REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA “MARIO BRICEÑO IRAGORRY”
IUTEMBI EXT. CARORA CARORA ESTADO LARA
C omunic omunica ación ci ón E s cr crita ita F ormal ormal Dentro de de las las Organizaciones
Integrante: Eudimar Rodríguez C.I:26.712.611 Sección: C1DB
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CARORA, DICIEMBRE 2016 INDICE Pag. ii
INDICE INTRODUCCION
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La comunicación escrita formal dentro de las organizaciones……… Tipo de comunicación escrita formal dentro de las organizaciones… Cartas………………………………………………………………. Oficios………………………………………………………………. Relación…………………………………………………………….. Memorándum………………………………………………………. Elementos del Memorándum………………………………… Circulares………………………………………………………….. Tipos de circulares……………………………………………. Características esenciales……………………………………. Acta………………………………………………………………… Minutas…………………………………………………………….. Informe………………………………………………………………. Pasos para redactar un informe……………………………… Informe técnico y sus partes……………………………………… Estructura de un informe técnico…………………………….. Aspecto del lenguaje a considerar en un informe técnico…….. Semiótica………………………………………………………... Semántica………………………………………………………. Sintáctica……………………………………………………….. Pragmática………………………………………………………
CONCLUSIONES REFERENCIAS BIBLIOGR FICAS ANEXOS .
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INTRODUCCIÓN La comunicación organizacional, es un proceso por el cual las actividades de una sociedad se recogen y se coordinan para alcanzar los objetivos de los individuos, del grupo de trabajo y de la organización misma. Esta, es a menudo un componente efectivo de gestión en todas las empresas u organizaciones. La perspectiva funcionalista de comunicación organizacional la define como un sistema de vías a través de las cuales fluyen los mensajes. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad, debe ser clara, precisa, directa, armónica y equilibrada, de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para el lector, sus oraciones, ideas deben tener una secuencia lógica, coherente, o sea perfectamente ligadas. A la organización se le puede entender como un sistema abierto dotado de una forma y estructuración social compleja, en el que distingue las dimensiones que la componen. Se trata de un sistema de roles en el que existe coordinación comunicativa y redes de comunicación entre los distintos grupos funcionales. Este trabajo servirá para afianzar los conocimientos acerca de las formas de comunicación en las organizaciones y de esta manera optimizar el proceso comunicativo. Finalmente, se aborda de forma general el tema de la comunicación en las organizaciones como un factor clave para las mismas. La forma en la que nos comunicamos es muy importante para el éxito o fracaso de las empresas, ya que presentan diferentes tipos de sentimientos, formas de actuar y pe nsar que han venido desarrollando a lo largo de su educación como persona y en el que el trato puede ser más fácil o difícil con una que con otra persona. Es por eso que la comunicación se tiene que dar de forma efectiva y conjunta.
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Comunicación Escrita Formal dentro de las Organizaciones: La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro una compleja organización, Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo, por ejemplo: Entre organizaciones. Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:
Operacionales, se refiere a tareas u operación.
Reglamentarios, ordenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.
Si amplia la concepción de comunicación, comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos. La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, entre otros. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la corporación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional, Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo.
Tipos de Comunicación Escrita Formal Dentro de las Organizaciones: Cartas La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.
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Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.
Oficios Es una comunicación escrita, referentes a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas. Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener lo más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita. -Los elementos del oficio son: 1.-Membrete: Nombre de la institución que gira al oficio. 2.-Cuadro clasificador: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes: . Asunto: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto. .Mesa: La oficina que envía el oficio. .Numero: El número que se le designa al documento. 3.-Destinatario: La persona o dependencia a quien nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.
Introducción Texto o desarrollo Despedida
Lugar o fecha
Firma o rubrica.
Iniciales de responsabilidad. Entre otros.
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Relación Se adopta esta comunicación entre los empleados, donde las relaciones formales han sido establecidas por la organización. El emisor y el receptor tienen algún tipo de relaciones organizacionales. La comunicación tiene que pasar a través de un canal definido al pasar de una persona a otra.
Memorándums El memorándums es un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones. El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
Los elementos de memorándum son los siguientes:
Membrete
La palabra memorándum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en
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los trámites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, entre otros.
