CATÁLOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE PERFUMES
Patricia Valencia Charria María Fernanda Arboleda P. Adriana María Saa Saa
UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CALI 2012
CATALOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE PERFUMES
Patricia Valencia Charria María Fernanda Arboleda P. Adriana María Saa
Trabajo presentado al Profesor: FEDERC! D!""E#S $!"%A&E%
UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CALI 2012
INTRODUCCIÓN
&as e'presas de diferentes ta'a(os o ne)ocios c*entan con al)+n tipo de siste'a de infor'aci,n -*e les per'ita tener infor'aci,n rpida/ or)ani0ada 1 act*ali0ada con la c*al p*eden hacer se)*i'ientos con respecto a al)o/ tener infor'aci,n a la 'ano/ to'ar decisiones/ tener control sobre 2sta 1 lo)rar 'a1or asistencia tanto al personal interno co'o a los clientes e3ternos. &a infor'aci,n debe ser bien ad'inistrada/ p*es de esta 'anera las e'presas lo)raran ser 's co'petiti4os. A tra42s de *na correcta planeaci,n/ dise(o/ constr*cci,n/ desarrollo e i'ple'entaci,n 1 teniendo en c*enta los rec*rsos necesarios h*'anos/ financieros e infraestr*ct*ra física/ para lle4ar a cabo *n siste'a de infor'aci,n deter'inado/ estos pasos son f*nda'entales p*es así se identificarn a tie'po correcti4os necesarios/ se to'aran las decisiones adec*adas 1 se c*'plirn los objeti4os prop*estos para lo c*al se cre,/ p*es el siste'a de infor'aci,n esco)ido debe adec*arse 1 satisfacer las necesidades para lo c*al f*e )enerado. Es i'portante se)+n lo anterior/ conocer los pasos necesarios para desarrollar *n siste'a de infor'aci,n en c*al-*ier tipo de e'presa 1 -*e este sea e3itoso. En este trabajo se il*strara *n siste'a de infor'aci,n *tili0are'os Microsoft Access el c*al es *n siste'a de )esti,n de bases de datos relacionales para los siste'as operati4os Microsoft 5indo6s/ desarrollado 1 orientado para ser *sado en *n entorno personal o en pe-*e(as or)ani0aciones. Se reali0ar *na base de datos/ CATA&!$! # RE$STR! DE C&E"TES PARA "E$!C! DE VE"TA DE PERF7MES/ dedicado a la co'erciali0aci,n al por 'a1or 1 al por 'enor de e3tracto de perf*'es i'portados/ reciente'ente se est constit*1endo con el prop,sito de darse a conocer a s*s clientes.
OBJETIVO GENERAL
&a ra0,n por la c*al se desarrollara este trabajo/ es para crear *n catlo)o en Microsoft Acces/ donde per'ita or)ani0ar/ clasificar 1 re)istrar infor'aci,n referente a los perf*'es 4endidos para ello se tendr la aplicaci,n de los pasos necesarios para lle4ar a cabo *n siste'a de infor'aci,n tales co'o la planeaci,n/ dise(o/ constr*cci,n/ desarrollo e i'ple'entaci,n.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Al identificar las necesidades o proble'as a sol*cionar con el siste'a de infor'aci,n/ se deter'inaron los si)*ientes objeti4os: 8
!r)ani0ar 1 clasificar infor'aci,n de los perf*'es: casas/ aro'as/ clientes/ perf*'es por )2nero 9da'a o caballero 1 re)istrar los pedidos de los clientes.
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Vis*ali0ar listados por referencias/ precios/ fa'ilias olfati4as/ presentaci,n/ para da'a 1 caballero.
8
Crear cons*ltas para e3traer la infor'aci,n re-*erida de fcil 'anera 1 de for'a ordenada.
8
$enerar for'*larios para -*e el proceso de a)re)ar la infor'aci,n sea 's a'i)able de las casas de los perf*'es/ clientes/ pedidos/ perf*'es n*e4os.
8
!btener infor'es sobre las pr,3i'as fechas de entre)a de pedidos/ perf*'es por aro'as/ por casas 1 las 4entas.
CATALOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE PERFUMES
ANÁLISIS PRELIMINAR PARF7M &;AM!7R/ es *na ne)ocio dedicado a la 4enta 1 co'erciali0aci,n al por 'a1or 1 al por 'enor de e3tracto de perf*'es i'portados/ reciente'ente se est constit*1endo con el prop,sito de darse a conocer a s*s clientes/ pero c*enta con la dific*ltad de no contar con *n catalo)o el c*al le per'ita or)ani0ar 1 clasificar infor'aci,n correspondiente a los perf*'es -*e estn a la 4enta 1 re)istrar pedidos/ clientes/ n*e4os prod*ctos etc. con el fin de )enerar listados/ cons*ltas e infor'es -*e per'itan 4is*ali0ar las referencias por )2nero/ por fa'ilias olfati4as/ por casas/ listado de clientes/ 1 poder obtener infor'aciones tales co'o conocer las fra)ancias 4endidas 1 -*e la infor'aci,n de los prod*ctos sea clara 1 concreta para los 4endedores act*ales o los f*t*ros.
SELECCIÓN DE UN SISTEMA PARA SER DESARROLLADO De ac*erdo al proble'a citado en el p*nto anterior/ *tili0are'os Microsoft Access el c*al es *n siste'a de )esti,n de bases de datos relacionales para los siste'as operati4os Microsoft 5indo6s/ desarrollado 1 orientado para ser *sado en *n entorno personal o en pe-*e(as or)ani0aciones. Es *n co'ponente de la s*ite ofi'tica Microsoft !ffice. Per'ite crear ficheros de bases de datos relacionales -*e p*eden ser fcil'ente )estionadas por *na interfa0 )rfica si'ple. Adicional a lo anterior este pro)ra'a per'ite 'anip*lar los datos en for'a de tablas 9for'adas por filas 1 col*'nas/ crear relaciones entre tablas/ cons*ltas/ for'*larios para introd*cir datos e infor'es para presentar la infor'aci,n.
DEFINICIÓN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES Debido a -*e PARF7M &;AM!7R es *n ne)ocio n*e4o/ b*sca'os -*e n*estros 4endedores c*enten *na base de datos la c*al les per'ita clasificar las referencias por fa'ilias olfati4as/ presentaci,n 1 precios/ lo c*al a s* 4e0 facilitara s* trabajo dado -*e esta infor'aci,n ta'bi2n es re-*erida por n*estros clientes p*es con 2sta pode'os asesorarlos en el 'o'ento de ele)ir *n perf*'e. Por otro lado/ nos per'itir lle4ar el reporte de las 4entas.
DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN Se clasificara la infor'aci,n por fra)ancias fe'eninas 1 'asc*linas con s*s respecti4as casas de fra)ancias/ aro'as/ fra)ancias por )2nero/ pedidos/ clientes etc. &as 4entas son reali0ada tanto al detal co'o al por 'a1or.
IDENTIFICACIÓN DE LAS RESTRICCIONES DEL SISTEMA El siste'a no presenta nin)*na restricci,n.
FACTIBILIDAD DEL SISTEMA El siste'a de )esti,n de bases de datos relacionales/ el c*al *tili0are'os p*ede desarrollarse dado -*e PARF7M &;AM!7R/ no c*enta a+n con nin)+n otro siste'a 1 el -*e se 4a a desarrollar/ Microsoft Access no tiene nin)+n costo.
COSTOS DEL SISTEMA "o tiene nin)+n costo de desarrollo e i'ple'entaci,n/ p*esto -*e ser desarrollado directa'ente a tra42s del c*rso de Anlisis de siste'as 1 base de datos.
BENEFICIOS DEL SISTEMA &a *tili0aci,n del siste'a contrib*ir a la consec*ci,n de los objeti4os planteados anterior'ente/ esto facilitar la labor de los 4endedores 1 per'itir dar asesoría a los clientes/ )enerando así satisfacci,n para a'bos.
ANÁLISIS COSTO- BENEFICIO &a i'ple'entaci,n del pro)ra'a no tendr nin)+n costo en dinero sino en tie'po. Costo: <= días >eneficio: la base de datos per'itir conocer infor'aci,n i'portante para conoci'iento interno de los 4endedores 1 para asesorar a los clientes:
APROBACIÓN, PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL PROYECTO. E3iste *n doc*'ento aprobado por el co'it2 de direcci,n en el -*e se apr*eba la i'ple'entaci,n de pro1ecto 9Catalo)o/ fir'ado por la $erente Maria Fernanda Arboleda. Adicional a lo anterior este doc*'entos contiene le listado de *s*arios -*e participar en el pro1ecto. &a capacitaci,n se reali0ara en tres etapas: ?. Concept*ali0aci,n del catalo)o@ B de *nio de =? . ntrod*cci,n al catalo)o 9se dar a conocer co'o f*nciona el catalo)o@ de *nio de =?. . Pr*ebas de f*nciona'iento 9cada *s*ario reali0ara pr*ebas de f*nciona'iento@ de *nio de =?. Personas encar)adas de la capacitaci,n: Maria Fernanda Arboleda 9$erente/ Patricia Valencia 9Directora Co'ercial.
ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA &os Re-*eri'ientos 'íni'os para !ffice =?=:
G Procesador: B== Me)ahert0 9MH0 o 's 4elo0. G Me'oria 9RAM: B< Me)ab1tes 9M> de RAM o 's G Espacio en disco d*ro: ?.B $i>. G Pantalla 9'onitor: resol*ci,n de ?=IJ
&as reas 'as afectadas con la i'ple'entaci,n del catalo)o sern co'erciali0aci,n 1 4entas/ por lo -*e los *s*arios de a'bos departa'entos recibirn la capacitaci,n@ adicional a lo anterior es i'portante se(alar -*e los *s*arios con antelaci,n 1a se les
ha infor'ado s* participaci,n en el pro1ecto/ el 'bito del 'is'o 1 -*2 es lo -*e se espera de ellos/ así co'o la dedicaci,n esti'ada -*e les s*pondr esta tarea.
ETAPA DE DISEO "*estro objeti4o es crear *na base de datos en for'a de catalogo, -*e nos per'ita obtener la infor'aci,n relacionada con los perf*'es/ las casas a las c*ales pertenece la fra)ancia 1 los clientes -*e atende'os 1 -*e a s* 4e0 nos arroje datos sencillos sobre las cantidades 4endidas e in)resos apro3i'ados/ de *na 'anera 's confiable 1 precisa. Para lo)rar esto/ dise(a'os *n dia)ra'a de entidad N relaci,n/ con el objeti4o de tener *na 4isi,n )lobal de las tablas/ los ca'pos/ 1 las relaciones necesarias para crear la base de datos.
&a idea es -*e poda'os plas'ar todo a-*ello -*e necesita'os de *na 'anera 's sencilla para poder conte'plar de 'anera )eneral/ incl*1endo lo correspondiente a la infor'aci,n -*e -*ere'os -*e el siste'a de infor'aci,n nos arroje/ co'o por eje'plo las cons*ltas e infor'es.
CONSTRUCCIÓN 7na 4e0 tene'os clara'ente definidos c*ales 4an a ser n*estras entidades/ c*les son s*s atrib*tos 1 c,'o se enc*entran 4inc*ladas/ pasa'os a crearlas en el pro)ra'a -*e para esta ocasi,n es Microsoft Access@ recorde'os -*e en esta etapa debe'os tener clara'ente definidos todos los re-*eri'ientos con los c*ales se 4a a confi)*rar la base de datos.
1. Creación de tablas y Relaciones: Co'o pri'er paso/ debe'os crear en Microsoft Access las tablas correspondientes a cada entidad 9perf*'e/ cliente/ casa/ aro'a/ pedidos/ )2nero con s*s respecti4os atrib*tos/ es decir/ cada *na de las propiedades o características descripti4as de las entidades 9no'bre/ apellido/ aro'a/ )2nero/ cantidad/ etc.. &*e)o/ es necesario hacer la relaci,n entre las diferentes entidades para -*e *na 4e0 ali'entada de infor'aci,n/ poda'os reali0ar las cons*ltas e infor'es -*e desea'os obtener. Ta'bi2n es i'portante cada tabla posea *na lla4e/ la c*al es la -*e nos 4a a identificar 1 enla0ar con las de's tablas.
C*ando crea'os las relaciones/ pode'os encontrarnos con relaciones de *no a '*chos/ de *no a *no/ de '*chos a '*chos@ 4ea'os por -*2: Relaci,n de *no a '*chos: lo encontra'os en la relaci,n Perf*'e N Casa@ donde *na casa p*ede tener '*chos perf*'es. •
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Relaci,n de *no a *no: lo pode'os encontrar en la relaci,n Perf*'e N Aro'a@ donde *n perf*'e solo p*ede tener *n aro'a predo'inante. Relaci,n de '*chos a '*chos: lo encontra'os en la relaci,n Perf*'e N Cliente@ donde *n cliente p*ede co'prar '*chos perf*'es 1 *n perf*'e p*ede ser co'prado por '*chos clientes.
Es de )ran i'portancia tener en c*enta d*rante la creaci,n de las tablas el for'ato -*e se est *tili0ando/ es decir/ si el ca'po 4a a ser te3to/ n*'2rico o de fecha 1 c*ntos son los caracteres necesarios@ esto para hacer de la base de datos 's eficiente.
