Contabilidad Para Una Empresa Automotriz

UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración

“Manual de contabilidad para una empresa automotriz”

MONOGRAFÍA Qué para obtener el Título de:

Licenciado en Contaduría Presenta:

Norma Angélica Hernández Villanueva Asesor:

Dr. Jerónimo D. Ricardez Jiménez

Xalapa-Enríquez, Veracruz

Octubre 2007 2

DEDICATORIAS

T W|Éá A ti por haberme acompañado en este recorrido, por no abandonarme, por haberme me permitió la dicha de llegar hasta aquí dándome la fortaleza, por bendecirme con todo lo que tengo y por haberme ayudado a levantarme durante mis caídas y darme la oportunidad de aprender de ellas; pero principalmente por darme la dicha de vivir los sueños más importantes de mi vida.

T Å| Å| `tÅö Todo mi amor y agradecimiento a la única persona que sacrifico su vida para que este paso se hiciera una realidad mi madre que ha sido el motor que generó la fuerza y el orgullo, para que pudiera alcanzar esta meta. Por brindarme la oportunidad de estudiar, gracias por no haber perdido la fé en mí y demostrarme a través de los años tu infinito amor, me diste la mejor herencia una educación, te agradezco estar a mi lado. Gracias Trony, por cuidarme siempre, por ser mi guía, mi horizonte, mi límite ante los excesos, mi amiga y mi mejor consejera, y sobretodo, por darme la oportunidad de ser tu hija. Este triunfo es de las dos, gracias por estar siempre para mí.

T Å| TuâxÄ|àt Bichy tú que fuiste como mi madre. Todo me lo diste y muchas cosas me enseñaste, pero lo que mejor aprendí, fue a querer a las personas, a no guardar rencor y saber perdonar todos los fallos y errores de los demás. Agradezco tu cuidado, el inmenso amor que siempre me diste, tu apoyo y tu fé infinita en mí, gracias por ser mi amiga.

T Å| g•t `|Çx Gracias por esos tiempos que vivimos juntas por confiar en mi capacidad, por su tolerancia, consejos paciencia, por ayudarme a iniciar y terminar mi licenciatura, agradezco el apoyo y afecto incondicional que me ha brindado. 3

DEDICATORIAS

T W|Éá A ti por haberme acompañado en este recorrido, por no abandonarme, por haberme me permitió la dicha de llegar hasta aquí dándome la fortaleza, por bendecirme con todo lo que tengo y por haberme ayudado a levantarme durante mis caídas y darme la oportunidad de aprender de ellas; pero principalmente por darme la dicha de vivir los sueños más importantes de mi vida.

T Å| Å| `tÅö Todo mi amor y agradecimiento a la única persona que sacrifico su vida para que este paso se hiciera una realidad mi madre que ha sido el motor que generó la fuerza y el orgullo, para que pudiera alcanzar esta meta. Por brindarme la oportunidad de estudiar, gracias por no haber perdido la fé en mí y demostrarme a través de los años tu infinito amor, me diste la mejor herencia una educación, te agradezco estar a mi lado. Gracias Trony, por cuidarme siempre, por ser mi guía, mi horizonte, mi límite ante los excesos, mi amiga y mi mejor consejera, y sobretodo, por darme la oportunidad de ser tu hija. Este triunfo es de las dos, gracias por estar siempre para mí.

T Å| TuâxÄ|àt Bichy tú que fuiste como mi madre. Todo me lo diste y muchas cosas me enseñaste, pero lo que mejor aprendí, fue a querer a las personas, a no guardar rencor y saber perdonar todos los fallos y errores de los demás. Agradezco tu cuidado, el inmenso amor que siempre me diste, tu apoyo y tu fé infinita en mí, gracias por ser mi amiga.

T Å| g•t `|Çx Gracias por esos tiempos que vivimos juntas por confiar en mi capacidad, por su tolerancia, consejos paciencia, por ayudarme a iniciar y terminar mi licenciatura, agradezco el apoyo y afecto incondicional que me ha brindado. 3

T Å| YtÅ|  Yt Å|Ä|t  Å| Ä|t Ä|t 

Por el cariño y la confianza que me brindan en todo momento, pero sobre todo por estar cada uno a su manera respaldándome en mis decisiones. Gracias por estar ahí en mis triunfos y en mis derrotas, les agradezco su preocupación por mí.

áxÜxáá ÖâxÜ|wÉá Öâx çt ÇÉ xáàöÇ vÉÇÅ|zÉ  vÉÇÅ|zÉ T Å|á áxÜx  Mi abuelito Edmundo, mi bisabuela Francisca, mi tío Ramón, mi primita chepita, Ellos no partieron para dejarnos, ellos no están ausentes, están lejos y cerca de nosotros viven con nosotros, nos aman y nos protegen del cielo.

{xÜÅtÇt T Å| TÅ|zt ç {xÜÅtÇt  Lisset tras un recorrido juntas de 11 años de amistad gracias por estar junto a mi, tú me enseñaste la fuerza para afrontar difíciles situaciones, me diste tu cariño, tus consejos, me aguantas en mis peores momentos y me demuestras el valor de la verdadera amistad.

TÅ|zÉá Å|zÉá T Å|á T     A mis amigas: Janet, Tere, Jessica, July, Angélica, Laura, Adriana, Ingrid, Emiliano, porque gracias a ellos disfruté de una amistad sincera, valor importante en mi vida, gracias por estar conmigo estos años, por aconsejarme, regañarme, compartir risas y llantos en todo este tiempo.

T Å|á T    TÅ|zÉá Å|zÉá wx Ät âÇ|äxÜá|wtwM Dana, Paty, Laura, Zay por permitirme conocerlas y ser parte de su vida. Por ayudarme y estar conmigo a lo largo de la carrera, y aún después.

ÅÉÜ T Å| TÅÉÜ T    Largo es el camino recorrido y lo caminaste junto a mí durante tanto tiempo; me impulsaste a conquistar mis metas, me demostraste que existe el amor verdadero ese que puede superar los obstáculos y perdonar de corazón.

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Por haber aparecido y cambiado mi vida, por enseñarme y haber aprendido junto a mí. Gracias por todo lo vivido, por todo lo que fuiste una vez. Que dios te guarde siempre con bien y te acompañe en tu camino.

AGRADECIMIENTOS Es importante para mí señalar que la elaboración de este Manual, ha sido posible gracias al esfuerzo coordinado de los responsables, quienes se encargaron de supervisar cada detalle integrante de este proyecto.

T Å| TáxáÉÜ

El Dr. Jerónimo Ricardez Jiménez, director de esta monografía, mi más sincera gratitud por su confianza, paciencia y disposición en todo momento. Maestro mi mayor agradecimiento por aceptar dirigir este trabajo recepcional. Por formar parte de mi formación académica, Gracias maestro, por brindarme sus consejos y comentarios, por escuchar con atención mis observaciones y preguntas.

T T    f|ÇÉwtÄ   ÇÉwtÄ    Å| f|  ÇÉwtÄ   C.P. Ernesto Cobos Escudero quiero dar gracias al apoyo que me brindó durante la realización de este trabajo, por sus consejos y anécdotas compartidas por permitirme conocer un poco mas de él. Gracias por su tiempo compartido por las pláticas tan amenas por sus consejos que me servirán de guía y sobre todo por facilitarme la realización de este trabajo.

T Å| f|ÇÉwtÄ   f  |ÇÉwtÄ f |ÇÉwtÄ      C.P. Francisco Rodríguez Sánchez por haberme acompañado desde el inicio de mi licenciatura, por ser mi maestro y ahora mi sinodal, por los consejos, vivencias y cariño que me demostró y como usted lo dijo me recibió en mi primer año y ahora me despide en el último. Y para todos recuerden que:

f| xáàÉç xá áâ ÅxÅÉÜ|t çt yÉÜÅÉ ÑtÜàx {|áàÉÜ|t ÑtÜàx wx áâ {|áàÉÜ|t  ZÜtv|tá 5

ÍNDICE Introducción....................................................................................................…1 Capítulo I……………………………………………………………………………….5 1.1 Estructura organizacional…………………………................................7 1.2 Áreas de la organización………………………………………………..10 1.2.1 Área administrativa…………………………………………….11 1.2.2 Área de ventas………………............…………………...……11 1.2.3 Área de postventa................................................................12 1.3 Organigrama…………………………………….………………………..13 1.4 Descripción de puestos………………………….………………………15 1.4.1 Director general…................................................................16 1.4.2 Gerente general………………………….…………….……....19 1.5 Gerentes de los diferentes departamentos de la entidad……………21 1.5.1 Gerente administrativo…………………………….…………..21 1.5.2 Gerente de ventas...........................................……………..26 1.5.3 Gerente de postventa……………………………….…………25 1.6 Flujos de operación………………………………….……………….….34

Capítulo II..........................................................................................................36 2.1 Importancia del manual de contabilidad……………………………….39 2.1.1 Objetivo del manual contable…………………………………40 2.1.2 Uso del manual de contabilidad...........................................41 2.1.3 Establecimiento en formas y registros.……………..............42 2.2 Concepto de manual contable….……..……………………………….42 2.2.1Objetivos de la organización contable…….………………….43 2.3 Guía contabilizadora………………....................................................48 2.4 Catálogo de cuentas……………………….........................................51 2.5 Instructivo del catálogo de cuentas…….………………………………54 2.6 Documentos fuente……….………………………………….................56 6

2.7 Documentos contabilizadores…….…………………………………….57 2.8 Diagramas de flujo……………….………………………………………58 2.9 Políticas………………………….………………………………………..60 2.10 Control interno………………………………..…………………………62

Capítulo III…………..………………………………………………………………..65 3.1 Generalidades………….......................…………………….……….....68 3.2 Organigrama……..…....................................................................….73 3.3 Catálogo de cuentas…………………………………………………….74 3.4 Guía contabilizadora..................................................………………..86 3.5 Instructivo del catálogo de cuentas……………………….……………88 3.6 Flujos de operación implementados……………………….…………103 3.7 Establecimiento de políticas............................................................110 3.8 Implementación del control interno………………….….…………….114 Conclusiones………………………………………………………………………119 Bibliografía…………………………………………………………………………123 Anexo I………………………………………………………………………………125

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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Organigrama vertical………………………………………………………14 Figura 2 Flujos de operación…………….………………………………………….35 Figura 3 Guía contabilizadora………………………………………………………50 Figura 4 Ejemplo de guía contabilizadora…………………………………………87 Figura 5 Cuadro comparativo entre el control interno contable y el control interno administrativo…………………………………………………...118

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INTRODUCCIÓN

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INTRODUCCIÓN En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su organización y los procedimientos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente. En este trabajo, se ha buscado dar a conocer un manual de contabilidad, que tiene como finalidad dar un enfoque de la organización de una empresa comercializadora de automóviles y conocer de manera general cómo se integra la organización contable dentro de la misma. Esta recopilación es resultado de mi experiencia del del servicio social que realice dentro de una empresa que comercializa automóviles. La empresa contaba con una organización flexible que propiciaba la duplicidad de funciones, confusión en sus registros, políticas no bien definidas y un débil control interno. Con este manual busco presentar de forma práctica y comprensible los principales aspectos que las organizaciones automotrices necesitan conocer y desarrollar para poder acceder, en las mejores condiciones posibles, al mercado en el que se desenvuelven. El manual ha sido previamente analizado con temas que van desde el conocimiento del medio ambiente, en el que se desenvuelve la empresa, hasta la visión integral que se debe tener para su correcto funcionamiento. El manual debe ser una herramienta que ayude a la toma de decisiones, aborda temas que van desde el estudio del medio donde se aplicará, hasta las funciones básicas de la administración (planeación, organización, dirección y control). Con este trabajo se busca que los integrantes de la organización conozcan el uso y el manejo adecuado de los procesos contables que se aplicarán para hacer el trabajo de manera sincronizada. En este estudio la organización contable 10

representa uno de los aspectos más importantes de la organización para su correcto funcionamiento. Dentro de esta monografía se hace mención a la importancia del conocimiento de las funciones básicas de la contabilidad, como un medio para tomar decisiones rápidas y acertadas. Este manual es un instrumento de trabajo que el personal integrante de la entidad deberá conocer para posteriormente aplicar de manera ordenada y consistente, con esta acción las funciones serán más sencillas y prácticas. Es importante mencionar que la empresa objeto de este estudio, es una agencia de venta de automóviles nuevos, auto partes y refacciones originales, así como la prestación de servicio de mantenimiento y reparación a unidades. El primer capítulo da a conocer la estructura orgánica de la empresa y las funciones de cada una de sus unidades organizacionales, debido a que son de suma importancia para su adecuado crecimiento y desarrollo, así como para servir como un instrumento de apoyo que facilite al personal la realización de sus actividades. Asimismo, es conveniente señalar que para la elaboración de este capítulo se llevó a cabo el estudio de las diferentes áreas que conforman la empresa tomando en cuenta la información de los puestos integrantes por áreas de trabajo. En este primer capítulo me propongo dar una perspectiva del ambiente de estudio en el cual se realizó mi trabajo, con el fin de ir de lo general a lo particular. Para el segundo capítulo muestro una referencia generalizada de los conceptos que integrarán el manual, si bien es cierto que es teoría he tratado de darle mi enfoque personal para ir adecuando los conceptos a mi objeto de estudio. Se hace mención de los conceptos del manual, la importancia así como del objetivo del mismo; en esta parte del trabajo se encuentra la organización contable que se llevo a cabo.

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Se presenta desde el establecimiento de la guía contabilizadora, el catálogo de cuentas, el instructivo, es decir, las partes que integran este manual. Las cuentas estudiadas son las que intervienen en las operaciones realizadas durante el periodo contable. El capítulo tercero es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Se presentan los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente las actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, políticas y control interno que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. El presente manual además de contener información ordenada y sistematizada, explica datos muy interesantes que sirven de base en la estructura de una empresa para una correcta toma de decisiones. El manual de organización está sujeto a ser actualizado o, en su caso, modificado según las necesidades de cada organización automotriz.

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CAPÍTULO I ORGANZACIÓN Y OPERACIÓN DE UNA EMPRESA AUTOMOTRIZ

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CAPÍTULO 1. ORGANZACIÓN Y OPERACIÓN DE UNA EMPRESA AUTOMOTRIZ La organización y operación de la empresa implica la determinación, coordinación y control de todos los elementos necesarios para llevar a cabo el registro de las operaciones o hechos de la empresa. La entidad es la que regula las acciones con el fin de obtener eficiencia en el proceso, y cuando de establece la contabilidad, da lugar a la organización y operación de la empresa. Los elementos de la organización contable en términos generales, como lo cita Maximino Anzures, son: a) Catálogo de cuentas, a través del cual se establece la “ordenación” de los hechos. b) Documentos que sirven para captar y comprobar las operaciones sirviendo de fuente de datos para los siguientes. c) Documentos contabilizadores, o sea los medios para el registro en libros, por los cuales se establece la coordinación de tales hechos. En algunos casos, los documentos comprobantes pueden servir asimismo como documentos contabilizadores. En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos. El primer paso de su organización es definir la estructura organizacional sobre la cual estará basada su operación; la descripción de las áreas de la organización, la descripción de los puestos de trabajo, así como la asignación de responsabilidades. Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos están colocados de arriba a bajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al más bajo respectivamente. 14

Koontz y O´Donnell mencionan en su obra: “Organización es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordina, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa”.

Organización según Reyes Ponce “Es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los objetivos y planes señalados”. 1

1.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Una organización es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y en función de la obtención de objetivos específicos. Para poder alcanzar los objetivos propuestos resulta necesaria la construcción de un esquema o modelo, que permita la interrelación e interacción de sus elementos. La estructura será entonces, la herramienta que le permita a la organización alcanzar sus objetivos. •

Permite lograr una determinada disposición de sus recursos,

•

Facilita la realización de las actividades y

•

Coordinación de su funcionamiento

Según Henry Mintzberg: “La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas”.

