UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO – UNINOVE DISCIPLINA: PROCESSOR ORGANIZACIONAIS RESPONSÁVEL PELA DISCIPLINA: PROF. MS. SYNESIO C. FILHO
Processos Organizacionais Conceitos Organização
É o quadro estrutural estrutural que estabelece os níveis hierárquicos hierárquicos e de autoridade, as atribuições e as descrições de cargos. Sistemas
É um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam numa relação direta, de maneira a possibilitar que determinados determinados objetivos sejam alcançados. alcançados.
Métodos
Formas de execução do trabalho visando alcançar níveis de produtividade e qualidade, qualidade, assim como minimizar custos custos e assegurar a segurança dos funcionários no ambiente de trabalho.
Importância e Aplicação
Sendo imparcial e de acesso livre em todos os setores da empresa, configurase como como uma uma área área estr estrat atég égic ica, a, cujo cujo pape papell resi reside de em impl implan anta tarr uma uma mentalidade voltada para a produtividade e qualidade, e sobretudo desenvolver as pessoas garantindo a sobrevivência da organização. Suas técnicas e metodologias podem ser utilizadas em todos setores da empresa.
Filosofia de Atuação da Área de OSM
Capacitar a empresa com instrumentos administrativos e organizacionais de modo a obter grandes saltos de qualidade.
Posicionamento da Área na Estrutura Organizacional Recomenda-se que a área de OSM fique posicionada próxima a alta administração, ou seja na maior autoridade decisória da empresa; caso contrário sua atuação será comprometida.
Presidência
OSM
Diretoria A
Diretoria B
Diretoria C
Responsabilidade Básica da Área de OSM - Elaborar estudos visando racionalizar a estrutura organizacional, bem como análise das atribuições das áreas da empresa. - Simplificar os processos, procedimentos e os fluxos e todos os documentos envolvidos. - Identificar as causas dos problemas organizacionais analisá-los e propor soluções. - Participar na elaboração do planejamento estratégico da empresa. - Elaborar normas e procedimentos, assim como o manual de organização. - Racionalizar e padronizar os formulários.
ESTRATÉGIA DE ATUAÇÃO NA GESTÃO ORGANIZACIONAL 1 Etapas de um estudo organizacional - Estabelecer detalhadamente o problema a ser estudado, fixando objetivamente o fim a ser atingido; - Analisar a situação anterior, verificando os dados conhecidos, tanto técnicos, quanto econômicos e humanos; - Avaliar o estudo, prevendo-se sua repartição e sua duração com a ajuda de um plano de intervenção; - Achar a solução(ões), baseada na crítica dos dados analíticos; - Discutir as soluções; - Término do projeto; - Aplicar a solução; - Verificar os resultados
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Exemplo : Definir o objeto de estudo; Promover a pesquisa preliminar: - documentação legal e administrativa; - manuais de toda ordem; - organogramas; - visualização dos processos; - relatórios gerais e/ou específicos - descrição de cargos; - sugestões da chefia e do pessoal envolvido; - contatos com usuários ou consumidores; - estudos anteriores semelhantes Planejamento da ação - prazo de conclusão do estudo; - prioridade e/ou simultaneidade na ordem dos trabalhos; - ferramenta a ser aplicada; - recursos informacionais, materiais, financeiros e humanos Execução; Identificação dos principais problemas e necessidades; Formular e escolher alternativas de ação; Implantação e acompanhamento Reavaliação
2 Sensibilização: Etapa Zero Tornar o indivíduo integrante de um processo de mudança. É fazê-lo entender as razões e os porquês da mudança. A Sensibilização deve conter questões sobre: - O que cada indivíduo conhece do estudo solicitado; - O que cada indivíduo pensa do estudo; - O que os condutores pensam dos indivíduos envolvidos; - O que os condutores pensam do estudo; - O que pensam da(s) ferramenta(s) a ser (em) utilizada (s); - as primeiras conclusões de cada um (incluindo os condutores) a respeito do estudo e dos indivíduos envolvidos; - a agenda da próxima reunião, ainda de sensibilização; - generalizações e exemplificações concernentes ao estudo demandado
ESTRATÉGIA DE ATUAÇÃO NA GESTÃO ORGANIZACIONAL - ATIVIDADE
É possível estabelecer diferenciação entre o componente tecnologia (equipamentos) e tecnologia (conhecimento)? Explique. Há quem discorde do treinamento de sensibilização antes de serem iniciados os trabalhos de estudo e análise, pois alertaria para falhas,
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dificuldades e exposição do trabalho de cada um. Qual sua posição nesse caso?
