PROSEDUR Tujuan Prosedur operasional standard ini disusun untuk memastikan terlaksananya proses yang adil dan bahwa calon karyawan terbaik yang terpilih untuk setiap lowongan yang tersedia, tanpa adanya kemungkinana dirugikan oleh kondisi pekerjaan yang tidak dapat dibenarkan atas nama operasional, sejalan dengan Equal Opportunities Policy .
Aplikasi Prosedur operasional standard ini dapat diaplikasikan pada proses rekrutmen dan seleksi semua karyawan
REKRUTMEN Rekrutmen ialah suatu proses pengadaan / penerimaan karyawan melalui satu tahapan seleksi untuk mendapatkan calon karyawan yang memenuhi standard sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Rekrutmen dila dilaks ksan anaka akan n sesu sesuai ai deng dengan an lang langka kahh-la lang ngka kah h yang yang dipe diperl rluka ukan n dalam dalam pemilihan calon karyawan. Proses Proses rekrutm rekrutmen en Karyaw Karyawan an Staf Staf melipu meliputi ti aktivi aktivitas tas dan tahapa tahapan n sebaga sebagaii berikut: 1. Pengisian Pengisian Form Form Usulan Usulan Penambahan Penambahan Karyawa Karyawan n (UPK) (UPK) 2. Seleks Seleksii Adminis Administra trasi si atas atas Surat Surat Lamaran Lamaran 3. Tes Tes Wawa Wawanc ncar ara a 4. Tes Tert Tertul ulis is 5. Peng Pengec ecek ekan an refe refere rens nsii 6. Nego Negosi sias asii Remu Remune nera rasi si.. 7. Tes Tes Kese Keseha hata tan n 8. Penandatang Penandatanganan anan Surat Penawaran Penawaran Kerja Kerja dan dan Penempata Penempatan n 9. Surat Surat Pember Pemberita itahua huan n Hasil Hasil Rekrutm Rekrutmen en Masing-masing aktivitas/tahapan terinci sebagai berikut:
1. Pengisian Formulir Usulan Usulan Penambaha Penambahan n Karyawan Karyawan (Formulir (Formulir UPK) Formulir UPK adalah formulir penambahan karyawan yang harus diisi oleh calon atasan langsung dan disetujui oleh Kepala Divisi. Formulir UPK ini beris berisii info inform rmas asii meng mengen enai ai jeni jenis s dari dari pena penamb mbah ahan an kary karyaw awan an.. Jeni Jenis s penambahan karyawan, yaitu penambahan karyawan yang teranggarkan maupun penambahan karyawan yang tidak teranggarkan. 1.1 1.1
1.2
1.3 1.3
Usul Usulan an Pen Penam amba baha han n Kary Karyaw awan an (UP (UPK) K) yan yang g tera terang ngga gark rkan an UPK Budgeted akan diproses diproses oleh Divisi Divisi Human Resources Resources setelah setelah dilakukan pengecekan dengan Data Manpower Planning yang telah di setujui pada Rapat Budget setiap akhir tahun sebelumnya. Usulan Penambahan Karyawan (UPK) yang bersifat tidak teranggarkan UPK Non Budget Budgeted ed yang yang telah telah ditand ditandata atanga ngani ni oleh Group Group Head Head haru harus s mela melalu luii pers perset etuj ujua uan n Huma Human n Reso Resour urce ces s Head Head yang yang akan akan dilanjutkan dengan persetujuan Direksi. Usul Usulan an Pena Penamb mbah ahan an Kary Karyaw awan an (UPK (UPK)) yang yang bers bersifa ifatt pengg penggan anti tian an
1
Usulan ini disampaikan apabila pada unit kerja terkait terdapat posisi yang kosong akibat pemegang jabatan mendapatkan promosi, mutasi, rotasi, maupun mengajukan pengunduran diri. Selain itu, Formulir UPK juga berisi informasi mengenai kualifikasi dari jabatan yang hendak diisi calon pemangku jabatan. Kualifikasi jabatan memberikan informasi mengenai latar belakang calon karyawan menyangkut aspek pendidikan, pengalaman kerja, dan hal lain yang dianggap sebagai syarat jabatan.
2. Pemasangan Iklan Lowongan Pekerjaan Iklan lowongan pekerjaan berisikan posisi yang dibutuhkan. Iklan ini dipasang di harian Nasional Ibukota maupun pada laman Jobstreet.com.
3. Seleksi Surat Lamaran Staf Rekrutmen akan melakukan seleksi administratif terhadap aplikasi lamaran yang masuk. Seleksi dilakukan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan oleh Manajemen dan kualifikasi tambahan yang telah ditentukan oleh atasan langsung sebagaimana tercantum dalam formulir UPK. Standarisasi kualifikasi calon karyawan ialah sebagai berikut: 2.1. Level Clerical: 2.1.1. Latar belakang pendidikan minimal D-3 2.1.2. Diutamakan pernah memiliki pengalaman kerja di bidang perbankan 2.2.