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1

 Reyes Ponce Agustín. Administración moderna. Editorial Limusa. México. 2000.  Gómez Ceja Guillermo. Planeación y Organización de empresas. Editorial Mc Graw Hill. Octava edición. 2002. p.229. 2

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De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización. En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de toda la organización. A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización. La estructura de la empresa es uno de los elementos clave de la organización por tanto es importante conocer la actividad que realiza cada individuo integrante que hay para saber cuales son los cargos que componen la estructura organizacional de la empresa. Y esto se muestra con representaciones graficas que muestren las jerarquías del personal que labora en la organización. Por lo tanto, la estructura puede ser modificada toda vez que las necesidades de la organización así lo requieran; debiendo guiarse por una lógica que permita el logro de la eficacia y eficiencia organizacional. La organización, en función de sus objetivos y de acuerdo a determinados factores, como el contexto, la tecnología que emplea en sus actividades, su tamaño, etc., decidirá la forma particular de su estructura. La elección de una u otra forma definirá la filosofía que guiará el accionar organizacional, que se materializará a través de su diseño institucional, dentro del cual los participantes verán condicionados sus comportamientos, en función de las relaciones que se verifican. Para la determinación de los niveles o escalas jerárquicas, podemos utilizar el modelo de los autores clásicos, que representa la estructura de las organizaciones como un triángulo, habitualmente llamado “pirámide administrativa”, en el que se determinan tres niveles jerárquicos: 16

a. nivel superior b. nivel intermedio c. nivel inferior En cada uno de estos niveles se presenta una división administrativa en la cual los superiores tienen autoridad sobre los subordinados que se encuentran en los niveles inferiores, aumentando la autoridad y la responsabilidad a medida que se asciende en la escala jerárquica. La estructura de la organización a nivel gerencial sobre la cual estará basado el presente trabajo es la siguiente: 1.1 Dirección general 1.2 Gerencia general 1.3 Gerencia administrativa 1.4 Gerencia de ventas 1.5 Gerencia de postventa Para conocer mejor las características de la estructura presentada anteriormente a continuación se describe cada nivel de manera simplificada ya que más adelante se hará la descripción de cada puesto a nivel superior e intermedio. Dirección general 1. Conducir la operación de la agencia automotriz. 2. Encaminar al logro de los objetivos. 3. Coordinar las acciones de programación, procedimiento y seguimiento. Gerencia general 1. Cumplir los acuerdos de la junta administrativa. 2. Vigilar el cumplimiento de los problemas. 3. Coordinar a las direcciones. 4. Formular el proyecto del programa general. 17

Gerencia administrativa 1. Elaborar y ejecutar el programa de la dirección y someterlo a consideración de la misma. 2. Vigilar la correcta aplicación de los lineamientos de contabilidad. 3. Establecer las normas que regulen y controlen el presupuesto. 4. Verificar la correcta aplicación de los procedimientos contables. Gerencia de ventas 1. Estructurar la función de las ventas. 2. Fomentar la competitividad 3. Elaboración de planes de ventas, fijación de objetivos y control. Gerencia de postventa 1. Estructurar la función de las ventas. 2. Planificar el servicio de postventa. 3. Gestionar la atención al cliente.

1.2. ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas. La efectividad de la empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre los integrantes de la organización y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son las siguientes:

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1.2.1 Área administrativa De vital importancia es esta función, ya que la empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. Este departamento tiene el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros, es responsable de las políticas, planes, movilización y administración de los recursos financieros. Debe abarcar las funciones contables y administrativas, es decir, el área de contabilidad se encarga de realizar las operaciones, los registros diarios que se originan con motivo de ventas o compras y operaciones relacionadas con las mismas. El área administrativa deberá llevar el control del fondo fijo de caja chica. Deberá existir una fluidez de información con los demás departamentos. La información que se genere en este departamento se convertirá en datos que tendrán una interpretación financiera para cumplir con obligaciones, así mismo, recibir beneficios.

1.2.2 Área de ventas El departamento de ventas tiene como principal función planear, ejecutar y controlar las actividades generales del proceso, por lo que se debe dar seguimiento y control continuo a sus actividades. El departamento de ventas es el encargado de persuadir al mercado, es decir, debe hacer notar la existencia del producto, en este caso los vehículos automotrices valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con las políticas establecidas. 19

La distribución física es una responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas. El gerente de ventas coordina las entradas y salidas del almacén de vehículos, problemas relativos al manejo del vehículo desde la fábrica hasta la entrega a el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización, los costos de manejo, los inventarios de recepción y entrega de unidades. La administración del departamento de ventas es responsabilidad del gerente de la misma, el cual debe determinar los procedimientos, dirigir el personal de ventas, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los integrantes de las diversas secciones de este departamento.

1.2.3 Área de postventa El objetivo que se persigue al implementar este espacio es lograr la combinación perfecta entre la obtención de ingresos, la eficiencia en el servicio y la fidelidad del cliente, así como, aumentar el nivel de satisfacción del mismo. Se ocupará de que la relación empresa-cliente sea plenamente satisfactoria. Un servicio postventa que funcione correctamente puede ahorrar a la empresa un porcentaje elevado de los gastos de promoción y ventas. Si por el contrario no funciona el producto, por muy bueno que sea, tendrá dificultades en su comercialización. Debe contar con manuales que contengan sugerencias ó soluciones a incidencias, y realizar encuestas de satisfacción postventa para observar los resultados del servicio ofrecido por este departamento.

El éxito de esta aplicación se basa en la eficaz base de datos de clientes generada, en la constante renovación, donde se registrarán todas las actividades que cualquier miembro de la compañía mantenga con los clientes. Las ventajas más palpables de esta solución se manifiestan con prontitud; Aumentar el grado 20

de atracción hacia clientes nuevos y rentables, al tiempo que se estrechan los lazos con los ya existentes para optimizar estas relaciones en todo su ciclo de vida.

1.3 ORGANIGRAMA Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico) es la gráfica que representa la organización de una empresa. Es la representativa estadística, esto es, corresponde a la radiografía de la empresa y muestra su esqueleto y su constitución interna, pero no su funcionamiento ni su dinámica. También son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría. Es la representación grafica de los diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se representa por un rectángulo que encierra el nombre del puesto y en ocasiones el nombre de quien lo ocupa: la unión de los cuadros mediante líneas representa los canales de autorización y responsabilidad. Como he mencionado en los párrafos anteriores el organigrama constituye la base para la delegación de las funciones llevadas a cabo, es vital que la empresa cuente con esta representación. Para llevar a cabo una departamentalización adecuada como primer paso es necesario organizar a la empresa, establecer claramente las funciones que se realizan. 21

Para este tipo de organización la implantación de un organigrama vertical es lo más adecuado ya que cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Este organigrama permitirá que todos los integrantes del mismo conozcan su lugar dentro de la organización. (Figura 1)

Figura 1: Organigrama Vertical

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1.4 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS El objetivo de la descripción de puestos de trabajo no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. La Descripción de Puestos tiene como su principal objetivo el conocer cada una de las funciones y responsabilidades de los puestos, así como establecer las características que deben de tener las personas que ocupen dichos puestos. Este análisis se establece como una fuente esencial para llevar a cabo el reclutamiento y selección del personal, la capacitación, evaluación de desempeño y la valuación de puestos. El conocimiento y documentación de las funciones que desempeñan los ocupantes de los puestos en la Organización, permite establecer con mayor claridad los procesos que involucran la operación, evitando duplicidad de funciones y buscando la eficiencia en la misma. Esta descripción que integran a la organización son un complemento escrito del organigrama y junto con él forma parte del manual cada puesto de trabajo incluido dentro de este manual tiene los siguientes elementos: Puesto:   Nombre que se le asignará al cargo, a quien reporta, a que gerencia y

departamento pertenece; Función general:  Finalidad del puesto dentro de la organización; Relaciones internas:  Quienes dependen de él dentro de la empresa Relaciones externas:  Con quien se relaciona fuera de la organización Funciones específicas:  La descripción de las tareas por las cuales responde

La información de los puestos se deriva del estudio de las partes que integran a la institución, a continuación se hace la descripción de los puestos a nivel gerencial que se implantarán dentro de la empresa automotriz.

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1.4.1 DIRECTOR GENERAL NOMBRE DEL PUESTO:

DIRECTOR GENERAL

REPORTA A:

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Debemos tomar en cuenta que cada Director tiene su propia personalidad, formación, experiencia y capacidades que le hacen siempre diferente a los demás. Pero, pese a esto, existen factores que, por lo general, favorecen una buena tarea directiva en una empresa. Y siempre considerando la globalidad del perfil del Director y no el caso particular. Por este motivo, a continuación, se exponen algunos factores que considero que favorecen, en sentido positivo, una buena labor direccional. Dan un perfil con más probabilidades de éxito que el contrario. Hecha esa breve introducción aclaratoria, a continuación se reflexionan algunos rasgos del perfil de un Director de una empresa, que favorecen generalmente un buen desarrollo en ese puesto. Sin que supongan prioridades de unas sobre otras, ni un orden preestablecido de preferencias. En este tipo de empresas automotrices, el director general, casi siempre es el dueño del negocio por el riesgo que representa la inversión es por ello que dentro de las funciones específicas también se considerarán algunos de los rasgos que deberá asumir el director general ya que él no será el que ejecute propiamente las acciones sino el que lleve a cabo la revisión del trabajo de los integrantes de la organización. Los rasgos del perfil tienen mucha importancia ya que sirven para definir la actuación del director frente a los miembros integrantes de la agencia automotriz. FUNCIÓN GENERAL Realizar acciones que se encaminan a modificar el medio, o las relaciones entre la empresa y su entorno, ver las cosas tal como son y no como deberían ser. Ajustar 24

la estructura y la estrategia de modo que exista congruencia entre las dos y que se valoricen mutuamente. PUESTOS QUE LE REPORTAN Gerente General: Informes de los resultados obtenidos. •

RELACIONES INTERNAS: Accionistas: Presentar resultados finales. Gerente General.  Informa los resultados obtenidos por cada área. Gerente de Ventas.  Dar a conocer la situación del departamento. Gerente de Postventa.  Presentar el seguimiento de postventa. Gerente Administrativo.  Indica los resultados financieros. •

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RELACIONES EXTERNAS: •

Instituciones de crédito.

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Compañías Aseguradoras.

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Proveedores.

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Clientes.

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Acreedores.

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Gobierno local.

FUNCIONES ESPECÍFICAS Supervisar los resultados finales obtenidos por la estructura organizacional. Vigilar el cumplimiento de los procedimientos aplicados en la organización. Convocar a reuniones periódicas con los gerentes de las áreas integrantes de la organización para analizar los trabajos que se han desarrollado así como aquellos que están por llevarse a cabo. Tomar decisiones con base en los resultados de las diferentes áreas. Autorizar la contratación del personal. Administrar los recursos económicos, humanos y materiales, buscando el mejor aprovechamiento y desarrollo de los mismos. •

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Firmar la documentación correspondiente. Supervisar la implantación de los manuales que se aplicarán en cada área de la organización. Ser el representante de la empresa automotriz. Autorizar cualquier cambio dentro de la organización.

RASGOS DEL PERFIL Buscar la motivación para dirigir dentro de la empresa, es tratar de obtener los objetivos planteados, llevando el destino de la empresa en las manos, por medio de un equipo de personas y con los medios materiales de que se dispone; “gestionar” los recursos para alcanzar los fines. Tener capacidad de análisis y de síntesis se trata de esa condición mental de la persona humana de poder desarrollar una idea o un problema, llevándolo hasta sus últimas consecuencias. Obtener capacidad de comunicación, es la capacidad de llegar a los demás, de saber hablar y saber escuchar. Es la posibilidad de entender y hacerse entender. Un buen director sabe comunicar a su gente. Les transmite sus órdenes, sus entusiasmos, sus objetivos, les motiva y les tiene informados. Se dirige a ellos, recibe sus opiniones. Poseer dotes de psicología Esto se traduce como que debe saber conocer a la gente. Entenderla en sus extractos psíquicos, lógicamente hasta donde esto es posible y conveniente. Establecer capacidad de escucha es importante saber oír y escuchar al personal. Lograr una capacidad de trabajo entre los miembros de la organización. Asumir un espíritu de lucha Este espíritu de lucha no ha de entenderse como un espíritu agresivo, capaz de llevarse por delante y “triturar” al que se ponga por delante, ha de entenderse, más bien, como espíritu de lucha por el triunfo de manera limpia. Conservar una actitud de perseverancia y constancia. •

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Ser una persona que ha de estar dotado de la mayor parte de las capacidades y aptitudes mencionadas antes, es aquel que toma las decisiones y los demás, creen en él, en sus posibilidades y le siguen. Tener y actuar con integridad moral y ética su vida profesional o al frente de sus negocios, busca el beneficio de su empresa y el alcanzar sus objetivos. Lograr un espíritu crítico Sólo con espíritu crítico es posible una toma acertada y fundamentada de decisiones.

1.4.2 GERENTE GENERAL NOMBRE DEL PUESTO:

GERENTE GENERAL

REPORTA A: GERENCIA:  DEPARTAMENTO: 

CONSEJO ADMINISTRATIVO GENERAL GENERAL

FUNCIÓN GENERAL: Dirigir, planear, organizar y controlar las operaciones de la concesionaria, así como también mantener y ampliar su penetración de mercado en su zona. Tomar todas las decisiones de inversión, estrategia y objetivos en todas las áreas de la concesionaria. PUESTOS QUE LE REPORTAN: Gerente de Ventas. Informa las ventas efectuadas y prospecto. Gerente Administrativo. Informa el estado financiero de la concesionaria. Gerente de Postventa. Informa los ingresos del área de servicio y refacciones. •

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RELACIONES INTERNAS: Secretaria. Informa los avances de las tareas asignadas. Gerente de Ventas.  Informa las ventas efectuadas y prospecto. •

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•

Gerente de Postventa.   Informa los ingresos del área de servicio y

refacciones. •

Gerente Administrativo.  Informa el estado financiero de la concesionaria.

RELACIONES EXTERNAS: •

Instituciones de crédito.

•

Compañías Aseguradoras.

•

Proveedores.

•

Clientes.

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Gobierno local.

FUNCIONES ESPECÍFICAS: Establecer una organización adecuada a las necesidades de la concesionaria, con personal capacitado y adecuado; garantizando el buen desempeño de labores y de acuerdo a las políticas, normas y objetivos de la empresa. Desarrollar, implantar y controlar los planes, políticas y normas de operación que garanticen un desempeño satisfactorio y rentable de la concesionaria para vehículos nuevos, usados, servicio, refacciones, accesorios y departamento administrativo. Consultar periódicamente con todos los gerentes lo relacionado al establecimiento de objetivos de ventas, gastos, utilidades e inversión. Establecer el desarrollo de cada gerente de departamento de manera que estén capacitados para manejar todas las responsabilidades que se les asignen. Promover la coordinación y cooperación entre los departamentos de Ventas, Postventa y Administrativo de la concesionaria. Seleccionar al personal gerencial requerido y dar su visto bueno para la contratación de personal de otros niveles. Preparar, junto con los gerentes de departamento, las evaluaciones periódicas de trabajo, basándose en los estándares de ejecución. •

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Supervisar planes de acción para el personal de toda la concesionaria y aprueba los salarios y planes de compensación. Establecer y controlar los objetivos de ventas y de operación para cada departamento con base a resultados mensuales y /o anuales. Controlar y evaluar los resultados de los departamentos mediante el Control de Operación Diaria y los Análisis Financieros Mensuales de cada uno de los departamentos, y establecer planes para mejorar y corregir la acción cuando sea necesario. Capacitar al personal a su cargo. Analizar las necesidades presentadas por las gerencias departamentales en cuanto a instalaciones, equipo y ampliaciones de la concesionaria y aprueba los requerimientos de inversión. Proporcionar los medios y supervisar las actividades necesarias que permitan la implementación del sistema de calidad.

1.5 GERENTES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA ENTIDAD 1.5.1 GERENTE ADMINISTRATIVO NOMBRE DEL PUESTO: REPORTA A: GERENCIA: DEPARTAMENTO:

GERENTE ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL GENERAL ADMINISTRACION

FUNCIÓN GENERAL: Proporcionar a la Gerencia General información financiera correcta y oportuna, así como optimizar los recursos humanos, financieros y materiales de la concesionaria. 29

PUESTOS QUE LE REPORTAN: Auxiliar Contable. Reporta el avance de contabilidad y reportes. Cajera. Reporta los saldos a bancos e ingresos a caja. Limpieza. Reporta el estado de limpieza y necesidades en las áreas. Mantenimiento. Reporta el estado en general de la concesionaria y los arreglos a realizar. Chofer. Reporta las salidas de la concesionaria y realiza encargos del área de Administración. Veladores. Reporta las novedades en la concesionaria durante la noche. •

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RELACIONES INTERNAS: Gerente General.  Información financiera de toda la concesionaria. Gerente de Ventas. Información financiera del área de Ventas. Gerente de Postventa. Información financiera del área de Postventa. Auxiliar Contable.  Reporta el avance de contabilidad y reportes. Reporta los vencimientos de los pagares y factura a crédito, clientes morosos y pagos. Cajera. Reporta los saldos a bancos e ingresos a caja. Mantenimiento.   Reporta el estado en general de la concesionaria y los arreglos a realizar. Chofer. Reporta las salidas de la concesionaria. Limpieza.  Reporta el estado de limpieza y necesidades en las áreas. Veladores.  Reporta las novedades en la concesionaria durante la noche. •

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RELACIONES EXTERNAS: Auditores Externos.   Proporcionar los documentos necesarios para la realización de la auditoria. Instituciones de crédito.  Pagos, depósitos y créditos. Hacienda y Crédito Público.  Pago de impuestos. •

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Dependencias Gubernamentales.   Proporcionar los documentos que se

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solicitan en cada dependencia. Proveedores.  Solicitudes de materiales y pagos.

