Contabilidad de Clinicas y Hospitales

CONTABILIDAD

ESPECIAL

CONTABILIDAD DE CLÍNICAS Y HOSPITALES

Lcda. Lidia Romero lidiaromero.jimdo.com Enero, 2016

Autor: Lcda. Lidia Romero Web: lidiaromero.jimdo.com Fecha de actualización: Enero, 2016

CONTABILIDAD DE CLÍNICAS Y HOSPITALES CONTENIDO

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE CLÍNICAS Y HOSPITALES………...……………………….

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CLÍNICAS Concepto……………..………………………………………………………………………………… Tipos de Clínicas……………………………………………………………………………………….. Organización de las Clínicas…………………………………………………………………………. Principales Operaciones de las Clínicas.... ……………………………………………………………... Organización del Departamento de Contabilidad de las Clínicas…………….……………………... Control Interno Contable para las Clínicas ….…………………………………………………………. Estados Financieros utilizados por las Clínicas ……………………………………………………….. Teneduría de Libros……….…………………………………………………………………………… Sistemas de Costos……………………………………………………………………………………. Aspectos Tributarios para las Clínicas………………………………………………………………….

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HOSPITALES Concepto……………………………………………………………………………………………….. Tipos de Hospitales…………………………………………………………………………………….. Sistemas que integran a un Hospital…………………………………………………………………... Sistemas de Información de Costos Hospitalarios……………………………………………………… Aspectos Tributaciones para los Hospitales…………………………………………………………….

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INSTRUMENTOS LEGALES QUE REGULAN A LAS CLÍNICAS Y HOSPITALES…………………………..

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………………………………...

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INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE CLÍNICAS Y HOSPITALES

Los centros de salud públicos y privados tienen muchas cosas en común, pero también muchas diferencias. Los entes de atención a la salud se dividen en dos grandes grupos, los cuales son las Clínicas y los Hospitales. Ambos son lugares donde atienden a personas con problemas de salud, para luego ofrecerles un diagnóstico y el tratamiento que requieran. Sin embargo, hay una diferencia sustancial entre estos dos tipos de centros de salud, los cuales se detallan seguidamente. El sistema de contabilidad de una Clínica u Hospital, suele ofrecer un cierto grado de complejidad, en comparación con los demás tipos de entidades; pero tal complejidad, bien podría reducirse al mínimo mediante una departamentalización apropiada de tal establecimiento de acuerdo a algún criterio lógico y funcional.

CLÍNICAS CONCEPTO

Las Clínicas son empresas capitalistas que conducen sus actividades para beneficio y conveniencia de la asociación. Las poseen y administran hombres de negocios, grupos de estos o médicos en ejercicio; en cualquier caso la gerencia activa de la empresa está en estrecha colaboración con un grupo de médicos, tanto poseen una participación financiera como sino. La peculiaridad de la separación de la propiedad y la administración se hace necesaria por virtud de la naturaleza de los servicios profesionales que realiza la clínica y por las leyes de sanidad existentes que rigen las actividades del mismo, además por el código de comercio. TIPOS DE CLÍNICAS 

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Las Clínicas Generales: Son aquellas que están organizadas para procurar la hospitalización de los pacientes con cualquier clase de trastorno o enfermedad. Clínicas Especializadas: Son las que admiten solamente casos de tipo particular de enfermedad.

ORGANIZACIÓN DE LAS CLÍNICAS

La organización es un aspecto del elemento de planificación de la dirección que concierne a la especificación y determinación de las responsabilidades de explotación y de funciones, así como a la organización de una empresa constituye el armazón sobre el que se llevan a la práctica las responsabilidades directivas, la coordinación de las actividades u operaciones. La Organización de Las Clínicas básicamente reposa en tres direcciones: a) Unidades Administrativas: Contabilidad: Se encarga de registrar las operaciones contables de la empresa de manera eficiente emitiendo reportes comparativos con años anteriores y el presupuesto. Facturación: Se encarga de controlar administrativamente la facturación, presupuestos y notas de crédito de los egresos de pacientes dados de alta médica. Cobranzas: Cajas: Se encarga de controlar los cobros recibidos de los diferentes responsables de pago de las facturas emitidas a los pacientes y sus respectivas retenciones de impuestos. 

