bruno, en las cercanías de San Francisco, California, EE UU, en febrero del 2005, por los señores Chad Hurley, Jawed Karim y Steve Chen, cuando eran empleados de la empresa PayPal, los dos primeros como ingenieros y el tercero como diseñador. Según ellos relataron, la idea de asociarse surgió cuando trataron de compartir los videos que individualmente habían filmado en una reunión social. Tratando de superar las trabas técnicas que enfrentaron, se dedicaron a crear una página de subida de videos donde las personas pudiesen conocerse sobre la base de sus vídeos. El dominio se activó en febrero del 2005, habiendo cargado el primer video en abril de ese mismo año. De inmediato los creadores observaron que los suscriptores cargaban todo tipo de vídeos, sin tomar en cuenta la idea original relacionada con los vídeos personales de carácter social. El crecimiento acelerado del dominio atrajo a las empresas Sequoia Capital y Time Warner que sin dudar invirtieron en el mismo, ya que las visitas diarias alcanzaron la cifra de 250 millones al día. Esta tasa de crecimiento hizo que los propietarios originales se asociaran con la empresa Google, que luego sirvió para que la firma ofreciera un ramo importante de ofertas de afiliación y negocios compartidos, exclusividad de emisiones musicales y de películas y propaganda, siendo esta última retirada debido al importante rechazo de sus seguidores. Hoy en día, el dominio no solo continúa ocupándose del alojamiento y emisión de videos, sino que también se ocupa de la emisión de noticias y comentarios espontáneos ofrecidos por sus usuarios.
Definición Se le cataloga como un sitio web diseñado para que los usuarios puedan subir y compartir videos. Estos pueden ser incluidos como resúmenes o clips de películas, programas de televisión, videos musicales de diferentes géneros y los llamados videoblogs producidos por personas que se inician en esos ramos. Una de las reglas del sitio especifica que los usuarios no deben subir vídeos amparados por derechos reservados de autor (YouTube, 2016).
Características
El dominio mantiene una logística que permite localizar cualquier vídeo por medio de las etiquetas de metadatos, títulos y descripciones que los usuarios asignan a sus vídeos, pero cuyo uso está restringido únicamente a los vídeos que tienen alojados en sus archivos. A raíz de la adquisición de YouTube por parte de Google, la empresa Google Videos ha agregado a sus búsquedas los contenidos de YouTube. Hoy en día, el dominio no solo continúa ocupándose del alojamiento y emisión de videos, sino que también se ocupa de la emisión de noticias y comentarios espontáneos ofrecidos por sus usuarios. Tiene convenios de asociación con estaciones comerciales de televisión, empresas cinematográficas en el ramo de películas completas, videoclub de películas y documentales, emisiones en 3D y de alta resolución, anuncios gubernamentales, campañas políticas o de asociaciones. La empresa se cuida de no permitir emisiones de violencia, delitos, pandillaje, terrorismo y pornografía. Tiene transmisiones de actos y conciertos en directo. Varios países han bloqueado su señal por razones de políticas internas e ideologías; en otros países se le ha censurado parte de sus emisiones. A mediados del año 2007 se dio un paso importante hacia la internacionalización del sitio, al traducir su interfaz a diversos idiomas, entre ellos el español.
Twitter Origen Fue creado en el año 2006 por Jack Dorsey y otros colaboradores de la empresa Odeo, localizada en ese entonces en San Francisco, California. Es por tanto una tecnología comunicacional en red de reciente data. El vocablo inglés que se ha tomado como nombre de esta plataforma, se traduce al español como gorgojeo; gorjear, trinar, que significa hablar del canto o voz de los pájaros. Este se caracteriza por ser corto, preciso, por lo que su empleo en la lengua inglesa metafóricamente hace referencia a la característica básica de este instrumento: la extensión limitada del número de caracteres del mensaje.
Definición Es un servicio gratuito de microblogs que permite a sus usuarios enviar microentradas o micromensajes, basados en textos denominados tweets que tienen hasta 140 caracteres de longitud vía SMS31 (servicio de mensajes cortos o mensajería), por vía internet, telefonía móvil o de aplicaciones de terceros (Twitter, 2016).