SISTEMA ORGANIZACIONAL – CONCEITO E COMPONENTES: CONJUNTO DE PARTES INTERAGENTES E INTERDEPENDENTES QUE, CONJUNTAMENTE, FORMAM UM TODO UNITÁRIO COM DETERMINADO OBJETIVO E EFETUAM FUNÇÃO ESPECÍFICA.
OBJETIVOS
Processo de
Entradas
Transformação
Saídas Controle e Avaliação
Retroalimentação Fig.1 Componentes de um sistema
Instrumentos de levantamento de informações
Entrevista; Questionário; e Observação Pessoal
Vantagens da Entrevista
Permite maior abertura para os entrevistados;
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Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais profundo para o analista; Alcança informações “guardadas” na memória do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento sobre as chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e entrevistador.
Desvantagens da entrevista
Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza emocional.
Condições de aplicação do questionário
Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados quantificáveis.
Vantagens do questionário
Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outras atividades são realizadas;
Propicia ao inquirido tempo para formular respostas;
Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e
Possibilita maior detalhamento nas respostas.
Desvantagens do questionário
Inibe o inquirido a formular críticas;
Resistência ao preenchimento;
Emissão de falsas informações;
Interpretação variada de uma mesma pergunta;e
Lentidão do processo de tomada de informações.
Vantagens da observação pessoal
É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade;
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Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e
Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.
Desvantagens da observação pessoal
Processo demorado;
Impressões errôneas; e
Perturbação dos trabalhos regulares.
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL SIG É o processo de transformação de dados em informações. E, quando esse processo está voltado a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um processo de informações gerencias.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL Meio ambiente Macroambiente:
Coleta
F
Economia Tecnologia Legislação Cultura Natural Ambientetarefa: Compradores Canais Concorrente Fornecedores
Processamento
Sistema de Contabilidade Interna
Utilização
Armazenagem e
Executivo
F PlaneDescrição
jan-
recuperação
to
Sistema de Inteligência Exe-
D A D O S
Sistema de Pesquisa Sistema Científico da Administração
I Disseminação
Alerta
cução
N F O
Avaliação
Decisão
Controle
Fluxo de Comunicação de Administração
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Fig.2 Sistema de informação gerencial
Mercados Um mercado é uma arena para trocas potenciais. Os mercados exibem vastíssimas diferenças. Para se compreender um mercado específico deve-se primeiro possuir um conhecimento prático das características institucionais importantes de cinco tipos de mercados: mercado consumidor, mercado produtor, mercado revendedor, mercado governamental e mercado internacional. Esses mercados distinguem-se essencialmente na base do papel e motivos dos compradores, em vez das características do produto adquirido. Os consumidores são indivíduos e famílias que compram para uso pessoal. Os produtores são indivíduos e organizações que compram com o propósito de revenda; governos são unidades governamentais que compram com o propósito de realizar as funções governamentais; finalmente, os mercados internacionais incluem todos os tipos apresentados, da maneira como se desempenham no exterior.