. Creación de formularios de ingreso de datos:
7na 4e0 tene'os relacionadas las tablas/ pode'os e'pe0ar a constr*ir los for'*larios de in)resos de datos. A*n-*e la infor'aci,n de los ca'pos p*ede ser in)resada directa'ente en las tablas/ nosotros constr*ire'os los for'*larios de in)reso de datos con el fin de hacer del proceso de in)reso de datos 's a'i)able/ ade's/ estos for'*larios nos a1*dan a dis'in*ir los errores -*e se co'eten en el 'o'ento de la ali'entaci,n de la base. A contin*aci,n constr*i'os *n for'*lario -*e contiene todos los datos de la tabla a la c*al necesita'os in)resarle la infor'aci,n@ d*rante s* dise(o le incorpora'os los objetos -*e -*ere'os -*e apare0can en 2l/ para n*estro for'*lario de in)reso de perf*'es incl*i'os *n icono de i'a)en/ -*e nos per'ite incl*ir *na foto)rafía del perf*'e.
Este es el dise(o -*e he'os reali0ado para el in)reso de los datos de los perf*'es/ cabe anotar -*e en n*estro caso el pri'er for'*lario -*e crea'os es el de las casas/ p*esto -*e c*ando in)resa'os los datos del perf*'e/ debe'os e3portar los datos de la casa a la c*al pertenecen/ de la tabla de casas. De i)*al 'anera crea'os *na lla'ada clientes/ para el in)reso de datos de n*estros clientes.
3. Creación de consultas:
&a cons*lta es *n aspecto '*1 i'portante de las bases de datos/ por-*e nos per'ite e3traer la infor'aci,n -*e re-*eri'os de *na 'anera '*cho 's fcil 1 ordenada. Para dise(ar 1 constr*ir las cons*ltas/ *tili0a'os las herra'ientas -*e Access nos ofrece/ es decir *tili0a'os las f*nciones 1 operaciones 'ate'ticas -*e per'iten e3traer la infor'aci,n solicitada.
7na 4e0 4a'os a dise(o de cons*lta/ e'pe0a'os a crearla seleccionando las tablas de las c*ales desea'os la infor'aci,n/ 1 en la parte inferior en la c*adric*la pode'os definir la cons*lta. A diferencia de los for'*larios de in)reso de datos/ los for'*larios de cons*lta sir4en para 'ostrar al *s*ario de la base de datos la infor'aci,n e3traída a tra42s de las cons*ltas/ de *na 'anera ordenada 1 de fcil lect*ra. S* ra0,n de ser es 'ostrar los res*ltados de las cons*ltas de la 'anera 's a'i)able posible.
4. Creación de informes:
!tra 4entaja -*e tene'os con esta herra'ienta es -*e pode'os crear infor'es -*e nos per'iten obtener otro tipo de infor'aci,n -*e res*lta de 4ital i'portancia para n*estro catlo)o@ he'os dise(ado 1 constr*ido c*atro tipo de infor'es. Vea'os: •
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Pedidos por fecha de entre)a: En este infor'e encontra'os todos los pedidos de los clientes/ -*e han sido entre)ados en *na fecha específica@ ta'bi2n nos '*estran el no'bre del perf*'e/ la cantidad 1 el precio. Perf*'es por aro'as: Al di)itar *n aro'a específico/ el infor'e nos arroja el no'bre de todos a-*ellos perf*'es -*e contienen el aro'a 1 los totali0a. Perf*'es por casas: Al in)resar el no'bre de la casa/ el infor'e nos arroja la cantidad 1 el no'bre de los perf*'es con los -*e c*enta. Venta por perf*'e: Este infor'e es tal 4e0 *no de los 's co'pletos/ 1a -*e al cons*ltarlo nos arroja no solo las *nidades 1 el 4alor total de las 4entas/ sino ta'bi2n las on0as/ la cantidad de pedidos/ el precio por *nidad 1 el no'bre del perf*'e.
Estos infor'es son de )ran *tilidad por-*e a1*dan a obtener de 'anera efica0 la infor'aci,n -*e se re-*iere desde *na base de datos/ es decir -*e/ este ',d*lo de Access per'ite !"#$%!#&'!( el desarrollo de doc*'entos a partir de bases de datos.
