Costos Aplicados a Hoteles y Restaurantes

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TABLA DE CONTENIDO Prólogo ................................ ................... ...... ...... ....... ..... .... ............................... ....... ..........

XIII

Capítulo O. Introducción a los costos .......................................... :...................................... l. Definición ................................................ ...... .. ..... .... ....... .................. .... .. ....... ..... .......... 2. Registro del costo ....................... ............. ..... .. ..... ............ .... ............... .. ........... ............. 3. Costo directo................................................................................................................. 4. Costo indirecto ....................................................................... :...................................... Costo de producción o servicios variables ....... ... .................................... ..... ... ... ......... Costo de producción o servicios fijos ................................ ,......................................... 5. Elementos del costo ...................................................................................................... Materia prima .... ........... ... ......... ... ...... ...... .. ......... ........... .. .................................. ........ .... Mano de obra................................................................................................................ Otros costos de producción o servicios ....... .. .. ... ............... ... ............. .... ........ .... .... ...... 6. Total del costo de producción o servicios.................................................................... 7. Gastos de administración .................. ..... ....... .. .. ... .... ..... .. ................................. ... .......... 8. Gastos en ventas .................................................................................... :...................... 9. Precio de venta..............................................................................................................

l l 2 3 4 4

Capítulo l. Costos generales .............................................................................................. l. Definición general del costo ................ ........... .. ... ......... .. ................ .............. ...... ... .... .... Pago.............................................................................................................................. Causación ... .. ....................... ...... ..... .... ............ .. ..... ......... ... ........... .............. ................... Costo indirecto de producción ..... ..... ....... ..... ....... ......... ...................... .......... .. ..... ... ...... Costo-compra ..... ...... ........ ............ ..... ............ ... .. ... ...... .. ... ....................... .............. .... .... Gasto............................................................................................................................. 2. Importancia de los costos ................... ............... .............................................. ....... ...... Clasificación de costos de venta .. ..... ......... ... ................ .. .................. .... ............ ...... ...... 3. Objetivo de los costos .. ............. ....................... .. ........... ... ............. ............ ........ ........ ... Diferencia entre importancia y obejtivo .................................................-,....................... Objetivo general ........................................... ..... ............. ................ .............. .. ............. .. Fijar el precio de venta .................................................................................................. Controlar el mismo costo a través de sus variaciones................................................... Margen de rentabilidad .................... .............. ....... ......... ...... .............................. ........ ... Porcentaje del margen de rentabilidad........................................................................... Gastos operacionales de administración aplicados ... .. ... .. .................................. ........... Toma de decisiones ....................................................................................................... Comparar contra el presupuesto los costos reales . ............ ............... .............. .... ... ....... Precio de venta .................... ;.........................................................................................

13 13 13 14 14 15 15 15 16 16 16 16 16 17 19 19 21 22 23 23

5 5 5 6 6 6 7 8 9

l. VIII

TABLA DE CONTENIDO

RICARDO RODRIGUEZ VERA

Parámetros internos Parámetros externos

23 'I7

31 31 31 31 31

Capítulo Il. Presupuestos v l. Definición 2. Importancia de los presupuestos 3. Objetivos de los presupuestos Proyectar o planear el ejercicio del período o períodos siguientes Coordinar y comprometer a cada departamento o sección de la estructura empresarial en el cumplimiento del presupuesto Comparar el presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones Mediante su cumplimiento, verificar la eficiencia administrativa .................................. . 4. Bases de presupuestación Base cero Base estadística

45

Capítulo m. Punto de equilibrio .:( ................................................................................... . l. Definición 2. Presentación

59 59 59

Capítulo IV. Elementos del costo l. Valor de los elementos del costo Físico - valor Subjetivo - valor 2. Elementos de costo Materia prima y materiales Mano de obra División de la mano de obra Costos indirectos de producción o del servicio CIF -CIS Pagos ............................................................................................................................ . Causaciones 3. Registro de los costos Contabilidad - costos integrados Contabilidad - costos independientes Departamento de costos

65 65 65 66 66 66 66

32 32 33 33 33

67

68 68 68 68 68 (f)

70

Capítulo V. Clasificación de los costos .............................................................................. . l. Definición 2. Clasificación Costo directo Costo indirecto Diferencias entre costo directo e indirecto ................................................................... . Mano de obra directa ................................................................................................... . Costos indiI"ectos variables .......................................................................................... . Costos indirectos fijos ................................................................................................. .

71 71

71 72 72 72 72 72 73

Capítulo VI. Sistemas de costeo ........................................................................................ . l. Definición 2. Costeo por absorción

77 77 77

.

..

IX

3. Costeo por orden de producción................................................................................... 4. Costos por procesos .............. .. ....... ....... .. ... ... ... ..... .... ..... ......... .. ....... .. ........... .... ... ..... ... 5. Costos estándar ... ..... ... ................ ... ........... .. ... .... .... ... ........... ........ ............... ... ..... ... .... ..

78 81 82

Capítulo VII. Distribución de los costos hoteleros ............................................................ l. Definición ... ... ... .. ... ... ................. .. ...... .. .... .. .... .. .... ...... .. ............................... .. ..... ...... ...... 2. Tipos de departamentos................................................................................................ Departamentos operados .. .... ........... ....... .. .. .... ... .... .... ................... ........ ... .... .... ... ........ .. Departamentos mixtos ................. ....... ........ .. ... ...... .. ...... ......... ....................... ..... ........ ... Departamentos no operados ......... ....... .. .. .. ... .... .. ....... ... ............... .. ... .. .. ..... ...... ... ........ .. 3. Parámetros de distribución o aplicación .......................................... :............................. División de los parámetros ................................ ............................................................ 4. Procedimientos de contabilización ......... .. .. ... .... ..... .. ........ ........ ............. ... ..... .... ..... .. ..... Ciclos de la contabilidad .... ... ............ ......... ... ... ..... ... .... ........... ...................... ... .... ... ..... . Por causación ................................................................................................................ Depreciación .. .... .... ..... ......... .......... ........ ... . .. ... ... ..... .... ...... ............ .. ...... ....... .... ...... ..... .. Edificios ...... ... ..... ... ..... ........... .. .. ...... ........... ... ..... ... .... ... ........ ... ................ ....... .. .. .... ... ... . Equipos de hoteles y restaurantes .... ....... .. .. .... ..... .. .... .......... ..................... ... .... ....... .. . .. Equipos de comunicación y cómputo.......................................................................... Gastos pagos por anticipado......................................................................................... Reparaciones mayores - edifcios ........ ........ ... .... ..... ... .... ........ .. ..... ..... .. .. .. ....... .... ......... .. Reparaciones mayores - equipos................................................................................... Seguros generales .. ..... .. ........... ..... ......... ... .. .... ... .. ....... ..... .. ......... .. ................... ... .. ...... .. Gastos de organización y preoperativos . ... ... ... ...... .. .... ..... ... .... ........... .... ... .. ...... ... .. .... .. Uniformes - dotación a trabajadores ............................................................................. Elementos de ropería y lencería ..................................................................................... Loza, cristal y cubiertería ............................................................................................... Gastos de alimentación al personal - empleados ........................................................... Bases para liquidación .................................................................................................. Causación de servicios públicos................................................................................... Servicios de acueducto - alcantarillado - aseo .............................................................. Habitaciones ................................................................................................................. Alimentos y bebidas ..................................................................................................... Lavandería ... .. ..... ... ...... ........... ...... .... .. ... .... .. ... ...... ... ... ........ .. .... .. .... .. ... ......... ..... .. ........ .. Teléfonos....................................................................................................................... Administración.............................................................................................................. Medidores por centro de costo .......... ... .... .. ... .... ..... ... .... ........... .. .. ....... ... ..... .. ..... .... .. .... Aplicación porcentual sobre ventas............................................................................. Servicio de energía ..........:............................................................................................. Habitaciones ................................................................................................................. Alimentos y bebidas ..................................................................................................... Lavandería..................................................................................................................... Teléfonos....................................................................................................................... Administración .............................................................................................................. Aplicación porcentual sobre ventas ........ ... .. .. .. ... .. . ... ... ................................. .... ... .. ...... Medidores por centro de costo ..................................................................................... Costo del servicio de teléfono ............. ... ... ..... ..... ... .... ... ... ...... ....... ...... .. ..... .. ... ... .... .. ..... Gastos de lavandería ......................................................................................... ~...........

83 83 83 83 84 84 84 84 86 86 89 89 89 'X)

93 93 96 96 96 99 99 100 101 103 103 108 108 109 110 111 112 112 113 114 115 116 118 119 120 121 123 124 125 I'Il

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. 1.

X


Cantidad de prendas procesadas .. ..... ... ........ .... .......... ... .... ..... .. .... .. ... .. .. .. ... ... ... ............ Cantidad de prendas por departamento ...... .... .... .. .. .. .... .... .. .. .. .. .. ...... .. .... .... ... .... ...... ..... Habitaciones ... ..... ..... .. .. .......... ... .... ... ...... ..... .... .... ..... ..... .... ..... ... ... .. .. .... ... .... ... ..... ......... Alimentos y bebidas .. ............. ... .... .... .... ...... .... ........... ........ ....... ... .. .. ... .... .... ... ..... ......... Lavandería..................................................................................................................... Teléfonos........................................................................................................................ Administración ........................... ... ... ..... ...... ..... ....... .. .. .. ... ....... ..... .. .. .... .. ..... ... ........... .... Veces de proceso por semana o período ...... .... ........... ........ ..... .. ...... ... .. .... ........... .... ..... Costos por prenda procesada ....................................................................................... Determinar el total de débitos a la cuenta de gastos de lavandería .... .. ....... .... .............. Determinar el total de prendas procesadas en el período.............................................. Determinar el costo por prenda procesada.................................................................... Obtener la aplicación a cada departamento ................................................................... Costo propio del departamento de lavandería............................................................... Proceso de información y control de prendas . ...........................................

127 128 128 128 129 129 130 130 130 130 131 131 132 132 133

Capítulo VIII. Plan único de cuentas para hoteles, restaurantes y similares -~~............... l. Presentación .. ............ ... ......... .......... .... .. ... ...... ..... .... ....... .... ..... ... .... ... ... .... ... .... .............. 2.. Determinación de los parámetros de departamentos ..................................................... 3. Plan de cuentas para hoteles, restaurantes y similares..................................................

139 139 140 141

Capítulo IX. Contabilización de los costos ..':...................................................................... l. Definición ...................................................................................................................... 2. Métodos de contabilización .......................................................................................... Individual ...................................................................................................................... Comprobantes de diario . .. .. ..... ......... ............. ............

149 149 149 150 154

Capítulo X. Taller de costos hoteleros .. ...... ..... ................ ......... ....... ... .. ........... .................. l. Información general para ingresos (ventas).................................................................. 2. Registro de gastos por: ................................................................................................. 3. Información de egresos ......... .... .. .............. .... ............ ..... ... ...... ...... ..... ........... ................ 4. Registro de costos y gastos por egresos así:................................................................ Cuestionario ..... ............... ................ .... ... ...... .. ... .. .......... .... ..... .... .. ......... .... ... ........... .... .. 5. Información para movimiento de inventarios ................................................................ Cuestionario .................................................................................................................. 6. Información para mano de obra .... ............... .................. .... ............. ...... .... .... ............. .... Cuestionario .................................................................................................................. 7. Información para depreciación ...................................................................................... 8. Determinar la depreciación en el análisis de depreciación para aplicación departamental Cuestionario .................................................................................................................. 9. Información para análisis de gastos por anticipado para aplicar a: ............................... Cuestionario .................................................................................................................. 10. Información para análisis y aplicación de alimentación al personal . ... ......... ................. Cuestionario .................................................................................................................. 11. Información para análisis de consumo de servicios públicos ....................................... Cuestionario .................................................................................................................. 12. Información para análisis de aplicación de gastos de lavandería .................................. Cuestionario ..................................................................................................................

155 155 156 156 157 157 157 159 159 161 161. 161 161 162 162 163 163 164 165 165 165

XI

TABLA DE CONTENIDO

-

Capítulo XI. Recetas Estándar .......................................................................................... . l. Definición ..................................................................................................................... . Receta fija o estándar Receta estándar comparativa o variable ...................................................................... .. 2. Conformación del costo en equivalencia ..................................................................... .. Modelo de receta estándar ........................................................................................... .

167 167 167 168 168 170

Capítulo XII. Inventarios ... ~.............................................................................................. . l. Definición ..................................................................................................................... . 2. Procesos de entradas por compras .............................................................................. .. 3. Modelo detallado del PUC de inventarios ................................................................... .. 4. Procedimiento de compras .......................................................................................... .. Inventario inicial ........................................................................................................... . Necesidad de adquisiciones ......................................................................................... . Requisiciones o pedidos de ambientes ....................................................................... .. 5. Modelo de orden de compra ........................................................................................ . Estructura de la empresa .............................................................................................. . Clase de sociedad ........................................................................................................ .. Volumen operacional de la empresa ............................................................................. .. 6. Despacho o compra directa ......................................................................................... .. Compras de contado .................................................................................................... . Compras a crédito a los mismos proveedores ............................................................. .. 7. Entrada a almacen o bodega ........................................................................................ .. FlujodeEB ................................................................................................................... . 8. Ingresos al sistema ....................................................................................................... .. 9. Inventario disponible .................................................................................................. .. 10. Proceso de salidas por remisión o entrega ................................................................... . Necesidad de alistamiento ............................................................................................ . Modelo de requisición ................................................................................................. . Análisis de aprobación de la requisión ....................................................................... .. Aprobación y envío a almacén .................................................................................... .. Modelo de formato de remisión ................................................................................... .. Proceso de producción ................................................................................................. . Informe de platos y bebidas terminadas ....................................................................... . Sistema liquida costo .................................................................................................... . Platos disponibles ........................................................................................................ . Comanda ...................................................................................................................... . Servicio a varios ambientes ......................................................................................... .. Tiquete de caja, facturación o recaudo ......................................................................... . Descaraga de inventarios ............................................................................................. . Inventario final ............................................................................................................. . Fin del proceso ............................................................................................................. .

175 175 175 176 178 178 178 179 179 180 180 180 180 181 181 182 182 183 183 184 184 184 185 185 185 186 186 187 187 188 188 189 189 189 190

Capítulo XIII. Informe de costos y análisis ...................................................................... .. l. Objetivo ....................................................................................................................... .. 2. Informe de costos del departamento de habitaciones .................................................. . 3. Análisis del resultado ................................................................................................... .

193 193 193 195

.t XII


Indice de eficiencia Participación del costo de mano de obra por habitación .................................................... Participación de seguros por habitación ....................................................................... Participación de los servicios públicos por habitación ................................................. Participación de mantenimiento y reparación de equipos por habitación ..................... Participación de adecuación e instalaciones por habitación ..................... ,................... Participación de la depreciación por habitación ............................................................ Participación de materiales para aseo y dotación de habitaciones ................................ Costo por habitación de dotación blancos y ropería..................................................... Costos del lavado de blancos y ropería por habitación ................................................ Comparativo de variación en los costos y presentación del rendimiento de alta y baja temporada global, por habitación ..................................................................................

Apéndice Solución al cuestionario en el informe de costos .......................

196 196 196 196 196 196 197 197 197 197

PROLOGO

198 199

Costos aplicados a hoteles y restaurantes tiene como objeüvo servir de guía a quienes teniendo conocimiento de la materia, al enfrentarse a un sistema de costos especializados, no hallan material de ayuda suficiente. Los costos especializados de hoteles y restaurantes tienen diferencia con relación a los costos del sector de producción por la composición de sus elementos y el mismo producto-servicio dispuesto para la venta. En la industria hotelera el costo se comienza a generar en el momento en que se registra el huésped o se emite la orden de pedido (comanda) de un alimento: es decir, es inmediato tanto el ingreso como el costo. Es así que si un huésped transitorio no ofrece garantía por su poco equipaje, se le solicita la cancelación del servicio de alojamiento antes de ocupar la habitación como garantía del ingreso-costo. Es de gran importancia tener claro el criterio entre costo y gasto como recomendación del buen manejo de la terminología en la contabilidad de costos y general, según las nuevas normas del reglamento general de la contabilidad dictadas en los decretos 2649 y 2650 de diciembre de 1993 y los reglamentarios en Colombia, como herramienta para el contador público en su ejercicio profesional y guía de los comerciantes. Como esta época requiere de cambios y ajustes en todas las actividades susceptibles de mejorar, este tratado de costos hoteleros aplicados, presenta el costo real del servicio, los gastos operativos de administración y venta, los márgenes de rentabilidad real y los presupuestos, contra la diferencia del proceso actual de registro de los costos en el sector. Su énfasis, es organización, implantación, manejo y control de fa contabilidad de costos hoteleros y de restaurantes para determinar con mayor precisión el costo real del servicio de alojamiento por huésped y costo real de un plato servido. El autor

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1

11

CAPITULO O INTRODUCCIÓN A LOS COSTOS l.

DEFINICIÓN

Costo - Coste. Es el valor inicial de una transacción para un objetivo previsto, que para entenderlo se describe de varias maneras y/o situaciones, de tal forma que el lector se asegure de aprender no solo el término, sino de su contenido y uso tanto a nivel personal como empresarial. •

•

•

•

De lo básico a lo macro: Sencillamente, el alimento que una persona consume, es ,un costo para ella. ¿Cuál es el objetivo ¿Para qué se alimentan los seres vivos? ¿Cómo se recibe el beneficio del Costo? Tanquear el taxi de combustible (gasolina, gas) será un Gasto, ¡NO! ... es el costo necesario para prestar el servicio y obtener un beneficio, ingreso o utilidad en esta actividad. Para producir una mesa se requiere de un diseñador, obreros, maderas, pegantes, clavos, el sitio o taller, herramientas, energía y todos los demás ingredientes necesarios para dar el terminado del producto, que sumados nos presenta el valor del costo de producción. El montaje o establecimiento de un sitio para venta de productos o bienes terminados, además de la preparación del local, requiere de la compra de la mercancía, ese es el costo inicial. Además, para producir y comprar se requiere invertir, por lo cual se debe disponer de fondos que pueden ser: propios, financiados.

Los fondos propios tienen su origen en los aportantes de capital, en recursos de otras empresas, en captaciones de dinero fluctuante, etc. y que para la constitución de la em-

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2

RICARDO RODRlGUEZ VERA

CAPÍTULO O. INTRODUCCIÓN A LOS COSTOS

presa no exigen interés de inversión, pero sí esperan un rendimiento de acuerdo con los proyectos de factibilidad y presupuestos previstos. En este caso no tenemos costo.

Cada sistema de costos o costeo requiere de una estructura adecuada, según el producto o servicio. En los mejores tratados de costos se detalla su estudio para aplicación empresarial.

Los fondos financiados, dependiendo de los plazos pactados, generan costos financieros, que de acuerdo con el tipo o clase de bienes de larga duración o de consumo, se aplican proporcionalmente a las unidades incrementando el costo. N-.

Según se define en el Capítulo II, costo es la sumatoria de todos pagos y causaciones en que se incurre para la producción de bienes o prestación de un servicio, independiente de los gastos de administración y de ventas. Por lo tanto las erogaciones y causaciones que tengan relación directa con elaboración de un bien o prestación de un servicio y quede disponible para la venta o uso se le llama COSTO.

Regularmente se habla y escribe sobre costo de producción como base del estudio general, pero el sector de servicios es muy importante y también genera costos en igual clasificación que la fabricación, por tanto veremos siempre la terminología de servicios, como iniciación al texto. Para el registro del Costo observamos la siguiente clasificación de conceptos que conforman la distribución de la operación de fabricación o prestación de servicios, para obtener el costo inicial, así:

Costo Directo

2. REGISTRO DEL COSTO En toda actividad de intercambio de bienes y servicios por dinero o por canje recíproco, existe un costo-inicial. A medida que las transacciones aumentan su volumen, el registro, sistemas de control y seguimiento a la información se hace más riguroso, para mantener el máximo de confiabilidad al determinar el precio de venta como objetivo primordial del costo. Un precio de costo mal definido, puede causar graves inconvenientes financieros en cualquier ente empresarial. La contabilidad de costos es la responsable de la información del costo y gasto, por tanto diseña el Plan de Cuentas, el flujograma de información de los procesos de producción hasta el producto terminado, de manera que cada proceso se liquide en el momento en que el producto se va conformando, para obtener el costo final de terminación, según las órdenes de producción y/o servicio establecidas. El conocimiento del costo debe ser. inmediato, pues de ello dependen decisiones como determinar el precio de venta, negociar o vender rápidamente para obtener la rotación de inventarios, obtener los ingresos previstos para pagar las obligaciones de la misma producción, etc. Por tanto en los diferentes sistemas de costeo, es necesario determinar la información real antes de la misma producción. El registro del costo es la actividad desarrollada en el departamento de contabilidad o de costos, según las necesidades, tipo de empresa y el sistema establecido como: • • • • • ·'·

Por orden de producción Por procesos Costos estimados Costos estándar Orden de servicio

3

• Materia prima • Contrataciones • Mano de obra Costos de producción - servicios variables

Costo de producción o servicio Costo Indirecto

Costos de producción-servícios ftjos

• • • { •

servicios públicos combustibles mantenimiento equipos otros materiales

Arrendamiento Depreciación Amortizaciones Mano de obra dirección • Seguros • Otros cargos fijos

Decimos costo inicial, como el de producción, pues al adicionar los gastos de administración, gastos de ventas, gastos financieros y el margen de utilidad obtenemos el total de costo y gasto final con el cual se determina el precio de venta.

3. COSTO DIRECTO Detallando cada uno de los términos del gráfico anterior, el costo directo es el que tiene relación directa con el producto o servicio en cuanto a su conformación material y de servicio, por ejemplo: la madera como materia prima de muebles, los vehículos como equipos de transporte para la prestación del servicio de transporte de todo tipo, el algodón como materia prima para las telas, todo tipo de contrataciones para prestación de servicios, los trabajadores que manipulan los bienes o productos hasta su terminación, el conductor de los vehículos que prestan servicios, como mano de obra directa.

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También se puede llamar costo primario pues es la base tanto material como económica como evidencia del bien o servicio producido o servicio prestado. La sumatoria de la materia ·prima y mano de obra se denomina como costo primo, parte básica del producto o servicio. *Sinembargo, en algunos servicios como el de habitación el costo primo participa en un menor porcentaje con relación al total del costo de habitación, pues los costos indirectos tienen la mayor participación. Veamos la siguiente conformación de costos directos - primo 1 camisa

% part 1

habitación

o/opart.

Primo

5.780

83.68%

2.100

11.73%

Cis

1.127

1632%

15.800

C.P.

6.907

100 %

17.900

Serv. Transporte

*

% part.

60.000

85.71%

8827%

10.000

1429%

100%

70.000

100"/o

El'costo primo tiene la mayor participación en el Costo de producción o servicio.

4.


5

Costos de producción o servicios fijos Los costos indirectos fijos tienen gran importancia tanto en el proceso de producción o prestación de servicios como en la operación general de la empresa, pues son pagos o causaciones permanentes que independiente de que se produzca o nó se registran como costos. Los conceptos más comunes son: • • • • • •

Costos de personal directivo de producción Arrendamientos (edificaciones, maquinarias, vehículos) Depreciación .Amortizaciones Seguros Impuestos (inmobiliarios de bodegas, talleres de producción)

Según el sistema de costos establecido los costos fijos se aplican por unidad de producción conociendo la cantidad fija de bienes a aplicar, por ejemplo las habitaciones de un hotel son ftjas y a cada una se aplican costos fijos se ocupen o no, como depreciación, seguros, impuestos. La maquinaria de una factoría, utilícese o no se está depreciando por el mismo correr del tiempo. El arrendamiento, se produzca o no, se requiere pagarlo o causarlo.

COSTO INDIRECTO

Se llama indirecto porque no forma parte material del producto o servicio, pero son pagos y causaciones indispensables en el proceso de fabricación o prestación del servicio, siendo su participación importante en la conformación del costo de producción o de prestación de servicios, como se observa en el formato anterior de costos directos, Cis (costos indirectos del producto o servicio). Los costos indirectos requieren de clasificación especial en el Plan de Cuentas Contables y de costos, pues dependiendo del tipo de bienes o servicios, sistemas de costeo y tipo de empresa el costo por unidad se determina de la información allí contenida.

5.

ELEMENTOS DEL COSTO

Dentro de la clasificación de los costos es necesario detallar los elementos que lo conforman, aunque ya hemos visto adelante los mismos términos, como principio para determinar el costo por sus elementos. Es necesario comprobar la participación de cada elemento en el costo, dependiendo del bien o servicio a estudiar o costear y según el sistema de liquidación. • Materia prima • ·Mano de obra • Costos de producción y prestación de servicios

Costos de producción o servicios variables Los costos indirectos variables son los que por razones de la operación varían proporcionalmente a la cantidad de unidades o servicios terminados/ prestados en los diferentes conceptos que intervienen en el proceso (energía, reparaciones, combustibles, etc.).

Materia prima. Elemento base para producción de bienes o productos y regularmente tiene la mayor participación en el costo siendo su naturaleza el origen del diseño, proceso y terminado, por ejemplo, el cuero para zapatos y prendas de vestir.

Según la orden de producción o de servicio, la cantidad de unidades, requiere de mayor o menor consumo de energía en las máquinas de coser sin son confecciones, implementos para aseo sin son habitaciones de un hotel, repuestos para vehículos en una empresa de transportes.

En prestación de servicios la materia prima es la disponibilidad de bienes de uso o equipos o contratación de bienes o equipos para la prestación, por ejemplo, se dispone de habitaciones en el hotel para el servicio de alojamiento o también se puede rentar un edificio para tal objetivo, se dispone de un barco o se renta para prestar el servicio de viajes turísticos.

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RICARDO RODRIGUEZ VERA :~¡


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La materia prima es costo directo, variable y contablemente disponible en la cuenta de inventarios cuya rotación indica los niveles de producción.

Mano de obra. Es el valor de la liquidación de todos los trabajadores que participan directa e indirectamente en el proceso de fabricación o prestación de servicios. La mano de obra puede ser calificada como el gerente de producción, ingenieros y profesionales necesarios en la operación, y no calificada como los obreros de operación directos, indirectos como control de calidad, empacadores y almacenistas. En prestación de servicios la mano de obra directa es la de trabajadores calificados que prestan el servicio o se entienden con clientes a nivel de dirección y representación, como conductores, gerentes de departamento (bancarios, entidades de salud) y no calificados quienes atienden el servicio directo al cliente (vendedores). La liquidación de la mano de obra corresponde al departamento de personal donde se clasifican los diferentes puestos de trabajo para imputar a los departamentos correspondientes según el sistema de costos establecido. El tiempo laborado se controla a través de reloj que verifica la hora de entrada, hora de salida, permisos autorizados, tiempo extra, de forma que el tiempo laborado se aplique al producto en tiempo real, para mantener el costo con el mínimo de variaciones ascendentes que disminuyan el margen de rendimiento. Con sistemas directos de control y medición hacia software de Contabilidad y/o costos se obtienen los valores aplicados al producto.

Otros costos de producción o servicios. Como tercer elemento del costo su importancia radica en determinar todos los demás cargos fijos y variables que han participado en el proceso de producción y prestación de servicios, que sumados al costo primo, presenta el total del costo. Dentro de la clasificación del plan de cuentas contable y/o de costos los conceptos por pagos y/o causaciones registrados son el valor imputado en la orden de producción o de servicio que forma parte del costo.

6.

TOTAL DEL COSTO DE PRODUCCIÓN O SERVICIOS

Obtenido el valor de los tres elementos del costo, según el sistema de costeo establecido, se determina el costo total de producción o prestación de servicios. Es el valor que presentado en el Estado de Resultados muestra la utilidad bruta con el porcentaje de particip~ión tanto del costo como de la utilidad. Hasta este resultado parcial los costos indican la primera parte de la operación industrial, comercial o de servicios de la actividad económica. Para determinar el comportamiento del precio de venta respecto de la operación no es suficiente, pues como se dijo anteriormente el resultado es parcial, aún falta aplicar las cifras causadas por los gastos de administración, ventas y financieras.

En el siguiente diseño parcial se observa la presentación de la Utilidad Bruta como indicativo de lo real contra los presupuestos o proyectos comparativos en todo ente económico, como bases de la mejor gestión administrativa gerencial.

Compañía de Prueba Especial S.A. Estado de resultados comparativo Al 31 de diciembre de 0000

REALIZADO

PRESUPUESTO

VARIA C.

VENTAS

$

1.000

$ 1:000

100 %

COSTOS VENTAS

$

700

$ 650

7.69%

UTILIDAD BRUTA

$

300

$350

1429"/o

%U.B.

30%

35 %

-14.29"/o

Como se analiza el resultado aquí presente. • Las ventas se cumplieron el 100% • El costo de ventas se incrementó en el 7.69 % que conviene tanto al departamento de ventas, contabilidad y gerencia ·determinar la razón del incremento. • La utilidad bruta se disminuyó en el 14.29% que se observará reflejada en el resultado final, pues la utilidad final (después de gastos) esperada es mayor. Así los presupuestos son herramientas de primera mano en la gestión gerencial para observar el comportamiento y determinar las variaciones tanto negativas como positivas y tomar las decisiones necesarias para mantener la rentabilidad prevista. El Costo de producción presentado en los Estados Financieros es de gran importancia desde el punto de vista control de Costos, pues estas cifras tanto absolutas como relativas indican el manejo y/o gestión gerencial, ya que la administración es la responsable de los resultados ante los inversionistas, terceros y el Estado.

7.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

En todo ente económico de cualquier tipo o sector, se requiere de un estructura administrativa que se encarga de la gestión de dirección general desde la Gerencia hasta los servicios, que causan gastos tanto fijos como variables y que inciden en el resultado de la empresa. Por esta razón en el momento de la proyección o presupuestación, el valor de cada uno de los conceptos involucrados en la cuenta general de Gastos de administración

'1,

10


Los gastos financieros dependen tanto del inicio como de la operación, pues desde un comienzo se puede requerir o no capital de trabajo financiado o dentro de la operación. Para el precio de venta se aplican varias fórmulas que llegan al mismo resultado, pero siempre verificando los siguientes pasos: • Certificar que la información es correcta • Elaborar el presupuesto del producto nuevo con base en los estudios de factibilidad y mercadeo. • Estudiar las variaciones de los costos y gastos para determinar un precio nuevo de venta Establecer las políticas del precio de venta con los factores de: costo más gastos de administración, gastos en ventas y gastos financieros.


Práctica: Determinar los siguientes precios de venta obteniendo los porcentajes de participación y utilidad neta antes de impuestos.

• Total costo y gasto 1.357 con un margen de rentabilidad del 35% • Costo de producción 13.513, Gastos de Administración 4.356, Gastos en ventas 5.702 y Gastos Financieros 8{)1 • Costo de producción 475.381, Gastos de Administración 142.31 O, Gastos en ventas 198.510 y Gastos Financieros 8.710.

Precio de venta, fórmula directa :

Fórmula

Total de costo y gasto X

Precio de venta

c

100

Precio de venta

100 - % Rentabilidad X

% Rentabilidad

100 -

% Rentabilidad

p

PV = Costo producción +

Donde tomando el primer modelo precio de venta: 900

Donde:

X

900

100

1.000

100 - 90

10

X

PV= 900 +

1.000 100

10

Como se observa esta fórmula es directa al presentar el precio de venta con la rentabilidad final antes de impuestos.

Para verificar la sumatoria de costos y gastos: Costo de producción Gastos de administración Gastos en ventas Total

Práctica:

700 100 100 900

Determinar el precio de venta con los modelos anteriores y observar la diferencia de agilidad.

Recapitulando tenemos: Utilidad bruta Gastos de admon. Gastos en ventas Utilidad neta %U.N.

.-

11

Que es igual a 100 - 90

300 100 100 100

30% 10 % 10% 10% 10%

1O % como rentabilidad neta antes -de impuestos.

.

'·

CAPITULO 1 COSTOS GENERALES l. DEFINICIÓN GENERAL DEL COSTO Costo es la sumatoria de todos los pagos y causaciones en que se incurre, para la producción de un artículo o prestación de un servicio, independiente de los gastos de administración y venta.

Pago Son los egresos directos de caja o bancos necesarios para producir un artículo o prestar un servicio con débito o cualesquiera de los elementos del costo. Ejemplo de transacción y de registro: pago a Ferretería Reina Ltda., repuestos para caldera, con cheque No. 478794 del Bco. Twis, según comprobante de egreso No. 49814 por la suma de $114.158 (US $50.51)*. 1110 Fecha 2502

Bancos Detalles Ch.478794

No. como. 02

11100509 1 Debe

Haber 114.158

BancoTWIZ 1 Saldo

Cuenta general (control) costos indirectos de producción o servicio. 6140 Fecha 2502 2802

Detalles Cargos S /comp. D. Cargos SI comp. D. Cargos SI comp. D.

Costos de ventas y prestación de servicios \nore1es y resrnurames¡ No. comp. Debe Haber Saldo 02 114.158 06 910.000 07 2'010.500

* Las cifras están expresadas en pesos colombianos. Para su conversión a dólares basta con dividir por 2.260.

CAPITULO l. COSTOS GENERALES


15

14

Costo-compra

614005054535 Mantenimiento, maquinaria y equipos

6140 Fecha

Detalles

2502

Ferretería Reina. Repues.

Saldo

Haber

No. comp.

Debe

02

114.158

Costo, se puede definir como el valor que cancela o se compromete a pagar, quien adquiere o recibe un producto. Según la filosofía o principio de la contabilidad por partida doble, un solo ente clasifica dos cuentas para sus registros, una deudora y otra acreedora. Pero el registro de una sola transacción realmente origina cuatro cuentas simples o sencillas; pues quien recibe registra en dos cuentas su costo de adquisición, y quien entrega registra en dos cuentas su precio de venta.

Causación Registro de contabilización por la causación de cuotas-valor ya proyectadas como consecuencia de usos, de maquinaria, o amortización de valores pagados anticipadamente, tales como depreciación, cuotas de seguros, arrendamientos, etc.

Ejemplo simple: A compra a B por $100 un producto • Registro de A:

Se registra con el comprobante de diario reportado por el Departamento de Contabilidad el último día del cierre del período (mensual, trimestral, etc.).

Inventarios Debe 1 Haber

100

100

•

Ejemplo para causar la depreciación de maquinaria y equipos y amortización de seguros pagados por anticipado por $2'010.500 y $910.000 respectivamente al departamento de

Caja

Registro de B:

Debe

1

Haber

100

habitaciones. 614005056010 Depreciación, maquinaria y equipos

6140

Detalles

No. comp.

Debe

2802

Causada en mes C. D.

07

2'010.500

¡~

Saldo

Haber

Fecha

-~,f ·~ .~rr

~1~'

'Íi :_:~

~ ¡;

~l<

614005056515 Seguros

6140

Saldo

Haber

Fecha

Detalles

No. comp.

Debe

2802

Causada en mes C. D.

06

910.000

1592 Depreciación acumulada 159230 Equipos de hoteles y restaurantes Fecha 2802

17-05

Detalles

No. comp.

Abonos por causación

Saldo

Haber

Debe

2'010.500

07

170520

Gastos pagos anticipados

Fecha

Detalles

No. comp.

2802

Abonos por amortización

06

Debe

Ventas Debe 1 Haber 100

Con este principio se confirma la relación con los impuestos para el cruce de cuentas, a nivel de grandes contribuyentes en proceso de perfeccionamiento, desde el punto de vista fiscal.

Gasto Es la sumatoria de todos los pagos y causaciones en que se incurre y necesarios para la administración y venta del producto o servicio. Se clasifican como gasto: Administrativos o gerenciales • Ventas (marketing) • Financieros Son el apoyo de la producción, pero independientes tanto contablemente como en su presentación financiera, y en los costos incurridos.

2. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS

Seguros Haber

Caja Debe 1 Haber

Saldo

910.000

Costo indirecto de producción Con el ajuste al plan único de cuentas, ésta es la cuenta de los CIF a nivel general de producción o de servicios. Internamente se debería llamar{CIS) Costos Indirectos del Servicio.

La contabilidad como obligación y herramienta necesaria en todo ente empresarial con ánimo de lucro o sin él, tiene como objetivo presentar los resultados de la gestión operacional y administrativa, en las fechas determinadas en los reglamentos y/o normas mercantiles, reflejando en los Estados Financieros de propósito especial, el estado de costos. La contabilidad de costos está en permanente función de análisis para observar las variaciones en todas las transacciones que se realicen en el proceso de control de incrementos o disminuciones que justifiquen la rentabilidad real. Así el objetivo de la Contabilidad de Costos, es analizar por producto o global, por departamento de producción o de servicio, sus variaciones y, de acuerdo con estas, se toman las decisiones y políticas que mantengan. corrijan o mejoren los resultados finales.

1

. 1.

16

RICARDO RODR!GUEZ VERA

La importancia de los costos se evalúa cuando se obtienen científicamente y se toman como parámetro para determinar el precio de venta de mercado, el margen de rentabilidad y la utilidad real.

Clasificación de costos de venta Dentro de las normas reglamentarias de la contabilidad se da la.importancia a los costos según los sectores de producción y de servicios con la siguiente clasificación: Código

Nombre de la cuenta

6 61 6105 6110 6115 6120 6125 6130 6135 6140 6145 6150 6155 6160 6165 6170

Costo de ventas Costo de ventas y prestación de servicios Agricultura, ganadería, caza y silvicultura Pesca Explotación de minas y canteras Industrias manufactureras Suministro de electricidad, gas y agua Costrucción Comercio al por mayor y al por menor Holetes y restaurantes Transporte, almacenamiento y comunicación Actividad financiera Actividad inmobiliaria y de alquiler Enseñanza Servicios sociales y de salud Otras

3. OBJETIVOS DE LOS COSTOS Diferencia entre importancia y objetivo La importancia es la valuación del conocimiento predeterminado del costo obtenido por los diferentes métodos, y los objetivos, son los resultados esperados de la venta de un producto o prestación de un servicio.

Objetivo general Es conocer cuánto se debe invertir para producir un artículo o prestar un servicio, para: • Fijar el precio de venta • Controlar el mismo costo a través de sus variaciones • Tomar las decisiones necesarias a nivel del producto o servicio, para mantener la tasa de rendimiento razonable • Comparar contra el presupuesto los costos reales.

Fijar el precio de venta Una empresa que inicia operaciones, al determinar el costo del producto o servicio, aplica el objetivo más importante para fijar el precio de venta y comenzar a participar del mercado disponible.

17

CAPÍTULO l. COSTOS GENERALES

El proceso de costeo se inicia a través de presupuestos con base cero, pues no existe archivo de información, entonces por la recopilación de datos externos a la empresa, se conforma un costo estimado. Este precio de venta lo fijan los funcionarios responsables que, de acuerdo a la estructura empresarial, mueven el motor de la empresa, que son las ventas. Y la empresa con trayectoria en su objetivo, fija sus precios de venta, comparativamente con los precios de mercado y con los costos proyectados según los incrementos tanto en unidades como financieros. El sector de hoteles y restaurantes no dispone de estándares de costeo que determine de una manera precisa el costo predeterminado de una habitación, de un plato o cualesquiera otro servicio para fijar el precio de venta. Como punto de vista se toma para factor externo, el precio de venta de la competencia, asimilado a la estructura del establecimiento y a la posición en el mercado.