FUNCIONES ESPECÍFICAS: Autoriza todos los pagos a proveedores y gastos menores para cubrir las áreas de la concesionaria. Supervisar que se registren contablemente y en forma correcta y oportuna todas las operaciones de la empresa así como la elaboración de los estados financieros de la misma. Manejo oportuno y al mejor costo de los recursos monetarios para cubrir las necesidades y gastos propios de la concesionaria. Controlar adecuadamente las operaciones relacionadas con bancos, cobranza, proveedores, financieras, clientes, etc. Obtener para la empresa los mejores rendimientos de sus excedentes monetarios. Vigilar el cumplimiento correcto y oportuno de todas las obligaciones de carácter fiscal, laboral y administrativo a que está sujeta la empresa. Supervisar que la elaboración de las nóminas semanales y quincenales de la empresa, así como el pago de las mismas, se haga en forma correcta y oportuna. Vigilar y supervisar la elaboración, control y archivo de todos los documentos, tanto fiscales como administrativos, que se generan por las diferentes operaciones de la empresa. Evaluar la posición financiera del resultado de las operaciones de la concesionaria en base al análisis de los estados financieros de la misma, conjuntamente con la dirección general y los gerentes departamentales. Atender a los auditores internos y externos. Llevar a cabo otras actividades que la empresa considere necesarias para alcanzar los objetivos de la misma. •

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1.5.2 GERENTE DE VENTAS NOMBRE DEL PUESTO:

GERENTE DE VENTAS

REPORTA A: GERENCIA:  DEPARTAMENTO:

GERENTE DE VENTAS GENERAL VENTAS

FUNCIÓN GENERAL: El jefe de grupo es responsable de coordinar y supervisar a los asesores de ventas para alcanzar los objetivos de comercialización establecidos por la gerencia de ventas. PUESTOS QUE LE REPORTAN: Secretaria. Reporta del total de las operaciones realizadas. Supervisor de unidades nuevas. Reporta la entrada de unidades nuevas, así como, los accesorios que traen. Asesores profesionales de venta. Reportan la venta de unidades vehiculares. •

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RELACIONES INTERNAS: Gerente de Ventas.  Reporta los movimientos de vehículos nuevos, reporte de los Ejecutivos de Ventas y temas en general del área. Asesores Profesionales de Ventas.   Nuevos prospectos y consultas en general. Jefe de Taller.   Consulta del estado de los vehículos en inspección de entrega y acondicionamiento. Auxiliar Contable.  Entrega de documentación contable. •

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RELACIONES EXTERNAS: Clientes. Da respuesta a consultas e información de los vehículos. •

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FUNCIONES ESPECÍFICAS: Se mantiene al día de los cambios de precios, técnicas, políticas de la compañía y de la situación del mercado. Apoya al Gerente de Ventas en la determinación de políticas internas y planes de comercialización. Supervisa los programas de venta de cada asesor orientándolos para hacer una prospección más efectiva. Verifica que el asesor le dé seguimiento a la venta satisfaciendo las necesidades de los clientes. Supervisa y asesora a los asesores respecto a los planes de crédito para ofertar al cliente. Supervisa el estado en que se encuentran las unidades que se reciben, elaborando un reporte al Gerente de Ventas. Tiene a cargo el Departamento de Servicios Financieros. Supervisa que todas las unidades del inventario propio estén en condiciones óptimas, así como que tengan realizada la inspección de entrega por parte de área de Servicio. Responsable de la Sala de Ventas, así como también el cuidado y presentación de las mismas. Solicitar al área de Servicio las unidades que va a entregar cada Ejecutivo de Ventas a sus clientes, y a la vez las revisa antes de la entrega. Es responsable de las placas de demostración que se colocan en las unidades para su prueba de manejo. Lleva un control de las carpetas que llegan en cada unidad, y a su vez ver que no tengan ningún faltante. Es responsable de verificar el estado de las unidades usadas que se podrían llegar a tomar a cambio por una nueva, y a su vez fijar un precio por la misma. Entregar al Gerente de Postventa la relación de los vehículos nuevos. Apoya a la Gerencia de Ventas en la administración del departamento. •

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1.5.3 GERENTE DE POSTVENTA NOMBRE DEL PUESTO:

GERENTE DE POSTVENTA

REPORTA A: GERENCIA: DEPARTAMENTO:

GERENTE GENERAL GENERAL POSTVENTA

FUNCIÓN GENERAL: Administrar el departamento de Postventa de forma tal que puedan alcanzarse los objetivos de calidad en las reparaciones y en la atención a los clientes, así como lograr el grado máximo de participación en el mercado de servicio, buscando con ello las utilidades convenientes para el desarrollo del negocio. PUESTOS QUE LE REPORTAN: Asesor de Servicio. Informa los vehículos que entran a servicio, solicitudes de autorización de garantías y avances de los trabajos en taller. Movimientos diarios del área de Garantías y entrega el Reporte de Ventas diarias y la nomina del área de taller. Encargado de Refacciones. Informa las actividades diarias de recepción y ventas de refacciones. Jefe de Taller. Movimientos diarios del área de taller y del área de Hojalatería y Pintura, y las necesidades y requerimientos de herramientas y equipo. •

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RELACIONES INTERNAS: Gerente General.  Estado financiero, negocios y estado general del área de Postventa. Gerente Administrativo.  Descuentos, facturas y créditos. Gerente de Ventas.  Estado de los vehículos nuevos en servicio. Jefe de Taller. Movimientos diarios del área de taller y del área de Hojalatería y Pintura. •

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Asesor de Servicio.  Informa los vehículos que entran a servicio, solicitudes

de autorización de garantías y avances de los trabajos en taller. Encargado de Refacciones.  Informa las actividades diarias de recepción y ventas de refacciones. Técnico Mecánico.   Solución a problemas especiales de mecánica y consultas en general. Auxiliares de Técnicos. Informes del avance del trabajo que se les asigno.

RELACIONES EXTERNAS: Clientes. Satisfacción del cliente con los servicios. Proveedores. Pagos, créditos y calidad de los servicios solicitados. Compañías de Seguros.  Negocios nuevos, reparaciones en servicio. Otras Concesionarias.  Consultas en general. •

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FUNCIONES ESPECÍFICAS: Promover un estrecho contacto y una buena relación de confianza entre el cliente y el área de servicio, a través del trato cortés y asesoramiento adecuado. Salvaguardar los intereses del cliente en lo referente a calidad de atención y de reparación, cumplimiento de plazos y facturación. Garantizar los intereses del cliente en lo referente a un aprovisionamiento de refacciones y accesorios originales rápido y acorde a las necesidades. Observar y analizar la satisfacción del cliente, mediante el análisis de la imagen y contactos telefónicos posteriores. Tramitar los problemas mayores de reclamaciones, casos relevantes de garantía y de deferencia. Mantener contacto con líderes de opinión y personas influyentes, como presidentes de asociaciones, representantes de las autoridades y políticos locales. •

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Observar y analizar el comportamiento de clientes y competidores en las áreas de taller y refacciones, a fin de detectar rápidamente las oportunidades de mercado que se presenten. Desarrollar estrategias para incrementar la participación en el mercado de Servicio en su zona de responsabilidad comercial, así como la participación en horas de mantenimiento y de reparación, como también en los ingresos por ventas de mostrador Estructurar planes agresivos de venta de servicios, para determinados grupos de vehículo, de tipo o de modelo, y flotilleros, ofreciendo promociones constantes y atractivas que sean la entrada para anexarlos a nuestra cartera. Controlar la efectividad de estrategias y medidas realizadas respecto a su relación costo / utilidad en el área de Servicio y de su eficacia promotora de ventas en la venta de automóviles. Dirigir, orientar, informar y motivar a los colaboradores bajo su mando, convertirse en el mejor en el área de Postventa, de satisfacer al cliente y de aprovechar el potencial de mercado, mediante unos colaboradores comprometidos, motivados y calificados. Realizar e implantar modos de trabajo y de actuación orientados hacia el cliente, sobre todo para los colaboradores que estén en contacto con él. Planificar la formación de perfeccionamiento de los colaboradores en función del nivel de calificación y de rendimiento y asegurar una óptima formación interna. Llevar a cabo reuniones con los colaboradores como base para el desarrollo de estándares de calidad uniformes, así como la implantación de los modos de trabajo y de comportamiento acordados. Aprovechar el contacto con los clientes de servicio para la venta de automóviles, refacciones y accesorios. Proporcionar adecuadas condiciones de trabajo en el Taller, así como garantizar el mantenimiento, orden y la limpieza constante de las instalaciones. 36

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Controlar la disposición de funcionamiento de todas las instalaciones técnicas, aparatos y medios auxiliares. Controlar el cumplimiento de todas las normativas, disposiciones y obligaciones legales, de las autoridades y de Planta, que hagan referencia al área de Postventa. Realizar las medidas de promoción de ventas. Observar y analizar los resultados económico-empresariales en el área de Servicio y Refacciones. Tener una gestión empresarial rentable. Responsable del nivel de formación del área de Postventa y de la calificación e información técnica de cada colaborador. Debe procurar que mediante: Una transmisión óptima de toda la información técnica; Medidas de formación internas y externas apropiadas y Una planificación específica de la formación inicial y de perfeccionamiento, el nivel técnico de los conocimientos de todos los colaboradores de servicio siempre cumpla los requisitos exigidos. Mantener los historiales de formación actualizados. Observación y registro de las dificultades que surgen al subsanar reclamaciones de los clientes y cuyas causas provienen de una información insuficiente de los colaboradores. Aclarar dificultades de comprensión que surgen al utilizar la literatura didáctica y de consulta. Determinar objetivos y contenidos de las entrevistas profesionales y técnicas. Desarrollar y aplicar el análisis del Programa 02 Reparaciones Generales. Determinar fechas y las medidas de preparación. Observar los resultados del aprendizaje. Determinación de objetivos y contenidos para la formación planificada en el área de Postventa.   

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Selección de los participantes del área de Postventa, según su nivel de formación y la necesidad actual. Observar los resultados del aprendizaje. Hacer un resumen del nivel actual de formación de todos los colaboradores del área de Postventa. Planificar, a largo plazo, futuras actividades de formación para todos los colaboradores. Responsable de las acciones de servicio. Responsable de la protección del medio ambiente: Supervisar el buen manejo de todos los residuos y sustancias toxicas que se generan en el área de taller. Desarrollar e implantar procedimientos para la reducción de las sustancias de deshecho. Informar a la dirección de la empresa en caso de detectarse peligros, deficiencias e irregularidades. Supervisar que los materiales peligrosos cuenten con las hojas de seguridad correspondiente, las instrucciones de manejo y que se almacenen adecuadamente. Examinar y escoger bajo los aspectos medioambientales a los proveedores de servicios. Participar en la decisión sobre la adquisición de combustibles y materiales de impacto medioambiental. Control permanente de los gastos de evacuación. Revisar cada 6 meses las medidas económicas alternativas de protección medioambiental. Informar a la dirección sobre medidas de evacuación alternativas más económicas. Vigilar que la evacuación de residuos peligrosos se lleve a cabo por empresas autorizadas y que se documente en la bitácora correspondiente. 

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Informar a todo el personal sobre los peligros y las obligaciones en el tratamiento de materias peligrosas, sustancias de deshecho y residuos. Controlar el cumplimiento por parte de todo el personal de las normas para la protección del medio ambiente. Informar a la dirección sobre las medidas de formación e información necesarias. Preparar y llevar a cabo medidas de formación e información. Acopio de todas las leyes y decretos sobre la protección del medio ambiente que debe cumplir la empresa. Intervenir en las decisiones sobre las inversiones en las medidas de protección medioambiental y de evacuación planificadas. Actualizar, cada vez que sea necesario, con el Gerente General la política a seguir respecto a sueldos. Elaborar oportunamente el presupuesto y el plan de objetivos departamental para el año siguiente, consultándolo con el Gerente General. Revisar el cumplimiento mensual del presupuesto y el plan de objetivos. Revisar e interpretar diariamente el movimiento del Taller y el análisis de horas trabajadas. Elaborar el Reporte Mensual de Servicio, intervenir, si se presentan complicaciones en su envío e informar al Gerente General del desarrollo del departamento de Servicio. Tomar decisiones. Capacitar a los mecánicos y personal clave, informándoles sobre los cambios y boletines técnicos y tratar asuntos de interés mutuo. Elaborar un programa de capacitación interna y llevar registro de las sesiones conteniendo tema, objetivo, fecha, participantes con nombre y firma, así como la firma del instructor. Analizar y decidir sobre las reparaciones a efectuar en los vehículos, siempre y cuando se tenga la conformidad del cliente. 

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Vigilar que la labor y trato de los Asesor de Servicio hacia los clientes sea siempre correcta, y modelar para ellos la conducta deseada todas las veces que sea necesario. Vigilar que la presentación de la concesionaria se mantenga en buen estado. Vigilar que el personal del departamento a su cargo realice sus funciones y responsabilidades correctamente. Auxiliar en la realización de la programación para que el personal participe en los programas para mejorar la calidad del trabajo. Asegurar que se mantengan actualizados los historiales de formación del personal del departamento. Asegurar que se realicen los reportes técnicos. Mantener el control de la seguridad e higiene, junto con el Jefe de Taller. Asegurar que se mantenga atención telefónica permanente en el departamento. Vigilar que se oferten paquetes de servicio. Asegurar que las ordenes de reparación se encuentren firmadas por el cliente. Supervisar que se documente en la factura los trabajos necesarios pero que fueron rechazados por el cliente. Asegurar que el personal del departamento de continuo trato con el cliente use la ropa y calzado adecuado, que se encuentre limpia, que porte tarjetas de presentación y utilice su gafete distintivo, así como el personal de taller. Vigilar que se lleve correctamente el procedimiento de citas. Vigilar que el vehículo sea entregado personalmente al cliente explicando el contenido de su factura. Supervisar que se haga uso de los medios de protección para los vehículos de los clientes. Vigilar y planear las medidas correctivas según los resultados de la productividad del personal de taller de servicio.

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Supervisar que la herramienta especial se mantenga clasificada y ordenada conforme al catalogo y verificar la realización del inventario semestral por parte del Jefe de Taller. Supervisar que se lleven a cabo las calibraciones de los equipos y medios de comprobación, así como su documentación en la bitácora correspondiente. Asegurar que se lleve acabo el mantenimiento de las herramientas y demás equipo técnico. Supervisar que sea utilizado el equipo de protección personal. Informar a la dirección general en el caso de encontrar peligros, deficiencias o irregularidades. Responsable de Promoción y Publicidad de Postventa. Garantizar que se cumplan las Políticas de Trabajo del departamento. Asegurar que la imagen externa del Taller contribuya a destacar la empresa como mejor opción de Postventa. Observación del comportamiento de los clientes y de los competidores en el mercado asistencial: Observación de la satisfacción del cliente (comportamiento de reclamaciones, informaciones de los colaboradores). Observación de particularidades del mercado (estructura de la clientela, estructura de vehículos). Observación de las ofertas de la competencia en las diferentes prestaciones asistenciales (mantenimiento, reparación). Desarrollar propuestas para medidas del departamento de Servicio para reaccionar rápidamente a las evoluciones del comportamiento de clientes y competidores. Analizar y desarrollar medidas correctivas del seguimiento telefónico y los recorridos de prueba. Revisar y enviar reportes de servicio y de refacciones. 

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1.6 FLUJOS DE OPERACIÓN Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos. La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Esta Organización realiza varias operaciones que para ser entendidas necesitan ser explicadas de manera separada, es por ello que, los Flujogramas son de gran importancia para la realización de las operaciones en la empresa y en los elementos que la componen ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo. A continuación describo en un pequeño flujograma un ejemplo de cómo se desarrollan las operaciones diarias dentro de la empresa automotriz. (Figura 2).

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Almacén

Proveedores P A G O S Contabilidad Crédito y Cobranza

Compras

Agencia Automotriz

Ventas

Figura 2: Flujos de operación

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CAPÍTULO II EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

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CAPÍTULO 2. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE El área de contabilidad representa la estructura fundamental dentro de las organizaciones, independientemente de su tamaño. Los objetivos de la organización contable están representados por la fluidez que debe existir en la información hacia el centro del registro, lo cual se logra por medio de la captación de las operaciones, su clasificación homogénea y el registro de la misma en forma cuantitativa y concentrada. La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar el fin planeado. Para tener una buena organización hay que lograr la coordinación e interpretación de las actividades para que mediante una adecuada ejecución y supervisión obtengamos el objetivo deseado que nos permita ejercer el control. El logro de una buena organización contable no está fundada en los sistemas y métodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso, antes de iniciar los proyectos para la organización contable de una empresa, se debe dejar clara la información necesaria para su registro contable. Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza la empresa a través de sus departamentos, dejándose establecida la base de que todas las operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para fines de registro. La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir la información necesaria mediante el establecimiento de métodos a seguir para el registro de la información recibida.