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b) Unidades de Servicios a pacientes: Emergencia Atención Enfermería Admisión: por emergencia o admisión electiva. Diagnóstico Hospitalización Departamento de Rayos X Laboratorio de Análisis Clínico Egresos        

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c) Unidades de Servicios Internos Depósito Mantenimiento Otros (Lavandería, cocina, entre otros).   

PRINCIPALES OPERACIONES DE LAS CLÍNICAS

Prestar servicio de atención médico- quirúrgico a través de los servicios de Emergencia y Hospitalización. El servicio de emergencia se encarga de recibir a aquellos pacientes que ingresen en circunstancias inesperadas y transitorias; se dice que son transitorias ya que estos pacientes después de realizado el diagnóstico médico y aplicado el tratamiento correspondiente, se decide de acuerdo a la gravedad del caso si el paciente debe ingresar al servicio de hospitalización o no aunque no es la única vía de ingreso por hospitalización. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LAS CLÍNICAS

Un buen servicio de contabilidad requiere la jerarquización necesaria para que se realicen las deferentes tareas en el departamento respectivo. Se puede decir, en términos generales que las Jerarquías que se distinguen son las siguientes Contralor (solo en Hospitales públicos) Contador, Auditor, Auxiliares de Contabilidad, Cajeros y Empleado de Cobro. 

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Contralor: Realiza los informes necesarios y supervisa el establecimiento de políticas contables o procedimientos de control. Contador: Las funciones del contador son las de responsabilizarse de la ejecución integral del trabajo de contabilidad y vigilar el asiento de las cantidades de las diversas cuentas en los auxiliares de contabilidad que se establezcan. La elaboración de los Estados y Balances parciales o periódicos que se requieran, la responsabilización de los informes o estados de caja o estados íntegros departamentales, las labores relacionadas con el registro contable de todo el movimiento financiero de la institución la contabilización de la documentación original o noticias de movimiento financieros que se le turne para la movilización de las pólizas, verificación de la cancelación de cuentas de control, la supervisión de los trabajos de la contabilización y registro contable que realice el personal a sus órdenes, etc. Auditor: Son funciones del auditor: encargarse de todos los trabajos de auditoria y visitas de inspección que se señalen de acuerdo con los programas. La presentación de informes sobre las auditorías realizadas. Supervisar todas aquellas medidas de control interno que se juzguen adecuada para garantizar el empleo conveniente de los bienes.

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Auxiliar de Contabilidad: Es el responsable de la ejecución integral de los trabajos de contabilidad, realizados en uno o más auxiliares de cuentas de control, encargándose de formular y registrar las diversas cuentas, sean manualmente o por procedimientos mecanizados. Facturador: Es el responsable de la elaboración de los recibos y documentos de cobros necesarios, la conciliación global o parcial de los datos, que se le suministren para su elaboración y manejo, preparar las facturas, documentos contables y correspondencia a su jefe inmediato superior, la revisión de facturas y documentos que se presenten para su pago a la institución. Cajero: Recibir el dinero en la sección de caja, conociendo los cargos que por los diferentes servicios realiza la clínica o el hospital en sus diferentes facetas, realizar el pago de las facturas que se presenten en la sección de caía por los proveedores o acreedores. La recepción de documentos para pago o cobro y la tramitación de este material, requiriendo las autorizaciones respectivas.

CONTROL INTERNO CONTABLE MÁS ADECUADO PARA LAS CLÍNICAS

Para efectos de control interno se puede diseñar un catálogo de cuentas, de forma tal, que permita asignar cada partida de costo y gasto, a cada departamento o dependencia, con las más absoluta y clara precisión; para luego ser aplicadas con la periodicidad requerida de acuerdo a alguna base de distribución sabiamente escogida; mejor si las distribuciones se efectúan en forma porcentual y de acuerdo a los datos estadísticos más recientes. Los costos y gastos en las clínicas habrán de clasificarse en dos categorías a saber: Costos y gastos departamentales: son todos aquellos que puedan ser imputados directamente a algún departamento, sección o dependencia en particular, por lo que no ofrecen problema alguno, ni consideración especial desde el punto de vista contable. Costos y gastos generales: son todos aquellos que no se puedan imputar a algún departamento o sección en forma fácil y práctica. 

