KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan YME serta atas izin dan petu petunj njukuk-NY NYA, A, sehi sehing ngga ga Pedo Pedoma man n Penc Pencat atat atan an dan dan Pela Pelapo pora ran n Prog Progra ram m Penanggulangan HIV/AIDS dan Penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan untuk pelaks pelaksana anaan an progra program m yang yang di koordi koordinasi nasikan kan oleh oleh Direkt Direktora oratt Bin Bina a Khusus Khusus Narkot Narkotika ika Direkt Direktora oratt Jender Jenderal al Pemasy Pemasyara arakat katan an dengan dengan dukung dukungan an Global Global Fund Ronde 8 melalui Komisi Penanggulangan AIDS Nasional (KPAN) dan HIV Corporation Program for Indonesia (HCPI) dapat ditetapkan. Penca Pencatat tatan an dan Pelapo Pelaporan ran pelaks pelaksanaa anaan n progra program m pada dasarn dasarnya ya adalah adalah merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam upaya monitoring dan evaluasi untuk perencanaan program atau kegiatan pada suatu organisasi, dimana monitoring dan evaluasi yang baik dapat menghasilkan suatu analisa dan telaahan yang tajam dan berkualitas untuk kepentingan perencanaan dan kebijakan selanjutnya. Pera Peran n dan dan fung fungsi si pent pentin ing g penc pencat atat atan an dan dan pela pelapo pora ran n yang yang baku baku dala dalam m monitoring dan evaluasi itulah yang melatarbelakangi disusunnya pedoman pencatatan dan pelaporan ini, agar dapat menjadi pegangan/acuan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Kepada Kepada semua semua pihak pihak yang yang telah telah memba membantu ntu dalam dalam penyus penyusuna unan n pedoma pedoman n pela pelapo pora ran n ini ini disa disamp mpai aika kan n peng pengha harg rgaa aan n dan dan teri terima ma kasi kasih h yang yang tak tak terhingga. Kritik dan saran juga sangat diharapkan untuk penyempur penyempurnaanny naannya a sehingga sehingga hasil yang dicapai dicapai sesuai sesuai dengan keinginan keinginan yang diharapkan.
Jakarta,
Oktober 2009
DIREKTUR BINA KHUSUS NARKOTIKA
MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SH NIP. 19540117 197609 1 001
ii
KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan YME serta atas izin dan petu petunj njukuk-NY NYA, A, sehi sehing ngga ga Pedo Pedoma man n Penc Pencat atat atan an dan dan Pela Pelapo pora ran n Prog Progra ram m Penanggulangan HIV/AIDS dan Penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan untuk pelaks pelaksana anaan an progra program m yang yang di koordi koordinasi nasikan kan oleh oleh Direkt Direktora oratt Bin Bina a Khusus Khusus Narkot Narkotika ika Direkt Direktora oratt Jender Jenderal al Pemasy Pemasyara arakat katan an dengan dengan dukung dukungan an Global Global Fund Ronde 8 melalui Komisi Penanggulangan AIDS Nasional (KPAN) dan HIV Corporation Program for Indonesia (HCPI) dapat ditetapkan. Penca Pencatat tatan an dan Pelapo Pelaporan ran pelaks pelaksanaa anaan n progra program m pada dasarn dasarnya ya adalah adalah merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam upaya monitoring dan evaluasi untuk perencanaan program atau kegiatan pada suatu organisasi, dimana monitoring dan evaluasi yang baik dapat menghasilkan suatu analisa dan telaahan yang tajam dan berkualitas untuk kepentingan perencanaan dan kebijakan selanjutnya. Pera Peran n dan dan fung fungsi si pent pentin ing g penc pencat atat atan an dan dan pela pelapo pora ran n yang yang baku baku dala dalam m monitoring dan evaluasi itulah yang melatarbelakangi disusunnya pedoman pencatatan dan pelaporan ini, agar dapat menjadi pegangan/acuan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Kepada Kepada semua semua pihak pihak yang yang telah telah memba membantu ntu dalam dalam penyus penyusuna unan n pedoma pedoman n pela pelapo pora ran n ini ini disa disamp mpai aika kan n peng pengha harg rgaa aan n dan dan teri terima ma kasi kasih h yang yang tak tak terhingga. Kritik dan saran juga sangat diharapkan untuk penyempur penyempurnaanny naannya a sehingga sehingga hasil yang dicapai dicapai sesuai sesuai dengan keinginan keinginan yang diharapkan.
Jakarta,
Oktober 2009
DIREKTUR BINA KHUSUS NARKOTIKA
MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SH NIP. 19540117 197609 1 001
ii
iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR........................ PENGANTAR............................................ ........................................ ........................................ ....................................... ................... ii DAFTAR ISI................................... ISI....................................................... ........................................ .......................................................... ...................................... iv DAFTAR NAMA TIM PENYUSUN.......................... PENYUSUN.............................................. ........................................ ...................................... .................. v BAB I
PENDAHULUAN......................1 PENDAHULUAN...................... 1
A.Latar Belakang.............................. Belakang................................................. ....................................... ............................................ ................................ ........ 1 B.Maksud dan tujuan............................ tujuan............................................... ....................................... ................................................ ............................ 3 BAB II BAB III
PERAN DAN FUNGSI...........................4 INDIKATOR.....................7
A.Jenis Indikator Penting dalam Program................................................................7 B.Pemanfaatan Data...............................................................................................8 BAB IV
PELAPORAN PROGRAM..........................10
Lampiran 1. Form Laporan Bulanan.............................. Bulanan.................................................. ............................................11 ........................11 Lampiran 2. Cara Pengisian Laporan Laporan Bulanan.................................................... Bulanan.......................................................... ......12 12 Lampiran 3. Cara Penggunaan Aplikasi Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan Pelaporan di Tingkat UPT. .16 Lampiran 4. Cara Penggunaan Aplikasi Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat KANWIL dan DITJENPAS......................... DITJENPAS............................................ ....................................... ........................................ .......................................... ...................... 36
iv
DAFTAR NAMA TIM PENYUSUN Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program Penanggulangan HIV/AIDS dan Penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan Penasehat
:
1. 2.