Características Como red social, twitter reúne a sus seguidores y usuarios a través de los temas que van surgiendo a lo largo de las jornadas diarias. Los tweets enviados por alguien, aparecen en
orden cronológico del más reciente al más antiguo, y así se van añadiendo los enviados por los interesados. De inmediato son colgados o registrados para que estén disponibles de inmediato o en tiempo red. Su principal utilidad radica en esa característica: allí se encuentra información sobre lo que está sucediendo en este momento. Por lo general, el contenido de los tweets se orienta hacia las noticias del momento y los comentarios y controversias que ellas generan; pero también los mensajes sin sentido, el correo basura (spam, en inglés) y los mensajes repetidos (retweets) aparecen en los envíos de los usuarios. También se usan los Hashtags que permite el uso de palabras o frases sin espacios, precedida por el símbolo “#” que permite incluir o mostrar información relacionada con un tema o asunto. Es considerada como una plataforma importante en el campo de los microblogging, retransmisión de eventos de asistencia directa limitada, intercambio de opiniones, comentarios sobre programas de televisión (entrevistas, debates, foros, convenciones, por ejemplo) y la intercomunicación social en áreas geográficas que sufren algún desastre ambiental y quedan aisladas (terremotos, inundaciones, deslaves, huracanes, por ejemplo). Se ha observado que celebridades (artistas, deportistas, políticos, literatos) se han beneficiado del microblogging, ya que son conocidos, referenciados y seguidos por más personas. Esto ha dado lugar a la aparición de neologismos derivados de la palabra twitter, tales como twittero (persona que frecuenta el uso de la plataforma), twitterati (los usuarios que son más influyentes o conocidos), twitpocalipsis (caída del sistema por sobrecarga de usuarios) y twittbaives (ejemplo del nombre adoptado por los twitteros de la ciudad de Buenos Aires, capital de Argentina).
Google+ Origen Es una red social operada por la empresa Google Inc., con sede en los Estados Unidos, la cual comenzó a operar en junio del 2011, ocupando hoy en día un lugar importante en la web. Además, es una de las redes sociales más populares del mundo. Varias fuentes del sector han declarado que ha sido el más importante intento de Google para competir con la red social Facebook. Cerca de la mitad de los usuarios abonados la emplean en relaciones amistosas.
Definición Es un servicio de red social en el cual los usuarios deben ser mayores de 13 años de edad para poder disponer de una cuenta propia, y que integra diversos servicios personales. Sin embargo desde de septiembre del 2011, Google+ permitió la creación de cuentas a usuarios con más de 18 años, incorporando mejoras en sus extensiones de videoconferencias (Google+, 2016).
Características Google+ integra variados y distintos servicios. Los más importantes y utilizados son: Círculos: permite a los usuarios organizarse en grupos o listas para compartir. Hangouts: permite a los usuarios comunicarse a través de mensajería instantánea y VideoChat con las personas añadidas a sus círculos, dentro de los cuales se incluye la siguiente agenda: Personas: bajo privacidad, permite a los usuarios organizar contactos en grupos para compartir. Comunidades: función que permite compartir con un mismo grupo de personas, como familiares, grupos formales, compañeros de estudio, colegas. - Novedades: permite conocer sobre las actualizaciones de los miembros de sus círculos. Liberación de datos: ofrece la posibilidad de descargar el contenido de una información de interés personal y profesional desde Google. Carga instantánea: específico para dispositivos móviles, almacena fotografías o vídeos en un álbum privado para compartirlos más tarde. Messenger: función disponible para comunicarse a través de mensajería instantánea. Intereses: interfaz para el buscador de Google que permite a los usuarios identificar los temas en los que podrían estar interesados en compartir con los demás. Intereses destacados: interfaz para el buscador de Google destinado para otros temas a nivel mundial que ayuda a mantener informado al usuario sobre lo publicado con las últimas actualizaciones en los temas de su interés particular.
