Compu III - Tema 9 y 10

UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN

Módulo de Aprendizaje COMPUTACIÓN III MICROSOFT PROJECT 2010 & MICROSOFT VISIO 2010

AUTORES       

ING. ADRIANZEN OLANO IVAN ING. CALLACNA SENCIO IVAN ING. COTRINA ORREGO CECILIA ING. HERRERA PISCOYA FRANCISCO RICHARD ING. MARTIN GARCIA CABRERA ING. HARRY CORDERO ING. WILLIAN CASTILLO GARCIA

Visítanos o comunícate con nosotros. Elías Aguirre 933 Fono 481614 [email protected]

UNIDAD I MICROSOFT PROJECT 2010 COMPETENCIAS 

Gestiona eficientemente proyectos extraídos de una situación real utilizando como herramienta de desarrollo MS Project 2010 para el correcto desempeño profesional.  Realiza el seguimiento y control de proyectos y además modela y simula procesos utilizando las herramientas de Microsoft Visio de acuerdo a su perfil profesional.

CAPACIDADES           

Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación real. Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms Project 2010. Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad. Planifica eficientemente las tareas de un proyecto. Utiliza y crea calendarios en un proyecto. Aplica las herramientas de gestión de tiempo. Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de recursos. Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso a las tareas de un proyecto. Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de recursos correspondientes. Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos existentes. Crea tablas de costos utilizando las herramientas que brinda Ms Project 2010.


ACTITUDES 

Valora positivamente el software MS PROJECT como herramienta de aplicación en los procesos de construcción de conocimientos en la elaboración de proyectos y en el procesamiento de datos.  Demuestra flexibilidad e iniciativa en el uso y manejo de Software de aplicación en cada una de sus labores universitarias.  Demuestra en el trabajo colaboración y trabajo en equipo, socializando los aprendizajes.


I UNIDAD

Microsoft Project 2010

CAPACIDAD           

Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación real. Identifica las diferentes herramientas del entorno de Ms Project 2010. Crea el esquema de un proyecto de acuerdo a su especialidad. Planifica eficientemente las tareas de un proyecto. Utiliza y crea calendarios en un proyecto. Aplica las herramientas de gestión de tiempo. Planifica de forma eficiente las diferentes tipos de recursos. Asigna de forma coherente los diferentes tipos de recurso a las tareas de un proyecto. Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de recursos correspondientes. Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos existentes. Crea tablas de costos utilizando las herramientas que brinda Ms Pro ect 2010.


MICROSOFT PROJ ECT 2010 Tem a N º 09 A s i g n a c i ón d e Re c u r s o s 8.1. 8.2.

8.3.

Asignación de recursos a las tareas, Asignación de un recurso a una tarea. Asignación de varios recursos a una tarea, Asignación de un recurso a varias tareas. Eliminación de una asignación de recurso

CAPACIDADES 

Identifica los diferentes tipos de tareas y la asignación de recursos correspondientes.


ASIGNACIÓN DE RECURSOS. Para realizar una asignación de recursos 

Estando en el diagrama de Gantt seleccionar la tarea y presionar las teclas ALT + F10 y aparece la siguiente ventana.

También se puede hacer clic derecho sobre la tarea y asignarle el recurso



Para asignar los recursos, señale los que se apliquen a la actividad y haga clic en

Aceptar. 

Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen señalados por medio de un check en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.



Para continuar asignando recursos solo señale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de diálogo y repita el procedimiento.

En función de las necesidades del proyecto, puede quitar o reemplazar un recurso que está asignado a una tarea del proyecto. Por ejemplo, el cambio de una asignación de recursos puede ayudarle a representar la sobreasignación o subasignación, a controlar los costos, a aumentar la eficacia o a aumentar la calidad.

Quitar una asignación de recursos Quitar una asignación de recursos no es lo mismo que quitar un recurso del plan de proyecto. Quitar una asignación de recursos quitará las obligaciones del recurso para trabajar en tareas o conjuntos de tareas determinados, pero el recurso aún puede existir en el proyecto. SUGERENCIA Para quitar un recurso de un proyecto, en la ficha Ver , haga clic en

Hoja de recursos. Seleccione el recurso y, a continuación, presione la tecla SUPR. Visítanos o comunícate con nosotros. Elías Aguirre 933 Fono 481614 [email protected]

Para quitar las obligaciones del recurso para trabajar en una tarea, haga lo siguiente: 1. En el ficha Ver , en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botón secundario en la tarea de la que desea quitar un recurso. 3. Seleccione Asignar recursos

.

4. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, seleccione el recurso que desea quitar.