Controlar el mismo costo a través de sus variaciones El costo de un producto o sevicio en sus tres elementos, está sujeto a variaciones por eventos imprevisibles que afectan el proceso, (ejemplo: el corte del flujo eléctrico, del agua, etc.). Así, dentro del sistema de costeo diseñado se detecta la variación y el objetivo es determinar la razón y el elemento en el que se produjo. Dependiendo de la importancia de la variación se diseñan los correctivos necesarios que eviten la repetición del mismo evento en busca de un costo razonable. Las variaciones se obtienen al comparar el último dato o costo multiplicado por cien, sobre el costo anterior. Se presenta así, según la siguiente información:

Costo de materia prima de agosto $1.560,oo, de julio $1.500,oo Agosto (100)

$1.560 X 100

Julio

1.500

4% Es la variación de agosto con relación a julio.

Costo de materia prima de septiembre $1.680,oo, de agosto $1.560,oo Septiembre (100) Agosto

$1.680 X 100 1.560

7 .6 9% es la variación de septiembre con relación a agosto·

•


18

Modelo comparativo de un producto en cuatro (4) meses con todos los elementos del costo: Producto: churrasco de 250 gramos Elemento Materia prima Mano de obra CIS

Costo producción Gastos Admón. Gastos de venta Total costo-gasto

Julio 1.500 300 225 2.025 365 304 2.694

Agosto 1.560 343 234 2.137 385 320 2.842

º/o* 4,00 14,33

1,00 5,53 5,48 ~

5,49

Sep. 1.680 353 252 2.285 411 343 3.039

º/o* 7,69 2,91 7.ffl

6,92 6,75

1J2. 6,93

Oct. 1.800 360 270 2.430 437 364 3231

º/o* 7,14 1,98

lli 6,34 6,33

.ill. 6,32

a. Si se mantiene el precio de venta igual: No se conoció el costo real en el momento Por políticas de venta Por la misma falta de información oportuna

. . .

Por lo tanto la tendencia de incremento es permanente, mientras inversamente proporcional la utilidad disminuye, como se presenta el modelo de estado de resultados. Estado de resultados comparativos Producto: churrasco Julio 5.000 2.025 2.975 40,5 59,5 365 304 2.306 46,12

Agosto 5.000 2.137 2.863 42,74 57;2.6 385 320 2.158 43,16

Septiembre 5.000 2.285 2.715 45,7 54,3 411 343 1.961 39;2.2

Octubre 5.000 2.430 2.570 48,6 51,4 437 364 1.769 35,38

Resumen de variación de julio a octubre: Del costo de venta En utilidad bruta En utilidad operacional

,7.•

20% de incremento 13.65% disminución 23 .28% disminución

Posibles justificaciones en la variación del costo: • Desperdicios por descuido en el control del gramaje por porción. Mayor precio de compra en la materia prima (carne). Posibles sustracciones de materia prima {hurto) Posibles pérdidas en los ingresos (ventas)

19

Para lo cual la gestión de operación debe mantener control permanente en todo el proceso, desde la compra, la venta y el recaudo de los dineros. b. Para cumplir con el objetivo de mantener el margen de rentabilidad a través del conocimiento de las variaciones del costo y el gasto, en este mismo modelo, observamos la variación del margen de utilidad operacional en cada mes. Margen de rentabilidad Matemáticamente es la diferencia entre el precio de venta establecido o a establecer, según los parámetros internos y externos optados, y el total del costo y gasto que se determina como: PV: TCG: MR:

De la anterior presentación de variación se puede concluir:

Conceptos Precio venta Costo venta Utilidad bruta % de costo % utilidad bruta Gastos admón. Gastos de venta Utilidad operacional %U.O.


precio de venta total costo y gasto margen de rentabilidad PV - TCG - = MR = 5.000 - 2.694 = 2.306

Y según modelo: Costo de producción Gastos de administración Gastos de ventas Total costo y gasto Margen de rentabilidad % del margen de rentabilidad Precio de venta

$2.025 365 304 $2.694 2.306 85.59% 5.000

Para un modelo más sencillo de entender, un producto X con el precio de venta de $150, donde el total de inversión o costo y gasto es de $100, el margen de rentabilidad es $50 en números absolutos. Pero como los análisis se representan a través de porcentajes, es importante saber qué es el porcentaje del margen de rentabilidad.

Porcentaje del margen de rentabilidad Es la cifra relativa porcentual que representa al margen de rentabilidad, y que se determina como el MR por cien, sobre el TCG y que indica en cuánto se incrementa la inversión o TCG para llegar al precio de venta. % MR

=

MR (100) TCG

2.306 X 100 2.694

85.597624 %

Para verificar el % MR se expone el TCG por l más el % de MR que según la

1información del mes de julio como modelo del MR y el% MR se recapitula así:

l

. l.

21



20

.......-....--....... ....

Conceptos Costo primo CIS Total costo de producción Gastos de administración Gastos de ventas Total costo y gasto Margen de rentabilidad %MR

Precio de venta

Valor $1.800

_m

$2.025 365 ___JQ4 $2.694 2.306 85.5976% $5.000

Modelo de aplicación de los gastos de administración en un hotel

% Part. 88.88 11.12 100 18.02 15.01

Hotel Pepe's Ltda.

Ingresos (ventas) Alojamiento Alimentos ybebidas Lavandería Teléfonos Total

Hotel Pepe's Ltda. Estado de resultados departamentalizado al 31 de diciembre de 2001

Luego el % de MR es el factor que indica la fluctuación tanto de los costos y gastos como del margen de rentabilidad para tomar decisiones tanto de controles como del precio de venta.

Departamento

Así, conociendo los costos y gastos al final de cada período y para mantener igual . margen de rendimiento, se toma como constante para determinar el nuevo precio de venta, si el producto y el mercado asumen estas variaciones. Modelo de variación del precio de venta Septiembre Agosto Conceptos 2.033 1.903 Costo primo 252 234 CIS 2285 2.137 Total costo producción 411 385 Gastos de administración 343 320 Gastos de ventas 3.039 2.842 Total costo y gasto 1,855976* 1,855976* * o/oMR 5.640 5275 Nuevo precio de venta

% Part. 48,689 33,708 10, 112 7 491 100

Se presenta la porción de ventas por cada departamento operativo como base de aplicación .

PV = TCG (1 + %MR) = 2.694 X 1 + 85,5976 % = 2.694 X 1,855976 = 5.000

~

2.600 1.800 540 400 5.340

Alojamiento AyB Lavandería Teléfonos Totales

Octubre 2.160 270 2.430 437 364 3.231 1,855976* 5.997

Ventas 2.600 1.800 540 400 5.340

Costo Ventas

650

-

320 970

Costo Otros Utilidad Personal Costos Operación 420 380 60 20 880

360 340 120 ~

910

1.820 430 360 -30 2.580

Gastos operacionales de administración aplicados Departamento Alojamiento AyB Lavandería Teléfonos Totales

• MR se mantiene constante

Si se retoma el modelo del producto x en el que se incrementó la inversión a $115 y se desea mantener igual margen de rendimiento del 50%, ¿cuánto sería el nuevo precio de

Utilidad Operación 1.820 430 360 -30 2.580

%Par. Ventas 48,689 33,708 10,112 7.491 100

Gastos Admón. 575 398 119 88 1.180

Util. Neta Operación 1.245 32 241 -118 1.400

~

En esta aplicación de los gastos de administración, tanto de todos los gastos causados ,. o incurridos como de la mano de obra de los departamentos, se muestra el valor necesa- ~ río para operar cada departamento, después de la utilidad bruta u operacional según el .,

Cada puesto de trabajo como: gerencia general, gerencia operativa, sección de contabilidad, auditoría, etc., que conforman la estructura organizacional de que se habla en el precio de venta y que es indispensable en la dirección del ente económico, participa '¡ indirectamente en el proceso del objetivo social.

venta? ventas. ¡:

tipo de establecimiento.

1

·i Como es lógico y cierto, el Estado de Resultados es razonablemente proporcional en su aplicación de gastos de operación y dirección, al medir el esfuerzo de las ventas en este porcentaje de participación.

En la página 6 se muestra la distribución de la mano de obra, de administración y de

¡

22

RICARDO RODRJGUEZ VERA

CAPÍTULO L COSTOS GENERALES

23

Con este análisis la Gerencia Financiera o entes de control, verifican la necesidad de la carga y la porción que afecta el resultado de cada departamento y global, para dar su concepto del manejo organizacional. Por medio de gráficas y porcentajes, se observan las variaciones y su margen de importancia, por variables y periodos según la empresa. Ejemplo: costo comparativo de un hotel de 100 habitaciones entre los años de 2001 y 2002 (por meses). 50 45

3

º

Costo real es el liquidado sobre la información registrada en la contabilidad de costos y presentada de acuerdo al método utilizado como: •Global (según anexos), por producto como: • Juego de inventarios • Por departamentos Este análisis se elabora contra el presupuesto para determinado período (por temporada, mensual, trimestral, etc.,) para determinar las variaciones y la razón, según la importancia del desvío.

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

40 35 25 20 15 10

Comparar contra el presupuesto los costos reales

- 2001

~s

S

zzs·V r s :::::;;:::

........;;;"

:;¿:--

2002

Precio de venta Según el producto o servicio a vender o prestar, para determinar el precio de venta, se deben conocer y aplicar parámetros, que tienen su apoyo en los departamentos o dependencias de la empresa donde técnicamente generan y procesan la información confiable, así:

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-

• Costo de producción

5

o o

1n t ernos 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Los costos en hoteles y restaurantes dependen directamente del volumen de ocupación y de aspectos como: • Temporadas vacacionales • Posición geográfica •Complementos de marketing Las políticas y la operación de los costos, así como el control son responsabilidad del gerente o ejecutivo operacional, quien de acuerdo a sus presupuestos de ocupación para el período, diseña las necesidades de cada elemento del costo como:

Materia prima: Proveedores, licores y materiales Mano de obra: De acuerdo a la modalidad de contratación: [De planta o fijo Extra, por temporadas Según el promedio anual de Qcupación se determina una nómina fija que utilice la jornada diaria completa, para evitar el menor tiempo ocioso. De acuerdo a la temporada y al presupuesto de ocupación se contrata el personal temporal necesario.

CIS: Costos indirectos del servicio, son directamente proporcionales a la ocupación.

Toma de decisiones

• Posición del producto en el mercado

[ • Estructura empresarial • Aplicación de la carga estructural

• Posición de la empresa en el sector. E xt ernos • Competencias [ • Posición geográfica

Parámetros internos Es la información que posee la empresa internamente por su trayectoria en el mercado, o que debe conformar si está en proyecto de establecerse, no importa el tamaño, pues de estos factores depende al máximo la rentabilidad del producto y el éxito de la gestión empresarial. • Costo de producción. En la producción de artículos, intervienen los tres elementos del costo. En el sector de servicios, regularmente intervienen sólo dos elementos(transporte, • Mano de obra hoteles, alquileres, etc.): • CIS (costos indirectos del servicio) El criterio de clasificación de lQs elementos del costo debe ser suficientemente sustentado en su conformación directa o indirecta, pues el principal elemento del costo como es la materia prima, no se presenta en servicios, sino subjetivamente como inversión de capital en el bien que presta el servicio. Ejemplo:

• Hotel. El espacio de la habitación, {construcción o volumen) más la dotación de muebles, es la inversión inicial necesaria para prestare! servicio.

Tomar las decisiones necesarias a nivel del producto o servicio, para mantener la tasa de rendimiento razonable ..(Disminución o aumento de personal, control de consumos, etc.).

• Transporte. Los vehículos (buses, aviones, barcos, taxis, etc.) son la inversión representada en estos bienes necesarios para prestar el servicio; sin embargo no son materia prima para conformar el costo.

El control de las variaciones es la herramienta para tomar las medidas necesarias, cuando las desviaciones se presentan anormales. Deben existir estadísticas permanentes.

Enseñanza. La construcción de aulas, dotación de muebles y equipos, son elementos que prestan el servicio.

~

.1 RICARDO RODR!GUEZ VERA

24

2S

CAPITULO l. COSTOS GENERALES

En la presentación anterior de ejemplos ese costo importante lo asume la depreciación causada dentro de los CIS, y el principal elemento del costo es la mano de obra, sin la cual no se podría prestar servicios, como: •Alojamiento • Transporte terrestre • Transporte aéreo •Educación

HOTEL DE 60 HABITACIONES

De acuerdo con los métodos de contratación la mano de obra se conforma por los salarios más la carga prestacional

Junta Directiva

Posición del producto en el sector. La empresa de cualquier tipo o sector dispone de varios productos o servicios, como parte de la diversificación, y como herramienta importante en la disminución de costos, por aprovechamiento directo de materias primas y subproductos propios, que ayudan a una mayor rentabilidad.

r-------------,~ ' .--~~~~~~-... Secretaria

1

Producto líder

Fábrica de ladrillo Confecciones de Man's Hotel Rodeo .Muebles Tropical

Teja española Vestidos de paño inglés Suite presidencial Alcobas en cedro

Abo¡ados

1

~-------------~

.~

De esta variedad de productos o servicios, posicionar uno o varios como líder, dándole mayor importancia en el mercado y por tanto un mejor precio de venta. Ejemplo: Empresa

1

1STAFF Revisoría Fiscal

Jefe Lavandería

Jefe de Concabilidad

Jefe Manttnimienro

Operarios

Auiliar de Conlabilidad

Operarios :¡

li :~

~

Esta posición del producto es la que marketing investiga, tanto del producto líder como de los similares en la competencia, como base para determinar el precio de venta y

~

~

1\

tomarlo como referencia.

• Estructura empresarial. Toda actividad normal tiene tendencia a crecer. Este crecimiento exige un estructura proporcional al incremento en el campo que se presente. Según se diversifique o amplíe la empresa, se crea la necesidad de inversión de capital y mano de obra, proporcional al incremento de la producción o del servicio y de toda la incidencia que conlleven nuevos productos o servicios.

11

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Como parámetro del precio de venta es importante, pues esta estructura organizacional} de la empresa, es la imagen de posición del producto o servicio ante los compradores, -;~ clientes, espectadores y la competencia.

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La estructura de la empresa es directamente proporcional al tamaño de la misma, así como su participación en el costo y gasto, por lo tanto el organigrama indica la aplicación a cada departamento. Ejemplo de dos empresas hoteleras que, de acuerdo al número de habitaciones, pre-" senta determinada estructura organizacional.

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,..... . 1. CAPÍTULO L COSTOS GENERALES

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• Aplicación de la carga estructural. El organigrama es el diseño gráfico de la nómina, distribuido por departamentos operativos y no operativos para determinar ]a mano de obra.

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El comprobante de diario para registrar en la contabilidad de costos la mano de obra, efectúa a cada departamento la liquidación para obtener el costo del servicio, por el segundo elemento del costo.

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La mano de obra de los departamentos no operativos, se clasifica como gastos de administración y se distribuyen al final del ejercicio a cada departamento de acuerdo con el porcentaje de participación de las ventas, después de calcular la utilidad operacional. GA =

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Parámetros externos ::e:

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Son factores que se tienen en cuenta en el momento de fijar el precio de venta, pues de éstos depende el volumen de las mismas y el éxito de la gestión, o, la salida del mercado progresivamente.

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Total ventas x Ventas de cada departamento Gastos de administración

1

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1 ,.• ~¡i. ;l:¡¡ 1 \ ~[ I \_/

Esta información se genera, procesa y acumula en la sección o departamento de Mercadeo y ventas, como una de sus funciones, la investigación y participación en el sector.

• Posición de la empresa en el sector. El establecimiento se auto-evalúa o califica por su producto o servicio con respecto a otras empresas de iguales condiciones, tomando como base el precio de venta. Por esta razón se observan precios iguales del mismo producto' en diferentes marcas al tomar este principio de medición. Dependiendo del costo de producción o servicio del mismo artículo el margen de rendimiento varía según los parámetros internos descritos. Este posicionamiento de la empresa también se mide por encuestas de mercadeo, publicidad indirecta o de lanzamiento de productos o servicios nuevos. En el siguiente ejemplo se observa la incidencia de los costos y gastos incurridos sobre el margen de rentabilidad hacia arriba como punto de referencia tratándose de igual producto o servicio, al mismo precio, en diferentes empresas. Empresa

Hotel A

HotelB

HotelC

Total costo y gasto

26.891

32.150

29.816

Margen de rentabilidad

48.109

42.850

45.184

178.90"/o

133.28%

151.54%

75.
75.rol

75.rol

% rentabilidad Precio de venta habitación

. l.

Sin embargo tanto el margen de rentabilidad como su porcentaje, presentan en el estado de resultados la utilidad y el porcentaje real, diferentes con respecto al ejemplo anterior por efecto de la base de análisis.

~.·~~

r.a··

• La competencia. Es el factor de medición directo, que tiene como objetivo, mantenerse al mismo precio de venta, con igual calidad y servicio, y dentro de una mejor administración de los recursos, obtener costos y gastos más bajos qué generen utilidad en mayor porcentaje.

~

La competencia es una herramienta de doble filo, pues así como se extrae información de ella, ésta también utiliza la muestra; debiera lograrse un intercambio formal o informal para mantener el equilibrio en el sector, según el libre mercado.

~

~·

Por ejemplo en el sector del transporte se observa, que dentro del mismo tipo, precio del servicio, rutas, etc., se presentan vehículos con más lujos y comodidades, y aunque ya esté posicionada la empresa, busca hacer más competencia, para lograr un mayor volumen de usuarios. El usuario también aspira a un mejor servicio a igual precio.

~ ~

~ ~ ~

e e ,_.


28

Posición geográfica. También es un factor externo que inciqe en el precio de venta, y se puede hablar del producto acorde con su posición geográfica; por ejemplo, la ropa informal para tierra caliente, posición geográfica hacia el servicio. como un hotel de veraneo en la costa.

I'

En el sector de hoteles y restaurantes se puede apreciar mejor este parámetro, pues la hotelería comercial o sea la de las grandes ciudades, diferiere de la turística en muchos aspectos, así que los precios de venta se asignan de acuerdo al tipo de establecimiento y su modalidad de servicio (de negocios o de vacaciones). Ejemplo del diseño del precio de venta presupuestado sobre los parámetros expuestos y su presentación en el estado de resultados, como punto de medida e importancia.

a. Precio venta camisa marca TYX Parámetms

Detalles Costo primo Cif

$5.780

-6.907

18% gastos administración

1.247

15% gastos ventas

-1.036 -

Interno Estmctura empresarial Estructura empresa1ial

Total costo y gasto

9.190

Externos

Margen rentabilidad

7.810

Posición

o/o margen rentabilidad

Precio de venta

84.98% --17.000

19

b. Estado de pérdidas y ganancias Ventas Costos de producción Utilidad bruta % utilidad bruta

17.000 6.907 10.093 59.37%

Gastos de administración Gastos de ventas Utilidad operación %utilidad

1247 1.036 7.810 45.94%

Se observa la diferencia porcentual entre el margen de rentabilidad tomado sobre el total del costo y gasto del 84.98%, como margen de rentabilidad tentativo para llegar al precio de venta y el porcentaje de utilidad del estado de resultados, tomado sobre la operación de venta, del 45.94% que es real como resultado operacional. Es necesario dentro del análisis de los costos elaborar el estudio completo del precio de venta, como objetivo importante y definir su rentabilidad real de operación. Análizar los siguientes interrogantes: • ¿Qúe sucede si .en el estudio del precio de venta sólo toma el costo de producción, sin los demás gastos operacionales? • ¿Si no se toma como referencia el precio de la competencia? • ¿Si se da un margen de rentabilidad estimado sin observar y anañizar los demás factores o parámetros necesarios, cuál puede ser el resultado de la gestión?. Ejemplo de diseño del precio del servicio (1 habitación) de alojamiento de un hotel: Detalles Costo primo (M.O.) 2.100 Cis 15.800 Costo de servicio 17.900 12% gastos de administración 2.146 15% gastos de ventas (mercadeo) 2.685 Total costos y gastos 22.731 Margen de rentabilidad 37.269 % margen de rentabilidad 163.95% Precio de venta 60.000

Parámetros 1

Interno Estructura empresarial Posición sector

1

Posición del hotel con relación a la competencia '11

Competencia

1•

Se obtiene la utilidad real de operación y su porcentaje. De una habitación Ventas Costo (servicio) Utilidad bruta % de utilidad

60.000 17.900 42.100 70.16%

¡

! .

Estado de pérdidas y ganancias:

1.127

Costo producción


Gastos de administración Gastos de ventas Utilidad operacional % utilidad

2.146 2.685 37.269 62.15 %

1

1 1

Se observa la diferencia porcentual en el diseño de precio de venta y el estado de pérdidas y ganancias, que es considerable según la base tomada del total de costo y gasto y la utilidad operacional.

1

f 1

.

'·

CAPITULO 11 PRESUPUESTOS l. DEFINICION Son la proyección teórica para períodos futuros de las unidades a producir o vender, para mantener el ente empresarial en permanente ascenso dentro del sector. Es claro que el primer paso en toda transacción, por mínima que sea. es determinar con qué recursos se dispone. Entonces es cuando se consultan los saldos de bancos, disponibles inmediatos, flujos de efectivo, inventarios y la estadística.

2. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Definitivamente es vital la presupuestación de toda operación comercial a realizar. como guías de dirección y control en el proceso de ejecución en el tiempo. Es importante porque de acuerdo a esos planes se proyectará la producción, las ventas y la utilidad esperada, antes de comenzar el proceso operativo de los costos, como herramienta principal de éstos.

3. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

."';,,

• Proyectar o planear el ejercicio del períod-0 o períodos siguientes. Coordinar y comprometer a cada departamento o sección de la estructura empresarial, en el cumplimiento de su presupuesto. • Comparare! presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones. Mediante su cumplimiento verificar la eficiencia administrativa.

Proyectar o planear el ejercicio del período o períodos siguientes Es el objetivo general, que según el método utilizado, presupuesta cada producto o servicio desde su producción hasta la rentabilidad a obtener, tomando factores internos y externos de la empresa.

. 1, RICARDO RODRIGUEZ VERA

32

La menor ocupación se debió a: Los huéspedes salieron antes del día previsto • No se proyectó la reserva para estas salidas • No hubo entradas que suplieran las salidas

• Resultado de la competencia • Proyecciones de la competencia •Variación - competencia

Factores externos

Coordinar y comprometer a cada departamento o sección de la estructura empresarial en el cumplimiento de su presupuesto Es un objetivo que se deriva de las áreas de responsabilidad, pues el gerente o funcionario responsable de cada área o departamento, opera y conoce detalladamente su actividad y por lo tanto es quien elabora el presupuesto, que controla a medida que se desarrolla en el tiempo.

Toda variación negativa en las ventas o ingresos, afecta directamente el resultado presupuestado.

Mediante su cumplimiento, verificar la eficiencia administrativa Del análisis anterior se puede evaluar la eficiencia operacional, pues en plena temporada se dejaron de vender once habitaciones. Y como herramienta de mayor análisis se busca comparar con el período anterior, para afirmar las razones o evaluar una deficiencia operativa.

Con los presupuestos de cada departamento o sección y luego de su discusión, ajuste y aprobación, se consolida en uno general de la empresa, que debe ser discutido, ajustado y aprobado por los ejecutivos: gerente general, gerente de producción, controlador, contador y gerente financiero. Sobre este presupuesto se diseñan los estados de resultados y los flujos de efectivo proyectados como herramientas para el manejo financiero.

Comparar el presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones El área de responsabilidad de cada gerente es observar las variaciones que se presenten entre lo realizado y lo presupuestado y analizar las razones de cada variación para ejecutar los correctivos necesarios, si es el caso.

Departamento de habitaciones. Análisis comparativo de ocupación años 2001 - 2002 (al mes de enero de 2002) Día

Presupuesto Habitación

Variaciones % Habitación 11

865

864

1

02

863

864

-1

-11

03

862

864

-2

-23

04

864

864

05

860

864

-4

-46

860

864

-4

-46

01

2001 Habitación

Variaciones Habitación % 2 23

865

863

02

863

865

-2

-.23

03

862

864

-2

-.23

04

864

864

05

860

862

-2

-.23

860

864

-4 -8

-.46

Total

Se conserva estable la ocupación. Pero el objetivo es el 100%, pues los costos fijos se causan sobre la base del 100% y todo menor ingreso genera disminución de utilidad.

Departamento de habitaciones. Análisis de ocupación contra presupuesto al mes de enero de 2002 Ocupación real Hab. ocupada

2002 Hab. ocupada

01

Ejemplo del presupuesto de un hotel de 864 habitaciones en la costa para comparar su ejecución en plena temporada alta, con una ocupación del 100% proyectada.

Día

33

Se podrían dar las siguientes razones de la variación presentada en seis días: El día primero fue necesario acondicionar una oficina para habitación, dado el sobrecupo del 0.11 %.

•Resultados ejercicios anterior • Incremento a proyectar •Posición del producto •Incidencia del incremento

Factores internos

CAPÍTULO ll. PRESUPUESTOS

4. BASES DE PRESUPUESTACION El primer requisito para elaborar el presupuesto es conocer detalladamente el negocio o actividad que se quiere proyectar, en todos sus aspectos, producción, ventas, mercadeo, estructura empresarial. Base: es la información fuente para elaborar o liquidar el presupuesto.

Base cero En un establecimiento o empresa que se está creando o comienza operaciones; la base para su presupuesto es cero, porque no posee información propia.

r

.__.,. . l. RICARDO RODRIGUEZ VERA

34

CAPÍTULO II. PRESUPUESTOS

El presupuesto con base cero se elabora a través de información externa, que se obtiene mediante estudios de mercadeo, es decir se comienza con la competencia, investigando qué ventas realiza, para estudiar la participación de la nueva empresa en el mercado. Entonces para atraer la parte de ese mercado es necesario proyectar el producto o servicio competitivamente, en el lanzamiento, en mejor calidad, en presentación o servicio, sin sacrificar el precio de venta. · Regularmente el presupuesto con base cero, comienza del mercadeo hacia la producción, pues éste dictamina cuántas unidades se pueden vender o colocar, para presupuestar la producción. En el sector hotelero, mercadeo estudia la necesidad de alojamiento, para imponer la estructura de acuerdo a esta necesidad, entrando a competir con un estudio ya diseñado. El montaje de un presupuesto con base cero es de mayor cuidado, debe buscar la información de fuentes confiables. Los costos son 100% estimados, pues se diseñan con base en cotizaciones de proveedores, clientes y estructura a procesar. Ejemplo:

35

e osto um.dad = Total costo de producción = 520.790 = 26.039 50 Total unidades terminadas

20

'

Es importante observar que el costo depende en parte de la estructura empresarial, esta es la razón para determinar el costo de una unidad con relación a la competencia. Ejemplo:

Presupuesto con base cero Servicio: Hotel de 100 habitaciones Información base: • Entra a funcionar el 20 de noviembre • Restaurante para 100 personas Bar con capacidad para 40 personas • Instalación de lavandería con servicio al público Piscina privada • Sala de belleza • El departamento de mercado ha abierto la campaña de lanzamiento y publicidad desde el 1O de septiembre y el 28 de octubre cuenta con el 85% de reserva. • El área de distribución departamental según los planos es:

Presupuesto con base cero Artículo

Mesas de madera para comedor

Producción estimada Mano de obra Descripción

20 unidades por semana 3 personas - ebanistas $175.400

Materia prima

1U tablas de cedro de 30cm. por 6m. 5 cercos de cedro de IOcm. por IOcm. 1 galón de sintético brillante 40 pliegos de lija 1/2 galón de pegante para madera

$100.000 40.000 21.000 2.400 12.000

Total costo de producción

o 5% 6%

Cada jefe de departamento diseña su presupuesto para la temporada alta durante 60 días o sea del 20 de noviembre al 19 de enero así:

Departamento de habitaciones Alojamiento en habitación de dos camas por día.

70.000 35.000 28.000 $133.000 63.840

Precio de habitación $96.000 por dos personas. Ciclo 148.550

Costos indirectos de fabricación ( Cif)

(tomado por-semana) Arrendamiento ($80.000 mes) Servicio de torno Depreciación (equipos) Refrescos al personal Otros imprevístos

80% 8% 1%

196.840

Mano de obra

1 oficial ebanista 1 operario práctico 1 ayudante Nómina de 7 días Carga prestacional 48%

Habitaciones Alimentos y bebidas Lavandería Teléfono Administración Otras

20.000 120.000 750 4.050 3.750 $520.790

Del201lal1012 Del l l 12al2212 Día2312 Del2412al2512 Día2612 Dia2712 Del2812al0501 Día0601

Cantidad dias

%Ocupación 95% 90%

No. huéspedes

21 12 1 2 l 1 9 1

80% fil% 72% 78% 100% 98%

160 240 144 156 1.800 196

3.990 2.160

Valor (millones) 191 '520. 103'680. 7'680 11'520. 6'912 7'488 86'400

9'408 continúa

--

. l.

RJCARDO RODRJGUEZ VERA

36

CAPÍTULO 11. PRESUPUESTOS

37

continuación

Cantidad días

Ciclo Día0701 Día0801 Del 0901al1201 Del 1301al1601 Del 1701al1901 Totales .·

~¡-, j, !

%Ocupación

No. huéspedes 192 198 768 712 510

9'216. 9'504. 36'864. 34'176. 24'480.

11226

538'848.

96% 99% 96% 89"/o 85%

1 1 4 4 3 61

Ciclo

~11'í\

_...11,

11•

-.11i

.......,,.¡¡ ~.tt'¡ ~I'¡

......

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Plan A: $29.000 Plan E: $55.000

Precio promedio de consumo por huésped.

....-.. ...... ....

3'520.

78

10'285. 1'760.

32

22

40

26

2'200.

558

31

30'690. 3'245~

Del2812al0501 Día0601

59

30

Día0701

61

32

3'355.

Día0801

59

3'245.

Del0901al1201

192

Del 1301al1601

213

30 25 30

Del 1701al1901

163

32

8'965. '¡ ·f

209'055.

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Dell112al2212

1.145

53

33'205.

30 20

Día2612

48 48 86

1'392.

ro

2'494.

Día2712

~

58

2'610.

1.170

65

33'930.

2011-1012

18

3.990

Día0601

116

59

3'364.

lll2-2212

12

Día0701

113

59

3'277.

2312

1

2.160 1(¡()

Día0801

123

62

3'567.

2412-2512

2

240

13'369.

2612

1

144

2712

1

156

1'392.

Del0901al1201

461

_..,;,· ~.,·.

Del 1301al1601

392

55

11'368.

Del 1701al1901

306

ro

8'874. 182'497.

~

'

l':ji

$391 '552. 6'418. 10.094 89.91%

.;!,

1 •~1,,1 ¡'¡

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'ii

63'655.

Totales

l l '715.

i

Análisis: • Total de ventas • Promedio de ventas diarias • Total de huéspedes servidos • Porcentaje de huéspedes servidos

55

6293

10'560.

3.801

2.195

. .;:.:;y:

11

40

187

Departamento de lavandería

ro

:

42'735

64

Del2011al1012

Del2812al0501

~

76'780.

36

Valor (millones)

De12412al2512

...

35

m

%Ocupación

Día2312

;>

1396

Número Huéspedes

Ciclo

. . ··'.>.

Valor (millones)

Día2612

Plan A

.._.....,,,:

%Ocupación

Día2712

Totales

Presupuesto de ventas de acuerdo al número de huéspedes a alojar y los planes confirmados .

.....

Del 1112al2212 Del2412al2512

Departamento de alimentos y bebidas

.... ........ ...

Número Huéspedes

Del2011al1012 Día2312

Análisis: Promedio de ocupación diaria 92.01 % • Promedio de huéspedes diarios 184 • Promedio de venta diaria $8'833 El porcentaje de ocupación es igual al número de habitaciones ocupadas. El personal de empleados es el de planta para temporada alta, de acuerdo al tiempo de cada operación, por tanto no se autoriza trabajo extra, sino el recargo nocturno necesario.

.....-.,íl~

..

Plan E

Valor (millones)

El servicio a huéspedes se comienza a recibir después de 4 días de estadía, que en temporada alta es del 60% de la ocupación total.

·cl

•

1 ~

~

El precio del servicio es de $900 promedio por prenda. El servicio al público se deja como ingreso marginal; se considera un 5% de la ocupación promedio .

··! '.¡'l

f

Ciclo

¡ No.días

No.de huéspedes

%Ocupación

No.de prendas

Valor (miles)

ro ro

2.394

2'155.

1296

1'166.

30 40 50

48 %

43.

2812-0501

9

1.800

Q(¡()l

l

196

ro ro ro

0701

1

192

(¡()

~

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86.

72

65.

94

85.

1.080

972.

117

105.

115

103. continúa

·#

Ji

'

'· CAPÍTULO 11. PRESUPUESTOS

RJCARDO RODRJGUEZ VERA

38

39

continuación

continuación

0801

1

0901-1201

4

119

(J.)

198 768

(J.)

461

415.

427

384.

306

275.

1301-1601

4

712

(J.)

1701-1901

3

510

(J.)

6.625

Totales

1

Maitre

60

600.000

4

80.000

1

Capitán mes.

60

450.000

104/4

128.250

1'028.250

6

Meseros

60

200.000

129.780

104/4

342.000

2 '871.780

l

Barman

60

450.000

208/4

196.500

1'096.500

1

Ayudante bar

60

180.000

21.630

208/4

78.600

460.230

8'880.000

216.300

1'142.5-f.9

10'238.849

Valor

Total

107.

5.961

15

1'280.000

Departamento de teléfonos Como servicio directo a los huéspedes, se presta por las recepcionistas y su valor es la suma del costo reportado por la Empresa de Teléfonos, más el cargo del servicio del 18%.

Departamento de lavandería ~·

No./

Los departamentos menores como la sala de belleza aunque generan ingresos y costos, se dejan como marginales ya que es incierta la prestación del servicio para medir una proyección.

Presupuesto de costos Necesariamente para determinar el costo es importante conocer los ingresos o ventas como base del consumo de cada departamento. Se toma como período la temporada alta de 60 días.

Liquidación de nómina del 20 de noviembre al 19 de enero

Cargos

/No. días

1

Sueldo

Auxilio

Re1.:argo

básico

transporte

Dom. Fes.

Jefe

60

300.000

2

Oper. lavand.

60

130.000

2

Oper. varios

60

3

Valcts

60

2'360.000

151.410

8

devengado

4

40.000

640.000

43.260

4

34.666

597.926

130.000

43.260

4

34.666

597.926

120.000

64.890

4

48.000

832.890

157.332

2'668.742

Valor

Total

Departamento de administración

Departamento de habitaciones No. No.

Cargos

No. días

Sueldo

Auxilio

Recargo

básico

transporte

Dom. Fes.

1

Jefe camareras

60

400.000

4

1

Supervisora

60

250.000

4

Valor

No. días

Total

Sueldo

Auxilio

Recargo

básico

transporte

Dom. Fes.

1

Gerente oper.

60

900.000

1'800.000

1

Contador

60

600.000

1'200.000

53.333

853.333

33.333

533.333

1

Secret. gerente

60

250.000

500.000

Aux. contab.

60

220.000

1'320.000 560.000

6

Camareras

60

120.000

129.780

4

96.000

1'665.780

4

Botones

60

120.000

86.520

4

64.000

1'110.520

1

Jefe almacén

60

280.000

Jefe manten.

60

350.000

Ayud. almacén

60

120.000

43.260 129.780

1

Jefe recepción

60

380.000

208/4

165.432

925.432

1

4

Recepcionistas

60

280.000

52/4

234.264

2'474.264

2

1

Auditor noct.

60

300.000

416/4

222.000

822.000

6

Oper. manten.

60

130.000

1

Auditor interno

60

550.000

1

Cajero general

60

300.000

868.362 '8'384.662

216.300

7'300.000

18

Departamento de alimentos y bebidas No. I

1 1 3

1

Cargos

1 No.

días

Cheff

60

2º cheff Ayudante coc.

60 60

1

Valor

Total devengado·

4

93.333

1'493.333

4

66.666

1'066.666

208/4

157.200

942.090

Sueldo

Auxilio

Recargo

básico 700.000

transporte

Dom. Fes.

500.000 120.000

64.890

devengado

devengado

3

18

;. A

Cargos

9'820.000

700.000 523.260

J' 689.780 1'100.000 600.000

173.040

9'993.040

En los departamentos operativos se trabaja dos domingos por mes, más el recargo nocturno de empleados que por necesidad del servicio requieran este tiempo. De acuerdo a la planeación quienes trabajan en domingos, se les da un día en semana de descanso por el domingo o festivo.

.

'· CAPÍTULO ll. PRESUPUESTOS

41

Presupuesto de costos indirectos (CIS) Costos indirectos del servicio ~~

§ o

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Los conceptos de cada costo o gasto se presentan de acuerdo al plan único de cuentas (PUC) con ajuste a las normas vigentes de contabilidad para los contribuyentes obligados al proceso y presentación de la contabilidad.

De habitación

c.

!!.

Nombre cuenta

Detalle - bases

Fórmula

c.

Dotac. y sumin. al pers.

Unif. costo - dotación

36(15.000)/4x2

270.

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Alirnent. al personal

No. Emp. - costo - día

18 (975)(25)

913.

Costo prima s / amort.

N

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Valor(miles)

Impuestos: Ind. y Ccio. A la propiedad Valorización

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W

Para determinar los costos indirectos del servicio, el jefe de cada departamento toma como base de medición parámetros como: Consumo por huésped • Número de empleados por departamento Presupuesto de ventas • Costo de inversión Conocimiento en el puesto de trabajo

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Pi. ""'

Seguros: Incendio

181 '300(1,24%)/12x2

374.

-..1

Terremoto

...

Costo prima s I amort.

100'(1,76%)/ 12x2

293.

Sust. - hurto

Costo prima s / amort.

81 '300(1,6%)/12x2

217

Cons. Huésped - $M 3

11.226 /8 ($39)

55.

Consumo Kw - hora

30.(j()() ($32)

\C \C

!. \C

c.

Servicios: Acueducto

('D

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ac.

... ('D

Energía Manten. habitación

Costo / vida útil

100' /240x2

Equipos

Costo / vida útil

81'300/120x2

\C \C

oc

Estimado

Depreciación: Edificios

40. 833. 1'355

Gastos legales/ 36

Utiles y papelería

Estimado formatos

Lavandería

No. prendas s I ocup.

Elementos para aseo

Estimado

Comisiones ag. viaje

% / % de venta ag.

15% Vta. (7%)

5'763

Propag. y publicidad

Cuotas/ inv. camp.

24'/24x2

2'000.