Circulares Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.
Tipos de Circulares: De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares: a)
Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala
jerárquica. b)
Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas
personas para informarles sobre un asunto de interés común. A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta. En ese caso se denomina carta-circular.
Características Esenciales: La circular reúne las siguientes características esenciales:
Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.
Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, entre otros.
Redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica…, se
informa a todos los trabajadores).
Remitente: el nombre de la dependencia, organización o empresa correspondiente (la dirección…, el Departamento del Personal…).
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Acta. El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados.
En un documento en el cual se asientan los hechos
sobresalientes de una reunión. Contiene, entre otros, los datos siguientes, básicos: ciudad, hora, fecha (día, mes y año), lugar (calle, número y colonia), nombre del organismo, relación de asistentes, objeto de la reunión, orden del día y narración breve, sintética y objetiva de lo acontecido, señalando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a tratar, así como la forma en que lo exponen; relación secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente, señalamiento de la hora en que termina la reunión.
Minutas La palabra minuta proviene del bajo latín, y su significado es “borrador”, o
sea un escrito que antecede al definitivo, en especial, de tipo jurídico, por ejemplo un contrato, donde le faltan los detalles formales, que se prepara y se acerca a las partes para ver si se hallan de acuerdo antes de darle la versión acabada y final. En un discurso, conferencia o reunión, cuando se toman notas en borrador para dar cuenta de lo que se habló, también se llaman minutas.
Informe. Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones. Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿Quién lo va a hacer? Y ¿Qué uso va a tener? Los lectores podrían ser:
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colegas técnicos, especialistas en actividades técnicas relacionadas. Gerencias de línea, administradoras y/o profanas (todas las personas que no entran en las anteriores categorías). Los posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender una acción. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular el interés, reservarlo para uso futuro.
Pasos para redactar un informe 1.- Un informe debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas verbales como: creo, pienso, me gustaría, deseo, etc., las cuales deben ser sustituidas por otras como: se observa, se ha analizado, se procedió, etc. 2.- Hay diferentes tipos de informes, y estos pueden ser expositivos, interpretativos o demostrativos. El informe expositivo es una secuencia de hechos narrada sin análisis e interpretaciones del autor, debe contener antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la venta de productos en tiendas comerciales. El informe interpretativo analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder dar las recomendaciones oportunas., por ejemplo realizar la evaluación sobre prácticas pedagógicas. El informe demostrativo es el que se plantea después de un estudio, se describen los pasos seguidos, las conclusiones obtenidas, también recibe el nombre de científico o técnico. 3.- Concretamente, la realización de un informe de be contar con las siguientes fases: fijar el objetivo, seleccionar la información, analizar esta última, evaluar y verificar, estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo. 4.- Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para quién es el informe?, ¿Cuál es el uso que le va a dar?, ¿Qué es lo que se quiere conocer?, ¿Qué conocimientos tiene del tema? 5.- Define la fase preliminar de las actividades que vas a realizar para lograr los criterios de evaluación propuestos. Determina las fuentes de la
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información, los recursos humanos y los recursos materiales para extraer los datos. Una vez extraídos, analiza toda la información seleccionada, organízala y empieza a hacer comparaciones. 6.- Evalúa los datos y procede a verificar los mismos, consolida la información, organiza y elabora el informe escrito. 7.- La estructura del informe se divide en tres partes: La introducción responde a las preguntas: ¿para qué? ¿Por qué? y ¿con qué? El desarrollo presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿cómo? La conclusión es donde se presentan los resultados obtenidos, responde a la pregunta ¿qué se encontró? y ¿qué debe hacerse?
Informe técnicos y sus partes El primer paso para proceder al análisis del término que ahora nos ocupa, informe técnico, es establecer el origen etimológico de las dos palabras que lo conforman. De esta manera, podemos establecer que informe emana del latín y concretamente del verbo informare que puede tradu cirse como “dotar de forma”.