NOTAS 

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

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

Cuando quite recursos asignados de las tareas, pueden cambiar las duraciones de dichas tareas. El trabajo restante se redistribuye entre los recursos asignados restantes. Si no desea que cambien las duraciones, desactive la programación condicionada por el esfuerzo para la tarea. Si quita el único recurso de una tarea de Unidades fijas o de Duración fija, el valor del trabajo desaparece. Para conservar el valor del trabajo, puede reemplazar el recurso con un recurso de marcador de posición. Esto es particularmente importante si usa valores de trabajo como ayuda para crear la programación. Cuando quita un recurso de una tarea, también se quitan los valores de trabajo reales asociados a la tarea. Cuando quita un recurso de una tarea, se eliminan todos los costos reales asociados al recurso. Para conservar los costos reales para la tarea, establezca el trabajo restante para el recurso en cero. Una manera sencilla de quitar un recurso de una tarea es desactivar la casilla de verificación de la columna Nombre del recurso.

Reemplazar una asignación de recursos


1. En el ficha Ver , en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botón secundario en la tarea con el recurso que desea reemplazar. 3. Haga clic en Asignar recursos

.

4. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, seleccione el recurso que desea reemplazar. 5. Haga clic en Reemplazar . 6. En el cuadro de diálogo Reemplazar recurso, haga clic en el recurso que desea reemplazar y, a continuación, haga clic en Aceptar . Para reemplazar el recurso seleccionado con varios recursos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los recursos que desea agregar. NOTA

Project no quitará el recurso si el trabajo real se ha completado en la

asignación. El recurso de reemplazo se asigna al trabajo restante desde la asignación original. Puede ajustar esos valores de trabajo, si es necesario. 7. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la columna S/D, use la flecha desplegable para seleccionar Solicitud o Demanda. 8. Para especificar la cantidad de trabajo que realizará el nuevo recurso en una tarea, en la lista Unidades del recurso, indique lo siguiente: 

Asigne a la tarea un único recurso de trabajo a tiempo completo escribiendo 100%.



Asigne a la tarea un grupo de recursos a tiempo completo especificando un porcentaje superior a 100%. Por ejemplo, escriba 300% para un grupo de tres operadores que trabajan en la tarea a tiempo completo.



Asigne la tasa de consumo para un recurso material escribiendo un número que indique la cantidad de material que se va a usar para esta asignación.

Si la cantidad de material usada depende de la duración de la tarea, especifique la tasa de uso agregando una barra inclinada (/) y una duración. Por ejemplo, si se usan 20 metros de madera a la semana, escriba 20/semana o bien 20/s.


MICROSOFT PROJ ECT 2010 Tem a N º 10 P r o g r a m a c i ón d e R ec u r s o s 9.1. 9.2. 9.3. 9.4.

Uso de la programación condicionada por el esfuerzo. Unidades fijas. Tarea de duración fija. Tarea de trabajo fijo.

9.5.

Creación de perfiles de trabajo

CAPACIDADES 

Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos existentes.


PROGRAMACIÓN DE UN RECURSO De igual manera como programamos las tareas (esquematizamos, vinculamos, asignamos duraciones, etc.) los recursos del proyecto no son la excepción; estos tienen que ser programados con respecto a las tareas a las cuales han sido asignados. Tenemos que entender la formula de programación: TRABAJO = UNIDADES*DURACION De esta manera tenemos: Si las unidades son fijas entonces la duración y el trabajo varían Si la duración es fija entonces el trabajo y las unidades varían  Si el trabajo es fijo las unidades y la duración varían 

Trabajo

Unidades

Duración

Esto genera que si uno es fijo o constante los otros dos otro varían de la manera que se generan dos tipos de tareas:  Tareas de unidades fijas. Tareas de duración fija  Tarea de trabajo fijo 

Ejemplo: Si tenemos un pintor que pinta por hora 3 mt2 por hora y necesito pintar 150mt2 en el menor tiempo posible ¿Cuántos pintores necesitaré?  Trabajo= 50 horas  Unidades=X  Duración= lo menor posible 





Si se usa lo menos posible indica que no importa los recursos a usar esto indica : 150/3=50 pintores trabajando en una hora terminara el trabajo Si necesitaría usar lo mínimo de recursos que es 1 entonces se terminara en 150/3=50 horas si esto es 8 horas diarias será 50/8 6.25= días Si deseo pintar 150 mt2 con 5 pintores entonces la duración sera150/5=30 horas; en total se avanzara a razón de 3mt2 por hora entonces esto durara 10 horas = 1.25 días

Entonces si se asume unidades fijas es que el numero de recursos se distribuirá equitativamente en la tarea es decir si arreglo un auto en 4 horas tengo dos


técnicos es que se trabajara 2horas cada uno; si añado dos mas es que se culminara en 1 hora.  