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Los hospitales o clínicas deben:

Como medida de control contable las clínicas deben: 

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Registrar diariamente las transacciones principalmente las cuentas por cobro y cuentas por payar, al igual que tener quincenalmente el class flow. Organizar de una manera sistemática el flujo de documentos en el departamento. Mantener interrelación con la administración de la organización. Conciliar saldos semanales para tener una buena planificación fiscal. Plan de cuentas estructurado a las necesidades de la empresa. Control sobre las cuentas de los seguros porque al momento en que el seguro paga a la clínica, no especifica que factura está cancelando y cuál fue el monto que se reconoció en ese momento. Control de los inventarios de material médico- quirúrgico y de medicinas. Esto para evitar la merma de los mismos, pues en todas estas instituciones siempre suele escaparse del control de la persona encargada del almacén.

ESTADOS FINANCIEROS UTILIZADOS POR LA CLÍNICAS 

Estados Financieros: En toda clínica es primordial tener una idea de la operación en lo que se refiere al manejo de cantidades y bienes que pueden expresarse numéricamente en dinero, cifras que tendrán por objeto presentar a los socios de dicha institución al panorama financiero de la misma. En las Clínicas como en cualquier otra empresa se realizan los estados financieros exigidos por la Federación del Colegio de Contadores Públicos son:

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Balance General Estado de Resultado Estado de Flujo de efectivo Movimiento del Patrimonio

Todos estos Estados Financieros se realizan a costo histórico y se representan ajustándolos por exposición a la inflación a petición de los accionistas de la empresa, los mismos deben ser presentados a la Junta Directiva anualmente dentro de los 3 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio económico. 

Informes Especiales: La Gerencia de las Clínicas además de conocer los resultados de los Estados Financieros desea conocer los resultados de un periodo dado por los departamentos y de la clínica en conjunto, para ello se realizan informes estadísticos que muestran lo siguiente: El costo por día de paciente de los componentes totales de cada departamento. El costo por día de paciente de los gastos generales de la Clínica. El Costo por día de paciente de los gastos de administración y oficina. El costo de los alimentos por comisa. El costo de los alimentos y sálanos de cocina por comida    

TENEDURÍA DE LIBROS

Además de los libros exigidos por la ley las clínicas llenan los siguientes libros auxiliares: Auxiliar de cuentas por cobrar Auxiliar de cuentas por pagar Auxiliar de Caja chica Auxiliar de compras Auxiliar de compras Auxiliar de pólizas.      

Los libros Mayores comprueben lo siguiente: 

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Mayor General: Contiene todas las cuentas de control, cuentas del balance, activo, pasivo y capital, cuentas detalladas de ingresos y gastos. Estas últimas se agrupan por departamento. Mayor de Cuentas de Enfermos: Contiene los registros detallados de las transacciones con los pacientes. Mayor de Activo Fijo: Comprenden las cuentas detalladas de cada partida de equipo o grupos de clases especiales de suministros. Mayor de Acreedores: Es un archivo de pólizas o comprobantes o de cuentas detalladas de las transacciones con los acreedores (donde no se emplee el sistema de pólizas). Inventarios: Son registros detallados de almacenes, que controlan las existencias por grupos, de acuerdo con su situación. Registro de Nomina: Dividido en dos secciones, una contiene el registro del tiempo y el resumen de nómina (de donde se hace la distribución a los departamentos) y la otra comprende el registro continuo de cada empleado, con la acumulación de las retribuciones devengadas, deducciones del seguro social y otras informaciones de relevancia.

Además de las anteriores, pueden necesitarse otros registros, para facilitar la estadística médica a distintas clínicas. En términos generales las políticas contables que se manejan en las clínicas son iguales o parecidas a otras empresas, la diferencia radica en algunas cuentas que se utilizan para el registro de las transacciones. 5



SISTEMAS DE COSTOS

Los establecimientos sanitarios, como hospitales y clínicas, utilizan los sistemas de contabilidad de costos para determinar el costo de la atención al paciente. Esta es una medida por la cual un hospital o una clínica determina la eficiencia de la atención al paciente. Por ejemplo, los directores de los hospitales pueden determinar cuántos pacientes son atendidos por un presupuesto determinado. La información obtenida de los sistemas de contabilidad de costos para las instituciones de salud puede proporcionar datos sobre el costo de una variedad de enfermedades, información demográfica asociada con un mayor costo del tratamiento y la rentabilidad de los tratamientos y de los servicios. ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LAS CLÍNICAS

En aspectos tributarias, las Clínicas actúan de manera diferente a demás empresas privadas, ya que en cualquiera de sus actividades en materia de salud no generan I.V.A ni I.S.L.R pero la mayoría de estas tienen gastos e ingresos administrativas que si generan Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta e Impuesto Municipal. Es decir, solo generara impuestos, por ejemplo, por alquiler de consultorios y otro tipo de actividades ajenas al campo de la salud.