Total

24'872

1'444. 40.

75.157 $ 110.1571

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979.

Amort. cargos diferidos

26'/36x2

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1" 11

8'279 2'017.

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.1

42


De alimentos y bebidas

(38% máximo de las ventas) $15'118.

Mano de obra

$163'908.

Costo primo

Nombre cuenta

Detalle - bases

Fórmula



8 (8.000)/ 4 x2

Aliment. al personal


8 (975)(52)

406.

260.

Valorización

$178'298.

Seguros: Incendio

Costo indirecto del servicio (producción)

Primal2

97'7(1,6%)/ 12x2

Terremoto

Prima/12

98'7(1,76%)/ 12 x2

289.

Sust. - hurto

Prima/ 12

97'7(1,6%)f12 X 2

2._60.

Cons. estimado - $M3

1.494{$39)

58.

Consumo Kw - hora

19.112 ($32)

611.

Servicios: Acueducto Detalle - bases

Fórmula



30(21.000)/4x2

Aliment. al personal


15 (975)(52)

315. 7(fJ.

Valorización Ince~dio

Prima 12 $1.24%

160'(1,24%)/ 12x2

330.

Terremoto

Prima/12

88'(1,76%)/ 12x2

258.

Sust. - hurto

Energía

Prima/ 12

80'(1,6%)/ 12 x2

Cons. estimado - $M 3

702M3 ($39)

Consumo Kw - hora

l l.712Kw($32)

Propag. y publicidad

Cuotas inv. campaña

12'/24x2

Manten.: Locales

Estimado

Eq. cocina rest. Depreciación: Edificios Máquinas - Equipos

Manten.: Local

24.

Maquinas - equipos

Estimado

Depreciación: Edificios

Costo / vida -útil

l '/240x2

Costo / vida útil

97'7 /12-0x2


Gastos legales/ 36

2' /36x2

Materiales lavado

Estimado

s I remisiones

Lavandería

N" prendas - unif - ropa

6.817 prendas

Equipos

A la propiedad

Servicios: Acueducto

Energía

Valor(miles)

Impuestos: Ind. y Ccio.

Seguros:

80'/ 120x2


Gastos legales/ 36

8'/36x2

Diversos: Música amb.

Estimado

Elementos aseo

Estimado Lencería

Utensilios cocina - rest.

Estimado

Vajilla - cubiertos - cristal

Dot.36' -36meses

27. 375.

66. 444.

lll. 1'800. 751.

Aplicaciones

.(8'743.)

Costo propio

751.

Análisis destinado para aplicación departamental Departamento

Detalle - pieza

Habitaciones

Blancos 1.225 x 61 Uniforrnes 18x3x4x2

2'000. 14'390.

Cantidad piezas

Valor aplicado

75.157

8'279

Alimentos y bebidas

1

Mantelería 60x61 Uniformes 15 x 3 x4x2

1

4.020

1

443.

Lavandería

1

Ropa huéspedes Uniformes

l

6.817

1

751.

Administración

1

Uniformes 1

86.186

443. 31.

Total

1'628

3'924.

1'333.

6'759

36'/36x2

8.

Mano de obra pag.

26. 4.020(110,1571)

80.

1'000.

5. 8' /240x2

Costo / vida útil

Lavandería

213.

10.

Estimado Costo / vida útil

32.

A la propiedad

Costo indirecto del servicio según análisis

Nombre cuenta

Valor(miles)

Impuestos: Ind. y Ccio.

$14'390

CIS Total costo de producción

43

De lavandería: Costos indirectos del servicio $148'790.

Materia prima


192

21. 1

Totales

1

9'494.

'1

44

RICARDO RODRJGUEZ VERA

Gastos de administración

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45

Como la empresa es nueva, los gastos de administración tales corno mantenimiento son más de prevención que de corrección; para otros conceptos, los gastos son mínimos.

Nombre cuenta

Detalle - bases

Fórmula

Dot. y sumin. al pers. Gastos méd. y drogas Alimentación Capacitación al pers. Honorarios Impuestos: Ind. y Ccio. De timbres A la propied. Valorización Vehículos Seguros: Incendio Terremoto S.ust. - hurto Servicios: Vigilancia Acueducto Energía Teléfono Correo - port. Trans. fletes Legales: Notariales Reg.merc. Trám.ylic. Manten.: Const. edificio Equipos Eq. oficina Deprec.: Edificios Máq. - equipos Eq.oficina Vehículos Amortizaciones Comisiones Libr., suscr. periód. - rev Música ambiental Gastos de presentación Elementos para aseo Utiles y papelería Combust. y lubricación Lavandería

Unif. -costo-No. emp Estimado Costo - No. emp. días Seminario actual. trib. Asesoría

15 x21.000/ 4x2 18x975x61

Valor (miles) 157. 30. l '071. 400. 200.

Con el presupuesto estimado con base cero se determina el estado de pérdidas y ganancias presupuestado, que comparado con el real, el margen de error debe ser menor del 15% lo cual indica que el presupuesto fue correctamente elaborado. Los presupuestos se proyectan con un margen de error del 12% al 15%, parámetros dentro de los cuales se considera normal. Es preferible que el presupuesto esté subestimado en ingresos y sobreestimado en costos y gastos, de manera que la utilidad real sea mayor al presupuesto y razonable . Ejemplo del estado de resultado presupuestado: Hotel Nueva Playa

Costo activos Costo edificio Costo equipos Contrato V. privada Cons. x emp .. + otros Cons. equipos Kw Estimado Estimado Estimado

178'3 Xl.24%/12x2 170'3X1,76%/12 X2 170'3X1,6%/ 12 x2 300.x2 1/4M3=274.5x39 6.967x32

360. 499. 454. 600. 11. 192. 280. 49. 73.

Estado de pérdidas y ganancias presupuestado Del 20 de noviembre de 2001 al 19 de enero de 2002 (millones) Departamento

Ventas

Costos

Mano de obra

CIS

Utilidad bruta

Habitación AyB Lavandería Menores

538'848. 391 '552. 5'961. -0936'361.

-0148'790. -0-0148'790.

12'373. 15'118. 3'924. -031 '415.

24'872. 14'390. (3'173.) -036'089.

501'603. 213'254. 5'210. -0720'067.

Totales Total activo

600'x32

Costo/ vida útil Costo / vida útil Costo / vida útil

500x61 500x61 300x61 8'/240x2 152'3/120x2 18'/ 120x2

Cargos a 36 meses Estimado Estimado Estimado Estimado Estimado Estimado Aolicado

3'6/36x2

200x2 l.420x61 l.950x61

192. 30. 30. 18. 67. 2'538. 3. 200. 350. 400. 1'600. 86. 119. 122.

21. 10'183.

Gastos de administración Utilidad operacional

![

24'944. 695'123.

''

Base estadística La elaboran empresas con años de trayectoria; se toma como base la información real del período anterior, para la proyección siguiente con porcentajes de incrementos sobre cada concepto, ventas, costos y gastos. Además de las estadísticas, es importante el análisis del mercado, pues el incremento que se presupuesta tiene una parte de lo que se pueda capturar a la competencia, sin olvidar que ésta prepara también sus presupuestos, con las mismas armas, sistemas y políticas para no perder esa porción de mercado. El marketing es una guerra secreta a gritos ... de todos contra todos, para vender más y más; pero lógicamente quien se lleve la mayor proporción de las ventas, será resultado de la mejor gestión, pues el porcentaje de incremento de cornpradares, es relativo.

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.l RICARDO RODRIGUEZ VERA

46

En planes ambiciosos de proyección, se elaboran presupuestos para más de dos años, que se controlan a través del cumplimiento y se ajustan para el período siguiente. Con la ayuda del computador, es más ágil y sencilla su elaboración, ajustes y control de los presupuestos, pues toda la información está disponible para aplicarle las variables necesarias.


47

Ejemplo de presupuesto con base estadística: Hotel Playa Linda de 360 habitaciones, tiene 10 años de funcionamiento en la costa, sus temporadas de vacaciones están supeditadas al calendario académico del interior 0 del sector privado. Hotel Playa Linda

Ejemplo de presupuesto para el año 2002:

Presupuesto para el año 2002: Departamento habitaciones - venta alojamiento:

Confecciones Dryan's Presupuesto de ventas Artículo Pantalones

Ventas año 2001 Millones Unidades

Ref.2010 Ref.2040 Ref.2050

14.100 15.200 15.800

141'000. 182'400. 221'200.

Total

45.100

544'600.

No.

Presupuesto año 2002 Millones º/o Unidades

º/o 24

20 22

206'300. 262'600. 329'200.

18 18 18

17.484 18.240 19.276

798'100.

55.000

Presupuesto de producción Pantalones Ref. 2010/ 50 Incremento sobre año2001

Materia 372'500. 17%

Mano de obra 83'700. 19%

Costo l.

Toral

65'300.

521'500.

1 2 3 4 5 6 7 8

Ciclo

Tempo-

No.

del año

rada

días

0101al1202 1302al2802 0103al0704 0804al 1604 1704al2605 2705al 1407 1505al1011 llllal3112

A M

Presupuesto 2002 %oc.

43 16 38 9

10 15 15 10

B

40

12

A

49 119 51

7 10 10

B A

B A

365

Hab. 360 324 198 349 176 331 158 356

Millones 1.300'3 435'4 632'0 263'8 591'3 1.362'3 1.579'3 1.525'1

91.546

7.689'5

Tarifa2001 $63.000 16%

Realizado 2001 %oc. Hab. Millones 91 328 888'5. 75 270 272'1 40 144 344'7 87 313 177'4 37 133 335'1 85 306 944'6 34 122 914'6 89 320 1.028'1 77.865

Tarifa 2002 $84.000

A la habitación doble se le puede adicionar 1 cama, que se considera como marginal, tomando el presupuesto en el mínimo dentro de lo normal.

La variación de los costos y gastos corresponde al ajuste de precios esperado para el 2002, pues se han hecho cortes en la mayoría de los items para evitar que el costo se incremente por encima de lo autorizado por la ley, sin sacrificar la utilidad.

Departamento alimentos y bebidas - ventas:

Precio venta 2001 2002

Plan A $20.000 $25.000

Estado de pérdidas y ganancias presupuestado para 2002 (millones)

\ \l

Ventas Costo de producción Utilidad bruta %utilidad Gastos de operación: Administrativos Ventas Utilidad operacional %utilidad

$798'100. 521'500. 276'600. 34.78% 79'700. 75'600. $121'300. 15.2%

El comercio en general tiene un flujo de ventas más estable durante el año, y así se presenten temporadas, es más fácil comprar un vestido o un pantalón en cualquier época, que hacer un viaje
4.905'1

No. del

ciclo 1 2 3 4 5 6 7 8

Cantidad huésped oc.2001 28.208 8.640 10.944 5.634 10.640 29.988 29.036 32.640 155.730

Presupuesto 2002 %H.S./plan E

A

47 48 49 55 45 48 46

32 32 31 44

331'4 103º6 134'.0

64

51

40 42

37 36 36

Realizado 2001

Ventas/ plan

A

77'5 119'7 359'8 333'9 522'2 1.982'1

Plan E $40.000 $55.000

E 496'4 152'1 186'6 136'3 234'1 692'7 590'9 646'2 3.135'3

%H.S./plan

A

E

45 43 41

30 31

29

50

41

42 48 40

38

63 48

41 35 36 35

Ventas/ plan

A

E

253'8 338'5 74'3 107'2 127'0 89'7 92'4 56'3 161'3 89'4 491'5 287'8 406'5 232'3 470'0 411'3 1.494'9 2.194'4

'

'· Presupuesto de costos por departamento

Conociendo que dentro del plan E (europeo) los huéspedes no incluyen alimentación, tienen la opción de consumir mayor cantidad, o no consumir alimentos, por esta razón el porcentaje es menor, pero compensa con el mayor precio de venta promedio por huésped. En el plan A (americano) que incluye dos comidas por persona, es mayor el porcentaje y también los huéspedes pueden consumir mayor cantidad de alimentos o bebidas con

Sobre los costos obtenidos en el período anterior, se proyecta el incremento para el presente año, tenien9o como parámetro la autorización máxima legal.

l

~

Cada departamento presenta su presupuesto sobre la base de ocupación del año anterior, teniendo en cuenta las políticas a tomar con respecto al manejo de los rubros de cada costo.

Liquidación mano de obra general

cargo a su cuenta o folio.

Departamento habitaciones

Departamento lavandería - ventas Como departamento mixto, la proyección se elabora sobre lo realizado el año anterior, tomando en cuenta que el huésped, de vacaciones, está más ligero de ropas, y así permanece el mayor tiempo, por lo tanto el servicio a prestarle es menor.

No. del ciclo

. . . \!:

.... \¡ 1.

. . . .-1:

1 2 3 4 5 6 7 8

Cantidad 30%

Prenda

28.208 8.640 10.944 5.634 10.640 29.988 29.036 32.640 155.730

8.462 2.592 3.283 1.690 3.192 8.996 8.711 9.792 46.718

16.924 5.184 6.566 3380 6.384 17.992 17.422 19.584 93.436

Precio del servicio para:

2001 2002

Valor (miles)

Cantidad 28%

16'924. 5'184. 6'566. 3'380. 6'384. 17'992. 17'422. 19'584. 93'436.

7.898 2.419 3.064 1.578 2.979 8.397 8.130 9.139 43.604

Valor (miles)

1

Prenda

11'847. 3'628. 4'596. 2'367. 4'469. 12'595. 12'195. 13'709. 65'406.

15.796 4.838 6.128 3.156 5.958 16.794 16.260 18278 87208

...

No.

Cargo

Días

Sueldo básico

Básico devengado

l

Gerente Arna llaves

30

400.000

400.000

30

250.000

250.000

Camareras Jefe recep. Botones Recepcion. Auditor noc. Total

30

130.000

1'950.000

l

Realizado 2001

Presupuesto 2002

Cantidad huésped oc. 2001

15 l

4 4 1 27

Las ventas del servicio son directamente proporcionales a la ocupación. Se ha considerado un incremento del 17.55% para el año, presupuestado así:

2002

Base de ocupación

155.730

Presupuesto 2002 Huéspedes 1 Ventas 109'855. 117%

l

Realizado 2001 Huéspedes 1 Ventas 1 93'438. 100%

2

26.666

426.666

162.225

2

16.666

266~666

2

130.000

2'242.225

30

350.000

350.000

52- 2

49.874

399.874

30

120.000

480.000

43.260

52- 2

68.400

591.660

30

150.000

600.000

43.260

78-2

108.250

751.510

30

300.000

300.000 4'330.000

111.000

411.000

510.856

5'089.601

R.D.

Valor

Total

208-2 248.745

Sueldo básico

Básico devengado

l

Cheff 2º cheff

30

700.000

700.000

2

26.666

726.666

30

300.000

300.000

78-2

54.125

354.125

Ayud. cocina Maitre Meseros Barman Ayud. bar Total

30

120.000

360.000

52-2

51.300

443.745

30

700.000

700.000

2

26.666

726.666

30

140.000

560.000

43.260

104-2

122.266

725.526

104-2

98.250

548.250

104-2

45.850

266.665

425.123

3'791.643

1 1 12

Departamento teléfonos - ventas

Total devengado

Días

4

Dependiendo de las ventas por producto o servicio, se presupuestan los costos por cada elemento, así como el análisis de incremento sobre el año o período anterior.

Valor

Cargo

3

Incremento para 2002, según análisis de cantidad de huéspedes, 7 .14%.

R. D.

No.

1

$750 $1.000

Aux. trans.

Departamento alimentos y bebidas

l

Ciclo

49



48

...... ......... ...

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Aux. trans.

32.445

30

450.000

450.000

30

210.000

210.000

10.815

3'280.000

86.520

devengado

''I' ''I

Departamento lavandería

1!i

No.

Cargo

Días

º/o Incremento

1

17.56

4

Jefe Operarias Total

5

Sueldo básico

Básico devengado

30

300.000

300.000

30

120.000

Valor

Total devengado

Aux. trans.

R. D.

2

20.000

320.000

480.000

43.260

2

32.000

555.260

780.000

43.260

52.000

875.260

t. 50


Departamento teléfonos No. 1

Cargo

J

Días

1

Sueldo básico

1

Básico devengado

1

Aux. trans.

1

R. D.

3 1 Telefonistas 1 30 1 210.000 1 630.000 1 32.445 1 2 630.000

3

1

32.445

I

Valor

1

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Total devengado

1 42.000 1 704.445 42:000 1 704.445

Cargo

Días

1

Sueldo básico

trans.

°'

1' 600.000

1' 600.000

1'600.000

Gerente oper.

30

900.000

900.000

900.000

Contador

30

700.000

700.000 700.000

700.000 250.000

Aux. contador Jefe almacén

30 30

700.000 250.000

250.000

30 30

210.000 320.000

840.000

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320.000

N

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350.000

Cajero general

30

350.000 120.000 160.000

350.000 360.000 1'280.000

350.000 32.445 86.520

392.445 I' 366.520 I ~

7'650.000

162.225

7'812.225

Oper. manten.

30

23

Total

o

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Liquidación de la carga prestacional

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Con el total liquidado de mano de obra y la información de ocupación se puede determinar el valor de este rubro por habitación diaria, por ejemplo:

x ocupación diariá = 250 hab.= 69,64% 89 88 855 $9 028 . , d"iana . = 85, Mano d e ob ra por ha b"1tac1on M ·O .= ' /3'· 365 /250

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Sobre la base de liquidación de un mes se obtiene el total para el año de salario de planta por cada departamento. La carga prestacional se liquida de acuerdo a las normas vigentes para cada concepto de aportes parafiscales y prestaciones sociales, como requisito de deducción de costos y gastos reconocidos por el Estado, por efectos tributarios.

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Jefe manten. Ayud. almacén

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devengado

30

Secretaria

1

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Gerente general

Aud. interno 4

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Departamento administración Básico

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. t. RICARDO RODRIGUEZ VERA

52

Bases para determinar los CIS (Costos indirectos del servicio) • Dotación y suministros al personal. Uniformes de dotación para el servicio, cantidad de empleados por departamento, costo promedio por uniforme. Alimentación al personal. Cantidad de empleados por departamento, costo de la comida suministrada y número de días al mes. Impuestos. Industria y comercio. Ventas gravadas por porcentaje (%)de impuesto a pagar en el año. A la propiedad. Costo de bienes inmuebles por el porcentaje(%) de impuesto por \ pagar por el año. Valorización. Valor ajustado a la valorización del presente año por el porcentaje (%)de impuesto por el año.

Presupuesto de CIS (Costos Indirectos del Servicio)

53

CAPÍTULO U. PRESUPUESTOS

• Seguros. Costo de los bienes muebles e inmuebles asegurados por diferentes riesgos por los porcentajes(%) de las primas correspondientes. Servicios. Agua. Sobre la base de ocupación de huéspedes se estima un consumo

Ys m para habitación de {){ m3 para A y B 6 3

por huésped por el precio de un metro cúbico

Energía. Se elabora el inventario de equipos que consumen energía y con la base de consumo Kw-h se determina el total, analizando el tiempo-hora de consumo, por el costo de un Kw-h. • Mantenimiento de local. Al costo del año anterior se incrementa según las necesidades de mantenimiento para el presente año.

Departamento alimentos y bebidas

Departamento habitaciones Cuenta Cuenta Dotación y suministro al personal Alimentación al personal Industria y Ccio. Impuestos: A la propiedad Valoriz.ación Incendio Seguros: Terremoto Sustracción - hurto Acueducto Servicios: Energía Mantenimiento: Habitaciones Depreciación: Edificios Equipos Amortizaciones Música ambiental Utiles y papelería Materiales para aseo Lavandería Comisiones agencias de viaje Propaganda y publicidad Mantenimiento equipos Totales K: constante

Realizado 2001

2002

6. % 2'358. 10'939. 14'715. 46'800. 4'366. 83'005. 109'824. 7'264. (i()3. 3'569. 766. 312'000. 45'400. 6'000. 4'800. 11'386. 48'275. 42'155. 73'576. 5'7(i(). 401. 833'962.

12% 18% 56,76% 14% 14% 14% 14% 14% 47.99"/o 30,79% 14%

K K K 10% 14% 15% 1.77% 56,76%

K 14% 11,89%

Valor2002 (millones)

2'641. 12.908. 23'068. 53'352. 4'977. 94'626. 125'199. 8'281. 892. 4'668. 873. 312'000. 45'400. 6'000. 5'280. 12'980. 55'516. 42'902. 115'342. 5'760. 457. 933'122.

Dotación y suministro al personal Alimentación al personal Impuestos: Industria y Ccio. A la propiedad Valoriz.ación Seguros: Incendio Terremoto Sustracción - hurto Servicios: Acueducto Energía Mantenimiento: Habitaciones Depreciación: Edificios Equipos Amortizaciones Música ambiental Utiles y papelería Materiales para aseo Lavandería Taxis - buses - acarreo Utensilios cocina y restaurante Vajilla, cubierteria, cristal Mantenimiento equipos Totales

Realizado 2001

1'482. 4'861. l l '068. 660. 2'000. 2'306. 3'276. 1'568. 301. 17'406. 112. 4'400. 9'800. 81. 1'600. 626. 10'796.. 2'186. 810. 1'080. 2'160. 684. 79'263

2002

%/::,.


12% 18% 38,70% 14% 74% 14% 14% 14% 48% 18% 14% K K K 10% 14% 18% 0,0036% 18% 18% 10% 14% 17,73%

1'660. 5'736. 15'351. 752. 3'480. 2'629. 3'735. 1'788. 446. 20'539. 128. 4'400. 9'800. 81. 1'760. 714. 12'739. 2'194. 956. 1'274. 2'376. 780. 93'318.

-

'

\

55 CAPÍTULO U. PRESUPUESTOS RICARDO RODRIGUEZ VERA

Materiales para aseo. Costo del año anterior, más incremento de precios, huéspedes

54

•

Depreciación.

y/o variaciones proyectadas. Lavandería. Costo del año anterior, más incremento de pre1:ios. huéspedes y/o

Costo de adquisición menos cuota .. 1 Edificio. { de sa1vamento, so b re v1.da utl

variaciones proyectadas. Comisiones agencias de viaje. Costo del año anterior más o menos los incrementos

. {Costo de adquisición menos cuota Equipos. de salvamento, sobre vida útil

proyectados y la variación de ocupación. Propaganda y publicidad. Costo del año anterior, más o menos las variaciones

• Amortizaciones. Cuota correspondiente al período proyectado, más incrementos

o, menos valores terminados de amortizar. • Música ambiental. Costo del año anterior, más o menos las variaciones proyectadas. Utiles y papelería. Costo del año anterior, más el porcentaje (%) de precios o

proyectadas.

Presupuesto de teléfonos Realizado 2001 Cuentas

variaciones proyectadas.

Dotación y suministro al personal

Departamento lavandería Realizado 2001 Cuenta Dotación y suministro al personal Alimentación al personal Industria y Ccio. Impuestos: A la propied¡¡d Valorización 1 Incendio Seguros: Terremoto Sustracción - hurto Acueducto Servicios: Energía Gas-vapor Mantenimiento: local Maq. y equipos Depreciación:

Edificios Maq. y equipos

Amortización cargos diferidos Materiales para lavado - aseo Gasto propio lavandería Gastos de personal Aplicaciones a otros deuartamentos Totales

255. 2'026. 196. 240. 75. 2'306. 3'273. 2'464. 227. 4'455.

2002

% /::,.


15'400. 472. 10'286.

14% 18% K K K 14%

12'880. (44'861.) 1r600.

20%, 1,59% 49.69%

90. 216.

1'600.

286. 2'390. 280. 374. 85. 2'628. 3'731. 2'809. 266. 5'078.

12% 18% 43% 14% 14% 14% 14% 14% 17% 14%

103. 255.

1'600. 15'400. 472. 11'726.

~

15'456. (45'574J 17'365.

Alimentación al personal Industria y Ccio. Impuestos: Seguros:

Incendio Sustracción - hurto

Servicios:

Acueducto Teléfono

Mantenimiento: Equipo Utiles y papelería Lavandería Totales

2002 %/::,.

405. 1'215. 280. 792. 720.

12% 18% 18% 14% 14%

7T865. 365. 54. 80. 81'776

17,57% 14% 14%


17,45%

,

454. 1'434. 329. 903. 821. 91'546. 416. 62. 80. 96'045.

Análisis de prendas a procesar para aplicación departamental 1 Detalle prendas Blancos 1 Uniformes Lencería AyB 1 Úniformes Ropa huéspedes Lavandería 1 Uniformes 1 Uniformes Teléfonos Unifonnes Administración Totales

Departamento Habitacibnes

l

1 Valor aplicado 42'902. 228.738 1 3.888 2'194. 10.170 1 1.728 17'365. 93.436 1 720 80. 432 398. 2.160 62'939. 341.272

Cantidad prendas

l

~ 4

. 1. 56


~' CAPÍTULO ll. PRESUPUESTO

Estado de pérdidas y ganancias presupuestado a 2002 (milJones)

Presupuesto de gastos operacionales de administración Cuenta Dotación y suministro al personal Gastos médicos y drogas Alimentación al personal Capacitación al personal Honorarios Impuestos: Industria y Ccio De timbres A la propiedad Valoriz.ación Vehlculos Seguros: Incendio Terremoto Sustracción - hurto Vigilancia Servicios: Acueducto Energía Teléfono Correo - portes Transporte - fletes Legales: Notariales Registro mercantil Trámites - licencias Mantenimiento: Edificios Equipos Eq. oficina Vehículos Amortizaciones Comisiones Libros - revistas - suscripción Música ambiental Gastos de presentación Elementos para aseo Utiles y papelería Combustible y lubricación Lavandería Totales

Realizado 2001 1'500. 864. 13'662. 1'920. 80'000.

2002 %/:,, 12% 14% 18% 14% 18%

Valor2002 (millones) 985. 16'121. 2'189. 94'400.

2'016.

27/J7% 14% 14% 18% 18% 18% 18% 14% 18%

490.

14%

559.

511.

4'380. 2'664. 756. 2'737. 35'600. 14'700. 3'168. 67. 1'024.

555. 5'220. 3'060.

440. 295'994.

K K K K K 14% 20% 18% 14% 18% 18%• 18% 0,012% 14,85%

2002 Costo

4'380. 2'664. 756. 2'737. 35'600. 16'758. 3'802.

Utilidad

Venta

2001 Costo

Utilidad

bruta

1'680.

718. 2'280. 1'482. 5'142. 6'502. 4'378. 14'868. 89'008. 14'029. 3'833. 582. 2'379.

14% 14% 14%

Venta

Departamento

bruta

Habitación

7.689'

1.023'

6.666'

4.905'

897'

4.008'

AyB

5.117'

2.462'

2.655'

3.689'

1.795'

1.894'

93'

17'

76'

65'

12'

53'

110'

96'

14'

93'

82'

---

Lavandería Teléfonos Total

630. 2·000. 1'300. 4'018. 5'704. 3'840. 12'600. 75'431. 11'889. 3'248.

57

13.009' --

-3.598' --

--9.411' ---

-8.752' --

-2.786' --

11'

5.966'

--

Gastos operacionales de administración % utilidad operacional

295' -9.071' 69,72%

% de ocupación

69,77%

Utilidad operacional

--

295' -5.671' -

-64,79%

59,34%

El presente estado de resultados muestra lá siguiente información para análisis: • • • • •

Incremento de venta del 48,64% Incremento de los costos del 29,14% Incremento de utilidad bruta, 57,74% Incremento de gastos operacionales de administración, 15,25% Incremento de utilidad operacional, 59,95%

¿Si el promedio de ocupación real terminado el ejercicio se estableciera en un 50%, cual sería el margen de rentabilidad teniendo en cuenta los demás departamentos, y los costos fijos?

79. 1'167. 655. 6'160. 3'611. 445. 339'949.

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CAPITULO 111 :PUNTO DE EQUILIBRIO l. DEFINICION Análisis gráfico y/o matemático con el que se determina la cantidad de unidades que se deben producir y/o vender, para cubrir el total de costos y gastos sin utilidad o pérdida. Es una herramienta tanto en la presupuestación como en el análisis de costos, pues su resultado es definitivo para medir el punto desde el cual el ente económico comienza a generar sus utilidades reales. Volviendo a la definición de costos y gastos, ambas contabilizaciones van interrelacionadas, es decir, no puede existir el costo sin gasto, ni gasto sin costo, porque para producir se generan costos y para vender, gastos.

2. PRESENTACION Ejemplo: retomando el presupuesto con base cero, de producción para 20 mesas de la página 22con la información correspondiente y precio de venta de $75.000 unidades, el punto de equilibrio de producción es de 3,6361 unidades, tanto en el diseño matemático como en el gráfico.

Detalle del presupuesto Costos fijos Mano de obra Arrendamiento Depreciación •r•

Total costos fijos

$ 196.840 20.000 750 217.590

. 1. RICARDO RODRIGUEZ VERA

00

Costos variables Materia prima Servicio de tomo Onces al personal Otros imprevistos Total costos variables

CAPÍTULO III. PUNTO DE EQUILIBRIO

Ejemplo 2. Del hotel de 100 habitaciones de la página 23, punto de equilibrio con la siguiente información:

..

175.400 120.000 4.050 3.750 303.200

Promedio de ocupación diaria Total días presupuestados

Costos fijos

ºº

303 2 · = 15.160 20 P.E.= Costosfijos = 217.590 = 3,6361 Precio-C.V.U. 75.000-15.160

Donde el costo fijo de 3,6361 unidades es El costo variable es 3,6361 unidades por $15.160 Para un total de costo de producción de Y la venta de 3,6361 unidades a $75.000

$217.590 $55.124 $272. 714 $272.714

Costos l'ariables

$12'373.

Mano de obra Seguros Depreciación Amortización Propaganda Total

Según los gráficos, las unidades se presentan completas, pues no se podría producir o vender una fracción de mesa.

I' 444. 2'000. --$18'889.

Costo fijo

Costo Variable

Total

Venta

Utilidad

1 2 3 4

217.590 217.590 217.590 217.590

15.160 30320 45.480 60.640

232.750 247.910 263.070 278.230

75.000 150.000 225.000 300.000

-757.750 -97.910 -38.070 21.770

La tabla muestra unidades terminadas o completas, desvirtuando la igualdad de costos

. u

913. 1'526. 40.

Manten. habitación Utiles y papelería Lavandería Elementos aseo ·

40. 8'279. 2'017. Comisiones agencias 5'763. 18'848. Total

---

---

• Total costo del departamento • Costo variable por habitación • Total habitaciones ocupadas en temporada

Tabla de determinación del punto de equilibrio de la producción Cantidad

270.

Dotación al personal Alimentación Servicios públicos

884. 2'188.

Para llegar al punto en que los costos y las ventas son básicamente iguales.

.. ~

92.01% 61

Departamento de habitaciones

Costo variable por unidad C.V.U =

y ventas.

61

P.E.= •

C.F. Pr.-C.V.

$37'737 $3.358, 1524 5.613

18'889.000 96.000- 3.358,l 5 24 = 203,89 hab

Precio venta habitación

$96.000

Donde el costo fijo de 203,89273 habitaciones es $18 '889 .000 El costo variable de 203,89273 habitaciones por costo variable de $3.358, 1524. es $684.702 Para un total de costo por habitación-día $19'573.702 Y la venta de 203,89273 habitaciones a $96.000 por habitación es $19'573.702 Así se determina el punto de equilibrio exacto de ventas y costos.

· Jventas _..... ....... l

400

!

Tabla de determinación del punto de equilibrio

350 PE//

300 250 200 150 100

......

......

...... ......

......

......

......

......

Costos .· {Variables \

coÍtos {fijos ·

...... .......

50

o o

2

3

4

s

Cantidad

Costo fijo

Costo Variable

1 100 200 204

18'889. 18'889. 18'889. 18'889.

3358.1524 335.815,24 671.630,48 685.063,08

Total

Venta

Utilidad 18'892358 96.000 -18 '796.358 19'224.815 9'600.000 -9'624.815 19'560.630 19'200.000 -360.630 19'574.063 19'584.000 9.937

i

6

Unidades

La tabla muestra habitaciones completas (204), lo cual desvirtúa, por milésimas el punto de equilibrio o exacto.

,

_.;;.

. 1.

62


Determinar el costo variable por habitación-día C.V.H.D.

Total costos variables Promedio ocupación (No. días)

!!

30

u"'

25

P.E.=

I 8'848.000 - l 8'848.000 92,01 (61) - 5.612,61

~

PE/

20 15 10 5 /

o o

/

/

/

/

/

/

/

/

/

/

/

{Ventas

1

1 1

300

400 Habitación

Punto de equilibrio departamento de alimentos y bebidas La infonnación corresponde al hotel modelo de la página 23 Costos fijos

Costos variables

Mano de obra Seguros Depreciación Amortización Propaganda Total Materia prima Dotación al personal Alimentación al personal Servicios públicos Manten. local - equipos Materiales aseo Lavandería Diversos Total

Precio de venta promeclio Costo variable por huésped • Huéspedes servidos • Total costo de venta

$15'118.

C.F. = 18'762.000 = .1 816 8 Pr.-C. V. 38.790,568-15.803

Donde el costo fijo de 8I6,18913 huéspedes servidos es El costo variable de 816,18913 huéspedes servidos a $15.803,245 Para un total de costo por huésped servido Y la venta de 8l6,18913 huéspedes servidos a $38. 790,568

$18'762.000 $12'898.440 $31 '660.440 $31 '660.440

Tabla de determinación del punto de equilibrio

{Costos fijos

200

= 3.358,1524

63

Para determinar el punto de equilibrio de costos y ventas.

{Costos Variables

1

100

CAPÍTULO Ill. PUNTO DE EQUILIBRIO

Cantidad

Costo fijo

1 200

18'762.

15.803

18'762. 18762.

3'160.600 6'321200

18'762. 18'762.

9'481.800 12'642.400 12'911.051

400 600 800 817

Costo Variable

18762.

To.tal costo

Venta

38.790 -18'739.013 7'758.113 -14'163.887 15'516.227 --9'566.973 28'243.800 23'274340 -4'969.460 31'404.400 31'032.454 -371.946 31'673.051 31 '691.894 18.843

La tabla por presentar unidades completas, muestra una desviación menor en su punto de equilibrio.

801. 1'399. 444.

-1'000. -18'762. $148'790. 315. 760. 379. 15. 6'759. 443. 2'057. 159'518.

$38.790,568 $15.803,249 10.094 $178'280.

Utilidad

18'777.803 21'922.600 25'083.200

~ u"'

35 30

T

.~·{ventas

.

25 ./

20 15 10 5

o

/

o

/

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200

/

/

/

./

/

'

1 1 1

1 1

400

{Costos Variables

600

800

{Costos fijos

1000 Unidades

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CAPITULO IV

•

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l. VALOR DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

¡

Compras de contado

Físico - valor Valor

Entrada a inventarios

Consumo directo de materiales

de los

Mano de obra

elementos

Pagos de gastos { Depreciación Causaciones varias

Físico-valor

_.;;

..

La conformación del costo, equivale a la sumatoria de los pagos y causaciones necesarios para elaborar un producto o prestar un servicio. De acuerdo a su naturaleza, se divide en elementos, que participan proporcional y porcentualmente de este valor.

Subjetivo - valor

·.. • ······¡·

·:>.·..

ELEMENTOS DEL COSTO

1,.

...

'

Son las partes físicas, materiales o que se pueden palpar, y que tienen un costo-valor, principalmente en el primer elemento (Materia prima) . Del control y conocimiento del consumo, depende el éxito de estandarizar Ja cantidad real a costear. Corresponde a la contabilización de compras de contado, la entrada a inventarios (remisión-consumo), consumo directo de materiales.

t. RICARDO RODRIGUEZ VERA

(i6

Subjetivo-valor Según el numeral de causación-valor, son las contabilizaciones o registros que se imputan al costo, sobre un concepto subjetivo necesario en la elaboración del producto o prestación del servicio, como la mano de obra y los CIF o CIS. La mano de obra como segundo elemento del costo, aunque no se puede palpar tocar, se logra observar en el proceso de producción, así como verificar y controlar.

0

2. ELEMENTOS DE COSTO Materia prima y materiales

67

Como se observa en el presupuesto de mano de obra de un hotel, la base para determinar el número de camareras, es la cantidad de habitaciones disponibles, y de acuerdo al tiempo de arreglo de una habitación, se obtiene la mano de obra necesaria. Con la información estadística del tiempo utilizado por una operaria de confección (en todo el proceso en cadena) que elabora 1,25 camisas por hora, se puede proyectar: Cuántas unidades puede terminar en un día • Cuántas operarias son necesarias para una producción de X unidades • Cuánta materia prima se necesita para X unidades • Qué espacio se requiere para X producción • Cuál sería el costo de esta mano de obra Para establecer la proyección de necesidad de mano de obra en un hotel de X cantidad de habitaciones, se deben tener en cuenta, datos de área, pisos, cantidad
Directa Mano de obra { Indirecta Costos indirectos del producto o servicio CIF -CIS

Materia prima y materiales Principal elemento, valor que en un producto, generalmente forma la mayor parte de costo, dependiendo de su naturaleza. Es importante conocer el porcentaje de participación dentro del costo, como parámetro de medición y control de variación. Este porcentaje es el resultado de dividir el valor de la materia prima por el total del costo, por 100, así como en los demás elementos. % participación =

CAPÍTULO IV ELEMENTOS DEL COSTO

Costo materia prima x 100 Total costo

Tomando un promedio de 20 minutos por arreglo de habitación doble, se puede proyectar: • Cuántas habitaciones arregla en un día una camarera • Cuántas camareras se necesitan para un hotel de X número de habitaciones Según el presupuesto de ocupación, cuál seria la mano de obra a contratar

División de la mano de obra Según el grado de participación en el manejo del producto o servicio la mano de obra puede ser: • Directa • Indirecta

Directa. Mano de obra directa es la que se imputa como elemento directo al costo, por la intervención en cada proceso de producción o prestación del servicio de todos los operarios y empleados que manipulen el producto o servicio.

La materia prima se define como la misma naturaleza del producto, así como su mayor costo-valor; por ejemplo, la lámina y la unidad o motor son la naturaleza o materia prima para elaborar una nevera, y los materiales son todos los demás accesorios necesarios para armarla, como tornillos, cables, asas, aislantes, pinturas, implementos de terminado internos y externos.

Por ejemplo, el operario de producción, el conductor de bus, la camarera, el cheff, etc., sus tareas son específicas y necesarias.

En los costos hoteleros la departamentalización del servicio a prestar, determina la naturaleza de la materia prima a utilizar, según el departamento de servicio.

En el departamento de producción o de servicio se diseña el organigrama de puesto de trabajo por operación y número de máquinas.

Mano de obra En importancia es el segundo elemento del costo. Elemento indispensable en la producción o prestación de servicios, pues por mayor avance científico o técnico en un establecimiento, se requerirá de una persona que supervise y/o controle la operación, causando así, un costo de mano de obra. De acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar, se establecen los tiempos y movimientos mínimos por labor u operación, como base para determinar el trabajo en una hora, un día, y así la cantidad de operarios y funcionarios a contratar.

