Broshure Edutiva ERP 2016

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El uso de la tecnología de información en las instituciones educativas

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Actualmente las instituciones educativas al igual que las empresas de otros sectores deben hacer un uso intensivo de las últimas tecnologías de información y de Internet a fin de brindar un servicio de calidad a todos aquellos entes con los cuales interactúan como son los alumnos, facilitadores, tutores, administrativos, interesados, gobierno, bancos, organismos públicos, entre otros.

El uso de la tecnología brinda un gran soporte a la formación de alumno ya que ofrece un conjunto de herramientas que permiten al alumno interactuar con los facilitadores a través de actividades virtuales en Internet, el aumento del uso de las redes sociales ha contribuido a un aumento de la interactividad lo que debe ser aprovechado por las instituciones educativas.

Para mayor información de las funcionalidades de nuestras soluciones visite nuestra web http://www.edutiva.com

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Edutiva ERP es un sistema integrado que permite automatizar los procesos de gestión académica y administrativa de una universidad o institución educativa

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Edutiva ERP es un sistema integrado dirigido al sector educativo que permite automatizar los procesos de una universidad o institución educativa, Edutiva ERP incorpora las mejores prácticas y diversos modelos de negocio educativos que han sido incorporados progresivamente a través de la experiencia adquirida en cada una de las implementaciones realizadas en nuestros clientes. Edutiva ERP desde su conceptualización ha sido diseñada exclusivamente para automatizar los procesos de negocios de universidades e instituciones educativas e incorpora las mejores prácticas de negocios del sector que son el resultado de nuestra experiencia en la implementación de sistemas de información en diversas universidades e instituciones educativas, el sistema no es una adaptación de un ERP comercial o similares, Edutiva surge ante la necesidad de contar con una solución integrada diseñada exclusivamente para el sector educativo que automatice los procesos académicos y administrativos de universidades e instituciones educativas.

Edutiva participa en las redes sociales, participe de nuestra comunidad educativa http://www.facebook.com/edutiva

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Edutiva ERP y el ciclo de vida del alumno

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Edutiva ERP está basado en una visión integral de todos los procesos que son realizados en torno al alumno, desde el primer contacto cuando las personas solicitan información de los carreras para luego realizar el manejo del proceso de admisión de los potenciales alumnos y seguir con la gestión de todos los procesos académicos y administrativos hasta que el alumno se convierte en un profesional graduado donde se realiza el manejo de los egresados y de la bolsa de trabajo realizando de esa manera el manejo de todo el ciclo de vida del alumno.

ventas

bolsa trabajo

admisión interbanking programación

biblioteca

matrícula

encuestas cuentas x cobrar

intranet facilitadores

seguridad notas certificación

administración

Para mayor información o una demostración de nuestras soluciones pueden contactarnos en [email protected]

“Edutiva ERP presenta soluciones a los problemas tradicionales” Manejo ineficiente del estado de cuenta del alumno.- No existe un correcto manejo del estado de cuenta ya que los conceptos académicos son confundidos con los conceptos contables, Edutiva ERP proporciona el manejo del estado de cuenta del alumno donde se puede visualizar cada uno de los pagos realizados por el alumno por diferentes conceptos académicos como mensualidades, matrículas, pago de libros entre otros.

Sistemas aislados.- La mayoría de instituciones educativas cuentan con sistemas desarrollados en diferentes lenguajes de programación y que trabajan de manera aislada generando un gran costo para obtener información consolidada. Edutiva ERP proporciona un único sistema cuyos módulos se encuentran integrados y han sido desarrollados utilizando un solo lenguaje de programación.

Para demostraciones de nuestras soluciones visite nuestro canal de videos en YouTube

“Edutiva ERP presenta soluciones a los problemas tradicionales” No existe una integración entre la educación presencial y la educación a distancia.- Las instituciones tienen distintos sistemas para la educación presencial como para la educación a distancia lo que ocasiona problemas al consolidar información de alumnos que llevan cursos en ambas modalidades. Edutiva ERP incorpora una plataforma de educación a distancia totalmente integrada a los módulos académicos o podemos integrar su plataforma a nuestra solución.

Un sistema para cada unidad de negocio.Muchas instituciones educativas utilizan distintos sistemas para cada una de sus unidades de negocios. Edutiva ERP le permite administrar con el mismo sistema diversos modelos educativos que incluyen universidades, escuelas de negocios, institutos, institutos de idiomas entre otros.