HOSPITALES CONCEPTO

Los hospitales son instituciones públicas que dependen principalmente del Estado, el cual es un garante de la salud y del derecho a la vida de la ciudadanía. . Se ofrecen para la población de pocos recursos, quienes no puedan costear una clínica. En estos recintos, por lo tanto, se diagnostican enfermedades y se realizan distintos tipos de tratamientos para restablecer la salud de los pacientes. Los hospitales no sólo se dedican al diagnóstico y a la curación, sino que también son centros de labores investigativas y de formación para los futuros médicos. Dado que es allí donde se tiene un conocimiento concreto y actualizado de las necesidades sanitarias de cada región, resulta el lugar más idóneo para realizar un constante estudio de posibles cambios y mejoras en las técnicas medicinales disponibles. TIPOS DE HOSPITALES

Existen diferentes tipos de hospitales, según el tipo de patologías que atienden: hospitales generales, hospitales psiquiátricos, geriátricos, materno-infantiles, entre otros. El hospital tiene como misión proporcionar a la población una asistencia médica-sanitaria completa tanto curativa como preventiva; y cuyos servicios externos irradian el ámbito familiar. SISTEMAS QUE INTEGRAN A UN HOSPITAL

Si consideramos a un hospital en su conjunto, como un sistema, éste está compuesto por varios sub -sistemas que interactúan entre sí en forma dinámica. Para nombrar los más importantes tenemos: 

Sistema Asistencial: engloba a todas las áreas del hospital que tienen una función asistencial, es decir atención directa del paciente por parte de profesionales del equipo de salud. Hay dos áreas primordiales en la asistencia directa del paciente: los consultorios externos para atender pacientes con

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problemas ambulatorios (que no requieren internación) y las áreas de internación, para cuidado de problemas que sí requieren hospitalización. 

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Sistema Administrativo Contable: este sistema tiene que ver con las tareas administrativas de un hospital. En él se encuentran áreas como admisión y egreso de pacientes, otorgamiento de turnos para consultorios externos, departamento de recursos humanos, oficinas de auditoría, farmacia, entre otras. En sí toda oficina que trabaja con el público en algún proceso o trámite con documentación, es una oficina administrativa. El área contable del hospital se encarga primariamente de la facturación de las prestaciones dadas a las entidades de cobertura correspondientes. Sistema Gerencial: está compuesto según los hospitales por gerencias o Direcciones. La más destacada es la Gerencia Médica, que organiza o dirige el funcionamiento global del hospital, sus políticas de prevención, diagnóstico y tratamiento, y el presupuesto, entre otros temas. Sistemas de Información: se refiere al sistema informático que tiene el hospital y que soporta su funcionamiento en redes de computadoras y programas diseñados especialmente para el correcto funcionamiento de todas las áreas. Es manejada generalmente por un Departamento o gerencia de Sistemas de Información. Sistema Técnico: engloba a todas las dependencias que proveen soporte, mantenimiento preventivo y Bioingeniería en una institución. Sistema de Docencia e Investigación: La docencia en un hospital es un punto clave en la formación de profesionales. La docencia y la investigación están ligadas en varios aspectos. Muchos hospitales poseen sistemas de capacitación y formación de nuevos profesionales como visitancias, concurrencias, residencias o fellowships, con programas bien organizados para que el nuevo profesional del equipo de salud obtenga la mayor formación posible.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE COSTOS HOSPITALARIOS

Un sistema de información de costos hospitalarios debe tomar en consideración los siguientes aspectos: 

