Lampiran 1 Perjanjian Nomor : Tanggal :
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) A. Latar Belakang
Sebagai bagian dari Sekretariat Sekretariat Jenderal, Biro Umum memiliki memiliki tugas menyiapkan menyiapkan kebi kebijak jakan an
dan dan
mela melaks ksana anaka kan n
pemb pember eria ian n
duku dukunga ngan n
logis logisti tik, k,
urus urusan an
inte intern rnal al,,
pengelolaan pengelolaan Barang Milik Milik Negara, Negara, Pengadaan, Pengadaan, pelelangan pelelangan barang sitaan sitaan rampasan, rampasan, serta pengelolaan dan pengamanan gedung bagi pelaksanaan tugas !NST"NS!# Biro Umum terdiri dari Bagian $uma% tangga dan Perlegkapan, Bagian Pengadaan dan Bagian Pengelolaan &edung Perkantoran# Saat Saat ini Biro Biro Umum Umum meng%a meng%adapi dapi beberap beberapa a kendala kendala dalam dalam melaku melakukan kan tugasny tugasnya a dengan e'ekti' dan e'isien karena : •
Pen( Pen(ata atata tan n kegi kegiat atan an di Biro Biro masi masi% % bersi bersi'a 'att manu manual al se%i se%ing ngga ga dala dalam m prosesnya timbul kesulitan akan mendapatkan in'ormasi dengan (epat#
•
Saat ini belum ada tools yang dapat membantu mensinergikan kegiatan antar bagian di Biro Umum#
•
Jenis Jenis in'orm in'ormasi asi dalam dalam rangka rangka bisnis bisnis proses proses yang yang dikelo dikelola la Biro Biro Umum Umum semakin banyak#
•
Sumber Sumber daya daya yang yang terbat terbatas as untuk untuk melaku melakukan kan pengel pengelola olaan an data dalam dalam rangka pelaporan#
B.
Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan pembuatan aplikasi biro umum ini adala% : 1# Memberikan Memberikan solusi solusi berbasis berbasis teknologi teknologi in'ormasi in'ormasi untuk untuk : •
membantu kegiatan monitoring pen(apaian target#
•
membantu membantu Bagian Pengadaan mengurangi mengurangi beban kegiatan administra administrasi si dalam memproses dokumen yang sejenis dan berulang#
•
memuda% memuda%kan kan pengel pengelola olaan an asset asset dan persedi persediaan aan !NST" !NST"NS! NS! termas termasuk uk 'asi 'asili lita tas s perk perkant antor oran an yang yang ters terseba ebarr di berb berbag agai ai unit unit baik baik dala dalam m %al pen(atatan, pemeli%araan dan pertanggungja)aban#
•
membantu masing*masing Bagian untuk memonitor kegiatannya#
•
membantu meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan#
•
memper memperole ole% % penyela penyelarasa rasan n antara antara kegiat kegiatan an Biro Biro Umum Umum dengan dengan Unit* Unit* lainnya di !NST"NS!# !NST"NS!#
+#
Menjamin ba%)a seluru% proses tela% memenu%i kebutu%an akan 'aktor : a#
elengkapan dan keakuratan data-
b#
keamanan data dan in'ormasi-
(#
enyamanan dan kemuda%an .user 'riendly/ dalam proses penyajian, penginputan, pengola%an serta analisa data se%ingga membantu operasional pekerjaan#
C.
Lingkup ekerjaan
Penyedia jasa di%arapkan dapat meran(ang dan membangun so't)are sesuai maksud dan tujuan yang di%arapkan dengan : 1#
Mengindenti'ikasi kebutu%an pengguna jasa-
+#
Menyusun %asil analisa dan indenti'ikasi yang nantinya digunakan sebagai a(uan
dalam membangun perangkat lunak Biro Umum0#
Menentukan tim yang akan mengerjakan termasuk tugas dan tanggung ja)ab
masing*masing anggota tim#
Menentukan dan menyediakan segala 'asillitas yang dibutu%kan-
2#
Menyusun ta%apan pekerjaan dan %asil yang didapat dari tiap ta%apan# Ta%apan
yang dimaksud adala% ta%apan yang merujuk kepada metode dan teori peran(angan dan pembangunan suatu so't)are aplikasi3#
Menyusun jad)al kerja untuk setiap ta%apan-
7.
Menyusun
jad)al
sera%
terima pekerjaan
untuk
setiap
ta%apan
dengan
memasukkan proses User Acceptance4#
Melaksanakan seluru% ta%apan pekerjaan dengan selalu melakukan dokumentasi
dan pelaporan dari setiap ta%apan5#
Melakukan proses migrasi data dari sistem yang suda% ada-
16#
Melaksanakan pelati%an ter%adap pengguna dan administrator !T !NST"NS!11# Jika penyedia jasa tela% memiliki aplikasi yang suda% jadi atau setenga% jadi maka ta%apan pembangunan dapat dilakukan dengan melakukan modi'ikasi#
!. "pesi#ikasi Teknis
Memiliki spesi'ikasi teknis plat'orm sebagai berikut :
1.
