COMO ELABORAR UN PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO GUÍA TÉCNICA
¿Qué se hace?
Descripción del Sistema Integral, Política, Objetivos, respuestas a requisitos aplicables
Manual Integrado
Información Especifica sobre:
Quien, Como, Cuando, Donde, Que y Porque efectuar las actividades.
Procedimientos
Proporcionan Detalles Técnicos sobre cómo se hace el trabajo
Instructivos Ins tructivos
.
Donde se registran los resultados
Formatos
Registros
Estructura Documental
¿Qué se hace?
Descripción del Sistema Integral, Política, Objetivos, respuestas a requisitos aplicables
Manual Integrado
Información Especifica sobre:
Quien, Como, Cuando, Donde, Que y Porque efectuar las actividades.
Procedimientos
Proporcionan Detalles Técnicos sobre cómo se hace el trabajo
Instructivos Ins tructivos
.
Donde se registran los resultados
Formatos
Registros
Estructura Documental
COMPONENTES PRINCIPALES PRINCIPALES DE UN PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 . 11.. 11 12.. 12 13.. 13 14 . 15.. 15
NOMB NOMBRE RE DEL DEL PRO PROCE CEDI DIMI MIEN ENT TO O IINS NSTR TRUC UCTI TIVO VO OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REFERENCIAS RESPONSABILIDADES AUTORIDAD POLÍTICAS DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO MEDIC EDICIÓ IÓN N O IN IND DIC ICAD ADO ORES RES COND CONDIC ICIO IONE NES S DE SEG SEGUR URID IDAD AD Y MED MEDIO IO AM AMBI BIEN ENTE TE FORM FORMA ATOS Y REG REGIISTR STROS DISTRIBUCIÓN CAMB CAMBIO IOS, S, ADEC ADECUA UACI CION ONES ES Y ACTU ACTUAL ALIZ IZAC ACIO IONE NES S
1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO La denominación del procedimiento deberá orientarse por el resultado que se pretende obtener. Sustantivo
+
S o b r e u n s u j et o u o b j e t o
Ejemplo:
Asesoría técnica + para la elaboración de procedimientos o instructivos
2. OBJETIVO Se deberá describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento. Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en infinitivo, puede o no implicar alguna medición. El numero de verbos máximo será de 2 por cada oración. Especificar con claridad que se pretende con la ejecución del procedimiento, así como las acciones que se llevaran a cabo para lograr el resultado.
Objetivo Objetivos de Aprendizaje
Ejemplo
De Analizar, Conocer, Describir, Enumerar, conocimientos Explicar, Verificar, Relacionar, Resumir, etc. De Habilidades Aplicar, Construir, Demostrar, Elaborar, Experimentar, Hacer funcionar, Manejar, Usar, Utilizar, Planificar, etc. De Actitudes Aceptar, Apreciar, Preferir, Respetar, Sentir, Tolerar, Valorar, etc.
Objetivo Análisis Político. Objetivo: Proporcionar elementos teóricos, metodológicos, analíticos y operativos necesarios para elaborar una investigación sobre el presente y el futuro político inmediato, a fin de apoyar las labores de análisis de situaciones que se realizan en diferentes medios.
Objetivo “Proporcionar elementos teórico-metodológicos...”,
por lo tanto, basta con que se los proporcione para que su objetivo sea logrado. Si seguimos con la lectura del objetivo, encontramos datos adicionales que nos permiten deducir cuál es el verdadero aprendizaje que se espera de los estudiantes. Dice que van a “elaborar investigación...” para “apoyar las labores de análisis...”; entonces realmente lo que se espera, es esto: el análisis mediante investigación.
Objetivo Un buen objetivo de esta actividad sería el siguiente: Analizar el presente y futuro político inmediato, mediante una investigación que incorpore los elementos teórico-metodológicos, analíticos y operativos presentados en el curso.
Objetivo Materiales peligrosos
y
residuos
industriales
Elaborar y coordinar programas de manejo de residuos peligrosos, que sean ambientalmente seguros y que estén basados en el desarrollo sustentable y las tecnologías disponibles.
3. ALCANCE El alcance permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas del procedimiento, por lo que indica que actividades, personas y áreas afectadas. En caso de haber exclusiones, deberán señalarse. Ejemplo: Aplica al departamento de soldadura, a los soldadores, se excluye a los contratistas temporales.
4. DEFINICIONES Con el propósito de facilitar la comprensión de los términos empleados en el procedimiento, se deberá establecer un apartado en el que se describa el significado de conceptos. Ejemplo: Diagrama: son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos ANSI o dibujos y recuadros con texto (bloque).
5. REFERENCIAS Es una relación de los documentos administrativos, legales y otros que soportan el procedimiento como son: normas, códigos, manuales, instructivos, etc. En caso del ISO se colocan las referencias obligadas de los capítulos. Ejemplo: • NORMA Oficial Mexicana NOM-001-STPS-2008,
Edificios, locales, instalaciones y áreas en los centros de trabajo condiciones de seguridad.
6. RESPONSABILIDADES Se describirán los deberes u obligaciones de las personas o puestos involucrados en el procedimiento o instructivo, total o parcialmente. Ejemplo: • Gerente General: • •
Asignar los recursos para la realización de acciones correctivas dentro de la organización. Verificar el estado que guardan las acciones correctivas en la revisión de la dirección.