Level Officer : 2.2.1. Latar belakang pendidikan minimal S-1 2.2.2. Pernah mengikuti Program Pendidikan bidang Perbankan 2.2.3. Diutamakan pernah memiliki pengalaman kerja di bidang perbankan
4. Pemanggilan Calon Karyawan Pemanggilan calon karyawan dilakukan melalui telepon. Proses pemanggilan ini dilaksanakan minimal 2 hari sebelum hari pelaksanaan pada setiap pelaksanaan tes.
5. Tes Wawancara Aplikasi lamaran yang telah lolos seleksi administratif akan masuk ke tahap tes wawancara. Tes wawancara dilakukan oleh staf rekrutmen sebagai perwakilan Divisi Human Resources dan atasan langsung sebagai perwakilan divisi yang bersangkutan. 3.1. Wawancara Level Klerikal dan Officer 3.1.1. Wawancara I oleh User dan Head dari divisi yang bersangkutan. Waktu wawancara ditentukan oleh User. 3.1.2. Wawancara II oleh Staf rekrutmen dan Head of Human Resources. 3.2. Wawancara Level Manajer - VP
2
3.2.1. Wawancara I oleh User dan Head dari divisi yang bersangkutan. Waktu wawancara ditentukan oleh User. 3.2.2. Wawancara II oleh Head of Human Resources. 3.2.3. Wawancara III oleh minimal 2 orang Direksi, yaitu Human Resources Director dan Direktur dari unit terkait. Proses tes wawancara untuk setiap calon karyawan adalah paling lama 7 (tujuh) hari kerja untuk level klerikal dan officer , serta 10 (sepuluh) hari kerja untuk level Manajer dan VP. Perhitungan hari dimulai sejak wawancara pertama dilakukan dan dihitung termasuk hari pada saat wawancara dilakukan. Hasil dari proses wawancara dituangkan pada Formulir Wawancara (Lampiran 3). Setiap pewawancara wajib mengisi formulir wawancara dan menyerahkannya pada Staf Rekrutmen tidak lebih dari 3 hari sejak wawancara dilakukan.
6. Tes Tertulis Calon karyawan yang dinyatakan lolos tes wawancara akan mengikuti tes tertulis. (Catatan: dalam pelaksanaannya, tes tertulis dapat dilakukan secara paralel dengan proses interview, mempertimbangkan efisiensi waktu). Pelaksanaan tes tertulis tersebut dapat dilaksanakan secara internal maupun eksternal, melalui biro Psikologi yang telah ditunjuk oleh, sesuai dengan kondisi. Jenis tes yang digunakan ialah : 4.1. Tes Inteligensi 4.2. Tes Sikap Kerja 4.3. Tes Kepribadian
7. Pengecekan Referensi Pengecekan referensi terhadap calon karyawan yang telah dinyatakan lolos tes wawancara dan tes tertulis, khususnya untuk jabatan Manajer – Vice President . Pengecekan referensi dapat dilakukan pada calon karyawan untuk jabatan klerikal maupun officer bila terdapat kecurigaan mengenai calon karyawan yang bersangkutan. Informasi yang diperlukan dalam pengecekan referensi tercantum dalam Formulir Pengecekan Referensi (Lampiran XX).
8. Negosiasi Remunerasi Proses negosiasi remunerasi dilakukan oleh Divisi Human Resources. Penawaran remunerasi yang diajukan kepada calon karyawan meliputi : 8.1.Gaji Pokok 8.2.Tunjangan Kesehatan Rawat Jalan 8.3.Tunjangan Kesehatan Rawat Inap 8.4.Upah Lembur (bagi level klerikal) 8.5.Jamsostek 8.6.Dan lain-lain
3
9. Tes Kesehatan Calon karyawan yang telah menyatakan persetujuan terhadap remunerasi yang ditawarkan selanjutnya akan menjalani tes kesehatan. Tes ini dilakukan di Laboratorium yang telah ditunjuk. Calon karyawan akan diberikan surat pengantar (Lampiran 7) untuk menjalani tes kesehatan pada laboratorium yang bersangkutan. Tes kesehatan yang dijalani meliputi : 9.1.Pemeriksaan fisik oleh dokter 9.2.Imonologi/ Darah Lengkap 9.3.Urine Lengkap 9.4.Fungsi Liver 9.5.Hbs Ag dan Anti Hbs Ag 9.6.Gula darah puasa 9.7.Rongent Thorax 9.8.EKG 9.9.Audiometri 9.10.