PO01 - ATIVIDADE
Vocês são contratados como consultores de uma empresa de médio porte, localizada no ABC paulista, onde opera há mais de 30 anos, considerada uma das mais importantes fabricantes de peças para automóveis. Está em pleno crescimento para acompanhar o desenvolvimento do setor, diante do aumento da competitividade e a constante evolução tecnológica. Porém, apresenta problemas organizacionais. OS PROBLEMAS Devido ao crescimento, a empresa implantou novas máquinas, equipamentos e implementou novos processos, perdendo com isso o fluxo funcional e a produção em linha. AS CONSEQUÊNCIAS
•Falta de espaço físico •Desaparecimento do fluxo funcional e da produção em linha •Custo de produção aumentou •Uso em excesso das empilhadeiras (reduzindo a vida útil das baterias)
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•Emissão de fumo de aço nas baterias (dispensa de funcionários por problemas de saúde) •O Setor de Manutenção passou a ser mais utilizado •Os funcionários passaram a trabalhar mais •Aumento de horas-extras •Desentendimento entre setores e funcionários •Insatisfação dos funcionários •Custo com despesas médicas e dispensas Portanto, vocês como consultores devem apresentar um plano de reestruturação para esta empresa. Cite e explique as ações que recomendariam para que a situação atual da empresa seja revertida, e assim possa concretizar seus planos de crescimento.
PO02 – Estratégia e atuação na Gestão e Análises Organizacionais
ATIVIDADE
Caso introdutório de análise organizacional da Zucco Lenzi.
A organização Zucco Lenzi está em expansão. O presidente entende que uma reformulação é necessária e contrata um consultor de organização. Na primeira conversa, com um dos diretores, o consultor fica surpreso ao encontrar uma infinidade de problemas. Dos problemas encontrados foram relacionados os seguintes: •
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A relação de autoridade existente entre as unidades é caótica. A subordinação é indistinta. O gerente de recursos humanos dirigese ao diretor administrativo e dele recebe ordens. Essas ordens nem sempre combinam com o que é desejado pelo diretor financeiro, e assim por diante. Contrataram um gerente de logística e ele não sabe ainda a quem se dirigir. Há um mês no cargo, já conversou e recebeu comandos de todos os diretores e do presidente; Os formulários são confusos, e o fluxo de cada um deles é tarefa a ser descoberta por alguém. Os formulários não são ruins, no que diz respeito a sua diagramação, mas há problemas; A divisão do trabalho é irregular. É fácil encontrar funcionários da mesma seção executando o mesmo trabalho, mas sempre com um ou dois trabalhando mais do que o restante; Não há organograma. Aliás, há um elaborado faz 10 anos; Os três diretores não têm formação profissional adequada; 8
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Há espaço suficiente para uma melhor distribuição física; Existem funcionários de mesmo nível e com o mesmo tempo de serviços prestados percebendo salários bem diferentes. Fala-se em greve (branca, em princípio); O acompanhamento orçamentário é inexistente; Os funcionários reclamam que mais computadores foram comprados e que poucos sabem o que fazer a não ser utilizar o editor de texto. Dizem que compraram máquinas de escrever de luxo; A área de informática diz que o setor de e-commerce apresenta resultados satisfatórios; e O conselho de administração não está interessado em buscar a certificação da série ISO 9000 e menos ainda da série ISO 14000. Os conselheiros dizem que isso é bobagem e que produto de qualidade é produto de qualidade e todo mundo vai saber, mais dia menos dia. Exportar vai ser muito fácil, basta contratar gente com alguma experiência em comércio exterior. Fusão é confusão, dizem os conselheiros.
Sua tarefa é: coloque-se na posição do consultor e estabeleça as prioridades para a reformulação. Você pode propor a utilização de qualquer ferramenta, mas justifique com detalhes.
PO03 – Instrumentos de Levantamento de Informações
ATIVIDADE
Questões
1. Quais são as vantagens e desvantagens da entrevista? Você se considera em condições de realizar uma boa entrevista, isto é, você acha que, com a vivência adquirida e as habilidades já conquistadas, está pronto para exercer o papel de entrevistador? 2. Qualquer um pode exercer ma boa observação pessoal direta (ou direta)? Como pode ser exercida esta observação? 3. Você acha que, independentemente do estudo, os três instrumentos devem ser aplicados igualmente? Por quê? Justifique a resposta.
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4. Quais são as dificuldades na aplicação de questionários direcionados a estudos organizacionais?
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