Drs. UNTUNG SUGIYONO, Bc.IP, MM Drs. Drs. DID DIDIN IN SUD SUDIR IRMA MAN, N, B Bc. c.IP IP,, M.Si M.Si
Penanggungjawab
:
1. 2.
MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SH Dr. NUR NURLA LAN N SILI SILITO TONG NGA A
Editor
:
1. 2.
Drs. PRASETYO, Bc.IP AANG SUTRISNA
Kontributor
:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1 0. 1 1. 1 2. 1 3. 1 4.
Drs. WAHIDDIN, Bc.IP, M.Si Dra. MAR MARTHA THA MASS MASSEL ELEN ENG G Dra. EMI SU SULISTYATI Dra. HERNA LUSY, MM HARTO, S.Sos MUTIA SARI, SS ENDAR TR TRI A A,, S S..Sos ADHE DHE ZAMZA ZAM M PRASA SAST STII PATRI HANDOYO RATNA SOEHOED Dr. ALIA PUJI HARTANTI BUDI WIRAWAN NUGRAHADI ZULMELY ARI WULANSARI
v
BAB I PENDAHULUAN A.
Latar Belakang
Monitoring dan Evaluasi, selanjutnya disingkat M&E, adalah bagian penting dari manajemen sebuah program, baik sebagai unsur perencanaan maupun pelaksanaan. Sebagai bagian perencanaan menghasilkan data dan informasi untuk penetapan prioritas masalah, tujuan, kegiatan dan target yang harus dicapai. Sebagai bagian dari pelaksanaan, menghasilkan data dan informasi untuk mengukur kemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan mutu pelayanan atau program. Efektivitas fungsi sistem M&E tergantung pada rasa kepemilikan dan tanggung jawab para pemangku kepentingan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh sistem M&E dan pemanfaatannya bagi pembuatan kebijakan. Pemilihan indikator program yang dicatat dan dilaporkan sejauh mungkin disesuaikan dengan indikator yang tersedia baik pada tingkat lokal, nasional dan internasional, termasuk indikator
yang
dikeluarkan
oleh
donor.
Pertimbangan
lain
adalah
keberlanjutan, membatasi data yang dikumpulkan sesuai dengan relevansi program dan mengurangi beban petugas di lapangan dalam pencatatan dan pelaporan. Berdasarkan
Keputusan
Menteri
Kehakiman
dan
HAM
RI
Nomor:
M.75PR.09.02 Tahun 2001 ditetapkan bahawa salah satu tugas pokok dan fungsi Direktorat Bina Khusus Narkotika adalah melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Program Direktorat Bina Khusus Narkotika. Kegiatan ini dilakukan untuk memantau pelaksanaan pembinaan narapidana dan tahanan di Lapas/Rutan. Hal ini juga dijadikan sebagai alat evaluasi apakah pelaksanaan program sesuai dengan kebijakan yang telah di tetapkan oleh Direktorat Jenderal Pemasyarakatan. Hasil M&E selanjutnya
1
akan dijadikan bahan yang memadai dan akurat untuk menentukan langkahlangkah perencanaan dan kebijakan lebih lanjut. Selanjutnya panduan dan alat bantu pencatatan dan pelaporan ini adalah untuk melengkapi panduan M&E yang sudah diterbitkan sebelumnya.
2
B.
Maksud dan tujuan
Maksud dan tujuan dari Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program Penanggulangan
HIV/AIDS
dan
penyalahgunaan
Napza
di
lingkungan
Lapas/Rutan ini adalah: 1.
Menjadi acuan atau pegangan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan. Sehingga arah pelaksanaan M&E (baik secara langsung maupun tidak langsung) menjadi makin berkualitas.
2.
Memberikan pedoman bagi penanggung jawab program dalam pengumpulan dan pengolahan data program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan.
3.
Menetapkan alur pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza yang dikirim dari UPT langsung ke Kantor Wilayah setempat dan Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Hukum dan HAM.
4.
Menyediakan alat pencatatan, pelaporan yang standar serta pengumpulan dan analisis data berdasarkan indikator-indikator yang telah
ditetapkan
dan
bisa
dimanfaatkan
dalam
mendukung
pengembangan program.
3
BAB II PERAN DAN FUNGSI Struktur pengorganisasian pencatatan dan pelaporan yang terpadu sesuai dengan tingkat administrasi, digambarkan sebagai berikut:
Keterangan Melapor Peran
dan
Fungsi
Umpan Balik masing-masing
Koordinasi tingkat
administrasi
dalam
Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan dapat diuraikan sebagai berikut:
a.