Spirometri
9.11.
HCG Tes (bagi calon karyawan wanita).
10. Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja dan Penempatan Karyawan Calon karyawan yang telah dinyatakan lolos tahap tes kesehatan akan menandatangani Surat Perjanjian Kerja dan ditempatkan sesuai dengan formulir UPK atau sesuai permintaan dari atasan langsung, dengan ketentuan sebagai berikut : 10.1.
Karyawan Kontrak (PKWT) Karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (KKWT) akan menjalani proses selama 12 bulan.
10.2.
Karyawan Tetap (PKWTT) Karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) ini harus menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan. Menjelang masa percobaan selesai, karyawan akan mendapat penilaian dari atasan langsung yang tertuang dalam Formulir Penilaian Masa Probation/ Probation Form (Lampiran ). Bila hasil penilaian atasan menyatakan bahwa karyawan dipandang memenuhi standard yang ditetapkan oleh manajemen, maka karyawan tersebut dapat diangkat sebagai karyawan tetap melalui Surat Keputusan Direksi.
Selama masa KKWT 12 bulan dan masa percobaan 3 bulan, baik karyawan maupun perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja dan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Pemutusan hubungan kerja tersebut tidak mewajibkan perusahaan untuk membayar uang pesangon atau uang ganti rugi.
4
11.
Pembuatan Recruitment Sheet
Pada tahap ini Staf Rekrutmen membuat Recruitment Sheet dari calon karyawan yang dinyatakan lolos tes wawancara dan tes tertulis. yang berisikan lokasi penempatan calon karyawan serta kelengkapan administrasi surat lamaran yang mencangkup : 11.1. Riwayat hidup terbaru 11.2. Formulir Aplikasi HR 11.3. Foto kopi tanda pengenal (KTP / SIM / Paspor) 11.4. Foto kopi NPWP 11.5. Foto kopi Kartu Jamsostek 11.6. Foto kopi ijasah terakhir D3 / S1 / S2 / S3 11.7. Foto kopi transkrip nilai 11.8. Surat referensi bekerja di tempat sebelumnya 11.9. Sertifikat kursus / Workshop / Seminar yang pernah diikuti 11.10.Pas foto 3X4 sebanyak 2 lembar dengan latar belakang biru tua. 11.11.Psikogram 11.12.Foto kopi Kartu keluarga 11.13.Foto kopi akta pernikahan (bila telah menikah) dan akta kelahiran anak (bila telah memiliki anak) Recruitment Sheet tersebut ditandatangani oleh Officer di Divisi Human Resources dengan persetujuan Human Resources Head, untuk diarsip.
12.
Surat Pemberitahuan Hasil Rekrutmen
Staf Rekrutmen akan membuat surat pemberitahuan kepada calon karyawan yang dinyatakan tidak lolos pada tahap-tahap seleksi di atas. Surat pemberitahuan disampaikan kepada calon karyawan melalui surat elektronik.
5
REKRUTMEN CABANG I.
Rekrutmen Cabang Luar Jadetabek Proses rekrutmen yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan calon karyawan di cabang. Proses tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab Human Resources Area cabang setempat. Staf rekrutmen akan menerima laporan perihal proses yang berjalan untuk dilanjutkan ke Head of Human Resources. Tahapan yang dijalankan pada prinsipnya sama dengan tahapan yang dilakukan di kantor pusat, dengan penjelasan lebih lanjut sebagai berikut: 1. Pengisian Form Usulan Penambahan Karyawan (UPK). 2. Seleksi Administrasi atas Surat Lamaran 3. Tes Wawancara Proses wawancara calon karyawan cabang dengan level klerikal dan officer dilakukan di cabang setempat. 3.1. Wawancara I dilakukan oleh atasan langsung dan Kepala Cabang yang bersangkutan. Waktu wawancara ditentukan oleh atasan langsung. 3.2. Wawancara II dilakukan oleh Human Resources Area cabang yang bersangkutan. Bilamana atasan langsung dari posisi yang ditawarkan berkedudukan di kantor pusat, wawancara atasan langsung akan dilakukan melalui media telepon maupun video conference. 4. Tes Tertulis Tes tertulis / Psikotes dilakukan di Biro Psikologi setempat yang telah ditunjuk. Rekrutmen staff dapat melakukan perbandingan terhadap hasil psikotes calon karyawan cabang bila terdapat keragu-raguan terhadap hasil Psikotes yang dilakukan di Biro setempat. 5. Pengecekan referensi 6. Negosiasi Remunerasi. 7. Tes Kesehatan Tes kesehatan akan dilakukan di Klinik setempat yang telah ditunjuk. 8. Penandatanganan Surat Penawaran Kerja Calon Karyawan yang telah lulus tes kesehatan akan segera ditempatkan sesuai dengan posisi yang tersedia setelah menandatangani di atas materai surat perjanjian kerja. 9. Surat Pemberitahuan Hasil Rekrutmen 10.Penggantian biaya transportasi Calon Karyawan Officer Calon karyawan yang diminta untuk mengikuti proses wawancara dengan Direksi di Jakarta akan mendapatkan penggantian biaya transportasi menuju Jakarta dan kembali ke daerah tinggalnya. Penggantian diberikan sesuai bukti pembayaran pada saat calon karyawan tersebut diterima bergabung.