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Los hechos económicos se registran estableciéndose las relaciones de causa efecto por medio de la contabilización de las operaciones, que consta en determinar cuantitativamente cuales cuantas resultaron afectadas. A través de documentos internos y externos son captadas las operaciones que realiza la organización, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos sirve para comprobar, justificar e informar sobre el movimiento de valores realizado. Según el sistema de registro contable que sea implantado será la documentación comprobatoria que se emplee, procurando usar la documentación comprobatoria o de soporte para controlar y registrar las operaciones. Sirve para guiar al personal administrativo en la importante función de elaborar una contabilidad completa y fiable. Con el manual, evitamos errores, descoordinaciones y arbitrariedades, resolvemos las dudas y consultas, y definimos el trabajo del personal administrativo o contable. Todo ello contribuye a la seguridad, eficacia y eficiencia del departamento contable. Como un libro que contiene lo más elemental del tema, se sugiere como la definición de la palabra "manual" y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones. Los manuales son unas de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan los procesos acumulados hasta un cierto momento sobre un tema, sin embargo su existencia en la organización no garantiza el trasmitir ese conocimiento, un manual en desuso es como si no existiese.

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2.1 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE CONTABILIDAD Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un organigrama. Los manuales exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa. El manual debe describir a fondo la estructura de los diferentes departamentos o áreas que existen, hacer una delineación del sistema contable, operaciones realizadas tanto internas como externas, manejo de registros y tener un control sobre la elaboración y manejo de la información contable. Este manual representa una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas, procedimientos contables, diagramas, la organización general de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa. La importancia del manual radica en revisar a detalle los siguientes aspectos:

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Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se pretenden alcanzar y Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa.

2.1.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD El propósito fundamental para el cual el Manual de Contabilidad está hecho es el de proporcionar una herramienta en la cual puedas conseguir que en un solo documento se encuentre la información más importante acerca del como esta organizada la empresa, de acorde al personal que labora en los diversos departamentos, así como sus funciones de desempeño respetando los mismos lineamentos y objetivos de la empresa. Este manual describirá las operaciones diarias de la organización, así como sus funciones, puestos, políticas, control interno, así mismo, persigue los siguientes objetivos de manera general: 1. Proporcionar un documento que contenga los procedimientos existentes en el departamento de contabilidad a fin de normar la organización y el funcionamiento interno de la misma, en busca de un óptimo desempeño, contribuyendo a un desarrollo general. 2. Presentar una visión de las operaciones realizadas por la organización. 3. Precisar las funciones asignadas a cada puesto integrante de la unidad administrativa. 4. Uniformar el registro contable de las operaciones que realizan la empresa automotriz. 5. Definir la estructura y los puestos que conforman las diferentes unidades de organización, sus funciones, niveles jerárquicos y descripciones. 48

6. Establecer los principales procedimientos que se realizan, su propósito, su alcance y políticas con las que operan. 7. Funcionar como medio de inducción y adiestramiento para los empleados de nuevo ingreso. 8. Servir como un mecanismo que comprometa a todos los miembros de la entidad a su cumplimiento y actualización constante en la búsqueda de la mejora continua. 9. Permite que la información financiera constituya un instrumento útil para el análisis; así como para la toma de decisiones por parte de la administración, dirección y para las demás partes interesadas. 10. Aportar una base de datos que facilite el funcionamiento fluido de un sistema de alerta oportuna, que permita el control del sistema financiero.

2.1.2 USO DEL MANUAL DE CONTABILIDAD Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contiene gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de autoridad, etc. Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elaborar ordinariamente con base en los cuadros de organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.

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2.1.3 ESTABLECIMIENTO EN FORMAS O REGISTROS La documentación de una empresa puede ser de carácter interno, externo y mixto, Por tanto, al diseñar las formas de control, registro e información, deberá de tenerse en cuenta la clase de información a procesar. La documentación es de suma importancia dentro de la empresa, ya que a través de ella se coordinan los hechos y operaciones que se dan dentro de la misma o por otros entes económicos. Sus fines principales son los siguientes: a). Captación y control de las operaciones. b). Comprobación de las operaciones. c). Justificación de las operaciones, y d). Contabilización y registro de las operaciones una vez visto lo anterior.

2.2 CONCEPTO DE MANUAL DE CONTABILIDAD Es el documento de respaldo que colabora con la interpretación de la estructura contable, a través de enunciados y postulados de registro. Así mismo, describe aspectos conceptuales y normativos. Documento que integra el conjunto de instrucciones para la operación del sistema de contabilidad en una empresa o en un grupo de empresas similares. “Organización contable es la determinación, coordinación y control de los elementos necesarios para el registro de los hechos u operaciones de las

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economías privadas, empresas y entidades, con la finalidad de establecer su método de investigación” .1

“El manual Contable es un libro por separado, donde además de los números y títulos de cuentas, se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada una de ellas, los documentos que dan soporte a la transacción así como lo que representa su saldo” .2

“Trata acerca de los principios y técnicas de contabilidad, se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica de departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de la información financiera, entre otros”  3

De acuerdo con las definiciones antes presentadas a continuación daré mi definición de manual de contabilidad: Es un documento que tiene la finalidad de ayudar a servir como una referencia para planear, organizar, coordinar y controlar mediante un lenguaje claro y directo registrar, transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización, con el fin se regular los procesos contables.

2.2.1 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE Los objetivos de la organización contable están representados por la fluidez que debe existir en la información hacia el centro del registro, lo cual se logra por medio de la captura de las operaciones, su clasificación uniforme y el registro de la misma en forma cuantitativa y concentrada. 1

 Anzures, Maximino, Contabilidad General, México, D.F., Editorial Porrúa, 1990 2ª. Edición, Pág. 382.  Guajardo Cantú Gerardo, Contabilidad Financiera, Editorial Mc Graw-Hill, México, 1995, Pág. 112. 3  Rodríguez Valencia J, Como elaborar y usar manuales administrativos, Editorial ECAFSA, México 1998, Pág. 64. 2

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La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar el fin proyectado. Para organizar hay que lograr la coordinación e interpretación de las actividades para que mediante una adecuada ejecución y supervisión obtengamos el objetivo deseado que nos permita ejercer el control. El logro de una buena organización contable no es fundado en los sistemas y métodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso, la persona encargada de organizar antes de iniciar sus proyectos para la organización contable de una empresa, debe ocuparse de la información necesaria para su registro contable. Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza la empresa automotriz a través de sus departamentos, dejándose establecida la base de que todas las operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para fines de registro. La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir la información necesaria mediante el establecimiento de métodos a seguir para el registro de la información recibida. A través de documentos internos externos son captadas las operaciones que realiza la organización, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos sirve para comprobar, justificar e informar sobre los movimientos de valores realizados.

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Lo anterior se sustenta con base en las NIF´S (Normas de Información Financiera) los párrafos 3, 4 y 5 que a continuación expongo: NIF A-1 Estructura de las Normas de Información Financiera:

Contabilidad La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Información financiera La información financiera que emana de la contabilidad, integrada por información cuantitativa expresada en unidades monetarias y descriptiva (información cualitativa), que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, siendo su objetivo esencial ser de utilidad al usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente a proveer información que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad, así como, en proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros aspectos. La multiplicidad de participantes en la vida económica y su diversidad de intereses, determinan que la información financiera sea de uso y aplicación general y, por lo tanto, debe ser útil para los diferentes interesados. Desde este punto de vista, el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) emite las NIF que sirven de base para que las entidades elaboren información financiera que satisfaga las necesidades comunes de una gran variedad de usuarios.

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NIF A-3 Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros

Sustituye a los Boletines B-1, Objetivos de los estados financieros y B-2, Objetivos de los estados financieros de entidades con propósitos no lucrativos. Su finalidad es identificar las necesidades de los usuarios y establecer, con base en las mismas, los objetivos de los estados financieros de las entidades; así como, las características y limitaciones de los estados financieros, tanto de las entidades lucrativas, como de las no lucrativas. Necesidades de los usuarios La actividad económica es el punto de partida para la identificación de las necesidades de los usuarios, dado que ésta se materializa a través del intercambio de objetos económicos entre los distintos sujetos que participan en ella. Dichos objetos se identifican con los diferentes bienes, servicios y obligaciones susceptibles de intercambio. El usuario general destina sus recursos, comúnmente en efectivo, a consumos, ahorros y decisiones de inversión donación o de préstamo, para lo cual requieren de herramientas para su toma de decisiones. La información financiera es en sí, una herramienta esencial para la toma de decisiones de los sujetos económicos (usuario general). Al respecto el usuario general de la información financiera puede clasificarse de manera significativa en los siguientes grupos: a) accionistas o dueños – incluye a socios, asociados y miembros, que proporcionan recursos a la entidad que son directa y proporcionalmente compensados de acuerdo a sus aportaciones (entidades lucrativas);

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b) patrocinadores que proporcionan recursos que no son directamente compensados (entidades no lucrativas); c) órganos de supervisión y vigilancia corporativos, internos o externos son los responsables de supervisar y evaluar la administración de las entidades; d) administradores son los responsables de cumplir con el mandato de los cuerpos de gobierno y de dirigir las actividades operativas; e) proveedores – son los que proporcionan bienes y servicios para la operación de la entidad; f) acreedores - incluye a instituciones financieras y otro tipo de acreedores; g) empleados - son los que laboran para la entidad; h) clientes y beneficiarios – son los que reciben beneficios de las entidades; i) unidades gubernamentales – son los responsables de establecer políticas económicas, monetarias y fiscales, así como, participar en la actividad económica al conseguir financiamientos y asignar presupuesto gubernamental;  j) contribuyentes de impuestos – son aquellos que fundamentalmente aportan al fisco y están interesados en la actuación y rendición de cuentas de las unidades gubernamentales; k) organismos reguladores – son los encargados de regular, promover y vigilar los mercados financieros y l) otros usuarios – incluye a otros interesados no comprendidos en los apartados anteriores, tales como público inversionista, analistas financieros y consultores. 55

2.3 GUÍA CONTABILIZADORA Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro de las operaciones más importantes realizadas por una empresa. Su propósito fundamental consiste en facilitar lo más que sea posible el registro de operaciones, evitando al máximo las consultas constantes con el contador. De la guía de contabilización pueden tomarse datos para formar el catálogo de cuentas, en vista de que éstas han quedado indicadas en cada renglón y lo que resta es clasificarlas para su exposición sistemática, así como , también se pueden conocer mediante una investigación preeliminar. Esta guía resulta ser el documento más importante, es por ello que se debe poner mucha atención para aplicar el criterio que normará la guía, dado que en esta se centran casi todos los elementos de la organización contable, y por lo tanto, también se derivan de ella las normas para establecer los diferentes elementos con su debida separación. Al programar dentro de la guía la forma de llevar a cabo la forma que se utilizará para contabilizar cada operación que sea llevada acabo, deberá tomarse en cuenta que ésta se apoye sobre principios aceptados que rigen el control interno. Con la finalidad de estandarizar el registro contable de las operaciones realizadas se crea esta guía y se busca que ésta sea consistente, de tal forma que muestra las operaciones más frecuentes que son realizadas. Para lograr la correcta clasificación y codificación de las operaciones hay que utilizar la guía contabilizadora. La guía de contabilización sirve para metodizar los asientos en los libros de diario y hacer su operación a accesible para las personas que se encargarán de las tareas contables, a continuación presento una guía en forma tabular que ha sido 56

tomada del libro de Maximino Anzures, consideré que esta guía muestra de manera detallada y fácil la forma en la que deberá aplicarse, es una guía tabular que contiene las siguientes columnas: a) b) c) d) e)

Número consecutivo de la operación, agrupando éstas clasificadamente. Clase de la operación. Periodicidad (diaria, mensual, ocasional). Documento fuente de datos. Documento contabilizador que es su caso deberá expedirse (póliza de diario, póliza de ingreso, póliza de egreso, etc.). f) Cuentas y subcuentas que según el catálogo establecido deben cargarse. g) Cuentas y subcuentas que según el catálogo establecido deben abonarse.

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．．．．．．

．．．． ．． ． ．．．． ．． ． ．

Número ． ．．．．．． Operaciones  consecu ． ． ． ．． -tivo

Peri ． ． o． -． ． ． ． dici ．．． dad

．．．． ．

．．．．．．． ． ．

Docu - ．Documento ．．． ． ． ．． ． ． ． ． ． ． ． ．．． ． mento ．．．．．． contabilizador fuente ．． de ．． ．．．． datos, ． o．．． ．． compr ． ． ．．．．． o-bante

． ． ． ． ． ．

．．．．．．． ．．．．．．

Diario 

Cuentas ．． de ．． ．．． cargo

Cuenta ．．． s．． de ． ．． abono

Figura 3: Guía Contabilizadora

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2.4 CATÁLOGO DE CUENTAS Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trata de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. El catálogo de cuentas consiste en una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que se han utilizar en el registro de las operaciones de una empresa. El diseño de este catálogo debe efectuarse con todo cuidado, debiendo contener las cuentas necesarias para controlar todos los valores y operaciones requeridas. Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. La cuenta es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica. El listado de cuentas que se determine utilizar para la organización dependerá del desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la entorno de las actividades económicas que realice. Al recibirse la documentación será necesario que sea clasificada por grupos homogéneos como: ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc., con el fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo. 59

Conviene establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas. Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique, por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios como una agencia automotriz. El catálogo de cuentas que se aplicará deberá tener las siguientes características: 1) Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. 2) Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa. 3) Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos. Este catálogo tiene como fin: a) Ser una norma escrita de carácter permanente. b) Sirve para unificar criterios de quienes lo manejan. c) Facilita la consolidación de las cifras utilizadas de sucursales hacia la matriz. d) Establece una guía, ya que puede ser manejado sin tener por personal sin una especialización contable previa. Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, se recomienda que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo, esta guía lleva el nombre de instructivo del catálogo de cuentas. La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de 60

las necesidades de la empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control. Como lo menciono anteriormente existen diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo más práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario. Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más práctico. La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, en este caso la empresa automotriz, pueden clasificarse de diversas maneras en función de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepción; por lo tanto también son materia de clasificación. Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se subclasifican en: Cuentas de Balance Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital •

Cuentas de Resultados Ingresos Gastos Egresos •

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Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores, impuestos por pagar, capital, etcétera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operación, etc. Subcuentas

Para una plena identificación de las cuentas no es suficiente con asignarle un nombre, sino que es necesario complementarlas con una codificación que sirva de distintivo entre una clase de cuenta y otra, a esta codificación se le denomina subcuenta. Cuentas Auxiliares

Debido a la gran diversidad de conceptos que están contenidos en los subgrupos de las cuentas o resultados, este grupo tiene cuentas auxiliares, una por cada concepto de ingresos o egresos.

2.5 INSTRUCTIVO DEL CATÁLOGO DE CUENTAS En este tipo de empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en los diferentes departamentos, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene formular un catálogo de cuentas tan amplio como las necesidades de la agencia lo requieran y redactar, además, un instructivo para el manejo de las propias cuentas. Es un documento en el que se detallan los movimientos y saldos de cada una de las cuentas contenidas en el catalogo. Se puede elaborar de diversas formas, 62

siendo las más comunes la descripción continua y a través de esquemas de mayor. El instructivo es un documento en el que se detallan los movimientos y saldos de cada una de las cuentas contenidas en el catálogo. Sirve para describir en forma detallada lo que debe registrarse en cada cuenta, los documentos que dan soporte a la transacción, así como lo que representa su saldo, se puede lograr, mediante este documento, una visión general del sistema contable. Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de la empresa, proporcionando los nombres y números de las cuentas. Podrá parecer vago dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte de la preparación técnica que recibimos; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares en cada compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia particular. En esta parte debemos tomar en cuenta la Norma de Información Financiera A.1 que habla acerca del Juicio Profesional en la aplicación de las mismas. El juicio profesional se refiere al empleo de los conocimientos técnicos y experiencia necesarios para seleccionar posibles cursos de acción en la aplicación de las NIF, dentro del contexto de la sustancia económica de la operación o evento a ser reconocido. El juicio profesional debe ejercerse con un criterio o enfoque prudencial, el cual consiste, en seleccionar la opción más conservadora, procurando en todo momento que la decisión que se tome sea sobre bases equitativas para los 63

usuarios de la información financiera. Con objeto de preservar la utilidad de la información financiera, ésta debe contener explicaciones sobre la forma en que se ha aplicado el criterio prudencial, con el propósito de permitir al usuario general formarse un juicio adecuado sobre los hechos y circunstancias que envuelven a la operación o evento sujeto de reconocimiento. El juicio profesional se emplea comúnmente para: a) La elaboración de estimaciones y provisiones contables que sean confiables; b) La determinación de grados de incertidumbre respecto a la eventual ocurrencia de sucesos futuros; c) La selección de tratamientos contables; d) La elección de normas contables supletorias a las NIF cuando sea procedente; e) El establecimiento de tratamientos contables particulares; y f) Lograr el equilibrio entre las características cualitativas de la información financiera. En estos casos no sólo es indispensable el catálogo de cuentas sino que se hace necesario también complementado con un instructivo para su manejo, instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.