La mano de obra·directa es variable, ya que puede cambiar por eventos de la producción o servicio, como incremento de producción, alta temporada, etc.

Indirecta. Se conforma por el personal de oficinas y dirección de la producción o servicio, y aunque no intervienen en los procesos del producto o servicio, son responsables de la dirección y resultados de la gestión. La mano de obra inÍirecta es fija, pues tanto en número de personas como en salarios es permanente.

. l.

68


En el sector de Hoteles y Restaurantes la mano de obra en algunos departamentos es ~ el principal elemento. Con el tiempo y el manejo de estadísticas se establecen estándares .J de operación en puestos de trabajo que determinan las necesidades de personal. ~

Costos indirectos de producción o del servicio CIF - CIS. Tercer elemento del costo, que se conforma por todos los pagos y causaciones :~ diferentes a los anteriores elementos, pero necesarios en la producción o prestación del ~ servicio. Estos cargos al costo son indirectos porque no forman parte física del producto, pero " son componentes necesarios del costo, como arrendamiento de local o bodega, mantenimiento de maquinaria, servicios públicos, onces al personal, etc. El plan único de cuentas, clasifica por grupos según los conceptos, los costos indirectos que se adaptan al tipo de empresa o sector. En el plan de cuentas para hoteles y restaurantes diseñado en el capítulo sexto se observa su conformación, de acuerdo a la necesidad.

Pagos Corresponde a los costos indirectos del período por pagos en efectivo y/o cheque que ~. se imputan directamente al producto, departamento de servicios o venta, según el sistema ~ de contabilidad establecido. Por ejemplo, fletes de maquinaria, repuestos, papelería, etc.

; CAPÍTULO IV. ELEMENTOS DEL COSTO

Y todos los demás informes que pueda generar el programa. Este sistema integrado ; ofrece la suficiente confiabilidad y agilidad, de manera que los estados e informes de costos concilien con la contabilidad y sus resultados. En el sector de hoteles y restaurantes se debe implantar este sistema, teniendo en cuenta que el sistema de costeo es por absorción o directo a cada departamento de servicio. Así en un hotel, el huésped genera los ingresos, y los costos incurridos son: la mano de obra y los costos indirectos del servicio CIS, para habitaciones, lavandería, teléfonos y otros. Para A y B, son, materia prima, mano de obra y los costos indirectos del servicio CIS.

Flujo operacional: Departamento de habitaciones

Huésped

Mano obra

Causaciones

Costo de alojamiento

Según el capítulo uno, las cuotas proyectadas y demás costos de aplicación que correspondan, como causación de servicios, gastos de lavandería, alimentación al personal, etc. Según el sistema de contabilidad establecido las causaciones por aplicación, se registran al cierre del período mensual.

.._...._ __, CIS

3. REGISTRO DE LOS COSTOS La contabilidad general es el origen de información para la contabilidad de costos, que según el tipo de empresa y el sistema establecido, registra los costos o toma la información de contabilidad. Los costos en sus tres elementos se pueden registrar por medio de: Contabilidad - costos integrados • Contabilidad - costos independientes • Departamento de costos

Contabilidad - costos integrados La herramienta de primer paso es la sistematización que mediante un programa integrado de contabilidad, registra todas las transacciones, generando información y resultados inmediatos de: Estados financieros Estados de costos Estados comparativos costos - presupuestos

(f)

Utilidad bruta

El sistema de contabilidad manual es antieconómico porque requiere de más personal. es más lento, su resultado, menos confiable y la información menos confidencial.

Contabilidad - costos independientes Dentro del proceso de sistematización se generan módulos o paquetes en los diferentes ciclos de contabilidad, y en áreas de responsabilidad. que con la información obtenida y entrada al sistema, produce resultados de costos, para integrar al final del período. en un solo informe. Este sistema aunque no es el más ágil, ayuda considerablemente en cada área. departamento o módulo con la información esperada.

1


70

Flujo del proceso de operación contable

1 '.

i i

!i

l

Mercadeo y ventas

Producción

¡

¡

Ingresos (ventas)

Proceso produc. (inventarios)

------

Gerencia y administración operativa

¡ \!gresos-oper. dministrativa

CAPITULO V

¡

CLASIFICACION DE LOS COSTOS

-

l. DEFINICION

Contabi 1idad Sistemas Consolidación

Conocidos los elementos del costo a nivel general se presenta su clasificación cuya aplicación en el sector hotelero puede ser relativa por la especialidad del producto como

¡

servicio.

--

2. CLASIFICACION

Resultados (final)

Dependiendo de su naturaleza hacia la conformación del costo estos pueden ser:

f Costo

1

Departamento de costos Dependiendo del volumen de operaciones, por la cantidad de habitaciones disponibles del establecimiento hotelero, el departamento de costos se diseña con los funcionarios que requiera la estructura. Dentro del sistema de contabilidad en operación, permite o no un departamento o sección de costos, pues la información procesada de acuerdo a una planeación suficiente. requiere de análisis de costos que mantengan en::J?tt,n.ianente actualidad el análisis minucioso de los resultados, para llegar al objetivo 'trttiado del costo.

directo

Materia prima y materiales

]

mano de obra Servicios

¡

Materiales para aseo

Costo de Variables

producción y/o

{ Co,ro primo

Reparación Equipos

Costo

Otros

prestación

Arrendamiento

de servicios

Seguros

indirecto Fijos

Amortización Mano de obra Otros

.

'·

72

1


Costo directo Es el concepto - valor que forma parte directa del producto o servicio y por su naturaleza tangible se puede palpar, como la materia prima, e intangible como la mano de obra necesaria en el proceso de elaboración o prestación del servicio, conformando el costo primo. El costo directo puede ser, variable y/o fijo.

Costo indirecto Es el concepto - valor que aunque no forma parte física del producto o servicio, es necesario dentro del proceso de producción o prestación del servicio, y que sólo se puede aplicar proporcionalmente después del análisis de consumo de cada sección o departamento de producción o de servicio, como servicios públicos, materiales para aseo, reparación y mantenimiento de equipos, etc.

Diferencia entre costo directo e indirecto

·11

El costo directo determina exactamente cantidad (materia prima) por unidad, ejemplo: • Porción de carne para un churrasco = 250 gramos • Más ingredientes, 10% del valor El costo indirecto determina una parte de los demás elementos del costo, dividido por el número de unidades producidas; luego es indirecto con respecto a la conformación física, pero directo, por la consecuencia de su producción o servicio.

Mano de obra directa En los costos de producción forma el costo primo como segundo elemento, pero en los costos por prestación de servicios (hoteles y restaurantes) es el elemento de mayor importancia, dado que la materia prima física no existe. (Depreciación). '

J.

Materia prima Mano de obra

{co~o primo

En los entes económicos de prestación de servicios se presenta el costo primo como base así: Ente económico

Mano de obra

Servicio de transporte Alquiler de andamios Alojamiento - hotel Salud • clínicas

Conductor - ayudante Despachador de andamios Camareras • recpeción - botones, etc. Médicos, enfermeras, etc.

Costos indirectos variables Dependiendo del producto o prestación del servicio se clasifican en: • CIF Costos indirectos de fabricación • CIS Costos indirectos del servicio

CAPÍTULO V. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

73

Siguiendo la lógica del proceso interno de contabilización en producción para todo tipo de artículos, bienes de uso o de cambio, se determinan como costos de fabricación. En el sector de hoteles y restaurantes, se toman como de servicio, así sea en la elaboración de bienes de consumo inmediato, como los alimentos o bebidas. No se vería bien presentado en una orden de servicio para un banquete clasificar en costos indirectos de fabricación el alquiler del salón. de la vajilla. servicio de transporte. etc. Su variación depende directamente de la cantidad de huéspedes. cubiertos o clientes a atender o servir. y de todos los conceptos que participen en la determinación del costo indirecto del servicio. En producción, los costos indirectos variables son proporcionales a la cantidad de unidades producidas en todos los conceptos como: • Materia prima y materiales • Energía • Depreciación por unidad de producción

• Mano de obra - extra • Agua • Combustibles. etc.

En el sector de hoteles y restaurantes el costo variable lo determina la ocupación. pues el huésped que toma los servicios, es quien genera los costos en todos los conceptos necesarios para prestarle la atención y el mejor servicio, como: • • • •

Materiales para aseo y dotación - habitación Servicio de energía Mano de obra - extra en temporada Decoración

• • • •

Servicio de lavandería de blancos Servicio de agua Mantenimiento de habitación Impuestos y papelería, etc.

En el departamento de alimentos y bebidas, el costo directo y variable que depende de la ocupación y de la venta, es la materia prima (provisiones y bebidas) para la elaboración de los alimentos, más los productos terminados. Los demás costos variables. también dependen del volumen de ocupación y/o venta. como: • • • • •

Mano de obra - extra en temporada • Materiales para aseo Servicio de lavandería de lencería • Servicio de energía Servicio de agua • Combustibles, etc. Impresos y papelería • Implementos para cocina y comedores Mantenimiento de locales (cocina, restaurantes, etc.)

En otros departamentos (lavandería, teléfonos, etc.) el costo variable lo determina el volumen del servicio prestado.

Costos indirectos fijos Son fijos en cuanto a su valor y concepto, pues no varían por el volumen de producción o prestación del servicio.

···.>~f~:,.,

. 74

RICARDO RODRIGUEZ VERA ;

Como se observó en el Capítulo III, los costos indirectos se toman como parámetros ' determinantes del punto de equilibrio. pues son la base-numerador para obtener el punto · en el que los costos y las ventas son iguales.

CAPÍTULO V. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

El siguiente modelo presenta las posibles variaciones de los conceptos más comunes: Concepto

Motivo de variación

Arrendamiento

Incremento en el canon Ensanche de la planta o área Reducción de la planta o área

Depreciación

Adquisición de nuevos equipos Adquisición de nuevos edificios Ventas de equipos Ventas de partes de edificios Ventas de edificios Adiciones de equipos Adiciones de edificios

r::,

i'

r:¡l.,

Amortización

Incremento en cargo diferidos por: Adiciones amortizables Baja de cargos diferidos por: Obsolescencia o terminación de saldos

Seguros

Incremento en pago de primas por: Adquisición de equipos y edificios Disminución en saldos de primas por: Ventas y baja de equipos y edificios

Mano de obra

Aumento o disminución de personal

::·

.i1

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Para el cálculo del punto de equilibrio debe tenerse en cuenta que los costos fijos no varían, sea que haya o no ocupación en el hotel. Los costos variables, en cambio, son proporcionales al número de habitaciones ocupadas. Tabla de determinación del punto de equilibrio Cantidad

''ó;'

;:: . J

Costo fijo

Costo variable

Total costo

1

3'6

25.833

10

3'6

258.333

3'858.333

100

3'6

2'583.333

6'133.333

3'625.833

En el sector de hoteles, restaurantes, moteles, salud, transporte etc., los costos fijos ocupan el mayor porcentaje(%) de participación. Dependiendo del ciclo de temporada, permanecen constantes, sin importar el volumen de ocupación o de servicio a prestar.

75

La discriminación de los costos fijos vista en el Capítulo III para determinar el punto de equilibrio de un hotel de 240 habitaciones - día y 7200 mes, es: Arrendamientos

Sin embargo pueden variar si se presentan eventos especiales aunque una buena organización debe prever esta variación para ajustar, a su debido tiempo. las cifras.

'·

Depreciación

- O1'325.000

Amortizaciones

175.000

Seguros generales

100.000

Nómina - planta

2'000.000

Total costos fijos

$3'600.000

Para determinar el costo fijo por habitación - día, se toma el total de costos fijos causados en el mes y se divide por el total de habitaciones del establecimiento. porque haya o no ocupación, se están causando los costos con el transcurso del tiempo. . , - d'ia T.C.F. e .F.H.D .=. - = 3'-600.000 = 500 por hab'1tac1on O.D. 7.200

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CAPITULO VI

. r;· --...... . . :¡:',,'/,/ ..

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11

18

SISTEMAS DE COSTEO l. DEFINICION Presentados los criterios para ubicar y registrar el concepto de cada costo en las diferentes áreas de producción o de servicio, se analizan los métodos o sistemas de costeo o el proceso para la determinación de costos por centro de producción o de servicio. • Por absorción • Por orden de producción • Por procesos • Estándar - predeterminados

2. COSTEO POR ABSORCION Es el que se obtiene al final del período establecido para el corte. El registro de todos los costos se debita al producto, departamento o servicio específico a la espera del cierre para conocer el total. También se puede llamar estimado o esperado. Para conocer el costo unitario, se toma el total obtenido, sobre el número de productos o unidades de servicio, terminadas o vendidas. Es el sistema utilizado en el sector de hoteles y restaurantes, porque además de estar a la espera de una posible ocupación o venta del servicio, también se espera la causación de los costos de acuerdo a esa misma ocupación. Sin embargo es importante el siguiente análisis: Si se calcula para el sector de la producción, con un solo producto, por ejemplo escritorios: Total costo Unidades terminadas

= 10'275. =$68.500 150

Costo unitario

78


79

Costo por unidad terminada y lista para la venta, sumados todos los costos de producción, fijos y variables.

La orden de producción contiene la información para liquidar las unidades programadas en sus tres elementos así:

Pero si es en el sector de servicios, se deben conocer otros parámetros, como unidades de servicio disponibles, costos fijos, porcentaje de unidades de servicio vendidas, período que cubre los costos fijos.

Materia prima y materiales. Costo real sobre liquidación de remisión por la cantidad exacta a consumir, según unidades a producir teniendo establecido el promedio de consumo por unidad, y el costo real determinado en la remisión de despacho de la bodega o proveedor.

Si el hotel mantiene todas las habitaciones disponibles o no, se están causando costos fijos, de ahí que el denominador para el punto de equilibrio incluye todas las habitaciones. Los costos variables los genera la ocupación en un período. El promedio de ocupación en el punto de equilibrio incide en el mismo. Concluyendo, el total de costos se distribuye en costos fijos sobre el total de habitaciones y costos variables sobre las habitaciones ocupadas, como se observa en la siguiente presentación: Hotel de 100 habitaciones - día= a 3.000 habitaciones - mes • Total costo del departamento • Costos fijos • Costos variables • x de ocupación • Precio de venta habitación

$18'900. $7'600. $11 '300. 50% $72.

Análisis: • Los costos fijos corresponden a 3.000 habitaciones disponibles.

/I

CAPÍTULO VI. SISTEMAS DE COSTEO

Costo fijo = 7'600. = 2.533, O.D. 3.000

Mano de obra. ·Costo predeterminado que se aplica por la información estadística anterior sobre cada unidad terminada o en proceso. El total de mano de obra, por las órdenes de producción emitidas en un período (mes), deberá conciliarse con la liquidación sobre la nómina devengada, más carga prestacional correspondiente. La variación que se presente entre la sumatoria de las órdenes de producción por el total de unidades producidas, debe ser analizada para determinar el ajuste unitario que se vaya a aplicar a las próximas órdenes de producción.

CIF: Costo predeterminado que, de igual forma que la mano de obra, se aplica por estadística con el mismo procedimiento de control por cada concepto. En el siguiente modelo de orden de producción se observa el procedimiento descrito anteriormente, y se puede ajustar a las necesidades del producto o servicio a prestar. Se emite la orden de producción con la siguiente información: Fecha de orden: 10-07-01 Ref: 791 Destino: Colegio Santa Teresita Fecha de entrega: 15-08-01

• Los costos variables corresponden a las habitaciones ocupadas o sea 1.500, 50% promedio de ocupación; así el costo por habitación es de $7.533.

Producto: 600 sillas Inicio: 25-07-01 Termino: 11--08-01

Especificaciones: silla en cedro lacada, color pucia oscuro, tapizadas. $ l l '573.400 Remisión por maderas No. 3%

3oo. 7 533 . ble - ha b"1tac1on ., = l l'C osto vana -= . 1.500

Remisión por materiales No. 399

$ l '812.600

Por lo tanto el costeo por absorción depende de la estadía de los huéspedes para conocer el costo - consumo.

Mano de obra Costos indirectos de fabricación.

$ 4.685 por silla

Igualmente para los demás departamentos de servicio del hotel los costos están sujetos al promedio de ocupación o de huéspedes alojados, pues estos generan consumo de alimentos, lavado de blancos, servicios de teléfono, etc.

3. COSTEO POR ORDEN DE PRODUCCION Se utiliza en las empresas de producción en cadena, donde se emite la orden de producción programada para la cantidad de unidades a terminar, con todas las especificaciones del producto.

$ 4.044 por silla

Resumen de órdenes de producción Para determinar el total de unidades producidas en el período (mensual), se elabora la planilla de registro de todas las órdenes de producción emitidas, que con la suma de liquidación de los elementos del costo, debe conciliar con los costos reales registrados contablemente.

80


MUEBLES TIO'S Orden de producción No. 000 Ref. 791

Producto: Sillas en cedro Destino: Colegio Santa Teresita Fecha inicio: 25-07-01

Cantidad: 600

D

M

A

Fecha entrega: 15-08-01

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07

01

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Días proceso =días: 13

Fecha término: 11-08-01

Especificaciones: Sillas en cedro de Iª lacadas en color pucia oscuro, tapizadas. Materia prima-Materiales No. remisión

Valor

396 399

ll '573.400 1'812.600

Mano de obra Horas

Unidades terminadas:

600

Unidades en proceso: Unidades imperfectas:

--------

Unidades total:

600

CIF

Valor

C. und.

104 2'811.000

Valor

Costo

4.044 2'426.400 18'623.400

Liquidación:

Gerente producción

Materia prima, licores y materiales Decoración Orquesta Mano de obra

En el sector de hoteles y restaurantes se determina el costo por orden de servicio para contratos de eventos especiales, como complemento del servicio para: • Convenciones • Seminarios • Matrimonios • Fiestas • Otros Teniendo como herramienta importante estadísticas de costos, se elabora el proyecto de cotización para presentar al cliente; el departamento de alimentos y bebidas valúa el costo de acuerdo al evento a realizar. En el siguiente ejercicio, se elabora la orden de servicio para matrimonio, así:

Hotel Palma Real

81

Descripción: • Menú: Buffet continental de: 21 Oporciones de pollo, medallones al vino, pernil ahumado de cerdo, croquetas de pescado, huevos de codorniz, tortas de respostería. Frutas: manzana, uvas, melón, sandia, peras y queso amarillo. • Licores: 22 botellas de champaña 50 botellas de whisky Sello Negro 30 botellas Vodka polaco 10 botellas vino seco • Materiales • Decoración: restaurante acorde al evento. • Animacion: 5 horas de orquesta. • Mano de obra: personal de planta más temporal necesario. • Cis: elementos adicionales para montaje y otros.

Costo unidad: $31 .039

Costeo de orden de servicio

-

CAPÍTULO VI. SISTEMAS DE COSTEOS

Costos indirectos del servicio Total del costo del servicio Precio de venta contratado Precio de venta por invitado Costo unidad Utilidad operacional % de utilidad operacional

$2'286.635 457.327 400.000 377.275 314.396 $3'835.633 $8'000.000 $40.000 $19.178 $20.822 52,05%

4. COSTOS POR PROCESOS Se obtienen mediante la liquidación en cada proceso o departamento de producción según su grado de avance, para iniciar el siguiente proceso, y así sucesivamente, hasta su terminación y entrega para la venta. El tiempo de duración depende del producto, la cantidad y los procesos correspondientes.

Orden de servicio No. 1001 Evento: Coctel-recepción matrimonio Día y hora a realizar: 9 diciembre, 8:00 p.m. Participantes: 200 invitados

14 09 01

Cada proceso puede contener o no los tres elementos del costo, según el producto, proceso o grado de avance. Para la liquidación del costo se tiene presente el juego de inventarios o información de unidades, como base del costeo.

Ambiente: Salón principal del restaurante Condiciones de pago: 50% a la firma y saldo el día del evento.

En el siguiente modelo se presenta el juego de unidades o información en todos los procesos de producción.

. l. RICARDO RODRIGUEZ VERA

82

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Procesoll 30

Proceso ID 105

Mas: entradas y transferidas proceso anterior

3.180

3210

3.090

Unidades en proceso

3260

3240

3210

3.090 150

3.195. 3.101

Proceso! Vienen

Menos: terminadas y transferidas Saldo al final de cada proceso

50

9'i

En el sector hotelero y de restaurantes y servicios no se presenta la necesidad de este sistema de costeo, ya que tanto los productos (alimentos y bebidas) a vender como los ., servicios a prestar son inmediatos y no hay tiempo para procesos ni de producción ni de

CAPITULO VII

liquidación. En todos los tratados de costos generales se presenta el costeo detallado de este sistema, tanto en unidades como en valores.

DISTRIBUCION DE LOS COSTOS HOTELEROS

S. COSTOS ESTANDAR :i

!' ,;.

Es el sistema utilizado en empresas de alta tecnología a todo nivel, pues tanto los elementos del costo como la información se encuentra predeterminada y disponible en el momento de emitir la orden de producción. Mediante el estudio de información estadística permanente, se puede lograr en cualquier tipo de empresa un modelo de costeo estándar, de manera que al presentarse variaciones permitan conocer la más mínima desviación. En el sector hotelero y de restaurantes, no es fácil llegar a este sistema de costeo, porque no existe un porcentaje fijo de ocupación en períodos largos, pues como se sabe, la ocupación depende de muchas variables internas y exterillis a nivel local, nacional y mundial.

/-··

Hace referencia al total de los diferentes conceptos que se causan en el establecimiento hotelero, por cada departamento de servicios, de acuerdo a parámetros preestablecidos o a establecer, según la base de consumo o causación, así como a la organización contable general, y de costos. Este capítulo presenta el procedimiento para aplicar el costo a los departamentos operados y no operados, con el objeto de obtener, con la mayor exactitud, el costo de cada unidad de servicio, objetivo del mismo.

2. TIPOS DE DEPARTAMENTOS

Sin embargo, sí se presenta una parte de estandarización, en cuanto a cantidad por porción en platos de recetas estándar, en alimentos y cantidad de tragos por botella, en bebidas.

• Operados • Mixtos • No operados

Por valuación de las mismas recetas estándar no es posible lograr estandarización pues los precios de compra también varían permanentemente por eventos como escasez, cosechas, las mismas temporadas, etc.

Departamentos operados

de

\.

l. DEFINICION

alojamiento por Se puede presentar un costo estándar para el caso de servicio meses o por contratos a determinado tiempo, mayores de un año, que a través de la observación puede determinar un costo dentro de parámetros fijos por la costumbre. La evaluación de confiabilidad de los costos depende directamente del permanente análisis de las variaciones, hasta llegar a minimizarlas.

El objetivo del establecimiento hotelero y/o de servicios, es prestar y vender sus productos (servicios) al huésped, buscando su máxima.comodidad y satisfacción, así: Alojamiento

Alimentos y bebidas

Lavandería Salas de belleza y peluquerías Saunas, baños, turcos, gimnasio

Teléfonos Tiendas o almacenes y droguería Piscinas, etc.

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,~APÍTULO

84

Los costos variables se generan en el momento de prestar el servicio.

Tienen como objetivo: • Prestar servicios al huésped • Utilizar las instalaciones para su propio servicio Al planear las instalaci?nes del ?otcl, debe ~alizarse la ~onve~~encia o no ~e lo~ departamentos de lavandena y de alimentos y bebidas, como mvers10n, y determmar los ingresos a generar por ventas disminuirán costos y en qué proporción al aprovech~ las propias instalaciones. '

st

Departamentos mixtos: • Alimentos y bebidas • Lavandería Alimentos y bebidas vende a los huéspedes sus productos, y suministra los alimentos · a empleados y funcionarios, a precio de costo, aplicado a cada departamento. Lavandería, aunque la venta a huéspedes no es muy importante, pues el objetivo e~ prestar el servicio, el costo del servicio para los demás departamentos se disminuye' considerablemente, como se observa en la aplicación, más adelante. í

Los conforman las secciones en que se divide la estructura organizacionaC· administrativa, que no tienen relación con los huéspedes, pero son la vértebra central de\ establecimiento hotelero: .,. • Gerencia general • Gerencia operativa

• Control interno Personal

• Contabilidad

• Mantenimiento

El total de los gastos operacionales de administración se aplica proporcionalmente a 4 los departamentos operados sobre bases establecidas, para detenninar los estados de resultados, al cierre del período.

3. PARAMETROS DE DISTRIBUCION O APLICACION Parámetros o bases de distribución son las diferentes medidas unitarias que se toman a través de la observación y el análisis de los costos, para aplicar a cada departamento lo realmente causado y/o pagado, como generación del costo por prestación del servicio. ·

División de los parámetros Por departamentos • Por conceptos o rubros • Por pago, consumo y/o causación

85

En cada departamento operado o de servicio se presentan costos, que dependiendo del concepto o rubro requieren un parámetro o base especial de cálculo. Por ejemplo, ··para causar la depreciación, se toma como base el costo del metro cuadrado de construcción tenninada, el área y la vida útil.

Departamentos mixtos

Departamentos no operados

VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

Cada departamento tendrá una participación en el costo a aplicar, dependiendo del concepto y del criterio de determinación de causación del costo. Por conceptos o rubros, se toma la base de generación del costo, dependiendo del servicio prestado (departamento) para determinar el parámetro o base. Por ejemplo, para ·causar el consumo de agua se toman bases como: consumo promedio por huésped, porcentaje de ocupación, cantidad de huéspedes en el período, costo o precio del metro cúbico de agua, más recargos. Por pago, consumo o causación, de acuerdo al concepto y al departamento a aplicar, y según el ciclo contable que registre el costo, se determina teniendo en cuenta todo el proceso de registro, según lo visto en el Capítulo IV, numeral 3.

Parámetros o bases • Area ocupada por departamento • Costo del bien de uso • Cantidad de huéspedes alojados Cantidad de habitaciones ocupadas • Cantidad de camas ocupadas • Porcentajes de: Ocupación Depreciación • Consumo por huésped • Consumo por Kw/h. Relación de equipos eléctricos • Cantidad de prendas • Cantidad de prendas procesadas • Cantidad de empleados por departamento • Días de un período. De acuerdo al concepto o costo a aplicar, se toman los parámetros o bases, que según las variables determinarán el valor a cargar a cada departamento operado y no operado, hasta completar el costo total del período. Según las normas contables de los Decretos 2649 y el Decreto 2650 de diciembre de 1993 sobre el Plan Unico de Cuentas PUC, la clasificación de las cuentas de gastos y costos, se presenta en el Capítulo VIII y con base en ésta clasificación de cuentas y subcuentas se utilizan como parámetros para todos los departamentos.

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86

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jtAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS ~·

Cuentas

Parámetros - Base - Detalle

Gastos de personal Impuestos Arrendamiento Seguros Servicios públicos Mantenimiento reparar Adecuación instalación Depreciación Amortización

Nómina - fija - variable - cantidad empleados Base - % - área Área- canon Riesgos - base - bien uso Consumo - m3 - K w/h. - precio unidad Equipos - locales Equipos - locales - consumo - compra Bien uso - base - vida útil Base - cuotas - tiempo

Contratación - Control tiempo Liquidación salarios - Liquidación contrato

C.D.04

5. Causación

Depreciación y diferidos - Alimentac. personal - Aplicación Lavandería - Servicios públicos

C.D.06-07 -08-09-10

El resumen de cada comprobante de diario (C.D.) es el soporte para el registro pormenorizado de cada cuenta afectada, de tal manera que al finalizar todos los registros '" se obtenga el total por departamento; la sumatoria de las subcuentas y conceptos debe conciliar con el total.

t

La contabilidad sistematizada con un programa (software) integrado, resume todo el proceso contable en un solo resultado, y la terminal para los costos tendrá un carácter de información y análisis, pues costos no procesa información, su función es de seguimiento y control.

Subcuentas Vajilla, cristal Utiles y papel Lavandería aplicación Combustibles Utensilios cocina Blancos, lencería

4.Mano de obra

Consumo - reparación Consumo - cuotas Cantidad prendas - costo prenda Consumo - costo unidad Consumo - dotación - cuotas Consumo - dotación reposición

Si el sistema está diseñado por módulos independientes, la información debe ser la fuente para el registro en costos, con el permanente control de saldos y co1Kil iaciones con contabilidad.

El consumo se determina por remisión de almacén al departamento, o por consumo de servicios públicos.

En los siguientes diseños se observa la idea general de los sistemas integrados y modulares del proceso contabilidad-costos enfocados hacia igual resultado.

Sistema integrado

Sobre estas bases se fija el criterio para aplicar los gastos y costos según el sistema de contabilidad irÍlplantado. (Manual o sistematizado).

Toda la información

~ntable

4. PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION

r+--- Sis. tema 1

r.-- Archivo

De acuerdo a lo establecido por las normas vigentes de contabilidad, ésta se deberá registrar por el sistema de causación, mediante el cual se toman todas las operaciones relacionadas con los gastos y costos de un período. Cada ciclo contable registra sus transacciones en forma diaria por cada soporte de ingreso o egreso, o mensual por comprobante-resumen de diario. de manera que todo el proceso se cause dentro del período.

Contabilidad

Sistema por módulos

Ciclos de la contabilidad Son diferentes partes modulares de la contabilidad para efecto de resumir, manual o sistemáticamente, el registm contable de cada ciclo.

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Costos

Ciclo

Origen

Resumen

l. Ingresos

Caja ~ ventas - Contado Recaudo cartera - Otros ingresos

C.D.01

2. Egresos

Bancos - Compras - Contado - Pago proveedores - Gastos y costos - Otros egresos

C.D.02

3. Inventario

Inventarios inicial - entradas Consumo - Inventario final

C.D.03

,__¿::=::=::=::=::=::=::=~H--- Sistema contable Información contable y costos

[Contabilidad

1

Costos Archivo

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Ingresos:

Comisiones por tarjetas de crédito, atenciones ocasionales a huéspedes, comisiones bancarias, otros. Egresos: Todos los pagos por gastos y costos del período presente. Inventarios: Consumo de provisiones, materiales, suministros, repuestos y accesorios, combustibles, dotación a trabajadores y dotación de blancos y lencería. Mano de obra: La liquidación de salarios, más carga prestacional en el resumen de salarios y análisis de carga prestacional.

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La contabilización por aplicación de causaciones, se elabora de acuerdo a los parámetros vistos en la página 73 teniendo como soporte el análisis correspondiente para determinar la información a registrar.

Depreciación Costo fijo que se aplica a cada uno de los bienes de uso que prestan el servicio. según las bases .

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Los ciclos de ingresos, egresos, inventarios y mano de obra están soportados por la información inmediata de la operación, y los gastos y costos que registran son:

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Departamento Habitaciones

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Administración

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Ejemplo de distribución de áreas y precio:

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Edificios: • Determinar el área del edificio o construcción que presta cada servicio, por medio de los planos o por medición elaborada por un ingeniero, para obtener la confiabilidad de los metros cuadrados y el porcentaje de participación sobre el total construido y en servicio . • Determinar el precio de metro cuadrado de construcción, que se obtiene de la escritura pública, del último estado valuación del costo en libros de la construcción o para escriturar, más los ajustes correspondientes.

Lavandería

Áream.

14.400

Precio - Costo 28.800'

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80"/o

2.160 180

4.320' 300'

12% 1%

1260

2.520' 36.000'

7% 100%

18.000

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RICARDO RODRIGUEZ

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CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

91

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Fecha de compra Costo inicial Costo ajustado Adiciones Estado de conservación.

• Obtenido el costo por área de cada departamento se determina la depreciación~ correspondiente, de acuerdo a la fórmula para depreciación en línea y la vida útil de los bienes de uso (edificios para este ejemplo). 'f. La causación en la contabilidad se registra generalmente por períodos mensuales,-: 1 hasta aplicar el total de vida útil (20 años). '!'

Con el total de equipos o bienes de uso de cada departamento, y tomando como vida útil, 10 años (deduciendo la cuota de salvamiento), se determina la depreciación en línea así:

Costo= 1 mes D= 240

D= Costo Vida útil

D = Costo 20x 12

28.800' = 120' D=24()

Para habitaciones

D=

4.320' =18' D=240

Para alimentos y bebidas

Ejemplo de aplicación por departamentos:

360' = 1'5 D= 240

Para lavandería

2.520' =10'5 D=240

Para administración

D = Costo lüx 12

Costo Vida útil

Departamento

Costo

Habitaciones

135'000.000

Costo=¡ mes D=J20

45'000.000

AyB Lavandería

30'000.000

Teléfonos

24'000.000

,La importancia de la aplicación de los costos por departamento, nos demuestra lLt determinación del costo de depreciación por unidad de producto o servicio vendido, por ¿ ejemplo de una habitación o un plato servido.

Total

Cuando se presentan incrementos en los bienes por compras o adiciones, la depreciación se aumenta proporcionalmente al valor de costo y con cargo al departamento que haya recibido la adición o compra.

D=

135'000.000=1'125.000 120

Para habitaciones

D=

45'000.000 = 375.000 120

Para A& B

D=

30'000.000 = 250.000 120

Para lavandería

D=

24'000.000 = 200.000 120

Para teléfonos

D=

48'000.000 = 400.000 120

Para administración

Es necesario mantener el récord o tarjeta de los bienes en el que se registra todo movimiento, desde el costo inicial, más compras y adiciones y ajustes con las fechas de registro real para efectos de control de vida útil. El incremento por ajustes por inflación también forma parte del costo y por lo tanto generan aumento en la depreciación. Equipos de hoteles y restaurantes El control interno o auditoría interna, es Ja responsable del buen manejo de la información de todos ·los activos del ente económico, y es así como esta herramienta sirve para mantener actualizadas las tarjetas de cada equipo de uso en todos los departamentos de servicio.

Para determinar la depreciación de los equipos 4ispuestos para el servicio, se tienen las siguientes bases como parámetros. • Dotación de cada departamento, mediante inventario con la siguiente información: Departamento - Secciones Tipo de equipo Referencia completa Partes del equipo (cama, mesa de noche, etc.)

Administración

•

48'000.000 $282 '000.000

Se puede considerar a la Depreciación como un ·Costo -Directo Fijo, pues forma el elemento base para la prestación del servicio, y la parte aplkada es la proporción directa al Ingreso - Uso por parte del huésped, y como se decía antes es casi la materia prima. Según la necesidad y categoría del hotel los bienes de uso (muebles, enseres y equipos) del departamento de habitaciones pueden ser los siguientes: • •

Juego de alcoba • Televisor e implementos • Aire acondkionado \individual o parcial) • Muebles de loby, recepción, corredores, etc.

Mesas auxiliares Nevera (minibar) Juego de comedor

.

RICARDO RODRIGUEZ VERA '

92

Los muebles y equipos para el servicio en el departamento de alimentos y bebidas· dependen de la categoóa del establecimiento, así como de las secciones que vendan o presten el servicio. Como equipos indispensables se pueden relacionar los siguientes: • Equipos para cocción (estufas, marmitas, etc.) • Lavaplatos· • Cuartos fóos y conservación de alimentos • Equipos de panadería • Juego de comedor, bar y piscinas • Equipos auxiliares • Registradoras • Terminales de computador También se puede considerar como Costos directos fijos la aplicación de la depreciación, aunque en el sector hotelero, en el costo de alimentos y bebidas participan los tres elementos del costo y la depreciación se clasifica como indirecto dentro de los Costos Indirectos del Servicio (CIS). Dentro de un sistema integrado de Contabilidad de Costos, se puede llegar a detenninar con exactitud el cargo de depreciación - plato- período, conociendo los parámetros de venta, ocupación, y en busca de la estandarización del costo como objetivo final del


El departamento de lavandeóa es de gran importancia pues su inversión se recupera en corto plazo por efecto del menor costo que representa para todo el complejo la prestación del servicio. Como se puede observar en el informe de costos del departamento, el costo propio se determina por el total de cargos en el período, menos el total de costos o gastos aplicados o distribuidos a los demás departamentos, determinando así el costo real de las prendas procesadas a huéspedes y uniformes del mismo departamento. Los equipos específicos para la operación y prestación del servicio de lavandería, dependen de la capacidad del establecimiento hotelero y de su futura proyección de ampliación, de manera que la inversión no incida sobre el costo presente por efectos de la misma depreciación. Dependiendo del tipo de equipos y su combustible o medio de operación (eléctrica o vapor) los más corrientes son: • Lavadoras • Secadoras (centófugas) • Planchas - eléctricas - vapor Carros de transporte • Rodillo

1 93

Equipos de comunicación y cómputo La depreciación de los equipos del departamento de teléfonos, se toma del resultado del costo menos la cuota de salvamiento del conmutador, dividido por la vida útil de 5 años o 60 meses, pues este tipo de equipo por su delicadeza y sometimiento a permanente tecnificación sólo dispone de una vida útil - contable de 60 meses. Las adiciones o mejoras que se le implementen y que formen parte del activo o bien de uso, forman parte del incremento de la depreciación por igual vida útil. El departamento de administración, como eje de dirección y control, participa en un alto porcentaje sobre el total de la depreciación, debido a las secciones que lo conforman y a los equipos dispuestos al uso - servicio. Según el análisis de depreciación general se observa el uso de equipos de vida útil de 10 y 5 años así:

Bienes de uso de JO años:

• • • • • • •

Bienes de uso de 5 años:

• Vehículos • Equipos de computación

sistema. El costeo por absorción, está sometido a la espera del cierre del período operacional, para obtener la información que, de acuerdo al total aplicado al departamento, distribuirá de acuerdo a los platos servidos, la proporción correspondiente.

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Escritorios y mesas Sillas, asientos y muebles de oficina y estar Estanterías de madera y metálicas Máquinas registradoras Cajas fuertes Máquinas de oficina - escribir - calculadoras, Archivadores

El modelo de análisis de depreciaéión se puede ajustar a las necesidades u otras variables que pueda presentar el establecimiento hotelero, sin obviar el principio de aplicación departamental, que es el objetivo principal. (Ver tabla de análisis de depreciación). Como origen de la información para determinar la base del costo de todos los bienes de uso, se presenta el diseño de la tarjeta Record de activos fijos en la cual se puede registrar desde el costo inicial (histórico), los ajustes por inflación, las adiciones, la depreciación causada por período, la depreciación acumulada en el tiempo y el valor neto del activo. (Ver tabla de record de activos fijos).

Gastos pagos por anticipado Corresponde a los cargos del tercer elemento del costo, las causaciones por amortización de cuotas por pagos o cargos anticipados de valores importantes, que de acuerdo a su posible tiempo de uso, se proyectan a diferir, para darle exactitud a los Estados Financieros del ejercicio presente. A través del análisis de aplicación de gastos y cargos anticipados por diferentes conceptos, se logra observar y presentar el método de control y causación del tiempo proyectado de cada valor a diferir.