Mientras el segundo vocablo del citado término, técnico, tiene su origen en el griego. En concreto podemos ver que este se encuentra en la palabra técnicos que es sinónimo de “relativo al que hace”. Un informe técnico es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. Se trata de una exposición de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto a una cuestión o un asunto, o a lo que conviene ha cer del mismo. Es, en otras palabras, un documento que describe el estado de un problema científico. Suele prepararse a solicitud de una persona, una empresa o una organización. En ocasiones el informe técnico tiende a confundirse con proyecto, pero no son en absoluto sinónimos. Así, mientras el primer documento se refiere a una
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realidad, que es un determinado problema técnico en torno a una cuestión determinada, el segundo trabajo realizado no es más que un esquema o un conjunto de ideas y planes sobre una actuación que se pretende llevar a cabo y que, por tanto, aún no es realidad. El informe técnico debe incluir la información suficiente para que un receptor cualificado pueda evaluar y proponer modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones. La estructura del informe técnico está formada por la parte inicial, los cuerpos del informe, los anexos y la parte final. a) La parte inicial debe incluir la cubierta (con el título del informe, su autor y la fecha), la portada, el resumen, el índice, el glosario (con los signos, símbolos, abreviaturas y tecnicismos utilizados) y el prefacio (en caso que sea necesario). b) Los cuerpos del informe presentan la introducción (donde se detallen los alcances y objetivos del trabajo), el núcleo (con imágenes y tablas), las conclusiones o recomendaciones, los agradecimientos y las listas de referencia. c) Los anexos
son optativos
y permiten agregar
información
complementaria al informe. Los datos que presentan, por lo general, pueden ser omitidos por el lector ordinario, aunque serán valiosos para el especialista en la materia. d) En cuanto a la parte final, ofrece hojas de datos del documento, la lista de distribución y disponibilidad y la cubierta posterior.
Estructura de un informe técnico Estructura del Informe Técnico: 1.- Portada 2.- Índice o Tabla de Contenido 3.- Introducción 4.- Cuerpo del Informe
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4.1.- Capítulo I 4.2.- Capítulo II 4.3.- Capítulo III 5.- Conclusiones 6.- Recomendaciones 7.- Glosario 8.- Bibliografía 9.- Anexos
Aspectos del lenguaje a considerar en un informe técnico
Semiótica: Se conoce como semiótica a la teoría que tiene como objeto de interés a los signos. Esta ciencia se encarga de analizar la presencia de éstos en la sociedad. La semiótica se encuentra dividida en diversas clases:
La semántica que es la encargada de estudiar qué relaciones existen entre significantes y significados; es decir el significado de las palabras, de los enunciados y de las oraciones.
Sintáctica: Es la disciplina que estudia la relación entre los signos y los contextos o circunstancia en que los usuarios usan tales signos.
Pragmática: La pragmática es la encargada de estudiar las relaciones entre significantes y usuarios; es decir de qué forma emplean los seres humanos los diferentes signos a la hora de comunicarse.
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CONCLUSIONES De acuerdo a lo estudiado se puede concluir que la comunicación es el proceso mediante se puede transmitir información de una entidad a otra. En otras palabras, es el proceso de comunicarnos con las personas que intercambian conocimientos, emociones y tristezas entre otros. Cabe destacar, que para comunicarse se necesita herramientas como las funciones de la comunicación que ayudan a comunicarnos de diversas maneras. Dentro de la comunicación también juegan un papel importante la escritura, y de la mano de la escritura los signos de puntuación que nos permiten expresar nuestras palabras de una forma correcta para su lectura. Toda empresa está inmersa en un ambiente de competencia, apertura y complejidad, por lo que la modernidad comunicacional es un imperativo de sobrevivencia. La comunicación es uno de los factores importantes para que una empresa logre sus metas, ya que mejora la coordinación en el trabajo, logra que los trabajadores se comprometan con sus objetivos, incrementa las relaciones con sus diversos públicos, lo que contribuye a aumentar las oportunidades de negocios, entre otros elementos, por lo que utilizar la comunicación de manera inteligente, es un gran reto.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS https://www.academia.edu/14412371/COMUNICACIÓN_INTERNA_Y_EXTE RNA http://www.eumed.net/librosgratis/2008c/432/Comunicacion%20en%20las%2 0organizaciones. http://www.gestiopolis.com/la-importancia-de-la-comunicacion-organizacional/
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Anexos: Carta
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Minuta
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Circular
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