2.6 DOCUMENTOS FUENTE Es el comprobante propio o ajeno que da origen a un asiento contable, un documento escrito con que se prueba o hace constar una cosa, el uso de los documentos en la ejecución de las operaciones comerciales, tiene como finalidad comprobar y justificar las mismas. Contiene la información necesaria para el registro contable de una operación y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: 64

a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad. Puede concebirse así tanto al documento fuente debidamente registrado, como a la póliza que contiene el asiento contable; de cualquier forma es el documento conductor a la información para efectos de registro. La documentación de la organización puede ser interna, externa o mixta, teniendo su origen la primera dentro de ella, la segunda en las entidades que se relacionan con ella y la tercera con la empresa, con ejemplares que se expiden fuera de ella. En algunas ocasiones resulta conveniente que los documentos cumplan con la función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez, por ejemplo: algunos documentos llamados fuente son estándar como los recibos, facturas, requisiciones, contratos, presupuestos, cédulas, etc., en los cuales sólo habrá necesidad de hacer adaptaciones. Otros requerirán de un diseño especial.

2.7 DOCUMENTOS CONTABILIZADORES Se puede decir que los documentos son fuente de información y soporte de los registros, es decir son aquellos de los cuales se toman datos para llevar a cabo los asientos contables correspondientes. Para concluir se puede expresar que los documentos contabilizadores son los papeles de trabajo que contienen los requisitos formales y fiscales, que indican la 65

operación realizada y que sirven de base para la elaboración de los registros contables. A continuación presento algunos ejemplos de nombres de documentos clasificados de acuerdo a su uso: Internos •

•

•

Factura de venta (documento fuente) Pólizas de diario, ingresos y egresos (documento contabilizador) Recibos de caja (documento fuente) Externos

•

•

•

Factura de compra (documento fuente) Recibos (documento fuente) Facturas de servicio (documento fuente) Mixtos 

•

•

Contratos (documento fuente) Cheques (documento contabilizador)

2.8 DIAGRAMAS DE FLUJO Como ya se mencionó en el capítulo I el diagrama de flujo es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Según Gómez Cejas, Guillermo: “El Flujograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las

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operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc” .1

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los símbolos se someten a una normalización; es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente. Según Chiavenato, Adalberto, existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo2: Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.

1

 Gómez Ceja, Guillermo. Sistemas administrativos, análisis y diseños. Editorial Mc Graw Hill. México. 2001  Chiavenato, Adalberto. Iniciación a la organización y control. Editorial Mc Graw Hill. México. 2001

2

67

El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la organización, si se requiere se irá elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas. Es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje; con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el flujograma o diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras.

2.9 POLÍTICAS Entendemos como políticas los lineamientos o normas que se establecen con el objetivo de tener un marco de referencia claro en el desarrollo y la dirección de las actividades. Las políticas de contabilidad abarcan los principios, bases, 68

convenciones, reglas y procedimientos adoptados por los directores al preparar y presentar estados financieros. Aún para el mismo objeto, existen muchas políticas contables en uso es necesario aplicar criterio para seleccionar y utilizar las que, en las circunstancias de la empresa, se adapten mejor para presentar en forma adecuada su situación financiera y los resultados de sus operaciones. Si bien en la descripción y dinámica de cada grupo, cuenta y subcuenta, cuando es necesario, se indican las normas particulares aplicables a cada tipo de operación, se considera conveniente establecer normas generales que deben observarse al registrar las operaciones de una entidad financiera. La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa con el fin que los informes cumplan con las normas aplicables. A la organización le conviene que la información proporcionada por los estados financieros tenga las siguientes características: a.- Relevante para la toma de decisiones de los usuarios y b.- Confiable en que estos: I) Presenta resultados y posición financiera confiable de la empresa. II) Refleja la sustancia económica de las transacciones y actos. III) Son neutrales, esto es libre de perjuicios. IV) Son prudentes, y V) Están completos en todos los aspectos importantes. Es necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamiento contable a que deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así como las normas a seguir en el caso de ventas, anticipos, pagos y demás problemas, que con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones según el criterio de quien trate de resolverlos. 69

2.10 CONTROL INTERNO Controlar es el acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados. Por lo tanto el control interno es el proceso de monitorear las actividades de la organización para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o desviaciones. El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Consiste en un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes: Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que deben brindar cada entidad pública; Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y, Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad. •

•

•

•

El control es un plan en donde se preverán todas las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; de ahí que el control interno sea un plan de organización donde se establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia en la operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y objetivos programados. 70

La efectividad del control interno dependa de gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que diseña, administra y vigila el control interno de la entidad. No se debe perder de vista que los factores externos, afectan de manera considerable el comportamiento interno de la empresa. Esto lo digo porque se tiene que tomar en consideración el tamaño la entidad para ver cuales son sus debilidades y fortalezas en el exterior y las medidas de control que se tomaran para obtener un buen resultado, el tipo de actividad que tiene y como esta incursionando en el mercado. También se debe tomar en cuenta como está estructurada la entidad y el sistema de contabilidad que fue implementado, verificando la oportunidad de la información en su emisión para la toma de decisiones. Se deberá observar también los problemas que pudiese tener el negocio en el exterior e interior con los recursos con que cuenta, abarcando diversos aspectos desde los económicos hasta lo humanos. El objetivo es definir los elementos de la estructura del control interno y establecer los procedimientos normativos aplicables a su estudio y evaluación, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoria así como señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o desviaciones al control interno. Los factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos que deben considerarse de la entidad son los siguientes: •

•

•

Tamaño de la entidad. Características de la industria en la que opera. Organización de la entidad.

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•

•

•

Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas. Problemas específicos del negocio. Requisitos legales aplicables.

Los procedimientos de control pueden ser: 1. De carácter preventivo. 2. De carácter detectivo. Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Los elementos de la estructura del control interno son: el ambiente del control interno, el sistema contable y los procedimientos del control interno. El ambiente de control interno representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Como se observa el control interno es de vital importancia para la optimización de la operaciones y el crecimiento del negocio tanto en lo administrativo como en la operación; beneficiando así desde el accionista hasta el propio cliente ya que tendrá este un grado de confianza sobre la entidad y prevalecerá en el tiempo generando utilidades y crecimiento interno en la entidad. 72

CAPÍTULO III ORGANIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA

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CAPÍTULO 3. ORGANIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA Tradicionalmente, la contabilidad ha sido un sistema de información necesario para que las organizaciones conozcan los resultados de su operación y su posición financiera a una fecha determinada. La información generada por un sistema de contabilidad puede ser útil tanto para usuarios internos en la organización, es decir la administración de la misma, como para usuarios externos. La utilidad de la información ha dependido de varios factores, entre los que se puede contar el sector al que corresponda la organización de que se trata, ya que si se hablamos del sector privado, como es en este caso, la información contable es un elemento fundamental para la evaluación del desempeño de la organización y para la toma de decisiones que influirán de manera determinante en su supervivencia y en su eventual crecimiento. La NIF A-1, estructura de las Normas de Información Financiera, constituye la primera fase en el establecimiento de dicho soporte teórico, en la cual se presenta un marco integral de conceptos básicos estructurado en forma lógica y deductiva, el cual tiene como objetivo esencial dotar de sustento racional a la emisión de Normas de Información Financiera (NIF); el CID (Centro de Investigación y Desarrollo )  del CINIF (Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera ) es el organismo responsable de emitir las NIF. Las NIF comprenden un conjunto de conceptos generales y normas particulares que regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los estados financieros y que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y a una fecha determinada. Su aceptación surge de un proceso formal de auscultación realizado por el CID, abierto a la observación y participación activa de todos los interesados en la información financiera. 74

La importancia de las NIF radica en que estructuran la teoría contable, estableciendo los límites y condiciones de operación del sistema de información contable. Sirven de marco regulador para la emisión de los estados financieros, haciendo más eficiente el proceso de elaboración y presentación de la información financiera sobre las entidades económicas, evitando o reduciendo con ello, en lo posible, la discrepancia de criterios que pueden resultar en diferencias sustanciales en los datos que muestran los estados financieros. Las NIF evolucionan continuamente por cambios en el entorno. Surgen como respuesta a las necesidades de los usuarios de la información financiera y a las condiciones existentes. La globalización en el mundo de los negocios y de los mercados de capital está propiciando que la normatividad alrededor del mundo se armonice, teniendo como principal objetivo la generación de información financiera comparable, transparente y de alta calidad, sobre el desempeño de las entidades económicas, que sirva a los objetivos de los usuarios generales de la información financiera. En el presente manual estudiaremos cada cuenta en particular, para ello, mostraremos inicialmente el catálogo de cuentas con el que actualmente cuenta la empresa, así como también un esquema que representa al activo, al pasivo y al capital con sus cargos y abonos, aumentos y disminuciones, la naturaleza de su saldo y su presentación en los estados financieros. Las cuentas estudiadas son las que intervienen en las operaciones realizadas durante el periodo contable. Por último se da a conocer con el catalogo de cuentas que la empresa utiliza para la elaboración de sus registros contables, así como una guía contable de las transacciones mas complejas que puedan necesitar de su apoyo.

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3.1 GENERALIDADES El objetivo perseguido en la realización de este manual es el de proporcionar a los entes encargados de prestar el servicio de venta de automóviles, un procedimiento general que de manera sistemática, sencilla y completa facilite un modelo contable adecuado a las necesidades de las diferentes áreas que integran a éste organismo. Dada la diversidad de factores externos y propios de cada área integrante de la entidad se pretende, dentro de lo posible, que los métodos y procedimientos aquí expuestos sean de aplicación fácil y detallada. Los procedimientos contables cuentan siempre con los siguientes elementos: guía contabilizadora, catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de cuentas, diagramas de flujo, políticas y control interno.

SISTEMA DE PÓLIZAS Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo: 1. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. 2. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades. 76

3. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. El sistema de contabilidad propuesto se basa en el uso de Pólizas para el registro de todas las operaciones que lleve a cabo el organismo operador. Las pólizas se clasificarán en tres clases: - Pólizas de diario. - Pólizas de ingresos. - Pólizas de egresos. De acuerdo a la NIF A-2 que lleva por nombre Postulados básicos. Define los postulados básicos como los fundamentos que rigen el ambiente en que opera el sistema de información contable. Los postulados sustituyen a los nueve principios de contabilidad señalados por el Boletín A-1, Esquema de la teoría básica de la contabilidad financiera. El objetivo de la NIF A-2 es describir un eslabón más en la jerarquía de conceptos plasmada en la NIF A-1, estableciendo para este fin nueve postulados básicos. El postulado de sustancia económica obliga a la captación de la esencia económica en la delimitación y operación del sistema de información contable; el de entidad económica se incorpora para delimitar e identificar al ente económico y el de negocio en marcha para asumir su continuidad. Por su parte, los postulados de devengación contable, asociación de costos y gastos con ingresos, valuación, dualidad económica, consistencia e integridad, constituyen los fundamentos básicos para reconocer los efectos derivados de las transacciones y transformaciones internas que lleva a cabo una entidad, así como de otros eventos que la afectan económicamente. 77

La NIF A-1 define el término de “Normas de Información Financiera”, nombre genérico que el CID (Centro de Investigación y Desarrollo ) ha establecido para denominar al conjunto de normas conceptuales y normas particulares emitidas y adoptadas por el CID, que han sido aceptadas en forma generalizada mediante procesos de auscultación abiertos a la participación de todos los involucrados en la información financiera. El término de “Normas de Información Financiera” se utiliza en sustitución del de “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)” dado que esta nueva denominación busca enfatizar el carácter normativo y por ende obligatorio, de una norma de información financiera. Además, el vocablo de “principios” sugiere grados de rigidez, permanencia y universalidad que no denotan la naturaleza dinámica de una NIF, las cuales se van adaptando a los cambios experimentados en el entorno bajo el cual operan las entidades. Esto significa que las NIF se van modificando, otras se eliminan, o bien, se van emitiendo nuevas disposiciones; por lo tanto, no debe considerarse lo afirmado en ellas como fundamento inamovible. Finalmente, cabe resaltar que en las últimas décadas los organismos líderes emisores de normas contables removieron el término “principio” de sus pronunciamientos y lo sustituyeron por el de “norma”, para reafirmar la adopción de un planteamiento lógico y normativo en el desarrollo de sus normas contables.

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Pólizas de diario Puesto que se está recomendando que el sistema de contabilidad opera con base en Normas de Información Financiera, es decir registrando activos y pasivos al devengarse y no al cobrarse o pagarse, afectando el flujo de efectivo, será necesario prever el uso de pólizas de diario, para registrar todas las operaciones que en principio no impliquen flujo de efectivo, sino hasta que sean cobradas o pagadas, pero que deben ser registradas para afectar apropiadamente los resultados o la situación financiera del organismo a una fecha determinada. Se recomienda prestar especial atención al aspecto de los anexos de estas pólizas, ya que la naturaleza y las operaciones a registrar mediante este tipo de pólizas propicia el registro de ajustes y otros tipos de asientos que probablemente no hubieran sido autorizados por la administración. Pólizas de ingreso Estos documentos contabilizadores se utilizarán para registrar la totalidad de los ingresos que perciba el organismo operador por su operación normal. Los conceptos de ingreso están contenidos en el catálogo de cuentas, por lo que en este apartado se hará mención más bien de algunas medidas de control interno que deben implantarse a fin de que se pueda asegurar el control de los procesos. Estas pólizas podrán formularse todos los días, teniendo como respaldo el reporte diario de movimiento en caja y bancos, el cual también será formulado diariamente, conteniendo todos los movimientos que se deban registrar en la o las cuentas de caja y bancos. Cada póliza de ingreso deberá archivarse con sus correspondientes anexos, consistentes en las fichas de depósito, así como en cualquier otro documento,

79

como volantes de aviso bancarios y otros similares, que permitan respaldar apropiadamente las operaciones registradas en la póliza. Pólizas de egreso Estas pólizas tomarán la forma de pólizas-cheque, por ser la modalidad más práctica para el registro de las operaciones de egresos del organismo operador. Se recomienda el uso de formatos de pólizas cheques convencionales, que constan de original y copia y en cuanto al formulario, contiene básicamente dos partes: La superior, en la que se asienta una copia al carbón del cheque expedido y La parte inferior, en la que se puede asentar la firma de quien recibe el cheque y la aplicación contable. •

•

Las pólizas cheque también deben reflejar los egresos contenidos en el reporte diario de movimiento en caja y bancos y deben archivarse con la documentación comprobatoria del egreso anexa.

80

3.2 ORGANIGRAMA

DIRECTOR GENERAL

GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO

GERENTE DE VENTAS

AUXILIAR CONTABLE

SECRETARIA

JEFE DE TALLER

ASESOR DE SERVICIO

SUPERVISOR DE UNIDADES NUEVAS

CAJERA

VELADOR

GERENTE DE POSTVENTA

CHOFER

ASESOR PROFESIONAL DE VENTAS

ENCARGADO DE REFACCIONES

TÉCNICOS MECÁNICOS

AUXILIARES DE TÉCNICOS

Figura 4: Organigrama vertical

81

3.3 CATÁLOGO DE CUENTAS CUENTA SUBCUENTA 1110 EFECTIVO 1111 CAJA 1112 BANCOS 1120

1121 1122 1123 1124

1130

1131 1132 1133 1134

DESCRIPCION

DOCUMENTOS POR COBRAR DOCUMENTOS POR COBRAR UNIDADES DOCUMENTOS POR COBRAR REFACCIONES Y ACCESORIOS DOCUMENTOS POR COBRAR SERVICIO OTROS DOCUMENTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR CLIENTES CUENTAS POR COBRAR REFACCIONES Y ACCESORIOS CUENTAS POR COBRAR SERVICIO OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1140

IVA PAGADO PENDIENTE DE ACREEDITAR

1150

1151 1152

CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS DEUDORES DIVEROS OTRAS CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS

1161 1162 1163

IVA ACREDITABLE POR COMPRAS POR GASTOS POR INVERSIONES

1171 1172 1173 1174 1175 1176 1177

INVENTARIO UNIDADES NUEVAS INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 1. INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 2. INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 3. INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 4. INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 5. INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 6. INVENTARIO UNIDADES NUEVAS MOD 7.