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Compañía hotelera Período _ _ _ __

Análisis de depreciación para aplicación a

Detalle

Alojamiento

AyB

Lavandería

Teléfonos

Administación

Total

EDIFICIOS Bases: Costo - área - vida útil

-· MAQUINARIA- EQUIPOS DE DOTACION Bases: Costo-vida útil

EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACION Bases: Costo - vida útil

VEHlCULOS Bases: Costo- vida útil

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¡ La base de distribución o aplicación a cada departamento se determina por la cantidad ;f de metros cuadrados de cada área interna y externa que participa en el mantenimiento. ' Los gastos que por igual concepto sea necesario pagar aparte, dentro de igual período y _tj por menor valor, se registran directamente al rubro mantenimiento de locales. · Reparaciones mayores - equipos Como políticas de garantía para el buen servicio a prestar a los huéspedes, se firman contratos con compañías de mantenimiento de equipos las que, para su desarrollo, exigen el pago anticipado del contrato que garantiza el cumplimiento del mismo por el tiempo estipulado, regularmente de un año. Esta información es el origen para la aplicación del costo causado de acuer.do a los equipos de cada departamento, el tiempo estipulado y la garantía de servicio.

Seguros generales Los seguros se podrían llamar inversiones de garantía forzosa, pues aunque se tratan directamente como Costos y Gastos y parte integral de los mismos, no son recuperables, sino en el caso de siniestro; se registran como pagos anticipados. La contratación y pago de seguros se hace por un año por todos los riesgos, que de acuerdo a políticas de la compañía de seguros aplica las tarifas porcentuales teniendo en cuenta: • Tipo del bien (edificios, equipos) zona-grupo • Estado de conservación • Tiempo de servicio Destinación • Costo (histórico - presente)

-

Las compañías de seguros utilizan la combinación de riesgos como política de ventas para determinar tarifas; para el seguro de construcciones y edificios, se toman: • Incendio • Terremoto • Rayo • Equipos de fácil movilización • Sustracción - hurto Las bases por riesgos y tipos de bienes se presentan en el siguiente análisis: • Edificios: Bases: Costo en libros % de tarifa de cada riesgo por: Incendio Terremoto Rayo Terrorismo • Maquinaria y equipos de dotación: Bases: Costo en libros % de tarifas de cada riesgo por: Incendio Robo - hurto Sustracción Retomando el hotel modelo, se tiene la siguiente información para determinar la prima de seguros así: • · Costo total de la construcción $ 36.000' • Tarifa: Zona A, grupo 1 l.24lk • Prima liquidada 446'4 La aplicación por departamento se toma del porcentaje(%) de participación del CostoArea, que multiplicado por el total de la prima liquidada, determina la parte real que le corresponde a cada departamento para amortizar en 12 meses, así: 446'4

(80%)

446'4

(12%)

La parte a aplicar a cada departamento es 1112 del total que le corresponde sobre los diferentes riesgos que se distribuyen en el análisis de aplicación de depreciación.

446'4

(1%)

446'4

(0%)

Los riesgos como cumplimiento, manejo y otros especiales tienen una aplicación específica hacia el origen que los causó, y se imputan al departamento y al período o períodos que influyan en el resultado, de acuerdo al criterio del contador como usuario directo de la información.

446'4

(7%)

Las entidades gubernamentales exigen la garantía de cumplimiento de contratos de importancia, por ejemplo: contrato de estadía para una delegación diplomática de varios países de 50 personas por 15 días por un valor global de $18.750.000. El valor de la póliza forma parte del costo del evento dentro del mismo período.

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$357'120. 53'568. 4'464.

o 31'248.

Para alojamiento ParaAyB Para lavandería Para teléfonos Para administración

El departamento de teléfonos realmente no ocupa un área específica y se ubica dentro de la recepción. La base para distribución o aplicación del seguro de maquinaria y equipos de dotación se determina sobre el costo (histórico o presente) de los bienes de uso que conforman cada departamento de servicio, que multiplicado por el porcentaje (%) de la tarifa determina la prima de seguros a pagar.

. t.

98 ' CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

Sobre una tarifa promedio del 1,45%, multiplicada por el costo de los equipos de. cada departamento, se detennina el seguro anual para el mismo modelo de ejemplo, así:;. $135'000.

(1,45%)

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45'000.

(1,45%)

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652.5

Para Ay B

30'000.

(l,451k)

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435.

Para lavandería

$1'957.5

(1,45%)

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348.

Para teléfonos

48'000.

(1,45%)

=

696.

Para administación

La causación mensual se determina sobre 12. El seguro hotelero como obligatorio para el sector y opcional para el huésped, se determina sobre el presupuesto de huéspedes a alojar en el año, y, de acuerdo a la categoría. del establecimiento hotelero, se liquida como prima a pagar y sobre la proporción de personas se obtiene la tarifa por huésped. Ejemplo de liquidación: El hotel modelo presenta una disponibilidad de 1.200 habitaciones dobles; con el siguiente presupuesto de ocupación se obtiene la prima de seguro por el año: • • • • • • •

Disponibilidad habitaciones-día Promedio de huéspedes día (doble) Promedio de ocupación mensual Presupuesto de huéspedes al año Tarifa huésped -día Seguro anual a pagar Racaudo promedio mensual

1.200 2.400 80% 700.800 210 147. 168 12.264

Recuperaciones Seguro - hotelero

XXX XXX

Diferidos

XXX

Gastos pagos anticipados Seguro hotelero

XXX XXX

Gastos de organización y preoperativos Este evento se presenta en establecimientos hoteleros nuevos, donde el tiempo máximo de amortización de gastos iniciales de organización y establecimiento de la empresa es hasta cinco años y que, de acuerdo a su importancia en valor, se registran como diferidos. La cuenta de gastos operacionales de administración recibe los cargos para no afectar los costos de los departamentos operativos.

Uniformes • dotación a trabajadores

ler. registro

Debe

Haber

XXX

De alojamiento Seguro - hotelero

Debe

Gastos diferidos = Cuota a amortizar Tiempo proyectado

Por el recaudo a huéspedes con cargo a facturas en el mes: Parciales

Parciales Costo de ventas y prestación de servicios

El valor a registrar es el producto del total cargado a diferidos, sobre el total del tiempo proyectado a amortizar.

El procedimiento para la contabilización del seguro hotelero como Costo de Responsabilidad Civil, y el recaudo por pago del huésped , es una relación directa de causalidad, aunque no implica ingreso por venta de servicios, no genera utilidad ni pérdida, está sometido a un resultado o cruce de mayor o menor recaudo-costo, dependiendo del cumplimiento del presupuesto de ocupación que se toma para el pago a la compañía de Seguros.

Deudores Huéspedes alojados

2do. registro Por causar el seguro hotelero en el mes (por el valor del recaudo a huéspedes)

Para alojamiento

24'000.

91)

Las cadenas hoteleras y grandes establecimientos del sector, diseñan para su personal de operación todos los unifonnes e implementos necesarios con los colores y modelos que identifiquen tanto al establecimiento como el servicio, en cantidades para varios años, generando ahorro en el precio por volumen de compra. La cuenta de inventarios en el grupo y subcuenta de materiales, repuestos y accesorios, - dotación y suministro a trabajadores, maneja el total recibido de uniformes para determinado tiempo, entregando según las requisiciones solicitadas por los departamentos respectiv-0s de la dotación ordenada en la Ley 50, de cuatro meses más o menos según las necesidades.

Haber

XXX XXX XXX

El valor de la remisión de los uniforrÚ.es para todos los departamentos como dotación para el período de cuatro meses se registra en la cuenta de cargos diferidos como un traslado interno, que se amortiza mensualmente por la proporción que le corresponda a cada departamento, tomando como base el número de trabajadores, por el costo de cada uniforme.

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100

RICARDO RODRIGUEZ VERA."

El tratamiento contable es:

Parcial Compra total de uniformes para varios años: Inventarios Materiales, repuestos y accesorios Dotación y suministro a trabajadores Proveedores Nacionales

Debe

Haber

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101

Dentro de una sana política administrativa la dotación entregada para seis meses, se confronta mediante inventarios para verificar tanto la existencia en prendas completas como su estado de conservación y un mayor tiempo de servicio. Este resultado determina que la requisición se elabore por prendas (manteles, tapas, etc.) que realmente sea necesario reponer y que las que permanezcan en servicio alcancen un período suficiente antes de su reposición posterior. El tratamiento contable es:

Entrega de uniformes para dotación de 4 meses a todos los departamentos: Diferidos xx XX Cargos diferidos Dotación y suministro a trabajadores XX Inventarios Materiales, repuestos y accesorios XX Dotación y suministro a trabajadores

Parcial Debe Compra de elementos de ropería y lencería para varios años: Inventarios XX Materiales, repuestos y accesorios Elementos de ropería y lencería ...M_ Proveedores Nacionales

Gastos operacionales de administración Costo de ventas y prestación de servicios Costo de alojamiento Costo de alimentos y bebidas Gastos de lavandería Gastos de teléfonos Otros departamentos Diferidos Cargos diferidos Dotación y suministro a trabajadores

Entrega de dotación inicial o por reposición para seis meses: Diferidos XX Cargos diferidos Elementos de ropería y lencería XX Inventarios Materiales, repuestos y accesorios Elementos de ropería y lencería

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Para registrar la causación mensual por uniformes en el período, a cada departamento. Elementos de ropería y lencería

Rubro muy importante del costo, pues corresponde a la dotación de ropería - blancos para todas las habitaciones del hotel, que de acuerdo al número de camas, ventanas y otros implementos forman parte de la dotación de cada habitación. Para la dotación de la lencería-manteles del departamento de alimentos y bebidas se toma como base el número de mesas disponibles tanto en comedores, bares y demás implementos que requieran de manteles, tapas, servilletas y otros, para determinar su valor. Se diseñan los modelos, cantidades y colores para varios años como identificación del establecimiento, que a mayor volumen resulta rentable por menor costo de adquisición. La cuenta de inventarios en el grupo y subcuenta de materiales, repuestos y accesorios, elementos de ropería y lencería, maneja el total de compras para determinado tiempo para entregar al departamento de A y B por las requisiciones de dotación para seis meses o reposición de prendas de complemento, según la necesidad.

Registrar la causación mensual por departamentos, en el período: Costo de alojamiento xx Costos de alimentación y bebidas xx Diversos ...M_ Ropería - blancos - lencería (consumo) Diferidos Cargos diferidos Elementos de ropería y lencería

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Loza, cristal y cubiertería

Para mantener la categoría del establecimiento hotelero o restaurante es necesario el diseño y remarcación del logo en la loza y cristal lo que implica un mayor costo pero da una mejor calidad en el servicio e imagen. Es necesario el control de este activo de operación, pues su vida útil o de servicio esta supeditada al buen manejo para su conservación en buen estado, así como el control en la pérdida por hurto y daños. A través de políticas de responsabilidad de los funcionarios que tienen a su servicio estos bienes (cheff, maitre, ama de llaves, etc.) se logra la disminución en las pérdidas y en el mal manejo.

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'1, CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

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El tiempo de duración en perfecto estado para su servicio debe ser de cuatro a seis meses, pero su reposición depende directamente del control que se ejerza sobre éstos.

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Algunos eventos que contribuyen al incremento de los costos por el poco control y cuidado de estos activos: • Loza y cristal: Deterioro Rotura (parcial - total) Pérdida (hurto - souvenir) Robo (por piezas en la basura o lavazas) • Cubiertería: Deterioro Pérdida (hurto) Robo (por piezas en la basura o lavazas) Su manejo también se procesa a través de la cuenta de inventarios, por la compra de dotación proyectada a varios años; su reposición se hace con las requisiciones bajo los debidos controles. La loza, cristal y cubiertería que sea retirada del servicio a los huéspedes se puede utilizar en el comedor de empleados. Así se aplica el principio de administración: aprovechar al máximo los recursos financieros y humanos sin sacrificar el servicio.

Gastos de alimentación al personal - empleados Es un costo dado por la necesidad del servicio y se causa en el sector hotelero y restaurantes, por la misma condición y facilidad de autoprestarse el servicio.

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Regularmente se suministran dos alimentos al personal que, de acuerdo a su turno de trabajo, labora en los horarios del desayuno, almuerzo o la cena .

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En establecimientos hoteleros
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Bases para liquidación El departamento de personal o sección, debe reportar diariamente al departamento de Alimentos y Bebidas la cantidad de empleados por departamento operativo y no operativo que toma los alimentos en los turnos correspondientes, para, con esta base, elaborar la requisición de provisiones al almacén o bodega según los menús establecidos. El departamento de alimentos y bebidas puede proyectar el menú estándar para un mes de manera que sólo tenga que solicitar las cantidades de acuerdo a los cubiertos a servir cada día. Para la verificación de los cubiertos o comidas servidas, la cocina del personal reporta mediante una planilla o con tiquetes - vales diariamente, al departamento de alimentos y bebidas, para analizar las variaciones .

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105

CAPÍTULO VIL DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS i~

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Teniendo una política bien ceñida, algunas veces se cobra al trabajador un valor simbólico por las comidas, el cual se deduce de la nómina, previa autorización en el contrato de trabajo. t., Para este sistema se hace indispensable el máximo control de cubiertos servidos para •~ evitar mala información en los descuentos y correcciones contables poco funcionales.

Modelo A Informe de aplicación de gastos de alimentación al personal al __ mes __ año.

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Las valeras o tiquetes prenumerados con los debidos controles de emisión y orden para cada trabajador es el mejor sistema para determinar los cubiertos· servidos. ..

Día

1 2 3 4 5 6

El registro contable de este ingreso se tratará como una recuperación del costo o gasto y la aplicación departamental, como sigue: Contabilizar la causación de los gastos de alimentación al personal en el período:

Parcial Gastos operacionales de administración Costos de venta y prestación de servicios Gastos de personal Alimentación a trabajadores y funcionarios Inventarios Materia prima Perecederos No perecederos

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Lavandería

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Alojamiento

Teléfonos

Administración

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96 98

90 58

75 78

108 110

75

8 8

8 8

4 4

2 2

2 2

2 2

43 45

44 45

44 42

72

XX XX XX

Registrar los ingresos por descuento en nómina de alimentación de trabajadores en el período: Disponible xx Bancos xx Moneda nacional Banco mercantil Ingresos no operacionales XX Recuperaciones XX Reintegro por alimentación de trabajadores

28 29 30 31 Total

2759 3038 1922 2449 3379 2294 248 248 124 62 62 62

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Costo liquidado

Total

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El costo de la alimentación a trabajadores y funcionarios se determina con las siguientes bases: • Cantidad de empleados por departamento • Número de días y comidas suministradas • Costo real de alimentos y bebidas

Con la distribución de la nómina por cada departamento operado y no operado en el cual se incluye el personal temporal al que se suministre alimentación, el departamento de Personal reporta al de Alimentos y Bebidas esta información, diariamente. En el reporte diario de suministro de alimentación a trabajadores y funcionarios se registra, con la información del departamento de personal, el número de días y el suministro por comidas, para determinar el total por día. 6944 1 8184

Depende de si el establecimiento asume el total del costo o si deduce una pequeña. parte simbólica, si interesa o no el control por trabajadores o simplemente el total de comidas servidas.

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D: Desayuno A: Almuerzo

C: Cena

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Costo de alimentos servidos. Métodos para determinar el costo: • Estimado - presupuestado • Diario • Promedio mensual

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Costo estimado o presupuestado, es el que se conoce como información provisional · ·· o de base para proyecciones no sujetas a registro contable.

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El costo diario, se determina sobre el total de las remisiones diarias despachadas para';, la cocina de personal, dividido por el total de alimentos servidos. El costo promedio mensual, se obtiene del total de provisiones enviadas a la cocin~ de personal en un mes, dividida por el total de comidas servidas por empleado. Este costo está sujeto a permanentes variaciones.

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Según la cantidad de trabajadores, la remisión se elabora por cada comida (desayuno, · almuerzo y cena). Con lo cual se obtiene el costo por comida servida, para determinar el costo real por las dos comidas a cada trabajador. Si se elabora una remisión para la alimentación del día será relativo el costo tanto por alimento como por trabajador.

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Modelos de determinación de costos de alimentación: • Remisión No. 78560 para 212 desayunos de todos los departamentos: Menú: Caldo, café o chocolate y pan $ I02. l 50 Costo total remisión Costo por desayuno $481,8396 • Remisión No. 78572 para 257 almuerzos de todos los departamentos: Menú: Sopa de pastas Carne campesina Arroz blanco Ensalada Jugo Costo total de remisión $289.475 Costo por almuerzo $1.126,3618 • Remisión No. 78581 para 185 cenas de todos los departamentos: Menú: Pollo frito Patacón Arroz blanco Gaseosa $186.087 Costo total remisión $1.005,8756 Costo por sena El costo de alimentación para trabajadores con un turnoA (de6:00 A.M. a 3:00 P.M.) conformado por el desayuno y el almuerzo con la liquidación anterior sería:

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Desayuno

$ 481,8396

Almuerzo

$ 1.126,3618

Total

$1.608,2014

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108

RICARDO RODRIGUEZ VERA~

CAPÍTULO VIL DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

109

En el modelo de liquidación diaria se observa el costo por comida o cubierto servido, el promedio de cada comida, la cantidad de trabajadores por departamento y total del costo diario de las tres comidas .

vista analítico, que es uno de sus principales objetivos, se pueden hallar las bases para determinar cada consumo por unidad de ingreso.

En forma manual se puede procesar según la información reportada por el departamento de personal y los cubiertos servidos. En un programa sistematizado se alimenta la información diaria desde el departamento de alimentos y bebidas y al final del día y del período, el sistema presenta los totales causados. ·

El metro cúbico es la unidad de cobro y medición para las Empresas Públicas. A partir de esta unidad por principio de observación, análisis y comprobación de cualquiera persona en términos normales (el lector, Juan Rojas, etc.) se puede preguntar... ¿cuántos metros cúbicos de agua consume diariamente?

La alimentación a los funcionarios se suministra en los comedores o restaurantes de ,¿e los huéspedes y su costo se determina sobre la comanda u orden de pedido del funcionario, '· procesando un reporte mensual por departamento que presente el total de consumo, de acuerdo a lo autorizado o condiciones del contrato de trabajo.

Pues en un hogar donde viven ocho personas y se recibe la factura por un promedio de 30 metros cúbicos por mes, el consumo por persona es de:

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Un octavo de metro cúbico (,Ys' m 3 )

El costo se aplica al departamento respectivo del funcionario.

Considerando todos los usos requeridos, las veces y cantidades, se ha logrado establecer un patrón, cuyas variaciones pueden ser mínimas y que se pueden ajustar partiendo de esta base.

El modelo B, de análisis de aplicación de gastos de alimentación al personal, se '' presenta como el resumen de un período, conociendo la información para su determinación, soportes y registro contable.

Y así se determinará el consumo por cada departamento de servicio para su aplicación .

Causación de servicios públicos

Habitaciones

Es un costo-gasto al que no se le ha dado la suficiente importancia en su causación por departamentos, porque no se tienen los medios para determinar su valor con relación de casualidad, o simplemente se toman promedios de consumo con relación a períodos anteriores.

Para determinar la cantidad de agua gastada dentro de este consumo-huésped, que se considera la necesaria para el aseo y mantenimiento de la habitación, corredores y demás áreas correspondientes al departamento, se toman las siguientes bases: Cantidad de huéspedes Período de tiempo Consumo-huésped

)

Dentro del análisis e informe de costos es un rubro que presenta un margen de participación importante, pues su consumo, técnicamente formaría parte de la materia prima para la prestación del servicio de alojamiento, venta de alimentos y bebidas y prestación del servicio de lavandería (agua, energía).

Cuando se presenten tarifas diferenciales por el volumen de consumo, será un poco más relativo determinar el precio del metro cúbico, ya que es necesario elaborar análisis de consumo de muchos períodos y obtener un promedio que se ajuste al consumo de cada período de acuerdo a la temporada en que se cause, buscando en lo posible la mayor aproximación.

La energía se clasifica como tal, pues es Ja fuente primaria para producir la fuerza y luz. Servicios de acueducto - alcantarillado - aseo Acueducto es el medio por el cual se suministra el agua, que al ser consumida de diferentes maneras; parte de ella, debe ser evacuada conformando el complemento de alcantarillado que facturan las empresas de servicios públicos, más la recolección de basuras.

Tomando como modelo la factura xx que se detalla así:

Este costo- parte de la factura se integra como elemento del servicio de acueducto.

--------

l. 920 =240 m 3 por día 8

La valuación del consumo está determinada en la factura de las Empresas Públicas, que se debe tomar sobre el total cobrado o facturado en el cual se incluyen los otros ítems de alcantarillado y aseo.

Los servicios públicos son: acueducto, alcantarillado, aseo, energía, teléfono, gas.

--

Ocupación (días, mes, año) Base

Donde, tomando el hotel modelo

La determinación de este costo, es básico para obtener el costo de las prendas lavadas o procesadas en el departamento de lavandería.

A simple vista podría parecer imposible determinar el consumo de un huésped, más el agua que se gasta para aseo, elaboración de alimentos, lavandería, regado de jardines Y demás usos indispensables en el servicio. Pero utilizando los costos desde el punto de

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Servicio de acueducto

$627.000

Servicio alcantarillado Servicio aseo

314.000

Total a pagar

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245.000 $1'186.000

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Peóodo Consumo Huéspedes-día

Lavandería

60 días 5.100 m 3 800

Análisis de consumo:

El análisis de consumo en el departamento de lavandería tiene como apoyo la información generada en el control de prendas procesadas, según el formato reporte diario de prendas del servicio interno. Precio del metro cúbico Consumo huésped-día m

$232,54901 3

0,10625 m 3

Verificada la información que corresponde al departamento de habitaciones por método de medidor independiente, se logra obtener el consumo diario por habitación ocupada.

Alimentos y bebidas Para el análisis del consumo en el departamento de alimentos y bebidas, es importante conocer la cantidad de huéspedes, clientes y empleados que toman alimentos, pues cada persona implica un gasto de agua, que por mínimo que sea, forma parte del consumo a pagar a la empresa de acueducto. Sobre el informe de 1.306 huéspedes y clientes y 190 empleados promedio por día, y considerando que el consumo es equivalente al 50% del huésped en la habitación, pero con las necesidades de: • Elaboración de alimentos y bebidas • Limpieza permanente de dependencias y equipos • Lavado de vajilla, menaje y cristal • Consumo por servicio a empleados

Las bases de acuerdo al tipo de prendas y maquinaria se establecen así: • Cantidad de prendas por libra • Consumo promedio por prenda • Cantidad de agua por prenda Analizando cada parámetro se puede concluir que: Según la capacidad de la máquina (lavadoras industriales) por libras de procesohora, se logra saber el total de prendas lavadas en determinado período. Y con esta información se determina el consumo por prenda real y gráficamente. Tomando el metro cúbico como modelo de unidad según el siguiente plano, y con la fórmula de: totaI de prendas procesadas sobre cantidad de prendas por metros, se determina el consumo en un período dado.

e = Total prendas procesadas = consumo m·

1

Cantidad prendas por m

1 metro cúbico

Se determina como base la cantidad de personas del hotel sobre un consumo unitario 2

de 1/16 m para obtener el gasto día en metros cúbicos de agua, así: Huéspedes y clientes Empleados Total de personas

1.306 190 1.496

Entonces: Cantidad de personas, sobre base de consumo: J.

496 16

=93,5

m 3 por día

Así por método unitario de consumo o de medidor se obtiene el gasto de agua por un período para el departamento de A y B que por el valor del metro cúbico se determina el Costo de! departamento, así: Peóodo

60 días

Consumo Precio M

5.610m 3

Valor facturado

3

232,54901 $1.304.600

·~------v--M¡2,m'

12:;t{

K

--------

- --

V

La anterior teoóa se confirma en estudios estadísticos y en la comprobación por observación de un promedio de 50 prendas (pesadas, livianas y pequeñas) por metro 3 cúbico, lo-cual indica que cada prenda en promedio-vo1umen-tamaño, requiere de 2cm 1 presentados en la gráfica; también se observa la relación de consumo huésped de 12,5 cm· igual al 1/8 de metro cúbico.

112


En el modelo base de hotel visto antes, se observa la información de prendas en el ?· período, luego:

c

T. P. P. Q.P.M

3

=

113

El costo por período resulta de multiplicar el consumo por el precio del metro cúbico. El costo, valor o precio del metro cúbico de agua estará sujeto al precio de mercado en el tiempo y/o ciudad donde se encuentre ubicado el establecimiento hotelero.

428.120 -- 8.562,4 m 3 -mes 50 8 562 4 3 · 30 • = 285,41 m -día

Según pronósticos de escasez de agua para el año 2020 el precio será muy superior a los niveles de incremento, y por lo tanto es necesario considerar otras formas de obtener el líquido (materia prima) más económico y eficiente.

Y con el precio del m facturado o conocido se obtiene el costo en cualquier período· 1~ \"' que se requiera, que para el presente modelo es de: · 3

285,41x232,54901 = $66.372.

Costo- día

En zonas costeras o sitios donde se encuentre el agua en pozos o del mar, se podrán instalar equipos de desalinización, que a pesar de la gran inversión en equipos, puede ser más económico y permanente el suministro.

Medidores por centro de costo

Teléfonos El departamento de teléfonos como centro de costo para el consumo de agua, no incide de manera importante, pues su planta de personal y física es mínima, y por lo tanto su consumo se puede considerar marginal al departamento de habitaciones o de administración.

Administración El departamento de administración general, sí requiere de un análisis de consumo más complejo, pues se presentan situaciones más difíciles de medir como: • Riego de zonas verdes • Consumo en piscinas, jacusis, saunas, parqueaderos, etc. • Lavado y aseo de bodegas, oficinas, alojamiento de funcionarios • Consumo del personal administrativo

Para futuros proyectos de construcción de complejos y similares del sector, es importante tener en cuenta esta alternativa de control de consumo por departamento operativo y no operativo, centro de costo, de forma que la información sea suficientemente confiable, ágil y oportuna, para la causación correspondiente a cada período. Consiste en diseñar en el plano de entrada y distribución de agua, un medidor adicional al instalado por las empresas públicas de servicios, cerca a éste o donde sea de fácil acceso a la información, para cada departamento o centro de costo y/o servicio, servirá de herramienta de control para la causación. En el siguiente gráfico se observa el modelo de distribución departamental: ¡:

Habitaciones

Riego de zonas verdes: Depende del área de las zonas, en zonas de construcción vertical éstas son mínimas, en construcción horizontal puede ser mayor, según el tipo de hotel. Consumo enjacusis, piscinas, saunas, etc.: En piscinas el consumo es poco por el proceso de rotación en los tanques de filtración, en los jacusis y saunas el consumo puede ser mayor por el proceso del sistema mismo. El lavado y aseo de bodegas, oficinas, alojamiento de funcionarios: Depende de factores cómo pisos de cemento, áreas disponibles, cantidad de funcionarios y otros que requieran el consumo de agua. Tomando como parámetro el consumo por huésped, se puede aplicar sobre el número de funcionarios por un 50% o sea 1/16, según los factores antes vistos y previendo que el cs:msumo por persona incluye el promedio de todos los eventos de consumo, por m 3 • Según la cantidad de funcionarios del modelo de hotel visto, se observan 44; y aplicando la fórmula anterior se logra determinar el consumo en un día o cualquier período: C=

Qf(l) 44 3 Cons.H-50% =16=2,75 m -día

Alimentos y bebidas Medidor principal Lavandería

Administración y otros De la lectura del último día de cada mes, se determina el consumo por departamento; la sumatoria de todos los medidores debe ser igual al dato del medidor central o principal de la Empresa de Acueducto. Este método es el más exacto y sirve de parámetro confiable para el análisis del consumo por unidad de producción o de servicio.

. fH

1

114


De acuerdo a la necesidad se diseñan reportes de control y variación de consumo. La presentación de la lectura de los medidores es: Lectura actual

30 abril

36.010

m

3

Anterior lectura

31 marzo

32.851

m

3

Consumo

30 días

3.159

Como objetivo importante de los costos, es el análisis de los centros de producción y Costos, es necesario hacer énfasis sobre el estudio de este sistema de control de consumo para justificar su implantación.

Aplicación porcentual sobre ventas Este método de aplicación o distribución parte del principio de relación de causalidad, de consumo-ventas o de ventas-costo que se determina obteniendo del total de ventas de los departamentos productivos, un porcentaje de participación de cada departamento que sirve como base para aplicar, sobre la venta, el consumo de agua según la factura. El departamento de administración como no operado o de servicios no presenta ventas, quedando su consumo incluido dentro de los operados, pendiente de distribuir o a criterio del contador o de la gerencia para establecer su participación en el gasto. Este método también presenta inconsistencia de relación de casualidad (ventas-costo) ya que realmente el departamento de lavandería consume mayor cantidad de agua que el de alimentos y bebidas, sin embargo las ventas de alimentos y bebidas son importantísimas, y en la participación porcentual de la venta, presenta un mayor valor de consumo con respecto a la venta-consumo de lavandería, cuya venta es mucho menor. Desde el punto de vista de análisis relación de causalidad este método no es recomendable. A través de los medidores por departamento se puede determinar el consumo real y costo aplicado. En el siguiente modelo se presenta la distribución por el método porcentual sobre ventas.

Distribución del consumo de acueducto al 31 de marzo de 2002 Total

AyB 250'

30'

20'

-0-

1.000'

Consumom3

36.650

13.090

1.570

1.040

-0-

52350

Valor

35.826

12.795

1.535

1.024

-0-

51.180

7(J'lo

25%

3%

2%

-0-

1-00%

%venta :,·..

Lavandería Teléfonos Administración

Habitación 700'

Ventas

115

Servicio de energía El racionalizar el consumo de energía es relativo, si no se tiene el conocimiento de los factores o eventos que inciden en el desperdicio o consumo innecesario. Uno de los slogans muy conocidos en el ambiente gerencial hacia los costos es¿ Cuánto cuesta invertir en controles para controlar $1?

m3

En hoteles con muchos años de servicio, puede ser difícil la implantación de este sistema, si la distribución de redes del acueducto no tiene una buena sectorización hacia cada departamento, pero en un estudio de factibilidad se puede determinar la justificación del sistema o no.

Items


Pues bien, tanto en el servicio de acueducto como en el de energía, parte de los mayores costos se debe al mal uso de éstos, por el desconocimiento de consumo por unidad de servicio. Y así mismo el control del mismo gasto. Pero así como se determina el gramaje por porción de plato a servir, y se proyecta la mano de obra por la cantidad de clientes o huéspedes, también se puede medir este consumo, importante en la conformación del costo. Se trata de presentar métodos para determinar el consumo de energía por departamentos, buscando la mayor exactitud con toda la información disponible en la organización del hotel, como objetivo principal de los costos. • Inventario permanente de equipos que consumen • Aplicación porcentual sobre las ventas • Medidores por departamento

Inventarios de equipos que consumen energía. Desde el momento de iniciar el proyecto, los estudios de factibilidad, diseño y planos para la construcción de un establecimiento hotelero o similar, pueden determinar cuantas bombillas, radios, Tv., equipos de aire acondicionado, etc. se instalarán para el servicio a prestar por cada departamento operado y no operado, obteniendo la información fuente para el consumo de energía. Con esta idea, si el establecimiento ya está en servicio o funcionando, se elabora un inventario minucioso de todos los aparatos o equipos de consumo con la siguiente base de datos: Departamento Descripción del equipo Entrada inicial en unidades de consumo: w - Kw -HP Promedio de consumo o servicio: Día - horas Tabulado el inventario se obtiene el .consumo en wattios, kilowattios o HP (caballo de fuerza) de todas las habitaciones, departamentos y secciones en un período dado, y con el seguirnient-0 permanente de las variaciones de muchos periodos se logrará determinar con la mayor exatitud el consumo real como parte confiable de los informes de costos. Desde las bombillas en adelante, todo equipo presenta como parte del control de calidad la información de entrada inicial (se observa en la placa o rótulo de identificación del equipo), de consumo de energía en wattios, kilowattios o HP; y que cada unidad de las anteriores tiene una equivalencia para convertirla a la unidad general de consumo que es el Kw.

. 1. CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

:íácle las unidades son:

117

Del anterior análisis resulta la siguiente alternativa para investigar:

~J¡.~ ...

'tlnidád de medida

Que sería más económico desde el punto de vista de la inversión y desde el punto de vista funcional para obtener el costo aplicado a cada deoartamento: a. Instalar un equipo de aire acondicionado que a través de la unidad central distribuya el aire a todas las secciones que lo requieran. b. Instalar equipos individuales a cada sección.

W¿,;',= r '1:36w

Modelos de determinación del consumo por departamentos:

Habitaciones Se toma como muestra una habitación doble cuya dotación de equipos se podda considerar estándar dentro de la clasificación cinco estrellas. Se requiere del siguienté proceso para obtener el consumo: Proceso l.

Listado o inventario de equipos: 4 bombillas de 1OOw 1 Radio de 1Ow 1 Tv. de40w 1 Aire acondicionado de l 2HP

En el siguiente modelo de distribución departamental se aprecia la base para la aplicación:

Proceso III. Liquidación del consumo en 1 día Equipo

Entrada inicial

Consumo X

4 1

Bombillas Radio Tv. Aire acond.

lOOw lOw 40w 12HP

5h 2h 3h 24h

1

1

Total consumo en 1 día de 1 habitaciqn

Para obtener la máxima calidad de los costos como información confiable, se puede medir el consumo de energía de una planta o una unidad central de aire acondicionado o calefacción, del plano de distribución para todos los departamentos, y mediante el análisis de participación de cada uno, se determina el porcentaje de consumo sobre el total de Kw facturados en un período. Como el total de Kw facturados en un período corresponde al consumo de todos los equipos eléctricos del establecimiento, una buena iniciativa sería in.stalar un medidor especial para la unidad central de aire acondicionado o calefacción de manera que se conozca el consumo independiente de este equipo y así lograr una aplicación elillcta a cada departamento.

Proceso 11. Determinación del tiempo de servicio día - horas 5 horas Bombillas Radio 2 horas 3 horas Tv. Aire acondicionado 24 horas

Cantidad

En el proyecto a investigar se debe tener en cuenta la aplicación departamental por: costo de la inversión, depreciación y consumo de energía.

Consumow

Habitación Recepción Corredores '------.

2.000 20 120 211.968

----

'li .,:1

214.108

!:

11!

Convertida a Kw son= 214,108 Kw Con el modelo anterior se puede determinar el consumo en todos los tipos de habitación, y mediante la tabulación de la información según la ocupación, se obtiene el consumo del departamento incluyendo la recepción, los corredores, escaleras, salas de estar y demás dependencias del departamento. Este modelo tiene la opción de ajustarse con mayor información si se mantienen los parámetros básicos del objetivo. Cada departamento dispone de sus propios equipos, y mediante el análisis de consumo de varios períodos, se obtienen variaciones que se analizan, tabulan y registran y así conocer el desperdicio e implementar los correctivos que conduzcan a un consumo real, para la futura estandarización del costo.

Restaurantes Tabernas Bares

Departamentos menores

Administración Salas de conferencias Oficinas

11!

·ji

lf

1

,¡ 11 1,

!ll

118



119

1

Tomando la base del modelo, y con la información necesaria se presenta la aplicación del costo de energía valuado. Unidad central de A.A. de 30HP Horas de servicio día 24 horas Liquidación de consumo en un mes: 736 (30) (24) (30) =15'897.600w = 15.897,6Kw Precio del Kw $65,71

¡.

Distribución departamental

¡·: ¡

Departamento

%

Habitaciones

Kw

Costo

40%

6.359,6

417.889

AyB

25%

3.974,0

261.131

Otros menores

5%

795,0

52.239

Administración

30%

4.769,0

313.371

15.897,6

1'044.630

Proceso 11.

Determinación del tiempo de servicio día - hora

1 Cuarto frío 20 horas día 3 Neveras 20 horas día l Estufa (vapor) 11 horas día 6 Licuadoras 4 horas día l Horno eléctrico 3 horas día 1 Amasadora de pan 4 horas día 2 Tv. 4 horas día 45 Bombillas 16 horas día

3 Congeladores 20 horas día 1 Equipo de marmitas 11 horas día 1 Equipo de lavado loza 7 horas día 1 Sierra eléctrica 1 hora día 1 Troqueladora de pan 3 horas día 2 Registradoras 8 horas día Aire acondicionado 24 horas día

.~

Total

-100%

---

Necesariamente en la causación de la depreciación se conoce el inventario general de usos mayores, pues aunque el alumbrado (bombillas) no se encuentra dentro del inventario, la sumatoria de las bombillas representa un consumo de energía importante.

Alimentos y bebidas La dotación de equipos eléctricos del departamento de alimentos y bebidas es mayor y variada, pues sus diferentes secciones o centros de costo requieren de máquinas diferentes. En el orden lógico del proceso las siguientes son las secciones que generalmente conforman este departamento, con sus equipos para el servicio.

J

1

Sección

Maquinaria y equipos

Cuartos fríos Cocina Panadería y repostería

Cuartos fríos, congeladores, neveras Marmitas, estufas, lavaplatos, licuadoras, picadoras. otros Licuadoras, hornos, troqueladoras, amasadoras, batidoras, otros. Registradoras, equipo de sonido, Tv., aire acondicionado " Alumbrado

Comedores

Se requiere del siguiente proceso para obtener el consumo: Proceso l.

Listado o inventario de equipos

1 Cuarto frío de 20 HP 1 Equipo de lavado {vapor) de 200w 1 Equipo de marmitas {vapor) 1/8 HP 6 Licuadoras de 37 5w 1 Horno eléctrico de 3 HP 1 Amasadora de pan de 5 HP 2 Tv. de 40w 45 Bombillas de IOOw

3 Congeladores de l/2 HP 3 Neveras de 114 HP 1 Equipo de estufas (vapor) 40w 1 Sierra - huesos de 1/2 HP 1 Troqueladora de pan de 5 HP 2 Registradoras de 75w Aire acondicionado de 5.595w

Proceso III. Liquidación del consumo día

Cantidad 1 3 3 1 1 1 6 1 1 1 1 2 2 45

Equipo

Entrada inicial

Cuartofrio Congeladores Neveras Equipo marmitas Equipo estufas Equipo lavado Licuadoras Sierra Horno eléctrico Troqueladora Amasadora Registradora 1V Aire acondicionado Bombillas Total consumo día

20Hp 1/2Hp 1/4Hp 1/8Hp 4-0w 200w 375w 1/2H/p 3Hp 5Hp 5Hp 175w 40w 5.595w lOOw

Convertido a Kw

Consumo X 20H 20H 20H llH llH 7H 4H IH 3H 3H 4H 8H 4H 24H 16H

Consumow 294.400w 22.080w ll.040w 1.012w 440w 1.400w 9.000w 368w 6.624w 11.040w 14.720w 2.800w 320w 134.280w 134280w 581.524w

=581,5 Kw

Este modelo se puede ajustar a las necesidades e información que corresponda tanto a la entrada inicial de consumo como al tiempo de servicio diario de cada equipo. En el análisis de los costos se puede observar la importancia de la determinación del consumo-costo de energía para llegar a proyectar la proporción que le corresponde a un plato servido, como parte de los costos indirectos del servicio.