6
II.
Rekrutmen Pembukaan Cabang Proses penerimaan karyawan yang dilakukan dalam rangka pembukaan cabang baru. Bank akan mengirimkan tim rekrutmen yang terdiri atas: Head of Human Resources, Staf rekrutmen, dan Project Officer yang bertanggung jawab atas pembukaan cabang untuk melakukan proses rekrutmen di daerah tempat cabang akan dibuka. Tahapan yang dijalankan pada prinsipnya sama dengan tahapan yang dilakukan di kantor pusat, dengan penjelasan lebih lanjut sebagai berikut: 1. Pengisian Form Usulan Penambahan Karyawan (UPK). 2. Seleksi Administrasi atas Surat Lamaran 3. Tes Tertulis Tes tertulis yang di berikan sama dengan tes tertulis yang diperlakukan bagi calon karyawan. Pelaksanaan tes ini dilakukan oleh tim rekrutmen di daerah tempat cabang baru akan dibuka. 4. Tes Wawancara Calon karyawan yang telah lulus tahap tes tertulis akan diumumkan melalui papan pengumuman yang ditempatkan di tempat yang sama pada saat pelaksanaan tes tertulis. Calon karyawan tersebut akan berlanjut ke dalam tahap wawancara yang dilaksanakan sehari setelah pengumuman kelulusan. 5. Pengecekan referensi 6. Negosiasi Remunerasi 7.
Calon karyawan yang telah lulus tes wawancara akan berlanjut kedalam tahap negosiasi remunerasi. Calon karyawan akan dihubungi melalui telepon oleh HRIS Unit untuk menyampaikan paket remunerasi yang ditawarkan sesuai yang berlaku. Apabila calon karyawan tersebut menyetujui usulan remunerasi yang ditawarkan,
8. Tes Kesehatan Tes kesehatan akan dilaksanakan di daerah tempat calon karyawan tinggal. Calon karyawan akan menerima pengantar surat tes kesehatan untuk dibawa pada saat pelaksanaan tes. 9. Penandatanganan Surat Penawaran Kerja Calon Karyawan yang dinyatakan lulus tes kesehatan akan menerima Surat Penawaran Kerja / offering letter yang dikirimkan melalui pos ke alamat calon karyawan yang bersangkutan. Surat Penawaran Kerja ini harus ditandatangani dan dikirimkan kembali ke HRIS Unit. 10.Penempatan Calon karyawan yang telah lulus tes kesehatan akan segera ditempatkan sesuai dengan jenis posisi yang tersedia setelah menandatangai diatas materai surat perjanjian kerja. Namun sebelumnya akan dilakukan induction training terlebih dahulu yang akan dilakukan oleh Unit HRD
7
11.Surat Pemberitahuan Hasil Rekrutmen
8
REKRUTMEN TENAGA OUTSOURCING Untuk posisi atau tugas-tugas yang sifatnya bukan merupakan bisnis utama (core business), maka penyediaan sumber daya manusia dilakukan melalui penyedia jasa alih daya (outsourcing). Posisi yang dapat diisi melalui penyedia jasa alih daya adalah Satuan Pengamanan (Satpam), kurir, dan office boy/girl. Proses rekrutmen melalui penyedia alih daya ditetapkan sebagai berikut: 1. Tahap Tes Tulis / Psikotes Tes tulis dilakukan terhadap calon karyawan yang telah memenuhi kualifikasi pihak penyedia jasa alih daya yang ditunjuk. Jenis tes tulis yang akan diikuti ialah Tes Proyeksi Kepribadian. 2. Tahap Wawancara Setelah melalui proses tes tulis, calon karyawan wawancara. Tes ini dilakukan oleh Rekrutmen Staff.
menjalani
tes
3. Pemberitahuan kepada pihak penyedia jasa alih daya Bilamana calon karyawan telah dinyatakan lolos atas tes tulis dan wawancara, maka Rekrutmen Staff akan mengirimkan Surat Pemberitahuan dan surat pengantar (Lampiran 16) kepada pihak penyedia jasa alih daya perihal proses penerimaan calon karyawan yang di terima.
9