1181

INVENTARIO DE UNIDADES USADAS INVENTARIO DE UNIDADES USADAS PARA LA

1160

1170

1180

82

1190

1220

1310

1320

1330

1410

1510

1182

EMPRESA INVENTARIO DE UNIDADES USADAS COMERCIALES

1191 1192 1193 1194 1195

INVENTARIO DE REFACCIONES, ACCESORIOS Y DIVERSOS INVENTARIO DE REFACCIONES INVENTARIO ACCESORIOS INVENTARIO LUBRICANTES INVENTARIO DE GARANTÍAS INVENTARIO ASEGURADORAS

1221 1222 1223 1224 1225 1226

GASTOS ANTICIPADOS DIVERSOS SEGUROS Y FIANZAS ANTICIPADOS RENTAS ANTICIPADAS INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO PAPELERIA PAGADA POR ANTICIPADO PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO OTROS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS

1311 1312

INMUEBLES EDIFICIO TERRENOS

1322 1323 1324 1325 1326

MUEBLES MÁQUINARIA Y EQUIPO MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE TRANSPORTE EQUIPO DE COMPUTACIÓN OTROS ACTIVOS

1332 1333

OTRAS INVERSIONES INVERSIONES OTROS NEGOCIOS INVERSIONES EN VALORES PLAZO MAYOR A 1 AÑO DEPÓSITOS EN GARANTÍA

1411 1412 1413 1414 1415

INVERSIONES AMORTIZABLES GASTOS DE INSTALACIÓN GASTOS DE ORGANIZACIÓN MEJORAS A INMUEBLES ARRENDADOS ARRENDAMIENTO DE EQUIPO OTRAS INVERSIONES AMORTIZABLES

1511

COMPLEMENTARIA ACTIVO CIRCULANTE PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

1331

83

1520

ACTUALIZACIÓN INVENTARIO UNIDADES NUEVAS

1540

ACTUALIZACIÓN INVENTARIO UNIDADES USADAS

1550 1551 1552 1553 1560

1561 1562 1563

1570

ACTUALIZACIÓN DE INMUEBLES ACTUALIZACIÓN DE EDIFICIOS ACTUALIZACIÓN DE TERRENOS ACTUALIZACIÓN CONSTRUCCIONES EN TERRENOS

1573 1574 1575 1576

ACTUALIZACIÓN DE MUEBLES ACTUALIZACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO ACTUALIZACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA ACTUALIZACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE ACTUALIZACIÓN DE COMPUTACION ACTUALIZACIÓN DE OTROS ACTIVOS

1581 1582 1583

ACTUALIZACIÓN DE OTRAS INVERSIONES ACTUALIZACIÓN INVERSIONES EN VALORES PLAZO MAYOR A 1 AÑO ACTUALIZACIÓN DE DEPOSITOS EN GARANTÍA ACTUALIZACIÓN OBRAS EN PROCESO

1611

DEPRECIACIÓN DE EDIFICIOS DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EDIFICIO

1622

DEPRECIACIÓN OTROS ACTIVOS FIJOS DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

1572

1580

1610

ACTUALIZACIÓN INVENTARIO REFACCIONES ACCESORIOS Y DIVERSOS ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE REFACCIONES ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE ACCESORIOS ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE LUBRICANTES

1620

1623

84

1626

DEPRECIACIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE TRANSPORTE DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE COMPUTACIÓN DEPRECIACIACIÓN ACUMULADA DE OTROS ACTIVOS

1631

ACTUALIZACIÓN DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE INMUEBLES ACT. D/DEP. ACUM. DE EDIFICIO

1624 1625

1630

1640

1642 1643 1644 1645 1646

1650

2110 2120

2130

2140

ACTUALIZACIÓN DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES ACT. D/DEP. ACUM. DE MAQUINARIA Y EQUIPO ACT. D/DEP. ACUM. DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFCNA ACT. D/DEP. ACUM. DE TRANSPORTE ACT. D/DEP. ACUM. DE COMPUTACION ACT. D/DEP. ACUM. OTROS ACTIVOS

1653 1654 1655

AMORTIZACIÓN AMORT. ACUM. DE GTOS. DE INSTALACIÓN AMORT. ACUM. DE GTOS. DE ORGANIZACIÓN AMORT. ACUM. MEJORAS INMUEBLES ARRENDADOS AMORT. ACUM. EQUIPO ARRENDADO AMORT. ACUM. OTRAS INVERSIONES

2111

DOCUMENTOS POR PAGAR DOCUMENTOS POR PAGAR

2121 2122 2123

CUENTAS POR PAGAR CTAS. POR PAGAR UDS. NUEVAS CTAS. POR PAGAR REFACC. Y ACCES CTAS. POR PAGAR A PROVEEDORES

2131 2133 2134 2135 2139

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS ACREEDORES DIVERSOS DEPÓSITOS SUELDOS Y COMISIONES POR PAGAR INTERESES POR PAGAR ANTICIPOS Y CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS

1651 1652

IMPUESTOS, CUOTAS Y APORTACIONES POR PAGAR 85

2150

2160

2170 2210

2310

3110

2141 2142 2143 2144 2145 2146 2147 2148 2149 2150 2151 2152 2153 2156

I.V.A. POR PAGAR I.S.P.T. POR PAGAR RETENCIÓN ARRENDAMIENTO REMUNERACIONES POR PAGAR RETENCIÓN HONORARIOS CUOTAS I.M.S.S. POR PAGAR APORTAC. Y RET. INFONAVIT POR PAGAR SAR I.S.A.N. RETENCIÓN I.V.A. PENDIENTE PAGO OTRAS DEDUCCIONES APORTAC. INFONAVIT TRABAJADORES RETENCIÓN I.V.A. POR PAGAR RETENCIÓN HONORARIOS PENDIENTE PAGO

2151 2152 2159

OTROS IMPUESTOS, CUOTAS Y APORTAC. POR PAGAR IMPAC (IMPUESTO AL ACTIVO) IMPUESTO SOBRE NOMINAS OTROS IMPUESTOS POR PAGAR

2161 2162 2163 2164 2169

PROVISIONES PROVISIONES PARA I.S.R. PROVISIONES PARA P.T.U. PROVISIONES PARA GRATIFICACIÓN PROVISIONES PARA I.M.S.S. OTRAS PROVISIONES

2171

DIVIDENDOS DIVIDENDOS POR PAGAR

2211 2212 2213 2214 2219

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO HIPOTECA POR PAGAR PROVISIONES DE PASIVO A LARGO PLAZO OTRAS CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO

2311 2312

VARIOS PASIVOS DIFERIDOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO

3111 3112

CAPITAL SOCIAL CAPITAL SOCIAL FIJO CAPITAL SOCIAL VARIABLE 86

3120 3121 3122 3123 3124

OTRAS CUENTAS DE CAPITAL APORTACIONES SUPLEMENTARIAS DE ACCIONISTAS RESERVA LEGAL RESULTADO DEL EJERCICIO ANTERIOR PERDIDAS Y GANANCIAS DEL EJERCICIO

3124

RESULTADO DEL EJERCICIO

3130

3136

ACTUALIZACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE ACTUALIZACIÓN CAPITAL SOCIAL FIJO ACTUALIZACIÓN CAPITAL SOCIAL VARIABLE ACTUALIZACIÓN APORTACIONES SUPLEMENTARIAS DE ACCIONISTAS ACTUALIZACIÓN RESERVA LEGAL ACTUALIZACIÓN RESULTADO DEL EJERCICIO ANTERIOR ACTUALIZACIÓN PERDIDAS Y GANANCIAS DEL EJERCICIO

4111 4112 4113 4114 4115 4116 4117

VENTA DE UNIDADES NUEVAS VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 1 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 2 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 3 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 4 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 5 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 6 VENTA DE UNIDADES NUEVAS MOD. 7

4141

VENTA DE UNIDADES USADAS VENTA DE UNIDADES USADAS

4151 4152 4153 4154

VENTA DE REFACCIONES VENTA DE REFACCIONES MOSTRADOR VENTA DE REFACCIONES MAYOREO VENTA DE REFACCIONES POR TALLER VENTA DE REFACCIONES INSTALADAS

4161 4162 4163 4164

VENTA DE ACCESORIOS VENTA DE ACCESORIOS MOSTRADOR VENTA DE ACCESORIOS MAYOREO VENTA DE ACCESORIOS TALLER VENTA DE ACCESORIOS INSTALADOS

4171

VENTA DE MANO DE OBRA VENTA DE MANO DE OBRA MECANICA

3131 3132 3133 3134 3135

4110

4140 4150

4160

4170

87

4210

4610

4640

4172 4173 4174 4175

VENTA DE MANO DE OBRA LAVADO VENTA DE MANO DE OBRA LUBRICACION VENTA DE MANO DE OBRA HOJALATERIA VENTA DE MANO DE OBRA PINTURA

4211

ACTUALIZACIÓN ACTUALIZACIÓN DE VENTAS

4611 4612 4613 4614 4615 4616 4617

DEVOLUCIÓN Y DESCUENTOS UNIDADES NUEVAS DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 1. DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 2. DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 3. DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 4. DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 5. DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 6. DEVOLUC. Y DESC. VTA. UDS. NUEVAS MOD 7.

4641

DEVOLUC. Y DESC. UNIDADES USADAS DEVOLUC. Y DESC. UNIDADES USADAS

4651 4652 4653 4654

DEVOLUCIÓN Y DESCUENTO DE REFACCIONES DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. MOSTRADOR DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. MAYOREO DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. TALLER DEVOLUC. Y DESC. VTA. REFACC. INSTALADAS

4650

4664

DEVOLUC. Y DESC. OTRAS REFACC. Y ACCESORIOS DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS MOSTRADOR DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS MAYOREO DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS TALLER DEVOLUC. Y DESC. VTA. ACCESORIOS INSTALADOS

4671 4672 4673 4674 4675

DESC. DE MANO DE OBRA DESC. DE MANO DE OBRA MECANICA DESC. DE MANO DE OBRA LAVADO DESC. DE MANO DE OBRA LUBRICACION DESC. DE MANO DE OBRA HOJALATERIA DESC. DE MANO DE OBRA PINTURA

4660 4661 4662 4663

4670

88

4680

4711

DEVOLUCIÓN Y DESCUENTO LUBRICANTES DEVOLUC. Y DESC. VTA. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES DEVOLUC. Y DESC. VTA. OTRAS MERCANCIAS ACTUALIZACIÓN DESC. Y DEVOLUC. S/ VENTAS ACTUALIZAC. DESC. Y DEVOLUC. S/ VENTAS UNIDADES

5111 5112 5113 5114 5115 5116 5117

COSTO DE UNIDADES NUEVAS COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 1. COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 2. COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 3. COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 4. COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 5. COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 6. COSTO UNIDADES. NUEVAS MOD 7.

5141

COSTO DE UNIDADES USADAS COSTO DE UNIDADES USADAS

5151 5152 5153 5154 5155 5156 5157 5158 5159

COSTO DE REFACCIONES COSTO REFACC. MOSTRADOR COSTO REFACC. MAYOREO COSTO REFACC. TALLER COSTO REFACC. GARANTÍA COSTO REFACC. INSTALADAS COSTO OTRAS REFACC. MOSTRADOR COSTO OTRAS REFACC. MAYOREO COSTO OTRAS REFACC. TALLER COSTO OTRAS REFACC. GARANTÍAS

5161 5162 5163 5164 5165 5166 5167 5168

COSTO DE ACCESORIOS COSTO ACCESORIOS MOSTRADOR COSTO ACCESORIOS MAYOREO COSTO ACCESORIOS TALLER COSTO ACCESORIOS INSTALADO COSTO OTROS ACCESORIOS MOSTRADOR COSTO OTROS ACCESORIOS MAYOREO COSTO OTROS ACCESORIOS TALLER COSTO OTROS ACCESORIOS INSTALADOS

5171 5172 5173

COSTO DE MANO DE OBRA COSTO DE MANO DE OBRA MECANICA COSTO DE MANO DE OBRA LAVADO COSTO DE MANO DE OBRA LUBRICACION

4681 4689 4710

5110

5140 5150

5160

5170

89

5180

5210

5240 5250

5174 5175

COSTO DE MANO DE OBRA HOJALATERIA COSTO DE MANO DE OBRA PINTURA

5181 5182 5183 5184

COSTO DE LUBRICANTES COSTO DE LUBRICANTES GARANTÍAS EXTENDIDAS LAVADOS DE AUTOS COSTO DE LUBRICANTES TALLER

5211 5212 5213 5214 5215 5216 5217

ACTUALIZACIÓN COSTOS UNIDADES NUEVAS ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 1. ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 2. ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 3. ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 4. ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 5. ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 6. ACTUALIZAC. CTOS. UDS. MOD 7.

5241

ACTUALIZACIÓN COSTOS UNIDADES USADAS ACTUALIZACIÓN COSTOS UNIDADES USADAS

5251 5252 5253 5254 5255 5256 5257 5258 5259

5260 5261 5262 5263 5264 5265 5266

ACTUALIZAC. COSTO REFACCIONES ACTUALIZAC. COSTO REFACC. MOSTRADOR ACTUALIZAC. COSTO REFACC. MAYOREO ACTUALIZAC. COSTO REFACC. TALLER ACTUALIZAC. COSTO REFACC. GARANTÍA ACTUALIZAC. COSTO REFACC. INTALADAS ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. MOSTRADOR ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. MAYOREO ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. TALLER ACTUALIZAC. COSTO OTRAS REFACC. GARANTÍA ACTUALIZACIÓN COSTOS ACCESORIOS ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS MOSTRADOR ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS MAYOREO ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS TALLER ACTUALIZAC. COSTO ACCESORIOS INSTALADOS ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS MOSTRADOR ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS MAYOREO 90

5268

ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS TALLER ACTUALIZAC. COSTO OTROS ACCESORIOS INSTALADOS

6111

GASTOS DE VENTA GASTOS DE VENTA FIJOS

6121

GASTOS DE VENTA GASTOS DE VENTAVARIABLES

6131 6132

GASTOS DE ADMÓN. GASTOS DE ADMÓN. FIJOS GASTOS DE ADMÓN. VARIABLES

6141 6142 6143 6144

DEPRECIACIONES DEPRECIAC. DEPTOS. NUEVOS DEPRECIAC. DEPTOS. USADOS DEPRECIAC. DEPTOS. REFACC. Y ACCESOR. DEPRECIAC. DEPTOS. SERVICIO

6151 6152 6153 6154

ACTUALIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN DEPRECIAC. DEPTOS. NUEVOS DEPRECIAC. DEPTOS. USADOS DEPRECIAC. DEPTOS. REFACC. Y ACCESOR. DEPRECIAC. DEPTOS. SERVICIO

6161 6163

ACTUALIZACIÓN GASTOS OPERACIÓN ACTUALIZAC. GASTOS VENTA ACTUALIZAC. GASTOS ADMÓN

6211 6212 6213 6214 6215 6216

PRODUCTOS FINANCIEROS DESCUENTOS OBTENIDOS INTERESES UNIDADES NUEVAS INTERESES UNIDADES USADAS INTERESES MORATORIOS OTROS INTERESES GANADOS INTERESES INSTITUCIONES DE CRÉDITO

6221 6222 6223 6224

GASTOS FINANCIEROS COMISIONES Y SITUACIONES DESCUENTOS OTORGADOS INTERESES CRÉDITO INTERESES MORATORIOS

5267

6110 6120 6130

6140

6150

6160

6210

6220

6230

ACTUALIZACIÓN PRODUCTOS FINANCIEROS 91

6231 6240 6310

6320

6330 6340 6510

6520

6530

ACTUALIZACIÓN PRODUCTOS FINANCIEROS

6311 6312 6313 6314 6315 6316 6317 6318 6319 6320 6321 6322

ACTUALIZACIÓN GASTOS FINANCIEROS ACTUALIZACIÓN GASTOS FINANCIEROS OTROS PRODUCTOS APERTURA DE CRÉDITO FLETES COBRANZA INVESTIGACIONES REGISTRO DE CONTRATO SEGURO DE TALLER TRÁMITES UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVO FIJO BONIFICACIONES FZA DE VENTAS TRASLADO DE UNIDADES RECUPERACIÓN PUBLICITARIA DIVERSOS

6321 6322 6323 6324 6325 6326 6327 6328 6329 6330

OTROS GASTOS COBRANZA INVESTIGACIONES DE CRÉDITO PERDIDA EN VTA. DE ACTIVO FIJO REGISTROS DE CONTRATO SEGURO DE TRASLADO UNIDADES NUEVAS CUOTAS EXTRAORDINARIAS TRASLADO UNIDADES NUEVAS ACONDICIONAMIENTO PREVIA DIVERSOS PÉRDIDAS POR CUENTAS INCOBRALES

6331

ACTUALIZACIÓN OTROS PRODUCTOS ACTUALIZACIÓN OTROS PRODUCTOS

6341

ACTUALIZACIÓN OTROS GASTOS ACTUALIZACIÓN OTROS GASTOS

6511 6512

UTILIDAD EN CAMBIOS UTILIDAD CAMBIARIA FINANCIERA UTILIDAD CAMBIARIA OPERATIVA

6521

PERDIDA EN CAMBIOS PÉRDIDA CAMBIARIA FINANCIERA PÉRDIDA CAMBIARIA OPERATIVA

6531

ACTUALIZACIÓN UTILIDAD EN CAMBIOS ACTUALIZACIÓN UTILIDAD CAMBIARIA

6241

92

FINANCIERA 6540 6810

7110 7120 7210

7220

6811 6812 6813

ACTUALIZACIÓN PÉRDIDA CAMBIARIA ACTUALIZACIÓN UTILIDAD CAMBIARIA FINANCIERA I.S.R., I.A. Y P.T.U. I.S.R. IMPUESTO AL ACTIVO P.T.U.