Lavandería El departamento de lavandería posee equipos de mayor consumo que pueden ser tanto eléctricos como a vapor y mixtos. Su relación o inventario en cuanto a la cantidad de máquinas es menor que el de otros departamentos. La causación del consumo de

. l.

120


energía es de mucha importancia para determinar el costo real por prenda o pieza · procesada. Técnicamente el consumo de energía se podría considerar como materia prima 2 dentro del costo de lavandería, puesto que sin vapor o energía no hay servicio de lavandería.

aplicando todos los costos reales necesarios para la prestación del servicio, regularmente presenta pérdida en su operación; al cargarle el consumo de energía su resultado negativo puede ser mayor; c =559w (24) = l 3.4 l 6w

Siguiendo el proceso para determinación del consumo, los equipos más comunes son: Proceso l.

..

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"9':

3.2HP 5.HP 5.HP

En el estado de pérdidas y ganancias o resultados se observan, al final de la utilidad operacional, los costos y gastos no distribuidos que se cargan a los gastos de administración como consecuencia de la falta de bases para aplicación. El próximo libro de contabilidad hotelera, que será soporte de éste de costos, se encuentran todas las bases dadas para el registro pormenorizado tanto de costos como de gastos aplicados.

1.375 w l50w

El departamento de administración o servicios generales y como departamento no operado, se subdivide en .muchas secciones que consumen energía como soporte de la operación . En un sencillo listado, que se puede presentar en un organigrama, se observan todas las secciones que normalmente conforman el departamento de administración, así como los equipos que cada uno utiliza:

Proceso III. Liquidación del consumo día Cantidad

F.quipo

Entrada inicial

Consumo X

Consumow

2 1 2 6 10

Lavadoras Centrífuga Máquinas planchado Planchas manuales Bombillas

3.2HP 5HP 5HP l.375w l50w

8 8 10 3 10

37.683,2w 29.440,0w 73.600,0w 24.750,0w 15.00,0w

Total consumo día

Convertido a Kw

Administración La determinación del consumo real de este departamento, indica la relación de causalidad en los departamentos operados, siendo que el gasto de administración debe presentar su paridad con el presupuesto diseñado para cada período.

Proceso II. Detemúnación del tiempo de servicio día-horas 2 Lavadoras 8 horas 1 Centrífuga 8 horas 1Ohoras 2 máquinas de planchado 6 Planchas manuales 3 horas 10 Bombillas 10 horas

. . 'i¡

. . !¡

Listado o inventario de equipo 2 Lavadoras (vapor o eléctricas) 1 Centrífuga eléctrica 2 Máquinas de planchado 6 Planchas manuales 10 Bombillas

121

180.473,2w

=180,47 Kw

Tanto en el departamento de alimentos y bebidas como en el de lavandería, se utiliza el vapor generado por la caldera, que se debe distribuir de acuerdo al análisis de consumo de cada departamento.

Teléfonos Las plantas de teléfonos antes de la era del computador, se alimentaban con baterías de 12 voltios, tanto por su consumo mínimo, como por la garantía de servicio sin energía eléctrica. Liquidación de consumo:

Proceso l.

Listado o inventario de equipos

Sección

Equipos

Gerencia General Gerencia Operación Contabilidad Auditoría Interna Caja General Personal Vigilancia Almacén - Bodega Cocina de Personal Alojamiento de funcionarios Mantenimiento

Bombillas, terminal computador, máquina de escribir Bombillas, terminal computador, máquina de escribir Bombillas, computador, máquina de escribir, calcu !adoras Bombillas, computador, calculadoras, máquina de escribir Bombillas, computador, calculadoras Bombillas, computador, calculadoras, máquina de escribir Bombillas Bombillas, computador, calculadoras Bombillas, licuadora, estufa Bombillas, Tv., radio Bombillas, computador, planta filtración

Proceso 11. Determinación del tiempo de servicio día - hora

Sección

Equipo

Gerencia General

4 bombillas 1 computador 1 máquina de escribir 4 bombillas 1 computador 1 máquina de escribir

1. Conmutador Se toma como un incremento en el gasto de teléfonos pues, observando su consumo, es mayor que cuando su mantenimiento y servicio era a base de baterías. Aunque el departamento de teléfonos es más de servicio que de rendimiento productivo, pues

Gerencia Operación

Tiempo servicio 10 4

4 10

8 6

. t.

122


12 bombillas 3 computador 4 máquinas de escribir 4 calculadoras Auditoría Interna 2 bombillas l computador 1 máquina de escribir l calculadora Caja General 1 bombilla l computador 1 calculadora Personal 2 bombillas 1 computador 1 calculadora l máquina de escribir Vigilancia 2 bombillas Almacén o Bodega 1O bombillas l computador 1 calculadora Cocina de Personal 6 bombillas 1 licuadora 1 estufa Alojamiento de funcionarios 12 bombillas 6Tv. 6 radios Mantenimiento 1O bombillas 1 computador 1 planta de piscina

):' Contabilidad

8

El consumo o gastos del departamento de administración será lo que realmente fue. necesario para mantener la estructura organizacional del ente económico.

6

4 6 8 4 2 3 8 3 4 6 4 4 2 8 8 3 3 8 2 8 2 3 4 6 l 24

Resumen de consumo en el período Departamento

F.ouipo

65

Bombillas

10

14.069 38.212

Lavandería

180.473

11.859

13.416

881

170.081

11.176

1.159,602 Kw

--$ 76.197 ---

Aplicación porcentual sobre ventas Este método es el que actualmente se utiliza para la aplicación o distribución a los departamentos operados, tomando como base el informe de ventas al cierre del período mensual, al determinar el porcentaje de participación sobre el valor total de la factura de energía, que regularmente se presenta un mes después de causado el servicio, por efectos de organización y distribución de la empresa de energía, que no elabora la lectura de los medidores dentro del calendario 1/30 de cada mes, así como sí se registran los ingresos dentro del mismo período. El departamento de administración y otros menores no operados, no participan de esta distribución. Por no tener ventas, quedan excluidos o se les asigna un porcentaje al criterio de la gerencia, o su parte la asumen los departamentos operados, desvirtuando el ' costo real y la relación venta-costo o relación de causalidad. Este análisis de aplicación es compatible con la aplicación del servicio de acueducto, anterior, que refuerza la teoría del análisis de consumo por unidad de venta-servicioconsumo.

Consumow 48.750w

Computador terminal

475w

5.5

26.125w

8

Máquinas de escribir

375w

3

9.000w

8

Calculadora

375w

4

12.000w

1

Licuadora

875w

2

1.750w

1

Estufa

60w

8

480w

6

1V

40w

3

6

Radios

25w

4

1

Planta filtración

4HP

24

Convertido a Kw = 170,081 Kw

214.108 581.524

Totales

7.5

.-:.·

J.'

·consumo X

Costo

AyB

Administración

lOOw

Total consumo día

·'·

Entrada inicial

Consumo Kw

Habitaciones (1 hab.)

Teléfonos

Proceso III. Liquidación del consumo día en el departamento Cantidad

CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROSCAPÍTULO

Por lo tanto el método de distribución por participación sobre las ventas no es lo suficientemente confiable ni recomendable en un buen sistema de contabilidad de costos. Modelo de distribución del servicio de energía más utilizado: Factura No. 40141 Usuario - Hoteles S.A. Período del: 17 de marzo al 23 de abril Lectura actual

628.756

Kw

720w

Lectura anterior

414.520

Kw

600w

Consumo

214.236

Kw

70.656w 170.081 w

Consumo:

Valor promedio Kw $75 Valor total del consumo ,$Hí'067.700

1


124

'.~:

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i:

. k'· ;¡]:

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Observaciones: La factura se recibió el 28 de abril .~, - ¿A qué período se le debe imputar si el intervalo de consumo está entre dos meses? Si se toman las ventas de marzo como base de distribución, a este mes no se puede ·~ aplicar pues ya se ha elaborado el cierre operacional Entonces no existe la relación de causalidad .

.... .... ....

Distribución del consumo de energía al 31 de marzo de 2002

--.. f"

.. V \

'

i

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Habitaciones

f'

:

ltems Ventas o/opart. Aplicado

AyB 250'

Lavandería 30'

Teléfonos

Administración

Total

20'

-0-

l.000'

7Cf'/o 11247

25%

3% 482

2%

-0-0-

lOCf'/o 16.067

4.017

321

Alimentos y bebidas Medidor principal

Habitación 700'

125

Lavandería

Administración y otros

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Aunque el departamento de teléfonos se considera operado, por prestar el servicio a 1 los huéspedes y a su vez genera gastos, su presupuesto de rentabilidad está basado en el · porcentaje de recargo por el servicio, por lo tanto la aplicación del consumo de energía sobre la venta resulta más costoso.

Medidores por centro de costo Para futuros proyectos de construcción de complejos hoteleros o similares del sector, es importante planear el control del consumo de energía en cada departamento operado y no operado para determinar el consumo y aplicar su valor real. Luego de un suficiente análisis de consumo y desperdicios de energía, es recomendable la implantación de este método pues la inversión en los ajustes de separación de acometidas para cada departamento y la instalación de medidores, se puede recuperar a corto plazo, ;, y así se obtendrá la información exacta de consumo por cada uno . Una de las funciones importantes del cargo de auxiliar de costos en su manual de funciones y procedimientos es la lectura de los medidores los días primeros de cada mes en las primeras horas de la mañana por departamento y principal para determinar el consumo real en los 30 o 31 días de cada mes. Mediante un formato especial de causación, se contabiliza con cargos a los departamentos operados y administrativos y se abona a la cuenta cuentas por pagar, costos y gastos por pagar, servicios públicos .

Teléfonos

Costo del servicio de teléfono La causación dentro del período de mes, es importante determinarlo mediante los siguientes métodos: • Según la factura de la empresa de teléfonos Sobre las ventas, menos el recargo porcentual • Las líneas que corresponden al conmutador para el servicio a los huéspedes que se facturen en un período dado es el costo directo del departamento. Cuando la facturación no se obtiene dentro del período de causación, el costo se determina así: Venta: que es igual al 100% más el porcentaje ( %) de cargo, donde 100% es =a l más porcentaje(%) de recargo. l+r: que es igual a 1% más el porcentaje(%) de recargo . Venta - - = Costo de venta l+r Ejemplo: Costo de llamada $4.358 más el 20% = 872, el total de la venta son $5.320

En el siguiente modelo de diseño general se observa la distribución a implantar tanto en construcciones antiguas o en proyectos a construir. La lectura del medidor principal debe conciliar con la sumatoria de los medidores departamentales.

C = Venta=~= 5.320 = .3 4 58 1+20 1.2 1.2

' l. CAPÍTULO VIL DISTR1BUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

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Así, según las habitaciones ocupadas, se determina: Cantidad de blancos (habitaciones) • Cantidad de lencería (restaurantes) Cantidad de uniformes de empleados fijos y temporales

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La base más importante para la determinación de las prendas a procesar es el volumen de ocupación.

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La dotación de prendas tanto de habitaciones, restaurantes y funcionarios o empleados, es mínimo de dos, más una reserva de reposición para casos eventuales que se mantienen en la ropería.

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Cantidad de prendas procesadas

Prendas de cada departamento, según el servicio:

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Para su distribución razonable, de acuerdo a la observación y análisis, se toman en cuenta las siguientes bases: • Cantidad de prendas por departamento Cantidad de prendas procesadas Veces del proceso por período Costo por prenda procesada

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Es un gasto-costo que presenta un importante porcentaje de participación en los costos por departamento de servicio, pues cada departamento, requiere de un servicio de lavado y planchado de prendas, siendo su aplicación indispensable para lograr el objetivo del costo-real.

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Gastos de lavandería

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En cuanto a cortinas, tapetes y carpetas, no todos los días se lavan y por su tamaño y cantidad de veces de proceso, así como las fundas, se toma por el equivalente a una sábana o a un mantel. Alimentos y bebidas (ventas) Manteles l Tapas Servilletas (4) Cortinas s /tamaño Carpetas s / tamaño Total prendas mesa 5

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RICARDO RODRIGUEZ VERA .

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129

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Uniformes de trabajadores del departamento, asumiendo el proceso de día-por-medio por la necesidad del servicio y presentación, se presenta una mayor rotación que en habitaciones siendo de:

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Semana = ]_ =4 ,666 veces por semana Día pro. 1.5

Cantidad de prendas por departamento Según los parámetros generales se obtiene esta información por cada departamento.

Para el ejercicio, tendríamos:

Habitaciones

Cantidad empleados _ ~ = ¡ 2,87 unifonnes - día 4,66 Veces por semana

Conociendo la ocupación diaria, se obtiene la cantidad de camas ocupadas y así la cantidad de prendas a enviar a la lavandería.

Lavandería Con el siguiente ejercicio, tomado del hotel modelo estudiado antes, el promedio de ocupación mensual es del 80% sobre una disponibilidad de 1.200 habitaciones dobles, . . . se logra entender el proceso:

Este departamento se puede considerar mixto, ya que presta el servicio a los huéspedes y a los demás departamentos, para el cual es necesario obtener el costo propio del departamento.

1.200 x 80% = 960 x 2 = 1.920 camas

Este costo se determina en el análisis de aplicación de gastos de lavandería, que se presenta mas adelante;

El promedio real de prendas por habitación de las 11, es de 6,5, según las consideraciones vistas, así se determina la cantidad de prendas por día:

Ropa de huéspedes y clientes: La cantidad de prendas se determina en el resumen de ventas con la sumatoria de las prendas de las facturas expedidas.

1.920 x 6,5 = 12.480 prendas - día (blancos) Uniformes de trabajadores del departamento, asumiendo el proceso cada dos días o sea tres veces por semana, y con una planta de 80 empleados, determina el promedio diario, así: Cantidad empleados Veces por semana

Para el ejercicio del modelo, se toma el promedio de esta ocupación de huéspedes que tomen el servicio, y así se determina la venta diaria o en el período:

80 .,, d' - = 27 un1tonnes - ta

l.200 x 80% = 960 x 2 = 1.920 huéspedes

3

l.920x30%=576 prendas-día

Alimentos y bebidas

El personal de empleados que laboran para el departamento, como: jefe del departamento, operarias, valets, utilizan el servicio para sus uniformes, regularmente tres veces por semana:

De acuerdo al promedio de ocupación y plan de alimentación que toman los huéspedes, con las variables posibles de mayor o menor cantidad de comensales, la cantidad de prendas (lencería) se determina según los métodos de control implantados. Sobre el modelo anterior se obtiene así:

Qu. _J2=4 uniformes-día Vs. - 3

1.200 x 80% = 960 x 2 = 1.920 huéspedes l.920 x 68% = 1.306 huéspedes y clientes Huéspedes clientes Huéspedes por mesa

1.306 - - = 326 mesas 4

Si cada mesa utiliza 3,5 prendas en promedio de las asignadas anteriormente. analizando todas las variables para el modelo de ejercicio tendríamos: Cantidad mesas

x

Teléfonos ~

El departamento de teléfonos utiliza el servicio de lavandería para su personal telefonista, por lo menos tres veces por semana. En este caso depende de factores como el tipo, color de uniformes y las políticas administrativas para el cambio de unifonnes diario o dos días de por medio, lo cual genera un mayor o menor servicio de lavandería. Igualmente puede ocurrir con el personal de recepción que pertenece al departamento de habitaciones (alojamiento).

promedio prenda

326 x 3,5 = 1.141 prendas - lencería

Q u. Vs.

=i =1,33 uniformes - día 3

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131



130

La sumatoria de todos los débitos o cargos nos determina el total de cargos en el período, como lo observamos en el siguiente modelo de cuenta corriente:

Administración El departamento de administración que se compone de varias secciones para la operación administrativa y de mantenimiento, utiliza el servicio de lavandería para los uniformes de su personal,que puede ser tres veces por semana. El personal de oficinas, por el tipo de uniformes que se les suministra (camisas, pantalones, zapatos o sólo camisas y uniformes completos para las damas) arreglan estas

31/ 01/02

Cargos en mes s / C. D. Cargos en mes s /C.D. Cargos en mes s /C. D.

02

280.000

04

2'934.558

05

53'249.383

Cargos en mes s / C. D. Cargos en mes s / C. D.

06

1'750.000

07

516.000

Cargos en mes s / C. D.

08

525.035

Cargos en mes s /C. D.

09

7'661.630

Q u. == 34 == 11,33 uniformes - día

En la determinación de la cantidad de prendas se observan las veces de proceso.

Costo por prenda procesada Es la base importante con la que obtiene el valor a aplicar a los departamentos operados y no operados, como objetivo del análisis de aplicación de gastos de lavandería, y se .·

Alojamiento

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obtiene con el siguiente procedimiento: • Determinar el total de débitos a la cuenta de gastos de lavandería. • Determinar el total de prendas procesadas en el período • Determinar el costo por prenda procesada • Obtener la aplicación a cada departamento.

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Lavandería

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Ingresos Eg-resos Mano de obra Salidas de almacén Depreciaciones Amortización cargos Alimentación al personal Causación de servicios públicos

Unifonnes Total Ropa de huéspedes

Determinar el total de débitos a la cuenta de gastos de lavandería El departamento de contabilidad registra por cada uno de los ciclos contables los débitos o cargos a esta cuenta, directamente por transacción o por resumen de un

C. D. No. 01 C. D. No.02 C.D. No.04 C. D. No.OS C. D. No.06 C. D. No. 07 C. D. No. 08 C. D. No. 09

Blancos Unifonnes Total Lencería

1

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Saldo

66'916.606

Determinar el total de prendas procesadas en el período Con la información de prendas por departamento, se clasifican por prendas de 1 departamento y uniformes, para obtener el total por departamento. La sumatoria de todos los departamentos, determina el total global de todo el hotel, así:

los diferentes departamentos.

1.

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elabore diariamente. También depende del método utilizado para determinar la aplicación del servicio a·

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Veces de proceso por semana o período Esta información es importante para el control en el lavado de los uniformes del personal de empleados, que de acuerdo a la sección y políticas de necesidad e imagen,

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mantenimiento y cocina de personal.

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prendas en casa. Las secciones que utilizan el servicio pueden ser: aseo, almacén o bodega,.

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61400520

61

Teléfonos Administración

Unifonnes Total Unifonnes Unifonnes Total prendas

374.400

- -900 375.300 -34.230

810 --35.040

---

17.280

- -120 -17.400 -40 --340 --428.120

Determinar el costo por prenda pro~esada El total de débitos o cargos en el período, sobre el total de prendas procesadas nos presenta el costo por prenda. Con la información del modelo-taller se observa:

66'916.606 428.120

$ l56,30338 costo -prenda

' l_ CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

132

Es un costo variable que se presenta de acuerdo al volumen de ocupación, pues todos J los departamentos participan de la prestación del servicio. · Resulta verdaderamente económico sostener o establecer este departamento, pues acuerdo a su costo no se puede conseguir más bajo y funcional para el hotel.

Débitos o cargos a: $ 58'660.658

Costo de alojamiento

dé~'

5'476.871

Costo de A y B

6.253

Gastos de teléfonos

-

53.146

Gastos operación I administración

Obtener la aplicación a cada departamento Como establecen las normas contables, la relación de causalidad es importante paral obtener la razonabilidad de los estados financieros, y mediante este tratamiento de costos'. lograr al máximo esta relación, por departamento de servicio, de acuerdo a las prendas", (piezas) procesadas en el período. '

Gastos de lavandería (aplicado)

Uniformes Total Lencería

AyB

Lavandería

Uniformes

Total débitos o cargos Menos: aplicado

Total (costo propio) !\

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Teléfonos Administración Totales

18.756 2'719.678

Uniformes

6.253

Uniformes

53.146

61400520 Detalles

31/ 01/ 02 Cargos en mes

126.606 2'700.922

Uniformes

61 Fecha

5'350.265

Ropa de huéspedes

2'719.678

La cuenta de gastos de lavandería presenta su saldo:

58'660.658

5' 476.871

$ 66'916.606 64'196.928

Costo propio en el período

$ 58'519.985 140.673

Total

64'196.928

Matemáticamente se presenta como el total de cargos en el período, menos el total aplicado a los demás departamentos, así:

Costo aplicado

Alojamiento

64'196.928 $ 64'196.928

Sumas iguales

Para obtener la aplicación a cada departamento se multiplica la cantidad de prendas q. (del servicio y uniformes) por el costo por prenda, como se presenta en el modelo: '

Blancos

133

$ 66'916.606


No. comp. 02

Debe

Haber

Saldo

280.000

Cargos en mes

04

2'934.558

Cargos en mes

05

53'249.383

Cargos en mes

06

1'750.000

Cargos en mes

07

516.000

Cargos en mes

08

525.035

Cargos en mes

09

7'661.630

Abono aplicado mes

10

66'916.606 64'196.928

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Dentro del registro o contabilización es importante discriminar los valores por cargo directo como: (blancos, lencería) al concepto de lavandería como se representa en el plan de cuentas, y los uniformes, a gastos de personal, lavandería de uniformes, como se presenta en el plan de cuentas. Costo propio del departamento de lavandería Al elaborar la distribución departamental, se incluye la del mismo departamento, pues contiene items como: • Ropa de huéspedes • Ropa de clientes • Uniformes

Estos conceptos son los que conforman elcosto propio y su valor se determina mediante su exclusión, en el registro, contabilización o comprobante de diario, de manera que el total de débitos o cargos, menos el abono por aplicación a los demás departamentos, determine el costo propio así:

Proceso de información y control de prendas

Todos los departamentos deben mantener inventarios para reposición de prendas para el servicio, así como los trabajadores, uniformes disponibles para evitar traumas en el servicio por imprevistos.

1

El formato Sl-03-01 servicio interno de lavandería se elabora con la información de las prendas que recibe diariamente, así como con las entregas procesadas, de manera que cada departamento conozca las prendas en proceso y el total procesado en el período . Este formato integrado recibe y reporta la información de todos los departamentos de servicio del hotel. Con el formato SI-03-01, se elabora el reporte diario de servicio interno RD-03-03 con el cual se obtiene el total de prendas recibidas y entregadas diariamente, y al cierre de mes el total del período como base de información para la liquidación del costo por prenda.

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135

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Para el proceso ágil de información los departamentos se codifican con los dos dígitos que se presentan en el plan único de cuentas para su nivel de departamentos así:

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Los valets encargados de recibir y entregar las prendas, son los responsables tanto de las mismas como de la información, soportando el correcto movimiento con las firmas de recibido y entregado de los funcionarios que intervengan en el ejercicio. La gerencia de operación, de acuerdo a las necesidades del servicio, asigna.los funcionarios para la labor de entrega y recibo de prendas en cada departamento y/o sección.

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Por tratarse de un reporte o documento para el manejo de dinero su flujo es:

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- Auditor nocturno (interno) para verificar el cargo a la cuenta del huésped. o registro de por caja. la. Copia - Contabilidad -Costos, para verificar fa contabilización o cargo a la cuenta del huésped (trasunto) y control de prendas día-mes. 2a. Copia - Consecutivo en el departamento como medida de control interno.

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entregadas de todas las habitaciones y, mediante la factura del servicio, se obtiene el valor de la venta diaria, cargada a cuentas de huéspedes o recibo por caja ..

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El control de ropa de huéspedes y clientes, se elabora en el reporte diario RD-03-04

reporte diario para ropa de huéspedes, que resume el total de prendas recibidas y

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Habitaciones Alimentos y bebidas Lavandería Teléfonos Operaciones de administraci-ón Sala belleza - Peluquería

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Flujograma de información departamento de lavandería

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Servicio interno blancos y uniformes ol i

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Servicio interno lencería y uniformes

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Servicio interno uniformes

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Hotel

Hotel

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Sobresábanas

Manteles (

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Reporte diario de prendas servicio interno Mes

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Original : Contab-costos la. copia : Consecutivo

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Original : Contab. 1a. copia : Auditoria 2a. copia : Consecutivo

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CAPITULO VIII PLAN UNIGO DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES -:._·,,

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l. PRESENTACION De acuerdo a las disposiciones del Decreto 265-0 de diciembre de 1993 y los decretos reglamentarios sobre el Plan Unico de Cuentas PUC para comerciantes, dentro del cual se clasifica nuestro sector, se asumen las cuentas específicas a nivel de Débitos (dehe) para Gastos y Costos y de créditos (haber) para egresos y causaciones. En el libro de contabilidad para el sector, se diseña y presenta el PUC completo. correspondiente a la contabilidad general, integrados los Gastos y Costos. Como rezan las disposiciones, se toman exactamente: Clase Grupo Cuenta Subcuenta

Primer dígito Dos primeros dígitos Cuatro primeros dígitos Seis primeros dígitos

A partir del séptimo dígito se clasifican las demás subcuentas como departamentos, grupos de gastos y costos y conceptos necesarias para la departamentalización .de Gastos y Costos de acuerdo a los diferentes servicios que presta el sector a huéspedes y clientes nacionales y extranjeros, como son: 05 1O 20 30 40/n

: : : : :

Departamento de Habitaciones o Alojamiento Departamento de Alimentos y Bebidas Departamento de Lavandería Departamento de Teléfonos Otros menores

. t.

140

CAPÍTULO VIII. PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES

Si es n~cesario, por el vo,lumen de operacio_nes, se asigna:á~ lo~ dígitosi correspondientes para: peluquena, salas de belleza, tiendas, sauna, p1scma, Jacussy y;if!.~ otros. Estos servicios se pueden tomar como secciones de un departamento dependiendol si son propios del ente económico, pues, para disminuir la carga de administración Y~i venta de ellos es funcional cederlos en concesión o arrendamiento. ·~~

Por lo tanto se establece el manejo de inventario por el sistema permanente, para integrar la cuenta de inventarios al proceso directo, siendo este método más eficaz para el mismo control de las materias primas en manejo de los costos.

141

3. PLAN DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES (RELACIÓN A GASTOS Y COSTOS)

-.·~

2. DETERMINACION DE LOS PARAMETROS DE DEPARTAMENTosJ. •;'; Se toma como base en el mismo orden y criterio el detalle de los conceptos de los1 gastos operacionales de administración, para aplicarlos a costo de venta y prestación det servicios dentro de la cuenta -614005- hoteleóa (específica del sector), que se subdivide'3 ., en departamentos, grupos y conceptos según el PUC-hotelero. 1 1

:¡

En la cuenta de hotelería, tanto en la contabilidad como en los costos y gastos, se~~ definen como conceptos: sueldos, seguros de incendio, reparaciones locativas, etcéteraii' con los últimos dígitos del código. La consolidación del sector para análisis y estadísticas'f nacionales requiere de esta codificación, unificando los criterios particulares y generales.? Ejemplo de presentación: J

6 61 6140 614005

Costo de venta Costo de ventas y prestaciones de servicio Hoteles y resturantes Hotel ería

Hasta este nivel y cuenta es la presentación del PUC en el D.2650 Dic. 1993. ::Ji l1 111

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¡¡¡¡ ~' ¡

Con el siguiente ordenamiento se presenta la clasificación del PUC-hotelero, en igual orden de grupos y conceptos de la cuenta 51, para efectos de consolidación, desde la cuenta 510503 en adelante ... 61400505 6140050505 614005050503

Costo de alojamiento o habitaciones Gastos de personal Salario Integral Etcétera.

Código

61 6140 614005 61400510 6140051001 614005100101 614005100102

Costo de ventas y prestación de servicios Hoteles y restaurantes Hoteleóa Costo de alimentos y bebidas Materia prima utilizada (consumo) Alimentos Bebidas

1455

Materiales, repuestos y accesorios

ACTIVO 11

Disponible

145505

Combustibles y lubricantes

1105

Caja

145525

Materiales y repuestos

110505

Caja general

145530

Loza y cristalería

110510

Cajas menores

145555

Dotación y sumistro a

145560

Elementos de ropería y lencería

1110

Bancos

111005

Moneda nacional

1110050/n

Nombres

13

Deudores

1305

Clientes

130505

Nacionales

13050501

Cuentas de huéspedes alojados

13050505

Cuenta de clientes factura

1399

Provisiones (Subcuentas y conceptos anteriores

14

Inventarios*

trabajadores

15

Propiedad planta y equipo

1536

Equipos de hoteles y

153605

De habitaciones

restaurantes 153610

De alimentos y bebidas

153620

De lavandería

153630

De teléfonos

153695

Otros

153699

Ajustes por inflación

1592

Depreciación acumulada

1405

Materia prima

159205

Construcciones y edificaciones

140501

Perecederos

159130

Equipos de hoteles y

14050101

Carnes, aves y pescados

14050103

Lácteos, derivados -

15923010

Maquinaria y equipo

14050106

Para obtener el total del costo en sus elementos en el departamento de alimentos y -~ bebidas se integran en la misma cuenta, así como aparece en el PUC-hotelero. ;:

Denominación

restaurantes

congelación

15923015

Huevos, pan, hielo

15923920

14050110

Otros

140505

No perecederos

14050501

Granos, enlatados, conservas, confiteria

Equipo de oficina ··Equipos computación y comunicaciones

15923040

Flota y equipo fluvial y/o

159265

Envases y empaques

maritirno

14050504

Bebidas - cigarrillos

1599

Provisiones

14050508

Materiales para aseo y

159904

Terrenos

empaque

159908

Construcciones en curso

159912

Maquinaria en montaje

159916


• Crear las necesarias según el PUC.

. 1. RICARDO RODRIGUEZ VERA.

142

159936

Equipos de hoteles y restaurantes

17 1705 170505 170510 170515 170520 170525 170535 170540 170545 1710 171004

Diferidos Gastos pagos por anticipado

171008 171020 171024 171032 171044 171060 171064 171095

Intereses Honorarios Comisiones Seguros y fianzas Arrendamientos Mantenimiento de equipos Servicios Suscripciones Cargos diferidos Organizaciones y preoperativos Remodelaciones Utiles y papelería Mejoras a propiedades ajenas Entrenamiento al personal Publicidad y propaganda Dotación y suministro a trabajadores Elementos de ropería y lencería Otros

21 2105 210505

Obligaciones financieras Bancos nacionales Sobregiros

22 2205 220501/n

Proveedores Nacionales Nombres

23 2335 233505 233510 233515 233520 233525 233535 233540· 233545 233550 23355001

Cuentas por pagar Costos y gastos por pagar Gastos financieros Gastos legales Libros, periódicos y revistas Comisiones Honorarios Servicios de mantenimiento Arrendamiento Transporte, fletes y acarreos Servicios públicos Energía

23355003 23355005 233555 2370 237005 237010

Acueducto Teléfono Seguros Retenciones y aportes de nómina Aportes al ISS Aportesal ICBF, Sena y Cajas de·; Compensación

25 2505 2510 251005 251010 2515 2520 2525 2535 2540

Obligaciones laborales Salarios por pagar Cesantías consolidadas Ley laboral anterior Ley 50 de 1990 Interés sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones consolidadas Cuotas partes pensión jubilación:

26 2605 260505 260510 260515 260520 260525 260 535 26053501 26053503 26053505 2610 261005 261010 261015 261020 261025 2620 2630

Pasivos estimados y provisiones

Indemnizaciones laborales

Para costos y gastos Intereses Comisiones Honorarios Servicios técnicos Transporte, fletes y acarreos Servicios públicos Energía Acueducto Teléfonos Obligaciones laborales Cesantías Interés sobre cesantías Vacaciones Prima de servicios Prestaciones extralegales Pensión de jubilación Mantenimiento de hoteles y restaurantes

5 51 5105 510503 510506 510512

GASTOS Operacionales de administración De personal Salario integral Sueldos Jornales


510515 510521 510524 510527 510530 510533 510536 510539 510542 510545 510548 510551 510557 510558 510559 510560 510563 510566 510569 510572 510575 510578 510581 510584 510587

Horas extras y recargos Viáticos Incapacidades Auxilio de transporte Cesantías Interés sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones Primas extralegales Auxilios Bonificaciones Dotación y suministro a trabajadores Cuotas partes de pensión de jubilación Amortización cálculo actuaria! pensión de jubilación Pensión de jubilación Indemnizaciones laborales Capacitación al personal Gastos deportivos y recreación

510588 510595

Aportes al JSS Aportes a cajas de compernsación Aportes al ICBF Aportes al SENA Aportes sindicales Gastos médicos y drogas Alimentación a trabajadores y funcionarios Lavandería- uniformes Otros

5110 511005 511010 511015 511020 511025 511030 511035 511095

Honorarios Junta directiva Revisoría fiscal Auditoría externa Avalúos Asesoría jurídica Asesoría financiera Asesoría técnica Otros

5115 511505 511510

Impuestos industria y comercio De timbres

143

511515 511525 511530 511540 511545 511570 511595

A la propiedad raíz De valorización De turismo De vehículos De espectáculos públicos !va descontable Otros

5120 512005 512010 512015 512025

Arrendamientos Terrenos Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Equipo de computación y comunicación Flota y equipo de transporte

512040 512095

Otros

5125 512505 512510

Contribuciones y afiliación Contribuciones Afiliaciones y sostenimiento

5130 513005 513010 513025 513030 513035 513038 513040 513045

Seguros Manejo Cumplimiento Incendio Terremoto Sustracción y hurto Hotelero Flota y equipo de transporte Flota y equipo fluvial y/o maritimo Responsabilidad civil y

513060

513-095

contractual Obligatoria de accidente de tránsito Otros

5135 5135-05 513510 513525 513530 513535 51354-0 513545 513550

Servicios Vigilancia Temporales Acueducto y alcantarillado Energía eléctrica Teléfono Correo, portes y telegramas Fax y telex Transporte, fletes y acarreos

513075

.1

-

.'.·~~~

.RICARDO RODRIGUEZ VERA ;,;

144

513555

Gas

513595

Otros

5140

Gastos legales

514005

Notariales

514010

Registro mercantil

514015

Trámites y licencias

514095

Otros

5145


5195 519505

Diversos Comisiones

614005050542

Prima extralegal

614005053010

614005050545

Auxilios

614005053025

519507

Tarjeta de crédito

614005050548

Bonificaciones

614005053030

Terremoto

519510

Libros, suscripciones, periodicos y revistas

614005050551

Dotación y suministro a

614005053035

trabajadores

614005053038

Sustracción y hurto Hotelero

519515

Música ambiental

614005050557

614005053095

Otro

519516

Decoración Gastos de representación y

Cuotas partes de pensión de jubilación

614005050558

Amortización cálculo actuaria!

519520

Mantenimiento y reparaciones 519525

relaciones públicas Elementos para aseo

Pensión de jubilación 614005050559

Cumplimiento Incendio

6140050535

Servicios

614005053505

Vigilancia

614005053525 614005053530

Acueducto y alcantarillado Energía eléctrica

614005053595

Otros

6140050545 614005054505

Mantenimiento y reparaciones Terrenos

514510

Terrenos Construcciones y edificaciones

519526

Servicios médicos y drogas

614005050560

Indemnizaciones laborales

514515

Maquinaria y equipo

519529

Gastos bancarios

614005050563

Capacitación al personal

514520

Equipo de oficina

519530

Equipo de computación y

519535

Utiles, papelería, fotocopias Combustibles y lubricantes

614005050566

514525

614005050569

Gastos deportivos y recreación Aportes al ISS

comunicaciones

519550

Implmentos para deporte y

614005050572

Aportes a cajas de compensación

614005054510


recreación

614005050575

Aportes al ICBF

614005054535

614005050578

Aportes al SENA

Equipos de dotación de habitaciones'

514505

514535

Equipo de hoteles y resiaurantes'

519565

Parqueaderos

514540

Flota y equipo de transporte

519595

Otros

514545

Flota y equipo fluvial y/o marítimo

5199

Provisiones

5150

Adecuación e instalación

519905

Inversiones

515005

Instalaciones eléctricas

519910

515010

Arreglos ornamentales

519915

Deudores Propiedades planta y equipo

519995

Otros activos

515015

Reparaciones locativas

515095

Otros

5155 5160 516005 516010 516015 516020

Gastos de viaje Depreciaciones Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Equipo de oficina Equipos de computación y

516030

comunicación Equipo de hoteles y

516035 516040

restaurantes' Flota y equipo de transporte Flota y equipo fluvial y/o marítimo

5165 516510 516595

Amortizaciones Intangibles Otras

l. Para este departamento se consideran incluidos todo

los relacionados

6

COSTO DE VENTAS

61

Costo de ventas y prestación

6140

de servicios Hoteles y restaurantes

61400505

Hotelería Costo de alojamiento

6140050505

Gastos de personal

614005

614005050503

Salario integral

614005050506 614005050512

Sueldos Jornales

614005050513

Sueldos temporales

Pensión de jubilación

614005050581

Aportes sindicales

614005050584

Gastos médicos y drogas

614005050587

Alimentación a trabajadores y funcionarios

614005050588

Lavandería- uniformes

614005050595

Otros

6140050515

Jmpuestos2

614005051505

Industria y comercio

614005051515

A la propiedad raíz

614005051525

Valorización

614005051530

De turismo

614005051570

Iva descontable

614005051595

Otros

6140050520

Arrendamientos Terrenos

614005055005

614005052010 · Construcciones edificaciones 614005052015 Maquinaria y equipos de dotación 614005052095 Otros

614005050515

Horas extras y recargos

614005050524

Incapacidades

6140050530

Seguros

614005050527

Auxilio de transporte

614005053005

Manejo

614005050530 614005050533

Cesantías Intereses sobre cesantías

614005050536

Prirnade servicios

614005050539

Vacaciones

' Se pueden proporcionar sobre las ventas para cada concepto ' Si es necesario abrir los conceptos discriminados

6140050560

Depreciaciones

614005056005

Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo

614005056010 614005056030

Equipo de dotación de habitaciones'

6140050595

Diversos

614005059515

Música ambiental Decoración

614005059516 614005059519

Servicio médico y drogas

614005059524

Dotación de cristalería para habitaciones

614005059525

Elementos para aseo y dotación de habitaciones

614005059526

Atención a huéspedes

614005059527

Comisiones agencias de viaje Blancos - ropería

614005059528

(dotación y consumo) 614005059530

Utiles y papelería

614005059580

Lavandería - aplicado de ropería

614005059595

Otros

61400510

Costos de alimentos y bebidas

6140051001

Costo de materia prima utilizada (consumo)

614005100101

De alimentos

145

614005100102

De bebidas

6140051005 614005100503 614005100506 614005100512 614005100513 614005100515 614005100524 614005100527 614005100530 614005100533 614005100536 614005100539 614005100542 614005100545 614005100548 614005100551

Gastos de personal Salario integral Jornales

11:

!I

ii

horas extras y recargos Incapacidades Auxilio de transporte Cesantías Interés sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones Primas extralegales Auxilios Bonificaciones Dotación y suministro a

614005100557 614005100558

de jubilación Amortización cálculo actuaria! Pensión de jubilación Indemnizaciones laborales Capacitación al personal

6140051015 614005101505 614005101515 614005101525 614005101570 614005101595

Terrenos ,, Construcciones y edificaciones'\.