7. AUTORIDAD Se describen los atributos de las personas mencionadas en el procedimiento o instructivo, que otorga un derecho a exigir, como una cualidad que hace que una orden se cumpla. Ejemplo: Coordinador de Calidad (autoridad): • •
Asegurarse que se lleve a término y que se demuestre la efectividad en la acción correctiva. Solicitar a los responsables de los procesos la información relativa a las acciones correctivas que realizan.
8. POLÍTICAS Se anotaran las normas o disposiciones que regulan las actividades de los procedimientos. Las políticas son directrices o lineamientos que deben cumplirse antes, durante o después del desarrollo del procedimiento, por tanto su redacción tiene un carácter imperativo. Estas emanan de: disposiciones, leyes, reglamentos, acuerdos, convenios, circulares, etc. Ejemplo:
Se prohíbe el estacionamiento en el espacio físico correspondiente a la entrada y salida de cocheras y estacionamientos públicos, excepto propietarios y poseedores, considerando una distancia mínima de un metro a cada lado de la misma donde proceda. Artículo 30.
9. DESARROLLO Se deberán de describir las actividades u operaciones que se ejecuten en el procedimiento, así como poner los puestos que intervienen en su realización. La descripción permite conocer con precisión las acciones, documentos y flujos. También será especificada la manera de llenar los registros y debemos hacer mención de que registros son.
9. DESARROLLO Deberá contestar las siguientes preguntas: ¿Qué hacer? ¿Cómo se hace? ¿Qué instrumentos, equipo o herramienta se utiliza? ¿Dónde se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuáles decisiones se toman? ¿Qué documentos o registros se generan? ¿Cuál es el destino de los documentos o de información que se genera?
9. DESARROLLO Algunos lineamientos para la redacción del procedimiento: • Objetividad: deberá de utilizarse un lenguaje que relate hechos, situaciones y circunstancias, lo mas fielmente posible. •
Evitar las obviedades: en la redacción se deben considerar todos los aspectos sin dejar cabida a obviedades. •
Precisión: omitir términos vagos o imprecisos que generen ambigüedad en su comprensión. •
Sencillez: para su comprensión, debe redundancias, así como adjetivos calificados.
eliminar
10. DIAGRAMA DE FLUJO Un diagrama es una representación esquemática y simplificada de la actividad, muestra la relación de las operaciones entre si, así como las fases en que se divide el procedimiento. Una vez descrito el procedimiento se continua con su representación grafica; para ello se elaborará un diagrama que simbolice el flujo de la información, los documentos o materiales que se utilizan y las interacciones entre las áreas y puestos que intervienen en el procedimiento. Va a permitir visualizar de manera integral las interacciones, indicar la secuencia de las operaciones y los elementos que intervienen en su ejecución.
10. DIAGRAMA DE FLUJO • • • •
•
•
•
•
•
•
Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama. Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. No cruzar las líneas de flujo, se emplea el puente. Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas. Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha. En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida. Cada flecha representa el flujo de una información.
Para hacer un diagrama de flujo se utilizan los símbolos ANSI (American National Standard Institute)
Símbolo
Representa
Inicio o final del procedimiento o instructivo. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento o instructivo se anotara la palabra INICIO y cuando se utilice para el termino de escribirá FIN. Acción combinada. Se utiliza en los casos en el que un mismo paso se realiza una operación y una verificación. Archivo definitivo. Marca el fin de la participación de un documento o formato, por lo que se procede a archivar de manera definitiva. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Se utiliza con la finalidad de evitar hojas de gran tamaño, el cual se muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotara la letra “A” para el primer conector y después se continuara con la secuencia de las letras del alfabeto.
Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que una acción proviene o es la continuación de otros, es importante anotar dentro del símbolo la descripción breve de la acción. Decisión. Se emplea cuando se requiere preguntar si algo procede o no, identificando 2 o más alternativas de solución, se describe brevemente en el símbolo lo que sucede en forma de pregunta. Formato impreso. Representa formas impresas, reportes, listados, etc. Y se anotarán después de cada operación, indicando dentro del símbolo el nombre del formato, el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación, estos se describirán en la esquina inferior izquierda. Cuando sea original se representara por una “O” y cuando es una copia por una “C”.
Formato no impreso. Indica que el formato no está impreso, es solo electrónico.
Inspección. El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, verificación, revisión.
Paquete de materiales. Se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.
Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Así mismo se anotara dentro del símbolo un numero en secuencia y se escribirá una breve descripción de lo que sucede en este paso.
Conector . Sirve para unir símbolos y para denotar sentido. Anotación . Sirve para escribir información adicional.
11. MEDICIÓN E INDICADORES Se deben de especificar los medios para recabar información que permita medir la satisfacción de los usuarios del procedimiento o instructivo. Se debe evaluar la capacidad del procedimiento para alcanzar los resultados. Es necesario establecer indicadores.
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12. CONDICIONES DE SEGURIDAD O MEDIO AMBIENTE Escribir en forma breve si re requiere el uso de EPP, alguna condición especifica o tomar precauciones. Si puede afectar al medio ambiente y que debemos de hacer para no hacer un impacto ambiental. Para mas información se revisaran los procedimientos o instructivos de Seguridad y Medio Ambiente.
13. FORMATOS Y REGISTROS Se deberán de indicar los formatos utilizados en el procedimiento o instructivo en forma de lista con su código y nombre. En el procedimiento o instructivo vendrán las instrucciones para llenar el formato. Un formato se convierte en registro al momento de ser llenado por el usuario.
14. DISTRIBUCIÓN Se deberán enlistar los puestos autorizados para contar con el procedimiento o instructivo, así como el numero de copias controladas y distribuidas. Esta acción impide que los procedimientos o instructivos sean alterados.
