cuaderno de obra

EL CUADERNO DE OBRA

PRESENTACION:

El presente documento denominado “Cuaderno de Obra”, ha sido elaborado con la finalidad de contribuir a una mejor administración de los proyectos y sobre todo a garantizar un eficaz y eficiente uso de los recursos que Estado destina  para hacia éstos El contenido est! basado en la normati"idad "igente que rigen los procesos de dirección y conducción de las obras p#blicas, as$ como en los  principales hallazgos detectados durante la ejecución de los proyectos y que com#nmente son encontrados en obra %no de los documentos cla"e en la gestión, monitoreo y super"isión de los proyectos es el Cuaderno de Obra, sin embargo en muchos casos es el documento menos "alorado, o su contenido no tomado en cuenta al momento de las acciones de control, ya sea durante el  proceso mismo del proyecto como durante su e"aluación e&'post (e dice que un correcto manejo del Cuaderno de Obra contribuye a transparentar los actos ocurridos en la obra, y por lo tanto, permite "isibilizar los procesos de la obra, dificultades y "icios ocultos, requerimientos de adicionales de obra, calidad de los materiales utilizados, cantidad de personal que labora en el proyecto, calidad de la asistencia técnica brindada por los profesionales a cargo del proyecto, entre otros (iendo este una compilación de e&periencias y recojo de información de hechos ocurridos, se espera de todos)as aquellas personas que utilicen este docume doc umento nto brinde brindenn sus sugere sugerenci ncias, as, coment comentari arios os y)o apo aporte rtess que permit permitan an mejorar la inter"ención que el Estado lle"a a cabo a ni"el nacional I)

CONCEPTO*

El cuaderno de obra, es el documento firmado en todas sus  p!ginas por el inspector o super"isor, seg#n corresponda, y por el residente, y consta de una hoja original con tres copias desglosables, correspondiendo correspondiendo una de éstas a la Entidad, otra al contratista y la tercera al inspector o super"isor+ en donde se anotan los hechos rele"antes durante la ejecución de la obra -rt./01 y ./21 del 3ecreto (upremo 41 .50678856E9 : ;eglamento de la  Este concepto se aplica para obras ejecutadas por contrata Cuaderno de Obra, El documento que, debidamente debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o super"isor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas ?losario de términos del 3ecreto (upremo 41 .50678856E9 : ;eglamento de la  El cuaderno de obra, es el documento que dispone la Entidad en la etapa de construcción, debidamente foliado y legalizado en el que que se anot anotar ar!! la fech fechaa de inic inicio io y térm términ inoo de los los trab trabaj ajos os,, las las modificac modificaciones iones autorizadas autorizadas los a"ances a"ances mensuale mensuales, s, los controles controles diarios diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos, as$ como los problemas que "iene afectando el cumplimiento de los cronogramas esta establ blec ecid idos os y las las cons consta tanc ncia iass de la supe super" r"is isió iónn de la obra obra -r -rt t . de la ;esolución de Contralor$a 41 ./26556C? del .5 de julio de ./55> Este concepto se aplica a las obras ejecutadas por administración directa

El cuaderno de obra es un documento oficial que registra todos los acontecimientos importantes que se producen en el de correr de la construcción de una obra de ingenier$a 3e los conceptos precedentes se desprende dos preguntas* @Es necesario que el cuaderno de obra sea legalizado notarialmenteA se anotan adem!s de lo descrito anteriormente, el n#mero de personal que trabajó, materiales que ingresaron y salieron a -lmacén, materiales utilizados, equipo y personal que se necesitaron en la ejecución de la partida, pruebas para laboratorio realizadas, as$ como su a"ance logrado entre otros En el caso de proyectos que incluyen partidas de capacitación, también se debe consignar esta acti"idad II)

MARCO LEGAL: 
de Contrataciones del Estado : 3ecreto
III)