A mas recursos menos tiempo de completar la tarea A menos recursos mas tiempo demora completar la tarea

Para esto usamos la vista de USO DE RECURSOS

No debemos olvidar que nuestros recursos usan de la programación de tareas para esto vemos la vista Para esto usamos la vista de USO DE TAREAS


Estas dos vistas de Uso de tareas y Usos de recursos nos da una idea de como se comportan los recursos antes las necesidades de cumplir con los resultados planificados en una tarea. En el desarrollo de este tema podremos observar los diferentes tipos de programación de recursos con respecto a las tareas existen: ▫

▫

▫

▫

Uso de la programación condicionada por el esfuerzo Unidades fijas Tarea de duración fija Tarea de trabajo fijo

Ejemplo 1: Planificamos la siguiente tarea con duración estimada añadiendo a la hoja de tareas


Luego esto es la tarea configurada con una duración que si se asigna más recursos menos será lo que dura la tarea si se programa una tarea de unidades fijas condicionadas por el esfuerzo:

Aquí el recurso asignado y creado en la hoja de recursos

Analizamos que mi tarea dura 8 horas estimadas con un solo recurso; observamos que sucede si tenemos dos recursos es decir donde esta unidades colocamos 200%


Observamos que la duracion diminuye a 4 horas usando 2 recursos

De igual manera si usamos 4 recursos a la misma tarea la tarea durara entonces 2 horas

Observamos que si configuramos la tarea por el trabajo fijo entonces el check de condicionar la tarea por el esfuerzo se inabilita:


Tambien podemos automatizar acciones a la programacion en la ventana de dialogo Opciones:

Cuando una tarea está condicionada por el esfuerzo, Microsoft Office Project mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del número de recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante se distribuye entre ellos.


Ejemplo 2: Supongamos que tiene una tarea para crear una serie de dibujos arquitectónicos con una duración de cuatro semanas, que es lo que tardaría un delineante (un dibujante) en realizarla. Como la tarea está condicionada por el esfuerzo, asigne cuatro delineantes a la misma y Project programará la tarea para que se complete de acuerdo al esfuerzo que puedan brindar los recursos extras asignados. Existen 3 formas para realizar la asignación de condicionada por el esfuerzo; estas las mostramos a continuación:

Primera Forma: En la vista Diagrama de Gantt puede agregar una nueva columna en la hoja de tareas; denominada “Condicionada por el esfuerzo”, allí para cada tarea le puede indicar: Sí: tarea que si está condicionada por el esfuerzo   No: tarea que no está condicionada por el esfuerzo

Segunda Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Información (como se muestra en la imagen) aparece allí automáticamente una ventana o cuadro de dialogo; en esa ventana hacemos clic en la pestaña Avanzado activar la casilla que dice condiciona por el esfuerzo, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea: Casilla Activada: tarea que si está condicionada por el esfuerzo   Casilla Desactivada: tarea que no está condicionada por el esfuerzo

Tercera Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Detalles (como se muestra en la imagen) aparece allí automáticamente una ventana en la parte inferior de la vista diagrama de gantt; en esa ventana hacemos clic en la casilla que dice condiciona por el esfuerzo, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea: Casilla Activada: tarea que si está condicionada por el esfuerzo   Casilla Desactivada: tarea que no está condicionada por el esfuerzo

Debe tener en cuenta que luego que le asigne a una tarea que es condicionada por el esfuerzo; las posteriores asignaciones de recursos harán que cambie de forma automática la duración de la tarea. Tipos de Tareas Tareas de Trabajo Fijo

Cuando creas tareas de trabajo fijo (fixed-work) estableces la duración de la tarea y Project asigna un porcentaje de esfuerzo que es suficiente para completar la tarea en el tiempo que es asignado para cada recurso que asignas a la tarea.


Tareas de Duración Fija

Las tareas de duración fija en Microsoft Project toman una cantidad de tiempo para ser completadas, no importan cuantos recursos se sumen a la tarea. Se debe entender que si tengo una tarea programada por duración fija entonces no importa cuantos recursos se tienen para esta. Tareas de Unidades Fijas

La tareas determinadas como de unidades fijas son las establecidas por default y marcadas como recursos manejados o condicionados por el esfuerzo, con este tipo de tareas cuando asignas recursos con un cierto número de unidades (porcentaje para expresar horas para trabajo o días de trabajo) los recursos asignados no cambian aun si cambias la duración de la tarea y la cantidad de trabajo. Existen 3 formas para realizar la asignación de condicionada por el esfuerzo; estas las mostramos a continuación:

Primera Forma: En la vista Diagrama de Gantt puede agregar una nueva columna en la hoja de tareas; denominada “Tipo”, allí para cada tarea le puede indicar cualquiera de los tipos de tarea:  Duración Fija Trabajo Fijo   Unidades Fijas

Segunda Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Información (como se muestra en la imagen) aparece allí automáticamente una ventana o cuadro de dialogo; en esa ventana hacemos clic en la pestaña Avanzado y seleccionamos el Tipo de Tarea, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea. Duración Fija   Trabajo Fijo Unidades Fijas 

Tercera Forma: En la ficha Tarea en el grupo Propiedades dar clic en Detalles (como se muestra en la imagen) aparece allí automáticamente una ventana en la parte inferior de la vista diagrama de gantt; en esa ventana seleccionamos Tipo de Tarea, estos pasos se tienen que realizar habiendo seleccionado una tarea:  Duración Fija Trabajo Fijo   Unidades Fijas


Compu III - Tema 9 y 10

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