CICLO DE TESORERIA
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre la estructura y rendimiento rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento reconocimiento que las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación control financiero. FUNCIONES TIPICAS DEL CICLO DE TESORERIA y y y y y y y y y y
R elaciones elaciones con
sociedades sociedades financieras y, de crédito R elaciones elaciones con accionistas accionistas administración del efectivo y, las inversiones. cumulación, cobro y, pago pago de intereses y dividendos. dividendos. A cumulación, Custodia física de efectivo y los valores. dministración de monedas extranjeras extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. A dministración A dministración dministración y vigilancia de la deuda (principal e intereses). Operaciones de inversión y financiamiento. financiamiento. dministración financiera de planes de beneficio a empleados. A dministración dministración de seguros. A dministración sientos contables comunes. A sientos
ASIENTOS CONTABLES COMUNES DENTRO DEL CICLO DE TESORERIA y y y y y
y y y
O btención y
pago de financiamiento Emisión y retiro de acciones Compra y venta de inversiones en valores A cumulaciones, cumulaciones, cobros v pagos de intereses y dividendos mortización de descuentos, gastos y primas diferidos, A mortización inversiones Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda Compra y venta de moneda extranjera Formas y documentos importantes
en relación con deudas e
DOCUMENTOS IMPORTANTES DEL CICLO DE TESORERIA y y y y y y y y
Certificados provisionales de acciones A cciones cciones emitidas O bligaciones, bonos, papel
comercial comercial cciones, bonos y, otros instrumentos adquiridos adquiridos como inversiones A cciones, Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficiosa b eneficiosa empleados empleados Pólizas de seguro.
BASES USUALES DE DATOS Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso u so que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a)
Bases de referencia.- R epresentadas por información que se
utiliza para el proceso de las
transacciones. b)
Bases dinámicas.- R epresentadas
por información resultante del proceso de las transacciones Y que como tal se está modificando constantemente.
Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello. ENLACE CON OTROS CICLOS Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del cielo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir dónde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos. ENLACES NORMALES CON OTROS CICLOS y y y y
Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con el Boletín 3050 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue: y y y y
De autorización De procesamiento y clasificación de transacciones De verificación y evaluación De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son: y
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Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y, capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Los importes, momento, entidades en que se invierte y, las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidas y, la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de] correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son: y
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Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y, acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor.
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Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración. La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de Tesorería debe producirse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificación y evaluación. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son: Deben verificarse y evaluarse en forma periódico los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. d) Objetivos de salvaguarda física. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y, procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: y
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El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda v de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.