PROCEDIMIENTO DE SU LLENADO

=. Consideraciones pre"ias* Es un cuaderno #nico por obra, y el n#mero de folio debe iniciar con el n#mero 88. Cuando por la naturaleza del proyecto las anotaciones que se realicen durante la ejecución del proyecto necesitan un n#mero mayor de folios que el disponible en el cuaderno iniciado, ser! necesario aperturar uno nue"o, el mismo que ser! el numerado como el Cuaderno 41 87 y los folios se iniciar!n en el n#mero uno El cuaderno de obras no puede ser cualquier cuaderno El ;eglamento de la
entidad en los casos de obras por administración directa y por el contratista en el caso de obras por contrata 3ebe permanecer en la obra desde el inicio hasta el final del proyecto El responsable de su custodia es el ;esidente de Obra En el caso de obras por contrata, si el contratista no permite el acceso al cuaderno de obra al inspector o super"isor, impidiéndole anotar las ocurrencias, ser! causal de aplicación de multa del cinco por mil 2).888> del monto de la "alorización  por cada d$a de dicho impedimento -rt./01 6 3ecreto (upremo 41 .50678856 E9 : ;eglamento de la  (ólo puede registrar datos en el cuaderno de obra, el residente y el super"isor, siendo los mencionados profesionales los #nicos autorizados para hacer anotaciones en el Cuaderno de Obra Esta definición e&cluye de manera e&presa, la autorización de efectuar anotaciones en el cuaderno de obra de otras personas, sean estos funcionarios, directi"os, titular  del pliego o autoridades sea cual fuere su naturaleza o función •

En el supuesto entendido que estas autoridades o funcionarios por su relación directa y funcional con la obra necesiten comunicarse con el ingeniero residente o super"isor, e&isten otros mecanismos de comunicación entre el (uper"isor y la Entidad, que por lo general est!n detallados en el Contrato de obra, el Contrato del (uper"isor y las normas del procedimiento administrati"o Con la finalidad de superar esta acción, como 4orma de uenas Fr!cticas se recomienda implementar el “C%-3E;4O 3E GH(HI-(”, que puede estar a cargo del guardi!n o del administrador de la obra o incluso del mismo residente, donde se  precisa, C%-3E;4O 3E O;- quienes ingresan y "isitan la obra, indistintamente del cargo que desempeJan, que en muchos casos sir"e para "erificar si se han efectuado "isitas de control o super"isión de otros agentes diferentes a los autorizados a escribir en el cuaderno de obra Hncluso este cuaderno de "isitas puede ser"ir para anotar apreciaciones, recomendaciones sugerencias de los beneficiarios de la obra o personas de la sociedad ci"il organizada
=7 -l inicio de Obra* -l inicio de la obra El Hngeniero ;esidente debe "erificar que el Cuaderno de Obra se encuentre debidamente legalizado, foliado, con las firmas correspondientes y dem!s formalidades seg#n la naturaleza de la obra a ejecutarse En una Obra por Contrata En el caso de obras por contrata, el primer  folio del cuaderno de obra debe utilizarse para transmitir el acta de entrega del terreno y otros datos b!sicos, tales como* D 4ombre de la Empresa constructora o contratista D Galor referencial de la obra contratada D Flazo de ejecución de la obra

En una obra por -dministración 3irecta y por Encargo En el caso de obras por  -dministración 3irecta y Encargo, el primer folio le corresponder! para la legalización del cuaderno de obra, el segundo folio para transcribir el -cta de entrega del terreno y otros datos b!sicos de la obra, tales como* 9echa de ;esolución de aprobación del e&pediente técnico y)o fecha de la firma del Con"enio para la ejecución de la Obra ;esolución de designación del ;esidente o Coordinador 9echa de la Entrega del Ierreno al ;esidente o Coordinador  9echa de Hnicio de Obra y plazo de ejecución de la Obra El siguiente asiento debe estar redactado por el ;esidente, en donde se indica de manera clara y  precisa las siguientes acciones* o 4umero de asiento o Fersona a quien corresponde el asiento o Kora de inicio de acti"idades o 3etalle de las>  partidas> con que se inicia el proyecto o 3istribución de las cuadrillas de trabajo o 4#mero de trabajadores que inician la acti"idad o 4#mero y detalle de la mano de obra calificada que inician el proyecto* Lefes de Cuadrilla, -sistente de Cuadrilla, aestro de Obra, Operarios, Oficiales, Capataces, profesionales o Kerramientas con la que se inicia la obra o 3etalle de las medidas de seguridad de los trabajadores (olicitud de autorización del trazo y replanteo del proyecto a ser aprobado por el (uper"isor == 3urante la obra •

En una Obra por Contrata del contrato Hncumplimiento de los a"ances parciales de la obra, establecidos en los Calendarios Galorizados de -"ances de Obra,  precisando sus causales y solicitando al contratista la presentación de 4ue"os Calendarios que permitan la aceleración de los trabajos, a fin de garantizar el cumplimiento de la obra, dentro del plazo establecido
•