Edutiva ERP Edutiva ERP dispone de un conjunto de módulos para la automatización de los procesos académicos y administrativos.

ventas

programación

matrícula

notas

certificación

facilitadores

administración

cuentasxcobrar

intranet

bolsa trabajo

encuestas

seguridad

kioscomedia

portal

biblioteca

admisión

edumobile

interbanking

Contabilidad

Activos Fijos

Compras

Almacén

Gestión Personal

Planillas

A quienes nos dirigimos Edutiva ERP permite automatizar los procesos de gestión académica y de gestión administrativa de instituciones educativas como universidades privadas, universidades públicas, institutos de investigación, escuelas de negocios, escuelas de postgrado, institutos de educación superior, institutos de idiomas, centros preuniversitarios, centros de educación ocupacional, centros de capacitación entre otros. Para mayor información de las funcionalidades de nuestras soluciones visite nuestra web http://www.edutiva.com

Seguimiento de los potenciales alumnos Una de las primeras actividades que realizan las instituciones educativas es la captación de futuros alumnos para lo cual se realizan campañas de ventas dirigidas a diferentes públicos objetivos como pueden ser alumnos de colegios, empleados de empresas, público en general entre otros, el sistema registra cada una de las atenciones que se realizan a los contactos cada vez que se comunican con la institución de tal manera que se tiene un historial detallado de cada una de las atenciones y los productos en los cuales se encuentran interesados, esto permite a la institución contar con una gran base de datos que será analizada a través de los reportes y estadísticas del sistema, algunas instituciones ofrecen productos de capacitación para empresas, el sistema permite hacer un seguimiento detallado de las atenciones realizadas a las empresas para lo cual se asigna un ejecutivo de ventas para ofrecer los productos de capacitación, el sistema permite realizar emailing a los contactos agrupándolos por diversos criterios, asimismo permite captar información de los contactos a través de la página web de la institución y derivarlos para ser atendidos por el centro de atención al cliente.

ventas


Las instituciones educativas realizan procesos de admisión para poder captar a sus futuros alumnos, el sistema permite a los postulantes iniciar la aplicación a una vacante mediante el registro de toda la información solicitada por Internet, la información es validada por la institución verificando que el postulante entregue físicamente cada uno de los documentos que son requisitos para ser admitidos en la universidad, entre estos documentos tenemos la partida de nacimiento, certificados de estudios, documento de identificación, entre otros, el sistema automáticamente programa el examen de admisión del alumno asignando de manera aleatoria el ambiente donde rendirá el examen, previamente el sistema realiza la captura de la fotografía y huella digital del alumno que es almacenada en la base de datos y genera un carnet de postulante con todos los mecanismos de seguridad utilizados en un examen de admisión, el sistema se integra a los dispositivos necesarios para obtener la lectura de las tarjetas marcadas por los postulantes las cuales son procesadas por el sistema obteniendo la relación de ingresantes, se brinda la facilidad a los alumnos para que puedan consultar los resultados del examen de admisión por Internet, el sistema genera un código de alumnos para los ingresantes a fin de que puedan iniciar su matrícula en la institución educativa.

Manejo de los procesos de admisión

admisión


Programación de horarios evitando cruces

Una de las actividades es la generación de horarios para los cursos que serán dictados por la institución, el sistema permite registrar cada una de las sesiones que se dictarán indicando el ambiente, el facilitador, la fecha, la hora de inicio, la hora de fin entre otros, en cada registro el sistema valida que no haya cruces de horarios validando que no se programe en los ambientes que ya están siendo ocupados por otros cursos así como evitando que un facilitador dicte más de un curso al mismo tiempo de tal manera que se pueda contar con un horario libre de cruces, el sistema cuenta con un asistente que permitirá generar los horarios de manera automática indicando aquellas sesiones donde se haya identificado un cruce para que se pueda seleccionar otro ambiente o facilitador. Las sesiones programadas serán utilizadas para poder entre otros controlar la asistencia de los alumnos y realizar el pago de los docentes por sesiones dictadas. programación


Control de las mallas curriculares En el entorno actual lo único constante es el cambio, lo que exige a las instituciones educativas responder rápidamente ante las nuevas necesidades de formación exigidas por las empresas, al respecto es importante que las carreras y productos que se dictan en las instituciones educativas puedan ser modificadas con determinada frecuencia para atender las nuevas exigencias de las empresas, el sistema permite realizar un control adecuado de cada una de las mallas curriculares de tal manera que se pueda identificar en que malla curricular se ha matriculado un alumno. El sistema permite a la institución especificar cada uno de los cursos que formarán parte de sus mallas curriculares.