614005109525 614005109526

Maquinaria y equipos de

Seguros

6140051035 614005103505 614005103525 614005103530 614005103535 614005103555 614005103560 614005103595

Servicio

6140051045 614005104505 614005104510 614005104535

Aportes al ISS Aportes a cajas de compensación

614005109527 614005109528

Aportes al ICBF Aportes al SENA

Manejo

614005109530 614005109545 614005109580

Cumplimiento Incendio Terremoto

614005109585

Alimentación a trabajadores y Lavandería - uniformes Otros Impuestos' Industria y comercio A la propiedad raíz Valorización Iva descon tab 1e Otros

6140051060 614005106005 614005106010 614005106030 614005106035 6140051095 614005109515 614005109516

Lencería, mantelería (dotación Utiles y papelería Taxis, buses, acarreos Lavandería - aplicados de Utensilios para cocina y restaurantes

Vigilancia Acueducto y alcantarfüado

614005109598

Energía eléctrica

61400520


Gas Publicidad y propaganda

6140052003

Costo de materiales para

Otros

6140052005 614005200506 614005200512 614005200513 614005200515 614005200524 614005200527 614005200530 614005200533 614005200536 614005200539 614005200542 614005200545 614005200548 614005200551

Aplicaciones de alimentación al personal (cr)

Teléfono lavado

Mantenimiento y reparaciones Terrenos Construcciones y edificaciones.},; Equipos de cocina y

. .,_ -¡ lt

':?-

Adecuación e instalación Instalaciones eléctricas Arreglos ornamentales Reparaciones locativas

Aportes sindicales Gastos médicos y drogas

Comisiones agencias de viajes•

lencería

Sustración y hurto

Depreciaciones Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo 5 Equipos de cocina y restaurantes ; Flota y equipo de transporte Diversos Música ambiental Decoración

4 Se pueden proporcionar sobre ventas. Para restaurantes es directo. 5 Si es necesario abrir los conceptos discriminados.

,,

Jornales Sueldos temporales Horas extras y recargos Incapacidades Auxilio de transporte Cesantías Interés sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones Primas extralegales Auxilios Bonificaciones Dotación y suministros a

614005200557

Cuotas partes de pensión

147

Gastos deportivos y recreativos Aportes al ISS Aportes a cajas de compensación

614005200575 614005200578 614005200581 614005200584 614005200587 614005200588 614005200595 6140052015 614005201505 614005201515 614005201525 6140052020 614005202005 614005202010 614005202015

Gastos de personal Sueldos

trabajadores

·-

614005200566 614005200569 614005200572

Atención a huéspedes -

consumo)

restaurantes'

6140051050 614005105005 614005105010 614005105015

Elementos de paseo clientes

Otros

6140051030 614005103005 614005103010 614005103025 614005103030 614005103035

Dotación vajilla, cubiertería y cristal

restaurantes

614005102095

Gastos deportivos y recreación

funcionarios

614005100588 614005100595

614005109524

Arrendamientos

Sueldos temporales

pensión de jubilación

l'iT !;

6140051020 614005102005 614005102010 614005102015

Sueldos

trabajadores Cuotas partes de pensión

614005100559 614005100560 614005100563 614005100566 614005100569 614005100572 614005100575 614005100578 614005100581 614005100584 614005100587



146

Aportes al ICBF Aportes al SENA Aportes sindicales Gastos médicos y drogas Alimentación a trabajadores Lavandería - uniformes Otros Impuestos• Industria y comercio A la propiedad raíz Valorización Arrendamientos' Terrenos Construcdones y edificaciones Maquinaria y equipos de lavandería

6140052030 614005203025 614005203030 614005203035 6140052035 614005203525 614005203530 614005203555 6140052045 614005204505 614005204510 614005204535

Seguros Incendio Terremoto Sustracción y hurto Servicios Acueducto y alcantarillado Energía eléctrica Gas Mantenimiento y reparaciones TeO'enos Construcciones y edificaciones Equipos de lavandería

6140052050 614005205005 614005205015

Reparaciones locativas

6140052060

Depreciaciones

Adecuación e instalación Instalaciones eléctricas

jubilación

614005200558

Amortización cálculo actuarial

614005200559 614005200560 614005200563

Pensión de jubilación

pensión de jubilación Indemnizaciones laborales Capacitación al personal

6 Si es departamento, se proporciona. Si es restaurante será sobre su venta total. 7 De acuerdo a las condiciones {!el ente económico establecer la proporción

. l.

148

614005206005

Costrucciones y edificaciones

614005206010

Maquinaria y equipo

6140052095 614005209530 614005209535 614005209598

Diversos Utiles y papeleria Combustible y lubricantes Aplicaciones a otros departamentos (cr.)

61400530

Gastos de teléfono

6140053004

Costo del servicio teléfonico

6140053005 614005300506 614005300513

Gastos de personal Sueldos Sueldos temporales Horas extras y recargos

614005300515 614005300524 614005300527 614005300530 614005300533 614005300536 614005300539 614005300542 614005300545 614005300548 614005300551 614005300557 614005300558 614005300559 614005300560 614005300566 614005300569 614005300572 614005300575 614005300578 614005300581 614005300584 614005300587 614005300588 614005300595

Incapacidad Auxilio de transporte Cesantías Interés sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones Primas extralegales Auxilios Bonificaciones Dotaciones y suministros a trabajadores Cuotas partes de pensión jubilación Amortización cálculo actuaria! pensión de jubilación Pensión de jubilación Indemnizaciones laborales Gastos deportivos y recreación Aportes al ISS Aportes a cajas de compensación Aportes al ICBF Aportes al SENA Aportes sindicales .Gastos médicos y drogas Alimentación a trabajadores Lavandería-uniformes Otros

6140053020 614005302015

Arrendamientos Equipos de comunicaciones

6140053030 614005303025 614005303030 614005303035

Seguros Incendio Terremoto Sustracción y hurto

6140053035 614005303525 614005303530

Servicios Acueducto y alcantarillado Energía eléctrica

6140053045 614005304535

Mantenimiento y reparaciones 't~~,., Equipos de comunicación

6140053060 614005306010

Depreciaciones Equipos de comunicaciones

61400530195 614005309530

Diversos Utiles y papelería

CAPITULO IX CONTABILIZACION DE LOS COSTOS l. DEFINICION Como en todo ente económico el resultado operacional está soportado por el Estado de Costos, que presenta detalladamente la información de lo que fue necesario pagar y causar para producir un bien o prestar un servicio, mediante el proceso contable. Como se ha insistido la contabilidad debe integrar la información detallada de todos los Costos y Gastos incurridos para la presentación real y razonable de los Estados Financieros. Esto quiere decir que no puede existir un Departamento de Costos independiente del Departamento de Contabilidad, porque se perdería tiempo en la conciliación de resultados o se reportarían inconsistencias inútiles, pues desde el momento de la causación de un costo o gasto, su registro es igual para todas las secciones que intervienen en el proceso. Por lo tanto la contabilización o registro tiene su fuente en el Departamento de Contabilidad, que distribuye a las demás secciones la información necesaria para su análisis y reporte.

2. METODOS DE CONTABILIZACION • Individual • Comprobante de diario Depende del sistema de contabilidad establecido, los Costos y Gastos se registran de manera individual por cada transacción, ,o por resumen de un comprobante de Diario de cada eiclo de la contabilidad.

1

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. l. RICARDO RODRIGUEZ VERA·:

150

Individual

¡ fi

1

-¡

Corresponde al registro de cada transacción sobre los documentos soporte a un sistema integrado o por módulos contables, que al final del período presentan el resultado prediseñado en el programa. Con el plan de cuentas diseñado para el sector de hoteles y restaurantes y similares, se codifica cada documento según los ciclos contables de la operación.

1 II III IV

Ingresos Egresos Compras - Inventarios Nómina

Ventas, recaudo deudores Pagos, costos gastos Todo el ciclo Mano de obra

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Fecha: 11 mayo 2002 Por: A favor de: Talleres de refrigeración Ltda.

Por la suma de: Doscientos cuarenta mil setecientos veinte pesos m/cte. Cta. No. 1422-4710-1

Código

Detalle

614005104515

Ingresos: Se pueden generar comisiones por tarjetas de crédito. descuento en · deudores, pérdidas menores, gastos menores oca~ionales. II Egresos: Todas las erogaciones por pagos (cheques girados y cajas menores)\ que afectan costos y gastos III Inventarios: Por las compras de productos que por necesidad o volumen no se . integran al inventario sino que se consideran como costo o gastos directos (provisiones o materiales - directos) IV Nómina: El salario devengado por cada empleado y/o funcionario, que liquidada. la carga prestacional, conforma la mano de obra. como costos o gastos. ·

I Ingresos (recaudo de dineros y causación de gastos por comisión. en taryetas de crédito) '

Recibido de: Mario Alzate G. Cta. No. Habitación: 315B

J

Parcial

Debe

Haber

Reparar congelador de cocina

267.466

1110501

Egreso

236525

Retefuente serv.

Yo. Bu.

240.720 26.746 267.466 267.466

Recibí _ _ _ __

Contabilizó

No. NIT 800172441-9

El modelo de Ingresos de Mercancías se puede membretear de varias maneras con igual concepto, así como el diseño se puede ajustar a las necesidades del establecimiento. • Recibo de mercancías Entradas a almacén • Entradas a bodega • Recepción de materiales y provisiones • Ingreso de materias primas

Recibo de caja No. 00001

i.

Cheque No._784735

III Inventarios - Compras (Crédito - Contado) Como modelo del proceso contable para el registro de los costos y gastos se diseñan · los formatos que cada ciclo requiere a través de un solo medio de registro y que de, 1 acuerdo al avance del mismo programa se puede imputar directamente al sistema, en el. ' . mismo momento de la causación.

Hotel Pio V

...

$240.720

Hotel Pio V Comprobante de pago No. 00016

1

'1:¡

151

JI Egresos (pagos ... de mantenimiento y reparaciones, equipo de cocina y restaurantes, arreglo de congelador)

Banco Colón

Dentro de cada ciclo de la operación se dan costos y gast~s que se registran individualmente por soporte o comprobante y se presentan así:

¡(!

CAPÍTULO IX. CONTABILJZACIÓN DE LOS COSTOS

1

Código

Detalle

110505

Tarjecred

DMA 11 05 02

0009

---

Por concepto de: Parcial

Pago

Debe 1 Haber 455.468

7% tarjecred

1 519507 13050501 Cta. 0009- h. 315b

Hotel Pio V Entrada a almacén No. Recibido de: Tubos Mure S.A. Destino: Lavandería Código

Cantidad

Und.

Descripción

614005205015

10

Und.

Tubos de 8"

34.282

Auditor

Precio

Valor

unidad 1 489.750

489.750 1 489.750

Cajero

O. C. No. _fllJ_ 1 D J M 1 A 11¡05¡02 Fact. No. 041271

Contable

Almacenista

8.000

80.000

.t

152

RICARDO RODRIGUEZ

VERA

Para el departamento de contabilidad debe adjuntar: • Copia de la orden de compra. • Factura original del proveedor

Depreciación:

El diseño del formato debe contener la información necesaria y se puede ajustar a las.' necesidades del establecimiento. El documento soporte de salida de inventarios, se puede membretear de varias maneras, con el mismo concepto, así como el diseño del formato, adaptarlo a las necesidades del. establecimiento. • Remisión de materiales • Entrega de materiales Salida de materiales para...

Hotel Pio V Remisión de provisiones y materiales No. 00010 Departamento: Habit. - 05 Requisición No ....Q!.±!_ D M A Destino: Dotación habitaciones 11 05 02

~~~-

Observaciones:-----------------Precio Valor Código Cantidad Und. Descripción unidad 150

1405050816

35

1405050821

300

Rol Caja

Papel higiénico Kleenex

Und. Jabón baño Total

Entrega----- Recibe _ _ _ __

153

El registro o contabilización individual, corresponde al cargo a cada departamento, según los parámetros y bases diseñadas según el concepto a aplicar como:

Inventarios - Salidas de provisiones y materiales El segundo informe en el proceso de inventarios, corresponde a la salida de provisiones y materiales que se soporta mediante la remisión o entrega, registrando los cargos o débitos a las cuentas de costos y gastos.

1405050814

CAPÍTULO IX. CONTABILIZACIÓN DE LOS COSTOS

261 416

39.150

81

24.300

14.560 78.010

Contab. _ _ __

IV Mano de obra Con la liquidación del salario devengado por cada trabajador, reportado por la sección de personal, el sistema determina la carga prestacional como complemento de la mano de obra, según el Capítulo IV, que imputa al departamento correspondiente.

V Causaciones - costos y gastos Este capítulo presenta el análisis de causación de todos los demás cargos a Costos y Gastos como: Depreciación • Gastos pagos por anticipado • Gastos de alimentación a empleados • Causación de servicios públicos • Aplicación de gastos de lavandería

• Edificios y construcciones: Area ocupada Costo por metro Total del Costo Vida útil Adiciones

• Equipos de hoteles y restaurantes: Equipos de dotación por departamento Costo Vida útil Adiciones

• Equipos de comunicación y computo: Equipos por departamento Costo Vida útil Adiciones

• Equipo de transporte: Por departamento Costo Vida útil

Gastos pagos por anticipado: !

Según cada concepto se determina el plazo proyectado a amortizar, manteniendo t:I control de los meses causados y los pendientes, así como las adiciones que se incorporen a los mismos conceptos, aplicado por Departamento.

Cargos diferidos: corresponde a los traslados internos por dotaciones según los conceptos en las remisiones de entrega y con cargos a los departamentos que se afecten.

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Aplicación de gastos de alimentación a empleados: Según los métodos de valuación de los alimentos suministrados a empleados y funcionarios que pueden ser: • Estimados • Sobre remisión diaria • Sobre promedio de suministro mensual Se establece el carg·o a cada departamento sobre el número de empleados y el número de días de suministro.

Causación de servicios públicos: Determinados los parámetros para la información del consumo acueducto, energía y otros servicios, se imputa a los departamentos correspondientes, como complemento dt: causación total de costos y gastos en el período. Registrado todo el proceso contable integrado a los costos se obtiene la información pormenorizada como anexos a los estados financieros y de pérdidas y ganancias con las variaciones, y análisis por conceptos, grupos y cuentas del resultado operacional por departamento.

Aplicación de gastos de lavandería: Cierra el ciclo de causaciones.

1

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154

RICARDO RODRIGUEZ VERJX

Comprobantes de diario Este método se obtiene por: • Resumen diario operacional • Resumen mensual operacional

1¡,1

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IJ¡

Que a través de la contabilidad sistematizada por módulos o manual en la cual el . volumen de transacciones es importante, el registro a los libros de c~stos y gastos se · elabora con el comprobante de diario como resumen del movimiento del período, determinando, al final del registro, el total tanto del período presente como el acumulado. Aunque existen modelos estándar para los comprobantes de diario, éste se ajusta a las necesidades del plan de cuentas por los diferentes parciales que maneja, de acuerdo · a los niveles del PUC-hotelero, así:

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Comprobante de diario

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No. ~

Para contabilizar, Código 1 Cuentas - Detalles

l1r,

TALLER DE COSTOS HOTELEROS

Hotel Pio V

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El • • • •

Parciales

Debe

Haber

libro de costos presenta un diseño general para todo el proceso - registro de: Clase Grupo Cuentas Subcuentas, grupo de costos, conceptos.

El modelo se diseña tanto para sistemas como para manual, que para efectos de Informes su organización está preconcebida. Código

Nombre

614005100506

Sueldos

Fecha

Detalle

No. com.

Debe

CAPITULO X

Haber

Saldo

Se presenta para un hotel modelo todo el proceso operacional -de costos y gastos de un establecimiento de 50 habitaciones, con el objeto de procesar la información de cada ciclo, hasta determinar, mediante la contabilización, el infonne de costos de la operación de un periodo. Como parte complementaria del análisis de los costos se diseñan preguntas dirigidas hacia el resultado y sus soluciones para obtener el objetivo central de la presente obra, el análisis del costo. El enfoque del taller es la práctica de lo expuesto en los capítulos anteriores del cual se obtendrá un estado de resultados hoteleros diseñado en el libro de contabilidad hotelera aplicada.

l. INFORMACIÓN GENERAL PARA INGRESOS {VENTAS) Hoteles R.R.V. & Cía Ltda. 50 Habitaciones de dos (2) camas Promedio de ocupación para el período 98% Tarifa de alojamiento: $125.000(2 personas) Seguro hotelero $ 235. por huésped Tarifa para alimentos y bebidas: Plan A: $32.000 por huésped diario Plan E: $41.000 por huésped diario Promedio de venta del 98% para el Plan A: 45% Promedio de venta del 98% para el Plan E: . 55% Servicio de lavandería: Promedio de venta del 98% de ocupación: 32% Promedio por huésped: $3.800

.... ...... ..... .... ...... ...... ....... ... l :J ...... .

157

CAPÍTULO X. TALLER DE COSTOS HOTELEROS

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m~,:1: P-9,11

1~t1

Servicio de teléfono: Promedio de venta del 98% de ocupación Promedio de utilización del servicio por huésped

Varios Dr. Peter Causz

28% $1.814 (incluido el recargo)

Caris Almacenes Almacén Spring

Sobre el valor facturado por la empresa de teléfonos se cobra el 20% de recargo Se deben liquidar 31 días Forma de cancelación de las cuentas de los huéspedes (pago): En efectivo: 51 % del total causado en el período Tarjetas de crédito: 39% del total causado en el período Clientes factura: 10% del total causado en el período

1001

1501

Con los parámetros descritos se obtiene: • Gastos por comisión •Ocupación en el periodo • Presupuesto para el pago de seguro hotelero corno riesgo • La venta de alimentos y bebidas para determinar un costo del 38% • El total de ventas en el período • Determinar el IVA sobre servicios gravados

1801

.'i

2. REGISTROS DE GASTOS POR:

2201 2501

•Comisión tarjetas de crédito

3. INFORMACIÓN DE EGRESOS (PAGOS DE COSTOS Y GASTOS) :

47891 47894 47918 48106

Taller Centrales Luis Cadena Germán Botero Daniel Pérez

48118

Rafael Arias

48122 48131

Tesorería Distrital JaimeUribe

48133 48149 48154 48155 48157

Trío Costa Azul Alicia Flores Imusa'r TridenRep's Pintulux

Banco first hotele 's Fecha 0201 0401

No.Cheque 47873 47874

Beneficiario EL TIEMPO Carlina Díaz, directora operativa Drogas Rosas Varios Correos Nacionales Decor' s Ltda. Almacén Tía Varios Varios Almacén Spring Febor Decor's OsterLtda. Decor's

Concepto Avisos de buffett para día de reyes Reembolso de caja menos así: Drogas para gerente Transporte mensajero Port de cartas Flores para Administración Ambientador Fotocopias Administración Servicio parqueo gerente Bolas ping pong para empleados de alojamiento Droga para camarera Flores recepción y corredores de habitaciones Repuesto para licuadora Flores para restaurante

Valor 475.000

2701 3001

48201

Freon 12-X

48212

Agencias eléctricas

Transporte cheff, evento Consulta médica a jefe de lavandería Guantes para lavandería Uniformes para equipo de empleados de teléfonos en ping pong Reparación de centrifuga Polvo de ladrillo Bonificación mesero Reparar máquina de escribir de gerencia Bonificación jefe Mantenimiento Impuesto de camioneta Seminario relaciones humanas para personal habitaciones y A y B Música en restaurante Bonificación telefonista Ollas para cocina Repuesto computador Pintura para oficinas de administración Gas para equipos de aire Acondicionado habitaciones Accesorios para insta!ación máquina lavadora

32.000 126.000 57.500 118.000 12.100 118.000 15.000

4. REGISTRO DE COSTOS Y GASTOS POR EGRESOS ASI:

3.200 19.800

S. INFORMACIÓN PARA MOVIMIENTO DE INVETARIOS

119.000 72.900 146.500

10.000 25.000 14.700

45.000 289.200 112.000 20.000 49.000 30.000 182.000

250.000 350.000 15.000 129.400 118.200 97.000 84.000 272.000

• Codificar cada transacción según concepto y criterio • Según sistema de contabilidad de costos: registro individual o por comprobante de diario Cuestionario: 1. ¿Qué importancia tiene el plan de cuentas establecido para el sector? 2. ¿Qué bases y criterio toma usted para aplicar el código a cada registro?

Se ha establecido el control de invetarios por el sistema permanente, por lo tanto siempre se tendrán inventarios iniciales en cada período mensual, y mediante el resumen del juego de inventarios (permanente) se determinan los consumos de provisiones y materiales, aplicados a cada departamento.

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158

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Cuestionario: 3. Si dentro del total de provisiones y materiales consumidos, se determina el costo real de ventas de A y B, ¿cuál es el porcentaje del costo? 4. Si no existe cocina separada para alimentación al personal, ¿cómo se determina el costo de ventas en A y B?

Inventario inicial al 01/01/02

li

$ 12'000. Perecederos $ 72'000. No perecederos 8'250. $ Combustibles y lubricantes Repuestos, materiales y accesorios $ 30'000. $ 10'000. Loza y cristalería

11·,

$

Dotación a trabajadores Ropería y lencería Compras en el período: De contado (egresos)$

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Perecederos

No perecederos

Loza cristal

2'024

1'365

70.

1'690

540.

A crédito

Perecederos No perecederos

r:.

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1:1

1i1

Nómina No. 1

$10'235. $36'714.

4 4

Del total corresponde al 38% de las ventas de A y B y la diferencia como materiales de aseo y dotación para los demás departamentos que se distribuye así: '

~

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'

• Habitaciones: Ocupación disponible O.D. 50 habitaciones % de ocupación en el período =98% Eficiencia = 1 camarera hace 1 habitación en 30 minutos

Consumo determinado por la sumatoria de las salidas o remisiones de almacén hacia 1 todos los departamentos para consumo y/o dotación así:

.:¡

ti,,

La planta de personal, depende directamente del % de ocupación:

$ 51'860.

Hj

1

6. INFORMACION PARA MANO DE OBRA

19'000.

Código

Departamento

% Aplicación

51 05

Operac. Admón. Alojamiento AyB Lavandería Teléfonos

16% 52% 11% 21% 0%

10

20 30

Aplicación y registro del consumo de provisiones y materiales, mediante: • Análisis de juego de inventarios • Distribución de costos directos y aplicación a otros departamentos • El costo directo de A y B es el 38% de las ventas • Los combustibles se aplican a Gastos operacionales de Administración subcuenta •

1

3

Código

Departamento

% Aplicación

51 05 10 20

Operac. Admón. Alojamiento AyB Lavandería

42% 38% 15% 5%

Sueldo básico 700.000 160.000 150.000 750.000 300.000 450.000

14

• Alimentos y bebidas: Análisis de necesidad de personal: Ocupación disponible O.D. = 98 huéspedes Cada mesa tiene 4 puestos =25 mesas Cada mesero sirve a 4 mesas = 7 meseros Nómina No. 1

que le corresponda Los materiales repuestos y accesorios se aplican a todos los departamentos según la siguiente distribución:

Puesto de trabajo Ama de llaves Camareras Botones Jefe recepción Recepcionistas Auditor nocturno

7 3 1 2

-181

Puesto de trabajo Cheff de cocina 2º cheff de cocina Maitre Meseros Ayudantes de cocina Cajero restaurante Stwars Barman Ayudante bar

Sueldo básko 700.000 450.000 700.000 180.000 150.000 210.000 150.000 280.000 180.000

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RICARDO RODRIGUEZ

Lavandería: De acuerdo a la disponibilidad de ocupación y categoría del Hotel, así como de l maquinaria, se establece la necesidad de personal. Nómina No. l 3 3 2 9

•

Puesto de trabajo Jefe Operadoras lavadora Operadoras plancha Valets

Sueldo básico 300.000 160.000 160.000 150.000

Teléfonos: Para cubrir el tumo diario, descansos y eventualidades se mantiene regularmente 3 telefonistas. Nómina No. 3

Puesto de trabajo Telefonistas

Sueldo básico

'·


Liquidar:

•

161

La Carga prestacional por: Aportes parafiscales según las normas. Prestaciones sociales, según las normas y las extralegales si existen.

Con el resumen y análisis de salarios y carga prestacional presentado antes, se obtiene la mano de obra a registrar. Cuestionario: 5. ¿Cuál es el costo de mano de obra de una habitación? 6. ¿Cómo se conforma la mano de obra? 7. ¿Cuál es la incidencia porcentual de la carga prestacional sobre el total de la M.O.?

7. INFORMACION PARA DEPRECIACION • De construcciones y edificios: Con el plano de distribución del área y sus correspondientes valores se determina la depreciación según los años de vida útil de estos bienes de uso.

180.000

Plano de distribución de áreas por departamento •

Administración: El organigrama de dirección y mando está demarcado por la categoría del hotel y su imagen de mantener la excelencia del servicio:

2

35M 2 1,97%

Alimentos y bebidas

Administración

388M 2

254M 2

21,8%

14,28%

Nómina No. 1

l 1 2 2 2 1

4 16

Puesto de trabajo Gerente general Director operativo Contador Auxiliares contabilidad Secretarias Almacenista Ayudantes almacén Cajero general Jefe mantenimiento Auxiliar mantenimiento

1.102M Sueldo básico 1'800.000 1'200.000 900.000 350.000 250.000 350.000 150.000 450.000 600.000 160.000

Liquidación de mano de obra Liquidar:

• Sueldo básico sobre 30 días. • Auxilio de transporte a quienes tengan derecho. (Revisar tabla de salario mínimo según los básicos establecidos en este modelo). • Recargo nocturno, según tumos asignados y reportes de las tarjetas de control. • Dominicales y festivos compensados con un día entre semana por un descanso, según las normas laborales vigentes. • Determinar el salario devengado.

Lavandería

Habitaciones

61,95%

Total de metros cuadrados Precio promedio del M 2

l.779M 2 $1.114.000

8. DETERMINAR LA DEPRECIACION EN EL ANALISIS DE DEPRECIACION PARA APLICACION DEPARTAMENTAL Cuestionario: 8. ¿Qué sucede si no se aplica la depreciación a cada departamento? 9. ¿A qué departamento le cargaría la depreciación total? l O. ¿Cuál es la depreciación causada en una habitación por: edificios? equipos de dotación? l 1. ¿Cuál sería la depreciación aplicada en el departamento de alimentos y bebidas a un plato servido en un mes?

. 1.

162


9. INFORMACION PARA ANALISIS DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO PARA APLICAR A: • Honorarios: Pago a profesionales asesores en establecimientos hoteleros, como derechos legales e inicia de la empresa; a amortizar a 12 meses $7'000.000 • Seguros: Sobre la base del costo de los activos de operación, según su estado de conservación (nuevos) por los porcentajes de riegos, de:

Construcción edificio-equipos: Incendio-terremoto Sustracción-hurto Hotelero (365 días)

$34'889.588 $5 '041.296 O.D. ($235) amortización a 12 meses

• Gastos organizacionales y preoperativos: Durante el montaje preoperacional, se incurrió en gastos que por su importancia, se acordó amortizar a 48 meses por pago como:

Estudio de factibilidad, asesoría del proyecto, licencia, derechos notariales, escrituras y derechos de servicios por $49'472.000 • Cargos diferidos: En la información de- inventarios se obtiene el valor de los cargos a amortizar según los plazos de reposición y la siguiente información complementaria. Dotación de blancos y/o ropería para habitaciones, manteniendo dos juegos disponibles en ropería y uno en uso por habitación. 300 Cubrelechos 300 Sábanas 300 Sobresábanas 300 Juegos de fundas (2) Costo promedio por prenda


163

10. INFORMACION PARA ANALISIS Y APLICACION DE ALIMENTACIÓN AL PERSONAL Bases: Número de empleados por departamento (según nómina) Días de suministro al mes (26 días) Costo diario de comidas por empleado $1.124 Costo diario de alimentos de funcionarios $3.793 Elaborar el análisis según el modelo visto antes.

Cuestionario: 14. ¿Qué incidencia puede tener en los costos, si no se aplica este costo a cada departamento que lo cause? 15. ¿Cómo se trataría contablemente un valor mínimo·que se cobrara a los empleados, para que no convierta en salario? Información complementaria • Dotaciones a empleados {uniformes) se traslada a diferidos para amortización a cuatro meses según número de empleados por departamento y cantidad de uniformes a entregar. • Loza y cristal, dotación programada para reposición, a seis meses se traslada a diferidos. • Ropería y lencería, dotación para reposición, a seis meses se traslada a diferidos. Dotación de uniformes según empleados por departamento, de dos unidades por empleado: Cantidad

$12.250

Dotación de lencería o mantelería para departamento de alimentos y bebidas para 25 mesas, con tres juegos en rotación. 75 Manteles 75 Tapas 75 Juegos de servilletas (4) Costo promedio por prenda $6.000

Cuestionario: 12. Presente la variación del resultado operacional comparativo si se aplicase el total de las salidas de dotación de blancos y lencería a un solo período. 13. En caso de daño de un juego de tendidos de cama por huésped o un empleado. ¿cómo se repone contablemente?

Habitaciones

36 18 6 26

AyB

Costo promedio por uniformes

Inventario final: Perecederos

La información de los costos por prenda se determina de la liquidación de las salidas de almacén o bodega según costo unitario de compra.

No perecederos Combustibles Materiales repuestos Loza y cristal Dotación a empleados Ropería lencería

$

Departamento

28

5'479.000 37'191.000 7'640.000 27'800.000 8'800.000 17'620.000 35'810.000

Lavanderia Teléfonos Administración

$12.105,263

164

RICARDO RODRIGUEZ VE

11. INFORMACION PARA ANALISIS DE CONSUMO DE SERVICIOS PUBLICOS Con base en el modelo visto antes determinar: Acueducto:

Departamento Habitaciones AyB

Precio estimado

Lavandería Administración

Und. consumo 1/8M3

'Yo ocupación

1/16M3

98%

98%

50 prendas por M3 1/16 M3 por empleado

Energía: Bases para determinar el consumo, según inventario de equipos eléctricos.

1V

AyB Cuarto frío Bombillas Neveras Congeladores Equipo panadería Registradoras Licuadora Lavandería Lavadora industrial Centrifuga Equipo plancha Plancha manual Teléfonos Equipo conputador Máquinas de escribir Calculadoras 1V

Bombillas Equipo de piscina Precio estimado por Kw $98

Cuestionario: 16. Explique la importancia de aplicar los servicios públicos a cada departamento. y qué método recomienda de los presentados en el capítulo VII.

12. INFORMACION PARA ANALISIS DE APLICACION DE GASTOS DE LAVANDERIA Bases: Cantidad de prendas procesadas Uniformes de empleados por departamento Costo por prenda procesada

departamento

del m 3 $81,20

Departamento/ equipo Habitaciones Bombillas Radios

}


Cantidad

Und.W-H

Consumo - horas

2(i() 50 50

100 25 40

5 2 3

1 38 3 2 1 2 2

1.865 100 248,6 248,6 746 275 375

22 6 24 24 2 9 3

1 1 1 4

1.492 2238 1.119 '175

8 6 8 2

1 8 6 3 00 1

932,5 275 180 40 100

24 5 7 3 10 18

2984

Habitaciones AyB Lavandería

Blancos Lencería Ropa de huéspedes

Teléfonos Administración

S/ocupación en el período. S/ocupación y mesas servidas en el período. S/estimado del 32% del 98% de ocupación con promedio de 3 prendas por huésped. Uniformes de empleados, se lavan 3 veces por semana en todos los departamentos.

El total de prendas se obtiene según el análisis presentado antes.

C. P .

Total cargos en período Total prendas procesadas

=C osto pren da

Total de cargos a cuenta de gastos lavandería: Según:

C. D. No. O1 - Ingresos

$

C. D. No. 02 - Egresos C. D. No. 04 - Mano de obra

$ $

C. D. No. 05 - Consumo materia C. D. No. 06 - Depreciación

$

C. D. No. 07 - Cargo diferido

$

$

C. D. No. 08 - Alimentación al personal

$ C. D. No. 09 - Causación de servicios públicos $ Total cargos (período) $

Cuestionario: 17. ¿Cómo se determina el costo propio del departamento?

18. ¿Se puede medir la rentabilidad real del departamento? 19. ¿Por qué cree que es importante la aplicación de los gastos de lavandería?

. t.

CAPITULO XI

RECETAS ESTÁNDAR l. DEFINICIÓN Son los formatos diseñados para determinar el costo exacto de cada artículo o producto que se elabora para consumo inmediato, como alimentos y bebidas o bienes de servicio, como estufas, etc. A través de software de costos la información se procesa automáticamente para presentar los costos reales en el momento de su terminación o puesta al servicio o venta. Se observan dos tipos de defini<:ión con relación al costeo estándar que es importante diferenciar: receta fija o estándar y receta estándar comparativa o variable.

Receta fija o estándar Corresponde a la composición o fórmula estándar de los ingredientes que conforman un plato o bebida, es decir en cuanto a los elementos, materias primas o insumos, peso y medida. ~

Es el -eheff, su asistente o segundo, el gerente de A y B y el departamento de costos, quienes a través de la receta estándar conocen previamente el consumo por plato o bebida, para el proceso de compras, presupuestos, control de inventarios y cocinas. También se dice estándar en cuanto a: nombre del plato o bebida, gramaje o peso (medida o cantidad), ingredientes, forma de preparación y proceso de producción. El secreto de la sazón es propio del cheff, pues el mismo plato en diferentes restaurantes o lugares no tiene el mismo gusto o sabor.

. 1. RICARDO RODRIGUEZ VERA

168

Receta estándar comparativa o variable Es variable y comparativa en cuanto al valor o costo, pues puede presentar variaciones en su liquidación dentro de periodos muy cortos (de un día para otro, una semana, etc.) por la fluctuación permanente en los precios de las materias primas o insumos, y aunque haya proveedores ftjos, el mercado presenta eventos que incrementan o disminuyen los valores. · Se hace necesaria la liquidación permanente de las recetas estándar para conocer las variaciones y tomar las decisiones convenientes y conocer la curva del costo. El modelo de receta estándar se ajusta a todos los alimentos y bebidas que se elaboran en las dependencias-del hotel o restaurante como herramienta importante en la gestión operacional.

2. CONFORMACIÓN DEL COSTO EN EQUIVALENCIA En la receta estándar se obtiene la información para la liquidación de la materia y demás ingredientes, de las remisiones a la cocina o dependencia de producción. Los demás insumos como salsas, cremas y bases se incluyen con el costo determinado en la receta de cada subproducto.

CAPÍTULO XI. RECETAS ESTÁNDAR

La receta estándar liquidada por el total de unidades producidas, según las remisiones entregadas a cocina para cada plato o bebida, indica el costo por unidad al dividir el valor total de materia prima o total costo por la cantidad de unidades terminadas. Los demás elementos del costo se adicionan en la receta estándar por el software de costos que se alimenta en el código de cada plato o bebida. Si se liquida manualmente se toma el promedio por unidad, se multiplica por la cantidad de unidades terminadas y se registra en mano de obra y CIS. La sumatoria de los tres elementos del costo indica el total del costo, que dividido por la cantidad de unidades terminadas muestra el costo real por unidad, para aplicarle el margen de rentabilidad previsto y obtener el precio de venta. Si la receta estándar no incluye los otros elementos del costo, se corre el riesgo de subestimar el precio de venta y observar un margen de rentabilidad mayor que desvirtúa la información real que se confirmará en los Estados de Resultados, que podría llevar a pérdida. En los siguientes análisis del costo se observan parámetros de medición que se pueden tomar como referencia, sobre el modelo de producto que se viene trabajando.

La conformación del costo de la materia prima es la sumatoria de todos los ingredientes liquidados en la receta estándar. El costo de conversión.es la sumatoria de la mano de obra y los costos indirectos del servicio CIS, que se obtiene del estado de resultados de cada periodo, al dividir el total causado de mano de obra, por el total de platos y bebidas producidas de cada producto y de igual manera los CIS. Este costo de conversión debe mantener un buen control para verificar las variaciones importantes que puedan desviar la razonabilidad del costo.

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.~¡¡ il

'¡I:

"

¡,

169

Conformación del costo sobre su total (unidad de producto) Elementos

Valor

% Part.

Materia prima

$1.500

74.07

Mano de obra

300

14.82

CIS

_m

.1.Ll.l

Total costo

$2.025

100

La mano de obra varia por cambios en el personal por: • Contratación de más empleados

Equivalencia del costo-venta (precio venta $5.000)

Incrementos en los sueldos. • . Liquidación de empleados sin reemplazo

Elementos

Valor

% Part.

Trabajo extra no normal

Materia prima

$1.500

30.00

En CIS las variaciones también inciden en el costo del producto, pueden ser:

Mano de obra

• Por prestaciones extralegales

300

6.00

• Incremento en las tarifas de servicios públicos.

CIS

_m

4.50

• Exceso de consumo en los servicios públicos.

Total

$2.025

40.50

• Mantenimiento correctivo de equipos • Otros costos imprevistos.

' l.

170



171

Porción del costo de conversión - venta Elementos

% Part.

Materia prima

30.00%

Costo de conversión

10.50%

Mano de obra

6.00%

CIS

4.50"/o

Total

Alimentos Receta estándar

Porciones base

Código _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I:

40.50"/o

Producto (plato) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Ambiente----------

Modelo de receta estándar Para un plato específico que se identifica con el código base de recetas estándar en el sistema o software, se genera a través del proceso de Inventarios y/o producción, donde la información se origina en la remisión de salida de ingredientes .

~

Especificación

Fecha de elaboración

Ingredientes

o__ M - A _

Can t.

Und.

Descripción

Vr.und.

. En el flujo de inventarios diseñado para el sistema de recetas estándar, la cuenta 14 . muestra el saldo final-inicial donde se describe: la clase, el tipo, la ubicación y la descrip~ ción de cada item del inventario. El modelo dispuesto con el código 1430010101 al plato entrecote mirabeau de la cocina francesa, en un lapso de 1Odías presenta una variación del 1,4089% de incremento en el total del costo, incluido el costo de conversión, que afecta el margen de rentabilidad en el -0,98%. El gerente o jefe de A y B debe mantener de cerca estas variaciones para tomar decisiones con relación al precio de venta y buscar políticas que mantengan el margen de rendimiento esperado.

Total costo materias primas Mas: % Margen % Otros varios Mas: Total materia prima Mano de obra CIS Total costo Costo porción Precio de venta % de Variación % Margen de rentabilidad

$

$ $ $

Valor


º/o

D_M_A_

Vr.uod.

Valor

Variación

'·

172

RICARDO RODRIGUEZ VERA-


Bebidas Receta estándar

173

Inventarios

Tragos base - - - - - - - - - - - -

1

Código - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7 - - - - - - -

lnv~tario micial

1

Producto ( c o c t e l J - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Ambiente _ _ _ _ _ _ _ _ __ Especificación


Ingredientes

D- M-A-

Cant. 1 Und.

Descripción

Vr. und. 1 Valor


1

%

D_ M _ A _

Vr. und. 1 Valor

1Variación.'._

Proceso de entradas por compras

c::::it] compra

Inventario disponible

Proceso de salidas por remisión o entregas Remisión o entrega

Total costo materias primas % Margen Mas: % Otros varios Mas: Total materia prima Mano de obra CIS Total costo Costo porción Precio de venta % de Variación % Margen de rentabilidad

$ Inventario final (teórico)

$ $ $

Conteo ítsico

Diferencias ajustes

Inventario Final (ítsico)

'

'·

CAPITULO XII INVENTARIOS l. DEFINICIÓN Es el único elemento con el que se puede iniciar el proceso de producción y/o ventas en todo ente económico que tenga por objeto social la compra de materias primas o productos terminados para su comercialización. Dentro de los ciclos del registro de la contabilidad se determina éste específicamente dándole la importancia que merece en la gestión empresarial de todo tipo que maneje la compra de bienes de cambio o inventarios. En el flujo de inventarios se presentan los
2. PROCESO DE ENTRADAS POR COMPRAS

inicial

Despacho o compra directa a proveedores

Entrada a almacen

·.'J'

-

Necesidad de. adquisiciones

Orden de compra

Ingreso al sistema del recibo

-

Requisiciones o Pedidos de ambientes

1 Planeación de compras

Inventario disponible teórico - real

.... ...-. ..... ...... ....

. 176


El control del costo desde el inicio de la operación se debe programar permanentemente en todos los puntos, ambientes, departamentos o secciones que tengan relación con el objetivo e interés de rentabilidad, como parte de la estructura empresarial. Así que la política debe ser:

"Porción y calidad razonable

= rentabilidad esperada"

A partir de la existencia al inicio del período o proceso de producción y venta, el flujo de compras es de primordial importancia en la razonabilidad de los costos. Existen formas para comprar: a. Las presupuestadas para determinado período o evento y b. Las inmediatas o directas. La importancia del estudio de los costos radica en los parámetros que inciden en el manejo de los inventarios que se observan en la clasificación de la cuenta 14. Por la duración o grado de resistencia al medio ambiente, se divide en tres grandes grupos: 140501 140505 1455

Perecederos No perecederos Materiales repuestos y accesorios

3. MODELO DETALLADO DEL PUC DE INVENTARIOS Para la implementación del software de costos, el PUC se clasifica dentro de la base de datos de acuerdo con los items que se manejen en el proceso de producción, y se definen como: 140501, perecederos, son todos los productos de corta duración que requieren de refrigeración para su conservación a espera del consumo; se subdividen en grupos de acuerdo con su naturaleza y se codifica cada producto, que se lista por orden alfanumérico,· según el modelo:

'·

CAPÍTULO XII. INVENTARIOS

140501010201 14050101020101 140501010201010n 1405010104 140501010401 1405010104010n 1405010106 140501010601 140501010602 1405010107 140501010701 1405010107010n 14050103 1405010301 1405010308 140501030n 14050105 1405010501 1405010503 140501050n 14050106 1405010601 1405010602 140501060n 1405010613 14050106nn

177

Pollo entero Pollo porción Listar Pescados Pargo rojo entero Listar Mariscos Langosta Listar Charcutería Jamón de cerdo Listar Lácteos, derivados Leche por 750 ce Queso camámber por gramos Listar Frutas y verduras Acelgas por atados Apio por atados Listar Huevos, pan, hielo Huevos por unidad Huevos de codorniz por unidad Listar Pan francés - gramos Listar

En perecederos del grupo 140505, se clasifican los artículos que no requieren de refrigeración para su conservación, pues se almacenan a la temperatura ambiente, como granos, rancho, licores y cigarrillos . Según el PUC específico hotelero lo divide en grupos para codificar el artículo:

Código

Nombre

14 1405 140501 14050101 1405010101 140501010101 14050101010101 1405010101010n 1405010102

INVENTARIOS Materia prima Perecederos Carnes, aves y pescados Carnes rojas Chatas en canal Chatas en porción "churrasco" Listar Aves

140505 14050501 1405050102 1405050138 140505010n 14050504 1405050401 1405050442 1405050462 140505040n

No perecederos Granos, enlatados, conservas, confitería Arroz blanco - libras Mayonesa - galón Listar Bebidas, licores y cigarrillos Aguardiente antioqueño - botellas Whisky sello negro - litro Cigarrillos marlboro - cajetilla Listar

. l. RJCARDO RODRlGUEZ VERA

178

14050508 1405050801 1405050826 140505080n

1410

Materiales para aseo y empaque Ajax-1000 gramos Bolsa para basura Listar Productos en proceso

De acuerdo con el sistema de costeo establecido este grupo de inventario se utiliza para el puente en el costeo por procesos o RS, teniendo como cargo la causación de la mano de obra y los CIS liquidados en la RS. Productos terminados, 1430 recibe los productos terminados y listos para la venta codificados en las recetas estándar y al costo liquidado en éstas. Además de los dígitos de clasificación se incluyen los correspondientes a la ubicación en los diferentes ambientes que unificados presentan al final del período el valor del inventario final. 1430 143001 14300101 1430010101 1430010n

Productos terminados Carnes, aves y pescados Entrecote mirabeau Comedor principal Listar


179

Requisiciones o pedidos de ambientes Son los pedidos que elaboran las secciones o ambientes que requieren de las materias primas, productos terminados y suministros enviados al almacén general o bodega. Estos pedidos forman parte del estudio de necesidades para mantener la disponibilidad. El centralizar las compras hacia un solo lugar o bodega ofrece ventajas de control en la distribución hacia los diferentes ambientes, con una sola base de origen o salida.

5. MODELO DE ORDEN DE COMPRA Es el documento interno en el que se solicitan los artículos por vía telefónica, fax o personal, de acuerdo con las especificaciones ya conocidas por el proveedor. Las cantidades pedidas deber ser suficientes para las necesidades previstas, buscando la funcionalidad y agilidad en el procedimiento para evitar: • Varios pedidos en el mismo día • Pérdida de tiempo tanto del proveedor como de la empresa Oportunidad de fugas o descontrol Aunque ya en vía de extinción por la versatilidad de las comunicaciones, la OC (orden de compra) es el soporte del pedido al proveedor que conforma el paquete de información para el correspondiente pago.

Igualmente las bebidas terminadas para venta se soportan en la receta estándar con su correspondiente código y costo actual.

RESfAURANTE SOCIAL

Orden de compra No.

4. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Según el proceso de entrada por compras y tener en la base de datos el PUC detallado de cada uno de los artículos, se levanta el procedimiento de compras hasta obtener el

Proveedor

Tels.:

inventario disponible.

Dirección

Medio Transporte:

Inventario inicial Es la existencia final-teórica del periodo anterior para continuar la operación y valuado a los costos liquidados en el sistema en todos los grupos de inventario.

Contado:

Cantidad

Necesidad de adquisiciones El gerente de A y B, el jefe de compras, el almacenista y/o comité de compras estudian la necesidad de adquisiciones de acuerdo con: la existencia disponible, el programa de producción y/o ven.tas y eventos a realizar. De acuerdo al sistema de compras por periodos (diario, semanal o mensual) los funcionarios encargados de compras preparan las necesidades de adquisiciones. 1

1

l

Firma autorizada:

Día

Plazo:

Unidad

Descripción

Mes

Año -

'1,

180


El control interno, la auditoría y todos los medios que se implanten para el control buscando la razonabilidad de los resultados, se pueden plantear para el Administrador 0 Gerente Operativo en cuestionamiento: ¿cuánto cuesta controlar $1,oo? ,. ., Necesariamente depende de varios factores como: estructura de la empresa, clase~ de sociedad o ente económico y volumen de la empresa. Estructura de la empresa Es el organigrama donde se muestra la organización esquemática de arriba hacia abajo desde la Junta Directiva o Gerencia General, hasta el último puesto de trabajo para·· evaluar retrospectivamente la importancia de la empresa, sus puntos fuertes y débiles, como parámetros de medición de eficiencia y rentabilidad, a través de los controles y, sistemas de costeo. 1 ~

Clase de sociedad A las sociedades limitadas, en comandita o aportantes de capital, regularmente se les' califica como empresas de familia, pues desde su establecimiento o inicio no tienen una· estructura ni planeación suficientes, por lo tanto a los controles y costos no se les da la. suficiente importancia, ya que los socios - dueños, son los mismos gerentes y administra~ dores, centrando el control interno a su propio manejo.

181

como: si son de contado, si son a crédito a los mismos proveedores, si las elaboran funcionarios dependientes del área. Compras de contado Estas compras o adquisiciones no se presentan en grandes empresas o con estructuras organizacionales suficientes de proyección, pues además de la perfecta organización, cuentan con diversificación ~e productos y servicios disponibles para transferencias entre compañías. Por ejemplo, una cadena hotelera con empresas agrícolas y ganaderas. En entes económicos (hoteles y restaurantes) de mediana capacidad, se crean fondos permanentes de dinero para estas compras a cargo de funcionarios de confianza que deben seguir los procedimientos de control en el proceso de estas adquisiciones. Dentro de los parámetros de calidad, cantidad y precio el software de costos y control de RS indica las variaciones de los platos y bebidas producidas, por lo cual las compras directas deben presentar una estadística independiente para verificar su movimiento. La veracidad del costo real está en su control. Las compras de contado conllevan riesgos como: • Incremento en los precios Desmejora en la calidad

Pero las grandes empresas de capital por acciones, requieren de estructuras que estén cimentadas para el cuidado de la inversión de miles o millones de accionistas, que confian su dinero a los entes de control interno, por lo tanto el manejo requiere de todo el protocolo de procedimientos para cada actividad. Volumen operacional de la empresa La estructura, la clase de sociedad y el volumen operacional, están relacionadas con el flujo de información hacia el control de compras como el primer proceso de la actividad operacional. Flujo de orden de compra: Original: para el proveedor, como listado de pedido, la devuelve para el pago. 1ª. Copia: almacén o bodega: pendiente de la llegada de las provisiones 2ª. Copia: consecutivo de control.

6. DESPACHO O COMPRA DIRECTA El proveedor alista los artículos pedidos según las condiciones conocidas y despacha al establecimiento adjuntando su factura, regularmente son a crédito.

Compras directas: son las que se hacen en caso de emergencia por falta de existencia en la bodega o almacén; estas compras requieren de especiales controles inmediatos

• Disminución en el peso y medida • Pérdida de tiempo en el proceso de la compra Otros eventos imprevisibles Se evitan con una planeación suficiente, además de una eficiencia administrativa en el mantenimiento preventivo de equipos de conservación, almacenaje y transporte. Compras a crédito a los mismos proveedores Estas compras corren el riesgo de pasar inadvertidas hacia el cargo a la RS; si pasa directamente a producción (cocina) se consume, se vende y se incrementa la cuenta de proveedores, creando inconsistencias contables y por lo tanto ajustes a los costos. Si las elaboran funcionarios dependientes del área. Si funcionarios del área (cheff, cocineros, maitre, etc.) se comprometen a comprar productos para consumo directo el cargo a la RS también puede pasar inadvertido. Por principios de control interno, no es recomendable este tipo de compras, pues se presentan situaciones como: • Acuerdos con el proveedor • Manejo de calidad • Manejo de cantidad • Manejo de precios • Posibles sustracciones

. 1.

182

183


el

Según los principios y normas de auditoría generalmente aceptadas se debe aplicar principio de independencia y la segregación de funciones. · "

Proceso de salidas por remisión o entregas

7. ENTRADA A ALMACÉN O BODEGA Documento interno de gran importancia en el proceso de recepción de todo tipo; d¡::it~J \ bienes de cambio y de uso, como soporte para el registro de ingreso al ente económic.o..

Aprobación Necesidades Alistamiento

1

-

~equisición 11 Cheff

-

1

Análisis aprobación requisición

1

-

. ·• El modelo es un formato general que se puede ajustar a la necesidades de cad'. establecimiento, pero debe contener la información básica.

l

Modelo de entrada a almacén o bodega +----

RESTAURANTE SOCIAL

Entrada al ahnacén No. _ _ _ __ Proveedor

-----------

Su fra. No. _ _ _ _ _ _ _ __ Códüw 1 Cantidad 1 Unidad

OC No.:

Día_ Mes_Año

Condiciones

-----------

Descrioción

Vr. und.

Valor

\envioa bodega

l

~

~

Prooceso de producción cocma

+--

Sistema descarga remisión y carga a producción o cocina

e:::

~~=-~~ ª 1 - ISrnt=•pre=WI ~·-11 ca~ga

plato disponible -

del maitre

pro uctos terminados

Remisión o despacho

+----

-

1

Servicio a ambientes de venta

1 Fin del proceso: saldo Inv y Estado resultados Recibí:

+----

Sistema presenta Inventario fmal verificar existencias

+----

Servicio descarga de inventario

Getecaja etura

Registro:------------

Flujo de EB • Original: departamentos contabilidad y costos para registro de entrada a inventarios, pago o abono a obligación, se adjunta a la factura del proveedor y el original de OC para librar la orden de pago y cheque. • 1ª. Copia: Departamento de costos, compras o producción para -registro de ingreso o entrada y control de RS. • 2ª. Copia: Consecutivo de control en departamento de expedición.

8. INGRESOS AL SISTEMA Con el ingreso o entrada al sistema de inventarios, termina el primer paso del proceso para obtener el inventario fisico-teórico.

9. INVENTARIO DISPONIBLE Es la sumatoria del inventario inicial, más las compras o entradas. En este paso no se elabora conteo o verificación de existencias pues el proceso de salida es inmediato.

'1,

184



10. PROCESO DE SALIDAS POR REMISIÓN O ENTREGA

185

Análisis de aprobación de la requisición . Corresponde al funcionario que, de acuerdo al manual de funciones y procedimientos de la estructura, le sea asignada la tarea de analizar cada una de las requisiciones de los diferentes ambientes o secciones para autorizar las cantidades necesarias según lo programado.

Según el flujo de inventarios el segundo paso corresponde a la entrega, salida o remisión de todos los insumos y suministros para producción y/o venta. Siguiendo la secuencia, el sistema software le suministra la información cuando el usuario la requiera con la mayor agilidad, con menos pasos y formatos, sin olvidar los controles internos que son la base de confiabilidad de la gerencia para el mejor resultado de la gestión operacional.

El diligenciamiento del formato lo elabora el funcionario de cada ambiente y según sus necesidades indicando: • Ambiente (cocina principal, bar, minibar, piscina, etc.)

Necesidad de alistamiento

• Sección (repostería, ropería, etc.) • Destino (matrimonio, menú del día, mantenimiento, etc.)

Corresponde a la preparación o alistamiento de los productos o platos que según los presupuestos de venta, la demanda del mercado, los eventos contratados o temporada~ esperadas crean la necesidad de aprovechar con mayor eficiencia los recursos dispuestos.

• Fecha(2001-08-14) • Código (14050101) ¡

1 ··

Modelo de requisición

Cantidad: pedida (sujeta a autorización) • Autorizada: (la racional)

l

Es importante la capacitación de todo el personal o funcionario que interviene en el manejo de la información de inventarios y en el conocimiento exacto del código de todos los items del PUC de inventarios, de manera que el resultado presentado sea confiable. ·

• Unidad: (base para el despacho según el código) • Descripción: (base para el despacho según el código) • Firmas de control (los funcionarios que intervienen)

Aprobación y envío a almacén

RESTAURANTE SOCIAL

El proceso de análisis de la requisición debe ser en el menor tiempo posible de manera que no interrumpa o retrase la producción o servicio como prueba de calidad total.

Requisición No. _____ Ambiente._ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Destino._____________

Código

Cantidad Pedido 1 Autor

Sección.: Día

Unidad

Año

Dentro de la planeación estratégica, este paso se puede hacer desde el día anterior, dependiendo del evento a tratar, ya que el proceso de producción y servicio, tiene una hora específica de terminación, que es la del inicio del servicio a la mesa.

Descripción

Toda necesidad de materiales para los ambientes, producción o servicios requiere de la requisición con las firmas de control para la autorización de despacho en el almacén o bodega o compra directa.

~--------

Mes

El número de la requisición se registra en la remisión de despacho o entrega como medida de control.

Modelo del formato de remisión

Solicitado:

Con la información necesaria el formato se puede ajustar a las necesidades del establecimiento y con las copias necesarias para el flujo. Se diseña en original y copia para: origina/, sistemas, contabilidad y costos, copia, consecutivo. Revisado:

1

Autorizado: _ _ _ _ _ __ '~'.-

1.

186

RICARDO RODRIGUEZ VERA · .

RESTAURANI'E SOCIAL Remisión No.

-----

Ambiente

No. Requis.: _ _ _ _ __

Destino

Día

------------

-------------

Mes

187


de los ingresos. A su vez la RS indica los platos y bebidas terminados pero su información no se remite, queda como base de liquidación y estadística cuando se elabora un sistema manual y no se le da la importancia que merece como dato para el precio de venta y margen de rendimiento.

Año

REsrAURANTE SOCIAL Código

Cantidad 1 Unidad

Descripción

Valorund.

Valor

Informe de platos y bebidas terminados Fecha: Día

Entregó: _ _ _ _ _ _ _ _ _~

Recibió:

-----------

Código

Mes

Cantidad

Año

-

Unidad

Producción

Nombre

Código

Cant.

Un.

Nombre

Registro: _ _ _ _ _ __

El jefe de almacén o bodega recibe la requisición aprobada, alista y entrega los materiales relacionados en la remisión y hace firmar a quien recibe. Este documento (R) es el soporte para alimentar la entrada a producción, cocina y/o costos en la RS, así como a los demás departamentos o secciones de servicio, generando el cargo al sistema a la cuenta 141 O y abonando a la 1405 por cada item.

Jefe de producción

Proceso de producción Comprende la elaboración de los platos o alimentos y bebidas programados, que tienen un tiempo de proceso para su terminación por el equipo humano dispuesto que genera el costo de mano de obra directa.

Informe de platos y bebidas terminadas El cheff, el jefe de costos o funcionario asignado; elabora el informe de platos '/ bebidas terminados por cada RS que verifica el funcionario de ~ontrol interno, y envía al sistema para el cargo a productos terminados, cta. 1430 y abono a productos en proceso cuenta. 141 O, liquidando los correspondientés costos en la RS. En produ~tos en proceso regularmente no queda mayor existencia, pues el producto debe quedar terminado en su totalidad, o no se podrá dar al consumo, servicio o venta, así como la RS quedará pendiente de liquidación. El siguiente modelo de formato también se utiliza como medio de control de unidades terminadas que se verifica contra las unidades vendidas para determinar el correct-0 vaI-Or -·:,-.,

Sistema liquida costo Cada orden de producción o RS terminada y t:omparada c-0n el informe de platos Y bebidas terminadas es liquidada en el sistema ~argando su rosto a la cuenta de productos terminados 1430 y abonando a la cuenta productos en proceso 141-0. Plat
-----------------------------111111111

-----------------·-··---·~---~_,,.;=;:,i;jíll=,~.

188 Comanda

RICARDO RODRJGUEZ

~~I

189


Tiquete de caja, facturación o recaudo

'iil·-

Es el formato en el ~ual el maitre toma el pedido del cliente o huésped, que tiene varios'._ canales de proceso hacia la cocina o ambiente de despacho. .'.: .~_¡~;,

:

º·J~::

• Se trasmite por red para despacho, facturación e ingreso. _ • Se divulga a través de alta voz o citófono para alistamiento y 'despacho mientras sJ: realiza la facturación y recaudo. _ ; y;f. , • El mesero lleva la copia al ambiente de alistamiento, despacho ~cocina como ordeB; :~~-= de salida. El original se entrega al cliente o se deja en caja para el cargo a cuenta o'.--:l~ recaudo. · ·

En este punto termina el objetivo operacional de todo ente económico, el recaudo de dinero. Y también donde el control interno ejerce el máximo de atención para verificar que el recaudo de los bienes y servicios consumidos y prestados ingresen completos por los diferentes canales como: efectivo, cheque, dinero plástico, cargos a cuentas de cliente o huésped, descuentos, devoluciones o atenciones autorizados. Según la Comanda el control más eficiente es el de los dos primeros (ver comanda) donde se obtiene el pago previo al servicio o despacho del pedido o comanda. Este sistema se utiliza en las grandes cadenas donde el margen de sustracción se minimiza por el autocontrol del sistema de inventarios, hasta el resultado esperado. Descargo de inventarios

RESTAURANTE SOCIAL COMANDA

Ambiente Hab. No.-- Cont.- - 'cr.- -

Día_ Mes_ Año -

Al comparar el No. de la comanda con la factura o tiquete de caja se verifica que las unidades servidas son las recaudadas o cargadas al cliente o huésped, originando el registro de abono a cuenta 1430 si el método establecido no es automático. Cuando el despacho es posterior al pago o recaudo, el sistema descarga automáticamente del inventario en el momento de ingreso o recaudo, por la red-caja-salida, quedando el inventario actualizado con cada transacción o registro. Inventario final

Código

Cantidad

Descripción

No.mesero

Para el software el código indica toda la información necesaria en el proceso operacional hasta el resultado del Estado de Pérdidas y Ganancias, por esta razón la comanda no se valúa. Servicio a varios ambientes La comanda se puede diseñar por ambiente de servicio o en el diseño único; como control de consecutivo se registra el código de cada ambiente para efectos de verificación de cada punto de venta o servicio, desde una central de producción o cocina. Si cada punto de venta o servicio genera su producción, debe reportar a un centro su operación por intermedio del flujo de información establecido.

Al final del día o cierre operacional, el sistema muestra el saldo teórico tanto en unidades como en valor, que el control interno verifica según la necesidad total o por muestreo, para determinar diferencias, que se analizan contra los soportes antes de registrar los ajustes. El inventario final corresponde al saldo tanto en unidades como en valor ajustadas las diferencias del muestreo o conteo, por sus costos reales a los grupos de cuenta de inventario según el siguiente análisis global: Código

Nombre de cuenta - grupo

Metodo de valuación

14 1405 1410

Inventarios Materia prima Productos en proceso conversión Productos ternlinados Materiales, repuestos y accesorios

Sumatoria de grupos Costo de compra Promedio de costo y

1430 1455

Costo de RS Costo de adquisición

Si la receta estándar no incluye los demás elementos del costo como mano de obra o costos indirectos del servicio CIS, el costo será el de materia prima liquidado en la remisión.

~

.. '"~"' ·:~~~:'~

.1

.- ri.~óo/'ll

.1 RICARDO RODRIGUEZ VERA

190

Fin del proceso Tanto en un software de costos, como en el sistema manual se presenta el resultado al final del período (diario-semanal-mensual-anual) inmediatamente se ordene el cierre, para obtener la utilidad o pérdida y disponer de saldos para el siguiente período. En forma comparativa se indican dos modelos de Estados de Resultados de la ope~a ción de un día, para observar la importancia del COSTO REAL, en la RS o en método de valuación del costo manual.

Modelo A: Restaurante Social Estado de resultados al día 2 de marzo de 2002 (millones) Ventas Costos de ventas Utilidad bruta Gastos operacionales De personal Servicios Mantenimiento Impuestos Depreciación Música ambiental Decoración Fumigaciones Gastos bancarios Diversos Utilidad operacional

$5.000 1.760 $ 3.240 1.058

% Part. 100 35.20 64.80 21.1

$ 677. 89. 104. 25. 112. 8. 4. 2. l. 36. 2.182

43.64

Este modelo muestra el costo de materia prima que es el liquidado en la remisiones de salida y en la RS, por lo tanto el costo es del 35,20% considerado como normal sin los costos de conversión.

191


ModeloB: Restaurante Social Estado de resultados al día 2 de marzo de 2002 (millones)

% Part. Ventas Costos de venta $ 7.200. Inventario inicial: materia prima 2.100. Compras 8.144. Inventario final materia prima 1.156. Traslado a prod. en proceso 10. Inventario inicial prod.en proceso 517. Mano de obra 179. Costos indirectos servicio _lb lnv.final productos en proceso 1.850. Traslado a producto terminado 2.814. lnv. Inicial producto terminado 2.208. lnv.final producto terminado Utilidad bruta Gastos operacionales 160. De personal 43. Servicios 5-0. Mantenimiento 25. Impuestos 54. Depreciación 8. Música ambiental 4. Decoración 2. Fumigaciones l. Gastos bancarios .l.i:. Diversos Utilidad operacional

$ 5.000 2.456

100 49.12

362.

50.88 7.24

$ 2.182

43.64

$ 2.544.

Con igual información del modelo A y distribuidos los costos y los gastos, se obtiene el COSTO REAL, que es el objetivo primordial del tema para aplicarlo tanto a un software de costos o mecánicamente. El modelo de la receta estándar (RS) es una importante herramienta en la determinación del costo real, en la cual el cheff suministra toda la información de los ingredientes necesarios para cada plato o bebida, así como la mano de obra que requiere para el proceso de producción. Para los menús corrientes o del día también es importante diseñar la RS para determinar el margen de rendimiento real y mantener las políticas y precios dentro del mercado.

. 1.

CAPITULO XIII INFORMES DE COSTOS Y ANALISIS l. OBJETIVO Como objetivo final de los costos para su análisis en el comportamiento de la gestión operacional del establecimiento, se presentan los informes detallados de los grupos, subcuenta y conceptos de costos y gastos incurridos. A través de los informes se evalúan las variaciones para tomar las decisiones que mejoren o mantengan los costos dentro de los márgenes presupuestados de acuerdo a los servicios y ventas, de manera que se mantengan los rendimientos o utilidades esperadas. El formato del informe de costos presenta la información del ejercicio presente por grupos de costos y gastos, el detalle de todos los conceptos que conforman la sumatoria del grupo, la variación del presente ejercicio con respecto al anterior del mismo año, el comparativo tanto del grupo como de cada uno de los conceptos con relación al año anterior eri cifras reales y en porcentaje. Como modelo se toma la información del taller presentado en el Capítulo X con el resultado correspondiente al departamento de habitaciones, y cuyo diseño es igual para los demás departamentos del establecimiento hotelero.

2. INFORME DE COSTOS DEL DEPAR'fAMENfO DE HABITACIONES Realizado el registro de todo el proceso de Costos incurridos se obtiene el informe final en el departamento de habitaciones que se toma como base para el análisis de grupos y conceptos de importancia relativa.

194


CAPÍTULO XIII. INFORME DE COSTOS Y ANÁLISIS

Informe de costos departamento de habitaciones al 31 de enero de 2002 Presente ejercicio Cuentas Grupos :, ..

1

~.\

Gastos de personal Salario integral

ó.V

P. ant.

Concepto

8'490.028

Sueldos

Informe de costos departamento de habitaciones al 31 de enero de, 2002

Comparativo año anterior

Nv

P. ant.

Grupos

ó.V

Concepto

ó.V

Cuentas Par 32,17

Ajustes por intlación Servicios Vigilancia

Sueldos temporales Horas extras y recargos Incapacidades

Acueducto Energía

Auxilio transporte

108.536

Mantenimiento y repa.

Cesantías Interés s cesantías

428.227 4.282

Terrenos Construc. edificios

.Prima servicios Vacaciones

428.227

Equinos dotación habita.

257.039

Bonificaciones

20.000

Adecuación e instalación

84.737

Instalaciones eléctricas Arreglos ornamental

Depreciaciones

3.200

Diversos