7111

CUENTAS PUENTE DEUDORAS NÓMINAS Y RAYAS ACUMULADAS

7121

CUENTAS PUENTES ACREEDORAS VENTAS CONTADO

6541

7213 7214 7215 7216 7217 7218 7220 7221 7222 7224 7225 7226 7227 7228 7229 7230 7231

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS DOCUMENTOS EN GARANTIA PUBLICIDAD AMORTIZABLE PRESUPUESTO DE COOPERACION PUBLICITARIA BIENES EMBARGADOS SEGUROS AMORTIZABLES ACTIVI FIJO VENDIDO PAPELERIA AMORTIZABLE I.S.R. POR INGRESOS UNIDADES USADAS I.S.R. POR COSTO UNIDADES USADAS I.V.A. POR INGRESOS UNIDADES USADAS VENTA ACTIVO FIJO UTILIDAD FISCAL DEPRECIACIÓN FISCAL PÉRDIDA INFLACIONARIA INTERES DEDUCIBLE INFLACIONARIA GANANCIA ACUMULABLE INTERES PERDIDA FISCAL COMPRAS NETAS FISCALES VENTAS PARTES RELACIONADAS

7221 7222 7223 7224 7225 7226 7227

CUENTAS DE ORDEN ACREDORA GARANTÍAS COLATERALES OTORGADA PUBLICIDAD POR AMORTIZAR FISCALMENTE COOPERACIÓN PUBLICITARIA POR EJECUTAR BIENES EMBARGADOS POR ADJUDICAR SEGUROS POR AMORTIZAR FISCALMENTE INGRESOS POR VENTA ACTIVO FIJO PAPELERÍA POR AMORTIZAR FISCALMENTE

7211 7212

93

7228 7230 7231 7232 7233 7234 7235 7236 7237 7238 7239

INGRESOS POR UNIDADES USADAS I.S.R. COSTO POR UNIDADES USADAS I.S.R. INGRESOS POR UNIDADES USADAS I.V.A. VENTA ACTIVO FIJO PERDIDA FISCAL UTILIDAD FISCAL VENTA ACTIVO FIJO DEPRECIACIÓN FISCAL PERDIDA INFLACIONARIA INTERÉS DEDUCIBLE GANANCIA INFLACIONARIA INTERÉS ACUMULABLE PÉRDIDA FISCAL

3.4 GUÍA CONTABILIZADORA Una guía contabilizadora establece la posibilidad de obtener indicadores de ello se basan los estados financieros que reflejan en resumen las operaciones realizadas por una institución. La guía contabilizadora es creada y utilizada por personas que toman decisiones en el manejo de las cuentas, no es una labor mecánica que puede ser realizada en su totalidad por un personal de oficina bien entrenado. La guía contabilizadora muestra detalladamente cada una de las cuentas de acuerdo a su estructura y manejo en la institución, además, es necesario conocer las partes de que se compone el formato de una guía contabilizadora: por ejemplo la cuenta, nombre de la cuenta entre otros. Cuenta: es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizada en los diferentes conceptos de activo pasivo y capital. Nombre de la cuenta: es el nombre que se le asigna a cada cuenta de acuerdo al valor del concepto que la controla, dando una idea clara y precisa de esto. 94

Número

Operaciones

consecutiv o

Perio

Documen Documento

Cuentas de Cuentas

dicida d

to fuente de datos, o

contabilizador

cargo

de abono

comprob ante

1

Pagos

Diaria

Ficha de depósito

Póliza de ingreso

Bancos

Acreedore s

2

Por el consumo de los gastos

Mens ual

Recibo telefónic o

Póliza de cheque

Gastos (dependien do de que departame nto sea ventas o administrac ión)

Bancos

3

Pago de la nómina

Quinc enal

Contrato

Nómina

Nóminas

Bancos

4

Por la entrega de Ocasi dinero al área de onal contabilidad

Oficio de solicitud

Póliza de cheque

Deudores diversos

Bancos

5

Pago a

Quinc

Copia de

Póliza de cheque

Proveedor

Bancos

proveedores

enal

la factura

es

95

3.5 INSTRUCTIVO DEL CATÁLOGO DE CUENTAS 3.5.1 CUENTAS DE BALANCE El balance general comprende el análisis de las propiedades de una empresa y la proporción en que intervienen los acreedores y los accionistas o dueños de tal propiedad, expresados en términos monetarios. Por lo tanto, muestra la situación financiera y la denominación más adecuada es estado de la situación financiera. 1110 1111 0000 CAJA La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad, el cuál esta representado por la moneda de curso legal o sus equivalentes, tales como giros bancarios, moneda extranjera y los metales preciosos amonedados. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: ENTRADAS DE EFECTIVO.- Del importe del valor nominal del efectivo recibido por la entidad.

SE ABONA: SALIDAS DE EFECTIVO.- Del importe del valor nominal del efectivo entregado por la entidad. SALDO Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad.

96

PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general como la primera partida del activo circulante, cuando no tenga restricciones. En caso de existir restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin, estas partidas de efectivo se muestran en renglón separado en el activo circulante o no circulante si su disponibilidad es mayor a un año o al ciclo financiero a corto plazo, o si su destino esta relacionado con la adquisición de activos no circulantes, o con la amortización de pasivos a largo plazo, en cuyo caso se demostrará como activo no circulante. 1110 1112 0000 BANCOS La cuenta de bancos registra los aumentos y disminuciones que experimenta el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de instituciones del sistema financiero (bancos). DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de cheques.

Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuentas de cheques, según avisos de abono del banco. SE ABONA: •

•

•

Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa. Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etc. Que el banco cobra por servicios y cargados en cuenta de cheques, según avisos de cargo del banco.

SALDO Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos). 97

PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad y fin, en cuyo caso se mostrarán por separado. En caso de que contablemente existan sobregiro en alguna de las cuenta de cheques, debe compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y disponibilidad inmediata; si después de esa compensación el sobregiro prevalece, el saldo debe de presentarse como un pasivo a corto plazo. 1130 1131 0000 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES La cuenta de cuentas por cobrar clientes registra los aumentos y disminuciones derivados de mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) o no. Se dice que esta cuenta representa el derecho que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago de su adeudo por la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

•

Del importe originalmente pactado con los clientes por las ventas de mercancías y la prestación de servicios a crédito. Del importe de los intereses normales y moratorios (mora: retardo de pago).

SE ABONA: •

Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidación de su adeudo efectúen los clientes. 98

•

•

•

Del importe de las devoluciones de mercancías (devoluciones sobre venta). Del importe de las rebajas, bonificaciones y descuentos sobre venta concedidas a los clientes. Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables.

SALDO Su saldo es deudor y representa el importe de ventas mercancías y la prestación de servicios a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después del efectivo (caja, bancos, fondos, inversiones temporales). 1170 1171 0000 INVENTARIOS La cuenta de inventarios registra los aumentos y disminuciones que sufren las mercancías propiedad de la entidad, las cuales son adquiridas para ser vendidas, como actividad principal y normal de toda entidad comercial. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas fuera de plaza, libre a bordo proveedor, las cuales se encuentran viajando por cuenta y riesgo de la empresa, es decir, en transito.

•

Del importe de las primas de seguros contratados contra riesgos y accidentes.

•

Del importe de los fletes y acarreos.

•

En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra, tales como permisos, derechos de importación, impuestos, etc.

99

SE ABONA: •

•

Del importe de las transferencias a las cuentas de compra, al tener conocimientos de que las mercancías llegaron a las bodegas de la empresa. Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de pedidos.

SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad las cuales fueron adquiridas fuera de la plaza, libre a bordo proveedor y que se encuentran viajando (transitando) bajo cuenta y riesgo de la empresa. PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de las cuentas por cobrar. 1320 0000 0000 MUEBLES La cuenta de muebles registra los aumentos y disminuciones se realizan en los muebles propiedad de la empresa, valuados a precios de costo. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del precio de costo de los muebles adquiridos, el precio de adquisición incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados en la compra.

•

Del precio de costo de las adaptaciones o mejoras.

•

Del precio de costo de los muebles recibidos como donación.

•

Del precio de costo de los muebles recibidos como pago de algún deudor.

•

Del precio de costo de los muebles recibidos como pago (exhibición) de capital social, por parte de socios.

100

SE ABONA: Del importe del precio de costo de los muebles vendido o dados de baja por terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto. SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los muebles propiedad de la entidad. PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo fijo tangible. 2120 2123 0000 PROVEEDORES La cuenta de proveedores registra los aumentos y disminuciones derivados de la mercancía única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado títulos de crédito o no. Se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la entidad de pagar a sus proveedores los adeudos provenientes de la compra de mercancías a crédito. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe de los gastos parciales o totales a cuenta o liquidación del adeudo con los proveedores.

•

Del importe de las devoluciones sobre compra de mercancías a crédito.

•

Del importe de las rebajas sobre compras de mercancías a crédito.

SE ABONA: •

•

Del importe de compras de mercancías a crédito, documentadas o no. Del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el pago. 101

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe de las compras de mercancías a crédito, por las cuales se adquiere la obligación de pagar. PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto plazo como la primera partida, formando parte de las cuentas por pagar. 2110 2111 0000 DOCUMENTOS POR PAGAR La cuenta de documentos por pagar registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a cargo de la empresa. Se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la empresa de liquidar (pagar) el valor nominal de los títulos de crédito expedidos a cargo de la entidad, por la compra de bienes y servicios distintos de las mercancías a crédito. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se paguen.

•

Del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se cancelen.

SE ABONA: •

Del importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio o pagarés) firmados a cargo de la empresa.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagarés), suscritos a cargo de la empresa, por la 102

compra de conceptos distintos a las mercancías, a crédito, por los cuales se adquiere la obligación de pagarlos. PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto plazo, inmediatamente después de los proveedores, cuando su vencimiento sea un plazo de un año o del ciclo financiero a corto plazo; en caso de que su vencimiento exceda el año o el ciclo financiero a corto plazo, se mostrará dentro del pasivo a corto plazo (fijo). 3110 3111 0000 CAPITAL Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se efectúan en el capital del propietario de una empresa. Esta cuenta se empleará en los casos de empresa de propiedad individual. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: Del importe del importe de las disminuciones de capital, por retiros del propietario. SE ABONA: •

•

Del importe de los aumentos de capital, por las nuevas aportaciones del propietario a su negocio.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el capital invertido por el propietario en su empresa. PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del capital contable, formando parte del capital contribuido.

103

3110 0000 0000 CAPITAL SOCIAL Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las aportaciones que efectúan los socios o accionistas de sociedades mercantiles. Esta cuenta solo se utilizará en el caso de empresas constituidas como sociedades mercantiles. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA •

Del importe de las disminuciones de capital social, ya sea en el caso de reeintrego a los socios o accionistas de su capital (parte o totalmente), o para amortización de pérdidas.

SE ABONA •

•

Del importe de los aumentos de capital, representados por la suscripción de acciones por los socios. Por los incrementos al capital por nuevos inversionistas, capitalización de utilidades, etc.

Por las reevaluaciones de activos, dando cumplimiento a los requisitos de carácter legal, como a las prácticas contables vigentes. SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa, totalmente suscrito, aun y cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado). •

PRESENTACIÓN Se presenta en el balance general dentro del capital contable, formando parte del capital contribuido.

104

3.5.2 CUENTAS DE RESULTADOS A las cuentas que componen el cuadro de resultados para un período dado se las llama cuentas de resultados. 4110 4111 0000 VENTAS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a la operación de ventas de mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad o giro principal, ya sean al contado, a crédito o con documentos. Registradas a precio de venta. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA •

No es aplicable en ningún registro.

SE ABONA •

Del importe de las ventas de mercancías realizadas al contado, a crédito o con garantía documental, a precio de venta.

SALDO Su saldo es acreedor y representa el importe de las ventas de mercancías realizadas en el periodo contable, al contado, a crédito o con garantía documental. PRESENTACIÓN Se presenta en la primera parte del estado de resultados. 4610 4611 0000 DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS SOBRE VENTA Esta cuenta registra los aumentos disminuciones realizados por concepto de la mercancía que los clientes devuelven a la empresa, estas devoluciones pueden ser sobre ventas de contado, crédito o documentadas, registradas a precio de venta. 105

DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe de las mercancías que los clientes devuelvan físicamente, por no estar de acuerdo con sus requerimientos de calidad, color, tamaño, precio, etc., registradas a precio de venta.

SE ABONA: •

No es aplicable en ningún registro.

SALDO Su saldo es deudor y representa el importe de las mercancías que los clientes devolvieron durante el periodo contable, por no satisfacer sus necesidades, registradas a precio de venta. PRESENTACIÓN Se presenta en la primera parte del estado de resultados. 5110 5111 0000 COSTO DE UNIDADES NUEVAS Esta Cuenta registra los aumentos y disminuciones que representa el precio del costo de las mercancías vendidas. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe de las ventas de la mercancías a precio de costo.

SE ABONA •

Del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancías, a precio de costo.

SALDO Su saldo es deudor y representa el costo de ventas. 106

PRESENTACIÓN Se presenta en la primera parte del estado de resultados. 6110 6111 0000 GASTOS DE VENTA Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de incrementar el volumen de sus ventas, o derivadas del departamento de ventas. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, destinados a incrementar y desarrollar el volumen de las ventas, tales como propaganda y publicidad, renta de bodegas, teléfonos del departamento de ventas, empleados, comisiones, empaques y envase, luz, papelería y útiles, seguros de bodegas y mercancías, gratificaciones, prima vacacional, IMSS, INFONAVIT, aguinaldo, depreciaciones y amortizaciones de equipo e instalaciones del departamento de ventas, estimación para cuentas de cobro dudoso de clientes y, en general, todas aquellas que sean realizadas por el departamento de ventas.

SE ABONA: •

Solo al finalizar el ejercicio.

SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o desarrollar el volumen de ventas. PRESENTACIÓN Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los gastos de operación. 107

6130 0000 0000 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir, aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la dirección o administración del negocio. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a lograr los objetivos para los que fue creada, es decir, todos los gastos efectuados por el departamento de administración, incluyendo todas aquellas personas encargadas de tomar decisiones, tales como los directores, gerentes, administradores, contadores, etc., y, por lo tanto, incluye: renta de oficinas, teléfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS, INFONAVIT, papelería y útiles, seguros, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administración, combustibles y lubricantes, gastos de representación, y en general, todos aquellos gastos efectuados por el departamento administrativo. SE ABONA: •

•

Solo al finalizar el ejercicio.

SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de erogaciones efectuadas por el departamento de administración, el cual es el encargado de tomar las decisiones, con miras de lograr los objetivos para los cuales fue creada la sociedad o empresa. PRESENTACIÓN Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los gastos de operación. 108

6210 0000 0000 PRODUCTOS FINANCIEROS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de los ingresos o las ganancias que obtiene la empresa por el uso o manejo del dinero. DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Solo al finalizar el ejercicio.

SE ABONA: •

Del importe de los interese cobrados.

•

Del importe de los descuentos obtenidos o ganados.

•

Del importe de las utilidades o ganancias en valuación de moneda extranjera, en cambios de la misma o en valuación de metales preciosos amonedados.

SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de erogaciones efectuadas por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento. PRESENTACIÓN Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los gastos de operación. 6220 0000 0000 GASTOS FINANCIEROS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, préstamos, servicios bancarios, etc.), es decir, derivadas del manejo de dinero.

109

DURANTE EL EJERCICIO SE CARGA: •

Del importe de los interese pagados.

•

Del importe de los descuentos concedidos.

•

Del importe de las comisiones y situaciones que cobre el banco.

•

Del importe de las pérdidas obtenidas en valuación de metales preciosos amonedados.

SE ABONA: •

Solo al finalizar el ejercicio.

SALDO Su saldo es deudor y representa el precio de costo de erogaciones efectuadas por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento. PRESENTACIÓN Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los gastos de operación.

110

3.5 FLUJOS DE OPERACIÓN IMPLEMENTADOS LLEGADA DEL CLIENTE A LA AGENCIA AUTOMOTRIZ

Recibir al Cliente

Recepción de Citas

Tipo de Recepción

Recepción sin cita

111

RECEPCIÓN DE UNIDADES

Solicitar al chofer órdenes de embarque

Revisar: Orden de embarque. Exteriores. Interiores. Accesorios y herramienta • • • •

Llenar el formato de recepción de vehículos

Identificar llaves

Dar aviso a la gerencia de ventas de las unidades que llegaron

Guardar material susceptible a pérdida

112

PROCESO DE VENTA

Prospección

Calificación Hoja prospecto

Presentación  Características que pueden interesarle al prospecto  Ventajas de nuestro producto  Mejor desempeño  Beneficios que el auto o sus partes ofrece al usuario 

de

  

Demostración Auto Demo Requisitos:  Prospecto Calificado (Opcional)  Probabilidades de compra  Ruta autorizada  Placas Demo para el auto  Seguro de cobertura amplia  Duración 



 

Presentación a través de Folletos

No

¿Presentación directamente Si





Negociación  Ofrecer garantía extendida 

Orden de Presentación: 1. Por el frente 2. Costado del acompañante 3. Asiento trasero e interiores del auto desde la parte trasera 4. Parte trasera o maletero 5. Costado izquierdo o del conductor 6. Interior del auto desde el asiento del conductor

Cierre

113

PROGRAMACIÓN DE ENTREGA

Acordar:  Fecha de entrega  Hora de entrega  Lugar para la entrega  Disponibilidad del área de entrega del auto nuevo   



Acondicionamiento del auto

Acondicionador Entrega el auto al asesor profesional de ventas.