programación


El sistema permite efectuar el proceso de matrícula de manera de manera presencial cuando el alumno se acerca a la institución físicamente o de manera virtual a través de Internet utilizando la intranet de la institución, en ambos casos la matrícula identifica cada uno de los cursos que el alumno seguirá en la institución y los pagos a realizar por diferentes conceptos, el sistema puede ser configurado de acuerdo al modelo educativo de la institución que para algunos casos requiere que la matrícula sea confirmada con el pago del alumno, el pago se puede realizar en la caja de la institución, en los bancos o puede realizarse a través de Internet si la institución cuenta con una pasarela de pagos, al confirmarse la matrícula el alumno es inscrito en el curso y el sistema disminuye el número de vacantes disponibles, cabe indicar que el sistema válida si el alumno presenta cruce de horarios durante su matrícula. El sistema permite los traslados externos, traslados internos, retiros, reincorporaciones, convalidaciones entre otros.

Gestión de la matrícula de los alumnos

matrícula


Gestión de los facilitadores Se tiene el registro de cada uno de los facilitadores también conocidos como docentes junto con su disponibilidad horaria, cursos autorizados para el dictado y tarifas de dictado. Los facilitadores realizan un conjunto de actividades en las instituciones educativas siendo la principal el dictado de cursos, el sistema permite realizar el control de asistencia de los facilitadores a cada una de las sesiones programadas ya sea de forma manual o integrada a un dispositivo electrónico. Los facilitadores a través de Internet pueden realizar el control de la asistencia de los alumnos a las sesiones dictadas, realizar el ingreso de sus notas y cargar material de interés de sus cursos para ser descargado por los alumnos en la intranet, asimismo se realiza el control de otras actividades realizadas por el facilitador como son elaboración de manuales, dictado de conferencias entre otras, el sistema genera una orden de pago que incluye el pago de todas las sesiones dictadas y el pago por las actividades realizadas por el facilitador

facilitadores


Control del estado de cuenta del alumno

Para iniciar el manejo financiero es necesario definir los precios para cada uno de los productos que son ofrecidos por la institución educativa, se asignan los conceptos de pago y se define las características de cada uno de los diferentes planes de pago, luego de la matrícula los alumnos hacen efectivo el pago de cada uno de los conceptos, el alumno puede realizar el pago en la caja de la institución, en los bancos que trabajan con la institución o el pago puede realizarse a través de Internet si la institución cuenta con una pasarela de pagos, cualquier pago realizado por el alumno por cualquier concepto se reflejará en el estado de cuenta donde se podrán apreciar cada uno de los pagos realizados y los conceptos que se encuentran pendientes de pago, el alumno puede consultar su estado de cuenta en tiempo real a través de la intranet.

cuentas x cobrar


Integración con los bancos para el pago de los alumnos

La mayoría de instituciones educativas realizan la mayor parte de la recaudación a través de bancos con los cuales han realizado convenios, este proceso se inicia cuando la institución educativa envía al banco un archivo electrónico que contiene todos los pagos que deben realizar los alumnos, el sistema genera automáticamente el archivo con el formato especificado por el banco y así mismo recibe los archivos que son enviados por el banco con los pagos realizados, para poder tener la información del sistema actualizada con una mayor frecuencia se puede hacer la conciliación parcialmente cada cierto tiempo y al final del día se puede realizar la conciliación de todas las operaciones, una vez realizada la conciliación del día anterior el sistema genera automáticamente los documentos de pago de cada uno de los alumnos. interbanking


Gestión de las notas de los alumnos Las instituciones educativas utilizan diferentes tipos de evaluación que pueden incluir diferentes pesos o ponderaciones para cada nota, el tipo de evaluación es asignado al curso el cual será utilizado para el registro de notas y el cálculo de la nota final, asimismo permite configurar el rango en el que se encuentra una nota para indicar que el alumno ha obtenido una nota aprobatoria, se permite a los facilitadores realizar el registro de las notas a través de Internet para lo cual es necesario que el facilitador ingrese a la intranet, se pueden programar evaluaciones extraordinarias de alumnos que acceden a evaluaciones adicionales como exámenes sustitutorios, exámenes de rezagados entre otros, cualquier rectificación de notas debe ser autorizada y el sistema almacena una auditoría de los cambios realizados, se puede configurar para que el sistema considere una nota por asistencia, al cierre de notas el sistema permite generar un cuadro de mérito así como quienes son aquellos alumnos que se encuentran habilitados para matricularse en el siguiente periodo. Los alumnos pueden consultar sus notas en tiempo real accediendo a la intranet de la institución educativa.