Berbasis 7eb dan dapat berjalan dengan baik dengan browser standar
!NST"NS!# +#
3.
Menggunakan $8BMS standar !NST"NS!# "utentikasi dengan Directory Service standar !NST"NS!#
#
Memiliki 'ungsi 9port 8ata ke dalam 'ormat dokumen standar !NST"NS!#
5.
Mengidenti'ikasikan Application Programming Interface . API / atau Web Services
untuk diintegrasikan dengan aplikasi lain yang suda% maupun belum ada pada saat implementasi aplikasi ini#
6.
Mengadopsi Sistem Manajemen eamanan !n'ormasi .Information Security
Management System/ untuk mende'inisikan manajemen keamanan dari data dan aplikasi# E.
Ali$ engeta$uan
Penyedia jasa bertanggung ja)ab untuk ali% pengeta%uan dan pelati%an kepada administrator !T !NST"NS! dan pengguna# "li% pengeta%uan yang dimaksud men(akup:
%.
1#
$an(angan database-
+#
$an(angan business pro(ess-
0#
"lur kerja antar modul, (oding, $eport-
4.
Troubles%ooting kon'igurasi dan (oding -
Jangka &aktu elaksanaan
Seluru% ta%apan kegiatan %arus dilaksanakan dalam jangka )aktu 2 .lima/ bulan# Setiap ta%apan yang dijalankan %arus ada proses User "((eptan(e Test yang )aktu pelaksanaan minimal lima %ari kerja dari tanggal sera % terima pekerjaan#
G. Kuali#ikasi
uali'ikasi yang %arus dipenu%i penyedia jasa adala%: 1#
Mempunyai komitmen yang kuat ter%adap pemberantasan korupsi di !ndonesia dan tidak perna% atau sedang berada dalam da'tar %itam ole% organisasi manapun terkait dengan pelanggaran pada proses pengadaan barangjasa dan pekerjaan terkait lainnya#
+#
Bersedia menandatangani perjanjian kera%asian data dan in'ormasi sesuai dengan kebijakan Sistem manajemen keamanan in'ormasi .in'ormation se(urity Management System/ !NST"NS!#
0#
Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang peran(angan dan pembangunan aplikasi dengan skala besar yang sejenis dengan aplikasi yang akan dibuat, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi#
#
Perna% menjadi penyedia jasa dalam bidang peran(angan dan pembangunan aplikasi yang sejenis untuk 2 .lima/ organisasi berbeda#
2#
Memiliki pemikiran ino;ati' dan konstrukti' dalam bidang peran(angan dan pembangunan aplikasi#
3#
Memiliki kemampuan untuk menangani masala% dengan (epat dan tepat#
<#
Memiliki produ(tion %ouse)orks%op dan tenaga a%li permanen#
4#
Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa#
5#
Sanggup untuk memberikan garansi atas ber'ungsinya barangjasa se(ara sempurna selama satu ta%un sejak sera% terima#
16# Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerja sama dengan pengguna dan administrator !T !NST"NS!# 11# Meng%ormati dan tunduk pada kode etik !NST"NS!# 1+# Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan in'ormasi yang berkaitan dengan !NST"NS!# 10# Memiliki komitmen dan disiplin ter%adap tanggung ja)ab dan jad)al pekerjaan# 1# Memiliki tenaga*tenaga a%li yang ditugaskan dalam kegiatan ini dengan kuali'ikasi: a#
etua Tim Proje(t Manager .1 personil/ 1/
Minimum Sarjana Strata 1 .S1/ !T-
+/
Memiliki pengalaman erja minimal < .tuju%/ ta%un dibidang proyek peran(angan dan pembangunan proyek aplikasi-
0/
Memiliki pengalaman minimal 2
.lima/ proyek dalam pekerjaan
peran(angan dan pembangunan sistem aplikasi2/
Memiliki pengalaman sebagai etua Tim minimal dalam 2 .lima/ proyek peran(angan dan pembangunan sistem aplikasi-
3/
Mampu memimpin dan mengkoordinir seluru% anggota Tim-
Memiliki kompetensi yang rele;an dengan tugas dan tanggung ja)abnya dalam tim#
b#
Sta' "nalisis Sistem dan "nalis database .1 personil/ 1/
Minimum Sarjana Strata 1 .S1/ !T-
+/
Memiliki pengalaman minimal 2 .lima/ ta%un dan 2 .lima/ proyek dalam pekerjaan peran(angan dan pengembangan sistem aplikasi-