IMPLEMENTACIÓN 'ple'entaci,n es i)*al -*e 'anos a la obra/ es *n proceso a'plio -*e abarca todo el siste'a de infor'aci,n. Para poder i'ple'entar esta base de datos/ no es necesario *n potente soft6are ni *na )ran infraestr*ct*ra física@ pero si es necesario -*e se posean los conoci'ientos bsicos tanto del prod*cto co'o del 'anejo de la herra'ienta/ en n*estro caso Microsoft Access. Por lo anterior/ es necesario -*e los *s*arios encar)ados del in)reso de los datos sean personas -*e posean conoci'ientos de los perf*'es 9'arcas/ fra)ancias/ casas para e4itar -*e se co'etan errores en el 'o'entos de ali'entar la base de datos@ es decir -*e/ los *s*arios encar)ados del 'anejo de la herra'ienta se deben capacitar en el f*nciona'iento de la 'is'a para hacerlo de 'anera eficiente. Ade's de la capacitaci,n/ es necesario reali0ar la instalaci,n de la aplicaci,n en los e-*ipos de las personas responsables de s* ejec*ci,n 1 'antenerlos sie'pre al día.
Dentro de este proceso de i'plantaci,n/ ta'bi2n se debe tener en c*enta si se deben hacer con4ersiones de datos@ recorde'os -*e estos se p*eden reali0ar de for'a directa/ paralela/ por etapas o piloto@ en n*estro caso en partic*lar no e3iste otra base de datos parecida por lo c*al para poderlo i'ple'entar en Access el in)reso de datos ser entera'ente 'an*al/ por el *s*ario alta'ente capacitado para ello. 7na 4e0 i'ple'entado el siste'a de infor'aci,n/ reali0a'os *na re4isi,n para s*per4isar el f*nciona'iento correcto del siste'a. Con la infor'aci,n car)ada en n*estra base de datos pode'os reali0ar infor'es 1 cons*ltas por aro'as/ por perf*'e/ por casas/ para 4erificar -*e efecti4a'ente el siste'a de infor'aci,n nos est arrojando la infor'aci,n correcta de n*estro catalo)o de perf*'es. Vea'os@ este es *n eje'plo de cons*lta por casas@ es decir -*e c*ando ejec*ta'os esta cons*lta/ Access solicita al *s*ario -*e in)rese el no'bre de la casa de la c*al desea infor'aci,n 1 2sta a s* 4e0 le dar a conocer c*les son los no'bres de los perf*'es/ s*s aro'as 1 c*antos perf*'es posee dicha casa. Para este eje'plo di)ita'os el no'bre de la casa Cal4in Olein e in'ediata'ente nos e3porta los datos correspondientes a la casa.
Co'o pode'os 4er/ esta casa posee perf*'es de los c*ales son florales/ orientales/ ? es cítrico 1 son fo*)ere. Ade's de la infor'aci,n correcta/ la re4isi,n d*rante la i'ple'entaci,n ta'bi2n es necesaria para deter'inar si se c*'pli, con el objeti4o/ si el ni4el de dese'pe(o de los *s*arios ha 'ejorado 1 es 's eficiente@ o ta'bi2n es *na 4aliosa f*ente de infor'aci,n para f*t*ras 'ejoras.
CONCLUSIONES
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Se lo)r, or)ani0ar 1 clasificar infor'aci,n de los perf*'es: casas/ aro'as/ clientes/ perf*'es por )2nero 9da'a o caballero 1 re)istrar los pedidos de los clientes.
8
El catalo)o creado per'ite arrojar listados por referencias/ casas/ aro'as/ )2neros 1 re)istrar
8
Se crearon cons*ltas/ herra'ienta de Microsoft Acces para poder e3traer la infor'aci,n re-*erida de fcil 'anera 1 de for'a ordenada. Access contiene *na )ran 4ariedad de herra'ientas para crear cons*ltas precisas/ a tra42s de f*nciones/ operaciones arit'2ticas/ l,)icas/ etc. *e per'iten e3traer e3acta'ente la infor'aci,n solicitada.
8
Se )eneraron for'*larios para -*e el proceso de a)re)ar infor'aci,n sea 's a'i)able 1 dis'in*1era la probabilidad de co'eter errores en el 'o'ento de in)resar datos.
8
Se p*do establecer diferentes infor'es sobre las pr,3i'as fechas de entre)a de pedidos/ perf*'es por aro'as/ por casas 1 las 4entas.
8
&a *tili0aci,n del siste'a contrib*1, a la consec*ci,n de todos los objeti4os planteados inicial'ente/ la creaci,n del catlo)o de clientes 1 4entas de perf*'e facilita la labor de los 4endedores 1 per'ite dar asesoría a s*s clientes/ )enerando así satisfacci,n para a'bos.
BIBLIOGRAFÍA
SEE"/ a'es. Anlisis 1 Dise(o de Siste'as de nfor'aci,n. Editorial Mc $ra68Hill. ?. M23ico