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Elaboración del presupuesto: Las instituciones hospitalarias, aun cuando usualmente elaboran anualmente sus presupuestos, estos son realizados para dar cumplimiento a un requisito gubernamental para la obtención de financiamiento; su elaboración deberá replantearse a efectos de contar con un presupuesto que exprese cuantitativamente los objetivos estratégicos de los hospitales. El presupuesto es necesario para el control del costo y la evaluación de la actuación de las personas responsables de su ejecución en cada centro de responsabilidad, permite determinar las variaciones entre lo presupuestado y lo realmente ejecutado. Definición del nivel de capacidad normal: El nivel de capacidad normal o promedio, es aquel obtenido al considerar la utilización de la institución hospitalaria de acuerdo al promedio de la demanda de los servicios sobre un período suficientemente largo, lo cual permitirá determinar las variaciones por volumen de actividad y un mayor control del costo real. Clasificación de centros de costos: Los centros de costos en los hospitales, de acuerdo a las actividades desarrolladas, se clasifican en: centros de costos productivos, de apoyo y administrativos. En contabilidad de costos, generalmente se les denomina sectores finales, intermedios y generales para realizar la asignación y acumulación de costos, a fin de obtener el costo unitario de los productos obtenidos, ya sean éstos bienes o servicios. 7


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Asignación de costos: Puesto que los Centros de costos productivos se benefician de manera directa de los centros de costos de apoyo y administrativos, el total de los costos para operar estos últimos, debe asignarse a los centros de costos productivos, para lo cual deberá determinarse una base de asignación y un método de asignación. Costos: Costos Directos. Costos Indirectos asignados del propio sector. Costos asignados de Centros de Apoyo. Costos asignados de Centros administrativos.

ASPECTOS TRIBUTARIOS PARA LOS HOSPITALES LEY DE IVA Artículo 19, numeral 5 dice: «Están exentos del impuesto previsto en esta Ley, las prestaciones de los siguientes servicios: Los servicios médico-asistenciales y odontológicos, de cirugía y hospitalización ».

Artículo 17, numeral 9 dice: «Las importaciones de equipos científicos y educativos requeridos por las instituciones públicas dedicadas a la investigación y a la docencia. Asimismo, las importaciones de equipos médicos de uso tanto ambulatorio como hospitalario del sector público o de las instituciones sin fines de lucro, siempre que no repartan ganancias o beneficios de cualquier índole a sus miembros y, en todo caso, se deberá comprobar ante la Administración Tributaria tal condición».

LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA (I.S.L.R) Artículo 14 dice: «Las entidades venezolanas de carácter público, el Banco Central de Venezuela y Banco de Desarrollo Económico y Social de Venezuela, así como los demás Institutos Autónomos que determine la Ley».

Los hospitales son instituciones públicas, están exentos a este impuesto. Otro de los motivos por el cual queda exento es porque los hospitales no poseen dicha renta, que sería el hecho imponible para entrar dentro de los contribuyentes al I.S.L.R. INSTRUMENTOS LEGALES QUE REGULAN A LAS CLINICAS Y HOSPITALES Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nº 5.453 de fecha 24 de marzo de 2000 (Artículos 83 a 86)

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela establece la obligación del Estado de garantizar la salud como derecho fundamental, así como proveer y desarrollar políticas orientadas a elevar la calidad de vida, el bienestar colectivo y el acceso a los servicios, ejercerá la rectoría y gestionará un sistema público nacional de salud y regulará las instituciones públicas y privadas del país. Ley Orgánica de Salud Gaceta Oficial Nº 36.579 de fecha 11 de noviembre de 1998

Ley Orgánica de Salud es la legislación que regula todo lo relacionado con la salud en Venezuela, establece las directrices y bases de salud como proceso integral, determinará la organización, funcionamiento, financiamiento y control de la prestación de los servicios de salud de acuerdo con los principios de adaptación científico-tecnológica, de conformidad y de gratuidad.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (2000). Gaceta Oficial Nº 5.453. Caracas, Venezuela. Ley de Impuesto al Valor Agregado. (2005). Gaceta Oficial Nº 38.263. Caracas, Venezuela. Ley de Impuesto Sobre La Renta. (2007). Gaceta Oficial Nº 38.628. Caracas, Venezuela. Ley Orgánica de la Salud. (1998). Gaceta Oficial Nº 36.579. Caracas, Venezuela. Ministerio del Poder para la Salud. Normativa Legal. Enero 23, de 2016. http://www.mpps.gob.ve/

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