0/
Memiliki pengalaman sebagai sistem analyst 8atabase minimal dalam 0 .tiga/ proyek 8atabase 8esign-
/
Memiliki latar belakang
dan
pengalaman dalam
bidang system
integration2/
Memiliki kompetensi yang rele;an dengan tugas dan tanggung ja)abnya dalam tim-
(#
Programmer .+ personil/ 1/
Minimum 8iploma 0 .80/-
+/
Memiliki pengalaman minimal 0 .tiga/ ta%un dan 2 .lima/ proyek dalam pekerjaan peran(angan dan pengembangan sistem aplikasi-
0/
Memiliki pengalaman sebagai )eb programmer minimal dalam 2 .lima/ proyek
peran(angan dan pembangunan
pemrograman P=P-
sistem aplikasi dengan
/
Memiliki kompetensi yang rele;an dengan tugas dan tanggung ja)abnya dalam tim#
d#
Sta' "dministrasi dan 8okumentasi .1 personil/
1)
Min# Lulusan 80 segala jurusan dengan pengalaman kerja min# + ta%un-
2)
Menguasai aplikasi spreads%eet .Mi(roso't 9(el atau >pen >''i(e ?al(/, diagramming .Mi(roso't @isio/, )riting .Mi(roso't 7ord atau >pen >''i(e 7riter/, presentation .Mi(roso't Po)erPoint atau >pen >''i(e Presentation/#
'. Gaaran Uu Bagian engadaan Bagian pengadaan menerima permintaan pengadaan barang dan jasa dari berbagai unit di !NST"NS!# Bagian pengadaan kemudian memproses pengadaannya se%ingga dapat ditentukan (alon pemenang yang akan melaksanakan pekerjaan pengadaan barang dan jasa dimaksud# Setela% PP
.Pejabat Pembuat omitmen/ menunjuk
pemenangnya, Bagian Pengadaan mendampingi PP %ingga selesainya proses pengadaan barang dan jasa tersebut# Bagian pengadaan membutu%kan aplikasi yang dapat membantu Bagian Pengadaan mengelola dan memonitor proses pengadaan %ingga selesai diterima pengguna dengan baik# Bagian pengadaan juga memerlukan aplikasi yang dapat menyediakan template untuk dokumen yang sering digunakan se%ingga kesala%an pengetikan dapat diminimalkan#
Segera setela% barang dan
jasa diterima ole% Tim Penerima Barang, PP
menyiapkan permintaan pembayaran ke Biro $enkeu# Biro $enkeu selanjutnya mengurus permintaan pembayaran ke PPN# Bila SP+8 .Surat Perinta% Pen(airan 8ana/ tela% diterima ole% Biro $enkeu# Maka Biro $enkeu memberikan (opynya ke PP dan Biro Umum# Berdasarkan dokumen itu
Biro Umum men(atat ke dalam
aplikasi S!M" BMN da'tar barang yang diadakan untuk menjadi bagian dari aset !NST"NS!#
Bagian Rumah Tangga (Rumga) dan Perlengkapan "set yang tela% diadakan selanjutnya disera%kan ke Bagian $uma% tangga .$umga/ untuk diadministrasikan, dimasukkan ke dalam da'tar aset dan diberi label untuk selanjutnya didistribusikan ke pengguna# Bagian $umga juga menjadi penanggung ja)ab utama pengelolaan persediaan di !NST"NS!# Saat ini setiap unit di !NST"NS! juga dimungkinkan untuk mengelola persediaan di !NST"NS!, tetapi unit*unit tersebut %arus melaporkan kegiatan pengelolaan persediaannya ke Bagian $umga#
Saat ini Bagian $umga menggunakan aplikasi S!M" BMN .Sistem !n'ormasi "kuntansi Barang Milik Negara/ dan S!M" Persediaan yang dikeluarkan ole% ementerian euangan# Tetapi aplikasi ini belum berjalan dalam sistem multi user, se%ingga masing*masing unit melakukan entri di aplikasi masing*masing dan laporan dari masing*masing unit %arus dientri kembali ole% sta' $umga# !ni menyulitkan untuk melakukan pengendalian penu% atas jumla% aset dan persediaan#
Bagian $umga juga memberikan layanan perkantoran berupa penyediaan 'asilitas ruang rapat dan kendaraan# Biro Umum membutu%kan alat agar peman'aatan 'asiltas ini dapat optimal# Selain itu Biro Umum juga menyelenggarakan kegiatan layanan perkantoran lainnya seperti layanan penyediaan "T, layanan (leaning ser;i(e, dan pengelolaan taman#