Instagram Origen La Instagram Inc., propietaria de la marca comercial, fue creada por los señores Kevin Systrom y Mike Krieger en San Francisco, California, en octubre del 2010. Esta aplicación rápidamente ganó popularidad, con más de 100 millones de usuarios activos en abril de 2012 y superó los 300 millones en diciembre de 2014. Originalmente fue diseñada para los equipos iPhone, a la vez que estaba disponible para los equipos iPad y iPod bajo el sistema iOS 3.0.2 o superior. A principios de abril de 2012, se publicó una versión para el sistema Android. A partir de la versión 4.0 la aplicación permite al usuario la toma de videos con una duración máxima de 15 segundos. Esta nueva herramienta incluye la estabilización de imágenes. La calificación por edad de esta aplicación es a partir de los 13 años.
Definición A esta aplicación se le considera como una red social basada en una aplicación para subir fotos y videos. Los usuarios también pueden aplicar efectos fotográficos como filtros, marcos, similitudes térmicas, áreas subyacentes en las bases cóncavas, colores retro y vintage, y
compartir las fotografías en la misma red social o en otras como Facebook y Twitter (Instagram, 2016). A los materiales fotográficos se les puede dar una forma cuadrada como las de marca Kodak en equipos Instamatic, y las cámaras Polaroid, con una relación de aspecto tipo 16:9, el que actualmente usa la mayoría de las cámaras de teléfonos móviles. Las fotos pueden estar en horizontal y en vertical sin bordes blancos. Cuenta con un medio privado de comunicación oral denominado Instagram Direct.
Características El campo de sus aplicaciones y usos es amplio, versátil y variado.
LinkedIn Origen Este sitio fue fundado en diciembre del 2002 y montado en la red en mayo del 2003. Sus creadores fueron Reid Hoffman, Allen Blue, Konstantin Guericke, Eric Ly y Jean-Luc Vaillant, en Mountain View, California. Para finales del 2013 registraba más de 200 millones de usuarios ubicados en un poco más de 200 países cubriendo todos los negocios reportados por la revista Fortune. Fue la primera red social estadounidense en colocar sus acciones en la bolsa de valores de New York, lo cual a su vez elevó su valor nominal en un poco más del doble apenas comenzaron a cotizarse.
Definición Se le considera como un sitio web orientado hacia los negocios internacionales ofreciendo una plataforma informativa sobre servicios profesionales, que son de carácter personal o individual con su debida calificación (LinkedIn, 2016).
Características La primera característica de este sitio radica en que los usuarios deben previamente registrarse suministrando los datos personales, que pueden o podrían ser comprobados. Luego, para cumplir con uno de los objetivos del sitio, los usuarios registrados deben mantener una lista con información de contactos con las personas con quienes tengan algún nivel de relación, a lo cual se llama ‘conexión’. Los usuarios pueden invitar a cualquier otra persona (sea o no un usuario del sitio) para asociarse a dicha conexión. Sin embargo, si la persona invitada selecciona las opciones de marcaje “no lo sé” o “spam”, esto contará en contra de la persona registrada que hizo la invitación. Si la persona que invita obtiene muchas de estas respuestas, su cuenta podría ser restringida o cerrada.
Como consecuencia de la información acopiada bajo el renglón ‘conexiones’, los usuarios pueden tener acceso a las siguientes opciones de servicio personalizado: La ‘conexión’ original puede usarse para extender los contactos en un segundo o tercer grado, con lo cual se aumenta el grado de interactividad de cada usuario. El usuario puede subir su curriculum vitae o síntesis curricular al estilo convencional, o diseñar o crear su propio perfil. Los usuarios pueden encontrar oportunidades de negocio o puestos de trabajo, empleando la recomendación de alguien registrado en el sitio. Como consecuencia de lo anterior, los empleadores, buscadores de talento u ofertas de negocios, podrán reclutar o seleccionar a diferentes candidatos mostrados en el sitio. Para efectos de identificación personal, los usuarios pueden incluir sus fotografías de porte ejecutivo o de carnet, o revisar y observar las ajenas. La simultaneidad de ofertas/búsquedas de parte de un usuario en particular, está permitida ya que se le presentan separadamente. Los usuarios pueden guardar y archivar sus tramitaciones personales. Los usuarios tiene oportunidad de conocer, identificar y cuantificar a quienes han accedido a su perfil.
