COMPONENTES COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN (SI)
INTRODUCCIÓN Cualquier producto o servicio que se construye, ya sean autos, puentes, casas, sistemas de información, requieren de la definición los componentes estructurales y de las fuerzas de diseño que que afec afectan tan a esto estoss comp compon onen ente tess y en SI, SI, las las pers person onas as que que dise diseña ñann y ensa ensamb mbla lann los los componentes estructurales de acuerdo con las fuerzas de diseño, son los analistas de sistemas.
COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sin importar las organizaciones a las que sirven o la forma en que se desarrollan y diseñan, todos los SI se componen de entrada, modelos, m odelos, salidas, tecnologías, bases de datos y controles. La comprensión de estos comp. Estructurales, sus relaciones y acoplamiento y su contenido lógico y físico, proporcionan los conocimientos básicos para describir, desarrollar y diseñar SI.
Bloque de Entrada: Representa todos los datos, texto, voz e imágenes que entran al SI y los métodos y los medios por los cuales se capturan e introducen. Generalmente la entrada sigue un protocolo y un formato para que el contenido, la identificación, la autorización, el arreglo y el procesamiento sean adecuados. El ingreso de este bloque o una de sus partes puede hacerse mediante escritura manual, formas en papel, reconocimiento de características físicas como geometría manual y huellas digitales, teclados, ratones, voz, sensores táctiles, caracteres y códigos ópticos y magnéticos. m agnéticos.
Bloque de Modelos: Consta de modelos lógico - matemáticos que manipulan la entrada y los datos almacenados para producir la salida (Ej.: G=I-E; A=P+P; PL; etc.) Este componente también incluye técnicas de modelado como tablas y árboles de decisión, diagramas de flujo, diagramas Nassi-Shneiderman HIPO, diagramas Warnier-Orr y empleo de prototipos.
Bloque de Salida: Es el producto que entrega el SI, está constituido por información de calidad y documentos para todos los niveles de la gerencia y usuarios dentro y fuera de la organización. Es en gran medida el componente que guía e influye en los otros componentes. La entrada y salida son interactivas (Ej. Trabajo en Terminal) En forma lógica esta compuesta de elementos, tales como estados financieros, facturas, órdenes de compra, cheques, reportes de presupuesto, respuestas a consultas, mensajes, órdenes, resultados de una toma de decisiones programada, escenarios, simulaciones, etc. Algunos medios de salida existentes son: pantallas, impresoras, dispositivos de audio o microfilm. En la actualidad las personas están eligiendo otras formas de salida, no listados de componentes, es el caso de las graficas, los videos y el audio.
Bloque de Tecnología: Es el encargado de la captura de entradas, activa los modelos y almacena y accesa los datos a través de las bases de datos; también son los encargados de producir y transmitir las salidas y ayudar a controlar todo el sistema. Consta de 3 componentes principales que son: humanos, sistemas y telecomunicaciones. Su adquisición no significa adquirir el sistema de información.
Bloque de base de datos (BD): Compendia dos puntos de vista: uno físico y uno lógico. El físico comprende medios de almacenamiento y el lógico incluye resolver el problema de cómo buscar, asociar y recuperar datos almacenados para satisfacer necesidades específicas de información mediante técnicas lógicas y asociativas de datos como índices, directorios, listas, llaves, apuntadores, redes, árboles y relaciones.
Bloque de Controles: Los SI están sujetos a peligros y amenazas como desastres naturales, incendios, fraude, fallas de los sistemas, errores y omisiones, intercepción secreta, deficiencias, sabotaje y mutilaciones maliciosas. Estos peligros y amenazas son contrarrestados mediante controles tales como planes de contingencia, sistemas de administración de registros, controles contables tradicionales, procedimientos para el personal (antecedentes, capacitación, rotación tareas, vacaciones obligatorias, etc.), documentación completa y actualizada, monitoreo de software y hardware, sistemas de respaldo-fuera, UPS, sistemas contra incendio, sistemas de programación y control adecuados, etc.
FUERZAS DE DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Introducción Para tener éxito en el diseño de SI, debe determinarse cuáles son las fuerzas del diseño, cómo afectan a sus proyectos de diseño y guiarse por ellas, incorporando al mismo tiempo creatividad e innovación en su trabajo. Es a decir verdad, un acto complicado de equilibrio.