•

3e acuerdo con el -rt$culo ./2 6 -notación de ocurrencias 6 del ;eglamento de la y el metrado apro&imado de lo realizado
medidas de seguridad de los participantes, as$ como la implementación de las medidas de seguridad y salud ambiental en el trabajo, tales como* Hmplementación de botiqu$n, seJalización, uso de cascos, guantes, lentes, botas, etc o Ocurrencia de accidentes, indicando el nombre del trabajador accidentado y el reporte correspondiente al establecimiento de salud m!s cercano para su atención respecti"a cuando el caso amerita o Fresentar una copia del cuaderno de obra en los documentos del informe quincenal y mensual =0 -l concluir la obra En una obra por contrata Esta etapa constituye el proceso final de la ejecución f$sica del proyecto, pues en base a ello se "erificar! el cumplimiento o no de los  plazos contractuales de ejecución, adem!s de la "erificación del cumplimiento de las caracter$sticas constructi"as En esta fase se registra* En la fecha indicada, el ;esidente de Obra realiza el asiento respecti"o indicando la fecha de término de ejecución de la obra, indicando el cumplimiento del .88 de las partidas del  proyecto, debiendo solicitar al (uper"isor o Hnspector la solicitud de conformidad de culminación de obra Kay que recordar que este asiento no necesariamente es el #ltimo d$a del plazo de ejecución de obra, pues si a ese d$a el proyecto no se encuentra ejecutado en el .88 de sus partidas, no representa la culminación de la obra El Hnspector, luego de "erificar que las partidas del  proyecto han sido ejecutadas en un .88, dar! por concluida el proyecto, realizando el asiento respecti"o, debiendo informar sobre esta fecha a la Entidad, en el lapso de cinco 82> d$as naturales Cuando las partidas no han sido concluidas al .88, a#n cuando el residente haya consignado dicho a"ance en el cuaderno de obra, el Hnspector dejar! constancia del hecho, indicando de manera detalladas las partidas inconclusas o aquellas que a criterio técnico no cumplan con las especificaciones técnicas detalladas en el e&pediente técnico (i el plazo término contractual ha "encido, esta fecha ser"ir! para el cómputo de los d$as de  penalidad por retraso en la fecha de culminación de obra que se encuentran estipulados en el contrato 3e ah$ la importancia de detallar con precisión este asiento en el cuaderno de obra (i la obra es declarada por el Hnspector que se ha cumplido con el .88 de las partidas, la entidad nombrar! una Comisión de ;ecepción de Obra, cuya resolución ser! insertada en el cuaderno de obra, as$ como el -cta de Obser"aciones, si la hubiere Cuando el Comité de ;ecepción ha identificado obser"aciones al proyecto, el
Contratista, también se registra en el cuaderno de obra 3e los considerandos e&puestos se desprende que el (uper"isor es quien realiza el #ltimo asiento de obra El informe de
IV)

For administración directa El asiento que informa la fecha de culminación de la obra debe ser redactado por el ;esidente, en donde se indica la fecha de término de la obra, haciendo un an!lisis de las partidas ejecutadas, debiendo solicitar a Hnspector su conformidad -dem!s deber! consignar lo siguiente* o Galoración final del proyecto o etrados alcanzados, detallados seg#n las partidas del e&pediente técnico o 4#mero de participantes con que se concluye el proyecto, desagregado por se&o Este dato es importante en la ejecución de proyectos sociales como 9O4CO3E( y Construyendo Fer# o 3etalle de los materiales e insumos e&istentes en almacén o 3etalle de las herramientas que obran en almacén, detallando su estado de conser"ación (in embargo de forma oficial mediante documento se debe informar de este hecho al inspector El inspector, luego de la "erificación del cumplimiento de las partidas e&presadas en el E&pediente Iécnico con lo realizado en obra, realizar! el asiento respecti"o dando conformidad a lo e&presado por el ;esidente o su disconformidad En caso el inspector manifestara que no se ha cumplido el .88 de las partidas especificadas en el proyecto, el asiento respecti"o deber! consignar de manera detallada y pormenorizada de las> partidass> que no se hayan ejecutado al .88, por lo que deber! continuar el proyecto hasta su culminación total, dando un tiempo adicional para la culminación del proyecto (i se ha dado la conformidad del .88 de ejecución del proyecto, se informar! de este hecho a la institución, quien nombrar! la Comisión de de ;ecepción de Obra mediante resolución u otro documento estipulado en su I%F- o el documento de gestión respecti"o, transcribiendo dicho documento en el cuaderno de obra (i la Comisión de ;ecepción identificara deficiencias o que las partidas no han sido ejecutadas al .88, el -cta de Obser"aciones se registrar! en el cuaderno de obra, as$ como el -cta de
PRINCIPALES ERRORES, FALTAS Y DELITOS QUE SE COMENTEN EN EL MANEJO DEL CUADERNO DE OBRA