Bagian Pengelolaan Gedung Perkantoran 8alam rangka pemeli%araan 'asilitas perkantoran Bagian $uma% Tangga dan Perlengkapan serta Bagian Pengelolaan &edung Perkantoran melakukan kegiatan pera)atan se(ara berkala# Biro Umum membutu%kan aplikasi yang dapat membantu Bagian $uma% Tangga dan Bagian Pengelolaan &edung Perkantoran dalam melakukan pemeli%araan ter%adap aset tersebut termasuk mengatur penjad)alan dan
monitoring
progres
dan
biaya
masing*masing
kegiatan
pemeli%araan#
Pemeli%araan termasuk pemeli%araan 'asilitas gedung, kendaraan dan aset bergerak lainnya#
Bagian Pelayanan &edung juga bertanggungja)ab atas keamanan di area &edung !NST"NS!# Biro Umum membutu%kan alat untuk memuda%kan kegiatan monitor keamanan termasuk pen(atatan kejadian penting dan demonstrasi#
Bagian ersuratan Modul Persuratan digunakan untuk mendukung terlaksananya pengelolaan surat menyurat di lingkungan !NST"NS! se%ingga proses pengelolaan administasi surat menjadi e'ekti' dan e'isien# "plikasi Persuratan ini dikembangkan berdasarkan proses bisnis surat*surat dinas yang berlaku umum di pemerinta%an# Proses surat menyurat meliputi proses penerimaan surat, disposisi surat, pembuatan surat keluar dan penyimpanan 'ile elektronik dari surat# Aungsi dari sistem aplikasi administrasi persuratan antara lain : 1#
Men(atat, mengara%kan, dan mengendalikan surat masuk, surat keluar dan nota dinas
+#
Meyimpan arsip surat*surat
0#
Menyampaikan surat kepada yang berkepentingan .disposisi/
#
"plikasi persuratan ini berintegrasi dengan 8o(ument Management System
yang ada di !NST"NS! sebagai pusat penyimpanan data*data persuratan# Beberapa modul pendukung yang terdapat dalam aplikasi persuratan ini adala%:Manajemen penomoran otomatis, digunakan untuk mengatur penomoran surat keluar, nota dinas, dan lain*lain 2#
7ork'lo) surat internal, digunakan untuk menentukan alur dokumen yang akan mengakses surat dimaksud
3#
Pengajuan, pengesa%an persetujuan se(ara elektronik ter%adap dra't surat konsep surat keluar yang diajukan, kegiatan penyera%an dan penerimaan surat* surat dan nota dinas
<#
Se(urity digunakan untuk sistem pengamanan data dan aplikasi
4#
Laporan kinerja digunakan untuk mengeta%ui kinerja pengelolaan surat se(ara elektronik
5#
Laporan*laporan statistik persuratan
16# Noti'ikasi digunakan untuk memberi peringatan tertentu ter%adap user*user yang ditentukan dalam sistem ketika memperole% surat atau %arus menindaklanjuti surat#
*.
!eli+erales 8eli;erables dari kegiatan ini adala%: 1#
Program dan %ak (ipta atas suatu program .Sour(e ?ode/ yang akan menjadi %ak milik !NST"NS!#
+#
=ak penggunaan aplikasi untuk jangka )aktu dan jumla% pega)ai yang tidak terbatas#
0#
8okumentasi seluru% sistem dan perangkat lunak serta UserTe(%ni(al manual dimiliki dan menjadi %ak !NST"NS!#
#
!nstalasi aplikasi dan migrasi data#
2#
Pelati%an bagi pengguna dan administrator !T !NST"NS! minimal 2 .lima/ %ari#
3#
Pendampinganasistensi selama < %ari setela% sera% terima pekerjaan#
<#
&aransi dan pemeli%araan dengan skema: a#
Penyedia jasa %arus menggaransi ba%)a aplikasi yang di deli;er tela% bebas dari bugs dalam kategori: 1/
esala%an ?oding
+/
esala%an uery
0/
Lambatnya proses yang tidak diakibatkan ole% jaringan dan ser;er yang tela% memenu%i persyaratan minimal#
b#
&aransi mulai berlaku selama 0 .tiga/ bulan sejak sera% terima 166C#
(#
&aransi tersebut diikuti dengan skema sebagai berikut: 1/
unjungan dari jam 64#66 s#d# 1<#66 7!B pada %ari kerja satu bulan sekali#
+/
Layanan ;ia telepon setiap %ari kerja dari 64#66 s#d# 1<#66 7!B#
0/
Penanganan ;ia telepon maksimal 1 jam%ari#
/
Penanganan dalam )aktu paling lama jam%ari setela% layanan ;ia telepon tidak ber%asil#