Fuerzas de diseño de los SI Los diseñadores de SI deben considerar 10 fuerzas de diseño que afectan su trabajo, éstas se numeran en la siguiente gráfica y se describen seguidamente:
Integración Los SI tendrán que diseñarse con un acoplamiento más estrecho entre la planta y la administración.
Interfaz Usuario-sistema La comunicación entre el usuario y el sistema deberá ser sin obstrucción, interferencia externa o dependencia de intermediarios para así lograr un mejor flujo de inf. Los esquemas de entrada le permitirán al usuario comunicarse con el sistema a través de una combinación de preguntas y respuestas, comandos, teclas de función, menús, cajas de diálogo y verificaciones todos ellos introducidos por medio de lenguajes naturales y voz, tableros táctiles, teclados, Mouse, plumas etc. La salida, además de satisfacer las necesidades de información de los usuarios, atraerá y servirá a los sentidos del oído, la vista y el tacto. La tecnología reducirá el tiempo y el espacio entre el usuario y el sistema
Fuerzas Competitivas: Se puede competir y con opciones de ganar y de ser el mejor pero si se tiene información de calidad. Calidad y Utilidad de la información, implica que el diseño está afectado por los requisitos específicos de información de los usuarios y en la medida en que se puedan identificar estos requerimientos, será posible proporcionar la información relevante, igualmente el diseño de salida y controles deben asegurar que la información sea exacta. El grado de actualización de una BD determina la oportunidad de la información.
Requerimientos de sistemas y procesamiento de datos Son requerimientos operacionales inherentes al SI los siguientes:
Confiabilidad: es el grado de seguridad con que un recurso cumple su función, produciendo los mismos resultados en procesos sucesivos. Disponibilidad: Significa que el sistema es accesible a los usuarios. Un sistema puede ser confiable, pero no disponible, cuando por ejemplo está siendo probado o se le está agregando un componente. Flexibilidad: Habilidad del sistema para cambiar o adaptarse para satisfacer los requerimientos cambiantes de los usuarios. Programa de Instalación: Espacio de tiempo entre el momento en que una organización reconoce una necesidad y el momento en que implementa la solución. (Sistema perfecto) Expectativa de vida y potencial de crecimiento: Los SI deben diseñarse para satisfacer requerimientos durante un tiempo razonable (Vgv 5 años) y ser también capaz de crecer si las necesidades cambian de manera significativa. Capacidad para recibir mantenimiento: Diseñar SI que sean mas capaces de recibir mantenimiento mediante el empleo de nombres de datos estándar, lenguajes de programación estándar, programación estructurada y modular y auto documentada, configuraciones estándares y procedimientos estándares de documentación (el mantenimiento siempre habrá que hacerlo). Restricciones de Tiempo: Cantidad de tiempo permitido o aceptable entre el momento en que los datos están disponibles y el momento en que la I se requiere (Ej. de información de inventarios para hacer ventas). Demanda Computacional: En algunos SI son considerables si por ejemplo se debe procesar un modelo grande de PL o si se debe dar mantenimiento en línea a una BD grande. Factores organizacionales: Estos factores son: naturaleza de la organización, categoría, tamaño, estructura y estilo gerencial. La influencia de estos factores en el diseño del SI puede mostrarse en preguntas como: ¿Hasta que grado estará integrado el SI con la organización? ¿El SI se extenderá más allá de los límites de la organización para conectarse con ciertos afectados e interesados? ¿El SI se distribuirá a todos los usuarios, o será más centralizado? ¿Los datos serán compartidos o los usuarios estarán aislados entre si?
Requerimientos de costo-eficacia: La información y los sistemas de información son recursos. Los SI cuestan dinero y nadie desea gastar $1000 por una información que valga $100. Es por esto que deben identificarse los costos y beneficios que se van a obtener antes de invertir cantidades significativas en el desarrollo de SI.