Academia.edu Origen Academia.edu es una red social o sitio web para los investigadores y académicos. La plataforma se puede utilizar para compartir documentos, monitorear su impacto y seguir la investigación en un campo en particular. Fue creada por Richard Price, en septiembre de 2008, en San Francisco y actualmente posee cerca de 32 millones de usuarios registrados y más de 8 millones de textos subidos, clasificado en más de 1,2 millones de categorías o temas de investigación.
Definición Es una red social que se ha identificado con el movimiento de acceso abierto o ciencia abierta, orientada a facilitar a los investigadores y académicos la oportunidad de difundir y visibilizar de manera inmediata los resultados de sus investigaciones (Academia.edu, 2016).
Características Lo singular de esta red social es que en ella se incluyen trabajos y reportes de investigación que todavía no han sido arbitrados por pares, con la intención de que la revisión sea realizada paralelamente con la difusión y distribución de los informes respectivos, dentro de un contexto más amplio que el establecido por los comités editoriales de las revistas científicas. Mediante el registro en el sitio (www.academia.edu), los investigadores pueden subir sus trabajos inmediatamente después de completar su redacción final y enmarcarlos o catalogarlos dentro
de una categoría o tema de investigación (preprints). Automáticamente, los miembros quedan ubicados dentro de la lista de investigadores interesados en un tema particular. De esta manera, pueden recibir notificaciones de las lecturas, comentarios y sugerencias que otros investigadores afines realicen de los papers subidos en el sitio. Así, el autor logra que su trabajo sea revisado (arbitrado) paralelamente a la difusión del mismo. Academia ha recibido críticas de parte de la comunidad académica identificada con la política convencional y generalizada de arbitraje o revisión por pares, imperante en el mundo científico. Sin embargo, la amplia difusión y utilización de sus servicios pone de manifiesto el interés de muchos investigadores por innovar en las normas de la comunicación científica imperantes en la actualidad, especialmente en el movimiento del libre acceso a la información científica, el cual rompe con el modelo tradicional de suscripciones pagas para poder acceder a la información científica publicada en las revistas especializadas. Lo que hace interesante esta iniciativa es la oportunidad de sus miembros de contactar pares con intereses similares y fomentar lo que se ha denominado históricamente “colegios invisibles”, esto es, la red de académicos e investigadores dispersos en el mundo, interesados en o trabajando sobre un tema o problema en particular. Esto promueve la difusión de información, metodologías y resultados parciales relacionados con un tema de investigación, que normalmente resulta difícil y complicado.
El panorama de las redes sociales La siguiente sección de este capítulo incluye un breve comentario sobre el significativo número de redes sociales que cubren un interesante porcentaje del mercado mundial electrónico y comunicacional. Debe repetirse que el panorama de las ofertas y reacomodos de las TIC y las redes sociales han sido cambiantes, lo es en la actualidad y se piensa que seguirá esa misma línea de diversificación, aplicabilidad y tecnificación. La compilación de información acerca de estas empresas y redes operadoras ha llevado a la publicación de catálogos generales y guías especializadas sobre ellas. Incluso, tal información ha propiciado la posibilidad de, tal como se observa en los sitios de e-información, a clasificarlas según su naturaleza y propósito básico o principal. De hecho, estas categorías, facilitan el conocimiento sobre cuáles son las redes que entran dentro de una o varias de ellas: sociales, profesionales, laborales, culturales, académicas, de intercambio, de restricción territorial, por nombrar algunas de ellas. Sus perfiles tecnológicos y propuestas operacionales siempre son objeto de monitoreo, análisis y revisiones para asegurar su eficiencia. La información disponible sobre ellas es suficiente para que los interesados en documentarse, estudiar o analizar este fenómeno comunicativo actual, puedan solazarse en sus contenidos. Lo importante es que cada persona, conocedora o interesada en estos asuntos, sepa que la dinámica de grupos también es posible en ellas con sus técnicas, modelos, enseñanzas, postulados colaterales y, por supuesto, con las debidas adaptaciones protocolares, procedimentales y ambientales que se requieren.