UPT 1)
Mengumpulkan data yang mendukung indikator yang dipakai
2)
Melakukan pencatatan dan pelaporan 4
3)
Mengirim Laporan ke DITJENPAS dan KANWIL paling lambat tanggal 10 setiap bulannya 4) Melakukan koordinasi dan kerja sama lintas program dan mitra terkait. 5) Menganalisa data 6) Menjamin kualitas data b.
KANTOR WILAYAH
1) 2) 3) 4) 5) 6) c.
Mengumpulkan dan mengolah data dari UPT Memberikan umpan balik bulanan atau permintaan perbaikan data ke UPT Mengirim data ke DITJENPAS berupa rekapitulasi dari masingmasing UPT di wilayahnya Melakukan koordinasi dan kerja sama lintas program dan mitra terkait. Melatih dan supervisi UPT di wilayahnya Menjamin kualitas data DITJENPAS
1)
Mengumpulkan dan mengolah data dari UPT dan KANWIL
2)
Memberikan umpan balik atau permintaaan perbaikan data ke KANWIL dan UPT
3)
Melakukan pelatihan, pendidikan dan supervisi pada UPT dan KANWIL
4)
Melakukan monitoring dan evaluasi program
5)
Menjamin kualitas data.
5
6
BAB III INDIKATOR A.
Jenis Indikator Penting dalam Program
Berikut ini daftar jenis indikator penting yang digunakan untuk mengukur keberhasilan program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di
Lapas/Rutan.
Jenis
indikator
yang
dicetak
tebal
dalam
program
Penanggulangan HIV/AIDS digolongkan sebagai indikator utama (core indicator ) , sementara sisanya digolongkan sebagai indikator tambahan (additional indicator ). Indikator ini disusun berdasarkan indikator program, indikator nasional (Rencana Strategis dan Rencana Aksi Penanggulangan HIV/AIDS
Nasional)
maupun
indikator
yang
disepakati
secara
global
(Universal Access, Millennium Development Goal, United Nation General Assembly Special Session on AIDS)
7
B.
Pemanfaatan Data
1.
Pemanfaatan Data Secara Efektif untuk meningkatkan program
8
Alasan
utama
untuk
penyediaan
informasi
strategis
adalah
untuk
memberikan bukti dalam pengembangan kebijakan, strategi dan program. Hal ini berarti, kegiatan informasi strategis seharusnya berhubungan dengan pembuktian dan institusi yang membutuhkan. Bukti tersebut harus dikemas dan didiseminasi sesuai dengan target para pembaca atau audiens termasuk pembuat kebijakan politik, perencana program dan lain-lain. Umpan balik dari pembaca atau audiens di semua tingkat administrasi memastikan informasi ini disediakan sesuai kebutuhan mereka, dan hal ini mendorong budaya menghasilkan penggunaan data untuk meningkatkan program di semua tingkatan
2.
Kualitas Data
Berjalannya sistem informasi yang baik sebagian besar tergantung dari kualitas data, seperti mengoptimalkan jumlah data yang dikumpulkan, mengurangi beban pengumpulan data, menggunakan definisi yang jelas, melaksanakan jaminan mutu, memberikan pelatihan, dan memberikan umpan balik kepada pengumpul data dan pengguna untuk membantu meningkatkan mutu data. Beberapa kriteria untuk menilai kualitas data yang berhubungan dengan kesehatan dan indikator adalah ketepatan waktu, periodisitas, konsistensi, keterwakilan, akurasi, lengkap, disagregasi, kerahasiaan, keamanan dan akses data serta, efektifitas.
9
BAB IV PELAPORAN PROGRAM A.
Jenis Pelaporan
Jenis
pelaporan
program
Penanggulangan
HIV/AIDS
dan
AIDS
dilingkungan
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan meliputi laporan bulanan, triwulan, dan tahunan .
B.
Mekanisme Pelaporan
Mekanisme pelaporan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : 1. UPT mengirimkan laporan dalam bentuk dokumen elektronik (softcopy) setiap bulan kepada DITJENPAS dan KANWIL 2. DITJENPAS dan KANWIL akan melakukan kompilasi data dari UPT –UPT dan melakukan umpan balik kepada UPT yang melaporkan. 3. Umpan balik kepada UPT akan terjadi apabila ada pengisian data yang tidak lengkap atau tidak jelas atau bahkan tidak masuk akal. 4. DITJENPAS dan KANWIL pada periode tertentu malakukan supervisi secara langsung pada UPT, dengan prioritas UPT yang perlu perbaikan. Selain daripada itu, DITJENPAS dan KANWIL juga melakukan pelatihan untuk tenaga pengelola data pada UPT yang dipandang perlu mendapat dukungan sumberdaya. 5. Setiap bulan KANWIL akan melaporkan kepada DITJENPAS hasil kompilasi data dalam bentuk dokumen elektronik (softcopy) melalui email yang disediakan dan disepakai sebelumnya.