Llenar “Orden de acondicionamiento del vehículo ”

Redactar “Invitación para asistir a la entrega del auto nuevo”

Llenar “Lista de verificación para acondicionamiento del auto nuevo” por parte del acondicionador

Llenar “Bitácora de reservación del área de entrega del auto nuevo”

Verificar que el auto estará listo para la hora y fecha prometida, por parte del ejecutivo de ventas

Llenar “Lista de entrega”

El asesor profesional de ventas verifica el estado del vehículo

114

REPARACIÓN NORMAL

No

¿Productos Suministrados por el Cliente? Si

Colocar protecciones y torre al vehículo

Levantamiento físico del vehículo

Entregar orden de reparación (Original) al Cliente

Solicita Firma del Cliente

Ofrecer al cliente servicio de llevarlo

Engrapar formatos a la orden de reparación

Sí

Llenar formato determinación de responsabilida des y productos suministrados por el cliente

Solicitar Firma del Cliente

Llevar el vehículo al estacionamiento

Colocar orden de reparación en el vehículo

Programar los trabajos en el sistema

115

REPARACIÓN POR GARANTÍA

Colocar protecciones y torre al vehículo

Levantamiento físico del vehículo

Solicitar firma del cliente

Engrapar formatos a la orden de reparación

Ofrecer al cliente el servicio de llevarlo

Entregar orden de reparación (original) al Cliente

Sacar Calca del Chasis

Sacar copia del carné

Colocar orden de reparación en el vehículo

Programa trabajos en el sistema

Llevar el vehículo al estacionamiento

116

RETRABAJO

Colocar protecciones y torre al vehículo

Levantamiento físico del vehículo

Solicitar la firma del Cliente

Engrapar formatos a la orden de reparación

Ofrecer al cliente el servicio de llevarlo

Entregar orden de reparación (original) al cliente

Colocar Orden de reparación en el vehículo

Llevar el vehículo al estacionamiento

Programar trabajos en el sistema

117

3.6 ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS CAJA Y BANCOS La empresa requiere del establecimiento de políticas de efectivo que les permitan contar con los recursos financieros necesarios para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo, por lo que deben tener fondos suficientes para hacer frente a los desfases que se producen entre los ingresos y los pagos dentro de las operaciones normales de la empresa, ya que en algunas ocasiones éstos no concurren conforme a lo programado y, en otras, se requiere la creación de fondos durante un cierto tiempo para poder cumplir con pagos no constantes, como pueden ser: el pago de dividendos o de impuesto sobre la renta. Las políticas pueden establecerse con el fin de mantener un nivel de efectivo superior al normal como una previsión de oportunidad, para aprovechar en un momento dado el beneficio de emplear o invertir en condiciones favorables, como la compra a precio reducido de un lote importante de materia prima, la compra o la obtención de un descuento importante por pago anticipado. Si la empresa no cuenta con una política definida sobre el nivel de efectivo que debe mantener, sus saldos reflejarán el resultado de las operaciones derivadas de las áreas de producción, ventas, distribución, entre otras. COBROS A CLIENTES La cobranza a clientes debe determinarse con base en las ventas y condiciones de pago que han sido establecidas con ellos, para lo cual es importante conocer el comportamiento y actitud de los clientes de la empresa respecto a las condiciones de venta pactadas.

118

SALARIOS Es recomendable que se haga sobre la base de un cálculo individual en el que se listen todos y cada uno de los puestos autorizados con su valor correspondiente, de preferencia por área o departamento, para determinar una cifra que cubra las necesidades futuras. De este cálculo se desprenden otros como son: las gratificaciones del seguro social y todos los beneficios a que el personal tiene derecho. PROVEEDORES Este concepto está ligado con los niveles de inventario que deben mantenerse y los ciclos de producción que se hayan establecido, así como las condiciones de compra que se hayan negociado con los proveedores. INVERSIONES EN MAQUINARIA Y EQUIPO Se deben prever las futuras inversiones en maquinaria y equipo, con base en una serie de estudios, requisitos y aprobaciones para ser consideradas. IMPUESTO SOBRE LA RENTA Representa uno de los pagos importantes que debe realizar la empresa y su cálculo se determina con base en lo que señala la ley. DIVIDENDOS La cantidad prevista para este caso debe ser de conformidad a lo dispuesto por el propietario o por la asamblea ordinaria de accionistas.

119

OTROS Deben reunirse todos los pagos pequeños a que esté obligada la empresa en el corto plazo y destacar las partidas significativas que requieran de una vigilancia estrecha. En última instancia, se determinan los resultados de las operaciones anteriores y se dicta la política sobre el nivel de efectivo que debe existir. CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES Las cuentas por cobrar, son los créditos que la empresa concede a sus clientes. La política de cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia y sirve para fomentar las ventas. La administración de cuentas por cobrar a clientes implica generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad, ya que si se ofrecen muchas facilidades para la venta de los productos, se incrementarán las ventas y también las utilidades; pero por otra parte, se comprometen fondos en cuentas por cobrar, que disminuyen la liquidez de la empresa. Las políticas relativas al otorgamiento de crédito y los esfuerzos de cobro determinan el monto de esta inversión en relación con las ventas realizadas o por realizar. Es importante conocer el comportamiento de los clientes en la liquidación de las facturas, así como las políticas que la empresa fije respecto a la estrategia de venta mediante promociones o períodos extras de crédito, que de alguna forma desplazan los productos a bodegas de los clientes, sin que el consumidor lo haya adquirido. Esto origina una disminución en el flujo de fondos de los clientes, lo que perjudica su liquidez y falta oportuna de pago de las facturas de la empresa. Para determinar la política más conveniente, es necesario considerar los costos de financiamiento, los de cobranza y los de las posibles demoras e incumplimientos. De esta manera, la empresa evaluará cada una de las políticas posibles con respecto al tiempo y descuentos para el pago de la mercancía, y determinará la más conveniente, considerando los costos adicionales de financiamiento y cobranza asociados a esas condiciones. La empresa incurre en costos asociados 120

con la morosidad en el pago como son los gastos que implica el empleo de diferentes métodos para el cobro. Si la cuenta definitivamente no se paga, la empresa tendrá que cancelar en su totalidad el importe por gasto de las cuentas malas. Hay que vigilar las cuentas para asegurarse de que los procedimientos de cobranza funcionan como es debido, que no existe deterioro en la contabilidad de los clientes individuales y que a cada cliente potencial se le investiga para determinar el riesgo que se corre al otorgarle el crédito. INVENTARIOS La determinación de las políticas de inventarios tienen como objetivo fijar el nivel óptimo de inversión que debe tener una empresa. Normalmente las empresas de este giro tienen cuatro diferentes categorías de inventarios que son: •

•

•

•

Materias primas Productos en proceso Artículos o productos terminados Refacciones y herramientas

Cada uno de los inventarios tiene una problemática diferente, por lo que deben analizarse con cuidado para así poder delimitar sus implicaciones financieras, así como estar pendiente de un problema común y básico que es el de mantener un nivel adecuado en función de las ventas futuras. Mientras más reducido sea el inventario, mayor será la rentabilidad de la inversión; pero si el nivel de inventario es muy reducido, acarrea problemas de falta de existencia y, por lo tanto, de producción y más adelante de ventas; que puedan afectar el volumen de éstas y generar una baja en la rentabilidad.

121

3.8 IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones. Entre otros se tienen los siguientes objetivos: Debida autorización de transacciones y actividades. Adecuada segregación de funciones y responsabilidades. Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. Verificación independiente de la actuación de otros y adecuada evaluación de las operaciones registradas. •

•

•

•

•

El establecimiento y mantenimiento de toda una estructura de control interno representa una gran responsabilidad de la administración, para proporcionar una seguridad razonable de que se logran los objetivos de una entidad. Por lo tanto la gerencia debe vigilar en forma constante la estructura de control interno, con la finalidad de ver si opera en forma eficaz o si se debe modificar de acuerdo a las condiciones existente dentro de la empresa. Toda estructura de control interno se puede ver afectada en su efectividad por varias causas, tales como errores de juicio, descuido, malos entendidos en las instrucciones, descuidos fatigas del personal, el caso omiso por parte de la gerencia, entre otras. En una auditoria, el auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de la estructura del control interno, como parte del proceso de plantación. La forma y alcance de la documentación sé vera afectada por el tamaño y complejidad de la entidad y la naturaleza de la estructura del control interno. 122

CONTROL INTERNO FINANCIERO Comprende el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable. CONTROL INTERNO GERENCIAL Comprende en un sentido amplio, el plan de organización, política, procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en la organización para asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Incluye también las actividades de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la empresa, así como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el desarrollo de las actividades. Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las operaciones, pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas; Monitoreo del progreso y avance de las actividades; Evaluación de los resultados logrados; Acción correctiva, en los casos que sean requeridos. •

•

•

•

En el ámbito público, el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de las entidades. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en qué forma se desarrollan las actividades públicas, es decir, comprende desde la Constitución Política (asignación de 123

mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía, su cumplimiento y aplicación, hasta las normas de los sistemas administrativos (presupuesto, tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles gerenciales) CONTROL PRESUPUESTARIO Es el seguimiento de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos así como de las metas presupuestarias establecidas para el año fiscal, respecto al presupuesto institucional, según sea el caso, con la finalidad de asegurar su cumplimiento y mantener actualizada la información relativa a los niveles de la ejecución, tanto en términos financieros como físicos. El control presupuestario es permanente y constituye el soporte técnico para efectuar los trabajos de análisis y corrección de desviaciones a que se contrae la fase de evaluación presupuestaria. CONTROL PREVIO Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS PRESUPUESTALES Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.

124

Algunos procedimientos de control interno que la empresa automotriz puede emplear son los siguientes: 1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas. 2. Control de asistencia de los trabajadores. 3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico. 4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad. 5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad. 6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz. 7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos. 8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la empresa. 9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles. 10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los resultados esperados Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio. Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud. El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, 125

verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. CONTROL INTERNO FINANCIERO O CONTABLE Pasos generales Planeación Valoración Ejecución Monitoreo

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Pasos generales Planeación Control Supervisión Promoción

Ejemplo de área Ejemplo de área 1. Plan de organización 1. Plan de organización 1. Método y procedimientos 1. Método y procedimientos relacionales relacionales 1.1. Protección de activos 1.1. Con eficiencia de operación 1.2. Confiabilidad de los registros 1.2. Adhesión a políticas contables 2. Controles 2.1. Sistemas de autorización 2.2. Sistemas de aprobación 2.3. Segregación de tareas 2.4. Controles físicos

2. Controles 2.1. Análisis estadísticos 2.2. Estudio de tiempos y movimientos 2.3. Informes de actuación 2.4. Programas de selección 2.5. Programas de adiestramiento 2.6. Programas de capacitación 2.7. Control de calidad

3. Aseguran 3. Aseguran 3.1. Todas las transacciones de 3.1. Eficiencia, Eficacia y acuerdo a la autorización efectividad de operaciones específica 3.2. Registro de transacciones 3.3. Estados financieros 3.4. Acceso activos con autorización Figura 5: Cuadro comparativo entre el control interno contable y el control interno administrativo 126

CONCLUSIONES

127

CONCLUSIONES El presente trabajo lo he realizado, como ya lo he señalado, con la finalidad de dar una herramienta práctica y sencilla para organizar las actividades que son desarrolladas en todas las áreas integrantes de la organización, en este caso en particular aplicadas al ramo automotriz. En la actualidad existe una necesidad en las empresas, no sólo de las que integran el ramo de la comercialización automotriz sino también de empresas de otros ramos, de contar con una herramienta que les proporcione ayuda y apoyo en la planeación, el manejo, control, organización y, sobre todo, para la toma de decisiones. Hay que considerar que en este tipo de empresas ya existe una diversidad de recursos que nos permiten crear la información precisa, detectar los problemas, darles solución y, finalmente orientarlos hacia una buena organización. Considero que el manual propuesto en el presente trabajo puede brindar un instrumento de consulta que sirva para auxiliar a la organización y facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas, contables, funcionales y operativas. En la medida en que los manuales de contabilidad son un instrumento de comunicación entre los diferentes niveles organizacionales. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos en general como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos contables o administrativos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. Éste manual tiene la finalidad de ser un documento de consulta y apoyo permanente de los integrantes de la organización, por lo que es conveniente que cuente con claridad, objetividad, sencillez pues orienta y regula la operación así como el funcionamiento de la empresa automotriz.

128

El manual se estableció con la finalidad de propiciar la coordinación de funciones y actividades de las diversas áreas al igual que del personal que en cada una de ellas labora, para facilitar su cumplimiento y desarrollo racional. Los procesos que en éste manual se han determinado para cada uno de los espacios de la entidad económica (contables, administrativos, de procedimientos, de organización) pueden contribuir en conjunto al cumplimiento de las acciones, políticas y estrategias que dan dirección a las tareas sustantivas y de apoyos tanto contables como administrativos, para hacer posible la prestación de los servicios que ofrece la organización. Es conveniente señalar que con el apoyo de este manual las distintas fases que integran a la empresa podrían crear mayores beneficios; en la medida en que el manual se vaya aplicando se podrá ir mejorándolo para contribuir, más adecuadamente, a la consecución del objetivo de autosuficiencia institucional, de eficacia y calidad en los servicios que ofrece. El propósito final es que su funcionamiento garantice una buena organización que conduzca a una maximización de tiempos. Esto no quiere decir que tenga que ser un documento rígido que mecanice las funciones, operaciones y registros sino una guía de orientación general para todos los niveles integrantes de la entidad. Se tiene la idea, desde mi punto de vista errónea, de que los manuales de contabilidad vuelven mecanizado el trabajo de las personas; personalmente, no lo considero así, ya que los manuales representan la forma de unificar criterios; de esta manera, el proceso será el mismo y cualquier integrante del organismo que los lea, podrá llevar a cabo la tarea asignada aún cuando no tengan conocimiento de todas las áreas. El valor del manual contable, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en él, por lo tanto el mantenerlo actualizado permitirá que cumpla con su objetivo, que es el de proporcionar la información necesaria para el 129

desarrollo de actividades y funciones; es recomendable la revisión y actualización del manual, por lo menos en forma anual, aunque sería conveniente hacer una revisión cada seis meses. Esta propuesta esta basada en la idea de planear sus revisiones y actualizaciones, es decir, que la entidad económica automotriz las efectué sobre la base de sus necesidades, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos. Sin embargo es conveniente planear las actualizaciones para obtener una mejor aplicación del manual para que no pierda vigencia y así evitar la mecanización de las actividades. Con el diseño de este manual pretendí elaborar de forma documental una orientación de los procedimientos que se realizan dentro de la empresa estos procedimientos podrán acompañarse de un sistema de control interno. Si el proceso de análisis, planeación, establecimiento e implementación para diseñar el manual se realizan de forma estructurada y coherente, se podrá lograr la implementación de una guía regida por lineamientos de control interno. Resta a la entidad que los procesos contables de trabajo y las funciones aquí mencionadas se lleven a cabo en la práctica de acuerdo a lo establecido en el manual, y que se revisen de manera sistemática los procedimientos para realizar las adecuaciones necesarias derivadas de la implementación de nuevos procesos contables, administrativos, operacionales o de control.

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BIBLIOGRAFÍA Y OBRAS CONSULTADAS ANZURES, Maximino. CONTABILIDAD GENERAL. México. Editorial Porrúa, 2005. BIEGLER, Jon. MANUAL MODERNO DE CONTABILIDAD. México. Editorial McGraw Hill, CATÁCORA CARPIO, Fernando. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. Caracas, Venezuela. Editorial Interamericana, 1998. ELIZONDO LÓPEZ, Arturo. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN CONTABLE. México. Internacional Thomson Editores, S.A., 2002. REYES PONCE, Agustín. Administración de Personal. Relaciones Humanas. Editorial Limusa. México 2000. RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. COMO ELABORAR Y USAR MANUALES ADMINISTRATIVOS. México. Editorial ECAFSA, 2002. ROMERO LÓPEZ, Álvaro. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD, México. Editorial Mc-Graw Hill, 2004. SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón. Cómo HACER Y REHACER UNA CONTABILIDAD: EL CONTROL INTERNO CONTABLE. México. Thompson Editores, 2004. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. CONTROL INTERNO POR OBJETIVOS Y CICLOS DE TRANSACCIONES Y EL MUESTREO ESTADÍSTICO EN AUDITORIA. México D.F. Reséndiz Editores, 1990.

131

MONOGRAFÍAS GUERRERO HEREDIA, Carlos. MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE PARA UNA EMPRESA FARMACÉUTICA. Xalapa, 2004. SÁNCHEZ SERNA, Alejandro. Organización CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE UNA EMPRESA DEDICADA A LA COMPRA Y VENTA DE LLANTAS, REFACCIONES Y SERVICIO MECÁNICO AUTOMOTRIZ. Xalapa. 2002.

132

ANEXO I

133

DOCUMENTOS FUENTE QUE PUEDEN UTILIZARSE

Contrato de trabajo

134

Factura

135

Recibo 

136

DOCUMENTOS CONTABILIZADORES QUE PUEDEN UTILIZARSE Póliza de diario

137

Póliza de ingresos

138

Póliza de egresos

139