Factores humanos: Los sistemas de información deben ser diseñados para que trabajen con la gente y para la gente y no contra ella. Deben ser fáciles de utilizar, amables y naturales. Debido a que el diseño del ser humano es fijo, el diseño del SI debe conformarse para adaptarse a él. Es clave considerar el diseño ergonómico de los SI y el ambiente de trabajo físico, para ello se deben tener en cuenta aspectos como: Acústica y clima del lugar de trabajo, iluminación no deslumbrante, decoración y colores de paredes adecuados, descanso para los pies, libertad en el movimiento de las piernas, atura del asiento, apoyo para la espalda etc. También se puede hacer lo siguiente para mejorar tanto aspectos físicos como sicológicos de los sistemas: Áreas Alternas: Dividir en área de trabajo y área de descanso Grupos de trabajo: El SI debe diseñarse para unir la gente y motivar la apertura, colaboración y comparación del trabajo Especificaciones de los usuarios: El SI debe diseñarse para atender las diferentes necesidades de los usuarios pues si se diseña un solo sistema para satisfacer a todos los usuarios potenciales, se terminará desarrollando un SI que no satisface a nadie en particular.
Presentación y Respuesta: Las personas trabajan mejor con presentaciones mezcladas, por tanto siempre que sea posible, deberá emplearse texto, gráficos, video y sonido. Para mejorar la presentación, utilice diversas técnicas de visualización y codificación de entrada, como abreviaturas, colores para diferentes categorías o localidades, y códigos variables de parpadeo y brillantez para llamar la atención, etc. Tiempos de respuesta rápidos Demandas sicológicas del trabajo Diseñar SI en el que las personas puedan estar orgullosas de su trabajo. Que no se aburran al utilizar el sistema. Podría también existir un centro de recursos de información, instalando una sala de herramientas donde puedan acudir los empleados para obtener la ayuda que necesitan para trabajar con el sistema. Requerimientos de factibilidad Cuando se desea desarrollar SI, es necesario evaluar la factibilidad de llevar a cabo el proyecto en términos tanto técnicos, económicos, legales, operativos como de programa, a continuación se esbozarán cada uno de estos aspectos: Factibilidad Técnica: En general la tecnología está mucho más adelante de la capacidad de la gente para aplicarla con efectividad, por tanto, la factibilidad técnica desde el punto de vista de disponibilidad es un aspecto no tan relevante; más bien el problema es de la habilidad para adquirirla, aplicarla y utilizarla.
Factibilidad Económica: se podrían realizar preguntas como, ¿Cuenta la organización con los recursos económicos necesarios para desarrollar e implementar un SI, dados los requerimientos de otros proyectos de K dentro de la organización? Si es así, cuál es el nivel de compromiso financiero? Factibilidad Legal: Al diseñar SI deben considerarse las implicaciones legales que surjan de los estatutos aplicables estatales, las reglas de la ley común, las agencias administrativas públicas, etc.
Factibilidad Operacional: Lograr SI basado en el ambiente organizacional, sus procedimientos y personal existente. De no ser así: ¿se pueden adquirir las habilidades suficientes, adiestrar al personal y efectuar otros cambios para que el sistema sea operacional? De no ser así, tendrá que modificarse el diseño del SI para que sea operacional dentro de las condiciones existentes. Factibilidad de Programa: Significa que el diseño del SI debe ser capaz de llegar a ser operativo dentro de algún marco de tiempo. Si no es así, el diseño o el marco de tiempo tendrán que cambiar.
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE SI Entendiendo ésta como el camino que siguen los analistas de sistemas al momento de desarrollar SI, se tienen las siguientes fases principales: •
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Análisis de sistemas: Permite definir las necesidades del los usuarios, el alcance de los sistemas, la recopilación y el análisis de hechos de estudio. Diseño General de sistemas: se diseñan los bloques de construcción y se hace la presentación de alternativas de diseño. Evaluación de sistemas: como su nombre lo indica permite la selección de tecnologías apropiadas, la evaluación de los proveedores y el análisis de Costo-eficacia. Diseño detallado de sistemas: se realiza la especificación detallada de los bloques de construcción. Implementación de sistemas: tiene que ver con la capacitación y la educación de los usuarios. Se realizan las pruebas, la conversión y se hace un seguimiento. Aceptación de sistemas: es la parte en la que se pone en operación el SI y luego se continúa con la administración, se realizan auditorias y se realiza el mantenimiento correspondiente.
Independientemente del número o nombres de las fases o etapas, la metodología del desarrollo de SI racionaliza y da un norte al analista.