10
Lampiran 1. Form Laporan
11
Bulanan Lampiran 2. Cara Pengisian Laporan Bulanan No 1
Variabel UPT
Cara Pengisian Diisi dengan nama Lapas atau Rutan yang melaporkan laporan ini Diisi dengan nama Kabupaten/Kota dimana Lapas/Rutan berada. Untuk membedakan antara kota dan kabupaten yang namanya sama maka nama kota dituliskan kata Kota sebelum namanya seperti Kota Tanggerang Diisi dengan nama provinsi dimana Lapas/Rutan berada
2
Kabupaten/Kota
3
Provinsi
4
Bulan
Diisi dengan nama bulan pelaporan. Nama bulan ditulis berupa kata bukan angka
5
Tahun
Diisi dengan tahun pelaporan berupa 4 angka seperti 2009
6
Jumlah Penghuni
Diisi dengan jumlah Narapidana atau tahanan termasuk tahanan titipan yang ada pada akhir bulan pelaporan
Jumlah Penghuni yang 7 Menggunakan Napza Jumlah Penghuni yang 8 Menggunakan Napza Suntik
9
Jumlah Penghuni yang positif mengidap HIV
Jumlah Penghuni yang 10 baru mengikuti PreRelease program
Jumlah Penghuni yang 11 baru mengikuti Penyuluhan HIV
Diisi dengan jumlah Narapidana atau Tahanan yang masuk dengan catatan sebagai Pengguna Narkoba atau Zat Adiktif (NAPZA) Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernah menggunakan Napza suntik 1 tahun terakhir pada bulan pelaporan Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang status HIV nya positif baik dari hasil pemeriksaan Konseling dan Testing HIV Sukarela di Lapas/Rutan yang melaporkan maupun dari dokumen rujukan dari Lapas/Rutan atau lembaga lain Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang akan bebas dan baru pertama kali menerima informasi tentang berbagai program Penanggulangan HIV/AIDS di luar Lapas/Rutan atau dirujuk ke lembaga yang menyediakan layanan/program tersebut pada bulan pelaporan Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru pertama kali mengikuti penyuluhan tentang pencegahan penularan HIV dan IMS, dukungan, perawatan dan pengobatan AIDS serta infeksi oportunistik
12
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru Jumlah Penghuni yang pertama kali mengikuti penyuluhan tentang 12 baru mengikuti program pencegahan penularan HIV dan IMS, dukungan, Peer Educator perawatan dan pengobatan AIDS serta infeksi oportunistik dari teman sebaya Jumlah Penghuni yang baru mengikuti program 13 Pre-Release atau Penyuluhan HIV atau PE
No
Variabel
Jumlah Penghuni yang 14 mengikuti Pre-tes Konseling 15
Jumlah Penghuni yang Testing HIV
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru pertama kali mengikuti pre-release program atau penyuluhan atau pendidikan dari teman sebaya pada bulan pelaporan
Cara Pengisian Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang menerima konseling baik secara individu maupun kelompok untuk testing HIV pada bulan pelaporan Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang melakukan testing HIV pada bulan pelaporan
Jumlah Penghuni yang Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang diberi pasca-tes 16 konseling setelah testing HIV dan menerima hasil konseling dan menerima testing-nya pada bulan pelaporan hasil Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang hasil Jumlah Penghuni yang testing HIV nya dilayanan KTS Rutan/Lapas pelapor 17 hasil testing HIV nya memberikan hasil reaktif dengan tiga reagensia positif berbeda pada bulan pelaporan Diisi dengan jumlah kasus penyakit IMS yang mendapat pengobatan tepat (sesuai dengan pedoman tatalaksana IMS, Depkes RI). Baik dengan menggunakan Jumlah kasus IMS yang 18 pendekatan Sindrom/Klinis atau Laboratorium. diobati Jumlah kasus IMS yang diobati bisa lebih banyak dari jumlah pasien IMS yang diobati karena 1 pasien bisa terinfeksi lebih dari 1 IMS
19
Jumlah Penghuni dengan kasus IMS
Diisi jumlah Narapidana/Tahanan dengan IMS yang mendapat pengobatan tepat (sesuai dengan pedoman tatalaksana IMS, RI). Baik dengan menggunakan pendekatan Sindrom/Klinis atau Laboratorium.
20
Jumlah Penghuni yang diberi kondom
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang menerima kondom pada bulan pelaporan
21
Jumlah kondom yang didistribusikan
Diisi dengan jumlah kondom yang didistribusikan pada bulan pelaporan
22
Jumlah pemutih/bleach yang didistribusikan
Diisi dengan jumlah pemutih/bleach (dalam Liter) yang didistribusikan pada bulan pelaporan
Jumlah Penghuni yang Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru 23 mendapat terapi pertama kali mendapatkan layanan substitusi Medaton rumatan Metadon (Baru) pada bulan pelaporan
13
Jumlah Penghuni yang mendapat terapi 24 rumatan Metadon (Lama)
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernah mendapatkan layanan substitusi Medaton pada bulan sebelumnya dan masih mendapatkannya pada bulan pelaporan
14
No
Variabel
Cara Pengisian
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang pernah masuk perawatan HIV dan dinyatakan oleh dokter memenuhi syarat untuk mendapatkan ART selama bulan ini. Jumlah Penghuni yang Informasi ini terdapat pada register pra-ART, dengan 25 memenuhi syarat memeriksa ‘tanggal memenuhi syarat secara medis untuk untuk ART ART’. Hitung jumlah pasien yang tanggal memenuhi syarat secara medisnya adalah selama bulan pelaporan. Contoh: untuk laporan Januari 2010, adalah semua pasien yang tanggal memenuhi syaratnya antara tanggal 1 dan 31 Januari 2010. Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV Jumlah Penghuni yang positif yang pernah masuk perawatan HIV dan dinyatakan 26 menerima ART (Baru) oleh dokter memenuhi syarat untuk mendapatkan ART dan baru mendapatkan ART pada bulan pelaporan. 27 28
29
Jumlah Penghuni yang Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernah menerima ART menerima pengobatan ART pada bulan sebelumnya dan (Lama) masih mendapatkan ART pada bulan pelaporan Jumlah ODHA yang meninggal dunia
Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang HIV positif dan meninggal dunia pada bulan pelaporan
Jumlah kasus koinfeksi TB-HIV (Baru)
Diisi dengan jumlah kasus TB baru yang ditemukan pada Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang datang ke klinik pada bulan pelaporan. Untuk mendapatkan data ini perlu dilihat di register Pra ART dan Register ART kolom infeksi oportunistik.