notas


Gestión de las certificaciones Los alumnos que finalizan una carrera son acreditados por la institución educativa quienes certifican que el alumno ha cumplido con los requisitos para obtener el título o grado, el sistema controla cada una de las certificaciones que son emitidas por la institución educativa la cual incluye aquellas certificaciones que los alumnos pueden obtener progresivamente por la aprobación de determinados cursos, se realiza el control de todo tipo de constancias, certificados u otros documentos solicitados por los alumnos, asimismo se genera la información relacionada al avance de los alumnos exigida por los diferentes órganos de control y el gobierno. Para demostraciones de nuestras soluciones visite nuestro canal de videos en YouTube

certificación

Acceso desde Internet para alumnos y facilitadores La institución educativa debe realizar un uso intensivo de Internet para lo cual se tiene accesos para los alumnos quienes pueden visualizar su información académica y financiera de manera detallada lo cual incluye cursos, secciones, horarios, notas, estado de cuenta, pagos realizados, pagos pendientes, búsqueda de material bibliográfico, entre otros, de manera similar para los facilitadores se muestra de manera detallada su carga horaria, la relación de alumnos, sus órdenes de pago por dictado, su disponibilidad horario así como la funcionalidad para publicar material que sea descargado por los alumnos, realizar el registro de notas, realizar el registro de asistencia de los alumnos, entre otros, si el alumno se encuentra matriculado en cursos a distancia automáticamente tendrá acceso a un conjunto mayor de herramientas propias de la educación a distancia.

intranet


Gestión de la bolsa de trabajo Uno de los objetivos de las instituciones educativas es contar con la mayor cantidad de egresados trabajando en las empresas, en tal sentido el sistema permite administrar la bolsa de trabajo publicando las ofertas de trabajo e identificando a quienes se encuentra dirigido dichas ofertas, los alumnos o egresados podrán registrar detalladamente su curriculum vitae el cual estará relacionado a la información del alumno que ya se encuentra almacenada en el sistema, los interesados en las ofertas de trabajo podrán postular desde la intranet de la institución educativa, la postulación debe ser aprobada por el responsable de la bolsa de trabajo, a las empresas que ofrecen ofertas de trabajo con frecuencia se les asigna un usuario y clave para que puedan desde Internet publicar directamente su oferta de trabajo, una vez que el alumno o egresado inicie sus labores en la empresa se solicita que evalué el clima laboral de la empresa, asimismo luego de un periodo de tiempo se pide a la empresa que evalué el desempeño del trabajo realizado por el alumno o egresado que accedió al puesto de trabajo, el sistema permite tener una visión integral de todo el proceso lo cual permite obtener reportes y estadísticas donde se puede identificar cuáles son las empresas que han incorporado la mayor cantidad de alumnos, identificar aquellas empresas que hayan publicado más ofertas laborales, identificar las carreras con mayor demanda por las empresas entre otros. bolsa trabajo


La institución educativa brinda un conjunto de servicio a sus alumnos en los que se encuentra la disposición de material bibliográfico en sus bibliotecas, el material se registra utilizando un formato bibliográfico los cuales son normas que especifican los datos que se deben utilizar para describir un material bibliográfico y en qué forma deben ingresan esos datos, el sistema puede utilizar formatos personalizados que incluyen los formatos CEPAL y MARC. Las instituciones educativas cuentan en algunos casos con más de una biblioteca ubicadas en sus distintas sedes, el sistema permite realizar la gestión de todas las bibliotecas de tal manera que un alumno a través de Internet puede realizar la búsqueda de un material por distintos criterios obteniendo como resultado el detalle del material y en que bibliotecas se encuentra disponible, si el material contiene información digital como archivos o imágenes éstas se publicaran para que puedan ser descargados desde la intranet, los alumnos pueden reservar un material por Internet para luego físicamente acercarse a la biblioteca y obtener el material en calidad de préstamo, se puede controlar los préstamos tanto en la sala como a domicilio.