0. ;esponsabilidades* Iipolog$a For la materia, la responsabilidad de los responsables del manejo del cuaderno de obra y de quienes se encargan de "erificar el cumplimiento de la aplicación correcta de este documento son* ;esponsabilidad administrati"a
"$nculo laboral o contractual al momento de su identificación durante el desarrollo de la acción de control Fara perfilar la responsabilidad administrati"a de un agente p#blico debe mediar culpa del mismo (e requiere por tanto, una inter"ención con discernimiento, intención y "oluntad, elementos que deben "alorarse dentro del marco circunstancial y en concordancia con los principios que reglan la materia 4o basta e&clusi"amente la e&istencia de una obligación inherente al empleo y su probable incumplimiento, para que de ello se deri"e una responsabilidad administrati"a 3ebe "erificarse la posibilidad del ejercicio de esas obligaciones y las dem!s impuestas al funcionario, de suerte de poder   precisarse si e&iste culpa o negligencia en concreto 3e lo contrario, podr$an imputarse culpas por hechos de cumplimiento imposible 4o puede hablarse de responsabilidad sino cuando se han transgredido las precauciones normalmente tomadas con relación a la acti"idad de que se trata -simismo, incurren en responsabilidad administrati"a funcional los ser"idores y funcionarios p#blicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron gestión deficiente, para cuya configuración se requiere la e&istencia, pre"ia a la asunción de la función  p#blica que corresponda o durante el desempeJo de la misma, de mecanismos objeti"os o indicadores de medición de eficiencia For ejemplo cuando en un  proceso de selección no hago caso al ;eglamento y no cumplo con los plazos establecidos para integrar las bases •

En el caso del cuaderno de obra, cuando no registro de manera oportuna los acontecimientos importantes del proyecto (upletoriamente cuando corresponda, se aplica también lo e&presado por la  aJos de ocurridos los hechos que generan el daJo económico Iambién es este caso, supletoriamente cuando corresponda, se aplica también lo e&presado por la
•

;esponsabilidad penal* Es aquella en la que incurren los ser"idores y funcionarios p#blicos que en ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito Ejemplo* Cuando simulo un proceso de

selección, pero en la realidad ya se conocecon quien "oy a contratar y  probablemente ya esté brindando el ser"icio . •

En el uso del cuaderno de obra, por ejemplo, aprobar por parte del super"isor un adicional de obra por "icios ocultos, sin que esta dificultad en obra haya ocurrido El objeto de tutela penal es el correcto funcionamiento de la administración p#blica (e protege el ejercicio de funciones y ser"icios p#blicos bajo pautas de* D
07 Frincipales delitos que se cometen en el manejo del Cuaderno de Obra •

Colusión* Este delito se "erifica cuando el funcionario o ser"idor p#blico inter"iene en contratos, suministros, licitaciones, concursos de precios, subastas o cualquier  otra operación semejante por razón de su cargo o comisión especial, y defrauda al Estado o Entidad u Organismo del Estado concertando con los interesados en los con"enios, ajustes, liquidaciones o suministros Este delito se "erifica cuando el funcionario o ser"idor p#blico Es reprimido con pena pri"ati"a de libertad no menor de tres ni mayor de quince aJos %n ejemplo de este delito es cuando el ;esidente y el (uper"iso de manera concertada, registran en el cuaderno de obra que la obra se ha concluido al .88, sin que ello haya ocurrido de manera real Feculado Este delito se configura cuando el funcionario o ser"idor p#blico se apropia o utiliza, en cualquier forma, para s$ o para otro, caudales o efectos cuya  percepción, administración o custodia le han sido confiados por razón de su cargo Es reprimido con pena pri"ati"a de libertad no menor de dos ni mayor de ocho aJos %n ejemplo de este delito es cuando se registra el ingreso de materiales a almacén de obra sin que el hecho haya ocurrido, generando el pago al pro"eedor   por la irreal entrega de los bienes registrados en el cuaderno de obra al"ersación Este delito se produce cuando el funcionario o ser"idor p#blico da al dinero o bienes que administra, una aplicación definiti"a diferente a aquella a la que est!n destinado, afectando el ser"icio o la función encomendada Es reprimido con pena pri"ati"a de libertad no menor de uno ni mayor de cuatro aJos %n ejemplo de este delito es cuando se registra en el cuaderno de obra la