Diisi dengan jumlah kasus TB lama dan masih aktif pada Jumlah kasus ko30 Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang datang ke infeksi TB-HIV (Lama) klinik pada bulan pelaporan. Jumlah Penghuni yang Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV 31 mendapat Profilaksis positif yang baru pertama kali mendapatkan profilaksis Kotrimoksazol (Baru) Kotrimoksazol Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV Jumlah Penghuni yang positif yang pernah menerima profilaksis Kotrimoksazol 32 mendapat Profilaksis pada bulan sebelumnya dan masih menerimanya pada Kotrimoksazol (Lama) bulan pelaporan Jumlah penghuni Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru 33 yang baru aktif dalam mengikuti kegiatan Kelompok Dukungan Sebaya pada KDS bulan pelaporan
15
Lampiran 3. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat UPT >> SETTING AWAL Sebelum menggunakan Aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa setting terhadap sistem komputer dan Microsoft Excel nya. Lakukan langkah-langkah berikut :
SETTING REGIONAL KOMPUTER 1. Buka Window Explorer (klik kanan di Start, pilih Explore)
2. Klik Control Panel lalu klik Date, Time, Language, and Regional Options dan/atau Regional and Language Options.
16
3. Ubah isian regional nya menjadi Indonesia
17
4. Klik OK
SETTING SECURITY EXCEL Microsoft Excel 2007 1. Buka program Microsoft Excel 2007
18
2. Klik Logo Windows (Pizza Button) yang ada di sudut kiri atas, klik Excel Options
3. Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting
19
4. Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK
20
Microsoft Excel 2003/2000/XP 1. Buka program Microsoft Excel 2. Klik menu Tools, klik Macro (kalau tidak ada, klik icon tanda panah bawahnya dulu ) , lalu klik Security…
21
3. Di tab Security Tingkat administrasi, klik pilihan Low (not recommended) . Klik OK.
CLOSE EXCEL LAIN Untuk mempercepat proses dan menjaga settingan yang ada, ketika menjalankan file Aplikasi M&E HIV LP ini, jangan menjalankan file excel lain.
22
Close semua file excel yang sedang terbuka.
>> MENU UTAMA
>> PROFIL UPT Di awal kegiatan menggunakan Aplikasi ini, identitas dari UPT harus diisikan kedalam Aplikasi agar kegiatan selanjutnya bisa dilakukan.
23
Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol PROFIL 2. Isikan data Provinsi, Kabupaten/Kota, dan UPT nya. 3. Klik tombol SIMPAN
4. Akan muncul pesan untuk mengkonfirmasi apakah data sudah benar diisikan atau belum. Tekan tombol OK untuk melanjutkan ke Menu. Tekan tombol CANCEL untuk memperbaiki isian data. Catatan: Kegiatan pengisian Profil ini hanya diijinkan untuk bisa dilakukan sekali saja di awal penggunaan Aplikasi, untuk selanjutnya data isian nya tidak bisa diubah lagi.Untuk itu, pastikan bahwa data yang dimasukkan sudah sesuai sebelum menekan tombol SIMPAN.
>> PENGOLAHAN LAPORAN
24
Tombol PEMBUATAN LAPORAN digunakan untuk mengolah laporan hasil kegiatan, mulai dari memproses, menyimpan ke dalam database, melihat laporan sebelumnya, dan melakukan perekapan. Berikut ini adalah petunjuk lengkap dari hal-hal yang bisa dilakukan di bagian Pengolahan Laporan ini: Klik tombol PEMBUATAN LAPORAN
-
Memproses Laporan Kegiatan ini dilakukan untuk memproses secara otomatis data laporan, berdasarkan data yang telah dimasukkan di kegiatan Entry Data (yang akan dijelaskan di bagian selanjutnya). Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut : 1. Isikan data Bulan dan Tahun dari periode yang laporannya ingin diproses. 2. Klik tombol PROSES 3. Data laporan akan tampil (sesuai dengan periode yang sebelumnya telah ditentukan)
25
-
Input Manual Laporan Kegiatan ini dilakukan untuk measukkan data laporan secara manual (diketik angka-angkanya). Lakukan langkah berikut : 1. Isikan data Bulan dimasukkan.
dan Tahun
dari periode
yang laporannya ingin
2. Ketikkan angka-angka laporannya secara langsung didalam area tabel. 3. Jika di kolom Total ada sel yang berubah warna menjadi merah, berarti jumlah dari data laki-laki dan perempuan yang dimasukkan tidak sama dengan data di kolom Total. Perbaiki.
-
Menyimpan Laporan Kegiatan ini dilakukan unuk menimpan data laporan yang sedang ditampilkan (hasil dari kegiatan Memproses Laporan ataupun kegiatan Input Manual Laporan) kedalam database. Hal ini dilakukan agar data laporan tersimpan, sehingga akan mempermudah kegiatan perekapannya. Berikut cara penggunaannya : 1. Proses laporan yang akan disimpan (ikuti petunjuk kegiatan Memproses Laporan sebelumnya). 2. Tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data laporan yang sedang tampil kedalam database. 3. Muncul pesan untuk mengkonfirmasi data laporan yang akan disimpan.
