CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CORRESPONDENCIA INTERNA Es todo tipo de correspondencia que se da entre departamentos o unidades de una misma empresa Son las comunicaciones que informan sobre las decisiones que adopta la Gerencia de la empresa; tales como órdenes, solicitudes
CORRESPONDENCIA EXTERNA Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben.
CORREO. Coneión o enlace entre varios medios o vías de comunicación
MEMORANDO Es una una comun comunica icació ción n de car!ct car!cter er inter interno no de uso uso frecu frecuent ente, e, es emiti emitida da por por la gerencia o por alg"n otro departamento o sección
CIRCULAR #ransmite #ransmite el mismo mensaje . El mensaje mensaje puede ser una orden, orden, una instrucción instrucción o una información
ESTRUCTURA: • • • • • • • •
titulo introducción teto recomendación lugar y fec$a firma iniciales de responsabilidad datos del destinatario
CITACIÓN Es una comunicación con la finalidad de entregar información o tomar acuerdos acerca d e asuntos que interesan a los citados.
ESTRUCTURA: % % % % %
&alabra citación Clase de de re reunión 'ec$ ec$a, luga lugarr, $ora ora #ipo de citación &ersonas citadas
% % % %
#ablas (ombre y cargo )ugar y fec$a del emisión *atos del destinatario
Es todo tipo de correspondencia que permite relacionarse con otras empresas, enviando o recibiendo documentos de clientes o &roveedores
CARTA DE CONSULTA Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas proveedoras, acerca de los productos que le interesan. construcción+ lusión a la oferta, si $ubiere. % % % % %
%-otivo que origina la consulta %Especificaciones del producto. %Solicitud de precio y condiciones de pago. %&lao de la recepción. %)a redacción de la carta de consulta eige claridad y eactitud.
CARTA COTIZACIÓN Se
caracteria por ser clara y contener todas las características del producto
consultado, como asimismo, precios y condiciones de pago
CONSTRUCCIÓN: % % % % %
lusión a la carta de consulta *escripción del producto, cantidad, calidad y forma de envío. &recio y condiciones de pago. 'ec$a del despac$o. /ncentivar la compra.
CARTA DE PEDIDO Se debe redactar la carta de pedido se0alando con muc$a claridad la mercadería que se requiere; cantidad, calidad, embalaje
ESQUEMA: % % %
lusión a la carta de cotiación. 1rden de despac$o. /ndicación de la forma de pago.
DOCUMENTOS INTERNOS 1. Documentos e !ue se s"#$e %& em'#es& en su (m)"to "nte#no. Convocatorias ctas
utoriaciones visos y anuncios 2oletines y revistas -emorias (ota interior Solicitud.
*. Con$oc&to#"&s. En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de inter3s general que $acen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección $acia el eterior.
+. Act&s. Es un documento por el que se da fe de los $ec$os o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente $an sido convocadas con car!cter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. )as actas quedan reflejadas o escritas en el )ibro de ctas.
,. P&#tes en !ue se "$"e un &ct&. /nicio+ que a su ve consta de tres bloques+ Citando la localidad donde se celebra la reunión, la fec$a, $ora y nombre de la empresa. 4elacionan los asistentes y ausentes 5si los $ay6; indicando su cargo en la empresa que representan. Se comiena por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación figura en el margen iquierdo del folio, separada por una línea si $ace a mano. Si por el contrario, se $ace por medio inform!tico, forma parte del cuerpo del acta. 'igura el 71rden del día8, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia. Contenido+ se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.
'inal+ comiena con 7(o $abiendo m!s asuntos que tratar se levanta la sesión a las $$.mm $oras del día de la fec$a8. continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los dem!s cargos directivos. Si $ay presidente, este dar! el 9: 2: al acta con su firma al margen iquierdo de la misma.
-. Auto#"&c"/n. Suelen surgir como respuesta a la petición que $ace un empleadoa a su jefea. )a autoriación puede obedecer a diversos motivos y, adem!s, no tiene un formato o estilo
normaliado.
#iene
que
epresar
claridad,
brevedad,
concisión
y
racionaliación para cumplir su objetivo.
0. A$"sos Anunc"os. Son informaciones o noticias de car!cter general que afectan a la organiación y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto 5claridad, brevedad, concisión y racionaliación6.
2. 3o%et"nes #e$"st&s. Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realia en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.
4. Memo#"&s. Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organiación durante un determinado tiempo, que suele ser un a0o. Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organiación, aunque suelen comenar con un 7saludo8 del presidente, director general o m!imo mandatario, para despu3s realiar un eposición dividida por capítulos.
5. 6Qu7 es un& not& "nte#"o#8 Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.
19. P&#tes e !ue const& un& not& "nte#"o#. /nicio+ nombre o raón social, fec$a de confección en formato largo o corto, palabra *E para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la
nota, la palabra para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que recibe la comunicación y la palabra sunto donde se redactar! un resumen del motivo de la comunicación. Contenido+ se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve y concisa. 'inal+ firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece en *E.
11. So%"c"tu. 1bedece al modelo de impreso utiliado por el personal de la empresa para solicitar o realiar determinadas peticiones a sus superiores. (o tienen modelo predefinido y cada empresa dise0a su modelo propio. )os motivos por los que se utilia este documento son m"ltiples+ período vacacional, cambio de destino, matrimonio<..
DOCUMENTOS EXTERNOS 1*. Nom)#&# %os ocumentos ete#nos nuncios. Carta Circular #arjetas 5de visita o cortesía y comerciales6 /nvitaciones Saluda
1+. Anunc"os Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien sean clientes o n o de la empresa emisora.
1,. P&#tes !ue const& un &nunc"o. )ogotipo de la empresa )a raón social 9/S1 o (=(C/1 -otivo o contenido )ocalidad y fec$a de epedición ntefirma y firmado 5no r"brica6
1-. C&#t& C"#cu%&#
tendiendo al tipo de carta comercial, se utilia para anunciar alg"n acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc. > tambi3n obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre alg"n tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o cuando las entidades p"blicas transmiten información a sus subordinaos o administrados.
10. In$"t&c"ones; 6!u7 son8 Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos. Estos actos pueden ser+
12. S&%u&s; 6!u7 son8 Es el documento por ecelencia utiliado por el personal de empresa, por los cargos p"blicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.
14. P&#tes e% s&%u&. /nicio+ descripción del cargo de la persona que emite el documento, raón social y a continuación la palabra 7Saluda8 que ya viene impresa. Contenido+ figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el saluda para continuar con una eposición muy breve del motivo que lo origina. 'inal+ consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con la fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y com"n para este tipo de comunicaciones, estas frases comienan en min"scula pero si el emisor figurase en el inicio, la frase comenaría por may"scula.
15. Cons"e#&c"ones e% s&%u&. Se redacta en tercera persona. Contenido breve. (o se firma. (o se escribe la dirección del destinatario. (o figura el sello de la empresa u organiación.
*9. T&#
)as tarjetas se dividen en dos clases+ las de visita o cortesía y las comerciales.
*1. T&#
*9. T&#