utilización de materiales, sin que ellos se usen en la obra, d!ndole un fin distinto, como por ejemplo destinarlo a otra obra 0= Frincipales Kallazgos que se detectan en el cuaderno de obra El cuaderno de obra no se encuentra f$sicamente en obra Este es un hecho muy com#n, generado por que uno o ambos responsables del llenado del cuaderno de obra lo ha lle"ado con la finalidad de “ponerse al d$a” en sus anotaciones -nte la constatación de este hecho, se reciben "ersiones como* o
En el caso de obras por contrata, cuando el cuaderno de obra ha sido lle"ado por  el ;esidente a un lugar distinto de la obra, que impide que el super"isor efect#e el asiento correspondiente en el d$a y hora de su "isita, ocasiona una falta que implica una sanción económica, generalmente tipificada en el contrato de obra Cuando ocurre este hecho, la no denuncia de esta falta por parte de la persona que identifica el hecho constituye una falta gra"e, pues ocasiona no sólo  perjuicio para una buena fiscalización posterior de la obra, sino que daJo económico, pues la no aplicación de la penalidad e&presada en el contrato, ocasiona un perjuicio económico a la entidad o
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(e encuentran hojas y)o espacios en blanco Esta acción es incompatible con los  procedimientos de la ética y los principios de la gestión p#blica+ pues se presta a suspicacias y)o malas interpretaciones ?eneralmente es moti"ada a solicitud del super"isor, pues el d$a o los d$as que le tocó estar en obra para la super"isión de los trabajos no estu"o 3ejar hojas en blanco en el cuaderno de obra, es falta gra"e, porque ocasionar! su llenado posterior por el super"isor sin haber estado en obra, causando perjuicio económico a la entidad y desmereciendo el sistema de control que debe ejercer en la misma (e tipifica como falta administrati"a y dependiendo de la gra"edad incluso en delito no nos indica que tengamos que escribir de cualquier forma
ocurrido f$sicamente o (e registra la participación de profesionales administrador, asistente de residente, ingeniero mec!nico, ingeniero electricista, etc> detallados en el e&pediente técnico como parte del staff de profesionales que deben participar del proyecto sin que ellos Cuaderno de Obra hayan estado  presentes en obra Esto por lo general ocurre en obras por contrata o En los  proyectos de capacitación, se registra la capacitación como ejecutada, sin que el capacitador haya estado presente en obra o Con la finalidad de alargar plazos contractuales de término de obra, se detallan acontecimientos climatológicos que nunca e&istieron, indicando que su ocurrencia impidió el desarrollo normal de las acti"idades, e incluso ocasionó la paralización temporal de la obra For  ejemplo se registra presencia de llu"ias que impiden realizar trabajos de e&ca"ación de zanjas en un proyecto de desagRe, cuando el hecho no ha ocurrido (u ocurrencia ha sido sólo por un periodo que no dificultó las acti"idades del proyecto o Iambién se registran la presencia de acontecimientos sociales huelgas, toma de carreteras, protestas ciudadanas> que ocasionan desabastecimiento de materiales o que impiden la presencia de trabajadores en obra, sin que ello ocurra En muchos de estos casos, ocurre el hecho social, sin embargo el impedimento para el normal desarrollo del proyecto nunca ocurre (e registran especificaciones técnicas diferentes a lo ocurrido en obra For lo general es una acción también ocasionada por el residente de obra, y en muchos casos con la anuencia del super"isor Entre las principales especificaciones técnicas se registran diferentes a lo ocurridos en obra son* o ;egistro de una calidad de material distinto al que se utilizó, tales como* o
ención al Cuaderno de Obra en el 3ecreto