OK Tekan tombol melanjutkan proses.
untuk
Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan. Catatan : Jika setelah menekan tombol OK muncul pesan
26
peringatan, hal itu berarti laporan untuk periode tersebut sudah ada/tersimpan sebelumnya di database. Tekan tombol OK untuk menggantikan data laporan yang lama itu dengan data yang baru. Tekan tombol NO untuk membiarkan data yang lama (data yang baru tidak jadi dimasukkan)
-
Melihat Laporan Kegiatan ini dilakukan untuk melihat data laporan sebelumnya (hasil proses ataupun hasil input manual) yang telah ada/tersimpan di database. Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol LIHAT 2. Masukkan data isian Bulan dan Tahun dari periode laporan yang ingin dilihat. 3. Klik tombol LIHAT. 4. Data laporan di periode tersebut akan ditampilkan.
Catatan : Jika muncul pesan peringatan, hal itu berarti bahwa laporan di periode tersebut belum/tidak ada di dalam database.
-
Rekap Laporan Kegiatan ini dilakukan untuk melakukan rekapitulasi terhadap data laporan pada periode yang ditentukan. Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol REKAP. 2. Masukkan Bulan dan Tahun periode rekapannya. 27
3. Klik tombol REKAP. 4. Data rekapitulasi untuk periode tersebut akan ditampilakn. Catatan : Isikan hanya Tahun saja untuk menampilkan data rekapan dalam 1 tahun. Jangan isikan apapun pada Bulan dan Tahun untuk untuk menampilkan data rekapan dari semua Periode laporan yang telah ada/tersimpan di database.
-
Save As.. Kegiatan ini dilakukan untuk menyalin data laporan yang sedang ditampilkan kedalam file Excel baru, sehingga data laporan tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya. Berikut cara penggunaannya : 1. Tampilkan data laporannya (gunakan langkah Proses, Input Manual, Lihat, ataupun Rekap) 2. Klik tombol SAVE AS.. 3. Data laporan yang sedang tampil akan disalin kedalam file Excel baru, dan secara otomatis akan tampil jendela untuk melakukan save file excel tersebut.
>> ENTRY DATA Kegiatan Entry Data dilakukan untuk memasukkan data dari program kegiatan yang ada, yang kelak akan dijadikan dasar pengolahan laporan secara otomatis di tahap selanjutnya.
28
Data yang di entry yaitu berupa Data Penghuni, Program KIE, Program VCT, Program IMS, Program HR, Program ART, dan Program Dukungan. Untuk memulai pengisian data nya, klik tombol yang bersangkutan. Untuk cara pengisiannya, disetiap cell yang memerlukan isian khusus, akan muncul petunjuk pengisiannya ketika cell tersebut di klik. Apakah diisi sesuai pilihan, diisi dengan tanggal, ataupun diisi dengan angka.
>> EXPORT DATA LAPORAN Kegiatan ini digunakan untuk membuat file softcopy laporan yang akan dikirimkan ke tingkat Provinsi. File softcopy laporan ini selanjutnya akan diolah oleh Provinsi. Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol EXPORT DATA 2. Pilih periode export nya, apakah Bulanan, Tahunan, atau Semua. 3. Masukkan isian Awal dan Akhir sesuai dengan box yang tersedia. 4. Tekan tombol EXPORT 5. Data laporan yang dimaksud akan ditampilkan didalam file Excel baru. Lakukan Save biasa. File siap untuk dikirimkan. Catatan : Untuk menghindari kesalahan data, file Excel baru yang dihasilkan (hasil export) harap langsung disimpan dan ditutup, jangan diotak-atik (dirubah).
29
>> REKAP DATA Berbeda dengan kegiatan rekap data laporan sebelumnya, pada kegiatan ini hasil rekapitulasi yang dihasilkan lebih spesifik. Lebih jelasnya dapat diperhatikan dari langkah berikut : 1. Klik tombol REKAP DATA. 2. Pilih pilihan Bulanan atau Tahunan untuk menentukan angka rekap yang akan ditampilkan, apakah per bulan atau per tahun. 3. Isikan Awal dan Akhir untuk menentukan awal dan akhir dari periode laporan yang akan direkap. Untuk data bulanan, hanya diijinkan maksimal 12 bulan. Untuk data tahunan, hanya diijinkan maksimal 10 tahun. 4. Isikan Indikator untuk ditampilkan rekapannya.
menentukan
indikator
apa
saja
yang
akan
Hanya diijinkan maksimal 5 indikator. 5. Pilih pilihan Tabel atau Grafik untuk menentukan tampilan dari data hasil rekapnya, apakah berbentuk tabel atau berbentuk grafik.
30
6. Klik tombol REKAP.
31
7. Akan muncul hasil rekapnya (tabel ataupun grafik). 8. Klik tombol SAVE AS.. untuk menyalin hasil nya kedalam file Excel baru.