~~~~-

;~t · ?...·•• "-'¡-~:,..

'le Par

1.71

836.000

3.1 K

836.000 5'867.199

:!2.2J

5'115.116 752.083 30.+l

8 '033.335 119.000 2'231.840

Comisión agencia viaje Blancos ropería Utiles papelería


Lavandería - aplicado Otros

Arrendamientos Terrenos

TOTAL

Sustracció!' y hurto

S\l

0.32

Elementos aseo dotación Atención a huéspedes

Industria y comercio

-?'/-:

Concepto

84.000

Decoración Dotación cristal.

55.329

A la propiedad raíz Valorización !VA descontable

::».:

D.'V

Música ambiental

Impuestos

Construcciones y edificios Maquinaria y equipos Ajustes por inflación Seguros Manejo Cumplimiento Incendio Terremoto

P. ant.

Grupos


19.800 409.136

Alimentación a trabajadores Lavandería - unifonnes

D.'V

30.856 420.714

Maquinaria y equipos Equipo dotación habit.

205.631 154.224 102.816

Gastos médicos y droga

451.570

Construc. edificios

] '926.595

Aportes Sena Aportes sindicales

P. ant.

Concepto 705.000

Repararaciones locativas Ajustes por intlación

250.000

Aportes a cajas compensación Aportes al ICBF

S'V

Comparativo año anterior


Indemnización laboral Gastos deportivos y recreación Aportes al !SS

Grupos

Hotelero

Jornales

Capacitación al personal

·_ ~~~

Presente ejercicio

%

5'032.249

Dotación y suministros · Pensión de jubilación

195

2'450.000 3 '232.495

Ajustes por in Ilación 26'388.624

)00

3. ANALISIS DEL RESULTADO 2'626.492

9,95

l '801.173 120.319

El departamento de habitaciones, y corno principal en el establecimiento hotelero. genera el mayor porcentaje de ventas y de costos, asumiendo en las bajas temporadas las posibles pérdidas de todo el establecimiento, por lo cual se hace importante el análisis pormenorizado, desde el punto de vista costo-beneficio, hasta el financiero presupuestado.

,_..__ . 1. 196


Indice de eficiencia Como parámetros de medición de la eficiencia de la mano de obra total del hotel en términos normales, identifica la cantidad de empleados con la cantidad de habitaciones, buscando una relación normal de 1 a 1. Alguna revista de hotelería de circulación nacional presenta una relación de 1.2 por habitación. Total empleados Habitaciones disponibles

= T E = 60 =l,20 HD

50

Participación del costo de mano de obra, por habitación Como conformación del costo, el elemento de mano de obra tiene una participación importante, pues en el sector de los servicios es el principal elemento. Se determina como la mano de obra liquidada en el período, sobre el total de habitaciones ocupadas en igual período. . . M.O. por hab1tac1ón

MOL

MOL

HD

50(31)(98%)

=- - =

=

7'647.826 1.519

= $ 5.034,78 por hab.

s c =~ = 2'626.492 HD

50 (3 l)

1.550

$ 1.694 • 51

sp HO

=~= 49 (3 l)

451.570 1.519

HD

50(31)

= 84.000 = $ 54 . 19

Al

836.000

HD

50 (31)

1.550

Participación de adecuación e instalaciones por habitación

''

Participación de materiales para aseo y dotación de habitaciones A través de esta información se evalúa hasta qué punto es normal. o si se pueden presentar fugas o desperdicios, controlando así los suministros de acuerdo a la ocupación. Se obtiene de tomar el total causado sobre el total de habitaciones ocupadas.

MAD HO

MAD 49(31)

2'231.840 = $ 1.469,28 1.519

Costo por habitación de dotación blancos y ropería Por efectos de la dotación inicial para todas las habitaciones se genera un cargo diferido con una proyección de reposición a 6 rrieses, la participación se determina por el total causado sobre el total de habitaciones disponibles.

DBR

DBR

HD

50 (31)

2'450.000 = $ 1.580,64 1.550

Costo del lavado de blancos y ropería por habitación Es un costo variable que aplicado según lo establecido en el Capítulo VII se convierte en un valor importante como participación del costo del departamento; se obtiene por·el total causado, sobre el total de habitaciones ocupadas.

LB R = LB R HO

49 (31)

= 3'232.495 = 1.519

$ 2. 128 .04

Análisis de conformación del costo de habitación Tcc

Total del costo = - - = HO

26'388.624 = $ 17 .372,36 ·- ·-·

• Conformación del costo por elementos: % part.

1.550

Independiente de la depreciación se causan costos por reparaciones locativas que de acuerdo al tiempo de uso de los inmuebles o reparaciones o adaptaciones, su participación

$ 539,35

Participación de la depreciación por habitación

Part!cipación de mantenimiento y reparaciones de equipos por habitación

MRE = MRE

Al

La depreciación es un costo fijo que se puede considerar financiero por el costo de la inversión inicial, se determina como el total causado sobre la totalidad de habitaciones disponibles. D D _ 5'867.1 99 = $ 3.785,28 H D = 50 (31) - 1.550

$ 297,28

Su participación depende tanto de la calidad como del tiempo de uso de los equipos de dotación considerándose como costos variables que se determinan por el total causado sobre el total de habitaciones disponibles.

197

puede ser importante; lo que se considera como costo variable, se determina por el valor causado. sobre el total de habitaciones disponibles.

Participación de los servicios públicos por habitación Se considera como costo variable, pues depende de la ocupación el consumo de agua y energía, siendo este concepto muy importante, ya que aún teniendo plantas propias de tratamiento de aguas y generadores de energía, causan sus costos de producción, se determina como el total causado o aplicado sobre las habitaciones ocupadas en el período.

.,,"

CAPÍTULO XIII. INFORME DE COSTOS Y ANÁLISIS

Participación de seguros por habitación Como costos fijos por efectos de la amortización mensual, los seguros generales tienen buena importancia en la participación del costo indirecto del servicio, que se determina por el total aplicado sobre el total de habitaciones disponibles.

________________________..

-

Materia prima

$

Mano de obra

CIS Total costo

$

-

o-

5.589,22

32,17 %

11.783,14

67,83 %

17.372,36

100%

'

----

•',~i~

~


198

~~

'-141: 1<'1

~

::

• Estado de resultados de 1 habitación

}.

.. ¡

t~li'~.'. ~}-,

~

~'

r?

li' ~'.: 11>

!!. li

o/e part.

$ 125.000

Venta Costo del servicio (C I S) Utilidad bruta

17.372

13,90%

107.628

86,10%

Con el anterior análisis se observa la utilidad bruta de una habitación con la ocupación del 98% en plena temporada; en baja temporada el costo se incrementa por efecto de los costos fijos que se mantienen y disminuyen la utilidad bruta, así como los costos variables se incrementan en forma directamente proporcional a la ocupación.

Comparativo de variación en los costos y presentación del rendimiento en alta y baja temporadas global, por habitación • Con relación al total de ocupación-venta % ocupación

% ocupación Ventas Costos fijos Costos variables

Alta 98%

Baja45%

$ l 89'875.000

$ 87'187.500

26'388.624

Costo de venta

22'438.916 $ 19'085.390

$ 19'085.390

3'353.526

7'303.234

64'748.584

% de costo

13,90 %

25,73 o/c

% utilidad

86,10 %

74,27 %

• Con relación a una habitación sobre venta-costo

Ventas Costo de venta

i"

% ocupación

Alta 98%

Baja 45%

125.000

125.000

17.372

32.170

Costos fijos

12.584

27.362

Costos variables

4.808 -

4.808

,

~

% ocupación

1. Radica en el diseño específico para el sector ajustado a las normas contables dictadas en el D. 2650 de 1993 y decretos reglamentarios, como base para la 2. Sobre la información fuente de transacción que debe ser clara al indicar el concepto del costo o gasto y el departamento que afecta. 3. El porcentaje del costo de venta, depende de factores como el precio de venta, las políticas establecidas de porcionamiento y los controles implantados; pero dentro del conocimiento del mercado su manejo se puede considerar entre 32% y 38%; el exceso del último rango se debe investigar. 4. Del total de materia prima consumida en la cocina, se deduce el valor de la alimentación al personal aplicada a los departamentos. 5. Está determinada en el análisis de costos, Capítulo XL

107.628

92.380

% de costo

13,90 %

25,73 %

% utilidad

86,10 %

74,27 %

Utilidad bruta

SOLUCION AL CUESTIONARIO EN EL INFORME DE COSTOS

determinación real y exacta de los costos.

163'486.376

Utilidad bruta

""-:1.

APENDICE

6. Salario·(total devengado) más carga prestacional liquidada. 7. Es igual a la carga prestacional, sobre la mano de obra por 100.

Se observa la variación que presenta el costo de venta por efecto de los costos fijos, pues los costos variables son directos a la ocupación.

8. El costo por departamento queda subestimado en el valor que le corresponde por el uso de los bienes dispuestos para el servicio.

Con este análisis se presenta el modelo para determinar cualesquiera de los conceptos o grupos que desea analizar sobre los informes de costos de todos los departamentos operados y no operados.

9. El objetivo de este tratado es enseñar a determinar la aplica<:ión de relación-costoscausación-beneficio por departamento operado y no operado, por lo tanto cada departamento asume lo correspondiente.

~

•-

.. ·,

1;~, '·:.~~

. 1. 200


APÉNDICE. SOLUCIÓN AL CUSTJONAR10 EN EL INFORME DE COSTOS

201

lO. Total habitaciones del hotel: • Edificios $ l '705.03 día $ 250,6944 día • Equipos

Si se liquida el consumo para empleados, pero no se aplica a los departamentos operados.

11. Sobre el total de ventas en el Hotel Modelo es:

• El costo real de venta puede ser el correcto, pero los costos de los departamentos operados y no operados no será el real, porque lo asumirá el que haya recibido el cargo.

P A=

45% del 98% (31)

1.367

platos

=

?5% del 98o/c (31)

l.671

platos

Total platos

3.038

PE

15. Se registra como ingreso no operacional a una cuenta especial de pago de alimentación de empleados, de forma que no afecte lo causado, por igual concepto. 16. Costo de los servicios públicos es bastante importante, pues se podría clasificar como costo directo dentro de la prestación de servicios; de ahí la necesidad de aplicarlos a cada departamento del período causado para obtener los costos reales.

Participación de depreciación por plato =$ 916,49 12.

Hoteles R.R.V. & Cia. Ltda. Estado de resultados comparativo Al 31 de enero de 2003

El método más exacto es el de medidores por departamento.

17. Total de cargos en el período, menos aplicación a otros departamentos. Aplicación de lj6 Ventas Costo de ventas Utilidad bruta %U. B. Gastos operacionales de admón. Utilidad operacional %U. O.

$

Con total dotación

307'366.512

$ 307'366.512

88'336.753

!01'711.753

219'029.759

205'654.759

71,26 %

66.9 l '7c

27'121.642

27' 121.642

191'908.I 17

178'533.117

62,43 %

58,08 o/c

Incremento en el costo de ventas y prestación del servicio Disminución de la utilidad operacional =7%

= 14%

13. Se pueden presentar dos casos: • Si el responsable reconoce y/o paga el valor de las prendas dañadas . • Si no se determina responsable porque nadie asume el daño. • Al presentarse un ingreso por pago de prendas u otro artículo se registra como ingresos no operacionales subcuentarecuperación de costos y gastos, ya que este concepto está debitado a los costos. • Si no se presenta ingreso; al elaborar la requisición para reposición del almacén o bodega o por la compra, se asume el costo directo a la cuenta 614005059528. 14. Tiene incidencia en: Si no se deduce porque no se aplica: • Se presenta un mayor costo en la materia prima utilizada pa.ra venta, y por lo tanto el porcentaje de costo-beneficio no es el real.

18. Sí. Que es igual a las ventas menos el costo propio. 19. Porque cada departamento de servicio debe asumir el costo del lavado de sus prendas para obtener el costo real.

Costos Aplicados a Hoteles y Restaurantes

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