Criterios de Ordenamiento y Codificacion de La Informacion

CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y CODIFICACION DE LA INFORMACION La ordenación es la operación intelectual que consiste en el Establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional funcional de un fondo. La ordenación siempre supone el establecimiento de clases, de familias, Agrupadas estructural estructural o jerárquicamente jerárquicamente dentro de un conjunto Existen dos sistemas de ordenamiento de información: 1. ordenación alfabética y 2. ordenación cronológica Ordenación alfabética: La información se dispone, dentro de las secciones, en función de la primera letra por la que comience la denominación de la serie. En cuanto al orden alfabético podemos decir decir que es el método método de ordenación más adecuado mientras no se codifiquen las series en el cuadro de clasificación clasificación siguiendo un sistema numérico correlativo, correlativo, ya ya que la inclusión de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una sección rompería el sistema alfabético en beneficio de la codificación numérica. Ordenación cronológica: cronológica: La información información se dispone siguiendo el el orden de creación de las mismas La información información se ordena ordena e instala, los documentos documentos de acuerdo acuerdo con con el el cuadro de clasificación, y además, se establece un orden para las unidades que componen componen la información información documental. documental. Por lo tanto hay que abordar la ordenación bajo dos aspectos: 1. Orden establecido por el cuadro de clasificación 2. Ordenación de las l as unidades documentales que forman la información. Orden establecido por el cuadro de clasificación: Partiendo del cuadro de clasificación las carpetas de archivo se disponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Ordenación física de la información Podemos decir que la información está ordenada FÍSICAMENTE siguiendo la secuencia establecida por la l a clasificación. Para ello es imprescindible que el cuadro de clasificación esté codificado. Las carpetas carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña en el caso de carpetas colgantes o suspendidas.

Una vez memorizados los códigos su aplicación conlleva indudables ventajas: - Las carpetas pueden ser reutilizables - Si se inscriben los códigos sin especificar el contenido se consigue que sólo el personal conocedor del sistema pueda tener un rápido acceso a los documentos con lo que se elimina la posibilidad de pérdida del control sobre éstos, y se garantiza la confidencialidad. Existen tres clases de codificación de información: 1. Alfabéticos 2. Numéricos 3. Alfanuméricos Codificación alfabética La codificación alfabética, como su nombre indica, consiste en asignar al cuadro de clasificación una letra del alfabeto o una combinación de ellas. Tiene por lo tanto una gran limitación. Está totalmente desaconsejada para la estructura jerárquica de un cuadro realizado para toda una institución. NO es imaginable utilizar códigos alfabéticos formados por tres letras o más. Codificación numérica Consiste en asignar un número a cada división del cuadro de clasificación. Permite una flexibilidad muy grande al jugar con un gran número de posibilidades. Pero también en esa flexibilidad radica el peligro de hacer  un gran número de subdivisiones, lo que complica en exceso la utilización del cuadro como instrumentos de recuperación. Codificación numérica consecutiva: Se trata de asignar un número correlativo a cada información documental. Como hace un ordenador que va asignando un número correlativo a cada registro. Por ejemplo: 41. Nóminas 42. Expedientes personales 43. Partes médicos, etc.... Gestión de Archivos Como se puede apreciar en este sistema los números no obedecen a una  jerarquización lógica sino que carecen de significado. El número en sí no quiere decir nada. Este sistema se asocia siempre con un ordenador para recuperar la información. Generalmente no pasa de cuatro caracteres, por lo que estaría dentro de lo aconsejable para un cuadro de clasificación. La mayor desventaja es que no tiene nada, no reproduce la estructura del fondo, con lo que se pierde información.