32
Catatan : Jika setelah menekan tombol REKAP muncul pesan, harap diperhatikan apa yang tertulis di pesan tersebut, dan perbaiki data isian sesuai intruksi yang ada. Untuk melakukan Edit terhadap tampilan grafik nya, lakukan setelah menekan tombol SAVE AS…
33
>> HAPUS DATA LAPORAN Kegiatan ini dilakukan untuk menghapus data laporan yang telah ada di dalam database. Bisa karena salah memasukkan, ataupun penyebab lainnya. Harap hatihati dalam menggunakan perintah ini, karena tidak dapat dilakukan undo. Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol HAPUS DATA 2. Isikan Bulan dan Tahun dari periode yang akan dihapus. 3. lik tombol DELETE
4. Muncul pesan untuk kembali mengkonfirmasi pilihannya. Tekan tombol melanjutkan penghapusan.
OK
untuk proses
Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan proses penghapusan.
Catatan : Isikan hanya Tahun untuk menghapus semua laporan di tahun tersebut. Jangan isikan apapun di Bulan dan Tahun untuk menghapus semua Laporan yang ada. HATI-HATI!!
>> IMPORT BACKUP DATA LAPORAN Untuk mengatasi kemungkinan hilangnya data yang telah tersimpan di file Aplikasi UPT ini (karena virus, komputer rusak, dll), maka yang harus dilakukan adalah meminta backup data laporan UPT tersebut ke Kanwil/Provinsi setempat. Pihak kanwil akan mengirimkan dua jenis file Excel, yaitu : 1. File berisi data laporan UPT
34
2. File Aplikasi untuk melakukan Import Laporan (memasukan data laporan dari file pertama tadi kedalam file Aplikasi UPT yang baru/kosong)
Cara melakukan kegiatan Import ini adalah sebagai berikut : 1. Siapkan file Aplikasi UPT yang baru (yang masih kosong data nya) yang Profil nya sudah diisi. 2. Buka file Import Backup UPT 3. Muncul tampilan sebagai berikut :
4. Klik tombol BROWSE pertama untuk memilih/mengakses file Aplikasi UPT baru/kosong yang akan diisikan data laporannya. 5. Klik tombol BROWSE kedua untuk memilih/mengakses file backup data laporan dari Kanwil. 6. Klik tombol IMPORT. 7. Backup data laporan dari kanwil kini akan diisikan kedalam file Aplikasi UPT yang baru.
Catatan : Jika muncul pesan peringatan, hal itu berarti kegiatan Import tidak bisa dilakukan. Baca baik-baik pesannya (jangan langsung di Close) untuk mengetahui penyebab gagalnya proses, lalu lakukan kembali setelah diperbaiki. Misal, file yang pertama di Browse bukan file Aplikasi UPT, file laporan yang akan diimport bukan dari UPT tersebut (harus sama dengan yang di isikan di Profil), dll.
35
Lampiran 4. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat KANWIL dan DITJENPAS >> SETTING AWAL Sebelum menggunakan Aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa setting terhadap sistem komputer dan Microsoft Excel nya. Lakukan langkah-langkah berikut :
SETTING REGIONAL KOMPUTER 1. Buka Window Explorer (klik kanan di Start, pilih Explore)
2. Klik Control Panel lalu klik Date, Time, Language, and Regional Options dan/atau Regional and Language Options.
36
3. Ubah isian regional nya menjadi Indonesia
37
4. Klik OK
SETTING SECURITY EXCEL Microsoft Excel 2007 1. Buka program Microsoft Excel 2007 2. Klik Logo Windows (Pizza Button) yang ada di sudut kanan atas, klik Excel Options 38
3. Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting
39
4. Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK
Microsoft Excel 2003/2000/XP
40
1. Buka program Microsoft Excel 2. Klik menu Tools, klik Macro (kalau tidak ada, klik icon tanda panah bawahnya dulu ) , lalu klik Security…
41
3. Di tab Security Tingkat administrasi, klik pilihan Low (not recommended) . Klik OK.
CLOSE EXCEL LAIN Untuk mempercepat proses dan menjaga settingan yang ada, ketika menjalankan file Aplikasi M&E HIV LP ini, jangan menjalankan file excel lain. Close semua file excel yang sedang terbuka.
42
>> MENU UTAMA
>> IMPORT LAPORAN Di Aplikasi tingkat Provinsi ini, data laporan kegiatan dimasukkan dengan menggunakan metode Import , yaitu menginput data secara otomatis dari file laporan hasil export yang dikirimkan oleh UPT. Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol IMPORT DATA. 2. Klik tombol BROWSE
43
3. Pilih file softcopy laporan dari UPT yang akan diimport 4. Klik tombol OPEN
5. Klik tombol IMPORT 6. Data laporan yang ada di file softcopy tersebut akan dimasukkan kedalam database.
Catatan : Jika setelah menekan tombol IMPORT muncul pesan bahwa data yang diimport telah ada sebelumnya di dalam database. Tekan tombol OK untuk menggantikan data laporan yang lama tersebut dengan data yang baru (hasil import). Tekan tombol NO untuk membiarkan data yang lama (data yang baru tidak jadi dimasukkan)
>> PENGOLAHAN LAPORAN Tombol PEMBUATAN LAPORAN ditingkat Provinsi ini digunakan untuk mengolah laporan hasil kegiatan, yaitu melihat laporan sebelumnya, dan melakukan perekapan. Berikut ini adalah petunjuk lengkapnya :
44
-
Melihat Laporan Kegiatan ini dilakukan untuk melihat data laporan sebelumnya (hasil proses ataupun hasil input manual) yang telah ada/tersimpan di database. Lakukan langkah berikut : 5. Klik tombol LIHAT 6. Masukkan data isian nama UPT yang ingin dilihat laporannya. 7. Masukkan data isian Bulan dan Tahun dari periode laporan yang ingin dilihat. 8. Klik tombol LIHAT. 9. Data laporan di periode tersebut akan ditampilkan. Catatan : Jika setelah menekan tombol LIHAT muncul pesan peringatan, hal itu berarti bahwa laporan dari UPT tersebut di periode tersebut belum/tidak ada di dalam database.