Gestión de bibliotecas

biblioteca


La calidad educativa y las encuestas La importancia de medir el desempeño de las diferentes actividades realizadas por la institución educativa permite mejorar la calidad de los servicios ofrecidos a los alumnos, el sistema a través de encuestas puede evaluar las actividades que realiza la institución como el desempeño de los facilitadores, la atención a los alumnos por las counter, la calidad de servicio del soporte técnico, entre otros, los alumnos de manera anónima a través de Internet participaran en las encuestas las cuales serán procesadas por el sistema obteniendo reportes y estadísticas con los resultados consolidados, en algunos casos como el desempeño de los facilitadores el sistema puede comparar el resultado obtenido con información histórica, cabe indicar que la institución educativa define a través del sistema la estructura de cada encuesta especificando los grupos y registrando cada una de los preguntas con un determinado peso que será utilizando cuando se procesen los resultados .

encuestas


Control de la seguridad y manejo de niveles de acceso

La seguridad es uno de los aspectos más importantes para asegurar el correcto uso de la información, el sistema permite crear los usuarios y asignar los permisos necesarios con la finalidad de identificar cada una de las opciones a las que un usuario tiene acceso, se pueden definir roles que agrupen un conjunto de usuarios con permisos similares para una fácil administración, asimismo se puede definir las operaciones que deben ser auditadas por el sistema para poder realizar el seguimiento de las actividades realizadas por los usuarios.

seguridad


Kioscos multimedia y paneles en el campus La tecnología puede ser utilizada por la institución educativa mediante el uso de dispositivos que pueden comunicar de mejor manera la información de interés para la comunidad educativa, en tal sentido el sistema dispone de funcionalidades que permite que se instalen terminales multimedia similares a los bancos en el campus de la institución educativa para que mediante la tecnología “touch screen” los alumnos puedan consultar su información académica como sus cursos y notas, asimismo se cuenta con funcionalidades para poder mostrar en tiempo real en televisores LCD o PLASMA la información de los cursos que en estos momentos se vienen dictando en la institución educativa especificando horarios, facilitador, entre otros, el poner la información al alcance de la comunidad educativa disminuye las atenciones por consultas que realiza la oficina de atención al cliente.

Kioskomedia


Acceso para los alumnos a través de dispositivos móbiles

El uso de dispositivos móbiles se encuentra en constante crecimiento por lo que es necesario que las instituciones educativas aprovechen este nuevo canal de comunicación en tal sentido nuestro sistema ofrece un conjunto de características que han sido desarrolladas para uno de los dispositivos más amigables e interactivos como el Iphone en el cual los alumnos pueden visualizar su información académica, asimismo se puede fácilmente identificar las sedes de la institución educativa..

e-mobile


Plataforma de educación a distancia totalmente integrada Edutiva ERP se encuentra alineada a las nuevas tendencias que apuntan a realizar un uso intensivo de la educación a distancia, en algunas instituciones educativas se brindan carreras que combinan cursos presenciales y cursos a distancia, en tal sentido es necesario contar con una única solución tecnológica para administrar la información académica y financiera obtenidas por la formación presencial y virtual, ante esta necesidad nuestra empresa pone a disposición una plataforma e-learning de educación a distancia que se integra totalmente a todos los módulos de nuestro sistema, nuestra plataforma es un campus virtual de alcance global que permite una interacción entre los alumnos, el material de estudio y el tutor docente, si la institución cuenta con su propia plataforma como Moodle nuestra solución ofrece una integración para el intercambio de información.

Para demostraciones de nuestras soluciones visite nuestro canal de videos http://vimeo.com/channels/edutiva

Nuestra empresa Aselera SAC una empresa fundada el 2002 y es la creadora y propietaria de Edutiva ERP, la empresa se encuentra especializada en el desarrollo de software y en la implementación de soluciones utilizando las últimas tecnologías de información para diversos sectores de la industria y cuenta con una alta especialización en el sector educativo. Edutiva es una división de Aselera SAC que constituye toda la línea de soluciones desarrolladas para el sector educativo, nuestras implementaciones nos han permitido contar con experiencia comprobada en el sector educativo,


Cartera de clientes Edutiva ERP cuenta con una cartera de clientes conformada por universidades e instituciones educativas de prestigio, a continuación algunos de nuestros clientes.

Universidad ESAN http://www.ue.edu.pe

Alianza Francesa de Lima www.afl.edu.pe

Escuela Nacional de Control www.contraloria.gob.pe/enc

IES Leonardo Da Vinci Computrain http://www.davinci.edu.pe

CGR http://www.contraloría.gob.pe

Instituto Peruano de Acción Empresarial http://www.ipae.pe


Contáctenos Si su universidad o institución educativa desea contactarnos para alguna consulta, demostración online o cotización de nuestras soluciones puede hacerlo a nuestra oficina central o contactar directamente al representante del país.

Oficina Central Dirección: Jr Almirante Guisse 2359 Ciudad: Lima Perú Teléfono : 471-8330 Representante: Carlos Meza Celular: 997930439 E-Mail: [email protected]

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