Como optimizar la gestion de un almacen? En la última década, la gestión logística ha sido identificada como un factor crucial para las empresas, constituyendo una ventaja competitiva para las mismas, no solo por su repercusión en la satisfacción de los clientes, sino también por la disminución de costes asociados a los flujos de materiales y de información en las empresas. Dentro de la gestión logística, la gestión de almacenes se revela como uno de sus principales procesos clave. De hecho, de él depende fuertemente que la empresa tenga capacidad para cumplir los niveles de servicio comprometidos con sus clientes, y además, con consideraciones de eficiencia, tanto en operaciones y movimientos, como en espacio requerido. Tradicionalmente, el almacén ha sido considerado en la empresa un “mal menor”, para convertirse actualmente en un importante centro de costes con graves problemáticas que ocasionan incumplimientos en los compromisos adquiridos con los clientes. Entre las problemáticas más comunes en el proceso de almacenamiento se encuentran:
Altos tiempos en la búsqueda de productos por desconocimiento de su ubicación real.
Pérdida de la trazabilidad de producto y de sus respectivos movimientos dentro de la zona de almacenamiento.
Falta de comunicación con otros procesos, como por ejemplo con el proceso de compras y aprovisionamientos, que ocasiona no poder tomar decisiones con información fiable a tiempo real.
Obsolescencia de producto por desconocimiento de lo que se almacena.
Reiteración de movimientos a la hora de preparar picking.
Perdidas de tiempo en la realización de inventarios por desconfianza del sistema.
Errores en la identificación de productos. Escasa optimización de los recursos humanos empleados en dichas operaciones.
La gran mayoría de estos problemas tienen su origen en la consideración del almacén como “caja negra”, de manera que en la empresa sólo se dispone de información sobre lo que entra y sale, sin que se conozca o pueda controlarse lo que ocurre dentro. En general, numerosos sistemas corporativos y ERP´s (Enterprise Resource Planning) actuales se basan en este concepto “opaco” de almacén, provocando los problemas ya comentados anteriormente en las empresas y por tanto dificultando su gestión. Esta situación es inadmisible, sobre todo en los tiempos actuales en que la crisis económica existente requiere de la máxima eficiencia y competitividad.
La solución a esta problemática pasa ineludiblemente por una adecuada gestión de los almacenes que facilite en las empresas la toma de decisiones tan habituales como cuál sería la ubicación óptima para almacenar un pallet que ha llegado a la zona de aprovisionamiento, considerando el nivel de rotación, peso, volumen y nivel de peligrosidad por ejemplo, o cuál sería el orden adecuado de las tareas en la preparación de un pedido, minimizando los movimientos del operario, o cómo garantizar el control de caducidad del producto en operaciones de logística inversa (devoluciones), entre otras cuestiones. Existen herramientas informáticas que constituyen el soporte para llevar a cabo esta gestión y operación diaria de un almacén, y que facilitan la toma de decisiones estratégicas. Dichas herramientas se conocen bajo las siglas SGA – Sistemas de Gestión de Almacenes-. Existen tres aspectos clave a considerar cuando una empresa decide implantar un SGA:
El SGA debe poder integrarse en el ERP ya existente en la empresa.
El SGA debe estar preparado para comunicarse con todos los sistemas de identificación actuales, ya sean los tradicionales basados en códigos de barras o los más actuales sistemas basados en la tecnología RFID que dotan a las empresas de un control total del proceso de almacenamiento.
De forma previa a la implantación del SGA, la empresa debería considerar llevar a cabo la optimización de sus procesos intralogísticos, eliminando tareas y movimientos innecesarios, tiempos de espera, retrabajos y en definitiva, configurándolos en una secuencia de actividades más flexibles y eficientes.
Gracias a la implantación de un SGA la organización llega a conseguir estas ventajas:
Control total de las ubicaciones en almacén a tiempo real.
Identificación automatizada de la mejor ubicación para cada producto o mercancía.
Control de la productividad de los recursos humanos.
Trazabilidad de movimientos y productos.
Eliminación de errores humanos.
Inventario permanente. Optimización de los movimientos. Disminución de obsolescencias.
Los Sistemas de Gestión de Almacenes son interesantes especialmente para aquellas organizaciones que, independientemente de su sector de actividad, disponen de un proceso de almacenamiento importante en el conjunto de sus operaciones, cuentan con un número significativo de referencias y con cierta complejidad en las mismas y/o necesitan controlar las ubicaciones de los productos y las operaciones que se realizan en el almacén (preparación de pedidos, recepción de mercancía, preparación de rutas, etc.).