-
Rekap Laporan Kegiatan ini dilakukan untuk melakukan rekapitulasi terhadap data laporan pada cakupan wilayah dan periode yang ditentukan. Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol REKAP.
45
2. Masukan isian Cakupan Wilayah dan isian nama Provinsi nya. 3. Masukkan Bulan dan Tahun periode rekapannya. 4. Klik tombol REKAP. 5. Data rekapitulasi untuk wilayah dan periode tersebut akan ditampilakn. Catatan : Isikan hanya Tahun saja untuk menampilkan data rekapan dalam 1 tahun. Jangan isikan apapun pada Bulan dab Tahun untuk untuk menampilkan data rekapan dari semua Periode laporan yang telah ada/tersimpan di database.
-
Save As.. Kegiatan ini dilakukan untuk menyalin data laporan yang sedang ditampilkan kedalam file Excel baru, sehingga data laporan tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya. Berikut cara penggunaannya : 1. Tampilkan data laporannya (gunakan langkah Lihat ataupun Rekap) 2. Klik tombol SAVE AS.. 3. Data laporan yang sedang tampil akan disalin kedalam file Excel baru, dan secara otomatis akan tampil jendela untuk melakukan save file excel tersebut.
46
>> EXPORT DATA LAPORAN Kegiatan ini digunakan untuk membuat file softcopy laporan yang akan dikirimkan ke tingkat Pusat. File softcopy laporan ini selanjutnya akan diolah oleh Pusat. Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol EXPORT DATA 2. Pilih periode export nya, apakah Bulanan, Tahunan, atau Semua. 3. Masukkan isian Awal dan Akhir sesuai dengan box yang tersedia. 4. Tekan tombol EXPORT 5. Data laporan yang dimaksud akan ditampilkan didalam file Excel baru. Lakukan Save biasa. File siap untuk dikirimkan. Catatan : Untuk menghindari kesalahan data, file Excel baru yang dihasilkan (hasil export) harap langsung disimpan dan ditutup, jangan diotak-atik (dirubah). Untuk melakukan Export Data laporan yang akan digunakan sebagai Backup data di UPT, klik terlebih dahulu pilihan Export Data UPT nya (sehingga muncul kotak isian tambahan). Isikan nama UPT yang laporannya akan di Export, lalu klik tombol EXPORT . Save file hasil exportnya, lalu kirimkan beserta file IMPORT BACKUP UPT ke UPT yang memerlukan.
47
>> REKAP DATA Berbeda dengan kegiatan rekap data laporan sebelumnya, pada kegiatan ini hasil rekapitulasi yang dihasilkan lebih spesifik. Lebih jelasnya dapat diperhatikan dari langkah berikut : 1. Klik tombol REKAP DATA. 2. Pilih pilihan Bulanan atau Tahunan untuk menentukan angka rekap yang akan ditampilkan, apakah per bulan atau per tahun. 3. Isikan Awal dan Akhir untuk menentukan awal dan akhir dari periode laporan yang akan direkap. Untuk data bulanan, hanya diijinkan maksimal 12 bulan. Untuk data tahunan, hanya diijinkan maksimal 10 tahun. 4. Masukan isian Cakupan Wilayah dari rekap nya, apakah di tingkat UPT atau Provinsi. 5. Lengkapi isian nama UPT atau Provinsi nya. 6. Isikan Indikator untuk ditampilkan rekapannya.
menentukan
indikator
apa
saja
yang
akan
Hanya diijinkan maksimal 5 indikator. 7. Pilih pilihan Tabel atau Grafik untuk menentukan tampilan dari data hasil rekapnya, apakah berbentuk tabel atau berbentuk grafik. 8. Klik tombol REKAP.
48
9. Akan muncul hasil rekapnya (tabel ataupun grafik). 10.Klik tombol SAVE AS.. untuk menyalin hasil nya kedalam file Excel baru.
Catatan : Jika setelah menekan tombol REKAP muncul pesan, harap diperhatikan apa yang tertulis di pesan tersebut, dan perbaiki data isian sesuai intruksi yang ada.
49
Untuk melakukan Edit terhadap tampilan grafik nya, lakukan setelah menekan tombol SAVE AS…
>> HAPUS DATA LAPORAN Kegiatan ini dilakukan untuk menghapus data laporan yang telah ada di dalam database. Bisa karena salah memasukkan, ataupun penyebab lainnya. Harap hatihati dalam menggunakan perintah ini, karena tidak dapat dilakukan undo. Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol HAPUS DATA 2. Masukan isian Cakupan Wilayah dari data laporan yang akan dihapus, apakah di tingkat UPT atau Provinsi. 3. Lengkapi isian nama UPT atau Provinsi nya. 4. Isikan Bulan dan Tahun dari periode yang akan dihapus. 5. Klik tombol DELETE
6. Muncul pesan untuk kembali mengkonfirmasi pilihannya.
OK Tekan tombol untuk melanjutkan proses penghapusan. Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan proses penghapusan.
Catatan : Isikan hanya Tahun untuk menghapus semua laporan di tahun tersebut. Jangan isikan apapun di Bulan dan Tahun untuk menghapus semua Laporan yang ada. HATI-HATI!!
50
51