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Los autores citan a Leif Edvinsonn como el creador del término; este define a la contactividad como una vía para acrecentar el capital intelectual del grupo de participantes en un evento de aprendizaje, de un grupo de empleados de una organización específica o bajo cualquier otra modalidad de organización formal. 21 La expresión “redes electrónicas” se refiere a las tres más importantes y conocidas: la
internet (de carácter mundial, abierto y público); la intranet (de condición restringida a grupos, asociaciones y organizaciones) y la extranet (circuitos privados a los cuales se accede fundamentalmente por membrecía). 22 Ver pie de página número 20. 23 En la actualidad, la expresión “naturaleza de la organización” ha sustituido a la de
“filosofía de la empresa”. 24 El vocablo inglés cognitive se relaciona con lo cognitivo, lo perteneciente o relativo al
conocimiento, una característica propia de los humanos. El vocablo inglés edge significa orilla, margen, borde. 25 Social software tools, en inglés. 26 Blog. (2016, 15 de febrero). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 19:31,
febrero 15, 2016 desde https://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Blog&oldid=89171514. En esta y las subsiguientes herramientas y programas sociales la fuente utilizada es el portal de Wikipedia. 27
“Bitácora” es un término usado en marinería con el que se denomina al libro de anotaciones del capitán de una nave durante sus travesías. 28 En inglés, a este proceso se le conoce como open-ended knowledge. 29 La sindicación es una práctica comercial en la cual una empresa compra artículos o
materiales escritos y los vende para su publicación simultánea en distintos medios escritos. 30 XLM es la abreviatura de Extensible Markup Language (lenguaje extensible de marcas)
un metalenguaje de etiquetas. 31
SMS es la abreviatura de Short Message Service, servicio de mensajes cortos o mensajería de texto, como popularmente se le conoce.
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Acerca del autor Oswaldo Ortega Ingeniero agrónomo con especialización en Administración Agroindustrial de la Universidad Central de Venezuela, Licenciado en Administración de la Universidad de Carabobo - Campus La Morita (Venezuela), MBA de la Universidad de Texas en Austin, Texas (Estados Unidos), Magíster y Doctor en Educación con especialización en Educación Superior de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (Venezuela), y Doctor en Administración de Negocios en la Universidad Hebrea de Jerusalén (Israel). Ha sido gerente y directivo en empresas agroalimentarias, entre ellas, Centrales Azucareros C.A., Banca Agropecuaria del Grupo Banco Consolidado, Fondo Nacional de Investigaciones Agropecuarias y la Fundación para el Desarrollo de Ciencia y Tecnología - Fundacite Aragua. En la actualidad es Profesor Titular de Maestría y Doctorado en la Universidad de Carabobo, la Universidad Central de Venezuela y la Universidad Bicentenaria de Aragua. También es consultor en tutoría gerencial, estructuras organizacionales, estudios diagnósticos y prospectivos, y auditorias administrativas.
DINÁMICA DE GRUPOS Técnicas de organización de eventos
INCLUYE Las normas en la dinámica de grupos y su clasificación. Técnicas abiertas, cerradas y de soluciones grupales de problemas. Blogs, RSS y redes sociales como herramientas modernas en la dinámica de grupos.
Toda actividad humana se inicia y desarrolla en medio de una reunión o evento que, por lo general, se estructura y funciona de acuerdo con un protocolo u orden establecido. Existen varios tipos de eventos pero todos buscan sentar las bases para lograr el bienestar, el entendimiento y la convivencia pacífica. Este libro introduce al lector de manera práctica a las distintas modalidades de organización de eventos: técnicas abiertas (simposio, taller, mesa redonda, panel y charla, entre otros), técnicas cerradas (Philips 66, foro, comité, seminario y círculo de calidad), reuniones gerenciales y soluciones grupales de problemas (tormenta de ideas, técnica Delfos, grupo focal, entre otros). Así mismo, incluye descripciones de nuevas técnicas basadas en las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) y su aplicación en el mundo de las redes sociales. Dinámica de grupos es un texto de referencia práctico para personas con interés en organizar un evento en los ámbitos educativo, profesional y académico. Sin embargo, dado su enfoque organizacional y gerencial, será de utilidad en carreras como Pedagogía, Comunicación Social, Administración de Empresas, Sociología, Psicología y Ciencias Políticas. Colección: Ciencias empresariales Área: Management
www.ecoeediciones.com
e-ISBN 978-958-771-357-2
